Protokół z kontroli przeprowadzonej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Międzyrzeczu

Transkrypt

1 Protokół z kontroli przeprowadzonej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Międzyrzeczu Kontrolę w dniu 3 4 listopada 2005 r. przeprowadził zespół kontrolny w składzie: 1) Przewodnicząca Halina Mucha Skarbnik Powiatu 2) Członek Andrzej Wański Sekretarz Powiatu 3) Członek Anna Spychała Kontrolą objęto: I. Przestrzeganie procedur obowiązujących w działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. II. Ocenę celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków (co najmniej 5% wydatków). III. Ewidencję księgową. IV. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji. Informacji i wyjaśnień w toku kontroli udzielali: - Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy Hanna Bułach - Główna Księgowa Krystyna Kononowicz I. Przestrzeganie procedur obowiązujących w działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Zarządzeniem Nr 2 z dnia roku wprowadzono w życie instrukcję procedur kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych. Instrukcję procedur opracowano na podstawie ustawy o rachunkowości z dnia r. (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. Nr 76, poz. 694 z późn. zmianami), ustawy o finansach publicznych z r. (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. Nr 15, poz. 148 z późn. zmianami) oraz na podstawie ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm. Sprawy nie objęte powyższą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami wewnętrznymi, takimi jak: opis przyjętych zasad rachunkowości (polityka rachunkowości) instrukcja kasowa instrukcja zarządzanie systemem informacyjnym regulamin pracy komisji przetargowej. Zarządzeniem Nr 7 z dnia r. wprowadzono Zakładowy Plan Kont dla dochodów własnych. Zarządzeniem Nr 3 z dnia r. powierzono obowiązki kontroli finansowej i zatwierdzono dokumenty finansowe dotyczące realizacji projektów finansowych z EFS.

2 Procedury obowiązujące w działalności finansowej ustalone w formie pisemnej przez Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Międzyrzeczu wprowadzono w życie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Kontrola potwierdziła, iż jednostka w okresie kontrolowanym, tj. od 1 stycznia do 30 września przestrzegała procedur kontroli wewnętrznej. Źródłowe dokumenty są sprawdzane pod względem formalno-rachunkowym, zatwierdzone pod względem merytorycznym. Z dokumentów źródłowych wynika w jakim trybie zamówień dokonywane były zakupy lub usługi, poza rachunkami za komórkowe rozmowy telefoniczne. Rachunki opisywano w trybie art. 4 pkt 8 zamówień publicznych, a powinno być art. 4 pkt 3 lit. C Prawo zamówień publicznych. II. Ocenę celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków (co najmniej 5% wydatków). Powiatowy Urząd Pracy w Międzyrzeczu w 2005 roku zapłacił odsetki z tytułu nie uregulowania w terminie składek na ubezpieczenie zdrowotne za bezrobotnych bez prawa do zasiłku w wysokości 564,40 zł. Zapłata odsetek jest konsekwencją przekazywania dotacji w terminie nie umożliwiającym uregulowania należnej składki zgodnie z ustawą to jest do dnia 15 każdego miesiąca za poprzedni miesiąc. Rozliczenie otrzymanej dotacji celowej za Starostwa Powiatowego i przekazania przez Powiatowy Urząd Pracy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przedstawia poniższa tabela: Otrzymana dotacja ze Starostwa Data kwota Data przelewu do ZUS Zapłacone odsetki Termin zapłaty ,00 zł ,90 zł ,00 zł ,10 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,10 zł ,00 zł ,00 zł ,30 zł ,00 zł ,00 zł Razem ,00 zł 564,40 zł Jak z powyższej tabeli wynika środki finansowe nie były przetrzymywane na koncie Urzędu. Zapłacone odsetki nie powstały z zaniedbań kierownictwa Powiatowego Urzędu Pracy w Międzyrzeczu. 2

