Rachunkowość bankowa dostarcza danych dla zarządu banku, inwestorów, klientów, kontrahentów, organów nadzoru, banku centralnego.

Transkrypt

1 Rachunkowość bankowa dostarcza danych dla zarządu banku, inwestorów, klientów, kontrahentów, organów nadzoru, banku centralnego. Dokumentowanie operacji w księgach banku Każdy system księgowy (tradycyjny lub komputerowy) składa się z ksiąg. Księgi rachunkowe obejmują zapisy dokonane w księgach, rejestrach, kartach, obecnie prawie wyłącznie w postaci zbiorów (plików) komputerowych, a nie na papierze. Księgi rachunkowe tym różnią się od innych zbiorów prowadzonych w systemach informatycznych, że prowadzone są wg zasady podwójnego zapisu (bilansowej). Zapisy powinny być przechowywane w postaci plików odpowiadających poszczególnym dniom. Ewidencjonowanie zdarzeń w księgach rachunkowych następuje według zasad ustalonych w bankowym planie kont. Prowadzenie ksiąg rachunkowych banku polega w szczególności na: 1. chronologicznej rejestracji zdarzeń gospodarczych w dzienniku dokonywanej w każdym dniu operacyjnym w sposób umożliwiający uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych; 2. ujmowaniu w ewidencji syntetycznej zdarzeń gospodarczych w ujęciu systematycznym, w kolejności chronologicznej, przy zachowaniu zasady podwójnego zapisu, w sposób zapewniający sporządzenie zestawienia obrotów i sald wszystkich kont syntetycznych; 3. ujmowaniu w ewidencji analitycznej zdarzeń gospodarczych w ujęciu systematycznym, w sposób zapewniający sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont analitycznych uzgodnionego z saldami i zapisami na kontach syntetycznych; 4. ewidencji zobowiązań pozabilansowych, ze szczegółowością wynikającą z planu kont banku oraz wymogów sprawozdawczych; 5. obejmowaniu określonych rzeczowych składników majątku ewidencją ilościową i wartościową; 6. księgowaniu wszelkich operacji wyłącznie na właściwych kontach syntetycznych, kontach analitycznych oraz kontach pozabilansowych wynikających z planu kont banku; 7. sporządzaniu zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych. 1 / 11

2 Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadza się, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi", zakwalifikowane do zaksięgowania na określonym koncie. Dowodem księgowym stanowiącym podstawę ewidencji zdarzeń gospodarczych jest dyspozycja wystawiona przez klienta banku, dyspozycja własna banku lub inne dokumenty otrzymane bądź sporządzone w ustalonej formie i spełniające warunki Ustawy. Dowody księgowe tworzą zbiory danych nieuporządkowanych, bez odniesienia. Wprowadzenie danych z tych zbiorów do systemu księgowego - ksiąg rachunkowych nadaje im cechy informacji czyli wiedzy użytecznej dla jej odbiorców. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się codziennie, ujmując wszystkie zdarzenia gospodarcze każdego dnia operacyjnego i odnosząc do okresów, których zdarzenia te dotyczą. Zapis księgowy to z definicji zapis dokonany w oparciu o dowód księgowy. Dowód księgowy (dokument) uzasadnia zapis. Również zapisy księgowe polegające na przeniesieniu danych, a więc nieodzwierciedlające operacji gospodarczych powinny być udokumentowane. Dowody księgowe mogą być: 1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów i klientów; 2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale klientom i kontrahentom; 3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: 1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione; 2. korygujące poprzednie zapisy; 3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego; 2 / 11

3 4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. Pod względem rodzaju operacji dowody mogą być dzielone na: - dowody kasowe, czyli realizowane we własnych kasach, np. czeki gotówkowe, dowody wpłat i wypłat, - dowody memoriałowe, czyli pozostałe niewiążące się z obiegiem gotówkowym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być zbiory danych sporządzone za pośrednictwem technik komputerowych, w tym przesyłane zbiory pod warunkiem, że otrzymany zbiór uzyska trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodów księgowych, i możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Bank powinien posiadać procedury zapewniające sprawdzenie poprawności przetwarzania zbioru danych oraz kompletność i identyczność zapisów. Dokumentowania nie wymagają zapisy księgowe niewyrażające zmian w stanie aktywów i pasywów, jeżeli wynikają one z programu przetwarzania danych wykonywanego komputerowo. Obieg i kontrola dowodów księgowych powinny być w banku sformalizowane. Dowód księgowy powinien posiadać cechy określone w Ustawie i Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości bankowej z dnia r. (dalej Rozporządzenie). Z dowodu księgowego przenoszone są w postaci zapisu w księgach określone jego elementy. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisowi księgowemu nadaje się automatycznie numer identyfikacyjny, pod którym został wprowadzony do dziennika i który umożliwia ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. 3 / 11

