Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1 Rektora z dnia r. SPIS TREŚCI. Rozdział I - Wybrane zagadnienia z gospodarki materiałowej.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1 Rektora z dnia r. SPIS TREŚCI Rozdział I - Wybrane zagadnienia z gospodarki materiałowej. 1. Pojęcie gospodarki materiałowej. 2. Materiały. 3. Indeks materiałowy. 4. Organizacja gospodarki materiałowej. 5. Kontrola zużycia materiałów. 6. Normy materiałowe. 7. Zapasy materiałowe. 8. Likwidacja materiałów. Rozdział II - Magazyn 1. Pojęcie magazynu, warunki techniczne. Rozdział III - Organizacja pracy w magazynach. 1. Służba magazynowa - jej prawa i obowiązki. 2. Odpowiedzialność wspólna pracowników magazynowych. 3. Regulamin magazynowy. 4. Bezpieczeństwo i higiena pracy. Rozdział IV - Sposób składowania i konserwacja materiałów. 1. Rozmieszczenie magazynów wg branż. 2. Sposób składowania i konserwacja materiałów. Rozdział V - Odbiór i przyjmowanie materiałów. 1. Ogólne zasady odbioru materiałów. 2. Zwroty materiałów do magazynu. 3. Depozyty. Rozdział VI - Odzyski materiałowe. Rozdział VII - Wydawanie materiałów z magazynu. 1. Ogólne zasady wydawania materiałów. 2. Sposób wydawania materiałów. 3. Gospodarka materiałami w magazynach podręcznych. Rozdział VIII - Ewidencja materiałów. 1. Zasady ewidencji. 2. Zakładanie i zamykanie kartotek magazynowych. 3. Wywieszki magazynowe. 4. Ewidencja opakowań. Rozdział IX - Dokumentacja obrotu magazynowego.

2 1. Znaczenie dokumentacji. 2. Rodzaj dokumentów obrotu magazynowego. 3. Dokumenty przychodu materiałowego. 4. Dokumenty rozchodu materiałów. 5. Oznakowanie magazynów. Rozdział X - Kontrola gospodarki magazynowej. 1. Kontrola magazynów bieżąca i okresowa. 2. Inwentaryzacja w magazynach centralnych. Rozdział XI - Korekty dokumentów i uwagi ogólne. Rozdział I. WYBRANE ZAGADNIENIA Z GOSPODARKI MATERIAŁOWEJ - GOSPODARKA MAGAZYNOWA. 1. Pojęcie gospodarki materiałowej Gospodarką materiałową Uniwersytetu Śląskiego nazywamy wszystkie zagadnienia związane z planowaniem, nabywaniem, magazynowaniem i zużyciem materiałów oraz ich ewidencją i sprawozdawczością Jednym z zagadnień gospodarki materiałowej jest gospodarka magazynowa obejmująca zadania: sporządzenie "alarmów magazynowych" na materiały ciągłego zużycia do Działu Aparatury i Zaopatrzenia, przyjmowanie, magazynowanie i konserwacja materiałów, wydawanie materiałów z magazynów centralnych i magazynów podręcznych dla wszystkich jednostek organizacyjnych Uczelni, zużycie materiałów, gospodarka opakowaniami W zakresie gospodarki materiałowej powinna być prowadzona odpowiednia ewidencja, sprawozdawczość i analiza umożliwiająca kontrolę prawidłowości funkcjonowania tej gospodarki oraz ocenę jej rezultatów. 2. Materiały Materiałami w rozumieniu niniejszej instrukcji są w szczególności wyroby, które: a. Ulegają w całości zużyciu w toku prowadzenia badań lub prac naukowych albo w czasie prowadzenia ćwiczeń lub szkolenia, Do tej grupy zalicza się wszelkiego rodzaju chemikalia, szkło i inne artykuły zużywane w pracowniach, b. Zużywa administracja do konserwacji i remontów oraz do należytego utrzymania pomieszczeń i urządzeń. Do tej grupy zalicza się również artykuły do utrzymania czystości, c. Zużywa się w toku wykonywania czynności administracyjno- biurowych. Do tej grupy zalicza się wszelkiego rodzaju materiały piśmienne, materiały kreślarskie, druki, książki kancelaryjne, dyskietki, tonery, itp., d. Stanowią części maszyn i urządzeń. Do tej grupy zalicza się części zapasowe do samochodów oraz do maszyn i urządzeń czynnych w Uniwersytecie Śląskim. e. Stanowią opakowania trwałe. Do tej grupy zalicza się beczki metalowe, drewniane, plastikowe, balony, skrzynie i inne, które jako opakowania są sprzedawane lub wypożyczane przez dostawcę. 3. Indeks materiałowy Pod pojęciem "indeks materiałowy" należy rozumieć szczegółowy wykaz materiałów używanych w Uniwersytecie Śląskim, sklasyfikowanych odpowiednio dla potrzeb gospodarki i ewidencji na podstawie "Systematycznego Wykazu Wyrobów".

3 W myśl Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 października 1997 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz. U , z późn. zm.) W okresie od 1 lipca 1997 r. do dnia 30 czerwca 1999 r. Polską Klasyfikację Wyrobów i Usług (PKWiU) stosuje się równolegle z Systematycznym Wykazem Wyrobów (SWW) Każdy rodzaj materiału ewidencjonowany w magazynie Uniwersytetu należy oznaczyć odrębnym symbolem 3.3. Symbol jest stałym oznaczeniem materiału, wiążącym wszystkie jednostki organizacyjne Uczelni uczestniczące w obrocie materiałowym lub w ewidencjonowaniu materiałów. Ma on na celu ograniczenie pomyłek, jakie mogą powstawać przy odczytywaniu nazewnictwa, zastępowanie nazw długich i skomplikowanych krótkim oznaczeniem. W razie gdy w magazynie składowane są 2 materiały o tej samej nazwie i o tych samych cechach, ale o innej wartości (cenie), jednej jednostki miary- można każdemu z tych materiałów nadać odrębne symbole lub można nadać jeden indeks uśredniając cenę. Przypadki takie dotyczą tylko tych materiałów, których ceny mieszczą się w % odchylenia uzgodnionym z Kwesturą U. Śl Symbole (PKWiU) nadają: a. Dział Gospodarki Materiałowej - dla wszystkich materiałów składowanych i ewidencjonowanych w magazynach centralnych podległych Działowi - magazyny podręczne stosują klasyfikację nadaną przez Dział Gospodarki Materiałowej. b. Dział Wydawnictw - dla wszystkich wydań książek i skryptów, w magazynie Wydawnictw. 4. Organizacja gospodarki magazynowej Komórką organizacyjną Uniwersytetu Śląskiego odpowiedzialną za gospodarkę magazynową jest Dział Gospodarki Materiałowej. Bezpośredni nadzór nad tym działem sprawuje Zastępca Dyrektora Administracyjnego ds. Technicznych Dział Gospodarki Materiałowej jest działem powołanym do magazynowania zakupionego materiału i jego rozchodu zgodnie z zamówieniami oraz rozdzielnikiem sporządzonym przez Dział Aparatury i Zaopatrzenia Dział Gospodarki Materiałowej powinien czuwać nad prawidłowym i terminowym zaopatrywaniem jednostek organizacyjnych Uniwersytetu w materiały potrzebne do remontów, konserwacji pomieszczeń i urządzeń oraz do pozostałej działalności administracyjno- gospodarczej Dział Gospodarki Materiałowej powinien przechowywać w magazynach centralnych takie ilości zapasów materiałowych, które wystarczyłyby na normalne potrzeby Uniwersytetu w okresie pomiędzy jedną a drugą dostawą materiałową. 5. Kontrola zużycia materiałów Kontroli zużycia podlegają materiały wydawane okresowo lub w większej ilości oraz materiały wydawane do konserwacji. W szczególności kontroli zużycia podlegają materiały wydawane: a. SSAG - do utrzymywania porządku w pomieszczeniach Uniwersytetu Śląskiego, b. Pracownikom powołanym do wykonywania konserwacji pomieszczeń, urządzeń i instalacji Kontrole te mają na celu zbadać: czy ilość pobierana z magazynu nie jest zawyżona w stosunku do potrzeb, czy materiały zużytkowano prawidłowo, czy w magazynach podręcznych nie ma zapasów nieprawidłowych, czy ilości pobierane są potrzebne w niezmienionej ilości przez cały rok (ferie letnie, zimowe). O wynikach kontroli informowany jest Zastępca Dyrektora Administracyjnego ds. Technicznych w okresach półrocznych. 6. Normy materiałowe Pod pojęciem normy materiałowej należy rozumieć tę ilość materiału jaka jest bezwzględnie potrzebna do wykonania ściśle określonej czynności czy produktu Normowaniu powinny podlegać środki czystości zużytkowane w administracji i laboratoriach dla utrzymania porządku i czystości w pomieszczeniach Uniwersytetu

