BENCHMARKING. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Transkrypt

1 BENCHMARKING Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Wprowadzenie Benchmarking metoda porównywania własnych rozwiązań z najlepszymi oraz ich udoskonalania przez uczenie się od innych oraz wykorzystywanie ich doświadczenia Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

3 RODZAJE BENCHMARKINGU Wewnętrzny szukanie najlepszego w naszej firmie i wzorowanie się na nim (wydziały, filie) Zewnętrzny zwany konkurencyjnym (porównywanie z konkurentami we własnej branży, plasowanie się na ich tle) wadą jest to, że źródła są trudno dostępne Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

4 RODZAJE BENCHMARKINGU cd Funkcjonalny szukanie wzorca w innych firmach realizujących tę samą funkcję np. wydział logistyki, księgowości, itp., konieczność dostosowania do własnych potrzeb zaleta: dużo usprawnień, wada: potrzeba dużo przeróbek by mógł być stosowany u nas. Ogólny (tylko amerykanie) Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

5 Tok postępowania 1. określenie przedmiotu doskonalenia 2. wybór wzorcowych firm 3. zbieranie informacji o wzorcach 4. analiza uzyskanych informacji 5. wprowadzanie udoskonaleń Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

6 Źródła informacji gazety, magazyny tzw. biały wywiad życiorysy menadżerów konferencje wystawy, dni otwarte seminaria, itp Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

7 Podstawowe pojęcia Benchmark punkt orientacyjny geodety (...)oznaczający pewną pozycję (...) i używany jako punkt odniesienia ( ) norma, wg której jakaś rzecz może być mierzona lub oceniana Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

8 Podstawowe pojęcia Benchmarking, jako koncepcja zarządzania, jest poszukiwaniem najefektywniejszych metod dla danej działalności, pozwalających osiągnąć przewagę konkurencyjną Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

9 Podstawowe pojęcia Benchmarking to ciągłe porównywanie procesów, produktów lub usług z ich odpowiednikami u najlepszych dla ustalenia celów i działań ulepszających, ambitnych, lecz realistycznych, prowadzących do stania się i pozostania najlepszym z najlepszych rozsądnym czasie Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

10 Podstawowe pojęcia Benchmarking to metoda porównywania własnych rozwiązań z najlepszymi oraz ich udoskonalania poprzez uczenie się od innych i wykorzystywanie ich doświadczenia (uczenie się poprzez adaptację sposobu, wg którego wzorzec staje się najlepszy) Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

11 Pytania o wzorzec 1. Dlaczego inni robią to samo co my ale inaczej? Inność sprawia, że przedsiębiorstwa benchmarkingowe są najlepsze, należy odpowiedzieć, z czego to wynika Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

12 Pytania o wzorzec 2. Co wpływa na to, że osiągają lepsze wyniki? Jest wiele czynników decydujących o przewadze konkurencyjnej, np. technika zarządzania, struktura organizacyjna Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

13 Pytania o wzorzec 3. Dlaczego dany proces jest w ogóle realizowany? Uzasadnienie istnienia danego procesu. Benchmarking, reengeneering i inne nowoczesne metody zarządzania są oparte o podejście procesowe, co oznacza orientację na cały proces Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

14 Pytania o wzorzec 4. Dlaczego jest realizowany w taki właśnie sposób? W tym tkwi istota benchmarkingu!!! 5. Jakie są przykłady tego typu procesów wzorcowych? Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

15 Pytania o wzorzec 6. Jak w świetle porównań proces ten powinien być usprawniony? Gdzie można stosować benchmarking? Zjawisko dyfuzji metod określona metoda stosowana często rozszerza się obszar zastosowania Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

16 Tradycyjne metody stosowania benchmarkingu produkty i ich komponenty, części, konstrukcje itp. zarządzanie ogólne, w tym zasady postępowania kierowniczego, struktury organizacyjne, organizacja stanowisk pracy itd. procesy pracy obsługa klientów Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

17 Trójkąt Nadlera System idealny teoretyczny SIT = 0 TSI - technologicznie system idealny - abstrakcja P - system perspektywiczny Poszukiwanie wariantu o najniższym koszcie PLN Podejście tradycyjne SIT = 0 Koszt Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

18 Rezultaty Rezultaty stosowania benchmarkingu produktowego są od razu widoczne Benchmarking w odniesieniu do zarządzania jest stosowany rzadziej, efekty jego stosowania pojawiają się z pewnym opóźnieniem (dosyć trudny do zastosowania) Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

