Zasady prowadzenia ksiąg inwentarzowych w Chełmskiej Bibliotece Publicznej im. Marii Pauliny Orsetti

Transkrypt

1

2 Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 61 Dyrektora Chełmskiej Biblioteki Publicznej im. Marii Pauliny Orsetti Zasady prowadzenia ksiąg inwentarzowych w Chełmskiej Bibliotece Publicznej im. Marii Pauliny Orsetti Podstawą prawną prowadzenia ewidencji zbiorów bibliotecznych jest Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 28 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. Nr 205, poz.1283 z 2008 r). 1. W Chełmskiej Bibliotece Publicznej z dniem 1 stycznia 2010 roku wprowadzona została elektroniczna księga inwentarzowa. 2. Ewidencja materiałów bibliotecznych 1. Ewidencja materiałów bibliotecznych obejmuje: 1.1. Sumaryczną ( wstępną ) ewidencję wpływów Szczegółową ewidencję wpływów. 2. Podstawą ewidencji materiałów bibliotecznych są dowody wpływów: rachunki lub specyfikacje. 3. Sumaryczna ewidencja wpływów. 1. Sumaryczną ewidencję wpływów prowadzi się w "rejestrze wpływów", zapisując w jednej pozycji grupę materiałów bibliotecznych, objętych jednym dowodem wpływu. 2. Dowód wpływu (rachunek lub specyfikacja) i zarejestrowane w księdze inwentarzowej jednostki ewidencyjne muszą być opatrzone tym samym numerem akcesji.

3 4. Szczegółowa ewidencja wpływów. 1. Szczegółowa ewidencja wpływów obejmuje materiały włączone do zbiorów. 2. Szczegółową ewidencję wpływów prowadzi się w księgach inwentarzowych - załącznik nr Dla każdego rodzaju zbiorów bibliotecznych prowadzone są oddzielne księgi inwentarzowe. Wykaz jednostek ewidencyjnych stosowanych w ewidencji sumarycznej i szczegółowej wpływów zawiera załącznik nr Dowodem wpisu jednostek ewidencyjnych do księgi inwentarzowej jest rachunek lub sporządzona w Dziale Gromadzenia i Opracowania Zbiorów specyfikacja, które są zarejestrowane w rejestrze wpływów - załącznik nr Księga inwentarzowa. 1. Księga inwentarzowa składa się z ponumerowanych stron i przesznurowanych kart, przy czym końce sznurka są przytwierdzone pieczęcią lakową lub naklejką z pieczęcią biblioteki. Obok pieczęci dyrektor biblioteki i główny księgowy potwierdzają podpisem treść klauzuli podającej liczbę stron. 2. Karty księgi inwentarzowej, uzyskiwanej w formie wydruku z elektronicznej bazy danych, muszą być oznaczone bieżącym rokiem i opatrzone kolejnym numerem strony, zapisy uszeregowane według kolejnych, rosnących numerów inwentarzowych. 3. Wydruk kolejnych kart księgi inwentarzowej następuje z częstotliwością określoną przez dyrektora biblioteki, jednak nie rzadziej niż raz w roku. 4. Wpisywanie jednostek ewidencyjnych do księgi inwentarzowej: Rubryka 1 Data wpisu - wpisuje się rok, miesiąc i dzień zainwentaryzowanej jednostki. Rubryka 2 Nr inwentarzowy - przed rozpoczęciem zapisów należy ponumerować wszystkie kolejne pozycje na stronach księgi inwentarzowej. Rubryka 3 Znak miejsca (sygnatura) - wpisuje się ołówkiem lub za pomocą programu komputerowego, sygnaturę (miejsce ustawienia danej pozycji na półce). Rubryka 4 Autor-Twórca - wpisuje się nazwisko i pierwszą literę imienia. Jeżeli dzieło zostało napisane przez dwóch lub trzech autorów, wpisujemy nazwisko pierwszego z nich z dopiskiem "i in.". Jeżeli autorów jest więcej niż trzech lub są nie wymienieni, rubrykę pozostawiamy pustą. Rubryka 5 Tytuł-Tom-Rocznik - wpisuje się tytuł dzieł, w sposób umożliwiający jego identyfikację. Jeżeli zinwentaryzowana jednostka jest częścią wydawnictwa wielotomowego lub ciągłego, podajemy numer tomu lub rocznika. W rubryce tej

4 wpisuje się również kolejne wydanie. Rubryka 6 Rok wydania, Wydawca - wpisuje się rok wydania ewidencjonowanej jednostki i nazwę wydawnictwa. Jeżeli brak jest któregoś z elementów, stawiamy kreskę. Rubryka 7 Nr dowodu wpływu lub akcesji - w oparciu o rejestr wpływów, podaje się kolejny numer zarejestrowanego rachunku lub specyfikacji np. rok/numer Rubryka 8-11 Sposób nabycia - znakiem jedności zaznacza się sposób nabyci dla każdej inwentaryzowanej jednostki. Rubryka 12 Cena lub Wartość - wpisuje się wartość jednostki ewidencyjnej. Przy materiałach otrzymywanych bezpłatnie, podajemy wartość ustaloną przez komisję wyceny. Rubryka 13 Nr ubytku - wpisujemy numer protokołu i numer ubytku w formacie rok/ numer kolejny protokołu, po spacji numer kolejny ubytku. Rubryka 14 Uwagi - rubryka ta służy do wpisywania wszelkich informacji dotyczących ewidencjonowanej jednostki, które nie zostały ujęte w poprzednich rubrykach. 6. Rozliczanie wpływów 1. Zgodnie z zasadami ewidencji zbiorów biblioteka, zobowiązana jest do sporządzenia zestawienia wartościowego i ilościowego stanu wpływów materiałów bibliotecznych. Czynność ta dokonywana jest raz w roku, za pośrednictwem Działu Gromadzenia i Opracowania Zbiorów. 2. Rozliczenia wpływów dokonuje się za pomocą zbiorczego zestawienia wpływów które podpisuje pracownik, który je sporządził i przekazuje do akceptacji kierownikowi działu - załącznik Nr Osobami odpowiedzialnymi za przygotowaniem zestawień są kierownik: Filii, Dział Udostępniania, CWoR i Działu Gromadzenia i Opracowania Zbiorów. 7. Wykreślanie ubytków w księgach inwentarzowych. 1. Zasady dokonywania wykreśleń w księgach inwentarzowych. W tradycyjnej księdze inwentarzowej - załącznik nr 1: Rubryka 2 Nr inwentarzowy - czerwonym długopisem wykreślamy kreską ukośną numer inwentarzowy. Rubryka 13 Nr ubytku - wpisujemy piórem rok/numer kolejny protokołu oraz kolejny numer ubytku. W wersji elektronicznej księgi inwentarzowej - załącznik Nr 1:

5

6

7

8

9

10

11

12