PRZEWODNIK. Realizacja prac zleconych w Uniwersytecie Jagiellońskim. Centrum Innowacji, Transferu Technologii i Rozwoju Uniwersytetu (CITTRU)

Transkrypt

1 PRZEWODNIK Realizacja prac zleconych w Uniwersytecie Jagiellońskim Centrum Innowacji, Transferu Technologii i Rozwoju Uniwersytetu (CITTRU) Uniwersytet Jagielloński Kraków 2009

2 PRACE ZLECONE Czym są prace zlecone? Decydując się na wykonanie pracy zleconej uczelnia zobowiązuje się wykonać określone badania lub inne usługi na rzecz podmiotu zewnętrznego w zamian za określone w umowie wynagrodzenie. Prace te stanowią najłatwiejszy sposób uzyskania przez uniwersytety dodatkowych, pozapublicznych przychodów. Wiele europejskich uczelni juŝ wiele lat temu zwróciło uwagę na ten element współdziałania uniwersytetów z otoczeniem gospodarczym. RównieŜ w Polsce wiele uczelni (głównie technicznych) posiada bogate tradycje współpracy z przemysłem. W odróŝnieniu od transferu wiedzy i technologii (poprzez sprzedaŝ lub udzielanie licencji praw własności intelektualnej albo tworzenie spółek spin-off), wykonywanie prac zleconych przez pracowników uczelni nie jest obarczone wysokim ryzykiem niepowodzenia i niepewnością co do wysokości zysków. Jakie są korzyści dla pracownika, jego zakładu/wydziału/jednostki? Wykonywanie przez uniwersytet prac na zlecenie firm lub innych instytucji ma sens tylko, jeśli ta współpraca będzie nie tylko przynosić korzyści społeczeństwu poprzez ułatwienie wprowadzania na rynek nowych produktów i usług opartych na myśli naukowej wiodącej polskiej uczelni. Prace zlecone mogą stanowić teŝ źródło dodatkowego, znaczącego dochodu dla pracowników zaangaŝowanych w ich wykonywanie. Ponadto mechanizm przekazywania części kosztów pośrednich i zysku zapewnia przychód dla jednostek w których prowadzone są prace. Procedura daje równieŝ moŝliwość przekazywania części przychodu dla określonego instytutu, zakładu albo katedry środki te mogą zostać wykorzystane np. na zakup nowych urządzeń, pomocy naukowych lub zagospodarowane w inny sposób. Prace zlecone przynoszą teŝ korzyść w postaci nawiązywania kontaktu nauki z biznesem, co moŝe zaowocować wspólnymi projektami badawczymi. 2

3 PROCEDURA ZGŁASZANIA I USTALANIA WARUNKÓW REALIZACJI PRAC ZLECONYCH W UNIWERSYTECIE JAGIELLOŃSKIM W jakim celu wprowadzono procedurę? Aby współpraca z podmiotem zewnętrznymi (a szczególnie sektorem prywatnym) mogła być rozwijana, niezbędne jest stworzenie przejrzystych reguł, a przede wszystkim wyznaczenie ścieŝki administracyjnej ułatwiającej pracownikom szybkie ustalenie warunków realizacji pracy zleconej oraz podpisanie umowy z zamawiającym. Z tego powodu po uregulowaniu procedury dotyczącej ochrony i zarządzania własnością intelektualną, kolejnym krokiem na rzecz otwarcia uczelni na współpracę z gospodarką, jest uporządkowanie kwestii prac zleconych. Kogo dotyczą zawarte w niej postanowienia? Procedura prac zleconych dotyczy wszystkich pracowników UJ (za wyjątkiem pracowników Collegium Medicum UJ). NaleŜy ją stosować w odniesieniu do badań naukowych lub innych usług badawczych, zatem szczególne znaczenie będzie miała dla pracowników naukowych. Jakich prac dotyczy procedura? Procedura przyjęta w UJ wymienia przykładowe rodzaje badań naukowych oraz innych usług badawczych wykonywanych na zlecenie podmiotu zewnętrznego (np. firmy, ministerstwa), które naleŝy rozumieć jako prace zlecone. Są to w szczególności: ekspertyzy, analizy, opinie, raporty, publikacje, szkolenia. WaŜnym wyjątkiem w którym nie zachodzi potrzeba stosowanie procedury są zlecenia i umowy odzieło wykonywane przez indywidualnego pracownika UJ na zamówienie np. jednostki szkolnictwa wyŝszego, jednostki PAN lub organu szkolnictwa wyŝszego (np. Państwowej Komisji Akredytacyjnej). Zlecenia polegające na sporządzeniu przez pracownika UJ opinii, recenzji (np. recenzji pracy doktorskiej lub habilitacyjnej) lub oceny nie podlegają zatem regułom przewidzianym w procedurze. 3

