Informacja o przebiegu XVII posiedzenia Komitetu Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej

Transkrypt

1 Informacja o przebiegu XVII posiedzenia Komitetu Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej W dniu 13 czerwca 2014 r. odbyło się siedemnaste posiedzenie Komitetu Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej (2/2014). W posiedzeniu, udział wzięli: 1. Pan Marek Bucior - Podsekretarz Stanu w MPiPS, Przewodniczący Komitetu; 2. Pan Robert Gwiazdowski - Członek niezależny Komitetu; 3. Pani Leokadia Oręziak - Członek niezależny Komitetu; 4. Pani Urszula Kalina-Prasznic - Członek niezależny Komitetu; 5. Pan Dariusz Klimczak - Członek niezależny Komitetu; 6. Pan Jacek Pierzyński - Członek niezależny Komitetu; 7. Pan Marcin Szemraj - Kierujący Stanowiskiem ds. Audytu Wewnętrznego MPiPS (SAW), Audytor wewnętrzny; 8. Pan Andrzej Brągiel - Audytor wewnętrzny MPiPS. a także osoby zaproszone na posiedzenie Komitetu: 9. Pan Jacek Brzeziński - Zastępca Prezesa Zarządu ds. finansowych, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON); 10. Pan Leszek Moskwiak - Dyrektor Wydziału Kontroli PFRON; 11. Pan Wojciech Karczewski - Dyrektor Wydziału Audytu Wewnętrznego PFRON; 12. Pani Alina Wojtowicz-Pomierna - Zastępca Dyrektora Biura Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych (BON); 13. Pani Małgorzata Sarzalska - Zastępca Dyrektora Departamentu Analiz Ekonomicznych i Prognoz (DAE); 14. Pan Marek Lipiński - Główny specjalista DAE; 15. Pani Grażyna Stańska - Główny specjalista DAE. Na wniosek Przewodniczącego, przyjęto bieżący porządek posiedzenia: 1. Informacja o przyjęciu protokołu z poprzedniego posiedzenia. 2. Informacja o przebiegu spotkania komitetów audytu sektora publicznego w dniu 12 czerwca 2014 r. w Ministerstwie Finansów. 3. Informacja o działaniach komórek audytu wewnętrznego w MPiPS oraz jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej: - działania kontrolne NIK i KPRM w ZUS, - zasady tworzenia planu działalności MPiPS - czynności doradcze SAW we współpracy z Departamentem Analiz Ekonomicznych i Prognoz. 4. Wyrażenie przez Komitet Audytu opinii w sprawie zmiany warunków pracy i płacy Kierującego SAW MPiPS. 5. Omówienie założeń zmian przewidywanych w obszarze rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudniania osób niepełnosprawnych. 6. Dyskusja dotycząca pkt Wolne wnioski i propozycje. 8. Ustalenie terminu kolejnego spotkania. 1

2 Ad. 1. Przewodniczący Komitetu poinformował o przyjęciu protokołu z XVI posiedzenia Komitetu Audytu w MPiPS z datą 18 marca 2014 r. Ad. 2. Członek Komitetu poinformował obecnych o przebiegu spotkania w dniu 12 czerwca 2014 r. w Ministerstwie Finansów, a następnie przekazał pozostałym członkom materiał przygotowany przez Departament Audytu Sektora Finansów Publicznych MF. Spotkanie w Ministerstwie Finansów miało charakter forum dyskusyjnego i skoncentrowało się na dwóch tematach: zakres prac komitetu audytu oraz wykorzystywane źródła informacji; przykładowy roczny kalendarz posiedzeń komitetu audytu. Przekazano także informację o trwającej aktualnie reorganizacji Ministerstwa Finansów, w tym planowanym włączeniu Departament Audytu Sektora Finansów Publicznych MF w strukturę nowej komórki organizacyjnej o rozszerzonych kompetencjach. Ad. 3. W części posiedzenia dotyczącej działań komórek audytu wewnętrznego w MPiPS oraz jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej, jako pierwszy, głos zabrał Przewodniczący Komitetu Audytu. Poinformował Członków Komitetu, iż w odniesieniu do wątpliwości związanych z przetargiem zorganizowanym w 2013 r. przez ZUS na utrzymanie Kompleksowego Systemu Informatycznego (KSI) działania kontrolne podjęły Najwyższa Izba Kontroli i Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. - NIK wyłączył część dotyczącą przetargu z kontroli wykonania budżetu 2013 r. i w dniu 9 czerwca 2014 r. przekazał Prezesowi ZUS wystąpienie pokontrolne w sprawie wybranych, kluczowych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w latach , dotyczących Kompleksowego Systemu Informatycznego, - KPRM przedłużył termin kontroli do końca czerwca br. Niezwłocznie po dostarczeniu przez ZUS do MPiPS materiałów pokontrolnych, będą one przekazane Członkom Komitetu. Audytor wewnętrzny przedstawił syntetyczną informację o działaniach audytu wewnętrznego w MPiPS w okresie I półrocza 2014 r.: 1) Zadania zapewniające i doradcze wynikające z rocznego planu audytu wewnętrznego na rok 2013: - Wykorzystanie efektów projektów zrealizowanych przez MPiPS w ramach funduszy strukturalnych - zachowanie efektów realizowanych projektów - zadanie zrealizowane. 2) Zadanie zapewniające spoza rocznego planu audytu wewnętrznego na rok Ocena realizacji zadań przez Departament Polityki Rodzinnej - zadanie zrealizowane. 3) Zadania zapewniające i doradcze wynikające z rocznego planu audytu wewnętrznego na rok 2014: - Przeprowadzenie procesu samooceny w MPiPS - zadanie doradcze, zrealizowane. - Zasady tworzenia planu działalności w MPiPS - zadanie doradcze, w trakcie realizacji. - Audyt wewnętrzny zlecony w zakresie zasadności ponoszenia kosztów uczestnictwa Polski w organizacjach międzynarodowych w kontekście uzyskania oszczędności budżetowych - czynności doradcze, zadanie zrealizowane. - System zarzadzania bezpieczeństwem informacji - zadanie zapewniające, w trakcie realizacji. - Audyt PT POKL- zadanie zapewniające, w trakcie realizacji. 4) Zadanie doradcze spoza rocznego planu audytu wewnętrznego na rok 2014: - audyt finansowy projektu Eurodoradztwo zadanie zrealizowane. - Program Operacyjny Pomoc Żywnościowa - czynności doradcze, w trakcie realizacji. 2

3 5) Inne działania - zmiana siedziby Stanowiska ds. Audytu Wewnętrznego - przeprowadzka z lokalizacji ul. Żurawia 4A na ul. Nowogrodzką 1/3/5. - procedura naboru na stanowisko audytora wewnętrznego. 6) Zadania zapewniające i doradcze: - ocena realizacji programu finansowanego ze środków innych niż fundusze strukturalne UE - zadanie zapewniające. - zadania zlecone przez Ministerstwo Finansów - zadania doradcze. - zlecone zadania o charakterze doradczym - uczestnictwo w stałych zespołach. - zadania doradcze realizowane poza planem audytu Projekt KPRM Procesy, cele, kompetencje - zintegrowane zarządzanie w urzędzie. 7) Czynności sprawdzające. Materiały dotyczące sprawozdań z realizacji poszczególnych zadań audytu wewnętrznego były przekazywane Członkom Komitetu na bieżąco w formie elektronicznej. Audytor wewnętrzny omówił czynności doradcze, dotyczące zasad tworzenia planu działalności w MPiPS, których podstawą ma być stworzenie podstaw dla racjonalnych działań w zakresie przepływu informacji niezbędnych dla właściwego przebiegu procesu. Czynności SAW są realizowane we współpracy z Departamentem Analiz Ekonomicznych i Prognoz. Reprezentująca DAE przedstawiła prezentację Propozycje zmian w zasadach monitorowania celów Ministerstwa. Proponowane zmiany zasad tworzenia planu działalności zostały poprzedzone diagnozą problemów dotyczących dotychczasowego trybu. Stwierdzono, iż pomimo określenia w ustawie o finansach publicznych obowiązku monitorowania planów w układzie zadaniowym, w Ministerstwie istnieją niejednolite metody monitorowania celów wskazanych w różnych dokumentach planistycznych MPiPS. Rozwiązanie proponowane przez DAE i SAW polegałoby na zastosowaniu prostego narzędzia monitorującego realizację celów wskazanych w budżecie zadaniowym, planie działalności oraz analizie ryzyka. Wyniki monitoringu stanowiłyby dla Kolegium MPiPS bieżącą informację o postępach w realizacji poszczególnych celów, a także pozwalałyby na reagowanie z wyprzedzeniem na pojawiające się w trakcie roku ryzyka. Proponowany harmonogram działań: czerwiec 2014 r. - posiedzenia Kierownictwa MPiPS -przedstawienie projektu zmian w ww. obszarze. lipiec - wrzesień 2014 r. - opracowanie narzędzia do monitorowania stanu realizacji celów i zadań. Szkolenia dla pracowników. Testy narzędzia. Opracowanie sprawozdania z realizacji celów w pierwszym półroczu 2014 r. lipiec - październik 2014 r. - opracowanie założeń budżetu zadaniowego oraz planu działalności na rok listopad - grudzień 2014 r. - zmiany regulacji wewnętrznych Ministerstwa, w tym w procedurze zarządzania ryzykiem. styczeń 2015 r. - wdrożenie metody. Odnosząc się na bieżąco do tez zawartych w prezentacji, Przewodniczący Komitetu poprosił o doprecyzowanie potrzeby tworzenia dodatkowego narzędzia i określenie wynikającego z niego zakresu wymiernych korzyści, jakie Kierownictwo MPiPS uzyskałoby dzięki proponowanemu przez DAE rozwiązaniu. Członek Komitetu wyraził opinię o przydatności zastosowania tabeli i procedury monitorowania wskazując pozytywne aspekty zatwierdzenia projektu, jak np. dla pamięci instytucji lub dla uwiarygodnienia wobec organów kontrolnych istnienia procedury. Zaznaczył, iż rozwiązanie będzie w pełni korzystne, jeżeli dla poszczególnych monitorowanych celów zostanie określony efekt - pożądany i osiągany. 3

4 Ad. 4. W kolejnej części spotkania, audytor wewnętrzny poinformował Komitet Audytu o stanie organizacyjnym komórki audytu wewnętrznego: - z końcem miesiąca maja nastąpiła przeprowadzka Stanowiska ds. Audytu Wewnętrznego z lokalizacji ul. Żurawia 4A na ul. Nowogrodzką 1/3/5; - czwarta z rzędu procedura naboru na stanowisko audytora wewnętrznego zakończyła się pozytywnym rozstrzygnięciem - wybrany kandydat przyjął zaproponowane warunki pracy i płacy; - decyzją Dyrektora Generalnego MPiPS szeregowi audytorzy wewnętrzni SAW uzyskali podwyższenie wynagrodzenia. Po zapoznaniu się z warunkami pracy i płacy Kierującego Stanowiskiem do Spraw Audytu Wewnętrznego w MPiPS, Komitet Audytu działając na podstawie art ust. 1. pkt. 7. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, (Dz.U r. poz. 885 t.j. z późn. zm.), podjął uchwałę w sprawie przyznania dodatku zadaniowego dla Kierującego SAW. Ad. 5. Zastępca Dyrektora BON, omówiła efekt prac Biura Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych oraz Państwowego Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Reprezentująca BON przedstawiła prezentację Zmiany w obszarze rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudniania osób niepełnosprawnych. Aktualne założenia zmian w systemie rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych zostały oparte na dwóch perspektywach: 1) krótkoterminowo: zmiany w obszarze rynku pracy - zrównanie systemów tzw. otwartego i zamkniętego; zmiany dotyczące Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w kontekście istniejących ryzyk i zagrożeń - rozwiązania dotyczące formy organizacyjno-prawnej PFRON; zmiany doprecyzowujące, uzupełniające i redakcyjne ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych, dotyczące m.in.: dofinasowania do wynagrodzeń, refundacji składek na ubezpieczenia, należności na PFRON. 2) długoterminowo: zmiana systemu orzecznictwa - orzekanie funkcjonalne (istotny skutek, a nie przyczyna); indywidualizacja przyznawanej pomocy - w oparciu o funkcjonalną ocenę ograniczeń i możliwości osoby niepełnosprawnej; zmiana alokacji środków - przesunięcie środków na bezpośrednie wsparcie osoby niepełnosprawnej; nowe rozwiązania - zatrudnienie wspomagane, usługi asystenckie, indywidualne programy integracji i aktywizacji osób niepełnosprawnych. Członkowie Komitetu Audytu zwrócili uwagę na negatywne ich zdaniem efekty zrównywania rynku pracy, między innymi zauważalny spadek liczby zakładów pracy chronionej. W odpowiedzi wskazano zasadniczą różnicę pomiędzy statusem zmniejszonej liczby zakładów pracy ZPCH i zmniejszonej liczby niepełnosprawnych pracowników - w okresie kryzysu ekonomicznego trwającego od 2008 r., liczba zatrudnionych osób niepełnosprawnych spadła zaledwie o 6% przy ogólnym stanie bezrobocia sięgającym 14%. Członek Komitetu ocenił negatywnie efekt zmian prawa o ruchu drogowym, wskazując na pozbawienie osób niepełnosprawnych praw nabytych w zakresie uprawnień związanych z kartami parkingowymi. Ad. 5. i 6. Dyskusja w zakresie dotyczącym pkt. 2 4 posiedzenia odbywała się na bieżąco. Opierając się na przykładzie negatywnych skutków zmian prawa o ruchu drogowym a także wątków poruszonych w trakcie dyskusji o ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej osób 4

5 niepełnosprawnych, członek komitetu zapytał o działania audytu wewnętrznego MPiPS w kontekście oceny skutków regulacji. Audytorzy wewnętrzni poinformowali o zadaniach audytowych podjętych w latach w zakresie bezpośrednio związanym z procesem legislacji w MPiPS. Członek Komitetu zwrócił się do SAW z prośbą o udostepnienie materiałów poglądowych, związanych z realizowanym przez Ministerstwo Gospodarki projektem w zakresie reformy procesu stanowienia prawa i uproszczenie obowiązujących przepisów, a także oraz materiałów dotyczących Rządowego Procesu Legislacyjnego. Ustalono, iż na Członków Komitetu zostaną przekazane materiały dotyczące procesu legislacji i OSR, a także aktualny projekt zarządzenia w sprawie prowadzenia prac legislacyjnych w MPiPS. Ad. 7. Wstępnie uzgodniono, iż kolejne posiedzenie Komitetu odbędzie się we wrześniu br., natomiast dokładny termin zostanie ustalony w trybie roboczym. Protokół przyjęto dnia r.. Przewodni Protokół sporządził: Andrzej Brągiel - Audytor wewnętrzny MPiPS r. 5