ZAPYTANIE OFERTOWE. Niniejszy wydatek jest realizowany i finansowany ze środków publicznych umowa dotacyjna z Ministerstwem Gospodarki.

Transkrypt

1 Warszawa, dnia ZAPYTANIE OFERTOWE Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. (adres: ul. Bagatela 12, Warszawa) zwraca się z prośbą o przygotowanie oferty cenowej na przeprowadzenie badania satysfakcji z usług PAIiIZ oraz przeprowadzenie badania metodą tajemniczego klienta i opracowanie wyników badań w raporcie. Niniejszy wydatek jest realizowany i finansowany ze środków publicznych umowa dotacyjna z Ministerstwem Gospodarki. I. ZAMAWIAJĄCY Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, Warszawa II. MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI USŁUGI Warszawa, 18 grudnia 2013 r. III. WARUNKI PODMIOTOWE O zamówienie nie mogą ubiegać się podmioty pozostające z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w szczególności pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Ofertę może złożyć wykonawca, który wykaże: - że posiada doświadczenie badawcze w przeprowadzaniu badań satysfakcji z obsługi klientów i badań metodą tajemniczego klienta oraz opracowaniu raportów z wyników tych badań tj. wykaże, że w przeciągu ostatnich 3 lat przeprowadził co najmniej 5 badań ilościowych i jakościowych oraz metodą tajemniczego klienta i ich wyniki w raportach z badań. IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA IV.I. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie badania usług świadczonych przez PAIiIZ metodą tajemniczego klienta oraz badania satysfakcji inwestorów z usług PAIiIZ. Celem projektu jest zbadanie satysfakcji inwestorów obsługiwanych przez PAIiIZ pod kątem jakości świadczonych przez Agencję usług. W ramach realizacji zamówienia na badanie Wykonawca opracuje wzór ankiety (podlegający akceptacji Zamawiającego). Zamawiający dostarczy Wykonawcy badania bazę kontaktów, które zostaną wykorzystane do badań stanowiących przedmiot zamówienia. Badania jakościowe zostaną przeprowadzone przy zastosowaniu techniki wywiadu bezpośredniego z respondentem, przy zastosowaniu techniki IDI 8 wywiadów. Badanie ilościowe zostanie przeprowadzone przy użyciu ankiet, przy zastosowaniu techniki CATI 30 ankiet. Wykonawca zgromadzi i przeanalizuje wyniki wykonanych badań oraz sporządzi z nich pisemny raport z wykonanych badań. Raport winien być sporządzony formacie Microsoft Office Word w języku polskim i zawierać wnioski z

2 badania jakościowego i ilościowego, analizy statystyczne danych, uwagi dotyczące obsługi inwestorów prowadzonej przez Zamawiającego oraz oczekiwania inwestorów. Badanie jakości usług metodą tajemniczego klienta winno być komplementarne do badania satysfakcji. Jego celem jest wskazanie mocnych i słabych stron procesu bezpośredniej obsługi klienta w Agencji, które decydują o sukcesie na etapie pierwszego kontaktu. Agencja pragnie sprawdzić dostępność pracowników i jakość udzielanych przez nich informacji (sprawdzanie dostępności w szczególności Departamentu Inwestycji Zagranicznych zajmującego się bezpośrednią obsługą inwestorów zagranicznych): 1. drogą telefoniczną około (10 rozmów) 2. drogą wiadomości (15 wiadomości) oraz 3. podczas bezpośredniego spotkania w Agencji (prawdopodobnie w języku angielskim). Wyniki badania metodą tajemniczego klienta mają uzupełnić wyniki badania satysfakcji z usług PAIiIZ i zostać uwzględnione w raporcie. IV.II. Informacje dodatkowe 1. Wykonawca jest zobowiązany do opracowania w ciągu 3 dni roboczych od daty wyłonienie wykonawcy projektu ankiety. 2. Powyższe elementy muszą przed realizacją zostać zaakceptowane przez Zamawiającego. 3. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego informowania o postępach pracy. 4. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia wykwalifikowanych pracowników do opracowania raportu. 5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z wykonaniem raportu w ramach wynagrodzenia wskazanego ofercie. 6. Za terminowe i należyte wykonanie Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie przelewem w ciągu 21 dni od daty dostarczenia faktury VAT do siedziby PAIiIZ S.A. Ustalone wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje wszelkie koszty, jaki Wykonawca poniesie w związku z wykonaniem przedmiotu umowy i jest wynagrodzeniem ryczałtowym i nie podlega zmianom. Płatność nastąpi po wykonaniu zamówienia na podstawie podpisanego bez zastrzeżeń protokołu odbioru usługi. Płatność będzie realizowana w polskich złotych, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze, na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę. Wzór protokołu stanowi Załącznik nr 3 do Umowy. Do podpisania protokołu odbioru usługi strony ze Zamawiającego upoważnione są: Barbara Chamot i Agnieszka Garbacz 7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji z wybranymi Wykonawcami, którzy złożyli oferty, w zakresie szczegółów wykonania usługi oraz ewentualnie wysokości ceny w zakresie jej zmniejszenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawców do wyjaśnienia treści złożonej oferty. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonania rozstrzygnięcia postępowania i nie dokonania wyboru oferty bez podawania przyczyny i zwrotu ewentualnych kosztów sporządzenia oferty. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy na całym etapie realizowania Zamówienia, należytej staranności, wysokiej jakości świadczonych usług oraz profesjonalnego podejścia do jego wykonania.

