IBM TRIRIGA Wersja 10 Wydanie 4.0. Podręcznik zarządzania portfelem

Transkrypt

1 IBM TRIRIGA Wersja 10 Wydanie 4.0 Podręcznik zarządzania portfelem

2 Uwaga Przed użyciem niniejszych informacji i produktu, którego one dotyczą, należy zapoznać się z treścią sekcji Uwagi na stronie 33. Ta edycja dotyczy wersji 10, wydanie 4, modyfikacja 0 produktu IBM TRIRIGA i wszystkich kolejnych wydań i modyfikacji, o ile nie zaznaczono inaczej w nowych wydaniach. Copyright IBM Corporation 2011, 2014.

3 Spis treści Rozdział 1. Zarządzanie danymi portfela 1 Rozdział 2. Przegląd danych portfela.. 3 Stany i czynności rekordu portfela Rozdział 3. Konfigurowanie portfela... 5 Konfigurowanie specyfikacji Przegląd specyfikacji Specyfikacja standardu powierzchni Tworzenie specyfikacji Konfigurowanie informacji o położeniach geograficznych. 7 Przegląd informacji na temat położenia geograficznego 7 Tworzenie rekordów położenia geograficznego... 9 Rozdział 4. Zarządzanie danymi portfela 11 Rozdział 5. Zarządzanie organizacjami 13 Przegląd informacji na temat organizacji Tworzenie organizacji Rozdział 6. Zarządzanie lokalizacjami 17 Przegląd lokalizacji Status lokalizacji Listy kontrolne Przydziały lokalizacji Klasyfikacje wykorzystania powierzchni Tworzenie lokalizacji Wycofywanie lokalizacji Rozdział 7. Zarządzanie osobami Przegląd informacji na temat osób Tworzenie rekordów osób Rozdział 8. Zarządzanie zasobami Przegląd zasobów Status zasobu Tworzenie zasobów Wycofywanie zasobów Rozdział 9. Zarządzanie danymi dot. instytucji rządowych Federal Real Property Profile Model RPIM (Real Property Information Model) Rozdział 10. Zarządzanie rolami osób kontaktowych Zarządzanie rolą osoby kontaktowej Przypisywanie ról osób kontaktowych Uwagi Strategia ochrony prywatności Znaki towarowe Copyright IBM Corp. 2011, 2014 iii

4 iv Copyright IBM Corp. 2011, 2014

5 Rozdział 1. Zarządzanie danymi portfela Przed rozpoczęciem pracy z aplikacjami IBM TRIRIGA w celu zarządzania środowiskiem pracy należy zaplanować i skonfigurować portfel i utworzyć dane portfela. Copyright IBM Corp. 2011,

6 2 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

7 Rozdział 2. Przegląd danych portfela Dane portfela stanowią podstawowe informacje umożliwiające zarządzanie obszarami roboczymi. W portfelu dostępne są dane dotyczące organizacji, lokalizacji, osób oraz zasobów powiązanych z zarządzaną powierzchnią. Rekordy danych portfela dostępne w aplikacji IBM TRIRIGA Portfolio Data Manager umożliwiają śledzenie szczegółowych informacji wymaganych do ukończenia zadań w innych obszarach produktu IBM TRIRIGA. Na przykład podczas tworzenia planów przydzielenia powierzchni lub przeniesienia osób do innej lokalizacji potrzebne są wyczerpujące informacje o powierzchniach i osobach. Rekordy danych portfela tworzą strukturę hierarchiczną i można je powiązać z innymi rekordami. Wszystkie zdarzenia z cyklu życia powiązane z rekordem można śledzić, tworząc pełną historię i zapis kontrolny. Aplikacja IBM TRIRIGA Real Estate Environmental Sustainability dodaje sekcje i funkcje portfela powiązane z następującymi obiektami biznesowymi: Moje przedsiębiorstwo, Budynek, Teren, Konstrukcja i Lokalizacja handlu detalicznego. Więcej informacji na temat sposobów gromadzenia, analizowania i wykorzystywania danych środowiskowych w celu osiągnięcia celów związanych z ochroną środowiska zawierają tematy dotyczące aplikacji IBM TRIRIGA Real Estate Environmental Sustainability. Stany i czynności rekordu portfela Wszystkie rekordy w produkcie IBM TRIRIGA Portfolio Data Manager są zgodne z tym samym zestawem stanów i czynności. Stany to główne kroki w cyklu życia rekordu, a czynności wywołują zmiany stanów. Rysunek 1. Stany i czynności rekordu portfela Copyright IBM Corp. 2011,

8 4 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

9 Rozdział 3. Konfigurowanie portfela Konfigurowanie specyfikacji Przed rozpoczęciem tworzenia danych portfela użytkownik musi skonfigurować portfel w taki sposób, aby możliwe było korzystanie z list, klasyfikacji, położeń geograficznych i specyfikacji, które są konieczne do zarządzania jego danymi. Specyfikacje można konfigurować, aby ułatwić sobie zarządzanie informacjami o zasobach. Przegląd specyfikacji Specyfikacje reprezentują opis pozycji, ale nie pozycję rzeczywistą. Funkcjonują jako listy pozycji magazynowych, których każdy zasób jest częścią, i definiują elementy wspólne, dzięki którym zasoby są unikalne. Zasoby stanowią rzeczywiste pozycje własne lub wynajęte, które są powiązane ze specyfikacjami przeznaczonymi do grupowania i kategoryzowania zasobów. W specyfikacjach można określać różne informacje dotyczące zasobów, np. pomiary, ratingi energetyczne, dane dotyczące kosztów, szczegóły dotyczące działania. Taka kategoryzacja upraszcza zarządzanie zasobami. Przykład: jeśli urządzenie, takie jak drukarka, ulegnie uszkodzeniu, wówczas można skorzystać z jego specyfikacji, aby znaleźć część wymaganą do jego naprawy. Klasyfikacja specyfikacji Do specyfikacji klasyfikacji można dodawać pola w zależności od wymagań biznesowych. Jednostki i koszt Podczas tworzenia specyfikacji konieczne jest wprowadzenie odpowiedniej jednostki miary. Na przykład: jeśli specyfikacja opisuje biurka, wówczas wartością może być Ilość. Można również wprowadzić Koszt użytkowania dla specyfikacji (na przykład: 10 USD za dzień). System wykorzystuje ten koszt w aplikacji IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager. Jest on mnożony przez czas trwania rezerwacji w celu ustalenia obciążenia za użycie dla zasobu. Jeśli opłaty za zasoby zarezerwowane nie są pobierane lub nie jest używana aplikacja IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager, wówczas można wprowadzić wartość 0. Uprawnienia Uprawnienia definiują role dla osób, które są uprawnione do wyświetlania pozycji i tworzenia dla nich zleceń. Rekordy pracowników definiują role funkcjonalne za pomocą wartości, takich jak Personel, Kierownik, Dyrektor i Wiceprezes. Te wartości są definiowane w celu zapewnienia zgodności z nomenklaturą biznesową przedsiębiorstwa. W sekcji Uprawnienia znajdź i wyświetl listę dostępnych ról, które ograniczają specyfikacje dostępne do wyboru. Na przykład: można zdefiniować, że w organizacji tylko osoby pełniące rolę Personel, Kierownik i Dyrektor mogą wyświetlać i wybierać Krzesło do biurka. Osoby z zarządu i wiceprezesi mogą posiadać inną klasę Krzeseł do biurka, dlatego należy utworzyć inną specyfikację Krzesła do biurka typu Zarząd/Wiceprezes i wybrać te role jako uprawnienie. Copyright IBM Corp. 2011,

10 Stan magazynowy Podczas tworzenia specyfikacji można wprowadzać informacje dotyczące stanu magazynowego, które będą przenoszone do rekordów stanu magazynowego. Dodanie informacji nt. stanu magazynowego upraszcza tworzenie pozycji magazynowej i zapewnia spójność w całym przedsiębiorstwie. W aplikacjach IBM TRIRIGA spójność jednostek miary (JM) jest zachowana dzięki skierowaniu wszystkich pól obiektu do wspólnego pola JM. Przykład: W rekordzie Specyfikacja wszystkie pola Waluta mogą być określone w dolarach amerykańskich, a wszystkie pola Jednostka pozycji mogą być określone jako wartość ilości Sztuka (w celu mierzenia ilości dolarów amerykańskich). Klasa Metoda wyceny zapasów jest powiązana z logiką biznesową, która ponownie oblicza Koszt materiałowy pozycji specyfikacji jako zamówienia dla specyfikacji, które są ukończone. Jeśli używana jest opcja Średnie, wówczas Koszt materiałowy pozycji = Średni koszt zakupionych pozycji. Jeśli używana jest opcja FIFO (Pierwszy przyszedł pierwszy wyszedł), wówczas Koszt materiałowy pozycji = Koszt pierwszej zakupionej pozycji. Jeśli używana jest opcja LIFO (Ostatni przyszedł pierwszy wyszedł), wówczas Koszt materiałowy pozycji = Koszt ostatniej zakupionej pozycji. Więcej informacji zawiera dokumentacja IBM TRIRIGA 10 Inventory Management Podręcznik użytkownika Specyfikacja standardu powierzchni Za pomocą specyfikacji standardu powierzchni można zdefiniować korporacyjne standardy powierzchni, takie jak biuro menedżera, biuro personelu, miejsce pracy menedżera, miejsce pracy personelu, mały pokój konferencyjny i duży pokój konferencyjny. You can define entitlements for a space standard specification to define the roles for people who are entitled to view and request an item. Można na przykład zdefiniować specyfikację standardu powierzchni dla biura menedżera i wybrać uprawnienie Kierownik. Można również zdefiniować specyfikację standardu powierzchni dla biura personelu i wybrać uprawnienie Personel. Specyfikacja standardu powierzchni jest podobna do klasyfikacji powierzchni. Klasyfikacja powierzchni jest zwykle bardziej ogólna, a klasyfikacja standardu powierzchni jest bardziej szczegółowa i definiuje sposób wyposażenia lub umeblowania powierzchni. Definiuje również inne uprawnienia powiązane z rolami funkcjonalnymi osób, które - według oczekiwań - mają zajmować powierzchnię. Po zdefiniowaniu standardów powierzchni można powiązać te standardy z rekordami powierzchni. Rekord powierzchni może zostać powiązany z jednym lub większą liczbą standardów powierzchni. Specyfikacja standardu powierzchni i uprawnienia służą do ograniczania zakresu użytkowników, którzy mogą wyświetlać i wybierać powierzchnie podczas kończenia procesów, takich jak przeniesienia powierzchni. Tworzenie specyfikacji Specyfikacje można tworzyć, aby udostępniać informacje opisujące zarządzane zasoby. O tym zadaniu Podczas tworzenia specyfikacji należy wprowadzać informacje, które ułatwią kategoryzowanie i zarządzanie zasobami. 6 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

11 Procedura 1. Wybierz opcje Portfel > Konfiguracja > Specyfikacje, a następnie wybierz typ tworzonej specyfikacji. 2. Kliknij przycisk Dodaj. 3. Na karcie Ogólne określ nazwę dla specyfikacji. 4. Wybierz klasę specyfikacji. To pole służy do dalszej klasyfikacji typu specyfikacji. Na przykład: można zapisać, że specyfikacja mebli należy do klasy Stoły i biurka. 5. Wybierz klasę usługi. To pole umożliwia grupowanie podobnych specyfikacji. 6. W razie potrzeby określ inne szczegóły dotyczące specyfikacji. 7. Kliknij opcję Utwórz wersję roboczą. 8. Zapisz rekord specyfikacji. Co dalej Po wykonaniu tych czynności możesz wprowadzić więcej szczegółów na temat specyfikacji na różnych kartach i możesz aktywować lub zapisać i zamknąć specyfikację. Konfigurowanie informacji o położeniach geograficznych Informacje o położeniach geograficznych można konfigurować, aby zapewnić reprezentacje miejsc wykonywania działalności. Przegląd informacji na temat położenia geograficznego Informacje dotyczące położenia geograficznego służą do reprezentowania miejsc zarządzania organizacjami. Rekordy położeń geograficznych reprezentują miejsca na mapie. Zwykle organizacje obejmują swoim zasięgiem wiele obszarów geograficznych, albo nawet całą kulę ziemską. W celu wydajnego zarządzania takimi organizacjami wymagane jest również zarządzanie obszarami geograficznymi. Dzięki funkcji położenia geograficznego w produkcie IBM TRIRIGA możliwe jest śledzenie i zarządzanie różnymi obszarami geograficznymi, w których znajduje się siedziba przedsiębiorstwa, jego obiekty i zasoby. Możliwe jest wprowadzanie informacji w celu powiązania rekordu położenia geograficznego z systemem informacji geograficznej (GIS). Dodatkowo możliwe jest zbudowanie hierarchicznej struktury obszarów geograficznych. Hierarchia może zawierać kombinację regionów świata, krajów, województw, regionów, obszarów stołecznych, okręgów i miast. Możliwe jest zbudowanie hierarchii z taką liczbą warstw lub poziomów, jaka jest wymagana. Rozdział 3. Konfigurowanie portfela 7

12 Rysunek 2. Przykład hierarchii położeń geograficznych 8 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

13 Tworzenie rekordów położenia geograficznego Rekordy położeń geograficznych można tworzyć, aby zapewnić reprezentacje miejsc, w których znajdują się organizacje. Należy określić informacje, które ułatwią zarządzanie biznesem w tych obszarach geograficznych. O tym zadaniu Typ informacji określanych podczas tworzenia rekordów położeń geograficznych jest zależny od typu tworzonego rekordu. Procedura 1. Wybierz opcje Portfel > Położenie geograficzne. 2. W hierarchii kliknij opcję Położenie geograficzne. 3. Kliknij opcję Nowe i wybierz typ tworzonego rekordu położenia geograficznego. Na przykład: jeśli tworzysz rekord miasta, wprowadź nazwę miasta. 4. Na karcie Ogólne określ nazwę dla obszaru geograficznego. 5. Wprowadź identyfikator dla rekordu położenia geograficznego. Jeśli identyfikator nie zostanie określony, wówczas po zapisaniu lub aktywacji rekordu położenia geograficznego zostanie wygenerowany unikalny identyfikator. 6. W razie potrzeby określ inne szczegóły dotyczące obszaru geograficznego. 7. Kliknij opcję Utwórz wersję roboczą. 8. Zapisz rekord położenia geograficznego. Co dalej Po wykonaniu tych czynności możesz wprowadzić więcej szczegółów dotyczących obszaru geograficznego na karcie Ogólne oraz na innych kartach, a dodatkowo możesz aktywować lub zapisać i zamknąć lokalizację. Do hierarchii możesz dodać więcej rekordów położeń geograficznych, a następnie możesz przejść do konfigurowania danych portfela dla tych obszarów. Rozdział 3. Konfigurowanie portfela 9

14 10 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

15 Rozdział 4. Zarządzanie danymi portfela Po skonfigurowaniu portfela można rozpocząć tworzenie danych portfela, w tym organizacji, lokalizacji, osób i zasobów. Copyright IBM Corp. 2011,

16 12 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

17 Rozdział 5. Zarządzanie organizacjami Informacje organizacji należy skonfigurować w taki sposób, aby umożliwić użytkownikom korzystanie ze szczegółów w celu zarządzania środkami trwałymi i innymi zasobami w tych organizacjach. Przegląd informacji na temat organizacji Organizacje służą do definiowania struktury hierarchicznej przedsiębiorstwa. Mogą również reprezentować współpracujące z danym przedsiębiorstwem firmy zewnętrzne, takie jak dostawcy, współnajemcy, partnerzy i klienci. Organizacje są obiektami nadrzędnymi lokalizacji i zawierają ludzi, którzy korzystają z zasobów zarządzanych przez użytkownika. Dane organizacji są wykorzystywane w trakcie realizacji różnych procesów w programie IBM TRIRIGA, takich jak przydzielanie powierzchni, zarządzanie przenoszeniem oraz zarządzanie najmami i umowami. Organizacje tworzą strukturę hierarchiczną. Konfiguracja organizacji odbywa się na podstawie ich relacji. W celu odzwierciedlenia struktury organizacji można dodawać dowolną liczbę oddziałów i wydziałów. Na przykład model drzewa organizacji może odzwierciedlać system kadrowy korporacji. Relacje hierarchiczne mogą być rekursywne. Na przykład dla oddziałów można tworzyć oddziały podrzędne, a dla wydziałów można tworzyć wydziały podrzędne. Możliwe jest zbudowanie hierarchii z taką liczbą warstw lub poziomów, jaka jest wymagana. Copyright IBM Corp. 2011,

18 Rysunek 3. Przykład hierarchii organizacji 14 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

19 Tworzenie organizacji Role osób kontaktowych W celu zarządzania kontaktami wykorzystywany jest system oparty na rolach. Można wyznaczyć rolę osoby kontaktowej, taką jak Kierownik, Główna osoba kontaktowa lub Kadry, a następnie wybrać osobę, która będzie realizować tę rolę. Zatwierdzenia i powiadomienia mogą być oparte na roli osoby kontaktowej dla rekordu. Jeśli osoba, która pełni rolę, zostanie zmieniona, wówczas powiadomienia będą wysyłane do osoby zastępującej. Przykład: jeśli status organizacji ulegnie zmianie, wówczas konieczne może być powiadomienie osoby kontaktowej Kadry. Powiadomienie zostanie wysłane do tej osoby, która pełni tę rolę w momencie zmiany. Szczegóły powierzchni Wymagania przyległości umożliwiają zdefiniowanie relacji planowania powierzchni pomiędzy dwoma organizacjami. Za pomocą przydziałów na poziomie powierzchni można definiować obszary lub powierzchnie, z których organizacje mogą korzystać i którymi mogą zarządzać - na potrzeby analizowania i na potrzeby obciążeń. Jeśli organizacja jest powiązana z powierzchnią typu Obciążane na rzecz, wówczas tworzony jest aktywny rekord przydziału na poziomie powierzchni. Po usunięciu powiązania system zachowuje rekord na potrzeby śledzenia historii i na potrzeby raportowania, ale zmienia jego status na Wycofane. Szczegóły dotyczące środowiska Szczegóły dotyczące środowiska można rejestrować na poziomie organizacji lub na poziomie lokalizacji. Informacje dotyczące środowiska są wykorzystywane przez aplikację. Organizacje można tworzyć, aby zapewnić reprezentację struktury hierarchicznej przedsiębiorstwa. Określ, które z nich ułatwią zarządzanie codziennymi zadaniami i procesami powiązanymi z organizacjami. O tym zadaniu Typ informacji określanych podczas tworzenia organizacji jest zależny od typu tworzonej organizacji. Na przykład: konieczne może być wprowadzanie informacji dotyczących handlu detalicznego dla przedsiębiorstwa zewnętrznego, a w przypadku działu lub oddziału konieczne będzie wprowadzenie informacji o pracowniku. Procedura 1. Wybierz opcje Portfel > Organizacje. 2. W hierarchii kliknij opcję Organizacje. 3. Kliknij opcję Nowe i wybierz typ tworzonej organizacji. 4. Na karcie Ogólne określ nazwę dla organizacji. 5. Wprowadź identyfikator organizacji. Jeśli identyfikator nie zostanie określony, wówczas po zapisaniu lub aktywacji organizacji zostanie wygenerowany unikalny identyfikator. 6. Powiąż organizację z położeniem geograficznym. 7. W razie potrzeby określ inne szczegóły dotyczące organizacji. 8. Kliknij opcję Utwórz wersję roboczą. 9. Zapisz organizację. Rozdział 5. Zarządzanie organizacjami 15

20 Co dalej Po wykonaniu tych czynności możesz wprowadzić więcej szczegółów na temat organizacji na innych kartach i możesz aktywować lub zapisać i zamknąć organizację. 16 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

21 Rozdział 6. Zarządzanie lokalizacjami Przegląd lokalizacji Użytkownik może skonfigurować informacje dotyczące lokalizacji w taki sposób, aby ułatwić sobie śledzenie i zarządzanie różnymi lokalizacjami, do których należy, lub którymi zarządza organizacja użytkownika albo klienci jego organizacji. Lokalizacje to miejsca wykonywania działalności, które należą lub są zarządzane przez organizację użytkownika lub przez organizacje klientów użytkownika. Do lokalizacji zaliczamy: nieruchomości, teren, budynki, konstrukcje, kondygnacje, powierzchnie, centra handlu detalicznego i lokalizacje handlu detalicznego, z których korzysta lub którymi zarządza organizacja użytkownika. Dane lokalizacji są wykorzystywane w trakcie realizacji różnych procesów w programie IBM TRIRIGA, takich jak przydzielanie powierzchni, zarządzanie przenoszeniem oraz zarządzanie najmami i umowami. Możliwe jest zarezerwowanie dowolnej lokalizacji; należy w tym celu zaznaczyć pole Możliwy do zarezerwowania na karcie Ogólne. Użyj karty Rezerwuj, aby ustawić kalendarz dostępności do rezerwacji oraz szczegóły dotyczące kosztu i jednostek użycia. Lokalizacje tworzą strukturę hierarchiczną. Konfiguracja lokalizacji odbywa się na podstawie ich relacji. W celu odzwierciedlenia struktury konkretnej organizacji można zbudować hierarchię obejmującą dowolną liczbę warstw lub poziomów. Na przykład: organizacja może posiadać nieruchomość z wieloma budynkami. Te budynki mogą zawierać wiele kondygnacji, a każda kondygnacja może zawierać wiele powierzchni. Copyright IBM Corp. 2011,

