Protokół. z kontroli przeprowadzonej w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu

Transkrypt

1 Protokół z kontroli przeprowadzonej w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu Kontrolę w dniu r. w oparciu o Zarządzenie Nr 14 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 20 kwietnia 2009 r. przeprowadził zespół kontrolny w składzie: 1.Przewodniczący - Remigiusz Biłous 2.Członek - Donata Zarzycka Kontrolą objęto: 1. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki, 2. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł, Informacji i wyjaśnień w toku kontroli udzielali: -Dyrektor Poradni -Główna Księgowa - Zbigniew Koziński - Anna Janaszek Dane ogólne. Ostatnio prowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe w Międzyrzeczu miała miejsce w dniach r. i była przeprowadzona przez zespół kontrolny w składzie: 1.Przewodnicząca - Beata Waltrowska 2.Członek - Paweł Lachowicz 3.Członek - Czesław Toczyński w oparciu o Zarządzenie Nr 7 z dnia r. Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych: 1. wprowadzić ewidencję na koncie 020 Wartości niematerialne i prawne, 2. dokonać uzupełnienia procedur obiegu dokumentów o dokumenty występujące w jednostce, w tym w zakresie obrotu gotówkowego, 3. raporty kasowe wraz z dołączonymi dowodami kasowymi winny stanowić oddzielną pozycję księgową, 4. poprawnie dekretować wpłaty i wypłaty gotówki z banku do kasy z uwzględnieniem konta 140 Inne środki pieniężne, na którym to ujmuje się m.in. środki pieniężne w drodze, 1

2 5. prawidłowo prowadzić obrót gotówkowy, zwłaszcza w zakresie wypłat gotówkowych z tytułu wypłat wynagrodzeń w kasie, 6. uzupełnić instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania o druki KP i KW oraz zaprowadzić ewidencję tych druków w księdze druków ścisłego zarachowania, 7. bezwzględnie przestrzegać zasady memoriału ( art.6 ustawy o rachunkowości), 8. zachowywać czytelność dokumentów księgowych, wszelkie opisy i dekretacje umieszczać na odwrotnej stronie dokumentu, 9. stosować się do ustaleń zawartych w Uchwale Nr 89 zarządu Powiatu z dnia 2 grudnia 2004 roku w sprawie określenia zasad gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym, a w szczególności do zapisów rozdziału 2 Sposób gospodarowania składnikami majątku ruchomego oraz rozdziału 5 Likwidacja, 10. uporządkować ewidencję środków trwałych i pozostałych środków trwałych oraz ewidencję wartości niematerialnych i prawnych, 11. odpowiednio oznakować sprzęt, wyposażenie, nadać numery środków trwałym i pozostałym środkom trwałym zgodnie z klasyfikacją środków trwałych, wynikającą z załącznika do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych, 12. w menu BIP-u należy wprowadzić pozycję Kontrole i publikować stosowne artykuły dokumentację przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpienia, stanowiska, wnioski i opinie podmiotów ją prowadzących ( art. 6 ust. 1 pkt. 4 lit. a triet drugie ustawy o dostępie do informacji publicznej), 13. w menu BIP-u należy wprowadzić nową pozycję Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa (art. 6 ust.1 pkt.3 lit. f ustawy o dostępie do informacji publicznej), 14. w menu BIP-u należy wprowadzić nową pozycję Majątek (art. 6 ust.1 pkt.5 lit. c i d ustawy o dostępie do informacji publicznej), 15. w menu BIP-u należy zmienić nazwę Budżet na Plan finansowy Kontrolujący dokonali sprawdzenia wykonania zaleceń w zakresie: Ad.1 Zarządzeniem 10/2008 z dnia r. wprowadzono konto 020. Ad. 2 Zarządzeniem 10/2008 z dnia r. dodano do obiegu dokumentów: KP- kasa przyjmie, KW- kasa wyda. Ad. 3 raporty kasowe stanowią oddzielną pozycję księgową, Ad. 4 wpłaty i wypłaty gotówki z banku do kasy księgowane są z uwzględnieniem konta 140 Inne środki pieniężne, na którym to ujmuje się m.in. środki pieniężne w drodze, Ad. 5 nadal stwierdza się nieprawidłowości, szczegółowy opis w pkt. I. Przestrzeganie procedur obowiązujących w działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Ad. 8 nie stwierdzono nieprawidłowości, Ad. 12 w menu BIP-u wprowadzono pozycję Kontrole, lecz nie zamieszczono żadnych danych w tym zakresie, 2

