ZARZĄDZENIE NR WÓJTA GMINY DOBROMIERZ. z dnia 14 marca 2014 roku

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR WÓJTA GMINY DOBROMIERZ z dnia 14 marca 2014 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji gospodarki magazynowej Urzędu Gminy Dobromierz Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.), art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) oraz art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) zarządza się, co następuje: 1. Wprowadza się instrukcję gospodarki magazynowej Urzędu Gminy Dobromierz stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Pracowników Urzędu Gminy Dobromierz zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania przepisów instrukcji. 3. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy i Kierownikowi Referatu Budownictwa i Rolnictwa. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Wójt (-) Jerzy Ulbin

2 Załącznik do Zarządzenia Nr Wójta Gminy Dobromierz z dnia 14 marca 2014 roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji gospodarki magazynowej Urzędu Gminy Dobromierz Instrukcja gospodarki magazynowej Urzędu Gminy Dobromierz 1. Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania gospodarki magazynowej w Urzędzie Gminy Dobromierz i została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) Przez magazyn rozumie się jedno lub kilka miejsc składowania materiałów, zlokalizowane w pomieszczeniach zamkniętych lub na wydzielonym terenie jednostki. Za stan, ilość zapasów magazynowych, jego ewidencję oraz rozliczenie odpowiedzialny jest pracownik, któremu powierzono obowiązki magazyniera. 2. Magazyn powinien być zlokalizowany w wydzielonych do tego celu pomieszczeniach, w miejscach łatwo dostępnych jednocześnie do przyjmowania i wydawania materiałów. 3. Drzwi magazynu są zaopatrzone w dwa zamki. Po zamknięciu magazynu klucze do magazynu są deponowane w taki sposób, aby w przypadku konieczności (np. pożaru) możliwe było wejście do pomieszczeń magazynowych w celu likwidacji szkody. 4. Pomieszczenia magazynowe należy wyposażyć w sprzęt zapewniający właściwy sposób i warunki przechowywania materiałów, jednocześnie zapewniający ochronę przed zniszczeniem lub uszkodzeniem. W przypadku składowania materiałów o specjalnych własnościach, pomieszczenia przeznaczone do ich magazynowania muszą spełniać warunki, jakich wymagają przepisy prawa. Dotyczy to szczególnie środków chemicznych, łatwopalnych i żrących. 5. W pomieszczeniach magazynu należy umieścić w widocznym miejscu tabliczki z napisem "Osobom nieupoważnionym wstęp wzbroniony", "Palenie papierosów zabronione" oraz instrukcję przeciwpożarową. 6. Magazynier jest obowiązany posiadać i znać przepisy i zasady prowadzenia gospodarki magazynowej oraz wewnętrzne regulacje m. in.: zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy w Urzędzie Gminy Dobromierz, instrukcję magazynowania oraz inne regulacje prawne dotyczące gospodarki magazynowej. 7. Odpowiedzialność za zorganizowanie właściwego zabezpieczenia pomieszczeń magazynowych ponosi kierownik jednostki Magazynier jest odpowiedzialny za całość gospodarki magazynowej i przestrzeganie niniejszej Instrukcji. Odpowiedzialność magazyniera rozpoczyna się z chwilą protokolarnego podpisania spisu inwentaryzacyjnego, a kończy z chwilą protokolarnego przekazania innej osobie i uzgodnienia wartościowego stanu magazynu z Referatem Finansów, Planowania i Budżetu. Magazynier potwierdza przyjęcie odpowiedzialności z chwilą podpisania deklaracji o odpowiedzialności materialnej. Deklaracja o odpowiedzialności materialnej pracownika jest podpisywana w 3 egzemplarzach, z których jeden pozostaje w aktach jednostki, drugi jest dołączany do akt osobowych pracownika, a trzeci otrzymuje pracownik obejmujący obowiązki magazyniera. 1

3 2. Do obowiązków magazyniera należy w szczególności: 1) przyjmowanie do magazynu i wydawanie z magazynu materiałów na podstawie obowiązujących dowodów obrotu materiałowego, 2) prowadzenie w jednostkach naturalnych ewidencji ilościowej i wartościowej oddzielnie na każdy składnik, 3) należyte rozmieszczenie w magazynie materiałów wg grup, asortymentów, rodzajów i wymiarów oraz wg częstotliwości ich wydawania, 4) utrzymywanie magazynu w należytym porządku, przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, 5) zabezpieczanie przechowywanych zapasów przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą lub zanieczyszczeniem, 6) zabezpieczenie pomieszczeń magazynowych poprzez właściwe każdorazowe zamknięcie po ich opuszczeniu, 7) niezwłoczne i pisemne powiadomienie przełożonego o wszelkich stwierdzonych brakach materiałów, uszkodzeniu pomieszczeń, 8) umieszczanie w widocznym miejscu instrukcji oraz wszelkich napisów orientacyjnych, ostrzegawczych lub porządkowych oraz wykazu telefonów alarmowych, 9) coroczna (lub na wezwanie odpowiednich organów jednostki) weryfikacja zapasów magazynowych, w tym ustalenie ich przydatności oraz sporządzanie wykazów materiałów przeznaczonych do upłynnienia, obniżenia ich wartości, zbędnych lub przeznaczonych do likwidacji, 10) prowadzenie kontroli zgodności stanu faktycznego zapasów z ewidencją magazynową, 11) przygotowanie magazynu do przeprowadzenia inwentaryzacji okresowych i zdawczoodbiorczych, 12) prowadzenie dokumentacji przychodu i rozchodu materiałów, w szczególności magazynier jest obowiązany do ustalenia, czy dostarczony i odebrany materiał odpowiada pod względem ilości, jakości i wartości zapisom w dowodzie dostawy, magazynier przyjmuje zawsze stan faktyczny, jaki otrzymał fizycznie, niezależnie od ilości figurującej w specyfikacji lub dowodzie dostawy. 3. Magazynier dokonuje wpisania do ewidencji ilościowo-wartościowej w programie komputerowym wszystkich dowodów przychodów i rozchodów z zachowaniem chronologii zapisów według dat i numerów dowodów magazynowych. 4. Magazynier jest odpowiedzialny materialnie i dyscyplinarnie gdy: 1) zaistnieje nieusprawiedliwiony niedobór, 2) niedbale i niezgodnie z przepisami wykonuje swoje obowiązki, w szczególności w zakresie prowadzenia ewidencji magazynowej oraz zabezpieczenia materiałów, w tym zabezpieczenia przeciwpożarowego, 3) jednostka poniesie z jego winy straty spowodowane niewłaściwym postępowaniem w zakresie gospodarki magazynowej. 5. W przypadku nieobecności magazyniera przekraczającej 30 kolejnych dni roboczych należy sporządzić spis z natury i protokolarnie przekazać na czas określony funkcję magazyniera innemu pracownikowi. W przypadku nieobecności magazyniera zdającego magazyn czynności powyższe należy wykonać komisyjnie. 6. Za zgodą i na wniosek magazyniera mogą mu być przydzieleni do pomocy na stałe lub doraźnie inni pracownicy. Pracownicy pomocniczy w razie powierzenia im opieki nad majątkiem przyjmują na siebie odpowiedzialność materialną zgodnie z art i 2 Kodeksu pracy. 2

