NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w KRAKOWIE KRAKÓW, ul. Łobzowska 67 (0-12) , , Fax (0-12)

Transkrypt

1 Kraków, dnia kwietnia 2009 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w KRAKOWIE KRAKÓW, ul. Łobzowska 67 (0-12) , , Fax (0-12) P/08/164 LKR /08 Tekst jednolity Pan Andrzej Polakowski Dyrektor Generalny Państwowego Przedsiębiorstwa UŜyteczności Publicznej Poczta Polska ul. Rakowiecka Warszawa Wystąpienie pokontrolne NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Krakowie przeprowadziła na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (j.t. Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz ze zm.), zwanej dalej ustawą o NIK, kontrolę P.P.U.P. Poczta Polska - Centrum Poczty Oddział Regionalny w Krakowie (zwanego dalej CP OR lub Oddziałem Regionalnym) w zakresie działalności państwowego przedsiębiorstwa uŝyteczności publicznej Poczta Polska, z uwzględnieniem przepływów finansowych i jakości świadczonych usług w okresie od 1 stycznia 2006 r. do 30 września 2008 r. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 6 marca 2009 r., NajwyŜsza Izba Kontroli - na podstawie art. 60 ustawy o NIK - przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości realizację zadań przez Centrum Sieci Pocztowej Oddział Regionalny w Krakowie (CSP OR), Centrum Usług Pocztowych Oddział Regionalny w Krakowie (CUP OR) oraz CP OR w badanym zakresie.

2 2 PowyŜszą ocenę ogólną uzasadniają następujące oceny cząstkowe i uwagi: 1. Strategia Rozwoju Poczty Polskiej na lata przekazana została do CP OR w Krakowie we wrześniu 2007 r. We wrześniu 2007 r. i miesiącach następnych ze Strategią zapoznano pracowników Oddziału i podległych jednostek organizacyjnych. Zwraca się uwagę, Ŝe na szczeblu Oddziału Regionalnego nie powierzono Ŝadnemu pracownikowi zadań związanych z wdraŝaniem Strategii Rozwoju Poczty Polskiej, mimo iŝ w rozdziale III 8 regulaminu CP OR w Krakowie podano m.in., Ŝe do podstawowych zadań Oddziału Regionalnego naleŝy m.in. wdraŝanie strategii rozwoju Poczty Polskiej. NIK przyjmuje do wiadomości wyjaśnienie Dyrektora Oddziału Regionalnego Andrzeja Góry, iŝ realizacja inicjatyw strategicznych odbywa się na poziomie Centrali, a na szczeblu regionu realizowana jest w ramach zadań przypisanych jednostce w regulaminie organizacyjnym. Sporządzane na szczeblu CP OR analizy, sprawozdania z działalności nie były traktowane jako dokumenty związane z wdraŝaniem i realizacją Strategii. Niemniej jednak, zdaniem NIK, powierzenie pracownikom Oddziału Rejonowego zadań określonych w Strategii pozwoliłoby na uzyskanie pełniejszej o niej wiedzy i sprawniejsze jej wdraŝanie. 2. Zgodnie z zapisami 44 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 roku w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5 poz. 34 ze zm.) jedna placówka operatora, licząc średnio w skali kraju, powinna przypadać na mieszkańców na terenie miast i na kaŝde 65 km² powierzchni na obszarach wiejskich. Ustalono, Ŝe osiągnięty poziom wskaźników dostępności do usług pocztowych na szczeblu Regionu zarówno dla miast jak i terenów wiejskich był korzystniejszy, niŝ wymagany w cytowanym rozporządzeniu jako ogólnopolski. Na terenie działania CP OR w 16 miastach jedna placówka pocztowa przypadała na więcej niŝ 7 tys. mieszkańców i mieściła się w przedziale od mieszkańców w Nowym Sączu do mieszkańców w Dąbrowie Tarnowskiej, a w 20 gminach wiejskich jedna placówka pocztowa przypadała na ponad 65 km 2 i mieściła się w przedziale od 66,4 km 2 w Gminie Alwernia do 194,75 km 2 w Gminie Sękowa. Dostęp do usług pocztowych jest w niektórych rejonach utrudniony, na co wskazują takŝe opinie zebrane w toku kontroli od klientów Poczty Polskiej, którzy potwierdzają ograniczony miejscami dostęp do usług pocztowych. Jak ustalono, jedną z przyczyn takiego stanu jest brak poŝądanej ilości osób (podmiotów) chętnych na terenie

