ZARZĄDZENIE NR 80 Starosty Olsztyńskiego z dnia 10 października 20 lir.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 80 Starosty Olsztyńskiego z dnia 10 października 20 lir. w sprawie wprowadzenia Instrukcji przeprowadzania oraz rozliczania inwentaryzacji w Starostwie Powiatowym w Olsztynie Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. Z 2009r., Nr 152, poz z późno zm.) zarządzam co następuje: l Wprowadzam instrukcję trybu i zasad przeprowadzania oraz rozliczania inwentaryzacji w Starostwie Powiatowym w Olsztynie, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Traci moc zarządzenie Nr 61 Starosty Olsztyńskiego z dnia 31 grudnia 1999 roku w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej. (v \ I I

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 80 Starosty Olsztyńskiego z dnia 10 października 2011r. przeprowadzania INSTRUKCJA oraz rozliczania inwentaryzacji w Starostwie Powiatowym w Olsztynie 1 l. Zadaniem inwentaryzacji jest wiarygodne ustalenie stanu rzeczywistego majątku i zobowiązań na określony dzień, skonfrontowanie go ze stanem księgowym, wyjaśnienie różnic i doprowadzenie danych ewidencji księgowej do zgodności. 1. Użyte w instrukcji określenia oznaczają: 1) starostwo - Starostwo Powiatowe w Olsztynie, 2) starosta - Starosta Olsztyński, który jest kierownikiem jednostki. 1. Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: 1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych, r 2) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone -.../ mierne, 3) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych, 4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem starostwa Rzeczywisty stan aktywów i pasywów starostwa ustala się na podstawie spisu z natury. 2. Spisem z natury ustala się stan następujących aktywów: 1) środków trwałych, 2) wyposażenia, 3) materiałów w magazynie. l. Przed przystąpieniem do inwentaryzacji należy przeprowadzić oględziny środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu pod względem oznakowania, umożliwiającego

3 identyfikację oraz przydatności. Należy dokonać likwidacji środków zniszczonych, nieprzydatnych, itp Inwentaryzację środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu (wyposażenie) przeprowadza się metodą spisu z natury w oparciu o zarządzenie starosty. 2. Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej powołuje kierownik jednostki. Powinien być rum pracownik na stanowisku kierowniczym, nie może to być główny księgowy lub inny pracownik działu finansowo-księgowego. 3. Członków komisji inwentaryzacyjnej powołuje kierownik jednostki, na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, w składzie co najmniej trzech osób. 4. W celu sprawnego przeprowadzenia spisu z natury powołuje się zespoły spisowe spośród pracowników. Zespół spisowy musi się składać z co najmniej trzech osób, przy czym nie mogą to być osoby odpowiedzialne za podlegające spisowi składniki majątku. Skład zespołów spisowych każdorazowo powołuje się, na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej zarządzeniem starosty. 5. Do uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy: 1) stawianie wniosków w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych oraz w sprawie zmian i uzupełnień w ich składzie, 2) przeprowadzenie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych, 3) organizacyjne przygotowanie spisu, 4) ustalenie w jakim terminie muszą być zakończone prace inwentaryzacyjne oraz wycena arkuszy, 5) prowadzenie rozliczenia arkuszy spisowych z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania, 6) stawianie w uzasadnionych przypadkach wniosków w sprawie: a) zmiany terminu inwentaryzacji, b) przeprowadzenie spisów uzupełniających lub powtórnych, 7) kontrolowanie przygotowań do spisu oraz przebiegu spisów z natury, 8) określenie pól spisowych dla poszczególnych zespołów spisowych, 9) kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym, wypełnionych przez zespoły spisowe, arkuszy spisów z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji, 10) dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie, 11) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i sformułowanie wniosków w sprawie ich rozliczenia, 12) przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych, 13) stawianie wniosków w sprawie sposobu zagospodarowania, ujawnionych w czasie inwentaryzacji, zapasów niepełnowartościowych, zbędnych lub nadmiernych, 14) przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może część z wymienionych czynności zlecić do wykonania członkom komisji inwentaryzacyjnej oraz przewodniczącym zespołów spisowych; nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialności za ich prawidłowe i terminowe wykonanie.

4 1. Do obowiązków zespołu spisowego należy: 1) przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie na wyznaczonym polu spisowym, 2) zorganizowanie prac zespołu aby normalna działalność inwentaryzowanej komórki organizacyjnej nie doznała zakłóceń, 3) właściwe zabezpieczenie magazynu i stanowisk na czas spisu przed niekontrolowaną zmianą miejsca spisywanych składników majątku, 4) terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych z inwentaryzacji oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowości. 1. Inwentaryzację należy przeprowadzać w przypadkach: 1) zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, 8 2) losowych lub innych przyczyn, w wyniku których nastąpiło naruszenie stanu składników majątku. 1. Przed rozpoczęciem spisu osoba odpowiedzialna materialnie za inwentaryzowane składniki mienia składa oświadczenie (wzór - Załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji). 2. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej pobiera od osoby odpowiedzialnej za druki ścisłego zarachowania "Arkusz spisu z natury uniwersalny", (wzór - Załącznik Nr 2 do niniejszej Instrukcji) stanowiący druk ścisłego zarachowania. 3. Zespół spisowy dokonuje spisu z natury na ww. "Arkuszu spisu..." wypełniając czytelnie wszystkie rubryki zgodnie zjego treścią w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej. 4. W arkuszach spisowych poza stanem rzeczywistym inwentaryzowanych składników winny być wskazane następujące okoliczności spisu: 1) imiona i nazwiska osób przeprowadzających spis z natury, 2) data spisu jednobrzmiąca z datą sporządzenia arkuszu spisu z natury oraz data, na którą przeprowadza się spis jeżeli nie pokrywa się ona z datą spisu, 3) ilość stwierdzoną w wyniku pomiaru (liczenia, ważenia) oraz o ile jest to możliwe wartość inwentaryzowanego składnika majątku, 4) własnoręczne podpisy osób dokonujących spisu z natury, 5) treść (nazwa przedmiotu), 6) numer arkusza. 5. Błędy w arkuszach spisowych, w momencie ich wypełnienia, można poprawić wyłącznie zgodnie z zasadami przewidzianymi w przepisach art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj. przez skreślenie błędnego zapisu (tekstu, liczby), tak aby pozostały one czytelne. Poprawka błędu powinna być podpisana przez osobę (osoby) dokonującą spisu z natury i opatrzona datą. Błędy powstałe np. przy wycenie, powinny być poprawione i podpisane przez osoby, którym powierzono wykonywanie tej czynności. 6. Wpis do arkusza spisu powinien nastąpić bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składnika majątku w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu.

5 7. Bezpośrednio pod ostatnią pozycją na arkuszu spisowym należy zamieścić klauzulę o treści: "Spis zakończono na poz ". Natomiast pozostałe wolne pozycje arkusza należy skreślić. 8. Arkusze spisu z natury sporządza się w dwóch egzemplarzach, a przy inwentaryzacji zdawczoodbiorczej - w trzech. Oryginał spisu otrzymuje Wydział Finansowy za pośrednictwem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, kopię - osoba materialnie odpowiedzialna. 9. Na oddzielnych arkuszach dokonuje się spisu: 1) środków trwałych, 2) pozostałych środków trwałych w używaniu, 3) materiałów. 1O. Nie należy spisywać na jednym arkuszu składników majątku powierzonych różnym osobom materialnie odpowiedzialnym. 11. Arkusze spisu z natury powinny być ponumerowane, ostemplowane i oparafowane. 12. Spis z natury powinien być poddany kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonych przez niego kontrolerów. 13. Kontrola polega na sprawdzeniu: 1) czy pole spisowe zostało właściwie przygotowane do spisu, 2) czy zespoły spisowe wykonują swoje obowiązki zgodnie z niniejszą instrukcją, 3) czy prawidłowo ustalono ilość spisanych składników, 4) czy spis z natury jest kompletny. 14. Po zakończeniu każdej strony arkusza spisu, zespół spisowy i osoby materialnie odpowiedzialne składają podpisy. 15. Po zakończeniu spisu z natury zespół spisowy przekazuje arkusze przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej wraz ze sprawozdaniem z przebiegu spisu z natury (wzór - Załącznik Nr 3 do niniejszej Instrukcj i) Wyceny rzeczowych składników majątkowych ujętych na arkuszach spisu z natury dokonuje na polecenie Głównego Księgowego pracownik Wydziału Finansowego. 2. Wycena polega na przemnożeniu stwierdzonych w czasie spisu z natury faktycznych ilości przez cenę ewidencyjną oraz na ustaleniu łącznej ich wartości według osób materialnie odpowiedzialnych. 3. Różnice inwentaryzacyjne mogą wystąpić jako: 1) niedobory, 2) nadwyżki, 3) szkody gdy nastąpiła całkowita lub częściowa utrata pierwotnej wartości inwentaryzowanego składnika majątku. 4. W przypadku stwierdzenia różnic w wartości spisu z natury z ewidencją księgową wynikającą z ksiąg rachunkowych i inwentarzowych, Wydział Finansowy sporządza "Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych" (wzór - Załącznik Nr 4 do niniejszej Instrukcji) podając: stan faktyczny według spisu z podaniem pozycji spisu, numeru inwentarzowego, nazwy jednostki miary, ceny, ilości i wartości oraz różnic stanowiących nadwyżki i niedobory. Po wypełnieniu zestawienia przekazuje całość dokumentacji przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

6 1. Komisja inwentaryzacyjna WYJasmaw uzgodnieniu z osobami materialnie odpowiedzialnymi przyczyny różnic; sporządza protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji (wzór - Załącznik Nr 5 do niniejszej Instrukcji) i dołącza do protokołu "Oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych po inwentaryzacji"(wzór - Załącznik Nr 6 do niniejszej Instrukcji). 2. W oparciu o ww. protokół przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przygotowuje decyzję w sprawie różnic inwentaryzacyjnych (wzór - Załącznik Nr 7 do niniejszej Instrukcji), decyzję podpisuje starosta. 3. Decyzję następnie przekazuje do Wydziału Finansowego. Na tej podstawie pracownik ewidencjonuje w księgach rachunkowych i inwentarzowych dane wynikające z decyzji starosty Obieg dokumentów dotyczących inwentaryzacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych następuje w ustalonym porządku: 1) przekazywanie arkuszy spisu z natury i innych materiałów z inwentaryzacji przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej, 2) przekazanie Głównemu Księgowemu przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej skontrolowanych pod względem formalnym i rachunkowym materiałów z inwentaryzacji, 3) wycena spisów, ustalenia różnic inwentaryzacyjnych i przekazanie komisji inwentaryzacyjnej zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, 4) powiadomienie o stwierdzonych różnicach osób materialnie odpowiedzialnych i złożenie pisemnych wyjaśnień przez te osoby, 5) opracowanie protokołu rozliczeń wyników inwentaryzacji przez komisję i przedłożenie do akceptacji staroście decyzji w sprawie różnic inwentaryzacyjnych.

7 Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją Ja, niżej podpisany(na) jako osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone składniki majątkowe w. (nazwa i adres placówki, numer pokoju) 1. Wszystkie dowody rachunkowe przychodowe i rozchodowe zostały wystawione i przekazane do księgowości jednostki oraz są ujęte w księgach rachunkowych według stanu na dzień. 2. Żadnych innych dowodów przychodowych i rozchodowych oraz innych, mogących mieć wpływ na wyliczenia i wynik inwentaryzacji nie posiadam. 3. W okresie między inwentaryzacyjnym wystąpiły (nie wystąpiły) zdarzenia i okoliczności mające wpływ na wynik obecnej inwentaryzacji i wyliczenia.

8 Z~c...,,~ Nr ~ Arl~usz spisu Z natury uniwersalny I_St_r. Rodzaj inwentaryzacji -. Sposóp przeprowadzenia -. Skład komisji inwentaryzacyjnej: (zespołu spisującego) Imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedziąlnej (imię. nazwisko i stanowisko służbowe) Inne osoby obecne przy spisie :...:... :..., :... I ;..., !... ~... Spis rozpoczęto dn... ~... o godz... {... spis zakończono dn... ~... :... :..~... o godz..... KTM - symbol indeksu Nazwa Ilość Cena Wartość L. p. (określenie) przedmiotu J.m. Uwagi.,,. I I I I i 1 I.spisyWanego stwierdzona I I zł gr zł gr a.,.... I'....." L Podpisy członkć!wkomisji.razęm..... '...Spraw~ził; :......

9 Sprawozdanie z przebiegu spisu z natury w składzie: 1. - przewodniczący 2 - członek 3. - członek od nr do nr liczba pozycji. 2. W wyniku szczegółowego sprawdzenia pomieszczeń stwierdzono, że wszystkie składniki majątku podlegające spisowi zostały ujęte na arkuszach spisów z natury. 3. W czasie dokonania spisu z natury stwierdzono następujące usterki i nieprawidłowości w zakresie przechowywania mienia oraz magazynowania i konserwacji: 4. Nie stwierdzono uchybień w zakresie zabezpieczenia mienia. 5. W celu pełnego zabezpieczenia przechowywanego mienia potrzebne są następujące środki zabezpieczające:. (wypełnić w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, uchybień) 6. W czasie spisu z natury Zespół spisowy napotkał następujące trudności

10 data. (miejscowość) (podpisy zespołu spisującego)

11 Lp Nazwa Numer Ilość w Wartość Arkusz Niedobór Nadwyżka Uwagi środka inwentarzowy ewidencji ewidencyjna spisu z trwałego natury

12 Protokół z rozliczenia wyników inwentaryzacji Komisja Inwentaryzacyjna w składzie: 1 - przewodniczący członek 3. - członek w dniach arkusze spisu z natury nr dokonała następującego rozliczenia: a) nazwa. b) rodzaj składników maj ątkowych:. c) rozliczenie obejmuje okres od do. I. Rozliczenie wyników inwentaryzacji: 1) Ustalony stan ewidencyjny: - środków trwałych (011) - wartość ogółem zł - środków trwałych w używaniu ( 013 ) - wartość ogółem zł 2) Ustalony stan wg spisu z natury: - środków trwałych (011) - wartość ogółem zł - środków trwałych w używaniu ( 013 ) - wartość ogółem zł II. Rozliczenie wyników inwentaryzacji innych składników majątkowych niż w pkt. I wg "Zestawienia różnic inwetaryzacyjnych" wartość: 1) niedobory ogółem zł 2) nadwyżki ogółem zł III. Komisja Inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego ustala co następuje: 1). 2) Przyczyny powstania ww. niedoborów (nadwyżek) ocenia następująco: 3) Zdaniem Komisji Inwentaryzacyjnej stwierdzone niedobory (nadwyżki) należy zakwalifikować jako: a) niezawinione i spisać w ciężar strat nadzwyczajnych, b) zawinione, obciążyć ich wartością osoby materialnie odpowiedzialne jak niżej:

13 (podpis przewodniczącego komisji) 1. 2.

14 Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej po inwentaryzacji l. Oświadczam, że brałem(am) czynny udział w inwentaryzacji powierzonych mojej osobie składników maj ątkowych w. (nazwa i adres placówki) w dniu. i stwierdzam, że spisem z natury objęto wszystkie składniki majątkowe, zgodnie z zakresem przedmiotowym określonym w zarządzeniu Starosty Olsztyńskiego z dnia. 2. Oświadczam, że w arkuszach spisu z natury objęto wszystkie, znajdujące się w Starostwie Powiatowym w Olsztynie składniki rzeczowe, będące najej stanie. 3. Nie wnoszę żadnych uwag i zastrzeżeń do pracy Komisji Inwetaryzacyjnej (Zespołu Spisowego). 4. Nie wnoszę zastrzeżeń do wyceny składników majątkowych i do wyniku wstępnej wyceny. 5. Wnoszę uwagi do.

15 Decyzja Starosty Olsztyńskiego w sprawie różnic inwentaryzacyjnych Zatwierdzam rozliczenie końcowe (ostateczne) sporządzone w dniu zamykające się wynikiem: - nadwyżka w kwocie złotych - niedobór w kwocie złotych Po rozpatrzeniu całej dokumentacji inwentaryzacyjnej i księgowej oraz opinii i wniosków: 1. Komisji inwentaryzacyjnej, 2. Głównego księgowego, postanawiam: 1. Uznać niedobór w kwocie zł jako: a) niezawiniony i spisać w straty nadzwyczajne b) zawiniony i obciążyć: 1.. kwotą niedoboru w wysokości zł 2.. kwotą niedoboru w wysokości zł 2. Uznać nadwyżkę w kwocie zł jako niezawinioną (zawinioną)* i zaliczyć na zyski nadzwyczajne. 3. Uznać szkodę w mieniu w kwocie zł w składnikach majątkowych spisanych jako.

16 W związku z dokonanym rozliczeniem postanawiam ponadto: