Wprowadzanie zmian w umowach o dofinansowanie Działanie 8.1 POIG

Transkrypt

1 Wprowadzanie zmian w umowach o dofinansowanie Działanie 8.1 POIG Gdańsk, r.

2 Wprowadzanie zmian w umowach o dofinansowanie Beneficjent, podpisując umowę o dofinansowanie, zobowiązuje się do realizacji projektu zgodnie z jej zapisami. Refundacja poniesionych przez Beneficjenta wydatków będzie moŝliwa tylko wtedy, gdy projekt zostanie zrealizowany zgodnie z zawartą umową. Zatem Beneficjent, chcąc dokonać zmian w umowie, zobowiązany jest poinformować pisemnie PARP za pośrednictwem RIF o przyczynach powodujących konieczność wprowadzenia zmian, przed ich wprowadzeniem. W większości przypadków ww. zmiany wymagają dla swojej waŝności zawarcia stosownego aneksu do umowy o dofinansowanie.

3 Zmiany niewymagające zawarcia aneksu do umowy Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie zmiana: - adresu lub reprezentacji Beneficjenta; - rachunku bankowego Beneficjenta, na który przekazywane jest dofinansowanie; - terminu realizacji poszczególnych działań i etapów projektu, o ile zmiana ta pozostaje bez wpływu na termin zakończenia realizacji projektu; dotycząca aktualizacji Harmonogramu płatności, o ile nie powoduje to - zmiany wysokości zaliczki oraz zmiany okresu kwalifikowalności wydatków; - dotycząca przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem do 10 % wartości kwoty danej kategorii wydatków, z której następuje przesunięcie, bez względu na poziom wzrostu kategorii wydatków, do której następuje przesunięcie, nie wymaga zawarcia aneksu do umowy, a jedynie pisemnego poinformowania Regionalnej Instytucji Finansującej.

4 Zmiany niewymagające zawarcia aneksu do umowy NaleŜy pamiętać, iŝ 10 % przesunięć dokonujemy pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków, wyszczególnionymi w Tab. 2 Harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu. Nie naleŝy definiować kategorii wydatku jako działania, czy teŝ etapu projektu. Etapy w działaniu 8.1 PO IG mają jedynie charakter porządkujący cały projekt. UWAGA! W przypadku kilkukrotnego dokonywania przez Beneficjentów 10 % przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem kaŝdorazowo naleŝy odnosić się do wartości danej kategorii określonej w Harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie, bądź teŝ ostatniego podpisanego aneksu do umowy.

5 Zmiany niewymagające zawarcia aneksu do umowy PRZYKŁAD 1: Zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu Beneficjent zaplanował w kategorii Zakup nowych środków trwałych wydatki na poziomie zł (zakup 2 laptopów zł, zakup urządzenia wielofunkcyjnego zł), natomiast w kategorii Nabycie wartości niematerialnych i prawnych wydatki na poziomie zł (zakup licencji na potrzeby projektu). Po dokonaniu przez Beneficjenta stosownych zakupów okazało się, iŝ kaŝdy z laptopów był tańszy o 500 zł (oszczędność w wysokości zł), natomiast koszt zakupu licencji wzrósł o zł. Beneficjent, chcąc dokonać 10 % przesunięć w Harmonogramie rzeczowofinansowym projektu, bez konieczności aneksowania umowy, na etapie rozliczania danego etapu moŝe dokonać przesunięcia z kategorii Zakup nowych środków trwałych do kategorii Nabycie wartości niematerialnych i prawnych kwoty zł. (gdyŝ 10 % z zł = zł.)

6 Zmiany niewymagające zawarcia aneksu do umowy -w przypadku, gdy Beneficjent zaplanował w projekcie wydatki na zakup analiz przygotowawczych, jednak do rozliczenia projektu jako potwierdzenie realizacji wydatku Beneficjent przedstawił, zamiast faktury, rachunek za wykonanie dzieła wraz z umową o dzieło, nie ma konieczności aneksowania umowy o dofinansowanie i zmiany kategorii wydatków na wynagrodzenia brutto; - w sytuacji, gdy Beneficjent planuje zmianę sposobu zatrudnienia pracownika np. z umowy zlecenie na umowę o pracę, a modyfikacja ta nie spowoduje konieczności zmiany Harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu (w nazwie działania nie sprecyzowano rodzaju zawieranej z pracownikiem umowy), zmiana taka jest dopuszczalna i nie wymaga zawarcia aneksu do umowy, a jedynie pisemnego poinformowania RIF; - w sytuacji, gdy zmiana lokalizacji Projektu wiąŝe się jedynie ze zmianą numeru lokalu (nie ulega zmianie województwo, powiat, gmina, miejscowość i kod pocztowy), który nie jest ujęty w pkt 14 wniosku o dofinansowanie, nie ma konieczności aneksowania zapisów Umowy w ww. zakresie.

7 Zmiany wymagające zawarcia aneksu do umowy W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w projekcie Beneficjent jest zobowiązany do złoŝenia w Regionalnej Instytucji Finansującej stosownego wniosku o wprowadzenie zmian wraz przedstawieniem ich zakresu oraz uzasadnieniem w terminie 30 dni od dnia zaistnienia przyczyny zmiany. W zaleŝności od rodzaju planowanej zmiany konieczne jest równieŝ złoŝenie przez Beneficjenta dodatkowych dokumentów, takich jak: - aktualny Harmonogram rzeczowo-finansowy projektu; - aktualny Harmonogram płatności; - aktualny plan finansowy; - tabela skwantyfikowanych wskaźników realizacji projektu; - dokument rejestrowy, aktualny na dzień złoŝenia wniosku o aneks.

8 Zmiany wymagające zawarcia aneksu do umowy W przypadku zmiany formy prawnej Beneficjent do zawarcia aneksu do umowy o dofinansowanie konieczne jest przedłoŝenie w RIF m.in. następujących dokumentów: - dokument, z którego wynika przekazanie przedsiębiorstwa innemu podmiotowi; - aktualny dokument rejestrowy; - umowa spółki/akt notarialny poświadczający utworzenie nowego podmiotu (dot. przypadku, gdy nowym Beneficjentem jest spółka cywilna); -decyzja o NIP; - zaświadczenie o nr REGON; - zaświadczenie z banku o nr rachunku bankowego; - oświadczenie o spełnianiu kryteriów MSP (nie wymagane w przypadku sukcesji uniwersalnej).

9 Zmiany wymagające zawarcia aneksu do umowy W przypadku złoŝenia przez Beneficjenta wniosku o aneks do umowy o dofinansowanie w związku z zawarciem umowy o przelew wierzytelności z instytucją kredytującą, w celu podjęcia przez PARP właściwej decyzji, konieczne jest dostarczenie przez Beneficjenta: - umowy kredytowej; - umowy cesji zawartej z instytucją kredytującą; -dokumentu banku dotyczącego numeru rachunku bankowego, na który ma zostać przekazane dofinansowanie. UWAGA! Przelew dofinansowania na poczet banku w ramach cesji wierzytelności moŝe obejmować wyłącznie kwotę refundacji.

10 Zmiany wymagające zawarcia aneksu do umowy Zmiany zakresu rzeczowego projektu Nie ma moŝliwości dodawania nowych działań, kategorii do projektu, gdyŝ Komisja Konkursowa oceniła wniosek o dofinansowanie w określonej postaci, akceptując zarówno wszystkie pozycje wyszczególnione w Harmonogramie rzeczowo-finansowym, jak równieŝ wysokość wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem przypisanych danym działaniom. Wprowadzenie do projektu nowego działania oznaczałoby, Ŝe wniosek powinien zostać poddany ponownej ocenie Komisji Konkursowej, co po podpisaniu umowy o dofinansowanie nie jest jednak moŝliwe.

11 PRZYKŁAD 2: Zmiany wymagające zawarcia aneksu do umowy Beneficjent złoŝył wniosek o wprowadzenie zmian w umowie polegających na dodaniu do kategorii wynagrodzeń nowego działania, polegającego na zatrudnieniu do realizacji projektu dodatkowej osoby- specjalisty ds. marketingu. Na etapie składania wniosku o dofinansowanie Beneficjent nie przewidział, iŝ osoba na ww. stanowisku będzie niezbędna do prawidłowej realizacji projektu. W związku z tym, Ŝe w Harmonogramie rzeczowofinansowym projektu, stanowiącym załącznik nr 2 do umowy nie przewidziano zatrudniania osoby na stanowisku specjalista ds. marketingu nie ma moŝliwości wprowadzenia do projektu nowego działania. PARP nie wyraŝa zgody na modyfikację projektu w ww. zakresie. Beneficjent moŝe zatrudnić ww. osobę do pracy przy projekcie, jednak koszty związane z zatrudnieniem tej osoby nie mogą stanowić wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem.

12 Zmiany wymagające zawarcia aneksu do umowy Zmiany zakresu rzeczowego projektu PRZYKŁAD 3: Beneficjent złoŝył w RIF wniosek o aneks do umowy w zakresie moŝliwości ograniczenia liczby osób pracujących w ramach projektu, przy jednoczesnym utrzymaniu kosztów kwalifikowanych przeznaczonych na ten cel w projekcie. Nie ma moŝliwości aneksowania umowy o dofinansowanie w zakresie ograniczenia liczby osób zatrudnionych do realizacji projektu przy jednoczesnym zachowaniu poziomu kosztów kwalifikowalnych. Zmniejszenie liczby zatrudnionych osób przy jednoczesnym utrzymaniu poziomu kosztów kwalifikowalnych oznaczałoby wzrost jednostkowych kosztów wynagrodzenia pracowników. PowyŜsza zmiana mogłaby mieć wpływ na ostateczną ocenę wniosku o dofinansowanie oraz decyzję o przyznaniu dofinansowania.

13 Zmiany wymagające zawarcia aneksu do umowy Wskaźniki osiągnięcia celów projektu Dopiero w trakcie realizacji projektu, bądź po jego zakończeniu okazuje się często, Ŝe osiągnięcie załoŝonych wskaźników jest trudne, a czasem wręcz niemoŝliwe. Dlatego teŝ wskaźniki wynikające ze zdefiniowanych celów projektu muszą być obiektywnie weryfikowalne, realne do osiągnięcia oraz adekwatne do rodzaju projektu. PAMIĘTAJ! KaŜda zmiana wartości danego wskaźnika wymaga uzyskania zgody PARP. Zgoda na dokonanie zmian w tabeli Skwantyfikowane wskaźniki realizacji celów projektu nie jest wydawana automatycznie.

14 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Regionalna Instytucja Finansująca Sekcja Kontraktowania POIG Tel , , , ,