3 V. KRYTERIA OCENY OFERTY 1. Ocenie podlega wyłącznie oferta przygotowana wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Do oferty należy załączyć: kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub EDG etc.), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; referencje potwierdzające należyte wykonanie co najmniej 3 usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności przez Wykonawcę jest krótszy w tym okresie. 2. Oferty złożone bez wymienionych załączników nie będą podlegały ocenie. 3. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującym kryterium: Lp. kryterium znaczenie procentowe kryterium 1. cena brutto (K 1 ) 60% 2. doświadczenie Wykonawcy (K 2 ) 40% Opis kryterium cena (K 1 ): Punkty za cenę zostaną przyznane według następującego wzoru: Najniższa cena brutto przedstawiona w ofertach K 1 = x 60 % Cena brutto badanej oferty Opis kryterium doświadczenie Wykonawcy (K 2 ): Punkty za ilość zrealizowanych przez Wykonawcę opracowań dotyczących potencjału gospodarczego Polski, atrakcyjności inwestycyjnej zostaną przyznane według następującego wzoru: Liczba wykonanych opracowań zadeklarowanych w badanej ofercie K 2 = x 40 % Najwyższa liczba zadeklarowanych opracowań Doświadczenie Wykonawcy będzie mierzone liczbą wykonanych opracowań wskazanych przez Wykonawcę w wykazie załączonym do oferty, odpowiadających wymaganiom określonym w pkt V.1 Przyjmuje się, że l % = l pkt i tak zostanie przeliczona liczba punktów w/w kryterium. 4. Za najkorzystniejszą w danej części zamówienia zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów po zsumowaniu kryterium K 1 oraz kryterium K 2.

4 VI. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT Termin złożenia ofert 5 listopada 2013 r. (decyduje data wpływu oferty do PAIiIZ). Oferty złożone po terminie zostaną odrzucone. Ofertę należy złożyć na formularzu załączonym do niniejszego zapytania pod adresem: Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, Warszawa z dopiskiem: Oferta na badanie satysfakcji z usług PAIiIZ oraz przeprowadzenie badania metodą tajemniczego klienta i opracowanie wyników badań w raporcie. Dopuszczalne jest również przesłanie skanów wszystkich wymaganych dokumentów na faks nr / adres mailowy: agnieszka.garbacz@paiz.gov.pl w wyznaczonym terminie. Osobą do kontaktu jest: Agnieszka Garbacz, tel ; - agnieszka.garbacz@paiz.gov.pl

5 Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego Miejsce data Pieczęć Wykonawcy Formularz ofertowy Nazwa i adres Wykonawcy: Tel.... Faks... Odpowiadając na zaproszenie do składania ofert na..., oferujemy wykonanie w/w przedmiotu zamówienia za łączną cenę netto:... zł (słownie:..., powiększoną o wartość podatku VAT:... zł (słownie:..., dające łączną cenę brutto:... zł (słownie:...). Wykonawca funkcjonuje na rynku od... (miesiąc/rok) Oświadczamy, że : Firma nie pełni wobec Zamawiającego funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; Firma nie pozostaje z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w szczególności pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Zapoznaliśmy się z treścią zapytania ofertowego i akceptujemy bez zastrzeżeń jego postanowienia; Uważamy się za związanych ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert; Zobowiązujemy się do wykonania usługi zgodnie z wytycznymi wyszczególnionymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym w sposób należyty. Załącznikami do niniejszej oferty są:

6 1. kopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub EDG), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 2. referencje potwierdzające należyte wykonanie co najmniej 3 usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności przez Wykonawcę jest krótszy w tym okresie.... czytelny podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy