R E G U L A M I N Biblioteki Instytutu Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Dyrektora IFJ PAN nr 10/2014 z dnia 27 marca 2014 r. R E G U L A M I N Biblioteki Instytutu Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Biblioteka Instytutu Fizyki Jądrowej PAN w Krakowie działa w oparciu o następujące akty prawne: a) Ustawę o bibliotekach z dnia 27 czerwca 1997 r. (tj. Dz. U. z 2012 r., nr 642 z późn. zm.); b) Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. z 2008 r., nr 205, poz. 1283). 2 Niniejszy Regulamin jest podstawowym wewnętrznym aktem normatywnym w Bibliotece Instytutu Fizyki Jądrowej PAN w Krakowie. 3 Biblioteka Instytutu Fizyki Jądrowej PAN w Krakowie służy potrzebom nauki i kształcenia, zapewniając dostęp do materiałów bibliotecznych i zasobów informacyjnych niezbędnych do prowadzenia prac naukowo-badawczych oraz zawierających wyniki badań naukowych. 4 Do zadań Biblioteki należy: 1. organizowanie warsztatu pracy naukowej i dydaktycznej Instytutu poprzez odpowiednie gromadzenie, opracowanie i udostępnianie literatury naukowej i dydaktycznej oraz działalność informacyjną, umożliwiającą jak najszersze wykorzystanie księgozbioru Biblioteki. 2. współpraca z innymi bibliotekami krajowymi w zakresie wymiany wydawnictw i źródeł informacji (szczególnie z bibliotekami o profilu fizycznym oraz z bibliotekami szkół wyższych). 3. organizowanie udziału IFJ PAN w konsorcjum jednostek negocjującym dostęp do elektronicznych wersji czasopism naukowych. 5 Działalność informacyjna 1. Biblioteka prowadzi działalność informacyjną dla pracowników i doktorantów Instytutu oraz instytucji i bibliotek w kraju i za granicą w zakresie: 1

2 informacji bibliograficznej, informacji bibliotecznej, informacji katalogowej, informacji dokumentacyjnej, informacji tekstowej, informacji rzeczowej, upowszechniania nowości wydawniczych. 6 Wydawnictwa IFJ PAN Biblioteka nadaje i ewidencjonuje numery ISBN dla wydawnictw monograficznych IFJ PAN (przydzielone w uzgodnieniu z Biblioteką Narodową). 7 Pracami Biblioteki kieruje i ponosi odpowiedzialność materialną wyznaczony przez Dyrektora bibliotekarz. II. GROMADZENIE I UZUPEŁNIANIE ZBIORÓW 8 1. Biblioteka gromadzi zbiory z zakupu, wymiany międzybibliotecznej, z przydziałów i darów instytucji, a także osób prywatnych oraz z prenumeraty czasopism. 2. Biblioteka dokonuje zakupów ze środków finansowych Instytutu. 3. Zamówienia na wydawnictwa cenne, wielo-egzemplarzowe oraz prenumeratę czasopism muszą być zaakceptowane przez Dyrektora Instytutu. 9 Uzupełnianie zbiorów 1. Przed zakupem książki oraz wszczęciem lub przedłużeniem prenumeraty czasopisma, a także przed złożeniem zamówienia na dostęp sieciowy do baz czasopism, Biblioteka składa w Dziale Zaopatrzenia i Inwentaryzacji zapotrzebowanie w ramach zaplanowanych w budżecie Instytutu środków na ten cel oraz, w przypadku konieczności zawarcia umowy na dostawę, kontroluje jej poprawność pod względem merytorycznym. Wszelkie wydatkowane środki na zakup zbiorów oraz uzupełnień winny być dokonane zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych. 2. Bibliotekarz wysyła zamówienia / zgłoszenia do wydawcy, kolportera lub księgarni po dokonaniu odpowiednich uzgodnień z Działem Zaopatrzenia i Inwentaryzacji. 3. Zapłaty za zrealizowane zamówienia dokonuje Dział Finansowo-Księgowy. 2

3 Zasady przyjmowania i wyceny darów bibliotecznych reguluje Instrukcja (załącznik nr 1) Opracowywanie zbiorów 1. Do obowiązków Biblioteki należy opracowywanie wszystkich rodzajów zbiorów wpływających do Biblioteki, takich jak: druki zwarte, czasopisma. 2. Zadania te realizowane są poprzez: przysposabianie zbiorów pod względem technicznym zgodnie z obowiązującymi przepisami w bibliotekarstwie polskim, nadawanie sygnatur zbiorom, opracowywanie rzeczowe nowych nabytków oraz bieżące i retrospektywne opracowywanie zbiorów w katalogu elektronicznym. 12 Konserwacja zbiorów Biblioteka zleca prace introligatorskie i konserwatorskie księgozbioru firmom zewnętrznym. Szczególnej ochronie podlegają zbiory cenne i pozycje jednoegzemplarzowe. 13 Zabezpieczenie zbiorów Biblioteka we współpracy z administracją Instytutu dba o należyte zabezpieczenie zbiorów przed: kradzieżą, destrukcyjnym działaniem: czynników atmosferycznych (kurz, pył, wilgoć, temperatura itp.) gazów spalinowych, energią promieniowania, czynnikami biologicznymi, wypadkami losowymi (pożar, powódź). III. EWIDENCJA I KONTROLA ZBIORÓW Ewidencja zbiorów Biblioteka prowadzi rejestry i księgi inwentarzowe, ewidencję sumaryczną i szczegółową wpływów oraz ewidencję sumaryczną i szczegółową ubytków rocznych na podstawie licencjonowanego, komputerowego systemu bibliotecznego. 3

4 2. Biblioteka prowadzi w sposób uproszczony rejestr raportów IFJ PAN, rejestr prac doktorskich oraz rozpraw habilitacyjnych w przewodach i postępowaniach prowadzonych przez Radę Naukową IFJ PAN. 3. Biblioteka prowadzi w sposób uproszczony rejestr wpływów materiałów o krótkim okresie przechowywania. 4. Ewidencja finansowo-księgowa wpływów i ubytków prowadzona jest w uzgodnieniu z Działem Finansowo-Księgowym. Biblioteka uzgadnia zapisy w rejestrach przybytków i ubytków z zapisami finansowo-księgowymi w zakresie księgozbioru objętego ewidencją księgową przed upływem roku. Katalogi zbiorów bibliotecznych 15 Biblioteka prowadzi katalogi elektroniczne książek i czasopism dostępne on-line na stronie internetowej Instytutu, w oparciu o licencjonowany system biblioteczny oraz retrospektywnie, w oparciu o szufladkowo-kartkowe, alfabetyczne i tematyczne katalogi książek. Rejestr wypożyczeń 16 Rejestr wypożyczeń prowadzony jest w oparciu o licencjonowany komputerowy program biblioteczny z systemem kont osobistych wraz z modułem WWW. Zestawienia statystyczne 17 Biblioteka, zgodnie z obowiązującymi przepisami, zobowiązana jest udzielać ustnie i pisemnie informacji oraz danych statystycznych instytucjom takim jak: Główny Urząd Statystyczny, Biblioteka Narodowa, Biuro Analiz, Informacji Naukowej i Wydawnictw PAN. Kontrola zbiorów 18 Zasady kontroli i inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych reguluje Instrukcja (załącznik nr 2) 4

5 IV. REGULAMIN UDOSTĘPNIANIA ZBIORÓW Przepisy ogólne Biblioteka udostępnia zbiory własne, jak również sprowadzane z innych bibliotek w drodze wypożyczeń międzybibliotecznych. Realizacja tego zadania następuje poprzez: udostępnianie księgozbioru w wypożyczalni, udostępnianie księgozbioru w czytelni, udostępnianie księgozbioru instytucjom i bibliotekom w kraju, wypożyczanie materiałów bibliotecznych z bibliotek krajowych Ze zbiorów Biblioteki mają prawo korzystać: pracownicy i doktoranci Instytutu Fizyki Jądrowej PAN, z wypożyczalni i czytelni, pracownicy innych instytucji, studenci i doktoranci wyższych uczelni, tylko zgodnie z przepisami korzystania w czytelni, inne biblioteki i instytucje na podstawie wypożyczeń międzybibliotecznych. 2. Korzystanie z Biblioteki jest bezpłatne, z zastrzeżeniem ust Opłaty mogą być pobierane: 1) za usługi reprograficzne związane z wypożyczeniami międzybibliotecznymi opłaty ekwiwalencyjne; 2) za uszkodzenie, zniszczenie lub niezwrócenie materiałów bibliotecznych opłata restytucyjna 4. Osoba korzystająca z Biblioteki zobowiązana jest do zapoznania się i przestrzegania niniejszego Regulaminu oraz do stosowania się do wskazówek dyżurującego bibliotekarza. Pisemne oświadczenie zapoznania się z regulaminem następuje podczas zakładania konta czytelnika wraz z otrzymaniem karty bibliotecznej (załącznik nr 3 - Formularz rejestracyjny użytkownika Biblioteki IFJ PAN). 21 Na terenie Biblioteki nie wolno spożywać posiłków, palić tytoniu, korzystać z telefonów komórkowych. 22 Wypożyczalnia i czytelnia Biblioteki Instytutu Fizyki Jądrowej PAN czynna jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 9 00 do

6 Przepisy dla korzystających z wypożyczalni Prawo do wypożyczania dzieł na zewnątrz, po założeniu przez pracownika Biblioteki konta czytelnika oraz po otrzymaniu karty bibliotecznej, posiadają: pracownicy i doktoranci Instytutu Fizyki Jądrowej PAN pracownicy, doktoranci i studenci szkół wyższych i instytucji naukowych, na zasadach wypożyczeń międzybibliotecznych. 2. Zagubienie karty bibliotecznej należy bez zwłoki zgłosić bibliotekarzowi celem otrzymania duplikatu. 3. Dane osobowe gromadzone przez Bibliotekę są przetwarzane wyłącznie do celów statutowych, określonych w Ustawie o bibliotekach i podlegają ochronie, zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych. 24 Na zewnątrz nie wypożycza się: księgozbioru podręcznego, prac dyplomowych i magisterskich, wydawnictw encyklopedycznych, leksykonów, słowników, informatorów itp. dzieł rzadkich i kosztownych, wydawnictw wymagających konserwacji, wydawnictw sprowadzonych drogą wypożyczeń międzybibliotecznych, zbiorów zastrzeżonych przez Bibliotekę. 25 Zamówienia dzieł do wypożyczenia można dokonać w elektronicznym systemie bibliotecznym poprzez konto osobiste lub drogą ową bądź telefoniczną. 26 Łączna liczba dzieł wypożyczonych nie może przekraczać 10 pozycji. 27 Po otrzymaniu zamówionej pozycji czytelnik powinien sprawdzić, czy nie zawiera ona uszkodzeń (podkreśleń, plam, brakujących względnie luźnych kart itp.), a w przypadku ich stwierdzenia zgłosić o tym pracownikowi Biblioteki, aby uniknąć odpowiedzialności za zniszczenie. Jeżeli zastrzeżenie nie zostało zgłoszone, wypożyczający przyjmuje na siebie odpowiedzialność za ewentualne uszkodzenia Wypożyczający dzieła ponoszą za nie pełną odpowiedzialność. 2. Niedopuszczalne jest niszczenie wypożyczonych materiałów przez podkreślanie, notowanie uwag oraz zaginanie kart. 3. W przypadku zagubienia lub zniszczenia pozycji czytelnik zobowiązany jest pokryć straty. 6

7 4. Czytelnik powinien zwrócić się do Dyrektora z oświadczeniem o zagubieniu/zniszczeniu dzieła, z prośbą o usunięcie tegoż z bibliotecznych ksiąg inwentarzowych. Pismo powinno zawierać także formę pokrycia straty. Wzór pisma - załącznik nr Czytelnik może zagubioną/zniszczoną pozycję odkupić, a jeśli nie jest ona dostępna, czytelnik przekazuje do Biblioteki inną książkę, tytuł uzgodniony z bibliotekarzem, lub uiszcza opłatę restytucyjną w wysokości wartości zagubionej lub zniszczonej pozycji. 29 Dzieła wypożyczane są na okres do 6 miesięcy z możliwością prolongaty Należy przestrzegać terminów zwrotu wypożyczonych książek. 2. Czytelnik może uzyskać prolongatę terminu zwrotu wypożyczonego dzieła, o ile dzieło nie zostało zamówione przez innego czytelnika. Celem uzyskania prolongaty należy przed upływem terminu zwrotu zgłosić ten fakt osobiście, owo lub telefonicznie do Biblioteki. 3. W wyjątkowych przypadkach, ze względu na poczytność lub wzmożone zapotrzebowanie na dzieło, Biblioteka ustala wcześniejszy termin zwrotu. 31 Pracownicy, przed zakończeniem stosunku pracy albo przed udaniem się na urlop bezpłatny na okres co najmniej na 1 roku, zobowiązani są do przedłożenia w Bibliotece karty obiegowej celem potwierdzenia uregulowania wszystkich zaległości. Doktoranci po zakończeniu roku akademickiego, tj. do dnia 30 września danego roku, zobowiązani są do zwrócenia wszystkich wypożyczonych dzieł, co jest dokumentowane wbiciem do indeksu pieczęci biblioteki i stosowną adnotacją. Przepisy dla korzystających z wypożyczalni międzybibliotecznej za pośrednictwem Biblioteki IFJ PAN 32 Formę wypożyczeń międzybibliotecznych stosuje się w przypadku braku wydawnictw w zbiorach Biblioteki Instytutu Fizyki Jądrowej PAN. 33 Prawo do wypożyczeń międzybibliotecznych za pośrednictwem Biblioteki IFJ PAN posiadają: pracownicy i doktoranci Instytutu Fizyki Jądrowej PAN, biblioteki i naukowe instytucje zewnętrzne Dla realizacji wypożyczenia wydawnictwa w innej bibliotece czytelnik składa w Bibliotece IFJ PAN zamówienie/rewers (załącznik nr 5), z pełnym opisem bibliograficznym. 2. Biblioteka IFJ PAN sprowadza z innych bibliotek poszukiwane materiały. W przypadku obciążenia Instytutu fakturą z tego tytułu, użytkownik wskazuje pozycję kosztów, z których ma być ona zapłacona. 7

8 3. Kosztami przygotowania materiałów zamówionych przez inne biblioteki, IFJ PAN może obciążyć bibliotekę zamawiającą opłatą ekwiwalencyjną w wysokości stanowiącej równowartość kosztów poniesionych na wykonanie usługi. Faktura zostanie wystawiona sumarycznie za wszystkie zamówienia danej biblioteki z okresu półrocznego. Cennik stanowi załącznik nr W przypadku zamówień międzybibliotecznych z jednej biblioteki, nie przekraczających w okresie półrocznym łącznie 50 stron, bibliotekarz może podjąć decyzję o nie pobieraniu opłaty za druki zamówione Termin zwrotu sprowadzonych materiałów bibliotecznych określa biblioteka wypożyczająca. W szczególnych przypadkach Biblioteka może poprosić o okresowy zwrot wypożyczonego dzieła. 2. Czytelnik może ubiegać się o prolongowanie terminu zwrotu wypożyczenia międzybibliotecznego, zgłaszając to w Bibliotece IFJ PAN, nie później niż na tydzień przed upływem ustalonego terminu zwrotu. Przepisy dla korzystających z czytelni 36 Zbiory czytelni są ogólnodostępne, a ze zbiorów czytelnik korzysta wyłącznie na miejscu. 37 Dokumentem uprawniającym do korzystania ze zbiorów czytelni dla osób spoza IFJ PAN jest dowód tożsamości ze zdjęciem. 38 Czytelnicy zobowiązani są do: korzystania z czytelni bez okryć wierzchni, teczek, torebek, parasoli itp. zapoznania się i przestrzegania niniejszego Regulaminu, zgłoszenia dyżurnemu bibliotekarzowi wnoszonych materiałów oraz okazania ich przy wychodzeniu z czytelni, zwrócenia dzieł w stanie nieuszkodzonym, zgłoszenia dyżurnemu bibliotekarzowi zauważonych braków. 39 Zabrania się wynoszenia materiałów stanowiących własność Biblioteki poza czytelnię, bez zgody dyżurnego bibliotekarza. 40 Opuszczając czytelnię czasowo, przed ostatecznym oddaniem dzieła, należy złożyć wypożyczone dzieła u dyżurującego bibliotekarza w celu ich rezerwacji. 41 8

9 Dzieła otrzymane do czytelni po wykorzystaniu należy zwrócić dyżurującemu bibliotekarzowi. 42 Możliwość samodzielnego przeglądania przez czytelników pozycji książkowych na regałach przesuwnych w magazynie na parterze jest możliwa jedynie w wyjątkowych sytuacjach i tylko w obecności dyżurnego bibliotekarza. IV. Postanowienia końcowe 43 Zmiany niniejszego Regulaminu będą dokonywane w trybie odrębnych zarządzeń Dyrektora Instytutu. 9

10 Załącznik 1 do Regulaminu Biblioteki IFJ PAN Instrukcja przyjmowania i wyceny darów w bibliotece IFJ PAN 1. Przyjmowaniem darów w bibliotece IFJ PAN zajmuje się dyżurujący bibliotekarz. 2. Dary przyjmowane są zarówno od instytucji, jak i od osób prywatnych. 3. Biblioteka zastrzega sobie możliwość dokonania selekcji darów pod kątem przydatności dla czytelników. 4. Selekcji dokonuje się wg następujących kryteriów: zgodność z profilem gromadzenia zbiorów, liczba posiadanych egzemplarzy danego tytułu, stan fizyczny publikacji. 5. Przekazanie darów do biblioteki od osób prywatnych odbywa się po zapoznaniu darczyńcy z niniejszą instrukcją, na podstawie podpisanego przez obie strony Porozumienia o przyjęciu darów (zał. A). 6. Wszystkie publikacje przyjęte do zbiorów, o ile nie zostaną dostarczone wraz z dowodem zakupu, zostają wycenione. 7. Wycena dokonywana jest w oparciu o następujące kryteria: w przypadku publikacji dostępnych na rynku wydawniczym przyjmuje się średnią cenę z trzech ofert księgarni (jeżeli wolumin nie jest dostępny w trzech ofertach, odpowiednio w mniejszej liczbie), w przypadku publikacji niedostępnych na rynku wydawniczym przyjmuje się cenę antykwaryczną (w tym allegro, e-bay itp.), zamortyzowaną o stopień zużycia egzemplarza (z zakresu %), w przypadku publikacji dostępnych jedynie za granicą jw., przyjmując kurs walutowy ogłoszony przez NBP z dnia poprzedzającego spisanie protokołu włączenia darów. 8. Wyceny publikacji, wpływających do Biblioteki w powyższy sposób, dokonuje powołana przez kierownika DON Komisja Wyceny Darów. 9. Protokół włączenia darów do zbiorów biblioteki IFJ PAN (zał. B), a także ich wycenę sporządzają bibliotekarze zatrudnieni w bibliotece IFJ PAN w dogodnym dla pracy biblioteki terminie. 10. Protokół włączenia darów do zbiorów biblioteki IFJ PAN przedstawiciel Komisji Wyceny Darów przedkłada do zatwierdzenia Dyrektorowi IFJ PAN. 11. Po zakończeniu prac opisanych powyżej, 1 egz. protokołu przekazany zostaje do Działu Finansowo-Księgowego IFJ PAN, a drugi jest podstawą przyjęcia darów na stan biblioteki. Zał. A. Porozumienie o przyjęciu darów Zał. B. Protokół włączenia darów do zbiorów biblioteki IFJ PAN 10

11 Załącznik A do Instrukcji przyjmowania i wyceny darów w bibliotece IFJ PAN. Pieczęć biblioteki POROZUMIENIE O PRZYJĘCIU MATERIAŁÓW BIBLIOTECZNYCH W FORMIE DARU DO BIBLIOTEKI INSTYTUTU FIZYKI JĄDROWEJ IM. HENRYKA NIEWODNICZAŃSKIEGO POLSKIEJ AKADEMII NAUK sporządzone w Krakowie, dnia... Darczyńca: Pani / Pan... Obdarowany: BIBLIOTEKA INSTYTUTU FIZYKI JĄDROWEJ IM. HENRYKA NIEWODNICZAŃSKIEGO POLSKIEJ AKADEMII NAUK reprezentowana przez : 1 Dar (materiały biblioteczne):... (szczegółowy spis przekazanych materiałów bibliotecznych, o ile nie został dostarczony przez Darczyńcę, zostanie sporządzony w późniejszym terminie i będzie do wglądu w Bibliotece IFJ PAN) 2 Darczyńca przekazuje bezpłatnie Obdarowanemu na własność opisane w 1 materiały biblioteczne i tym samym rezygnuje z wszelkich praw do ww. materiałów, a Obdarowany darowiznę tę przyjmuje. 3 Darczyńca oświadcza, że wymienione w niniejszym porozumieniu materiały biblioteczne stanowią jego własność, są wolne od wad prawnych oraz praw osób trzecich, nie toczy się żadne postępowanie, którego przedmiotem są te dobra, nie stanowią one również przedmiotu zabezpieczenia. 4 Przekazanie materiałów nastąpi w momencie podpisania porozumienia. 5 Strony zgodnie ustalają, że w momencie przekazania przez Darczyńcę materiałów bibliotecznych Bibliotece IFJ PAN, staje się ona ich wyłącznym decydentem. 6 Zgodnie z obowiązującymi w bibliotece procedurami, przekazane materiały biblioteczne mogą być przyjęte w całości lub częściowo do zbiorów biblioteki IFJ PAN lub mogą zostać 11

12 przekazane bezpłatnie do współpracujących z IFJ PAN bibliotek lub innych jednostek naukowych, lub osób prywatnych. 7 Porozumienie zostało sporządzone w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron... Darczyńca Obdarowany 12

13 Załącznik B do Instrukcji przyjmowania i wyceny darów w bibliotece IFJ PAN Pieczęć biblioteki Kraków, dnia.... Znak sprawy: DON-632/ /. PROTOKÓŁ WŁĄCZENIA DARÓW DO ZBIORÓW BIBLIOTEKI IFJ PAN Znak akcesji: (np. D1/2014) Biblioteka IFJ PAN przyjęła na swój stan majątkowy następujące materiały biblioteczne L.p. Numer inwentarzowy Autor; Tytuł Tom Miejsce i rok wydania Wartość Oszacowana /rynkowa RAZEM podarowane przez.. Podpisy komisji ds. wyceny darów bibliotecznych Zatwierdzam: Podpis Dyrektora IFJ PAN 13

14 Celem kontroli zasobów jest: Instrukcja kontroli i inwentaryzacji zbiorów biblioteki Instytutu Fizyki Jądrowej PAN w Krakowie Kontrola zasobów biblioteki IFJ PAN 1 Załącznik nr 2 do Regulaminu Biblioteki IFJ PAN ustalenie zgodności stanu faktycznego zbiorów wynikających z ewidencji biblioteki ze stanem rzeczywistym, stwierdzenie i wyjaśnienie różnic między stanem faktycznym a zapisami ewidencyjnymi oraz ustalenie braków względnych i bezwzględnych, dokonania oceny eksploatacji zbiorów, dokonania oceny stanu zabezpieczenia rzeczowych składników aktywów przed niekorzystnymi wypadkami, takimi jak zdarzenia losowe (pożar, powódź, kradzież z włamaniem), a także przed negatywnym działaniem czynników atmosferycznych Biblioteka sporządza raz w roku wydruki kolejnych kart inwentarzowych z komputerowego systemu bibliotecznego oraz sporządza zestawienie liczby i wartości zinwentaryzowanych jednostek ewidencyjnych. 6. Biblioteka sporządza sprawozdania dotyczące zestawienia i wartości wpływów i ubytków do 15 stycznia każdego roku kalendarzowego, wg stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedniego. Formularz sprawozdania za dany rok dla Działu Finansowo-Księgowego w/m, wzór - załącznik A. Skontrum - inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych 3 Skontrum zbiorów - to kontrola zbiorów bibliotecznych, zwana również inwentaryzacją lub Rewizją zbiorów. 1. Skontrum polega na: porównaniu zapisów inwentarzowych (w księgach inwentarzowych, komputerowych katalogach i innych rejestrach) ze stanem faktycznym zbiorów, stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic pomiędzy stanem ewidencyjnym a stanem faktycznym, ustaleniu braków względnych i bezwzględnych. 2. Dyrektor IFJ PAN nie rzadziej niż raz na 10 lat zarządza przeprowadzenie skontrum czyli inwentaryzacji zbiorów Biblioteki. Skontrum można także przeprowadzać częściami w odniesieniu do części zbiorów. 3. Ponadto skontrum przeprowadza się : a. w przypadku zmiany na stanowisku bibliotekarza, b. w razie wypadku losowego np. kradzieży, pożaru etc. 14