4 Śląskiego, a także niektóre materiały biurowe. Nie podlegają normowaniu materiały zużywane do prac naukowych lub badawczych oraz użytkowane w toku szkolenia i prowadzenia ćwiczeń Wielkość ustalonej normy na środki czystości powinna zależeć od: a. rodzaju pomieszczenia (sala wykładowa, laboratorium, korytarz itd.), b. stopnia zatrudnienia (ile osób średnio przebywa w danym pomieszczeniu), c. rodzaju i stanu wyposażenia pomieszczenia (np. podłoga parkietowa, posadzka, wykładzina akrylowa itp.), d. rodzaju mebli i urządzeń w pomieszczeniach (komputery, drukarki, ilość biurek, szaf itp.), e. rodzaju i jakości używanego środka do utrzymywania czystości (np. lepszy środek używany w mniejszej ilości może dawać lepsze efekty od tańszego, którego trzeba użyć więcej) Wielkość normy zużycia materiałów biurowych zależy od charakteru działalności biurowo- administracyjnej Wielkość norm na środki czystości i materiały biurowe ustalane są indywidualnie dla każdego obiektu Uniwersytetu Śląskiego i komórek organizacyjnych, ze względu na różnorodność potrzeb Dział Gospodarki Materiałowej w uzgodnieniu z administracjami obiektów oraz odpowiednimi komórkami organizacyjnymi sporządza normy na obowiązującym w U. Śl. druku i przekazuje do akceptacji Dyrektorowi Administracyjnemu. Druki norm mogą ulegać zmianie Zatwierdzona norma stanowi limit, do wysokości której Dział Gospodarki Materiałowej może zlecić magazynierowi wydanie materiału Dyrektor Administracyjny lub jego zastępcy mogą wyrazić zgodę na zwiększenie norm stałych, pobranie dodatkowych jednorazowych ilości lub zmianę asortymentu na pisemny wniosek zainteresowanego, w którym musi być przedstawione uzasadnienie konieczności przeprowadzenia zmian. 7. Zapasy materiałowe. W zależności od charakteru zużycia materiały zużywane w Uniwersytecie Śląskim można podzielić na dwie grupy: materiały o jednorazowym (sporadycznym) zużyciu, materiały o ciągłym zużyciu. Do pierwszej grupy zaliczamy materiały zużywane głównie do określonych prac naukowo- badawczych, czy też do określonych zajęć naukowo- dydaktycznych. Te materiały winny być zakupywane w określonych ilościach, tylko na podstawie odpowiednio wcześniej, złożonych zapotrzebowań przez zainteresowane jednostki organizacyjne Uniwersytetu do Sekcji Dostaw i Działu Aparatury i Zaopatrzenia. Do drugiej grupy zaliczamy materiały zużywane w określonych ilościach w ciągu całego roku, jak np. środki czystości, materiały biurowe czy materiały budowlane. Zaopatrzenie w te materiały winno mieć charakter ciągły. Dla utrzymania rytmiczności procesu naukowo - dydaktycznego i administracyjno - gospodarczego Dział Gospodarki Materiałowej stwarza zapas materiałów o ciągłym charakterze zużycia na podstawie tzw. "Alarmów magazynowych" składanych przez magazyny centralne Uniwersytetu Śląskiego do Działu Aparatury i Zaopatrzenia. (Wzór "Alarmu magazynowego"- załącznik nr 1). Zapasem magazynowym nazywamy ilość materiału, który znajduje się w magazynie w określonym czasie. Suma zapasów poszczególnych materiałów na dany dzień tworzy zapas materiałów. Zapasy materiałowe dzieli się na: zapasy prawidłowe, zapasy nieprawidłowe Zapasy prawidłowe. Pod pojęciem zapasu prawidłowego należy rozumieć taką ilość materiałów, jaka jest niezbędna dla zachowania ciągłości procesu naukowo - dydaktycznego i administracyjno - gospodarczego i jaka powinna zawsze znajdować się w magazynie -

5 zapas nie powinien być mniejszy niż 50% jednorazowego zakupu zatwierdzonego przez Dyrektora Administracyjnego Zapasy nieprawidłowe. Pod pojęciem zapasu nieprawidłowego należy rozumieć materiał będący na stanie magazynowym w nadmiernej ilości bądź zbędny, który nie będzie wykorzystany w działalności U. Śl Pod pojęciem nadmiernego zapasu należy rozumieć tę ilość materiału znajdującego się w magazynie, która przekracza wielkość jaka potrzebna jest do działalności. Zjawisko zapasów nadmiernych - nadmiernych punktu gospodarności jest zjawiskiem szkodliwym, ponieważ: a. powoduje zamrażanie środków finansowych, b. dopuszcza możliwość zniszczenia lub zepsucia się części tych zapasów, c. zwiększa koszty magazynowania Dział Gospodarki Materiałowej czuwa nad niedopuszczeniem do powstania w magazynach centralnych i podręcznych nadmiernych zapasów poprzez systematyczne kontrole oraz podejmuje kroki w kierunku likwidacji zapasów nadmiernych Kierownik Działu Gospodarki Materiałowej składa Zastępcy Dyrektora Administracyjnego ds. Technicznych sprawozdanie w okresach półrocznych o nadmiernych i zbędnych zapasach materiałowych i o podejmowanych przez niego środkach dla likwidacji tychże zapasów Pod pojęciem "zapasy zbędne" należy rozumieć te materiały znajdujące się w magazynach centralnych lub podręcznych, które: a. nie są przydatne w Uniwersytecie Śląskim, b. na skutek postępu i zaistniałych zmian stały się materiałami przestarzałymi nie nadającymi się do użytkowania, c. na skutek korozji, zawilgocenia lub uszkodzenia stały się materiałami nie nadającymi się do użytkowania Decyzję w sprawie sposobu likwidacji materiałów zbędnych na wniosek Kierownika Działu Gospodarki Materiałowej podejmuje Zastępca Dyrektora Administracyjnego ds. Technicznych. 8. Likwidacja materiałów. Materiały zniszczone, zepsute oraz nie nadające się w ogóle do użytkowania podlegają likwidacji. Podstawą likwidacji jest protokół zniszczenia wystawiany przez Dział Gospodarki Materiałowej zatwierdzony przez Kwestora Uniwersytetu Śląskiego oraz Dyrektora Administracyjnego, w którym powinien znajdować się dokładny opis stopnia zniszczenia materiałów poddanych likwidacji. W składzie Komisji sporządzającej protokół musi znajdować się osoba mająca uprawnienia i rozeznanie w likwidowanych materiałach. Podstawą rozchodu skasowanych materiałów jest protokół likwidacji dołączony do dokumentów rozchodowych (Rw). Rozdział II. MAGAZYNY 1. Pojęcie magazynu, warunki techniczne Pod pojęciem "magazynu" należy rozumieć jedno lub kilka pomieszczeń względnie składowisk przystosowanych do przechowywania materiałów objętych wspólną ewidencją księgową i podległych jednemu kierownikowi odpowiedzialnemu za ich stan i ilość W Uniwersytecie Śląskim magazyny dzielimy na: magazyny centralne, magazyny podręczne Magazyny centralne obejmują zasięgiem swojej działalności cały Uniwersytet. Z

6 magazynu wydawane są wszystkie materiały do magazynów podręcznych i do bezpośredniego zużycia Magazyny podręczne obejmują swoim zasięgiem działania tylko daną jednostkę organizacyjną Uniwersytetu (wydział, instytut, zakład). Przechowuje się w nich materiały do czasu wydania ich do bezpośredniego zużycia Magazyny centralne muszą być wyposażone w takie urządzenia do przechowywania materiałów, aby nie uległy one uszkodzeniu oraz aby wszystkie czynności magazynowe mogły być wykonywane sprawnie: a. regały magazynowe, b. odpowiednie urządzenia transportowe (wózki), c. narzędzia pomocnicze - przymiary, wagi, d. narzędzia do utrzymywania czystości np. miotły, szczotki itp Wszystkie przyrządy miernicze winny być systematycznie konserwowane. Wagi muszą być legalizowane przez Urząd Miar i Wag, który stwierdza legalizację przez odpowiednie ocechowanie, wyznaczając termin ważności legalizacji Pomieszczenia magazynowe winny być oświetlone przede wszystkim światłem dziennym. Wobec braku światła dziennego zastosować światło elektryczne jarzeniowe. Należy pamiętać o wyłączeniu dopływu energii elektrycznej po zamknięciu magazynu. Jako rezerwę na wypadek wyłączenia energii elektrycznej lub uszkodzenia instalacji, magazyn powinien posiadać niezbędną ilość bateryjnych latarek Ogrzewanie centralne jest najodpowiedniejsze dla potrzeb i warunków gospodarki magazynowej z uwagi na łatwość regulowania temperatury i ze względu na bezpieczeństwo przeciwpożarowe W magazynach centralnych musi być odpowiednia wentylacja, a w szczególności w tych, w których znajdują się takie materiały jak: lakiery, proszki, benzyna, rozpuszczalniki, kleje, mydła Każdy magazyn musi być zabezpieczony przed pożarem. Zabezpieczenie przed pożarem polega na: a. właściwym rozmieszczeniu i odpowiedniej konstrukcji zabudowań magazynowych, b. umiejętnym przechowywaniu materiałów łatwopalnych, c. fachowym obchodzeniu się z tymi materiałami, d. należytym wyposażeniu magazynu w sprzęt p.poż., e. przestrzeganiu przepisów ochrony przeciwpożarowej Sprzęt p. poż. centralnych magazynach centralnych musi znajdować się w miejscu oznaczonym i łatwo dostępnym Wszelkie przebudowy i remonty w magazynach centralnych muszą być zgodne z wymogami Instrukcji BHP i p. poż W każdym magazynie centralnym w widocznym miejscu powinna znajdować się Instrukcja BHP i p. poż Pracownicy Działu Gospodarki Materiałowej przechodzą szkolenie z zakresu bhp i p. poż. 1. pracownicy na stanowiskach robotniczych w formie instruktażu nie rzadziej niż raz na 3 lata, a na stanowiskach robotniczych, gdzie występuje duże zagrożenie dla zdrowia i zagrożenie wypadkowe, nie rzadziej niż raz w roku, 2. szkolenie innych pracowników, poza robotnikami, powinno być przeprowadzane nie rzadziej niż raz na 6 lat Zabezpieczenie przed kradzieżą: Magazyny centralne oraz podręczne muszą być zabezpieczone przed kradzieżą w sposób następujący: a. zamontować solidne, najlepiej metalowe drzwi z wystarczającą ilością trwałych zamknięć, b. jeżeli zachodzi potrzeba dodatkowo zamontować kratę, c. okna powinny być okratowane, d. zachować odległość bezpieczną regałów od okien, e. zwrócić uwagę portierów budynków, w którym znajduje się magazyn na częste

7 doglądanie pomieszczeń, zwłaszcza w porze nocnej - dotyczy to również pracowników ochrony, f. osoby obce lub pobierające materiał nie mają wstępu do pomieszczeń magazynowych - w każdym magazynie jest oddzielne pomieszczenie dla klientów Wstęp do magazynów dozwolony jest wyłącznie: personelowi magazynu, przełożonym magazynów, organom kontrolnym na podstawie odpowiedniej legitymacji, osobom pobierającym lub zdającym materiał ( w pomieszczeniu wymienionym w punkcie 1.8. lit. f.) Po zakończeniu pracy magazynier zamyka pomieszczenia magazynowe i plombuje je. Klucze z magazynu znajdują się w zaplombowanym woreczku z adresem i nazwiskiem Kierownika Magazynu. Woreczek zdaje się na portierni budynku Rektoratu, gdzie odnotowany jest fakt pobrania i zdania kluczy (dzień, godzina) Zapasowe (opisane) klucze ze wszystkich magazynów centralnych znajdują się w kasecie metalowej w Dziale Gospodarki Materiałowej, a od magazynów podręcznych zaplombowane u kierownika obiektu W przypadkach losowych jak powódź, pożar itp. może nastąpić otwarcie magazynu i zdjęcie plomb bez udziału osoby odpowiedzialnej materialnie, jednakże przy zachowaniu pewnych zasad: a. Zdjęcia plomb i otwarcia magazynu może dokonać wyłącznie Komisja złożona: z pracownika, któremu powierzono usunięcie wypadku losowego, przedstawiciela Dyrekcji oraz przedstawiciela Działu Gospodarki Materiałowej, b. z faktu powyższego należy spisać protokół, w treści którego należy podać dokładną przyczynę otwarcia magazynów, wymienić czynność dokonaną w magazynie, podać nazwę i ilość pobranych materiałów oraz nazwiska i stanowiska osób biorących udział w otwarciu magazynu, które wspólnie protokół podpisują, c. oryginał protokołu otrzymuje Zastępca Dyrektora Administracyjnego ds. Technicznych, kopie - osoby podpisujące protokół, kierownik magazynu, Kierownik Działu Gospodarki Materiałowej W wypadku kradzieży materiałów należy powiadomić Kierownika Działu Gospodarki Materiałowej w celu wszczęcia dochodzenia i powiadomienia właściwych władz Pracownicy zatrudnieni w magazynach muszą mieć zapewnione odpowiednie warunki higieniczno - sanitarne, do których zaliczają się: oświetlenie, wentylacja, ogrzewanie, jak również wydzielone miejsce do higieny osobistej: umywalka z ciepłą wodą, woda pitna, podręczne apteczki, szafy na odzież osobistą i roboczą. Rozdział III. ORGANIZACJA PRACY W MAGAZYNIE. 1. Służba magazynowa - jej prawa i obowiązki. Służba magazynowa obejmuje następujące stanowiska służbowe: Kierownik magazynu centralnego, referent, st. Referent, samodzielny referent, starszy magazynier, specjalista, służby pomocnicze - robotnik do prac ciężkich.

8 1.1. Do zakresu kierownika magazynu należy: 1. przyjęcie odpowiedzialności materialnej za powierzone materiały i pomieszczenia magazynowe na podstawie spisu inwentaryzacyjnego i protokołu zdawczo - odbiorczego; deklaracja odpowiedzialności materialnej ma być włączona do akt osobowych 2. przyjmowanie materiałów dostarczonych do magazynu, ustalenie ilości przyjmowanych materiałów, czuwanie nad ich odbiorem technicznym (jakościowym), sporządzanie prawidłowej dokumentacji na podstawie sprawdzonych dowodów dostawy i podpisywanie dowodów przyjęcia, 3. rozmieszczenie i ułożenie przyjętych materiałów w magazynie, zabezpieczenie ich przed ubytkami, zniszczeniem i kradzieżą, stosowanie odpowiednich zabiegów konserwacyjnych, utrzymywanie porządku i czystości w magazynie, 4. wydawanie materiałów na podstawie prawidłowych, sprawdzonych dokumentów rozchodowych, 5. prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, ewidencji ruchu i stanów zapasów (ilościowej ewidencji magazynowej) oraz innych wymaganych ewidencji, rejestrów, wykazów, sprawozdań, itp., 6. przestrzeganie zasad obiegu dokumentacji i porządku w przechowywaniu dokumentów magazynowych, 7. kontrolowanie zgodności rzeczywistego stanu zapasów ze stanem ewidencyjnym, 8. składanie pisemnych wyjaśnień w sprawie różnic inwentaryzacyjnych, 9. rozliczanie się z powierzonego majątku na podstawie inwentaryzacji, 10. zarządzanie personelem magazynowym, bezpośrednie organizowanie i nadzorowanie prac oraz dyscypliny, wydawanie opinii o pracownikach magazynowych, dbałość o bezpieczeństwo i higienę w magazynie, 11. systematyczne instruowanie personelu magazynowego o sposobach prawidłowego wykonywania powierzonych im czynności, ze szczególnym uwzględnieniem prac niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia, 12. uświadomienie pracownikom celowości posługiwania się sprzętem ochrony osobistej oraz pouczanie o sposobach stosowania i konserwacji tego sprzętu, 13. przestrzeganie obowiązujących przepisów oraz wykonywanie zarządzeń i poleceń kierownictwa Do zakresu czynności referenta, starszego referenta, st. magazyniera, samodzielnego referenta, specjalisty w magazynie centralnym należy: 1. kompletowanie dokumentów obrotu materiałowego dotyczącego przychodu i rozchodu oraz sprawdzanie ich pod względem formalno - rachunkowym, 2. bieżące księgowanie w kartotece przychodów i rozchodów materiałów oraz wykazywanie aktualnych stanów zapasów, 3. kontrolowanie stanu zapasów oraz sygnalizowanie komórce nadzorującej pracę magazynu o występowaniu zapasów nadmiernych lub zbyt małych, 4. sporządzanie według ustalonego wzoru sprawozdań i wykazów dotyczących ruchu oraz stanu zapasów materiałowych, 5. analizowanie stanu zapasów i wykonywanie na podstawie prowadzonej ewidencji zestawień materiałów, które nie wykazują ruchu (niechodliwych), 6. doręczanie zaewidencjonowanych dokumentów odpowiednim komórkom U. Śl., zgodnie z ustalonymi schematami obiegu, 7. miesięczne uzgadnianie stanów magazynowych z tabulogramem sporządzanym przez Dział Gospodarki Materiałowej oraz przeprowadzanie ewentualnych korekt Służba pomocnicza - robotnik do prac ciężkich. Do obowiązków robotnika magazynowego należy przede wszystkim: 1. Załadunek i rozładunek materiałów. 2. Układanie materiałów w wyznaczonych miejscach wg rodzajów, gatunków, wymiarów. 3. Utrzymywanie porządku i czystości we wszystkich pomieszczeniach

9 magazynowych. Robotnik do prac ciężkich powinien znać nazwy przechowywanych materiałów, miejsc składowania, sposobów obchodzenia się z materiałami łatwymi do uszkodzenia, niebezpiecznymi. Szkolenia pracowników Działu Gospodarki Materiałowej przeprowadzane są przez Inspektorat BHP i p. poż., 1) szkolenie pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych powinno być przeprowadzone w formie instruktażu nie rzadziej niż raz na 3 lata, a na stanowiskach robotniczych, gdzie występuje duże zagrożenie dla zdrowia i zagrożenie wypadkowe, nie rzadziej niż raz w roku, 2) szkolenie innych pracowników, poza robotnikami, powinno być przeprowadzone nie rzadziej niż raz na 6 lat. 2. Odpowiedzialność wspólna pracowników magazynu. Pracownicy magazynowi mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkami wyliczenia się. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej zawarta przez pracowników z pracodawcą. Podstawa prawna: Rozporządzenie Rady Ministrów z dn (Dz. U. 96 nr 143 poz tekst jednolity) - w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie, Rozporządzenie Rady Ministrów z dn r. (Dz. U. nr 35 poz. 191) w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu. W umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej strony ustalają okres, w ciągu którego, nieobecność pracownika w pracy nie ma wpływu na zakres odpowiedzialności zarówno tego pracownika jak i pozostałych pracowników ponoszących wspólną odpowiedzialność materialną, zwany dalej "okresem ustalonym w umowie". W razie przedłużenia się nieobecności pracownika ponad okres ustalony w umowie, należy niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia upływu okresu, przystąpić do przeprowadzenia inwentaryzacji. 3. Regulamin magazynowy. W każdym magazynie centralnym winien znajdować się regulamin magazynowy zatwierdzony przez Dyrektora Administracyjnego lub jego zastępców. Regulamin powinien zawierać: nazwę magazynu, adres, telefon, określenie głównych zadań magazynu, określenie godzin otwarcia magazynu, ustalenie zasad współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Uniwersytetu Śląskiego, ustalenie zasad BHP i p. poż. Regulaminy winny znajdować się w miejscu widocznym i dostępnym wszystkim zainteresowanym pracownikom. 4. Bezpieczeństwo i higiena pracy. Kierownik magazynu przy współudziale Inspektora BHP i p. poż. winien troszczyć się o bezpieczeństwo zatrudnionych w pomieszczeniach magazynowych pracowników. Szkolenie pracowników Działu Gospodarki Materiałowej: 1. zatrudnionych na stanowiskach robotniczych powinno być przeprowadzone w formie instruktażu nie rzadziej niż raz na 3 lata, a na stanowiskach robotniczych, gdzie występuje duże zagrożenie dla zdrowia i zagrożenie wypadkowe, nie rzadziej niż raz w roku, 2. szkolenie innych pracowników, poza robotnikami, powinno być przeprowadzone nie rzadziej niż raz na 6 lat kończy się ono egzaminem ze znajomości przepisów BHP i p. poż., przeprowadzanych przez organizatora kursu. Kierownik magazynu musi szczególnie zadbać o: sposób składowania przedmiotów ciężkich - zabezpieczyć materiał (ułożony w

10 stosy) przed obsunięciem czy zawaleniem, zachowanie bezpiecznej odległości pomiędzy półkami, stosami i regałami, przestrzeganie norm ciężaru dopuszczalnych dla kobiet i mężczyzn przy przeładunku ręcznym, pracownicy magazynowi muszą być zaopatrzeni w środki ochrony indywidualnej - zgodnie z Zarządzeniem nr 4/98 z zał. nr 1 z dn oraz z zał. nr 2 z dn r. Rozdział IV. SPOSÓB SKŁADOWANIA I KONSERWACJA MATERIAŁÓW. Oznaczenie miejsca magazynu winno być widoczne i dokładne. Nazwa magazynu i adres winien być wpisany na szyldzie i umieszczony na danym obiekcie sposób wyraźny i łatwo dostrzegalny. 1. Rozmieszczenia materiałów wg branż. Racjonalne zaplanowanie miejsc składowania powinno zapewnić jak największą oszczędność miejsca, przejrzystość składowania, łatwy dostęp do materiałów, swobodne ich składowanie wg kolejności przychodu, sprzyjające warunki do utrzymywania niezmiennej jakości i winno z góry wykluczyć możliwość składowania materiałów jednakowego asortymentu w kilku miejscach. Dążyć należy do zmagazynowania możliwie największej ilości materiałów w pomieszczeniach krytych i zamkniętych. W przypadku gdy brak jest dostatecznej przestrzeni w takich pomieszczeniach, można również magazynować materiały w pomieszczeniach takich jak szopy czy wiaty, jednak wyłącznie wtedy, gdy to nie grozi uszkodzeniem, zniszczeniem lub kradzieżą materiału. 2. Sposób składowania i konserwacja poszczególnych materiałów. W magazynach centralnych Uniwersytetu Śląskiego materiały winny być składowane przede wszystkim w regałach (metalowych lub drewnianych) z półkami dostosowanymi do potrzeb. Umieszcza się na nich materiały drobne, lekkie lub gabarytowo małe. W magazynach materiałów biurowych, artykułów technicznych i materiałów budowlanych oraz części samochodowych, oprócz regałów, winny znajdować się drewniane podesty, na których składuje się materiały ciężkie (np. pompy), duże gabarytowo (np. papier toaletowy) lub gdy dostarczono je w dużej ilości (np. świetlówki). Podesty z materiałami muszą być tak ułożone, aby był swobodny dostęp zarówno dla obsługi jak i wózka transportowego (magazynowanie materiałów pod względem wybuchu i pożaru, zał. nr 13). W magazynie metali kolorowych magazynuje się grube blachy w przegrodach na stojąco celem łatwiejszego ich wysuwania. Pręty, ceowniki, teowniki, rury umieszczone są w specjalnie skonstruowanych do ich magazynowania przegrodach metalowych. W magazynie tym winien być zamontowany wciągnik elektryczny, pomocny przy przenoszeniu materiałów ciężkich. Wszystkie materiały w magazynach mają swoją wywieszkę z dokładna nazwą, wymiarami danego produktu, indeksem oraz ceną. Magazynier ma obowiązek dbać o materiał składowany w pomieszczeniach magazynowych, i tak: składować materiał zgodnie ze szczegółowymi przepisami, przeprowadzać często przeglądy celem wyodrębnienia materiału, który należy oczyścić i zakonserwować (natłuścić), zabezpieczyć materiały przed wilgocią, kurzem, niską temperaturą oraz wstrząsami (np. przyrządy precyzyjne), wszystkie materiały w opakowaniach zamkniętych (sprawdzić szczelność zamknięć) chronić przed działaniem promieni słonecznych i układać na stojąco

