System Zarządzania Forte moduł Planowanie Płynności Finansowej

Transkrypt

1 System Zarządzania Forte moduł Planowanie Płynności Finansowej Podręcznik użytkownika Wersja 2010

2 Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Zarządzania Forte jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa, czerwiec 2009 Symbol dokumentu MXPPFV2010P0001 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.

3 Spis treści Spis treści I Wstęp 0-1 Dokumentacja modułu Korzystanie z podręczników elektronicznych Korzystanie z pomocy kontekstowej Pomoc techniczna Zastrzeżenia Aktualne informacje Pojęcia podstawowe 1-1 Rozpoczęcie pracy 2-1 Uruchomienie modułu Forte Planowanie Płynności Finansowej Okno główne Wywołanie okna Konta kas i rachunków bankowych Ustawienia merytoryczne i pomocnicze Praca z modułem 3-1 Przydatne funkcje Inny kolor pozycji Sumowanie wybranych pozycji Przestawianie kolejności kolumn Sortowanie pozycji w kolumnach Ręczne dodawanie pozycji Usuwanie wybranych pozycji Przywracanie usuniętych pozycji Opcje wyświetlania Maska kont Waluty Zaległe pozycje dodane ręcznie Transakcje, których terminy wypadają w soboty lub niedziele Przenoszenie zaznaczonych pozycji Konta kas i rachunków bankowych Przelewy wykonywane z modułu Forte Planowanie Płynności Finansowej Ustawianie prognozowanych kursów walutowych Analiza płatności transakcji Interpretacja wskaźników Informacje o rozliczeniach kontrahenta Zestawienia i wydruki 4-1 Przesyłanie danych 5-1

4 II Podręcznik użytkownika Forte Planowanie Płynności Finansowej MXPPFV2010P0001

5 Wstęp System Zarządzania Forte to rozwiązanie klasy ERP pozwalające osiągnąć przedsiębiorstwom trwałe i wymierne korzyści biznesowe. Wspiera zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w organizacji, przyczynia się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów jej funkcjonowania. Szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej pozwala elastycznie reagować na zmiany rynkowe, wpływa na zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz obniża ogólne ryzyko działalności. System Zarządzania Forte jest zintegrowanym systemem o budowie modułowej, który obejmuje swoim zakresem strategiczne obszary i procesy w organizacji - finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, sprzedaż i marketing oraz analizy i zarządzanie informacją. Zaawansowane rozwiązania oraz wykorzystywana baza Microsoft SQL Server pozwalają na bezpieczny rozwój poszczególnych modułów, integrację z innymi systemami oraz tworzenie nowych raportów i zestawień dostosowanych do specyfiki i potrzeb firmy. Forte Planowanie Płynności Finansowej jest jednym z modułów Systemu Zarządzania Forte. Dokumentacja modułu W skład dokumentacji modułu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie.pdf, inne dokumenty w tym formacie, dokumenty pomocnicze w formacie.rtf. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o module. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie.pdf. Oprócz tego do modułu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w module zmiany. Do korzystania z dokumentów w formacie.pdf niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Acrobat Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (link do strony producenta w języku polskim: Korzystanie z pomocy kontekstowej Moduł posiada typową dla większości aplikacji Windows dodatkową instrukcję obsługi nazywaną pomocą kontekstową. Wywoływana jest przez naciśnięcie klawisza F1. Pomoc przypomina trochę suflera, który podpowiada potrzebną akurat kwestię. Użyciu klawiszy Shift+F1, powoduje zmianę kształtu kursora na. Kliknięcie takim kursorem na dowolnym elemencie okna modułu otwiera pomoc kontekstową w miejscu dotyczącym tego elementu. W modułach Systemu Forte została dodatkowo zastosowana pomoc kontekstowa opisująca dostarczone z modułem raporty i język, w którym zostały napisane. Pomoc ta jest dostępna w oknach związanych z tworzeniem i wykonywaniem raportów po wybraniu klawiszy Ctrl+F1. Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z modułem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników modułów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej. Wykorzystać informacje z pliku pomocy kontekstowej otwieranego klawiszem F1. Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika. Jest on otwierany poleceniem Podręcznik użytkownika z menu Pomoc modułu.

6 0 2 Podręcznik użytkownika Forte Planowanie Płynności Finansowej Zastrzeżenia Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje, jego wersję elektroniczną otwiera polecenie Aktualności z menu Pomoc modułu. Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu z menu Pomoc modułu i postępując zgodnie z ukazującymi się kolejnymi wskazówkami. Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie w Internecie. Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania modułu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi modułów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem modułu w momencie publikacji. Moduł i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w module, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku, można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji modułu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie. MXPPFV2010P0001

7 Pojęcia podstawowe Moduł Forte Planowanie Płynności Finansowej jest dodatkowym modułem rozszerzającym standardową funkcjonalność modułu Forte Finanse i Księgowość, przeznaczonym do aktywnego zarządzania środkami pieniężnymi przedsiębiorstwa. Moduł pozwala: zestawić moduł płynności w wybranym horyzoncie czasu mierzonym liczbą tygodni od daty dla modułu widocznej w dolnej części ekranu; przewidzieć i przeciwdziałać ewentualnym zagrożeniom utraty bieżącej płynności finansowej; korygować ręcznie termin płatności wynikający z wprowadzonych w module Forte Finanse i Księgowość dokumentów; wygodnie wykonywać przelewy zgodnie z planem płatności bez konieczności oddzielnego otwierania okna Polecenie przelewu; przypisywać prognozowane kursy walutowe, potrzebne przy przeliczaniu kwot dokumentów wprowadzonych ręcznie lub bezpośrednio z modułu Forte Finanse i Księgowość, w zagranicznych jednostkach pieniężnych; dokonywać analizy wskaźnikowej rozliczeń transakcji. Moduł Forte Planowanie Płynności Finansowej przedstawia płatności wynikające z transakcji związanych z dokumentami wprowadzonymi dotychczas w module. Można również dodać wpływy lub wydatki nie wynikające z dokumentów wprowadzonych do modułu w walucie oraz w złotych jednocześnie, co do których korzystający z okna wie, że dane wpływy lub wydatki prawdopodobnie będą miały miejsce np. wypłata kredytu bankowego, wypłata wynagrodzeń. Wszystko to razem sprawia, że moduł Forte Planowanie Płynności Finansowej staje się narzędziem wygodnej kontroli i operacyjnego zarządzania bieżącą płynnością finansową. Po poprawnym ustawieniu i skonfigurowaniu moduł będzie pokazywał przewidywane stany środków pieniężnych z uwzględnieniem planowanych wpłat i wypłat dla wszystkich rachunków bankowych i stanowisk kasowych. UWAGA Dla poprawnej pracy modułu Forte Planowanie Płynności Finansowej 2010 niezbędne jest używanie modułu Forte Finanse i Księgowość w wersji 2010 lub nowszej. UWAGA Dodając planowane wpływy lub wydatki ręcznie w module Forte Planowanie Płynności Finansowej należy pamiętać, że w żaden sposób nie modyfikują one rzeczywistych danych w module Forte Finanse i Księgowość. Dotyczy to również innych zmienianych w module danych. Są one zmieniane jedynie w planie płatności, ale w żaden sposób nie korygują dokumentów wprowadzonych dotychczas w module Forte Finanse i Księgowość. Forte Planowanie Płynności Finansowej prezentuje plan przepływów finansowych konkretnej firmy, którą otwieramy uruchamiając moduł Forte Finanse i Księgowość. Dla każdej firmy tworzony jest oddzielny plan płatności.

