Zakłady Chemiczne "Police" S.A.

Transkrypt

1 Strona / stron 1 / 24 Karta zmian nr 3 Spis treści 1. Cel Przedmiot Zakres Odpowiedzialność Opis postępowania Programowanie i planowanie zamierzeń inwestycyjnych Zasady przygotowania i zgłaszania tematów do Planu Działalności Inwestycyjnej Opracowanie Planu Działalności Inwestycyjnej (PDI) Informowanie o stanie Planu Działalności Inwestycyjnej Komitet Rozwoju Grupy Składanie wniosków oraz aktualizacji Faza realizacji inwestycji Uczestnicy procesu inwestycyjnego Realizacja budżetu i harmonogramu zadania Dokumentacja Inwestycyjna Weryfikacja projektu technicznego Komisja Odbioru i Oceny Dokumentacji Inwestycyjnej Zaniechanie realizacji zadania inwestycyjnego Roboty inwestycyjne Zamówienia do podmiotów zewnętrznych Rejestracja w Biurze Zarządzania Infrastrukturą Nadzór nad realizacją i monitorowanie inwestycji Odbiór dostaw inwestycyjnych i przekazanie do magazynu Odbiory w poszczególnych etapach realizacji inwestycji Rozruch technologiczny Powołanie Komisji Nadzoru Rozruchu Technologicznego Próby testowe Przedłużenie okresu rozruchu technologicznego...16 Opracował Sprawdził Sprawdził Stanowisko Imię i nazwisko Podpis Data Kierownik Biura Nadzoru i Rozliczeń Inwestycji Dyrektor Departamentu Strategii i Rozwoju Pełnomocnik Dyrektora Generalnego ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania Tadeusz Karpeta Marcin Urbanek January Dąbrowski Zatwierdził Dyrektor Generalny Krzysztof Jałosiński (podpis nieczytelny) (podpis nieczytelny) (podpis nieczytelny) (podpis nieczytelny)

2 Strona / stron 2 / Zmiany projektowe Koszty rozruchu technologicznego Odbiór inwestycji Zadania Komisji Odbiorowej Przekazanie do eksploatacji wstępnej/stałej Rozliczenie robót Rozliczenie inwestycji Realizacja inwestycji pod klucz Inwentaryzacja środków trwałych w budowie Aktualizacja mapy cyfrowej Ocena inwestycji/walidacja Definicje Dokumenty związane Załączniki Instrukcje Załączniki Formularze...24

3 Strona / stron 3 / Cel Celem procedury jest zapewnienie właściwej organizacji procesu inwestycyjnego. 2. Przedmiot Przedmiotem procedury jest tryb postępowania związany z przygotowaniem uruchomieniem, realizacją i rozliczaniem oraz oceną przedsięwzięć polegających na budowie, ulepszaniu, zakupie środków trwałych, nabyciu wartości materialnych i niematerialnych, zwanych dalej inwestycjami Grupie Azoty Zakłady Chemiczne "Police" S.A. Tryby postępowania opisane w niniejszej procedury są zgodne z Instrukcją Zintegrowanego Systemu Zarządzania Inwestycjami w Grupie Kapitałowej AZOTY. 3. Zakres obejmuje swoim zakresem wszystkie komórki organizacyjne Grupy Azoty Zakłady Chemiczne "Police" S.A.. 4. Odpowiedzialność Odpowiedzialność za działania zgodnie z niniejszą procedurą spoczywają: na Dyrektorze Departamentu Korporacyjnego Strategii i Rozwoju Zakładów Azotowych w Tarnowie Mościcach S.A.: - za koordynację fazy przygotowania i planowania inwestycji w Grupie Kapitałowej AZOTY, na Dyrektorze Departamentu Strategii i Rozwoju: - za fazę przygotowania inwestycji i Plan Działalności Inwestycyjnej, - za fazę uruchomienia inwestycji, - za walidację inwestycji, na Kierowniku Projektu - za fazę realizacji, odbiór i przekazanie inwestycji,

4 Strona / stron 4 / Opis postępowania 5.1 Programowanie i planowanie zamierzeń inwestycyjnych Zasady przygotowania i zgłaszania tematów do Planu Działalności Inwestycyjnej W oparciu o: a. Strategię Grupy Kapitałowej AZOTY cele w niej określone, b. zatwierdzone programy celowe (plany jakości, programy środowiskowe, programy BHP), c. wymogi wynikające z uregulowań prawnych, d. potrzeby bieżące, kierownicy komórek organizacyjnych na bieżąco identyfikują potrzeby inwestycyjne w zakresie swojego działania. Departament Strategii i Rozwoju występuje w roli Użytkownika/Wnioskodawcy dla inwestycji nowych (nowe instalacje lub inne wynikłe z realizacji Planu Prac Badawczo Rozwojowych). Kierownik komórki organizacyjnej (Wnioskodawca) na podstawie zidentyfikowanych potrzeb przesyła Wniosek o rozpoczęcie działalności inwestycyjnej F-1/PQ-O-Z03 do Biura Nadzoru i Rozliczeń Inwestycji gdzie rejestrowane są na bieżąco w Bazie Potrzeb Inwestycyjnych (BPI). Wniosek o rozpoczęcie działalności inwestycyjnej wystawiany jest dla inwestycji: mandatowych utrzymania biznesu rozwoju biznesu zakupu gotowych dóbr Zgłoszone potrzeby inwestycyjne podlegają wstępnej ocenie przez Departament Strategii i Rozwoju. Wniosek o rozpoczęcie działalności inwestycyjnej powinien zawierać: określenie celu oraz przedmiotu projektu, wstępne określenie zakresu rzeczowego projektu, wstępne uzasadnienie podjęcia działalności inwestycyjnej, ze wstępną analizą rynkową, wstępne określenie nakładów inwestycyjnych i terminów realizacji, wstępne określenie warunków realizacji, wstępne określenie oddziaływania na środowisko, w tym zagospodarowanie odpadów, wstępne określenie przewidywanych efektów wynikających z realizacji inwestycji. Wnioski o rozpoczęcie działalności inwestycyjnej składane są w terminach: do 31 sierpnia roku poprzedzającego rok planistyczny w przypadku, gdy dla tematu będącego przedmiotem zgłoszenia opracowano konieczną dokumentację techniczną oraz analizy przedinwestycyjne (ekonomiczna, rynkowa, jeżeli są konieczne). do 31 maja roku poprzedzającego następny rok planistyczny w przypadku konieczności opracowania Studium Wykonalności lub Koncepcji Techniczno Ekonomicznej. W ramach fazy przygotowania inwestycji opracowane mogą być między innymi: a. Studium Możliwości, b. Studium Wstępne, c. Koncepcje projektowe, d. Studium Wykonalności, e. Analizy Ekonomiczno Finansowe (Analizy Opłacalności),

5 C/ Strona / stron 5 / 24 f. Projekty procesowe, g. Ekspertyzy itp. realizowane w ramach prac własnych i/lub zlecane na zewnątrz. Jako minimalny zakres dokumentacji w procesie przygotowania i oceny projektów inwestycyjnych (z wyjątkiem małych i prostych projektów) przyjęto Koncepcję Techniczno - Ekonomiczną lub Studium Wykonalności. Koncepcja Techniczno Ekonomiczna powinna zawierać: określenie celu oraz przedmiotu projektu, specyfikację surowców, mediów energetycznych oraz materiałów pomocniczych i źródła zaopatrzenia, zdolność produkcyjną, czas pracy instalacji, program produkcji, specyfikację produktów, opis zastosowanych rozwiązań technicznych wraz ze stosownymi schematami, wskaźniki zużycia surowców, mediów energetycznych oraz materiałów pomocniczych, szczegółowy zakres rzeczowy projektu, w tym specyfikację maszyn i urządzeń, ocenę oddziaływania na środowisko oraz ocenę poziomu bezpieczeństwa technicznego, zagadnienia ochrony ppoż., ocenę wielkości zatrudnienia, zagadnienia lokalizacji i jej uwarunkowań, ustawienie aparatów i urządzeń, zagadnienia budowlane, instalacyjne, montażowe, elektryczne, AKP, zbiorcze zestawienie kosztów, harmonogram realizacji projektu, źródła finansowania, ocenę efektywności projektu, podsumowanie i wnioski, inne potrzebne. Studium Wykonalności powinno zawierać: podsumowanie i wnioski, genezę i historię projektu, analizę rynku oraz koncepcję ulokowania produktu na rynku, koncepcję zabezpieczenia surowców, mediów energetycznych oraz materiałów pomocniczych, część techniczną, w zakresie analogicznym jak dla koncepcji techniczno - ekonomicznej, zbiorcze zestawienie kosztów, ocenę wielkości zatrudnienia, harmonogram realizacji projektu, źródła finansowania, ocenę efektywności finansowej projektu, analizę czynników ryzyka. Ponadto w przypadku inwestycji znaczących energetycznie należy w dokumentacji uwzględnić przeprowadzenie audytu energetycznego przed uruchomieniem realizacji inwestycji i po przekazaniu jej do eksploatacji Zmiany zatwierdził Pełnomocnik Dyrektora Generalnego ds. ZSZ January Dąbrowski (podpis nieczytelny)

6 B/ Strona / stron 6 / 24 W przypadku braku Koncepcji Techniczno - Ekonomicznych, bądź Studium Wykonalności dla tematów, dla których jest to wymagane, Dyrektor Departamentu Strategii i Rozwoju Spółki zleca ich opracowanie w komórkach organizacyjnych Departamentu lub do firm i instytucji zewnętrznych. W uzasadnionych przypadkach (małe, specyficzne projekty) Dyrektor Departamentu Strategii i Rozwoju może zlecić ich opracowanie Wnioskodawcy. Założenia makroekonomiczne do analiz ustalane są przez Departament Korporacyjny Strategii i Rozwoju Zakładów Azotowych w Tarnowie na podstawie wytycznych Departamentu Finansów Zakładów Azotowych w Tarnowie. Studia Wykonalności i Koncepcje Techniczno Ekonomiczne, ewentualnie inne potrzebne opracowania dla zadań inwestycyjnych charakteryzujących się wielkością nakładów przekraczającą 10 mln zł, opiniowane są przez Radę Techniczno-Ekonomiczną, którą powołuje Dyrektor Strategii i Rozwoju. Po zaakceptowaniu przez Dyrektora Departamentu Finansów i zatwierdzeniu przez Dyrektora Generalnego przesyłane są do zaakceptowania przez Komitet Rozwoju Grupy. W uzasadnionych przypadkach, w celu opracowania potrzebnych analiz przedinwestycyjnych Dyrektor Departamentu Strategii i Rozwoju powołuje zespoły zadaniowe. Tryb pracy zespołów zadaniowych regulowany jest przez odpowiednie zarządzania wewnętrzne. Biuro Nadzoru i Rozliczeń Inwestcycji gromadzi wnioski o rozpoczęcie działalności inwetycyjnej w następujących bazach: Baza Zamierzeń Inwestycyjnych (wnioski z kompletem dokumentacji niezbędnym do rozpoczęcia realizacji inwestycji), Baza Potrzeb Inwestycyjnych (wnioski bez kompletu dokumentacji), W Bazie Zamierzeń Inwestycyjnych oraz Potrzeb Inwestycyjnych znajdują się inwestycje sklasyfikowane w czterech grupach: inwestycje rozwijające biznes, nowe i modernizacyjne Rozwój biznesu, inwestycje odtworzeniowe Utrzymanie biznesu inwestycje obligatoryjne Mandatowe, inwestycje zakupowe Zakup Dóbr Gotowych Zamierzenia inwestycyjne znajdujące się w Bazie Zamierzeń Inwestycyjnych umieszczane są na Liście Rankingowej Zamierzeń Inwestycyjnych (LRZI) zgodnie z przyjętymi kryteriami rankingu. Kryteria rankingu wyznacza Dyrektor Departamentu Strategii i Rozwoju w oparciu o wytyczne Komitetu Rozwoju Grupy. Lista Rankingowa Zamierzeń Inwestycyjnych tworzona jest i weryfikowana na bieżąco. LRZI obejmuje pogrupowane zgodnie z kryteriami inwestycje związane z rozwojem biznesu, utrzymaniem biznesu, mandatowe oraz inwestycje zakupowe i jest dokumentem podstawowym przy opracowaniu Planu Działalności Inwestycyjnej. Wnioski o rozpoczęcie działalności inwestycyjnej dla Zakupów Dóbr Gotowych zgłaszane przez jednego Wnioskodawcę przekazywane są wraz z listą rankingową stworzoną przez Wnioskodawcę, obejmującą wszystkie pozycje. Każdorazowo przy składaniu kolejnych wniosków Wnioskodawca listę rankingową aktualizuje. Departament Korporacyjny Strategii i Rozwoju Zakładów Azotowych w Tarnowie Mościcach S.A. prowadzi LRZI na poziomie Grupy Kapitałowej AZOTY. Lista Rankingowa Zamierzeń Inwestycyjnych podlega weryfikacji w celu wytypowania inwestycji do uzyskania dofinansowania z funduszy pomocowych (zgodnie z instrukcją IO-O-Z03-01 "Zasady współfinansowania inwestycji z funduszy pomocowych"). Zmiany zatwierdził Pełnomocnik Dyrektora Generalnego ds. ZSZ w/z Ireneusz Bielawski (podpis nieczytelny)

7 Strona / stron 7 / 24 Dyrektor Departamentu Korporacyjnego Strategii i Rozwoju Zakładów Azotowych w Tarnowie Mościcach S.A. informuje Zarząd AZOTÓW Tarnów oraz Komitet Rozwoju Grupy o stanie Listy Rankingowej Zamierzeń Inwestycyjnych Opracowanie Planu Działalności Inwestycyjnej (PDI) Plan Działalności Inwestycyjnej definiuje zakres rzeczowy i finansowy oraz terminy realizacji dla wszystkich przyjętych do realizacji zadań inwestycyjnych Plan Działalności Inwestycyjnej powinien: być zgodny ze Strategią Grupy Kapitałowej AZOTY, być zbilansowany z dostępnymi źródłami finansowania Poziom dostępnych środków finansowych dla poszczególnych Spółek Grupy Kapitałowej AZOTY definiuje Członek Zarządu AZOTY Tarnów odpowiedzialny za obszar finansów. Informacja o dostępnych środkach jest przekazywana Dyrektorowi Departamentu Strategii irozwoju oraz Dyrektorowi Departamentu Finansów. Przy realizacji zadań inwestycyjnych finansowanych ze środków unijnych oraz związanych z zagospodarowaniem majątku Skarbu Państwa wprowadza się następujące zasady: a. wniosek kierowany do organów korporacyjnych Spółki o umieszczenie, a następnie uruchomienie zadania inwestycyjnego finansowanego ze środków unijnych musi być poprzedzony uzyskaniem zgody bądź promesy na przyznanie takich środków, b. wnioski inwestycyjne związane z zagospodarowaniem majątku Skarbu Państwa mogą być realizowane po uprzednim oszacowaniu kosztów i zapewnieniu odpowiednich środków finansowych na ich realizację. Plan Działalności Inwestycyjnej składa się z: zadań inwestycyjnych kontynuowanych z lat poprzednich, nowych zadań inestycyjnych, zakupu gotowych dóbr. Departament Strategii i Rozwoju, uwzględniając wyznaczone limity planowanych nakładów finansowych na inwestycje, dokonuje wstępnego podziału środków na poszczególne zadania inwestycyjne w oparciu o: stan realizacji aktualnie otwartych zadań inwestycyjnych, zadania inwestycyjne ujęte w Liście Rankingowej Zamierzeń Inwestycyjnych. W uzasadnionych przypadkach mogą być warunkowo umieszczane projekty z poza Listy Rankingowej. Zbilansowany z otrzymanym przydziałem finansowym projekt Planu Dzialalnosci Inwestycyjnej na dany rok, jest na wniosek Dyrektora Strategii i Rozwoju konsultowany i uzgadniany z Radą Inwestycyjną i Dyrektorem Generalnym. Uzgodniony Plan Działalności Inwestycyjnej po zatwierdzeniu przez Dyrektora Departamentu Finansów, Dyrektora Departamentu Strategii i Rozwoju przekazywany jest do Biura Controlingu w celu umieszczenie w planie Budżetu Centralnego Spółki. Departament Korporacyjny Strategii i Rozwoju Zakładów Azotowych w Tarnowie Mościcach S.A. koordynuje i prowadzi nadzór nad opracowaniem Planu Działalności Inwestycyjnej dla Grupy Kapitałowej AZOTY. Plan Działalności Inwestycyjnej dla Grupy Kapitałowej AZOTY podlega zatwierdzeniu przez Komitet Rozwoju Grupy.

