KAMSOFT S.A. Obsługa ksiąg rachunkowych w systemie KS-FKW

Transkrypt

1 Obsługa ksiąg rachunkowych w systemie KS-FKW KAMSOFT S.A KATOWICE ul. 1 Maja 133 tel. (032) fax. (032) KOMPLEKSOWY SYSTEM WSPOMAGANIIA PRACY KSIIĘGOWOŚCII KS FKW OBSŁUGA KSIIĄG RACHUNKOWYCH Katowice, /36

2 Systemu KS-FKW Nr Kat. 2242PI02.00 Spis Treści: I. PROGRAM KS-FKW A USTAWA O RACHUNKOWOŚCI... 3 II. PODSTAWOWE STRUKTURY ZBIORÓW DANYCH TWORZĄCYCH KSIĘGI RACHUNKOWE W PROGRAMIE KS-FKW III. OGÓLNE ZASADY FUNKCJONOWANIA SYSTEMU IV ETAPY PRACY W SYSTEMIE IV.1 KONFIGURACJA SYSTEMU IV.2 WPROWADZANIE DOKUMENTÓW IV.2.1 BEZPOŚREDNIE WPROWADZANIE DOKUMENTÓW DO REJESTRU PRZEZ UŻYTKOWNIKA SYSTEMU IV.2.2 BEZPOŚREDNIE WPROWADZANIE DOKUMENTÓW DO KASY / BANKU IV.2.3 BEZPOŚREDNIE WPROWADZANIE DOKUMENTÓW DO BUFORA IV.2.4 AUTOMATYCZNE PRZENOSZENIE DOKUMENTÓW Z INNYCH SYSTEMÓW V. BIEŻĄCE ANALIZY ROZRACHUNKÓW Z KONTRAHENTAMI VI. SPRAWOZDANIA FINANSOWE VI.1 DEFINICJE SKŁADNIKÓW SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH VII. KSIĘGOWANIE DOKUMENTÓW VIII. OCHRONA DANYCH IX. ZGODNOŚĆ APLIKACJI Z NORMĄ BEZPIECZEŃSTWA PN-ISO/IEC OPCJE W SYSTEMIE ZWIĄZANE Z NORMĄ BEZPIECZEŃSTWA IEC ZMIANY W SYSTEMIE LOGOWANIE DO SYSTEMU WYKAZ POŁĄCZEŃ SYNCHRONIZACJA CZASU HASŁA WYDRUK LISTY UPRAWNIEŃ /36

3 Obsługa ksiąg rachunkowych w systemie KS-FKW I. Program KS-FKW a Ustawa o Rachunkowości System finansowo księgowy KS-FKW jest programem wspomagającym pracę działu księgowości. Jego celem jest rejestracja wszystkich operacji gospodarczych zachodzących w firmie, prowadzenie i rozliczanie rozrachunków z kontrahentami, pracownikami czy urzędami, generowanie różnorodnych zestawień informujących o bieżącej kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Zasady ewidencji, księgowania dokumentów w systemie finansowo księgowym KS-FKW oparte są na Ustawie o Rachunkowości z 29 września 1994r wraz z późniejszymi zmianami: Dz. U. z 1994 r. Nr 121 poz Dz. U. z 1997 r. Nr 32, poz. 183, Nr 43, poz. 272, Nr 88, poz. 554, Nr 118, poz. 754, Nr 139 poz. 933, Nr 139 poz. 934, Nr 140, poz. 939, Nr 141, poz Dz. U. z 1998 r. Nr 60, poz 382, Nr 106 poz. 668, Nr 107, poz. 669, Nr 155, poz Dz. U. z 1999r. Nr 9, poz. 75, Nr 83, poz Dz. U. z 2000 r. Nr 60 poz. 703, Nr 94, poz. 1037, Nr 113 poz Dz. U. z 2001 Nr 102 poz. 1117, Nr 111 poz oraz na bieżąco aktualizowane na podstawie jej nowelizacji. Aby ułatwić Państwu zapoznanie się z merytoryczną stroną tego zagadnienia, opis systemu został poprzedzony odpowiednimi artykułami: (...) Art. 9 Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. (...) Ust. 1 Art. 10 Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady ( politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: 1. Określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych. 2. Metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru. 3. Sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: a) Zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. b) Wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. c) u systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur, lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz 3/36

4 Systemu KS-FKW Nr Kat. 2242PI02.00 z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. 4. Systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. (...) Ust. 1 Art. 13 Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: 1. Dziennik 2. Księgę główną 3. Księgi pomocnicze 4. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont pomocniczych 5. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) Ust. 2 Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstawania i przechowywania. Ust. 3 Warunkiem utrzymania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie określonej w ust. 2, jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych. Ust.4 Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być: 1. Trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także, jeżeli mają one postać wydruku komputerowego, lub zestawienia wyświetlonego na ekranie monitora komputerowego), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazw programu przetwarzania. 2. Wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia. 3. Przechowywane starannie w ustalonej kolejności. Ust. 5 Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny się składać z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. 4/36

5 Obsługa ksiąg rachunkowych w systemie KS-FKW (...) Art. 14 Ust. 1 Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Ust. 2 Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Ust. 4 Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. (...) Ust. 1 Art. 15 Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Ust. 2 Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej. (...) Ust. 1 Art. 16 Konta ksiąg pomocniczych zawierają będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont) komputerowych zbiorów danych z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. 5/36

6 Systemu KS-FKW Nr Kat. 2242PI02.00 (...) Art. 18 Ust. 1 Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające: 1. Symbole i numery kont. 2. Salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych. 3. Sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastającą od początku roku obrotowego oraz sald na koniec roku okresu sprawozdawczego. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dziennikowych częściowych. (...) Ust. 5 Art. 20 Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione, co najmniej następujące warunki: 1. Uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych. 2. Możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. 3. Stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów. 4. Dane źródłowe w miejscu ich powstawania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych. (...) Ust. 3 Art. 21 Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie chyba, że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wynik. 6/36

7 Obsługa ksiąg rachunkowych w systemie KS-FKW (...) Art. 23 Ust. 1 Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwie procedury i środki chroniące przez zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Ust. 2 Zapis księgowy powinien zawierać, co najmniej: 1. Datę dokonania operacji gospodarczej. 2. Określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji. 3. Zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienie treści skrótów lub kodów. 4. Kwotę i datę zapisu. 5. Oznaczenie kont, których dotyczy. Ust. 3 Zapisów dotyczących operacji wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej. Ust. 4 Zapisy w dzienniku i na kontach powinny księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie. Ust. 5 Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. (...) Ust. 4 Art. 24 Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonywanych w nich zapisów stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: 1. Udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisywania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych. 2. Zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacji umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych. 3. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych. 7/36