15 4. Do przeprowadzenia skontrum Dyrektor powołuje Komisję skontrum oraz wskazuje przewodniczącego skontrum, którym nie może być osoba odpowiedzialna za zbiory. Bibliotekarz powinien być obecny w toku pracy Komisji skontrum. 5. Komisja działa na podstawie Regulaminu zatwierdzonego przez Dyrektora IFJ PAN będącego załącznikiem do Zarządzenia Dyrektora w sprawie wprowadzenia Instrukcji kontroli i inwentaryzacji zbiorów biblioteki Instytutu Fizyki Jądrowej PAN (załącznik B). Procedura przeprowadzenia skontrum 4 1. Skontrum przeprowadza się przy użyciu arkuszy kontrolnych lub przy użyciu komputerowych programów bibliotecznych. 2. Przed inwentaryzacją bibliotekarz przygotowuje do wglądu komisji: a. księgi inwentarzowe, b. księgi ubytków, c. karty czytelnika, d. protokół z poprzedniej kontroli księgozbioru (szczególnie braki względne). 3. W przypadku stosowania metody arkuszy kontrolnych, bibliotekarz przygotowuje dla Komisji arkusze kontroli zgodne ze stanem księgozbioru. Wyniki porównania zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym nanosi się ustalonymi oznaczeniami na arkusze kontrolne skontrum (należy dołączyć legendę oznaczeń). Każdy arkusz powinien być podliczany w pionie i w poziomie, z uwzględnieniem każdego rodzaju oznaczeń, opieczętowany, zawierać datę i podpisy komisji. Następnie należy zsumować dane ze wszystkich arkuszy. 4. W przypadku stosowania programu bibliotecznego należy przeprowadzić skontrum zgodnie z instrukcją programu. 5. Kolejność skontrum jest następująca: a. odnotowanie ubytków b. zestawienie stanu zborów znajdujących się na półkach c. odnotowanie materiałów wypożyczonych, w introligatorni, itd. 6. Podczas skontrum Komisja sporządza wykazy książek i czasopism uznanych za braki względne (nie podlegające odpisowi ze stanu majątkowego) i bezwzględne (podlegające odpisowi ze stanu majątkowego). 7. Po przeprowadzeniu skontrum Komisja sporządza w dwóch egzemplarzach protokół kontroli zbiorów załącznik C, do którego dołącza: wykaz braków względnych, wykaz braków bezwzględnych, wyjaśnienia w sprawie powstania braków bezwzględnych, zarządzenie dyrektora w sprawie skontrum, regulamin komisji skontrowej. 8. Dyrektor zatwierdza wykaz braków bezwzględnych, a bibliotekarz wpisuje je do rejestru ubytków. Jeśli braki zarejestrowane jako ubytki zostaną odnalezione, należy je traktować jako nowe wpływy. W przeciwnym wypadku należy je wykreślić z ewidencji ksiąg inwentarzowych. 9. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, inwentaryzację zbiorów bibliotecznych należy przeprowadzić drogą spisu ich stanu z natury. Spis z natury zbiorów bibliotecznych polega na wprowadzeniu na Arkusz spisu z natury (w dwóch egzemplarzach) ilości wynikających ze stanu faktycznego. Arkusze spisu z natury stanowią druki ścisłego zarachowania i powinny być ponumerowane i ostemplowane pieczęciami jednostki. 15

16 10. Upoważniony przez Dyrektora bibliotekarz, jako osoba odpowiedzialna materialnie, potwierdza zakończenie inwentaryzacji składając oświadczenie zgodnie z wzorem załącznik D. Rozliczenie skontrum 5 1. Po zakończeniu inwentaryzacji następuje tzw. faza rozliczeniowa, która polega na porównaniu wyceny stanów faktycznych ze stanem w księgach rachunkowych. 2. W tym celu Komisja inwentaryzacyjna przekazuje wszystkie materiały, czyli Arkusze spisu z natury i arkusze kontrolne skontrum wraz z protokołem skontrum do Działu Finansowo-Księgowego (DFK) IFJ PAN. DFK dokonuje porównania wyceny wyników inwentaryzacji ze stanem księgowym. Stwierdzone rozbieżności noszą nazwę różnic inwentaryzacyjnych. Dział DFK wystosowuje do Dyrektora pismo podsumowujące stwierdzone różnice inwentaryzacyjne załącznik E. 3. Przewodniczący Komisji sporządza sprawozdanie końcowe z rozliczenia skontrum (załącznik F), w którym po zapoznaniu się z wyjaśnieniami Biblioteki w sprawach różnic inwentaryzacyjnych formułuje stosowne wnioski dotyczące sposobu ich rozliczenia. 4. Ujawnione różnice inwentaryzacyjne, po zatwierdzeniu wniosków Przewodniczącego Komisji skontrum przez Dyrektora IFJ PAN oraz Głównego Księgowego, należy rozliczyć w księgach danego roku obrotowego, w następnym miesiącu po terminie inwentaryzacji, jednak nie później niż pod datą ostatniego dnia roku. 5. Dokumentacja inwentaryzacji powinna być przechowywana w oryginalnej postaci i w porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych dokumentacja dotycząca inwentaryzacji zaliczana jest do akt kategorii A. 6 W celu dokonania oceny eksploatacji zbiorów i ich selekcji pod kątem dalszej przydatności lub w celu dokonania oceny stanu zabezpieczenia rzeczowych składników aktywów przed niekorzystnymi wypadkami, takimi jak zdarzenia losowe, Dyrektor IFJ PAN powołuje niezależną komisję oddzielnym zarządzeniem. 16

17 Załącznik A do Instrukcji kontroli i inwentaryzacji zbiorów Biblioteki IFJ PAN WZÓR znak pisma Biblioteka IFJ PAN Kraków, dn... Dział Finansowo-Księgowy IFJ PAN w/m ZESTAWIENIE ZINWENTARYZOWANYCH JEDNOSTEK EWIDENCYJNYCH BIBLIOTEKI IFJ PAN za rok. Wg stanu na dzień ZESTAWIENIE WPŁYWÓW Rodzaj/Źródło nabycia Wartość Wpływy materiałów ujętych w zapisach ewidencyjnych: Z zakupu Od nr.. Do nr - książki - czasopisma polskie - czasopisma zagraniczne Wpływy z innych źródeł - dary - książki - czasopisma polskie - czasopisma zagraniczne razem 17

