Własna Firma KSIĘGA HANDLOWA Oprogramowanie dla Twojej firmy! Wersja 5.8

Transkrypt

1 Własna Firma KSIĘGA HANDLOWA Oprogramowanie dla Twojej firmy! Wersja 5.8 1

2 Spis treści I. Wstęp Szybki start Unikalna koncepcja Uwagi o systemie Funkcjonalność systemu Księga główna Zasady ewidencji analitycznej Etapy prac ewidencyjnych Dokumentacja systemu... 9 II. Zaczynamy Instalacja programu Instalacja programu Własna Firma Księga Handlowa - Windows Instalacja programu Własna Firma Księga Handlowa - Linux Uruchomienie programu Dodaj i usuń firmę oraz modyfikuj jej parametry Użytkownicy systemu Ustawienia ogólne Dane firmy Parametry pracy Uaktualnienia Logowanie Wielofirmowość Format analityk kontrahentów Parametry dekretacji Parametry księgowania z DANE_FIK.DBF Wygląd aplikacji III. Księgi rachunkowe zasady pracy z modułem Plan kont Rodzaje ewidencji analitycznej w programie Kontrahenci w planie kont Konfiguracja deklaracji Dane firmy do deklaracji Właściciele Definicje deklaracji Typy dokumentów do automatycznego księgowania Dziennik-Główna zapisy Opis księgowania Grupowanie dokumentów (Paczki)

3 4.3. Wielowalutowość Księgowanie bilansu otwarcia BO Rozksięgowanie w ewidencji analitycznej Ewidencja VAT Ustawienia wstępne Słownik stawek VAT Stawki podatku akcyzowego Zapis w ewidencji VAT Raporty VAT Rejestry VAT Szablony księgowań Przeglądanie i zatwierdzanie zapisów Sortowanie zapisów Wyszukiwanie zapisów Automatyczne księgowanie dokumentów Księguj dokumenty z M2M i kasy Księguj dokumenty z delegacji Księguj dokumenty z innych systemów (dane_fik.dbf) Obroty salda Raporty i deklaracje IV. Kasa Modyfikacja danych kasy Dodanie nowej kasy Usunięcie kasy Wystawianie dokumentów KP i KW Kartoteka KP i KW Słownik operacji V. Rozrachunki Należności wg kontrahentów Zobowiązania wg kontrahentów Należności i nadpłaty kontrahentów Zobowiązania i nadpłaty nasze Różnice kursowe VI. Pozostałe słowniki Kontrahenci Zdarzenia gospodarcze VII. Inne funkcje Rejestracja programu Wersja programu Opcje pomocy VIII. Uzupełnienie - struktura bazy danych

4 I. Wstęp 1. Szybki start Niniejszy tekst jest ogólnym opisem modułu Księga Handlowa Własna Firma System, przybliżającym jego podstawowe funkcje tak, aby można było jak najszybciej rozpocząć pracę. Aktualnie w skład modułu wchodzą następujące części: 1. Dziennik, 2. Rejestry VAT, 3. Słowniki, 4. Kasa, 5. Rozrachunki, 6. Raporty, 7. Narzędzia, 8. Konfiguracja. 2. Unikalna koncepcja Moduł pełnej księgowości w Własna Firma System został opracowany i jest rozwijany w oparciu o unikalną koncepcję powstałą na bazie ponad siedemnastoletnich doświadczeń projektantów, programistów i księgowych, skupionych wokół firmy dgcs. Zastosowane rozwiązania, budowane i doskonalone w systemie FiK (DOS), następnie w programie Amerykanka i d2system" (Windows) i teraz Własna Firma (Windows, Linux, Internet) czynią system łatwym i prostym w codziennej eksploatacji, łatwym w nauce przede wszystkim jednak niezwykle skutecznym narzędziem wspomagającym zarządzanie firmą. Godnym rozważenia wydaje się koncepcja łącząca Księgę Przychodów i Rozchodów, Księgę Handlową w jeden spójny logicznie system, w sposób znaczący redukując nakłady na wdrożenie. Jest to rozwiązanie ciekawe szczególnie dla biur rachunkowych, jak również dla firm pracujących na aplikacjach firmy dgcs S.A. pisanych dla systemu DOS. Być może docenimy zalety tego w sytuacji dynamicznego rozwoju naszej firmy, kiedy przyjdzie nam zmienić księgowość na pełną rachunkowość. 3. Uwagi o systemie Własna Firma System i powiązany z nim moduł obsługi ksiąg rachunkowych, został zaprojektowany tak, aby spełniał oczekiwania właścicieli małych i średnich firm oraz osób. Skierowany jest do osób, które chcą prowadzić księgowość samodzielnie i nie posiadają dużego doświadczenia w tym zakresie. System umożliwia prowadzenie księgowości zarówno w formie pełnej rachunkowości oraz (!) podatkowej książki przychodów i rozchodów. Pierwotnie, (w systemach Amerykanka i d2system) moduł Księga główna" został zaprojektowany i zbudowany w oparciu o najprostszą z istniejących form prowadzenia pełnej 4