8 Strona / stron 8 / 24 Po zatwierdzeniu Planu Działalności Inwestycyjnej dla Grupy Kapitałowej AZOTY przez Komitet Rozwoju Grupy, Plany Działalności Inwestycyjnej Grupy Azoty Zakłady Chemiczne "Police" S.A. zatwierdzany jest przez Zarząd Spółki, a następnie opiniowany przez Radę Nadzorczą Spółki. Zatwierdzony Plan wraz z uzyskanymi zgodami władz korporacyjnych stanowi podstawę do rozpoczęcia realizacji umieszczonych w nim zadań inwestycyjnych. Plan Działalności Inwestycyjnej w uzasadnionych przypadkach może być korygowany na wniosek Dyrektora Departamentu Strategii i Rozwoju. Korekta powinna być przeprowadzona nie wcześniej niż na koniec I półrocza (miesiąc czerwiec). W przypadku zmiany zakresu rzeczowego Palnu bez zmiany wartości wymagana jest stosowna uchwała Zarządu oraz Rady Nadzorczej Zmiana wartości Planu wymaga zgody organów korporacyjnych jak w przypadku zatwierdzania Planu. W celu podjecia decyzji przez organy Spólki odnośnie zmiany Planu Dzialalności Inwestycyjnej Biuro Nadzoru i Rozliczeń Inwestycji przygotowuje odpowiednie wnioski zgodnie z procedurą PQ-O-D06 "Przygotowanie uchwał na posiedzenia zarządu" i przesyła do Biura Zarządu. Informacje o decyzjach i udzielonych zgodach organów Spółki niezwłocznie przesyłane są do Departamentu Strategii i Rozwoju Spółki przez Biuro Zarządu. W uzasadnionych przypadkach zadania nie posiadające kompletu dokumentów umieszczane są w planach inwestycyjnych warunkowo. Warunkiem odwieszenia jest uzyskanie przez dane zadanie wymaganych dokumentów Informowanie o stanie Planu Działalności Inwestycyjnej W terminie do 10 dni po zakończeniu księgowania każdego kwartału, Biuro Nadzoru i Rozliczeń Inwestycji sporządza raport informujący o stanie Planu Działalności Inwestycyjnej w zakresie wymaganym dla potrzeb sprawozdawczości giełdowej. Po zatwierdzeniu przez Dyrektora Departamentu Strategii i Rozwoju przekazuje go do Dyrektora Generalnego a następnie do Departamentu Korporacyjnego Strategii i Rozwoju Zakładów Azotowych w Tarnowie Mościcach S.A. Departament Korporacyjny Strategii i Rozwoju Zakładów Azotowych w Tarnowie Mościcach S.A. przygotowuje raport o stanie Planu Działalności Inwestycyjnej dla Grupy Kapitałowej AZOTY. Pełny raport o stanie Planu Działalności Inwestycyjnej przygotowywany jest w terminie do 30 dni po zakończeniu każdego kwartału. Każde zwiększenie nakładów na realizację zadania inwestycyjnego objętego zgodą korporacyjną, wymaga uzyskania zgody tych samych organów Spółki, które wydały pierwotną zgodę na realizację inwestycji. Niezbędny wniosek o aktualizację budżetu inwestycyjnego na prośbę Kierownika Projektu przygotowuje Biuro Nadzoru i Rozliczeń Inwestycji Komitet Rozwoju Grupy Do zatwierdzania projektów inwestycyjnych o wielkości budżetu powyżej 10 mln zł oraz zatwierdzania rocznych Planów Działalności Inwestycyjnej Spółek, Zarząd AZOTÓW Tarnów powołuje Komitet Rozwoju Grupy. W skład Komitetu Rozwoju Grupy wchodzą Członkowie Zarządu AZOTY Tarnów, Członkowie Zarządów Spółek zależnych odpowiedzialni za obszar strategii i rozwoju oraz osoby wyznaczone przez Prezesa Zarządu Dyrektora Generalnego AZOTÓW Tarnów. Pracami Komitetu Rozwoju kieruje Prezes Zarządu Dyrektor Generalny AZOTY Tarnów.

9 Strona / stron 9 / Składanie wniosków oraz aktualizacji Wnioski o rozpoczęcie działalności inwestycyjnej, wnioski o Zakup Dóbr Gotowych, wnioski o przydzielenie budżetu na wstępną fazę inwestycji (oraz wnioski na ich aktualizacje) składane są do Biura Nadzoru i Rozliczeń Inwestycji (formularze nr F-1 F-3/PQ-O-Z03. Aktualizacje wniosków składane sa na tych samych drukach z zaznaczoną pozycja Aktualizacja (formularze nr F-1 F-3/PQ-O-Z03). Wioski o ZGD wraz z stosownymi ofertami dostawców są składane przez Wnioskodawcę po zatwierdzeniu Planu Działalności Inwestycyjnej. W tym przypadku kierownikiem projektu jest wskazany przedstawiciel wnioskodawcy. Wnioski takie po uzyskaniu stosownych akceptacji kierowane są do realizacji. Wnioski o przyznanie budżetu na wstępną fazę inwestycji mogą być składane przez cały rok do Biura Nadzoru i Rozliczeń Inwestycji. Kierownikiem projektu jest wyznaczona osoba z Biura Nadzoru i Rozliczeń Inwestycji lub w uzasadnionych wypadkach inna wyznaczona osoba (np. ze strony wnioskodawcy). Wnioski takie podlegają weryfikacji przez Biuro Nadzoru i Rozliczeń Inwestycji i po uzyskaniu stosownych akceptacji kierowane są do realizacji. 5.2 Faza realizacji inwestycji Faza realizacji inwestycji - Zarządzanie projektem inwestycyjnym w Spółce, oparte jest o metodykę Project Managmentu, korzystającego z oprogramowania MS Project Server i SAP Uczestnicy procesu inwestycyjnego Uczestnikami procesu inwestycyjnego są: Kierownik Projektu (Project Manager), Koordynator zadania (Project Responsible), Inspektor nadzoru i Inspektorzy branżowi, Projektant, Kierownik budowy/robót - przedstawiciele Wykonawcy. Kierownika Projektu mianuje Dyrektor Departamentu Strategii i Rozwoju. Dyrektor Departamentu Strategii i Rozwoju powołuje Koordynatora Projektu spośród pracowników Departamentu Strategii i Rozwoju lub spośród osób wyznaczonych przez Dyrektora Jednostki Organizacyjnej - przyszłego użytkownika. Kierownik Projektu we współpracy z Koordynatorem Projektu zarządza inwestycją zgodnie z poniższymi zasadami, które określają zadania i obowiązki Kierownika Projektu oraz pozostałych uczestników procesu inwestycyjnego. Zarządzanie realizacją zadań inwestycyjnych prowadzone jest wewnątrz Grupy Kapitałowej AZOTY, jednak w uzasadnionych wypadkach może być realizowane w inny uzgodniony sposób, Przekazania zadania inwestycyjnego Kierownikowi Projektu do realizacji dokonuje Departament Strategii i Rozwoju Spółki w formie zamówienia lub umowy nawiązanej z PKCH lub innymi wykonawcami. Załącznikiem do zamówienia lub umowy są kopie dokumentacji opracowanej w fazie przygotowania inwestycji. Za kompletację dokumentacji inwestycyjnej odpowiadają: w fazie przygotowania, planowania i uruchomienia inwestycji Departament Strategii i Rozwoju Spółki, w fazie realizacji inwestycji Kierownik Projektu.

10 Strona / stron 10 / 24 Dla zadań inwestycyjnych o wartości powyżej 20 mln PLN możliwe jest sprawowanie funkcji Kierownika Projektu przez podmioty zewnętrzne niepowiązane kapitałowo z Grupą Kapitałową. W przypadku inwestycji dofinansowywanych Departament Strategii i Rozwoju organizuje przetarg na wybór kierownika projektu lub inwestora zastępczego Realizacja budżetu i harmonogramu zadania Kierownik Projektu odpowiada w szczególności za budżet przedsięwzięcia w ramach przyznanych środków finansowych. W związku z powyższym, każdy dokument skutkujący zaciągnięciem zobowiązania finansowego lub bezpośrednio obciążeniem danego zadania musi być akceptowany przez Kierownika Projektu przed przedłożeniem go osobom z posiadanymi kompetencjami do zaciągania zobowiązań. Kierownik Projektu zobowiazany jest realizować zadanie inwestycyjne zgodnie z założonym i przyjętym harmonogramem. Harmonogram realizacji wraz z budżetem podlegają ciagłemu monitoringowi przez Kierownika Projektu. Ścisła dyscyplina finansowa i terminowa inwestycji jest dla Kierownika Projektu priorytetowa. Kierownik Projektu opracowuje raporty miesięczne z realizacji budżetu i harmonogramu i przesyła do Biura Nadzoru i Rozliczeń Inwestycji. Każde przekroczenie budżetu wymaga akceptacji tych samych organów korporacyjnych co zadanie inwestycyjne którego to dotyczy. Przekroczenie terminu zakończenia zadania inwestycyjnego wymaga uzgodnienia i akceptacji Dyrektora Strategii i Rozwoju oraz Dyrektora Generalnego Dokumentacja Inwestycyjna Dokumentacja Inwestycyjna obejmuje: Projekt Bazowy (Procesowy), Projekt Wykonawczy (Techniczny) oraz związane z nimi opracowania, takie jak: Raport oddziaływania na środowisko, Informację dotyczącą bezpieczeństwa i ochrony zdrowia, Charakterystykę energetyczną obiektu, Przedmiar robót, Kosztorys inwestorski, Zbiorcze zestawienie kosztów, Inne stosownie do potrzeb. Jeżeli określono tak w umowie, uzyskanie wszystkich wymaganych odrębnymi przepisami uzgodnień i zezwoleń stanowiących integralną część opracowanej dokumentacji, należy do jednostki projektowej Projekt Bazowy Projekt Bazowy (Procesowy) zawiera komplet dokumentacji technologicznej dla instalacji przemysłowej wraz z założeniami dla wszystkich branż projektowych. Projekt Bazowy podlega opiniowaniu. Decyzje o zakresie opiniowania Projektu Bazowego podejmuje Dyrektor Departamentu Strategii i Rozwoju. W uzasadnionych przypadkach Projekt Bazowy (Procesowy) może być przygotowywany w fazie przygotowania inwestycji. W przypadku, gdy Projekt Bazowy jest częścią większego kontraktu, który obejmuje również inne elementy związane z procesem realizacji inwestycji, przygotowywany jest, jako część składowa fazy realizacyjnej zadania inwestycyjnego. Projekt ten odbierany jest - zgodnie z zapisami kontraktu - na konferencjach projektowych przez Kierownika Projektu, z udziałem przedstawiciela Biura Nadzoru i Rozliczeń Inwestycji

11 Strona / stron 11 / Projekt Wykonawczy Projekt Wykonawczy (Techniczny) jest dokumentem stanowiącym kolejne stadium dokumentacji projektowej, opracowanej na podstawie zatwierdzonych Koncepcji Techniczno -Ekonomicznych lub Studium Wykonalności dla poszczególnych zadań lub obiektów. W uzasadnionych przypadkach Projekt Techniczny poprzedzony jest Projektem Procesowym (Bazowym). Projekt Techniczny winien zawierać zbiór dyspozycji technicznych dla wykonawców zadania inwestycyjnego, ustalających jednocześnie zakres, metody i sposób prawidłowego wykonania robót, dostaw i czynności niezbędnych do realizowania zadania inwestycyjnego. Integralną częścią projektów technicznych są kosztorysy, na podstawie których następuje uściślenie kosztów w stosunku do określonych w Koncepcjach Techniczno - Ekonomicznych lub Studium Wykonalności Weryfikacja projektu technicznego Opracowane poszczególne stadia projektu technicznego podlegają zaopiniowaniu przez Komisję Odbioru i Oceny Dokumentacji Inwestycyjnej zwaną dalej KOiODI powoływaną przez Dyrektora Departamentu Strategii i Rozwoju na wniosek Kierownika Projektu Komisja Odbioru i Oceny Dokumentacji Inwestycyjnej W skład Komisji Odbioru i Oceny Dokumentacji Inwestycyjnej wchodzą: Kierownik Biura Nadzoru i Rozliczeń Inwestycji Przewodniczący Komisji, Kierownik Projektu, Koordynator Projektu, Inspektorzy nadzoru Użytkownik (Dyrektor lub szef Centrum, Kierownik Wydziału danej Spółki), Przedstawiciel jednostki projektowej, Przedstawiciel Zakładowej Straży Pożarnej, Przedstawiciel Biura Ochrony Środowiska, Przedstawiciel Biura BHP i Prewencji Inni specjaliści według potrzeb lub charakteru ocenianej dokumentacji. Kierownik Projektu przed zwołaniem KOiODI przekazuje z odpowiednim wyprzedzeniem dokumentację techniczną do zaopiniowania Członkom Komisji. Przy opiniowaniu dokumentacji inwestycyjnej zainteresowane jednostki lub komórki organizacyjne zobowiązane są przedłożyć na piśmie swoje uwagi, na cztery dni przed planowanym terminem odbycia posiedzenia KOiODI na ręce Kierownika Projektu. Kierownik Projektu przekazuje swoją opinię wraz ze wszystkimi zebranymi opiniami do Departamentu Strategii i Rozwoju Wyniki oceny dokonanej przez KOiODI zawarte zostają w spisanym z danego posiedzenia protokole, którego wzór stanowi formularz nr F-7/PQ-O-Z03 do niniejszej procedury, który podpisują Sekretarz i Przewodniczący Komisji. Protokół przedkładany jest Dyrektorowi Departamentu Strategii i Rozwoju do zatwierdzenia Zaniechanie realizacji zadania inwestycyjnego W przypadku zaistnienia warunków do zaniechania dalszej realizacji zadania inwestycyjnego, Wnioskodawca/Departament Strategii i Rozwoju/Kierownik Projektu (w zależności od fazy, w której znajduje się zadanie inwestycyjne) zobowiązany jest do niezwłocznego wystawienia pisemnego wniosku o zaniechanie zadania inwestycyjnego i przekazania do akceptacji Dyrektora Departamentu Strategii i Rozwoju.

