Olsztyn, dnia 31 marca 2009 r. P/08/164 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 1 Olsztyn, dnia 31 marca 2009 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w OLSZTYNIE ul. Artyleryjska 3e OLSZTYN tel/fax (0-89) , P/08/164 LOL /08 Pan Andrzej Polakowski Dyrektor Generalny PPUP Poczta Polska Warszawa WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Olsztynie przeprowadziła w Państwowym Przedsiębiorstwie UŜyteczności Publicznej Poczta Polska Centrum Poczty Oddział Rejonowy w Olsztynie ( Rejon ), kontrolę działalność z uwzględnieniem przepływów finansowych i jakości świadczonych usług w latach (do 30 września). W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 13 marca 2009 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działalność Rejonu w kontrolowanym zakresie, pomimo stwierdzonych uchybień. PowyŜszą ocenę uzasadniają następujące uwagi i oceny cząstkowe: 1. W obecnej strukturze Rejon funkcjonuje od dnia 1 kwietnia 2008 r., tj. w wyniku zmian organizacyjnych, wprowadzonych zarządzeniem Nr 7 Dyrektora Generalnego Poczty Polskiej z dnia roku. W okresie objętym kontrolą, na obszarze

2 2 działania Rejonu wzrosła liczba placówek pocztowych ze 174 w 2006 r. do 178 w 2007 r. i 180 na koniec września 2008 r., a jedna placówka pocztowa przypadała odpowiednio: - w miastach: w 2006 r. na 5819, w 2007 r. na 5727 i w 2008 r. na 5624 mieszkańców, - na terenach wiejskich: w 2006 r. na 91,42 km ², w 2007 r. na 89,03 km ² i w 2008 r. na 87,51 km ². Jako prawidłowe naleŝy ocenić działania organizacyjne Rejonu, które doprowadziły do utworzenia w kaŝdej gminie na obszarze jego właściwości co najmniej 1 placówki pocztowej. Ponadto, w kaŝdym z 18 miast na terenie Rejonu w soboty pracował przynajmniej 1 urząd pocztowy w wymiarze min. 6 godzin (łącznie pracowało 29 urzędów z ogólnej liczby 49). W Olsztynie Urząd Pocztowy Nr 2 realizował całodobowo obsługę klientów przez wszystkie dni tygodnia. Oprócz placówek pocztowych dodatkowo funkcję dostępu do usług pocztowych (poprzez umoŝliwienie nadania przesyłki nierejestrowanej) spełniały nadawcze skrzynki pocztowe, umieszczane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 24 września 2003 r. w sprawie nadawczych skrzynek pocztowych Rejon w latach podejmował działania w celu poprawy stanu technicznego obiektów pocztowych. W ww. okresie skierował do Centrum Infrastruktury Oddział Regionalny w Olsztynie (CIOR) łącznie 86 wniosków o przeprowadzenie inwestycji lub remontów, z których zrealizowano: 10 inwestycji, 21 remontów oraz 13 zgłoszeń dotyczących doposaŝenia tzw. okienek finansowych Banku Pocztowego. Nie zrealizowano natomiast 28 zgłoszeń inwestycyjnych i 14 remontowych, a przyczyną tego był m.in.: brak środków finansowych oraz nierozstrzygnięcie przez CIOR postępowań przetargowych. 3. Rejon dokonywał rozmieszczania, opróŝniania, kontroli i ewidencji nadawczych skrzynek pocztowych przestrzegając zasad określonych w instrukcji, wprowadzonej zarządzeniem Nr 48 Dyrektora Generalnego Poczty Polskiej z dnia 9 maja 2002 r. w sprawie opróŝniania, kontroli i ewidencji nadawczych skrzynek pocztowych, według której jedna skrzynka pocztowa przypadała na 1500 mieszkańców na terenie miasta oraz na 300 mieszkańców w terenie wiejskim. Stwierdzono bowiem, Ŝe liczba skrzynek pocztowych miejskich wynosiła: w 2006 r , w 2007 r i w 2008 r. 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701, ze zm. 2 Dz. U. Nr 177, poz

3 3-829, natomiast wiejskich odpowiednio: w 2006 r , w 2007 r , a w 2008 r W wyniku oględzin skrzynek pocztowych w urzędach pocztowych w Biskupcu i Mrągowie oraz punkcie pocztowym w Mrągowie stwierdzono, Ŝe system kontroli opróŝniania skrzynek pocztowych przyjęty w Rejonie był zgodny z ww. zarządzeniem Nr 48 Dyrektora Generalnego Poczty Polskiej. Polegał on na odciskaniu graweru umieszczonego w skrzynce pocztowej na taśmie kontrolnej przynoszonej przez listonosza, na elektronicznym systemie kontroli opróŝniania skrzynek pocztowych lub wymianie tzw. tabliczek kontrolnych przez listonosza obsługującego dany rejon doręczeń. 4. Rejon przestrzegał zarządzenia Nr 19 Dyrektora Generalnego Poczty Polskiej z dnia r., dokonując podziału na rejony doręczeń i opracowując plany ich obsługi. W planach obsługi opisany był teren doręczania przesyłek i kwot przekazów oraz zawierały one wymagane dane. Plany obsługi rejonów doręczeń były aktualizowane przez naczelników Urzędów Pocztowych i kierowników Punktów Pocztowych oraz uzyskały akceptację Dyrektora Oddziału Rejonowego Centrum Poczty. Na terenie Rejonu było 379 rejonów doręczeń (187 miejskich i 192 wiejskie), zlokalizowanych w 41 placówkach pocztowych (39 UP i 2 PP). 5. Rejon organizował kursy pocztowe między placówkami pocztowymi w sposób zapewniający terminowe ekspediowanie przesyłek priorytetowych i ekonomicznych. Dokumenty eksploatacyjne opisujące sposób przebiegu przesyłek pocztowych określały właściwą korelację czynności wykonywanych na etapach przyjmowania, opracowywania, ekspediowania i przemieszczania przesyłek pocztowych, umoŝliwiając tym samym zachowanie terminowości przesyłek. 6. Ustalono, Ŝe zawarte przez Rejon umowy z prywatnymi podmiotami gospodarczymi w zakresie sprzedaŝy ich towarów w urzędach pocztowych podległych Rejonowi, naleŝycie zabezpieczały interesy PPUP Poczta Polska i były zgodne z przepisami Kodeksu Cywilnego 3. Ewidencja i dokumentacja obrotu towarowego prowadzona była zgodnie z Instrukcją technologiczną działalności handlowej i ewidencją obrotu towarowego w jednostkach organizacyjnych Centrum Sieci Pocztowej, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 2 Dyrektora Centrum Sieci Pocztowej z dnia roku. 3 Dz. U. z 1964 Nr 16 poz. 93, ze zm.

4 4 7. W Rejonie w sposób właściwy zorganizowany był nadzór nad słuŝbami eksploatacyjnymi. Stwierdzono, Ŝe naczelnicy urzędów pocztowych, kierownicy punktów pocztowych oraz kontrolerzy rzetelnie sprawowali nadzór nad pracą słuŝb eksploatacyjnych w placówkach pocztowych podległych Rejonowi. Nadzór ten dotyczył m.in. zapewnienia bezpieczeństwa obrotu pocztowego i pienięŝnego, terminowości przebiegu przesyłek pocztowych, zapewnienia wysokiej jakości świadczonych usług i obsługi klienta, stosowania przez pracowników Standardu Obsługi Klienta, przyjętego przez Pocztę Polską oraz przeprowadzania wyrywkowych kontroli prawidłowości opłat przyjętych przesyłek. 8. Rejon w latach przeprowadził 377 kontroli funkcjonalnych oraz 327 instytucjonalnych. Kontrole te przeprowadzono zgodnie z regulaminem kontroli, wprowadzonym zarządzeniem Nr 25 Dyrektora Generalnego Poczty Polskiej z dnia 6 marca 2007 r. Kontrole funkcjonalne polegały głównie na sprawdzaniu pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym poprawności prowadzonej dokumentacji pocztowej. Stwierdzone nieprawidłowości były na bieŝąco omawiane z pracownikami kontrolowanej placówki pocztowej, którym jeszcze podczas kontroli udzielano stosownego instruktaŝu. Realizacja wniosków i zaleceń miała miejsce niezwłocznie po zakończeniu kontroli. W ramach kontroli instytucjonalnych Rejon przeprowadzał m.in. kontrole: doręczania i wydawania przesyłek, przekazów pocztowych oraz zawiadomień o ich nadejściu, zagadnień dotyczących słuŝby oddawczej, bezpieczeństwa obrotu gotówkowego oraz terminowości przebiegu przesyłek i odsyłek pomiędzy węzłami, a urzędami pocztowymi. Najczęściej formułowane wnioski i zalecenia wynikające z kontroli dotyczyły: poddawania bieŝącej kontroli dokumentów zdawczo-oddawczych i słuŝby doręczeń, obejmowania kontrolą zaoczną wyrywkowo wszystkich rodzajów przesyłek pocztowych, wzmoŝenia kontroli wewnętrznej w celu wyegzekwowania od pracowników wykonywania obowiązków słuŝbowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i uregulowaniami. Stwierdzono, Ŝe wszystkie skontrolowane przez Rejon jednostki organizacyjne nadesłały sprawozdania o realizacji zaleceń pokontrolnych. 9. Oględziny 5 placówek pocztowych (2 Agencji i 3 Urzędów) wykazały, Ŝe placówki te były właściwie oznakowane i urządzone, gdyŝ przed wejściem do kaŝdej z nich były informacje o nazwie placówki, wewnątrz kaŝdej placówki umieszczone były informacje o zakresie świadczonych powszechnych usług pocztowych, obowiązujących przepisach pocztowych, cennikach, wzorach prawidłowego

5 5 adresowania przesyłek, zasadach przyjmowania skarg i wniosków. W kaŝdej placówce była moŝliwość zakupu znaczków pocztowych o róŝnych nominałach oraz róŝnej wielkości opakowań paczek pocztowych. W 3 placówkach stwierdzono uchybienia, tj.: funkcjonowanie Agencji Pocztowej w Łęgajnach odbywało się z naruszeniem postanowień umowy zawartej z Rejonem w dniu 9 marca 2007 r. Dotyczyło to w szczególności: nieumieszczenia przed wejściem do agencji informacji o dniach i godzinach obsługi klientów, o adresie najbliŝszej placówki dłuŝej dostępnej dla klientów i świadczącej usługi w soboty oraz w niedziele i święta, jak równieŝ o miejscu udostępniania regulaminu świadczeń powszechnych ( 3 pkt 2 umowy). Przed agencją nie było nadawczej skrzynki pocztowej ( 3 pkt 2 umowy), lokal nie był przystosowany do obsługi osób niepełnosprawnych ( 3 pkt 2 umowy), jak równieŝ nie był ubezpieczony ( 4 umowy). w Urzędzie Pocztowym w Barczewie uŝywano wagi paczkowej, której termin legalizacji upłynął w maju 2008 r. (tj. pół roku przed oględzinami). Z wyjaśnienia Naczelnika Urzędu wynikało, Ŝe upływ terminu legalizacji wagi został zgłoszony do Działu Wspomagania Oddziału Regionalnego w Olsztynie pismem z dnia 24 stycznia 2008 r. i Urząd oczekiwał na podjęcie działań w tej sprawie przez ww. komórkę organizacyjną. Ponadto ustalono, Ŝe na terenie działania Urzędu było 9 skrzynek typu wiejskiego, które nie zapewniały prowadzenia stałej kontroli opróŝniania skrzynek za pomocą tzw. tabliczek kontrolnych. W siedzibie Urzędu składowane były natomiast właściwe skrzynki półautomatyczne, które od lipca 2008 r. oczekiwały na zainstalowanie przez CIOR. w dniu oględzin Urzędu Pocztowego w Jezioranach nie było moŝliwości opłaty za usługę pocztową kartą płatniczą (uszkodzony był switch - terminal do wprowadzania karty magnetycznej). Ustalono, Ŝe przed odprowadzeniem pieniędzy do kasy głównej były one przechowywane w szufladach biurek, natomiast na terenie urzędu, od ponad miesiąca, znajdowały się metalowe sejfy kasjerskie, które wymagały jedynie zamontowania przez CIOR (do czasu oględzin Urząd nie powiadomił ww. jednostki o potrzebie wykonania tego montaŝu).