11 w jednej warstwie., pod wiata można składować materiały takie jak: papa, lepik, smoła, materiały izolacyjne, ale w porze letniej należy je zabezpieczyć przed działaniem słońca. Konserwację materiałów należy przeprowadzać systematycznie, w regularnych, z góry ustalonych odstępach czasu, zależnie od warunków składowania. Do typowych zabiegów konserwacyjnych należą: ochrona przed korozją i pleśnią, wietrzenie, usuwanie kurzu i brudu, suszenie, ogrzewanie, smarowanie, przekładanie, przesypywanie, dezynfekcja pomieszczeń i odzieży, deratyzacja itp. Do najczęściej spotykanych szkodników należy zaliczyć mole, szczury, myszy. Podstawowym warunkiem zabezpieczenia materiałów przed szkodnikami jest utrzymanie bezwzględnej czystości, wietrzenie pomieszczeń ora stosowanie odpowiednich środków chemicznych. Rozdział V. ODBIÓR PRZYJMOWANIE MATERIAŁÓW. 1. Ogólne zasady odbioru materiałów. Wszystkie materiały oraz części zamienne do urządzeń dostarczone do magazynu centralnego muszą być sprawdzone pod względem ilościowym i jakościowym. Odbiór materiałów powinien być dokonywany na podstawie dowodu dostawy (faktury, rachunku). W tym celu dział zamawiający ma obowiązek dostarczenie magazynowi wszelkich dokumentów, o których wyżej mowa. Wszelkie materiały dostarczone do magazynu bez dowodu dostawy, jeżeli objęte są zamówieniami, powinny być odebrane i przyjęte jako depozyt. Odbiór materiałów nasuwających wątpliwości co do ich jakości, wymagających fachowej ekspertyzy powinien być dokonywany komisyjnie przez Komisję odbioru powołaną na tę okoliczność przez Dyrektora Administracyjnego lub jego zastępców. W przypadku stwierdzenia wad jakościowych towaru lub niezgodności wykonania dostawy z warunkami umowy należy sporządzić protokół, z którego 1 egzemplarz otrzymuje Kierownik magazynu, drugi egzemplarz - Dział Aparatury i Zaopatrzenia celem dokonania reklamacji, a materiał zakwestionowany należy przyjąć oddzielnie jako depozyt. Prawo dysponowania zakwestionowanym materiałem posiada wyłącznie komórka zamawiająca. Kierownik magazynu obowiązany jest zażądać przeprowadzenia komisyjnego odbioru jakościowego dostawy również w każdym innym przypadku, gdy zachodzi wątpliwość czy dokonanie odbioru we własnym zakresie jest wystarczające. 2. Zwroty materiałów do magazynu. Zwroty materiałów do magazynu centralnego z jednostek organizacyjnych U.Ś. obejmują tylko wyroby nowe oraz opakowania. W przypadku wątpliwości co do jakości zwracanego materiału Dyrektor Administracyjny lub jego zastępcy powołują Komisję Kwalifikacyjną. Komisja kwalifikacyjna sporządza protokół, który powinien zawierać: ilość i rodzaj materiału, określenie jego wartości w % do wartości aktualnej, uzasadnienie wartości, dane i podpisy wszystkich członków Komisji, datę i miejsce sporządzenia protokołu. Protokół musi być zatwierdzony przez Dyrektora Administracyjnego lub jego zastępców. Na podstawie tegoż protokołu Kierownik magazynu przyjmuje zwrot materiału. 3. Depozyty. Do magazynu mogą być przyjęte na przechowanie materiały jako depozyty, nie objęte ewidencją księgową. Do tego rodzaju depozytów zaliczyć należy w szczególności: a. materiały i części zamienne do maszyn i urządzeń, b. materiały i urządzenia przyjęte do magazynu na podstawie umowy o współpracy zawartej pomiędzy stronami (Uniwersytetem Śląskim a innym podmiotem), c. materiały dostarczone bez dowodów dostawy,

12 d. materiały, które będą podlegały reklamacji. Przyjmowanie materiałów do depozytu następuje na podstawie decyzji Kierownika Działu Gospodarki Materiałowej, na polecenie Dyrektora Administracyjnego lub jego zastępców. Przy depozytach należy stosować kartoteki magazynowe depozytowe z osobną numeracją lub książki depozytowe (Zał. nr 2). Rozdział VI. ODZYSKI MATERIAŁOWE. 1. Odzyski materiałowe są to materiały, które w wyniku demontażu, remontu odzyskane zostały do ponownego zużycia w produkcji, względnie do wykorzystania jako odpady użytkowe. Dział Gospodarki Materiałowej pomaga w zagospodarowaniu tych materiałów poprzez rozesłanie do wszystkich jednostek organizacyjnych Uczelni wykazów ze szczegółowym opisem materiałów do ewentualnego zagospodarowania. W przypadku nie zagospodarowania przedmiotowych materiałów przez jednostki organizacyjne Uczelni, na wniosek Kierownika Działu Gospodarki Materiałowej - Dyrektor Administracyjny lub jego zastępca powołuje Komisję Kwalifikacyjną do wyceny i oceny (z podaniem % zużycia) materiałów z demontażu w celu przeznaczenia ich do sprzedaży. Decyzję o przeznaczeniu materiałów z demontażu do sprzedaży podejmuje Dyrektor Administracyjny lub jego zastępca po otrzymaniu stosownego wniosku Kierownika Działu Gospodarki Materiałowej i powołaniu Komisji Kwalifikacyjnej. Sprzedaż przeprowadza Komisja Kwalifikacyjna pod przewodnictwem Kierownika Działu Gospodarki Materiałowej lub upoważnionego przez niego pracownika. Dział Gospodarki Materiałowej po wydaniu decyzji o sprzedaży i powołaniu Komisji przez Dyrektora Administracyjnego, zawiadamia wszystkie jednostki organizacyjne o organizowaniu sprzedaży materiałów z demontażu. Ogłoszenie o sprzedaży powinno znajdować się przez 14 dni w widocznym miejscu z informacją: a. nazwa jednostki organizacyjnej, adres, telefon, b. nazwa materiału, jego ewentualne wymiary, c. cena materiału, d. % podatku VAT, e. data i godzina sprzedaży, f. skład osobowy Komisji przeprowadzającej sprzedaż. Jeżeli jedna osoba zgłosi ofertę nabycia materiału, sprzedający sprzedaje go za cenę określoną w ogłoszeniu, o którym mowa powyżej. W przypadku zgłoszenia oferty zakupu materiałów, przez co najmniej dwóch oferentów, sprzedający przeprowadza licytację, w wyniku której sprzedaje materiał oferentowi, który zaofiarował najwyższą cenę. Komisja przeprowadzająca sprzedaż sporządza wymagane dokumenty: imienny wykaz osób, ich numeru dowodu osobistego, podpis oraz ilość zakupionego materiału i jego wartość, protokół zawierający dane o składzie Komisji, sprzedanej ilości ogółem oraz wartości, podpisy członków komisji, zbiorczy rachunek uproszczony na sprzedane materiały. Komplety powyższych dokumentów powinny otrzymać: Księgowość U.Ś., Dział Gospodarki Materiałowej oraz 1 egzemplarz pozostaje w aktach danej jednostki organizacyjnej. Rozdział VII

13 WYDAWANIE MATERIAŁÓW Z MAGAZYNU. 1. Ogólne zasady wydawania materiałów z magazynów centralnych. Wydawanie materiałów z magazynu może nastąpić wyłącznie na podstawie dokumentów rozchodowych zatwierdzanych przez upoważnione do tego osoby, z dyspozycją Działu Gospodarki Materiałowej. Dział Gospodarki Materiałowej sprawdza, czy osoba zatwierdzająca jest upoważniona przez Rektora, Dyrektora Administracyjnego czy kierownika danej jednostki organizacyjnej do podpisywania dokumentów. Spis osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów znajduje się w Dziale Gospodarki Materiałowej. Materiał z magazynów centralnych wydawany jest natychmiast jeżeli magazyn stwierdzi prawidłowość dokumentów. Dokumenty rozchodowe na wydanie materiałów na zewnątrz Uczelni wymagają akceptacji Dyrektora Administracyjnego lub jego zastępców oraz Kwestora lub jego zastępców. 2. Sposób wydawania materiałów z magazynów centralnych. Po otrzymaniu dokumentów rozchodowych magazynier sprawdza, czy są one prawidłowo wypełnione, podaje symbol indeksu materiałowego i przygotowuje materiał do wydania. Wobec braku żądanych materiałów, magazynier zwraca dokumenty z adnotacją "brak". Jeśli w magazynie występuje brak jednej lub dwóch pozycji wykazanych w dokumencie rozchodowym wielopozycyjnym, wówczas magazynier stawia kreskę w miejscu ilości wydanej. Magazynier jest zobowiązany do dokładnego przeważenia, zmierzenia lub przeliczenia materiału przed jego wydaniem w obecności osoby pobierającej. Osoba pobierająca materiał winna czytelnie pokwitować jego odbiór na dokumencie rozchodowym. Przy wydawaniu materiału dla innych podmiotów gospodarczych bądź osób trzecich należy żądać upoważnienia wystawionego przez zamawiającego. Upoważnienia należy przechowywać w magazynie centralnym w osobnym segregatorze. Dokument wydania musi być podpisany przez Dyrektora Administracyjnego lub jego zastępców oraz Kwestora Uniwersytetu Śląskiego lub jego zastępców - odbiór podpisuje osoba upoważniona. Przechowywanie materiałów w magazynie po potwierdzeniu odbioru przez odbiorcę jest niedopuszczalne. Jeżeli w uzasadnionych przypadkach materiał po potwierdzeniu odbioru musi być nadal przechowywany w magazynie, to rejestruje się go w ewidencji depozytów. 3. Gospodarka materiałami w magazynach podręcznych. W magazynach podręcznych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych Uczelni powinny być przechowywane tylko nieznaczne ilości materiałów o wyraźnym przeznaczeniu, pobranych z magazynu centralnego na podstawie dokumentu wydania. Dokument powinien być zarejestrowany wg kolejności w danej jednostce organizacyjnej Uniwersytetu Śląskiego. Jest on jednocześnie dokumentem przychodowym w magazynie podręcznym. Wszystkie kopie dokumentów rozchodowych z podpisem Kierownika magazynu centralnego powinny być przechowywane w danej jednostce organizacyjnej. W magazynach podręcznych powinna być prowadzona podwójna ewidencja (kartoteka-wywieszka, zeszyt-wywieszka) przychodów i rozchodów. Odbiór materiałów z magazynów podręcznych powinien być pokwitowany czytelnym podpisem. Ilość materiałów znajdująca się w magazynie podręcznym powinna być zgodna z kartoteką i wywieszką. Wywieszka powinna znajdować się przy materiale ( z nazwą materiału, ilością, odnotowanymi dokumentami przychodowymi i rozchodowymi). Kartoteki i wywieszki powinny być czytelne. Wszelkie poprawki powinny być naniesione prawidłowo tzn. poprzez przekreślenie złej ilości (jeden raz), wpisanie prawidłowej, zaparafowanie i wpisanie daty. Obiekty, które nie posiadają magazynów podręcznych, a odbiór materiałów jest rozchodowany bez konieczności magazynowania, powinny na kopiach dokumentów rozchodowych opisać cel pobrania materiału lub dla kogo został pobrany np. piasek- 100 kg do uzupełnienia na okres zimowy, śrubokręt- p. X- konserwator do prac

14 bieżących, żarówki- do wymiany budynek X- I piętro, cement- budynek X- do naprawy schodów, papier ksero- np. Instytut Socjologii. Pobierający materiał winien na dokumencie rozchodowym złożyć swój czytelny podpis. Dział Gospodarki Materiałowej przeprowadza kontrole w magazynach podręcznych składając sprawozdania Zastępcy Dyrektora Administracyjnego ds. Technicznych w sprawozdaniach półrocznych. Dział Gospodarki Materiałowej przeprowadzając kontrolę magazynów podręcznych szczególnie zwraca uwagę na ilość zapasów w nich zgromadzonych oraz ruchy w danych materiałach. W razie stwierdzenia przez Komisję kontrolującą zapasów nadmiernych i zbędnych jednostka organizacyjna ma obowiązek zgłosić ten fakt na piśmie do Działu Gospodarki Materiałowej podając dokładnie nazwę materiału oraz ilość w celu ich upłynnienia. Za prowadzenie magazynów podręcznych w danym obiekcie Uniwersytetu Śląskiego jest odpowiedzialny kierownik administracyjny oraz osoba prowadząca magazyn. Rozdział VIII. EWIDENCJA MATERIAŁÓW. 1. Zasady ewidencji Wszystkie materiały i opakowania przechowywane w magazynach i wiatach podlegają ewidencjonowaniu Ewidencję ilościową prowadzi magazynier w formie kartotekowej, w której powinny być wydzielone : kartoteki na materiały, kartoteki opakowań, (Wzór kartoteki- Zał. nr 3) W magazynie nie może być przechowywany żaden materiał, opakowanie czy surowiec wtórny nie zaewidencjonowany w kartotece materiałowej ilościowej, prowadzonej przez magazyniera Podstawą zapisu w kartotekach magazynowych ilościowych są tylko dokumenty wymienione w rozdziale IX Instrukcji. Przeprowadzanie jakichkolwiek zmian lub dokonywanie zapisów w kartotece, na które nie został wystawiony właściwy dokument obrotu jest niedozwolone Magazynier obowiązany jest na każdej kartotece ilościowej wpisać: a. nazwę materiału, typ i jego symbol, b. nanieść właściwy symbol PKWiU, c. właściwą dla każdego materiału jednostkę miary, d. cenę jednostkową, e. na bieżąco i bez zwłoki wszelkie przychody i rozchody materiału na podstawie właściwych dokumentów. 2. Zakładanie i zamykanie kartotek magazynowych Kartoteki magazynowe zakłada magazynier na podstawie dowodu przyjęcia Kartoteki magazynowe zamyka się: a. Na ostatni dzień każdego roku kalendarzowego, b. w razie zmiany na stanowisku kierownika lub osoby odpowiedzialnej materialnie, c. na dzień rozpoczęcia inwentaryzacji. Zamknięcie zapisów ewidencyjnych w kartotece magazynowej przeprowadza się w ten sposób, że ostatni zapis w kartotece należy podkreślić i wprowadzić uzgodniony stan magazynowy z arkusza spisu z natury. 3. Wywieszki. W celu łatwiejszego rozpoznania materiałów, jak również w celu uniknięcia omyłek przy wydawaniu materiałów, zaleca się stosowanie wywieszek magazynowych. (Zał. nr 4). Wywieszkę umieszcza się w sposób widoczny przy tym materiale, którego ona

15 dotyczy. Wywieszka powinna zawierać co najmniej następujące dane: a. dokładną nazwę materiału b. symbol PKWiU, c. jednostkę miary, d. cenę jednostkową. 4. Ewidencja opakowań. Ewidencję opakowań trwałych w magazynie prowadzi się na kartotekach magazynowych ilościowych w sposób ustalony dla materiałów. Pod pojęciem "opakowania trwałe" należy rozumieć takie opakowania jak: beczki metalowe, pojemniki plastikowe, balony itp., które zostały zakupione, które otrzymano od dostawcy odpłatnie i podlegają zwrotowi. Nie podlegają ewidencji opakowania otrzymywane od dostawcy nieodpłatnie. Opakowanie podlegające zwrotowi należy ewidencjonować na oddzielnych kartotekach magazynowych. Magazynier zobowiązany jest czuwać nad terminowym zwrotem opakowań. Rozdział IX. DOKUMENTACJA OBROTU MAGAZYNOWEGO. 1. Znaczenie dokumentacji. Jednym z istotnych warunków zapewniających prawidłową gospodarkę materiałami jest stosowanie odpowiedniej dokumentacji ich obrotem. Zadaniem dokumentacji jest właściwe przedstawienie poszczególnych rodzajów i faz tych obrotów oraz dostarczenie odpowiednich materiałów informacyjnych, koniecznych do prowadzenia prawidłowej ewidencji. Do wykonania tego zadania konieczne jest zachowanie następujących zasad: ścisłe określenie pojęcia "materiały", prowadzenie pełnej i prawidłowo sporządzonej dokumentacji obrotu materiałowego, dostosowanej do systemu komputerowego GMX, ustalenie osób materialnie odpowiedzialnych za stan ilościowy materiałów, ustalenie osób upoważnionych do dysponowania materiałami, uregulowanie obiegu i terminów spływu dokumentacji obrotu materiałowego, znakowanie dokumentacji. 2. Każda operacja gospodarcza, w wyniku której następuje przychód względnie rozchód materiałów, wymaga udokumentowania odpowiednimi dokumentami. Dokumentami obrotu materiałowego są: faktura lub rachunek (Zał. nr 5 i 6), dokument przyjęcia do magazynu - Pz (Zał. nr 7), dokument wydania - Rw (Zał. nr 8 i 9), dokument zwrotu do magazynu - Zw (Zał. nr 10), dokument wydania materiału na zewnątrz - Zw (Zał.nr 11), dokument przesunięcia materiału- Mm (Zał. nr 12). Ponadto w magazynie musi być prowadzona kartoteka magazynowa, która powinna zawierać co najmniej następujące informacje: a. Nazwa materiału, b. Symbol PKWiU, c. Cena jednostkowa, d. Jednostka miary (Zał. nr 3). Dla stworzenia magazynierowi- osobie materialnie odpowiedzialnej za magazynwarunków sprawowania kontroli nad powierzonym jego pieczy materiałem, prowadzona musi być "wywieszka magazynowa" (Zał. nr 4). 3. Dokumenty przychodu materiałów. Przychód materiałów do magazynu potwierdzony odpowiednimi dokumentami, następuje w drodze: zakupu materiałów - Pz,

