INFORMACJA POKONTROLNA KOŃCOWA NR 2/11 Z KONTROLI PRZEPROWADZONEJ W INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ II STOPNIA

Transkrypt

1 Znak sprawy: IPOC-I JK INFORMACJA POKONTROLNA KOŃCOWA NR 2/11 Z KONTROLI PRZEPROWADZONEJ W INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ II STOPNIA 1. Część ogólna Jednostka kontrolowana Adres Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli Cel/temat kontroli Agencja Rozwoju Pomorza S.A./Instytucja Pośrednicząca II stopnia ul. Arkońska 6, Gdańsk od 8 września 2011 r. do 21 września 2011 r. Funkcjonowanie systemu zarządzania i kontroli oraz stosowania pisemnych procedur zawartych w Instrukcji Wykonawczej Instytucji Pośredniczącej II stopnia dla Osi Priorytetowej 1 (bez Dz. 1.3) Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata Jednostka kontrolowana została poinformowana o przeprowadzeniu kontroli planowej pismem o sygn. IPOC-I JK z dnia r. Kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją Skład zespołu kontrolującego Lp. Imię i nazwisko Stanowisko Oddział 1. Małgorzata Smertyha Starszy inspektor wojewódzki Kontroli 2. Jarosław Kolaska Starszy inspektor wojewódzki Kontroli 3. Roman Zanewycz Inspektor wojewódzki Kontroli 1.2 Osoby udzielające informacji/wyjaśnień Lp. Imię i nazwisko Stanowisko 1. Katarzyna Łącka Z-ca Dyrektora RIF ds. Wdrażania 2. Monika Sito Kierownik sekcji organizacji systemu 3. Karolina Graczyk Kierownik sekcji płatności i sprawozdań 4. Mariusz Byczkowski Koordynator zespołu ds. płatności i sprawozdań 1.2, 1.4, 1.5, 1.6 RPO 5. Alicja Młyńska p.o. Koordynatora zespołu ds. płatności i sprawozdań 1.1 RPO 6. Magda Bzdzikot Koordynator sekcji kontroli 7. Łukasz Keczmer Samodzielny specjalista (sekcja kontroli) 8. Bartosz Wietrzykowski Koordynator zespołu ds. umów 1.1 RPO Wykaz użytych skrótów: KE Komisja Europejska IZ RPO WP Instytucja Zarządzająca RPO WP

2 IP II IC IPOC RPO WP URPO IW IZ RPO WP IW IP II IW IPOC PB ARP S.A. UMWP UKS IK NSRO MF MRR BGK SWP SION PION ZWP OP 1 (bez Dz. 1.3) KSI Poświadczenie ( ) RPK RPI LSI - ARP LS Instytucja Pośrednicząca II stopnia, której rolę pełni Agencja Rozwoju Pomorza S.A. Instytucja Certyfikująca Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata , zatwierdzony przez KE w dniu 3 września 2010 r. Uszczegółowienie Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem dla Województwa Pomorskiego na lata Instrukcja wykonawcza Instytucji Pośredniczącej II stopnia dla Osi Priorytetowej 1 (bez Działania 1.3) RPO Województwa Pomorskiego na lata Instrukcja Wykonawcza Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji Przewodnik Beneficjenta Agencja Rozwoju Pomorza S.A. Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Urząd Kontroli Skarbowej w Gdańsku Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia Ministerstwo Finansów Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Bank Gospodarstwa Krajowego Samorząd Województwa Pomorskiego System informowania o nieprawidłowościach finansowych w wykorzystaniu Funduszu Spójności Procedura Informowania Komisji Europejskiej o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności Zarząd Województwa Pomorskiego Oś Priorytetowa 1 Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata (bez Działania 1.3.) Krajowy System Informatyczny monitoringu i kontroli finansowej funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność Roczny Plan Kontroli Regionalna Pomoc Inwestycyjna Lokalny System Informatyczny dla RPO WP Lista sprawdzająca 1.3 Zakres kontroli Zakres kontroli obejmował sprawdzenie funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli oraz stosowania procedur zawartych w IW IP II, w tym poprawność sporządzenia dokumentów zadeklarowanych do Komisji Europejskiej wydatków, na próbie dokumentacji, znajdującej się w IP II. 2

3 W szczególności kontroli podlegała poprawność sporządzonego Poświadczenia ( ), w celu uzyskania zapewnienia, że wydatki są zgodne z danymi zawartymi w dokumentacji księgowej, dokumentacją uzupełniającą oraz są spójne z danymi zawartymi w KSI. Zgodnie z metodologią doboru Poświadczenia ( ) do kontroli, stanowiącą załącznik do programu kontroli, do weryfikacji wybrano: a) Poświadczenie ( ) nr RPPM.IW.ARPSA_-D08/10-03 za okres do r. b) Poświadczenie ( ) nr RPPM.IW.ARPSA_-D13/10-03 za okres do r. Weryfikacja ww. Poświadczeń ( ) została przeprowadzona na próbie niżej wymienionych wniosków o płatność wylosowanych zgodnie z metodologią doboru wniosków o płatność do kontroli wchodzących w skład wybranego Poświadczenia( ). a) Poświadczenie ( ) nr RPPM.IW.ARPSA_-D08/10-03: - WNP-RPPM /08-03, - WNP-RPPM /09-01, - WNP-RPPM / b) Poświadczenie ( ) nr RPPM.IW.ARPSA_-D13/10-03: - WNP-RPPM /08-05, - WNP-RPPM /09-02, - WNP-RPPM / Poza ww. zakresem, na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka, dokonano wyboru obszarów do kontroli. Zgodnie z przedmiotowym dokumentem najwyższe ryzyko wystąpienia nieprawidłowości/uchybień/błędów dotyczyło następujących obszarów: a) KSI SIMIK (07-13), b) prowadzenie rejestru obciążeń i odzyskiwanie kwot, c) realizacja obowiązków kontrolnych. W trakcie kontroli została także przeprowadzona weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych w wyniku kontroli przeprowadzonej przez IPOC w IP II w okresie od r. do r. 2. Opis stanu faktycznego stwierdzonego w trakcie kontroli: 2.1 Poprawność sporządzenia dokumentów dotyczących wydatków zadeklarowanych do Komisji Europejskiej A. Poświadczenie ( ) nr RPPM.IW.ARPSA_-D08/10-03 Ustalenia i wnioski Identyfikator deklaracji IP II RPPM.IW.ARPSA_-D08/10-03 Identyfikator deklaracji IZ RPO WP RPPM.IZ.UMWPM_-D14/10-01 Identyfikator deklaracji IC RPPM.IC.MRRDIC-D01/11-00 Deklaracja IP II za okres do Wydatki kwalifikowalne podstawa certyfikacji ,88 PLN Wkład publiczny ,00 PLN Wartość dofinansowania UE ,71 PLN Wartość wydatków kwalifikowalnych po autoryzacji w ramach wybranych do weryfikacji wniosków o płatność wynosi ,71 PLN, co stanowi 4,69 % wartości ogółem wydatków kwalifikowalnych stanowiących podstawę certyfikacji dla przedmiotowego Poświadczenia ( ). 3