6 6 10. Wskaźnik ujemnych przejawów w słuŝbie pocztowej (w przeliczeniu na 100 tys. usług), za I półrocze 2008 r. wyniósł 10,2 natomiast za III kwartały 2008 r. obniŝył się do 9,7. Ogółem w okresie objętym kontrolą odnotowano przypadków ujemnych przejawów działalności poczty, w tym przypadków (87,8%) dotyczyło zaginięcia przesyłek, natomiast 157 (12,2%) ubytku lub uszkodzenia przesyłek, bądź zniekształcenia treści telegramów pocztowych. Klientom przyznano odszkodowań na kwotę ,56 zł, w tym m.in. za przesyłki listowe polecone ,99 zł (53,9%), a za paczki zwykłe ,67 zł (24,3%). W Ŝadnym z przypadków nie wykryto sprawców zaistniałych nieprawidłowości. 11. Nastąpił wzrost ogólnej ilości zgłoszonych skarg i wniosków, gdyŝ w okresie objętym kontrolą Rejon zaewidencjonował ich 551 (w 2006 r. zgłoszono 178 skarg, w 2007 r , za III kwartały 2008 r ). NIK pozytywnie ocenia działania Rejonu w zakresie przyjmowania i rozpatrywania reklamacji w ruchu krajowym oraz zagranicznym (łącznie 7.474), gdyŝ zadania te wykonywane były zgodnie z obowiązującymi procedurami i terminami przez wyznaczoną komórkę organizacyjną. 12. W Rejonie wystąpił jeden przypadek nieterminowego opracowania sprawozdania, z kontroli funkcjonalnej za III kwartał 2008 r. Sprawozdanie to zostało opracowane w dniu 21 października 2008 r., tj. po upływie 6 dni od terminu ustalonego przez Region. Wszystkie pozostałe sprawozdania w badanym okresie zostały sporządzone terminowo i zgodnie z zasadami określonymi w stosownych zarządzeniach Dyrektora Generalnego Poczty Polskiej. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Wyegzekwowanie od osoby prowadzącej agencję pocztową w Łęgajnach pełnej realizacji zawartej z nią umowy. 2. Podjecie działań w celu zainstalowania przez CIOR w urzędach pocztowych w Barczewie i Jezioranach skrzynek pocztowych oraz sejfów kasjerskich. 3. Zintensyfikowanie działań zmierzających do ograniczenia występowania ujemnych przejawów, w szczególności w zakresie zaginięć przesyłek. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Olsztynie, na podstawie art. 62 ust.1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Dyrektora, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu ich realizacji lub przyczynach niepodjęcia takich działań.

7 7 Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Olsztynie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym wyŝej mowa, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. Z powaŝaniem Rozdzielnik 1. Adresat 2. NIK Delegatura we Wrocławiu 3. a/a L:\Teksty wystapien\2009\rd - POCZTA POLSKA.doc