WP-V Kraków, r.

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI WP-V Kraków, r. Szanowna Pani Zofia Szymańska Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu Niedźwiedź Niedźwiedź Zespół Kontrolny Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził w IV kwartale 2011 r. kontrolę problemową w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu. Przedmiotem kontroli była realizacja zadań z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych i ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (klasyfikacja wg budżetu zadaniowego: Funkcja 13 Zabezpieczenie społeczne i wspieranie rodziny, zadanie Wspieranie rodziny; podzadanie Świadczenia rodzinne; działanie Finansowanie i nadzór w zakresie przyznawania i wypłaty świadczeń rodzinnych oraz podzadanie: Świadczenia z funduszu alimentacyjnego; działanie: Finansowanie i nadzór w zakresie przyznawania i wypłaty świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz działań podejmowanych wobec dłużników alimentacyjnych). Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2010 r. do 31 grudnia 2010 r. oraz rok 2011 do dnia kontroli. Ustalenia kontroli zostały zawarte w protokole podpisanym przez Panią Zofię Szymańską Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w dniu 11 stycznia 2012 r. w Niedźwiedziu. Kontrola wykazała następujące uchybienia: 1. Zarządzeniem Nr 1/2006 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu z dnia 1 lipca 2006 r. nadano Regulamin Organizacyjny Gminnemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu, który zmieniono Zarządzeniem Nr 1/2010 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu z dnia 30 marca 2010 r. - w Dziale I Postanowienia Ogólne, w 1 ust. 2 pkt 2 i pkt 3 wymieniono przepisy prawa, na podstawie których działa Ośrodek tj. powołano m.in. ustawę o świadczeniach rodzinnych i ustawę o pomocy osobach uprawnionym do alimentów. - w Dziale III Wewnętrzna Struktura Ośrodka podział kompetencji określono strukturę organizacyjną Ośrodka, w skład której wchodzi: Kierownik referatu świadczeń rodzinnych, stanowisko referenta, pomoc biurowa,. Ww. zapisy Regulaminu Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu, dotyczące Referatu świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego, nie odpowiadają strukturze Ośrodka zamieszczonej w obowiązującym Statucie Ośrodka Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 Zarządzeniem Nr 2 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu z dnia 28 czerwca 2006 r. wprowadzono Instrukcję Kancelaryjną w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu. Aktualnie Ośrodek jest w tracie uzgodnień z Archiwum Państwowym w związku z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67). I. Realizacja zadań zleconych wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm.). 1. W celu określenia dochodu z gospodarstwa rolnego świadczeniobiorcy dostarczali odpowiednie zaświadczenia wydane przez właściwą komórkę organizacyjną urzędu gminy, dokumentujące wielkość gospodarstwa rolnego wyrażoną w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy lub przedkładali nakazy płatnicze. Wliczeniu do dochodu wnioskodawców podlegały części obszarów gospodarstw rolnych będących współwłasnością, w sytuacji gdy nie przekraczały one powierzchni 1 ha fizycznego ani 1 ha przeliczeniowego. Zgodnie z art. 2 ust 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 z późn. zm.), który stanowi, iż: gospodarstwo rolne, to gospodarstwo o łącznej powierzchni obszaru gruntów przekraczającej 1 ha lub 1 ha przeliczeniowy, stanowiących własność lub znajdujących się w posiadaniu osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej, w tym spółki, nieposiadającej osobowości prawnej. 2. W uzasadnieniu decyzji GOPS z 11 lutego 2011 roku błędnie podano inne nazwisko wnioskodawcy. W dokumentacji do ww. decyzji znajdował się wniosek złożony przez osobę o innym nazwisku, która była również adresatem decyzji. Omyłkę sprostowano w czasie czynności kontrolnych na podstawie art. 113 k.p.a. II. Realizacja zadań zleconych wynikających z ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 z późn. zm.). 1. W dokumentacji do decyzji nr GOPS.FA /7/2010 z 9 października 2010 r. w sprawie ustalenia prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego, znajdowały się dokumenty stwierdzające, iż wnioskodawczyni jest współwłaścicielką gospodarstwa rolnego o powierzchni 1,6015 ha przeliczeniowego w części ułamkowej 3/20 tj. 0,2402 ha przeliczeniowego. Ośrodek obliczając dochód rodziny uwzględnił dochód z ww. gospodarstwa w wysokości 458,35 zł. Doliczenie ww. dochodu nie miało wpływu na ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego. 2. W podstawie prawnej decyzji w sprawie ustalenia prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego brak powołania art. 108 k.p.a., w sytuacji gdy w rozstrzygnięciu decyzji zamieszczano sformułowanie Niniejsza decyzja jest natychmiast wykonalna. Np. decyzja nr GOPS.FA /13/2010-5/2011 z 18 maja 2011 r. 3. Postępowanie administracyjne dotyczące zwrotu przez dłużnika ( ) świadczeń z funduszu alimentacyjnego wypłaconych osobie uprawnionej, zostało wszczęte 25 października 2011 r., natomiast wydanie decyzji nr GOPS w ww. zakresie nastąpiło 7 grudnia 2011 r. tj. po upływie terminu wynikającego z art. 35 k.p.a. Organ nie zawiadomił strony o powodach

3 - 3 - niezałatwienia sprawy w terminie oraz o wyznaczeniu nowego terminu jej załatwienia, do czego jest zobowiązany na podstawie art. 36 k.p.a. Uzasadnienie decyzji w sprawie zwrotu przez dłużnika alimentacyjnego świadczeń z funduszu alimentacyjnego wypłaconych osobie uprawnionej, nie zawierało informacji o wszczęciu postępowania w ww. zakresie. Np. decyzja nr GOPS z 7 grudnia 2011 r. Kierownik Ośrodka przedstawiła następujące wyjaśnienie w tej sprawie: Uzasadnienia decyzji zwrotowych będą zawierać informację dotyczącą daty wszczęcia z urzędu postępowania administracyjnego w sprawie zwrotu przez dłużnika alimentacyjnego należności z tytułu otrzymanych przez osoby uprawnione świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Na przyszłość w sprawach prowadzonego postępowania będą przestrzegane terminy, o których mowa art. 35 kpa kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie; zawiadomienie o wszczęciu postępowania do wydania odpowiedniej decyzji. 4. Dłużnik alimentacyjny ( ) złożył 13 stycznia 2010 r. w Ośrodku wniosek o umorzenie należności z tytułu otrzymanych przez osoby uprawnione świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Ośrodek po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydał 29 marca 2010 r. decyzję o umorzeniu ww. należności w całości w kwocie 5 391,29 zł. W uzasadnieniu decyzji Ośrodek wskazał m.in., iż z przedłożonej dokumentacji medycznej wynika, że dłużnik przebywał w szpitalu w okresie od 28 grudnia 2009 r. do 31 grudnia 2009 r. z powodu złamania podudzia lewego. Niezdolność do pracy trwała od 28 grudnia 2009 r. do 10 lutego 2010 r. Kierownik Ośrodka przedstawiła następujące wyjaśnienie w tej sprawie: Opis przeprowadzonego postępowania w sprawie z wniosku o umorzenie należności z tyt. otrzymanych przez osoby uprawnione świadczeń z funduszu alimentacyjnego złożonego w dniu r. Przez Pana ( ), zam. ( ). 1. Zawiadomienie z dnia r. o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie wydania decyzji określającej zwrot przez dłużnika alimentacyjnego Pana ( ) należności z tytułu otrzymanych przez osoby uprawnione świadczeń z Funduszu Alimentacyjnego. 2. Decyzja z dnia r. w sprawie zwrotu przez dłużnika alimentacyjnego Pana ( ) należności z tytułu otrzymanych przez osoby uprawnione świadczeń z funduszu alimentacyjnego. 3. Wniosek z dnia r. złożony przez Pana ( ) o umorzenie należności z tytułu otrzymanych przez osoby uprawnione świadczeń z funduszu alimentacyjnego. 4. Wezwanie z dnia r. do złożenia wyjaśnień niezbędnych dla rozstrzygnięcia sprawy dot. umorzenia należności z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego. 5. Wniosek z dnia r. o udostępnienie danych ze zbioru danych osobowych do Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w ( ) z prośbą o przeprowadzenie rodzinnego wywiadu środowiskowego u Pana ( ). 6. Odpowiedź Pana ( ) na wezwanie z dnia r. w sprawie uzupełnienia wniosku o umorzenie należności oświadczenie o stanie majątkowym z dnia r., oświadczenie z dnia r. o sytuacji rodzinnej i dochodowej, aktywności zawodowej Pana ( ). 7. Odpowiedź Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w ( ) na wniosek z dnia r. - kwestionariusz rodzinnego wywiadu środowiskowego przeprowadzonego z Panem ( ) wraz z załącznikami. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w ( ) wskazał że rodzina Pana ( ) znajduje się w trudnej sytuacji finansowej spowodowanej problemami zdrowotnymi i zawodowymi oraz zawnioskował o przychylne ustosunkowanie się do prośby o umorzenie należności.

4 Decyzja z dnia r. o umorzeniu należności z tytułu otrzymanych przez osobę uprawnioną świadczeń z funduszu alimentacyjnego w kwocie 5.391,29zł. Podejmując decyzję o umorzeniu należności wzięto pod uwagę następujące okoliczności; Pan ( ) obecnie pozostaje w związku małżeńskim z Panią ( ), z którą wychowuje dwoje dzieci; jedno w wieku 9 lat, drugie 6 miesięcy. Żona nie pracuje zawodowo. Rodzina utrzymuje się z dochodów osiąganych przez Pana ( ) z tytułu pracy sezonowej w Niemczech. Z poprzedniego związku małżeńskiego Pan ( ) posiada 2 małoletnich dzieci, na które wyrokiem sądu są zasadzone alimenty miesięczne w wysokości 500 zł na jedno dziecko oraz 400 zł na drugie. Za okres świadczeniowy trwający od r. do r. na rzecz uprawnionych do alimentów wypłacono świadczenia z funduszu alimentacyjnego w wysokości ,00zł. Pan ( ) pomimo trudnej sytuacji finansowej, jako jeden z nielicznych dłużników regulował należności na bieżąco, łączna kwota wpłat wyniosła 5.408,71zł. Pan ( ) r. doznał złamania lewej kończyny dolnej z przemieszczeniem, założone śruby. Pan ( ), będący jedynym żywicielem rodziny znalazł się w trudnej sytuacji życiowej, przez kilka miesięcy niezdolny do pracy w związku z tym nie jest w stanie wywiązać się z obowiązku alimentacyjnego wobec dzieci, ani też z obowiązku finansowego wobec obecnej rodziny. Biorąc pod uwagę sytuację życiową w jakiej znalazł się dłużnik, aby rodzina dłużnika nie odczuła drastycznych skutków spowodowanych brakiem wystarczających środków do życia finansowego postanowiono umorzyć pozostały dług w kwocie 5.391,29zł. Był to jedyny przypadek, w którym wydano decyzję o umorzeniu należności. Pan ( ) po wydaniu decyzji określającej zwrot za okres świadczeniowy 2009/2010 kolejny raz w dniu r. zwrócił się z prośbą o umorzenie należności. Decyzją z dnia r. odmówiono umorzenia należności. Pan ( ), w dniu r. złożył odwołanie od decyzji. Sprawa przesłana do SKO dnia r. do tej pory brak rozstrzygnięcia przez SKO.. 5. W dniu 28 listopada 2011 r. pracownica Ośrodka - Pani Doroty Bielak, przeprowadziła wywiad alimentacyjny z dłużnikiem alimentacyjnym ( ). Ww. pracownica nie posiadała stosownego upoważnienia Wójta Gminy Niedźwiedź. Kierownik Ośrodka przedstawiła następujące wyjaśnienie w tej sprawie: Niniejszym wyjaśniam, że wskazany wyżej pracownik posiada upoważnienie do przekazywania do biura informacji gospodarczej informacji gospodarczych o zobowiązaniu lub zobowiązaniach dłużnika alimentacyjnego wynikających z tytułów, o których mowa w art. 28 ust. 1, w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy, ale nie posiada odrębnego upoważnienia do prowadzenia postępowania i podejmowania działań wobec dłużników alimentacyjnych. W br. Pani Dorota Bielak przeprowadziła i podpisała dwa wywiady alimentacyjne u 2-ch dłużników alimentacyjnych. Z uwagi na brak wymaganego upoważnienia w miesiącu styczeń 2012 r. Kierownik GOPS wystąpi z wnioskiem do Wójta Gminy Niedźwiedź o wydanie dla Pani Doroty Bielak upoważnienia do prowadzenia postępowania i podejmowania działań wobec dłużników alimentacyjnych.. Z przeprowadzonej w czasie kontroli analizy dokumentacji dłużników prowadzonych przez jednostkę jako organ właściwy dłużnika oraz sprawozdań przesyłanych przez Ośrodek do Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie dotyczących działań wobec dłużników alimentacyjnych wynika, iż Ośrodek nie wykorzystywał następujących instrumentów przewidzianych w ustawie o pomocy osobom uprawnionym do alimentów dla organu właściwego dłużnika: 1. Przekazanie komornikowi sądowemu informacji mających wpływ na egzekucję zasądzonych świadczeń alimentacyjnych pochodzących z rodzinnego wywiadu środowiskowego. 2. Wystąpienie z powództwem o ustalenie alimentów od innych osób.

5 Przekazywanie do właściwego sądu informacji o bezczynności lub opieszałości komornika sądowego (art. 3 ust. 8 ww. ustawy). Na podstawie przeprowadzonej kontroli realizacji zadań z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych i ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, określa się ocenę końcową podmiotu jako pozytywną z nielicznymi uchybieniami. Ocena powyższa wynika ze stwierdzenia nielicznych uchybień, które mają charakter formalny, nie mający wpływu na końcowy efekt procesu. Zalecenia pokontrolne: 1. Dokonanie aktualizacji Regulaminu Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu przyjętego Zarządzeniem Nr 1/2006 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu z późn. zm., w celu ujednolicenia zapisów z Statutem Ośrodka przyjętego Uchwałą Nr XLVI/293/06 Rady Gminy Niedźwiedź z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej z późn zm., w zakresie struktury organizacyjnej Ośrodka. 2. Opracowanie, w uzgodnieniu z Archiwum Państwowym, a następnie wprowadzenie do stosowania jednolitego wykazu akt Ośrodka zgodnie z postanowieniami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67). 3. Przeprowadzenie analizy dokumentacji osób którym, w badanym okresie, odmówiono przyznania świadczeń rodzinnych lub świadczeń z funduszu alimentacyjnego z powodu przekroczenia kryterium dochodowego, w sytuacji kiedy byli współwłaścicielami części gospodarstwa rolnego. W przypadku gdy strona jest współwłaścicielem gospodarstwa rolnego, o którym mowa w art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 z późn. zm.), dochód oblicza się zgodnie z art. 5 ust. 8 ustawy o świadczeniach rodzinnych, w związku z art. 207 kodeksu cywilnego (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.), który stanowi: Pożytki i inne przychody z rzeczy wspólnej przypadają współwłaścicielom w stosunku do wielkości udziałów; w takim samym stosunku współwłaściciele ponoszą wydatki i ciężary związane z rzeczą wspólną.. Tak więc, przy obliczaniu dochodu współwłaściciela należy przyjąć wyłącznie część powierzchni gospodarstwa odpowiadającą jego udziałowi w nieruchomości, a przekraczają 1 ha fizyczny lub 1 ha przeliczeniowy. 4. W razie stwierdzenia omyłek w wydawanych decyzjach, o ile potrzebne jest ich sprostowanie, należy wydać postanowienie o sprostowaniu omyłki zgodnie z art. 113 k.p.a. Przepis ten stosuje się wyłącznie do błędów pisarskich i rachunkowych oraz innych oczywistych omyłek. Inne błędy nie mogą być prostowane. 5. W przypadku konieczności nadania decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności, należy powołać w podstawie prawnej art. 108 k.p.a. oraz dokonać opisu przyczyn nadawania rygoru w uzasadnieniu decyzji. 6. W prowadzonych postępowaniach administracyjnych stosowanie się do zapisów art k.p.a., które stanowią, iż art Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. 2. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed

6 - 6 - którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. 3. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Stosowanie się do zapisu art. 36 k.p.a. w związku z art. 35 k.p.a., zgodnie z którym O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 lub w przepisach szczególnych organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.. 7. W przypadku wniosku dłużnika alimentacyjnego o umorzenie należności z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego decyzja o ewentualnym umorzeniu musi być oparta o rzetelne postępowanie dowodowe. Należy mieć na uwadze, iż umarzenie przedmiotowych należności w całości może nastąpić jedynie w szczególnych okolicznościach zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. 8. Wydanie przez organ właściwy dłużnika stosowych upoważnień dla pracowników Ośrodka, którzy zgodnie z zakresami czynności realizują zadania związane z podejmowaniem działań wobec dłużników alimentacyjnych (przeprowadzanie wywiadów alimentacyjnych i odbieranie od dłużnika oświadczenia majątkowego), zgodnie z art. 8b ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. 9. Podjęcie działań mających na celu wzmożenie efektywności ściągalności zobowiązań od dłużników alimentacyjnych, a w szczególności poprzez wykorzystanie następujących instrumentów przewidzianych dla organu właściwego dłużnika w ustawie o pomocy osobom uprawnionym do alimentów: 1) przekazanie komornikowi sądowemu informacji mających wpływ na egzekucję zasądzonych świadczeń alimentacyjnych pochodzących z rodzinnego wywiadu środowiskowego, 2) występowanie z powództwem o ustalenie alimentów od innych osób, 3) przekazywanie do sądu informacji o bezczynności lub opieszałości komornika sądowego (art. 3 ust. 8 ustawy). Zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.) o sposobie wykorzystania ww. zaleceń i wniosków proszę mnie poinformować w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia z jednoczesnym wskazaniem sposobów na rozwiązanie problemów. Wszelkie pytania proszę kierować do pracowników Oddziału Nadzoru Nad Realizacją Zadań z Zakresu Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego pod numer telefonu: /12/ lub /12/ Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr inż. Małgorzata Lechowicz Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Wójt Gminy Niedźwiedź