INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA w Szkole Podstawowej im. Stanisława Staszica w Jankowicach

Transkrypt

1 INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA w Szkole Podstawowej im. Stanisława Staszica w Jankowicach Spis treści: I. Postanowienia ogólne... 2 II. Pojęcie i cel inwentaryzacji... 2 III. Metody inwentaryzacji... 3 IV. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury... 4 V. Wycena spisu z natury, ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i ich weryfikacja... 5 VI. Inwentaryzacja na podstawie uzgodnienia sald z kontrahentami... 6 VII. Inwentaryzacja uproszczona... 6 VIII. Zasady gospodarowania rzeczowymi składnikami majątku ruchomego... 6 IX. Postanowienia końcowe... 6 Zał. nr 1: Oświadczenie przed inwentaryzacyjne osoby odpowiedzialnej materialnie... 7 Zał. nr 2: Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych... 8 Zał. nr 3: Protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji... 9 Zał. nr 4: Oświadczenie poinwentaryzacyjne osoby odpowiedzialnej materialnie

2 I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Podstawowym celem instrukcji inwentaryzacyjnej jest określenie zasad, trybu i metod przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Gminnym Zespole Obsługi Placówek Oświatowych w Świerklanach. 2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o: 1) Szkole - należy przez to rozumieć Szkołę Podstawową im. Stanisława Staszica w Jankowicach, 2) Jednostce - należy przez to rozumieć Szkołę Podstawową im. Stanisława Staszica w Jankowicach, 3) Dyrektorze Szkoły - należy przez to rozumieć dyrektora Szkoły Podstawowej im. Stanisława Staszica w Jankowicach, 4) osobie odpowiedzialnej materialnie za powierzone mienie należy przez to rozumieć dyrektora Szkoły. II. POJĘCIE I CEL INWENTARYZACJI 1. Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu okresowe ustalenie lub sprawdzenie rzeczywistego stanu składników majątkowych jednostki. 2. Celem inwentaryzacji jest: 1) ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów poprzez skonfrontowanie danych ewidencyjnych z rzeczywistością, 2) dokonanie oceny wartości użytkowej oraz przydatności posiadanych aktywów i źródeł ich finansowania, 3) ochrona majątku jednostki, 4) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za mienie jednostki, ocena ich kompetencji i solidności. 3. Inwentaryzacja obejmuje: 1) aktywa i pasywa znajdujące się w ewidencji bilansowej, lub które powinny być w niej ujęte, 2) składniki majątkowe ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej, 3) obce składniki majątkowe. 4. Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie inwentaryzacji okresowej oraz inwentaryzacji doraźnej. 5. Inwentaryzację przeprowadza się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku budżetowego, do 15 dnia następnego roku. Nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, środki trwałe, pozostałe środki trwałe w użytkowaniu znajdujące się na terenie szkoły, maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie oraz zbiory biblioteczne podlegają spisowi raz na cztery lata. 6. Inwentaryzację doraźną przeprowadza się w przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniającej jej przeprowadzenie, tj. zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, zaistnienia zdarzeń losowych (powódź, pożar, kradzież), zmiany formy własności oraz na wniosek kontrolujących organów zewnętrznych. 2

3 7. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest Dyrektor jednostki. III. METODY INWENTARYZACJI Poszczególnym składnikom majątku przypisana jest ściśle określona metoda inwentaryzacji, co prezentuje poniższa tabela: Metoda Rodzaj aktywów i pasywów objętych danym sposobem Lp. inwentaryzacji inwentaryzacji 1. Spis z natury - środki pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), czeki (ilościowo) oraz inne walory przechowywane w kasie, - środki trwałe, z wyjątkiem gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych, - pozostałe środki trwałe, - rzeczowe składniki aktywów obrotowych, - zbiory biblioteczne (techniką dokumentowania jest skontrum) 2. Uzgodnienie sald z kontrahentami i bankiem wykonuje upoważniony pracownik Gminnego Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych - aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych, - należności (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, należności od pracowników, należności z tytułów publicznoprawnych oraz innych aktywów i pasywów, dla których uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe), - zobowiązania (na podstawie prośby wierzyciela lub z własnej inicjatywy), - powierzonych innym jednostkom własnych składników majątkowych - na podstawie przesłanych wyników spisu z natury, - obcych zasobów przyjętych przez jednostkę do przerobu, przechowania, w najem lub dzierżawę. 3. Porównanie stanu ewidencyjnego (danych ksiąg rachunkowych) z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników - grunty, - środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, - wartości niematerialne i prawne, - należności sporne i wątpliwe, - należności i zobowiązania z pracownikami - należności i zobowiązania publiczno-prawne - inne aktywa i pasywa niepodlegające spisowi z natury i uzgodnieniu sald, a także te, które podlegają, ale z uzasadnionych przyczyn nie mogły być w ten sposób zinwentaryzowane. 3

4 IV. INWENTARYZACJA W DRODZE SPISU Z NATURY Lp. Rodzaj Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności. 1. Przygotowanie składników majątkowych do spisu Dyrektor jednostki 2. Przeszkolenie członków komisji Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej inwentaryzacyjnej, doręczenie zarządzeń dyrektora jednostki, formularzy, materiałów niezbędnych do spisu 3. Przeprowadzenie spisu z natury Członkowie komisji inwentaryzacyjnej 4. Kontrola prawidłowości spisów Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej 5. Wycena i ustalenie wartości spisanych Członkowie komisji inwentaryzacyjnej przy składników majątku oraz ustalenie różnic udziale głównego księgowego inwentaryzacyjnych 6. Wyjaśnienie przyczyn powstania różnic oraz postawienie wniosków co do sposobu ich rozliczania Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej 7. Zaopiniowanie wniosków komisji Radca prawny inwentaryzacyjnej w przypadku uznania niedoborów za niemieszczące się w granicach norm lub zawinione 8. Zaopiniowanie wniosków komisji Główny księgowy inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic pod względem formalnym i rachunkowym 9. Uzyskanie zatwierdzenia wniosków przez Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej kierownika 10. Ujęcie w księgach rachunkowych różnic Główny księgowy inwentaryzacyjnych i ich rozliczenia 11. Ocena przydatności składników majątkowych Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej objętych spisem; postawienie wniosków w sprawie zagospodarowania zapasów zbędnych i nadmiernych oraz innych nieprawidłowości w gospodarce składnikami majątku stwierdzonych w czasie spisu Inwentaryzacja w drodze spisu z natury polega na: - spisaniu z natury ilości składników, - wycenie spisanych ilości, - porównaniu ilości i wartości z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, - wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. Inwentaryzację przeprowadza się metodą spisu z natury w oparciu o zarządzenie Dyrektora jednostki. Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej oraz ich członków w składzie co najmniej trzech osób powołuje Dyrektor jednostki. W celu sprawnego przeprowadzenia spisu z natury mogą być powołane zespoły spisowe spośród pracowników. Zespół spisowy musi się składać z co najmniej dwóch osób, przy czym nie mogą to być osoby odpowiedzialne za podlegające spisowi składniki majątku. Przed rozpoczęciem spisu osoba odpowiedzialna materialnie za inwentaryzowane składniki mienia składa oświadczenie (załącznik nr 1). 4

5 Zespół spisowy dokonuje spisu z natury na Arkuszu spisu z natury wypełniając czytelnie wszystkie rubryki zgodnie z jego treścią, w obecności osoby odpowiedzialnej za powierzone jej mienie. Arkusz spisu z natury nie stanowi druku ścisłego zarachowania. W przeprowadzaniu spisu z natury, dopuszcza się możliwość wykorzystania technologii komputerowej. Błędy w arkuszach spisowych, w momencie ich wypełnienia, można poprawić wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu (tekstu, liczby), tak, aby pozostały one czytelne. Poprawka błędu powinna być podpisana przez osoby dokonujące spisu z natury i opatrzone datą. Błędy powstałe np. przy wycenie, powinny być poprawione i podpisanie przez osoby, którym powierzono wykonanie tej czynności. Arkusze spisu z natury sporządza się w dwóch egzemplarzach, a przy inwentaryzacji zdawczoodbiorczej w trzech. Oryginał spisu otrzymuje księgowość za pośrednictwem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, kopię osoba materialnie odpowiedzialna. V. WYCENA SPISU Z NATURY, USTALENIE RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH I ICH WERYFIKACJA Po zakończeniu spisu z natury członkowie komisji inwentaryzacyjnej przy udziale głównego księgowego dokonują wyceny spisanych składników majątku oraz porównania ilości i wartości poszczególnych składników wynikającą z ewidencji księgowej. Wyceny spisanych składników majątkowych dokonuje się na zestawieniu zbiorczym spisu z natury w rubryce stan faktyczny w dniu spisu. Przy wycenie spisanych składników majątku stosuje się zasady określone w ustawie o rachunkowości. W przypadku stwierdzenia różnic w wartości spisu z natury z ewidencją księgową wynikającą z ksiąg rachunkowych i inwentarzowych, sporządza się Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych (załącznik nr 2) podając: stan faktyczny według spisu z natury, numeru inwentarzowego, nazwy jednostki miary, ceny, ilości i wartości oraz różnic stanowiących nadwyżki i niedobory. Po wypełnieniu zestawienia przekazuje się całość dokumentacji przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. Komisja inwentaryzacyjna wyjaśnia w uzgodnieniu z osobami materialnie odpowiedzialnymi przyczyny różnic, sporządza protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji (załącznik nr 3). Wyniki wyceny i rozliczenie są podstawą do weryfikacji sald i wpisów w księgach inwentarzowych. Wyniki rozliczenia ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie noty księgowej. Prawidłowo wypełnione arkusze spisu z natury podpisują członkowie komisji inwentaryzacyjnej, osoba odpowiedzialna materialnie oraz inne osoby uczestniczące w spisie. Po zakończeniu czynności spisowych komisja pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenie końcowe co do przebiegu dokonanego spisu z natury i zawierające stwierdzenie, czy wnosi ona lub nie wnosi zastrzeżeń do przeprowadzonego spisu z natury, którego wzór stanowy załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji. 5

6 VI. INWENTARYZACJA NA PODSTAWIE UZGODNIEŃ SALD Z KONTRAHENTAMI Inwentaryzacji w drodze uzgodnienia sald dokonują pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie księgowości jednostki. VII. INWENTARYZACJA UPROSZCZONA Na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub głównego księgowego, Dyrektor jednostki może podjąć decyzję o przeprowadzeniu inwentaryzacji aktywów i pasywów w sposób uproszczony. Inwentaryzacja uproszczona polega na: - zastąpieniu spisu z natury porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem w naturze, - zastąpieniu spisu z natury porównaniem danych ewidencyjnych z dokumentacją, - zastąpieniem pełnego spisu z natury spisem wyrywkowym. Uproszczona inwentaryzacja może być stosowana: 1) w środkach trwałych i o charakterze wyposażenia polega to na porównaniu stanu wynikającego z ewidencji księgowej ze stanem rzeczywistym oraz na ustaleniu i wyjaśnieniu stwierdzonych różnic ilościowych, 2) w środkach trwałych o charakterze wyposażenia wydanych pracownikom do stałego używania polega to na sporządzeniu na dzień inwentaryzacji wykazu wydanych pracownikom przedmiotów w oparciu o dowody i ewidencję i uzyskaniu potwierdzenia zgodności przez pracownika. Można zastosować też metodę porównanie stanu ewidencyjnego z dokumentami zawierającymi pokwitowanie ich pobrania. Z porównania tego należy sporządzić protokół, Stwierdzone w czasie inwentaryzacji niedobory lub nadwyżki należy ująć w protokole i je wyjaśnić. VIII. ZASADY GOSPODAROWANIA RZECZOWYMI SKŁADNIKAMI MAJĄTKU RUCHOMEGO Jednostka analizuje na bieżąco stan majątku ruchomego z uwzględnieniem jego stanu technicznego oraz przydatności do dalszego użytkowania. Sposób gospodarowania rzeczowymi składnikami majątku ruchomego został opisany w Instrukcji gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego Szkoły, wprowadzonej do użytku wewnętrznego zarządzeniem kierownika jednostki. IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Sprawy nieuregulowane niniejszą instrukcją podlegają unormowaniu w drodze bieżących zarządzeń wewnętrznych Dyrektora jednostki. 2. Instrukcja wchodzi w życie z dniem wejścia w życie zarządzenia, do którego stanowi ona załącznik. 6