5 księgowości tj. o tzw. formę tabelaryczną, potocznie nazywaną "Amerykanką". Nie oznacza to, że system nadaje się tylko do prowadzenia księgowości w firmach o stosunkowo prostej strukturze i małych ilościach przetwarzanych dokumentów. Zastosowane rozwiązania pozwalają na wykorzystaniu modułu w przedsiębiorstwach o dowolnie skomplikowanej strukturze i dużej ilości przetwarzanych dokumentów. Nasze doświadczenie pokazuje, że także osoby znające podstawy zasad prowadzenia pełnej księgowości, bez znajomości konkretnej jej formy, bez trudu radzą sobie z obsługą tego programu. Przyjęta w Własna Firma System konstrukcja systemu sprawia, że jest on narzędziem posiadającym duże walory edukacyjne, świetnie nadaje się również do pracy w biurach rachunkowych i w samodzielnie prowadzonej firmie. Jego prostota wpływa na znaczne obniżenie kosztów szkolenia pracowników mających obsługiwać system. Uwaga! Fakt oparcia koncepcji księgi głównej o tabelaryczną formę księgowości w niczym nie ogranicza funkcjonalności systemu. Realizacja elektroniczna powoduje, że powstało rozwiązanie funkcjonalnie nieodbiegające od podobnych dostępnych na rynku systemów finansowo księgowych. Forma tabelaryczna jest jednym ze sposobów prowadzenia księgowości, nieograniczającym jego zastosowania w mniejszych firmach. Inaczej mówiąc: 1. Opierając projekt na Amerykance, otrzymaliśmy łatwy, logiczny i przejrzysty interfejs systemu; 2. Prostą i łatwą w opanowaniu jego strukturę (filozofię); 3. Dzięki realizacji informatycznej usunęliśmy WSZYSTKIE ograniczenia, jakie wynikają z ręcznie prowadzonej Amerykanki. Tworząc ten system kładliśmy głównie nacisk na takie jego przyszłe cechy jak: przejrzystość i prostotę, zwartą logiczną konstrukcję, łatwość obsługi, zgodność z zasadami rachunkowości, niezawodność i bezpieczeństwo danych, łatwość i elastyczność wprowadzania zmian, umożliwiających przyszłą rozbudowę, niskie koszty zakupu, wdrożenia i eksploatacji. Są to cechy najistotniejsze z punktu widzenia właściciela korzystającej z niego firmy i obsługującej program osoby. Dotychczasowi jego użytkownicy, efekty przeprowadzonych wdrożeń zdają się potwierdzać, że udało się w dużej mierze zrealizować powyższe założenia. 4.Funkcjonalność systemu Koncepcję i strukturę systemu dobrze odzwierciedla ekran początkowy Księgi Handlowej. 5

6 W pasku, umiejscowionym w górnej części okna, znajduje się menu modułu. Pierwszą pozycją w menu jest plik. Zawiera następujące funkcje: zmiana aktualnego roku i miesiąca rozrachunkowego, zmianę użytkownika, określenie aktualnej waluty, uruchomienie innych modułów systemu, import danych z systemów finansowo-księgowych firmy dgcs S.A., będących poprzednikami Księgi Handlowej Własna Firma. Kolejna pozycją jest dziennik: pozwala zatwierdzać wpisy, automatycznie księgować dokumenty z modułów Magazynu, Kasy, Delegacji i ze starszych systemów dgcs S.A. 6

