DOLNY ŚLĄSK. Sposób funkcjonowania

Transkrypt

1

2

3 Pierwszą z przedstawianych komórką funkcjonującą w Urzędzie był Wydział Kontroli, Skarg i Wniosków. Historycznie powstał w momencie tworzenia Urzędu w wyniku reformy administracyjnej. Do zadań Wydziału Kontroli, Skarg i Wniosków należy w szczególności: (wyciąg) 1) Przeprowadzanie kontroli w: a) jednostkach organizacyjnych Urzędu, b) podległych województwu jednostkach organizacyjnych Województwa w tym również na wniosek Komisji Rewizyjnej Sejmiku. 2) Opracowanie projektów kwartalnych planów i przedkładanie ich do zatwierdzenia Zarządowi Województwa. 3) Opracowywanie programów kontroli.

4 4) Prowadzenie rejestru kontroli przeprowadzonych przez pracowników Wydziału. 5) Sporządzanie dokumentacji z kontroli oraz projektów wystąpień pokontrolnych. 6) Współdziałanie z właściwymi jednostkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie prowadzonych kontroli. 7) Nadzór nad terminowym uzyskiwaniem odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne oraz ich analiza. 8) Sporządzanie informacji o wynikach kontroli. 9) Opracowywanie rocznych sprawozdań z przeprowadzanych kontroli i przedstawienie ich Zarządowi Województwa. 10) Kompletowanie dokumentacji z kontroli zewnętrznych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Województwa. 11) Prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków składanych i przekazywanych do organów samorządu Województwa i Urzędu.

5 . 12) Prowadzenie centralnego rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej oraz koordynacja udzielania odpowiedzi bądź odmowy udzielenia odpowiedzi. 13) Występowanie do Marszałka, zależnie od potrzeb, o powołanie w skład zespołu kontrolerów pracowników innych jednostek organizacyjnych Urzędu bądź samorządu Województwa oraz powoływanie biegłych i rzeczoznawców. 14) Współdziałanie z innymi instytucjami kontroli. Podsumowanie: Do 2010 roku główna podstawą do wykonywania kontroli był obowiązek weryfikacji 5% wydatków wpisany w ustawę o finansach publicznych. Nie była i nie jest to jedyna podstawa wykonywania takiej kontroli, dlatego pomimo zmiany przepisów komórka nadal wykonuje swoje zadania. Jest największą organizacyjna jednostką kontrolną UMWD (21 osób z Dyrektorem) i w związku z tym pomimo zapisów standardu 2050 Koordynowanie wskazujących audytorom obowiązek wymiany informacji z kontrolą i audytem zewnętrznym zadania w zakresie prowadzenia rejestru, obsługi i koordynacji odpowiedzi dla kontroli zewnętrznych znajdują się w Wydziale Kontroli, Skarg i Wniosków. Kontrolą RPO i PO KL zajmują się inne komórki kontrolne Urzędu.

6 Audytorzy mają jednak dostęp do tych informacji. Nie ma oficjalnego uregulowania dotyczącego współpracy kontroli i audytu wewnętrznego. Stanowi to przyszłe wyzwanie. Jednak współpraca jest bieżąca i dotyczy głównie podziału pracy (audyt wewnątrz, kontrola zewnątrz) a w przypadku gdy wyniknie potrzeba wykonania zadania audytowego w jednostce podległej weryfikowane są informacje uzyskiwane przez kontrolerów w zakresie tematyki i ustaleń, które zostały ewentualnie wydane w tej jednostce przez kontrolerów. Na podstawie Zarządzenia Marszałka Województwa w 2003 r. powołano Pełnomocnika do spraw organizacji audytu wewnętrznego w Urzędzie Marszałkowskim, którym został Dyrektor Wydziału Kontroli, Skarg i Wniosków. Natomiast do struktury Urzędu Marszałkowskiego zostało wprowadzone Biuro Audytu Wewnętrznego uchwałą Nr 755/II/03 Zarządu Województwa Dolnośląskiego z dnia r. Funkcjonowało ono w oparciu o art. 35 b-t Ustawy o Finansach Publicznych z dnia r. (tekst jednolity z 2003 r. Dz. U. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego.

