INSTRUKCJA GOSPODARKI MAGAZYNOWEJ CENTRUM WODNEGO LAGUNA

Transkrypt

1 INSTRUKCJA GOSPODARKI MAGAZYNOWEJ CENTRUM WODNEGO LAGUNA 1. PODSTAWY PRAWNE Centrum Wodne Laguna zwane dalej CW Laguna prowadzi gospodarkę magazynową oraz jej kontrole na podstawie : 1. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2009 r., nr 152, poz z późn. zmianami ), 2. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz.U. z 2009 r., nr 157, poz z późn. zm. ), 2. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Niniejsza instrukcja określa zasady prowadzenia gospodarki magazynowej i obiegu dokumentów związanych z gospodarką materiałową. 2. Pod pojęciem magazyn rozumie się zespół pomieszczeń zamkniętych składowisk, wiat przeznaczonych do przechowywania materiałów. 3. Gospodarkę magazynową w Centrum Wodnym Laguna prowadzą : a) magazyn środków czystości, b) magazyn chemii basenowej, c) magazyn materiałów remontowych i eksploatacyjnych d) magazyn odzieży ochronnej 4. Pomieszczenia magazynowe powinny być odpowiednio zabezpieczone w zakresie przechowywanych materiałów przed kradzieżą, zniszczeniem lub uszkodzeniem jak i zabezpieczenia przeciwpożarowego, sanitarnego oraz warunków BHP. 5. Przebywanie w magazynie innych osób bez zgody pracowników magazynu jest zabronione. Drzwi magazynu powinny być zaopatrzone w co najmniej dwa zamki patentowe. Po zamknięciu magazynu klucze do magazynu powinny być zdeponowane w taki sposób, aby w przypadku konieczności (np. pożaru, zalania) możliwe było wejście do pomieszczeń magazynowych w celu likwidacji szkody. 6. Pracownicy magazynu powinni posiadać znajomość przepisów i zasad prowadzenia gospodarki magazynowej. 7. Przy przyjmowaniu pracowników magazynu do pracy należy przestrzegać następujących zasad : a) nie można przyjmować do pracy pracownika, który w poprzednim miejscu pracy nie dokonał rozliczenia powierzonych mu składników majątkowych, względnie nie złożył zaświadczenia stwierdzającego dokonanie rozliczenia się w poprzednim miejscu pracy, Strona 1 z 13

2 b) nie wolno przyjmować pracownika, który był karany z przestępstwo gospodarcze lub przywłaszczenie mienia. Pracownik przyjęty jako pracownik magazynu może przejąć magazyn wyłącznie protokolarnie wg spisu z natury. Przed przyjęciem pracownik magazynu składa deklaracje o odpowiedzialności materialnej, obowiązku pracownika magazynu powinny być określone na piśmie w zakresie czynności pracownika. 8. W pomieszczeniach magazynu należy umieścić w widocznych miejscach : a) tabliczki z napisem Osobom nieupoważnionym wstęp wzbroniony oraz Palenie papierosów zabronione, b) instrukcja przeciwpożarowa, c) informacja o godzinach wydawania materiałów dla pracowników odpowiedzialnych za ich przekazanie do zużycia 3. OBOWIĄZKI I ODPOWIEDZIALNOŚĆ MAGAZYNIERA 1. Magazynier jest odpowiedzialny za całość gospodarki materiałowej i przestrzeganie niniejszej Instrukcji. Odpowiedzialność magazyniera rozpoczyna się z chwilą protokolarnego podpisania spisu inwentaryzacyjnego, a kończy z chwila protokolarnego przekazania innej osobie/osobom i uzgodnienia wartościowego stanu magazynu z działem księgowym. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do instrukcji 2. W przypadku choroby lub innej nagłej nieobecności magazynier jest zastępowany przez osoba wymienioną w Karcie stanowiska pracy. 3. W przypadku choroby lub innej nieobecności magazyniera, a także osób zastępujących magazyniera, kierownik zakładu może wyznaczyć 2 osobową komisję do pełnienia zastępczo funkcji magazyniera. W tym przypadku dowody magazynowe podpisują wszyscy członkowie komisji. Komisja otwierając magazyn zobowiązana jest do spisania protokolarnie pod nadzorem kierownika zakładu znajdujących się tam zapasu. Kierownik jednostki może wyznaczyć na czas nieobecności magazyniera zastępstwo. Pracownik zastępujący magazyniera jest zobowiązany do przyjęcia zapasów magazynowych na podstawie wcześniej przeprowadzonej inwentaryzacji zdawczo odbiorczej. 4. Do obowiązków magazyniera należy w szczególności : a) przyjmowanie i wydawanie materiałów ( towarów ) na podstawie obowiązujących dowodów obrotu magazynowego, b) sprawdzenie i porównanie ilości otrzymanych artykułów z danymi widocznymi w dokumencie będącym dowodem dostawy, c) prowadzenie ilościowej ewidencji magazynowej, d) utrzymanie magazynu w należytym porządku oraz przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów ppoż., e) zabezpieczenie pomieszczeń magazynowych poprzez właściwe każdorazowe zamknięcie po ich opuszczeniu, f) należyte rozmieszczenie w magazynie materiałów wg grup, asortymentów i rodzajów, Strona 2 z 13