4 4. 1. Odbioru i przyjęcia materiałów można dokonać tylko na podstawie następujących dowodów: 1) rachunków lub faktur, 2) protokołów odbioru, 3) protokołów komisyjnego przyjęcia, 4) listów przewozowych, 5) dowodów przyjęcia zewnętrznego (Pz) bądź innych stosownych dokumentów obrotu magazynowego (Mm, Zw). 2. Przyjęcie materiałów do magazynu powinno poprzedzać: 1) przeliczenie, zważenie lub w określonych przypadkach, gdy nie jest możliwe dokładne ustalenie rozmiaru dostawy, obmiar przedmiotu dostawy, 2) sprawdzenie, czy przedmiot dostawy odpowiada jakości, rodzajowi, gatunkowi, jak również wymogom określonym w dokumencie dostawy, 3) sprawdzenie rodzaju, ilości oraz stanu opakowań, jego cech i znaków. 3. Wady jakościowe bądź braki ilościowe ujawnione przy odbiorze materiałów należy udokumentować w formie protokołu spisanego w obecności przedstawiciela dostawcy lub przewoźnika. Protokół powinien zawierać niezbędne dane umożliwiające wniesienie reklamacji lub roszczeń materialnych w stosunku do dostawcy lub przewoźnika, zaniechanie sporządzenia protokołu stanowi podstawę do obciążenia pracownika dokonującego odbioru równowartością brakujących materiałów. 4. Zakwestionowany towar co do jakości lub ilości powinien być składowany w magazynie oddzielnie jako depozyt do czasu ostatecznego wyjaśnienia spraw spornych. 5. Materiałów odebranych, ale jeszcze nieprzyjętych, nie wolno wydawać do użytku, a materiały są wydawane według zgłoszonych potrzeb i wyłącznie upoważnionym osobom. 6. Zakupione materiały, przekazane na stanowiska pracy podlegają spisaniu w koszty dowodem przyjęcia jest potwierdzenie ich odbioru na rachunku bądź fakturze przez pracownika danej komórki organizacyjnej, który zamieszcza datę i czytelny podpis, natomiast zapasy materiałów składuje się w magazynie. 7. Wydawanie materiałów z magazynu może nastąpić wyłącznie na podstawie prawidłowo wystawionego dowodu rozchodu magazynowego, o którym mowa w 5 ust. 2, podpisanego i zatwierdzonego przez upoważnione do tego osoby. 8. Osoba podpisująca zamówienie jest obowiązana do zlecania wydawania materiałów w ilościach zgodnych z rzeczywistymi potrzebami oraz dopilnowania celowego i oszczędnego ich zużycia, zgodnie z przeznaczeniem. 9. Każdorazowo w dowodzie stwierdzającym wydanie (np. Wz, Mm, Rw) magazynier dokonuje wpisu dotyczącego ilości i wartości wydanego materiału, a dowód wydania podpisuje magazynier i osoba pobierająca. 10. W przypadku zdarzeń trudnych do przewidzenia (na przykład powódź, pożar itp.) można komisyjnie dokonać otwarcia magazynu i wydać materiały pod nieobecność magazyniera, zachowując następujące warunki: 1) zdjęcie zabezpieczeń pomieszczenia magazynu powinno nastąpić komisyjnie w obecności kierownika jednostki lub co najmniej 2 pracowników jednostki, 2) komisja ze swoich czynności powinna sporządzić protokół, w którym wskaże nazwy i ilości pobranych materiałów, 3) zabezpieczyć magazyn, a także przekazać niezwłocznie (zwykle w dniu następnym) magazynierowi dowody rozchodowe. 11. W przypadku sytuacji przestawionej w ust. 10 sporządzany obligatoryjnie protokół musi być podpisany przez wszystkie osoby uczestniczące w komisyjnym otwarciu magazynu. 3

