REGULAMIN ORGANIZACYJNY. Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Głogowie.

Transkrypt

1 Rozdział I. Postanowienia ogólne. REGULAMIN ORGANIZACYJNY Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Głogowie. Regulamin organizacyjny określa zakres działania, podział czynności i odpowiedzialności osób pełniących funkcje kierownicze i samodzielne w komórkach organizacyjnych, a takŝe ilość i zadania komórek organizacyjnych. Regulamin i schemat organizacyjny stanowi podstawę do opracowania szczegółowych dokumentów organizacyjnych Zakład Gospodarki Mieszkaniowej w Głogowie zwany dalej Zakładem działa na podstawie ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( Dz. U r., Nr 142, poz ), ustawy z dnia 20 grudnia 1996r. o gospodarce komunalnej ( Dz. U. Nr r., poz. 43 z późn. zm.), Ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U 2003, Nr. 15, poz. 148) oraz uchwały Rady Miejskiej w Głogowie nr XXI/300/2000 z 19 września 2000, 2. Nadzór ogólny nad Zakładem sprawuje Rada Miejska w Głogowie, a nadzór bezpośredni Prezydent Miasta Głogowa. 3. Zakład jest gminną jednostką organizacyjną posiadającą status zakładu budŝetowego wykonującą zadania i cele publiczne wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U r., Nr 142, poz. 1591) oraz zadania określone w innych ustawach lub określone przez Radę Miejską w Głogowie i Prezydenta Miasta Głogowa. 4. Zakład posiada siedzibę w Głogowie przy ul. Poczdamskiej Zakład realizuje swoje cele i zadania określone szczegółowo w statucie Zakład jest zakładem wielobranŝowym i prowadzi działalność w zakresie: a) wynajmu lokali mieszkalnych i uŝytkowych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, b) zagospodarowania,dzierŝawy i wynajmu nieruchomości, c) zarządzania i administrowania nieruchomościami, d) świadczenia usług budowlanych,w szczególności odbudowy, rozbudowy, remontów, modernizacji, konserwacji nieruchomości zarządzanych i administrowanych przez zakład, oraz świadczenia usług budowlanych na rynku zewnętrznym. e) utrzymywanie we właściwym stanie technicznym budynków i budowli f) utrzymywanie czystości i porządku w budynkach oraz na terenach przyległych, Rozdział II. Ogólne zasady organizacji i zarządzania. 1. Zakładem zarządza Dyrektor, który reprezentuje go na zewnątrz w ramach i w zakresie pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta Miasta Głogowa. Dyrektor podejmuje samodzielne decyzje w oparciu o obowiązujące przepisy 3 1

2 prawa i ponosi odpowiedzialność przed Prezydentem Miasta za działalność Zakładu. 2. Dyrektor kieruje działalnością Zakładu osobiście oraz za pośrednictwem Zastępcy Dyrektora i Głównego Księgowego. 3. Z ca Dyrektora odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie podległych mu jednostek organizacyjnych Zakładu, a przede wszystkim : a ) zapewnienie utrzymania w naleŝytym stanie technicznym budynków mieszkalnych, obiektów, budowli, urządzeń i sieci administrowanych i eksploatowanych i urządzeń technicznych, b ) planowe prowadzenie gospodarki remontowej i nadzór nad działalnością konserwacyjną oraz prawidłową eksploatacją obiektów i urządzeń technicznych, c ) realizacją zarządzeń i poleceń Dyrektora oraz decyzji organów samorządowych. 