INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Transkrypt

1 INSTRUKCJA KANCELARYJNA Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 w Kępnie KĘPNO

2 Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przechowywania materiałów niearchiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz.67. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171 poz załącznik do obwieszczenia Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 29 sierpnia 2002 r. (poz. 1396)) Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.) Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 maja 2010 r. w sprawie druków szkolnych Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 11, poz. 95) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997 r. Nr 133, poz. 883, ze zm. W 200 r. Dz. U. Nr 12, poz. 136 i Nr 50, poz. 580) 2

3 Spis treści Rozdział I Postanowienia ogólne... 4 Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji... 6 Rozdział III Przeglądanie i przydzielanie korespondencji... 7 Rozdział IV Wewnętrzny obieg akt... 8 Rozdział V System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw, kategorii archiwalne akt... 8 Rozdział VI Załatwianie spraw Rozdział VII Zasady sporządzania pism Rozdział VIII Wysyłanie i doręczanie pism Rozdział IX Przechowywanie akt Rozdział X Przekazywanie akt do składnicy akt Rozdział XI Zasady wydawania świadectw oraz innych druków szkolnych. Pobieranie opłaty skarbowej Rozdział XII Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Rozdział XIII Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Załączniki

4 I. Postanowienia ogólne 1 1. Celem niniejszej instrukcji jest ustalenie zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 w Kępnie. 2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w szkole. 3. W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi tajemnicę służbową (poufnymi) stosuje się niniejszą instrukcję, z uwzględnieniem przepisów w sprawie szczegółowych zasad i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową. 4. Odrębne przepisy regulują tryb postępowania z pismami w sprawach tajnych (Ustawa z dnia r. o ochronie informacji niejawnych, Dz.U. Nr 11, poz.95).. 5. Użyte w instrukcji pojęcia oznaczają: szkoła dyrektor sekretarz kancelaria sprawa akta sprawy spis spraw korespondencja aprobata Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 w Kępnie dyrektor szkoły sekretarz szkoły wewnętrzna komórka organizacyjna szkoły załatwiająca sprawy obsługi kancelaryjnej dyrektora szkoły, jego zastępców oraz komórek organizacyjnych podanie, pismo, dokument dotyczący zdarzenia lub stanu rzeczy wymagający podjęcia i wykonania czynności urzędowych cała dokumentacja dotycząca tego samego zdarzenia (wszystkie pisma, dokumenty, notatki, fotokopie, formularze, plany, rysunki) zawierająca dane, które mogą być istotne przy rozpatrywaniu sprawy, formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw; prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki założonej dla każdej końcowej pozycji z rzeczowego wykazu akt, każde pismo wpływające do placówki lub wysłane przez jednostkę, wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy, 4

5 przesyłka załącznik czystopis pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane faksy każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem treści całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.) tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę pieczęć urzędowa pieczęć okrągła z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą jednostki w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym pieczęć znak akt znak sprawy stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne, do podpisu itp. zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej grupy rzeczowego wykazu akt zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej grupy spraw nośnik papierowy arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp. nośnik informatyczny dyskietka, płyta CD, płyta DVD, pamięć przenośna lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp., rzeczowy wykaz akt wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: przyjmowanie, rejestrowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, znakowanie pism i rejestrowanie spraw, załatwianie spraw (w tym: redagowanie pism, przedkładanie korespondencji do podpisu, egzekwowanie dotrzymania terminów) wysyłanie korespondencji i przesyłek, zakładanie teczek aktowych i przechowywanie akt przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp., udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych osób. 2. Czynności kancelaryjne w szkole wykonują: kancelaria, pracownicy załatwiający merytorycznie sprawy, pracownicy sporządzający czystopis. 5

6 II. Przyjmowanie i obieg korespondencji 3 1. Korespondencja do Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 w Kępnie może być dostarczana przez: a) urząd pocztowy b) kuriera c) nadawcę (bezpośrednio lub przez przedstawiciela) d) pracowników szkoły. 2. Korespondencję przyjmuje kancelaria szkoły, rejestruje ją w dzienniku korespondencji [wzór dziennika korespondencji Załącznik nr 1] i przekazuje dyrektorowi szkoły. 3. Dyrektor dekretuje korespondencję i poprzez kancelarię przekazuje do załatwienia odpowiednim pracownikom. 4. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokółu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 5. Sekretarz szkoły otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem: a) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, b) stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem, c) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem. 6. Przesyłki te, jak i inne zastrzeżone przez dyrektora, kancelaria przekazuje adresatom bez otwierania 7. Po otwarciu koperty sprawdza się: a) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, b) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 8. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 6

7 9. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym i ze stemplem pocztowym dołącza się tylko do pism: a) poufnych, wartościowych, za dowodem doręczenia, b) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, c) odwołania, d) w których brak nadawcy lub daty pisma, e) mylnie skierowanych, f) załączników nadesłanych bez pisma zasadniczego, g) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 10. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria daje na żądanie składającego pismo. 11. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się do urzędu pocztowego. 12. Na pismach wpływających kancelaria umieszcza pieczątkę wpływu w górnym lewym rogu pierwszej strony (w razie braku tam miejsca na innym wolnym miejscu) z datą otrzymania pisma. Po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencyjnym, na pieczątce wpływu umieszcza się kolejny numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego i parafę osoby rejestrującej. Na wpływach doręczanych bez otwierania kopert stempel wpływu odciska się na przedniej stronie koperty [wzór pieczęci wpływu Załącznik nr 2]. 13. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na przesyłkach, które nie wymagają merytorycznego załatwienia, np. prospekty, foldery reklamowe, zaproszenia, czasopisma oraz na dokumentach osobistych i załącznikach. 14. Po wykonaniu czynności o których mowa w ust. 1-13, pracownik kancelarii segreguje korespondencję i przekazuje ją, zgodnie z dyspozycjami dyrektora szkoły, jego zastępcom lub osobom do tego upoważnionym. III. Przeglądanie i przydzielanie korespondencji 4 1. Pracownik kancelarii przyjmuje korespondencję i rejestruje ją w dzienniku korespondencji oraz przekazuje dyrektorowi szkoły. 2. Dyrektor przeglądając korespondencję: a) decyduje, którą korespondencję załatwia sam, b) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia innym osobom. 3. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez inne osoby, dyrektor umieszcza dyspozycje dotyczące: a) sposobu załatwienia sprawy, b) terminu załatwienia sprawy. 7

8 4. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych pracowników, przekazuje się ją pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie. IV. Wewnętrzny obieg akt Obieg akt między pracownikami odbywa się za pośrednictwem kancelarii. 5 6 Obieg akt odbywa się bez pokwitowania chyba, że dyrektor ustala inaczej (np. arkusze ocen). V. System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw, kategorie archiwalne 7 1. W Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 w Kępnie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym podziale akt. 2. System ten polega na klasyfikacji akt w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt. 3. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, klasyfikację akt powstających w toku działalności szkoły oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności szkoły, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt [Jednolity rzeczowy wykaz akt Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 w Kępnie Załącznik do zarządzenia]. 4. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest , w ramach klas trzeciego rzędu podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest:

9 a w ramach klas czwartego rzędu podział na klasy piątego rzędu oznaczone symbolami pięciocyfrowymi, to jest: Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt, co klasy końcowe w wykazie. 7. Akta jednorodne tematycznie będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. 8. W uzasadnionych przypadkach dyrektor szkoły, na wniosek pracownika komórki organizacyjnej, może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli, z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej. 9. Jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera, oprócz haseł, oznaczenie kategorii archiwalnej akt. 10. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w składnicy akt, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne. 11. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc" zalicza się dokumentację manipulacyjną, mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do składnicy akt, po uzgodnieniu z archiwum państwowym Komórki organizacyjne szkoły (np. Księgowość) mogą sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w ich działalności. 2. Wyciąg z wykazu akt dla takiej jednostki w zależności od potrzeb może zawierać: a) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej, b) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych. 3. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje sekretariat, a drugi przekazuje się do składnicy akt. 9

10 9 Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia dyrektora w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym Rejestracja sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw [wzór spisu spraw Załącznik nr 3]. Sprawę (nie pismo) rejestruje się jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy. 2. Znak sprawy wpisuje się z lewej strony 1-2 inerlinii pod pieczęcią nagłówkową. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Składa się z następujących elementów oddzielonych kropkami: a) symbolu oznaczającego szkołę ZSP Nr 2, b) numer sprawy z rzeczowego wykazu akt (np. 4213), c) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw (np. 2), d) oraz rok, w którym sprawę wszczęto (np. 2011), np. ZSP Nr Spis spraw prowadzi się oddzielnie od nr 1 dla każdej teczki założonej wg haseł jednolitego rzeczowego wykazu akt i zamieszcza w nim: a) kolejne liczby spraw rozpoczynające się od 1 w każdym roku, b) treść danej sprawy, c) nazwę nadawcy oraz znak i datę pisma nadawcy, d) datę pierwszego pisma wysłanego w danej sprawie, e) datę pisma załatwiającego ostatecznie sprawę. 4. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Nie jest konieczne założenie od razu z dniem 1 stycznia wszystkich spisów spraw i odpowiadających im teczek. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. 5. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt teczki macierzystej, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw, bądź w układzie numerowym. 6. W przypadku założenia podteczki, zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz rok wszczęcia sprawy (np. ZSP Nr ). 10

11 7. Środkami rejestracji są: a) spisy spraw, b) rejestry kancelaryjne. 8. Rejestry kancelaryjne służą do rejestrowania spraw jednorodnych, masowo napływających - zamieszcza się w nich te same informacje co w spisach spraw. 9. Sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym, bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. 10. W przypadku konieczności wznowienia z urzędu sprawy, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się ją do spraw bieżącego roku: w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: przeniesiono do teczki hasło W komórkach organizacyjnych szkoły mogą być prowadzone dodatkowe rejestry, księgi, skorowidze i inne pomoce ewidencyjne odpowiadające wymogom bieżącej działalności Nie podlegają rejestracji: publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.), potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze W kancelarii prowadzone i przechowywane są następujące rejestry kancelaryjne: protokolarz uchwał rady pedagogicznej, rejestr wydanych zaświadczeń, rejestr wydanych zaświadczeń do WKU, rejestr wydanych indeksów rejestr wydanych świadectw ukończenia szkoły, świadectw dojrzałości oraz dyplomów uzyskania tytułu zawodowego rejestr wydawanych legitymacji, rejestr druków ścisłego zarachowania. 2. Prowadzenie innych rejestrów kancelaryjnych, niż wymienione w ust. 1, dozwolone jest za zgodą dyrektora. 11

12 VI. Załatwianie spraw Przy załatwianiu spraw stosuje się najprostsze i najbardziej celowe formy załatwiania, w dostosowaniu do rodzaju sprawy i obowiązujących przepisów. 2. Obowiązuje pisemna forma załatwiania spraw. Załatwianie ustne może być stosowane wtedy, gdy przemawia za tym interes strony, a przepisy nie stoją temu na przeszkodzie. 3. Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy: odręczną, korespondencyjną. 4. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na zarejestrowaniu sprawy oraz na sporządzeniu, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę (napisane ręcznie, przy użyciu pieczęci). 5. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu pisma załatwiającego sprawę. 6. Każde pismo winno być zarejestrowane i przekazane niezwłocznie, a najpóźniej w ciągu 3 dni do osoby uprawnionej do załatwienia danej sprawy. 7. Sprawy załatwiane są według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inna, nie mającą z nią bezpośredniego związku. 8. Sekretarz szkoły/pracownik szkoły, do którego została skierowana sprawa w celu jej merytorycznego załatwienia opracowuje projekt pisma, który przedkłada do aprobaty dyrektorowi szkoły. Dyrektor sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma sekretarzowi szkoły/pracownikowi szkoły. Sekretarz/pracownik sporządza czystopis i przedkłada go do podpisu dyrektorowi szkoły. Po podpisaniu czystopisu, oraz sporządzeniu kopii pismo wraz ze wszystkimi załącznikami zostaje wysyłane do adresata. 9. Kopie pisma kancelaria zaopatruje w adnotacje o wysyłce (data i parafa). 10. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z dyrektorem szkoły można mu przedkładać pismo w czystopisie (wraz z kopią) do podpisania. 12

13 14 1. Jeżeli załatwienie sprawy w wyznaczonym terminie nie jest możliwe: należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów art. 36 Kpa, gdy sprawa dotyczy odpowiedzi dla organów władz nadrzędnych, należy zwrócić się do tego organu z wnioskiem o przesunięcie terminu z podaniem uzasadnienia oraz zaproponować nowy termin jej załatwienia. 2. Otrzymane ponaglenia dołącza się do akt sprawy, której one dotyczą Wszystkie pisma wychodzące ze szkoły podpisuje dyrektor szkoły lub osoba przez niego upoważniona. 2. Wzory pieczęci urzędowych, nagłówkowych oraz imiennych stosowanych w szkole określają odrębne przepisy. 3. Urzędową pieczęć okrągłą umieszcza się na pismach posiadających charakter decyzji świadectwa i zaświadczenia. VII. Zasady sporządzania pism Przy załatwianiu pisemnych odpowiedzi należy przestrzegać następujących zasad : a) każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem b) pisma sporządza się zawsze w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) 2. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5, w układzie pionowym lub poziomym. Powinno ono zawierać: a) nagłówek druk lub podłużną pieczęć nagłówkową, b) znak sprawy, c) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, d) datę sporządzenia pisma, e) odbiorcę i jego adres, f) treść pisma, g) podpis obejmujący imię i nazwisko oraz stanowisko, h) elementy dodatkowe (załączniki, do wiadomości ) 13

14 3. Nazwa i adres odbiorcy - każdy składnik nazwy i adresu odbiorcy należy pisać w osobnym wierszu, w odpowiedniej kolejności oraz zawsze w pierwszym przypadku. Jeżeli pismo jest przeznaczone dla określonej z imienia i nazwiska osoby, poszczególne składniki adresu pisze się w następującej kolejności: Szanowny Pan mgr inż. Andrzej Kowalczyk Dyrektor Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 w Kępnie ul. Przemysłowa 10c Kępno 4. W adresie odbiorcy nie stosuje się skrótów, wyjątki to: ul. ulica, m. mieszkanie oraz skróty stopni i tytułów zawodowych i naukowych mgr, inż., dr, prof. 5. Jeżeli nazwa odbiorcy jest długa i nie można jej zmieścić w jednym wierszu, wówczas pisze się ja w dwóch a nawet trzech wierszach. 6. Znaki powoławcze -znak sprawy został omówiony w Podpis powinien zawierać stanowisko służbowe podpisującego oraz jego imię i nazwisko. Podpis umieszcza się po prawej stronie blankietu w odległości od 2 do 3 interlinii od ostatniego wiersza. W przypadku, gdy pismo wymaga podpisu dwóch osób, rozmieszcza się je symetrycznie po obu stronach pisma. Podpis osoby kierującej instytucją umieszczamy zawsze po prawej stronie. 8. Elementy dodatkowe to informacje o liczbie załączników oraz informacje, jakim firmom lub osobom przesyłamy pismo do wiadomości. Informacje o występujących przy piśmie załącznikach umieszcza się przy lewym marginesie na wysokości stanowiska osoby podpisującej, a przy dwóch podpisach pod podpisami. Po napisaniu wyrazu załącznik wymienia się poniżej jego rodzaje. W przypadku, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom pod treścią pisma umieszcza się wyraz Do wiadomości, poczym wymienia się poniżej ich adresatów. 9. Pisma można sporządzać w dowolnym układzie: układ blokowy - pierwsze znaki zaczynamy pisać od linii lewego marginesu. Poszczególne myśli treści pisma oddzielają dodatkowe odstępy wierszowe - interlinie. Tworzy tzw. bloki, układ z wcięciem (tzw. a-linea) - pierwsze znaki zaczynamy pisać od akapitu, który wynosi do 5 znaków od lewego marginesu. Poszczególne myśli treści pisma oddzielają akapity. 14

15 VIII. Wysyłanie i doręczanie pism Korespondencja może być przekazywana do odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: przesyłką listową faksem na nośniku informatycznym wysyłanym pocztą listową pocztą elektroniczną osobiście przez pracownika szkoły. 2. Pisma przeznaczone do wysłania kancelaria szkoły: sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki, stwierdza swoją parafką na kopii wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania wpisuje przesyłki zwykłe i polecone do odpowiedniego rejestru. zachowuje kopie wysłanych pism do pism wysłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, dołącza wypełniony odpowiedni formularz i przypina go do koperty. 3. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją dyrektora szkoły (polecony, priorytet, itp). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. 4. Dla pism otrzymanych do wysyłki, kancelaria przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza się adres odbiorcy składający się z: a) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji b) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem. 5. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 6. Korespondencja przeznaczona do wysyłki pocztą w danym dniu powinna być dostarczona do kancelarii do godz Kancelaria odbiera korespondencję przesłaną poczta elektroniczną, dwukrotnie w ciągu dnia o godz i godz Przesyłki wychodzące pracownik kancelarii rejestruje w zeszycie nadawczym, w którym odnotowuje się również wartość naklejonego znaczka pocztowego, a przesyłki polecone w pocztowej książce nadawczej jeżeli listów poleconych jest min. 4, w przeciwnym wypadku do przesyłki dołącza się potwierdzenie nadania przesyłki listowej poleconej, które po potwierdzeniu przez Urząd Pocztowy dołącza się do książki nadawczej. 15

16 9. Do doręczenia bezpośrednio adresatom niektórych terminowych pism miejscowych, służy książka doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pisma w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują; Kodeks postępowania administracyjnego oraz inne przepisy proceduralne. [wzór książki doręczeń - Załącznik nr 4] IX. Przechowywanie akt Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych, w kancelarii oraz składnicy akt. 2. W komórkach organizacyjnych i kancelarii przechowuje się akta spraw będących w bieżącym załatwianiu oraz spraw załatwianych w ciągu obowiązującego okresu, przed przekazaniem ich do składnicy akt. 3. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera [Załącznik Nr 5]. X. Przekazywanie akt do składnicy akt W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, szkoła prowadzi składnicę akt. 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych jednostki przechowują na nośnikach papierowych w składnicy akt. 3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do składnicy akt po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, wyznaczony pracownik Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez specjalistów/pracowników. Przez uporządkowanie akt rozumie się: 1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy 16

17 (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę, 2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc, 3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp., według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt, 4) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych, 5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie, 2. Spisy zdawczo - odbiorcze sporządza się osobno w dwóch egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u pracownika przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a drugi egzemplarz otrzymuje pracownik prowadzący składnicę akt. [wzór spisu zdawczo - odbiorczego - Załącznik nr 6]. 3. Spis zdawczo odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według wykazu akt. 4. Spisy zdawczo odbiorcze podpisują: pracownik przekazujący akta i pracownik prowadzący składnicę akt Komórki organizacyjne przekazują akta do składnicy akt wyłącznie kompletnymi rocznikami. 2. Do akt przekazywanych składnicy akt dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki. 3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do składnicy akt i zarejestrowaniu ich w ewidencji składnicy, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne. 22 W razie likwidacji szkoła likwidowana przekazuje dokumentację niearchiwalną (kategorii B) placówce przejmującej sprawy jednostki. 17

18 XI. Zasady wydawania świadectw oraz innych druków szkolnych. Pobieranie opłaty skarbowej za duplikaty Świadectwa, dyplomy, indeksy i legitymacje szkolne są drukami ścisłego zarachowania. 2. Szkoła prowadzi imienną ewidencję wydanych: a) świadectw ukończenia szkoły, b) świadectw dojrzałości i dyplomów, c) legitymacji szkolnych, d) indeksów szkolnych. 3. Druki ścisłego zarachowania wydane przez szkołę, opatruje się wyraźnym odciskiem pieczęci urzędowej szkoły. 4. Świadectwa i inne druki ścisłego zarachowania, wydane przez szkołę, podpisują osoby wskazane na drukach. 5. W przypadku utraty oryginału świadectwa, uczeń lub absolwent może wystąpić do szkoły z pisemnym wnioskiem o wydanie duplikatu świadectwa, legitymacji oraz indeksu. 6. Szkoła sporządza duplikat świadectwa na podstawie dokumentacji przebiegu nauczania. Duplikat wystawia się na druku według wzoru obowiązującego w okresie wystawienia oryginału świadectwa. Na pierwszej stronie należy umieścić wyraz Duplikat, a pod tekstem dodać wyraz oryginał podpisali i wymienić nazwiska osób, które podpisały oryginał świadectwa lub dyplomu, albo stwierdzić nieczytelność podpisów (należy podać ilość złożonych podpisów np. pięć podpisów nieczytelnych) oraz zamieścić datę wydania duplikatu i opatrzyć pieczęcią urzędową (okrągłą). Na duplikacie nie umieszcza się fotografii za wyjątkiem legitymacji szkolnej oraz indeksu. 7. Jeżeli szkoła nie posiada druku świadectwa według wzoru obowiązującego w okresie wystawienia oryginału, duplikat wystawia się na przygotowanym przez szkołę formularzu zgodnym z treścią oryginału świadectwa. 8. Duplikat ma moc oryginału i może być wystawiony ponownie. 9. W dokumencie, na podstawie, którego wystawiono duplikat świadectwa, należy umieścić adnotację o wydaniu duplikatu, odnotowując tożsamość osoby odbierającej 18