12 Strona / stron 12 / 24 Do wniosku o zaniechanie zadania inwestycyjnego załączone są następujące dokumenty: uzasadnienie zaniechania dalszej realizacji, propozycja księgowania poniesionych nakładów w uzgodnieniu z Głównym Księgowym, propozycja zagospodarowania środków trwałych w budowie, propozycja zagospodarowania dokumentacji technicznej, kosztorys likwidacji (w przypadku konieczności likwidacji składników majątku). Po zapoznianiu się z dokumentacją Departament Strategii i Rozwoju przygotowuje niezwłocznie wniosek do Biura Zarządu w celu podjęcia niezbędnych uchwał dotyczących zaniechania realizacji zadania inwestycyjnego oraz akceptacji sposobu zagospodarowania środków trwałych w budowie, wykonanej dokumentacji technicznej i poniesionych nakładów Roboty inwestycyjne Roboty inwestycyjne wykonywane są przez wykonawcę wewnętrznego i/lub wykonawcę zewnętrznego w oparciu o odpowiednie zamówienia inwestycyjne lub zawarte umowy zgodnie z zatwierdzoną dokumentację techniczną. Do każdego zamówienia inwestycyjnego lub Karty Wyboru Wykonawcy powinny być dołączone: dokumentacja techniczna wraz z pozwoleniem na budowę lub decyzją o braku sprzeciwu, wymagania dotyczące ochrony środowiska, BHP i ppoż. Kierownik Projektu dba o wyznaczenie Inspektora Nadzoru odpowiedniej branży, a dla zadania w którym występują roboty wielu branż Inspektorów branżowych. W pierwszej kolejności bierze pod uwagę inspektorów z Biura Zarządzania Majątkiem Produkcyjnym. Wyznaczony Inspektor nadzoru sprawdza dokumentację budowlaną oraz kosztorysy nakładów rzeczowych i inwestorskie. Powyższy fakt potwierdza podpisem na pierwszej stronie dokumentów. W przypadku zastrzeżeń do dokumentacji lub kosztorysów informuje o tym fakcie Kierownika Projektu, który dokonuje odpowiedniej weryfikacji lub zwraca komplet dokumentacji Projektantowi. Odnotowuje wówczas swoje uwagi na pierwszych stronach dokumentów. W przypadku robót realizowanych zgodnie z ustawą Prawo budowlane, Kierownik Projektu składa do właściwego organu zawiadomienie o zamiarze rozpoczęcia robót budowlanych z załączonymi oświadczeniami o podjęciu obowiązków inspektora nadzoru inwestorskiego oraz Kierownika budowy i legalizuje dziennik budowy. Wniosek o uzyskanie pozwolenia na budowę, zawierający pełny zakres informacji i uzgodnień wymaganych przepisami prawa budowlanego opracowuje na zlecenie Kierownika Projektu jednostka projektowa. Wniosek przed wysłaniem do organów administracji państwowej, wymaga akceptacji Kierownika Biura Nadzoru i Rozliczeń Inwestycji. Wyżej wymienione decyzje administracyjne stanowią część składową dokumentacji technicznej. Kierownik Projektu wraz z Koordynatorem Projektu z ramienia użytkownika/zamawiającego oraz Inspektorem Nadzoru, w wyznaczonym terminie zawartym w zleceniu lub umowie, protokolarnie przekazują plac budowy wraz z wymaganą dokumentacją budowlaną. Kierownik Projektu zobowiązany jest do przygotowania i realizacji robót, zgodnie z wymaganiami, w sposób zapewniający właściwe i terminowe zakończenie i odbiór inwestycji oraz jej rozliczenie. Każde odstępstwo od Projektu lub roboty dodatkowe mieszczące się w zakresie budżetu zadania wymagają akceptacji na szczeblu Departamentu Strategii i Rozwoju Spółki.

13 Strona / stron 13 / 24 Wszelkie roboty dodatkowe winny być spisane protokolarnie zgodnie z formularzem nr F-6/PQ-O-Z03 będącym integralną częścią niniejszej Instrukcji O ewentualnych zagrożeniach w realizacji przedsięwzięcia Kierownik Projektu informuje na bieżąco Departament Strategii i Rozwoju poprzez okresowe składanie raportów Zamówienia do podmiotów zewnętrznych Kierownik Projektu inicjuje, bądź wystawia zamówienie w systemie SAP na wykonanie robót, w oparciu o zawartą umowę ramową lub kontrakt Rejestracja w Biurze Zarządzania Infrastrukturą Wszystkie zamówienia i umowy na usługi geodezyjne podlegają rejestracji w Biurze Zarządzania Infrastrukturą Nadzór nad realizacją i monitorowanie inwestycji O właściwą realizację zadania inwestycyjnego dbają wszyscy uczestnicy procesu. Nadzór nad inwestycją sprawuje Kierownik Projektu. Zarządza on procesem i dokonuje niezbędnych uzgodnień, prowadzi pełna dokumentację realizacji zadania inwestycyjnego. Wybudowane obiekty budowlane oraz infrastruktura podziemna po odbiorze, przed zakryciem podlegają geodezyjnej inwentaryzacji powykonawczej przez uprawnioną jednostkę geodezyjną. Dokumentację powstałą w trakcie inwentaryzacji w formie określonej w umowie/zleceniu Kierownik Projektu przekazuje do Biura Zarządzania Majątkiem Produkcyjnym Odbiór dostaw inwestycyjnych i przekazanie do magazynu Kierownik Projektu, Koordynator Projektu oraz właściwy Inspektor nadzoru inwestorskiego dokonuje kontroli i odbioru dostawy, zgodnie z zapotrzebowaniem. Jeżeli to konieczne Kierownik Projektu powołuje Komisję i sporządza protokół odbioru technicznego lub potwierdza odbiór zakupu na dowodzie dostawy. 5.3 Odbiory w poszczególnych etapach realizacji inwestycji Pełen zakres czynności odbiorowych opisanych w niniejszym punkcie realizowany jest tylko dla dużych inwestycji związanych z uruchamianiem nowych instalacji bądź nowych produktów. W dalszej części niniejszego punktu opisane są tryby postępowania w pozostałych przypadkach. W przypadkach budzących wątpliwości decyzję o zakresie czynności odbiorowych podejmuje Dyrektor Departamentu Strategii i Rozwoju Rozruch technologiczny Dla przeprowadzenia rozruchu technologicznego całego zadania inwestycyjnego lub poszczególnych węzłów technologicznych/obiektów technicznych, Dyrektor Departamentu Strategii i Rozwoju Spółki na wniosek Kierownika Projektu, w porozumieniu z Dyrektorem Jednostki organizacyjnej, powołuje Kierownika rozruchu technologicznego, który w zakresie prowadzonych czynności będzie podporządkowany organizacyjnie pod Departament Strategii i Rozwoju Spółki i będzie jemu podlegał. Kierownikiem rozruchu technologicznego zostaje przyszły lub obecny Kierownik danej komórki organizacyjnej, której dotyczy prowadzona inwestycja. W przypadku prowadzonego zadania inwestycyjnego w systemie EPC/EPCM. Kierownikiem rozruchu technologicznego może być przedstawiciel firmy zewnętrznej na podstawie zawartych umów. W takim przypadku przyszły lub obecny Kierownik danej komórki organizacyjnej, której dotyczy prowadzona inwestycja wchodzi w skład zespołu rozruchowego.

14 Strona / stron 14 / 24 Do zadań Kierownika rozruchu technologicznego przed rozpoczęciem rozruchu należy: opracowanie schematu organizacyjnego kierownictwa rozruchu i grup rozruchowych, przeanalizowanie zawartych w projekcie wytycznych dotyczących rozruchu, opracowanie planu, harmonogramu oraz preliminarza kosztów rozruchu technologicznego. W terminie 14 dni od powołania Kierownik rozruchu technologicznego przedkłada sporządzony przez siebie preliminarz kosztów rozruchu technologicznego z opinią Kierownika Projektu, Dyrektorowi Departamentu Strategii i Rozwoju Spółki do zatwierdzenia. Równocześnie: Inspektorzy nadzoru inwestorskiego w porozumieniu z Kierownikiem Projektu, po akceptacji Kierownika Biura Nadzoru i Rozliczeń Inwestycji występują do właściwych organów państwowych ze zgłoszeniem o gotowości do odbioru i wnioskami o uzyskanie zgody na użytkowanie obiektu budowlanego, załączając wymagane dokumenty. Po uzyskaniu pozwolenia Kierownik Projektu bezzwłocznie protokolarnie przekazuje Użytkownikowi dokumentację budowy (zawierającą dokumentację podwykonawczą z decyzjami dotyczącymi obiektu, instrukcjami obsługi i eksploatacji) Powołanie Komisji Nadzoru Rozruchu Technologicznego W uzasadnionych przypadkach dla skomplikowanych zadań, dla zapewnienia sprawnego przebiegu rozruchu technologicznego, Dyrektor Generalny na wniosek Dyrektora Departamentu Strategii i Rozwoju Spółki powołuje Komisję Nadzoru Rozruchu Technologicznego, jej Przewodniczącego i Zastępcę. Przewodniczącym Komisji Nadzoru Rozruchu Technologicznego jest Dyrektor Departamentu Strategii i Rozwoju Spółki lub wyznaczona przez niego osoba, natomiast Zastępcą Przewodniczącego jest Dyrektor Jednostki Organizacyjnej lub Szef Produkcji/Szef Operacyjny tej Jednostki przyszły Użytkownik. Ponadto w skład Komisji Nadzoru Rozruchu Technologicznego winni wchodzić: Przedstawiciel przyszłego Użytkownika, Koordynator Projektu, Kierownik Biura Rozwoju Technologii Spółki, Naczelny Inżynier Działu Głównego Dyspozytora, Kierownik Rozruchu Technologicznego, Przedstawiciel Departamentu Bezpieczeństwa Technicznego, Przedstawiciel Jednostki Projektowej, oraz inni, w szczególności zaś przedstawiciele Wykonawców i komórek nadzorczych i kontrolnych, powoływani w zależności od potrzeb na wniosek Dyrektora Departamentu Strategii i Rozwoju Spółki. Czas trwania rozruchu technologicznego określa projekt techniczny zadania inwestycyjnego lub kontrakt z dostawcą kompletnego obiektu. W zależności od stopnia skomplikowania obiektu technicznego/instalacji czas rozruchu technologicznego powinien być zróżnicowany i nie powinien przekraczać 4 miesięcy, o ile kontrakt z dostawcą kompletnego obiektu nie przewiduje inaczej.

15 Strona / stron 15 / 24 Zadania Komisji: a. analizowanie ewentualnych zaburzeń procesu, oraz uczestniczenie w podejmowanych działaniach korygujących, b. wnioskowanie konieczności zlecenia dodatkowej dokumentacji, bądź doprojektowania przez autora koniecznych uzupełnień, c. wnioskowanie konieczności wykonania dodatkowych ekspertyz, d. wnioskowanie przeprowadzenia dodatkowych robót, e. prowadzenie nadzoru nad próbami testowymi, f. wnioskowanie przekazania obiektu technicznego/instalacji do eksploatacji wstępnej/stałej Próby testowe Próba testowa przeprowadzana jest w okresie ustalonym dla rozruchu technologicznego i polega na kilku lub kilkunastodniowym ruchu produkcyjnym (ciągłym lub okresowym, w zależności od technologii), w którym sprawdza się czy dany obiekt techniczny/instalacja osiąga założoną w projekcie zdolność produkcyjną i inne projektowe wskaźniki techniczno ekonomiczne, w tym ekologiczne oraz jakościowe. a. Próba testowa odbywa się przy udziale przedstawiciela autorskiej jednostki projektowej, licencjodawcy lub strony umowy na realizację kompletnego obiektu. Z próby testowej sporządza się sprawozdanie lub protokół formularz F-5/PQ-O-Z03. b. Protokół lub sprawozdanie, o którym mowa w ust. a) sporządza Kierownik rozruchu technologicznego i podpisują go: Kierownik rozruchu technologicznego, przedstawiciel licencjodawcy, przedstawiciel jednostki projektowej lub strony umowy na realizację kompletnego obiektu, natomiast zatwierdza Przewodniczący Komisji Nadzoru Rozruchu Technologicznego. Pomyślny przebieg rozruchu technologicznego i próby testowej stanowi potwierdzenie możliwości osiągnięcia rozmiarów produkcji oraz wskaźników techniczno - ekonomicznych, w tym ekologicznych i jakościowych, które określone zostały w projekcie, jak również potwierdzenie właściwego: opracowania technologii, zastosowania obowiązujących procedur inwestowania, doboru wykonawstwa maszyn i urządzeń, Po uzyskaniu partii wyrobu zgodnej z wymaganiami, w przypadku wyrobu podlegającego obowiązkowej certyfikacji, bądź obowiązkowi zatwierdzania typu lub potwierdzenia zgodności przez notyfikowane jednostki, Jednostka organizacyjna przyszły Użytkownik, we współpracy z Biurem Systemów Zarządzania opracowuje i przygotowuje wymagane materiały i występuje do tych jednostek z wnioskiem o przeprowadzenie odpowiedniego procesu orzekania zgodności lub certyfikacji. Jeżeli w ustalonym dla rozruchu technologicznego okresie, próba testowa nie potwierdzi możliwości osiągnięcia przewidzianych w projekcie rozmiarów produkcji oraz wskaźników techniczno - ekonomicznych, ekologicznych i jakościowych, Dyrektor Generalny na wniosek Przewodniczącego Komisji Nadzoru Ruchu Technologicznego może wyznaczyć dodatkowy okres czasu na przedłużenie rozruchu technologicznego i powtórzenie próby testowej. Okres ten nie może być dłuższy od okresu pierwszego rozruchu technologicznego