8 1 2 Podręcznik użytkownika Forte Planowanie Płynności Finansowej MXPPFV2010P0001

9 Rozpoczęcie pracy Uruchomienie modułu Forte Planowanie Płynności Finansowej Aby uruchomić moduł Forte Planowanie Płynności Finansowej, należy uruchomić moduł Forte Finanse i Księgowość; z menu VBA wybrać polecenie Otwórz dokument SBC; w otwartym oknie wskazać i otworzyć katalog SBC_FK; z katalogu SBC_FK wybrać plik Planowanie Płynności Finansowej.sbc; wybrać przycisk Open. Rys. 2-1 Menu VBA w module Forte Finanse i Księgowość otwieranie dokumentu SBC Rys. 2-2 Uruchamianie modułu Forte Planowanie Płynności Finansowej

10 2 2 Podręcznik użytkownika Forte Planowanie Płynności Finansowej Okno główne Po wybraniu przycisku Open otworzy się okno modułu Forte Planowanie Płynności Finansowej. Rys. 2-3 Okno Forte Planowanie Płynności Finansowej Wywołanie okna Konta kas i rachunków bankowych Łącznie z modułem dostarczane jest dodatkowe okno Konta kas i rachunków bankowych, które pozwala na wprowadzanie wyłącznie sald rachunków bankowych i ułatwia organizację pracy piony dyrektora finansowego, zwykle zarządzającego płatnościami. Okno można otworzyć w sposób analogiczny jak okno główne modułu: uruchomić moduł Forte Finanse i Księgowość; z menu VBA wybrać polecenie Otwórz dokument SBC; w otwartym oknie wskazać i otworzyć katalog SBC_FK; z katalogu SBC_FK wybrać plik Planowanie płynności konta.sbc; wybrać przycisk Open. Rys. 2-4 Okno Konta kas i rachunków bankowych MXPPFV2010P0001

11 Praca z modułem 2 3 Innym sposobem wywołania okna jest uruchomienie go bezpośrednio z okna modułu Forte Planowanie Płynności Finansowej (patrz rozdz. Konta kas i rachunków bankowych). UWAGA Moduł Forte Planowanie Płynności Finansowej można uruchomić wyłącznie po uprzednim zainstalowaniu modułu Forte Finanse i Księgowość. Ustawienia merytoryczne i pomocnicze Przed rozpoczęciem pracy należy zdefiniować prawa do wybranych operacji dla modułu Forte Finanse i Księgowość. Prawa do operacji definiuje się bezpośrednio w module Forte Finanse i Księgowość. Moduł umożliwia różnicowanie praw dostępu do zgromadzonych danych, zwiększając przez to ich poufność. Uprawnienia potrzebne do obsługi modułu Forte Planowanie Płynności Finansowej dostępne są poprzez wybranie polecenia Administracja z menu, a następnie polecenia Użytkownicy (szczegóły dotyczące obsługi uprawnień dostępne są w Podręczniku użytkownika do modułu Forte Finanse i Księgowość oraz w Podręczniku użytkownika Administracja Systemem Zarządzania Forte) Istnieje możliwość wyboru następujących uprawnień dla modułu Forte Planowanie Płynności Finansowej: Dostęp do niezatwierdzonych płatności wybranie tego uprawnienia oznacza, że użytkownik ma możliwość obsługi transakcji niezatwierdzonych. Jeżeli to uprawnienie nie jest ustawione, w dolnym panelu głównego okna Forte Planowanie Płynności Finansowej będą widoczne jedynie transakcje zatwierdzone. Zatwierdzanie płatności wybranie tego uprawnienia umożliwia zatwierdzanie transakcji, czyli przygotowywanie transakcji do wykonania przelewu. Respektowanie prawa do zatwierdzania płatności uzależnione jest od wcześniejszego nadania prawa dostępu do niezatwierdzonych płatności.

12 2 4 Podręcznik użytkownika Forte Planowanie Płynności Finansowej MXPPFV2010P0001

13 Praca z modułem Okno modułu podzielone jest na dwie części: panel górny i panel dolny. Rys. 3-1 Okno modułu Forte Planowanie Płynności Finansowej W górnym panelu widoczne są wpływy i wydatki z dokumentów wcześniej wprowadzonych (w zależności od ustawień w Opcjach). W kolumnie Data/konto pokazywane są transakcje w zależności od terminu płatności. Np. zapis oznacza, że planowane są wpływy lub wydatki w dniach kwietnia 2003 roku, a jest to 16-ty tydzień roku. Pozycje te można rozwinąć klikając myszką na znak "+". Wówczas zapisy zostaną rozbite na poszczególne dni. Kolejne kolumny pokazują w jakim okresie były lub będą następowały wydatki lub wpływy, pokazują saldo początkowe i końcowe. Pozycje zaznaczone na czerwono oznaczają, że został przekroczony stan alarmowy. Pozycje na różowym tle oznaczają terminy wypadające w soboty i w niedziele. Panel górny pozwala zorientować się w jakim okresie planowane są wpływy lub wydatki. Wszelkie dokumenty prezentujące wpływy lub wydatki wyświetlane są w panelu dolnym. W panelu dolnym pokazywane są szczegóły płatności w zależności od wybranej pozycji w górnym panelu, czyli w zależności od tego w jakim okresie dane wpływy lub wydatki powstały lub powstaną. Widoczne są tutaj zarówno pozycje wynikające z dokumentów wprowadzonych wcześniej jak i pozycje dodane ręcznie za pomocą przycisku Dodaj. Pozycje wynikające z dokumentów to pozycje wprowadzone za pomocą różnych typów dokumentów w module Forte Finanse i Księgowość. Jednak nie wszystko wynika z dokumentów, np. kredyty bankowe, czy czynsze. Takie pozycje należy dodać własnoręcznie, aby uzyskać pełen plan wpływów i wydatków. Poszczególne kolumny przedstawiają pozycje edytowalne jak i nieedytowalne. Pozycje nieedytowalne dostarczają informacji odnośnie tego czy dana pozycja jest wpływem, czy wydatkiem, jaki jest jej termin płatności, kto jest kontrahentem, jaki jest numer ewidencyjny, numer dokumentu i konto księgowe. Są to informacje wynikające z dokumentu. Puste pole oznacza, że niektóre dane zostały pominięte w trakcie wprowadzania dokumentu. Istnieje możliwość dodania kolumn związanych z transakcjami wyrażonymi w walutach obcych. W tym celu należy w oknie Waluty (dostępnym poprzez wybranie przycisku Opcje, a następnie w otwartym oknie Opcje wyświetlania przycisku Waluty) zaznaczyć opcje Pokaż kolumny walutowe w dolnym panelu okna (patrz rozdz. Waluty).

14 3 2 Podręcznik użytkownika Forte Planowanie Płynności Finansowej Dodane kolumny przedstawiają pozycje edytowalne jak i nieedytowalne. Pozycje nieedytowalne dostarczają informacji odnośnie: kwoty transakcji dla pozycji walutowej i złotówkowej, waluty oraz kursu w jakiej dokonywana jest transakcja, kwoty prognozowanej w złotówkach oraz prognozowanej różnicy kursowej. Pole Treść zawiera tekst, który jest przenoszony z dokumentu w zależności od typu dokumentu: w przypadku Dokumentu prostego, Wyciągu bankowego, Raportu kasowego i Rozliczenia zaliczki przenoszony jest tekst z pola Opis, a w razie jego braku z pola Treść; w przypadku pozostałych typów dokumentów przenoszony jest tekst z pola Treść, a w razie jego braku tekst z pola Opis. Pozycje edytowalne to: Plan pl., Zatw., Konto, Uwagi i Kurs progn. UWAGA Edytowalna pozycja Kurs progn. jest dostępna, jeżeli zostało wcześniej zaznaczone pole wyboru Pokaż kolumny walutowe w dolnym panelu okna w oknie dialogowym Waluty (dostępnym poprzez wybranie przycisku Opcje, a następnie w otwartym oknie Opcje wyświetlania przycisku Waluty). Plan pl. pozwala wpisać najbardziej aktualny spodziewany termin zapłaty zobowiązania. W kolumnie Zatw. odbywa się zatwierdzanie transakcji, czyli przygotowywanie transakcji do wykonania przelewu. Dotyczy to tylko wydatków, gdyż tylko dla wydatków można dokonać przelewu. Jeżeli pozycja Zatw. zostanie zaznaczona jest to informacja dla osoby zajmującej się w firmie wykonywaniem przelewów, że do danej transakcji można wystawić przelew. W kolumnie Konto można przypisać konto bankowe, na które zostanie zaksięgowany wydatek lub wpływ z danej transakcji. Po wybraniu przycisku zostanie otwarte okno Przenieś zaznaczone pozycje. W kolumnie Uwagi można dodać własny tekst do wybranej pozycji oraz wpisać informacje wymagane przy wystawianiu przelewu do urzędu skarbowego (patrz rozdz. Przelewy wykonywane z modułu Forte Planowanie Płynności Finansowej). W kolumnie Kurs progn. można wprowadzić kurs prognozowany dla transakcji wyrażonych w walutach. W zależności od tego czy mamy do czynienia z wpływem czy wydatkiem środków pieniężnych należy wprowadzić odpowiedni kurs prognozowany. UWAGA Nie można wprowadzić kursu prognozowanego dla transakcji złotówkowych. Przydatne funkcje Moduł został zaopatrzony w kilka przydatnych funkcji, które znacznie ułatwiają dotarcie do potrzebnych informacji. Inny kolor pozycji Dla odróżnienia pozycje wyświetlane są w różnych kolorach. Kolorem czerwonym oznaczane są pozycje, w których został przekroczony stan alarmowy. Stan alarmowy dotyczy kont kas i rachunków bankowych (patrz rozdz. Konta kas i rachunków bankowych). Jeżeli stan konta spadnie poniżej wpisanej w tym polu wartości wówczas pozycje w panelu górnym, które dotyczą konta z wpisanym stanem alarmowym, na liście będą wyświetlana w kolorze czerwonym. Pozwala to wyróżnić konta, na których środki pieniężne się wyczerpują. Widząc takie konta na liście można dużo wcześniej zareagować i np. zasilić konta z innych źródeł. Kolorem różowym natomiast oznaczane są transakcje, których terminy wypadają w soboty i w niedziele. Sumowanie wybranych pozycji Możesz zsumować wybrane pozycje z górnego lub dolnego panela. Aby to uczynić należy zaznaczyć wybrane pozycje. Pozycje można zaznaczać na dwa sposoby: klikając lewym klawiszem myszy w pierwszej kolumnie z lewej strony przy wybranych pozycjach; klikając lewym klawiszem myszy w tabelce w dolnym panelu przy wybranych pozycjach jednocześnie trzymając wciśnięty klawisz Ctrl. MXPPFV2010P0001

15 Praca z modułem 3 3 Po kliknięciu w wybranym wierszu pojawi się znak. Na samym dole okna wyświetlana jest suma i saldo zaznaczonych pozycji. Możesz również po zaznaczeniu wybranych pozycji wybrać kombinację klawiszy Ctrl+S. Pojawi się okienko z sumą wpływów, wydatków oraz saldem wybranych transakcji. Przestawianie kolejności kolumn Rys. 3-2 Suma zaznaczonych pozycji Tabelki mają wiele kolumn i wiele z nich nie mieści się na ekranie. Możesz przestawić ich kolejność aby układ kolumn był bardziej dopasowany do Twoich potrzeb. W tym celu kliknij lewym przyciskiem myszy i przytrzymaj w polu z nazwą kolumny, której położenie chcesz zmienić. Pojawi się. Przeciągnij kolumnę w wybrane miejsce i puść przycisk myszy. Kolumna, w miejsce której wstawiłeś wybraną kolumnę, zostanie przesunięta o kolumnę dalej. Jeżeli zamkniesz okno przestawienie kolumn będzie pamiętane i przy kolejnym otwarciu okna wygląd będzie taki sam jak w chwili zamknięcia okna. Jeżeli nie chcesz, aby zmiany przestawienia kolumn były pamiętane w chwili otwierania okna, przyciśnij i przytrzymaj klawisz Shift, wówczas okno powróci do swojego oryginalnego rozmiaru i układu. Sortowanie pozycji w kolumnach Pozycje widoczne w panelu dolnym możesz posortować według wybranych nagłówków kolumn. Aby posortować dane wystarczy dwukrotnie kliknąć myszką na wybranym nagłówku kolumny. Ponowne dwukrotne kliknięcie na tym samym nagłówku kolumny spowoduje, że dane zostaną posortowane rosnąco lub malejąco. I tak dane możesz posortować według: wpływów, wydatków, terminu płatności, planowanego terminu płatności, kontrahenta, transakcji zatwierdzonych do wykonania przelewu, konta, uwag, numeru ewidencyjnego, numeru dokumentu czy konta księgowego. Ręczne dodawanie pozycji Aby dodać pozycje, których nie uwzględniają dokumenty, a o których wiadomo, że ich termin wkrótce nastąpi (np. kredyty bankowe, czynsze), należy wybrać przycisk Dodaj. Rys. 3-3 Ręczne dodawanie pozycji W otwartym oknie Dodaj nową pozycję należy wpisać odpowiednią kwotę w pola Przychód lub Wydatek. Można zaznaczyć, czy jest to płatność cykliczna, powtarzająca się co miesiąc. Można