18 Kraków, dnia.. Wyszczególnienie - książki ZESTAWIENIE UBYTKÓW Za rok Wartość Materiały ujęte w zapisach ewidencyjnych rejestru ubytków: Od nr.. Do nr - czasopisma polskie - czasopisma zagraniczne razem Podpis Bibliotekarza Podpis kierownika działu Kraków, dnia.. ZESTAWIENIE MATERIAŁÓW PRZYJĘTYCH W FORMIE DARÓW Biblioteka IFJ PAN przyjęła w roku na swój stan majątkowy następujące materiały biblioteczne pochodzące z darów L.p. Sygnatura Autor; Tytuł Miejsce i rok wydania Wartość oszacowana/ rynkowa RAZEM Podpis Bibliotekarza Podpis kierownika działu 18

19 Załącznik nr B do Instrukcji kontroli i inwentaryzacji zbiorów IFJ PAN Z a r z ą d z e n i e Nr. Dyrektora Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk z dnia. r. W sprawie: przeprowadzenia skontrum materiałów bibliotecznych Na podstawie art. 52 i 54 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. nr 96, poz.619 z późn. zm.), 10 ust. 2 Statutu Instytutu Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk, art. 34 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz. U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 z późn. zm.), a także 31 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. z 2008 r., nr 205, poz. 1283), zarządzam: 1 Przeprowadzenie skontrum/skontrum zdawczo-odbiorczego materiałów bibliotecznych według obowiązujących przepisów wewnętrznych: Regulaminu Biblioteki IFJ PAN wraz z Instrukcją kontroli i inwentaryzacji zbiorów w okresie od.do Powołuję Komisję skontrum w składzie: Powołuję na kierownika Komisji skontrum p 3. Kierownicy komórek organizacyjnych, którym podlegają wyżej wymienieni pracownicy, obowiązani są do oddelegowania ich do prac w zespole spisowym. Sprawowanie nadzoru nad realizacją zarządzenia powierzam Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 4 3 Dyrektor Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk 19

20 Załącznik C do Instrukcji kontroli i inwentaryzacji zbiorów Biblioteki IFJ PAN Pieczęć Instytutu. znak pisma Kraków, dn... Protokół skontrum przeprowadzonego w Bibliotece IFJ PAN Komisja w następującym składzie: 1... przewodniczący działająca na podstawie Zarządzenia Dyrektora nr. z dnia według obowiązujących przepisów Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U Nr 205, poz. 1283). stwierdza, że w okresie od dnia. do dnia. przeprowadziła skontrum/skontrum zdawczo-odbiorcze *) / księgozbioru/części księgozbioru *) w zakresie według stanu na dzień Skontrum przeprowadzono w zakresie numerów inwentarzowych od do wpisanych do inwentarza w latach. w obecności osób materialnie odpowiedzialnych: - zdający: - odbierający:.. Komisja przeprowadziła kontrolę zbiorów bibliotecznych za pomocą. arkuszy kontrolnych oraz ksiąg inwentarzowych/z wykorzystaniem elektronicznego systemu bibliotecznego. *) *) niepotrzebne skreślić 20

21 W wyniku kontroli ustalono W zakresie książek a) stan ewidencji księgozbioru książki wpisane do księgi inwentarzowej do numeru książki wykreślone z inwentarza i zapisane w księdze ubytków do nr.. stan książek wg inwentarza (wynik) liczba wartość w zł b) stan faktyczny księgozbioru książki na półkach w magazynie i czytelni książki wypożyczone przez czytelników faktyczna liczba książek (suma) liczba wartość w zł W zakresie czasopism a) stan ewidencji księgozbioru czasopisma wpisane do księgi inwentarzowej do numeru minus czasopisma wykreślone z inwentarza i zapisane w księdze ubytków do nr.. stan czasopism wg księgi inwentarzowej b) stan faktyczny księgozbioru czasopisma na półkach w magazynie i czytelni czasopisma wypożyczone przez czytelników faktyczna liczba czasopism Wnioski Komisji Sporządzono wykaz braków względnych książek i czasopism (załącznik 1). Komisja po zapoznaniu się z przyczynami powstania. braków względnych o wartości wnioskuje o pozostawienie ich w zawieszeniu do następnego skontrum. Sprawdzono wykaz braków względnych z poprzedniej inwentaryzacji 21