Informacja z VIII posiedzenia Komitetu Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej

Transkrypt

1 Informacja z VIII posiedzenia Komitetu Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej W dniu 23 marca 2012 r. odbyło się ósme posiedzenie Komitetu Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej (1/2012). W posiedzeniu, udział wzięli: 1. Pan Marek Bucior - Podsekretarz Stanu w MPiPS, Przewodniczący Komitetu; 2. Pan Ireneusz Fąfara - Członek niezależny Komitetu; 3. Pan Robert Gwiazdowski - Członek niezależny Komitetu; 4. Pani Leokadia Oręziak - Członek niezależny Komitetu; 5. Pani Urszula Kalina-Prasznic - Członek niezależny Komitetu; 6. Pan Dariusz Klimczak - Członek niezależny Komitetu; 7. Pan Jacek Pierzyński - Członek niezależny Komitetu; 8. Pan Marcin Szemraj - Kierujący Stanowiskiem ds. Audytu Wewnętrznego MPiPS (SAW), Audytor wewnętrzny; 9. Pan Andrzej Brągiel - Audytor wewnętrzny MPiPS, a także osoby zaproszone na posiedzenie Komitetu: 10. z upoważnienia Prezesa ZUS - Pani Mirosława Boryczka - Członek Zarządu ZUS; 11. Pani Hanna Jasińska - Dyrektor Departamentu Audytu ZUS. Początek posiedzenia odbył się w pełnym składzie Komitetu, bez udziału zaproszonych gości. Na wstępie, przyjęto: - informację o zmianie składu Komitetu Audytu, w związku z powołaniem na członków niezależnych Pana Dariusza Klimczaka oraz Pana Jacka Pierzyńskiego; - protokół z poprzedniego posiedzenia. Następnie, Przewodniczący Komitetu poinformował obecnych o pilnej konieczności uczestniczenia w Komitecie Rady Ministrów i zgodnie z regulaminem Komitetu, przekazał zastępstwo do przewodniczenia posiedzeniu Panu Robertowi Gwiazdowskiemu. Na wniosek zastępującego Przewodniczącego Komitetu przyjęto bieżący porządek posiedzenia: 1. Rozpatrzenie wniosku Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o wyrażenie zgody przez Komitet Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej na zmianę warunków pracy i płacy Dyrektora Departamentu Audytu w ZUS: - przedstawienie przez strony postępowania stanowisk w sprawie wniosku; - omówienie i wyjaśnienie okoliczności istotnych dla postępowania; - wyrażenie przez Komitet opinii w sprawie wniosku w głosowaniu tajnym; - podjęcie uchwały przez Komitet Audytu. 2. Informacja o działaniach komórek audytu wewnętrznego w MPiPS oraz jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej: - sprawozdania z realizacji planów audytu wewnętrznego za rok 2011 i plany audytu wewnętrznego na rok 2012; - działania w I kwartale 2012 r. SAW MPiPS. 3. Harmonogram działań związanych z kaskadowym systemem składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej za rok 2011: - wskazania do ograniczenia możliwości wypełnienia przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w części dotyczącej Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jedynie w zakresie prawidłowości realizacji przepisów, tj. legalności. 1

2 4. Informacja o warunkach prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej: - wskazania do podjęcia decyzji ws. prowadzenia audytu wewnętrznego w Ochotniczych Hufcach Pracy (OHP); - podjęcie uchwały przez Komitet Audytu. 5. Dyskusja dotycząca pkt Wolne wnioski i propozycje. 7. Ustalenie terminu kolejnego spotkania. Ad. 1. Wniosek Prezesa Zarządu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 4 października 2011 r. o wyrażenie zgody przez Komitet Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej na zmianę warunków pracy i płacy Dyrektora Departamentu Audytu w ZUS był wyznaczony do rozpatrzenia na posiedzeniu Komitetu w dniu 16 grudnia 2011 r. Rozpatrzenie wniosku zostało wówczas odroczone w związku z zaakceptowaniem przez Przewodniczącego Komitetu prośby P. Dyrektor, która pismem z dnia 13 grudnia 2011 r. uzasadniła brak możliwości uczestniczenia w posiedzeniu ze względu na długotrwałe leczenie oraz zwolnienie lekarskie. Wznawiając tryb rozpatrzenia wniosku, ustalono na wstępie z nowopowołanymi Członkami Komitetu, iż dysponują oni pełnymi danymi i materiałami w przedmiotowej sprawie. Następnie, zaproszono Członka Zarządu ZUS oraz Dyrektora Departamentu Audytu ZUS w celu przedstawienia stanowisk przez strony postępowania. Członek Zarządu ZUS poinformowała, iż działa z upoważnienia Prezesa ZUS, jako reprezentant pracodawcy. Członek Zarządu podkreśliła rolę i wagę audytu wewnętrznego w nowo tworzonej strategii zarządzania Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, jako oczekiwaną wartość dodaną, co z kolei wymaga znacznego zaangażowania i dynamiki działania komórki audytu w ZUS. Zdaniem Prezesa ZUS, zaangażowanie Dyrektora Departamentu Audytu ZUS w proces zmian strategii ZUS wykluczał ciężki stan zdrowia P. Dyrektor jak również długotrwałe zwolnienie lekarskie. Członek Zarządu ZUS poinformowała także, iż zamiarem pracodawcy nie było rozwiązanie stosunku pracy, lecz zmiana stanowiska wraz z określeniem nowych warunków pracy i płacy. Dyrektor Departamentu Audytu ZUS wskazała na wstępie pozytywny wynik niezależnej, zewnętrznej oceny pracy komórki audytu wewnętrznego ZUS, określający wypełnienie Międzynarodowych Standardów Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego na najwyższym poziomie tj. generalnie zgodny. Podkreśliła fakt, iż Prezes ZUS przyjął powyższą ocenę bez zastrzeżeń. Ponadto, w trakcie ośmioletniej pracy na stanowisku Dyrektora Departamentu Audytu nie otrzymywała od pracodawcy jakichkolwiek innych sygnałów o zastrzeżeniach do poziomu jej pracy, co zwrotnie potwierdzały przyznawane nagrody indywidualne i kwartalne. Ponadto poinformowała Członków Komitetu, iż przyczyną jej długotrwałej absencji była choroba wymagająca długotrwałego zwolnienia lekarskiego. Aktualnie deklaruje, iż w związku z pozytywnymi wynikami badań lekarskich jest gotowa do powrotu do pracy, jednakże obawia się wypowiedzenia umowy o pracę, ponieważ pracodawca nie zaproponował jej żadnych konkretnych warunków zmiany charakteru pracy i płacy. 2

3 Członek Zarządu podkreśliła, iż zwolnienie z pracy nie było intencją Prezesa ZUS. Powtórzyła, iż celem audytu jest przysporzenie wartości dodanej, a wartość ta wyraża się przysporzeniem kierownictwu efektów. ZUS zatrudnia w Centrali i Oddziałach 46. tys. pracowników - jeżeli procesy wewnętrzne są nieskuteczne lub nieprawidłowe, to skutkiem jest np. opóźnienie wypłat, a w konsekwencji wymierne skutki finansowe dla całego systemu. Zwrotnie, powinna następować priorytetyzacja działań 50. osobowej komórki audytu oraz sprawność zarządzania nią. Po powrocie do pracy zaproponowane zostanie jej stanowisko audytora wewnętrznego, natomiast stanowisko kierownicze obejmie dotychczasowy Zastępca Dyrektora Departamentu Audytu. Członkowie Komitetu poprosili członka zarządu o wyjaśnienie następujących kwestii: - czy w wniosek Prezesa ZUS nie oznacza w rzeczywistości zmiany kierującego audytem; - co konkretnie oznacza zmiana charakteru pracy i płacy P. Dyrektor- czy przy zmianie ze stanowiska dyrektora departamentu na stanowisko szeregowego audytora nie oznacza znacznej degradacji w strukturze jednostki? Członek Zarządu zapewniła, iż P. Jedynak od momentu przejęcia obowiązków Dyrektora Departamentu Audytu działa sprawnie i włącza się dynamicznie do dyskusji o nowej strategii zarządzania ZUS - jest to naturalny proces zmiany stanowiska. Natomiast w przypadku P. Dyrektor zmiana polegałaby na przejściu ze stanowiska dyrektora na stanowisko audytora wewnętrznego ze zmniejszeniem zakresu obowiązków oraz zmniejszeniem wynagrodzenia. Możliwym jest także propozycja objęcia stanowiska audytora w Oddziale ZUS, lecz na tych samych warunkach, jak w Centrali. Zastępca Przewodniczącego podziękował stronom za złożenie wyjaśnień - ciąg dalszy postępowania miał miejsce bez obecności osób zaproszonych. Przed głosowaniem, Członkowie Komitetu przeprowadzili dyskusję. Zgodnie uznali, iż rozstrzygnięcia wymaga dylemat pomiędzy ochroną stanowiska pracy osoby znajdującej się w poważnej sytuacji zdrowotnej i życiowej, a interesem pracodawcy, który jest odpowiedzialny za sprawne, strategiczne zarządzanie instytucją dysponującą znacznymi środkami finansowymi. Członkowie Komitetu zwrócili uwagę, iż ocena pracy komórki audytu wewnętrznego ZUS - generalnie zgodna - była wyrażona, jako najwyższa ze stosowanych niezależnych zapewnień, a także podkreślili doświadczenie zawodowe i wysokie oceny pracy P. Dyrektor. W konsekwencji, decyzja pracodawcy o zmianie warunków pracy nie powinna oznaczać znacznego pogorszenia wysokości płacy, a tym samym drastycznego pogorszenia sytuacji pracownika. Intencją Członków Komitetu było rozważenie przez pracodawcę pozostawienia wynagrodzenia w tej samej wysokości lub jego nieznaczne obniżenie. Omówiono warianty dopuszczalnego rozwiązania - zgodnego z zakresem art. 281 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.), zwracając uwagę na tryb koniunkcji warunków: pracy i płacy. Po zakończeniu dyskusji Zastępca Przewodniczącego zarządził głosowanie. Wydano 6 kart do głosowania. Głosowanie miało charakter tajny. Po zebraniu i odczytaniu kart uzyskano wynik: 5 głosów - za wyrażeniem zgody na zmianę warunków pracy i płacy; 1 głos - przeciw wyrażeniu zgody na zmianę warunków pracy i płacy. W oparciu o wynik głosowania przyjęto uchwałę nr 1/2012, na podstawie której Komitet Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej wyraził zgodę na zmianę warunków pracy i płacy Dyrektora Departamentu Audytu w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych na warunki zaproponowane przez pracodawcę. Treść uchwały została odczytana w obecności stron. W uzasadnieniu, Komitet poinformował, iż będzie monitorować efekt zmiany warunków pracy i płacy sprawdzając, czy zmiana: 3

4 - wiązała się z wykorzystaniem przez pracodawcę wiedzy i doświadczenia zawodowego P. Dyrektor; - nie spowodowała znacznego pogorszenia warunków pracy i płacy P. Dyrektor. Zastępca Przewodniczącego zobowiązał Członka Zarządu ZUS do przedstawienia informacji o wyniku wdrożenia przez ZUS uchwały Komitetu Audytu. P. Dyrektor także zadeklarowała złożenie informacji o warunkach pracy i płacy, które zostaną zaproponowane przez pracodawcę. Ad. 2. Audytor wewnętrzny przedstawił syntetyczną informację o działaniach komórek audytu wewnętrznego w MPiPS oraz jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej - zakresy przedmiotowe sprawozdań z realizacji planów audytu wewnętrznego za rok 2011 i plany audytu wewnętrznego na rok 2012 w MPiPS oraz CRZL, PFRON i ZUS. Szczegóły sprawozdań i planów były przekazywane Członkom Komitetu na bieżąco w ciągu roku. Kierujący SAW zrelacjonował aktualny stan realizacji zadań z planu audytu SAW MPiPS: - przeprowadzono czynności audytowe i sporządzono sprawozdanie wstępne w ramach zadania dotyczącego weryfikacji wniosków o płatność w POKL; - przeprowadzono czynności doradcze, związane z samooceną kontroli zarządczej w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej za rok Ad. 3. Audytor wewnętrzny przedstawił harmonogram działań związanych z procesem przygotowania oświadczenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej o stanie kontroli zarządczej za rok Kierujący jednostkami organizacyjnymi, nadzorowanymi przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej: 1) Komendą Główną Ochotniczych Hufców Pracy, 2) Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, 3) Urzędem do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych, 4) Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, w terminie do dnia 15 marca 2012 r. złożyli do MPiPS oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok 2011 do właściwych komórek organizacyjnych MPiPS, prowadzących sprawy związane z nadzorem Ministra nad daną jednostką, celem ich zaopiniowania. Po weryfikacji formalnej i merytorycznej, departamenty przekażą oświadczenia wraz z opiniami i towarzyszącą dokumentacją do Stanowiska ds. Audytu Wewnętrznego MPiPS, celem przedłożenia Komitetowi Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej. Oświadczenia są opiniowane przez Komitet Audytu w terminie umożliwiającym przygotowanie do dnia 15 kwietnia 2012 r. projektu oświadczenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej o stanie kontroli zarządczej. W nawiązaniu do wniosku o charakterze systemowym, zawartego w Sprawozdaniu z realizacji działań Komitetu Audytu w MPiPS w 2011 roku, szczegółowo omówiono wskazania do ograniczenia możliwości wypełnienia przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w części dotyczącej Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - jedynie w zakresie prawidłowości realizacji przepisów, tj. legalności. Obowiązujący stan prawny oznacza brak możliwości oceny merytorycznej dokumentów planistycznych i sprawozdawczych UdSKiOR oraz ZUS przez komórki organizacyjne MPiPS. Problem ten jest m.in. wynikiem istniejącego systemu sprawozdawczości budżetowej - zgodnie z trybem określonym w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 20. Poz. 103), Prezes ZUS jest zobowiązany 4

5 do sporządzania sprawozdań Rb-ZUS i przekazywania ich wyłącznie do Ministerstwa Finansów oraz Najwyższej Izby Kontroli. Jednogłośnie przyjęto uchwałę nr 2/2012: w związku z obowiązującymi przepisami prawa, ograniczającymi zakres kompetencji Ministra Pracy i Polityki Społecznej, Komitet Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej rekomenduje Ministrowi Pracy i Polityki Społecznej wniesienie zastrzeżenia do Działu I oświadczenia o stanie kontroli zarządczej o ograniczeniu oświadczenia wyłącznie do zakresu prawidłowości realizacji przepisów w części dotyczącej Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Ad. 4. Audytor wewnętrzny omówił wskazania do podjęcia decyzji ws. prowadzenia audytu wewnętrznego w Ochotniczych Hufcach Pracy (OHP) przypominając, iż opinie prawne w przedmiotowej sprawie były przekazane Komitetowi Audytu w 2011 r. Podstawę prawną stanowi art ust. 2. pkt. 1., 4. i 5. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.), określający, iż audyt wewnętrzny prowadzi się także w: 1. państwowych jednostkach budżetowych, jeżeli kwota ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej dochodów lub kwota wydatków przekroczyła wysokość tys. zł; 4. Audyt wewnętrzny prowadzi się również w jednostkach sektora finansów publicznych, których kierownicy podejmą decyzję o prowadzeniu audytu wewnętrznego. 5. Audyt wewnętrzny prowadzi się również w jednostkach w dziale wskazanych przez właściwego ministra kierującego działem. Wskazując jednostkę zobowiązaną minister określa termin rozpoczęcia prowadzenia audytu wewnętrznego. Na podstawie danych przekazanych przez Biuro Budżetu i Finansów MPiPS, plan finansowy OHP na rok 2012 zdecydowanie przekracza kwotę określoną w art ust. 2. pkt. 1.: ,00 Wydatki budżetu środków europejskich ,00 Wydatki budżetu państwa ,00 Kwota wydatków łącznie ,00 Dochody budżetu państwa Jednogłośnie przyjęto uchwałę nr 3/2012, na podstawie której Komitet Audytu rekomenduje Ministrowi Pracy i Polityki Społecznej wskazanie Komendantowi Głównemu Ochotniczych Hufców Pracy obowiązku zatrudnienia audytora wewnętrznego w terminie od dnia 1 lipca 2012 r. Ad. 4 i 5. Dyskusja w zakresie dotyczącym pkt. 1 3 posiedzenia odbywała się na bieżąco. W ramach wolnych wniosków audytor ewnętrzny poinformował o zasadach związanych z zasadami dostępu Członków Komitetu do informacji niejawnych, a także przedstawił zakres informacji, które zostaną przekazane Członkom Komitetu Audytu do końca kwietnia 2012 r. pocztą elektroniczną: - opinia SAW w sprawie stanu funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w MPiPS w 2011 r., zawierająca zestawienie zaleceń, opinii i wniosków w ramach zadań audytowych przeprowadzonych w 2011 r. w kontekście standardów kontroli zarządczej; - oświadczenia o stanie kontroli zarządczej CRZL, OHP, PFRON i ZUS wraz z opiniami departamentów odpowiedzialnych za nadzór merytoryczny nad ww. jednostkami; - projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej MPiPS. Ad. 6. Uzgodniono, iż termin kolejnego posiedzenia Komitetu zostanie ustalony w trybie roboczym. 5

6 Protokół sporządził: Andrzej Brągiel - Audytor wewnętrzny MPiPS r. 6