4 1. W celu stwierdzenia, czy istnieją dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia deklaracji wydatków przedłożoną do IC zweryfikowano: A. Deklarację wydatków IP II nr RPPM.IW.ARPSA_-D08/10-03 B. Wniosek o płatność nr WNP-RPPM /08-03 wraz z tabelą pomocniczą do wniosku o płatność z dnia r. i następującymi dokumentami księgowymi: faktura nr 10/0035/2009 z dnia r. na kwotę brutto 9 481,84 PLN wraz z wyciągiem bankowym nr 781 z dnia r., faktura nr 1044/2009 z dnia r. na kwotę brutto ,00 PLN wraz z notą korygującą 7/2009 z dnia r. oraz wyciągiem bankowym nr 781 z dnia r., faktura nr 1043/2009 z dnia r. na kwotę brutto 793,09 PLN wraz z notą korygującą 6/2009 z dnia r. oraz wyciągiem bankowym nr 788 z dnia r., faktura nr FA/1835/2009/EB z dnia r. na kwotę brutto 2 946,67 PLN wraz z wyciągiem bankowym nr 794 z dnia r., faktura nr FS/001311/0 z dnia r. na kwotę brutto 603,90 PLN wraz z wyciągiem bankowym nr 796 z dnia r. C. Wniosek o płatność nr WNP-RPPM /09-01 wraz z tabelą pomocniczą do wniosku o płatność z dnia r. i następującymi dokumentami księgowymi: faktura nr z dnia r. na kwotę ,00 EUR ( ,00 PLN) wraz z potwierdzeniem dokonania przelewu z dnia r. na kwotę ,00 EUR, z dnia r. na kwotę ,00 EUR oraz z dnia r. na kwotę 3 200,00 EUR i ,00 EUR, faktura Vat wewnętrzna nr 2/2009 z dnia r. na kwotę brutto ,48 PLN, dowód wewnętrzny nr DW/1/2009 z dnia r. na kwotę 1 006,46 PLN, dotyczący powstałych różnic kursowych. D. Wniosek o płatność nr WNP-RPPM /09-01 wraz z tabelą pomocniczą do wniosku o płatność z dnia r. i następującymi dokumentami księgowymi: faktura Vat w walucie nr 019/09/GMW z dnia r. na kwotę ,00 EUR ( ,81 PLN) wraz z potwierdzeniem dokonania przelewu na kwotę ,50 PLN oraz ,00 PLN, kopią przelewu z rachunku z dnia r. na kwotę ,15 PLN i kopią potwierdzenia wykonanej operacji z dnia r. dotyczącej zwrotu nadpłaty w wysokości 817,94 PLN, oświadczenie beneficjenta z dnia r. oświadczenie dostawcy urządzenia z dnia r. dotyczące całkowitego rozliczenia wynikającego z faktury nr 019/09/GMW z dnia r. W trakcie kontroli potwierdzono, iż ww. wnioski o płatność były sporządzone w oparciu o dokumenty źródłowe (na podstawie kopii przedmiotowych dokumentów przedłożonych wraz z wnioskiem o płatność). Dane zawarte w przedmiotowych dokumentach były spójne z informacjami ujętymi w Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. Badane wnioski o płatność, po ich weryfikacji i zatwierdzeniu przez IP II, zostały ujęte w deklaracji wydatków przedłożonej do IZ RPO WP, a następnie do IC. Informacje zawarte w deklaracji wydatków IP II są spójne z zatwierdzonymi wnioskami o płatność poddanymi weryfikacji. 2. W celu zbadania, czy prawidłowo pod względem rachunkowym zweryfikowano kwoty w dokumentach stanowiących podstawę sporządzenia deklaracji wydatków przedłożonej do IC zbadano dokumenty wymienione w punkcie 1B, 1C i 1D. A. WNP-RPPM /08-03 wniosek o płatność końcową 4

5 W ramach wniosku o płatność nr WNP-RPPM /08-03 wnioskowana przez beneficjenta kwota do refundacji z EFRR i z budżetu państwa różni się od kwot zatwierdzonych przez IP II. Powyższe wynika z zastosowanego zaokrąglenia we wcześniejszych wnioskach o płatność. WNP-RPPM /08-03 EFRR Budżet państwa Razem Kwota wnioskowana do refundacji , , ,42 Kwota zatwierdzona przez IP II , , ,43 Całkowita kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji) przez IP II w ramach projektu wynosi ,98 PLN, a dofinansowanie ,59 PLN, z czego dofinansowanie UE ,60 PLN. B. WNP-RPPM /09-01 wniosek o płatność końcową W ramach wniosku o płatność nr WNP-RPPM /09-01 beneficjent przedstawił do rozliczenia fakturę VAT nr 019/09/GMW z dnia r. wystawioną w euro. Zgodnie z informacjami zawartymi na przedmiotowej fakturze płatność z tytułu podatku VAT powinna zostać dokonana w PLN, natomiast kwota netto zakupionego urządzenia w EUR. Cena netto Vat Wartość brutto ,00 EUR ,00 EUR ,00 EUR ,60 PLN ,21 PLN ,81 PLN Do obliczeń ww. wartości zastosowano średni kurs NBP z dnia r., tj. 1 EUR = 4,1244 PLN. Beneficjent załączył do faktury m.in. Potwierdzenie zawarcia negocjowanej natychmiastowej transakcji wymiany walut bezgotówkowej nr FX z dnia r. Zgodnie z adnotacją na dokumencie beneficjent dokonał negocjacji telefonicznie u dealera. Kwota zakupiona przez beneficjenta wyniosła ,00 EUR, wg kursu wymiany walut z dnia r., tj. 4,1550 PLN, co stanowi równowartość ,50 PLN. Zgodnie z dokumentami Szczegóły operacji zagranicznej przedmiotowa płatność (kwota netto) została dokonana w dwóch transzach w dniu r. w wysokości ,50 PLN oraz ,00 PLN. Natomiast płatność z tytułu podatku Vat została uregulowana w PLN w dniu r. w wysokości ,15 PLN. Jednocześnie beneficjent załączył do wniosku o płatność potwierdzenie zwrotu nadpłaty z przedmiotowego tytułu z dnia r. w wysokości 817,94 PLN. Biorąc pod uwagę powyższe płatności, powstała ujemna różnica kursowa w wysokości 3 717,90 PLN. W ramach badanego wniosku o płatność podatek VAT oraz różnice kursowe nie były kwalifikowalne. Kwota wydatków kwalifikowalnych została ograniczona do kwoty określonej w umowie o dofinansowanie. Wysokość wydatków kwalifikowalnych i dofinansowania w ramach badanego wniosku o płatność została ustalona prawidłowo. C. WNP-RPPM /09-01 wniosek o płatność końcową W ramach wniosku o płatność nr WNP-RPPM /09-01 beneficjent przedstawił do rozliczenia fakturę VAT nr z dnia r. wystawioną w euro. Do przedmiotowej faktury beneficjent załączył także fakturę VAT wewnętrzną nr 2/2009 z dnia r. Cena netto Vat Wartość brutto ,00 EUR 0,00 EUR ,00 EUR ,00 PLN ,48 PLN ,48 PLN 5

6 Do obliczeń ww. wartości zastosowano średni kurs NBP z dnia r., tj. 1 EUR = 4,2540 PLN. Beneficjent uregulował zobowiązania wynikające z przedmiotowej faktury w czterech płatnościach: w dniu r. w wysokości ,00 EUR (60 656,72 PLN po kursie banku Nordea Bank, tj. 4,2716), w dniu r. w wysokości ,00 EUR ( ,94 PLN po kursie banku PKO BP, tj. 4,2819), w dniu r. w wysokości ,00 EUR (46 442,00 PLN po kursie banku PKO BP, tj. 4,2220) oraz w wysokości 3 200,00 EUR (13 532,80 PLN po kursie banku Nordea Bank, tj. 4,2290). VAT w przedmiotowym projekcie stanowił koszty niekwalifikowalne, w związku z czym nie podlegał weryfikacji. W ramach przedmiotowej faktury ujęto koszty związane z uruchomieniem maszyny oraz transportem, które stanowią koszty niekwalifikowalne w wysokości 1 965,60 EUR (8 361,66 PLN po średnim kursie NBP z dnia r., tj. 4,2540). Wysokość wydatków kwalifikowalnych i dofinansowania w ramach badanego wniosku o płatność została ustalona prawidłowo. W przedmiotowym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości. Wartości wynikające z kopii dokumentów źródłowych załączonych do wniosków o płatność, odpowiadają kwotom wykazanym w Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. Nie stwierdzono błędów rachunkowych w badanym zakresie. Powyższe potwierdzają także zapisy LS nr 3a16_3 pkt 44, zgodnie z którymi obliczenia są poprawne rachunkowo. 3. W celu sprawdzenia, w jaki sposób IP II weryfikuje, czy w systemach księgowych beneficjentów zarejestrowane są dokumenty źródłowe (wraz z potwierdzeniem zapłaty) składające się na dany wniosek o płatność oraz czy dane są kompletne i zgodne z ich wersjami papierowymi zweryfikowano: A. WNP-RPPM /08-03 a) informację pokontrolną nr 15/1.1.1/DIF/10 z dnia r. (data podpisania przez beneficjenta), b) listę sprawdzającą nr 3.13_4 z dnia r. c) listę sprawdzającą nr 3a16_3 z dnia r. Zgodnie z ustaleniami zawartymi w informacji pokontrolnej dokumentacja związana z projektem była dostępna w miejscu realizacji projektu, a beneficjent okazał wszystkie oryginały faktur wraz z potwierdzeniami zapłaty. Ponadto zespół kontrolny IP II stwierdził, iż beneficjent prowadzi pełną księgowość bez wyodrębnienia kont analitycznych na potrzeby projektu. B. WNP-RPPM /09-01 a) informację pokontrolną nr 34/1.1.1/DIF/10 z dnia r. (data podpisania przez beneficjenta), b) listę sprawdzającą nr 3.13_4 z dnia r. c) listę sprawdzającą nr 3a16_3 z dnia r. Zgodnie z ustaleniami zawartymi w informacji pokontrolnej dokumentacja związana z projektem była dostępna w miejscu realizacji projektu i jest tożsama z dokumentacją przedłożoną wraz z wnioskiem o płatność. Ponadto zespół kontrolny IP II stwierdził, iż beneficjent prowadzi ewidencję księgową w formie księgi przychodów i rozchodów, wobec czego nie wyodrębniono na cele projektu konta analitycznego. C. WNP-RPPM /09-01 a) informację pokontrolną nr 46/1.1.1/DIF/10 z dnia r. (data podpisania przez beneficjenta), b) listę sprawdzającą nr 3.13_4 z dnia r. 6

7 c) listę sprawdzającą nr 3a16_3 z dnia r. Zgodnie z ustaleniami zawartymi w informacji pokontrolnej dokumentacja związana z projektem była dostępna w siedzibie beneficjenta i jest tożsama z dokumentacją przedłożoną wraz z wnioskiem o płatność. Ponadto zespół kontrolny IP II stwierdził, iż beneficjent nie prowadzi pełnej księgowości. Zgodnie z Informacją Ogólną o zasadach prowadzenia PKPiR oraz rejestrów, która została złożona w IP II w dniu r., beneficjent prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. W ramach przeprowadzonej kontroli stwierdzono, iż IP II weryfikuje, czy w systemach księgowych beneficjentów zarejestrowane są dokumenty źródłowe (wraz z potwierdzeniem zapłaty) składające się na dany wniosek o płatność oraz czy dane są kompletne i zgodne z ich wersjami papierowymi w trakcie kontroli na zakończenie realizacji projektu. Zgodnie z zapisami informacji pokontrolnych, zespół kontrolny IP II przeprowadza m.in. weryfikację zakresu finansowego projektu, a w szczególności weryfikację ewidencji księgowej. Z LS nr 3.13_4 wynika, iż w trakcie kontroli projektu beneficjenci okazali dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów przedłożonych do dofinansowania we wniosku o płatność, w tym m.in. ewidencję w systemie księgowym. Stwierdzono także, iż IP II w trakcie weryfikacji wniosków o płatność bada, czy na fakturach lub innych dokumentach o równoważnej wartości dowodowej umieszczono numer ewidencyjny/księgowy, co potwierdzają zapisy LS nr 3a16_3 pkt W celu sprawdzenia, w jaki sposób IP II weryfikuje, czy beneficjent w stosunku do dokumentów źródłowych (wraz z potwierdzeniem zapłaty) składających się na dany wniosek o płatność stosuje odrębny system księgowy/odrębny kod księgowy zweryfikowano dokumenty wymienione w pkt 3A, 3B i 3C: W ramach przeprowadzonej weryfikacji stwierdzono, iż IP II realizuje przedmiotowy obowiązek w trakcie kontroli na zakończenie realizacji projektu. Zgodnie z zapisami informacji pokontrolnych, zespół kontrolny IP II przeprowadza m.in. weryfikację zakresu finansowego projektu, a w szczególności weryfikację prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej. Z zapisów LS nr 3.13_4 wynika, iż wszyscy beneficjenci prowadzą odrębną ewidencję księgową. Ponadto z zapisów informacji pokontrolnych oraz załączonych oświadczeń beneficjentów wynika, iż odrębna ewidencja księgowa jest prowadzona w formie tabelarycznej określonej w załączniku nr 1 do przedmiotowego oświadczenia. Przedmiotowy załącznik zawiera zestawienie wszystkich dokumentów dotyczących realizowanego projektu z wyszczególnieniem nr identyfikacyjnego, daty operacji/sporządzenia dowodu, strony dokonującej operacji gospodarczej, opis zdarzenia, kwotę brutto, kwotę wydatków kwalifikowalnych, pozycję pod którą dokument został ujęty w ewidencji księgowej, formę płatności wskazaną na dowodzie zakupu oraz nr dowodu potwierdzającego dokonanie płatności. 5. W celu sprawdzenia, czy w systemie KSI zostały zarejestrowane odpowiednie dokumenty oraz czy dane są kompletne i spójne z wersją papierową zweryfikowano: a) deklarację wydatków IP II nr RPPM.IW.ARPSA_-D08/10-03 b) wnioski o płatność wymienione w punkcie 1 W przedmiotowym zakresie nie stwierdzono uchybień. Wersja papierowa deklaracji wydatków IP II oraz badanych wniosków o płatność jest zgodna z informacjami zawartymi w KSI, na dzień przeprowadzenia kontroli. WNP-RPPM /08-03 Nazwa wskaźnika określona we wniosku o dofinansowanie Wartość docelowa Wykonanie określone we wniosku o płatność końcową Wykonanie określone w informacji pokontrolnej Wykonanie wprowadzone do KSI 7

8 Wskaźniki produktu Liczba nabytych środków trwałych (szt.) Wskaźniki rezultatu Liczba bezpośrednio utworzonych miejsc pracy Liczba nowych produktów (szt.) (Liczba nowych produktów/usług) Liczba nowych usług (szt.) (Liczba nowych Udział eksportu w ogólnej wielkości sprzedaży (%) produktów/usług) 65% 17,40% 26% Przedmiotowy wskaźnik nie został zmapowany Dane wprowadzone do KSI w zakładce Umowy/decyzje o dofinansowaniu dotyczące wartości projektu w bloku Informacje o umowie/decyzji, Informacje ogólne o projekcie, Plan finansowy projektu oraz Źródła, z których zostaną sfinansowane wydatki nie są spójne z wersją papierową aneksu nr RPPM / WNP-RPPM /09-01 Nazwa wskaźnika określona we wniosku o dofinansowanie Wskaźniki produktu Liczba nabytych środków trwałych (szt.) Wskaźniki rezultatu Liczba bezpośrednio utworzonych miejsc pracy Liczba nowych produktów (szt.) Wartość docelowa Wykonanie określone we wniosku o płatność końcową Wykonanie określone w informacji pokontrolnej Wykonanie wprowadzone do KSI (Liczba nowych produktów/usług) WNP-RPPM /09-01 Nazwa wskaźnika określona we wniosku o dofinansowanie Wskaźniki produktu Liczba nabytych maszyn i urządzeń (szt.) Liczba przeprowadzonych szkoleń w ramach projektu (szt.) Wskaźniki rezultatu Liczba bezpośrednio utworzonych miejsc pracy Wartość docelowa Wykonanie określone we wniosku o płatność końcową Wykonanie określone w informacji pokontrolnej Wykonanie wprowadzone do KSI Zgodnie z mapą wskaźników z dnia r. przedmiotowy wskaźnik nie został zmapowany (Liczba przeprowadzonych szkoleń, warsztatów, treningów, wizyt studyjnych) Liczba nowych usług (szt.) (Liczba nowych produktów/usług) Dane wprowadzone do KSI dotyczące wartości projektu w bloku Informacje o umowie/decyzji, Informacje ogólne o projekcie, Plan finansowy projektu oraz Źródła, z których zostaną sfinansowane wydatki nie są spójne z wersją papierową aneksu nr RPPM /

9 W trakcie kontroli poinformowano zespół kontrolny, iż IZ RPO WP pismem z dnia r. zaleciła dokonanie aktualizacji zapisów zawartych w KSI w zakresie wartości projektów i kwoty dofinansowania dla projektów zakończonych, w przypadku których została zrealizowania płatność końcowa. Zgodnie z zaleceniem IK NSRO przedstawionym w niniejszym piśmie, aktualizacja danych może zostać dokonana w aktualnym aneksie do umowy, bez konieczności sporządzania kolejnego aneksu. 6. W celu sprawdzenia, czy wydatki zawarte w deklaracji wydatków przedłożonej do IC są kwalifikowalne zweryfikowano: A. WNP-RPPM /08-03 a) wniosek o dofinansowanie (suma kontrolna ), b) umowę o dofinansowanie wraz z aneksami, c) dokumenty wymienione w punkcie 1B i 3A, d) listę sprawdzającą nr 3b16_3 z dnia r. e) dokumenty potwierdzające refundację wydatków, tj. zlecenie płatności (identyfikator zlecenia ) dokonane w dniu r. na kwotę ,02 PLN (EFRR) oraz potwierdzenie realizacji przelewu dokonanego w dniu r. na kwotę 3 211,41 PLN (budżet państwa). Wydatki ujęte we wniosku o płatność nr WNP-RPPM /08-03 w całości odnoszą się do projektu i nie przekraczają limitów określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym realizacji projektu, stanowiącym załącznik nr 1 do aneksu nr UDA-RPPM / Zostały one rzeczywiście poniesione, jako rozchód z rachunku bankowego beneficjenta określonego w umowie o dofinansowanie oraz w okresie realizacji projektu. Zgodnie z informacją pokontrolną nr 15/1.1.1/DIF/10 beneficjent nie miał obowiązku stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, a zamówienia w ramach projektu nie przekraczały ,00 PLN, w związku z czym beneficjent nie był zobowiązany do zgromadzenia dokumentacji dotyczącej procedury ofertowej. Wniosek o płatność końcową został zatwierdzony w dniu r., tj. po wpływie do IP II podpisanej przez beneficjenta informacji pokontrolnej ( r.). Refundacja wydatków w ramach wniosku o płatność końcową została dokonana w dniach r. i r. B. WNP-RPPM /09-01 a) wniosek o dofinansowanie (suma kontrolna ), b) umowę o dofinansowanie wraz z aneksami, c) dokumenty wymienione w punkcie 1D i 3B, d) listę sprawdzającą nr 3b16_3 z dnia r. e) dokumenty potwierdzające refundację wydatków, tj. zlecenie płatności (identyfikator zlecenia ) dokonane w dniu r. na kwotę ,00 PLN (EFRR). Wydatki ujęte we wniosku o płatność nr WNP-RPPM /09-01 w całości odnoszą się do projektu i nie przekraczają limitów określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym realizacji projektu z dnia r. Zostały rzeczywiście poniesione jako rozchód z rachunku bankowego oraz w okresie realizacji projektu. Ponadto w związku z faktem, iż zamówienie przekraczało kwotę ,00 PLN beneficjent przedstawił oferty czterech potencjalnych dostawców oraz protokół z wyboru oferty na zakup maszyny CNC do obróbki kamienia z dnia r. W dniu r. beneficjent złożył także dodatkowe wyjaśnienie uzasadniając dokonany wybór dostawcy urządzenia. Kontrola przeprowadzona przez zespół kontrolny IP II potwierdziła, iż wybór dokonany przez beneficjenta był uzasadniony. 9

10 Wniosek o płatność końcową został zatwierdzony w dniu r., tj. po wpływie do IP II podpisanej przez beneficjenta informacji pokontrolnej ( r.). Refundacja wydatków w ramach wniosku o płatność końcową została dokonana w dniu r. C. WNP-RPPM /09-01 a) wniosek o dofinansowanie (suma kontrolna ), b) umowę o dofinansowanie wraz z aneksami, c) dokumenty wymienione w punkcie 1C i 3C, d) listę sprawdzającą nr 3b16_3 z dnia r. e) dokumenty potwierdzające refundację wydatków, tj. zlecenie płatności (identyfikator zlecenia ) wykonane w dniu r. na kwotę ,54 PLN (EFRR). Wydatki ujęte we wniosku o płatność nr WNP-RPPM /09-01 w całości odnoszą się do projektu i nie przekraczają limitów określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym realizacji projektu z dnia r. Zostały one rzeczywiście poniesione jako rozchód z rachunku bankowego oraz w okresie realizacji projektu. Ponadto w związku z faktem, iż zamówienie przekraczało kwotę ,00 PLN beneficjent przedstawił oferty trzech potencjalnych dostawców oraz protokół porównania i wyboru oferty na zakup obrabiarki CNC z dnia r. W dniu r. beneficjent złożył dodatkowe wyjaśnienia dotyczące parametrów technicznych oraz dodatkowego oprzyrządowania, które uznano za kluczowe dla przyszłego profilu produkcji. Ponadto kontrola przeprowadzona przez zespół kontrolny IP II potwierdziła, iż beneficjent dokonał wyboru dostawcy w sposób zgodny z zapisami umowy o dofinansowanie. Wniosek o płatność końcową został zatwierdzony w dniu r., tj. w dniu podpisania informacji pokontrolnej przez zespól kontrolny IP II oraz beneficjenta. Refundacja wydatków w ramach wniosku o płatność końcową została dokonana w dniu r. W trakcie weryfikacji wniosków o płatność WNP-RPPM /09-01 i WNP- RPPM /09-01 stwierdzono brak podpisów osób przyjmujących z działu księgowości na LS nr 3b16_3. Wyjaśnienia i uwagi przedstawione przez instytucję kontrolowaną w stosunku do wersji wstępnej informacji pokontrolnej 1. Beneficjent realizując projekt RPPM /08, poniósł wydatki związane z realizacją projektu w roku 2009, w którym też zaewidencjonował wszystkie wydatki w prowadzonym systemie księgowym. Kontrola na miejscu realizacji projektu odbyła się w miesiącu marcu 2010 r. W trakcie kontroli Zespół Kontrolujący ustalił, iż Beneficjent nie zaprowadził wyodrębnionej ewidencji księgowej, pomimo takiego obowiązku. W trakcie kontroli ustalono, że rok obrachunkowy w firmie jest tożsamy z rokiem kalendarzowym. Beneficjent oświadczył ustnie, iż z uwagi na fakt, że rok obrachunkowy jest już zamknięty, nie ma on możliwości dokonania zmian za rok 2009 r. W czasie kontroli, Zespół Kontrolujący prześledził ścieżkę księgowań w prowadzonym systemie księgowym, co potwierdziło, iż Beneficjent zaksięgował wszystkie wydatki przedstawione do refundacji. Z uwagi na powyższe w trakcie kontroli pobrano od Beneficjenta oświadczenie, zgodnie z treścią którego Beneficjent prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową w formie tabeli załącznika nr 1 Zestawienie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu. Przedmiotowy dokument zawiera zestawienie wszystkich wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu. 2. Wnioski o płatność wyszczególnione w punkcie [WNP-RPPM /09-01, WNP- RPPM /09-01, WNP-RPPM /09-02 oraz WNP-RPPM /08-05] to wnioski o płatność końcową. Dnia r. IZ RPO WP wyraziła zgodę na zmianę kolejności weryfikacji wniosków o płatność, tj. w przypadku płatności końcowej weryfikacja finansowa odbywa się bezpośrednio po weryfikacji formalno-merytorycznej, a kontrola na 10

11 zakończenie realizacji projektu dokonywana jest po zakończeniu weryfikacji finansowej (wydruk e- mail przekazujemy w załączeniu załącznik nr 1). W związku z powyższym, przedmiotowe wnioski o płatność zostały przekazane po zakończeniu weryfikacji formalno-merytorycznej (potwierdzonej podpisami osób dokonujących sprawdzenia oraz weryfikacji wniosku) do Działu Księgowości, następnie kontroli. Po zakończeniu czynności kontrolnych (potwierdzonych podpisem Kierownika zespołu kontrolującego/kierownika Sekcji Kontroli na formularzu oceny) wnioski o płatność zostały zatwierdzone. Powyższą zmianę zawiera IW z dnia r. Przyjęty tryb postępowania usprawniał pracę i był rozwiązaniem korzystnym, dlatego został przyjęty do realizacji. ( ) Stanowisko odnośnie przedstawionych wyjaśnień i uwag instytucji kontrolowanej Ad. 1 Wyjaśnienia IP II zostały przyjęte. Należy jednak zaznaczyć, iż zapisy Przewodnika Beneficjenta czy też Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków ( ) obowiązujące w IP II są ogólne i nie określają w sposób szczegółowy obowiązków beneficjenta w tym zakresie. Należałoby rozważyć ich doprecyzowanie poprzez zamieszczenie zapisów, iż w przypadku beneficjentów prowadzących księgi rachunkowe zgodnie z zapisami ustawy rachunkowości, odrębny system księgowy lub odrębny kod księgowy powinien być stosowany w ramach już prowadzonych przed daną jednostkę ksiąg rachunkowych. Natomiast w przypadku beneficjentów prowadzących ewidencję w formie księgi przychodów i rozchodów beneficjenci powinni ustalić, w jaki sposób będą oznaczać w księdze przychodów i rozchodów wydatki i dochody związane z realizowanym projektem. Z kolei w przypadku beneficjentów nie objętych obowiązkiem prowadzeniem jakiejkolwiek ewidencji księgowej, IP II powinna stosować dotychczasowe oświadczenie wraz z załącznikiem. Sposób oraz zakres przedmiotowych zapisów należy do kompetencji IP II. Ad. 2 Wyjaśnienia IP II zostały przyjęte. B. Poświadczenie ( ) nr RPPM.IW.ARPSA_-D13/10-03 Ustalenia i wnioski Identyfikator deklaracji IP II RPPM.IW.ARPSA_-D13/10-03 Identyfikator deklaracji IZ RPO WP RPPM.IZ.UMWPM_-D14/10-01 Identyfikator deklaracji IC RPPM.IC.MRRDIC-D01/11-00 Deklaracja IP II za okres do Wydatki kwalifikowalne podstawa certyfikacji ,91 PLN Wkład publiczny ,53 PLN Wartość dofinansowania UE ,74 PLN Wartość wydatków kwalifikowalnych po autoryzacji w ramach wybranych do weryfikacji wniosków o płatność wynosi ,64 PLN, co stanowi 7,65% wartości ogółem wydatków kwalifikowalnych stanowiących podstawę certyfikacji dla przedmiotowego Poświadczenia ( ). 1. W celu stwierdzenia, czy istnieją dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia deklaracji wydatków przedłożoną do IC zweryfikowano: A. Deklarację wydatków RPPM.IW.ARPSA_-D13/10-03 za okres do r. B. Wniosek o płatność nr WNP-RPPM /09-02 za okres do r. wraz z załączonymi dokumentami: faktura F01/0135/2010 z dnia r. na kwotę brutto 1 578,00 zł PLN (zgodnie z zapisem widniejącym na fakturze - opłacono gotówką), faktura 1406/MA/2010 z dnia r. na kwotę brutto ,00 PLN wraz z zestawieniem operacji za okres od r. do r. potwierdzającym dokonanie płatności na ww. kwotę w dniu r., 11