3 Ad. 13. w menu BIP-u wprowadzono pozycję Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa, Ad. 14 w menu BIP-u wprowadzono pozycję Majątek, Ad. 15 w menu BIP-u nie dokonano zmian nazwy Budżet na Plan finansowy, nie zamieszczono planu finansowego na rok I. Przestrzeganie procedur obowiązujących w działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Księgi rachunkowe prowadzone są za pomocą komputera i obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą rejestr główny księgę główną. Do prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program komputerowy zakupiony w firmie Systemy Informatyczne QNT w Gliwicach. Program wykorzystywany jest od 2002 roku. Księga główna prowadzone jest w sposób spełniający zasadę podwójnego zapisu, systematycznego i chronologicznego. Sprawozdania budżetowe i finansowe sporządzane są przy wykorzystaniu programu komputerowego JST zakupionego w firmie DOSKOMP Łódź. Zestawienia obrotów i sald księgi głównej sporządza się na koniec każdego miesiąca. Jednostka prowadzi księgi główne w oparciu o Załącznik 2 Planu kont dla Jednostek Budżetowych, Zakładów Budżetowych, Gospodarstw Pomocniczych Jednostek Budżetowych (Rozp. Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku, Dz. U. Nr 142, poz. 1020). Zarządzenie nr 12/2006/2007 Dyrektora Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu w sprawie instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, zawiera starą podstawę prawną dotyczącą ustawy o finansach publicznych. Błąd ten został sprostowany w trakcie trwania kontroli. Pismem BS.C.T.0717/15/03 z dnia r. Starosta Międzyrzecki upoważnił Dyrektora do samodzielnego wystawiania dla siebie poleceń wyjazdu służbowego. Kontrolę oparto o dokumenty źródłowe za okres I-III/2009 r. (do numeru 180). Stwierdzono, że dokumenty źródłowe przedłożone do kontroli za okres jw. zawierały opisy merytoryczne oraz podpisy osób dokonujących kontroli merytorycznej. Dokumenty zawierały podpisy osób sprawujących kontrolę formalno rachunkową oraz były zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. Z dokumentów wynika, w jakim trybie zamówień publicznych dokonano wydatków. Kontrolujący stwierdzili, że w dalszym ciągu procedury obiegu dokumentów w zakresie obrotu kasowego nie są w pełni respektowane. Pobranie gotówki dokumentowane jest dowodem KP kasa przyjmie, ale naruszone zostały zasady rachunkowości wynikające z art.24 ust.5 pkt.3 ustawy o rachunkowości (Dz. U z 2002 r. Nr 76 poz.694 z póź.zm.), księgi uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli cyt. 3) ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekiem i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomi następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. 3

4 Wypłata środków następowała przed zatwierdzeniem do wypłaty przez osoby upoważnione. Na fakturach i rachunkach brak jest pokwitowania odbioru gotówki, przez osoby, którym dokonano zwrotu (wypłaty) środków za dokonane zakupy gotówkowe. Przykłady nieprawidłowości: Pozycja księgowa Nr 173 raport kasowy 3/2009 za okres od 01 do r. poz.1. z dnia F-ra 42/02/ ,20 - kontrola merytoryczna r., zatwierdzenie dokumentu do wypłaty r., brak pokwitowania odbioru gotówki poz. 2. z dnia zbiorcze rozliczenie przesyłek -26,70 kontrola merytoryczna r., zatwierdzenie do wypłaty brak daty, brak pokwitowania odbioru gotówki poz.3. z dnia Delegacja wystawiona na Pana M. U., rozliczona r. zatwierdzona do wypłaty r., pokwitowanie odbioru z dnia r. poz.4 z dnia Delegacja wystawiona na Pana M. U., rozliczona r. zatwierdzona do wypłaty r., pokwitowanie odbioru z dnia r. poz.6 z dnia F-ra VAT Nr 633 z r. kwota rachunku 6,00 zł, zatwierdzenie do wypłaty na kwotę 5,61 zł. Brak pokwitowania odbioru gotówki. Brak pokwitowania odbioru gotówki stwierdzono również w poz. księgowej Nr 54 - raport kasowy 1/2009 za okres od 01do r. oraz w poz.108 raport kasowy 2/2009 za okres od r. do r. II. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł, Kontrola wydatkowania środków za okres od r. do r. potwierdziła, że jednostka ponosiła wydatki zgodnie z ustalonym planem finansowym. W dziale 854: 1) rozdział na plan ,00 zł wykonanie wydatków wyniosło 5.404,71 zł, co stanowi 10,49 % w stosunku do planu, 2) rozdział na plan ,00 zł wykonanie wydatków wyniosło ,46 zł, co stanowi 23,95 % w stosunku do planu, 3) rozdział na plan 3.954,00 wykonanie wyniosło 797,00 zł, co stanowi 20,16 % w stosunku do planu 4) rozdział na plan 4.400,00 wykonanie wyniosło 0 zł. Poradnia Psychologiczna Pedagogiczna w okresie kontrolowanym nie zaciągała zobowiązań wymagalnych. Wydatki realizowano w sposób celowy. Sprawdzono wszystkie dokumenty skutkujące wydatkowaniem środków z budżetu w zakresie wydatków rzeczowych oraz w zakresie terminowości regulowania zobowiązań w tym składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy. 4

5 Terminy opłacania składek na ZUS i Fundusz Pracy zostały dotrzymane. Drobne nieprawidłowości stwierdzono w użyciu podziałek klasyfikacji budżetowej. Błędy dotyczą wydatków, które winny być klasyfikowane w paragrafie 475 Zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji. Zgodnie z Pismem Ministra Finansów Departament Finansów Samorządu Terytorialnego ST /BM/2007/1270 do podstawowych akcesoriów komputerowych należą zewnętrzne nośniki pamięci w postaci dyskietek różnego typu, a także np. myszy, filtry na monitory, podkładki pod myszy, kable łączące, słuchawki, tusze i tonery do drukarek. W ocenie Ministerstwa Finansów wydatki ponoszone przez jednostki sektora finansów publicznych z tytułu kontynuacji dostępu do serwisów internetowych lub portali np. dla księgowych, a także opłaty abonamentu na korzystanie z zasobów internetowych, jeśli nie wiąże się to z odnowieniem bądź zakupem nowej licencji do programów komputerowych, zakupem nowej wersji programu, winny być klasyfikowane w paragrafie 430 Zakup usług pozostałych z odpowiednią czwartą cyfrą. W odrębny przypadku, ( jeśli nie są to wydatki majątkowe) powinny zostać zaklasyfikowane w paragrafie 475 Zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji. Wydatki dotyczące konserwacji i naprawy sprzętu informatycznego, sprzętu administracyjno-biurowego należy klasyfikować do paragrafu 427 Zakup usług remontowych. W związku z powyższym należy dokonać analizy i korekty wydatków poniesionych do tej pory w 2009 roku w paragrafach: 421, 430, 435,475,427. Przykłady nieprawidłowości: 1) poz. księgowa 147 z dnia f-ra z r. za dostęp do portalu Ergo za kwartał na kwotę 48,68 zł jest paragraf 4350 winno być 4300, 2) poz. księgowa 32 z dnia r.f-ra VAT 9/01/2009 za zakup tuszy do drukarek, myszy, płyt Cd, na łączną kwotę 174,00zł, jest paragraf 4210 winno być 4750, 3) poz. księgowa 83 z dnia f-ra 114/SOB/09 na kwotę 211,06 zł za naprawę i konserwację ksero, jest paragraf 4300 winno być paragraf 4270, 4) poz. księgowa 21 z dnia f-ra 26/a/09 na kwotę 73,20 zł za przegląd i konserwację ksero, jest paragraf 4300 winno być paragraf Poradnia nie posiada w okresie objętym kontrolą, żadnych środków pozyskanych ze źródeł zewnętrznych. Dyrektor jednostki Pan Zbigniew Koziński, został poinformowany o przysługującym mu na podstawie 6 pkt. 4 Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół kontroli sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. 5

6 r. Międzyrzecz, dnia... Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Międzyrzeczu... (pieczęć jednostki kontrolowanej) Dyrektor Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej Główna Księgowa Zespół kontrolujący: w Międzyrzeczu Remigiusz Biłous Zbigniew Koziński Anna Janaszek Donata Zarzycka