19 Rezultaty Benchmarking procesowy bardzo pracochłonny, w pierwszym rzędzie powinien obejmować procesy kluczowe obejmujące klienta, znajduje odzwierciedlenie w ekonomizacji przedsiębiorstwa Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

20 Rezultaty Benchmarking funkcjonalny analiza firm nie będących konkurentami, stymuluje rozwój nowatorskich projektów poszukiwanie rozwiązań poza branżę, w jakiej działa przedsiębiorstwo Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

21 Zakres zastosowania benchmarkingu MARKETING Reklama (koszty, tematy) Marketing (strategie, udział w rynku, cena) Sprzedaż (terminy, dane o sprzedaży, odpowiedzialności, odsprzedaże) Dystrybucja (używane kanały, pośrednicy) Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

22 Zakres zastosowania benchmarkingu BADANIA & PRODUKCJA Rozwój i badania (patenty, personel, R&B, sprzedaż, kontrakty rządowe) Klienci/produkty (sprzedaż / klient, różnorodność produktów, jakość produktów) Zdolność produkcyjna (rozmiar, zdolności, wykorzystanie, koszty wyposażenia) Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

23 Zakres zastosowania benchmarkingu ZARZĄDZANIE Finanse / koszty (zyskowność, koszty ogólne, zwrot z aktywów, zwrot z kapitału, rezerwa, cash flow) Długi (zdolność kredytowa) Plany strategiczne (krótkookresowe, długookresowe, dorobek) Inwestycje kapitałowe (poziom zintegrowania, kontrola jakości, koszty stałe i zmienne) Organizacja (struktura, wartości, cele ogólne, wzrost, poziom decyzyjny, kontrola) przewidywany Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

24 Rezultaty benchmarkingu dostarczenie szczegółowych informacji na temat wzorcowych procesów realizowanych na zewnątrz i wewnątrz organizacji (przedsiębiorstwa powinny rozwijać, niedocenianą w przedsiębiorstwie, funkcję informacyjną) Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

25 Rezultaty benchmarkingu podejmowanie trwałej współpracy z innymi firmami w zakresie ciągłego doskonalenia, przynoszącą obopólne korzyści stymulacja opracowań nowatorskich rozwiązań m.in. poprzez analizę firm nie będących konkurentami (benchmarking funkcjonalny); Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

26 Rezultaty benchmarkingu umożliwia określenie własnej pozycji rynkowej oddziałuje motywująco na załogę Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

27 Benchmarking funkcjonalny analiza firm nie będących konkurentami stymulacja rozwój nowatorskich projektów poszukiwanie rozwiązań poza branżą, w jakiej działa przedsiębiorstwo Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

28 Klasyfikacja przedmiotowa benchmarkingu Benchmarking strategiczny (konkurencyjny) - cel: uzyskanie przewagi konkurencyjnej, trudność uzyskania informacji od konkurencji Benchmarking procesowy (funkcjonalny) - pozyskiwanie informacji spoza branży Benchmarking produktów Benchmarking organizacyjny (dotyczy perspektywy organizacji i zarządzania) Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

29 Klasyfikacje benchmarkingu wg obszaru poszukiwania wzorcowych rozwiązań wewnętrzny zaleta to łatwy dostęp do danych, wada to zawężenia pola analizy do własnej firmy, występują uprzedzenia konkurencyjny (zewnętrzny) spektrum możliwych odniesień większe, lecz bariera informacji funkcjonalny / horyzontalny Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

30 Wady i zalety podstawowych rodzajów benchmarkingu Rodzaj benchmarkingu wewnętrzny zewnętrzny (konkurencyjny) funkcjonalny Zalety łatwy dostęp do informacji dobre wyniki w zdywersyfikowanych firmach pozyskiwanie istotnych danych strategicznych porównywalność procesów i wyrobów dokładność odkreślenia pozycji na rynku oddziaływanie na załogę duży potencjał rozwiązań innowacyjnych poszukiwanych w innych sektorach, branżach stymulowanie pomysłowości wśród załogi Wady zawężone pole badań występowanie uprzedzeń firmie trudny dostęp do informacji zawężone pole badań do obszaru jednej branży duże trudności wdrożeniowe czasochłonność analiz Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

31 Metodyka stosowania benchmarkingu w Xerox ie Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

32 XEROX - Faza planowania identyfikacja obszaru udoskonaleń identyfikacja firm wzorcowych (benchmarkingów) wybór i zastosowanie odpowiedniej metody zbierania danych Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

33 XEROX - Faza analizy diagnoza obecnych wskaźników działania firmy określenie pożądanego poziomu przyszłych wskaźników określenie wyników procesu benchmarkingowego i sposobu ich wykorzystania Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