5 5. 1. Dokumentowanie przychodu magazynowego odbywa się następująco: 1) Dokument symbol Pz - stanowi dowód przyjęcia do magazynu materiałów od dostawcy zewnętrznego. Dokument ten w 2 egzemplarzach sporządza magazynier w momencie przyjmowania materiału do magazynu. Jeden egzemplarz jest przekazywany wraz z fakturą do Referatu Finansów, Planowania i Budżetu, drugi egzemplarz zatrzymuje jako dowód stanowiący podstawę przychodu materiałów w ewidencji magazynowej. Dowód podpisuje magazynier, który przyjął materiały do magazynu oraz zatwierdza osoba do tego uprawniona. 2) Dokument symbol Mm - stanowi dowód przyjęcia do magazynu materiałów z magazynu innej jednostki organizacyjnej (przesunięcia między magazynami). Dokument ten w 2 egzemplarzach sporządza magazynier. Oryginał dokumentu przekazuje do Referatu Finansów, Planowania i Budżetu, kopia pozostaje w magazynie. 3) Dokument symbol Zw - stanowi dowód przyjęcia materiałów do magazynu w przypadku zwrotu materiałów uprzednio pobranych dowodem Rw, lecz niewykorzystanych na własne potrzeby, dokument ten w 2 egzemplarzach wystawia magazynier, który po wpisaniu do ewidencji materiałowej oryginał przekazuje do Referatu Finansów, Planowania i Budżetu, kopia pozostaje w magazynie razem z dowodem Rw, na podstawie którego uprzednio pobrano materiał. 2. Dokumentowanie rozchodu magazynowego odbywa się następująco: 1) Dokument symbol Wz - stanowi dowód wydania lub sprzedaży materiałów na zewnątrz jednostki. Dokument ten w 3 egzemplarzach sporządza magazynier i przekazuje oryginał do Referatu Finansów, Planowania i Budżetu, kopię pierwszą otrzymuje magazynier, drugą kopię otrzymuje odbierający materiał. Dowód podpisuje magazynier, który wydał materiały z magazynu oraz osoba, która pobrała materiały. Dowód zatwierdza osoba do tego uprawniona. 2) Dokument symbol Rw - stanowi dowód wydania materiałów z magazynu do użytku na potrzeby wewnętrzne jednostki. Dokument ten w 2 egzemplarzach sporządza magazynier i przekazuje oryginał do Referatu Finansów, Planowania i Budżetu, drugi egzemplarz pozostaje w komórce organizacyjnej prowadzącej magazyn. Dowód podpisuje magazynier, który wydał materiały z magazynu oraz osoba, która pobrała materiały z danej komórki organizacyjnej Urzędu. Dowód zatwierdza osoba do tego uprawniona. 3. Do zatwierdzania dowodów przychodu i rozchodu magazynowego uprawnieni są: Kierownik Referatu Budownictwa i Rolnictwa lub Zastępca Wójta lub Sekretarz Gminy Dobromierz lub podczas ich nieobecności osoby wyznaczone do zastępowania. 4. Poza dowodami wymienionymi w 5 ust. 1 i 2 w obrocie magazynowym występują dowody przychodowe lub rozchodowe w postaci protokołów stwierdzających nadwyżki lub niedobory i zniszczenia. Do każdego protokołu obowiązkowo musi być wystawiony dokument z symbolem Pz w przypadku nadwyżek, dokument z symbolem Rw w przypadku niedoboru i zniszczeń. 5. Prawidłowo sporządzony dokument obrotu materiałowego musi być wystawiony czytelnie i bezbłędnie oraz zawierać co najmniej: 1) nazwę materiału i numer indeksowy, 2) nazwę dostawcy lub odbiorcy, 3) cenę jednostkową wraz z jednostką miary, 4) ilość i wartość wydaną lub otrzymaną oraz datę wydania lub przyjęcia materiału, 5) datę wystawienia dokumentu, 6) podpis magazyniera oraz podpis osoby zatwierdzającej dokument opatrzony pieczątką, 7) podpis wydającego i otrzymującego materiał w sposób umożliwiający identyfikację tych osób (niedopuszczalne jest podpisywanie dowodów in blanco). 4

6 6. Magazynier sporządza również w dwóch egzemplarzach raport saldowo-obrotowy, nie rzadziej niż raz na kwartał wg stanu na dzień 31 marca, 30 czerwca, 30 września oraz 31 grudnia roku obrotowego odpowiednio do 30 kwietnia, 31 lipca, 31 października, 31 stycznia następnego roku lub na dzień inwentaryzacji, z których jeden egzemplarz przekazuje do Referatu Finansów, Planowania i Budżetu, a drugi egzemplarz pozostawia w komórce organizacyjnej prowadzącej magazyn. 7. Ewidencję syntetyczną materiałów prowadzi Referat Finansów, Planowania i Budżetu. 