PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Transkrypt

1 REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Termin kontroli: Kontrolujący (imię, nazwisko, stanowisko słuŝbowe): Starostwo Powiatowe Łódź Wschód 1 grudnia 2008 roku 6 marca 2009 roku z przerwą w dniach 26 styczeń do 6 luty 2009 rok Urszula PodraŜka Krawczak gł. inspektor Jerzy Moneta inspektor Krystyna Głąb - inspektor Okres objęty kontrolą Numer i data upowaŝnienia: 2007 i 2008 rok WK 601-2/78/2008 z dnia 14 listopada 2008 roku WK 601-2/78-1/2008 z dnia 29 grudnia 2008 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikającymi z art.5 tej ustawy.

2 I. INFORMACJE WSTĘPNE DANE O JEDNOSTCE Powiat Łódzki Wschodni zajmuje powierzchnię 499,22 km². PołoŜony jest w centralnej w części Polski we wschodniej części Województwa Łódzkiego. W skład Powiatu wchodzą: trzy gminy miejskie: Koluszki, Tuszyn, Rzgów oraz trzy gminy wiejskie: Andrespol, Brójce i Nowosolna. Według stanu na 30 czerwca 2008 rok liczba ludności Powiatu wynosiła osób. Siedzibą władz Powiatu jest budynek zlokalizowany w Łodzi przy ul. Sienkiewicza 3. Regon Powiatu Łódzkiego Wschodniego , Regon Starostwa Powiatowego , NIP Starostwa Powiatowego , NIP Powiatu Łódzkiego Wschodniego Strona www: Przedmiotowa kontrola ma charakter kontroli kompleksowej, obejmującej prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej i udzielania zamówień publicznych. II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodniczący rady powiatu Uchwałą nr 1/I/2006 Rady Powiatu Łódzkiego Wschodniego z dnia 27 listopada 2006 roku stwierdzono wybór Ryszarda Surowca na Przewodniczącego Rady Powiatu. Na podstawie uchwały nr 2/I/2006 Rady Powiatu Łódzkiego Wschodniego z dnia 27 listopada 2006 roku, Wiceprzewodniczącymi Rady Powiatu wybrani zostali Włodzimierz Bereziński i Waldemar Chałat. Starosta i pozostali członkowie zarządu powiatu Starostą Powiatu Łódzkiego Wschodniego wybrany został Piotr Busiakiewicz, co stwierdzała uchwała nr 3/I/2006 Rady Powiatu z dnia 27 listopada 2006 roku. Uchwałą nr 4/I/2006 Rady Powiatu Łódzkiego Wschodniego z dnia 27 listopada 2006 roku, stwierdzono wybór Marka Jarzębskiego na Wicestarostę Powiatu. Członkowie Zarządu Powiatu Łódzkiego Wschodniego to: Aleksandra Kubicka, co stwierdzała uchwała nr 5/I/2006 Rady Powiatu z dnia 27 listopada 2006 roku oraz Klemens Derach i Jarosław Karliński wybrani na podstawie uchwały Rady Powiatu nr 48/V/2007 z 16 lutego 2007 roku. Skarbnik powiatu Stanowisko Skarbnika Powiatu Łódzkiego Wschodniego zajmuje Barbara Ignatowska, powołana przez Radę Powiatu uchwałą nr 171/XXVII/2001 z dnia 11 czerwca 2001 roku. 2

3 Sekretarz powiatu Stanowisko Sekretarza Powiatu Łódzkiego Wschodniego pełniła do 30 października 2007 roku Małgorzata Rakowska, powołana uchwałą Nr 265/XXXII/2005 Rady Powiatu z dnia 21 lipca 2005 roku. Natomiast z dniem 1 listopada 2007 roku Rada Powiatu Łódzkiego Wschodniego na podstawie uchwały nr 131/XIV/2007 z dnia 12 października 2007 roku, powołała na stanowisko Sekretarza Powiatu Krzysztofa Diuga. 2. POWIATOWE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI Zasady tworzenia, przekształcania, likwidacji jednostek organizacyjnych powiatu opisano w 62 Statutu. Zgodnie z zapisem ust.7 cytowanego paragrafu, wykaz jednostek organizacyjnych prowadzi i aktualizuje Zarząd Powiatu. Wg powyŝszego w Powiecie funkcjonuje 14 jednostek organizacyjnych w tym 12 jednostek budŝetowych i dwa gospodarstwa pomocnicze. Wykaz jednostek organizacyjnych stanowi załącznik nr 2 do niniejszego protokołu 3. UNORMOWANIA WEWNĘTRZNE Statut powiatu Statut Powiatu Łódzkiego Wschodniego przyjęto uchwałą nr 13/99 Rady Powiatu z dnia 11 stycznia 1999 roku, ze zmianami wprowadzonymi następującymi uchwałami: - nr 9/II/2002 z dnia 29 listopada 2002 roku, - nr 233/XXVI/2005 z dnia 19 kwietnia 2005 roku, - nr 21/III/2006 z dnia 28 grudnia 2006 roku, - nr 293/XXVIII/2008 z dnia 29 września 2008 roku W dniu 31 stycznia 2008 roku uchwałą nr 178/XVIII/2008 Rada Powiatu Łódzkiego Wschodniego wprowadziła Statut Starostwa Powiatowego. Regulamin organizacyjny starostwa Organizację wewnętrzną, zakres działania i zadania starostwa, zasady funkcjonowania urzędu, zakresy zadań Starosty, Wicestarosty, Sekretarza, Skarbnika, zadania wspólne dla wszystkich stanowisk pracy, zasady działania poszczególnych wydziałów i stanowisk określa Regulamin organizacyjny, wprowadzony uchwałą nr 14/99 z dnia 11 stycznia 1999 roku ze zmianami dokonanymi następującymi uchwałami: - nr 60/IX/99 z 29 września 1999 roku, - nr 135/XXII/2000 z 4 grudnia 2000 roku, - nr 294/XXXVI/2002 z 28 czerwca 2002 roku, - nr 29/IV/2003 z 23 stycznia 2003 roku, - nr 104/XI/2003 z 22 grudnia 2003 roku, - nr 188/XXIII/2004 z 30 grudnia 2004 roku, - nr 234/XXVI/2005 z dnia 19 kwietnia 2005 roku, 3