7 4.1. Księga główna Tabelaryczna forma prowadzenia ewidencji tzw. amerykanka jest jedną z najprostszych i najstarszych form księgowości powstałą na przełomie XVIII i XIX wieku we Francji. Łączy Dziennik i Księgę Główną zwane DZIENNIK-GŁÓWNA w jedno podstawowe urządzenie księgowe. Urządzenie to umożliwia księgowanie operacji gospodarczych równocześnie w porządku chronologicznym (Dziennik) i systematycznym (Księga Główna). Przy ręcznym prowadzeniu księgowości przybiera ona formę oprawnej księgi zawierającej wielokolumnowe karty. Pięć pierwszych kolumn: 1 - Lp. (numer pozycji), 2 - data, 3 - rodzaj i numer dowodu, 4 - treść, 5 - suma ogólna, stanowią DZIENNIK, a pozostałe kolumny parami (strona WINIEN i MA), odpowiadające kontom ze zbioru kont syntetycznych, tworzą KSIĘGĘ GŁÓWNĄ. Takie powiązanie Dziennika z Księgą Główną i zapisów chronologicznych z systematycznymi jest zgodne z ustawą o rachunkowości. Uwaga! W naszym programie jednemu wierszowi z papierowej amerykanki (Dziennik-Główna) odpowiada zbiór pól przeznaczonych do wpisywania danych umieszczony na zakładce pt. "wpis". W stosunku do papierowej księgi dodano między innymi kolumny zawierające różne pole daty. Przy zastosowaniu tej formy księgowości, zapis księgowy operacji gospodarczej dokonywany jest z zachowaniem następujących zasad: Dla każdej operacji gospodarczej przeznaczony jest jeden wiersz księgi Dziennik- Główna, Zapis chronologiczny operacji gospodarczej polega na wypełnieniu poszczególnych kolumn wchodzących w skład Dziennika; Numer kolejny wpisu (Lp. lub Fot.) zapisujemy również w prawym górnym rogu na dowodzie księgowym, Aby zachować właściwą chronologię należy: 7

8 a) Własne dowody księgowe, w tym: faktury VAT, rachunki uproszczone, księgować z datą ich wystawienia, raporty kasowe pod datą kończącą okres, którego dotyczą, wyciągi bankowe zgodnie z dniem którego dotyczą, rozliczenie zaliczek pod datą ich rozliczenia, polecenia księgowania (noty memoriałowe) - pod datą wskazaną na dokumencie. b) Obce dowody księgowe zapisujemy pod datą ich otrzymania, z wyjątkiem tych, które otrzymamy w okresie do 14 dnia po zakończeniu miesiąca (a dowód ten dotyczy minionego miesiąca). Dokumenty te należy zaksięgować pod datą ostatniego dnia okresu, którego dotyczą. Zgodnie z ustawą o rachunkowości uważa się, że zapisy w księgach rachunkowych są dokonywane na bieżąco. W przypadku gdy wszystkie operacje gospodarcze za dany okres, zostaną ujęte w księgach rachunkowych nie później niż w ciągu 14 dni po zakończeniu okresu. W kolumnie suma ogólna umieszczamy wartość figurującą na dowodzie księgowym, odzwierciedlającym operację gospodarczą, zadekretowaną zapisem prostym lub też sumę wartości obciążających konta albo sumę wartości uznających dane konta w przypadku dekretu złożonego Zasady ewidencji analitycznej W stosunku do wybranych kont, dla których powinna być prowadzona księgowość szczegółowa (ewidencja analityczna) zapisy ujęte w Dzienniku-Głównej (syntetyka) muszą być powtórzone na właściwych kontach analitycznych. Artykuł ustawy o rachunkowości zezwala sporządzać zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, a na dzień inwentaryzacji zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników majątkowych. Praktyka księgowa sprowadza się jednak do comiesięcznego uzgadniania syntetyki z analityką. Formę takiego uzgodnienia stanowi zestawienie sald kont analitycznych dla właściwych kont syntetycznych. Aby konta analityczne można było uznać za prawidłowo prowadzone, każda zaksięgowana na nich operacja gospodarcza, powinna być ujęta zgodnie z zasadą zapisu powtórzonego. Oprócz tego spełnione muszą zostać trzy równania: 1. suma zapisów po stronie Winien na właściwych kontach analitycznych równa jest obrotom strony Winien odpowiedniego konta syntetycznego, 2. analogicznie jak w pkt. 1 dla strony Ma, 3. suma sald końcowych kont analitycznych jest równa saldu końcowemu konta syntetycznego. Program umożliwia księgowanie na samych syntetykach (lub analitykach pośrednich) i dopiero późniejsze rozksięgowanie na analitykach końcowych Etapy prac ewidencyjnych Poniżej przedstawiamy typowe etapy prac ewidencyjnych występujące przy wykorzystaniu 8