16 3 4 Podręcznik użytkownika Forte Planowanie Płynności Finansowej wybrać datę rozpoczęcia terminu cyklicznego i wpisać przez ile miesięcy dany termin cykliczny będzie występował. Możesz wybrać, czy dana transakcja będzie wyliczana w złotówkach czy w walucie obcej. W przypadku pozycji, w których kwoty są wyrażone w walutach obcych należy wybrać opcje W walucie. Następnie w rozwijanym polu listy (za pomocą przycisku ) należy wybrać odpowiednią zdefiniowaną w module Forte Finanse i Księgowość walutę i podać właściwy dla niej kurs. W tabelce możesz wybrać konto, na które wpłynie zapłata lub z którego zostanie wykonana płatność. W polu Stan alarmowy możesz wpisać kwotę minimalnego stanu środków. W przypadku, gdy stan środków spadnie poniżej stanu alarmowego transakcja na liście będzie wyświetlana w innym kolorze (patrz rozdz. Inny kolor pozycji). Usuwanie wybranych pozycji Aby usunąć wybraną pozycję zaznacz ją w dolnym panelu i wybierz przycisk Usuń. Można usuwać pozycje dodane ręcznie jak i transakcje wprowadzone poprzez dokumenty. Opcja ta pozwala wyłączyć z planu płatności niektóre transakcje, np. te, których termin płatności dawno minął i wiemy, że nie zostaną już uregulowane. Można je jednak przywrócić do planu płatności w dowolnym momencie pracy z modułem. UWAGA Transakcje wprowadzone poprzez dokumenty są jedynie usuwane z planu płatności, a nie z modułu Forte Finanse i Księgowość. Transakcje dodane ręcznie są usuwane bezpowrotnie, nie można ich już przywrócić. Przywracanie usuniętych pozycji Transakcje usunięte z planu płatności za pomocą przycisku Usuń można z powrotem przywrócić. Nie można przywrócić pozycji, które zostały dodane ręcznie. Aby zobaczyć usunięte transakcje na liście wybierz przycisk Opcje i zaznacz pole Tylko transakcje usunięte z planu płatności. Aby przywrócić usunięte transakcje wykonaj następujące czynności: 1. kliknij na wybraną transakcję na liście; 2. wybierz przycisk Przenieś; 3. w otwartym oknie zaznacz opcję Przywróć usunięte transakcje; 4. wybierz przycisk Przenieś. Rys. 3-4 Przywracanie usuniętych transakcji MXPPFV2010P0001

17 Praca z modułem 3 5 Opcje wyświetlania Aby dostosować wygląd okna i zakres prezentowanych danych do własnych potrzeb wybierz przycisk Opcje. Zostanie otwarte okno Opcje wyświetlania. Rys. 3-5 Okno Opcje wyświetlania W części Tryb pracy możesz wybrać rodzaj wyświetlanych transakcji. Jeśli chcesz aby wyświetlane były zarówno transakcje wynikające z dokumentów jak i transakcje dodane ręcznie wybierz Tryb normalny. Za pomocą trybu Tylko transakcje usunięte z planu płatności możesz odnaleźć wcześniej usunięte transakcje, aby móc je przywrócić do planu płatności. Tryb Tylko transakcje zatwierdzone jest szczególnie przydatny w firmach, w których istnieje osoba odpowiedzialna tylko za wystawianie przelewów. Tryb ten prezentuje informacje o dokumentach, do których można wystawić przelewy. Tabelka poniżej Trybów pracy pozwala ograniczyć ilość wyświetlanych transakcji poprzez wskazanie określonych kont księgowych. Za pomocą przycisku Dodaj możesz wpisać konkretne konto, które będzie brane pod uwagę lub pomijane podczas wyświetlania transakcji, w zależności od wybranych powyżej opcji (Uwzględnij wszystkie transakcje, Uwzględnij transakcje tylko z poniższych kont, Uwzględnij wszystkie transakcje, oprócz poniższych kont). Możesz również użyć maski kont (patrz rozdz. Maska kont). Dodane wcześniej w tabelce konta możesz usunąć poprzez zaznaczenie wybranego konta, a następnie wybranie przycisku Usuń. W prawej części okna Opcje wyświetlania możesz wybrać przedział czasowy, którego będą dotyczyły wyświetlane transakcje. W transakcjach zaległych określasz liczbę dni wstecz od daty bieżącej, której mają dotyczyć wyświetlane transakcje. W transakcjach przyszłych czas mierzony jest w tygodniach. Proponujemy ustawić niezbyt długi przedział czasu uwzględniający transakcje, gdyż wiarygodność planu płatności spada wraz z wydłużeniem horyzontu prognozy. Po prawej stronie tabelki z maską kont znajduje się przycisk Waluty. Wybranie tego przycisku pozwala na dostosowanie wyglądu dolnego panelu okna do indywidualnych potrzeb użytkownika (patrz rozdz. Waluty). Maska kont Wpisując w oknie Opcje wyświetlania konto księgowe możesz zastosować maskę kont. Za pomocą maski kont możesz przeglądać operacje np. tylko z wybranym kontrahentem lub z wybraną grupą kontrahentów. Aby dodać maskę konta w oknie Opcje wyświetlania wybierz przycisk Dodaj. W tabelce zostanie dodany wiersz, w którym należy uzupełnić pola Konto księgowe i Wybrane.

18 3 6 Podręcznik użytkownika Forte Planowanie Płynności Finansowej Rys. 3-6 Dodawanie maski konta Jeżeli plan kont w firmie zorganizowany jest w ten sposób, że kontrahenci znajdują się na drugim poziomie, wówczas np. wpisując 20?-?-426 uzyskasz wszystkie transakcje z kontrahentem, który w kartotece ma numer 426. Aby odpowiednio zdefiniować maskę należy pamiętać, że * zastępuje dowolną ilość znaków na danym poziomie analityki lub syntetyki, a? zastępuje dowolny jeden znak. Waluty Aby dostosować wygląd okna i zakres prezentowanych danych do własnych potrzeb dla transakcji walutowych wybierz przycisk Waluty w oknie Opcje wyświetlania (patrz rozdz. Opcje wyświetlania). Rys. 3-7 Okno Waluty Należy wybrać jedną z opcji w zależności od tego, czy użytkownik chce oglądać: wszystkie salda i transakcje (Wszystkie przeliczone na złotówki po kursie oryginalnym), transakcje przeliczone po kursie prognozowanym (Wszystkie przeliczone na złotówki po kursie prognozowanym), transakcje walutowe wyrażone w złotówkach po kursie obowiązującym lub prognozowanym, tylko transakcje wyrażone w złotówkach (Tylko złotówkowe), czy transakcje ograniczone do wybranej waluty (Tylko w wybranej walucie i wybrać daną walutę z rozwijanego pola wyboru za pomocą przycisku - ). W celu rozwinięcia dolnego panelu głównego okna o dodatkowe kolumny dotyczące kursów walutowych (takich jak: Kwota walutowa, Waluta, Kurs, Kwota w PLN, Kurs prognozowany, Kwota prognozowana (PLN) i Różnica kursowa), należy zaznaczyć pole wyboru Pokaż kolumny walutowe w dolnym panelu okna. Zaległe pozycje dodane ręcznie Podczas pierwszego uruchomienia modułu okno Zaległe pozycje dodane ręcznie pokazuje się automatycznie przed wyświetleniem danych. Możesz to zmienić w Opcjach wyświetlania. Okno przedstawia pozycje dodane ręcznie, których termin realizacji już upłynął. MXPPFV2010P0001

