INFORMACJA POKONTROLNA KOŃCOWA NR 1 Z KONTROLI PRZEPROWADZONEJ W INSTYTUCJI POŚREDNICZACEJ II STOPNIA (ARP S.A.)

Transkrypt

1 IPOC.I.AD /10 INFORMACJA POKONTROLNA KOŃCOWA NR 1 Z KONTROLI PRZEPROWADZONEJ W INSTYTUCJI POŚREDNICZACEJ II STOPNIA (ARP S.A.) 1. CZĘŚĆ OGÓLNA Jednostka kontrolowana Adres Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli Cel/temat kontroli Agencja Rozwoju Pomorza S.A. ul. Arkońska 6/ A3, Gdańsk r r. Weryfikacja funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli oraz stosowania pisemnych procedur zawartych w Instrukcji Wykonawczej Instytucji Pośredniczącej II stopnia dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata , w tym poprawności sporządzenia dokumentów dotyczących zadeklarowanych do Komisji Europejskiej wydatków. Jednostka kontrolowana została poinformowana o przeprowadzeniu kontroli planowej pismem o sygn. IPOC.I.AD /10 z dnia r. Na wniosek jednostki kontrolowanej zmieniono termin kontroli na maja 2010 r. O nowym terminie kontroli poinformowano pismem o sygn. IPOC.I.AD /10 z dnia r. Kontrolę wpisano pod numerem 70 w ksiąŝce kontroli Agencji Rozwoju Pomorza S.A. 1.1 Skład zespołu kontrolującego Lp. Imię i nazwisko Stanowisko Oddział 1 Agnieszka Dzięciołowska Inspektor wojewódzki Kontroli 2 Maria Mizgalska Inspektor wojewódzki Kontroli 3 Jarosław Kolaska Inspektor wojewódzki Kontroli 4 Roman Zanewycz Inspektor wojewódzki Kontroli 1.2 Osoby udzielające informacji/wyjaśnień Lp. Imię i nazwisko Stanowisko 1 Jacek Zwolak Dyrektor RIF 2 Ewa Szmelter Kierownik sekcji kontroli 3 Karolina Ossowska Kierownik sekcji kontraktowania RPO 4 Kamil Radziszewski Koordynator Zespołu ds. wyboru projektów 1.1 i 1.2 RPO 5 Bartosz Wietrzykowski Koordynator Zespołu ds. umów 1.1. RPO 6 Aleksandra Tylza Koordynator Zespołu ds. płatności i sprawozdań RPO 7 Marcin Latuszek Koordynator Zespołu ds. płatności i sprawozdań RPO 8 Miłosz Mociewicz Koordynator Zespołu ds. sprawozdawczości i analiz 1

2 Wykaz uŝywanych skrótów KE IC IPOC Komisja Europejska Instytucja Certyfikująca Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji IZ RPO WP Instytucja Zarządzająca RPO WP IP II Instytucja Pośrednicząca II stopnia, której rolę pełni Agencja Rozwoju Pomorza S.A. ARP S.A. UKS IK NSRO MRR Agencja Rozwoju Pomorza S.A. Urząd Kontroli Skarbowej w Gdańsku Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia Ministerstwo Rozwoju Regionalnego SWP ZWP RPO WP OP 1 RPO WP (bez Dz. 1.3) URPO WP OSZiK RPO WP IW IP II IW IPOC UM WP DPR KSI DEKLARACJA Samorząd Województwa Pomorskiego Zarząd Województwa Pomorskiego Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata , zatwierdzony przez KE w dniu 4 września 2007 r. Oś Priorytetowa 1 Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata (bez Działania 1.3.) Uszczegółowienie Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata Opis Systemu Zarządzania i Kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata Instrukcja wykonawcza Instytucji Pośredniczącej II stopnia dla Osi Priorytetowej 1 (bez Działania 1.3) RPO Województwa Pomorskiego na lata Instrukcja Wykonawcza Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Departament Programów Regionalnych UMWP Krajowy System Informatyczny monitoringu i kontroli finansowej funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność RPK Roczny Plan Kontroli na 2010 r. RPI SION LSI - ARP Regionalna Pomoc Inwestycyjna System Informowania o Nieprawidłowościach Lokalny System Informatyczny dla RPO WP 1.3 Zakres kontroli Poprawność sporządzenia dokumentów dotyczących wydatków zadeklarowanych do Komisji Europejskiej w oparciu o deklarację wydatków nr RPPM.IW.ARPSA_-D04/09-02 za okres do r., KSI SIMIK 07-13, realizacja obowiązków kontrolnych, prowadzenie rejestru obciąŝeń i odzyskiwanie kwot, system weryfikacji wydatków. Wyboru deklaracji wydatków dokonano spośród 4 deklaracji ARP S.A., które znalazły się w 2

3 deklaracjach IZ RPO WP do IC i zostały zaakceptowane: RPPM.IW.ARPSA_-D01/09-03 kwota wydatków kwalifikowanych - podstawa certyfikacji ,15 PLN, RPPM.IW.ARPSA_-D02/09-01 kwota wydatków kwalifikowanych - podstawa certyfikacji ,15 PLN, RPPM.IW.ARPSA_-D03/09-02 kwota wydatków kwalifikowanych - podstawa certyfikacji ,62 PLN, RPPM.IW.ARPSA_-D04/09-02 kwota wydatków kwalifikowanych - podstawa certyfikacji ,45 PLN. Do kontroli wybrano deklarację o najwyŝszej kwocie wydatków kwalifikowanych - podstawa certyfikacji. Ww. deklaracja zawierała 10 wniosków o płatność: RPPM / ,76 RPPM / ,00 RPPM / ,00 RPPM / ,05 RPPM / ,00 RPPM / ,00 RPPM / ,00 RPPM / ,00 RPPM / ,12 RPPM / ,52 Razem ,45 Kontroli poddano wnioski o płatność o numerach: RPPM / ,00 PLN, RPPM / ,00 PLN. 2. Opis stanu faktycznego stwierdzonego w trakcie kontroli: 2.1. Wykonanie zaleceń z wizyty sprawdzającej nr 1/09 Ustalenia i wnioski Pismem z dnia r. o sygnaturze KP/DIF/1384/09 oraz pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/1994/09 IP II przekazała IPOC informację o wdroŝeniu zaleceń pokontrolnych z przeprowadzonej wizyty sprawdzającej nr 1/2009 w IP II w dniach r. Poinformowano, iŝ większość zaleceń została wykonana. Natomiast w kilku przypadkach, w których zrealizowanie zaleceń było niekompletne dokonano weryfikacji dokumentów: 1. Zalecenie 2.2 pkt.1.- NaleŜy dokonać stosownej korekty zapisów zawartych w KSI SIMIK, odnośnie daty złoŝenia wniosku o dofinansowanie nr WND-RPPM /08. Data rejestracji wniosku jest niezgodna z datą przyjęcia wprowadzoną do KSI SIMIK. Wykonanie: Data złoŝenia wniosku o dofinansowanie nr WND-RPPM /08 została skorygowana w KSI SIMIK. W czasie kontroli został okazany wydruk z systemu z poprawioną datą. 3

4 2. Zalecenie 2.2 pkt. 3 oraz 2.8 pkt. 1.- NaleŜy dokonać starań, aby zapisy na Listach złoŝonych wniosków w sekretariacie ARP S.A. były zgodne i kompletne. Wykonanie: Weryfikacja spójności zapisów w Rejestrze złoŝonych wniosków z informacjami zawartymi na Listach złoŝonych wniosków sekretariacie ARP S.A. została sprawdzona w czasie czynności kontrolnych na podstawie wydruków z ww. dokumentów z dnia r., r., r. oraz r. Zapisy były spójne i prawidłowe. 3. Zalecenie 2.9 pkt.2. Zaleca się uwzględnienie w liście sprawdzającej załącznik 3.13_4 pytania odnośnie zgodności projektów z przepisami o ochronie środowiska. Wykonanie: W załączniku nr 3.13_4 do IW IP II zostały zawarte pytania odnośnie zgodności projektów z przepisami o ochronie środowiska i odnośnie oddziaływania projektu na obszary Natura Zalecenie Zaleca się sporządzanie dokumentacji w zakresie sprawozdawczości w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden zawierający daty oraz parafy/podpisy osób je sporządzających, weryfikujących i akceptujących oraz zatwierdzających, będzie przechowywany w aktach sprawy, natomiast drugi będzie przekazywany do adresata. W przypadku korespondencji prowadzonej w formie elektronicznej zaleca się umieszczenie w aktach sprawy wydruku zgodnie z zapisami IW IP II wraz z towarzyszącymi załącznikami. Wykonanie: PowyŜsze zostało wykonane przez IP II. Realizację zaleceń sprawdzono na podstawie weryfikacji dokumentacji dot. informacji miesięcznej. Informacja miesięczna IP II została sporządzona zgodnie z zapisami podprocesu 5.1 (Sporządzanie informacji miesięcznej/sprawozdania okresowego/rocznego/końcowego z realizacji Działań i Poddziałań w ramach OP 1RP OWP /(bez Dz.1.3). W aktach sprawy, w przypadku korespondencji prowadzonej w formie elektronicznej został umieszczony wydruk zgodnie z zapisami IW IP II. Pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/PZ/1497/10 została wysłana informacja miesięczna IP II we wdraŝaniu OP 1 Rozwój i innowacje w MŚP RPO WP dla Województwa Pomorskiego na lata (bez Dz.1.3) za miesiąc kwiecień 2010 r. W załączeniu jest przechowywany dowód nadania dokumentacji do IZ RPO przesyłką poleconą w dniu r. 5. Zalecenie 2.3 pkt.2 Zaleca się umieszczenie na dokumentach imienia i nazwiska osoby sporządzającej oraz weryfikującej i akceptującej wraz z oznaczeniem zajmowanego stanowiska i daty. Metoda stosowana przez IP II w chwili obecnej nie pozwala na stwierdzenie, kto sporządził, zweryfikował oraz zaakceptował dany dokument oraz w jakim terminie. IP II powinna rozwaŝyć moŝliwość sporządzenia karty wzoru podpisów, która zawierałaby takie informacje jak: imię i nazwisko, stanowisko oraz wzór podpisu i parafę. UmoŜliwiłoby to umieszczanie na dokumentach tylko podpisu lub parafy osoby odpowiedzialnej za daną czynność wraz z oznaczeniem daty. Wykonanie: Zgodnie z informacją IP II przekazaną do IPOC pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/1384/09 Sporządzenie karty wzorów podpisów nie jest zasadne, poniewaŝ sposób przygotowania i weryfikacji, akceptacji i zatwierdzenia dokumentów /pism określa Instrukcja Wykonawcza IP II. Podpis osoby zatwierdzającej dokument/pismo poświadcza zachowanie odpowiednich procedur. 4

5 W celu weryfikacji ww. zapisów w czasie kontroli zweryfikowano sporządzenie dokumentacji dot. przygotowania listy wniosków o dofinansowanie projektów ocenianych w ramach konkursu a Promowanie atrakcyjności regionu przygotowanych pod obrady ZWP. IP II pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/SIKP/MKP/1520/10 przekazała listę projektów ocenianych przez Grupę Strategiczną i przekazywanych pod obrady ZWP w ramach działania /poddziałania RPO WP podpisaną przez Prezesa Zarządu. Lista wniosków o dofinansowanie projektów została zaparafowana z oznaczeniem daty i podpisana przez Z-cę Dyrektora RIF ds. Kontraktowania zgodnie z zapisami podprocesu 2b.4 (Wybór projektów do dofinansowania w ramach działania RPO ) Poprawność sporządzenia dokumentów dotyczących wydatków zadeklarowanych do Komisji Europejskiej w oparciu o deklarację wydatków Ustalenia i wnioski Zgodnie z zapisami pkt. 1.3 Zakres kontroli, do weryfikacji wybrano deklarację o najwyŝszej kwocie wydatków kwalifikowalnych - podstawa certyfikacji w wielkości: ,45 PLN. Poświadczenie i deklaracja wydatków nr RPPM.IW.ARPSA_-D04/09-02, data wpływu dokumentu do IZ RPO WP r., data wprowadzenia do KSI w dniu r. Przedmiotowe poświadczenie zarejestrowano w Wykazie Poświadczeń i Deklaracji Wydatków w IP II pod nr 12. Zakres przedmiotowy poświadczenia obejmuje: a) deklaracja za okres do r. b) wydatki kwalifikowalne podstawa certyfikacji ,45 PLN c) odpowiadający wkład publiczny ,00 PLN d) w tym wkład UE ,78 PLN Przedmiotowa deklaracja zawierała 10 wniosków o płatność: Wydatki Wartość dofinansowania Lp. Wniosek o płatność: kwalifikowalne podstawa Ogółem w tym wkład UE certyfikacji 1 RPPM / , , ,98 2 RPPM / , , ,70 3 RPPM / , , ,71 4 RPPM / , , ,01 5 RPPM / , , ,00 6 RPPM / , , ,50 7 RPPM / , , ,00 8 RPPM / , , ,00 9 RPPM / , , ,99 10 RPPM / , , ,89 RAZEM , , ,78 Na podstawie wylosowanej próby wniosków o płatność, wyszczególnionych w pkt. 1.3, niniejszej informacji pokontrolnej (wnioski nr: WNP-RPPM /08-01 i WNP- RPPM /08-01) stwierdzono, iŝ przedmiotowe poświadczenie zostało sporządzone w oparciu o istniejące wnioski o płatność oraz dowody źródłowe, składające się na dany wniosek o płatność. Potwierdzono równieŝ, iŝ w systemie KSI zostały zarejestrowane odpowiednie dokumenty, a dane w nich zawarte są zgodne z wersją papierową wniosków 5

6 o płatność, składających się na deklarację wydatków przedłoŝoną do IZ RPO WP, a następnie od IZ RPO WP do IC (IPOC) oraz dokumentami źródłowymi składającymi się na dany wniosek o płatność. W trakcie badania wybranych wniosków o płatność potwierdzono, iŝ stosowane są do weryfikacji nw. listy sprawdzające: a) Formularz oceny merytorycznej i formalnej wniosku o płatność dla Działania zał. 3a16_3 do IW IP II; b) Formularz weryfikacji finansowej wniosku o płatność dla Działania 1.1 zał. 3b.16_3 do IW IP II. W ramach badanego poświadczenia nie wystąpiły zaliczki dla Beneficjentów, ani kwoty odzyskane lub wycofane. Weryfikację deklaracji przeprowadzono w oparciu o wylosowaną próbę wniosków o płatność, a w szczególności o badanie dokumentów źródłowych, będących podstawą sporządzenia wniosków o płatność. Ponadto weryfikacji poddano równieŝ procesy od momentu złoŝenia wniosków o dofinansowanie, w ramach konkursu 1.1.1_1, do momentu zawarcia umowy. Wniosek o dofinansowanie nr WND-RPPM /08 Umowa o dofinansowanie nr UDA-RPPM /08-00 W wyniku przedstawionych do kontroli dokumentów stwierdzono, iŝ wniosek aplikacyjny pt. WdroŜenie we wsi Kolbudy przez firmę śak zasadniczej zmiany procesu produkcyjnego i technicznego poprzez unowocześnienie majątku trwałego koniecznego do prowadzenia działalności podstawowej Beneficjent, tj. Zakład Produkcyjno-Handlowy Chemii Gospodarczej śak, złoŝył w dniu r. Wniosek został zarejestrowany w Rejestrze złoŝonych wniosków pod nr 13. IP II wystawiła potwierdzenie złoŝenia wniosku aplikacyjnego zgodnie z zał. Nr 2.2_2 do IW IP II. Termin składania wniosków w ramach konkursu 1.1.1_1 został określony do dnia r. Wniosek nie został zgodnie z pkt. 5 podprocesu 2.2 Nabór i rejestracja wniosków o dofinansowanie projektów w ramach OP 1 RPO ( bez. Dz. 1.3) wprowadzony do LSI ARP S.A. z uwagi na niewdroŝenie lokalnego systemu informatycznego. W odpowiedzi na złoŝone w dniu 21 maja 2010 r. zapytanie, IP II, pismem Kp/DIF/1509/10 złoŝonym do IPOC w dniu 31 maja 2010 r., wyjaśnia: Wg stanu na dzień sporządzenia niniejszego pisma Lokalny System Informatyczny nie został jeszcze ukończony. Zmianie uległ wykonawca oraz harmonogram wykonywania systemu. Planowany termin ukończenia LSI-ARP w zakresie przewidzianym umową to sierpień Po ukończeniu tworzenia systemu będzie moŝliwe jego wdroŝenie. Na chwilę obecną, LSI ARP ukończony został oraz wdroŝony w zakresie Etapu I (generowanie plików inicjujących do aplikacji Generator Wniosków o Płatność, która jest uŝytkowana przez Beneficjentów RPO WP oraz Etapu 1A ( Generator wniosku o Płatność). Przedmiotowe pismo IP II stanowi ww. załącznik nr 10 do niniejszej informacji pokontrolnej. Ocena formalna wniosku o dofinansowanie została przeprowadzona w dniu r. w oparciu o Kartę oceny formalnej dla działań 1.1 i 1.2 zał. 2a3_1, zgodnie z zasadą dwóch par oczu. W trakcie oceny IP II pismem Kp/DIF/ZK/JS/89/08 z dnia r. wezwała Beneficjenta do uzupełnienia wniosku o dofinansowanie z podwodów formalnych. 6

7 Dnia r. Beneficjent złoŝył uzupełnienia wniosku. Ponowna ocena formalna wniosku o dofinansowanie została zakończona pozytywnie w dniu r. Wniosek pozytywnie przeszedł weryfikację sumy kontrolnej oraz kryteriów dopuszczalności i kryteriów administracyjnych. Osoby dokonujące oceny złoŝyły ponownie deklarację bezstronności i poufności, będącą częścią karty oceny formalnej dla działań 1.1 i 1.2. Zgodnie z zapisami IW IP II Beneficjent pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/ZK/JS/165/08 został poinformowany o pozytywnej ocenie formalnej złoŝonego wniosku oraz o przekazaniu wniosku do kolejnej oceny wykonalności i strategicznej. PowyŜsza informacja, zgodnie z podprocesem 2a.3 IW IP II, została równieŝ przekazana drogą elektroniczną ( em). W trakcie oceny formalnej wniosku o dofinansowanie potwierdzono, iŝ Beneficjent został zweryfikowany w Rejestrze podmiotów wykluczonych. Zgodnie z posiadaną wiedzą odnośnie prowadzenia rejestru podmiotów wykluczonych przez IZ RPO WP przedmiotowa weryfikacja była moŝliwa od dnia r. Wniosek o dofinansowanie został wprowadzony do KSI w dniu r., co stanowi uchybienie zapisom IW IP II - podproces 2a.3 pkt. 18, w którym wprowadzenie danych z oceny formalnej wniosków do LSI-ARP oraz KSI SIMIK następuje: Niezwłocznie po ocenie wniosku. Wniosek o dofinansowanie przeszedł ocenę wykonalności, natomiast w ramach oceny strategicznej uzyskał od członków ZE, dokonującego oceny tego projektu, odpowiednio 63 i 67,5 pkt. Z połączonej oceny wykonalności i strategicznej została sporządzona w dniu r. zbiorcza karta oceny wykonalności i strategicznej. Wniosek o dofinansowanie przeszedł pozytywnie połączoną ocenę wykonalności i strategiczną z łączną ilością (średnią) 65 punktów na 100 moŝliwych. Pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/1464/08 Beneficjent został poinformowany o ilości zdobytych punktów. Informacja ta została przekazana listem poleconym za potwierdzeniem odbioru w dniu r. oraz em w dniu r. Weryfikacja powyŝszej informacji wykazała niezawarcie pouczenia o moŝliwości złoŝenia protestu, co jest niezgodne z zapisami Przewodnika Beneficjenta RPO WP dla Działań w Podrozdziale 5.5 wersja z dnia r. Podstawę prawną dla procedury odwoławczej na kaŝdym etapie oceny wniosku o dofinansowanie projektu stanowi ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Istotne z punktu widzenia Beneficjenta jest to, Ŝe rozpoczęcie procedury odwoławczej na kaŝdym etapie oceny wniosku nie wstrzymuje biegu procedury wyboru pozostałych wniosków złoŝonych w danym konkursie. Pismem Kp/DIF/1739/10 z dnia r. IP II złoŝyła wyjaśnienie odnośnie ww. uwagi, tj. braku pouczenia o moŝliwości złoŝenia protestu, w którym stwierdza się, iŝ uchybienie wytycznym zostało uzupełnione w zmienionym formularzu - zał. 2b.3_17, wraz z zatwierdzoną IW IP II z dnia r. Pismem z dnia r., sygnatura Kp/DIF/2507/08, wnioskodawca został poinformowany o uzyskaniu dofinansowania na podstawie uchwały ZWP nr 1159/161/08 z dnia r., która zatwierdziła listę projektów otrzymujących dofinansowanie w ramach konkursu 1.1.1_1. Na przedmiotowej liście znalazł się wniosek o dofinansowanie projektu Beneficjenta - Zakład Produkcyjno-Handlowy Chemii Gospodarczej śak. 7

8 Informacja ta została równieŝ przekazana faksem w dniu r. Jednocześnie pismem z dnia r. o sygn. Kp/DIF/BW/1422/08 wnioskodawca został poinformowany o konieczności złoŝenia dodatkowych dokumentów przed podpisaniem umowy wraz z informacją dot. wyboru przez wnioskodawcę formy zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia podpisania umowy. Wyznaczony termin na uzupełnienie dokumentów określono do dnia r. i jest on zgodny z procedurą opisaną w IW IP II. Ww. informacja została przekazana do Beneficjenta takŝe faksem w dniu r. Wymagane dokumenty zostały złoŝone przez Beneficjenta w siedzibie IP II w dniu: r. Ww. dniu Beneficjent zwrócił się równieŝ z prośbą o zmianę terminu realizacji projektu pkt 9 pisma prośba o zmianę terminu realizacji projektu, z dnia r. do dnia r. PowyŜsza prośba została uwzględniona podczas weryfikacji harmonogramu rzeczowo-finansowego i zatwierdzona w dniu r. Na etapie oceny dodatkowej dokumentacji przed podpisaniem umowy o dofinansowanie Beneficjent został zweryfikowany w Rejestrze podmiotów wykluczonych, co potwierdza wydruk z rejestru z dnia r. Dostarczone przez Beneficjenta dodatkowe dokumenty zostały poddane weryfikacji formalno prawnej w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania dokumentów za pomocą listy: Lista sprawdzająca kompletność i poprawność dostarczonych dokumentów do podpisania umowy o dofinansowanie projektu - zał. Nr 3.2_3 do IW IP II. Przedmiotowa lista została zatwierdzona w dniu r., jednocześnie dokonano weryfikacji harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu, dostarczonego przez Beneficjenta. Lista sprawdzająca ww. harmonogram została zatwierdzona w dniu r. Projekt umowy został parafowany przez radcę prawnego, (stwierdzono brak daty parafowania) oraz zatwierdzony przez Prezesa i Wiceprezesa Zarządu ARP S.A. Projekt umowy został zweryfikowany zgodnie z zasadą dwóch par oczu na podstawie listy sprawdzającej: Lista sprawdzająca kompletność i poprawność przygotowanej umowy o dofinansowanie projektu zał. Nr 3.4_1. Ww. lista została zatwierdzona w dniu r. W dniu r. Wnioskodawca został zaproszony do IP II (zgodność z podprocesem 3.4 pkt. 4 IW IP II) w celu podpisania umowy, w terminie do dnia r. Pismo do Beneficjenta przekazano pocztą, listem poleconym (stwierdzono brak karty potwierdzenia odbioru) oraz faxem, wraz z informacją o nowo obowiązującym wzorem deklaracji wystawcy weksla in blanco. W oparciu o ww. uchwałę ZWP nr 1159/161/08 w dniu r. została podpisana umowa o dofinansowanie Projektu w ramach RPO WP o numerze UDA-RPPM /08-00 pomiędzy ZWP a Zakładem Produkcyjno-Handlowym Chemii Gospodarczej śak, której integralną część stanowi wniosek o dofinansowanie, o sumie kontrolnej Wartość projektu i źródła finansowania zostały ustalone w następującej wysokości: a) całkowita wartość projektu ,00 PLN b) całkowite wydatki kwalifikowalne ,00 PLN c) całkowite wydatki niekwalifikowane ,00 PLN c) dofinansowanie w ze środków publicznych (60%) ,00 PLN - ze środków funduszu (EFRR - 51,00%) ,00 PLN - ze środków budŝetu państwa (9,00%) ,00 PLN 8

9 d) wkład własny Beneficjenta ( 40,00%) ,00 PLN Termin realizacji projektu: a) rozpoczęcie realizacji projektu r. b) zakończenie realizacji r. Termin zakończenia określony pierwotnie na dzień r., zgodnie z wcześniejszą prośbą Beneficjenta został zmieniony na r. Termin kwalifikowalności wydatków w umowie zgodnie z 6 ust. 6 pkt. 3) został określony od dnia r. W ramach projektu załoŝono osiągnięcie następujących wskaźników: Lp. Nazwa wskaźnika Jednostka miary Planowane Osiągnięte od początku realizacji projektu (wynikające z badanego wniosku o płatność) Produktu Liczba nabytych środków trwałych szt Liczba nabytych maszyn i urządzeń szt Rezultatu 1 Liczba bezpośrednio utworzonych miejsc etat 2 1 pracy (etat) Liczba nowych produktów szt Planowane wydatki w ramach projektu wg podstawowych kategorii kosztowych (wydatki kwalifikowalne): Lp. Nazwa wydatku 1 Zakład i instalacja środków trwałych zespół pakowania półautomatycznego 2 Zakład i instalacja środków trwałych zszywacz pneumatyczny 3 Zakład i instalacja środków trwałych prasa hydrauliczna 8 gniazdowa 4 Zakład i instalacja środków trwałych przenośnik próŝniowy 5 Zakład i instalacja środków trwałych urządzenie dozujące 2 szt. 6 Zakład i instalacja środków trwałych urządzenie dozujące 7 Zakład i instalacja środków trwałych topialnik parafiny- 2 szt. Kwota zaplanowana we wniosku o dofinansowanie (zgodnie z umowa) w PLN brutto W tym wydatki kwalifikowalne w PLN brutto (VAT niekwalifikowalny ) Wydatki kwalifikowalne w ramach weryfikowanego wniosku o płatność Wydatki kwalifikowalne od początku realizacji projektu , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 9

10 8 Zakład i instalacja , , , ,00 środków trwałych spieniarka parafiny. RAZEM , , , ,00 Informacje zawarte w karcie informacyjnej umowy projektu w KSI są zgodne z zapisami umowy o dofinansowanie nr UDA-RPPM /08-00 z dnia r., za wyjątkiem wskaźników produktu. PowyŜsze wynika z niewprowadzenia do KSI wskaźników produktu wymienionych w pozycji nr 1 i 2. Przyczyną tego jest brak odpowiednich wskaźników na liście wskaźników kluczowych przechowywanych w KSI, stanowiących załącznik nr 3 do Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej z dnia r. Biorąc pod uwagę przekazaną w dniu r., w odpowiedzi na pismo kontrolujących, listę zmapowanych wskaźników, naleŝy uznać, iŝ wszystkie moŝliwe do wprowadzenia do KSI wskaźniki zostały ujęte na karcie informacyjnej umowy o dofinansowanie projektu. Pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/ZK/EK/74/09 IP II przekazała Beneficjentowi jeden egzemplarz umowy wraz z zaświadczeniem o pomocy de minimis. W dniu r. Beneficjent wniósł zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie w formie weksla in blanco, do wysokości kwoty przyznanego dofinansowania. W oparciu o złoŝone zabezpieczenie sporządzono: Listę sprawdzającą zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu - zał. 3.6_1 do IW IP II. Ww. lista została sporządzona dnia r. Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy zostało takŝe sprawdzone pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego. Weksel in blanco został wpisany do Rejestru zabezpieczeń do umów o dofinansowanie Projektu pod poz. 1. zał. nr 3.6_4 do IW IP II. W dniu r. zabezpieczenie zostało odebrane przez pracownika Działu Księgowości oraz zdeponowane w szafie pancernej. Wniesione zabezpieczenie zostało zaksięgowane na koncie 900-IP , w wysokości wynikającej z zawartej umowy, tj ,00 PLN. W dniu r. wystawiono dla Beneficjenta zaświadczenie o pomocy de minimis o wartości brutto PLN, stanowiącej równowartość ,30 EUR (wg średniego kursu NBP z dnia r.) Oświadczenie o wielkości i przeznaczeniu pomocy publicznej otrzymanej w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą, na pokrycie których ma być przeznaczona pomoc de minimis, zostało złoŝone na etapie dostarczenia dodatkowych dokumentów przed podpisaniem umowy o dofinansowanie w dniu r. Weryfikacja dostarczonej dokumentacji wykazała sporządzenie notatki słuŝbowej z dn r. dot. niespójności numeru umowy w wersji papierowej UDA-RPPM /08-00 z numerem generowanym przez system KSI: RPPM / Przedstawiona w dniu r. korespondencja IP II z IZ RPO WP (pismo IP II o sygn. Kp/DIF/ZK/KO/454/2009 z dnia r. oraz pismo IZ RPO WP o sygn. DPR.OK /09 z dn r.) w sprawie postępowania w przypadku niespójności numeracji umów stanowi dokumentację z przeprowadzonej kontroli. Pismem Kp/DIF/ZW/EW/385/09 z dnia r. IP II zwróciła się do Beneficjenta o przesłanie dokumentacji związanej z badaniem zgodności projektu z przepisami dot. ochrony środowiska: 10

11 1) wypełnionego załącznika nr 4 Informacji o zakresie przeprowadzonej procedury OOŚ, 2) dokumentacji zebranej w trakcie przeprowadzonego postępowania OOŚ, jeśli było prowadzone. Dostarczenie ww. dokumentów określono na dzień do r. Ww. informacja została równieŝ przesłana do Beneficjenta droga mailową w dniu r. Weryfikacja przedstawionej do kontroli dokumentacji wykazała, iŝ w dacie dostarczenia korekty wniosku o płatność, tj. w dniu r., dostarczono równieŝ nw. pisma: - pismo o sygnaturze RDOŚ-22-PN.I /09/jg z dn r. Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Gdańsku w sprawie wydania zaświadczenia organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszaru Natura 2000 dla projektu WdraŜanie we wsi Kolbudy przez firmę śak zasadniczej zmiany procesu produkcyjnego i technologicznego poprzez unowocześnienie majątku trwałego koniecznego do prowadzenia działalności podstawowej, w którym stwierdzono nw. zapis: Projekt obejmuje m.in.: zakup maszyn i urządzeń do produkcji zniczy. Inwestycja ta wiąŝe się z rozwojem istniejącego przedsiębiorstwa, poprzez unowocześnienie posiadającego wyposaŝenia niezbędnego do prowadzenia działalności. Inwestycja nie stanowi zamierzenia budowlanego. Inwestycja nie ingeruje w sposób uŝytkowania terenu, projektowane działania pozostają bez wpływu na sieć obszarów Natura W związku z tym w opinii tut. organu wydanie zaświadczenia jest zbyteczne, - opinia Urzędu Gminy Kolbudy - pismo o sygn. GK /09 z dn r. w sprawie potrzeby przeprowadzenia oceny oddziaływania na środowisko, w której stwierdzono: Przedmiotowa inwestycja wiąŝe się z unowocześnieniem posiadanego wyposaŝenia niezbędnego do rozwoju istniejącego przedsiębiorstwa i ma charakter nieinfrastrukturalny nie stanowi zamierzenia budowlanego, nie wprowadza zmian w otoczeniu naturalnym i krajobrazie (nie ingeruje w sposób uŝytkowania terenu). W ocenie tut. organu planowane zamierzenie inwestycyjne nie podlega zakresowi w/w Dyrektywy, dlatego uznano, Ŝe inwestycja nie wymaga przeprowadzenia oceny oddziaływania na środowisko. Wniosek o płatność nr WNP-RPPM /08-01 Pierwsza wersja przedmiotowego wniosku o płatność została złoŝona pismem w dniu r. a) okres, którego dotyczy wniosek b) kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem ,00 PLN c) wnioskowana kwota refundacji ,85 PLN d) wnioskowana kwota do refundacji z budŝetu państwa ,15 PLN Weryfikacja wniosku o płatność została przeprowadzona zgodnie z zasadą dwóch par oczu za pomocą formularza: Formularz oceny merytorycznej i formalnej wniosku o płatność dla Działania 1.1 zał. 3a.16_2 do IW IP II, który został zaakceptowany w dniu r. Ww. formularz zawiera równieŝ deklaracje bezstronności i poufności osób weryfikujących. Stwierdzono brak zapisu dot. weryfikacji Beneficjenta w Rejestrze podmiotów wykluczonych o ubieganie się o dofinansowanie. Zgodnie z wyjaśnieniem IP II (pismo Kp/DIF/1739/10 z dnia r.) Weryfikacja wniosku o płatność została dokonana przy uŝyciu formularza obowiązującego w dniu zatwierdzenia wniosku o płatność, zaakceptowanego przez IZ RPO WP, stanowiącego załącznik do IW IP II, zatem weryfikacja wniosku została dokonana zgodnie z procedurą 11