8 Systemu KS-FKW Nr Kat. 2242PI Zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za wybrane okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji finansowych o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. (...) Ust. 1 Art. 45 Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o których mowa w Art. 12 ust. 12, oraz na inny dzień bilansowy, stosując odpowiednio zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego określonego w rozdziale 4. Ust. 2 Sprawozdanie finansowe składa się z: 1. Bilansu. 2. Rachunku zysków i strat. 3. Informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. (...) Ust. 1 Art. 71. Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także zbiorami, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ust. 2 Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenie nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez cały czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem. 8/36

9 Obsługa ksiąg rachunkowych w systemie KS-FKW II. Podstawowe struktury zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe w programie KS-FKW. Poniższe tabele stanowią wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe wraz z określeniem ich struktury oraz ich wzajemnych powiązań. Zgodnie z Art.10 Ust.1 pkt 3.b) oraz z Art.13 Ust.2 Zbiory danych, dokumenty, kartoteki kontrahentów, funkcje systemu, algorytmy przetwarzania, wszelkie informacje wprowadzone do systemu są przechowywane w bazie, posegregowane w odpowiednich tabelach i kolumnach. Do najważniejszych tabel - danych w systemie jest stworzony tzw. cień przechowujący wszelkie informacje o ustawieniach i danych początkowych oraz o zachodzących zmianach wraz z informacją, kto i kiedy dokonał tych zmian. NOKR NROK MIES STAT Tabela OKR okresy księgowe Numer identyfikacyjny okresu księgowego Numer roku obrotowego Numer okresu miesiąca Status okresu: O otwarty Z zamknięty NROK STAT Tabela ROK lata używane w systemie Numer roku obrotowego Status roku: O otwarty Z zamknięty NKON KON_TYPE NUMR NAZW KSEG POZM TPAN TPAP Tabela KON konta z planem kont Identyfikator konta księgowego Typ konta: KONS konto syntetyczne KONA konto analityczne Numer konta księgowego Nazwa konta księgowego Czy można bezpośrednio księgować na tym koncie: T tak N nie Numer poziomu analityki Typ analityki: Z zwykła K - kontrahent B bank, kasa G grupa analityczna Typ analityki podrzędnej Z zwykła K kontrahent 9/36

10 Systemu KS-FKW Nr Kat. 2242PI02.00 ROZR BLNS NBKS NKNT CWLT POMO RZPM SLOS NWLT NTRR NUME OSTA B bank, kasa G grupa analityczna Określa czy konto jest rozrachunkowe T tak N nie Określa czy konto jest bilansowe T tak N nie W - wynikowe Numer powiązanej kartoteki Kasy / Banku (dotyczy kont kasy / banku) Numer powiązanej kartoteki kontrahenta (dotyczy kont z ewidencją kontrahenta) Określa czy na koncie można dokonywać księgowań w walucie T tak N nie Określa czy jest kontem pomocniczym Określa czy jest kontem rozrachunkowym pomocniczym Określa czy saldo konta liczone jest obustronnie Określa numer wewnętrzny waluty Identyfikator wewnętrzny rejestru rozrachunków Wewnętrzny numer konta Określa czy konto jest ostatnim poziomem analityki T tak N - nie CDATA CNOPR CNCON NKON KON_TYPE NUMR NAZW KSEG POZM TPAN TPAP ROZR Tabela KON_C cień kont z planem kont Data dokonanej zmiany Numer operatora Numer połączenia do systemu Identyfikator konta księgowego Typ konta: KONS konto syntetyczne KONA konto analityczne Numer konta księgowego Nazwa konta księgowego Czy można bezpośrednio księgować na tym koncie: T tak N nie Numer poziomu analityki Typ analityki: Z zwykła K - kontrahent B bank, kasa G grupa analityczna Typ analityki podrzędnej Z zwykła K kontrahent B bank, kasa G grupa analityczna Określa czy konto jest rozrachunkowe T tak 10/36

11 Obsługa ksiąg rachunkowych w systemie KS-FKW BLNS NKNT CWLT POMO RZPM SLOS NWLT NTRR NUME OSTA N nie Określa czy konto jest bilansowe T tak N nie Numer wewnętrzny kontrahenta Określa czy na koncie można dokonywać księgowań w walucie T tak N nie Określa czy jest kontem pomocniczym Określa czy jest kontem rozrachunkowym pomocniczym Określa czy saldo konta liczone jest obustronnie Określa numer wewnętrzny waluty Identyfikator wewnętrzny rejestru rozrachunków Wewnętrzny numer konta Określa czy konto posiada subanalitykę T tak N nie TNMR PNMR NUMR NBKS Tabela NMR numeracja Typ numeracji dla: K kartoteki L numeru dokumentu E nr ewidencyjnego N numeracja not odsetkowych Podtyp dla numeracji Ostatni nadany numer Identyfikacja wewnętrzna kartoteki banku, kasy NREJ NAZW TYPR CZGR SYMB NZWP TREJ NGRJ AKTW Tabela REJ Rejestry Numer wewnętrzny rejestru Nazwa rejestru Typ rejestru: ZO zobowiązania NA należności IN inny Czy pytać o grupę rozksięgować przed dekretacją T tak N nie Symbol rejestru Nazwa drugiej zakładki dokumentu Typ rejestru: R rejestr A automat Identyfikator grupy rejestru Określa czy rejestr jest aktywny: T tak N nie 11/36

12 Systemu KS-FKW Nr Kat. 2242PI02.00 NDKS NREJ NRDK od KW01 do KW32 DAKT NOPR NCON Tabela DRJ kwoty dokumentów w rejestrze Numer identyfikacyjny dokumentu Numer identyfikacyjny rejestru Numer źródłowy dokumentu Kwoty dokumentów posegregowane w odpowiednich kolumnach Data księgowania Numer operatora księgującego dokument Numer połączenia do systemu Tabela DRJ_C cień kwot dokumentów w rejestrze CDATA Data dokonanych zmian CNOPR Numer operatora CNCON Numer połączenia do systemu NDKS Numer identyfikacyjny dokumentu NREJ Numer identyfikacyjny rejestru NRDK Numer źródłowy dokumentu od KW01 do KW32 Kwoty dokumentów posegregowane w odpowiednich kolumnach DAKT Data księgowania NOPR Numer operatora księgującego dokument NCON Numer połączenia do systemu Tabela KRJ kolumny rejestru NREJ Numer wewnętrzny rejestru NKRJ Kolejny numer kolumny RODZ Rodzaj kolumny rejestru POZC Pozycja dokumentu NAZW Nazwa kolumny KSIE Określa czy pozycja rejestru jest księgowana WIDO Określa czy pozycja rejestru jest widoczna na ekranie DRUK Określa czy pozycja rejestru jest drukowana SZER Określa szerokość kolumny na wydruku CKZS Określa czy suma pozycji jest sprawdzana z inną pozycją NRKW Numer pozycji, do której są wpisywane kwoty dokumentu WSPO Współczynnik przeliczania kwoty np. VAT 0.22 NFRL Numer identyfikacyjny formuły CWLT Określa czy pozycja rejestru jest pozycją walutową: T tak N nie SYMB Określa symbol pozycji kwotowej 12/36

13 Obsługa ksiąg rachunkowych w systemie KS-FKW NDKS NBUF NTDK NOPR NOKR NRDK NREW NRDZ DAT2 DTKS DTOT DTSP STAT SUWN SUMA NOPR_KSG FRMP NKNT OPIS BFLP NREJ Tabela DKS dokumenty księgowe Numer wewnętrzny dokumentu Numer teczki, do której jest dodany dokument Numer identyfikacyjny typu dokumentu Numer wewnętrzny pracownika wprowadzającego lub księgującego dokument Numer identyfikacyjny okresu, do którego został wprowadzony dokument Numer źródłowy dokumentu Numer ewidencyjny dokumentu Numer dziennika Data wystawienia dokumentu Data zaksięgowania dokumentu Data otrzymania dokumentu Data sprzedaży Status dokumentu: Z- dokument zaksięgowany B dokument w buforze Suma zapisów dokumentu po stronie WN Suma zapisów po stronie MA Numer identyfikacyjny operatora księgującego dokument Określa formę płatności dokumentu Numer wewnętrzny kontrahenta dokumentu Numer dokumentu w teczce Numer identyfikacyjny rejestru poprzez, który dokument został wprowadzony 13/36

14 Systemu KS-FKW Nr Kat. 2242PI02.00 CDATA SNOPR CNCON NDKS NBUF NTDK NOPR NOKR NRDK NREW NRDZ DAT2 DTKS DTOT DTSP STAT SUWN SUMA NOPR_KSG FRMP NKNT OPIS BFLP NREJ Tabela DKS_C cień dokumentów księgowych Informacje o dacie dokonanej zmiany Informacja o numerze operatora Informacja o numerze połączenia Numer wewnętrzny dokumentu Numer teczki, do której jest dodany dokument Numer identyfikacyjny typu dokumentu Numer wewnętrzny pracownika wprowadzającego lub księgującego dokument Numer identyfikacyjny okresu, do którego został wprowadzony dokument Numer źródłowy dokumentu Numer ewidencyjny dokumentu Numer dziennika Data wystawienia dokumentu Data zaksięgowania dokumentu Data otrzymania dokumentu Data sprzedaży Status dokumentu: Z- dokument zaksięgowany B dokument w buforze Suma zapisów dokumentu po stronie WN Suma zapisów po stronie MA Numer identyfikacyjny operatora księgującego dokument Określa formę płatności dokumentu Numer wewnętrzny kontrahenta dokumentu Numer dokumentu w teczce Numer identyfikacyjny rejestru poprzez, który dokument został wprowadzony NDKS POZC STRN NKON NKON_PRZ NOKR STAT KONT DAT1 DAT2 KWWN KWMA OPIS NRDZ Tabela KSG Zapisy na kontach Numer identyfikacyjny dokumentu Numer pozycji na dokumencie Określa stronę księgowania: M MA W WN Numer identyfikacyjny konta Numer identyfikacyjny konta przeciwstawnego Numer identyfikacyjny okresu księgowego Statut dokumentu: B bufor Z zaksięgowany Numer konta Data wprowadzenia Data otrzymania Kwota księgowania po stronie WN Kwota księgowania po stronie MA dokumentu Numer dziennika 14/36

15 Obsługa ksiąg rachunkowych w systemie KS-FKW TRAN TPRZ NWLT WLKR WLMN WLRK WWWM WWMA NOPR Numer transakcji dokumentu Typ rozrachunku: ZO zobowiązania NA należność Numer wewnętrzny waluty Kurs walut Mnożnik waluty Rodzaj kursu: Z zakup S sprzedaż $ - średni B bankowy Kwota w walucie zaksięgowana po stronie WN Kwota w walucie zaksięgowana po stronie MA Numer operatora księgującego dokument NOKR TYPO NKON KWWN KWMA WWWN WWMA Tabela OBR Obroty na kontach Numer identyfikacyjny okresu Typ zapisu obrotu BO Bilans otwarcia BB Bilans otwarcia w buforze KB Zapisy, obroty KO Zaksięgowane RO Obroty rozpoczęcia zaksięgowane RB - Obroty rozpoczęcia w buforze Numer identyfikacyjny konta Kwota księgowania po stronie WN Kwota księgowania po stronie MA Kwota księgowania w walucie po stronie WN Kwota księgowania w walucie po stronie MA NRZR NRDK DTDK KWOT KWRZ TPRZ NKNT POZC STRN NDKS Tabela RZR Rozrachunki Numer identyfikacyjny dokumentu Numer źródłowy dokumentu Data wystawienia dokumentu Kwota dokumentu Kwota do rozliczenia dokumentu Typ rozrachunku: NA Należność ZO Zobowiązania RZ Rozliczenie zobowiązań RN Rozliczenie należności Numer identyfikacyjny kontrahenta Pozycja na dokumencie księgowym Strona księgowania: M MA W WN Numer identyfikacyjny dokumentu 15/36

16 Systemu KS-FKW Nr Kat. 2242PI02.00 NTPK NKON FRMP TRAN KWZL NWLT NTRR DAKT NOPR INFO Numer identyfikacyjny typu kartoteki Numer identyfikacyjny konta Forma płatności Numer transakcji Kwota dokumentu w zł Numer identyfikacyjny waluty Numer identyfikacyjny rejestru Data księgowania dokumentu Numer operatora księgującego dokument Informacje dodatkowe o dokumencie NKNT NTPK JDNR NUMR SKRT NAZW NZW2 IMIE NIPV PESL REGN KRAJ MISC KDDP ULIC TELF FAXM BANK RACH PRIO AKTW Tabela KNT Kartoteki Numer wewnętrzny kontrahenta Numer wewnętrzny typu kartoteki Określa czy kontrahent jednorazowy Numer kontrahenta Skrót kontrahenta Nazwa kontrahenta Dodatkowe pole na nazwę kontrahenta Imię Numer NIP Numer PESEL Numer REGON Kraj Miejscowość Kod pocztowy Ulica Numer telefonu Numer faxu Nazwa banku Numer rachunku bankowego Priorytet kontrahenta Określa czy kartoteka jest aktywna NBKS NTBK NUMR NAZW BKKS BANK RACH NAHB NWLT NCON Tabela BKS Kartoteki banku, kasy Numer wewnętrzny kartoteki Numer wewnętrzny typu kartoteki Numer kartoteki Nazwa kartoteki Określa czy kartoteka jest z kasą czy z bankiem Nazwa banku Numer rachunku Numer identyfikacyjny Home Bankingu Numer wewnętrzny waluty Numer wewnętrzny konta księgowego 16/36

17 Obsługa ksiąg rachunkowych w systemie KS-FKW CDATA CNOPR CNCON NBKS NTBK NUMR NAZW BKKS BANK RACH NAHB NWLT NCON Tabela BKS_C Cień do kartotek banków, kas Informacja o dacie dokonanych zmian Informacje o operatorze dokonującym zmian Informacje o numerze połączenia do systemu Numer wewnętrzny kartoteki Numer wewnętrzny typu kartoteki Numer kartoteki Nazwa kartoteki Określa czy kartoteka jest z kasą czy z bankiem Nazwa banku Numer rachunku Numer identyfikacyjny Home Bankingu Numer wewnętrzny waluty Numer wewnętrzny konta księgowego NOPR IMIE NAZW UPRW STRT SKRT NBUF NOKR Tabela OPR Operatorzy systemu Numer pracownika Imię pracownika Nazwisko pracownika Uprawnienia Zaszyfrowane hasło dostępu do systemu Skrót pracownika Numer identyfikacyjny domyślnej teczki Numer identyfikacyjny domyślnego okresu NCON DTWP DTKO TERM NPRC STAN NODD LOGN HASL EXPA SKRT IPAD Tabela CON historia połączeń do systemu Numer połączenia Data, godzina połączenia Data, godzina zakończenia Informacja o terminalu połączenia Numer identyfikacyjny operatora Numer stanowiska Numer identyfikacyjny oddziału Informacja czy poprawnie zalogowano się do systemu Przechowuje informacje o źle wpisanych hasłach Ścieżka uruchomienia systemu Skrót operatora logującego się do systemu Numer IP komputera z którego dokonano połączenie 17/36

18 Systemu KS-FKW Nr Kat. 2242PI02.00 Tabela powiązań oraz opis wzajemnych powiązań zgodnie z Art. 10 pkt 3 Tabela Wiązanie po Znaczenie wiązania Wiązanie z tabelą OKR NOKR Id okresu DKS NOKR Id okresu KSG NOKR Id okresu OBR KON NKON Id konta KSG NKON Id konta OBR NKON Id konta RZR REJ NREJ Id rejestru DKS NREJ Id rejestru DRJ NREJ Id rejestru KRJ KNT NKNT Id kontrahenta KON NKNT Id kontrahenta RZR NKNT Id kontrahenta DKS DKS NDKS Id dokumentu KSG NDKS Id dokumentu RZR NDKS Id dokumentu DRJ BKS NBKS Id banku/kasy DKS NBKS Id banku/kasy KON NBKS Id banku/kasy KNT OPR NOPR Id operatora DKS NOPR Id operatora KSG NOPR Id operatora KON NOPR Id operatora KNT NOPR Id operatora RZR CON NCON Id połączenia DKS NCON Id połączenia KSG NCON Id połączenia KON NCON Id połączenia KNT NCON Id połączenia RZR Tabela OKR przechowująca zapisy okresów księgowych łączy się po kolumnie NOKR (id okresu) z tabelą: DKS przechowującą dokumenty księgowe wskazując dokumenty księgowe dla danego okresu KSG przechowującą zapisy na kontach wskazując zapisy dla danego okresu OBR przechowującą obroty na kontach wskazując obroty dla danego okresu Tabela KON przechowująca konta planu kont łączy się po kolumnie NKON (id konta) z tabelą: KSG przechowującą zapisy na kontach wskazując zapisy na kontach dla danego id konta OBR przechowującą obroty na kontach wskazując obroty dla danego id konta RZR przechowującą rozrachunki wskazując rozrachunki dla danego id konta Tabela REJ przechowująca zapisy definicji rejestrów łączy się po kolumnie NREJ (id rejestru) z tabelą: DKS przechowującą dokumenty księgowe wskazując dokumenty księgowe dla danego rejestru DRJ przechowującą kwoty dokumentu w rejestrze wskazując kwoty dokumentów danego rejestru KRJ przechowującą kolumny rejestru wskazując kolumny danego rejestru Tabela KNT przechowująca zapisy kartotek (kontrahentów, pracowników..) łączy się po kolumnie NKNT (id kontrahenta) z tabelą: KON przechowującą konta planu kont wskazując konta związane z podanym id kontrahenta RZR przechowującą rozrachunki wskazując rozrachunki związane z podanym id kontrahenta 18/36

19 Obsługa ksiąg rachunkowych w systemie KS-FKW DKS przechowującą dokumenty księgowe wskazując dokumenty księgowe związane z podanym id kontrahenta Tabela DKS przechowująca dokumenty księgowe łączy się po kolumnie NDKS (id dokumentu) z tabelą: KSG przechowującą zapisy na kontach wskazując zapisy na kontach dla id dokumentu RZR przechowującą rozrachunki wskazując rozrachunki dla id dokumentu DRJ przechowującą kwoty dokumentu w rejestrze wskazując kwoty dokumentów księgowych dla id dokumentu Tabela BKS przechowująca zapisy kartoteki banków/kas łączy się po kolumnie NBKS (id banku/kasy) z tabelą: DKS przechowującą dokumenty księgowe wskazując dokumenty księgowe związane z podanym id banku/kasy KON przechowującą konta planu kont wskazując konta związane z podanym id banku/kasy KNT przechowującą zapisy kartotek wskazując kartoteki związane z podanym id banku/kasy Tabela OPR przechowująca informację o operatorach systemu łączy się po kolumnie NOPR (id operatora) z tabelą: DKS przechowującą dokumenty księgowe wskazując dokumenty księgowe związane z podanym ostatnim id operatora KSG przechowującą zapisy na kontach wskazując zapisy na kontach związane z podanym ostatnim id operatora KON przechowującą konta planu kont wskazując konta związane z podanym ostatnim id operatora KNT przechowującą zapisy kartotek wskazując kartoteki związane z podanym ostatnim id operatora RZR przechowującą rozrachunki wskazując rozrachunki związane z podanym ostatnim id operatora Tabela CON przechowująca informację o połączeniach do systemu łączy się po kolumnie NCON (id połączenia) z tabelą: DKS przechowującą dokumenty księgowe wskazując dokumenty księgowe związane z podanym id połączenia KSG przechowującą zapisy na kontach wskazując zapisy na kontach związane z podanym id połączenia KON przechowującą konta planu kont wskazując konta związane z podanym id połączenia KNT przechowującą zapisy kartotek wskazując kartoteki związane z podanym id połączenia RZR przechowującą rozrachunki wskazując rozrachunki związane z podanym id połaczenia 19/36

20 O K R E S I T E C Z K A Systemu KS-FKW Nr Kat. 2242PI02.00 III. Ogólne zasady funkcjonowania systemu symboli funkcji i procesów przetwarzania danych z godnie z Art.10 Ust.1 pkt 3 b) oraz algorytmów i parametrów zgodnie z Art. 10 Ust. 1 pkt.3 c). Schemat działania systemu: Dokumenty automatycznie przenoszone z innych systemów lub Ręcznie wprowadzane przez użytkownika systemu REJESTRY BUFOR Rozrachunki Raporty Dokumenty Zadekretowane KSIĘGA GŁ. Dokumenty Zaksięgowane System finansowo księgowy KS-FKW oparty jest na kilku podstawowych elementach: Rejestry Bufor Księga główna 20/36

21 Obsługa ksiąg rachunkowych w systemie KS-FKW Rejestry można podzielić na: Rejestry VAT Rejestry pomocnicze np. Rejestr Dokumentów RW Do rejestrów wprowadzane są dokumenty zakupu, sprzedaży, amortyzacji, magazynowe w formie źródłowej tzn. wprowadzane są informacje np.: Daty dokumentu: wprowadzenia, wystawienia, otrzymania, płatności Informacje o kontrahencie nabywcy lub odbiorcy Numer dokumentu Kwoty Brutto, Netto, VAT w rozbiciu na odpowiednie stawki podatku Do rejestru dokumenty można wprowadzić ręcznie np. FZK do rejestru kosztowego lub przenieść automatycznie z innych systemów np. FVS z systemu KS-HURTW czy listę płac z systemu KS-KPW. Każdy dokument w rejestrze jest wprowadzony do określonego okresu oraz do określonej teczki - odzwierciedlającej sposób przechowywania dokumentów w segregatorach, np. teczka pt. Zakupy koszty. Kasa / Bank zawiera dokumenty powstałe w wyniku dokonanych operacji w kasie lub w banku tzn. RK, KP, KW, WB. Dokumenty wprowadzane są do systemu bezpośrednio przez użytkownika systemu. Każdy dokument zawiera następujące informacje: Typ operacji np. KP Kolejny numer dokumentu Datę wprowadzenia Datę wystawienia Kwotę operacji Dekretację dokumentu po stronie WN i MA Numerację kolejnych księgowań na dokumencie Bufor przechowuje wszystkie dokumenty zadekretowane na kontach wprowadzone do systemu poprzez rejestry, kasę, bank. Bufor w systemie stanowi przedsionek księgi głównej mając taki sam wpływ na obroty, zapisy na kontach oraz na aktualny stan rozrachunków jak księga główna. Bezpośrednio do bufora można wprowadzić dokument PK poprzez określenie kont, na którym zostanie zadekretowany. Księga główna zawiera dokumenty zaksięgowane wprowadzone do systemu poprzez rejestry, kasę, bank, bufor. Wszystkie dokumenty są księgowane chronologicznie wg dat wprowadzenia. Dokumenty zaksięgowane można przeglądać, drukować natomiast nie można ich poprawiać ani usuwać. Każdy dokument zaksięgowany zawiera informacje: Kolejny numer dziennika Numer źródłowy dokumentu Oznaczenie teczki, w której dokument znajduje się Numer ewidencyjny Datę księgowania Datę wystawienia Obroty dokumentu po stronie WN i MA Skrót operatora księgującego dokument dokumentu System finansowo księgowy KS-FKW umożliwia bieżące wprowadzanie dokumentów do kilku różnych okresów rozrachunkowych. W praktyce oznacza, możliwość wprowadzania dokumentów do kilku różnych miesięcy równocześnie znacznie upraszczając ewidencję i księgowanie dokumentów na przełomie miesięcy czy lat. Księgi rachunkowe prowadzone są w języku polskim i w walucie polskiej. W przypadku prowadzenia rozrachunków w walucie obcej w trakcie wprowadzania dokumentu walutowego, użytkownik podaje kwoty dokumenty w walucie obcej, natomiast jego wartość jest automatycznie przeliczana na zł wg podanego kursu walut. 21/36

22 Systemu KS-FKW Nr Kat. 2242PI02.00 IV Etapy pracy w systemie Pracę w systemie KS-FKW można podzielić na kilka etapów: 1. Odpowiednie skonfigurowanie, w celu przystosowania do indywidualnych potrzeb każdego użytkownika, polegające na odpowiednim zdefiniowaniu następujących danych: Wizytówka firmy Kartoteki operatorów Definicja ról z odpowiednimi uprawnieniami Definicja okresów rozrachunkowych Plan kont formuły planu kont, szablon planu kont Kartoteki banków, kas Typy dokumentów powiązanie z odpowiednimi rejestrami Rejestry, do których wprowadzane są dokumenty Definicja automatycznej dekretacji dokumentów w rejestrze Definicja automatycznych księgowań w kasie i w banku Warunki sprawdzające poprawność zapisów na kontach Definicja teczek przechowujących odpowiednio uporządkowane dokumenty Połączenie z innymi systemami, określenie sposobu wymiany danych Home Banking, system elektronicznej wymiany danych z bankiem Definicja zestawień wymaganych przez Ustawę o Rachunkowości: Bilans, Rachunek Wyników, Rachunek Zysków i strat itd. 2. Bieżąca rejestracja dokumentów 3. Bieżące analizy rozrachunków z kontrahentami 4. Księgowanie dokumentów 5. Zamknięcie miesiąca sprawozdawczego 6. Zamknięcie roku obrotowego IV.1 Konfiguracja systemu Odpowiednie skonfigurowanie systemu jest podstawową czynnością, jaką należy wykonać przed przystąpieniem do pracy w nim. Opiera się na poprawnej definicji kilku elementów: a) Wizytówki firmy widocznej na każdym wydrukowanym dokumencie z systemu. SKRT NAZW KODP MISC ULIC TELF NIPV PESL Tabela FRM wizytówka firmy Skrót nazwy firmy Pełna nazwa firmy Kod pocztowy Miejscowość Ulica, numer budynku Telefon Numer NIP Numer PESEL Wizytówkę można w systemie wprowadzić za pomocą funkcji Administrator Dane firmy. Poprawność wprowadzonego nr NIP jest sprawdzana z licencją na użytkowanie systemu. Jeżeli zostanie wprowadzony niepoprawny NIP system zostanie automatycznie przełączony na tryb DEMO. 22/36

23 Obsługa ksiąg rachunkowych w systemie KS-FKW b) Kartoteki operatorów systemu odpowiedzialne są za kontrolę dostępu do systemu osób niepowołanych. Każda kartoteka operatora zawiera unikalny skrót oraz hasło. NOPR IMIE NAZW STRT SKRT Tabela OPR operatorzy systemu Numer operatora Imię operatora Nazwisko operatora Zaszyfrowane hasło dostępu do systemu Skrót używany przez operatora Menu główne Administrator Operatorzy c) Po założeniu kartoteki operatora należy nadać mu odpowiednie uprawnienia na wykonywanie określonych funkcji w systemie. Dla ułatwienia wszystkie uprawnienia można podzielić na role pełnione w firmie np. Główny księgowy, kasjer, pomoc księgowego. Każdej roli oraz osobie można nadać unikalne uprawnienia do: Wykonywania określonych funkcji Przeglądania modyfikowania określonych rejestrów, typów dokumentów Przeglądania, modyfikowania określonych kas, rachunków bankowych Przeglądania, modyfikowania określonych rejestrów rozrachunkowych Zapisywania, przeglądania zapisów, obrotów na określonych kontach Przeglądania, modyfikowania dokumentacji w określonych oddziałach firmy Menu główne Administrator Uprawnienia d) Definicja lat oraz okresów obrachunkowych otwartych i zamkniętych. Menu główne Definicje Okresy obrachunkowe. 23/36

24 Systemu KS-FKW Nr Kat. 2242PI02.00 e) Kolejną rzeczą jest odpowiednie zdefiniowanie planu kont w systemie gdyż księgowanie dowolnego dokumentu w rejestrze, kasie czy w banku oparte jest na definicji dekretacji tzn. każdy wprowadzony dokument, dokonana operacja będzie księgowana na odpowiednio przypisanych kontach. Plan kont można zmienić, rozbudowywać poprzez: Dodanie nowego konta syntetycznego Menu Plan Kont Plan kont F2 Dodaj S Następnie należy określić parametry: Numer konta Nazwa konta Konto związane z - Zwykłe (zwykłe konto) Typ analityki podrzędnej: zwykła, kartoteka (kontrahent, urząd, pracownik) bank, kasa Konto rozrachunkowe przy zaznaczonej opcji zapisy dokonywane na tym koncie mają bezpośrednie odzwierciedlenie w rozrachunkach Saldo liczone obustronnie zaznaczona automatycznie przy zaznaczeniu opcji: Konto rozrachunkowe Ewidencja rozrachunków określa nazwę rejestru rozrachunkowego, na którym będzie prowadzona ewidencja rozrachunków Konto pomocnicze Konto walutowe należy określić, w jakiej walucie będą dokonywane zapisy na tym koncie Konto bilansowe Konto wynikowe Konto pozabilansowe Konto oddziału Dodanie konta analitycznego Menu Plan Kont Plan kont Należy ustawić się kursorem na wybranym koncie syntetycznym F3 Dodaj A Następnie należy określić parametry: Numer konta analitycznego Nazwę konta analitycznego Konto związane z opcja określa charakter konta. Parametry typ oraz typ kartoteki są bezpośrednio pobierane z definicji konta syntetycznego, należy tylko określić np. kartotekę, z którą będzie bezpośrednio związane. Usunięcie konta Menu Plan Kont Plan kont Należy ustawić się kursorem na wybranym koncie F8 Usuń Konto syntetycznie można usunąć w przypadku, gdy nie posiada analityki oraz zapisów księgowych (obroty i saldo jest równe 0). W przypadku, gdy konto posiada analitykę w pierwszej kolejności należy usunąć analitykę konta a następnie konto syntetyczne. Konto analityczne można usunąć w przypadku, gdy nie ma na mim dokonanych jakichkolwiek zapisów. 24/36

25 Obsługa ksiąg rachunkowych w systemie KS-FKW IV.2 Wprowadzanie dokumentów Dokumenty do systemu można wprowadzać na kilka sposobów: 1. Bezpośrednie wprowadzenie przez użytkownika systemu do: Rejestrów Kasy / Banku Bufora 2. Automatyczne przeniesienie z innych systemów. IV.2.1 Bezpośrednie wprowadzanie dokumentów do rejestru przez użytkownika systemu Menu główne Dokumenty Rejestry Wybór odpowiedniego rejestru F2 Dodaj Rejestry w systemie finansowo księgowym KS-FKW są dowolnie definiowalne tzn. każdy rejestr może posiadać inne, różne składniki wyliczające jego wartość np. kwoty: Brutto Netto VAT Kwota kosztu Suma odpisów bilansowych Lista płac Brutto itd. Podczas wprowadzania dokumentów do rejestru należy określić, do którego okresu oraz do której teczki dokument zostanie wprowadzony. Następnie należy wprowadzić następujące informacje np.: W rejestrze zakupu kosztów: numer dokumentu, kontrahent, daty wprowadzenia, wystawienia, otrzymania, płatności, kwoty Brutto, Netto, VAT w rozbiciu na odpowiednie stawki podatku, kwotę kosztu oraz przyporządkować ją do odpowiedniego rodzaju i ośrodka kosztów. W rejestrze listy płac: numer dokument, data wprowadzenia, daty płatności, Suma płac Brutto, Odpisy itd. Każdy dokument wprowadzony do rejestrów posiada określony statut: W rejestrze określa dokument wprowadzony do rejestru jeszcze nie zadekretowany na kontach, dokument ten nie posiada wpływu na zapisy i obroty na kontach. Dokument ze statusem rejestru można poprawiać i usuwać w całości. W buforze określa dokument wprowadzony do rejestru i zadekretowany na określonych kontach. Dokument ten posiada wpływ na zapisy, obroty na kontach oraz na aktualny stan rozrachunków. Można go poprawić, usuwać z bufora (tylko dekretację na kontach) lub w całości. Zaksięgowane określa dokument wprowadzony do systemu zaksięgowany. Dokument zaksięgowany można tylko przeglądać i drukować, nie można dokumentu poprawiać, usuwać. Dokumentów zaksięgowanych nie można poprawiać można je tylko przeglądać i drukować. Pozostałe dokumenty można poprawić poprzez: Dokument znajdujący się w Rejestrze F4 Popraw Dokument znajdujący się w Buforze najlepiej usunąć go z bufora a następnie poprawić czyli F8 Usuń z tylko z Bufora F4 Popraw 25/36