4 Firma chce ze mną współpracować co teraz? (procedura) ZGŁOSZENIE PRACY ZLECONEJ 1. Zgłoszenie przez Zamawiającego zainteresowania realizacją prac zleconych 2. Powiadomienie przez pracownika przełoŝonego i wyznaczenie Kierownika pracy zleconej 3. ZłoŜenie przez Kierownika pracy zleconej Formularza Pracy Zleconej w CITTRU USTALENIE WARUNKÓW WYKONANIA PRACY ZLECONEJ 1. Przygotowanie oferty UJ na podstawie Formularza we współpracy z CITTRU 2. Weryfikacja warunków realizacji pracy zleconej przez Kierownika CITTRU i akceptacja przez Kwestora UJ 3. Ewentualne negocjacje z Zamawiającym i akceptacja ostatecznych warunków przez Kierownika jednostki, Kierownika CITTRU i Kwestora UJ PODPISANIE UMOWY Z ZAMAWIAJĄCYM 1. Przygotowanie umowy w CITTRU (opinia radców prawnych UJ oraz akceptacja ostatecznej treści przez Kierownika CITTRU) 2. Podpisanie umowy przez UJ, a następnie Zamawiającego 3. Podpisanie pełnomocnictwa dla Kierownika pracy zleconej 4. Rejestracja umowy w CITTRU i przekazanie do Działu Rozliczeń i Finansowania Projektów Naukowych WYKONANIE PRACY ZLECONEJ 1. Wykonanie pracy przewidzianych w umowie 2. Wystawienie przez UJ faktury VAT 3. Raport końcowy składany w CITTRU Jak przygotować ofertę pracy zleconej? Ofertę UJ przygotowuje CITTRU. Jej podstawowym elementem jest jednak kosztorys wykonania pracy oraz opis pracy, których przygotowanie naleŝy do obowiązków Kierownika pracy zleconej. 4

5 W przygotowywanym kosztorysie naleŝy uwzględnić w kategorii kosztów bezpośrednich następujące rodzaje kosztów: Wynagrodzenia z pochodnymi, Materiały i odczynniki, Aparaturę, Usługi obce, PodróŜe słuŝbowe oraz inne koszty, jeśli planowane wydatki nie znajdują się w ww. kategoriach. Zazwyczaj umowy dotyczące prac zleconych zawierają postanowienia przenoszące majątkowe prawa autorskiej na Zamawiającego. Dlatego szacując płacę dla wykonawców prac, naleŝy zadbać, aby stanowiły one nie tylko godziwe wynagrodzenie za realizację zadań, ale równieŝ rekompensatę za przekazanie praw autorskich zamawiającemu. Na podstawie sumy kosztów bezpośrednich oblicza się koszty pośrednie w wysokości 10-20% (decyzję w sprawie wysokości kosztów pośrednich podejmuje Kwestor UJ akceptując warunki wykonania pracy zleconej). Koszty pośrednie są dzielone pomiędzy budŝet Wydziału albo innej jednostki w której wykonywane są prace zlecone (30%) oraz budŝet centralny UJ (70%). Są one uzasadnione stałymi kosztami administracyjnymi związanymi z wykonowanie prac zleconych. Koszty bezpośrednie są teŝ podstawą do obliczenia zysku (w wysokości 10%). Zysk jest równieŝ dzielony, ale w sposób zdecydowanie bardziej korzystny dla Wydziału albo innej jednostki w której wykonywane są prace zlecone (Wydział - 70%, budŝet centralny UJ 30%). Ponadto, Dziekan Wydziału powinien skierować część środków z kategorii Zysku bezpośrednio do jednostki (instytutu, zakładu, katedry) w której wykonywane były prace. Dzięki temu oprócz dodatkowego wynagrodzenia, pracownicy naukowi UJ mogą zyskać nowe źródło finansowania dla najpotrzebniejszych wydatków zespołów badawczych. Usługi obce i procedura zamówień publicznych w realizacji pracy zleconej jakie zasady obowiązują? Do obowiązków Kierownika pracy zleconej naleŝy zadbanie, aby wszystkie czynności w ramach wykonywanej pracy były wykonywane zgodnie z obowiązującymi na UJ procedurami w zakresie zamówień publicznych oraz aby w przypadkach, ltóre tego wymagają stosowna dokumentacja była przekazywana do Biura Zamówień Publicznych. Dokładne zasady dotyczące zamówień znadują się w Zarządzeniu nr 70 Rektora UJ z r. w sprawie realizacji ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, a niezbędne formularze są dostępne na stronie: Rozliczanie badań zleconych Jednostką odpowiedzialną za bieŝące rozliczanie prac zleconych jest Dział Rozliczeń i Finansowania Projektów Naukowych. Do obowiązków Kierownika pracy zleconej naleŝy współpraca z ww. Działem, a w szczególności niezwłoczne przekazywanie wszystkich wymaganych dokumentów i informacji. 5

6 Kierownik pracy zleconej posiada pełnomocnictwo Rektora UJ do zaciągania zobowiązań związanych z realizacją pracy zleconej (np. zawierania umów o dzieło). Podstawą do zapłaty przez Zamawiającego wynagrodzenia na rzecz UJ jest faktura VAT, którą wystawia UJ po stwierdzeniu (zgodnie z umową dotyczącą pracy zleconej) wykonania pracy. Po wykonaniu pracy zleconej, Kierownik pracy zleconej ma obowiązek złoŝyć w CITTRU podpisany raport w którym znajdzie się zwięzły opis wykonanych prac i określenie zgodności wykonanych prac z harmonogramem i zakresem przewidzianym w umowie. Osoby i jednostki do kontaktu: CITTRU: Krystian Gurba, specjalista ds. prawnych Centrum Innowacji, Transferu Technologii i Rozwoju Uniwersytetu ul. Czapskich 4, Kraków Tel krystian.gurba@uj.edu.pl Dział Rozliczeń i Finansowania Projektów Naukowych: Tel Dorota Kłyś, kierownik Działu 6