SPRAWOZDANIE. Bożena Wierzbicka - Starszy Inspektor; Kazimierz Lachor - Inspektor

Transkrypt

1 WP-III SPRAWOZDANIE z kontroli uproszczonej przeprowadzonej 13 października 2014 roku w Urzędzie Gminy Klucze reprezentowanym przez Pana Kazimierza Ścieżko Wójta Gminy Klucze oraz w budynku świetlicy w Ryczówku na działkach o nr ew. gr. 521/10 i 522/2 dokąd kontrolujący zostali skierowani przez przedstawicieli Urzędu Gminy Klucze Podstawa kontroli: Upoważnienie do kontroli znak: WP.III z dnia 6 października 2014 roku wystawione z up. Wojewody Małopolskiego przez Panią Renatę Grochal Zastępcę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Zakres kontroli: Kontrolę przeprowadzono w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji przyznanej w 2013 r. z rezerwy celowej budżetu państwa w wysokości ,00zł, w ramach działu 852, rozdziału 85206, paragrafu 2030 klasyfikacji budżetowej. Dotacje przeznaczono dla placówki wsparcia dziennego pod nazwą Placówka Wsparcia Dziennego Tęcza ul. Zawierciańska 30, Klucze, na doposażenie placówki w celu wzbogacenia oferty zajęć programowych (w kwocie ,00 zł) oraz na remonty i prace wykończeniowe będące wydatkami bieżącymi związanymi z poprawą warunków opieki i wychowania (w kwocie ,00 zł). Dotację przyznano w celu dofinansowania poprawy warunków opieki i wychowania w placówce wsparcia dziennego. Kontrolujący: Bożena Wierzbicka - Starszy Inspektor; Kazimierz Lachor - Inspektor W czasie kontroli informacji udzielali: Pani Ilona Szczęch Wice Wójt Gminy Klucze; Pan Piotr Seweryn Kierownik Referatu Inwestycji; Opis przebiegu kontroli: W dniu 13 października 2014 roku wpisem do księgi kontroli w Urzędzie Gminy Klucze rozpoczęto kontrole prawidłowości wykorzystania dotacji celowej przyznanej w 2013 roku przez Wojewodę Małopolskiego w wysokości: ,00 zł (słownie złotych sto trzynaście tysięcy dwieście dziewiętnaście) w ramach działu 852, rozdziału 85206, paragrafu 2030 klasyfikacji budżetowej. Wszystkie materiały przeznaczone do kontroli zgromadzono w Urzędzie Gminy Klucze i tam też odbyła się przez kontrolujących ich analiza. Umowę Finansową Nr 5/PWD/G/2013 zawarto pomiędzy Wojewodą Małopolskim, reprezentowanym przez: mgr inż. Małgorzatę Lechowicz - Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, a Gminą Klucze reprezentowaną przez Pana Kazimierza Ściążko Wójta Gminy Klucze. Na podstawie art. 150 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013, poz.885, j.t., ze zm.), art. 18 ust.2 oraz art. 247 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 roku

2 o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2013 r., poz. 135 ze zm.) oraz Resortowego programu dofinansowania standardów placówek wsparcia dziennego w 2013 roku (zwanym dalej Programem) Wojewoda przyznał Beneficjentowi dotacji środki finansowe w formie dotacji celowej w wysokości: ,00 zł (słownie złotych sto trzynaście tysięcy dwieście dziewiętnaście) w ramach działu 852, rozdziału 85206, paragrafu 2030 klasyfikacji budżetowej i działania budżetu zadaniowego nr Wg zawartej umowy Nr 5/PWD/G/ pkt 2: Dotacja jest przeznaczona dla placówki wsparcia dziennego pod nazwą Placówka Wsparcia Dziennego Tęcza, ul. Zawierciańska 30, Klucze, na doposażenie placówki w celu wzbogacenia oferty zajęć programowych (w kwocie ,00 zł) oraz na adaptację, remonty i prace wykończeniowe będące wydatkami bieżącymi związanymi z poprawą warunków opieki i wychowania (w kwocie ,00 zł) i nie może być przekazana innym podmiotom niż podmiot prowadzący placówkę ani wykorzystana na pokrycie jakichkolwiek innych wydatków. Na podstawie Ustawy z dnia 24 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych Beneficjent dotacji zamieścił w BIP ogłoszenia o przetargach nieograniczonych na zadania: 1. Remont Placówki Wsparcia Dziennego Tęcza w ramach Resortowego Programu dofinansowania standardów placówek wsparcia dziennego w 2013 roku. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu r. pod nr Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia w wysokości ,32 zł. Jako najkorzystniejszą wybrano ofertę nr 1, Bogusław Szydłowski, Kraków, ul. Komuny Paryskiej 17/2 z ceną brutto w wysokości ,81 zł. 2. Dostawa wyposażenia do Placówki Wsparcia Dziennego Tęcza w ramach Resortowego Programu dofinansowania standardów placówek wsparcia dziennego w 2013 roku. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu r. pod nr Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia w wysokości ,00 zł. Jako najkorzystniejszą wybrano ofertę nr 2, Moje Bambino Sp. z o.o. SK.A. ul. Graniczna 46, Łódź z ceną brutto w wysokości ,49 zł. Przedstawiam poniżej istotny fragment ogłoszenia o udzieleniu zamówienia na roboty budowlane. SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY I. 1) NAZWA I ADRES: Urząd Gminy Klucze, ul. Partyzantów 1, Klucze, woj. małopolskie, tel , faks Adres strony internetowej zamawiającego: I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa. SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