7 Załącznik nr 1 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej Szkoły Podstawowej im. Stanisława Staszica w Jankowicach OŚWIADCZENIE Oświadczam niniejszym, jako osoba materialnie odpowiedzialna za składniki majątkowe znajdujące się w, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników do chwili rozpoczęcia spisu zostały ujęte w ewidencji ilościowej, tj. w księgach inwentarzowych, kartotekach materiałowych i przekazane do księgowości. Jankowice, dnia. (Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej) 7

8 Załącznik nr 2 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej Szkoły Podstawowej im. Stanisława Staszica w Jankowicach Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych Dotyczy: Lp. Nr dokumentu spisu z natury Symbol Cecha Nr indeksu Nr zlecenia Stan faktyczny w dniu spisu Stan księgowy w dniu spisu Nazwa, (określenie) Jedn. Cena Arkusz Pozycja przedmiotu miary Ilość Wartość Ilość Wartość Różnice inwentaryzacyjne Niedobory Nadwyżki Ilość Wartość Ilość Wartość Uwagi Jankowice, dnia... r.... (imię i nazwisko osoby sporządzającej zestawienie)... (podpis) 8

9 Załącznik nr 3 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej Szkoły Podstawowej im. Stanisława Staszica w Jankowicach Protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji Komisja inwentaryzacyjna w składzie: 1) przewodniczący.... 2) członek... 3) członek.... Na posiedzeniu w dniu.. dotyczącym inwentaryzacji przeprowadzonej w dniach od do. na arkuszach nr... dokonała następującego rozliczenia: a) nazwa obiektu lub pomieszczenia:... b) rodzaj inwentaryzowanego składnika majątku:. c) osoba materialnie odpowiedzialna. d) Rozliczenie obejmuje okres od do I. Rozliczenie wyników inwentaryzacji 1) według załącznika.. II. Rozliczenie wyników inwentaryzacji innych niż w pkt I wg zestawienia różnic inwentaryzacyjnych. 1) ogółem niedobory zł. 2) ogółem nadwyżki zł. III. Komisja inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego ustala co następuje: 1) np. sprzęt uległ zniszczeniu na skutek. 2) Komisja ocenia następująco powstanie przyczyn niedoborów/nadwyżek: Zdaniem komisji inwentaryzacyjnej stwierdzone niedobory należy zakwalifikować jako: 1) niezawinione i spisać w ciężar kosztów (strat nadzwyczajnych) 2) zawinione, obciążyć ich wartością osobę materialnie odpowiedzialną. Jankowice, dnia.. Podpisy członków komisji:

10 Załącznik nr 4 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej Szkoły Podstawowej im. Stanisława Staszica w Jankowicach OŚWIADCZENIE Oświadczam, jako osoba materialnie odpowiedzialna za składniki majątkowe, że nie wnoszę żadnych pretensji i uwag do członków komisji, sposobu przeprowadzenia przez nich spisu z natury, a także końcowego rozliczenia (ilości, jakości) spisanych składników majątkowych. Jankowice, dnia. (Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej) 10