12 obowiązującą w danym czasie. Jednocześnie naleŝy dodać, iŝ kolejna weryfikacja wniosku o płatność odbyła się w oparciu o formularz: Formularz oceny merytorycznej i formalnej wniosku o płatność dla Działania 1.1 zał. 3a.16_3 do IW IP II, zawierający w pkt. 1 wymaganą weryfikację w Rejestrze podmiotów wykluczonych. Wynikiem weryfikacji było wezwanie Beneficjenta do złoŝenia dodatkowych wyjaśnień/korekt. PowyŜsza informacja została przekazana Beneficjentowi pismem o sygnaturze Kp/DIF/ZW/Or/342/09 z dn r., z wyznaczeniem terminu na złoŝenie korekty wniosku o płatność do dnia r. Ww. pismo zostało podpisane przez koordynatora sekcji ds. płatności i sprawozdań. W przedstawionej dokumentacji stwierdzono nadanie ww. pisma tylko em w dniu r., co jest zgodne z procedurą podproces pkt. 9 IW IP II. Druga poprawiona wersja wniosku o płatność wraz z wyjaśnieniami do uwag zgłoszonych przez IP II została złoŝona pismem w dniu r. a) okres, którego dotyczy wniosek : b) kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem ,00 PLN c) wnioskowana kwota refundacji z EFRR ,71 PLN d) wnioskowana kwota do refundacji z budŝetu państwa ,89 PLN Ponowna weryfikacja wniosku o płatność została przeprowadzona za pomocą ww. formularza: Formularz oceny merytorycznej i formalnej wniosku o płatność dla Działania zał. 3a.16_3, który został zaakceptowany w dniu r. Przedmiotowy formularz zawierał równieŝ deklaracje bezstronności i poufności osób weryfikujących. Wynikiem weryfikacji złoŝonej korekty było ponowne wezwanie Beneficjenta do złoŝenia dodatkowych wyjaśnień/korekt. Informację przekazano Beneficjentowi pismem o sygnaturze Kp/DIF/PW/1.1.1/AK/045/09 z dn r., z wyznaczeniem terminu na złoŝenie korekty wniosku o płatność do dnia r. Ww. pismo zostało podpisane przez koordynatora sekcji ds. płatności i sprawozdań oraz wysłane em w dniu r. Trzecia poprawiona wersja wniosku o płatność wraz z wyjaśnieniami do uwag zgłoszonych przez IP II została złoŝona pismem w dniu r. a) okres, którego dotyczy wniosek : b) kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem ,00 PLN c) wnioskowana kwota refundacji z EFRR ,71 PLN d) wnioskowana kwota do refundacji z budŝetu państwa ,89 PLN Kolejna, tj. trzecia weryfikacja wniosku o płatność została przeprowadzona równieŝ za pomocą formularza zawierającego deklaracje bezstronności i poufności osób weryfikujących: Formularz oceny merytorycznej i formalnej wniosku o płatność dla Działania 1.1 zał. 3a.16_3, który został zaakceptowany w dniu r. Wynikiem weryfikacji było ponowne wezwanie Beneficjenta do złoŝenia dodatkowych wyjaśnień/korekt. Przedmiotowa informacja została przekazana Beneficjentowi pismem o sygnaturze Kp/DIF/PW/1.1.1/AK/09/09 z dn r., z wyznaczeniem terminu na złoŝenie korekty wniosku o płatność do dnia r. Ww. pismo zostało podpisane przez koordynatora sekcji ds. płatności i sprawozdań. Pismem Kp/DIF/1739/10 z dnia r. IP II przedstawiła potwierdzenie wysłania przedmiotowego pisma, tj. z 12

13 dnia r. Czwarta poprawiona wersja wniosku o płatność wraz z wyjaśnieniami do uwag zgłoszonych przez IP II została złoŝona pismem w dniu r. a) okres, którego dotyczy wniosek: b) kwota wydatków kwlifikowalnych objętych wnioskiem ,00 PLN c) wnioskowana kwota refundacji z EFRR ,71 PLN d) wnioskowana kwota do refundacji z budŝetu państwa ,89 PLN Ostatnia, czwarta weryfikacja wniosku o płatność została przeprowadzona takŝe za pomocą formularza, zawierającego deklaracje bezstronności i poufności osób weryfikujących: Formularz oceny merytorycznej i formalnej wniosku o płatność dla Działania 1.1 zał. 3a.16_3, który został zaakceptowany w dniu r. Przedstawiona do kontroli dokumentacja zawiera równieŝ wydruk z dnia r. z Rejestru podmiotów wykluczonych województwa pomorskiego, w którym stwierdzono zapis: brak danych w rejestrze podmiotów wykluczonych. Zgodnie ze złoŝonym wyjaśnieniem w trakcie kontroli do Wydziału Księgowości ARP S.A. zaakceptowany wniosek o płatność przekazano zgodnie z IW IP II, bez szczegółowej pisemnej procedury w dniu r. Weryfikację finansową przeprowadzono zgodnie z zapisami podprocesu 3.16 IW IP II Weryfikacja wniosków o opłatność okresową/końcową i wypłata środków Beneficjentowi w ramach OP 1 RPO WP (bez Dz. 1.3), w oparciu o: Formularz weryfikacji finansowej wniosku o płatność dla Działania 1.1 zał. 3b.16_3. Wniosek o płatność zweryfikowano zgodnie z zasadą dwóch par oczu w dniu r. przez merytorycznych pracowników IP II. Wniosek został zaakceptowany oraz zatwierdzony przez Wiceprezesa Zarządu dyrektora finansowego w dniu r. W treści ww. formularza, w pkt. 8 stwierdzono nw. zapis: Brak numeru rachunku bankowego we wniosku o płatność. Wynikiem weryfikacji zgodnie z pkt. 16 podprocesu było poinformowanie Beneficjenta o zaakceptowaniu złoŝonego wniosku o płatność pismem Kp./DIF/PW/1.1.1/ZA/231/09 z dnia r. (data wysłania r.). Kwota kosztów kwalifikowanych objętych wnioskiem: ,00 PLN, kwota do wypłaty: ,60 PLN. PowyŜsze pismo zostało podpisane przez koordynatora sekcji ds. płatności i sprawozdań. Pismem Kp/DIF/1739/10 z dnia r. IP II przedstawiła potwierdzenie wysłania przedmiotowego pisma, tj. z dnia r. Wniosek o płatność do systemu KSI wprowadzono w dniu r., co jest niezgodne z podprocesem 3.16 pkt. 31 IW IP II. Zapisy IW IP II stanowią, iŝ: Rejestracja wniosku o płatność w KSI (SIMIK 07-13) następuje w: Terminie do 3 dni roboczych od daty płatności (jednakŝe nie później niŝ w ostatnim dniu miesiąca, w którym dokonano płatności). Wniosek do KSI wprowadzono przed przelaniem środków do Beneficjenta. Zgodnie z wyjaśnieniem IP II zawartym w piśmie z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/1739/10 Wniosek o płatność wprowadzono zgodnie z zapisami Instrukcji UŜytkownika Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13, dokumentu nadrzędnego nad IW IP II, po zatwierdzeniu wniosku o płatność. W kolejnej wersji Instrukcji Wykonawczej (z 13

