PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Transkrypt

1 REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Gmina Rzeczyca Termin kontroli: Kontrolujący (imię, nazwisko, stanowisko słuŝbowe): 24 listopada 2008 roku 30 kwietnia 2009 rok z przerwą od 15 grudnia 2008 roku do 20 marca 2009 roku Urszula PodraŜka-Krawczak - główny inspektor kontroli, Krystyna Głąb inspektor kontroli Okres objęty kontrolą Numer i data upowaŝnienia: rok WK 601-2/74/2008 z dnia 4 listopada 2008 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikającymi z art.5 tej ustawy.

2 I. INFORMACJE WSTĘPNE DANE O JEDNOSTCE Gmina Rzeczyca połoŝona we wschodniej części województwa łódzkiego, w powiecie tomaszowskim jest gminą wiejską zajmującą powierzchnię ha. Zamieszkuje ją osób, w tym w samej Rzeczycy osób. W wieku produkcyjnym jest obecnie osób z tego to męŝczyźni. Administracyjnie gminę tworzy 19 miejscowości, z których utworzono 18 sołectw. Liczba bezrobotnych według stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku wynosiła 196 osób, co stanowiło wskaźnik stopy bezrobocia na poziomie 7,02%. Adres siedziby Urzędu Gminy: Urząd Gminy Rzeczyca ul. Tomaszowska Rzeczyca woj. Łódzkie ug@rzeczyca.pl Nr regon dla Urzędu Gminy Nr regon dla Gminy Nr NIP dla Urzędu Gminy Nr regon dla Gminy Przedmiotowa kontrola ma charakter kontroli kompleksowej, obejmującej prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Rzeczyca. II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodniczący rady gminy Przewodniczącym Rady Gminy Rzeczyca jest Andrzej Gwizdoń wybrany w dniu 27 listopada 2006 roku, co stwierdzała uchwała Rady Gminy Rzeczyca nr I/1/06 z dnia 27 listopada 2006 roku. Wójt, burmistrz, prezydent i ich zastępcy Wójtem Gminy Rzeczyca jest Marek Pałasz, ponownie wybrany w wyborach bezpośrednich w dniu 12 listopada 2006 roku (zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej w Rzeczycy z dnia 5 grudnia 2006 roku). W dniu 5 grudnia 2006 roku ww. złoŝył ślubowanie (uchwała Rady Gminy Rzeczyca nr II/05/06 z dnia 5 grudnia 2006 roku). Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy Rzeczyca jest GraŜyna Frączak, powołana uchwałą Rady Gminy Rzeczyca nr IX/82/03 z dnia 28 sierpnia 2003 rok. Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Rzeczyca jest Maria Jolanta Ochota, powołana uchwałą nr V/74/95 Rady Gminy Rzeczyca z dnia 23 listopada 1995 roku. 2

3 2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI W okresie objętym kontrolą tj rok Gmina Rzeczyca posiada następujące jednostki organizacyjne: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Rzeczycy, powołany uchwałą nr 9/55/90 Rady Narodowej w Rzeczycy z dnia 25 kwietnia 1990 roku - jednostka budŝetowa, Gimnazjum w Rzeczycy powołane uchwałą nr VII/24/99 Rady Gminy Rzeczyca z dnia 12 marca 1999 roku, funkcjonująca na zasadach określonych dla jednostki budŝetowej, Publiczna Szkoła Podstawowa w Luboczy, uchwałą nr VII/20/99 Rady Gminy Rzeczyca z dnia 12 marca 1999 roku, przekształcona ze szkoły ośmioklasowej na sześcioklasową - jednostka budŝetowa, Publiczna Szkoła Podstawowa w Sadykierzu, uchwałą nr VII/22/99 Rady Gminy Rzeczyca z dnia 12 marca 1999 roku, przekształcona ze szkoły ośmioklasowej na sześcioklasową - jednostka budŝetowa, Publiczna Szkoła Podstawowa w Rzeczycy, uchwałą nr VII/21/99 Rady Gminy Rzeczyca z dnia 12 marca 1999 roku, przekształcona ze szkoły ośmioklasowej na sześcioklasową - jednostka budŝetowa, Publiczna Szkoła Podstawowa w Borowcu, uchwałą nr VII/21/99 Rady Gminy Rzeczyca z dnia 12 marca 1999 roku, przekształcona ze szkoły ośmioklasowej na sześcioklasową jednostka budŝetowa funkcjonująca do dnia 31 sierpnia 2008 roku, Zakład Usług Komunalnych w Rzeczycy, powołany uchwałą nr IV/58/98 Rady Gminy Rzeczyca, z dnia 30 grudnia 1998 roku jako zakład budŝetowy, prowadzący działalność w oparciu o statut, Gminny Ośrodek Kultury w Rzeczycy, wpisany w dniu 1 stycznia 2002 roku do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez gminę, pod pozycją 1. Obsługa księgowa oświatowych jednostek organizacyjnych jest dokonywana przez pracownika Urzędu Gminy, a środki pienięŝne są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym, natomiast pozostałe jednostki organizacyjne posiadają wyodrębnioną księgowość prowadzoną w siedzibie swojej jednostki. 3. UNORMOWANIA WEWNĘTRZNE Statut gminy W dniu 20 lutego 2003 roku Rada Gminy Rzeczyca, uchwałą nr VI/32/03 przyjęła statutu gminy. Opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 117, poz z dnia 13 maja 2003 roku. Zmiany do ww. statutu wprowadzono uchwałami Rady Gminy: nr XX/133/04 z dnia 30 czerwca 2004 roku, z publikacją w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 226 poz z dnia 25 sierpnia 2004 roku, nr XXIX/208/05 z dnia 25 maja 2005 roku, która została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 192 poz z dnia 6 lipca 2005 roku. Regulamin organizacyjny urzędu W okresie objętym kontrolą, organizację i zasady funkcjonowania urzędu określał regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem nr 25/2004 Wójta Gminy Rzeczyca 3

4 z dnia 2 lipca 2004 roku, obowiązującym do maja 2007 roku. Z dniem 21 maja 2007 roku, zarządzeniem nr 27/07 z dnia 21 maja 2007 roku wprowadzono nowy regulamin. Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Zasady nabywania, obciąŝania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŝawiania lub najmu na okres dłuŝszy niŝ 3 lata, Rada Gminy Rzeczyca określiła uchwałą nr XVI/6/2000 z dnia 12 stycznia 2000 roku ze zmianami wprowadzonymi uchwałą nr IV/22/2002 Rady Gminy Rzeczyca z dnia 30 grudnia 2002 roku. Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Zgodnie z art. 15a ust 2 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych, pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (tekst jednolity z 2003 roku Dz. U. nr 153, poz.1505), jednostka opracowała i wprowadziła w Ŝycie zarządzeniem Wójta nr 5/2007 z dnia 31 maja 2007 roku Instrukcję w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i ustanowiono koordynatora ds. współpracy z GIIF w osobie Sekretarza Gminy Marii Jolanty Ochota. 4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ (FINANSOWEJ). Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne. W okresie objętym kontrolą tj rok, w Urzędzie Gminy Rzeczyca obowiązywały procedury kontroli finansowej wprowadzone w Ŝycie zarządzeniem nr 19/2006 Wójta Gminy z dnia 29 grudnia 2006 roku. Opracowano je w oparciu o przepisy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz ze zm.), oraz w oparciu o standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych zawartych w Komunikacie Ministra Finansów nr 13 z dnia 30 czerwca 2006 roku (Dz. Urz. M.F. nr 7 poz. 58). Opisywały one zasady kontroli wszystkich obszarów działalności jednostki, a mianowicie: gromadzenie środków publicznych ich wydatkowanie, gospodarowanie mieniem, udzielanie zamówień publicznych przyjętych struktur organizacyjnych w powiązaniu z zakresem i charakterem zadań jednostki, wydatkowania środków publicznych, gospodarowania mieniem komunalnym i udzielania zamówień publicznych. Ponadto elementy wewnętrznej kontroli finansowej funkcjonującej w Urzędzie Gminy Rzeczyca, zawarto w niŝej wymienionej dokumentacji: - regulaminie organizacyjny wprowadzonym w Ŝycie zarządzeniem Wójta Gminy nr 27/2007 z dnia 21 maja 2007 roku, - instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych, wprowadzonej zarządzeniem nr 23/2004 Wójta Gminy Rzeczyca z dnia 10 grudnia 2004 roku ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniami Wójta: nr 11/2007 z 12 czerwca 2007 roku, nr 14/2007 z dnia 27 sierpnia 2007 roku, nr 2a/2008 z dnia 31 stycznia 2008 roku, - instrukcji gospodarki kasowej, która została wprowadzona zarządzeniem nr 34/2003 Wójta Gminy Rzeczyca z dnia 31 grudnia 2003 roku, 4

5 - w zarządzeniu nr 6/2000 Wójta Gminy Rzeczyca z dnia 23 października 2000 roku wprowadzającym instrukcję ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz księgozbioru, ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 9/2006 z 20 października 2006 roku, - w zarządzeniu nr 27/2003 Wójta Gminy Rzeczyca z dnia 10 listopada 2003 roku wprowadzającym instrukcję inwentaryzacyjną zasad gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i odpowiedzialności za powierzone mienie, - w zarządzeniu nr 4/2004 Wójta Gminy w Rzeczycy z dnia 5 stycznia 2004 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy w Rzeczycy, ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniami Wójta: nr 8/2005 z 1 sierpnia 2005 roku, nr 01/2006 z 2 stycznia 2006 roku, nr 10/2006 z 20 października 2006 roku, nr 18/2006 z 29 grudnia 2006 roku, nr 23/2007 z 31 grudnia 2007 roku. Wg 11, 12, 13 przyjętych procedur kontroli finansowej w Urzędzie Gminy, czynności kontrolne w ramach posiadanych kompetencji, sprawują w szczególności: kierownik urzędu, główny księgowy oraz pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art.44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Kierownik jednostki kontroluje: operacje związane z pobieraniem i gromadzeniem środków, dokonuje wstępnej kontroli wydatków inwestycyjnych, wstępnej kontroli wydatków płacowych, wstępnej kontroli udzielania zamówień publicznych, kontroli stosowania procedur ustalonych przedmiotowym zarządzeniem przez poszczególne komórki organizacyjne jednostki, operacje zwrotu środków publicznych. Główny księgowy dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących danej operacji. Pozostali pracownicy sprawują czynności kontrolne wg przyjętych odpowiedzialności i zakresów czynności. Na podstawie niniejszych procedur, Wójt Gminy powierzył na piśmie poszczególnym pracownikom obowiązki i odpowiedzialność w zakresie kontroli prawidłowości merytorycznej dokumentacji, dotyczącej operacji gospodarczych i finansowych. Kontrolujące stwierdzają, Ŝe w przyjętych procedurach kontroli finansowej, nie odniesiono się do sposobu udokumentowania przeprowadzenia kontroli operacji finansowych i gospodarczych na etapie wstępnym. Zapis w tym zakresie ograniczono do treści: Dowodem dokonania kontroli wstępnej oceny celowości dokonania wydatku publicznego jest podpis głównego księgowego na dokumentach dotyczących danego zdarzenia obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo. PowyŜsze stwierdzenie nie precyzuje, na jakim dokumencie dokonuje się owego potwierdzenia. W rozdziale V i VI regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy, określono zakresy działania i kompetencje kierownictwa i poszczególnych komórek organizacyjnych w tym Skarbnika oraz pracowników referatu finansowego. Dokonano porównania zadań określonych dla referatu finansowego w rozdziale V 18 i rozdziale VI 24 regulaminu organizacyjnego oraz zadań wynikających z zakresów czynności i powierzeń dla Marii Jędryki, Barbary Kołodziejczyk, Teresy Danuty Podsadniak i stwierdzono, Ŝe są one spójne. W poszczególnych zakresach czynności pracowników referatu finansowego, ustalono zastępstwa w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników. 5

6 Skarbnik Gminy, której kierownik powierzył na piśmie obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości (powierzenie z dnia 28 grudnia 2005 roku), spełnia wymogi określone w ustawie o finansach publicznych ( ) 1. Merytoryczne kwestie kontroli gospodarki finansowej oraz konkretne odpowiedzialności za wykonywane czynności kontrolnych opisano takŝe w instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo- księgowych wprowadzonej zarządzeniem nr 23/2004 Wójta Gminy Rzeczyca z dnia 10 grudnia 2004 roku ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniami Wójta: nr 11/2007 z 12 czerwca 2007 roku, nr 14/2007 z dnia 27 sierpnia 2007 roku, nr 2a/2008 z dnia 31 stycznia 2008 roku. Załącznik nr 3 do przedmiotowej instrukcji przedstawia wykaz pracowników Urzędu Gminy upowaŝnionych do akceptacji dokumentów finansowo-księgowych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Faktury, rachunki i noty księgowe wpływające do jednostki podlegają rejestracji prowadzonej w kancelarii ogólnej Urzędu Gminy, po opatrzeniu pieczęcią kierowane są do właściwych referatów. W wyjątkowych przypadkach dopuszcza się wpływ dokumentów zewnętrznych bezpośrednio do referatu, wówczas tam zostają zaewidencjonowane z datą ich wpływu do jednostki. Elementy prawidłowo wystawionego dowodu, który podlega ewidencji w księgach rachunkowych jednostki, wyszczególniono w rozdziale II ust.10 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo- księgowych. Kontroli prawidłowości rejestracji wpływających do jednostki dokumentów i czy dokumenty stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych spełniają wymagania określone w instrukcji, dokonano w oparciu o dokumenty przyjęte i zaewidencjonowane przez jednostkę we wrześniu i w grudniu 2008 roku łącznie skontrolowano 132 dokumenty, które zestawiono w tabelach zamieszczonych w rozdziale niniejszego protokołu pt: Rozrachunki i roszczenia. Wnioski z przeprowadzonej analizy zamieszczono w rozdziale IV Rozrachunki i roszczenia. Kontrolę przestrzegania przepisów ustawy o finansach publicznych w zakresie sprawowania wewnętrznej kontroli finansowej obejmującej przestrzeganie procedur kontroli przeprowadzono w oparciu o testy kontrolne stanowiące załącznik nr 2 do niniejszego protokołu kontroli. Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych Zagadnienie dotyczące kontroli wobec jednostek organizacyjnych regulują zapisy zawarte w zarządzeniu nr 21/2006 Wójta Gminy Rzeczyca z dnia 29 grudnia 2006 roku. Zgodnie z powyŝszymi kontrola finansowa w przywoływanych jednostkach wykonywana jest przez pracownika urzędu na podstawie imiennego upowaŝnienia wystawionego przez Wójta Gminy. Kontrola obejmuje prawidłowość funkcjonowania procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w oparciu o 5% wydatków kaŝdego roku. Wyniki przeprowadzonej kontroli przedstawiane są w formie protokołu. Wójt Gminy w Rzeczycy zatwierdzał zarządzeniem plan kontroli na dany rok. I tak plan kontroli na rok 2007 zatwierdził zarządzeniem nr 20/2006 z dnia 29 grudnia 2006 roku. Wg powyŝszego planu, kontroli podlegało 7 jednostek, a mianowicie: Zakład Usług Komunalnych w Rzeczycy (wydatki roku 2006 i 2007), Gminny Ośrodek Pomocy 1 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 6

7 Społecznej w Rzeczycy (wydatki 2006 i 2007), Gminny Ośrodek Kultury w Rzeczycy (wydatki 2006 i 2007), Gimnazjum w Rzeczycy (wydatki 2006 i 2007), Publiczna Szkoła Podstawowa w Luboczy (wydatki 2006 i 2007), Publiczna Szkoła Podstawowa w Rzeczycy (wydatki 2006 i 2007), Publiczna Szkoła Podstawowa w Sadykierzu (wydatki 2006 i 2007). Zarządzeniem nr 2/2008 z dnia 31 stycznia 2008 roku Wójt zatwierdził plan kontroli na 2008 rok. Wg powyŝszego kontroli podlegało równieŝ 7 wymienionych wyŝej jednostek. Przeprowadzone kontrole w jednostkach podległych zestawiono w niniejszej tabeli. Lp. Nazwa jednostki Przeprowadzone kontrole Zakład Usług Komunalnych w Rzeczycy x x 2. Publiczna Szkoła w Luboczy x x 3. Publiczna Szkoła w Sadykierzu x x 4. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Rzeczycy x nie 5. Gminny Ośrodek Kultury w Rzeczycy x nie 6. Gimnazjum w Rzeczycy nie nie 7. Publiczna Szkoła Podstawowa w Rzeczycy nie nie Obsługę finansowo księgową dla szkół funkcjonujących na terenie Gminy Rzeczyca prowadzi Urząd Gminy i w tej jednostce kontrolę finansową dochodów i wydatków wykonuje na bieŝąco Skarbnik Gminy, dlatego teŝ kontrole przestrzegania procedur kontroli w zakresie 5% wydatków zaplanowano do przeprowadzenia w roku 2009 z uwzględnieniem lat poprzednich. Analiza materiałów źródłowych protokoły z kontroli - wykazała, Ŝe kontrole w jednostkach organizacyjnych przeprowadzała inspektor ds. księgowości podatkowej i kontroli - Maria Jędryka. Podstawą wszczęcia kontroli było uprzednio wystawione przez Wójta Gminy upowaŝnienie, określające okres i zakres kontroli, podmiot kontrolowany. Do ujawnionych w trakcie kontroli nieprawidłowości, Wójt Gminy wydawał zalecenia pokontrolne, jednak w znacznym odstępie czasowym od okresu przeprowadzenia i podpisania protokołu kontroli, np. wnioski z kontroli przeprowadzonej w okresie od 19 do 27 czerwca 2007 roku w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej wydano dopiero 17 stycznia 2008 roku, wnioski z kontroli przeprowadzonej w listopadzie 2007 roku w Gminnym Ośrodku Kultury, Wójt Gminy wydał dopiero 30 maja 2008 roku. 5. KONTROLE ZEWNĘTRZNE Kontrole przeprowadzone przez RIO W dniach od 28 grudnia 2004 roku do 22 kwietnia 2005 roku z przerwą od 29 grudnia 2004 roku do 14 lutego 2005 roku, kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Rzeczyca, przeprowadzili inspektorzy RIO w Łodzi na podstawie upowaŝnienia Prezesa RIO nr WK-601-2/96/2004. W dniach lipca 2008 roku na podstawie upowaŝnienia nr WK 601 2/48/2008 wydanego w dniu 8 lipca 2008 roku przez Prezesa RIO w Łodzi, inspektorzy przeprowadzili kontrolę gospodarki finansowej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rzeczycy 7

8 Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finansowej przez inne podmioty - lata Inspektorzy Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi w dniu 11 stycznia 2006 roku przeprowadzili kontrolę w zakresie prawidłowości wykorzystania przekazanej dotacji na realizację projektu pn: Modernizacja pomieszczeń w budynku Szkoły Podstawowej Sadykierzu. W dniach października 2006 roku pracownicy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, przeprowadzili kontrolę w zakresie końcowej realizacji projektu nr 44/2004 Budowa gminnej środowiskowej hali sportowej przy Publicznej Szkole Podstawowej i Gimnazjum w Rzeczycy w ramach ZPORR. Kontrolę w zakresie końcowej realizacji projektu nr 569/2004 Przebudowa drogi gminnej Sadykierz Ameryka w ramach ZPORR, inspektorzy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi przeprowadzili w dniach 4 5 lipca 2007 roku oraz w dniu 12 lipca 2007 roku. W dniu 27 września 2007 roku, pracownicy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi przeprowadzili kontrolę w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w zakresie terminowości i prawidłowości przyznawania zasiłków stałych oraz oceny sposobu realizacji pracy socjalnej. W dniu 30 lipca 2007 roku, pracownicy Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi Wydział Polityki Społecznej ds. Świadczeń Rodzinnych, przeprowadzili kontrolę w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w zakresie terminowości i prawidłowości przyznawania świadczeń rodzinnych i zaliczek alimentacyjnych oraz prowadzenia postępowań wobec dłuŝników alimentacyjnych. W dniach 5 6 listopada 2007 roku, pracownicy Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi przeprowadzili kontrolę w zakresie realizacji projektu nr 543/04 Budowa odcinka wodociągu Rzeczyca Sadykierz oraz modernizacja stacji uzdatniania wody w Sadykierzu w ramach programu zintegrowanego ZPORR. Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w dniu 28 listopada 2007 roku, przeprowadził kontrolę wniosku nr W dotyczącego przebudowy i termoizolacji budynku świetlicy środowiskowej i Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Bartoszówce. W dniu 6 grudnia 2007 roku, pracownicy Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi przeprowadzili kontrolę w zakresie wykorzystania środków z poŝyczek zaciągniętych na podstawie umów o numerach: 055/017/P/03 oraz /05/034. W dniu 28 listopada 2008 roku, pracownicy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, przeprowadzili kontrolę w zakresie kwalifikowalności podatku VAT, w związku z budową hali sportowej w Rzeczycy, finansowanej ze środków ZPORR. 6. BANK WYKONUJĄCY OBSŁUGĘ BANKOWĄ JEDNOSTKI W toku kontroli ustalono, Ŝe w latach rok, bankową obsługę budŝetu Gminy Rzeczyca oraz jednostek organizacyjnych wykonywał Powiatowy Bank Spółdzielczy w Tomaszowie Mazowieckim z/s w Inowłodzu Filia w Rzeczycy, na podstawie umowy nr RRiZP 104/2004 z dnia 30 grudnia 2004 roku wraz z aneksem z dnia 22 grudnia 2006 roku, obowiązującej w okresie od 1 stycznia 2005 roku do 31 grudnia 2007 roku. Wyboru banku na obsługę bankową w następnym okresie dokonano w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity z 2006 roku Dz. U. nr 164, poz ze zm.). Protokół z przeprowadzonych prac komisji przetargowej zatwierdził w dniu 18 grudnia 2007 roku Wójt Gminy Rzeczyca. W dniu 28 grudnia 2007 roku została podpisana 8

9 umowa nr Fn.2222/114/2007/RRiZP342-19/2007, pomiędzy Gminą Rzeczyca reprezentowaną przez Wójta Gminy Rzeczyca Marka Pałasza a Powiatowym Bankiem Spółdzielczym w Tomaszowie Mazowieckiem Filia w Rzeczycy, reprezentowanym przez Prezesa Zarządu Powiatowego Banku Spółdzielczego w Tomaszowie Mazowieckim z okresem obowiązywania od dnia 1 stycznia 2008 roku do 31 grudnia 2010 roku. Rachunki bankowe Wielkość środków finansowych gromadzonych na poszczególnych rachunkach bankowych Gminy Rzeczyca na dzień 31 grudnia 2007 i 2008 roku obrazuje poniŝsza tabela: Lp. Nazwa i numer rachunku bankowego Stan konta na dzień: Urząd Gminy w Rzeczycy - organ , ,86 2. Urząd Gminy w Rzeczycy - budŝet Urząd Gminy środki PFRON 8,53 11,44 4. Urząd Gminy - środki UNIA-ZPORR-Dr.Sad.Am. 0, Urząd Gminy Stacja Uzdatniania Wody 4, Rachunek Gminy Bank Gosp. Krajowego Łodzi 1, Rachunek Gminy Bank Gosp. Krajowego Łodzi 283, Urząd Gminy środki na wyposaŝenie świetlicy w Luboczy 2,71 0 W czasie postępowania kontrolnego, dokonano sprawdzenia sald na dzień 31 grudnia 2007 i 2008 roku na kontach księgowych, w porównaniu z saldami na rachunkach bankowych wg wyciągów bankowych. Stwierdzono, Ŝe salda końcowe wykazane na poszczególnych kartach kontowych są zgodne z saldami końcowymi wg wyciągów bankowych. Wielkość środków finansowych gromadzonych na rachunkach bankowych pozabudŝetowych Urzędu Gminy w Rzeczycy oraz rachunkach bankowych sołectw Gminy Rzeczyca na dzień 31 grudnia 2007 i 2008 roku obrazuje tabela stanowiąca załącznik nr 3 do niniejszego protokołu kontroli. Kontrolujące stwierdziły zgodność danych wynikających z ewidencji księgowej z saldami kont bankowych na dzień 31 grudnia 2007 roku oraz 31 grudnia 2008 roku. 7. KREDYTY, POśYCZKI, OBLIGACJE, PORĘCZENIA, AKCJE I UDZIAŁY Zaciągnięte kredyty i poŝyczki rok Na sfinansowanie planowanego deficytu budŝetu jednostki samorządu terytorialnego (art.82 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych) Ustalono, Ŝe Gmina Rzeczyca w 2008 roku, nie zaciągała kredytów i poŝyczek z przeznaczeniem na pokrycie planowanego deficytu budŝetu jednostki samorządu terytorialnego. 9

10 Oświadczenie w powyŝszej sprawie złoŝył Skarbnik Gminy - GraŜyna Frączak, który stanowi załącznik nr 4 do niniejszego protokołu kontroli. Rada Gminy Rzeczyca w dniu 1 lutego 2007 roku podjęła uchwałę nr V/33/07 w sprawie zaciągnięcia poŝyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w wysokości ,00 zł na zadanie inwestycyjne pn: Termoizolacja budynku Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Bartoszówce. Termin spłaty poŝyczki według uchwały przewidziano na lata , wskazując źródło pokrycia zobowiązania z wpływów z tytułu podatku od nieruchomości. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy, upowaŝniając go tym samym do podjęcia czynności prawnych związanych z zaciągnięciem poŝyczki oraz do podpisania weksli in blaco. Na dzień podjęcia przedmiotowej uchwały, w planie budŝetu Gminy Rzeczyca przewidziany był deficyt w wysokości ,00 zł, który został określony uchwałą nr V/30/07 rady z dnia 1 lutego 2007 roku w sprawie uchwalenia budŝetu gminy na rok W dniu 20 grudnia 2007 roku, Gmina Rzeczyca reprezentowana przez Wójta Gminy Marka Pałasza, podpisała z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi umowę poŝyczki numer 204/OA/P/2007 na kwotę ,00 zł. Z ustaleń zawartych w przedmiotowej umowie wynika, Ŝe kwota poŝyczki będzie przekazywana na podstawie rachunków/faktur za realizację zadania związanych z termoizolacją budynku OSP lub jego części zgodnie z harmonogramem rzeczowo finansowym, który stanowił załącznik do niniejszej umowy. Ustalone przez strony warunki przedmiotowej umowy zawarto w poz. 1 tabeli stanowiącej załącznik nr 5 do niniejszego protokołu kontroli. Na dzień podpisania umowy poŝyczki zgodnie z uchwałą nr XIV/91/07 Rady Gminy Rzeczyca z dnia 6 grudnia 2007 roku, planowany deficyt budŝetu jednostki wynosił ,00 zł. Analiza dokumentów źródłowych (ewidencja konta wyciągi bankowe) wykazała, Ŝe poŝyczkę bank przekazał w dniu 30 maja 2008 roku kwotę ,10 zł wyciąg bankowy nr 113 poz.113/12 (133-/260-9) tj. wysokość przyznanej poŝyczki pomniejszonej o naliczone odsetki bankowe w wysokości 180,90 zł (240-23/260-9). Spłaty rat poŝyczki ewidencjonowano na koncie 260-9/ Terminowość i wysokość spłacanych rat przedstawiono w poz. 4 tabeli stanowiącej załącznik nr 6 do niniejszego protokołu kontroli. Kontrolujące, stwierdziły, Ŝe raty przedmiotowej poŝyczki były przekazywane terminowo i w prawidłowych wysokościach. W dniu 10 maja 2007 roku, Rada Gminy Rzeczyca podjęła uchwałę nr IX/63/07 w sprawie zaciągnięcia poŝyczki na prefinansowanie projektu pn. Centrum rekreacyjno sportowe przy Gminnym Ośrodku Kultury w Rzeczycy. PoŜyczkę zaciągnięto w Banku Gospodarstwa Krajowego w wysokości ,00 zł. Spłata poŝyczki miała nastąpić ze środków uzyskanych z budŝetu Unii Europejskiej w terminach wynikających z harmonogramu spłaty poŝyczki tj. w miesiącu lipcu 2007 roku w wysokości ,00 zł oraz w miesiącu sierpniu 2007 roku w wysokości ,00 zł. Koszt obsługi poŝyczki miał być pokrywany z dochodów własnych budŝetu gminy. W dniu 6 czerwca 2007 roku Gmina Rzeczyca reprezentowana przez Wójta Marka Pałasza przy kontrasygnacie Skarbnika, podpisała z Bankiem Gospodarstwa Krajowego umowę nr SPOROL na zapewnienie płynności projektu nr SPOROL [MIMIK] tj. Centrum rekreacyjno sportowe przy Gminnym Ośrodku Kultury w Rzeczycy, której przedmiotem było udostępnienie środków w wysokości ,00 zł. Uruchomienie poŝyczki następowało poprzez dostarczenie do banku przez poŝyczkobiorcę opłaconej faktury lub innego dokumentu księgowego o równowaŝącej wartości dowodowej, wystawionego przez wykonawcę lub dostawcę. Płatność kwoty wynikającej z faktury, przekazywano zgodnie z przyjętym harmonogramem przekazywania transz poŝyczki, w proporcjonalnym udziale środków własnych Gminy Rzeczyca. Harmonogram realizacji projektu obejmował okres od września 2006 roku do lipca 2007 roku z planowanym terminem rozliczenia w miesiącu sierpniu 2007 roku. Spłata poŝyczki następowała po otrzymaniu środków z budŝetu Unii Europejskiej, w przypadku nie wpłynięcia ww. środków, zwrot poŝyczki następował ze środków własnych 10