3 II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Remont Placówki Wsparcia Dziennego Tęcza w ramach Resortowego Programu dofinansowania standardów placówek wsparcia dziennego w 2013 roku.. II.1.2) Rodzaj zamówienia: roboty budowlane. II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Remont Placówki Wsparcia Dziennego Tęcza w ramach Resortowego Programu dofinansowania standardów placówek wsparcia dziennego w 2013 roku. Wykonanie robót budowlanych zmierzających do zmiany sposobu użytkowania części pomieszczeń istniejącego budynku Świetlicy w Ryczówku na Placówkę Wsparcia Dziennego wraz z przebudową wewnętrznych instalacji wentylacji i elektrycznej. Zakres prac: Prace remontowe budowlane : - zerwanie istniejącej drewnianej podłogi w sali zajęć i wykonanie posadzki z gresu wraz z warstwami wyrównującymi. - cokoliki z płytek ceramicznych. Wykonanie lamperii z cienkowarstwowej wyprawy z tynku żywicznego. - wykonanie gładzi gipsowej jednowarstwowa - wymiana stolarki drzwiowej ewakuacyjnej na zewnątrz wraz z poszerzeniem otworu drzwiowego. - wymiana stolarki drzwiowej ewakuacyjnej wraz z poszerzeniem otworu drzwiowego. -Malowanie ścian i sufitu. Instalacje : Instalacje sanitarne z osprzętem, elektryczne i wentylacyjne Powyższe prace należy wykonać w zakresie zgodnym z załączonym przedmiarem Roboty budowlane należy wykonać zgodnie z załączonym przedmiarami, kosztorysami nakładczymi z zastosowaniem materiałów o parametrach zgodnych lub równoważnych z zawartymi w przedmiarach i kosztorysach nakładczych.. Fragment ogłoszenia o zamówieniu na dostawę wyposażenia: Klucze: Dostawa wyposażenia do Placówki Wsparcia Dziennego Tęcza w ramach Resortowego Programu dofinansowania standardów placówek wsparcia dziennego w 2013 roku. Numer ogłoszenia: ; data zamieszczenia: OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - dostawy Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe. Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego. SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY I. 1) NAZWA I ADRES: Urząd Gminy Klucze, ul. Partyzantów 1, Klucze, woj. małopolskie, tel , faks Adres strony internetowej zamawiającego: I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa. SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Dostawa wyposażenia do Placówki Wsparcia Dziennego Tęcza w ramach Resortowego Programu dofinansowania standardów placówek wsparcia dziennego w 2013 roku.. II.1.2) Rodzaj zamówienia: dostawy.ii.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Wykaz: Wyposażenie placówki wsparcia dziennego w celu wzbogacenia oferty zajęć programowych. L.p. Elementy wyposażenia Ilość sztuk 1 Biurka 5szt 2 Krzesła

4 obrotowe 6szt 3 Szafa pancerna 1szt 4 Dywan 1szt 5 Stół do tenisa stołowego 1szt 6 Biurko 1szt 7 Stoliki 4szt 8 krzesełka 24szt 9 Regał z pojemnikami 1szt 10 Ławeczka szatniowa z wieszakami 2szt 11 Wieszak na ubrania dla personelu 1szt 12 Gry edukacyjne komplet 13 Materiały plastyczne komplet 14 kanapa 1szt Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia w załączniku nr 6 do SIWZ. Wyposażenie oferowane ma posiadać parametry zgodne lub równoważne do opisanych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia.. Wykonawca remontu zadanie zrealizował co dokumentuje protokół odbioru końcowego robót z r. w świetle, którego roboty budowlane zostały wykonane zgodnie z dokumentacją pod względem technicznym. Wg protokołu odbioru końcowego roboty zrealizowano w obiekcie Placówki Wsparcia Dziennego Tęcza - filia w Ryczówku. Wykonawca dostawy wyposażenia placówki zadanie zrealizował co dokumentuje Protokół zdawczo odbiorczy z dnia r. zatwierdzony przez upoważnionego przedstawiciela Urzędu Gminy Klucze. Wg Protokołu zdawczo odbiorczego adresem dostawy jest świetlica w Ryczówku. Roboty budowlane wykonane zostały w oparciu o dokumentację projektową załączoną zarówno w ogłoszeniu o zamówieniu publicznym jak i do Decyzji WA ID.02 zatwierdzającej projekt budowlany i udzielającej pozwoleniana budowę dla Gminy Klucze ul. Partyzantów 1, Klucze, na inwestycję: roboty budowlane, zmierzające do zmiany sposobu użytkowania części pomieszczeń istniejącego budynku w Ryczówku wraz z przebudową wewnętrznych instalacji wodno kanalizacyjnej, c.o. i elektrycznej, oraz dobudową zewnętrznej pochylni dla osób niepełnosprawnych w miejscowości Ryczówek, na działkach o nr ew. gr. 521/10, 522/2. Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Kluczach na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Klucze w drodze konkursu ofert powierzył realizację zadania publicznego pod nazwą Prowadzenie Placówki Wsparcia Dziennego w Kluczach Stowarzyszeniu Forum Oświatowe Klucze. Placówka Wsparcia Dziennego Tęcza, ul. Zawierciańska 30, Klucze, prowadząca filie - ogniska wychowawcze w Ryczówku i Bydlinie, występująca w Umowie Nr 5/PWD/G/2013, jako Beneficjent dotacji Wojewody Małopolskiego za rok 2013, prowadzona jest na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Klucze przez Stowarzyszenie Forum Oświatowe Klucze. Zadanie remontowe finansowane ze środków Wojewody Małopolskiego rozliczono fakturą VAT nr 30/2013 wystawioną na kwotę ,81 zł brutto, z czego kwota ,02 zł stanowiąca 95% wartości faktury, (5% - wkład własny zgodnie z umową Nr 5/PWD/G/2013, 2, pkt 2), przeznaczona została na rozliczenie dotacji Wojewody. Kontrolujący sprawdzili kopie przedłożonej do rozliczenia faktury z jej oryginałem potwierdzając ich identyczność. Faktura została opisana niepoprawnie. Beneficjent dotacji kwotę ,61 zł pismo WP-IV wraz z odsetkami w wysokości 219,00 zł pismo ZIF (odsetki płatne ze środków własnych Gminy), zwrócił przelewem na konto Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego z tytułu wykorzystania części dotacji na wydatki pierwotnie nie zaplanowane na etapie otwartego konkursu ofert. Kwotę ,80 zł - pismo WP-IV Beneficjent zwrócił, zgodnie z wymogami 8 ust. 1 umowy nr 5/PWD/G/2013, na konto Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego z tytułu niewykorzystania całości środków finansowych przyznanych w ramach dotacji.

5 Razem przekazano na konto Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego kwotę pochodzącą z dotacji Wojewody w wysokości ,41 zł. Dokonano trzech przelewów internetowych na łączną kwotę ,41 zł, numery referencyjne operacji: z dnia , z dnia , i z dnia Kwota ,44 zł zawiera oprócz kwot należnych do zwrotu, wartość odsetek w wysokości 219,00 zł ,00 zł (kwota umowna) ,41 zł (kwota zwrócona) = ,59 zł Na przedłożonych fakturach należało rozliczyć więc łączną kwotę ,59 zł, którą to kwotę Beneficjent dotacji wykazał w przedłożonym do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego sprawozdaniu z realizacji zadania w ramach Resortowego Programu dofinansowania standardów placówek wsparcia dziennego w 2013 roku a nie kwotę ,83 zł. Powyższe należy skorygować dokonując nowego opisu przedłożonej do rozliczenia faktury VAT 30/2013. Poprawioną fakturę niezwłocznie przesłać należy do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego Zadanie dostawy wyposażenia do Placówki finansowane ze środków Wojewody rozliczono fakturą VAT FS-7690/12/2013/RO na kwotę ,69 zł brutto, z czego kwota ,81 zł stanowiąca 95% wartości faktury przeznaczona została na rozliczenie dotacji Wojewody. Kontrolujący sprawdzili kopie przedłożonej do rozliczenia faktury z jej oryginałem potwierdzając ich identyczność. Faktura została opisana poprawnie. Kontrolujący na miejscu potwierdzili realizację zadań ujętych umowami potwierdzając celowość ich wykonania. Niezależnie od przedmiotu i zakresu kontroli ujętych w upoważnieniu, kontrolujący zwrócili uwagę na konieczność uzupełnienia obowiązkowych wpisów w Książce Obiektu Budowlanego gwarantujących bezpieczeństwo użytkowania Placówki pod względem technicznym i pożarowym. Koniecznym w oparciu o Decyzję nr 742/2013, WA , będzie przed przystąpieniem do użytkowania obiektu uzyskanie również ostatecznej decyzji o pozwoleniu na użytkowanie. Na tym sprawozdanie zakończono. Sprawozdanie sporządzono w dwóch jednakowych egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Pouczenie: Zgodnie z art.52 Ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U ) Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania ma prawo przedstawić do niego stanowisko. Nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli. Podpis jednostki kontrolowanej: WÓJT GMINY Norbert Bień(-) Podpisy inspektorów kontrolujących Inspektor mgr inż. Kazimierz Lachor(-) Podpis zarządzającego kontrolę GMINA KLUCZE woj. małopolskie Zastępca Dyrektora Wydziału mgr Renata Grochal(-)

6