19 Praca z modułem 3 7 Rys. 3-8 Okno Zaległe pozycje dodane ręcznie Pozycje zaległe dodane ręcznie, których termin już upłyną zaburzają prognozę stanu poszczególnych kont dlatego warto je usunąć lub też zmienić ich termin realizacji na aktualny. Aby usunąć wybraną transakcję, zaznacz ją, a następnie wybierz przycisk Usuń. Usunięcie pozycji należy dokładnie przemyśleć, gdyż znika ona bezpowrotnie i nie można jej przywrócić. Aby zmienić termin płatności danej transakcji kliknij myszką w polu Plan pl. przy danej transakcji i z otwartego kalendarza wskaż wybraną datę. Dokonaną zmianę potwierdź przyciskiem Zapisz. Transakcje, których terminy wypadają w soboty lub niedziele Okno prezentuje transakcje, których terminy płatności wypadają w soboty lub w niedziele i pozwala ten termin zmienić. Rys. 3-9 Okno Pozycje, których terminy płatności wypadają w soboty lub niedziele Aby zmienić termin płatności na termin wypadający w piątek, sobotę lub w poniedziałek zaznacz wybraną pozycję i użyj odpowiedniego przycisku umieszczonego w dolnej części okna. Termin płatności możesz też zmienić na dowolny wybrany z kalendarza, który otworzy się po kliknięciu w kolumnie Plan pl. Aby zmiany zostały uwzględnione wybierz przycisk Zapisz.

20 3 8 Podręcznik użytkownika Forte Planowanie Płynności Finansowej Przenoszenie zaznaczonych pozycji Okno otwiera się po wybraniu przycisku Przenieś lub po kliknięciu na w kolumnie Konto w oknie Planowanie płynności finansowej. Okno pozwala zmienić planowany termin płatności określonej transakcji, przypisać konto księgowe oraz przywrócić usunięte wcześniej transakcje. Rys Okno Przenieś zaznaczone pozycje Aby zmienić planowany termin płatności za pomocą przycisku możesz otworzyć kalendarz i wybrać odpowiednią datę lub użyć wskaźników, jeżeli zostały wcześniej zapisane do bazy danych kontrahentów. Istnieje również możliwość wpisania ilości dni i wybrania opcji względem jakiej daty ma zostać zmieniony planowany termin płatności. Opcje te są niedostępne, jeżeli okno Przenieś zaznaczone pozycje zostanie otwarte poprzez kliknięcie na w kolumnie Konto. W przypadku opcji Użyj wskaźników planowany termin płatności zostanie ustawiony względem zapisanej do bazy wartości wskaźnika. W przypadku wpływów zostanie użyty wskaźnik dotyczący należności, natomiast w przypadku wydatków - wskaźnik zobowiązań. W celu podglądu użytych wskaźników należy zaznaczyć pole wyboru Pokaż kolumny wskaźników w dolnym panelu okna). Dodatkowe kolumny dotyczące wskaźników zapisanych do bazy danych kontrahentów zostaną dodane do dolnego panelu okna głównego. W tabelce prezentowane są konta dodane w oknie Konta kas i rachunków bankowych. Aby przypisać wybrane konto do danej transakcji kliknij lewym klawiszem myszy w pierwszej kolumnie z lewej strony. Po kliknięciu w kolumnie pojawi się. Transakcja z przypisanym kontem będzie widoczna na liście pod warunkiem, że zaznaczysz przypisane konto w oknie Konta kas i rachunków bankowych. Zaznaczenie pola Przywróć usunięte transakcje spowoduje, że do planu płatności zostaną przywrócone transakcje usunięte poprzez przycisk Usuń. Aby pole było aktywne należy w opcjach zaznaczyć Tylko transakcje usunięte z planu płatności (patrz rozdz. Przywracanie usuniętych pozycji). Aby zaakceptować wprowadzone zmiany wybierz przycisk Przenieś. MXPPFV2010P0001