26 Systemu KS-FKW Nr Kat. 2242PI02.00 Usuwanie dokumentu wprowadzonego ręcznie do rejestru. Dokument znajdujący się w Rejestrze F8 Usuń Dokument znajdujący się w Buforze F8 Usuń, można usunąć z Bufora lub w całości Dokument zaksięgowany nie można usunąć IV.2.2 Bezpośrednie wprowadzanie dokumentów do Kasy / Banku Menu główne Dokumenty Kasa / Bank Raport Kasowy / Bankowy raportu lub stworzenie nowego F2 Dodaj Wybór odpowiedniego Moduły Kasa / Bank wykorzystywany jest do wprowadzania dokumentów kasowych, bankowych powstałych w wyniku dokonanych operacji w kasie i w banku. Podczas wprowadzania dokumentów należy określić typ dokumentu, daty wprowadzenia oraz wystawienia. Operacje dokumentu można wprowadzać ręcznie tzn. bezpośrednio określić konto WN, MA lub za pomocą automatów. Przy ręcznym wprowadzaniu operacji należy określić: Konto WN Konto MA Kwotę operacji dekretu Przy wprowadzaniu dokumentów za pomocą automatów należy określić: Wariant dekretacji określający, na których kontach dokument będzie zadekretowany Kwotę operacji dekretu. IV.2.3 Bezpośrednie wprowadzanie dokumentów do Bufora. Menu główne Dokumenty Bufor F2 Dodaj Bufor stanowi przedsionek księgi głównej przechowujący dokumenty zadekretowane. W praktyce oznacza, że bufor i księga główna mają taki sam wpływ na zapisy, obroty na kontach oraz aktualny stan rozrachunków. Bezpośrednio do bufora można wprowadzić dokumenty PK - Polecenia Księgowania poprzez bezpośrednie określenie kont, na których zostanie zadekretowany. Numer dokumentu jest nadawany automatycznie. Użytkownik natomiast musi określić: Okres, do którego dokument zostanie wprowadzony Datę wprowadzenia Datę wystawienia Konto WN Konto MA Kwotę dokumentu dekretu Bezpośrednio w buforze można poprawiać dokument PK, poprawianie innych typów dokumentów należy dokonywać poprzez moduły, przez które zostały wprowadzone. 26/36

27 Obsługa ksiąg rachunkowych w systemie KS-FKW IV.2.4 Automatyczne przenoszenie dokumentów z innych systemów Menu główne System Raporty On - Line System KS-FKW jest zintegrowany z innymi systemami produkowanymi przez naszą firmę umożliwiając automatyczne przenoszenie dokumentów wystawionych np. w systemie KS-HURT, KS-ST, KS-KP itd. Dokumenty te są przenoszone do odpowiednich rejestrów następnie są automatycznie dekretowane wg określonej definicji wariantów dekretacji. Przy pobieraniu dokumentów należy określić: Z jakiego systemu dokumenty zostaną pobrane Miesiąc, z którego będą pobrane Zakres dat wystawienia pobieranych dokumentów Określić opcję czy dokumenty pobierane automatycznie czy na żądanie Dokumentów przeniesionych z innych systemów nie można poprawiać bezpośrednio w systemie finansowo księgowym można je poprawić w systemie, w którym dokument został wystawiony. Aby dokonać zmian np. kwoty należy: 1. Usunąć dokument w całości 2. Wykonać zadanie F 8 Odblokuj usunięte dokumenty w raportach On-Line 3. Poprawić dokument w systemie macierzystym 4. Wykonać zadanie pobierania dokumentów w raportach On Line V. Bieżące analizy rozrachunków z kontrahentami Wszystkie dokumenty wprowadzone do systemu zadekretowane na kontach rozrachunkowych z ewidencją rozrachunków posiadają wpływ na aktualny stan rozrachunków. W systemie istnieje kilka rozbudowanych mechanizmów oraz funkcji umożliwiających bieżącą ich analizę. V.1. Zobowiązania i należności Menu główne Rozrachunki Zestawienia Zobowiązania i należności Za pomocą zestawienia można analizować aktualny stan zobowiązań i należności (dokumenty wymagalne oraz niewymagalne), z uwzględnieniem wszystkich lub wybranych rejestrów rozrachunkowych (kont, na których powstały zapisy). Wygenerowane zestawienie przedstawia wartość zobowiązań i należności syntetycznie wraz z rozbiciem analitycznym na kontrahentów oraz specyfikacją dokumentów wpływających na wykazaną wartość. 27/36

28 Systemu KS-FKW Nr Kat. 2242PI02.00 Zestawienie można wygenerować według różnych parametrów: Stan bazy z dnia w polu można podać dowolny dzień wstecz, na który chcemy analizować rozrachunki Zestawienie można zawęzić do dokumentów z określoną datą płatności do czy dokumentów wystawionych w okresie od do Dla wszystkich lub wybranej formy płatności Dla wybranego typu kartoteki: kontrahentów, pracowników czy urzędów Dla danej grupy kartotek Dla wszystkich kontrahentów wybranego przedziału lub tylko jednego Z uwzględnieniem bufora Dla zobowiązań, należności, dokumentów rozliczeń zobowiązań, należności Z możliwością uwzględnienia odsetek symulowanych bądź naliczonych. Z uwzględnieniem wszystkich rejestrów rozrachunkowych lub wybranych 28/36