4 - nr 354/XXXVIII/2006 z 27 lutego 2006 roku. Tekst jednolity regulaminu, z uwzględnieniem zmian dokonanych wymienionymi uchwałami, ogłoszono w załączniku nr 1 do obwieszczenia Rady Powiatu Łódzkiego Wschodniego z dnia 20 kwietnia 2006 roku. Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Powiatu Łódź Wschód uchwałą nr 187/XXVIII/2001 z dnia 4 lipca 2001 roku określiła zasady nabywania, zbywania, obciąŝania nieruchomości stanowiących własność Powiatu oraz wydzierŝawiania lub najmu na okres dłuŝszy niŝ trzy lata. Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Zgodnie z art. 15a ust 2 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (tekst jednolity z 2003 roku Dz. U. nr 153, poz.1505), jednostka opracowała i wprowadziła w Ŝycie zarządzeniem Starosty Powiatu nr 64/2007 z dnia 8 listopada 2007 roku Instrukcję postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i ustanowiono koordynatora ds. współpracy z Głównym Inspektorem Informacji Finansowej w osobie Skarbnika Powiatu Barbary Ignatowskiej. Podczas nieobecności ww. funkcję pełni Janina Wiśniewska Naczelnik Wydziału Finansowo-Księgowego. 4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ (FINANSOWEJ). Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne. W okresie objętym kontrolą tj rok, w Starostwie Łódzkim Wschodnim obowiązywały procedury kontroli finansowej wprowadzone w Ŝycie uchwałą nr 274/2007 Zarządu Powiatu Łódzkiego Wschodniego z dnia 11 października 2007 roku. Opracowano je w oparciu o przepisy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz ze zm.) i opisywały one zasady kontroli wszystkich obszarów działalności jednostki, a mianowicie: przyjętych struktur organizacyjnych w powiązaniu z zakresem i charakterem zadań jednostki, wydatkowania środków publicznych, gospodarowania mieniem komunalnym i udzielania zamówień publicznych. Ponadto na elementy kontroli wewnętrznej funkcjonującej w Starostwie Powiatowym Łódź Wschód wskazują równieŝ zapisy w niŝej wymienionej dokumentacji: - regulaminie organizacyjny, - instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych, wprowadzonej zarządzeniem nr 16/2006 Starosty Łódzkiego Wschodniego z dnia 3 lipca 2006 roku, - instrukcji gospodarki kasowej, która została wprowadzona zarządzeniem nr 17/2006 Starosty Łódzkiego Wschodniego z dnia 3 lipca 2006 roku, - w zarządzeniu nr 11/2006 Starosty Łódzkiego Wschodniego z dnia 25 maja 2006 roku wprowadzającym zasady ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, 4

5 - w zarządzeniu nr 20/A/2004 Starosty Łódzkiego Wschodniego z dnia 21 października 2004 roku w sprawie wprowadzenia zasad gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i odpowiedzialności za powierzone mienie, - w zarządzeniu nr 30/2006 Starosty Łódzkiego Wschodniego z dnia 31 października 2006 roku w sprawie dokumentacji określającej zasady prowadzenia rachunkowości w Starostwie Powiatowym, ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 61/2008 Starosty Łódzkiego Wschodniego z dnia 12 sierpnia 2008 roku. W części IV rozdział I 18,19,20 regulaminu funkcjonowania kontroli wewnętrznej, opisano czynności kontrolne prowadzone na kaŝdym etapie operacji gospodarczej. Według kontrolujących opis udokumentowania przeprowadzenia kontroli na etapie wstępnym jest niewystarczający. Zapis w tym zakresie ograniczono do treści: Fakt przeprowadzenia kontroli wstępnej potwierdza osoba kontrolująca na dokumencie w miejscu do tego wyznaczonym. PowyŜsze stwierdzenie nie precyzuje, na jakim dokumencie dokonuje się owego potwierdzenia oraz nie wskazuje kto dokonuje powyŝszych czynności. Regulamin organizacyjny w rozdziale X określa system kontroli wewnętrznej wprowadzając kontrolę instytucjonalną oraz kontrolę funkcjonalną. Kontrolę instytucjonalną sprasowuje podinspektor ds. kontroli wewnętrznej, natomiast kontrolę funkcjonalną sprawują: - Sekretarz Powiatu w zakresie zadań Wydziału Organizacyjnego oraz pracownik na stanowisku ds. obsługi Rady Powiatu, - Skarbnik Powiatu w zakresie kontroli finansowo księgowej, - stanowisko ds. BHP w zakresie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpoŝarowej, - komisja inwentaryzacyjna w zakresie inwentaryzowania składników majątkowych, - pracownik na stanowisku ds. kontroli w zakresie ustalonym przez Starostę lub Zarząd Powiatu. Przedmiotowy regulamin zobowiązywał wszystkich kierowników komórek organizacyjnych, samodzielne stanowiska pracy oraz kierowników jednostek organizacyjnych do bezwzględnego przestrzegania zawartych w nim zasad. Szczegółowy zakres działań, a w tym równieŝ sprawowania kontroli wewnętrznej przez poszczególne Wydziały Starostwa Powiatowego w Łodzi określa załącznik nr 1 do ww. regulaminu organizacyjnego. Zgodnie z 1 przedmiotowego załącznika, w którym określono szczegółowo zadania Wydziału Finansowo Księgowego, do którego naleŝą m.in. planowanie i nadzór nad realizacją budŝetu Powiatu poprzez opracowywanie projektów harmonogramu realizacji budŝetu, przygotowywanie okresowych i rocznych analiz oraz informacji dotyczących realizacji budŝetu, kontrolę zachowania równowagi budŝetowej, analiza wykorzystywanych środków przydzielanych z budŝetu Powiatu oraz środków pozabudŝetowych będących w dyspozycji Powiatu. Zarządzeniem nr 65/2007 z dnia 12 listopada 2007 roku Starosta Powiatu Łódzkiego Wschodniego ustalił wykaz pracowników Starostwa Powiatowego w Łodzi upowaŝnionych do akceptacji dokumentów finansowo księgowych w Starostwie Powiatowym w Łodzi, ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniami: 2/2008 z dnia 3 stycznia 2008 roku, nr 25/2008 z dnia 13 marca 2008 roku, nr 48/2008 z dnia 25 czerwca 2008 roku, nr 81/2008 z dnia 12 listopada 2008 roku. PowyŜsza regulacja określa sposób dokonywania kontroli dokumentów, natomiast załączniki określają osoby upowaŝnione do przeprowadzenia kontroli i akceptacji dokumentów. Załącznik nr 1 zawiera wykaz 5

