REGULAMIN DZIAŁANIA UCZELNIANYCH ORGANIZACJI STUDENCKICH W SZKOLE WYŻSZEJ PSYCHOLOGII SPOŁECZNEJ

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Rektora SWPS nr 7/2014 z dnia 11 marca 2014 r. REGULAMIN DZIAŁANIA UCZELNIANYCH ORGANIZACJI STUDENCKICH W SZKOLE WYŻSZEJ PSYCHOLOGII SPOŁECZNEJ 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Niniejszy regulamin (dalej jako: Regulamin) reguluje powstawanie i działalność uczelnianych organizacji studenckich (dalej jako: Organizacje) w Szkole Wyższej Psychologii Społecznej (dalej jako: SWPS). 2. Podstawą prawną powstawania i działania organizacji studenckich są: a art. 204 i art. 205 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 572, ze zm.), b 62 ust. 2 pkt 3 Statutu Szkoły Wyższej Psychologii Społecznej, c 6 ust. 1 pkt 4 Regulamin studiów w Szkole Wyższej Psychologii Społecznej (Uchwała nr 12/2012 senatu SWPS z dnia 24 kwietnia 2012 roku), d art. 40 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (t.j. Dz.U poz.79 nr 855), e Statut właściwej Organizacji. TWORZENIE I DZIAŁANIE ORGANIZACJI STUDENCKICH 2 ZASADY OGÓLNE 1. Organizacją studencką jest każda grupa studentów (minimum trzy osoby) pragnących poprzez zorganizowaną działalność realizować wspólne cele i zainteresowania (w szczególności naukowe, społeczne, artystyczne i turystyczno-rekreacyjne), która posiada statut, złożyła wymagane dokumenty oraz uzyskała wpis do Rejestru Uczelnianych Organizacji Studenckich SWPS. 2. Zawarte w statucie organizacji studenckiej cele powinny być zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi, normami etycznymi, Regulaminem oraz statutem SWPS. 3. Rejestr Organizacji Studenckich SWPS posiada następujące rozdziały: a. Koła Naukowe, b. Organizacje społeczne, c. Organizacje artystyczne, d. Organizacje turystyczno-rekreacyjne, e. Inne organizacje. 4. Członkami Organizacji mogą być wyłącznie studenci SWPS. 5. Absolwenci SWPS, którzy należeli do Organizacji w okresie studiów oraz studenci innych uczelni, mogą współpracować z organizacjami uzyskując status gościa, nie mogą jednak sprawować funkcji we władzach Organizacji oraz uzyskać wsparcia swej aktywności z funduszy SWPS Strona 1 z 6

2 6. Organizacje są tworzone na wniosek studentów. 7. Organizacje powstają przy wydziałach za zgodą Dziekana i działają pod jego nadzorem. 8. We wszystkich działaniach związanych z Organizacjami, poza dotyczącymi ich rejestracji oraz wglądu w sprawozdania z ich działalności Dziekan może być reprezentowany przez upoważnionego pracownika Wydziału. O wydaniu takiego upoważnienia Dziekan informuje Rektora SWPS. 9. Opiekunem Organizacji może być jedynie pracownik SWPS, w przypadku koła naukowego ze stopniem naukowym co najmniej doktora. 10. Funkcja Opiekuna organizacji studenckiej jest działalnością społeczną na rzecz SWPS i nie jest dodatkowo wynagradzana. Wszystkie problematyczne kwestie dotyczące działania Organizacji Opiekun rozstrzyga w uzgodnieniu z Dziekanem właściwego Wydziału. 11. Do obowiązków Opiekuna należy: a. inspirowanie i wspieranie merytorycznej działalności studentów, b. monitorowanie przedsięwzięć Organizacji pod względem zgodności ze standardami akademickimi, misją SWPS, prawem oraz zasadami etyki, c. akceptacja sprawozdań z działalności, o których mowa w 7, składanych przez Organizacje Rektorowi, d. opiniowanie projektów Organizacji przedstawionych do finansowania pod względem wartości merytorycznej oraz poprawności budżetowej, e. potwierdzanie odbioru dzieł/zleceń zamawianych w ramach umów zawartych przy realizacji projektów przez Organizacje, które uzyskały dofinansowanie ze środków Uczelni lub się samofinansują. 12. Organizacja reprezentowana jest we wszystkich sprawach wobec władz SWPS oraz Samorządu Studenckiego przez Przewodniczącego. Przewodniczącym Organizacji może zostać każdy student SWPS będący członkiem danej Organizacji i nie zawieszony w prawach studenta. 13. Organem rejestrującym i prowadzącym rejestr uczelnianych organizacji studenckich (dalej jako: Rejestr) jest Rektor SWPS. 14. Rejestr zawiera: a. datę wpisu, b. pełną nazwę Organizacji, c. nazwę Wydziału, przy którym Organizacja działa, d. imię i nazwisko oraz telefon i adres przewodniczącego Organizacji, e. imię i nazwisko oraz telefon i adres opiekuna Organizacji. f. adres do kontaktów w ramach uczelni 15. W celu zarejestrowania Organizacji należy złożyć w Biurze Rektora następujące dokumenty: a. wniosek o rejestrację wraz z oświadczeniem Opiekuna o podjęciu się tej funkcji oraz zgodą Dziekana Wydziału, przy którym Organizacja zostanie powołana (formularz rejestracyjny stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu), b. statut Organizacji (przykładowy wzór statutu - załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu). Strona 2 z 6

3 16. O rejestracji Organizacji w Rejestrze lub odmowie rejestracji decyduje Rektor. 17. Działalność Organizacji rozpoczyna się od momentu wpisania jej do Rejestru Organizacji Studenckich SWPS. Przewodniczący Organizacji, w terminie 7 dni od dnia zakończenia działalności przez Organizacje składa do Rektora wniosek o wykreślenie Organizacji z Rejestru. 18. O zmianach dotyczących Organizacji Przewodniczący informuje Biuro Rektora, składając na piśmie: a. wniosek o zmianę danych w rejestrze, b. zgodę Dziekana Wydziału, przy którym Organizacja działa. 12. Zgłoszeniu podlegają zmiany dotyczące: a. Przewodniczącego, b. Opiekuna, c. Nazwy, która powinna być wpisana w statucie Organizacji z zaznaczeniem, że jest to kontynuacja Organizacji działającej pod poprzednią nazwą, d. Statutu, którego zmiany wymagają konsultacji z Biurem Prawnym SWPS. 13. Po zgłoszeniu zmian, o których mowa w 2 pkt 12, Rektor wydaje decyzję o zmianie danych w Rejestrze. Dopiero od momentu wydania nowej decyzji Organizacja może podjąć działalność zgodnie z zatwierdzonymi zmianami. FINANSOWANIE DZIAŁALNOŚCI ORGANIZACJI STUDENCKICH 3 ZASADY OGÓLNE 1. Organizacje nie mogą prowadzić ani wspierać działalności zarobkowej. 2. Zarejestrowane Organizacje mają prawo do nieodpłatnego wykorzystywania do celów statutowej działalności sal dydaktycznych SWPS. Rezerwacja sali następuje na wniosek Przewodniczącego Organizacji skierowany do Działu Organizacji Zajęć Dydaktycznych SWPS. 3. Organizacje mogą starać się o dofinansowanie swojej działalności ze środków uczelnianego FUNDUSZU NA AKTYWNOŚĆ STUDENCKĄ (dalej jako: Fundusz), którym dysponuje Prorektor ds. dydaktyki. Środki w ramach Funduszu są w 70% przeznaczone dla kół naukowych, których działalność jest dla SWPS priorytetowa, a w 30% dla pozostałych organizacji. 4. Organizacje mogą starać się wyłącznie o dofinansowanie określonych projektów, to znaczy przedsięwzięć posiadających określony cel, termin realizacji, program i harmonogram działań. Uzyskane środki finansowe mogą być przeznaczone wyłącznie na usługi i materiały niezbędne do realizacji projektów. 5. Maksymalne dofinansowanie jednego projektu wynosi 1 500,00 zł. Strona 3 z 6

4 6. O dofinansowanie projektów mogą ubiegać się wyłącznie Organizacje, które są aktualnie zarejestrowane w Rejestrze oraz złożyły sprawozdanie i rozliczyły finansowo projekty, których czas realizacji upłynął. 7. Organizacje mogą prowadzić projekty samofinansujące się częściowo (w połączeniu z dotacją z uczelnianego Funduszu) lub całkowicie, np. na bazie opłat pobieranych od uczestników planowanych wydarzeń. Dofinansowanie projektów samofinansujących się częściowo tak jak w przypadku wszystkich innych projektów może wynosić maksymalnie 1 500,00 zł. 8. Wniosek o dofinansowanie projektu składa Przewodniczący Organizacji i opiniuje jej Opiekun. 9. Wnioski o dofinansowanie projektów są składane w roku akademickim w okresie październik czerwiec do 15-go dnia każdego miesiąca w sekretariacie Prorektora ds. dydaktyki oraz równocześnie przesyłane do wiadomości Dziekana właściwego Wydziału. 10. Wniosek o dofinansowanie projektu składany jest na formularzu (którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu). 11. Prorektor ds. dydaktyki podejmuje decyzję w sprawie wniosku w terminie 2 (dwóch) tygodni od daty, o której mowa w ust. 9. Planowane rozpoczęcie projektu przed upływem tego terminu nie może być powodem ubiegania się o przyspieszenie decyzji. 12. Środki w ramach Funduszu przydzielane są z uwzględnieniem następujących priorytetów SWPS: a. Działania Organizacji, które systematycznie prezentują swoją działalność społeczności SWPS na platformie CZAS. b. Działania angażujące znaczną liczbę studentów, o zasięgu ogólnouczelnianym, regionalnym, ogólnopolskim, międzynarodowym. c. Badania naukowe i analizy danych związane tematycznie z profilem Organizacji. d. Aktywny udział (grupowy lub indywidualny) w konferencjach, seminariach i innych imprezach związanych z tematyką działalności Organizacji. e. Wydarzenia budujące pozytywny wizerunek SWPS w mediach, w środowisku akademickim lub społecznym. f. Imprezy cykliczne. g. Wydarzenia zaopiniowane przez Samorząd Studencki jako szczególnie wartościowe dla środowiska studenckiego SWPS. h. Wydarzenia organizowane we współpracy z instytucjami lub osobami, których dotychczasowy udział w działalności SWPS lub na szerszym forum społecznym budzi uznanie. 13. Dotacje przyznawane są w miarę dostępnych środków Funduszu. W związku z ograniczoną ilością dostępnych środków, lub w związku z negatywną oceną zasadności niektórych pozycji z kosztorysu projektu, przyznane finansowanie może być niższe niż kwota wnioskowana, a także niektóre przedstawione we wniosku wydatki mogą być wyłączone z finansowania. 14. Przyznane środki mogą być wydane wyłącznie na cele objęte decyzją o finansowaniu. 15. Przyznane środki są rezerwowane na czas podany we wniosku jako okres realizacji projektu. Po upływie tego czasu środki niewykorzystane (tj. nierozliczone) automatycznie wracają do puli Funduszu i są przeznaczone na realizację zgłaszanych na bieżąco projektów. Strona 4 z 6

5 4 ODMOWA FINANSOWANIA PROJEKTÓW 1. Odmowa finansowania będzie dotyczyć: a. Przedsięwzięć o charakterze komercyjnym; b. Środków trwałych, np. książek, mebli, sprzętu elektronicznego; c. Publikacji czasopism studenckich; d. Wydatków niepowiązanych z żadnym określonym projektem. e. Wydatków poniesionych przez Organizację przed uzyskaniem decyzji co do dofinansowaniu projektu, jeśli projekt lub ten określony wydatek nie otrzyma finansowania. 2. Wnioski o dofinansowanie niespełniające pod względem merytorycznym lub formalnym zasad podanych w niniejszym Regulaminie zostaną zwrócone do poprawy i po ponownym złożeniu będą rozpatrzone dopiero w kolejnym terminie przyjmowania wniosków. 5 ROZLICZANIE DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW 1. Na podstawie zgody Prorektora ds. dydaktyki na organizację konferencji/imprezy samofinansującej się całkowicie lub częściowo Przewodniczący Organizacji występuje do Kwestora SWPS o otworzenie konta, na które będą wpływały pozyskiwane środki (np. opłaty od uczestników) oraz o wskazanie komórki kosztowej. 