8. Dane ewidencji ilościowo-wartościowej należy uzgadniać z danymi ewidencji syntetycznej pod względem wartościowym okresowo, nie rzadziej niż raz na kwartał wg stanu na dzień 31 marca, 30 czerwca, 30 września oraz 31 grudnia roku obrotowego odpowiednio do 30 kwietnia, 31 lipca, 31 października, 31 stycznia następnego roku lub na dzień inwentaryzacji. Protokół z uzgodnienia danych stanowi załącznik do niniejszej Instrukcji. Protokół jest podpisywany przez magazyniera i pracownika prowadzącego ewidencję syntetyczną w Referacie Finansów, Planowania i Budżetu Nadzór i kontrolę w zakresie gospodarki magazynowej sprawuje kierownik Referatu Budownictwa i Rolnictwa, zaś w zakresie ewidencji księgowej Skarbnik Gminy Dobromierz. 2. Zadaniem kontroli wewnętrznej jest eliminacja wszelkich niedociągnięć, błędów, marnotrawstwa, braków oraz ewentualnych nadużyć. W tym celu w czasie kontroli należy zwrócić szczególną uwagę na to, czy: 1) dowody obrotu materiałowego są prawidłowe pod względem formalnym i rzeczowo finansowym, 2) zapisy w ewidencji magazynowej dokonywane są rzetelnie i na bieżąco, 3) istnieje zgodność ewidencji ilościowo-wartościowej z ewidencją syntetyczną oraz stanem rzeczywistym materiałów, 4) materiały są należycie przechowywane i zabezpieczone przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem i utratą, 5) występują w magazynie materiały zbędne i czy stan zapasów materiałowych jest gospodarczo uzasadniony. 3. Kontrolę zgodności rzeczywistych stanów zapasów materiałowych należy przeprowadzić w drodze inwentaryzacji w terminach określonych w Instrukcji inwentaryzacyjnej oraz w razie zamian na stanowisku magazyniera, w przypadku włamania, pożaru lub zalania, a także na skutek innych uzasadnionych okoliczności. 4. Przekazanie obowiązków magazyniera następuje na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego, po uprzednim ustaleniu w drodze spisu z natury stanu rzeczywistego materiałów. 5. W przypadku stwierdzenia niedoborów/ nadwyżek materiałowych przeprowadza się postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia przyczyn ich powstania. 6. Należność za stwierdzone zawinione niedobory podlega niezwłocznemu wyegzekwowaniu w drodze dobrowolnej spłaty od osoby materialnie odpowiedzialnej lub postępowania sądowego Wykonanie postanowień Instrukcji powierza się wszystkim osobom biorącym udział w obrocie magazynowym, zgodnie z posiadanymi zakresami czynności i kompetencjami. 5

7 Załącznik do Instrukcji gospodarki magazynowej Urzędu Gminy Dobromierz Protokół z uzgodnienia danych ewidencji ilościowo-wartościowej z danymi ewidencji syntetycznej 1. Magazynier (imię i nazwisko) 2. Pracownik prowadzący ewidencję syntetyczną w Referacie Finansów, Planowania i Budżetu (imię i nazwisko) w wyniku porównania zapisów ewidencji ilościowo-wartościowej prowadzonej przez Referat Budownictwa i Rolnictwa (magazyn) z zapisami ewidencji syntetycznej prowadzonej przez Referat Finansów, Planowania i Budżetu stwierdzono zgodność/niezgodność stanów ewidencji ilościowo-wartościowej z ewidencją syntetyczną na dzień.. Wartość ewidencji ilościowo-wartościowej prowadzonej przez Referat Budownictwa i Rolnictwa (magazyn) na dzień. wynosi... Wartość ewidencji syntetycznej prowadzonej przez Referat Finansów, Planowania i Budżetu na dzień.. wynosi.. podpis magazyniera.. podpis pracownika prowadzącego ewidencję syntetyczną. podpis Kierownika Referatu Budownictwa i Rolnictwa podpis Skarbnika lub osoby upoważnionej