16 Strona / stron 16 / Przedłużenie okresu rozruchu technologicznego Z wnioskiem dotyczącym wyznaczenia dodatkowego okresu czasu na przedłużenie rozruchu technologicznego i powtórzenie próby testowej występuje do Dyrektora Generalnego Spółki, Przewodniczący Komisji Nadzoru Rozruchu Technologicznego. Wniosek, o którym mowa powyżej powinien określić wyraźnie analizę sytuacji, podawć przyczyny niepowodzeń, a równocześnie propozycję koniecznych środków i sposobów służących do ich usunięcia. Decyzję w przedmiocie wyznaczenia dodatkowego okresu czasu na przedłużenie rozruchu technologicznego i powtórzenia próby testowej podejmuje Dyrektor Generalny. W przypadku pomyślnego przebiegu próby testowej oraz osiągnięcia projektowych wskaźników techniczno ekonomicznych i jakościowych dalszy tok postępowania należy przeprowadzić zgodnie z obowiązującą procedurą. W przypadku uzyskania w rozruchu technologicznym pełnej projektowanej zdolności produkcyjnej, wskaźników ekologicznych oraz wymaganych parametrów jakościowych, okres eksploatacji wstępnej może zostać pominięty, względnie skrócony do niezbędnego minimum Zmiany projektowe W toku przeprowadzania rozruchu technologicznego może zaistnieć uzasadniona konieczność wprowadzenia w instalacji częściowych zmian technologicznych, konstrukcyjnych, względnie projektowych, polegających na częściowej zmianie parametrów, wymianie albo uzupełnieniu aparatury. Zmiany takie mogą zostać wprowadzone tylko i wyłącznie w porozumieniu i za zgodą autorskiej jednostki projektowej i po protokolarnym potwierdzeniu ich konieczności przez Komisję Nadzoru Rozruchu Technologicznego. Zmiany, które nie powodują przekroczenia zbiorczego zestawienia kosztów (ZZK) zatwierdza Dyrektor Departamentu Strategii i Rozwoju Spółki. Inne zmiany, powodujące przekroczenie zbiorczego zestawienia kosztów (ZZK), na wniosek Dyrektora Departamentu Strategii i Rozwoju zatwierdzane są przez Zarząd Spółki na zasadach rozszerzenia prowadzonego zadania. Roboty dodatkowe są wykonywane w trybie protokołów konieczności, rozszerzających dane zadanie inwestycyjne Koszty rozruchu technologicznego Koszty rozruchu technologicznego łącznie z przeprowadzeniem próby testowej finansowane są na podstawie preliminarza ze środków inwestycyjnych. Preliminarz kosztów rozruchu technologicznego i próby testowej obejmuje: po stronie wydatków - wszystkie koszty związane ze sprawdzeniem sprawności technologicznej obiektu technicznego/instalacji, a przede wszystkim: koszty surowców i innych materiałów wsadowych, koszty energii i paliw, płace i ubezpieczenia społeczne, koszty utrzymania i ubezpieczenia obiektów technicznych/instalacji będących w rozruchu technologicznym, koszt badań i certyfikacji. po stronie dochodów - wartość sprzedaży produktów i odpadów, osiągnięta w toku rozruchu technologicznego.

17 A/ Strona / stron 17 / 24 W przypadku, kiedy rozruch technologiczny odbywa się etapowo lub zostaje w sposób zaplanowany, zgodnie z harmonogramem projektu i rozruchu technologicznego przerwany, wszystkie koszty związane z bieżącą eksploatacją pokrywa Przyszły Użytkownik. Koszty szkolenia przyszłej załogi pokrywane są w ramach zbiorczego zestawienia kosztów zadania inwestycyjnego na podstawie preliminarza zatwierdzonego przez Dyrektora Departamentu Strategii i Rozwoju. Koszty rozruchu technologicznego obciążają koszty zadania inwestycyjnego, które zostają pomniejszone o wartość uzyskanych wyrobów powstałych w trakcie jego prowadzenia Odbiór inwestycji Kierownik Projektu w terminie przewidzianym w harmonogramie realizacji zadania inwestycyjnego składa wniosek do Dyrektora Departamentu Strategii i Rozwoju o powołanie Komisji Odbiorowej. W skład Komisji wchodzą: a. Wyznaczony przez Dyrektora Departamentu Strategii i Rozwoju przewodniczący b. Kierownik Projektu, c. Koordynator projektu, d. Przyszły Użytkownik, jeżeli nie jest nim Koordynator Projektu e. Inspektorzy nadzoru, f. Kierownik budowy, g. Przedstawiciele służb ochrony środowiska, BHP, ppoż., h. inne osoby wskazane przez Kierownika Projektu. Kierownik Projektu w terminie przewidzianym umową powiadamia Komisję o gotowości do odbioru od wykonawcy, ustala datę odbioru inwestycji Zadania Komisji Odbiorowej Komisja Odbiorowa ocenia stopień realizacji formalnych i faktycznych wymogów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy wynikających z zewnętrznych przepisów prawnych oraz uregulowań wewnętrznych, a w szczególności bada i ustala stan faktyczny w zakresie: a. formalnych wymogów związanych z dokumentacją techniczną, b. zgodności wykonanych robót z dokumentacją techniczną w zakresie obowiązujących przepisów bhp, ppoż. i bezpieczeństwa technicznego, c. stopnia przygotowania obiektu bądź instalacji pod względem bhp i ppoż. do przeprowadzenia prób kompleksowych / rozruchu technologicznego, d. istnienia instrukcji bhp i ppoż., e. istnienia fabrycznych instrukcji obsługi i konserwacji maszyn i urządzeń, f. stopnia wyposażenia obiektu w urządzenia higieniczno sanitarne, socjalne, środki ochrony zbiorowej i ppoż. oraz znaki bezpieczeństwa, g. dostarczenia do maszyny lub innych urządzeń technicznych wymaganej dokumentacji (instrukcji, deklaracji zgodności i oznakowania CE) lub innych dokumentów, o których mowa w przepisach dotyczących oceny zgodności. h. ( ). Przed wyznaczoną datą odbioru sprawdzana jest prawidłowość i kompletność dokumentów przygotowanych przez wykonawcę, na co najmniej 7 dni przed datą odbioru. Komisja dokonuje odbioru zgodnie z obowiązującymi wymaganiami i uzgodnieniami wynikającymi z umowy/zamówienia oraz z obowiązujących przepisów. Z przeprowadzonego odbioru Komisja sporządza Protokół Odbioru Technicznego. Zmiany zatwierdził Pełnomocnik Dyrektora Generalnego ds. ZSZ January Dąbrowski (podpis nieczytelny)

18 Strona / stron 18 / 24 Kierownik Projektu zobowiązany jest zadbać, aby w dokumentach odbiorowych umieszczone zostało oświadczenia Wykonawcy (Wykonawców) i Projektanta, że zlecone zadanie wykonane zostało w zgodności z projektem, wymaganiami środowiskowymi, BHP i innymi wymaganymi w tym zakresie przepisami prawa. 5.4 Przekazanie do eksploatacji wstępnej/stałej Opisany w niniejszym punkcie tryb odbioru inwestycji w pełnym zakresie dotyczy dużych inwestycji. Dla mniejszych inwestycji Dyrektor Departamentu Strategii i Rozwoju decyduje, które z poniżej opisanych czynności będą realizowane. Eksploatacja wstępna jest to czas przeznaczony na osiągnięcie pełnej projektowanej zdolności produkcyjnej, rozpoczynający się od pierwszego dnia następnego miesiąca po zakończeniu rozruchu technologicznego i protokolarnym przekazaniu. Dla mniejszych zadań inwestycyjnych, w tym odtworzeniowych, nie wymagających przeprowadzenia rozruchu technologicznego, przekazanie do eksploatacji stałej może odbyć się bezpośrednio po uzyskaniu pozytywnej opinii Kierownika Projektu oraz Koordynatora. Okres eksploatacji wstępnej kończy się po osiągnięciu pełnej projektowej zdolności produkcyjnej, a także wówczas, kiedy niepełne osiągnięcie projektowej zdolności produkcyjnej ma miejsce z przyczyn innych niż techniczne, jak np. sezonowość produkcji, okresowy brak zbytu, itp. Okres eksploatacji wstępnej kończy się sporządzeniem protokołu podpisanego przez: Dyrektora Departamentu Strategii i Rozwoju Spółki - jako przekazującego, Dyrektora Jednostki organizacyjnej - jako przyjmującego, wraz z wnioskiem o przekazanie obiektu do eksploatacji stałej. Protokół zatwierdza Dyrektor Generalny. Podstawą przekazania do eksploatacji wstępnej/stałej składników majątkowych i ich przyjęcia do ewidencji księgowej jest dowód OT Przyjęcie środka trwałego. Dokument OT wystawiony jest w oparciu o: a. dla zrealizowanych zadań inwestycyjnych: protokół inwentaryzacji powstałych składników majątkowych, protokół odbioru końcowego, Protokół przekazania do eksploatacji stałej/wstępnej powinien być spisany zgodnie z formularzem nr F-4/PQ-O-Z03 będącym integralną częścią niniejszej procedury. b. Dla maszyn i urządzeń zakupionych w ramach zakupu gotowych dóbr: protokół odbioru/przekazania do eksploatacji wstępnej/stałej. Przekazującymi zadanie inwestycyjne do eksploatacji wstępnej/stałej są: Kierownik Projektu, oraz osoby wskazane przez Dyrektora Strategii i Rozwoju Spółki. Protokół inwentaryzacji powstałych składników majątkowych sporządzony jest przed odbiorem/przekazaniem inwestycji do eksploatacji wstępnej/stałej, jako jeden z warunków odbioru. Za sporządzenie inwentaryzacji składników majątkowych odpowiedzialny jest: Kierownik Projektu odpowiedzialny w zakresie przekazania majątku, Nowy Użytkownik odpowiedzialny w zakresie przyjęcia majątku. Koordynator Projektu oraz Kierownik Biura Zarządzania Majątkiem Produkcyjnym lub wyznaczona przez niego osoba, uczestniczą w inwentaryzacji powstałych składników majątku.