12 faktura 0156/10/FS1 z dnia r. na kwotę brutto 1 700,00 PLN wraz z zestawieniem operacji za okres od r. do r. potwierdzającym dokonanie płatności na ww. kwotę w dniu r., faktura nr 707/G/2010 z dnia r. na kwotę brutto 6 500,00 PLN wraz z zestawieniem operacji za okres od r. do r. potwierdzającym dokonanie płatności na ww. kwotę w dniu r. C. Wniosek o płatność nr WNP-RPPM /08-05 za okres do r. wraz z załączonymi dokumentami: faktura 503/03/10/JW z dnia r. za zakup prasy hydraulicznej na kwotę brutto ,00 PLN wraz z wyciągiem bankowym z rachunku beneficjenta potwierdzającym dokonanie płatności za fakturę w dniu r., faktura nr 43/2010 z dnia r. za zakup Wiertarki WRA-632 na kwotę brutto ,00 PLN wraz z wyciągiem bankowym z rachunku beneficjenta potwierdzającym dokonanie płatności za fakturę w dniu r. D. Wniosek o płatność nr WNP-RPPM /08-05 za okres do r. wraz z załączonymi dokumentami: faktura (zaliczkowa) nr 0018/MMO/2010 z dnia r. za 90% wartości maszyny wystawiona na kwotę brutto ,00 EUR ( netto EUR ,5 PLN VAT) wraz z poleceniem przelewu z dnia r. na kwotę ,00 EUR oraz potwierdzeniem realizacji przelewu z dnia r. na kwotę , 50 PLN, faktura korygująca Nr 1/2010 z r. do faktury VAT zaliczkowej 18/MMO/2010, faktura (końcowa) nr 0022/MMO/2010 z dnia r. na pozostałe 10 % wartości maszyny na kwotę brutto ,00 EUR ( ,00 EUR netto ,6 PLN VAT) wraz z potwierdzeniem przelewu z dnia r. na kwotę EUR oraz potwierdzeniem realizacji przelewu podatku VAT z dnia r. na kwotę ,60 PLN (przelew wykonany na rachunek niezgodny z rachunkiem określonym na fakturze i umowie), oświadczenie sprzedającego z dnia r. podpisane przez głównego księgowego potwierdzające, iż beneficjent opłacił w całości faktury za zakup urządzenia do cięcia strumieniem wodnym, faktura korygująca nr 2/2010 z r. do faktury końcowej 22/MMO/2010. W trakcie kontroli potwierdzono, iż wnioski o płatność były sporządzone w oparciu o dokumenty źródłowe. Wartości wynikające z dokumentów źródłowych załączonych do wniosków o płatność odpowiadają kwotom wykazanym w tabeli B.5. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. Badane wnioski o płatność po ich weryfikacji i zatwierdzeniu przez IP II były podstawą do ich ujęcia w deklaracji wydatków przedłożonej do IZ. Informacje zawarte w deklaracji wydatków IP II są spójne z zatwierdzonymi wnioskami o płatność poddanymi weryfikacji. 2. W celu zbadania, czy prawidłowo pod względem rachunkowym zweryfikowano kwoty w dokumentach stanowiących podstawę sporządzenia deklaracji wydatków przedłożonej do IC, zbadano dokumenty wymienione w punkcie 1B, 1C, 1D. W przedmiotowym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości. Wartości wynikające z kopii dokumentów źródłowych załączonych do wniosków o płatność, odpowiadają kwotom wykazanym w Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. Nie stwierdzono błędów rachunkowych w badanym zakresie. Powyższe potwierdzają także zapisy LS nr 3a16_3 pkt 44, zgodnie z którymi obliczenia są poprawne rachunkowo. A. WNP-RPPM /09-02 wniosek o płatność końcową WNP-RPPM /09-02 EFRR Budżet państwa Razem 12

13 Kwota wnioskowana do refundacji ,72 0, ,72 Kwota zatwierdzona przez IP II ,72 0, ,72 Wartość wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem o płatność wyniosła ,44 PLN. W trakcie przeprowadzania kontroli na zakończenie realizacji projektu, pracownicy IP II za niekwalifikowane uznali koszty poniesione w związku z kursem operatora koparko-ładowarki w wysokości 1 700,00 PLN. W związku z powyższym kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem (po autoryzacji) wyniosła ,44 PLN. W przedmiotowym obszarze nie stwierdzono innych nieprawidłowości ponad te zidentyfikowane przez IP II. B. WNP-RPPM / wniosek o płatność końcową Wnioskowana przez beneficjenta kwota do refundacji z EFRR dla przedmiotowego wniosku o płatność końcową różni się od kwoty zatwierdzonej przez IP II. Powyższe wynika z zastosowanego zaokrąglenia we wcześniejszych wnioskach o płatność WNP-RPPM /08-05 EFRR Budżet państwa Razem Kwota wnioskowana do refundacji , , ,00 Kwota zatwierdzona przez IP II , , ,02 Całkowita kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji) przez IP II w ramach wniosku o płatność wynosi ,00 PLN, a dofinansowanie ,02 PLN, z czego dofinansowanie UE ,22 PLN. C. WNP-RPPM / wniosek o płatność pośrednią W ramach przedmiotowego wniosku o płatność przedstawiono dwie faktury wystawione w walutach obcych. W dokumentacji znajduje się oświadczenie beneficjenta z dnia r., w którym poinformował, iż przy rozliczeniu transakcji w walutach beneficjent postępuje zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. przy przeliczaniu faktur stosowany jest średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dokonanie transakcji. Faktura zaliczkowa 0018/MMO/2010 r. z dnia r. na kwotę brutto ,00 EUR Cena netto VAT Wartość brutto ,00 EUR ,50 PLN ,00 EUR ,65 PLN ,50 PLN ,15 PLN Zgodnie z adnotacją dokonaną na fakturze do wyliczenia ww. wartości w PLN zastosowano średni kurs NBP z dnia r. 1 EUR = 4,0587 PLN (tabela 120/A/NBP/2010 r.). Płatność w wysokości ,00 EUR za ww. fakturę nastąpiła z konta bankowego beneficjenta prowadzonego w EUR w dniu r. Do przeliczenia wartości dokonanego przelewu zastosowano średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień dokonania płatności za fakturę tj r. - 1 EUR = 4,1649 PLN (tabela 124/A/NBP/2010). Kwota podatku VAT została opłacona w dniu r. w wysokości określonej na fakturze. Faktura końcowa 0022/MMO/2010 z dnia r. na kwotę brutto ,00 EUR. Cena netto VAT Wartość brutto 1 Kwota dofinansowania EFRR została zwiększona o 0,02 PLN w wyniku wyliczenia zagregowanego dofinansowania liczonego od salda kosztów kwalifikowanych dla całego projektu. 13

14 15 500,00 EUR ,60 PLN ,00 EUR ,00 PLN ,60 PLN ,60 PLN Zgodnie z adnotacją dokonaną na fakturze do wyliczenia wartości w PLN zastosowano średni kurs NBP z dnia r. 1 EUR = 4,0600 PLN (tabela 136/A/NBP/2010). Płatność w wysokości ,00 EUR za ww. fakturę nastąpiła z konta beneficjenta prowadzonego w EUR w dniu r. Do przeliczenia wartości dokonanego przelewu zastosowano średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień dokonania płatności za fakturę tj r. 1EUR = 4,1243 PLN (tabela 139/A/NBP/2010). Kwota podatku VAT w wysokości ,60 PLN została wpłacona w dniu r. na rachunek niezgodny z rachunkiem zamieszczonym na fakturze oraz umowie sprzedaży. W dokumentacji projektu znajduje się oświadczenie sprzedającego, zgodnie z którym poinformowano, iż beneficjent opłacił w całości faktury za zakup urządzenia do cięcia strumieniem wody. VAT w przedmiotowym projekcie stanowi wydatek niekwalifikowany. Wysokość kosztów kwalifikowanych dla przedmiotowego wniosku o płatność, a także dofinansowania EFRR oraz budżetu państwa została wyliczona w sposób prawidłowy. WNP-RPPM /08-05 EFRR Budżet państwa Razem Kwota wnioskowana do refundacji , , ,08 Kwota zatwierdzona przez IP II , , ,08 W przedmiotowym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości. Wartości wynikające z dokumentów źródłowych załączonych do wniosków o płatność odpowiadają kwotom wykazanym w Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. Nie stwierdzono błędów rachunkowych w badanym zakresie. Prawidłowość sporządzenia wniosku o płatność pod względem rachunkowym oraz poprawność przeliczenia faktur wystawionych w walutach obcych została również potwierdzona przez pracowników IP II w trakcie przeprowadzania oceny formalno merytorycznej wniosku o płatność przy użyciu listy sprawdzającej 3a16_3 (pyt. 44 i 45). 3. W celu stwierdzenia, czy prawidłowo pomniejszono wydatki wykazane w deklaracji wydatków o kwoty wycofane i odzyskane w okresie, którego deklaracja wydatków dotyczy oraz czy pomniejszenie deklaracji wydatków o kwoty wycofane i odzyskane zostało dokonane w oparciu o istniejącą dokumentację źródłową, dokonano następujących ustaleń: W ramach przedmiotowego Poświadczenia nie wystąpiły kwoty wycofane, natomiast wykazane zostały kwoty odzyskane, o które zostały pomniejszone wydatki wykazane w Deklaracji. Nr umowy Nr sprawy/decyzji o zwrocie Wydatki kwalifikowane - podstawa certyfikacji Wartość dofinansowania UE UDA-RPPM /08 RPPM.IW.ARPSA_-O0015/10/ , ,71 UDA-RPPM /08 RPPM.IW.ARPSA_-O0016/10/ , ,00 UDA-RPPM /08 RPPM.IW.ARPSA_-O0012/10/ , ,50 Szczegółowy opis zawierający ustalenia w zakresie prawidłowości dokonania pomniejszenia wydatków wykazanych w deklaracji wydatków nr RPPM.IW.ARPSA_-D13/10-03 został zawarty w punkcie 2.4 dotyczącym prowadzenia rejestru obciążeń i odzyskiwania kwot. 4. W celu sprawdzenia, w jaki sposób IP II weryfikuje, czy w systemach księgowych beneficjentów zarejestrowane są dokumenty źródłowe (wraz z potwierdzeniem zapłaty) składające się na dany 14

15 wniosek o płatność oraz czy dane są kompletne i zgodne z ich wersjami papierowymi zweryfikowano: A. WNP-RPPM /09-02 a) informację pokontrolną 51/1.1.1/DIF/10 z dnia r. b) listę sprawdzającą nr 3.13_4 z dnia r. c) listę sprawdzającą nr 3a16_3 z dnia r. Zgodnie z ustaleniami zawartymi w informacji pokontrolnej dokumentacja związana z projektem była dostępna w siedzibie beneficjenta i tożsama z dokumentacją znajdującą się w aktach IP II. Ponadto beneficjent okazał oryginały dokumentów księgowych wraz z potwierdzeniami zapłaty. Zespół kontrolny IP II stwierdził, iż beneficjent prowadzi ewidencję księgową w formie księgi przychodów i rozchodów wobec powyższego złożył oświadczenie o prowadzeniu wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby projektu wraz z załącznikiem nr 1. B. WNP-RPPM /08-05 a) informację pokontrolną 56/1.1.2/DIF/10 z dnia r. b) listę sprawdzającą nr 3.13_4 z dnia r. c) listę sprawdzającą nr 3a16_3 z dnia r. Zgodnie z ustaleniami zawartymi w informacji pokontrolnej nr 56/1.1.2/DIF/10 przeprowadzonej przez pracowników IP II na zakończenie realizacji projektu w dniu r., dokumentacja związana z projektem była dostępna w miejscu realizacji projektu i tożsama z dokumentacją znajdującą się w aktach IP II. Ponadto beneficjent okazał oryginały faktur wraz z potwierdzeniami zapłaty. W dniu r. beneficjent złożył oświadczenie o prowadzeniu wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby projektu, a także okazał zakładowy plan kont, w którym wydzielono konta, na których zostały zaksięgowane wszystkie koszty przedstawione do rozliczeniach we wnioskach o płatność. C. WNP-RPPM /08-05 a) informację pokontrolną 94/1.1.2/DIF/10 z dnia r. b) listę sprawdzającą nr 3.13_4 z dnia r. c) listę sprawdzającą nr 3a16_3 z dnia r. Zgodnie z zapisami informacji pokontrolnej nr 94/1.1.2/DIF/11 przeprowadzonej przez pracowników IP II na zakończenie realizacji projektu w dniu r., dokumentacja związana z projektem była dostępna w miejscu realizacji projektu i tożsama z dokumentacją znajdującą się w aktach IP II. Beneficjent okazał oryginały faktur wraz z potwierdzeniami zapłaty zgodnie z danymi zawartymi w tabeli 15 wniosku o płatność. W dniu kontroli beneficjent przekazał zespołowi kontrolującemu IP II zapisy na koncie analitycznym 099. Przekazana dokumentacja potwierdziła prowadzenie przez beneficjenta wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz w sposób przejrzysty, umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. W trakcie kontroli potwierdzono, iż wszystkie przedstawione przez beneficjenta koszty wykazane w złożonych wnioskach o płatność zostały zapisane w prowadzonej ewidencji księgowej. W ramach przeprowadzonej kontroli stwierdzono, iż IP II weryfikuje, czy w systemach księgowych beneficjentów zarejestrowane są dokumenty źródłowe (wraz z potwierdzeniem zapłaty) składające się na dany wniosek o płatność oraz czy dane są kompletne i zgodne z ich wersjami papierowymi w trakcie kontroli na zakończenie realizacji projektu. Zgodnie z zapisami informacji pokontrolnych, zespół kontrolny IP II przeprowadza m.in. weryfikację zakresu finansowego projektu, a w szczególności weryfikację ewidencji księgowej. Z zapisów LS nr 3.13_4 wynika, iż w trakcie kontroli 15

16 projektu beneficjenci okazali dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów przedłożonych do dofinansowania we wniosku o płatność, w tym m.in. ewidencję w systemie księgowym. Stwierdzono także, iż IP II w trakcie weryfikacji wniosków o płatność bada, czy na fakturach lub innych dokumentach o równoważnej wartości dowodowej umieszczono numer ewidencyjny/księgowy, co potwierdzają zapisy LS nr 3a16_3 pkt W celu sprawdzenia, w jaki sposób IP II weryfikuje, czy beneficjent w stosunku do dokumentów źródłowych (wraz z potwierdzeniem zapłaty) składających się na dany wniosek o płatność stosuje odrębny system księgowy/odrębny kod księgowy zweryfikowano dokumenty wymienione w punkcie 4A, 4B i 4C. Na podstawie informacji zawartych w informacji pokontrolnej, a także liście sprawdzającej nr 3.13_4 wykorzystywanej przy przeprowadzaniu kontroli u beneficjenta stwierdzono, iż IP II w trakcie przeprowadzania kontroli na zakończenie realizacji projektu dokonuje weryfikacji zakresu finansowego projektu, a w szczególności prowadzenia przez beneficjenta wyodrębnionej ewidencji księgowej. W zakresie wniosków o płatność podlegających weryfikacji zespół kontrolny IP II ustalił, iż wszyscy beneficjenci prowadzili odrębną ewidencję księgową. Z zapisów informacji pokontrolnej IP II wynika, iż dla projektu RMMP /09 beneficjent złożył oświadczenie o prowadzeniu wyodrębnionej ewidencji księgowej w formie określonej w załączniku nr 1 do oświadczenia Zestawienia wszystkich dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu. Zestawienie zawiera: rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny, datę dokonania operacji, określenie strony dokonującej operacji gospodarczej, opis zdarzenia gospodarczego, kwotę brutto, kwotę wydatków kwalifikowanych, pozycje pod którą dokument został ujęty w ewidencji księgowej, formę płatności wykazaną na dokumencie zakupu, oraz nr dowodu potwierdzającego dokonanie płatności wraz z datą dokonania płatności. Dla projektów: RPPM /08 oraz RMMP /08 beneficjenci złożyli oświadczenia zgodnie z którymi odrębna ewidencja księgowa prowadzona jest w formie wyodrębnionych kont analitycznych, co zostało również potwierdzone przez zespół kontrolny IP II. 6. W celu sprawdzenia, czy w systemie KSI zostały zarejestrowane odpowiednie dokumenty oraz czy dane są kompletne i spójne z wersją papierową zweryfikowano: a) deklarację wydatków IP II nr RPPM.IW.ARPSA_-D13/10-03 b) wnioski o płatność wymienione w punkcie 1 W przedmiotowym zakresie nie stwierdzono uchybień. Wersja papierowa deklaracji wydatków IP II oraz badanych wniosków o płatność jest zgodna z informacjami zawartymi w KSI na dzień przeprowadzenia kontroli. WNP-RPPM /09-02 Nazwa wskaźnika określona we wniosku o dofinansowanie Wskaźniki produktu Liczba nabytych środków trwałych (szt.) Liczba nabytych wartości niematerialnych i prawnych (szt.) Liczba przeprowadzonych szkoleń w ramach projektu Wartość docelowa WND Wykonanie określone we wniosku o płatność końcową Wykonanie określone w informacji pokontrolnej Wykonanie wprowadzone do KSI (Liczba zakupionych środków trwałych) Przedmiotowy wskaźnik nie został zmapowany Przedmiotowy wskaźnik nie został zmapowany 16