3 g) racjonalne organizowanie pracy w magazynie w sposób zapewniający osiągnięcie najlepszych wyników pracy, wykorzystanie powierzchni i pojemności magazynu, sprawne przyjmowanie i wydawanie materiałów, h) prowadzenie samokontroli zgodności stanu faktycznego zapasów z ewidencją magazynową, i) przygotowanie magazynu do przeprowadzenia inwentaryzacji, j) powiadomienie kierownika zakładu o uszkodzeniu pomieszczeń, zamków, kradzieży, zepsuciu zapasów oraz innych usterkach, k) prawidłowe udokumentowanie przychodu i rozchodu materiałów (towarów), w szczególności magazynier jest obowiązany do ustalenia czy dostarczony i odebrany materiał (towar) odpowiada pod względem ilości, jakości i wartości zapisom w dowodzie dostawy. Magazynier przyjmuje zawsze stan faktyczny, jaki otrzymał fizycznie, niezależnie od ilości figurującej w specyfikacji lub dowodzie dostawy. l) terminowe zwracanie opakowań zwrotnych, m)prowadzenie zabiegów konserwacyjnych składowanych materiałów zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami branżowymi w celu nie dopuszczenia do obniżenia wartości użytkowanych materiałów, 5. W przypadku stwierdzenia różnic co do jakości i ilości magazynie zobowiązany jest do sporządzenia protokołu rozbieżności w obecności przedstawiciela dostawcy lub przewoźnika. Zaniechanie sporządzenia protokołu stanowi podstawę do obciążenia pracownika dokonującego odbioru równowartością brakujących materiałów (towarów). Protokół rozbieżności stanowi załącznik nr 2 do instrukcji. 6. Odpowiedzialność magazyniera : a) magazynier odpowiada materialnie i dyscyplinarnie za straty powstałe z jego winy, a w szczególności: za powstanie nieusprawiedliwionego niedoboru, nienależytego zabezpieczenie przed kradzieżą 7. Materiały odebrane, a jeszcze nie przyjęte należy przechowywać oddzielnie i nie wolno ich wydawać do użytkowania. 8. Zakupione materiały, przekazane na stanowiska pracy podlegają spisaniu w koszty dowodem przyjęcia jest potwierdzenie ich odbioru na rachunku lub na fakturze przez pracownika danej komórki organizacyjnej, który zamieszcza datę i czytelny podpis, natomiast zapasy materiałów składuje się w magazynie. 9. Magazynier wydaje materiały wg potrzeb, wynikających z zamówień w zakresie wydania materiałów, sporządzanych przez poszczególne komórki organizacyjne. Zamówienie podpisuje kierownik komórki organizacyjnej lub osoba zastępująca podczas jego nieobecności. 10. Wydawanie materiałów z magazynu może nastąpić wyłącznie na podstawie prawidłowo wystawionego dowodu RW, o którym mowa w 4 ust. 2 podpisanego i zatwierdzonego przez upoważnione do tego osoby. Strona 3 z 13

4 11. Kierownicy komórek organizacyjnych wyznaczają osoby uprawnione do odbioru materiałów na podstawie dowodu RW i zgłaszają je w formie pisemnej do Magazyniera Głównego wzór nr Osoba podpisująca zamówienie jest zobowiązana do zlecania wydawania materiałów w ilościach zgodnych z rzeczywistymi potrzebami oraz dopilnowania celowego i oszczędnego ich zużycia, zgodnie z przeznaczeniem. 4. DOKUMENTY OBROTU MAGAZYNOWEGO 1. Wszystkie przychody i rozchody materiałów dokonywane mogą być wyłącznie na podstawie właściwych dokumentów. 2. Dokumenty przychodowe i rozchodowe sporządza się na następujących drukach : PZ - przyjęcie materiałów z zewnątrz (załącznik nr 4 ), ZW - zwrot materiałów ( załącznik nr 5 ), RW - rozchód wewnętrzny ( załącznik nr 6 ), Wz - wydawanie materiałów na zewnątrz ( załącznik nr 7). Poza dowodami sporządzonymi na ww. drukach dowodami przychodowymi i rozchodowymi są protokoły komisji inwentaryzacyjnej, wykazujące nadwyżki lub niedobory oraz powstałe szkody. Dokumenty przychodowe i rozchodowe sporządza się w 2 egzemplarzach jeden dla magazyniera, drugi dla działu księgowości. 3. Każdy dokument przychodu i rozchodu musi zawierać następujące dane: - kolejny numer wynikający z ewidencji dokumentów w danym magazynie, - dokładną nazwę materiału, - nazwę dostawcy ( w przypadku dokumentów przychodowych ), - nazwę odbiorcy ( w przypadku dokumentów rozchodowych ), - jednostkę miary, - cenę jednostkową, - datę, - podpis osoby wystawiającej i zatwierdzającej ( sprawdzającej ) 5. EWIDENCJA OBROTU MATERIAŁOWEGO 1. W Centrum Wodnym Laguna, występuje podział na magazyn: a) magazyn środków czystości : - środki czystości, - sprzęt do utrzymania czystości, Strona 4 z 13

5 - artykuły gospodarcze, b) chemii basenowej - środki chemiczne do uzdatniania wody basenowej c) magazyn materiałów remontowych i eksploatacyjnych: - artykuły gospodarcze, - materiały elektryczne, - materiały hydrauliczne, - części i wyposażenie komputerowe, - artykuły malarskie i stolarskie, - materiały eksploatacyjne, - narzędzia, - odzież ochronna i środki ochrony osobistej, d) magazyn odzieży ochronnej - odzież dla pracowników CW Laguna, - wyposażenie dla ratowników 2. Ewidencja obrotów materiałowych w magazynie polega na bieżącym rejestrowaniu na kartotekach materiałowych rozchodów i przychodów materiałowych oraz wykazywania stanu zapasów poszczególnych materiałów. Każdy magazyn posiada oddzielną kartotekę magazynową (wzór kartoteki materiałowej stanowi załącznik nr 8) 3. Kartoteki materiałowe należy ułożyć z podziałem na grupy materiałowe, o których mowa w ust. 1, według obowiązującego wykazu materiałów. 4. Kartotekę materiałową należy prowadzić oddzielnie dla każdego rodzaju materiału. Łączenie różnych materiałów na jednej kartotece jest niedozwolone. Każda kartoteka musi zawierać między innymi : a) nazwę i symbol materiału, b) właściwą dla każdego materiału jednostkę miary, c) cenę zakupu, d) data zakupu. 5. Prowadzenie zapisów w kartotece materiałowej możliwe jest jedynie na podstawie obowiązującej dokumentacji obrotu materiałowego. Przychód wpisuje się do kartoteki na podstawie dowodów przychodowych lub komisyjnie stwierdzonych nadwyżek magazynowych, rozchód na podstawie dowodów wydania, względnie protokołu komisyjnego, stwierdzającego ubytki lub niedobór. 6. Zapisy w kartotece materiałowej prowadzi się na bieżąco. Zamknięcie kartotek następuje na dzień inwentaryzacji. Polega ono na podkreśleniu i zsumowaniu kolumnami przychodów i rozchodów oraz ustalenia stanu materiałów, wynikającego z kartoteki. Po uzyskaniu rozliczenia protokołu inwentaryzacji, należy dokonać zapisów z niej Strona 5 z 13

