PROJEKT STUDENCKI KROK PO KROKU. KROK PIERWSZY - Zgłoszenie Projektu Akademickiego (ZPA) w Wirtualnym Dziekanacie:

Transkrypt

1 PROJEKT STUDENCKI KROK PO KROKU KROK PIERWSZY - Zgłoszenie Projektu Akademickiego (ZPA) w Wirtualnym Dziekanacie:

2 Formularz ZPA zastępuje dotychczas składane w wersji papierowej następujące wnioski: merytoryczną akceptację projektu, kosztorys projektu, oraz pisma o rezerwację sal, standu, baneru, naklejek na spadochronie, mebli potrzebnych do realizacji projektu, itp. Etapy obiegu formularza ZPA: Konto studenta-złożenie wniosku Akceptacja wniosku przez przewodniczącego UOS Akceptacja wniosku przez opiekuna UOS Weryfikacja wniosku pod względem złożonego zapotrzebowania. Jeżeli rezerwujemy sale/standy/banery formularz przesyłany jest do Działu Rekrutacji i Organizacji Dydaktyki, gdzie następuje weryfikacja ich dostępności, terminów i wstępna rezerwacja; jeżeli zgłaszamy zapotrzebowanie na stoliki, krzesła formularz przesyłany jest do Działu Eksploatacji itd. Weryfikacja wniosku pod względem kosztowym przez Kwesturę Weryfikacja wniosku pod względem merytorycznym przez Prorektora ds. Dydaktyki i Studentów Dopiero po zaakceptowaniu wszystkich etapów wniosek jest zatwierdzany przez Prorektora i wszystkie rezerwacje zostają potwierdzone. WAŻNE: 1. Uwagi do akceptacji Poszczególni adresaci, mimo akceptacji mogą mieć pewne uwagi lub poprosić o kontakt w celu uzgodnienia szczegółów. 2. Brak akceptacji Każdy z adresatów wniosku i na każdym etapie, może go odrzucić. Np. okazuje się, że sala, która wybraliśmy jest zajęta, wtedy Dział Rekrutacji i Organizacji Dydaktyki odsyła nam wniosek z odpowiednim komentarzem. 3. Korekty W każdym momencie możemy zrobić korektę ZPA lub go usunąć. Przykład: mamy zaakceptowany cały wniosek, ale okazuje się, że potrzebujemy więcej sal, wówczas robimy korektę, dodajemy sale i wniosek ponownie trafia do obiegu. KROK DRUGI WORKFLOW (WF): Workflow jest systemem obiegu dokumentów, dotyczącym zamówień usług i dostaw niezbędnych do realizacji projektu studenckiego. Dostęp do systemu Workflow - dostęp do WF w organizacjach studenckich mają wyłącznie opiekunowie. UWAGA: aby student mógł wprowadzać wnioski do systemu WF, opiekun musi nadać uprawnienia takiej osobie. Dokonuje tego w miejscu: "Pozycje w budżecie" -> "dodaj osobę upoważnioną" pod linkiem wnioski.sgh.waw.pl; na danej liście (oprócz pracowników SGH) widnieją tylko przewodniczący organizacji. Jeżeli dana organizacja chciałaby rozszerzyć ten zakres zgodnie z podanymi poniżej zasadami (zasady dostępu do systemu WF), proszę o kontakt z Działem Obsługi Studentów;

3 linie budżetowe (źródła finansowania) w systemie WF są tworzone na podstawie kosztorysów zamieszczanych przez studentów w tzw. ZPA - Zgłoszenie Projektu Akademickiego dostępne w Wirtualnym Dziekanacie; Zasady dotyczące dostępu do systemu WF: w przypadku Kół Naukowych, Klubów, Zespołów Artystycznych i Organizacji Akademickich: opiekun oraz przewodniczący + 2 członków zarządu (max 3 studentów) dla organizacji, które realizują co najmniej 20 projektów rocznie lub pozyskują powyżej 50 tys. zł od sponsorów; opiekun oraz przewodniczący + członek zarządu (max 2 studentów) dla organizacji, które realizują co najmniej 10 projektów rocznie lub pozyskują powyżej 10 tys. zł od sponsorów; opiekun oraz przewodniczący (1 student) - standard dla każdej organizacji. w przypadku Stowarzyszeń ich przewodniczący, natomiast jeśli Stowarzyszenie posiada opiekuna to jego opiekun. w przypadku Pozostałych Organizacji ich przewodniczący. Wypełniamy wniosek zamówienia publicznego Po wejściu na stronę wybieramy: WNIOSKODAWCA, a następnie ZŁÓŻ NOWY WNIOSEK. Linia budżetowa (pkt. 3 Pozycja w budżecie ) są zamieszczane w WF przez Kwesturę na podstawie kosztorysu z zatwierdzonego ZPA. Obieg wniosku: 1. Złożenie wniosku przez wnioskodawcę 2. Kontrola I stopnia Dział Obsługi Studentów 3. Kontrola II stopnia zależy od przedmiotu zamówienia 4. Kwestura odpis środków 5. Akceptacja Kwestor 6. Dział Zamówień Publicznych 7. Kierownik zamawiającego Kanclerz.

4 WAŻNE! Data na fakturze nie może być wcześniejsza, niż data zatwierdzenia wniosku przez Kanclerza. KROK TRZECI - Rozliczanie faktur: 1. Opisane faktury, należy dostarczyć do działu wskazanego jako jednostka realizująca zamówienie. GDZIE ZNAJDZIEMY TAKĄ INFORMACJĘ? Otwieramy: Wnioskodawca => konkretny projekt => Dział Zakupów

5 2. Podczas opisywania faktur w miejsce: a) wniosek CPV nr.. wpisujemy nr wniosku (lewy górny róg), b) z dnia wpisujemy datę zaakceptowania wniosku przez Kanclerza. 3. Do każdej faktury dołączamy zaakceptowany, wydrukowany z systemu wniosek. JAK GO ZNALEŹĆ? Otwieramy: Wnioskodawca => konkretny projekt => Wniosek w wersji do wydruku (pełna wersja wniosku, zawiera poszczególne etapy weryfikacji, zaś na ostatniej stronie znajduję się wpis jednostki realizującej zamówienie). UWAGA! Do faktury drukujemy: WERSJĘ SKRÓCONĄ Przykładowy skrócony wniosek: Pozostałe informacje dotyczące wniosków w WF: 1. Zgodę na wydatkowanie środków uzyskują Państwo wyłącznie w momencie zaakceptowania wniosku w WF przez Kanclerza (data akceptacji = oczekiwanie na realizację). Zgodą nie jest data złożenia wniosku w WF przez wnioskodawcę. 2. We wnioskach WF w opisie przedmiotu zamówienia lub celu realizacji należy pamiętać o wpisywaniu nazwy organizacji i nazwy projektu (w celu właściwej identyfikacji organizacji/projektu) oraz daty projektu. 3. By uniknąć zwrotów wniosków w WF na kolejnych etapach akceptacji, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia powinien być naprawdę szczegółowy, np.

6 w przypadku zakupu książek prócz autora i tytułu proszę pamiętać o wpisaniu wydawcy, roku wydania czy oszacowania wartości każdej pozycji; w przypadku druku ulotek/plakatów prócz ilości proszę wpisać wymiar (np. A6), rodzaj papieru (np. kredowy) oraz czy materiał jest drukowany jedno czy dwustronnie; w przypadku usług cateringowych należy określić liczbę uczestników oraz rodzaj cateringu (czy jest to poczęstunek związany z tzw. przerwą kawową, czy dwudaniowy obiad itp.). 4. W związku z działającym na Uczelni programem magazynowo - księgowym należy zwrócić uwagę na następujące kwestie: Dokument RW (Rozchód Wewnętrzny) jest wystawiany na pracownika uczelni (w Państwa wypadku będzie to oczywiście opiekun), a odbioru zamówionego towaru z magazynu oraz podpisu na dokumentach magazynowych będzie mógł dokonać zarówno ww. pracownik, jak i student inicjujący wniosek WF (możliwość zainicjowania wniosku jest równoznaczna z upoważnieniem nadanym przez opiekuna). Dokumenty wystawiane w magazynie (np. RW, PZ) dotyczą wyłącznie zamówień realizowanych przez Dział Zakupów. Dział Zakupów realizuje wszystkie zamówienia powyżej kwoty 1.000,00zł (słownie: jeden tysiąc zł). Niezależnie od wartości Dział Zakupów realizuje wszystkie zamówienia dotyczące wyposażenia (np. tablet, czy drukarka o wartości 200zł też będzie zakupowana wyłącznie przez Dział Zakupów). Jednocześnie Dział Zakupów przypomina, iż ustawa o zamówieniach publicznych nie dopuszcza celowego podziału zamówień w tym samym przedmiocie zamówienia (przykład: nie można wystawić 3 wniosków na zakup 30 szt. notesów po 900zł, zamiast jednego wniosku na zakup 90 szt. notesów w kwocie 2700zł). W związku z powyższym, przed dokonaniem jakichkolwiek zakupów należy zwrócić uwagę na wpisaną we wniosku jednostkę realizującą zamówienie. Jeżeli znajdzie się tam Dział Zakupów (ADZ w punkcie 8) oznacza to, iż zakupów może dokonać wyłącznie tenże dział. KROK CZWARTY - Rozliczenie projektu: Projekt należy rozliczyć po jego zakończeniu (maksymalnie 14 dni od jego zakończenia) wypełniając załącznik nr 8 do Zarządzania Rektora nr 25 z dnia 30 maja 2014r. Następnie złożyć go w Dziale Obsługi Studentów (pokój nr 2, budynek G).