6 pracowników Starostwa Powiatowego w Łodzi, upowaŝnionych do sprawdzenia i akceptacji dokumentów pod względem merytorycznym są to naczelnicy bądź kierownicy poszczególnych wydziałów starostwa, a przypadku ich nieobecności upowaŝnienia otrzymali inspektorzy bądź specjaliści w zakresie zadań nadzorowanych przez dany referat. Załącznik nr 2 stanowi wykaz pracowników Wydziału Finansowo Księgowego Starostwa upowaŝnionych do sprawdzenia i akceptacji dokumentów pod względem formalno rachunkowym, a mianowicie Skarbnik Powiatu, Naczelnik Wydziału Finansowo Księgowego, inspektorzy, specjaliści i referent. Uchwałą nr 357/2008 Zarządu Powiatu Łódzkiego Wschodniego z dnia 3 stycznia 2008 roku, zmienioną uchwałą nr 397/2008 z dnia 21 lutego 2008 roku oraz uchwałą nr 411/2008 z dnia 13 marca 2008 roku powierzono pracownikom zajmującym stanowiska kierownicze oraz pracownikom Wydziału Finansowo Księgowego obowiązki w zakresie realizacji dochodów i wydatków budŝetu Powiatu Łódzkiego Wschodniego. PowyŜsze obowiązki znajdują odzwierciedlenie w indywidualnych zakresach czynności opracowanych dla pracowników. W rozdziale III regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Łodzi określono zakresy działania i kompetencje kierownictwa oraz poszczególnych komórek organizacyjnych w tym Skarbnika. Na postawie dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych p. Barbary Ignatowskiej Skarbnika Powiatu ustalono, Ŝe spełnia ona wymogi określone w art. 45 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz ze zm.) tj. posiada obywatelstwo polskie, nie figuruje w kartotece karnej Krajowego Rejestru Karnego, posiada pełną zdolność do czynności prawnych oraz udokumentowaną 20- letnią praktykę w księgowości, uzyskała w 1986 roku tytuł zawodowy magistra ekonomii specjalizacja gospodarka miejska. Kierownik jednostki powierzył na piśmie Skarbnikowi obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki. Dokonano porównania zadań określonych w 1 w załączniku nr 1 do regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Łodzi dla Wydziału Finansowo-Księgowego oraz zadań wynikających z zakresów czynności pracowników Wydziału Finansowo- Księgowego i stwierdzono, Ŝe są one spójne. W poszczególnych zakresach czynności pracowników referatu finansowego, ustalono zastępstwa w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników. Fakt zapoznania pracowników Wydziału Finansowo Księgowego Starostwa Powiatowego w Łodzi z obowiązującymi w jednostce ww. regulacjami w zakresie kontroli wewnętrznej, potwierdzają podpisy pracowników na odwrocie zarządzeń wprowadzających powyŝsze regulacje. Zgodnie z zapisami regulaminu organizacyjnego, kontrola instytucjonalna, sprawowana jest przez stanowisko ds. kontroli, które od dnia 1 sierpnia 2007 roku sprawuje podinspektor Łukasz Szymański. Przeprowadzenie kontroli w Starostwie zarządza Starosta, natomiast zarząd w formie uchwały określa terminy i zakresy kontroli dotyczące jednostek organizacyjnych Powiatu Łódzkiego Wschodniego i jednostek dotowanych. Kontrole przeprowadza się w oparciu o opracowany corocznie plan kontroli i obejmuje ona co najmniej 5% wydatków. Inspektor ds. kontroli do dnia 31 stycznia sporządza i przedkłada do zatwierdzenia Staroście, roczne sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli wewnętrznych, natomiast w przypadku przeprowadzonych kontroli w jednostkach organizacyjnych przedmiotowe sprawozdanie przedkładane jest Zarządowi Powiatu nie rzadziej jednak niŝ raz na pół roku. Stanowisko ds. kontroli jest bezpośrednio podporządkowane Staroście Powiatu. Zasady rejestrowania i kontroli wpływających do jednostki faktur i rachunków reguluje Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych. Zgodnie z powyŝszym wszystkie wpływające do kancelarii jednostki dokumenty 6

7 finansowe wpisywane są do rejestru z datą ich wpływu i przekazywane za pokwitowaniem do właściwego merytorycznie wydziału, który rejestruje wpływające do niego faktury i sprawdza je pod względem merytorycznym. Opisane i zatwierdzone przez naczelnika wydziału bądź upowaŝnionego do tego pracownika przekazywane są do Wydziału Finansowo Księgowego, który po uzyskaniu akceptacji kierownika jednostki lub jego zastępcy (osoby upowaŝnionej tj. członka Zarządu) i księgowego albo osoby upowaŝnionej, Wydział Finansowo Księgowy dokonuje przelewu środków finansowych na właściwe konto bankowe. Dokumenty dotyczące wypłaty wynagrodzeń pracowników podpisują: osoba sporządzająca listy płacowe z Wydziału Finansowo Księgowego, stanowisko do spraw kadrowych, księgowy lub osoba przez niego upowaŝniona oraz kierownik jednostki lub zastępca kierownika jednostki Wicestarosta lub Sekretarz Powiatu. Kontroli prawidłowości rejestracji wpływających do jednostki dokumentów i czy dokumenty stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych spełniają wymagania określone w wyŝej wymienionych instrukcjach, dokonano w oparciu o dokumenty, wymienione w tabeli zamieszczonej w rozdziale IV niniejszego protokołu, dotyczącej rozrachunków i roszczeń Wnioski z przeprowadzonej analizy zamieszczono w rozdziale IV Rozrachunki i roszczenia. Dane dotyczące wewnętrznych procedur kontroli przyjętych w jednostce zestawiono w teście stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego protokołu kontroli. Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych Zagadnienie dotyczące kontroli wobec jednostek organizacyjnych regulują zapisy zawarte w części VI Regulaminu funkcjonowania kontroli wewnętrznej. Uchwałą nr 395/2008 Zarządu Powiatu Łódzkiego Wschodniego z dnia 21 lutego 2008 roku został ustalony plan kontroli wewnętrznej w wszystkich jednostkach organizacyjnych Powiatu Wschodniego Łódzkiego na 2008 rok. Zestawienie przeprowadzony kontroli wewnętrznych w jednostkach organizacyjnych Powiatu Łódzkiego Wschodniego zawarto w formie tabelarycznej stanowiącej załącznik nr 4 do niniejszego protokołu kontroli. Analiza protokołów z przeprowadzonych kontroli w jednostkach organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Łodzi wykazała, Ŝe w 2008 roku najczęstszą tematyką kontroli było: - prawidłowość naliczania odpisów na ZFŚS, - analiza części wydatków poniesionych w latach w zakresie wymaganym art. 187 ust.3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249,2104 ze zm.), - prawidłowości przeprowadzonych postępowań zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, - terminowości składania deklaracji rozliczających wpłaty na PFRON, - analiza części dochodów oraz windykacji naleŝności w 2008 roku, - prawidłowość naliczeń dodatkowego wynagrodzenia rocznego za rok 2007 wypłaconego w 2008 roku, - sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych. Wszystkie kontrole były poprzedzone wydanym przez Starostę bądź Wicestarostę upowaŝnieniem, które określało: zakres i rodzaj kontroli, podmiot podlegający kontroli, cel kontroli, okres objęty kontrolą, czas trwania kontroli, nazwisko osoby upowaŝnionej 7

8 do przeprowadzenia kontroli oraz termin sporządzenia protokołu. Z przyjętego planu kontroli, nie przeprowadzono prac kontrolnych w dwóch jednostkach organizacyjnych tj. Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 w Koluszkach (z uwagi na nieobecność w pracy Głównej Księgowej spowodowanej zdarzeniem losowym) oraz w Świetlicy Dworcowej w Koluszkach, którą uchwałą nr 278/XXVII/2008 Rady Powiatu Łódzkiego Wschodniego z dnia 20 sierpnia 2008 roku zlikwidowano z dniem 31 sierpnia 2008 roku. Z kontroli przeprowadzonych w 2008 roku, trzy nie objęły swoim zakresem wymaganych 5 % wydatków jednostki, z uwagi na fakt przeprowadzenia ich w pierwszej połowie 2008 roku, a mianowicie: I Liceum Ogólnokształcące im. H. Sienkiewicza w Koluszkach (4,80%), Powiatowy Urząd Pracy Łódź Wschód (4,36%) oraz Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych nr 1 w Koluszkach (3,88%). Wszystkie protokoły kontroli zawierały podpisy kierowników i głównych księgowych poszczególnych jednostek, jak równieŝ podpis osoby przeprowadzającej kontrolę. Analiza dokumentacji dotyczącej przeprowadzonych kontroli wykazała, Ŝe do wszystkich ujawnionych nieprawidłowości wydawano zalecenia pokontrolne. W dniu 13 sierpnia 2008 roku na posiedzeniu Zarządu Powiatu Łódzkiego Wschodniego podinspektor ds. kontroli Łukasz Szymański przedstawił wyniki z przeprowadzonych kontroli w podległych jednostkach organizacyjnych Powiatu Łódzkiego Wschodniego za okres od 1 stycznia do 30 czerwca 2008 roku. Zarządzeniem nr 43/2008 Starosty Łódzkiego Wschodniego z dnia 27 maja 2008 roku ustalono plan kontroli wewnętrznej w Starostwie Powiatowym w Łodzi na 2008 rok, który przewidywał przeprowadzenie kontroli w pięciu wydziałach starostwa. Kontrola dotyczyła przestrzegania przyjętych procedur związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Przeprowadzono wstępną ocenę zaciąganych zobowiązań finansowych i dokonywanych wydatków. Zestawienie przeprowadzonych kontroli wewnętrznych w komórkach organizacyjnych Starostwa Powiatowego Łódzkiego Wschodniego zawarto w formie tabelarycznej i stanowi ono załącznik nr 5 do niniejszego protokołu kontroli. Analiza protokołów kontroli wykazała, Ŝe w 2008 roku pracami kontrolnymi objęto wszystkie wydziały i referaty Starostwa Powiatowego Łódź Wschód. Pismem nr KO/0922/3/08 (brak daty) przedstawiono sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli w komórkach organizacyjnych starostwa za okres od dnia 1 stycznia do 30 czerwca 2008 roku. Dane dotyczące realizacji obowiązków organu wykonawczego wynikających z ustawy o finansach publicznych, zestawiono w teście nr 2 stanowiącym załącznik nr 6 do niniejszego protokołu kontroli. KONTROLE ZEWNĘTRZNE Kontrole przeprowadzone przez RIO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w dniach od 3 listopada 2004 roku do 12 stycznia 2005 roku, na podstawie upowaŝnienia Prezesa RIO w Łodzi nr WK 601-2/85/04 z dnia 26 października 2004 roku. Kontrolą objęto okres rok. Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finansowej przez inne podmioty - lata W dniu 12 stycznia 2007 roku na podstawie upowaŝnienia nr 12/FE/2007 wystawionego przez Wojewodę Łódzkiego z dnia 10 stycznia 2007 roku, inspektorzy Łódzkiego Urzędu 8

9 Wojewódzkiego przeprowadzili kontrolę w zakresie prawidłowości wykorzystania przekazywanej dotacji w 2006 roku na projekt realizowany w ramach KW 2006 Rozbudowa DPS w Wiśniowej Górze Etap Ib Łódzki Urząd Wojewódzki w dniach 8-28 lutego 2007 roku przeprowadził kontrolę z zakresu prawidłowości wykorzystania dotacji celowych otrzymywanych z budŝetu państwa na zadania bieŝące z zakresu administracji rządowej, oraz inne zadania zlecone ustawami realizowane przez powiat, jak równieŝ przeprowadził analizę realizacji dochodów w rozdziałach Gospodarka nieruchomościami za rok Na podstawie upowaŝnienia nr 7/2008, specjalista komórki finansowej Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi w terminie od dnia 20 luty do dnia 17 marca 2008 roku przeprowadził kontrolę w zakresie prawidłowego wykorzystania dotacji celowych, przekazywanych z budŝetu państwa w rozdziałach Powiatowe Centrum Pomocy w Rodzinie oraz Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego wschodniego za 2007 rok. W dniach od 29 lutego do 12 marca 2008 roku, pracownicy Urzędu Skarbowego Łódź Śródmieście przeprowadzili kontrolę dokumentów, dotyczących zwrotu środków z podatku VAT za miesiąc grudzień 2007 roku. W dniu 31 lipca 2008 roku Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi, przeprowadził kontrolę w zakresie prawidłowości końcowej realizacji projektu 34/2005 Przebudowa i modernizacja drogi powiatowej nr 2912E (24156) w Gminie Andrespol w ramach ZPORR. 5. BANK WYKONUJĄCY OBSŁUGĘ BANKOWĄ JEDNOSTKI Wybór banku W kontrolowanym okresie tj roku bankową obsługę budŝetu Powiatu Łódzkiego Wschodniego prowadził Bank Polska Kasa Opieki S.A. I Centrum Klientów Korporacyjnych w Łodzi. Umowę zawarto w wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego w trybie przetargu nieograniczonego, którego rozstrzygnięcie zostało zatwierdzone przez Radę Powiatu Łódzkiego Wschodniego w dniu 9 grudnia 2004 roku, na mocy uchwały nr 173/XXI/2004. Umowa na prowadzenie obsługi bankowej, tj. otwarcia i prowadzenia rachunków bankowych budŝetu powiatu, zawarta została na okres od 1 stycznia 2005 roku do 31 grudnia 2007 roku. W związku z upływającym terminem obowiązywania umowy, na podstawie uchwały 174/2007 Zarządu Powiatu Łódzkiego Wschodniego z dnia 12 lipca 2007 roku przeprowadzono wybór banku w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych w trybie przetargu nieograniczonego. Uchwałą nr 210/2007 z dnia 2 sierpnia 2007 roku Zarząd Powiatu Łódzkiego Wschodniego zatwierdził dokonany przez komisję przetargową wybór Banku Polska Kasa Opieki S.A. I Centrum Klientów Korporacyjnych w Łodzi w siedzibie w Łodzi, na obsługę bankową budŝetu Powiatu Łódzkiego Wschodniego. W dniu 27 sierpnia 2007 roku pomiędzy Bankiem Polskiej Kasy Opieki S.A., a Powiatem Łódzkim Wschodnim reprezentowanym przez Piotra Busiakiewicza Starostę Powiatu i Marka Jarzębskiego Wicestarostę Powiatu przy kontrasygnacie Skarbnika Powiatu Barbary Ignatowskiej, została podpisana umowa nr 1/2007 na prowadzenie rachunku bankowego na okres od 1 stycznia 2008 roku do 31 grudnia 2010 roku. 9

10 Rachunki bankowe Wielkość środków finansowych gromadzonych na poszczególnych rachunkach bankowych na dzień 31 grudnia 2007 roku oraz 31 grudnia 2008 roku obrazuje poniŝsza tabela: Lp. Nazwa i numer rachunku bankowego Stan konta Stan konta na na KONTO -POWIAT ŁÓDZKI WSCHODNI , ,49 2 SUBKONTO PRZY POWIECIE-EDUKACJA-PROG. POMOCY DLA DZIECI I MŁODZ.NIEPEŁ ,42 0,00* 3 SUBKONTO PRZY POWIECIE - PRZEBUDOWA UL ,36 0,00* TUSZYŃSKIEJ UE 4 SUBKONTO PRZY POWIECIE - PROGRAM 0, ,72 WYRÓWNYWANIA RÓśNIC MIĘDZY REGIONAMI 5 KONTO - STAROSTWO POWIATOWE 418,50 12,76 6 SUBKONTO PRZY STAROSTWIE - SKARB 239,79 0,00* PAŃSTWA 7 SUBKONTO PRZY STAROSTWIE - DOCHODY Z 65,31 562,50 OPŁAT KOMUNIKACYJNYCH 8 SUBKONTO PRZY STAROSTWIE - DEPOZYT , ,40 9 SUBKONTO PRZY STAROSTWIE - ZFŚS 5 219, ,91 10 SUBKONTO PRZY STAROSTWIE - PFOŚiGW , ,82 11 SUBKONTO PRZY STAROSTWIE - PFGZGiK , ,89 12 SUBKONTO PRZY STAROSTWIE PRZEB. I MODER. UL. TUSZYŃSKIEJ-UE * konta zostały zamknięte w 2008 roku 16,65 0,00* W czasie postępowania kontrolnego dokonano sprawdzenia sald końcowych na dzień 31 grudnia 2007 oraz 2008 roku na kontach księgowych, w porównaniu z saldami końcowymi na rachunkach bankowych wg wyciągów bankowych. Stwierdzono, Ŝe salda końcowe wykazane na poszczególnych kontach są zgodne z saldami końcowymi wg wyciągów bankowych. 6. KREDYTY, POśYCZKI, OBLIGACJE, PORĘCZENIA, AKCJE I UDZIAŁY Zaciągnięte kredyty i poŝyczki rok Na sfinansowanie planowanego deficytu budŝetu jednostki samorządu terytorialnego (art.82 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych) Ustalono, Ŝe w roku 2008 Powiat Łódzki Wschodni nie zaciągał kredytów ani poŝyczek przeznaczeniem na pokrycie planowanego deficytu budŝetu jednostki samorządu terytorialnego. 10

11 Oświadczenie w powyŝszej sprawie złoŝyli Starosta oraz Skarbnik Powiatu Łódzkiego Wschodniego, który stanowi załącznik nr 7 do niniejszego protokołu kontroli. Rok 2007 Rada Powiatu Łódzkiego Wschodniego w dniu 29 maja 2007 roku podjęła uchwałę nr 84/IX/2007, ze zmianą z dnia 28 czerwca 2007 roku, wprowadzoną uchwałą nr 101/X/2007 w sprawie zaciągnięcia długoterminowego kredytu bankowego, przeznaczonego na finansowanie planowanego deficytu budŝetu powiatu łódzkiego wschodniego w roku 2007, w wysokości zł. Na dzień podjęcia przedmiotowej uchwały, w planie budŝetu Powiatu Łódzkiego Wschodniego przewidziany był deficyt w wysokości ,00 zł, który został określony uchwałą nr 46/V/2007 z dnia 16 lutego 2007 roku w sprawie uchwalenia budŝetu powiatu łódzkiego wschodniego na rok Termin spłaty przedmiotowego kredytu ustalono na okres od października 2007 roku do sierpnia 2012 roku. Wykonanie uchwały powierzono Zarządowi Powiatu Łódzkiego Wschodniego, upowaŝniając tym samym do zaciągnięcia przedmiotowego kredytu w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych. W wyniku prac komisja przetargowa po analizie przedłoŝonych przez oferentów wniosków, wyłoniła bank do obsługi przedmiotowego kredytu, którym został Bank Spółdzielczy w Andrespolu, co zostało zatwierdzone uchwałą nr 209/2007 Zarządu Powiatu Łódzkiego Wschodniego w dniu 9 sierpnia 2007 roku. Uchwałą nr 215/2007 Zarząd Powiatu Łódzkiego Wschodniego w dniu 23 sierpnia 2007 roku upowaŝnił Piotra Busiakiewicza - Starostę oraz Marka Jarzębskiego - Wicestarostę do podpisania umowy na zaciągnięcie długoterminowego kredytu bankowego, przeznaczonego na finansowanie planowanego deficytu budŝetu i rozchodów Powiatu Łódzkiego Wschodniego w 2007 roku, w wysokości ,00 zł oraz do udzielenia zabezpieczenia w formie weksla in blanco i deklaracji wekslowej. W dniu 27 sierpnia 2007 roku Powiat Łódzki Wschodni reprezentowany przez Starostę oraz Wicestarostę przy kontrasygnacie Skarbnika, podpisali umowę o kredyt w rachunku kredytowym nr 33898/2007/13. Strony ustaliły terminy spłat i wysokości rat kredytu tj. I rata w wys ,00 zł płatna do dnia 31 października 2007 roku, kolejnych 57 rat miesięcznych w wysokości ,00 zł, kaŝda płatna do ostatniego dnia kolejnego miesiąca, ostatnia rata w kwocie ,00 zł płatna do dnia 31 sierpnia 2012 roku. Maksymalna wartość nominalna zobowiązania z tytułu niniejszego kredytu na dzień podpisania umowy kredytowej wynosiła ,34 zł. Analiza dokumentów źródłowych (ewidencja konta 133 wyciągi bankowe) wykazała, Ŝe kredyt w wysokości ,00 zł, bank postawił do dyspozycji w dniu 28 września 2007 roku wyciąg bankowy nr 232 poz. księg. nr 396 ( / 134-4). Terminowość oraz wysokość spłacanych przez powiat rat kredytu wraz z odsetkami w okresie od 30 października 2007 roku do 31 grudnia 2008 roku przedstawia poniŝsza tabela: Lp. Rata kredytu Termin zapłaty raty Kwota raty (wraz z odsetkami) Numer wyciągu bankowego raty Pozycja księgowa Dekret księgowy 1. I rata , / II rata , / III rata , / IV rata , / V rata , / VI rata , / VII rata , / VIII rata , / IX rata , / X rata , /

12 11. XI rata , / XII rata , / XIII rata , / XIV rata , / XV rata , / PowyŜsze zestawienie wskazuje na prawidłowość ewidencji księgowej spłacanych rat kredytu (konto 133, 134) oraz prawidłowość wysokości i terminowości zapłaty. Na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych poŝyczek i kredytów (art.82 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych) W 2007 i 2008 roku Powiat Łódzki Wschodni nie zaciągał kredytów i poŝyczek na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych poŝyczek i kredytów. Oświadczenie w powyŝszej sprawie złoŝyli Starosta oraz Skarbnik Powiatu Łódzkiego Wschodniego, który stanowi załącznik nr 8 do niniejszego protokołu kontroli. Na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŝetu jednostki samorządu terytorialnego (art.82 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych) W kontrolowanym okresie tj jednostka nie zaciągała poŝyczek i kredytów na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŝetu jednostki samorządu terytorialnego. Oświadczenie w powyŝszej sprawie złoŝyli Starosta oraz Skarbnik Powiatu Łódzkiego Wschodniego, który stanowi załącznik nr 9 do niniejszego protokołu kontroli. Udzielone gwarancje i poręczenia rok W okresie kontrolowanym, jak równieŝ w latach poprzednich nie udzielano gwarancji i poręczeń. Wyemitowane papiery wartościowe W okresie kontrolowanym, jak równieŝ w latach poprzednich nie emitowano papierów wartościowych. Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych Z informacji uzyskanych od Skarbnika Powiatu wynika, Ŝe jednostka nie posiadała udziałów i akcji w spółkach prawa handlowego. Oświadczenie w powyŝszej sprawie złoŝyli Starosta oraz Skarbnik Powiatu Łódzkiego Wschodniego, które stanowi załącznik nr 10 do niniejszego protokołu kontroli. Stan zadłuŝenia jednostki samorządu terytorialnego w okresie rok 1. Zgodnie z sprawozdaniem Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia roku: zobowiązania z tytułu kredytów i poŝyczek długoterminowych wynosiły ,00 zł, zobowiązania wymagalne wynosiły 0,00 zł, 12

13 Wg sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budŝetowych za okres od początku roku do dnia 31 marca 2007 roku: planowane dochody po zmianach wynosiły ,00 zł, wykonane dochody wynosiły ,34 zł. Z danych uzupełniających wynika, Ŝe jednostka nie posiadała zadłuŝenia z tytułu zaciągniętych poŝyczek i kredytów na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności. Zgodnie z art.170 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych wskaźnik zadłuŝenia na koniec I kwartału 2007 roku wynosił 14,59%. 2. Zgodnie z sprawozdaniem Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia roku: zobowiązania z tytułu kredytów i poŝyczek długoterminowych wynosiły ,00 zł, zobowiązania wymagalne wynosiły 0 zł, Wg sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budŝetowych za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2007 roku: planowane dochody po zmianach wynosiły ,00 zł, wykonane dochody wynosiły ,50 zł. Wskaźnik zadłuŝenia jednostki na 30 czerwca 2007 roku wynosił 12,76%. Z danych uzupełniających wynika, Ŝe jednostka nie posiadała zadłuŝenia z tytułu zaciągniętych poŝyczek i kredytów na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności. 3. Zgodnie z sprawozdaniem Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia roku: zobowiązania z tytułu kredytów i poŝyczek długoterminowych wynosiły ,00 zł, zobowiązania wymagalne wynosiły 0 zł, Wg sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budŝetowych za okres od początku roku do dnia 30 września 2007 roku; planowane dochody po zmianach wynosiły ,00 zł, wykonane dochody wynosiły ,92 zł. Wskaźnik zadłuŝenia na koniec III kwartału roku 2007 wynosił 19,37%. Z danych uzupełniających wynika, Ŝe jednostka nie posiadała zadłuŝenia z tytułu zaciągniętych poŝyczek i kredytów na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz na pokrycie wydatków unijnych. 4. Zgodnie z sprawozdaniem Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia roku: zobowiązania z tytułu kredytów i poŝyczek długoterminowych wynosiły ,14 zł, zobowiązania wymagalne wynosiły 0 zł, 13

14 Wg sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budŝetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2007 roku; planowane dochody po zmianach wynosiły ,00 zł, wykonane dochody wynosiły ,07 zł. Łączna kwota długu na koniec roku 2007 nie przekraczała 60% wykonanych dochodów jednostki stanowiła 16,04% ich wykonania. Z danych uzupełniających wynika, Ŝe na dzień 31 grudnia 2007 roku jednostka posiadała zadłuŝenie z tytułu zaciągniętych poŝyczek i kredytów długoterminowych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności z budŝetu państwa w wysokości ,14 zł. 5. Zgodnie z sprawozdaniem Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia roku: zobowiązania z tytułu kredytów i poŝyczek długoterminowych wynosiły ,00 zł, zobowiązania wymagalne wynosiły 0 zł, Wg sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budŝetowych za okres od początku roku do dnia 31 marca 2008 roku; planowane dochody po zmianach wynosiły ,00 zł, wykonane dochody wynosiły ,00 zł. Wskaźnik zadłuŝenia na koniec I kwartału roku 2008 wynosił 13,10%. Z danych uzupełniających wynika, Ŝe jednostka nie posiadała zadłuŝenia z tytułu zaciągniętych poŝyczek i kredytów na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz na pokrycie wydatków unijnych. 6. Zgodnie z sprawozdaniem Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia roku: zobowiązania z tytułu kredytów i poŝyczek długoterminowych wynosiły ,85 zł, zobowiązania wymagalne wynosiły 0 zł, Wg sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budŝetowych za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2008 roku; planowane dochody po zmianach wynosiły ,49 zł, wykonane dochody wynosiły ,45 zł. Wskaźnik zadłuŝenia na koniec II kwartału roku 2008 wynosił 11,34%. Z danych uzupełniających wynika, Ŝe na dzień 30 czerwca 2008 roku jednostka posiadała zadłuŝenie z tytułu zaciągniętych poŝyczek i kredytów długoterminowych na pokrycie wydatków unijnych w wysokości ,85 zł. 7. Zgodnie z sprawozdaniem Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia roku: zobowiązania z tytułu kredytów i poŝyczek długoterminowych wynosiły ,00 zł, zobowiązania wymagalne wynosiły 0 zł, 14

15 Wg sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budŝetowych za okres od początku roku do dnia 30 września 2008 roku; planowane dochody po zmianach wynosiły ,01 zł, wykonane dochody wynosiły ,39 zł. Wskaźnik zadłuŝenia na koniec III kwartału roku 2008 wynosił 10,21%. Z danych uzupełniających wynika, Ŝe jednostka nie posiadała zadłuŝenia z tytułu zaciągniętych poŝyczek i kredytów na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz na pokrycie wydatków unijnych. 8. Zgodnie z sprawozdaniem Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia roku: zobowiązania z tytułu kredytów i poŝyczek długoterminowych wynosiły ,00 zł, zobowiązania wymagalne wynosiły 0 zł, Wg sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budŝetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2008 roku; planowane dochody po zmianach wynosiły ,48 zł, wykonane dochody wynosiły ,64 zł. Łączna kwota długu na koniec roku 2008 stanowiła 7,13% wykonanych dochodów. Z danych uzupełniających wynika, Ŝe na dzień 31 grudnia 2008 roku jednostka nie posiadała zadłuŝenie z tytułu zaciągniętych poŝyczek i kredytów długoterminowych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności z budŝetu państwa. Specyfikację zadłuŝenia na 30 czerwca oraz 31 grudnia 2008 roku Powiatu Łódzkiego Wschodniego przedstawiono w poniŝszej tabeli: Podmiot udzielający kredytu, poŝyczki Bank PKO BP umowa nr /3/I/5/2004 Nordea Bank Polska S.A. umowa nr BKO- PLN-CBKGD Bank Spółdzielczy Andrespol umowa nr 32026/2006/13 Bank Spółdzielczy Andrespol umowa nr 33898/2007/13 Data zaciągnięcia zobowiązania Kwota zobowiązania Okres spłaty , , , , Kwota zadłuŝenia na Kwota zadłuŝenia na Spłaty zobowiązania dokonano przed wymaganym terminem ,00 0, , , , ,00 Razem kredyty , , ,00 Bank ,27 spłata ,85 0,00 Gospodarstwa poŝyczki po 15