14 2010 roku) dostosowano jej zapisy do zapisów Instrukcji Wykonawczej Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK w tym zakresie. Informacje zawarte w karcie informacyjnej wniosku o płatność w KSI są zgodne z zapisami przedmiotowego wniosku o płatność złoŝonego pierwotnie w dniu r. oraz z dnia ostatniej korekty prócz zapisów dotyczących wskaźników produktu. Przyczyna rozbieŝności została opisana w informacji pokontrolnej, w części dotyczącej zgodności umowy o dofinansowanie projektu z informacjami ujętymi w KSI. W dniu r. koordynator zespołu ds. płatności i sprawozdawczości RPO zwrócił się drogą ową do kierownika sekcji kontroli o przeprowadzenie kontroli przedmiotowego projektu. Analiza przedstawionych do kontroli dokumentów wykazała, iŝ kontrola na zakończenie realizacji projektu została przeprowadzona w dniu r. Jednostka kontrolowana została poinformowana o kontroli pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/PW/ZK/JG/65/09, co stanowi niezgodność z podprocesem 3.13 pkt. 8 Kontrola na miejscu realizacji projektu wraz z kontrolą ex post dokumentacji związanej z procedurami udzielania zamówień publicznych w projekcie w ramach OP 1 RPO WP ( bez Dz. 1.3) IW IP II, zgodnie z którą poinformowanie Beneficjenta o kontroli określone jest na co najmniej 7 dni przed planowaną kontrolą. Podpisana przez Beneficjenta informacja pokontrolna do IP II wpłynęła w dniu r. bez pisma przewodniego Beneficjenta. W przedmiotowej Informacji Pokontrolnej nr 21/1.1.1/DIF/09, zaakceptowanej w dniu r. przez dyrektora RIF oraz podpisanej przez Beneficjenta w dniu r. w części Wnioski i rekomendacje, stwierdzono: W związku z niezrealizowaniem wskaźników rezultatu: liczba bezpośrednio utworzonych miejsc pracy oraz liczba nowych produktów zobowiązuje się Beneficjenta do osiągnięcia tych wskaźników do końca 2009 r. oraz do poinformowania ARP S.A. w Gdańsku o w/w fakcie. Nieosiągnięcie wskaźników moŝe skutkować wezwaniem do zwrotu części wypłaconej dotacji. W pozostałym zakresie projekt został zrealizowany prawidłowo. W ramach przeprowadzonej kontroli weryfikacji projektu dokonano w oparciu o: Listę sprawdzającą do kontroli projektów w ramach osi priorytetowej 1 RPO WP Rozwój i innowacje w MŚP (z wyłączeniem Działania 1.3) - zał. 3.13_4 do IW IP II. W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe projekt zrealizowany został zgodnie z harmonogramem rzeczowym oraz terminem określonym w umowie o dofinansowanie. Przedmiotowe dane, zawarte w informacji pokontrolnej, do KSI zostały wprowadzone w dniu r., co jest zgodnie z zapisami ww. podprocesu 3.13 pkt. 20 IW IP II. Dnia r. w związku z akceptacją wniosku o płatność końcową IP II pismem Kp/DIF/ZK/GS/3384/09 przesłała Beneficjentowi skorygowane zaświadczenie o pomocy de minimis na kwotę ,60 PLN, stanowiącej równowartość ,62 euro (wg średniego kursu NBP z dnia r.) z jednoczesnym stwierdzeniem o utracie waŝności poprzedniego zaświadczenia o pomocy de minimis z dnia r. o wartości brutto PLN, stanowiącej równowartość ,30 euro. Ww. zaświadczenie podpisane 14

15 zostało przez dyrektora RIF w dniu r. Dnia r. (pismo z dn r.) koordynator zespołu ds. płatności i sprawozdań RPO WP RIF przekazał pismo do Działu Finansowo-Księgowego ARP S.A. o przekazanie na konto Beneficjenta kwoty zaakceptowanej do wypłaty: ,60 PLN, w tym EFRR ,71 PLN, budŝet państwa ,89 PLN, w ramach złoŝonego wniosku o płatność WNP-RPPM / W dniu r. IP II pismem Kp/DIF/PW/1.1.1/AM/254/09 poinformowała Beneficjenta, iŝ dnia r. IP II dokonała na wskazany rachunek bankowy przelewu środków w kwocie ,60 PLN tytułem refundacji kosztów kwalifikowanych zatwierdzonych w ww. wniosku o płatność. Informacje do Beneficjenta przekazano równieŝ drogą ową w dniu r. Do kontroli przedstawiono potwierdzenie realizacji przelewu (ibre BANKING) wydruk z dn r. potwierdzający dokonanie przelewu w dniu r. na konto Beneficjenta kwoty ,60 PLN. Dnia r. IP II pismem Kp/DIF/PW/1.1.1/AK/628/09, w związku ze zrealizowaniem i rozliczeniem projektu WND-RPPM /08, przesłała dla Beneficjenta formularz deklaracji zamknięcia pomocy, zatwierdzony w dniu r. przez z-cę dyrektora RIF ds. WdraŜania. Ww. deklarację IP II przesłała Beneficjentowi, takŝe drogą ową w dniu r. W ramach weryfikacji dowodów księgowych i innych dokumentów potwierdzających poniesione przez beneficjenta wydatki, stwierdzono nw. kopie: 1. Faktura VAT nr M/140/2008 z dn. 2008/10/03, wystawiona przez firmę Graso Zenon Sobiecki, Starogard Gdański, Krąg 4 A, na kwotę netto PLN, kwotę brutto PLN. Faktura dot. dostawy zespołu pakowania półautomatycznego ZPP Faktura VAT nr FM1608/10/08 z dn wystawiona przez firmę DAMET sp.j. Dańko, Jaksina Tuchom BB, Chwaszczyno, na kwotę netto 4 431,00 PLN, podatek VAT 22% 947,82 PLN, kwota brutto 5 405, 82 PLN, dotycząca dostawy: zszywacz pneumatyczny wraz zszywkami. 3. Faktura VAT nr 00047/2008 r. została wystawiona przez firmę ENERGO Sławomir Hartwich, Trzemeszno, Dąbrowskiego 41, w dniu r., data sprzedaŝy r. na kwotę netto PLN, podatek VAT 22% 3 872,00 PLN, kwota brutto ,00 PLN, dotyczy dostawy: Lp.1. Spieniarka parafin, Lp. 2. Topielnik do parafiny. 4. Faktura VAT nr 0126/10/2008 r. została wystawiona prze firmę DOLECKI Arkadiusz Dolecki, Bernardyńska 50/3, Gliwice, w dniu r., data sprzedaŝy r. na kwotę netto PLN, podatek VAT 22% ,40 PLN, kwota brutto ,40 PLN, dotyczy dostawy: Lp.1. Prasa hydrauliczna automatyczna 8-gn., Lp 2. Przenośnik próŝniowy 800 kg/h, Lp.3. Topialnik parafiny 600 l, Lp. 4. Urządzenie dozujące automatyczne. Weryfikacja faktur wykazała, iŝ wszystkie kopie faktur zostały opatrzone na pierwszej stronie informacją o wniosku o płatność, w którym faktury zostały ujęte i informacją o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR oraz budŝetu państwa w ramach RPO WP na lata Na odwrocie dokumentu podano nr umowy o dofinansowanie, tytuł projektu, 15

16 opis związku wydatku z projektem - tj. podano nr działania, informację o poprawności formalnej i merytorycznej, sporządzono opis w zakresie stosowania ustawy Pzp oraz informację IP II o dokonaniu sprawdzenia pod względem merytorycznym oraz zgodności z przepisami o rachunkowości i podatkowymi, jak równieŝ podano zatwierdzoną kwotę do wypłaty. Do wniosku o płatność Beneficjent załączył dokumenty potwierdzające dokonanie płatności: wyciągi bankowe oraz dyspozycje kredytobiorcy wypłaty środków z kredytu celowego, potwierdzenia wykonania dyspozycji płatności z rachunku bankowego Beneficjenta oraz dowody przyjęcia środka trwałego do uŝytkowania OT, jak równieŝ inne dokumenty (noty korygujące ) oraz oświadczenia. W przypadku dostaw powyŝej PLN, zgodnie z zapisami Podręcznika Beneficjenta Rozdział 9 Stosowanie przepisów dotyczących zamówień publicznych oraz przejrzystość wydatkowania środków w ramach projektu w sprawie uznania poniesionych wydatków za kwalifikowalne Beneficjent we wniosku o płatność przedstawił oferty wraz z oświadczeniem z dnia r. dot. prowadzenia negocjacji z firmą DOLECKI Arkadiusz Dolecki oraz oświadczeniem z dnia r. dot. braku podpisania umowy z ww. firmą, określającą m.in. sporządzanie protokołów odbioru-dostaw, jak równieŝ uzasadnienie z dnia r. o dokonaniu wyboru oferty firmy DOLECKI. Weryfikacja zgodności danych pomiędzy KSI a systemem księgowym IP II zgodnie z pismem z dnia r. o sygn.: Kp/DIF/1509/10 stanowiącym załącznik nr 7 do niniejszej informacji pokontrolnej jest dokonywana: IP II dokonuje weryfikacji zgodności danych pomiędzy KSI SIMIK a systemem księgowym IP II, zgodnie z podprocesem 3.16 Instrukcji Wykonawczej IP II w terminie do 20 miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. Weryfikacja danych odbywa się na podstawie wydruków z systemu księgowego IP II, sporządzonego przez Dział Księgowości ARP S.A. Pracownicy poszczególnych Zespołów Sekcji Płatności i Sprawozdań dokonują weryfikacji zgodności danych pomiędzy KSI SIMIK a otrzymanym wydrukiem z ksiąg, w zakresie projektów dotyczących danego zespołu. Akceptacja formularza weryfikacji dokonuje Główna Księgowa ARP S.A. Dnia r. Beneficjent pismem z dnia r. oświadczył o wywiązaniu się z zaleceń pokontrolnych dot. wprowadzenia nowych produktów w ilości 45 oraz utworzenia nowego stanowiska pracy. W dniu r. Beneficjent przesyła pismem z dn r. poprawnie sporządzoną umowę dot. utworzenia nowego miejsca pracy. W odpowiedzi na a IP II z dnia r. dot. wywiązania się z osiągnięcia wskaźników rezultatu oraz powiadomienia o tym fakcie ARP S.A. Beneficjent pismem w dniu r. przesyła brakujące dokumenty potwierdzające zrealizowanie w pełni wymogów zaleceń pokontrolnych dot. dokumentów ZUS RCA. NaleŜy podkreślić, iŝ w ramach połączonej oceny wykonalności i strategicznej wniosek z uwagi na przewidywany wskaźnik zatrudniania 2 osób, otrzymał 8 pkt. W wyniku analizy zapisów karty kontroli w KSI dot. przedmiotowego projektu stwierdzono niezamieszczenie zapisów wywiązania się z zaleceń pokontrolnych, co jest niezgodne z zapisem Instrukcji uŝytkownika KSI SIMIK Cykl Ŝycia projektu z r., gdzie w polu < zalecenia pokontrolne > naleŝy wprowadzić krótką informację na temat zaleceń pokontrolnych oraz dokonać ich ewentualnej aktualizacji/ uzupełnienia po uzyskaniu odpowiednich działań. O powyŝszym poinformowano pracownika sekcji kontroli IP II. Ponowna weryfikacja karty 16

17 kontroli przedmiotowego projektu wykazała uzupełnienie danych dot. wywiązania się Beneficjenta z zaleceń pokontrolnych. Wydruk z dn r. stanowi dokumentację z przeprowadzonej kontroli. Wniosek o dofinansowanie nr WND-RPPM /08 Umowa o dofinansowanie nr UDA-RPPM /08 Ocena formalna wniosku o dofinansowanie została zakończona w dniu r. Zgodnie z IW IP II Beneficjent został poinformowany, iŝ wniosek został odrzucony z powodu niespełnienia kryteriów formalnych - PKD Projektu nie znalazł się w KSR wnioskodawcy, co przemawiało za rozszerzeniem działalności. PowyŜsza informacja została równieŝ przekazana faksem. W odpowiedzi na ww. pismo Beneficjent dnia r. złoŝył protest do Wojewody Pomorskiego za pośrednictwem IP II- odwołanie od negatywnej oceny wniosku. Pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/1327/08 Beneficjent został poinformowany, iŝ protest jego został uznany za zasadny i wniosek został przywrócony do oceny formalnej. Beneficjent został równieŝ wezwany do korekty wniosku o aktualny PKD, aby był zgodny z wpisem w KRS. Pismem z dnia r. Beneficjent przekazał pełny odpis KRS wg stanu na dzień r. Ponowna ocena formalna wniosku o dofinansowanie została zakończona w dniu r. Wniosek pozytywnie przeszedł weryfikację sumy kontrolnej oraz kryteriów dopuszczalności i kryteriów administracyjnych. Beneficjent został poinformowany o pozytywnej ocenie formalnej pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/ZK/AB/729/08. PowyŜsza informacja została równieŝ przekazana faksem w dniu r. Wniosek o dofinansowanie został wprowadzony do KSI SIMIK w dniu r. Z wynikiem pozytywnym wniosek został przekazany do połączonej oceny wykonalności i strategicznej. Wniosek o dofinansowanie przeszedł ocenę wykonalności, natomiast w ramach oceny strategicznej uzyskał 82 pkt. od pierwszego eksperta dokonującego oceny oraz 46 pkt. od drugiego. Ocena trzeciego Eksperta była decydująca, poniewaŝ róŝnica punktowa w ocenach dwóch ekspertów pozwalała na uzyskanie punktów powyŝej 60 punktów lub poniŝej 60 punktów. Trzeci ekspert nie dokonywał oceny wykonalności, gdyŝ nie wystąpiły rozbieŝności między pierwszym i drugim ekspertem i wykonał tylko ocenę strategiczną- przyznając 46 punktów. Zgodne z regulaminem Zespołu Ekspertów 1.1 i pkt.15 Ostateczną oceną strategiczną w takim przypadku będzie ocena trzeciego członka ZE. Pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/1891/08 Beneficjent został poinformowany o ilości zdobytych punktów. Informacja ta została przekazana listem poleconym za potwierdzeniem odbioru w dniu r. W informacji tej brak pouczenia o moŝliwości złoŝenia protestu. W odpowiedzi na ww. pismo Beneficjent dnia r. złoŝył protest do Wojewody Pomorskiego za pośrednictwem IP II- odwołanie od przeprowadzonej oceny strategicznej wniosku. Pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/2117/08 Beneficjent został poinformowany, iŝ protest jego został uznany za zasadny i wniosek został przywrócony do oceny strategicznej. W wyniku ponownej oceny strategicznej wniosek o dofinansowanie uzyskał 82 pkt. od pierwszego eksperta oraz 82 pkt. od drugiego eksperta dokonującego oceny. Wniosek przeszedł pozytywnie ocenę strategiczną z ilością 82 pkt. Pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/2165/08 Beneficjent został poinformowany o ilości zdobytych punktów. Informacja ta została przekazana listem faksem w dniu r. 17

18 Pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/GS/1376/08 wnioskodawca został poinformowany o uzyskaniu dofinansowania. ZWP Uchwałą nr 91/180/09 z dnia r. zatwierdził listę projektów otrzymujących dofinansowanie w ramach konkursu _1 Na przedmiotowej liście znalazł się wniosek o dofinansowanie projektu firmy HYDROTEST S.A. pt. Zakup wycinarki laserowej w przedsiębiorstwie HYDROTEST Sp. z o.o. w miejscowości Wocławy a) wartość projektu , 00 PLN b) dofinansowanie ze środków EFRR ( 42,50% ) ,00 PLN c)współfinansowanie ze środków budŝetu państwa ,00 PLN (nie więcej niŝ 7,50% całkowitych wydatków kwalifikowanych) Pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/2487/08 Beneficjent został poinformowany o wyborze wniosku do dofinansowania. Ww. informacja została wysłana listem poleconym w dniu r. Jednocześnie pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/BW/1376/08, Wnioskodawca został poinformowany o konieczności złoŝenia dodatkowych dokumentów przed podpisaniem umowy. Wyznaczono termin na uzupełnienie dokumentów do dnia r. i jest on zgodny z procedurą opisaną w IW IP II. W dniu r. Beneficjent zwrócił się z prośbą o przedłuŝenie okresu realizacji projektu do r. (data wpływu do IP II r.). PowyŜsza prośba została uwzględniona podczas weryfikacji harmonogramu rzeczowo-finansowego. Na etapie oceny dodatkowej dokumentacji przed podpisaniem umowy o dofinansowanie Beneficjent został zweryfikowany w rejestrze podmiotów wykluczonych, co potwierdzają wydruki z ww. rejestru z dnia r. Dostarczone przez Beneficjenta dodatkowe dokumenty zostały poddane weryfikacji formalno prawnej w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania dokumentów za pomocą listy sprawdzającej kompletność i poprawność dostarczonych dokumentów do podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Ww. lista została zatwierdzona w dniu r. Jednocześnie dokonano weryfikacji harmonogramu rzeczowo-finansowego, dostarczonego przez Beneficjenta. Lista sprawdzająca w/w harmonogram (zał.3.2_4) została zatwierdzona w dniu r. Projekt umowy został parafowany przez radcę prawnego w dniu r. Projekt umowy został zweryfikowany zgodnie z zasadą dwóch par oczu na podstawie listy sprawdzającej kompletność i poprawność przygotowanej umowy o dofinansowanie projektu (zał.3.2_3). Ww. lista została zatwierdzona w dniu r. Na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie Beneficjent nie został zweryfikowany w rejestrze podmiotów wykluczonych. Pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/1739/10 IP II przekazała kserokopię listy sprawdzającej kompletność i poprawność przygotowanej umowy o dofinansowanie projektu oraz wydruk z rejestru podmiotów wykluczonych z dnia r. Uwzględniając przedmiotową datę stwierdza się, Ŝe Beneficjent został poprawnie zweryfikowany w rejestrze podmiotów wykluczonych na etapie podpisywania umowy, poniewaŝ umowa została podpisana w dniu r. W dniu r. wnioskodawca został zaproszony do IP II w celu podpisania umowy w terminie do dnia r. pismo o sygnaturze Kp/DIF/ZK/GS/1790/08. Informacja ta została przekazana mailem oraz listem poleconym. W dniu r. została podpisana umowa o dofinansowanie Projektu w ramach RPO WP o numerze UDA-RPPM / Wartość projektu wynosi ,00 PLN, z czego wydatki kwalifikowalne ,00 PLN, dofinansowanie ze środków 18

19 Funduszu oraz ze środków budŝetu państwa wynosi łącznie ,00 PLN, wydatki niekwalifikowalne ,00 PLN. Termin rozpoczęcia realizacji projektu określono na r., zakończenia realizacji na r., zgodnie z wcześniejszą prośbą Beneficjenta o przedłuŝenie terminu realizacji. Ponadto umowa określa datę kwalifikowania wydatków od r. Przy piśmie z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/ZK/GS/5/09 przekazano Beneficjentowi jeden egzemplarz umowy wraz z zaświadczeniem o pomocy de minimis. Umowa zakłada, iŝ czynności związane z odzyskaniem środków nieprawidłowo wydatkowanych przez IP II prowadzić będzie IZ RPO WP. Ponadto IZ RPO WP będzie wskazywać termin oraz rachunek bankowy, na który Beneficjent będzie zobowiązany do zwrotu środków w przypadku ich nieprawidłowego wykorzystania. RównieŜ decyzje o zwrocie środków, o których mowa w art. 211 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, będą wydawane przez IZ RPO WP i to IZ RPO WP będzie podejmowała czynności zmierzające do odzyskania dofinansowania wraz z odsetkami. W oparciu o ww. Uchwałę została podpisana umowa o dofinansowanie nr UDA- RPPM /08-00 pomiędzy ZWP a firmą HYDROTEST S.A., której integralną część stanowi wniosek o płatność. Wartość projektu i źródła finansowania zostały ustalone w następującej wysokości: a) wartość projektu ,00 PLN b) całkowite wydatki kwalifikowalne ,00 PLN c) dofinansowanie ze środków EFRR (42,50%) ,00 PLN d) dofinansowanie z budŝetu państwa ,00 PLN Termin realizacji projektu: a) rozpoczęcie realizacji projektu: r. b) zakończenie realizacji projektu: r. W ramach projektu załoŝono osiągnięcie następujących wskaźników: Lp. Nazwa wskaźnika Jednostka miary Planowane Osiągnięte od początku realizacji projektu (wynikające z badanego wniosku o płatność) Produktu Liczba nabytych środków trwałych szt Liczba wdroŝonych nowych szt. 1 1 rozwiązań technologicznych Rezultatu 1 Liczba bezpośrednio utworzonych miejsc pracy etat (KSI) Liczba nowych usług szt Liczba nowych produktów szt. 1 0 przewozach towarowych Planowane wydatki w ramach projektu wg podstawowych kategorii kosztowych (wydatki kwalifikowalne): 19

20 Lp. Nazwa wydatku Kwota zaplanowana we wniosku o dofinansowanie (zgodnie z aneksem nr 1) Wydatki kwalifikowalne w ramach weryfikowanego wniosku o płatność Wydatki kwalifikowalne od początku realizacji projektu 1 Zakup uŝywanej , , ,00 wycinarki laserowej RAZEM , , ,00 Informacje zawarte w karcie informacyjnej umowy projektu w KSI są zgodne z zapisami umowy o dofinansowanie nr UDA-RPPM /08-00 z dnia r. za wyjątkiem wskaźników produktu i rezultatu. PowyŜsze wynika z niewprowadzenia do KSI wskaźników produktu wymienionych w pozycji nr 1. Przyczyną tego jest brak odpowiednich wskaźników na liście wskaźników kluczowych przechowywanych w KSI, stanowiących załącznik nr 3 do Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej z dnia r. Biorąc pod uwagę przekazaną w dniu r., w odpowiedzi na pismo kontrolujących, listę zmapowanych wskaźników, naleŝy uznać, iŝ wszystkie moŝliwe do wprowadzenia do KSI wskaźniki zostały ujęte na karcie informacyjnej umowy o dofinansowanie projektu. W systemie KSI wskaźnik rezultatu liczba nowych produktów/usług jest wprowadzany pod jedną pozycją, natomiast we wniosku o dofinansowanie oba składniki zostały oddzielnie zdefiniowane i oznaczone: (KSI) liczba nowych usług (szt.), liczba nowych produktów. Pismem z dnia r. o sygnaturze Kp/DIF/1739/10 IP II przekazała kserokopię korespondencji mailowej z dnia r. od IZ RPO WP w sprawie stosowania ww. wskaźników. IP II po konsultacji z IZ RPO WP otrzymała wytyczne jeŝeli w wyniku realizacji projektu powstanie zarówno nowy produkt i nowa usługa to do KSI (SIMIK 07-13) naleŝy oba te wskaźniki wpisywać łącznie tzn. zsumować w jeden wskaźnik liczba nowych produktów/usług. W dniu r. Beneficjent wniósł zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie w formie weksla in blanco, do wysokości ,00 PLN. W oparciu o złoŝone zabezpieczenie sporządzono listę sprawdzającą zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu zgodnie z zał. 3.6_1 do IW IP II. W/w lista została sporządzona dnia r. Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy zostało równieŝ sprawdzone pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego w dniu r. Weksel in blanco został wpisany do Rejestru zabezpieczeń do umów o dofinansowanie Projektu pod poz. 24. W dniu r. zabezpieczenie zostało odebrane przez pracownika Działu Księgowości oraz zdeponowane w szafie pancernej. Wniesione zabezpieczenie zostało zaksięgowane na koncie 900-IP , w wysokości wynikającej z zawartej umowy tj ,00 PLN. W dniu r. wystawiono dla Beneficjenta zaświadczenie o pomocy de minimis o wartości brutto ,00 PLN, stanowiącej równowartość ,01 EUR (wg średniego kursu NBP z dnia r. wynosiła 4,1848 PLN). Oświadczenie o wielkości i przeznaczeniu pomocy publicznej otrzymanej w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą, na pokrycie których ma być przeznaczona pomoc de minimis, zostało złoŝone na etapie dostarczenia dodatkowych dokumentów przed 20