22 Rysunek 4. Przykład hierarchii lokalizacji 18 Copyright IBM Corp. 2011, 2014 Szczegóły dotyczące środowiska Szczegóły dotyczące środowiska można rejestrować na poziomie organizacji lub na poziomie lokalizacji. Informacje dotyczące środowiska są wykorzystywane przez aplikację IBM

23 Status lokalizacji Listy kontrolne TRIRIGA Real Estate Environmental Sustainability. Role osób kontaktowych W celu zarządzania kontaktami wykorzystywany jest system oparty na rolach. Można wyznaczyć rolę osoby kontaktowej, taką jak Kierownik, Główna osoba kontaktowa lub Kadry, a następnie wybrać osobę, która będzie realizować tę rolę. Zatwierdzenia i powiadomienia mogą być oparte na roli osoby kontaktowej dla rekordu. Jeśli osoba, która pełni rolę, zostanie zmieniona, wówczas powiadomienia będą wysyłane do osoby zastępującej. Przykład: jeśli status organizacji ulegnie zmianie, wówczas konieczne może być powiadomienie osoby kontaktowej Kadry. Powiadomienie zostanie wysłane do tej osoby, która pełni tę rolę w momencie zmiany. Ocena infrastruktury organizacja Proces oceny infrastruktury organizacji analizuje istniejący i przewidywany przyszły stan infrastruktury oraz systemu budynków, a także zasobów w tych obiektach. Ten proces określa bezpośrednie i długoterminowe odpowiedzialności w zakresie kosztów dla systemów budynku, które są objęte oceną. Umożliwia organizacji podejmowanie działań w celu realizowania wymagań operacyjnych oraz wymagań dotyczących finansowania. Dzięki temu utrzymanie budynków, konstrukcji, systemów i zasobów ma charakter proaktywny. Dane oceny infrastruktury organizacji są przechowywane w rekordach nieruchomości, terenu, konstrukcji oraz w rekordach zasobów. Więcej informacji zawiera dokumentacja IBM TRIRIGA 10 Facility Assessment Podręcznik użytkownika. Status lokalizacji można wyświetlić w sekcji Status lokalizacji karty Ogólne. Status lokalizacji można również zmienić, wybierając czynność statusu. Pola i czynności wyświetlane w sekcji Status lokalizacji są zależne od typu lokalizacji oraz od statusu. Dzienniki transakcji można wyświetlać na karcie Historia. Różne kolory - zdefiniowane w klasyfikacji statusu - odzwierciedlają różne wartości statusu. Po utworzeniu i aktywacji lokalizacja otrzymuje status Dostępny. Za pomocą czynności Czas przestoju zasobów można oznaczyć lokalizację jako offline, np. jeśli została zamknięta w celu przeprowadzenia czynności konserwacyjnych. Status offline jest wyświetlany w rekordzie lokalizacji. Listy kontrolne umożliwiają przeprowadzenie oceny bieżącego wpływu na środowisko i wydajności energetycznej infrastruktury, monitorowanie wpływu planowanych i wprowadzanych w życie udoskonaleń oraz rating środowiskowy i energetyczny. Takie oceny ułatwiają wybór udoskonaleń, jakie należy wprowadzić, aby uzyskać wyższy poziom certyfikacji. Listy kontrolne służą również do sprawdzania, czy zdefiniowane czynności zostały zrealizowane. Lista kontrolna składa się z kategorii, które grupują pozycje listy kontrolnej i zwracają ich wynik. Pozycje listy kontrolnej są wymaganiami. Listy kontrolne i pozycje list kontrolnych mogą dotyczyć konkretnych projektów i zadań, których zaimplementowanie pozwoli uzyskać wynik określony dla danej pozycji listy. Rozdział 6. Zarządzanie lokalizacjami 19

24 Przydziały lokalizacji Szablony list kontrolnych, które są dostępne po wybraniu opcji Narzędzia > Konfiguracja aplikacji, ułatwiają standaryzację i tworzenie list kontrolnych, kategorii list kontrolnych oraz pozycji list kontrolnych. W przypadku korekty lub wycofania szablonu listy kontrolnej można zastosować tę samą czynność do list kontrolnych opartych na szablonie. Mimo że listy kontrolne są dodawane z poziomu rekordów Budynek, Teren, Lokalizacja handlu detalicznego i Konstrukcja, można do nich uzyskiwać dostęp za pośrednictwem paska menu. Wybierz opcje Środowisko > Certyfikaty. Przydziały powierzchni i przydziały kondygnacji udostępniają informacje o sposobie użycia powierzchni w organizacji. Przydziały powierzchni Produkt IBM TRIRIGA umożliwia automatyzację tworzenia i wycofywania rekordów wykorzystania powierzchni, które są nazywane przydziałami powierzchni. Rekord przydziału powierzchni jest tworzony, gdy organizacja jest powiązana z powierzchnią za pomocą powiązania typu Jednostka obciążana. Rekord przydziału powierzchni jest wycofywany w przypadku usunięcia powiązania odpowiedniej organizacji z powierzchnią. Tę operację można przeprowadzić z rekordu powierzchni lub w produkcie IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher. Dzięki temu możliwe jest zarządzanie wykorzystaniem powierzchni poprzez dodawanie i usuwanie organizacji z powierzchni. W rekordzie powierzchni odbywa się to za pośrednictwem przydziałów obciążania zwrotnego. Historia wszystkich przydziałów powierzchni jest zachowywana. Przydziały kondygnacji Nakładki powierzchni umożliwiają definiowanie powierzchni kondygnacji w sposób graficzny lub ręczny. Nakładki powierzchni mogą być używane do definiowania obszarów, takich jak skrzydło, oddział lub strefa - na potrzeby rozliczeń na poziomie kondygnacji. Rekord przydziału na poziomie powierzchni jest tworzony w momencie powiązania organizacji z nakładką powierzchni za pomocą powiązania typu Obciążane na rzecz. Rekord przydziału na poziomie powierzchni jest wycofywany w przypadku usunięcia powiązania odpowiedniej organizacji z nakładką powierzchni. Tę operację można przeprowadzić z rekordu kondygnacji lub w produkcie IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher. Dzięki temu możliwe jest zarządzanie wykorzystaniem powierzchni poprzez dodawanie i usuwanie organizacji z rekordów nakładek powierzchni. Klasyfikacje wykorzystania powierzchni Klasyfikacje wykorzystania powierzchni można konfigurować. Aplikacja IBM TRIRIGA jest dostarczana z domyślnym zestawem klasyfikacji wykorzystania powierzchni, który obejmuje klasyfikacje obsługiwane przez IFMA i BOMA. Te klasyfikacje można zmodyfikować, aby lepiej dopasować je do wymagań branżowych lub do wymagań biznesowych i związanych ze sprawozdawczością. Podczas planowania i konfigurowania systemu należy zapoznać się z klasyfikacjami powierzchni, które są dostarczane z produktem, i zmodyfikować dane odpowiednio do potrzeb, w taki sposób, aby odzwierciedlały wymagania branżowe, wymagania rynkowe, biznesowe i związane ze sprawozdawczością. Skonfigurowane klasyfikacje wykorzystania powierzchni można stosować w całym portfelu w celu zapewnienia spójności i standaryzacji. Zmianę oznaczenia można zrealizować na 20 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

25 Tworzenie lokalizacji poziomie klasyfikacji i zmiana jest odzwierciedlana w całym portfelu. Przykład: konieczna jest zmiana klasyfikacji powierzchni z wartości Wspólna część podłogi na wartość Wspólna część budynku. Pola Powierzchnia, Powierzchnia brutto i Klasyfikacja powierzchni można wypełnić, posługując się produktem IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher. Lokalizacje reprezentują miejsca wykonywania działalności, które użytkownik posiada lub wynajmuje, lub które należą albo są obsługiwane przez klientów użytkownika. Określ informacje, które ułatwią zarządzanie codziennymi zadaniami i procesami powiązanymi z tymi lokalizacjami. O tym zadaniu Typ informacji określanych podczas tworzenia lokalizacji jest zależny od typu tworzonej lokalizacji. Na przykład: w przypadku budynku można wprowadzić informacje o kosztach i szczegóły dotyczące środowiska, a w przypadku kondygnacji można wprowadzić powierzchnię podłogi. Procedura 1. Wybierz opcje Portfel > Lokalizacje. 2. W hierarchii kliknij opcję Lokalizacje. 3. Kliknij opcję Nowe i wybierz typ tworzonej lokalizacji. 4. Na karcie Ogólne określ nazwę dla lokalizacji. 5. Wprowadź identyfikator lokalizacji. Jeśli identyfikator nie zostanie określony, wówczas po zapisaniu lub aktywacji lokalizacji zostanie wygenerowany unikalny identyfikator. 6. Powiąż lokalizację z położeniem geograficznym. 7. W sekcji Status lokalizacji określ datę początku eksploatacji dla lokalizacji. Data początku eksploatacji jest zwykle datą wzniesienia lub renowacji lokalizacji. 8. W razie potrzeby określ inne szczegóły dotyczące lokalizacji. 9. Kliknij opcję Utwórz wersję roboczą. 10. Zapisz lokalizację. Co dalej Wycofywanie lokalizacji Po wykonaniu tych czynności możesz wprowadzić więcej szczegółów na temat lokalizacji na innych kartach i możesz aktywować lub zapisać i zamknąć lokalizację. Jeśli organizacja nie jest już używana, wówczas można ją wycofać. W przypadku wycofywania lokalizacji należy wprowadzić informacje o zbyciu na potrzeby sprawozdawczości. O tym zadaniu Istnieje możliwość ręcznego usunięcia powiązań między wycofaną lokalizacją, a osobami, zasobami i organizacjami, albo powiązania można oznaczyć jako usunięcie po zatwierdzeniu czynności wycofania. W przypadku wycofania całej lokalizacji następuje jej aktualizacja i wówczas wartość emisji CO2 dla lokalizacji jest równa 0. W przypadku wycofania kondygnacji ponowne obliczenie wartości emisji CO2 następuje w momencie ponownego Rozdział 6. Zarządzanie lokalizacjami 21

26 uruchomienia kalkulatora śladu węglowego. Jednocześnie można wycofać wiele lokalizacji, wypełniając zlecenie zbycia z karty Zlecenia. Procedura 1. W portfelu znajdź i otwórz lokalizację, którą zamierzasz wycofać. 2. Wybierz czynność Wycofaj. 3. Wprowadź szczegóły do formularza zbycia. W celu automatycznego usunięcia powiązań między lokalizacjami a zasobami, osobami i organizacjami wybierz opcje Automatyczna procedura czyszcząca. 4. Kliknij przycisk Utwórz. Co dalej Jeśli nie zaznaczono opcji Automatyczna procedura czyszcząca, wycofana lokalizacja, wraz z kondygnacjami i powierzchniami, pozostanie powiązana z zasobami, osobami i organizacjami. Powiązania te należy usunąć ręcznie. 22 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

27 Rozdział 7. Zarządzanie osobami Informacje dotyczące osób należy skonfigurować w taki sposób, aby umożliwić użytkownikom zarządzanie środkami trwałymi i innymi zasobami, z których te osoby korzystają w organizacjach. Przegląd informacji na temat osób Tworzenie rekordów osób Osoby to zasoby, które są zarządzane odpowiednio do ich przydziałów do powierzchni i zasobów. Do osób zalicza się pracowników, konsultantów i zewnętrzne osoby kontaktowe, takie jak dostawcy i wykonawcy. Za pomocą rekordów osób można śledzić i monitorować zasoby. Osoby można przypisywać do organizacji i powierzchni, a zasoby można dowiązywać do osób. Informacje dotyczące osób są wykorzystywane podczas procesów, takich jak zarządzanie powierzchniami i przeniesieniami. Przykład: korzystasz z listy wszystkich pracowników w konkretnym budynku. Możesz śledzić szczegóły dotyczące lokalizacji pracy, przydziałów projektów i zasobów przypisanych do pracowników. Dodatkowo możesz zarządzać harmonogramami prac i harmonogramami dostępności osób. Osoba może uzyskać dostęp do aplikacji IBM TRIRIGA, pod warunkiem że jest poprawnym użytkownikiem w systemie. Należy zdefiniować osobę jako użytkownika produktu IBM TRIRIGA w jej rekordzie Pracownik, Konsultant lub Zewnętrzna osoba kontaktowa. Wszyscy aktywni użytkownicy mają rekord Mój profil, do którego można uzyskać dostęp ze strony głównej portalu użytkownika. Rekord Mój profil umożliwia każdemu użytkownikowi personalizowanie aspektów systemu, takich jak formatowanie pól daty i godziny, domyślna waluta i strefa czasowa, kolory wykresów, preferencje powiadomień i preferencje rezerwacji. Zmiany wprowadzane do pól, które są wspólne dla rekordu Mój profil i rekordu Pracownik, Konsultant lub Zewnętrzna osoba kontaktowa danego użytkownika, będą synchronizowane. Rekordy osób można tworzyć w celu śledzenia i zarządzania pracownikami, wykonawcami i zewnętrznymi osobami kontaktowymi, takimi jak osoby kontaktowe dostawców i wykonawców. Określ informacje, które ułatwią zarządzanie codziennymi zadaniami i procesami powiązanymi z tymi osobami. O tym zadaniu Typ informacji określanych podczas tworzenia rekordów osób jest zależny od typu tworzonego rekordu. Na przykład: konieczne może być wprowadzenie informacji na temat osoby, której podlega pracownik, ale w przypadku zewnętrznej osoby kontaktowej ta informacja może być niepotrzebna. Procedura 1. Wybierz opcje Portfel > Osoby, a następnie wybierz typ tworzonego rekordu osoby. 2. Kliknij przycisk Dodaj. 3. Na karcie Ogólne określ nazwisko osoby. 4. Powiąż osobę z organizacją. Osoba może należeć tylko do jednej organizacji podstawowej, ale może należeć do wielu grup roboczych. Copyright IBM Corp. 2011,

28 5. Powiąż osobę z organizacją. Osoba może należeć tylko do jednej lokalizacji podstawowej, ale może należeć do wielu lokalizacji dodatkowych. 6. Jeśli zamierzasz umożliwić osobie logowanie się i korzystanie z aplikacji IBM TRIRIGA, wówczas na karcie Profil zaznacz opcję Aktywny użytkownik TRIRIGA?, określ nazwę użytkownika i wybierz co najmniej jedną grupę i jedną licencję dla tego użytkownika. W momencie aktywacji osoby system utworzy rekord Mój profil i przypisze do nowego użytkownika hasło domyślne password. 7. W razie potrzeby określ inne szczegóły dotyczące osoby. 8. Kliknij opcję Utwórz wersję roboczą. 9. Zapisz rekord osoby. Co dalej Po wykonaniu tych czynności możesz wprowadzić więcej szczegółów na temat tej osoby i możesz aktywować lub zamknąć i zapisać rekord osoby. Rekord osoby stanie się dostępny do przypisań i będzie można przypisywać go do powierzchni, takich jak biura. 24 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

29 Rozdział 8. Zarządzanie zasobami Przegląd zasobów Informacje dotyczące zasobów należy konfigurować i zarządzać nimi w taki sposób, aby umożliwić użytkownikom realizowanie różnych procesów obejmujących te zasoby, np. zarządzanie umowami i najmami, a także planowanie powierzchni i przeniesień. Zasoby to elementy posiadane lub wynajmowane, takie jak sprzęt, technologia, narzędzia lub meble, z których ludzie korzystają w organizacji. Zasoby są unikalnymi instancjami elementów i są powiązane ze specyfikacjami. Specyfikacje służą do określania kategorii zasobów. Informacje dotyczące zasobów są wykorzystywane w przypadku wykonywania wielu procesów biznesowych w produkcie IBM TRIRIGA. Na przykład: w przypadku zarządzania stanem magazynowym, zarządzania powierzchniami i przeniesieniami, a także w przypadku zarządzania umowami, które obejmują zasoby. Dlatego zasoby należy skonfigurować najpierw, przed rozpoczęciem wykonywania innych procesów. Podczas tworzenia zasobu można go powiązać z organizacją, z lokalizacją podstawową w organizacji, a także z osobami, które z niego korzystają. Każdy zasób można ustawić jako dostępny do rezerwowania, pod warunkiem że pole Możliwy do zarezerwowania zostało zaznaczone na karcie Ogólne dla zasobu. Użyj karty Rezerwuj, aby ustawić kalendarz dostępności do rezerwacji oraz szczegóły dotyczące kosztu i jednostek użycia. Ocena infrastruktury organizacja Proces oceny infrastruktury organizacji analizuje istniejący i przewidywany przyszły stan infrastruktury oraz systemu budynków, a także zasobów w tych obiektach. Ten proces określa bezpośrednie i długoterminowe odpowiedzialności w zakresie kosztów dla systemów budynku, które są objęte oceną. Umożliwia organizacji podejmowanie działań w celu realizowania wymagań operacyjnych oraz wymagań dotyczących finansowania. Dzięki temu utrzymanie budynków, konstrukcji, systemów i zasobów ma charakter proaktywny. Dane oceny infrastruktury organizacji są przechowywane w rekordach nieruchomości, terenu, konstrukcji oraz w rekordach zasobów. Więcej informacji zawiera dokumentacja IBM TRIRIGA 10 Facility Assessment Podręcznik użytkownika. Odczyty Każdy zasób w systemie można skonfigurować w taki sposób, tak aby jego odczyty były przekazywane do planów pracy. Plan pracy ocenia odczyty przychodzące względem harmonogramów KZ opartych na odczytach, aby sprawdzić, czy odczyt znajduje się poza zdefiniowanymi parametrami roboczymi. Jeśli odczyt przychodzący jest poza zakresem parametrów roboczych, wówczas system generuje zadanie zgodnie z definicją w powiązanej klasie zlecenia oraz w planie usługi. Dodatkowo system tworzy powiązania procedur zawartych na liście harmonogramów KZ z nowo utworzonymi zadaniami. Dla każdego Copyright IBM Corp. 2011,

30 odczytu tworzony jest rekord dziennika odczytów KZ. Jeśli rekord dziennika odczytów KZ zostanie otwarty z zasobu, wówczas wszystkie pola będą wstępnie zapełnione - za wyjątkiem wartości rzeczywistej. Każdy dziennik odczytów dla każdego zasobu lub lokalizacji zawiera cztery wartości. Harmonogram KZ można tak skonfigurować, aby monitorował dowolne z tych wartości. Podczas tworzenia dziennika odczytu system oblicza poszczególne wartości na podstawie zapisanej wartości rzeczywistej Status zasobu Tworzenie zasobów Status zasobu można wyświetlić w sekcji Status zasobu karty Ogólne. Status zasobu można również zmienić, wybierając czynność statusu. Dziennik transakcji śledzi wszystkie zmiany statusu zasobów. Dziennik można wyświetlić na karcie Historia. Ta karta przedstawia również zmiany statusu, które są wywoływane przez inne transakcje. Zakres dostępnych czynności dotyczących statusu zasobu jest uzależniony od statusu zasobu. Różne kolory - zdefiniowane w klasyfikacji statusu - odzwierciedlają różne wartości statusu. Po utworzeniu i aktywacji zasób otrzymuje status Dostępny. Status można zmienić na Utracony, a następnie można użyć czynności Znalezione, aby zmienić status ponownie na Dostępny - pod warunkiem że zasób został znaleziony. Następnie można użyć czynności Przypisz w celu przypisania zasobu do osoby. W takiej sytuacji status ulega zmianie na Przypisane i zasób pojawia się na liście rekordu osoby. Za pomocą czynności Anuluj przypisanie można anulować przypisanie zasobu do osoby i zmienić jego status ponownie na Dostępny. Za pomocą czynności Czas przestoju zasobów można oznaczyć zasób jako wyłączony, np. jeśli został wyłączony w celu przeprowadzenia czynności konserwacyjnych. Status wyłączenia jest wyświetlany w rekordzie zasobu. Zasoby można tworzyć w celu zapewnienia reprezentacji rzeczywistych nieruchomości wynajmowanych i posiadanych. Określ informacje, które ułatwią zarządzanie codziennymi zadaniami i procesami powiązanymi z tymi zasobami. O tym zadaniu Typ informacji określanych podczas tworzenia zasobów jest zależny od typu tworzonego zasobu. Na przykład: w przypadku sprzętu biurowego konieczne może być wprowadzenie szczegółów dotyczących środowiska, ale w przypadku kluczy nie będzie to wymagane. Procedura 1. Wybierz opcje Portfel > Zasoby, a następnie wybierz typ tworzonego zasobu. 2. Kliknij przycisk Dodaj. 3. Na karcie Ogólne określ nazwę dla zasobu. 4. Wprowadź identyfikator zasobu. Jeśli identyfikator nie zostanie określony, wówczas po zapisaniu lub aktywacji zasobu zostanie wygenerowany unikalny identyfikator. 5. Powiąż zasób ze specyfikacją. 6. W razie potrzeby określ inne szczegóły dotyczące zasobu. 7. Kliknij opcję Utwórz wersję roboczą. 26 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

31 8. Zapisz zasób. Co dalej Wycofywanie zasobów Po wykonaniu tych czynności możesz wprowadzić więcej szczegółów na temat zasobu na innych kartach i możesz aktywować lub zapisać i zamknąć zasób. Jeśli zasób nie jest już używany, wówczas można go wycofać. W przypadku wycofywania zasobu należy wprowadzić informacje o zbyciu na potrzeby sprawozdawczości. O tym zadaniu Istnieje możliwość ręcznego usunięcia powiązań między wycofanym zasobem, a osobami, zasobami i organizacjami, albo powiązania można oznaczyć jako usunięcie po zatwierdzeniu czynności wycofania. Jednocześnie można wycofać wiele zasobów, wypełniając zlecenie zbycia z karty Zlecenia. Procedura 1. W portfelu znajdź i otwórz zasób, który zamierzasz wycofać. 2. Wybierz czynność Wycofaj. 3. Wprowadź szczegóły do formularza zbycia. W celu automatycznego usunięcia powiązań między zasobem a lokalizacjami, osobami i organizacjami wybierz opcje Automatyczna procedura czyszcząca. 4. Kliknij przycisk Utwórz. Co dalej Jeśli opcje Automatyczna procedura czyszcząca nie zostaną wybrane, wówczas można ręcznie usunąć powiązania między zasobem a lokalizacjami, osobami i organizacjami. Rozdział 8. Zarządzanie zasobami 27

32 28 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

33 Rozdział 9. Zarządzanie danymi dot. instytucji rządowych Federal Real Property Profile Informacje dotyczące instytucji rządowych ułatwiają śledzenie i zarządzanie różnymi lokalizacjami, projektami i zasobami, które należą do organizacji rządowych lub są przez nie zarządzane. Federal Real Property Profile (FRPP) to system online, który zawiera dane inwentaryzacyjne dot. nieruchomości federalnych. Urzędy muszą przedstawiać dane federalne raz w roku, przesyłając plik.xml w zastrzeżonym formacie. W przypadku zarządzania lokalizacjami rządu federalnego Stanów Zjednoczonych konieczne jest wprowadzanie w programie IBM TRIRIGA dodatkowych informacji na potrzeby sprawozdawczości. Funkcję dla rządu federalnego należy włączyć na karcie Ustawienia dla instytucji rządowych w obszarze Narzędzia > Konfiguracja systemu > Ogólne > Ustawienia aplikacji. Po włączeniu tej funkcji na poziomie aplikacji możliwe będzie dołączanie lub wykluczanie konkretnych budynków, terenów lub konstrukcji w raportach federalnych. Aby ustawić tę opcję, należy zaznaczyć pole wyboru Wykorzystano do raportowania FRPP na karcie Ogólne. Po aktywowaniu funkcji na karcie Ogólne w formularzu wyświetlona zostanie dodatkowa karta z funkcjami rządu federalnego dotyczącymi budynków, terenów i konstrukcji. Karta Federalny zawiera pola opisane w wytycznych rady Federal Real Property Council pt. Guidance for Real Property Inventory Reporting. Sprawozdawczość federalna Funkcja tworzenia raportów XML dla instytucji federalnych systemu IBM TRIRIGA automatyzuje proces pobierania danych federalnych z systemu IBM TRIRIGA i tworzenia rekordów.xml wymaganych do przedłożenia raportu. W celu generowania raportów XML dla instytucji federalnych należy użyć formularza Raport XML z lokalizacji, który jest dostępny po wybraniu opcji Narzędzia > Programy narzędziowe do obsługi danych. Raporty XML dla instytucji federalnych mogą być generowane na podstawie wybranego zestawu lokalizacji. Wygenerowany plik.xml jest powiązany z rekordem Raport XML z lokalizacji i można go zapisać oraz pobrać. Proces wprowadzania każdego pliku danych FRPP jest obsługiwany poza produktem IBM TRIRIGA. Model RPIM (Real Property Information Model) Model RPIM (Real Property Information Model) zawiera informacje na temat nieruchomości, terenów, budynków, konstrukcji, przestrzeni, projektów, umów dot. nieruchomości oraz zasobów. Model RPIM jest używany na potrzeby corocznego śledzenia i raportowania informacji dotyczących nieruchomości do Departamentu obrony USA. Na potrzeby sprawozdawczości w programie IBM TRIRIGA należy wprowadzić dodatkowe informacje. Funkcję RPIM należy włączyć na karcie Ustawienia dla instytucji rządowych w obszarze Narzędzia > Konfiguracja systemu > Ogólne > Ustawienia aplikacji. Po włączeniu tej funkcji na poziomie aplikacji możliwe będzie dołączanie lub wykluczanie konkretnych rekordów w raportach RPIM. Aby ustawić tę opcję, należy zaznaczyć pole wyboru Wykorzystano do raportowania RPIM na karcie Ogólne. Copyright IBM Corp. 2011,

34 Po włączeniu tej funkcji na karcie Ogólne w formularzu wyświetlone zostaną dodatkowe karty z funkcjami RPIM. Na karcie RPIM dostępne są pola, umożliwiające śledzenie informacji na temat nieruchomości, terenu, budynków, konstrukcji, przestrzeni, projektów, umów dot. nieruchomości lub zasobów. Przykładowo, jeśli tworzysz nieruchomość, konieczne jest wprowadzenie informacji na jej temat na karcie RPIM. Te informacje są wykorzystywane w raporcie, który jest generowany automatycznie i wysyłany każdego roku do Departamentu Obrony USA. Poniższe przykłady stanowią scenariusze, w których możliwe jest wykorzystanie modelu Real Property Information Model. v v Alex, pracownik firmy DemoCorp, zamierza skorygować informacje na temat budynku 270, ponieważ do budynku wprowadzono nowy element dodatkowy. Początkowo sprawdza szczegóły na temat budynku. Następnie korzysta z karty RPIM, aby skorygować informacje. Nowe informacje są wyświetlane w raportach RPIM i odzwierciedlają nowy element dodatkowy budynku. Louise, pracownica firmy Sarah Realty, zamierza dodać ograniczenie i zadanie inspekcji do budynku 296, aby przeprowadzić gruntowną inspekcję budynku przed jego otwarciem. Początkowo sprawdza szczegóły na temat budynku. Następnie korzysta z karty RPIM, aby dodać informacje na temat ograniczenia i zadania inspekcji. Nowe informacje są wyświetlane w raportach RPIM i odzwierciedlają ograniczenie i zadanie inspekcji. 30 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