16 niedpłatnego przyjęcia- Pz, przychód z nadwyżek magazynowych na podstawie protokołu różnic inwentaryzacyjnych lub weryfikacyjnych - Zw, zwrot niewykorzystanych materiałów - Zw, zwrot z przerobu materiałów - Zw, przesunięcie materiału - Mm Dokument "Pz" - zakup materiałów: Dokument ten w 3 egzemplarzach wystawia kierownik magazynu bądź pracownik, któremu zlecono wystawienie dokumentów. Dokument wystawiany jest na podstawie faktury bądź rachunku uproszczonego najpóźniej w drugim dniu po otrzymaniu materiałów. Wszystkie wystawione dokumenty "Pz" trafiają w pierwszej kolejności do Działu Gospodarki Materiałowej celem naniesienia symboli PKWiU oraz zarejestrowania ich, a także wprowadzenia ilości otrzymywanych materiałów do systemu komputerowego GMX. Magazyn, po otrzymaniu z Działu Gospodarki Materiałowej dokumentu "Pz", otwiera kartoteki magazynowe i wywieszki na nowe materiały wpisując podane indeksy oraz wszystkie dane. Oryginał dokumentu "Pz" składany jest do Działu Księgowości Majątkowej, drugi egzemplarz(kopia) dołączony do faktury, trzeci egzemplarz pozostaje w aktach magazynowych. Wypełniając druk "Pz" należy zwrócić uwagę czy ujęto wszystkie dane potrzebne do zarejestrowania dokumentu, tzn.: pieczątka i numer magazynu, numer dokumentu magazynowego, dokładny adres dostawcy - jego NIP lub Regon, numer faktury VAT lub rachunku uproszczonego - data, forma płatności (przelew, gotówka), dokładna nazwa materiału, ilość otrzymana, podany przez dostawcę % podatku VAT inny niż 22%, data wystawienia dokumentu, podpis osoby wystawiającej, Kierownika magazynu oraz Kierownika Działu Gospodarki Materiałowej jako zatwierdzającego Nieodpłatne przyjęcia z zewnątrz. Podstawą przyjęcia materiałów przekazanych do U.Ś. nieodpłatnie jest protokół lub dokument Pz z nieodpłatnego przekazania z jednostki przekazującej, po stwierdzeniu przez Kierownika Działu Gospodarki Materiałowej możliwości zagospodarowania przekazanych materiałów. Na materiały przekazane nieodpłatnie wystawiany jest dokument "Pz" z adnotacją "nieodpłatne przyjęcia" w 3 egzemplarzach - oryginał dla Działu Księgowości Majątkowej, drugi egzemplarz dla magazynu, trzeci dla Działu Aparatury Naukowej i Zaopatrzenia. Obieg i rozliczenia dokumentu "Pz" - nieodpłatne przekazanie jak w rozdz. X, pkt Dokument "Zw" zwrot materiałów. Udokumentowanie zwrotu materiału do magazynu następuje na podstawie dokumentu "Zw" - zwrot materiałów. Dokumenty "Zw" wystawione w 3 egzemplarzach składane są przez jednostki organizacyjne zwracające materiał, do Działu Gospodarki Materiałowej celem naniesienia symboli PKWiU (jeżeli magazynier nie posiada na stanie danego materiału) oraz ceny. Dokument "Zw" otrzymuje magazyn i na tej podstawie otwiera nową kartotekę oraz wywieszkę. Jeżeli materiał jest w magazynie wprowadza się tylko przychód. Oryginał dokumentu "Zw" oddawany jest do Działu Księgowości Majątkowej celem opisania - wydział, rodzaj materiału, zlecenia i działalności. Dział Gospodarki Materiałowej, po otrzymaniu z Działu Księgowości Majątkowej opisanych dokumentów, wprowadza je do systemu komputerowego GMX. Pierwsza kopia dokumentu "Zw" jest dla jednostki zwracającej materiał, druga kopia

17 przeznaczona jest dla magazynu. Zwrot materiałów do magazynu może nastąpić w przypadku, gdy: materiał został pobrany z magazynu w ilości przekraczającej potrzeby, w toku zużycia materiałów okazało się, że materiał jest niewłaściwy, osiągnięto oszczędności, wskutek czego część materiałów nie została zużyta, materiał jako zapas nieprawidłowy, wykryto w trakcie kontroli magazynów podręcznych. Dokument "Zw" powinien zawierać następujące dane: pieczątka jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Śląskiego zwracającej towar, numer magazynu przyjmującego materiał, numer kolejny dokumentu "Zw", nazwa materiału i jednostka miary, ilość materiału, indeks materiałowy, cena materiału, podpis osoby wystawiającej i zatwierdzającej "Zw", Kierownika magazynu i Kierownika Działu Gospodarki Materiałowej, data dokumentu "Zw" Przemieszczenie materiałów pomiędzy magazynami centralnymi następuje na podstawie dokumentów "Mm" - przesunięcie międzymagazynowe. Dokument ten sporządzany jest w 3 egzemplarzach przez magazyn przekazujący, podpisany przez Kierownika Działu Gospodarki Materiałowej (który jest dysponentem materiałów), Kierownika magazynu zdającego i Kierownika magazynu przyjmującego materiał. Oryginał składany jest w Dziale Księgowości Majątkowej, pierwszą kopię otrzymuje magazyn wydający, kopia przeznaczona jest dla magazynu przyjmującego materiał. Na dokumencie "Mm" muszą się znaleźć dane, które nanosi magazyn przekazujący materiał, i tak: symbol magazynu zdającego materiał, symbol magazynu przyjmującego materiał, dokładna nazwa materiału, ilość materiału, symbol PKWiU, jednostka miary i cena, data wystawienia dokumentu. Prawidłowo wypełniony dokument "Mm" złożony przez magazyn przekazujący do Działu Gospodarki Materiałowej jest zarejestrowany w systemie komputerowym GMX bez potrzeby opisywania przez Dział Księgowości Majątkowej. 4. Dokumenty rozchodu materiału. Wydanie materiałów z magazynu może nastąpić jedynie na podstawie odpowiednio sporządzonego dokumentu rozchodowego. Obowiązują następujące dokumenty rozchodu materiałów: Rw - rozchód wewnętrzny (Zał. nr 8 i 9), Rw- rozchód wewnętrzny (Zał. nr 8 i 9) niedobór na podstawie protokołu różnic inwentaryzacyjnych lub weryfikacyjnych, Wz- rozchód zewnętrzny (Zał. nr 11), Mm- przesunięcie materiału (Zał. nr 12). 4.l. Dokument "Rw" stanowi podstawę do wydania materiałów z magazynu na potrzeby wewnętrzne jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Śląskiego. Dokument ten wystawia jednostka organizacyjna pobierająca materiał, w 3 egzemplarzach z przeznaczeniem - oryginał dla Działu Księgowości Majątkowej, pierwsza kopia dla magazynu wydającego oraz kopia dla osoby pobierającej materiały. Dokument "Rw" musi zawierać następujące dane: nazwę materiału, ilość, jednostkę miary, nazwę pobierającej jednostki organizacyjnej (pieczęć),

18 oryginalny podpis osoby zatwierdzającej, źródło finansowania. Dokumenty "Rw" zatwierdza osoba upoważniona w danej jednostce organizacyjnej do zatwierdzania dokumentów. Wzory podpisów osób upoważnionych znajdują się w Dziale Gospodarki Materiałowej (Zał. nr 14). Ustala się następujący obieg dokumentów "Rw": wypełniony dokument "Rw" składa się w Dziale Gospodarki Materiałowej celem sprawdzenia prawidłowości wypełnienia i podpisania przez Kierownika Działu Gospodarki Materiałowej jako dysponenta, na podstawie dokumentu "Rw" magazyn wydaje materiał, potwierdzenie odbioru materiału przez musi być podpisane czytelnie, magazyn centralny nie może wydać większej ilości materiału od żądanej i zatwierdzonej na dokumencie "Rw". Otrzymując prawidłowo wypełniony druk "Rw" magazyn obowiązany jest do uzupełnienia następujących danych: data wydania, numer magazynu, numer bieżący dowodu, indeks, jednostka miary, ilość wydana, podpis osoby wydającej materiał. Dokumenty "Rw" - poukładane w kolejności chronologicznej magazyn zobowiązany jest przekazać do Działu Księgowości Majątkowej (raz w tygodniu przy dużej ilości dokumentów lub dekadowo). Termin rozliczania dokumentów upływa z końcem każdego miesiąca. Dział Księgowości Majątkowej po otrzymaniu dokumentów "Rw" opisuje je wg wydziałów (Od), rodzaju materiałów (StKo), zlecenia (Zlec), działalności (kier-1-rodzaj działalności) i zwraca do Działu Gospodarki Materiałowej celem wprowadzenia danych do systemu komputerowego GMX. Po wprowadzeniu danych do systemu komputerowego GMX przez Dział Gospodarki Materiałowej oryginały dokumentów przekazywane są do Działu Księgowości Majątkowej. Z uwagi na różne źródła finansowania stawia się dodatkowe wymogi przy wypełnieniu dokumentów "Rw", które muszą być dodatkowo uzupełnione podpisem Kierownika Działu lub pracownika upoważnionego przez Kierownika Działu. Dział Nauczania: 1. druki dot. przebiegu studiów (poza książeczkami zdrowia studenta), 2. druki ścisłego zarachowania tj. legitymacje, indeksy studenckie, dyplomy, świadectwa studiów podyplomowych - magazyn wydaje osobom upoważnionym przez Dział Nauczania (wykaz osób znajduje się w magazynie) Dział Nauki: 1. dyplomy doktoranckie, 2. dyplomy doktora habilitowanego, 3. indeksy i legitymacje doktorantów. Dział ds. Studenckich: 1. książeczki zdrowia studenta Dział Księgowości Głównej i Kosztów: 1. badania własne, statutowe, granty indywidualne KBN. Nie ma obowiązku uzgadniania z Działem Gospodarki Materiałowej takich materiałów, jak: odzież robocza (prowadzone w poszczególnych obiektach kartoteki osobiste), części samochodowe (jedynym dysponentem jest Dział Transportu), metale kolorowe (dysponentem jest: z-ca Dyrektora Adm. ds. Technicznych lub inna osoba upoważniona przez Zastępcę Dyrektora) Dowód "Wz" służy do udokumentowania:

19 rozchodu materiału przeznaczonego do sprzedaży, rozchodu materiału wydanego dla celów remontowych wykonawcom z zewnątrz, rozchodu materiałów podlegających przerobowi we własnych jednostkach organizacyjnych, nieodpłatnego przekazania. Dokument "Wz" sprzedaży materiału i sprzedaży materiałów nadmiernych i zbędnych należy sporządzić jak następuje: na podstawie złożonego przez pracownika U.Ś. lub inne podmioty gospodarcze zapotrzebowania zatwierdzonego przez Dyrektora Administracyjnego lub jego zastępców i Kwestora sporządza się druk "Wz" na ilość podaną we wniosku, zapotrzebowaniu. Dokument "Wz" powinien zawierać: dokładna nazwę jednostki wraz z adresem lub nazwisko i imię wraz z adresem osoby zamawiającej, nr magazynu, nazwę materiału, indeks, jednostkę miary, cenę, ilość podaną w zapotrzebowaniu, ilość wydaną przez magazyn, datę wystawienia dokumentu, datę zarejestrowania w Dziale Gospodarki Materiałowej, podpisy: Działu Gospodarki Materiałowej, Kwestora, Dyrektora Administracyjnego, osoby wydającej, osoby pobierającej wraz z numerem dowodu osobistego. Dokumenty "Wz" sporządzane są w 4 egzemplarzach, z przeznaczeniem oryginał dla Działu Księgowości Majątkowej, pierwsza kopia dla odbiorcy, druga kopia dla magazynu, trzecia kopia wraz z zamówieniem dla Działu Gospodarki Materiałowej. Na podstawie prawidłowo wypełnionego dokumentu "Wz" magazyn centralny wydaje materiał. Oryginały dokumentów "Wz" magazyn przekazuje do Księgowości Majątkowej, która po ponownym sprawdzeniu kieruje je do Działu Gospodarki Materiałowej celem wprowadzenia do systemu komputerowego GMX. Po wprowadzeniu do GMX dokumenty przekazywane są z powrotem do Działu Księgowości Majątkowej. Materiały pobierane na "Wz" - rozliczenie" wystawia Dział Techniczny w 6-ciu egzemplarzach na podstawie zamówień złożonych przez wykonawców. Na dokumencie tym oprócz wszystkich danych wypisanych jak wyżej znajduje się jeszcze opis robót wykonywanych na określonym obiekcie z podaniem nazwiska inspektora nadzorującego oraz numer umowy. Dokumenty te są przekazywane dla poszczególnych komórek: oryginał - Dział Księgowości Majątkowej, dwie kopie - Dział Techniczny, dwie kopie - Magazyn centralny (z czego jedna kopia wraz z zapotrzebowaniem przekazywana jest do Działu Gospodarki Materiałowej), jedna kopia - dla wykonawcy Darowizna na rzecz jednostek obcych. W przypadku przekazania materiałów na rzecz jednostek obcych, obowiązują następujące zasady: podanie z danej jednostki obcej powinno być pozytywnie zatwierdzone przez kierownika jednostki. Podanie opiniuje również Dział Gospodarki Materiałowej. "Nabycie lub zbycie przez uczelnię mienia o wartości przewyższającej stukrotność minimalnej wartości środka trwałego, jak też przyjęcie darowizny, spadku lub zapisu

20 przekraczającego tę wartość wymaga zgody senatu". Kierownik magazynu sporządza dokument "Wz" (zgodnie z rozdziałem IX pkt. 4.2.) z zaznaczeniem "Darowizna", magazyn na podstawie "Wz" sporządza rachunek uproszczony (zgodnie z rozdziałem IX pkt. 4.4.), odbiór materiału osoba upoważniona potwierdza własnoręcznym podpisem Faktury i rachunki uproszczone. Faktury i rachunki uproszczone wystawiane są do dokumentu rozchodowego "Wz" - sprzedaż oraz darowizna (Zał. nr 5 i 6). Dane zawarte na dokumentach WZ muszą być odzwierciedlone na rachunku uproszczonym, który zawiera: dokładny adres Uniwersytetu Śląskiego (NIP), dokładna nazwę jednostki pobierającej lub nazwisko i imię z adresem, (NIP), datę wystawienia rachunku uproszczonego lub faktury VAT, liczbę porządkową materiału, nazwę materiału z podanym symbolem PKWiU w przypadku, gdy stawka VAT jest inna niż 22% jednostkę miary, ilość, cenę netto, wartość netto, % podatku VAT - jego wartość, wartość towaru wraz z podatkiem - brutto, sposób zapłaty np. wpłata do kasy Uczelni, przelew lub darowizna, numer faktury VAT lub rachunku uproszczonego nadany przez Dział Księgowości Głównej, podpis Dyrektora Administracyjnego lub jego zastępców, Kwestora lub jego zastępców oraz podpis osoby pobierającej materiał. Faktury VAT lub rachunki uproszczone sporządza się w 5 egzemplarzach, z czego: 1. oryginał - dla pobierającego, 2. dwie kopie - pozostają w Dziale Księgowości Głównej, 3. jedna kopia - w magazynie centralnym, 4. jedna kopia - w Dziale Gospodarki Materiałowej. 5. Oznakowanie magazynów w systemie komputerowym GMX Magazyn Artykułów Różnych - Katowice, ul. Bankowa 11, 03-3 Magazyn Artykułów Technicznych - Katowice, ul. Bankowa 14, 06-6 Magazyn Środków Czystości (włączony do magazynu 03-3) - Katowice, ul. Bankowa 14, 04-1 Magazyn Materiałów Budowlanych - Katowice, ul. Szkolna 7, 05-8 Magazyn Metali Kolorowych - Katowice, ul. Uniwersytecka 4, 07-4 Magazyn Części Samochodowych (włączony do magazynu 04-1) - Katowice, ul. Szkolna 7 Powyższe magazyny podlegają Działowi Gospodarki Materiałowej. 201 Magazyn opału - Wydział Techniki, Sosnowiec, ul. Żeromskiego Magazyn opału - Wydział Filologii, Sosnowiec, ul. Pułaskiego Magazyn Wydawnictw - Katowice, ul. Bankowa 11a. Rozdział X. KONTROLA GOSPODARKI MATERIAŁOWEJ. 1. Kontrola magazynowa bieżąca i okresowa. Warunkiem prawidłowego funkcjonowania magazynów jest dokonywanie kontroli całokształtu gospodarki magazynowej Kontrolę wewnętrzną powinni przeprowadzać: a. sam magazynier - kontroluje własną działalność, przede wszystkim przez