Pan Andrzej Polakowski Dyrektor Generalny Poczty Polskiej

Transkrypt

1 Kielce, dnia marca 2009 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W KIELCACH Al. Tysiąclecia Państwa Polskiego KIELCE tel , tel./fax lki@nik.gov.pl P/08/164 LKI Pan Andrzej Polakowski Dyrektor Generalny Poczty Polskiej WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (DzU z 2007 r. nr 231, poz ze zm.), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Kielcach przeprowadziła kontrolę w Centrum Poczty Oddziale Rejonowym w Kielcach (CP ORJ w Kielcach) w zakresie działalności państwowego przedsiębiorstwa uŝyteczności publicznej Poczta Polska (Poczta Polska), z uwzględnieniem przepływów finansowych i jakości świadczonych usług w latach (do 30 września). W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 20 marca 2009 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, działalność CP ORJ w Kielcach w zakresie objętym kontrolą. 1. NIK pozytywnie ocenia wdraŝanie przez CP ORJ w Kielcach zadań wynikających ze Strategii Rozwoju Poczty Polskiej na lata (Strategia). Uwagi dotyczą braku wiedzy CP ORJ w Kielcach na temat stanu realizacji Strategii w podległych jednostkach. Brak tej wiedzy uniemoŝliwiał prawidłowe nadzorowanie jej wdraŝania oraz eliminowanie

2 2 ewentualnych opóźnień. Obowiązek nadzorowania realizacji Strategii wynikał z regulaminu organizacyjnego CP ORJ. Stwierdzono, Ŝe Oddział Regionalny Centrum Poczty w Kielcach zlecał CP ORJ w Kielcach wykonanie zadań bez określenia, czy i w jaki sposób są one powiązane z realizacją Strategii. 2. W badanym okresie CP ORJ w Kielcach (do 31 marca 2008 r. Centrum Sieci Pocztowej Oddział Rejonowy w Kielcach) spełniał wymogi 44 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (DzU nr 5, poz. 34 ze zm.) oraz w 39 pkt 1 i 3 Regulaminu świadczenia powszechnych usług pocztowych w zakresie dostępności do powszechnych usług pocztowych. [...] 1 W kaŝdym z 22 miast połoŝonych na terenie działania CP ORJ w Kielcach co najmniej jedna placówka pocztowa pełniła obsługę klienta w soboty w wymiarze minimum sześciu godzin. [...] 2 CP ORJ w Kielcach analizował funkcjonowanie sieci placówek pocztowych na obszarze swojego działania. Wyniki tych analiz wykorzystywano do podejmowania decyzji w sprawie dalszego funkcjonowania filii urzędów pocztowych i agencji pocztowych. [...] 3 CP ORJ w Kielcach spełniał wymogi Instrukcji technologicznej w sprawie rozmieszczania, opróŝniania, kontroli i ewidencji nadawczych skrzynek pocztowych. [...] 4 Oględziny dziesięciu nadawczych skrzynek pocztowych wykazały brak informacji na temat godzin wyjmowania przesyłek listowych w przypadku trzech skrzynek, a w odniesieniu do pozostałych siedmiu skrzynek rzeczywista godzina wyjmowania przesyłek była wcześniejsza od podanej. Nieprawidłowości te wyeliminowano w trakcie kontroli. 3. [...] 5 4. [...] 6 1 Tajemnica ustawowo chroniona na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do 2 Tajemnica ustawowo chroniona na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do 3 Tajemnica ustawowo chroniona na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do 4 Tajemnica ustawowo chroniona na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do 5 Tajemnica ustawowo chroniona na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do 6 Tajemnica ustawowo chroniona na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do

3 3 Oględziny pięciu urzędów pocztowych wykazały, Ŝe: pomieszczenia urzędu pocztowego w Suchedniowie są wyeksploatowane, ściany brudne, z odpryskami tynku oraz ubytkami w podłodze, pomieszczenia urzędu pocztowego w Mircu wymagają malowania, a elewacja budynku urzędu pocztowego w BliŜynie wymaga remontu. 5. W badanym okresie opustów od opłat za przekazy pocztowe udzielano zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniach Dyrektora Poczty Polskiej nr 11 z 19 stycznia 2007 r. i nr 160 z 30 listopada 2007 r. [...] 7 W umowach o udzielenie opustu umieszczono wszystkie elementy wymagane wg ww. zarządzeń Dyrektora Poczty Polskiej, w tym postanowienia chroniące interes Poczty Polskiej w przypadku niewywiązania się klientów z przyjętych zobowiązań. Zapisy chroniące interesy Poczty Polskiej, w tym ekonomiczno-finansowy i prawny znalazły się równieŝ w umowach na sprzedaŝ usług finansowych oraz towarów i materiałów[...] 8 6. [...] 9 W latach (do 30 września) dotrzymywano (poza trzema kategoriami przesyłek) wskaźników terminowości doręczania przesyłek pocztowych w obrocie krajowym, określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych. W CP ORJ w Kielcach nie osiągnięto wymaganych wskaźników terminowości doręczania przesyłek pocztowych w przypadku: przesyłek listowych poleconych niebędących priorytetowymi wg stanu na 30 czerwca 2008 r.; zrealizowany wskaźnik wynosił 78,08%, a wymagany 85%, paczek pocztowych do 10 kg priorytetowych za 2007 r. i na 30 czerwca 2008 r.; zrealizowany wskaźnik wynosił odpowiednio 75,57% i 79%, a wymagany 80%, paczek pocztowych do 10 kg niebędących priorytetowymi za 2006 r.; zrealizowany wskaźnik wynosił 89,68%, a wymagany 90%. 7 Tajemnica ustawowo chroniona na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do 8 Tajemnica ustawowo chroniona na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do 9 Tajemnica ustawowo chroniona na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do

4 4 NIK pozytywnie ocenia działania podejmowane przez CP ORJ w Kielcach w celu usprawnienia organizacji i poprawy efektywności pracy słuŝb eksploatacyjnych oraz zapewnienia prawidłowej organizacji rejonów doręczeń. Wyniki prowadzonych badań obciąŝenia pracą wykorzystywano w planowaniu sieci placówek pocztowych, ustalaniu wielkości rejonów doręczeń i określaniu poziomu zatrudnienia w urzędach pocztowych. 7. Przeprowadzone oględziny pięciu urzędów pocztowych (BliŜyn, Mirzec, SkarŜysko- Kam. nr 5, Starachowice nr 5 i Suchedniów) wykazały, Ŝe: wszystkie urzędy pocztowe posiadały stanowiska dostosowane do obsługi osób niepełnosprawnych, natomiast w dwóch urzędach pocztowych (SkarŜysko-Kam. nr 5 i Suchedniów) brak było podjazdów dla osób niepełnosprawnych. Obowiązek zapewnienia osobom niepełnosprawnym dostępu do budynku uŝyteczności publicznej wynika z 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (DzU nr 75, poz. 690 ze zm.); wszystkie urzędy pocztowe zapewniły klientom łatwy dostęp do informacji, o których mowa w 40 Regulaminu świadczenia powszechnych usług pocztowych oraz do aktualnych druków manipulacyjnych i materiałów reklamowych; naczelnicy czterech urzędów pocztowych (BliŜyn, Mirzec, SkarŜysko-Kam. nr 5, Starachowice nr 5) nie dopełnili obowiązku przeprowadzania kontroli prawidłowości doręczania (wypłacania) kwot przekazów w ilości wymaganej Instrukcją o przekazach pocztowych w obrocie krajowym; we wszystkich ww. pięciu placówkach pocztowych zapewniono bezpieczeństwo obiektów i obrotu pocztowego[...] 10 Przeprowadzone w ww. pięciu urzędach pocztowych badanie ankietowe obejmujące 100 osób dotyczące oczekiwań klientów co do jakości i dostępności świadczonych usług pocztowych wykazało, Ŝe: zadowolenie z jakości i dostępności świadczonych przez badane urzędy pocztowe usług wyraziło ponad 68% ankietowanych klientów; uwagi do funkcjonowania urzędów pocztowych dotyczące niewystarczającego czasu pracy, braku moŝliwości wykonania usług w soboty oraz doręczania przesyłek z opóźnieniem, zgłosiło 16% badanych; 10 Tajemnica ustawowo chroniona na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do

5 5 zdaniem ponad 90% ankietowanych godziny otwarcia urzędów są dostosowane do potrzeb klientów, w urzędach pocztowych moŝna nabyć znaczki, kartki pocztowe, karty do aparatów telefonicznych i opakowania paczek pocztowych. 8. Pozytywnie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, NIK ocenia załatwianie przez CP ORJ w Kielcach skarg, wniosków i reklamacji oraz prowadzenie kontroli. Badanie prawidłowości i terminowości załatwiania skarg i wniosków oraz reklamacji dotyczących usług pocztowych w ruchu krajowym i zagranicznym przeprowadzone na próbie 15 skarg i 15 reklamacji wykazało, Ŝe: skargi, wnioski i reklamacje załatwiane były terminowo; wszystkie zawiadomienia o sposobie załatwienia skarg zawierały elementy wymagane art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (DzU z 2000 r. nr 98, poz ze zm.); w 12 przypadkach odpowiedzi na reklamacje nie zawierały rozstrzygnięcia o uwzględnieniu lub odmowie jej uwzględnienia, co było niezgodne 9 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (DzU nr 183, poz ze zm.). W latach (do 30 września) CP ORJ w Kielcach wykonał wszystkie zaplanowane kontrole instytucjonalne w podległych jednostkach. [...] 11 Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. [...] RozwaŜenie uwzględnienia w planach remontów potrzeb remontowych urzędów pocztowych w BliŜynie, Mircu i Suchedniowie. 3. Podjęcie niezbędnych działań w celu zapewnienia przeprowadzania przez naczelników urzędów pocztowych na terenie działania CP ORJ w Kielcach kontroli prawidłowości doręczania (wypłacania) kwot przekazów, w liczbie wymaganej Instrukcją o przekazach pocztowych w obrocie krajowym. 4. Podjęcie niezbędnych działań w celu zapobieŝenia tendencjom spadkowym w zakresie liczby kontroli przeprowadzonych przez CP ORJ w Kielcach w podległych jednostkach. 11 Tajemnica ustawowo chroniona na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do 12 Tajemnica ustawowo chroniona na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do

6 6 5. Wyeliminowanie przypadków niezamieszczania przez CP ORJ w Kielcach w udzielanych odpowiedziach na zgłoszone reklamacje rozstrzygnięć o uwzględnieniu lub odmowie uwzględnienia tych reklamacji. 6. Podjęcie niezbędnych działań w celu zapewnienia w urzędach pocztowych SkarŜysko- Kam. nr 5 i Suchedniów podjazdów dla osób niepełnosprawnych, zgodnie z wymogami 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. 7. Podjęcie działań zapewniających przestrzeganie przez CP ORJ w Kielcach wskaźników terminowości doręczania przesyłek pocztowych w obrocie krajowym, w kaŝdym rodzaju przesyłek, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Kielcach, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Dyrektora w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu Dyrektorowi prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Kielcach umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym wyŝej mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.