9 techniki tabelarycznej: 1. Otwarcie ksiąg rachunkowych w oparciu o bilans otwarcia a) otwarcie urządzenia księgowego Dziennik-Główna poprzez wpisanie w pierwszym wierszu sumy bilansowej do kolumny suma ogólna, a poszczególne wartości odpowiadające pozycjom aktywów i pasywów na stronę Wn lub stronę Ma odpowiednich kont syntetycznych, b) otwarcie urządzeń analitycznych zgodnie z zasadami i szczegółowością określonymi w Zakładowym Planie Kont. 2. Bieżąca ewidencja operacji gospodarczych a) w urządzeniu księgowym Dziennik-Główna zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, b) w urządzeniach analitycznych zgodnie z zasadą powtórzonego zapisu. 3. Sporządzenie i uzgodnienie sald na koniec okresu sprawozdawczego a) zgodnie z ustawą o rachunkowości w zestawieniu obrotów i sald kont syntetycznych wartość obrotów narastających od początku roku tego zestawienia powinna być zgodna z narastającymi obrotami Dziennika, b) zestawienie sald kont analitycznych w celu uzgodnienia sald kont syntetycznych. 4. Zamknięcie ksiąg rachunkowych na koniec okresu obrachunkowego. 5. Dokumentacja systemu Pełna dokumentacja programu zostanie zainstalowana wraz z programem w formie elektronicznej. Aby z niej skorzystać należy zainstalować program Adobe Reader lub inny obsługujący format PDF. Program ten znajduje się między innymi na płycie instalacyjnej w katalogu Acrobat. Dokumentację znajdującą się w programie lub na płycie można wydrukować. Uwaga! Dokumentacja użytkownika jest częścią systemu najczęściej wykonywaną w końcowej fazie prac nad daną wersją. Często, już po wydaniu wersji, jest ona na podstawie uwag użytkowników modyfikowana tak aby maksymalnie ułatwić korzystanie z produktu. Dlatego warto raz po raz zajrzeć na strony WWW firmy Biznesmen Sp. z o.o. poświęcone Własnej Firmie, aby sprawdzić czy nie udostępniono właśnie do pobrania nowej, pełniejszej wersji dokumentacji. II. Zaczynamy 1. Instalacja programu. 9

10 1.1. Instalacja programu Własna Firma Księga Handlowa - Windows. Włóż płytę do napędu CD-ROM, następnie wybierz katalog Własna Firma oraz uruchom program instalacyjny. (Na płycie mogą znajdować się inne podkatalogi np. DEMO z wersjami demonstracyjnymi programów, z którymi możecie się Państwo zapoznać.) Instalator zaproponuje nam miejsce na dysku twardym, w którym będzie zainstalowany program. Domyślnie instalator proponuje następującą lokalizację programu: c:\biznesmen\własna Firma. Użytkownik może zmienić proponowane miejsce instalacji programu. Po zainstalowaniu programu zostanie dodana w opcji START\PROGRAMY nowa zakładka Własna Firma. Program uruchamiamy wybierając Własna Firma. Po uruchomieniu program poprosi o dane rejestracyjne. Należy podać nr licencji i klucz aktywacji z Karty Rejestracyjnej dostarczonej wraz z programem. W przypadku instalowania wersji demonstracyjnej wpisujemy demo" małymi literami. W wersji demonstracyjnej program działa przez 30 dni. Jeżeli zainstalowaliśmy wersję demo, a następnie zakupiona została wersja licencjonowana, można zachować dotychczasowe dane rejestrując program korzystając z funkcji menu [Konfiguracja] / [Rejestracja programu]. Następnie możemy przeprowadzić domyślną konfigurację bazy danych. Wybierając Konfiguruj automatycznie, program stworzy bazę (z domyślnymi ustawieniami dla wybranego typu księgowości) oraz skonfiguruje połączenie z bazą dla wersji jednostanowiskowej (embedded). Jeżeli skonfigurujemy automatycznie bazę danych, to kolejnym krokiem jest wybranie modułu. 10

11 W innym wypadku pojawi się okno z konfiguracją ręczna bazy danych. Po skonfigurowaniu bazy i wybraniu opcji Użyj bazy pojawi się wybór modułu. Następnie logujemy się do programu wpisując użytkownika i hasło. Należy wprowadzić małymi literami: Użytkownik adm Hasło dgcs W wersji 5.0 istnieje możliwość ominięcia sekcji logowania. Zagadnienie omówimy w rozdziale dotyczącym konfiguracji programu. 11

12 1.2. Instalacja programu Własna Firma Księga Handlowa - Linux. Instalację w systemie Linux należy przeprowadzać z poziomu środowiska graficznego (Gnome, KDE). Wygląda ona bardzo podobnie jak w systemie Windows, z tą różnicą, że trzeba uruchomić inny plik instalacyjny i nie ma opcji pracy bazy jako embedded. Pojawi się pytanie czy instalować serwer Firebird (co trzeba wykonać przy instalacji wielostanowiskowej (serwer) i instalacji jednostanowiskowej). Ponadto istnieje różnica w lokalizacji i oczywiście należy być zalogowanym jako root. Baza danych programu to plik o nazwie bn". Jego lokalizacja jest zależna od miejsca instalacji i systemu. Domyślnie: dla systemu Windows w wersji jednostanowiskowej: C:\Biznesmen\WlasnaFirma\db\bn dla systemu Linux: /opt/biznesmen/własnafirma/db/bn 2. Uruchomienie programu Pierwsze uruchomienie programu wiąże się z czynnościami wstępnymi służącymi przygotowaniu i ustawienia parametrów programu. Należą do nich: zdefiniowanie firm, dla których będzie prowadzona księgowość/sprzedaż, zdefiniowanie użytkowników programu i nadanie im odpowiednich uprawnień jednej z wcześniej zdefiniowanych grup. ustawienie parametrów ogólnych 3. Dodaj i usuń firmę oraz modyfikuj jej parametry Moduł Księga Handlowa jak wszystkie programy firmy dgcs Biznesmen Sp. z o.o. pozwala na obsługę wielu firm w jednym systemie. Firmy tworzymy w systemie, dodając odpowiednie dla nich bazy. UWAGA! Ponieważ Własna Firma System jest rozwiązaniem w pełni sieciowym, opartym na doskonałym silniku bazy danych, umożliwiającym jednoczesną pracę wielu użytkowników, zrezygnowano w nim z rozwiązań przyjętych w Amerykance i później w d2system, a polegających na możliwości tworzenia wielu ksiąg, będących jednocześnie pod rejestrami dla jednej głównej księgi, poprzez okresowe scalanie danych. Definiowanie roku księgowego. System dopuszcza pracę z rokiem obrotowym różnym od kalendarzowego. Zezwala również na określenie roku dłuższego niż 12 miesięcy. Opcja dostępna jest w menu głównym: [Konfiguracja]/[Lata rozrachunkowe] 12

13 W tym miejscu określamy także współczynnik VAT dla określonego roku obrachunkowego. 4. Użytkownicy systemu Uprawnienia dla poszczególnych użytkowników należy zacząć od zdefiniowania ich grup poprzez wybór z menu: [Konfiguracja]/[Prawa dostępu do systemu]: Poprzez wybór: [Konfiguracja]/[Użytkownicy] należy zdefiniować poszczególnych użytkowników, przypisując ich do odpowiednich grup. 13

14 Uwaga! Zaleca się zmianę standardowego hasła dla administratora! 5. Ustawienia ogólne W miejscu tym określamy podstawowe parametry związane z danymi firmy, wyglądem aplikacji (grafika) i sposobem pracy. Poniższe ekrany przedstawiają poszczególne parametry Dane firmy W opcji tej ustawiamy wszystkie dane dotyczące naszej firmy. Dane te będą widoczne w oknie głównym programu oraz na wszystkich wydrukach. 14

15 5.2. Parametry pracy Ustawiamy kierunek liczenia podatku VAT dla księgowanych dokumentów. Mamy do wyboru VAT liczony z netto lub VAT liczony z brutto. Parametr istotny jeżeli Księga Handlowa współpracuje z Magazynem. Wówczas automatyczne księgowanie jest uzależnione od tego parametru. 15

16 Znacznik Zapisuj informacje o działaniu programu do pliku" pozwala na rejestrację pracy programu. W razie jakichkolwiek problemów można przesłać te informacje do nas (pomoc -> wyślij zgłoszenie błędu lub sugestię). Sortowanie lp. dokumentów w danym dniu określa czy mają mieć kolejność wprowadzania, czy mają być posortowane po numerze dokumentu jeżeli data jest identyczna Uaktualnienia W tej opcji ustawiamy lokalizacje skąd mają być pobierane uaktualnienia i w jakim katalogu mają być składowane Logowanie Jeżeli zbędna jest kontrola logowania podczas uruchamiania programu wówczas można ustawić domyślnego użytkownika wejściowego. 16

17 5.5. Wielofirmowość Program umożliwia prowadzenie wielu firm (np. biura rachunkowe). Każda firma ma osobną bazę danych. Na starcie programu dokonujemy wyboru firmy i jej bazy danych. Jeśli jednak program obsługuje tylko jedną firmę lub sporadycznie tylko inne, wówczas wybierając opcję "podłączaj automatycznie do domyślnej bazy danych" zwalnia nas z wyboru firmy przy starcie programu. Możemy także ustawić start programu na uruchomienie naszego głównego modułu. Również w tym przypadku zwalnia nas to z obowiązku wyboru modułu księgowego, magazynowego lub innego. Oczywiście, zawsze można opcje domyślne zmienić 17

18 5.6. Format analityk kontrahentów Tutaj określamy w jaki sposób mają być zakładane konta analityczne dla kontrahentów (dotyczy automatycznego księgowania z innych modułów/systemów). I tak mamy tutaj 2 opcje sposobu numeracji: NIP kontrahenta (zawsze 10 znaków) lub kolejne numery zaczynając od jeden (w tym przypadku możemy określić ilość znaków dla analityki). Poza tym można włączyć opcje ręcznego zatwierdzania numeru konta. Wtedy każdy nowo nadany numer analityki przy księgowaniu dokumentu możemy ręcznie zmienić Parametry dekretacji Blokuj wprowadzenie niezbilansowanego wpisu gdy jest zaznaczona opcja, to program nie dopuści do wprowadzenia niezbilansowanego dekretu. 18

19 Podpowiadaj niezbilansowaną kwotę gdy opcja będzie zaznaczona, to przy ręcznym zapisie program zawsze będzie podpowiadał niezbilansowaną kwotę po przeciwnej stronie. Tutaj warto wspomnieć, że dla firm wprowadzających dekrety z dużą ilością zapisów na konta, lepiej mieć tą opcję odznaczoną. Księguj zerowe kwoty gdy opcja jest zaznaczona dla dekretu księgowane są wszystkie rozpisy na konta, nawet zerowe. Jeżeli firma korzysta z rozbudowanych wzorców, przy których często duża ilość jest zerowa, lepiej odznaczyć tą opcję, aby nie były tworzone zapisy na konta z zerowymi kwotami Parametry księgowania z DANE_FIK.DBF Sprawdzaj też po nazwie czy istnieje kontrahent jeżeli opcja jest zaznaczona, to porównanie, czy istnieje kontrahent będzie się odbywało po NIP-ie i po nazwie kontrahenta. Sprawdzaj czy istnieje kontrahent z dowiązanym kontem zaznaczenie tej opcji spowoduje, że przy porównaniu kontrahenta będzie wykonywany test, czy dany kontrahent ma przypisane konto analityczne. Dodatnim aspektem zaznaczenia tej opcji, to że zawsze będzie brany kontrahent, do którego przypisane jest konto. Natomiast niekorzystne będzie, gdy mamy wzorzec bez konta kontrahenta wtedy za każdym razem będzie dodawany nowy kontrahent Wygląd aplikacji Zakładka umożliwia zmianę wyglądu i kolorystyki wyświetlanych ekranów (potocznie skórek). Skórka TinyLAF" jest dodatkowo konfigurowalna. Jeśli ją wybierzemy pojawi się możliwość wyboru przedefiniowanego tematu. Dla osób o słabym wzroku polecamy dla przykładu temat Windows XP czcionka 16. Doświadczeni administratorzy mogą samodzielnie zdefiniować temat. 19

20 W przypadku gorszej jakości sprzętu, gdy czas operacji graficznych zacznie być zauważalny proponujemy zmienić wybór skórki" na proponowaną po pierwszej instalacji. Niektóre skórki mogą spowalniać pracę programu, dla dobrego sprzętu w sposób niezauważalny, dla słabszego może w sposób istotny. Nie polecamy wówczas skórki systemowej. III. Księgi rachunkowe zasady pracy z modułem. 1. Plan kont Uwaga! Pracę z danymi księgami rachunkowymi bezwzględnie należy rozpocząć od zdefiniowania zakładowego planu kont! Program Księga Handlowa w pełni wspiera wielopoziomowe analityki (zwane też półsyntetykami lub półanalitykami), co pozwala na elastyczne rozbudowanie analityk niezależnie od struktury, wielkości i działalności firmy. W tym celu, należy z menu okna głównego modułu Księga Handlowa wybrać pozycję [Konfiguracja] następnie [Lata rozrachunkowe] i zdefiniować odpowiedni okres rozliczeniowy. W kolejnym kroku należy wrócić do okna głównego modułu, wybrać [Plik]/[Zmień rok/miesiąc obrachunkowy] i wskazać właściwy okres. Aby zdefiniować plan kont należy przejść do menu [Słowniki]/[Plan kont]. System umożliwia ręczne definiowanie planu, wczytanie z innych lat obrachunkowych lub wczytanie planu domyślnego poprzez naciśnięcie przycisku Generuj plan kont Opracowany plan kont w niniejszym programie powstał pierwotnie w oparciu o publikację J.Gierusza pt. "Plan Kont z komentarzem - handel usługi produkcja" wydanie VII, 20

21 wydawnictwo ODDK Gdańsk 1998 r. Następnie został zmodyfikowany. Przedstawiony plan kont jest planem uniwersalnym i przeznaczonym dla potrzeb prowadzenia ewidencji księgowej w podmiotach gospodarczych niezależnie od formy ich własności i struktury organizacyjnej oraz od rodzaju prowadzenia działalności gospodarczej. Mogą z tego planu kont korzystać firmy produkcyjne, handlowe i usługowe. Tak przygotowany plan kont umożliwia sporządzenie sprawozdania finansowego. Przyjęte w niniejszym planie rozwiązania ewidencji (zwłaszcza nazwy i symbole cyfrowe kont) są propozycjami co powoduje, że nie są obligatoryjne. Każdy użytkownik może rozbudować plan kont o dowolne konta dla swojej specyfiki działalności. Aby zdefiniować własny plan kont lub zmodyfikować dostarczony razem z programem, wybieramy z menu [Słowniki] pozycję [Plan kont]. W tej części widoczna jest lista dostępnych kont z oznaczeniami. Podczas dodawania konta należy określić dodatkowe jego cechy np. rodzaj analityk: a) dynamiczna - pozwala na dodawanie kont analitycznych w czasie rozksięgowywania zapisów na kontach syntetycznych, b) statyczna - dla danego konta syntetycznego jest określona stała lista kont analitycznych, bez możliwości jej rozbudowy, c) bez analityki - dane konto syntetyczne nie posiada kont analitycznych Rodzaje ewidencji analitycznej w programie. Konfiguracja poszczególnych kont to nadawanie im określonych cech. Można określić następujące rodzaje analityki dla danego konta syntetycznego: 1. Analityka DYNAMICZNA to konto, dla którego podczas rozksięgowywania zapisu z Dziennika-Główna, w odpowiedniej ewidencji analitycznej, można założyć nowe konto analityczne, np. dopisać konto dla kontrahenta, czy konto dla nowego środka trwałego. 2. Analityka STATYCZNA - tak oznaczamy konto syntetyczne, dla którego zdefiniowaliśmy określone konta analityczne i nie przewidujemy zmian (dopisywania) podczas księgowania np. konto rachunków bankowych. Oczywiście główny księgowy zawsze może dopisać nowe konto analityczne, korzystając z zakładki plan kont. 21

22 3. Konto BEZ EWIDENCJI ANALITYCZNEJ oznaczone jako SBA, to konto, dla którego nie będziemy prowadzić ewidencji analitycznej. UWAGA! Nie można w trakcie roku obrachunkowego zmienić tej cechy. Innymi słowy jeśli raz oznaczymy konto, jako konto bez analityki, to po dokonaniu księgowań nie możemy zmieniać tego ustawienia, ponieważ uzgodnienie obrotów i sald pomiędzy ewidencją analityczną i syntetyczną stanie się niemożliwe Kontrahenci w planie kont System umożliwia przypisanie do każdego konta kontrahenta. Można przypisać kontrahenta wyłącznie dla konta analitycznego. Odbywa się to z poziomu [Słowniki]/[Plan kont]/[przypisz kontrahenta] UWAGI! 1. System umożliwia automatyczne dopisanie konta analitycznego kontrahenta podczas automatycznego księgowania dokumentów z innych modułów. Sposób w jaki ma być nadany numer konta analitycznego, można określić w parametrach konfiguracji. 2. System nie pozwala na założenie więcej niż jednego konta analitycznego o takim samym numerze analitycznym w odniesieniu dla danego kota syntetycznego. Kilku kontom analitycznym można przypisać tego samego kontrahenta np. raz jako odbiorcę następnie jako dostawcę. 3. Jeżeli mamy przypisanego kontrahenta do konta, to jest ono traktowane w systemie jako konto rozrachunkowe i tylko wtedy podczas zapisu na to konto generowany będzie rozrachunek (należność, zobowiązanie lub płatności). 22

23 2. Konfiguracja deklaracji Mając zdefiniowany Zakładowy Plan Kont powinniśmy skonfigurować deklaracje VAT, PIT i CIT. W takiej konfiguracji określamy kilka istotnych czynników: dane firmy do deklaracji właścicieli i ich udziały definicje deklaracji jakie kwoty z których kont mają być zapisywane na poszczególnych polach deklaracji Wszystkie te opcje dostępne są z menu głównego [Konfiguracja] Dane firmy do deklaracji 2.2. Właściciele 2.3. Definicje deklaracji 23

24 3. Typy dokumentów do automatycznego księgowania Jeśli chcemy korzystać z automatycznego księgowania dokumentów z innych modułów Własna Firma lub innych systemów dgcs Biznesmen Sp. z o.o., należy zaznaczyć dokumenty, które mają być księgowane (oczywiście księgowanie tych dokumentów będzie realizowane wg odpowiednich wzorców księgowania). 4. Dziennik-Główna zapisy Wszystkie ręczne księgowania rozpoczynamy od naciśnięcia w oknie głównym modułu Księga Handlowa przycisku F1 dodaj wpis. Na samym początku możemy wybrać kontrahenta. Jeżeli wybierzemy kontrahenta pewne opcje są domyślnie ustawiane poprzez wykorzystanie systemu podpowiedzi. I tak np. wybierając konto syntetyczne, gdzie kontrahent jest przypisany do konta analitycznego, numer analityczny jest automatycznie podpowiadany. W tej części Księgi dokonujemy zapisów w Dzienniku-Główna i analityce. Dostępne między innymi pola podczas zapisu to: 1. Pola edycyjne: data księgowa - decyduje do jakiego miesiąca ma być przypisany dany zapis, data VAT - zdarzenia gospodarczego, 24

25 data wystawienia dowodu księgowego, nr dowodu lub dokumentu księgowego, opis zdarzenia gospodarczego (z prawej strony tego pola znajduje się przycisk służący do rozwijania listy z nazwami zdarzeń gospodarczych), lista dostępnych kont z miejscem na wpisanie księgowanej kwoty po stronie Winien i stronie Ma Opis księgowania W celu dokonania wpisu, należy określić daty, wypełnić pole z nr dowodu dokumentu i opisem zdarzenia oraz po wyborze kont wpisać po odpowiednich stronach (Winien lub Ma) księgowaną kwotę. Następnie nacisnąć przycisk z napisem Utwórz wpis.... Program dokona sprawdzenia poprawności księgowania tj. sprawdzi czy pole nr dokumentu i opis zostały wypełnione oraz czy istnieją zapisy na kontach. Jeśli sprawdzenie nie wychwyci braku części zapisu nastąpi zapisanie określonych danych. Jeżeli wykonamy zapis na konto z dowiązanym kontrahentem (rozrachunkowe), program sam rozpozna jakiego typu rozrachunek ma zostać wygenerowany. Natomiast jeśli jest to wpis bez VAT, to musimy stwierdzić jaki to typ rozrachunku i wybrać trzeba będzie należność/ zobowiązanie lub płatność. Następnie pojawi się okno z rozrachunkami, które od razu możemy rozliczyć. I tak np. księgując płatność kontrahenta (np. wyciąg bankowy), to pojawią nam się okno z wszystkimi należnościami danego kontrahenta, które możemy od razu podpiąć do księgowanej płatności Grupowanie dokumentów (Paczki) Istnieje mechanizm tzw. Paczek, który może być przydatny przy większych firmach. W uproszczeniu jest to swego rodzaju grupowanie wprowadzanych dokumentów (np. podział księgowań przez różne osoby na różne paczki lub oddzielne paczki do księgowania zakupów i sprzedaży). Paczki definiujemy w słowniku paczek, gdzie również ustawiamy bieżącą paczkę. W tym momencie każdy dokument będzie przypisany do danej paczki, co pozwoli np. na wydruki księgowań wg paczek. 25