Instrukcja systemu Archiwum Prac Dyplomowych (APD)

Transkrypt

1 Instrukcja systemu Archiwum Prac Dyplomowych (APD) dla Studenta Autora pracy 1. Informacje ogólne APD to Archiwum Prac Dyplomowych powiązane z systemem USOS i USOSWEB. Służy do przechowywania i weryfikacji prac dyplomowych studenta. Proces składania, zatwierdzania i drukowania pracy dyplomowej przedstawia się następująco: Pracownik dziekanatu w systemie USOS wprowadza podstawowe informacje o pracy dyplomowej (tytuł pracy dyplomowej w języku oryginału, dane Opiekuna pracy/ Promotora, dane Autora pracy, dane Recenzenta / ów pracy jeśli na tym etapie pracy są określeni). Pracownik dziekanatu uruchamia proces obsługi pracy dyplomowej. Dane o pracy trafiają do systemu APD na listę zadań do Autora pracy i tym samym zostaje zainicjonowany proces wprowadzania pracy. Wszystkie kroki procedury następują po sobie i nie mogą być uruchomione bez zakończenia wcześniejszego działania. 1

2 2. Logowanie do systemu APD Na stronie w prawym górnym rogu należy kliknąć w zaloguj się (1), system automatycznie przekieruje do strony Centralnego Systemu Logowania Na stronie Centralnego Systemu Logowania należy wpisać Identyfikator i Hasło - takie jak do USOSWEB (2), po kliknięciu ZALOGUJ nastąpi powrót do strony APD na konto Studenta. 2

3 Dla ułatwienia dostępu do systemu APD link do strony podpięty jest również na stronie w zakładce Aktualności pod nazwą Archiwum Prac Dyplomowych. Jeżeli Student jest zalogowany w USOSweb to po kliknięciu na Archiwum Prac Dyplomowych automatycznie zostanie przeniesiony na stronę APD jako użytkownik zalogowany (bez ponownej weryfikacji Identyfikatora i Hasła przez Centralny System Logowania). Powiązanie systemów działa również analogicznie ze strony APD do USOSweb. Po wejściu na stronę APD w zakładce INFORMACJE podpięty jest link do strony USOSWEB. 3

4 3. Krok 1 pracy Autor pracy wpisywanie danych pracy Po zalogowaniu do APD, Student od razu przekierowany jest do zakładki MOJE PRACE. Ta strona zawiera prace Studenta: - lewa tabela Prace dyplomowe to lista wszystkich prac Studenta, - prawa tabela Zadania to lista prac dla których Student ma do wykonania zadania. Student otrzymuje powiadomienie na swój adres (zgodny z USOSweb) o otrzymaniu Zadania dla pracy w systemie APD. W celu rozpoczęcia procesu uzupełniania pracy przez Studenta należy w prawej tabeli Zadania kliknąć na tytuł pracy (4). W tym momencie zaczyna się właściwy proces obiegu pracy w systemie APD krok 1 Autor pracy: wpisanie danych pracy. Etap pracy przedstawiony jest zawsze na Statusie pracy pogrubioną czcionką (5). Do zadań Studenta (Autora pracy) na kroku 1, zgodnie z załącznikiem nr 1 do Zarządzeniem nr 68 Rektora Uniwersytetu Łódzkiego z dnia r, należy uzupełnić: 1. Tytuł pracy dyplomowej (6): - w języku angielskim w przypadku pracy pisanej w języku innym niż angielski, - w języku polskim w przypadku pracy pisanej w języku innym niż polski. 2. Streszczenie (7) pracy w języku polskim i angielskim, dodatkowo w języku oryginału w przypadku pracy pisanej w języku innym niż polski i angielski. 3. Słowa kluczowe (8) pracy w języku polskim i angielskim, dodatkowo w języku oryginału w przypadku pracy pisanej w języku innym niż polski i angielski. 4

5 Po uzupełnieniu wszystkich danych należy zapisać je klikając przycisk ZAPISZ DANE PRACY. Przycisk ten mieści się w prawym dolnym i górnym rogu (9). W celu przejścia do kolejnego kroku 2 Autor pracy: przesyłanie plików z pracą należy kliknąć przycisk PRZEJDŹ DO DODAWANIA PLIKÓW (10). Po wykonaniu tego przejścia można będzie jeszcze wrócić do edycji danych i poprawić wprowadzone informacje. 5

6 4. Krok 2 pracy Autor pracy: Przesyłanie plików z pracą Po każdym przejściu na kolejny krok pracy system APD wysyła z powiadomieniem do użytkownika do którego praca trafia z zadaniem do wykonania na niej zakładka MOJE PRACE prawa tabela Zadania (12). O przejściu z kroku 1 na 2 Student otrzyma powiadomienie na (zgodny z USOSweb). W celu wykonania zadania Student w prawej tabeli Zadania powinien kliknąć w tytuł pracy, co spowoduje otwarcie strony z pracą na kroku nr 2 (12). Na kroku 2 Autor pracy (Student) ma za zadanie dodanie do pracy plików - aby to wykonać należy kliknąć na Dodaj Pliki (12) umieszczone w prawym dolnym rogu strony. 6

7 Dodawanie plików do pracy odbywa się poprzez zakładkę Pliki związane z pracą. Aby dodać pracę należy w zakładce Dodaj plik (13): 1. Wybrać Rodzaj czy plik to Praca czy Inny (dla pozostałych załączników dla pracy). 2. Załączyć Plik klikając w przycisk Wybierz Plik: - Student dodaje pracę dyplomową jako plik Praca w postaci jednego pliku w formacie PDF. Jeżeli plik pracy jest w innym formacie należy za pomocą zapisz jako zmienić jego rozszerzenie na PDF. - ewentualne załączniki do pracy dodawane są jako pliki Inne w formie jednego pliku archiwum w formacie RAR, ZIP, 7Z. 3. Wybrać Język zawartości w jakim napisana jest praca. 4. Dodać Opis dla załączanego pliku np. praca, ankieta etc. 5. Na koniec należy kliknąć DODAJ DO ZESTAWU (14). Pliki dołączane do pracy każdorazowo grupowane są w tzw. 1 Zestaw. Do każdego Zestawu oprócz plików można dołączyć link poprzez zakładkę Dodaj adres URL (15) oraz Dodaj opis miejsca fizycznego występowania pracy (16). Jeden Zestaw może zawierać max. 10 plików. Na tym etapie każdy dołączony plik można podmienić poprzez Edytuj dane, Usuń lub pobrać Wersja do druku. Na górze strony pod Lista zestawów zamieszczone są dwa komunikaty wyjaśniające czym jest Zestaw oraz co to jest Mechanizm kontroli zgodności pracy przesłanej do APD z wersją papierową złożoną w dziekanacie (17): 7

8 Pliki pracy i inne załączniki grupowane są w zestawy. Niektóre typy prac pozwalają na zarchiwizowanie więcej niż jednego zestawu - kolejne zestawy odpowiadają wtedy kolejnym wersjom pracy. Nowy zestaw tworzony jest w momencie, gdy opiekun kieruje pracę do poprawy. Autorzy modyfikują wówczas nowy zestaw, natomiast poprzednie zestawy są zachowywane jako historia taj wersji pracy. Zestaw może obejmować pliki przesłane do APD, adresy URL miejsc występowania pracy oraz tekstowe opisy takich miejsc. Gdy skończysz edytować listę plików, kliknij link wróć do pracy, aby powrócić do poprzedniej strony. Mechanizm kontroli zgodności pracy przesłanej do APD z wersją papierową złożoną w dziekanacie jest włączony! Działanie mechanizmu jest następujące: Po zatwierdzeniu pracy przez opiekuna, autor pobiera z systemu zmodyfikowaną wersję wgranego wcześniej pliku PDF oznaczonego jako Praca. Wersja ta zawiera numery kontrolne nałożone na wszystkie strony dokumentu (z wyjątkiem kilku początkowych). W chwili pobierania pliku kilka z tych numerów zostaje wylosowanych i zapisanych w bazie danych. Autor drukuje pracę pobraną z systemu i składa ją w dziekanacie. Pracownik dziekanatu weryfikuje zgodność numerów zapisanych w bazie ze złożoną wersją papierową. Wersję z numerami kontrolnymi można pobrać tylko dla plików PDF oznaczonych jako Praca i znajdujących się w ostatnim zestawie. Losowe numery kontrolne są wybierane i zapisywane w bazie za każdym razem, gdy plik jest pobierany. Zapisywane są tylko numery ostatnio pobranego pliku. Jeśli istnieje więcej niż jeden plik, dla którego można pobrać wersję z numerami kontrolnymi, to plik, który ma zostać złożony w dziekanacie, należy pobrać jako ostatni. Wersję z numerami kontrolnymi można pobrać za pomocą linku Wersja do druku umieszczonego pod nazwą pliku. Na koniec po załączeniu wszystkich plików do Zestawu należy powrócić do strony pracy Kroku 2 poprzez kliknięcie wróć do pracy (18). 8

9 Po dodaniu plików Autor pracy może cofnąć pracę do poprawy na Krok 1 za pomocą przycisku WRÓĆ DO EDYCJI DANYCH (19). Po wykonaniu tego przejścia będzie można poprawić wprowadzone w poprzednim kroku dane. Powrót do edycji nie spowoduje utraty zmian dokonanych w obecnym kroku. Jeżeli dane pracy oraz załączone pliki są poprawne i Student chce przesłać pracę do weryfikacji przez Opiekuna pracy należy kliknąć przycisk PRZEKAŻ DO ZATWIERDZENIA PRZEZ OPIEKUNA (20). Wykonując to przejście praca zostaje przekazana do akceptacji przez Opiekuna - Krok 3 Kierujący pracą. Opiekun automatycznie otrzyma na swój adres (zgodny z USOSweb) powiadomienie o otrzymaniu pracy od Studenta. Opiekun może pracę przekazać Studentowi do poprawy na: Krok 1 celem uzupełnienia/ poprawy dodanych informacji o pracy. Krok 2 celem poprawy dodanych plików: Uwaga: Opiekun pracy może przesłać pracę do poprawy Autorowi w dwóch wariantach: - tak aby Student mógł ponownie otworzyć do edycji ostatni dodany zestaw plików lub - Student nie mógł ponownie otworzyć do edycji ostatniego dodanego Zestawu plików. W takiej sytuacji aby dodać nowy plik Student będzie musiał utworzyć kolejny Zestaw plików. Liczba Zestawów, które może utworzyć wynosi max

10 Przesyłanie do poprawy od Opiekuna do Autora pracy może odbywać się wielokrotnie aż do momentu pozytywnego zatwierdzenia pracy przez Promotora. Jeżeli Opiekun pracy na Kroku 3 pozytywnie zaopiniuję pracę dyplomową, zweryfikuje ją przez system antyplagiatowy a następnie zatwierdzi to praca zostanie przesłana do Recenzentów na Krok 4. O zmianie statusu pracy (przejścia pracy na kolejny krok) Autor pracy będzie otrzymywał automatyczne powiadomienie z systemu APD. Student może również śledzić dalsze kroki na jakich znajduje się jego praca dyplomowa w systemie poprzez kliknięcie w zakładce MOJE PRACE w lewej tabeli Prace dyplomowe na tytuł pracy. Otwarty wówczas zostanie podgląd strony pracy z pogrubionym opisem kroku na którym praca się znajduje, jednak Student nie będzie miał możliwości dokonywania modyfikacji. O dokonaniu ostatecznego zatwierdzenia przez Promotora pracy dyplomowej w systemie APD Autor pracy otrzyma stosowne powiadomienie z systemu, że praca gotowa jest do obrony. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do Zarządzeniem nr 68 Rektora Uniwersytetu Łódzkiego z dnia r. Student zobowiązany jest wydrukować ostateczną wersję pracy dyplomowej z systemu APD. W tym celu Autor pracy po zalogowaniu się na swoje konto w APD w zakładce MOJE PRACE w lewej tabeli Prace dyplomowe po kliknięciu na tytuł pracy otworzy stronę pracy na 5 kroku Praca gotowa do obrony. Jest to końcowy status pracy, z którego nie można już powrócić do poprzednich kroków. W 5 kroku na stronie pracy wyświetlane są wszystkie wprowadzone dane, przesłane pliki pracy (pogrupowane w Zestawy) oraz wystawione recenzje, ale żadnego z tych elementów nie można już edytować. Student drukuje ostateczną wersję pracy dyplomowej z APD oznaczoną jako Praca z ostatniego dodanego do plików Zestawu poprzez kliknięcie Wersja do druku (21) i składa ją w dziekanacie. Praca ta dla zapewnienia spójności wersji elektronicznej z papierową zawiera numery kontrolne tzw. mechanizm kontroli zgodności pracy przesłanej do APD z wersją papierową złożoną w dziekanacie. Należy pamiętać aby ostateczną wersję pracy dyplomowej (z numerami kontrolnymi) oprócz wydrukowania z APD również pobrać i zapisać na informatycznym nośniku danych (płyta CD). Oba rodzaje pracy (papierową i elektroniczną) należy złożyć w dziekanacie zgodnie z obowiązującymi w uczelni przepisami dołączając do niej wymagane tymi przepisami dokumenty dodatkowe. W przypadku wystąpienia problemów podczas procesu wprowadzania pracy w APD zapraszamy na stronę pomocy oraz kontakt apdhelp@uni.lodz.pl. 10