7 Biuro Audytu Wewnętrznego zaczęło funkcjonować od 1 stycznia 2004 r. kiedy to zatrudniono pierwszego audytora wewnętrznego, a następnie w 2006 r. Biuro przekształcono na Wydział. Było to niezbędne do powstania stanowiska Dyrektora Wydziału i zgodne z przyjętą strukturą organizacyjną. Stanowisko Dyrektora Wydziału zostało obsadzone w maju 2007 roku. W zespole jest zatrudnionych 6 audytorów wewnętrznych (w tym Dyrektor Koordynator). Wszyscy mają uprawnienia zawodowe. Nie ma stanowisk asystentów. Obydwie komórki w strukturze Urzędu znajdują się w Departamencie Prawnym i Kadr, bezpośrednio pod Sekretarzem Województwa, z tym że audyt podlega organizacyjnie Sekretarzowi a merytorycznie Marszałkowi Województwa i taki zapis znajduje się w Regulaminie Zadań Departamentu.

8 Do zadań Wydziału Audytu Wewnętrznego należy w szczególności: 1) opracowywanie planu audytu wewnętrznego na dany rok; 2) przekładanie Marszałkowi: a) sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni, b) rocznego planu audytu wewnętrznego, c) sprawozdań z wykonania audytu wewnętrznego; 3) przeprowadzenie audytu wewnętrznego mającego na celu wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności Systemów Kontroli Zarządczej w jednostce oraz w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych; 4) realizacja oceny, wskazanej w pkt 3, w szczególności dla systemów zarządzania i wdrażania programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej; 5) czynności doradcze w tym składanie wniosków mających na celu usprawnienie funkcjonowania Urzędu; 6) przeprowadzanie czynności sprawdzających; 7) występowanie w miarę potrzeb do Marszałka o powołanie w skład zespołu audytowego rzeczoznawców; 8) prowadzenie akt stałych i bieżących audytu wewnętrznego; 9) współdziałanie z organami kontroli państwowej i samorządowej; 10) współpraca z audytorami samorządowych jednostek organizacyjnych. 2. Dyrektorem Wydziału jest Koordynator Audytorów Wewnętrznych. 3. Nadzór merytoryczny nad działalnością Wydziału sprawuje Marszałek. 4. Nadzór organizacyjny w imieniu Marszałka sprawuje Sekretarz Województwa.

9 Wyzwaniem dla Wydziału Audytu Wewnętrznego jest zbudowanie systemu koordynacji zbierania informacji o kontroli zarządczej i wykorzystania informacji od kontrolerów i auditorów ISO w jednostkach podległych. Komórką ISO w UMWD jest obecnie jednoosobowy Dział Zarządzania Jakością w Wydziale Organizacyjno-Prawnym. Pełnomocnikiem Zarządu ds. Systemu Zarządzania Jakością jest Sekretarz Województwa. Certyfikat ISO 9001:2008 uzyskano w 2008 roku, recertyfikowano w 2011, a obecnie recertyfikacja planowana jest w 2014 roku. Audity ISO wykonują pracownicy komórek UMWD, którzy zgłosili chęć wykonywania auditów wewnętrznych, którzy przeszli odpowiednie szkolenie. Wykonywanie tych zadań nie jest powiązane ze szczególną gratyfikacją finansową. Do końca 2012 roku Dział nadzorował samoocenę według metodologii CAF. W 2013 roku nie przeprowadzono samooceny. Z punktu widzenia audytu wewnętrznego funkcjonowanie Działu Zarządzania Jakością w obecnej formie jest nieproduktywne. Słabo wykorzystywana jest możliwość wykorzystania pracy Działu w systemie kontroli zarządczej. Jest to kolejne wyzwanie dla komórki AW i aktualnie rozważana jest budowa systemu współpracy komórki ISO i audytu wewnętrznego.

10 Plany: Powstanie nowego Departamentu. Związane jest to m.in. z nowym okresem programowania i przejęciem zadań IPOC przez UMWD. Zbudowanie systemu współpracy oceny kontroli zarządczej z wykorzystaniem kontrolerów UMWD, jednostek podległych oraz auditorów tych jednostek. Aktywizacja Działu Zarządzania Jakością np. implementacja zarządzania ryzykiem z instrukcji przyjętej Zarządzeniem Marszałka na procedurę ISO z jednoczesną rezygnacją z dotychczasowego systemu.

11