11 gminy. Zgodnie z uchwałą nr IX/64/07 Rady Gminy Rzeczyca z dnia 10 maja 2007 roku w sprawie zmiany budŝetu na rok 2007, planowany deficyt na dzień podjęcia przedmiotowej uchwały oraz na dzień podpisania umowy poŝyczki wynosił ,00 zł. W dniu 31 października 2006 roku, umowę aneksowano ustalając nową kwotę poŝyczki, która wynosiła ,00 zł. Analiza dokumentów źródłowych (ewidencja konta 134 i 133 wyciągi bankowe) wykazała, Ŝe w dniu 10 lipca 2007 roku Bank przekazał zgodnie z harmonogramem ustalonym w umowie kwotę ,00 zł wyciąg bankowy nr 1 poz. 135/1, natomiast druga transza została przekazana w dniu 10 sierpnia 2007 roku w wysokości ,00 zł wyciąg bankowy nr 2 poz. 144/1. W dniu 21 marca 2008 roku dokonano spłaty zaciągniętego zobowiązania w wysokości ,00 zł wyciąg bankowy nr 1 poz.26/2. W dniu 3 września 2007 roku, Rada Gminy Rzeczyca podjęła uchwałę nr XI/70/07 w sprawie zaciągnięcia kredytu długoterminowego w banku obsługującym linię kredytową Europejskiego Funduszu Rozwoju Wsi Polskiej w Warszawie, w zakresie budowy dróg na terenach wiejskich. Według uchwały, zaciągany kredyt do kwoty ,00 zł, miał być przeznaczony na zadanie inwestycyjne Przebudowa drogi gminnej Rzeczyca ul. Słoneczna Terminy spłaty kredytu przewidziano na lata , w tym okres karencji na 12 miesięcy. Środki na spłatę zobowiązań z tytułu zaciągniętego kredytu miały stanowić dochody własne gminy, w tym wpływy z podatku od nieruchomości oraz udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy Rzeczyca. W dniu 30 października 2007 roku Gmina Rzeczyca otrzymała pozytywną opinię Składu Orzekającego Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi, dotyczącą moŝliwości spłaty kredytu długoterminowego na przebudowę drogi gminnej Rzeczyca ul. Słoneczna w wysokości ,00 zł. Umowa o kredyt nr 1/S/DR/UG/I/U/2007 ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Wsi Polskiej przeznaczony na budowę, modernizacje lub remont dróg publicznych gminnych i powiatowych na terenach zamiejskich, została zawarta pomiędzy Gminą Rzeczyca reprezentowaną przez Wójta Gminy przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy a Gospodarczym Bankiem Wielkopolskim S.A. w Poznaniu Oddział w Sieradzu, w dniu 20 listopada 2007 roku. Przyznany kredyt z przeznaczeniem na przebudowę drogi gminnej Rzeczyca ul. Słoneczna w wysokości ,00 zł udzielony na okres od dnia 20 listopada 2007 roku do dnia 19 listopada 2012 roku, postawiony do dyspozycji kredytobiorcy od dnia 3 grudnia 2007 roku w pełnej wysokości. Na dzień zawarcia umowy kredytowej, planowany deficyt w budŝecie gminy wynosił ,00 zł na podstawie uchwały rady nr XIII/86/07 z dnia 18 października 2007 roku. Ustalone przez strony warunki przedmiotowej umowy zawarto w poz. 2 tabeli stanowiącej załącznik nr 5 do niniejszego protokołu kontroli. Analiza dokumentów księgowych (ewidencja konta 134 i 133 wyciągi bankowe) wykazała, Ŝe środki wpłynęły w dniu 3 grudnia 2007 roku w wysokości ,00 zł - wyciąg bankowy nr 240/4 (ewidencja księgowa 133-1/134-14), natomiast odsetki od przedmiotowego kredytu zgodnie z zapisami na koncie 240-5, gmina przekazała zgodnie z harmonogramem ustalonym w umowie. W dniu 27 września 2007 roku Rada Gminy Rzeczyca uchwałą nr XII/85/07 postanowiła o zaciągnięciu kredytu długoterminowego na sfinansowanie planowanego deficytu budŝetowego 2007 roku w wysokości ,00 zł. Termin spłaty kredytu przewidziano na lata Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy, jednocześnie określając zabezpieczenie w postaci weksla in blanco. Spłatę zobowiązania z tytułu zaciągniętego kredytu miały zapewnić dochody własne gminy, w tym wpływy z podatku od nieruchomości oraz udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych. Wyboru banku obsługującego kredyt dokonano w oparciu przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. W celu wyboru najkorzystniejszej oferty - banku, w dniu 10 grudnia 2007 roku skierowano zaproszenia do udziału w postępowaniu do dwóch banków tj. Powiatowy Bank Spółdzielczy w Tomaszowie Mazowieckim Filia w Rzeczycy, Bank PKO 11

12 Oddz. w Rawie Mazowieckiej. W terminie wskazanym w zaproszeniu wpłynęła jedna oferta spełniająca warunki określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Ofertę przedstawił Powiatowy Bank Spółdzielczy w Tomaszowie Mazowieckim, określając koszty obsługi kredytu na kwotę ,00 zł. W dniu 28 grudnia 2007 roku, Gmina Rzeczyca reprezentowana przez Wójta Gminy przy kontrasygnacie Skarbnika podpisała z Bankiem Spółdzielczym w Tomaszowie Mazowieckim Filia w Rzeczycy umowę nr Fn /07, której przedmiotem było udzielenie kredytu długoterminowego na pokrycie planowanego deficytu w wysokości ,00 zł na okres od 31 grudnia 2007 roku do 31 grudnia 2009 roku, płatny w 24 ratach. Ponadto w umowie ustalono, Ŝe kredyt zostanie postawiony do dyspozycji kredytobiorcy w dniu 31 grudnia 2007 roku w pełnej wysokości. Na dzień podpisania umowy kredytowej zgodnie z uchwałą nr XV/106/07 Rady Gminy Rzeczyca z dnia 31 grudnia 2007 roku planowany deficyt wynosił ,00 zł. Analiza dokumentów księgowych (ewidencja konta 134 i 133 wyciągi bankowe) wykazała, Ŝe środki wpłynęły w dniu 31 grudnia 2007 roku w wysokości ,00 zł wyciąg bankowy nr 250 poz. 257/17 (ewidencja księgowa 133-1/134-14). Terminowość i wysokość spłacanych rat wraz z odsetkami przedstawiono w poz. 5 tabeli stanowiącej załącznik nr 6 do niniejszego protokołu kontroli. Kontrolujące, stwierdziły, Ŝe spłaty rat przedmiotowego kredytu oraz odsetek, Gmina Rzeczyca dokonywała w terminach ustalonych w zawartej umowie kredytowej. Na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych poŝyczek i kredytów (art.82 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych) Ustalono, Ŝe w roku 2008 Gmina Rzeczyca nie zaciągała kredytów i poŝyczek na pokrycie wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych poŝyczek i kredytów. Na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŝetu jednostki samorządu terytorialnego (art.82 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych) W roku 2008 jednostka nie zaciągała poŝyczek i kredytów na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŝetu jednostki samorządu terytorialnego. Udzielone gwarancje i poręczenia rok W okresie kontrolowanym, jak równieŝ w latach poprzednich Gmina Rzeczyca nie udzielała gwarancji i poręczeń. Wyemitowane papiery wartościowe W okresie kontrolowanym, jak równieŝ w latach poprzednich Gmina Rzeczyca nie emitowała papierów wartościowych. Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych Z informacji uzyskanych od Skarbnika Gminy wynika, Ŝe jednostka nie posiadała udziałów i akcji w spółkach prawa handlowego. PowyŜsze dane wynikają z ewidencji księgowej oraz oświadczenia złoŝonego przez Skarbnika Gminy, które stanowi załącznik nr 7 do niniejszego protokołu kontroli. 12

13 Stan zadłuŝenia jednostki samorządu terytorialnego rok 1. Zgodnie z sprawozdaniem Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia roku: zobowiązania z tytułu kredytów i poŝyczek długoterminowych wynosiły ,46 zł, zobowiązania wymagalne wynosiły 0 zł, Wg sprawozdania Rb-27 S z wykonania planu dochodów budŝetowych za okres od początku roku do dnia roku: Planowane dochody po zmianach wynosiły ,00 zł, Wykonane dochody wynosiły ,98 zł. Z danych uzupełniających wynika, Ŝe na dzień 31 marca 2007 roku, jednostka posiadała zadłuŝenie z tytułu zaciągniętych poŝyczek i kredytów na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności z budŝetu państwa w wysokości ,46 zł oraz z innych źródeł w wysokości ,00 zł. Zgodnie z art.170 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych wskaźnik zadłuŝenia na koniec I kwartału 2007 roku wynosił 21,72%. 2. Zgodnie z sprawozdaniem Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia roku: zobowiązania z tytułu kredytów i poŝyczek długoterminowych wynosiły ,00 zł, zobowiązania wymagalne wynosiły 0 zł, Wg sprawozdania Rb-27 S z wykonania planu dochodów budŝetowych za okres od początku roku do dnia roku: planowane dochody po zmianach wynosiły ,00 zł, wykonane dochody wynosiły ,09 zł. Wskaźnik zadłuŝenia jednostki na 30 czerwca 2007 roku wynosił 16,21%. Z danych uzupełniających wynika, Ŝe na dzień 30 czerwca 2007 roku, jednostka posiadała zadłuŝenie z tytułu zaciągniętych poŝyczek i kredytów długoterminowych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności z innych źródeł w wysokości ,00 zł. 3. Zgodnie z sprawozdaniem Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia roku: zobowiązania z tytułu kredytów i poŝyczek wynosiły ,00 zł, w tym długoterminowe ,00 zł, zobowiązania wymagalne wynosiły 0 zł, Wg sprawozdania Rb-27 S z wykonania planu dochodów budŝetowych za okres od początku roku do dnia roku; planowane dochody po zmianach wynosiły ,72 zł, wykonane dochody wynosiły ,08 zł. Wskaźnik zadłuŝenia na koniec III kwartału roku 2007 wynosił 16,41%. Z danych uzupełniających wynika, Ŝe na dzień 30 września 2007 roku, jednostka posiadała zadłuŝenie z tytułu zaciągniętych poŝyczek i kredytów na realizację projektów 13

14 finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w wysokości ,00 zł oraz z innych źródeł w wysokości ,00 zł. 4. Zgodnie z sprawozdaniem Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia roku: zobowiązania z tytułu kredytów i poŝyczek długoterminowych wynosiły ,00 zł, zobowiązania wymagalne wynosiły 0 zł, Wg sprawozdania Rb-27 S z wykonania planu dochodów budŝetowych za okres od początku roku do dnia roku; planowane dochody po zmianach wynosiły ,00 zł, wykonane dochody wynosiły ,75 zł. Łączna kwota długu na koniec roku 2007 nie przekraczała 60% wykonanych dochodów jednostki stanowiła 19,40% ich wykonania. Z danych uzupełniających wynika, Ŝe na dzień 31 grudnia 2007 roku, jednostka posiadała zadłuŝenie z tytułu zaciągniętych poŝyczek i kredytów na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w wysokości ,00 zł oraz z innych źródeł w wysokości ,00 zł. 5. Zgodnie z sprawozdaniem Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia roku: zobowiązania z tytułu kredytów i poŝyczek długoterminowych wynosiły ,00 zł, zobowiązania wymagalne wynosiły 0 zł, Wg sprawozdania Rb-27 S z wykonania planu dochodów budŝetowych za okres od początku roku do dnia roku; planowane dochody po zmianach wynosiły ,00 zł, wykonane dochody wynosiły ,17 zł. Wskaźnik zadłuŝenia na koniec I kwartału roku 2008 wynosił 17,49%. Z danych uzupełniających wynika, Ŝe na dzień 31 marca 2008 roku, jednostka posiadała zadłuŝenie z tytułu zaciągniętych poŝyczek i kredytów długoterminowych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności z innych źródeł w wysokości ,00 zł. 6. Zgodnie z sprawozdaniem Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia roku: zobowiązania z tytułu kredytów i poŝyczek długoterminowych wynosiły ,00 zł, zobowiązania wymagalne wynosiły 0 zł, Wg sprawozdania Rb-27 S z wykonania planu dochodów budŝetowych za okres od początku roku do dnia roku; planowane dochody po zmianach wynosiły ,50zł, wykonane dochody wynosiły ,12 zł. Wskaźnik zadłuŝenia na koniec II kwartału roku 2008 wynosił 16,60%. Z danych uzupełniających wynika, Ŝe na dzień 30 czerwca 2008 roku, jednostka posiadała zadłuŝenie z tytułu zaciągniętych poŝyczek i kredytów na realizację projektów 14

15 finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności z innych źródeł w wysokości ,00 zł. 7. Zgodnie z sprawozdaniem Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia roku: zobowiązania z tytułu kredytów i poŝyczek długoterminowych wynosiły ,73 zł, zobowiązania wymagalne wynosiły 0 zł, Wg sprawozdania Rb-27 S z wykonania planu dochodów budŝetowych za okres od początku roku do dnia roku; planowane dochody po zmianach wynosiły ,50zł, wykonane dochody wynosiły ,07 zł. Wskaźnik zadłuŝenia na koniec III kwartału roku 2008 wynosił 15,47%. Z danych uzupełniających wynika, Ŝe na dzień 30 września 2008 roku, jednostka posiadała zadłuŝenie z tytułu zaciągniętych poŝyczek i kredytów na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności z innych źródeł w wysokości ,00 zł. 8. Zgodnie z sprawozdaniem Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia roku: zobowiązania z tytułu kredytów i poŝyczek długoterminowych wynosiły ,23 zł, zobowiązania wymagalne wynosiły 0 zł, Wg sprawozdania Rb-27 S z wykonania planu dochodów budŝetowych za okres od początku roku do dnia roku; planowane dochody po zmianach wynosiły ,00 zł, wykonane dochody wynosiły ,89 zł. Wskaźnik zadłuŝenia na koniec IV kwartału roku 2008 wynosił 13,97%. Z danych uzupełniających wynika, Ŝe na dzień 31 grudnia 2008 roku, jednostka posiadała zadłuŝenie z tytułu zaciągniętych poŝyczek i kredytów na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności z innych źródeł w wysokości ,00 zł. Specyfikację zadłuŝenia Gminy Rzeczyca na dzień: 31 grudnia 2007 roku, 30 czerwca 2008 roku oraz 31 grudnia 2008 roku, przedstawiono w formie tabelarycznej i stanowi załącznik nr 8 do niniejszego protokołu kontroli. Art. 169 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. nr 249, poz ze. zm.) stanowi, Ŝe łączna kwota przypadających w danym roku budŝetowym spłat rat kredytów i poŝyczek, wraz z naleŝnymi w danym roku odsetkami, nie moŝe przekraczać 15% planowanych na dany rok budŝetowy dochodów jednostki samorządu terytorialnego. Udział procentowy planowanych spłat w 2008 roku w stosunku do planowanych i zrealizowanych dochodów przedstawia poniŝsza tabela: Lp. Tytuł spłaty 30 czerwca 2008 rok 31 grudnia 2008 rok Planowane dochody Planowane dochody Planowane dochody Wykonane dochody Planowane zobowiązanie Wykonane zobowiązanie Planowane zobowiązanie Wykonane zobowiązanie 1. Kredyty , , , , , , , ,00 15

16 3,14% 2,73% 3,04% 3,04% 2. PoŜyczki , , , , , , , ,77 1,25% 1,15% 1,11% 1,11% 3. Odsetki od kredytów 4. Odsetki od poŝyczek Razem , ,55 0,89% , ,45 0,09% , ,00 5,37% , ,38 0,88% , ,24 0,08% , ,62 4,84% , ,16 0,99% , ,84 0,09% , ,77 5,23% , ,27 0,93% , ,84 0,09% , ,88 5,17% Jak wynika z danych zamieszczonych w tabeli łączna kwota przypadających do spłaty rat kredytów i poŝyczek w kontrolowanej jednostce nie przekraczała 15 % planowanych na 2008 rok jej dochodów. Spłata zaciągniętych zobowiązań - w szczególności z tytułu kredytów i poŝyczek Harmonogram spłat zaciągniętych kredytów i poŝyczek przedstawia załącznik nr 9 do niniejszego protokołu kontroli. Terminowość spłaty zobowiązań kredytowych zaciągniętych przed 2008 rokiem skontrolowano na podstawie trzech rat kredytów i dwóch poŝyczek, które zestawiono w tabeli stanowiącej załącznik nr 6 do niniejszego protokołu kontroli. Dane przedstawione w tabeli, przeanalizowano z wyciągami bankowymi, ewidencją księgową, umowami, i stwierdzono, Ŝe zobowiązania były spłacane terminowo. Kwota dokonanych spłat poŝyczek i kredytów wykazana w tabeli jest zgodna z wartościami wykazanymi w sprawozdaniu Rb - NDS za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2008 roku, oraz z zapisami księgowymi i saldem na kontach 260 i 134 strona Wn (obroty za dany rok). III. EWIDENCJA KSIĘGOWA. SPRAWOZDAWCZOŚĆ. 1. OPIS PRZYJĘTYCH ZASAD RACHUNKOWOŚCI. ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH. Zasady prowadzenia rachunkowości w kontrolowanej jednostce opisano w zarządzeniu nr 4/2004 Wójta Gminy Rzeczyca z dnia 5 stycznia 2004 roku, ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniami: nr 8/2005 z dnia 1 sierpnia 2005 roku, nr 01/2006 z dnia 2 stycznia 2006 roku, nr 10/2006 z dnia 20 października 2006 roku, nr 18/2006 z dnia 29 grudnia 2006 roku, nr 23/2007 z dnia 31 grudnia 2007 roku, z dnia 14 lipca 2008 roku. Wymieniona dokumentacja: opisywała w języku polskim przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, określała rok obrotowy, którym był rok budŝetowy trwający od 1 stycznia do 31 grudnia, podzielony na okresy sprawozdawcze - najkrótszym okresem sprawozdawczym określono miesiąc, opisywała metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalenia wyniku finansowego, zawierała wykaz i sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, 16

17 zawierała wykaz i zasady funkcjonowania kont dla budŝetu gminy, zawierała wykaz i zasady funkcjonowania kont dla urzędu gminy jako jednostki budŝetowej, zawierała wykaz i zasady funkcjonowania kont dla ewidencji podatków i opłat, zawierała wydruk kont syntetycznych i analitycznych dla poszczególnych rejestrów, opisywała system przetwarzania danych - w tym wykaz programów komputerowych finansowo-księgowych z opisem ich funkcjonowania, opis zasad ochrony i metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu przetwarzania danych komputerowych. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, jednostka wykorzystuje komputerowe programy opracowane przez firmę Usługi Informatyczne INFO-SYSTEM Legionowo, a mianowicie : Księgowość budŝetowa i plan, Płace, Środki trwałe, Podatki, Auta. Analiza wyŝej wymienionej dokumentacji wykazała, Ŝe dokumentacja opisująca zasady rachunkowości, odpowiada wymogom określonym w art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Ustalenia zakładowego planu kont i przyjęte zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, zapewniają ujęcie operacji w sposób rzetelny, bezbłędny, tak aby właściwie był przedstawiony stan majątkowy i stan finansowy jednostki, zapewnia skuteczną kontrolę wewnętrzną dokonywanych operacji i stanu składników majątku będących w posiadaniu jednostki i dyspozycji jednostki oraz umoŝliwiają sporządzenie wymaganych sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych i innych informacji wymaganych obowiązującymi przepisami. 2. URZĄDZENIA KSIĘGOWE Wymienione wyŝej zarządzenie Wójta Gminy Rzeczyca, opisujące politykę rachunkowości w Urzędzie Gminy, obejmowało wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych, na które składają się: dziennik zawierający chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, a obroty liczone są w sposób ciągły, konta księgi głównej zawierającej zapisy w ujęciu syntetycznym, w której obowiązuje ujecie kaŝdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, konta ksiąg pomocniczych zapisy w ujęciu analitycznym uzgadniane z zapisami księgi głównej ewidencję analityczną prowadzi się dla środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, oraz dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych, dla rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami, kosztów, dochodów i dla podatników, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie kont ksiąg pomocniczych - sporządzane nie rzadziej niŝ raz na miesiąc na podstawie zapisów księgi głównej, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). W Urzędzie Gminy Rzeczyca, księgi rachunkowe prowadzi się dla budŝetu gminy i dla jednostek budŝetowych (urząd i jednostki oświatowe) oraz dla podatków i opłat. Księgi rachunkowe oznaczone co do roku obrotowego, prowadzone są w sposób zapewniający trwałość zapisów i wyraźnie. Prawidłowość dokonywania ewidencji księgowej w dzienniku, skontrolowano na podstawie analizy ostatnich dziesięciu pozycji księgowych z grudnia 2008 roku i 8 pierwszych zaewidencjonowanych dokumentów w styczniu 2009 roku, a mianowicie: - nr dokumentu 1723 (2 pozycje) polecenie księgowania korekta mylnego księgowania środka trwałego (fax modem) kwota 239,12 zł, 17

18 - nr dokumentu 1724 (8 pozycji), przypis odsetek Fundusz alimentacyjny na kwotę 100,83 zł, - nr dokumentu 1725 (1 pozycja), przeksięgowanie zobowiązań na 2009 rok kwota 8.580,75 zł, - nr dokumentu 1726 polecenie księgowania (11 pozycji) wyksięgowanie kwot zaangaŝowana ( ,03 zł), - nr dokumentu 1727 polecenie księgowania (16 pozycji) księgowania dotyczące rozliczenia dotacji, przeksięgowania roczne inwestycji, - nr dokumentu 1728 spłata odsetek od kredytu BGK (zmniejszenie 4,35 zł), - nr dokumentu 1729 polecenie księgowania (13 pozycji) roczne umorzenie środków trwałych kwota ,90 zł, - nr dokumentu 1730 polecenie księgowania (2 pozycje) - przeksięgowania wydatków niewygasających Wn i 860-2, Ma i 400, - nr dokumentu 1731 (29 pozycji) wpływ dochodów z Urzędu Skarbowego za okres od rok, udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych, wpływ dotacji i subwencji kwota łączna księgowania ,77 zł, - nr dokumentu 1732 (4 pozycje) opłata aneksu do umowy z WFOŚiGW na kwotę 200,00 zł, prowizja za przelewy i prowadzenie rachunku bankowego na kwotę 828,56 zł, opłata komornicza 1.574,31 zł, prowizja bankowa na kwotę 240,49 zł, - nr dokumentu 1 (1 pozycja) faktura wewnętrzna nr 1/2009 z 2 stycznia 2009 roku za czynsz z tytułu wynajmu lokalu mieszkalnego za styczeń 2009 rok, na kwotę 68,94 zł, - nr dokumentu 2 polecenie księgowania (4 pozycje) przypisy na podstawie decyzji Zakładu Energetycznego na kwotę 154,07 zł, - nr dokumentu 2 (7 pozycji) raport kasowy nr 01 (dochodowy) na kwotę łączną 582,00 zł, - nr dokumentu 2 (1 pozycja) - faktura wewnętrzna nr 2/2009, za najem lokalu na kwotę 68,90 zł, - nr dokumentu 3 (4 pozycje) wyciąg bankowy nr 1 - obroty na kwotę 599,87 zł, - nr dokumentu 3 (23 pozycje) polecenie księgowania zaksięgowanie zobowiązań, przeksięgowanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego - dokument na łączną kwotę ,76 zł, - nr dokumentu nr 3 (1 pozycja) faktura wewnętrzna nr 3/2009 za najem lokalu mieszkalnego na kwotę 46,23 zł, - nr dokumentu nr 4 (1 pozycja) faktura wewnętrzna nr 4/2009 za najem lokalu na kwotę 102,62 zł. Analiza wymienionych zapisów księgowych wykazała, Ŝe: - kaŝdy zapis księgowy zawiera datę dokonania operacji, - wskazuje rodzaj i numer dowodu księgowego, kontrolujące stwierdziły, Ŝe pod tymi samymi numerami w dzienniku tj. pod numerem 2 i pod numerem 3 zaewidencjonowano trzy róŝne dokumenty księgowe. Zgodnie z zasadami rachunkowości opisanymi w zarządzeniu nr 4/2004 z dnia 5 stycznia 2004 roku Wójta Gminy dziennik zawiera kolejną numerację, a zapisy dokonywane są chronologicznie. O wyjaśnienie w powyŝszej sprawie kontrolujące poprosiły Skarbnika Gminy, które stanowi załącznik nr 10 do niniejszego protokołu. Zgodnie z wyjaśnieniem, powyŝsza sytuacja wynikała z księgowań dokumentów z datą wsteczną na co nie pozwala funkcjonujący w jednostce program oraz ogólnie obowiązujące przepisy i unormowania wewnętrzne jednostki, 18