29 Obsługa ksiąg rachunkowych w systemie KS-FKW Wygenerowane zestawienie podzielone jest na dwie części, w pierwszej widoczna jest lista kontrahentów wraz z informacjami: Numer kontrahenta Nazwa kontrahenta Kwota należności ogółem Kwota zobowiązań ogółem Ilość dokumentów wchodzących w skład rozrachunków Procent przeterminowania należności Procent przeterminowania zobowiązań Poniżej widoczna jest lista dokumentów wchodzących w skład rozrachunków z wybranych kontrahentem: Nr dokumentu źródłowego Data wystawienia Data płatności Kwota dokumentu na którą został wystawiony Typ rozrachunku: NA Należność, ZO Zobowiązanie, RN Rozliczenie Należności, RZ Rozliczenia Zobowiązań. Kwota do rozliczenia dokumentu po stronie WN Kwota do rozliczenia dokumentu po stronie MA Ilość dni po terminie zapłaty dekretu Nazwa teczki do której dokument został wprowadzony Symbol rejestru rozrachunkowego Nazwa rejestru rozrachunkowego Zestawienie można wydrukować pod postacią: Wydruku wszystkich kartotek wraz z dokumentami Wydruk tylko podsumowania kartotek Wydruk dokumentów dla aktualnie wybranej kartoteki Wydruk zaznaczonych kontrahentów wraz z dokumentami Wydruk podsumowań kartotek dla zaznaczonych kontrahentów 29/36

30 Systemu KS-FKW Nr Kat. 2242PI02.00 Wydrukować pod postacią wezwania do zapłaty lub przenieść dane zestawienia do arkusza Excel. Menu główne Rozrachunki Zestawienia Zobowiązania /należności przeterminowane Zestawienie rozrachunkowe przedstawia dokumenty wymagalne przeterminowane zobowiązań lub należności. Zestawienie jest generowane z podziałem na podane przedziały dni przeterminowania z uwzględnieniem zapisów na wybranych lub wszystkich rejestrach rozrachunkowych. Zestawienie przedstawia dokumenty przeterminowane należności bądź zobowiązań z uwzględnieniem wybranych rejestrów rozrachunkowych. Wartość dokumentów jest podzielona na podane przed użytkownika przedziały dni przeterminowania np czy itd. Okno podzielone jest na 2 części. W pierwszej widoczna jest lista kontrahentów wraz z przedziałami przeterminowania: Numer kontrahenta Nazwa kontrahenta Ilość dokumentów wchodzących w przedział Kwota dokumentów przypadająca na przedział Podsumowanie kwot dokumentów razem Ilość dokumentów w sumie wchodzących w skład przedziałów Ilość oraz kwota pozostałych dokumentów zaksięgowanych po przeciwnej stronie np. dla zobowiązań będą to należności i rozliczenie zobowiązań Saldo końcowe Poniżej widoczna jest lista dokumentów wchodzących w skład rozrachunków z wybranym kontrahentem: Nr dokumentu Data wystawienia Data płatności Kwota dokumentów Kwota do rozliczenia Ilość dni po terminie zapłaty dokumentu Dane zestawienia można wydrukować lub przenieść do arkusza Excel. 30/36

31 Obsługa ksiąg rachunkowych w systemie KS-FKW Menu główne Rozrachunki Potwierdzenie sald Za pomocą funkcji można wygenerować potwierdzenie sald na dany dzień dla wszystkich lub wybranych kontrahentów. Podczas generacji należy określić: Datę salda na który dzień zostanie wygenerowane potwierdzenie sald Czy mają być uwzględnione dokumenty znajdujące się w Buforze Czy stan rozrachunków ma być pokazany poprzez per saldo Dla wszystkich kontrahentów, wybranego przedziału, lub jednego wybranego kontrahenta. Z uwzględnieniem wybranych rejestrów rozrachunkowych 31/36

32 Systemu KS-FKW Nr Kat. 2242PI02.00 VI. Sprawozdania finansowe System finansowo księgowy KS-FKW zawiera zdefiniowany szablon sprawozdań finansowych w skład, którego wchodzą: Bilans Rachunek zysków i strat metoda porównawcza oraz kalkulacyjna Rachunek przepływów pieniężnych metoda bezpośrednia i pośrednia Deklaracja VAT 7 Deklaracja PIT-5 Deklaracja CIT-2 Zestawienie statystyczne F-01 Zestawienia te mogą być wyliczane podstawie wielu parametrów np. zapisów na koncie, rejestrów, kosztów itd. Sprawozdania można sporządzić na dowolny moment. Zestawienia Zestawienia definiowalne VI.1 Definicje składników sprawozdań finansowych W momencie wdrożenia systemu dostarczony jest szablon sprawozdań finansowych, do których należy zdefiniować składniki na podstawie, których sprawozdania będą wyliczane. Definicje Zestawienia wybór odpowiedniego zestawienia F4 Popraw wybór odpowiedniego składnika F4 Popraw F2 Dodaj Bilans Definiowanie sprawozdania bilansu różni się znacznie od definicji pozostałych sprawozdań, gdyż jego zestawienie może być wyliczane tylko na podstawie salda lub obrotów na koncie w przeciwieństwie do innych zestawień. Należy określić: Konto syntetyczne lub analityczne na podstawie, którego pozycja zestawienia będzie wyliczana można wpisać je ręcznie lub wybrać z planu kont (F10) Określić sposób pobrania składnika: saldo WN, saldo MA, bilans otwarcia WN, bilans otwarcia MA, obroty WN - MA, obroty MA WN, obroty WN, obroty MA, obroty MA, Jaki okres czasu: od początku, roku, tylko wybrany okres księgowy, poprzednie okresy. Przy definiowaniu pozostałych sprawozdań np. Deklaracji VAT-7 składniki zestawienia mogą być wyliczane na podstawie: Konta wybranego konta Kont z zakresu podanego zakresu kont Konta wg wzorca Rejestru wybranej pozycji z rejestru Konta w rejestrze wybranego konta z rejestru Konta w teczce wybranego konta w teczce Liczby dokumentów w rejestrze Kosztów Wartości nośnika kosztów Dodatkowo należy określić: Sposób pobrania składnika: saldo WN, saldo MA, bilans otwarcia WN, bilans otwarcia MA, obroty WN-MA, obroty MA-WN, obroty WN, obroty MA dla wszystkich 32/36