Proces podpisania umowy o dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania 1.1.1

Transkrypt

1 Proces podpisania umowy o dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania Bartosz Wietrzykowski Regionalna Instytucja Finansująca Gdańsk, r. Załączniki wymagane na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie projektu: 1. Wniosek o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami. (jeśli dotyczy) 2. Harmonogram rzeczowo-finansowy projektu. 3. Zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON. 4. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z podatkami na rzecz Skarbu Państwa. 5. Zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu z naleŝnościami wobec Skarbu Państwa. 6. Prawomocne pozwolenie na budowę, zgłoszenie budowy lub robót budowlanych. (jeśli dotyczy) 7. Oświadczenie o zgodności dokumentacji technicznej z zakresem rzeczowym projektu. (jeśli dotyczy) 8. Pełnomocnictwo w przypadku, gdy umowa o dofinansowanie projektu podpisywana będzie w imieniu Wnioskodawcy przez pełnomocnika. (jeśli dotyczy) 9. Oświadczenie o wyborze zabezpieczenia realizacji projektu. 10. Pisemna prośba Wnioskodawcy dotycząca zaktualizowania terminu realizacji projektu i ewentualnego przesunięcia terminu osiągnięcia wskaźników realizacji projektu bez zmian ich wartości. (jeśli dotyczy) 11. Dokument dotyczący numeru rachunku bankowego na potrzeby zaliczki. (jeśli dotyczy) 12. Oświadczenie o otrzymanej wielkości pomocy de minimis lub nieotrzymanej pomocy de minimis. 13. Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis. 14. Oświadczenie o spełnianiu kryteriów MŚP. 15. Dokumentacja potwierdzająca poprawność przeprowadzonej procedury Oceny Oddziaływania na Środowisko (OOŚ) oraz wpływu projektu na obszary NATURA (jeśli dotyczy)

2 Wniosek o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami. (jeśli dotyczy) W przypadku Działań, u których we wniosku o dofinansowanie projektu nie dokonano zmian w budŝecie projektu Wnioskodawcy nie są zobowiązani do złoŝenia drugiego egzemplarza wniosku o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami, poniewaŝ ARP S.A. kseruje zatwierdzony przez ZWP do dofinansowania egzemplarz wniosku o dofinansowanie projektu i dołącza go, jako załącznik do umowy o dofinansowanie projektu, który zostanie potwierdzony przez Wnioskodawcę na etapie podpisywania ww. umowy. Wniosek o dofinansowanie projektu- zmiany w budŝecie dokonane przez Zespół Ekspertów lub przez ZWP. W przypadku, gdy Zespół Ekspertów lub Zarząd Województwa Pomorskiego dokonał za zgodą Wnioskodawcy zmian w budŝecie projektu, Wnioskodawca ma obowiązek złoŝenia nowego wniosku o dofinansowanie projektu wraz z odpowiednimi załącznikami w dwóch egzemplarzach (oryginał wraz z kopią) wraz z wersją elektroniczną. PowyŜszy wniosek powinien zawierać wyłącznie zmiany zatwierdzone przez Zespół Ekspertów lub w przypadku korekty budŝetu przez Zarząd Województwa Pomorskiego. Uwaga!! Wniosek o dofinansowanie projektu w wersji elektronicznej naleŝy zapisać na płycie CD/DVD w formacie PDF i xml, natomiast biznes plan w formacie *.doc/*.docx programu Microsoft Word.

3 Harmonogram rzeczowo-finansowy. Harmonogram rzeczowo - finansowy powinien być opracowany w oparciu o zatwierdzony wniosek o dofinansowanie, który będzie stanowił załącznik do umowy o dofinansowanie projektu. Harmonogram naleŝy złoŝyć w dwóch egzemplarzach papierowych oraz w wersji elektronicznej. KaŜda strona harmonogramu rzeczowo-finansowego powinna być parafowana, w tym na ostatniej stronie ARP S.A. wymaga czytelnych podpisów osób upowaŝnionych oraz pieczątki firmy. Uwaga!! Wzór harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu zawarty jest w załącznikach Instrukcji Przygotowania Załączników do Umowy. Zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON. Zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON Wnioskodawca musi złoŝyć w dwóch kopiach potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upowaŝnione zgodnie z dokumentem rejestrowym lub upowaŝnioną/e osobę/y reprezentującą Wnioskodawcę na podstawie stosownego pełnomocnictwa (co najmniej forma pisemna z podpisem/ami poświadczonymi notarialnie).

4 Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z podatkami na rzecz Skarbu Państwa. NaleŜy złoŝyć oryginał wraz z kopią potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upowaŝnione zgodnie z dokumentem rejestrowym lub upowaŝnioną/e osobę/y reprezentującą Wnioskodawcę na podstawie stosownego pełnomocnictwa (co najmniej forma pisemna z podpisem/ami poświadczonymi notarialnie). Uwaga!! Zaświadczenie z US musi być aktualne tzn. wystawione nie wcześniej niŝ 1 miesiąc przed dniem złoŝenia wniosku składanego w ramach danego konkursu. W przypadku spółki cywilnej lub jawnej Wnioskodawca musi złoŝyć dodatkowo zaświadczenia na wszystkich wspólników. Zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu z naleŝnościami wobec Skarbu Państwa NaleŜy złoŝyć oryginał wraz z kopią potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upowaŝnione zgodnie z dokumentem rejestrowym lub upowaŝnioną/e osobę/y reprezentującą Wnioskodawcę na podstawie stosownego pełnomocnictwa (co najmniej forma pisemna z podpisem/ami poświadczonymi notarialnie). Uwaga!! Zaświadczenie z ZUS musi być aktualne tzn. wystawione nie wcześniej niŝ 1 miesiąc przed dniem złoŝenia wniosku składanego w ramach danego konkursu. W przypadku spółki cywilnej lub jawnej Wnioskodawca musi złoŝyć dodatkowo zaświadczenia na wszystkich wspólników.

5 Zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu z naleŝnościami wobec Skarbu Państwa. W przypadku spółek cywilnych oraz spółek jawnych, w których wspólnicy nie rozliczają się samodzielnie z ZUS, tylko wspólnie na jednym raporcie rozliczeniowym ZUS DRA wraz z pracownikami, zobowiązani są złoŝyć odpowiednio: zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu z naleŝnościami wobec Skarbu Państwa wystawione na spółkę cywilną lub spółkę jawną (oryginał wraz z kopią potwierdzoną za zgodność z oryginałem ) oraz raport ZUS DRA za ostatni miesiąc rozliczeniowy oraz raporty imienne RCX (lub inne raporty imienne jeśli dotyczy) wystawione na wspólników danej spółki cywilnej lub spółki jawnej. Raport ZUS DRA oraz raporty imienne RCX naleŝy złoŝyć w dwóch egzemplarzach potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upowaŝnione. Prawomocne pozwolenie na budowę, zgłoszenie budowy lub robót budowlanych. (jeśli dotyczy) Odpowiednio dla Działań 1.1 i 1.2 termin złoŝenia prawomocnego pozwolenia na budowę, zgłoszenia budowy lub robót budowlanych wraz z niezbędnymi dokumentami do podpisania umowy o dofinansowanie projektu wynosi do 3 miesięcy od daty wysłania do Wnioskodawcy pisma z prośbą o dostarczenie niezbędnych dokumentów do podpisania umowy. PowyŜszy dokument naleŝy złoŝyć w dwóch kopiach potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upowaŝnione zgodnie z dokumentem rejestrowym lub upowaŝnioną/e osobę/y reprezentującą Wnioskodawcę na podstawie stosownego pełnomocnictwa (co najmniej forma pisemna z podpisem/ami poświadczonymi notarialnie). Do momentu złoŝenia przez Wnioskodawcę wyŝej wymienionych dokumentów proces tworzenia umowy o dofinansowanie projektu zostaje wstrzymany.

6 Oświadczenie o zgodności dokumentacji technicznej z zakresem rzeczowym projektu. (jeśli dotyczy) Dotyczy projektów, które wymagają prawomocnego pozwolenia na budowę, zgłoszenia budowy lub robót budowlanych. W powyŝszych projektach Wnioskodawca jest zobowiązany do złoŝenia ww. oświadczenia, w którym oświadcza, Ŝe: - posiada dokumentację techniczną Projektu, - dokumentacja ta stanowi załącznik do decyzji w sprawie pozwolenia na budowę/ zgłoszenia budowy lub robót budowlanych, - jest ona w pełni zgodna z zakresem rzeczowym Projektu. Wnioskodawca dodatkowo ww. oświadczeniem zobowiązuje się, Ŝe na Ŝądanie Instytucji Pośredniczącej II stopnia udostępni lub dostarczy pełną dokumentację techniczną przedsięwzięcia, w celu przeprowadzenia rzetelnej i bezstronnej oceny merytoryczno - technicznej projektu. UWAGA!! Wzór oświadczenia o zgodności dokumentacji technicznej z zakresem rzeczowym projektu zawarty jest w załącznikach Instrukcji Przygotowania Załączników do Umowy. Pełnomocnictwo w przypadku, gdy umowa o dofinansowanie projektu podpisywana będzie w imieniu Wnioskodawcy przez pełnomocnika. (jeśli dotyczy) Pełnomocnictwo jest wymagane w przypadku, gdy umowa o dofinansowanie projektu podpisywana będzie w imieniu Wnioskodawcy przez pełnomocnika. Powinno być złoŝone w dwóch egzemplarzach tzn.: - w oryginale (co najmniej forma pisemna z podpisem potwierdzonym przez notariusza), - oraz w kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upowaŝnione zgodnie z dokumentem rejestrowym.

7 Oświadczenie o wyborze zabezpieczenia realizacji projektu Wnioskodawca powinien wskazać w oświadczeniu preferowany rodzaj zabezpieczenia umowy o dofinansowanie projektu, które zgodnie z treścią ww. umowy jest zobowiązany złoŝyć w ARP S.A. w terminie 30 dni od dnia jej podpisania. PowyŜsze oświadczenie jest wymagane w oryginale. UWAGA!! Wzór ww. oświadczenia zawarty jest w załącznikach Instrukcji Przygotowania Załączników do Umowy. Oświadczenie o wyborze zabezpieczenia realizacji projektu

8 Oświadczenie o wyborze zabezpieczenia realizacji projektu,dnia Na zapłac za ten weksel, ale nie na jego zlecenie WEKSEL sumę Płatny Jan Kowalski Anna Kowalska Józef Nowak* Maria Nowak* Weksel oraz deklaracja wystawcy weksla in blanco musi zostać podpisana przez osoby uprawnione w obecności uprawnionego pracownika Agencji Rozwoju Pomorza S.A. lub mogą zostać złoŝone w ARP S.A. z podpisami potwierdzonymi notarialnie. Podpisy osób uprawnionych (wzór dla os. fizycznej, *sp. cywilnej) Oświadczenie o wyborze zabezpieczenia realizacji projektu W momencie składania zabezpieczenia ARP S.A. wymaga aktualnego dokumentu rejestrowego Beneficjenta (tj. nie starszego niŝ miesiąc od daty złoŝenia zabezpieczenia). Istnieje moŝliwość złoŝenia kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę/y upowaŝnione zgodnie z ww. dokumentem lub na podstawie stosownego pełnomocnictwa (co najmniej forma pisemna z podpisem/ami poświadczonymi notarialnie). Np.: W przypadku wyboru weksla in blanco Beneficjent zobowiązany jest dostarczyć = weksel in blanco + deklarację wystawcy weksla in blanco + dokument rejestrowy. UWAGA!! Wzór Deklaracji wystawcy weksla in blanco oraz weksla zawiera Instrukcja Przygotowania Załączników do Umowy.

9 Oświadczenie o wyborze zabezpieczenia realizacji projektu. UWAGA!! Instrukcja Przygotowania Załączników do Umowy zawiera równieŝ załącznik o nazwie: Instrukcja dotycząca poprawności składanych dokumentów do weksla. Załącznik ten stanowi dla Beneficjenta przewodnik, w którym w zaleŝności od formy prawnej moŝe przeczytać, co wymagane będzie od Niego przy składaniu tego rodzaju zabezpieczenia. Pisemna prośba Wnioskodawcy dotycząca zaktualizowania terminu realizacji projektu i W uzasadnionych przypadkach, gdy po złoŝeniu wniosku o dofinansowanie projektu zaistniały przyczyny niezaleŝne od Wnioskodawcy, które wymuszają konieczność zaktualizowania terminu realizacji projektu określonego we wniosku, istnieje moŝliwość złoŝenia pisemnej prośby o zaktualizowanie terminu realizacji projektu wraz z uzasadnieniem. UWAGA!! Pisemna prośba dotycząca zaktualizowania terminu realizacji projektu musi być podpisana przez Wnioskodawcę zgodnie z dokumentem rejestrowym lub upowaŝnioną/e osobę/y reprezentującą Wnioskodawcę na podstawie stosownego pełnomocnictwa (co najmniej forma pisemna z podpisem/ami poświadczonymi notarialnie). WAśNE!! 1.W przypadku pisemnej prośby o zaktualizowanie terminu realizacji projektu Beneficjent zobowiązany jest dołączyć do niej nowy harmonogram rzeczowofinansowy zawierający aktualny termin realizacji projektu. 2. Wszystkie wydatki muszą być poniesione w okresie realizacji projektu.

10 ewentualnego przesunięcia terminu osiągnięcia wskaźników realizacji projektu bez zmian ich wartości. (jeśli dotyczy) Aktualizacja terminu realizacji projektu, moŝe wiązać się z koniecznością przesunięcia terminu osiągnięcia wskaźników ujętych w sekcji D.1. Wskaźniki realizacji celów Projektu wniosku o dofinansowanie projektu. Przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu istnieje moŝliwość złoŝenia zaktualizowanej sekcji D.1 wniosku o dofinansowanie projektu w postaci tabelarycznej, uwzględniającej przesunięcie terminu osiągnięcia wskaźników, bez zmian ich wartości. (np. planowane zakończenie realizacji projektu było określone we wniosku o dofinansowanie projektu na r., co miało odzwierciedlenie we wskaźnikach produktu w sekcji D, w której wnioskodawca wykazał, Ŝe dane środki trwałe zostaną zakupione w 2009 roku. W związku z koniecznością przedłuŝenia terminu realizacji projektu do rok, wnioskodawca powinien zatem wraz z terminem realizacji projektu odpowiednio przesunąć termin osiągnięcia ww. wskaźnika na 2010 rok.) Wzór Tabeli zawarty jest w załącznikach Instrukcji Przygotowania Załączników do Umowy. PowyŜsza tabela powinna być złoŝona w formie elektronicznej (w formacie *.doc na płycie CD/DVD) i papierowej w dwóch egzemplarzach podpisanych przez osoby upowaŝnione. Oświadczenie dotyczące numeru rachunku bankowego na potrzeby zaliczki. (jeśli dotyczy) W zawiązku z wprowadzeniem moŝliwości otrzymania przez Wnioskodawców zaliczek na pokrycie części wydatków kwalifikowanych dla projektów realizowanych w ramach RPO WP , Wnioskodawcy, którzy pragną skorzystać z formy ww. zaliczki są zobowiązani do załoŝenia wyodrębnionego rachunku bankowego, na który zostanie przekazana płatność w postaci zaliczki, a co się z tym wiąŝe do złoŝenia przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu oświadczenia dotyczącego numeru rachunku bankowego. PowyŜsze oświadczenie powinno zawierać: -dane posiadacza rachunku, -numer rachunku, nazwę banku, -adres banku.

11 Oświadczenie o wielkości otrzymanej pomocy de minimis lub nieotrzymanej pomocy de minimis. ARP S.A. jest zobowiązana do zbadania limitu udzielania pomocy de minimis w dniu podpisania umowy o dofinansowanie. W związku z tym Wnioskodawcy, którym zostało przyznane dofinansowanie w ramach RPO WP i dla których jest tworzona umowa o dofinansowanie projektu, zostaną poproszeni o złoŝenie w dniu podpisania umowy Oświadczenia o otrzymanej wielkości pomocy de minimis lub nieotrzymanej pomocy de minimis. UWAGA!! Wzór Oświadczenia o wielkości otrzymanej pomocy de minimis lub nieotrzymanej pomocy de minimis znajduje się na stronie ARP S.A. ( w zakładce Dokumenty konkursowe. Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis. W związku z wejściem w Ŝycie w dniu 5 kwietnia 2010 r. Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. Nr 53, poz. 311) Beneficjenci podziałania zobowiązani są złoŝyć FORMULARZ INFORMACJI PRZEDSTAWIANYCH PRZY UBIEGANIU SIĘ O POMOC DE MINIMIS. UWAGA!! Wzór Formularza informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis znajduje się na stronie ARP S.A. ( w zakładce Dokumenty konkursowe.

12 Oświadczenie o spełnianiu kryteriów MŚP. W celu zweryfikowania statusu przedsiębiorstwa, Wnioskodawcy którym zostało przyznane dofinansowanie w ramach RPO WP i dla których będzie tworzona umowa o dofinansowanie projektu, zobowiązani są do złoŝenia w przed podpisaniem umowy Oświadczenia o spełnieniu kryteriów MŚP (wzór oświadczenia i załączniki dostępne są na stronie PowyŜsze oświadczenie naleŝy złoŝyć podpisane przez Wnioskodawcę. UWAGA!! Wzór Oświadczenia o spełnianiu kryteriów MŚP znajduje się na stronie ARP S.A. ( w zakładce Dokumenty konkursowe. Proces tworzenia umowy w skrócie.

13 Zawarcie umowy o dofinansowanie projektu. 1. Podpisanie umowy w siedzibie ARP S.A. ARP S.A. Wysłanie zaproszenia do podpisania umowy w podanym terminie w siedzibie ARP S.A., przez osobę/osoby upowaŝnioną zgodnie z dokumentem rejestrowym Beneficjent Podpisanie 2 egz. umowy przez Zarząd ARP S.A Po podpisaniu przez Beneficjenta, 2 egz. umowy pozostają w ARP S.A. w celu podpisania ich przez Zarząd ARP S.A. Podpisanie 2 egz. umowy przez Beneficjenta w siedzibie ARP S.A. Wysłanie podpisanego przez Zarząd ARP S.A. 1 egzemplarza umowy wraz z Zaświadczeniem o udzielonej pomocy de minimis ARP S.A. 2 niepodpisane egzemplarze Umowy Beneficjent Beneficjent 2 egzemplarze Umowy podpisane przez beneficjenta* ARP S.A. *bez wpisanej daty ARP S.A. 1 egzemplarz Umowy wraz z zaświadczeniem o pomocy de minimis Beneficjent

14 MoŜliwości wprowadzania zmian po podpisaniu umowy. UWAGA!! Wszelkie prośby o zmiany we wniosku po podpisaniu umowy o dofinansowanie muszą zostać złoŝone w ARP S.A. w formie papierowej oraz solidnie umotywowane. Prośby Beneficjentów o zmiany najczęściej dotyczą: - zmiany terminu realizacji projektu, - zmiany rachunku bankowego, - wprowadzenia numeru rachunku bankowego dot. zaliczki, - zmiany adresu siedziby, - zamiany nazwy firmy lub formy prawnej, - przesunięcia pomiędzy kategoriami wydatków kwalifikowanych, - zmiany w kosztach skutkujących zmianą całkowitej wartości projektu, - zmian rzeczowych w projekcie, - cesji. Wszelkie informacje dotyczące wymaganych załączników do umowy o dofinansowanie projektu moŝna znaleźć w: Instrukcji przygotowania załączników do umowy o dofinansowanie projektu w ramach Osi Priorytetowej 1 Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata (bez działania 1.3) Instrukcja oraz wzór aktualnej umowy o dofinansowanie projektu są zamieszczona na stronie internetowej Agencji Rozwoju Pomorza S.A.( w zakładce: Fundusze Europejskie/ Lata /Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata /Dokumenty do pobrania/dokumenty konkursowe

15 Dziękuję za uwagę. Bartosz Wietrzykowski Tel Regionalna Instytucja Finansująca Dokumentacja potwierdzająca poprawność przeprowadzonej procedury Oceny Oddziaływania na Środowisko (OOŚ) oraz wpływu projektu na obszary NATURA (jeśli dotyczy) Piotr Tchórzewski Tel Regionalna Instytucja Finansująca