4. Główny Księgowy. Odpowiada za całość zagadnień finansowo księgowych Zakładu, dobór racjonalnych systemów motywacyjnych i ekonomiczno finansowych. Do zakresu jego praw i obowiązków naleŝy w szczególności : a ) prowadzenie gospodarki finansowej i rachunkowości Zakładu zgodnie z obowiązującymi zasadami i przepisami, zapewniającej terminowość rozliczeń, ściąganie naleŝności i dochodzenie roszczeń z tytułu nienaleŝytego wykonania zawartych umów oraz ochronę wartości pienięŝnych i prawidłowe dysponowanie środkami pienięŝnymi zgromadzonymi na rachunkach bankowych, b ) kontrola prawidłowości dokonywanych rozliczeń podatkowych i finansowych, c ) racjonalna gospodarka środkami finansowymi Zakładu, d ) nadzorowanie całokształtu prac w zakresie rachunkowości wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne Zakładu, e ) dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej prawidłowości i rzetelności prowadzonych operacji gospodarczych stanowiących przedmiot księgowań, f ) nadzór nad sprawozdawczością finansową i ustalenie obiegu dokumentów finansowo księgowych, 5. W strukturze Zakładu funkcjonują następujące komórki organizacyjne: a) Działy, b) Administracje, c) Grupy lub Sekcje, d) Samodzielne specjalistyczne stanowiska pracy, 6. Komórki organizacyjne funkcjonują w pionach organizacyjnych i podlegają zgodnie ze schematem organizacyjnym: a) Dyrektorowi Zakładu b) Zastępcy Dyrektora Zakładu, c) Głównemu Księgowemu, 7. Kontrolę wewnętrzną w Zakładzie sprawują: a) Z-ca Dyrektora w zakresie działania podległych komórek b) Gł. Księgowy w zakresie spraw finansowych c) Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych w zakresie działania podległych komórek 2

3 8.Kontrola wewnętrzna dotyczy: a. sposobu świadczenia pracy przez pracowników Zakładu i wykonywana jest pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, celowości, terminowości i skuteczności, b. celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych oraz określenie sposobów poprawy stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im na przyszłość. 9. Czas pracy w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej wynosi 40 godzin tygodniowo tj. od poniedziałku do piątku od godz.7 00 do godz oprócz wtorków kiedy czas pracy obowiązuje od godz do godz Dniem przyjmowania interesantów przez a) Dyrektora Zakładu jest kaŝdy wtorek tygodnia w godz. od do godz b) Sekcję czynszów w kaŝdy wtorek od godz do godz oraz w czwartek od godz do godz c)administracje kaŝdego dnia tygodnia od godz do godz a we wtorki od godz do godz Działem moŝe być jednostka organizacyjna jeŝeli zatrudniono w niej co najmniej pięciu pracowników wraz z kierownikiem działu. Grupą, lub sekcją moŝe być jednostka organizacyjna licząca co najmniej dwóch pracowników, a nie więcej niŝ pięciu, Przewiduje się moŝliwość tworzenia stanowisk z ca kierownika w działach w przypadku uzasadnionej konieczności Strukturę organizacyjną Zakładu tworzą następujące komórki organizacyjne, których przypisuje się właściwe symbole literowe (skróty) : a) Dyrektor D b) Z-ca Dyrektora DZ c) Główny Księgowy DK d) Dział Administracyjny DA e) Dział księgowy KK f) Dział czynszów i mediów KC g) Dział wspólnot KWW h) Sekcja windykacji KW i) Administracja Domów Mieszkalnych Hutnik ZAH j) Administracja Domów Mieszkalnych Śródmieście ZAS k) Dział techniczno-eksploatacyjny ZT l) Sekcja logistyki TL m) Sekcja planowania technicznego TP n) Specjalista ds. lokali uŝytkowych TU o) Dział remontowa TR p) Pełnomocnik ds. przekształceń PP q) Główny energetyk, Specjalista ds. wspólnot EW r) Radca prawny P s) Specjalista ds. BHP BHP 4 3

4 2. Schemat struktury organizacyjnej Zakładu stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu 6 Wydawanie wewnętrznych aktów prawnych. 1. Dyrektor Zakładu wydaje wewnętrzne akty normatywne w formie: zarządzeń, poleceń słuŝbowych, pism okólnych, regulaminów, instrukcji. 2. Z ca Dyrektora oraz Główny Księgowy upowaŝnieni są do wydawania poleceń słuŝbowych, instrukcji, wytycznych w zakresie swego działania. 3. Kierownicy komórek organizacyjnych uprawnieni są do wydawania poleceń, instrukcji podległym pracownikom dotyczących wykonywania zadań przypisanych danej jednostce lub komórce organizacyjnej. 4. Projekty wewnętrznych aktów prawnych zarządzeń przygotowuje Dział Administracyjny w porozumieniu z Kierownikiem jednostki organizacyjnej Zakładu, której ten akt będzie dotyczył oraz radcą prawnym. 5. Zbiór wewnętrznych aktów prawnych prowadzi Działa Administracyjny. 6. Aktami tymi są : - zarządzenia zawierające postanowienia regulujące zagadnienia problemowe o znaczeniu zasadniczym dla Zakładu, - polecenia słuŝbowe, zawierające polecenia lub ustalenia o znaczeniu doraźnym, odnoszące się do spraw o krótkoterminowym, operatywnym charakterze, - ustalenia organizacyjne pisma okólne, regulaminy i instrukcje. 7. Sposób reprezentacji Zakładu określa statut. Rozdział III. Zakresy działania Działów. Pion Dyrektora Naczelnego. 7 Dział Administracyjny Do kompetencji działu naleŝy: a) zapewnienie sprawnej organizacji pracy, b) kompletowanie podstawowych dokumentów związanych z działalnością Zakładu, c) analiza aktualnego stanu organizacyjnego Zakładu, nadzór i koordynacja spraw związanych z opracowaniem struktury organizacyjnej, zmian statutowych, regulaminów i instrukcji, d) opracowywanie i uaktualnianie przy udziale kierowników komórek organizacyjnych wewnętrznych aktów prawnych, e) planowanie i bilansowanie potrzeb kadrowych, prowadzenie ewidencji pracowników oraz kontrola dyscypliny pracy, f) czynności z zakresu prawa pracy w tym nawiązywanie i rozwiązywanie umów o pracę, g) sporządzanie projektów planów urlopów, prowadzenie ewidencji przysługujących i wykorzystanych urlopów i innych zwolnień od pracy i kontrola ich wykorzystania, h) prowadzenie zgodnie z przepisami dokumentacji kadrowej, archiwizowanie akt osobowych, prowadzenie spraw emerytalnych i rentowych, 4

5 i) załatwianie wszelkich spraw związanych z uprawnieniami i obowiązkami pracowników wynikających ze stosunku pracy (zgłaszanie do ubezpieczenia) j) prowadzenie spraw administracyjno gospodarczych, obsługa centrali telefonicznej i kserokopiarki, ewidencjonowanie druków ścisłego zarachowania i pieczątek oraz prowadzenie archiwum zakładowego, przyjmowanie i wysyłanie oraz ewidencjonowanie korespondencji, k) prowadzenie spraw związanych z funduszem socjalnym, organizacja imprez dla pracowników oraz członków rodzin, l) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości w budynku dyrekcji, m) sporządzanie protokołów z narad i zebrań oraz spotkań Dyrektora z interesantami, n) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie zatrudniania pracowników, staŝystów i praktykantów o) organizowanie szkoleń oraz dokształcania i doskonalenia zawodowego p) naliczanie wypłat pracownikom ZGM, współpraca z Urzędem Skarbowym oraz ZUS 8 Radca prawny Do zakresu działania radcy prawnego naleŝy: a) przygotowywanie projektów pism procesowych, b) sporządzanie projektów aktów prawa wewnętrznego, c) udzielanie pomocy prawnej w zakresie wykonywania ustawy Prawo zamówień Publicznych, d) wykonywanie wszelkich czynności związanych z obsługą prawną Zakładu, e) udzielanie opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania Prawa, f) reprezentowanie Dyrektora na mocy udzielanych pełnomocnictw w postępowaniu przed sadami, organami egzekucyjnymi oraz administracyjnymi g) współdziałanie z komórkami merytorycznie odpowiedzialnymi w opracowywaniu projektów umów, porozumień i innych aktów prawnych h)współpraca z Kancelarią Prawną w wykonywaniu wszelkich czynności związanych z obsługą prawną Zakładu działającą na podstawie ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz.U. 2002, Nr 123, poz z póź. zm.) Główny energetyk, specjalista ds. wspólnot a) prowadzi całokształt spraw związanych z prawidłowym funkcjonowaniem urządzeń energetycznych np. windy, b) dba o bezpieczeństwo ludzi i obiektów od poraŝenia prądem oraz poŝarów, c) koordynuje sprawy związane z zarządzaniem i administrowaniem nieruchomościami wspólnymi, d) współdziała z zarządami wspólnot mieszkaniowych oraz indywidualnymi właścicielami lokali, d) nadzoruje prowadzenie ewidencji, dokumentacji i rozliczeń, rejestrację wspólnot i realizacje uchwał wspólnot. 9 5

6 10 Specjalista ds. BHP - Stanowisko ds. bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpoŝarowej i obrony cywilnej. Do zakresu działania naleŝy: a) odpowiada za realizację spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz ochroną przeciwpoŝarową i obroną cywilną b) organizuje szkolenia w zakresie BHP i P.PoŜ. pracowników przyjmowanych do pracy, oraz organizuje szkolenia okresowe, c) odpowiada za przechowanie i konserwację sprzętu na potrzeb obrony cywilnej, zabezpiecza i przekazuje dokumentację,oraz współdziała z terenowymi organami obrony cywilnej. Pełnomocnik ds. przekształceń Odpowiada za przygotowanie dokumentacji oraz uczestniczy w opracowywaniu nowych struktur organizacyjnych związanych z przekształceniem zakładu budŝetowego w spółkę prawa handlowego. Pion Zastępcy Dyrektora Administracja Śródmieście Administracja Hutnik. Realizują całokształt spraw związanych z obsługą zasobów mieszkaniowych i lokali uŝytkowych. Wykonywanie zgodnie z ustawą o własności lokali czynności zarządu administrowania we Wspólnotach Mieszkaniowych, jeśli taką czynność wspólnota powierzy dla Gminy lub Zakładu. Podstawowe zadania to w szczególności : a) zapewnienie pełnej zdolności eksploatacyjnej budynków i obiektów łącznie z instalacjami i urządzeniami, b) prowadzenie analiz kosztów i przychodów związanych z eksploatacją budynków i nieruchomości wspólnych, c) ustalanie potrzeb remontowych i modernizacyjnych na podstawie przeprowadzonych przeglądów i kontroli, opracowywanie planów w tym zakresie, d) prowadzenie nadzoru i odbioru robót zleconych, e) prowadzenie dla kaŝdego budynku księgi obiektu określająca przeglądy, prace remontowe, zgłoszone awarie itp. f) prowadzenie ksiąg meldunkowych, g) utrzymanie porządku i czystości w zasobach mieszkaniowych, h) ewidencjonowanie zgłoszonych awarii i ich usuwanie w tym nadzór nad konserwatorami, i) przyjmowanie interesantów oraz właściwe załatwianie ich spraw, j) prowadzenie ewidencji terenów, zasobów mieszkaniowych i lokali uŝytkowych, k) sporządzanie i prowadzenie umów najmu lokali mieszkalnych i uŝytkowych, 6

7 l) organizowanie i uczestniczenie w okresowych przeglądach technicznych zasobów mieszkaniowych, doraźnych przeglądach mieszkań, lokali i budynków, ł) prowadzenie wyceny robót wykonywanych w osiedlach, m) przygotowanie rocznych planów rozliczeń z lokatorami i właścicielami lokali, n) sprawdzanie prawidłowości rozliczeń z dostawcami energii cieplnej, elektrycznej, gazu ziemnego i wody, o) odpowiadanie za gospodarkę garaŝami i sprawami podatków od nieruchomości, p) wykonuje konserwacje budynków, mieszkań i urządzeń, r) wykonuje usługi na zlecenia lokatorów i innych podmiotów, s) administrowanie garaŝy Dział Techniczno Eksploatacyjny Sekcja Logistyki Do zadań sekcji naleŝy: a) organizacja zaopatrzenia b) weryfikacja zamówień materiałowych c) weryfikacja faktur zgodności z zamówieniem publicznym d) rejestracje wszystkich zleceń wykonywanych na zewnątrz e) sporządzanie sprawozdań o udzielonych zamówieniach zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych f) prowadzenie wszystkich spraw związanych z realizacją ustawy Prawo zamówień publicznych g) prowadzenie spraw związanych ze środkami komunikacji elektronicznej i telefonicznej 2. Sekcja planowania technicznego Do podstawowych zadań sekcji planowania technicznego naleŝy: a) opracowanie planów remontowych i koordynowanie działalności eksploatacyjnoremontowej i inwestycyjnej Zakładu. b) sprawowanie nadzoru na prowadzonymi remontami, wykonawstwem robót, c) uczestniczenie w procesie przygotowania i prowadzenia robót na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych, d) kontrolowanie kosztorysów i faktur, e) sprawowanie nadzoru na prawidłowym prowadzeniem przez administracje osiedlowe ksiąŝek budowlanych obiektów, f) prowadzenie spraw związanych z gospodarką materiałową, nadzorowanie gospodarką energetyczną Zakładu 3. Specjalista ds. lokali uŝytkowych Do podstawowych zadań naleŝy: a) zawieranie umów najmu na lokale uŝytkowe b) naliczanie opłat czynszowych c) prowadzenie ewidencji lokali uŝytkowych wynajmowanych i własnościowych oraz stanowiących poŝytki dla wspólnot mieszkaniowych d) czynny udział w ustaleniach dotyczących z zakresu koniecznych prac remontowych 7

8 4. Dział remontowy a) wykonuje remonty profilaktyczne budynków mieszkalnych, b) dokonuje napraw awaryjnych, c) wykonuje prace konserwacyjne urządzeń komunalnych Pion Głównego Księgowego. 1. Dział Księgowy. 14 Realizuje sprawy związane z rachunkowością finansową, rozliczeniami kosztów oraz gospodarką materiałową w układzie kosztów i dochodów zgodnie z ustawą o rachunkowości, a w szczególności : a) prowadzenie kontroli merytorycznej w zakresie prawidłowości i terminowości sporządzania oraz obiegu dokumentów finansowo księgowych, b) prowadzenie kontroli merytorycznej i dekretacji dokumentów dot. zaszłości gospodarczych Zakładu, c) dokonywanie przeszacowań majątku Zakładu w oparciu o obowiązujące akty prawne, d) dokonywanie naliczeń amortyzacji i umorzeń majątku zakładu, e) prowadzenie ewidencji rzeczowego majątku trwałego, wartości niematerialnych i prawnych, nakładów inwestycyjnych i ich rozliczanie, f) prowadzenie rozliczeń z dostawcami i odbiorcami, naliczanie odsetek i egzekwowanie naleŝności z tytułu nieterminowych płatności, g) sporządzanie sprawozdań finansowych dla potrzeb statystycznych, h) ewidencjonowanie i rozliczanie zaliczek i delegacji, 2. Dział czynszów i mediów Prowadzi całość spraw związanych z prawidłowym i terminowym ewidencjonowaniem