4 Prawidłowy dowód księgowy będący podstawą zapisów powinien być sprawdzony pod względem: 1. merytorycznym - sprawdzenie to polega na ustaleniu prawdziwości danych, celowości i zgodności z przepisami operacji bankowych wyrażonych w dowodach; 2. formalno-rachunkowym - sprawdzenie to polega na ustaleniu, że dowód księgowy został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy, zawiera wszystkie elementy prawidłowego dowodu, w danych liczbowych nie ma błędów arytmetycznych. Dowód księgowy powinien zawierać datę operacji i datę wystawienia. Jeżeli daty te się pokrywają - to tylko datę wystawienia. Własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowy przebieg operacji mogą być zastąpione danymi umożliwiającymi identyfikację, jeżeli dowód księgowy nie wyraża przyjęcia lub przekazania wartości związanej z odpowiedzialnością materialną. Dowód księgowy powinien stwierdzać fakt dokonania operacji i wskazywać strony uczestniczące w operacji, opisywać operacje lub w konkretnym przypadku odsyłać do innych dokumentów (numeru akt, umowy itp.). Schemat 4.3. Dowody księgowe mogą być sporządzane ręcznie lub komputerowo. Każdy dowód księgowy i zapis powinien mieć swój unikalny numer, tak by dla danego zapisu istniała możliwość identyfikacji operatora. Również każda interwencja o charakterze księgowym w systemie komputerowym powinna odbywać się przy użyciu identyfikatora przypisanego danemu operatorowi. Korygowanie błędów w dowodach zewnętrznych powinno się odbywać przez wystawienie dowodów korygujących wysyłanych kontrahentom bądź odesłanie dowodów bez księgowania celem dokonania poprawek. Błędy w dowodach wewnętrznych przed księgowaniem można 4 / 11

5 korygować skreślając błędną treść, liczbę, wpisując poprawną i składając podpis z datą. Po księgowaniu błędy tego rodzaju powinny być poprawione przez wystawienie dowodu korygującego. Dowody zewnętrzne, takie jak zlecenia płatnicze klientów, powinny mieć podpis, który identyfikuje klienta i jest elementem autoryzacji dowodu. Zakwalifikowanie dowodu do księgowania, czyli zapisu polega na wskazaniu daty księgowania i sposobu ujęcia dowodu w księgach, a więc dekretacji. Prowadzenie ksiąg rachunkowych polega na rejestracji chronologicznej i systematycznej w urządzeniach księgowych - księgach rachunkowych. Księgi rachunkowe banku obejmują: - dziennik, - konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej), - konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej), - zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych, - wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Wymagania w zakresie ksiąg rachunkowych określone zostały w Ustawie o rachunkowości, jak i w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków (dalej Rozporządzenie). Dziennik służy do zapisywania w porządku chronologicznym danych o operacjach gospodarczych, czyli rejestrowania, zawiera pełną listę wszystkich zapisów (dowodów) 5 / 11

6 księgowych dokonywanych w księgach banku dzień po dniu kolejno numerowanych. Dzień po dniu oznacza obowiązek ciągłego, w miarę napływu ujmowania operacji księgowych w dzienniku i liczenia sumy zapisów w sposób ciągły. Obroty w dzienniku powinny być liczone w sposób ciągły, co oznacza, że system informatyczny w ciągu roku powinien rozpoczynać dzień od przeniesienia obrotów z dnia poprzedniego. W dzienniku musi być również codziennie ujmowana dla pozycji bilansowych i pozabilansowych suma zapisów po stronie aktywów i pasywów dla każdego dnia. W bankach obowiązują codzienne zapisy księgowe oraz sporządzanie zestawień obrotów i sald każdego dnia operacyjnego. Funkcje dziennika obejmującego ogół operacji wprowadzanych do ksiąg rachunkowych może spełniać rejestr obrotów lub inne urządzenie księgowe rejestrujące wszystkie operacje gospodarcze każdego dnia operacyjnego. Dziennik umożliwia kontrolę kompletności dowodów podlegających zapisowi. Tworzy on obraz zapisów w każdym dniu, pozwala stwierdzić, czy zapisy operacji w tym dniu wystąpiły, czy odbiegają one od zwykłego stanu, pozwala monitorować zapisy nietypowe itp. Jest to przede wszystkim urządzenie kontrolne i powinno zawierać elementy ścieżki rewizyjnej. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Dziennik zapewnia kontrolę, że to, co wchodzi do systemu księgowości, jest wartościowo równe temu, co wychodzi z systemu, a więc zestawieniu obrotów i sald. Dziennik może być prowadzony łącznie dla wszystkich operacji. Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, należy sporządzić zestawienie obrotów i sald tych dzienników za dany dzień operacyjny. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać jednoznaczne ich powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. 6 / 11

7 W systemie rejestracji i przetwarzania danych operator stacji roboczej systemu ewidencji księgowej wywołuje celem wprowadzenia zapisu operacji odpowiedni do rodzaju operacji ekran. Program rejestracji operacji w trakcie zapisu wspomaga operatora danymi z innych kartotek (klientów, rachunków, walut, kursów itd.) oraz dokonuje weryfikacji poprawności i spójności danych wejściowych. Kluczowymi atrybutami wprowadzonymi przez operatora jest symbol operacji i kwota. Operator wprowadza zapisy do zbioru paczki" (pliku - partii"). Paczka rejestruje dokumenty przypisane do określonego operatora i jest zbiorem jednorodnym pod względem określonych kryteriów, takich jak data księgowania, waluta, oddział. Zarejestrowanie w paczce nie wywołuje skutków księgowych, ale w przypadku np. wypłat z rachunku blokuje odpowiednią kwotę na rachunku klienta czy w przypadku wpłat zwiększa limit wolnych środków. Plik ten traktuje się jako raport wstępny. Następnie po sprawdzeniu i zaakceptowaniu, czyli modyfikacjach tego pliku, następuje rejestracja w dzienniku. Dziennik zawiera więc zapisy sprawdzone i nie powinien być już modyfikowany. Po zapisaniu operacji w dzienniku na podstawie kodu operacji i numeru rachunku, tworzony jest schemat księgowy na podstawie symbolu operacji i słownika odwzorowań księgowych i tworzone są pozycje księgowe do zaksięgowania operacji w księdze głównej. Pozycje księgowe do zaksięgowania na danym koncie czy subkoncie tworzą zbiory jednorodne, mogą być zagregowane przed zapisem na danym koncie. W takim przypadku do zapisu pozycji analitycznej musi być wpisany numer porządkowy pozycji zagregowanej. Księga główna jest to kartoteka (zbiór danych) prowadzona wg podziału na konta ogólne - syntetyczne. Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym na kontach przewidzianych w bankowym planie kont. Zapisów na określonym koncie księgi głównej, czyli księgowania dokonuje się w kolejności chronologicznej. W księdze głównej obowiązuje zasada podwójnego zapisu, czyli dokonywanie go na dwóch różnych kontach. 7 / 11

8 System przetwarzania powinien kontrolować to zbilansowanie i nie dopuścić do wprowadzenia niezbilansowanego zapisu. Zapisu w księdze głównej (czyli przeniesienia z dziennika) dokonuje się po wprowadzeniu do dziennika lub równolegle. Do księgi głównej dokonuje się codziennie wpisów na konta ogólne (syntetyczne Winien/Ma - zgodnie z obrotami ujętymi w dzienniku). Do księgi głównej zapisy wprowadzane mogą być pojedynczo lub w postaci zagregowanej według z góry określonych reguł. W księdze głównej w banku jawne są wszystkie przekroje analityczne i sprawozdawcze, natomiast ukryte są dane o poszczególnych klientach. Konta w księdze głównej charakteryzowane są również przez rodzaje atrybutów, księga ma więc charakter wielowymiarowy. Transfer zapisów do księgi głównej następuje na ogół na koniec dnia z tablicy interfejsowej, w której pozycje księgowe zapisywane są w postaci wierszy. W każdym dniu zachodzi równość obrotów między dziennikiem a księgą główną. Systemy komputerowe zapewniają automatycznie taką zgodność. Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Na kontach ksiąg pomocniczych można w ciągu okresu sprawozdawczego stosować, obok lub zamiast jednostek pieniężnych, jednostki naturalne. Należy wówczas sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla: 1. środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych; 2. rozrachunków z kontrahentami; 8 / 11