6 wynikających, doprowadzając do stanu wynikającego ze spisu z natury i po ponownym podsumowaniu, następuje zamknięcie kartoteki. Od pierwszego dnia inwentaryzacji, rejestrację obrotów należy dokonywać na tej kartotece, pozostawiając miejsce na zarejestrowanie różnic po stronie rozchodu lub przychodu wynikłych z rozliczenia spisu. 7. Zapisy w magazynowych kartotekach ilościowych prowadzone są ręcznie. Kartoteki ilościowe po dokonaniu wszelkich zapisów dotyczących danego okresu należy raz w miesiącu uzgodnić z ewidencją prowadzoną w księgowości. 8. Odpowiedzialność za prawidłowość zapisów oraz za przestrzeganie zasad prowadzenie kartoteki materiałowej w magazynie ponosi magazynier. 9. Ewidencję ilościowo wartościową, stanowiącą powtórzenie zapisów ilościowych w magazynie prowadzi Wydział Finansowy Centrum Wodnego Laguna. Ewidencja ilościowo wartościowa musi być prowadzona w sposób umożliwiający ustalenie w poszczególnych magazynach : a) obrotów materiałowych, b) stanu zapasów na koniec każdego miesiąca. 10. W przypadku opakowań, przyjęcia dokonuje się zgodnie z zasadami określonymi dla materiałów. 11. Ewidencję analityczna opakowań prowadzi się zbiorczo wg rodzajów, natomiast szczegółową wg typów opakowań i dostawców. 6. POSTANOWIENIE KOŃCOWE 1. Za mienie znajdujące się w magazynie odpowiedzialność materialną ponosi magazynier. 2. Powierzenie magazynu wraz z jego zawartością może nastąpić na zasadzie przyjęcia materialnej odpowiedzialności i musi być dokonane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami (Regulamin Wynagradzania). Odpowiedzialność za dopełnienie niezbędnych formalności wynikających w tym zakresie ponosi kierownik jednostki. 3. W przypadku większej liczby osób odpowiedzialnych materialnie za dany magazyn, odpowiedzialność za mienie znajdujące się w magazynie powinna być powierzona na zasadzie wspólnej odpowiedzialności materialnej. 4. Magazynierzy zobowiązani są do bieżącego analizowania i sygnalizowania kierownikowi Wydziału ds. Technicznych o stanie zapasów, które mogą mieć charakter zapasów zbędnych lub nadmiernych biorąc pod uwagę : a) ruch (znikomy lub całkowity brak) przez dłuższy okres czasu, b) stan zapasów przekraczający znacznie zgłaszane zapotrzebowanie, c) stan zapasów przekraczający maksymalny stan zapasów lub normatywny stan zapasów, w przypadku materiałów, dla których zostały one ustalone. 5. Zestawienie, o którym mowa w ust. 4 magazynierzy zobowiązanie są sporządzić i przekazać kierownikowi przynajmniej raz w roku. Strona 6 z 13

7 6. Na podstawie zestawień, o których mowa w ust. 4, kierownik Wydziału ds. Technicznych dokonuje analizy, wykazuje stan zapasów zbędnych i nadmiernych oraz podejmuje działania zapewniające odpowiednie i zgodne z przepisami ich zagospodarowanie. 7. Wszyscy pracownicy magazynowi zobowiązani są zapoznać się z treścią niniejszej instrukcji i fakt ten potwierdzić własnoręcznym podpisem. 8. Instrukcja obowiązuje od dnia roku.. Strona 7 z 13

8 Załącznik nr 1 PROTOKÓŁ ZDAWCZO ODBIORCZY MAGAZYNU Z DNIA... Strona zdająca : Strona odbierająca :.. / imię i nazwisko /. / stanowisko /. / nazwa magazynu /.. / imię i nazwisko /. / stanowisko /. / nazwa magazynu / Przedmiot przekazania Lp. Nazwa przedmiotu Symbol inwentarzowy Ilość Cena Jednostkowa Wartość Potwierdzam przekazanie wyżej wymienionych przedmiotów. Strona zdająca : Strona odbierająca :... / data i podpis / / data i podpis /. /Dyrektor Centrum Wodnego Laguna/ Strona 8 z 13

9 PROTOKÓŁ ROZBIEŻNOŚCI W DOSTAWIE NR./.. CENTRUM WODNE LAGUNA Załącznik nr 2 Centrum Wodne Laguna ul. Wodnika 1, Gryfino Kierowca: Data przyjęcia dostawy: Nr faktury VAT: Klient: Lp Nr katalogowy Powinno być: Jest: Uwagi Data i podpis klienta.. Data i podpis kierowcy Centrum Wodne Laguna ul. Wodnika 1, Gryfino PROTOKÓŁ ROZBIEŻNOŚCI W DOSTAWIE KLIENT Kierowca: Data przyjęcia dostawy: Nr faktury VAT: Klient: Lp Nr katalogowy Powinno być: Jest: Uwagi Data i podpis klienta.. Data i podpis kierowcy Strona 9 z 13

10 Załącznik nr 3 UPOWAŻNIENIE DO ODBIORU MATERIAŁÓW Z MAGAZYNU Upoważnienie dla. / imię i nazwisko upoważnionego pracownika / Stanowisko do odbioru materiałów : z magazynu.. / podpis kierownika wydziału / Strona 10 z 13

11 Załącznik nr 4 WZÓR PZ Załącznik nr 5 WZÓR ZW Strona 11 z 13

12 Załącznik nr 6 WZÓR RW Załącznik nr 7 WZÓR WZ Strona 12 z 13

13 Załącznik nr 8 WZÓR KARTY MATERIAŁOWEJ Strona 13 z 13