19 Strona / stron 19 / 24 Protokół z inwentaryzacji dołączany jest do dowodu OT. Nowy Użytkownik w uzgodnieniu z Biurem Zarządzania Majątkiem Produkcyjnym lub wyznaczoną osobą dokonuje sprawdzenia poprawności kryteriów podziału przyjętych składników majątkowych w Klasyfikacji Rodzajowej Środków Trwałych GUS. Dowód OT Przyjęcie środka trwałego, powstałego w wyniku realizacji zadania inwestycyjnego sporządza Kierownik Projektu w uzgodnieniu z Koordynatorem Projektu na podstawie rozliczenia poniesionych nakładów (faktur), które są jednym z załączników dowodu OT. Wypełniony dowód OT wraz z załącznikami przekazywany jest do Biura Zarządzania Majątkiem Produkcyjnym a następnie do Biura Nadzoru i Rozliczenia Inwestycji w celu przeprowadzenia kontroli merytorycznej. Biuro Nadzoru i Rozliczenia Inwestycji przekazuje z kolej dowody OT do Działu Księgowości Majątkowej. Dowód OT Przyjęcie środka trwałego zakupionego w ramach zakupu dóbr gotowych sporządza nowy Użytkownik pobierający maszynę lub urządzenie do eksploatacji wstępnej/stałej. Powyższe dotyczy środków trwałych, zarówno niewymagających jak i wymagających montażu. Postępowanie związane z rejestracją dowodu OT oraz przyjęciem na stan reguluje instrukcja IO-O-Z00-02 "Instrukcja obiegu dowodów księgowych i innych dokumentów" Istnieje możliwość przyjęcia do eksploatacji wstępnej/stałej części zadania inwestycyjnego. Wówczas zrealizowany zakres rzeczowo - finansowy zadania inwestycyjnego stanowi wyodrębnioną całość technologiczną lub usługową, pozwalającą na podjęcie eksploatacji stałej i uzyskanie planowanego efektu produkcyjnego lub usługowego. Postępowanie związane z eksploatacją wstępną i jej zakończeniem zawarte są w niniejszej Instrukcji Rozliczenie robót Roboty inwestycyjne, w szczególności w wyniku których powstanie kilka środków trwałych, winny być rozliczane kosztorysami powykonawczymi W przypadku, gdy w wyniku przetargu/negocjacji uzgodniono, że rozliczenie robót nastąpi wynagrodzeniem ryczałtowym należy dbać o to, aby zawierane umowy, wystawiane zamówienia jednostkowe, obligowały wykonawców do przedstawienia kalkulacji kosztów w odniesieniu do wszystkich wytworzonych składników majątku. W przypadku rozliczenia robót kosztorysem powykonawczym jest on zawsze załącznikiem do protokołu odbioru, zarówno przy odbiorze częściowym jak i końcowym. Przy odbiorze częściowym kosztorys powinien dokumentować wysokość poniesionych nakładów na prace objęte zakresem odbioru na podstawie obmiaru. Protokół odbioru końcowego zawiera sumę kosztów odbiorów częściowych. W przypadku robót rozliczanych wynagrodzeniem ryczałtowym (w tym inwestycje pod klucz), podstawą do wystawienia faktury jest załączony protokół odbioru robót zatwierdzony przez wszystkich ustanowionych w umowie/zamówieniu przedstawicieli. Dla płatności określonych w umowie, jako częściowe należy dbać o zapisy umowne określające raty płatności tylko i wyłącznie po wykonaniu i odebraniu kolejnych etapów robót ze ściśle określonymi zakresami. Wówczas podstawą do każdej płatności jest faktura z załączonym protokołem odbioru danego etapu oraz klauzulą.

20 Strona / stron 20 / 24 Kierownik Projektu zadania dokonuje odpowiedniej dekretacji nakładów poprzez wskazanie: nr elementu PSP, nr zamówienia inwestycyjnego, nr konta księgi głównej, nr protokołu odbioru (nr SAP) Kierownik Projektu sprawdza faktury wykonawców pod kątem zgodności z zawartą umową/zamówieniem, nakładami wykazanymi w protokole odbioru, zakresem rzeczowym i budżetem zadania. 5.5 Rozliczenie inwestycji Nakłady bezpośrednie związane są z danym środkiem trwałym i dają się w całości odnieść na dany środek trwały na podstawie dokumentów źródłowych (faktur, kosztorysów powykonawczych, kalkulacji itp.). Nakłady pośrednie (wspólne), dotyczące więcej niż jednego środka trwałego, np. koszty przed zakupowych analiz technicznych, przygotowania inwestycji, dokumentacji, nadzoru autorskiego, nadzoru technicznego nad zainstalowaniem i uruchomieniem, prób i testów rozruchu itp., które rozlicza się między poszczególne środki trwałe proporcjonalnie do nakładów pracy lub w inny sposób dający się logicznie uzasadnić. Wymaga to pisemnego szczegółowego uzasadnianie sposobu podziału nakładów. Załącznikami do dowodu OT są: protokół odbioru końcowego (Protokół przyjęcia do używania środka trwałego), zestawienie dowodów księgowych, protokół z inwentaryzacji (jeżeli taki powstał). 5.6 Realizacja inwestycji pod klucz Realizacja inwestycji pod klucz oznacza realizację inwestycji przez jednego Wykonawcę w zakresie: opracowania kompletnej dokumentacji formalno-prawnej i technicznej, doboru, dostaw i montażu wszystkich urządzeń i materiałów, wykonania wszystkich prac budowlanych, montażowych, instalacyjnych, transportowych itp., opracowania dokumentacji powykonawczej, wykonania instrukcji obsługi, wykonania niezbędnych prób, odbiorów, rozruchów, przeprowadzenia szkoleń dla obsługi, przekazania do eksploatacji użytkownikowi. W zależności od charakteru przedsięwzięcia, możliwości wykonawczych i zawartych umów możliwe są odstępstwa w wyszczególnionym powyżej zakresie. W takim przypadku powoływany jest również Kierownik Projektu, którego zakres działań i uprawnień ustalany jest w oparciu o zawartą umowę. Niezależnie od powyższego, obowiązkiem Użytkownika jest nadzór nad wykonaniem zgodnie z obowiązującymi procedurami dokumentacji technologicznej, dokumentacji związanej z SZŚ i SZBHP oraz przeprowadzenie niezbędnych szkoleń pracowników.