16 Krajowego umowa nr ZPORR_ Razem kredyty i poŝyczki otrzymaniu środków z budŝetu Unii Europejskiej , , ,00 Art. 169 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. nr 249, poz ze. zm.) stanowi, Ŝe łączna kwota przypadających w danym roku budŝetowym spłat rat kredytów i poŝyczek wraz z naleŝnymi w danym roku odsetkami od kredytów i poŝyczek nie moŝe przekraczać 15% planowanych na dany rok budŝetowy dochodów jednostki samorządu terytorialnego. Udział procentowy planowanych spłat w 2008 roku (I półrocze i koniec roku) w stosunku do planowanych i zrealizowanych dochodów przedstawia poniŝsza tabela: Lp. Tytuł spłaty I półrocze 2008 rok II półrocze 2008 rok Planowane Wykonane Planowane Wykonane 1. Kredyty ,00 5,09% ,00 4,25% ,05,5,12% ,00 5,01% 2. Odsetki ,43 od kredytów ,00 0,65% 3. Odsetki 0,85% 0,00 od poŝyczek 0% Razem , ,43 5,94% 4,90% , ,00 0,64% 0,76% 533, ,00 5,89% ,83 5,65% Jak wynika z danych zamieszczonych w tabeli łączna kwota przypadających do spłaty rat kredytów i poŝyczek nie przekraczała 15 % planowanych na 2008 rok dochodów. Spłata zaciągniętych zobowiązań - w szczególności z tytułu kredytów i poŝyczek Terminowość spłaty zobowiązań kredytowych zaciągniętych przed 2008 rokiem skontrolowano na podstawie rat trzech kredytów i jednej poŝyczki na prefinansowanie, które zestawiono w tabeli stanowiącej załącznik nr 11 do niniejszego protokołu kontroli. Dane przedstawione w tabeli, przeanalizowano z wyciągami bankowymi, ewidencją księgową i umowami, i stwierdzono, Ŝe zobowiązania były spłacane terminowo. W przypadku kredytu (umowa nr BKO-PLN-CBKGD-05) udzielonego przez Nordea Bank Polska S.A., spłaty dokonano przed terminem wynikającym z umowy. Kwota dokonanych spłat poŝyczek i kredytów wykazana w tabeli jest zgodna z wartościami wykazanymi w sprawozdaniu NDS za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2008 roku, oraz z zapisami księgowymi i saldem na kontach 268 i 134 strona Wn (obroty za rok). 16

17 III. EWIDENCJA KSIĘGOWA. SPRAWOZDAWCZOŚĆ. 1. OPIS PRZYJĘTYCH ZASAD RACHUNKOWOŚCI. ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH. Zarządzeniem nr 30/2006 z dnia 31 października 2006 roku, oraz zarządzeniem nr 15/2006 z dnia 3 lipca 2006 roku, Starosta Łódzki Wschodni na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.), określił zasady prowadzenia rachunkowości oraz plany kont dla organu i dla jednostki. Zarządzeniem nr 46/2007 z dnia 26 września 2007 roku, wprowadzono zmiany w zakładowym planie kont, dostosowując jego treść do potrzeb i wymogów ustalenia dochodów i wydatków współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Zarządzeniem nr 61/2008 z dnia 12 sierpnia 2008 roku dokonano kolejnych zmian w ustalonych zasadach rachunkowości, polegających na wprowadzeniu nowych kont tj. do wykazu kont bilansowych z części A załącznika nr 1 dodano konto 290 Odpisy aktualizujące naleŝności, do wykazu kont z części A załącznika nr 2, wprowadzono konto bilansowe 490- rozliczenie kosztów, oraz wprowadzono zmiany do opisu niektórych kont. Wymieniona dokumentacja: - zawierała opisane w języku polskim przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, - określała rok obrotowy, którym był rok kalendarzowy, najkrótszym okresem sprawozdawczym określono miesiąc, - opisano metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalenia wyniku finansowego, - wykaz kont bilansowych i pozabilansowych zasady i opis ich funkcjonowania oraz powiązań, - plan kont jednostki budŝetowej wykaz kont i zasady ich funkcjonowania, - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w całości ksiąg rachunkowych, - opis systemu przetwarzania danych - w tym wykaz programów komputerowych finansowo-księgowych z opisem ich funkcjonowania, datą rozpoczęcia ich eksploatacji (program księgowość budŝetowa i planowanie od stycznia 2005 roku) oraz opis zasad ochrony i metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu przetwarzania danych komputerowych. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, jednostka wykorzystuje komputerowy system finansowo-księgowy efka. System płacowy obsługiwany jest przez program Geosoft DEMON i Geosoft DRUID. Ponadto wydział finansowo-księgowy wykorzystuje programy komputerowe: Płatnik z ZUS, Proffice wersja 3.0 dla Windows, BeSTia system zarządzania budŝetami jednostek samorządu terytorialnego, LGBM System wersja 2.0, Program prawniczy LEX 4. Analiza wyŝej wymienionej dokumentacji wykazała, Ŝe dokumentacja opisująca zasady rachunkowości odpowiada wymogom określonym w art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Ustalenia zakładowego planu kont i przyjęte zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, zapewniają ujęcie operacji w sposób rzetelny, 17