35 Rozdział 10. Zarządzanie rolami osób kontaktowych Rola osoby kontaktowej to osoba w organizacji lub procesie biznesowym spełniająca określone obowiązki. Przykładowo, planista przenoszenia, Jan Kowalski, ma obowiązek zatwierdzenia zlecenia przeniesienia. Celem zarządzania informacjami o rolach osób kontaktowych jest zapewnienie właściwego przypisania osób w organizacji do odpowiednich ról. Zarządzanie rolą osoby kontaktowej Role osób kontaktowych umożliwiają zdefiniowanie konkretnych ról spełniających określone wymagania. Aby skutecznie zarządzać informacjami dotyczącymi roli osoby kontaktowej, można utworzyć lub ponownie przypisać role do wielu rekordów w trakcie jednej transakcji. Aplikacja Menedżer roli osoby kontaktowej umożliwia zarządzanie informacjami dotyczącymi roli danej osoby kontaktowej w następujących rekordach: v Zasoby v Umowy v Położenia geograficzne v Lokalizacje v Organizacje v Projekty Utworzenie ról osób kontaktowych umożliwia przypisywanie osób kontaktowych do wielu rekordów w czasie wykonywania jednej transakcji. Przykładowo, rola planisty powierzchni powinna zostać przypisana w portfelu do 10 budynków. Rolę należy utworzyć, przypisując ją do osoby kontaktowej w rekordach 10 budynków jednocześnie. Aby uszeregować informacje, można filtrować i wyświetlać bieżącą listę ról osób kontaktowych dla wybranego rekordu, a także dodawać, zmieniać przypisanie lub usuwać role z tych rekordów w dowolnym czasie. Rolę osoby kontaktowej można ponownie przypisać do innej osoby w wielu rekordach. Przykładowo, można ponownie przypisać rolę planisty przenoszenia dla 20 rekordów budynków, zmieniając ją z osoby Jan Kowalski na Maria Nowak. Role osób kontaktowych można przypisywać ponownie według rekordów, ale także według osób. Po wyświetleniu listy ról osób kontaktowych według osób można zobaczyć wszystkie powiązane z przypisania we wszystkich obiektach biznesowych. Przypisywanie ról osób kontaktowych Przypisania pracy są typowe w organizacji biznesowej, ponieważ osoby są przypisywane do nowych ról lub następuje przeniesienie użytkownika z jednej roli do drugiej. Aby możliwe było odzwierciedlenie tych zmian w organizacji, można przypisać role osób kontaktowych do rekordów w celu utworzenia lub ponownego przypisania informacji dotyczących roli danej osoby kontaktowej. Copyright IBM Corp. 2011,

36 Zanim rozpoczniesz Proces konfigurowania ról osób kontaktowych pozwala dodać rekordy konfiguracji roli osoby kontaktowej do obiektów biznesowych. Procedura 1. Wybierz moduł, w którym mają zostać zaktualizowane informacje dotyczące roli osoby kontaktowej. Moduł Zasoby, Położenia geograficzne, Lokalizacje lub Organizacje Projekty Umowy Nawigacja do formularza Portfel > Konfiguracja > Menedżer roli osoby kontaktowej Projekty > Konfiguracja > Menedżer roli osoby kontaktowej Umowy > Konfiguracja > Menedżer roli osoby kontaktowej Przypisanie ról koordynatora rezerwacji i właściciela zasobu powiązanych z rekordami powierzchni umożliwia formularz Grupa rezerwacji. 2. W sekcji Parametry wybierz obiekt biznesowy lub obiekt biznesowy i formularz, jakie zamierzasz zaktualizować. 3. Aby utworzyć rolę osoby kontaktowej: a. Określ rolę i osobę kontaktową, jaką zamierzasz przypisać do roli. b. Wybierz rekordy, dla jakich chcesz utworzyć rolę osoby kontaktowej i kliknij przycisk Utwórz. 4. Aby ponownie przypisać rolę osoby kontaktowej: a. Wybierz osobę kontaktową, jaką zamierzasz ponownie przypisać do roli. b. Wybierz rekordy, do których chcesz ponownie przypisać rolę osoby kontaktowej. c. W sekcji Role osób kontaktowych wybierz rolę osoby kontaktowej, jaka ma być zastąpiona, a następnie kliknij przycisk Przypisz ponownie. Wyniki Osoba i rola będą wyświetlane w powiązanych rekordach w sekcji Role osoby kontaktowej. 32 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

37 Uwagi Niniejsza publikacja została przygotowana z myślą o produktach i usługach oferowanych w Stanach Zjednoczonych. Produktów, usług lub opcji opisywanych w tym dokumencie IBM nie musi oferować w innych krajach. Informacje o produktach i usługach dostępnych w danym kraju można uzyskać od lokalnego przedstawiciela IBM. Jakakolwiek wzmianka na temat produktu, programu lub usługi IBM nie oznacza, że może być zastosowany jedynie ten produkt, ten program lub ta usługa IBM. Zamiast nich można zastosować ich odpowiednik funkcjonalny, pod warunkiem, że nie narusza to praw własności intelektualnej IBM. Jednakże cała odpowiedzialność za ocenę przydatności i sprawdzenie działania produktu, programu lub usługi pochodzących od producenta innego niż IBM spoczywa na użytkowniku. IBM może posiadać patenty lub złożone wnioski patentowe na towary i usługi, o których mowa w niniejszej publikacji. Używanie tego dokumentu nie daje żadnych praw do tych patentów. Wnioski o przyznanie licencji można zgłaszać na piśmie pod adresem: IBM Director of Licensing IBM Corporation North Castle Drive Armonk, NY U.S.A. Zapytania dotyczące zestawów znaków dwubajtowych (DBCS) należy kierować do lokalnych działów własności intelektualnej IBM (IBM Intellectual Property Department) lub wysłać je na piśmie na adres: Intellectual Property Licensing Legal and Intellectual Property Law IBM Japan Ltd , Nihonbashi-Hakozakicho, Chuo-ku Tokyo , Japonia Poniższy akapit nie obowiązuje w Wielkiej Brytanii, a także w innych krajach, w których jego treść pozostaje w sprzeczności z przepisami prawa miejscowego: FIRMA INTERNATIONAL BUSINESS MACHINES CORPORATION DOSTARCZA TĘ PUBLIKACJĘ W TAKIM STANIE, W JAKIM SIĘ ZNAJDUJE, "AS IS", BEZ UDZIELANIA JAKICHKOLWIEK GWARANCJI (W TYM TAKŻE RĘKOJMI), WYRAŹNYCH LUB DOMNIEMANYCH, A W SZCZEGÓLNOŚCI DOMNIEMANYCH GWARANCJI PRZYDATNOŚCI HANDLOWEJ ORAZ PRZYDATNOŚCI DO OKREŚLONEGO CELU LUB GWARANCJI, ŻE PUBLIKACJA NIE NARUSZA PRAW OSÓB TRZECICH. Ustawodawstwa niektórych krajów nie dopuszczają zastrzeżeń dotyczących gwarancji wyraźnych lub domniemanych w odniesieniu do pewnych transakcji; w takiej sytuacji powyższe zdanie nie ma zastosowania. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zawierać nieścisłości techniczne lub błędy drukarskie. Informacje te są okresowo aktualizowane, a zmiany te zostaną ujęte w kolejnych wydaniach tej publikacji. IBM zastrzega sobie prawo do wprowadzania ulepszeń i/lub zmian w produktach i/lub programach opisanych w tej publikacji w dowolnym czasie, bez wcześniejszego powiadomienia. Copyright IBM Corp. 2011,