2. Osobą reprezentującą Uczelnię przy zawieraniu umowy dotyczącej prac wykonanych na rzecz projektu Organizacji, który uzyskał finansowanie, jest Prorektor ds. dydaktyki. 3. Pracownikiem upoważnionym do potwierdzenia odbioru prac wykonanych na rzecz projektu Organizacji za strony SWPS jest Opiekun Organizacji. 4. Druki umów o dzieło i zlecenie dostępne są w Sekcji Umów i Zleceń SWPS. Są pobierane przez Przewodniczącego Organizacji. Kontakt: p. Bożena Kwiatkowska (bkwiatkowska@swps.edu.pl) lub p. Małgorzata Pietrulińska (mpietrulinska@swps.edu.pl). Nadanie numeru i rejestrację umowy wykonuje Dział Personalny sekcja ds. umów cywilnoprawnych. 5. Przy sporządzeniu umowy wymagany jest dokładny, wyczerpujący opis przedmiotu umowy oraz określenie, w jakiej formie dzieło/praca będzie wykonana (np. drukowane, na płycie CD lub innym nośniku danych). 6. Po wykonaniu dzieła należy je dostarczyć w ciągu 3 dni we wskazanej formie do sekretariatu Prorektora ds. dydaktyki wraz z wystawionym rachunkiem. 7. Dane do faktury: Szkoła Wyższa Psychologii Społecznej, ul. Chodakowska 19/31, Warszawa; NIP: Faktury (rachunki, delegacje) wraz z ich dokładnym opisem i potwierdzeniem Przewodniczącego Organizacji są przyjmowane w biurze Prorektora ds. dydaktyki. Strona 5 z 6

6 9. Wartość przedstawionych do rozliczenia faktur (rachunków, delegacji) nie może przekroczyć przyznanej w ramach dofinansowania kwoty. 10. Za rozliczenie projektu uznaje się złożenie przez Przewodniczącego Organizacji w sekretariacie Prorektora ds. dydaktyki wypełnianego sprawozdania Rozliczenie projektu Organizacji Studenckiej (którego wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu) i jego przyjęcie przez Prorektora ds. dydaktyki. Sprawozdanie powinno być złożone bezpośrednio po zakończeniu projektu, tj. bezpośrednio po upływie wskazanego we wniosku okresu realizacji projektu. 6 DOFINANSOWANIE INDYWIDUALNEJ DZIAŁALNOŚCI NAUKOWEJ STUDENTÓW 1. Studenci SWPS mogą starać się o dofinansowanie z Funduszu swojej indywidualnej działalności naukowej. Dofinansowane może dotyczyć: a. aktywnego udziału w konferencji naukowej, b. indywidualnego projektu badawczego. 2. Student składa wniosek o dofinansowanie działań indywidualnych i rozlicza otrzymaną dotację z Funduszu wg tych samych zasad jak Organizacje ( 3-5) z tym, że w przewidzianych Regulaminem procedurach zamiast Opiekuna Organizacji występuje indywidualny Opiekun Projektu pracownik SWPS ze stopniem naukowym co najmniej doktora. 3. W przypadku ubiegania się studenta o dofinansowanie wyjazdu na konferencję wymagane jest dołączenie do wniosku dokumentu poświadczającego jego aktywny udział (zaproszenie do przedstawienia prezentacji lub akceptacja zgłoszonej prezentacji). SPRAWOZDANIA Z DZIAŁALNOŚCI ORGANIZACJI STUDENCKICH 7 ZASADY OGÓLNE 1. Wszystkie Organizacje studenckie zobowiązane są do składania do dnia 30 października każdego roku Rektorowi sprawozdania z działalności, zaakceptowanego przez zgromadzenie członków i Opiekuna. 2. Sprawozdanie powinno zawierać: a. listę członków Organizacji oraz gości; b. opis działań Organizacji w poprzednim roku akademickim, a w szczególności przedsięwzięć dofinansowanych przez SWPS oraz ze środków pozyskanych samodzielnie (jeśli dotyczy), ze wskazaniem ilu studentów SWPS i innych osób uczestniczyło w wydarzeniu, c. akceptację Opiekuna. 3. Obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania w terminie spoczywa na Przewodniczącym Organizacji. 4. Sprawozdanie przygotowane na odpowiednim formularzu (którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu) jest składane w Biurze Rektora oraz przekazywane do wiadomości Dziekanowi właściwego wydziału, przy którym Organizacja działa. Strona 6 z 6