3 3 działania CP OR do prowadzenia agencji pocztowych. MoŜe to świadczyć o tym, iŝ warunki oferowane przez Pocztę Polską w sposób niewystarczający zachęcają do zawierania stosownych umów na prowadzenie takiej działalności. W tej sytuacji zdaniem NIK, załoŝenie w planach CP OR zmian sieci placówek pocztowych na lata , polegających m.in. na przekształceniu 31 filii pocztowych w agencje pocztowe moŝe się nie powieść, doprowadzić do likwidacji lub zawieszenia działalności części takich placówek, a tym samym przyczynić do ograniczenia dostępu do usług pocztowych. Pytani w toku kontroli klienci instytucjonalni Poczty Polskiej, oprócz utrudnionej dostępności do usług pocztowych (za mała liczba placówek, niewystarczająca liczba okienek pocztowych) zwracali takŝe uwagę na inne elementy działalności pocztowej, jak: zbyt wysokie opłaty za usługi (Wójt Gminy Gołcza i Burmistrz Miasta i Gminy Niepołomice, który dodał ponadto, Ŝe korzysta z innych operatorów pocztowych, bo oferują tańsze usługi i krótsze terminy doręczania, a dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie podał, Ŝe aktualna umowa z Poczta Polską obowiązuje od 2001 r. i nie była aktualizowana mimo podjętych starań i wielokrotnych próśb w tym zakresie. RównieŜ zbyt rzadkie rozmieszczenie nadawczych skrzynek pocztowych utrudniało dostęp do usług pocztowych. Zgodnie z zarządzeniem nr 48 z dnia 9 maja 2002 r. Dyrektora Generalnego Poczty Polskiej wprowadzającym Instrukcję w sprawie rozmieszczenia, opróŝniania, kontroli i ewidencji nadawczych skrzynek pocztowych, w kaŝdej miejscowości wiejskiej (wieś, osada, kolonia) liczącej od 300 do 600 mieszkańców powinna być zainstalowana skrzynka pocztowa. Z kolei w miejscowości liczącej powyŝej 600 mieszkańców, jedna skrzynka pocztowa powinna przypadać na kaŝde 600 mieszkańców, a promień dostępu do skrzynki nie powinien przekraczać 3000 m. Tymczasem jak wynikało z kontroli 15 gmin wiejskich, w 51 miejscowościach nie było w ogóle nadawczych skrzynek pocztowych, w tym w 10 liczących powyŝej 500 mieszkańców, np. w Zebrzydowicach liczących mieszkańców. Ponadto, w Gminie Kocmyrzów-Luborzyca na 25 miejscowości, w tym 12 liczących powyŝej 500 mieszkańców, nadawcze skrzynki pocztowe znajdowały się tylko w 7 miejscowościach. 3. Jak wynika z informacji Oddziału Regionalnego Centrum Infrastruktury w Krakowie, który zarządza nieruchomościami na terenie Regionu, stan techniczny obiektów pocztowych jest dobry. Przeglądami technicznymi w badanym okresie objęto część obiektów pocztowych, tj. 69 z 538 w 2006 r., 69 z 531 w 2007 r. i 68 z 523 w 2008 r. W kaŝdym z lat objętych kontrolą wystąpiły przypadki niepełnej realizacji planów

4 4 remontowych. Przykładowo: w 2006 r. nie przeprowadzono remontu w obiektach przy ul. Prokocimskiej w Krakowie z powodu uniewaŝnienia przetargu (brak ofert), w 2007 r. nie zrealizowano zabudowy konstrukcji pod estakadę dojazdową z powodu opóźnienia wydania decyzji przez Urząd Miasta Krakowa, a w 2008 r. nie zrealizowano zadania w UP w Radłowie z powodu braku środków finansowych. 4. NIK nie wnosi zastrzeŝeń do terminowości i jakości opracowywania planów finansowych zarówno przez CSP OR jak i CUP OR. Pozytywnie ocenia się wykonanie planu przychodów przez CUP OR. Zaplanowane na 2006 r. przychody w kwocie tys. zł zostały zrealizowane w kwocie tys. zł, natomiast w 2007 r. osiągnięto przychody w kwocie tys. zł, przy planie tys. zł. Były one wyŝsze od przychodów osiągniętych w 2006 r. o tys. zł, tj. o 5,5 %. RównieŜ CSP OR plan przychodów na r. wykonało w 102,2 %. Pozytywnie naleŝy ocenić zaawansowanie realizacji planu przychodów na 2008 r. Zaplanowane przychody w kwocie tys. zł do dnia r. zostały zrealizowane w kwocie tys. zł, tj. w 76,4 %. ZauwaŜyć jednak naleŝy, Ŝe następuje spadek przychodów z tytułu niektórych usług pocztowych. I tak np r. w stosunku do 2006 r. nastąpił spadek wpływów m.in. z tytułu przesyłek listowych ze tys. zł do tys. zł, sprzedaŝy towarów i materiałów z tys. zł do tys. zł, sprzedaŝy kart elektronicznych i magnetycznych z tys. zł do tys. zł, wpłat na rachunki bankowe z tys. zł do tys. zł. Kontrola 5 umów w sprawie wykonywania usług pocztowych zawartych przez Pocztę z klientami masowymi wykazała, Ŝe uregulowania w nich zawarte, zabezpieczały jej interes. 5. NIK pozytywnie ocenia realizowaną przez Pocztę politykę udzielania opustów dla klientów masowych. W 2007 r. w porównaniu do 2006 r. ich wartość zwiększyła się z tys. zł do tys. zł. Kontrola 5 umów o świadczenia pocztowe wykazała, Ŝe przy ich zawieraniu przestrzegano zarządzeń Dyrektora Generalnego Poczty w zakresie stosowania opustów. 6. NIK nie wnosi uwag do organizacji kontroli i nadzoru nad jakością świadczonych usług pocztowych w regionie. Utworzono komórki organizacyjne, do których naleŝało m.in. wykonywanie zadań związanych z badaniem jakości usług świadczonych przez Pocztę. Pracownicy tych komórek wywiązywali się z nałoŝonych na nich obowiązków, m.in. realizując plany jakości na poszczególne lata. Pozytywnie naleŝy ocenić

5 5 opracowanie i wdraŝanie Celów poprawy terminowości w 2008 r., uzupełnionych tzw. planem działań. W wyniku podjętych działań zmniejszeniu uległa m.in. liczba nieterminowo dokonywanych załadunków z 9,36 % w sierpniu 2008 r. do 7,88 % (plan 0,5 %) we wrześniu, a liczba nieterminowych kursów międzywęzłowych zmniejszyła się z 13 % w lipcu 2008 r. do 5 % we wrześniu 2008 r. (plan 2%). Niepokojącym zjawiskiem jest jednak wzrost liczby przesyłek pocztowych wydanych do doręczenia na 6 i dalsze dni po nadaniu, np. w przypadku listów zwykłych w 2006 r. na 3570 zbadanych przesyłek było ich 195 (5,5 %), a za trzy kwartały 2008 r. było ich aŝ 465 na zbadanych (17,4 %). Pracownicy CUP OR w Krakowie w wyniku przeprowadzonych w okresie I kwartał 2008 badań jakościowych świadczonych usług pocztowych, stwierdzali przypadki: nieprawidłowego wypełniania awiz, nie opróŝniania nadawczych skrzynek pocztowych, braku uiszczenia naleŝnej opłaty za przesyłki, opóźnienia w przebiegu przesyłek i ich doręczaniu. Na przykład w wyniku przeprowadzonego jednego w 2007 r. i jednego w I kwartale 2008 r. badania terminowości przesyłek listowych zwykłych m.in. przy uŝyciu transponderów, na 203 przesyłki objęte badaniem w terminie doręczono 163 (80,3%). Z kolei w 2008 r. (do 30 września) w zbadanych przesyłkach listowych zwykłych w 27 przypadkach stwierdzono odciśnięcia nieczytelnych datowników. 7. NIK nie wnosi zastrzeŝeń do terminowości i aktualizacji zmian w planach komunikacyjnych. Plany te zostały opracowane zgodnie z zaleceniami Centrali CUP i były na bieŝąco aktualizowane, wg zgłaszanych i uzasadnionych wniosków. 8. Podległe CUP OR oraz CSP OR jednostki wywiązały się z obowiązku przeprowadzenia badań obciąŝenia pracą w październiku 2006 r. i 2007 r., a wyniki tych badań zostały wykorzystane do wprowadzenia zmian organizacyjnych. Pozytywnie ocenia się, Ŝe w wyniku ich wprowadzenia oraz zwiększenia zatrudnienia liczba urzędów pocztowych, w których obciąŝenie pracą przekraczało 130 %, zmniejszyła się z 26 w 2006 r. do 19 w 2007 r. RównieŜ zmniejszeniu z 38 do 31 uległa liczba urzędów pocztowych, w których wskaźnik obciąŝenia nie przekroczył 70 %. ZauwaŜyć jednak naleŝy, Ŝe na szczeblu Regionu istnieją dysproporcje w obciąŝeniu pracą w poszczególnych oddziałach rejonowych. I tak np. w Oddziale Rejonowym Kraków - Województwo w 2007 r. w stosunku do 2006 r. z 4 do 9 wzrosła liczba urzędów pocztowych, w których obciąŝenie pracą przekroczyło 130 %, podczas gdy w Oddziale Rejonowym w Tarnowie zmniejszyła się z 9 do 1 urzędu pocztowego.

6 6 9. Przy tworzeniu CP OR przestrzegano zasad jego utworzenia, a opracowany regulamin organizacyjny, schemat organizacyjny oraz utworzone stanowiska pracy były zgodne z otrzymanymi odgórnie wzorami. Pozytywnie naleŝy ocenić zmniejszenie się o 36,89 etatu liczby pracowników administracyjnych zatrudnionych w CP OR w porównaniu do łącznej liczby tych pracowników w CSP OR i w CUP OR. NIK zwraca uwagę na niekorzystne zjawisko, jakim jest stosunkowo duŝa fluktuacja pracowników, zwłaszcza w grupie pracowników eksploatacyjnych. Na osoby przyjęte do pracy i osób zwolnionych, pracownicy słuŝb eksploatacyjnych stanowili odpowiednio 1377 osób, tj. 99,5 % i osób, tj. 92,9 %. W ocenie NIK tak znacząca fluktuacja tej grupy pracowników nie sprzyjała jakości i bezpieczeństwu świadczonych usług pocztowych, wymagała stałego szkolenia nowych pracowników i zapewnienia wzmoŝonego nadzoru nad ich pracą. 10. NIK nie wnosi uwag do organizacji i działalności komórek organizacyjnych, odpowiedzialnych za przyjmowanie, rejestrowanie i rozpatrywanie skarg, wniosków i reklamacji. Zarówno skargi, wnioski jak i reklamacje były załatwiane poprawnie, niemniej kontrola 15 skarg wykazała, iŝ w jednym przypadku nie dotrzymano terminu jej załatwienia (przekroczenie 5-dniowe). ZastrzeŜenia NIK budzi systematyczny wzrost zarówno liczby złoŝonych skarg i wniosków (z w 2006 r. do w 2007 r. i 1425 w trzech kwartałach 2008 r.) jak i reklamacji, tak w ruchu krajowym (z w 2006 r., do w 2007 r. i w trzech kwartałach 2008 r.) jak i zagranicznym (z w 2006 r. do w 2007 r. i w trzech kwartałach 2008 r.). Ich wzrost moŝe świadczyć o pogarszającej się jakości świadczonych usług przez Pocztę. Niepokoić muszą przypadki ubytków lub uszkodzeń przesyłek i paczek w badanym okresie (ogółem 906 w ruchu krajowym i zagranicznym), zaginięcia przesyłek (ogółem aŝ 2500 jak wyŝej), liczba (9.406) i kwota (948,6 tys. zł) przyznanych odszkodowań z tego tytułu oraz wykrycie w latach (III kwartał ) tylko jednego sprawcy takich zachowań. Ponadto w 2008 r. (do 30 września) w stosunku do roku 2007 liczba sprzeniewierzeń w słuŝbie pocztowej zwiększyła się z 66 przypadków do 72, a kwota sprzeniewierzeń z zł aŝ do zł. Zwiększyła się takŝe z 41 do 70 liczba przyznanych odszkodowań z tego tytułu i drastycznie kwota przyznanych odszkodowań bo z zł do zł. 11. W styczniu 2008 r. zlecono na okres jednego roku Piotrowi Korybskiemu działającemu pod firmą STRATEG BTL oraz Spółce z o.o. ABC Direct Contact doręczanie druków

7 7 bezadresowych. Firma STRATEG BTL nie wywiązywała się naleŝycie z umowy, naraŝając Pocztę Polską na obniŝenie jej wizerunku w oczach klientów. Oddział Regionalny podejmował działania w postaci naliczania i egzekwowania kar umownych w celu przymuszenia do rzetelnego wykonania umowy oraz występował o usunięcie nieprawidłowości, jednakŝe zastosowane środki były nieskuteczne. Jak wyjaśniła Aleksandra Baster Kierownik Działu Zarządzania Siecią i Komunikacji nie wystąpiono o rozwiązanie umowy z ww. wykonawcą ze względu na długi okres trwania procedur przetargowych dla wyłonienia kolejnego wykonawcy a przedmiotowa umowa była zawarta na rok, braki w zasobach kadrowych oraz ze względu na fakt, iŝ wskaźniki obciąŝenia rejonów doręczeń nie zezwalały na dołoŝenie do zakresów czynności listonoszy zadań związanych z doręczaniem druków bezadresowych. 12. NIK nie wnosi uwag do organizacji i działalności słuŝb kontrolnych na szczeblu Regionu w okresie objętym kontrolą, oraz do dokumentowania i wykorzystania ustaleń kontrolnych w 8 sprawach, które były przedmiotem badania. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Krakowie wnosi o: 1. Podjęcie działań celem zwiększenia dostępu do nadawczych skrzynek pocztowych poprzez instalowanie nadawczych skrzynek pocztowych w miejscowościach wiejskich liczących powyŝej 300 mieszkańców. 2. Zmniejszenie dysproporcji pomiędzy poszczególnymi oddziałami rejonowymi w zakresie obciąŝenia pracą. 3. Ograniczenie przyczyn składania skarg i reklamacji na usługi pocztowe oraz podjęcie działań zmierzających do zredukowania przypadków ubytków, uszkodzeń, zaginięć paczek i przesyłek a takŝe do zwiększenia ilości wykrycia sprawców takich zachowań. 4. Ograniczenie fluktuacji zatrudnienia w grupie pracowników eksploatacyjnych. Równocześnie informuję, Ŝe przysługuje Panu Dyrektorowi zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeŝeń do zawartych w niniejszym wystąpieniu ocen, uwag i wniosków, do dyrektora Delegatury NIK w Krakowie, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. O sposobie wykorzystania przedstawionych uwag i wniosków oraz podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia, proszę poinformować NajwyŜszą Izbę Kontroli Delegaturę w Krakowie, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego

8 8 wystąpienia lub w przypadku zgłoszenia zastrzeŝeń od daty otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie ich rozstrzygnięcia, zgodnie z art. 62 cytowanej ustawy o NIK. Otrzymują: 1. Adresat, 2. NIK Delegatura we Wrocławiu, 3. Akta kontroli.