19 duplikat, stwierdzoną na podstawie dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości. W przypadku przesłania duplikatu pocztą doręczenie powinno nastąpić listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. 10. Za wydanie duplikatu świadectwa i indeksu pobiera się opłatę w wysokości równej kwocie ustalonej dla legalizacji dokumentu w przepisach o płacie skarbowej. Opłatę wnosi się na rachunek bankowy wskazany przez dyrektora szkoły. 11. Termin wydania duplikatu świadectwa, indeksu wynosi do 14 dni. 12. Termin wydania legitymacji wynosi do 2 dni. 13. Dyrektor szkoły poświadcza zgodność kopii z oryginałem świadectwa, dyplomu, zaświadczenia lub innego druku szkolnego tylko wtedy, gdy: a) jest to niezbędne dla złożenia kopii w aktach tej szkoły, b) dotyczy dokumentacji nauczyciela ubiegającego się o kolejny stopień awansu zawodowego, Na każdej stronie kopii należy umieścić adnotację stwierdzam zgodność z oryginałem, datę, pieczęć urzędową szkoły oraz podpis i pieczęć imienną dyrektora szkoły lub upoważnionej przez niego osoby. 14. W świadectwach i dyplomach oraz w indeksach, w miejscu przeznaczonym na wpisanie numeru wpisuje się numer, pod którym uczeń jest wpisany w księdze uczniów. XII. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych 24 Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w placówkach oświatowych, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeśli ich gromadzenie dopuszcza ustawa Zaleca się wykorzystywanie informatyki w celu: a) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem 1 ust 3, b) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrz placówki pocztą elektroniczną, c) prowadzenia rejestrów szkoły, 19

20 d) udostępnienia upoważnionym pracownikom: zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności: edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, programów graficznych, oprogramowania antywirusowego, zakupionych baz danych, a w szczególności: prawnych, baz adresowych, baz danych statycznych, e) współdziałania z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie placówki, f) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, g) umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o placówce, kadrze kierowniczej i kompetencjach, Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: system haseł identyfikujących pracownika, system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nieposiadającym odpowiednich uprawnień, 3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez archiwizowanie zmian danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych. 4. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych 1. XIV. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Ogólny nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem kancelarii szkoły należy do dyrektora szkoły. 1 Ustawa z 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (DzU nr 133, poz. 883, ze zm. w 2000 r. DzU nr 12, poz. 136 i nr 50, poz. 580) 20

21 2. Obowiązki dyrektora w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników, a w szczególności na sprawdzaniu: a) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, b) prawidłowości załatwiania spraw, c) terminowości załatwiania spraw, d) prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją, e) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kasowania znaczków, f) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w 20, g) terminowości przekazywania akt do składnicy akt. 28 Inne czynności kancelaryjne, nieuregulowane w niniejszej instrukcji, określa dyrektor szkoły. Opracowała: Zatwierdził: Sekretarz szkoły mgr Katarzyna Szymańska Dyrektor ZSP Nr 2 w Kępnie mgr inż. Andrzej Kowalczyk Kępno, dnia

22 Załącznik nr 1 Dziennik korespondencji Dziennik korespondencji Nr kolejny Data otrzymania korespond encji Numer-data otrzymanej korespondencji Od kogo Treść otrzymanej korespondencji Znak referenta 22

23 Załącznik nr 2 Pieczątka wpływu ZSP Nr 2 w Kępnie Wpł.... Nr (Podpis) 23

24 Załącznik nr 3 Spis spraw Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 w Kępnie ul. Przemysłowa 10c SPIS SPRAW Rok Pracownik Symbol jed. org. Ozn. teczki (nr wg.instr.kancl Tytuł teczki według wykazu akt L.p. SPRAWA OD KOGO WPŁYNĘŁA ( krótka treść) znak pisma z dnia Wszczęcia sprawy DATA Ostatecznego załatwienia UWAGI (sposób załatwienia) 24

25 Załącznik nr 4 wzór książki doręczeń KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH Lp. Data Adresat Numer pisma (rodzaj przesyłki) Potwierdzenie odbioru podpis, pieczęć i data 25

26 Załącznik nr 5 wzór opisu teczki aktowej (nazwa jednostki i komórki organizacyjnej)..... (symbol literowy komórki organizacyjnej (kategoria archiwalna) i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt)... (tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego)... (roczne daty końcowe akt) 26