3 Wykonanie wydatków za III kwartał przedstawia się następująco: Plan Wykonanie Dział 851 rozdział , , ,00 564,40 Razem , ,00 Dział 853 rozdział , , , , , , , , , , , , , , ,00 919, , , ,00 840, , , , , , , ,00 0,00 Razem , ,60 Plan wydatków w PUP Międzyrzecz na wynosił ,00 zł z czego wydatkowano ,60 zł co stanowi 65,93 % budżetu jednostki. Przestrzeganie procedur postępowań o zamówienie publiczne w okresie styczeń październik 2005 r. Data kontroli: 18, r. Kontrolę przeprowadzono metodą badania dokumentów oraz rozmów wyjaśniających z pracownikami prowadzącymi zamówienia publiczne. Podczas kontroli obecne były: Pani Iwona Mirkowska oraz Pani Monika Tomaszewska. Powiatowy Urząd Pracy posiada wdrożone procedury realizacji zamówień publicznych, prowadzi rejestr prowadzonych spraw, sprawozdanie za rok 2004 przekazał Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w ustawowym terminie. W okresie objętym kontrolą prowadzono kilkadziesiąt postępowań głównie dotyczących wyboru wykonawcy szkoleń organizowanych dla bezrobotnych. Dominującym trybem postępowania był przetarg nieograniczony oraz zamówienie z wolnej ręki. Po przeprowadzonej analizie dokumentów postępowań stwierdzono, że w każdym kontrolowanym przypadku Dyrektor Urzędu dokonał wyboru wykonawcy, który przedstawił ofertę najkorzystniejszą. Pracownicy odpowiedzialni za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań posiadają dużą wiedzę z zakresu zamówień publicznych. Postępowania przygotowali i prowadzili zgodnie z wymaganiami ustawy Prawo zamówień publicznych w sposób zapewniający rzetelny wybór najkorzystniejszej oferty. Nieistotne błędy popełnione w toku przygotowania postępowań nie miały wpływu na wybór oferty. Przeprowadzono rozmowy 3

4 wyjaśniające powstanie przesłanek sprzyjających błędom w postępowaniach. Cechą charakterystyczną postaw pracowników prowadzonych postępowania jest dążenie do pogłębiania wiedzy o zamówieniach publicznych i zdobywanie doświadczenia w tej dziedzinie. Podczas kontroli sprawdzono: 1. Postępowanie w sprawie zakupu samochodu osobowego przetarg nieograniczony 2. Zakup sprzętu komputerowego przetarg nieograniczony (OA-2203/23/14/05) 3. Wybór wykonawcy szkolenia Profesjonalny sprzedawca zamówienie z wolnej ręki /10/SG/2005 P.P Sprawdzono również skierowane do Starosty Międzyrzeckiego zarzuty: 1. Pana Ryszarda Ziółkowskiego /firma ACER/ - w sprawie przebiegu postępowania o wykonanie szkolenia drwali 2. Pana Piotra Brończyka /firma LIDER/ - w sprawie szkolenia kierowców. Ad. 1 Zarzut całkowicie bezzasadny Urząd postąpił właściwie. Nie naruszono ustawy Prawo zamówień publicznych. Skarżący nie spełnił wymogów, nie posiadał uprawnień do prowadzenia szkolenia. Ad. 2 Szkolenia kierowców organizowane przez Urząd Pracy i prowadzone przez Szkoły Kierowców ze względu na swoją specyfikę zmuszają obie strony do ścisłej, bieżącej współpracy, co najmniej systematycznej wymiany informacji ofertowych tzn. cena, posiadanie uprawnień itp. Po przeprowadzonej rozmowie z Panią Moniką Tomaszewską wywnioskowano, że Szkoły Kierowców nie przejawiają inicjatywy w szukaniu adeptów poprzez Urząd Pracy. Z kolei Urząd nie jest zobowiązany do informowania Szkól o wymaganiach im stawianych. Urząd żąda spełnienia wymagań. Przypadek Szkoły LIDER jest tego przykładem. W okresie zbierania informacji ofertowych Szkoła nie spełniała wymagań, uzyskała je w połowie roku, nie przesłała nowej oferty. Nie można mieć zastrzeżeń do Urzędu, że nie kieruje adeptów do tej Szkoły. Zwrócono jednak uwagę Pani M. Tomaszewskiej na potrzebę zachowania pisemności dokumentowania czynności prowadzących do wyłonienia wykonawcy szkoleń i w miarę potrzeby podjęcia inicjatywy bieżącej weryfikacji warunków ofertowych. Podczas kontroli stwierdzono, że widoczne u pracowników dążenie do co raz lepszego prowadzenia postępowań o zamówienie publiczne jest gwarancją prawidłowej realizacji postępowań. III. Ewidencja księgowa. Księgi rachunkowe prowadzone są techniką komputerową. Po zamknięciu miesiąca sporządza się zestawienie obrotów i sald analitycznie. Dokumenty są archiwizowane przez informatyka co miesiąc po zamknięciu ksiąg. 4

5 IV. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji. Na podstawie Zarządzenia nr 9 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Międzyrzeczu z dnia r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji spisu z natury, przeprowadzono inwentaryzację na dzień r.: - aktywów pieniężnych, czyli gotówki w kasie, czeków gotówkowych i kwitariuszy przychodowych - rzeczowych składników aktywów obrotowych Do przeprowadzenia spisu z natury został wyznaczony zespół spisowy w składzie: Fiedler Magdalena - przewodniczący Kulak Kamila - członek Żarska Gabriela - członek Dnia r. przeprowadzono szkolenie zespołu spisowego podczas którego zapoznał się z Zarządzeniem nr 8 z dnia r. Dyrektora PUP w Międzyrzeczu w sprawie wprowadzenia do użytku służbowego instrukcji inwentaryzacyjnej. Arkusze spisowe o nr i druki protokołów z inwentaryzacji kasy od nr 0001 do 0004 wydano przewodniczącemu zespołu. Na arkuszach spisowych znajdują się podpisy osoby materialnie odpowiedzialnej. Z przeprowadzonego spisu z natury sporządzono dnia r. protokół. W wyniku inwentaryzacji nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych. Ostatnią inwentaryzację, przeprowadzono w grudniu 2001 r. Zarządzeniem nr 2/2001 Kierownika PUP w Międzyrzeczu z dnia r. powołano i określono zadania komisji inwentaryzacyjnej. Komisja w składzie: Krynicki Bazyli - przewodniczący Mirowska Iwona - członek Śnieg Agnieszka - członek przeprowadziła inwentaryzację środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz rzeczowych składników majątkowych będących do dyspozycji PUP w Międzyrzeczu oraz Filii PUP w Skwierzynie. W dniu r. główna księgowa Pani Krystyna Kononowicz wspólnie z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej przeprowadziła szkolenie instruktażowe, podczas którego zostały omówione zagadnienia dotyczące przygotowania, technik, dokumentacji oraz przebiegu spisu. Komisja pobrała arkusze spisowe od nr do nr Osoby materialnie odpowiedzialne złożyły oświadczenia, ze nie wnoszą zastrzeżeń co do sposobu przeprowadzenia i przebiegu inwentaryzacji. W sprawozdaniu z dnia r. dotyczącym przebiegu inwentaryzacji przeprowadzonej na dzień r., Komisja inwentaryzacyjna wykazała, że na arkuszach spisowych od nr do nr spisano środki trwałe, a na arkuszach od nr do nr pozostałe środki trwałe. Natomiast na arkuszach od nr do nr spisano inwentaryzację kasy przeprowadzoną w dniu r. W wyniku inwentaryzacji nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych. Komisja inwentaryzacyjna wnioskowała jedynie o uaktualnienie wywieszek w pokojach biurowych i odnotowanie numerów ewidencyjnych na naklejkach na środkach trwałych i pozostałych środkach trwałych. 5

6 Protokół kontroli sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kontrolowany. Protokół po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń. Międzyrzecz, dnia 6 grudnia 2005 r. Dyrektor Powiatowego Urzędu Główna Zespół Pracy w Międzyrzeczu Księgowa kontrolujący Hanna Bułach Krystyna Kononowicz Halina Mucha Andrzej Wański Anna Spychała 6