naleŝności czynszowych i zaliczek od właścicieli, a w szczególności : a) księgowanie naliczeń opłat za mieszkanie oraz nadzór nad ich terminową zapłatą, b) rozliczanie kaucji z tytułu najmu lokali, c) analiza zadłuŝeń, wysyłanie upomnień, d) prowadzenie dokumentacji dłuŝników, naliczanie odsetek, analiza wpłat, e) prowadzenie spraw sądowych i komorniczych dotyczących zadłuŝeń lokatorów, dzierŝaw i lokali uŝytkowych, f) sporządzanie obowiązujących sprawozdań i projektów planów finansowych, g) prowadzenie całościowej dokumentacji dot. rozliczenia zuŝycia wody, dokonywanie odczytów, wysyłanie upomnień, rozliczanie kompleksowe budynków w zakresie zuŝycia wody, h) naleŝyte prowadzenie i zabezpieczenie dokumentów i współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Zakładu, i) prowadzenie rozliczeń dla Wspólnot Mieszkaniowych w stosunku do których Zakład sprawuje zarząd i administrowanie. j) księgowanie kosztów za administrowanie budynków, k) rozliczeń wspólnot mieszkaniowych, l) wystawianie faktur na dostarczone media, przeprowadzone remonty dla właścicieli 8

9 lokali mieszkalnych i uŝytkowych, oraz wywóz nieczystości ł) ewidencja zasobów mieszkaniowych, m) rozliczenie podatku od nieruchomości i gruntu. Dział wspólnot Prowadzenie wszelkich bieŝących spraw związanych z zarządzaniem we Wspólnotach Mieszkaniowych a w szczególności: a) prowadzenie i aktualizowanie na bieŝąco rejestru lokali własnościowych, b) analizowanie zaległości w opłatach zaliczek i świadczeń od właścicieli lokali, c) zgłaszanie do Sekcji czynszów zmiany właścicieli lokali mieszkalnych i lokali uŝytkowych, d) wykonywanie uchwał właścicieli, e) przygotowywanie oraz uczestniczenie w corocznych zebraniach właścicieli (protokółowanie zebrań, przygotowywanie stosownych uchwał, powiadamianie o nich właścicieli), f) prowadzenie analizy kosztów dotyczących nieruchomości wspólnych, g) rozliczanie kosztów remontowych przypadających na poszczególnych właścicieli, h) zawieranie umów i wystawianie faktur za dzierŝawę części wspólnych Sekcja windykacji Sekcja windykacji naleŝności prowadzi całość spraw związanych z windykacją naleŝności, w szczególności: a) ustala wysokość zadłuŝeń czynszowych oraz za zuŝycie wody, b) wysyła wezwania ostateczne do zapłaty c) sporządza wykazy zadłuŝonych lokatorów i przekazuje je do administracji w celu wypowiedzenia umowy najmu, d) przygotowuje komplety dokumentów niewypłacalnych dłuŝników celem załoŝenia sprawy w sądzie o zapłatę i eksmisję, e) prowadzi rejestr i bieŝącą analizę dłuŝników skierowanych do Sądu i niezwłocznie informuje na piśmie Radcę prawnego o ewentualnych wpłatach f) kompletuje wyroki Sądowe o eksmisjach, powiadamia o nich administracje oraz Urząd Miejski, czuwa nad wykonaniem eksmisji Rozdział IV. Postanowienia końcowe Przedmiotowy regulamin obowiązuje wszystkich pracowników Zakładu, 2. Za nieprzestrzeganie postanowień niniejszego Regulaminu pracodawca moŝe stosować kary porządkowe wskazane w art. 108 i nast. kodeksu pracy. 3. Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu wymagają formy pisemnej i podlegają zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta Głogowa, 4. Regulamin wchodzi w Ŝycie z dniem zatwierdzenia przez Prezydenta Miasta Głogowa. Jednocześnie z tym dniem traci moc obowiązujący Regulamin organizacyjny Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej z dnia 18 czerwca 2007 roku 9