34 XEROX - Faza wnioskowania ustalenie celów funkcjonalnych przygotowanie procedury wdrożeniowej Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

35 XEROX - Faza wdrożenia wdrożenie procedury i kontrola uzyskanych efektów określenie nowych benchmarków Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

36 Metodyka wg Balma Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

37 I. Autoanaliza określenie klientów wyników ustalenie dobrych mierników skontrolowanie i ulepszenie procesu Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

38 II. Prebenchmarking ustalenie priorytetów i dokonanie wyboru benchmarkingu dobranie różnych źródeł informacji Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

39 III. Benchmarking zebranie i uporządkowanie danych ustalenie odchyleń w stosunku do wyników bieżących oszacowanie wyników przyszłych Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

40 IV. Postbenchmarking przedstawienie wyników benchmarkingu ustalenie celów i planu działania wdrożenie udoskonaleń i zabezpieczenie sukcesu Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

41 V. Przegląd i dostosowanie skontrolowanie integracji benchmarkingu oszacowanie zaangażowania wdrożenia i reaktualizacji celów realizacja zaktualizowanych celów i powrót do etapu pierwszego Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

42 Źródła informacji podczas określania przedmiotu benchmarkingu Przedstawiciele (kierownicy, inżynierowie) poszczególnych zakładów, działów, komórek wchodzących w skład przedsiębiorstwa Opinie klientów przedsiębiorstwa Szczegółowa analiza prowadzonej działalności Na podstawie badania przedsiębiorstwa rozpatrywanego jako całości Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

43 Obszaru stosowania benchmarkingu kwestionariusz pytań Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

44 Pytania kontrolne 1. Czy analizowane zagadnienie dotyczy wartości postrzeganych przez klientów lub produktywność? 2. Jakie wyroby bądź usługi stanowią w chwili obecnej produkt organizacji? (element wiodący) 3. Jakie czynniki mają istotne znaczenie z punktu widzenia wartości postrzeganej przez klientów? Jak jest ta wartość zdefiniowana i w jaki sposób się ją mierzy? Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

45 Pytania kontrolne 4. Jakie czynniki (funkcje) procesy przyczyniają się do powstawania większości problemów? (problem w organizacji) 5. Czy istnieją dziedziny, w których nie działają siły rynkowe? 6. Jaka dziedzina ma największy udział w kosztach całkowitych? Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

46 Pytania kontrolne 7. Czy istnieją dziedziny nastręczające od dawna trudności i mimo podejmowanych działań nie udało się ich rozwiązać? 8. W jakich dziedzinach analiza przedsiębiorstwa wykazała istnienie największych możliwości wprowadzenia udoskonaleń? Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

47 Pytania kontrolne 9. Które z dziedzin mają decydujące znaczenie dla osiągnięcia przewagi konkurencyjnej? 10. Czy występujące problemy mają charakter operacyjny czy strategiczny? Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

48 Wzorcowy partner Warunki marketingowe Udział w rynku przynajmniej taki jak firmy realizującej benchmarking lub większy i rosnący w tempie szybszym Strategia rynkowa agresywna i obliczona na zwiększenie udziału w rynku, wzrost zyskowności, eliminację słabych uczestników budowanie własnego imane Zyski powyżej przeciętnej w branży Produkty/usługi wysokiej jakości, częste modyfikacje, nowe produkty sprawnie wprowadzane na rynek Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

49 Wzorcowy partner Warunki organizacyjne struktura kosztów lepsza od struktury przedsiębiorstwa będącego przedmiotem udoskonalenia technologia produkcji / świadczenia usług porównywalna lub lepsza logistyka (zakupy, transport itd.) sprawna system naboru i selekcji personelu skutecznie eliminujący kiepską kadrę i jednocześnie kształcący bardzo dobrych menadżerów Białystok, Warszawa, Olsztyn Maj

50 Źródła informacji w benchmarkingu Źródła bezpośrednie własna baza danych raporty wewnętrzne publikacje wewnętrzne prace badawczo rozwojowe ogłoszenia prasowe prospekty reklamowe salony wystawowe sondaże telefoniczne kontakty osobiste z partnerami biografie wybitnych menadżerów dystrybutorzy sprzętu komputerowego Źródła pośrednie stowarzyszenia zawodowe sektorowe banki danych czasopisma profesjonalne wyższe uczelnie instytuty naukowo-badawcze biura konsultingowe badanie opinii klientów seminaria szkoleniowe materiały z konferencji naukowych izby przemysłowo-handlowe biuletyny informacyjne Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego