Pan Jerzy śmijewski Starosta Powiatu SkarŜyskiego

Transkrypt

1 Kielce, dnia 9 października 2008 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W KIELCACH Al. Tysiąclecia Państwa Polskiego KIELCE tel , tel./fax lki@nik.gov.pl P/08/045 LKI Pan Jerzy śmijewski Starosta Powiatu SkarŜyskiego WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (DzU z 2007 r. nr 231, poz. 1701), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Kielcach przeprowadziła kontrolę w Starostwie Powiatowym w SkarŜysku- Kamiennej (Starostwo) w zakresie realizacji projektów dotyczących elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (e-puap) i Sieci Teleinformatycznej Administracji Publicznej (STAP). W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 23 lipca 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Staroście niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenia działalność Starostwa w zakresie objętym kontrolą. 1. Starosta Powiatu SkarŜyskiego, informując w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) o sposobie doręczania dokumentów elektronicznych do Urzędu, w tym o udostępnionym adresie elektronicznej skrzynki podawczej oraz o innych wymaganiach określonych przepisami prawa dotyczących doręczania dokumentów elektronicznych, wywiązał się z obowiązku określonego w 5 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia

2 2 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (DzU nr 200, poz. 1651). Ponadto Starosta wywiązał się z obowiązku, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz ze zm.), poprzez umoŝliwienie odbiorcom usług certyfikacyjnych wnoszenia podań za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej oraz za pomocą dostępnego na portalu e-puap formularza elektronicznego, zgodnego ze wzorem pisma ogólnego opracowanego przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji i opublikowanego na ww. portalu w katalogu Repozytorium wzorów. Pomimo iŝ w BIP nie udostępniono Ŝadnych formularzy elektronicznych w zakresie właściwości rzeczowej Starostwa, to jednak zamieszczono w nim informację o sposobie dostępu do ww. formularza elektronicznego umoŝliwiającego złoŝenie do Starostwa pisma ogólnego. Zgodnie z 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 lipca 2007 r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej (DzU nr 151, poz.1078), właściwe organy władzy publicznej udostępniają formularze elektroniczne w zakresie swojej właściwości rzeczowej odbiorcom, w szczególności na swoich stronach podmiotowych WWW, w Biuletynie Informacji Publicznej zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.). 2. NIK pozytywnie ocenia fakt korzystania przez Starostwo z usług dostępnych na platformie e-puap, w tym z elektronicznej skrzynki podawczej. 3. Starostwo, pomimo iŝ nie zgłosiło zamiaru przyłączenia się do infrastruktury STAP, to jednak uczestnicząc na bieŝąco w spotkaniach organizowanych przez Pełnomocnika Zarządu ds. Informatyzacji Województwa Świętokrzyskiego, pozyskiwało informacje na temat projektu Sieć szerokopasmowa Polski Wschodniej, którego celem jest zapewnienie do 2013 r. dostępu do usług szerokopasmowych dla gospodarstw domowych, instytucji publicznych i przedsiębiorców w pięciu województwach Polski Wschodniej, w tym w województwie świętokrzyskim. 4. Starosta Powiatu SkarŜyskiego nie udostępnił na stronie podmiotowej BIP informacji publicznych, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. e, pkt 4 lit. a tiret drugie i pkt 5 lit. f ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (DzU nr 112, poz ze zm.), tj. informacji o stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania, dokumentacji przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpień, stanowisk,

3 3 wniosków i opinii podmiotów ją przeprowadzających, informacji o długu publicznym. Tym samym nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 8 ust. 3 ww. ustawy. Ponadto, zamieszczone na stronie BIP informacje publiczne, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. b, pkt 2 lit. d i pkt 3 lit. d ww. ustawy, tj. informacje o projektowaniu aktów normatywnych, o organach i osobach sprawujących w nich funkcje i ich kompetencjach oraz o sposobach przyjmowania i załatwiania spraw, były nieaktualne lub niekompletne. Starosta, nie powiadamiając ministra właściwego do spraw informatyzacji o zmianach treści informacji niezbędnych do zamieszczenia na stronie głównej BIP, nie wywiązał z obowiązku, określonego w art. 9 ust. 3 ww. ustawy. Zmiany w informacji znajdującej się na ww. stronie zgłoszono dopiero w trakcie kontroli. 5. W latach (do 9 czerwca) Starostwo było systematycznie doposaŝane w sprzęt komputerowy (w 2006 r. liczba komputerów na stanowiskach urzędniczych wzrosła w stosunku do roku poprzedniego o 10, w 2007 r. o 23, a w 2008 r. o jeden). Aktualnie kaŝdy z 89 pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych ma do dyspozycji komputer umoŝliwiający efektywne wykonywanie obowiązków słuŝbowych. NIK pozytywnie ocenia wykorzystywanie w pracy Starostwa sprzętu komputerowego np. do przygotowywania projektów pism, szablonów dokumentów, jak równieŝ lokalnej poczty elektronicznej w celu przekazywania dokumentów lub ich projektów wewnątrz Urzędu. Pomimo zakończenia w maju 2008 r. prac wdroŝeniowych Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Spraw NIL BPM, Starostwo nie wykorzystywało tego systemu do dnia zakończenia kontroli, poniewaŝ jak wynika z wyjaśnień sekretarz powiatu skarŝyskiego wciąŝ prowadzone są we własnym zakresie szkolenia z obsługi systemu oraz prace związane z wprowadzeniem ścieŝek obiegu dokumentów do bazy podstawowej. 6. W Starostwie nie ustalono procedur związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów i z obsługą elektronicznej skrzynki podawczej. Nie określono równieŝ w regulaminie organizacyjnym zadań z tym związanych. Zdaniem NIK, określenie jasnych zasad postępowania z dokumentami elektronicznymi, ułatwiłoby pracownikom Starostwa pracę w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. 7. Zdaniem NIK, nieprzeprowadzenie w Ŝadnym z trzech badanych postępowań rekrutacyjnych na wolne stanowiska urzędnicze testów sprawdzających umiejętności obsługi komputera przez kandydatów ubiegających się o zatrudnienie w Starostwie, nie pozwoliło na

4 4 dokonanie pełnej weryfikacji kwalifikacji informatycznych tych osób, wymaganych w ogłoszeniach o naborze. 8. W latach (do 23 lipca), Starostwo nie wnioskowało o dofinansowanie swoich działań związanych z informatyzacją, zarówno w ramach działania 1.5 Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, jak i w ramach innych funduszy. Niemniej jednak w 2007 r. podjęło działania w celu pozyskania na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU nr 64, poz. 565 ze zm.) środków na realizację projektu pn. E-usługi publiczne jako szansa przyspieszenia rozwoju społeczno-gospodarczego Powiatu SkarŜyskiego, którego celem była implementacja platformy elektronicznej w postaci zintegrowanego i jednolitego systemu informatycznego świadczącego e-usługi publiczne na rzecz społeczności. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Udostępnienie w BIP formularzy elektronicznych w zakresie swojej właściwości rzeczowej, zgodnie z wymogami platformy e-puap. 2. Udostępnienie w BIP informacji publicznych, o których mowa art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. e, pkt 4 lit. a tiret drugie i pkt 5 lit. f ustawy o dostępie do informacji publicznej. 3. Zaktualizowanie w BIP informacji publicznych, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. b, pkt 2 lit. d i pkt 3 lit. d ww. ustawy. 4. RozwaŜenie wprowadzenia procedur związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów i z obsługą elektronicznej skrzynki podawczej. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Kielcach, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Starostę w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu Staroście prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Kielcach umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu.

5 5 W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.