9 3. rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia; 4. operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych); 5. operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych); 6. kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów; 7. operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy. Konta ksiąg pomocniczych prowadzone są również w porządku systematycznym jako: - księgi wyodrębnione (kartoteki, zbiory danych) w ramach kont księgi głównej, gdzie suma sald początkowych i obrotów na kontach ksiąg pomocniczych stanowi saldo początkowe i obroty odpowiedniego konta księgi głównej lub - odrębny system kont analitycznych uzgadniany z zapisami na kontach księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych mogą być prowadzone jako konta analityczne (subkonta), których podsumowane obroty i salda stanowią wartość nadrzędnego konta syntetycznego. W takim przypadku zapisy na ogół następują na kontach analitycznych. Konta syntetyczne natomiast powstają na etapie redagowania zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych. Konta ksiąg pomocniczych mogą również występować jako wyodrębnione zbiory w różnych modułach systemu informatycznego, które zasilają księgę główną sumarycznymi zapisami. Z ksiąg analitycznych generowane są informacje o poszczególnych rachunkach klientów, np. wyciągi. Zestawienie obrotów i sald sporządza się każdego dnia operacyjnego, na podstawie zapisów na kontach syntetycznych, które zawiera: 9 / 11

10 1. symbole lub nazwy kont; 2. obroty narastająco i salda na początek dnia operacyjnego, obroty za dany dzień oraz obroty narastająco i salda na koniec dnia operacyjnego; 3. sumy obrotów narastająco wszystkich kont na początek dnia operacyjnego, za dany dzień i na koniec dnia operacyjnego. Obroty za dany dzień wykazane w zestawieniu obrotów i sald powinny być zgodne z obrotami dziennika. Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się odrębne zestawienie obrotów i sald wszystkich kont analitycznych, kont syntetycznych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników majątkowych. Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych powinno zawierać: 1. symbole lub nazwy kont; 2. salda na dzień otwarcia kont syntetycznych, obroty za okres od początku roku do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz salda na dzień zamknięcia kont syntetycznych; 3. sumę sald na dzień otwarcia kont syntetycznych, obrotów za okres od początku roku do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych i sumę sald na dzień zamknięcia kont syntetycznych. Suma obrotów kont syntetycznych powinna być zgodna z liczonymi w sposób ciągły obrotami dziennika. Zestawienie obrotów i sald umożliwia kontrolę prawidłowości zapisu zgodnie z regułą podwójnego zapisu. Na podstawie zestawienia obrotów i sald sporządzana jest sprawozdawczość. Obroty narastające tego zestawienia powinny być zgodne z narastającymi obrotami dziennika; zestawienie obrotów i sald określa się jako bilans brutto. Dziennik jest wejściem do systemu rachunkowości" natomiast zestawienie obrotów i sald jest wyjściem" z systemu czyli, jego końcowym produktem. Przykład - powiązanie dziennika z tym zestawieniem oraz ewidencją syntetyczną przedstawia schemat / 11

11 Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) to zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i zestawienie sald kont pomocniczych - sald kont analitycznych najniższego stopnia sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Sposób prowadzenia ksiąg w banku zdeterminowany jest przez funkcjonujący system informatyczny. Architekturę Bankowego systemu Informatycznego obejmującego księgi rachunkowe przedstawia schemat 4.7. Urządzenia księgowe są prowadzone w systemie informatycznym w postaci tabel w bazie danych. Zapisy dokonywane w księgach, czyli w urządzeniach księgowych powinny odzwierciedlać rzeczywisty przebieg operacji. Z uwagi na możliwe pomyłki okresowo stan wynikający z ksiąg korygowany jest przez inwentaryzację do stanu rzeczywistego. Pełna treść artykułu, ze schematami oraz podrozdziałami dotyczącymi bankowego planu kont i terminarzy: plik pdf Uwaga: powyższy artykuł to podrozdziały rozdziału 4 książki Ewy Popowskiej i Włodzimierza Wąsowskiego Rachunkowość bankowa po zmianach", wydanej przez DIFIN, Warszawa 2008 r. Więcej danych o tej książce podajemy w dziale Praktyczne książki". 11 / 11