17 (szt.) Wskaźniki rezultatu (KSI) Liczba nowych usług (szt.) Liczba osób przeszkolonych w ramach projektu (osoby) 5 0/ (Liczba nowych produktów /usług) Przedmiotowy wskaźnik nie został zmapowany Dane wprowadzone do KSI dotyczące wartości projektu w bloku Informacje o umowie/decyzji, Informacje ogólne o projekcie, Plan finansowy projektu oraz Źródła, z których zostaną sfinansowane wydatki nie są spójne z wersją papierową aneksu nr UDA-RPPM /09-01do umowy. WNP-RPPM /08-05 Nazwa wskaźnika określona we wniosku o dofinansowanie Wskaźniki produktu Liczba nabytych środków trwałych (szt.) Powierzchnia wybudowanych obiektów (mkw) Wskaźniki rezultatu Liczba bezpośrednio utworzonych miejsc pracy (etat) Wartość docelow a WND Wykonanie określone we wniosku o płatność końcową Wykonanie określone w informacji pokontrolnej Wykonanie wprowadzone do KSI (Liczba zakupionych środków trwałych) 1135, , , ,00 (Powierzchnia wybudowanych/zmodernizowanych budynków) mężczyzn 2 (Przewidywana całkowita liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC)) Liczba nowych produktów (Liczba nowych produktów (szt.) /usług) Liczba nowych usług (szt.) Wartość wskaźnika ujęta we wskaźniku Liczba nowych produktów/usług Udział eksportu w ogólnej wielkości sprzedaży (%) Przedmiotowy wskaźnik nie został zmapowany Dane wprowadzone do KSI dotyczące wartości projektu w bloku Informacje o umowie/decyzji, Informacje ogólne o projekcie, Plan finansowy projektu oraz Źródła, z których zostaną sfinansowane wydatki nie są spójne z wersją papierową aneksu nr UDA- RPPM /08-03 do umowy. WNP-RPPM /08-05 Nazwa wskaźnika określona we wniosku o dofinansowanie Wskaźniki produktu Liczba nabytych środków trwałych(szt.) Wartość docelowa WND 3 Wykonanie określone we wniosku o płatność nr 05 Wykonanie określone we wniosku o płatność końcową 07 Wykonanie określone w informacji pokontrolnej Wykonanie wprowadzone do KSI (Liczba zakupionych środków trwałych) 2 Zgodnie z wnioskiem o płatność aktualnym na dzień przeprowadzenia kontroli wartość wskaźnika została określona na poziomie 0. W dniu przeprowadzania kontroli beneficjent poinformował zespół kontrolny IP II o zrealizowaniu wskaźnika dotyczącego nowych usług, co zostało potwierdzone również okazaniem odpowiednich faktur sprzedaży. W związku z powyższym zobowiązano beneficjenta do dostarczenia do IP II skorygowanego wniosku o płatność końcową w tym zakresie. W karcie informacyjnej umowy /decyzji wprowadzono wskaźnik produktu Liczba przedsiębiorstw wspartych w zakresie inwestycji, który IP II wpisuje na etapie umowy i wniosku o płatność końcową. 3 Dane dotyczące wskaźników zostały wprowadzone na podstawie załącznika do aneksu nr 6 do umowy. 4 Dane wprowadzone na podstawie wniosku o płatność końcową WNP-RPPM /

18 Liczba nabytych wartości niematerialnych i prawnych Liczba wdrożonych nowych rozwiązań technologicznych Liczba wdrożonych systemów zarządzania przedsiębiorstwem Liczba przeprowadzonych szkoleń w ramach projektu (szt.) Liczba godzin szkoleniowych Wskaźniki rezultatu Liczba bezpośrednio utworzonych miejsc pracy(etat) W zakresie braku zgodności danych zawartych w KSI z wersjami papierowymi aneksów nr UDA- RPPM /09-01 oraz UDA-RPPM /08-03 poinformowano zespół kontrolny, iż IZ RPO WP pismem z dnia r. zaleciła dokonanie aktualizacji zapisów zawartych w KSI w zakresie wartości projektów i kwoty dofinansowania dla projektów zakończonych, w przypadku których została zrealizowania płatność końcowa. Zgodnie z zaleceniem IK NSRO przedstawionym w niniejszym piśmie, aktualizacja danych może zostać dokonana w aktualnym aneksie do umowy, bez konieczności sporządzania kolejnego aneksu. 7. W celu sprawdzenia, czy wydatki zawarte w deklaracji wydatków przedłożonej do IC są kwalifikowalne zweryfikowano: A. WNP-RPPM / Przedmiotowy wskaźnik nie został zmapowany Przedmiotowy wskaźnik nie został zmapowany Przedmiotowy wskaźnik nie został zmapowany Przedmiotowy wskaźnik nie został zmapowany Przedmiotowy wskaźnik nie został zmapowany 10(5kob/5 mężcz) - 10 (9/1) (Przewidywana całkowita liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC)) Liczba nowych produktów (Liczba nowych Udział eksportu w ogólnej wielkości sprzedaży% Liczba osób przeszkolonych w ramach projektu produktów/usług) Przedmiotowy wskaźnik nie został zmapowany Przedmiotowy wskaźnik nie został zmapowany a) wniosek o dofinansowanie (suma kontrolna ) b) umowę o dofinansowanie wraz z aneksem c) dokumenty wymienione w pkt. 1B i 4A d) listę sprawdzającą nr 3b.16_3 zatwierdzoną dnia r. e) dokument potwierdzający refundację wydatków tj. zlecenie płatności nr na kwotę ,72 PLN dokonanej w dniu r. Wydatki ujęte we wniosku o płatność końcową nr WNP-RPPM /09-02 w całości odnoszą się do projektu i nie przekraczają limitów określonych w harmonogramie rzeczowofinansowym realizacji projektu, stanowiącym załącznik do aneksu nr 1 z dnia r. dla działań 5 Zgodnie z informacją zawartą w informacji pokontrolnej IP II, w dniu kontroli beneficjent nie okazał dokumentacji potwierdzającej zrealizowanie wskaźnika. W dniu r. beneficjent dostarczył oświadczenie oraz zestawienie sprzedaży potwierdzające realizację wskaźnika rezultatu na poziomie 68%. Beneficjent oświadczył, iż niezrealizowanie wskaźnika na zakładanym poziomie było spowodowane kryzysem ekonomicznym, który obniżył sprzedaż na rynki zagraniczne, zwiększając jednocześnie sprzedaż na rynku krajowym, co w konsekwencji spowodowało niekorzystny dla beneficjenta stosunek sprzedaży zagranicznej do krajowej. Zobowiązano beneficjenta do osiągnięcia wskaźnika na zakładanym w 2011r. poziomie, tj. 85 % i dostarczenia dokumentów potwierdzających ten fakt do końca stycznia 2012 r. 18

