KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

Transkrypt

1 KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 99/2015 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia r. WSTĘP Karta Audytu Wewnętrznego została opracowana zgodnie z Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, wprowadzonymi Komunikatem Nr 2 Ministra Finansów z dnia 17 czerwca 2013r., jako standardy audytu wewnętrznego jednostek sektora finansów publicznych w rozumieniu zapisów ustawy o finansach publicznych. Niniejsza Karta Audytu Wewnętrznego zwana dalej "Kartą", określa cel, zakres, uprawnienia i odpowiedzialność odnoszące się do działania audytu wewnętrznego, pozycję audytu wewnętrznego w strukturze Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, zwanego dalej Urzędem, relacje audytu wewnętrznego z instytucjami kontroli zewnętrznej i audytu zewnętrznego. Przyjęta Karta, Kodeks etyki pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego a takŝe opracowane przez The Institute of Internal Auditors: Kodeks etyki oraz Międzynarodowe standardy praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, zwane dalej Standardami, stanowią zasady funkcjonowania audytu wewnętrznego w Urzędzie. I. Ogólne cele i zasady audytu wewnętrznego 1. Ogólnym celem prowadzenia audytu wewnętrznego jest wspieranie Marszałka Województwa Małopolskiego, zwanego dalej Marszałkiem, w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. 2. Audyt wewnętrzny jest realizowany poprzez niezaleŝną i obiektywną ocenę, której celem jest przysporzenie wartości i usprawnienie działalności operacyjnej Urzędu. Pomaga organizacji w osiąganiu celów poprzez systematyczne i zdyscyplinowane podejście do oceny i doskonalenia skuteczności procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i ładu organizacyjnego. Ocena ta dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w Urzędzie, jak i jednostkach organizacyjnych Samorządu Województwa. 3. Audyt wewnętrzny obejmuje czynności o charakterze zapewniającym i doradczym. Podstawowe znaczenie mają czynności o charakterze zapewniającym. Działania o charakterze doradczym mogą być wykonywane, o ile ich cel i zakres nie naruszają zasady obiektywizmu i niezaleŝności audytora wewnętrznego. 4. Audyt wewnętrzny, poprzez czynności doradcze przyczynia się do usprawnienia funkcjonowania Urzędu i jednostek organizacyjnych Samorządu Województwa. II. Prawa i obowiązki audytora wewnętrznego Audytor wewnętrzny zwany dalej Audytorem : Strona 1 z 5

2 1) jest uprawniony do przeprowadzania audytu wewnętrznego we wszystkich obszarach działalności Urzędu i jednostkach organizacyjnych Samorządu Województwa na podstawie imiennego, pisemnego upowaŝnienia udzielonego przez Marszałka, 2) ma zagwarantowane prawo dostępu do wszystkich dokumentów i materiałów, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, jak i równieŝ do sporządzania ich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej, 3) ma zagwarantowane prawo dostępu do pomieszczeń Urzędu i jednostek organizacyjnych Samorządu Województwa z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej, 4) ma prawo Ŝądać od kierowników i pracowników komórek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Samorządu Województwa informacji i wyjaśnień w celu zapewnienia właściwego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego, 5) moŝe z własnej inicjatywy składać wnioski, mające na celu usprawnienie funkcjonowania Urzędu i jednostek organizacyjnych Samorządu Województwa, 6) nie jest odpowiedzialny za procesy kontroli zarządczej w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Samorządu Województwa, ale poprzez ustalenia i zalecenia poczynione w wyniku przeprowadzonych audytów wewnętrznych, wspomaga Marszałka we właściwej realizacji tych procesów, 7) nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać wiedzę pozwalającą mu zidentyfikować znamiona przestępstwa, 8) nie moŝe przyjmować takich zadań lub uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania Urzędem i jednostkami organizacyjnymi Samorządu Województwa, 9) w zakresie wykonywania swoich zadań współpracuje z audytorami wewnętrznymi jednostek organizacyjnych Samorządu Województwa i audytorami zewnętrznymi, a takŝe z kontrolerami instytucji zewnętrznych na zasadach przyjętych w Urzędzie, 10) jest obowiązany do poszerzania wiedzy w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka związanego z działalnością i funkcjonowaniem Urzędu i jednostek organizacyjnych Samorządu Województwa. III. NiezaleŜność Audytor Wewnętrzny - kierujący komórką audytu: 1) podlega bezpośrednio Marszałkowi, 2) jest niezaleŝny w wykonywaniu swoich zadań, 3) postępuje zgodnie z przepisami prawa, Kodeksem etyki pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego oraz Kodeksem etyki opracowanym przez The Institute of Internal Auditors a takŝe uznaną praktyką audytu wewnętrznego. Strona 2 z 5

3 Audytorzy będący pracownikami komórki audytu wewnętrznego podlegają organizacyjnie Audytorowi Wewnętrznemu kierującemu komórką Audytu Wewnętrznego. IV. Zakres audytu wewnętrznego 1. Audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej, a w szczególności: 1) zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczność i efektywność działania, 3) wiarygodność sprawozdań, 4) ochronę zasobów, 5) przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, 6) efektywność i skuteczność przepływu informacji, 7) zarządzanie ryzykiem. 2. Audyt wewnętrzny dokonuje równieŝ: 1) przeglądu programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania Urzędu z planowanymi wynikami i celami, 2) ocenia dostosowanie działań jednostki organizacyjnej do przedstawionych zaleceń audytu lub kontroli. 3. Audyt wewnętrzny obejmuje takŝe wykonywanie czynności doradczych mających na celu usprawnienie funkcjonowania Urzędu i jednostek organizacyjnych Samorządu Województwa. Pod pojęciem usług doradczych w myśl Standardów rozumie się doradztwo i pokrewne działania usługowe dla Urzędu, których charakter i zakres są uzgodnione z Marszałkiem. Celem usług doradczych jest przysporzenie wartości dodanej oraz usprawnienie procesów kontroli zarządczej z zachowaniem zasady, Ŝe audytor wewnętrzny nie przejmuje na siebie odpowiedzialności kierownictwa. Wnioski i opinie przedstawione przez audytora wewnętrznego w wyniku przeprowadzonego zadania doradczego nie są wiąŝące dla Marszałka i/lub kierownika komórki audytowanej na rzecz, którego prowadzone było zadanie. 4. Audyt wewnętrzny moŝe objąć zakresem swojego badania wszystkie obszary działania Urzędu i jednostek organizacyjnych Samorządu Województwa, w tym obszary działania w ramach systemu zarządzania i kontroli oraz realizacji programów operacyjnych finansowanych ze środków Unii Europejskiej. 5. Zakres audytu nie moŝe być ograniczany. Marszałek powinien być niezwłocznie powiadomiony o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu. 6. Audytor dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka. 7. Audyt wewnętrzny poprzez zadania zapewniające dokonuje oceny dowodów, w celu dostarczenia niezaleŝnej opinii lub wniosków w odniesieniu do komórek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Samorządu Województwa w zakresie finansów, działalności operacyjnej, zgodności, bezpieczeństwa systemów lub innego obszaru działalności. Zakres zadania audytowego zapewniającego formułowany jest przez audytora wewnętrznego. Strona 3 z 5

4 V. Planowanie, sprawozdawczość, czynności sprawdzające 1. Audyt wewnętrzny realizowany jest na podstawie planu audytu wewnętrznego, opartego na analizie ryzyka. 2. Audytor Wewnętrzny - kierujący komórką Audytu Wewnętrznego opracowuje plan audytu w porozumieniu z Marszałkiem i przedstawia go Marszałkowi do akceptacji. 3. Realizacja audytu wewnętrznego poza planem powinna występować wyłącznie w sytuacjach uzasadnionych, spowodowanych czynnikami o charakterze wysokiego ryzyka. 4. Audyt wewnętrzny poza planem audytu przeprowadzany jest na wniosek Marszałka, z inicjatywy Audytora Wewnętrznego - kierującego komórką Audytu Wewnętrznego w uzgodnieniu z Marszałkiem lub na wniosek dyrektora departamentu Urzędu lub jednostki organizacyjnej Samorządu Województwa w uzgodnieniu z Marszałkiem. WyraŜenie przez Marszałka zgody na realizację zadania poza planem audytu następuje z zachowaniem formy pisemnej. 5. Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej moŝe zlecić przeprowadzenie audytu wewnętrznego w zakresie środków, o których w art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.), w pozostałych przypadkach realizacja zlecanych audytów wewnętrznych przez instytucje zewnętrzne następuje za zgodą Marszałka. 6. Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz Prezes Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa moŝe zlecić przeprowadzenie audytu wewnętrznego w zakresie środków Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich. 7. Szczegółowy sposób i tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz przekazywania informacji o pracy i wynikach audytu wewnętrznego określa Księga Procedur Audytu Wewnętrznego. 8. Audytor Wewnętrzny - kierujący komórką Audytu Wewnętrznego przedstawia Marszałkowi: 1) sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni, 2) plan audytu na rok następny, w terminach określonych w Ustawie o finansach publicznych. 9. JeŜeli w trakcie przeprowadzania audytu audytor dostrzeŝe znamiona czynów, których popełnienie sankcjonowane jest przepisami ogólnoobowiązującego prawa, w tym w szczególności w zakresie dyscypliny finansów publicznych, wówczas ma obowiązek o tym fakcie zawiadomić Marszałka. VI. Koordynacja działalności komórki audytu wewnętrznego 1. Działalnością Komórki Audytu Wewnętrznego zwanego dalej Komórką zarządza Audytor Wewnętrzny - kierujący komórką Audytu Wewnętrznego. 2. Audytor Wewnętrzny - kierujący komórką Audytu Wewnętrznego podlega bezpośrednio Marszałkowi i odpowiada za pracę komórki audytu wewnętrznego zgodnie z przepisami prawa i Standardami. Strona 4 z 5

5 3. Audytor Wewnętrzny - kierujący komórką audytu wewnętrznego odpowiedzialny jest w szczególności za: 1) odpowiednie nadzorowanie zadań, by zapewnić osiągnięcie celów, odpowiednią jakość prac i rozwój personelu audytu, 2) efektywną koordynację działalności komórki audytu wewnętrznego zgodnie z Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego i uznaną praktyką audytu, 3) zapewnienie, Ŝe audytorzy pomagając kierownictwu w tworzeniu lub usprawnianiu procesów kontroli zarządczej powstrzymują się od wykonywania czynności, które prowadziłyby do przejęcia przez nich obowiązków, odpowiedzialności lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką, 4) opracowanie rocznego (operacyjnego) planu audytu na podstawie wyników analizy ryzyka, 5) przekazywanie sprawozdań z realizacji zadań zapewniających Marszałkowi i kierownikom komórek/jednostek audytowanych, 6) monitoring realizacji zaleceń i wykorzystania wyników zadań doradczych. VII. Relacje z instytucjami kontrolnymi oraz z audytorami jednostek organizacyjnych Samorządu Województwa 1. Podczas planowania i wykonywania zadań audytowych Audytor Wewnętrzny - kierujący komórką Audytu Wewnętrznego bierze pod uwagę, o ile to moŝliwe, plan czynności kontrolnych/audytowych i sprawdzających, wykonywanych przez kontrolę instytucjonalną UMWM oraz zewnętrzne instytucje kontrolne a takŝe audytorów wewnętrznych jednostek Samorządu Województwa tak, by uniknąć niepotrzebnego nakładania się kontroli i audytów. 2. Przy dokonywaniu analizy ryzyka Audytor Wewnętrzny - kierujący komórką Audytu Wewnętrznego uwzględnia wyniki kontroli dokonanych przez kontrolę wewnętrzną UMWM oraz zewnętrzne instytucje kontrolne a takŝe audytorów wewnętrznych jednostek Samorządu Województwa. 3. Audytor Wewnętrzny - kierujący komórką Audytu Wewnętrznego powinien porozumiewać się z instytucjami kontrolnymi oraz audytorami wewnętrznymi jednostek Samorządu Województwa na zasadach przyjętych w Urzędzie. 4. Dokumentacja z przeprowadzenia zadania audytowego, w tym sprawozdania i notatki z czynności sprawdzających, powinny być udostępniane instytucjom kontrolnym na zasadach przyjętych w Urzędzie. VIII. Postanowienia końcowe W zakresie nieuregulowanym niniejszą Kartą mają zastosowanie przepisy Ustawy o finansach publicznych, Rozporządzenie Ministra Finansów wydane w zakresie audytu wewnętrznego oraz Międzynarodowe standardy praktyki zawodowej audytu wewnętrznego jako standardy audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych. Marek Sowa Marszałek Województwa Małopolskiego Strona 5 z 5