18 bezbłędny, tak aby właściwie był przedstawiony stan majątkowy i stan finansowy jednostki, zapewnia skuteczną kontrolę wewnętrzną dokonywanych operacji i stanu składników majątku będących w posiadaniu jednostki i dyspozycji jednostki oraz umoŝliwiają sporządzenie wymaganych sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych i innych informacji wymaganych obowiązującymi przepisami. 2. URZĄDZENIA KSIĘGOWE Wymienione wyŝej zarządzenia Starosty Łódzkiego Wschodniego, opisujące politykę rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Łodzi, zawierały wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych, na które składają się: dziennik zawierający chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, a obroty liczone są w sposób ciągły, księga główna zawierająca zapisy w ujęciu syntetycznym, chronologicznie, prowadzi się ją w sposób spełniający zasadę podwójnego zapisu, księgi pomocnicze prowadzone w ramach kont księgi głównej zapisy w ujęciu analitycznym uzgadniane z zapisami księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla zespołów: majątek trwały, rozrachunki i roszczenia, koszty wg rodzajów, przychody i koszty ich uzyskania, fundusze, rezerwy, wynik finansowy, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych sporządzane są na koniec okresu sprawozdawczego. Do środków trwałych prowadzi się ewidencję analityczną w postaci ksiąg obiektów inwentarzowych i indywidualnych kart obiektów inwentarzowych oraz tabel amortyzacyjnych i umorzeniowych. Księgi rachunkowe oznaczone co do roku obrotowego, prowadzone są w sposób zapewniający trwałość zapisów i wyraźnie. Prawidłowość dokonywania ewidencji księgowej w dzienniku, skontrolowano na podstawie analizy dwudziestu pierwszych zapisów księgowych z czerwca 2008 roku a mianowicie: - nr dokumentu 304 (2 pozycje) sprostowane księgowania PK 06/08 FV/10/08/Z kwota 350,00 zł dotyczył mylnie zadekretowanej faktury 10/08/Z - nr dokumentu 305 (12 pozycji ) wyciąg bankowy 0107/2008 (budŝet starostwa)- wydatki przelewy na kwotę ,00 zł, - nr dokumentu 306 (8 pozycji)- wyciąg bankowy (starostwo)- wpływ opłaty za dziennik budowy, odsetki od środków na rachunku bankowym za maj/2008 rok ,09 zł, wpływ środków z konta organu w kwocie ,00 zł oraz wydatki na kwotę 3.408,17 zł w tym 1.200,00 zł za opracowanie prac projektowych i planowanych kosztów rachunek 18/08, czek gotówkowy nr na kwotę 2.208,17 zł, - nr dokumentu 307 (3 pozycje) rozliczenie zaliczki na kwotę 100,00 zł (załączona faktura nr 1831/08/FV z dnia 2 czerwca 2008 roku na kwotę 99,00 zł oraz dowód wpłaty (KP) na kwotę 1,00 zł, - nr dokumentu 308 (36 pozycji) wyciąg bankowy nr 0109/2008 z dnia 4 czerwca 2008 roku wydatki na kwotę ,52 zł ( w tym ,82 zł przelewy do ZUS, ,20 zł, przelew na rachunek bankowy organu - zrealizowane dochody budŝetowe) i wpływu na kwotę 1.558,98 zł- odsetki od rachunku bankowego, odsetki od rachunku depozytowego, 18

19 - nr dokumentu 309 (23 pozycje) raport kasowy nr 55/S/2008 z dnia 6 czerwca 2008 roku wpływy na kwotę 2.316,56 zł, wypłaty na kwotę 427,49 zł, - nr dokumentu 310 (12 pozycji) - rozliczenie zaliczki w wysokości 200,00 zł rachunki na kwotę 167,89 zł oraz dowód wpłat (KP nr 4480/2008) na kwotę 32,11 zł, - nr dokumentu 311 (12 pozycji) wyciąg bankowy nr 0110/2008 z dnia 5 czerwca 2008 roku wpływy na Konyę ,96 zł wydatki na kwotę 6.863,60 zł, - nr dokumentu 312 (3 pozycje na dokumencie księgowym 12 pozycji księgowych) wyciąg bankowy nr 0111/2008 wpływ na kwotę 2.566,10 zł (wpływ z rachunku organu), wydatki na kwotę ,54 zł na podstawie rachunków i faktur (fra 11/2008, 10/2008, 12/2008, 511/08/R, FA506/08/R/S, FA 491/08/R/S, FA525/08/R/SFA, 496/08/R/SFA, 534/08/R/S, FA516/08/R/S, - nr dokumentu 313 (6 pozycji) raport kasowy nr 56/S/2008 wpłaty na kwotę 12,20 zł, wydatki na kwotę 1.915,08 zł, - nr dokumentu 314 (20 pozycji) wyciąg bankowy nr 0112/2008 wydatki na kwotę 8.454,83 zł, wpływy na kwotę 1.461,50 zł, - nr dokumentu 315 (12 pozycji)- wyciąg bankowy nr 0113/208 wydatki na kwotę 6.665,41 zł wg rachunków i faktur ( , 1640/2008,2641/09/2008,fs- 10h/2349/08, 2098/2008, 1/08/001520, 1790/fako0805, 181/BAT/2008, wpływy ,13 zł, - nr dokumentu 316 (11 pozycji) raport kasowy nr 57/S/2008 z dnia 12 czerwca 2008 roku, wpływy na kwotę 2.023,14 zł, wydatki na kwotę 666,50 zł, - nr dokumentu 317 (3 pozycje) rozliczenie zaliczki wg faktury nr LDZ na kwotę 39,04 zł plus wpłata do kasy wg KP 4642/2008 0,96 zł, - nr dokumenty 318 (10 pozycji) wyciąg bankowy nr 0114/2008 z dnia 11 czerwca 2008 rok, wydatki na kwotę 6.697,70 zł wg rachunków i faktur (6236/f/wz/3/01, f/1/08/001579, f/004840/08, A05PF05834, 1213/08/sp, 12140/0/sp, czek gotówkowy nr , wpływy na kwotę ,00 zł w tym przekazanie środków z organu ,00 zł, - nr dokumentu 319 (10 pozycji) wyciąg bankowy nr 0115/2008 z dnia 12 czerwca 2008 roku, wydatki na kwotę 1.409,16 zł wg faktur 4-565, 617/06/08, 5/6/t, 04/011/001880, wpływy na kwotę 2.517,57 zł, - nr dokumentu 320 (3 pozycje) wg polecenia księgowania z dnia 13 czerwca 2008 roku naliczenie wynagrodzenia do listy płac za lipiec 2008 roku kwota 2.240,00 zł brutto, - nr dokumentu 321 (11 pozycji) wyciąg bankowy nr 0116/2008 z dnia 13 czerwca 2008 roku, wydatki na kwotę ,00 zł wg faktury f/1/08/001626, A05PF06804, A05PF06649, A05PF06141, przelew na rachunek budŝetu powiatu (zrealizowane dochody, odsetki, poŝytki 25% z real. dochodów), - nr dokumentu 322 (5 pozycji) raport kasowy 58/S/2008 z dnia 16 czerwca 2008 roku wpływy na kwotę 10,00 zł (za kartę wędkarską), wydatki na kwotę 1.317,06 zł (zaliczka, rozliczenie zaliczki), - nr dokumentu 323 (3 pozycje) PK z dnia 16 czerwca 2008 roku naliczenie wynagrodzenia do listy płac 48/2008 (nagroda jubileuszowa) kwota ,00 zł brutto, - nr dokumentu 324 ( 3 pozycje) PK z 16 czerwca 2008 roku naliczenie zasiłku rehabilitacyjnego do listy płac 49/08 kwota 789,92 zł brutto. Analiza wymienionych zapisów księgowych wykazała, Ŝe: 19