19 nr 1, 3, 4 i 9. W trakcie kontroli na zakończenie realizacji projektu, przeprowadzonej przez pracowników IP II, za niekwalifikowany uznano wydatek poniesiony na opłacenie kursu operatora koparko ładowarki w wysokości 1700,00 PLN. Wydatki zostały rzeczywiście poniesione jako rozchód z rachunku bankowego beneficjenta określonego w umowie o dofinansowanie w terminie zgodnym z okresem realizacji projektu określonym w umowie. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, iż kolejność przeprowadzania weryfikacji wniosku o płatność końcową nr WNP-RPPM /09-02 została przeprowadzona w oparciu o ustalenia poczynione i udokumentowane korespondencją mailową z IZ RPO WP w miesiącu marcu 2010 roku. Zgodnie z powyższym weryfikacja finansowa wniosku o płatność końcową została przeprowadzona w dniu r. tj. bezpośrednio po przeprowadzeniu weryfikacji formalno merytorycznej dniu r., natomiast kontrola projektu u beneficjenta została przeprowadzona po przeprowadzeniu weryfikacji finansowej wniosku w dniu r. Z uwagi na wykrycie wydatków niekwalifikowanych w trakcie czynności kontrolnych prowadzonych przez IP II, wniosek o płatność końcową został ponownie zweryfikowany i zatwierdzony pod względem finansowym po zatwierdzeniu informacji pokontrolnej przez zespół pokontrolny IP II oraz beneficjenta w dniu r. Refundacja wydatków w ramach wniosku o płatność końcową została dokonana w dniu r. B. WNP-RPPM /08-05 a) wniosek o dofinansowanie (suma kontrolna ) b) umowę o dofinansowanie projektu wraz z 3 aneksami c) dokumenty wymienione w punkcie 1C i 4B d) listę sprawdzającą nr 3b.16_3 zatwierdzoną dnia r. e) dokumenty potwierdzające refundację wydatków tj. zlecenie płatności nr dokonanej w dniu r. na kwotę ,22 PLN (EFRR), oraz polecenie realizacji przelewu dokonanego w dniu r. w wysokości ,80 PLN (budżet państwa) Wydatki ujęte we wniosku o płatność nr WNP-RPPM /08-05 w całości odnoszą się do projektu i nie przekraczają limitów określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym realizacji projektu stanowiącym załącznik do aneksu nr 1 z dnia r. dla działań nr 4 i 5. Wydatki zostały rzeczywiście poniesione jako rozchód z rachunku bankowego beneficjenta w terminie zgodnym z okresem realizacji projektu określonym w umowie. Ponadto w związku z faktem, iż wartość zakupionych maszyn wykazanych na fakturach stanowiących załączniki do wniosku o płatność przekraczało kwotę ,00 PLN, beneficjent przedstawił oferty potencjalnych dostawców (wiertarka promieniowa 3 oferty, prasa hydrauliczna 5 ofert) oraz protokoły z wyboru ofert z dnia r. na prasę hydrauliczną i r. na wiertarkę. Zgodnie z pismem beneficjenta dostarczonym do IP II w dniu r., stanowiącym odpowiedź na zalecenie pokontrolne, beneficjent poinformował o niezrealizowaniu wskaźnika eksportu za 2010 r. W dniu r poproszono beneficjenta (mail) o określenie wskaźnika w I półroczu 2011 r. wraz ze wskazaniem wielkości przychodów netto ze sprzedaży ogółem oraz przychody z eksportu. Pismem z dnia r. beneficjent poinformował o wielkości osiągniętego przychodu netto ze sprzedaży ogółem ,70 PLN, przychodu ze sprzedaży eksportu ,82 PLN oraz wysokości wskaźnika sprzedaży eksportowej za I półrocze 2011 r. - 2,5. Zgodnie z wyjaśnieniami uzyskanymi w trakcie kontroli wartość wskaźnika będzie monitorowana. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, iż kolejność przeprowadzania weryfikacji wniosku o płatność końcową nr WNP-RPPM /08-05 została przeprowadzona w oparciu o ustalenia poczynione i udokumentowane korespondencją mailową z IZ RPO WP w miesiącu marcu 2010 roku. Zgodnie z powyższym weryfikacja finansowa wniosku o płatność końcową została przeprowadzona w dniu r. tj. po przeprowadzeniu weryfikacji formalno merytorycznej r., natomiast kontrola projektu u beneficjenta została przeprowadzona w dniu r. - po przeprowadzeniu weryfikacji finansowej wniosku. Refundacja wydatków w ramach wniosku płatność końcową została dokonana w dniu r. 19

20 W trakcie czynności kontrolnych poproszono o wyjaśnienia dotyczące przyczyny sporządzenia aneksu nr 3 do umowy, w szczególności ponownej zmiany zapisów umowy w zakresie % współfinansowania projektu ze środków budżetu Państwa z 6,9%, który aneksem nr 2 został zmieniony z 6,89% ponownie na wartość 6,89%. Zgodnie z uzyskaną odpowiedzią IP II aneksem nr 3 do umowy wprowadziła przypis informujący, iż w treści umowy podane procenty stanowią zaokrąglenia matematyczne, natomiast dofinansowanie rozliczane będzie rzeczywistym procentem, natomiast treść aneksu nr 2 tj. UDA-RPPM /08-02 z zaokrągleniem matematycznym budżetu Państwa tj.6,9 spowodowana była brakiem jednoznacznego przypisu, wprowadzonego dopiero aneksem nr 3 oraz działaniem IP II w stronę zachowania rzeczywistego procentu budżetu Państwa. C. WNP-RPPM /08-05 a) wniosek o dofinansowanie projektu (suma kontrolna ) b) umowę o dofinansowanie wraz z 6 aneksami c) dokumenty wymienione w punkcie 1D i 4C d) listę sprawdzającą nr 3b 16_3 zatwierdzoną dnia r. e) dokumenty potwierdzające refundację wydatków tj. zlecenie płatności (nr ) wykonanej w dniu r. na kwotę ,27 PLN (EFRR) oraz polecenie realizacji przelewu z dnia r. na kwotę ,81 PLN (budżet państwa) Wydatki ujęte we wniosku o płatność nr WNP-RPPM /08-05 w całości odnoszą się do projektu i nie przekraczają limitów określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym realizacji projektu stanowiącym załącznik nr 1 do aneksu nr 5 z dnia r. Wydatki zostały rzeczywiście poniesione w okresie realizacji projektu jako rozchód z rachunków bankowych beneficjenta prowadzonych w EUR oraz PLN. Cześć płatności za fakturę końcową została przelana na rachunek bankowy niezgodny z rachunkiem sprzedawcy znajdującym się na fakturze i umowie sprzedaży. W dokumentacji wniosku znajduje się oświadczenie sprzedawcy z dnia r., zgodnie z którym potwierdzono, iż beneficjent w całości opłacił faktury za zakup urządzenia do cięcia strumieniem wody. W trakcie czynności kontrolnych potwierdzono, iż zgodnie z zapisami informacji pokontrolnej nr 94/1.1.2/DIF/11 beneficjent nie spełniał łącznie warunków określonych w art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy PZP (Dz. U. nr 223 z 2007 r., poz. 1655) w związku z czym nie miał obowiązków stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Beneficjent przeprowadził postępowanie dot. zakupu maszyny do cięcia wodą zgodnie z zasadami określonymi w umowie o dofinansowanie. Wniosek o płatność został zatwierdzony w dniu r., natomiast refundacja wydatków w ramach wniosku o płatność została dokonana w dniu r. Zapisy IW IP II z dnia r. nie precyzują momentu wypełniania przez Kierownika Zespołu Kontrolującego lub Kierownika Sekcji Kontroli LS nr 3a16_3 dot. weryfikacji formalno-merytorycznej wniosku o płatność, a także nie określają sposobu przekazania informacji o kwocie nieprawidłowości stwierdzonej w trakcie przeprowadzonej kontroli. Zapisy ww. IW zawierają informację, iż w przypadku wniosku objętego dofinansowaniem budżetu państwa przeprowadzana jest weryfikacja finansowa wniosku. Powyższy zapis wskazuje, iż w przypadku braku dofinansowania projektu z budżetu państwa, a jedynie ze środków EFRR weryfikacja finansowa nie jest przeprowadzana. Wyjaśnienia i uwagi przedstawione przez instytucję kontrolowaną w stosunku do wersji wstępnej informacji pokontrolnej Wnioski o płatność wyszczególnione w punkcie [WNP-RPPM /09-01, WNP- RPPM /09-01, WNP-RPPM /09-02 oraz WNP-RPPM /08-05] to wnioski o płatność końcową. Dnia r. IZ RPO WP wyraziła zgodę na zmianę 20