Warszawa, dnia 18 listopada 2008 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI Departament Administracji Publicznej

Transkrypt

1 NAJWYśSZA IZBA KONTROLI Departament Administracji Publicznej ul. Filtrowa 57, Warszawa tel. (0-22) R/08/001 KAP /08 Warszawa, dnia 18 listopada 2008 r. Pan Konrad Gradek Prezes Sądu Rejonowego w Nowym Dworze Mazowieckim WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1 zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli, Departament Administracji Publicznej, przeprowadziła w dniach od 18 lipca do 10 października 2008 r. kontrolę w zakresie rozpoznawania przez Sąd Rejonowy w Nowym Dworze Mazowieckim IV Wydział Ksiąg Wieczystych (Wydział) spraw wieczystoksięgowych oraz realizacji w Sądzie projektu Nowa Księga Wieczysta (NKW) w latach 2004, (I półrocze). W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym w dniu 20 października 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Prezesowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie z uchybieniami ocenia działalność Sądu w zakresie objętym kontrolą. Wpływ na obniŝenie oceny miały nieprawidłowości dotyczące nieprzestrzegania ustawowego terminu zaznaczania w księdze wieczystej wzmianek o wnioskach o dokonanie wpisu w księdze wieczystej oraz o załoŝenie księgi wieczystej 2 złoŝonych w latach (I półrocze). 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz Dotyczy wniosków, w których zawarte były m.in. następujące Ŝądania: odłączenie części lub całości nieruchomości gruntowej i załoŝenie dla niej nowej księgi wieczystej (kod Ŝądania: OGZKW); wyodrębnienie lokalu i załoŝenie dla niego nowej księgi wieczystej (kod Ŝądania: WLZKW). Wzmianki o tych wnioskach pojawiają się wówczas w księgach wieczystych, z których jest odłączana nieruchomość lub wyodrębniany lokal.

2 Migrację ksiąg wieczystych 3 znajdujących się we właściwości Sądu rozpoczęto 1 stycznia 2005 r., a zakończono 20 marca 2007 r. Do systemu informatycznego przeniesiono ksiąg wieczystych. W związku z realizacją projektu NKW, w okresie objętym kontrolą wydatkowano z budŝetu Sądu środki w łącznej kwocie 95,9 tys. zł m.in. na zakup drukarek, serwis drukarek i sprzętu komputerowego, materiałów biurowych oraz szkolenie w zakresie obsługi oprogramowania NKW. Porównanie danych statystycznych z roku poprzedzającego rozpoczęcie migracji ksiąg wieczystych (2004 r.) oraz z objętego kontrolą wybranego roku wdraŝania systemu informatycznego w związku z realizacją projektu NKW (2006 r.) wskazuje, iŝ pogorszeniu uległy wartości wskaźników charakteryzujących wydajność rozpatrywania spraw wieczystoksięgowych. Zmniejszeniu o 34,2 % uległa średnia liczba spraw rozpoznanych przez jedną osobę orzekającą w Wydziale (z do 1.283) 4 przy jednoczesnym wydłuŝeniu o 53,9% średniego czasu rozpatrywania jednej sprawy (z 0,13 dnia do 0,20 dnia) 5. Pogorszeniu o 62,8 % uległ równieŝ wskaźnik efektywności, rozumiany jako szacunkowy koszt rozpoznania jednej sprawy wieczystoksięgowej (z 132,11 zł 6 do 215,12 zł). Pogorszenie tych wskaźników wynikało m.in. z mniejszej wydajności nowoprzyjętych pracowników 7 i problemów z funkcjonowaniem systemu komputerowego w początkowym okresie jego wdraŝania. Spadek wydajności pracy orzeczników spowodował obniŝenie wartości wskaźnika 3 Migracja księgi wieczystej ogół czynności słuŝących przeniesieniu treści dotychczasowej księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym, dokonywana na podstawie ustawy z dnia 14 lutego 2003 r. o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym (Dz. U. Nr 42, poz. 363). 4 Wskaźnik obciąŝenia sprawami osób orzekających liczony jest jako iloraz liczby spraw załatwionych w ciągu roku w Wydziale Ksiąg Wieczystych oraz liczby osób faktycznie orzekających w tym wydziale w tym okresie (dane średniookresowe). 5 Wskaźnik wykorzystania czasu pracy liczony jako iloraz liczby roboczodni w wydziale wieczystoksięgowym w ciągu roku oraz liczby spraw załatwionych w tym samym okresie. 6 Szacunkowy koszt rozpoznania jednej sprawy wieczystoksięgowej w 2004 r. wynosił 128,11 zł, co po urealnieniu o wskaźniki inflacji stanowi 132,11 zł na poziomie roku Koszt ten wyliczony został jako stosunek sumy wydatków na wynagrodzenia pracowników Wydziału i przypadających na Wydział, proporcjonalnie do zatrudnienia, pozostałych wydatków Sądu, do liczby spraw rozpoznanych w danym okresie. Ponadto w 2006 r. Sąd ponosił równieŝ wydatki związane z wynagrodzeniami osób zatrudnionych, które faktycznie nie orzekały w Wydziale Ksiąg Wieczystych. 7 W roku 2006 nastąpiły zmiany kadrowe odeszli w ciągu roku doświadczeni i przeszkoleni referendarze (3 osoby), przybyli nowi referendarze, których naleŝało przeszkolić do pracy w systemie NKW. NaleŜy zauwaŝyć, Ŝe wpływ w 2004 r. wyniósł spraw, a w 2006 r spraw. Liczba spraw załatwionych w 2004 roku, tj jest większa od wpływu w całym roku 2006 o spraw. Nawet gdyby w roku 2006 zostały załatwione wszystkie sprawy, tj (wpływ z roku 2006 wraz ze sprawami pozostałymi do rozpatrzenia z poprzedniego roku) to ww. wskaźniki byłyby niŝsze od tych z roku 2004 (wskaźnik wykorzystania czasu pracy wyniósłby 0,19, zaś wskaźnik obciąŝenia sprawami osób orzekających spraw).

3 - 3 - opanowania wpływu spraw (z 1,18 do 1,04) 8. Pozostawał on wprawdzie na poziomie powyŝej jedności, co oznacza Ŝe zmniejszały się pozostałości, jednak sprzyjał temu fakt, Ŝe o 25% zmniejszył się wpływ spraw. Skróceniu uległ czas od wpływu wniosku do jego rozpoznania 9 z 0,64 miesiąca (tj. 19 dni) do 0,54 miesiąca (tj. 16 dni). Ponadto, na koniec 2006 r. nie było spraw niezałatwionych przez ponad 12 miesięcy, podczas gdy na koniec 2004 r. było ich 275. W kolejnych latach realizacji projektu NKW (lata 2007 I półrocze 2008) sprawność rozpoznawania spraw systematycznie się poprawiała. Świadczy o tym skrócenie średniego czasu poświęconego na rozpoznanie sprawy (z 0,20 dnia w 2006 r. do 0,13 dnia w 2007 r.), przy zwiększającej się średniej liczbie spraw rozpoznanych przez orzecznika (z w 2006 r. do w 2007 r.). Zmniejszeniu uległ równieŝ o 29,7 % (tj. o 65,55 zł) szacunkowy koszt rozpoznania jednej sprawy wieczystoksięgowej (z 220,50 zł 10 do 154,95 zł). Ponadto, polepszeniu uległo opanowanie bieŝącego wpływu spraw 11, przy coraz krótszym czasie od wpływu wniosku do jego rozpoznania 12. W latach 2007-I półrocze 2008 r. nie występowały sprawy niezałatwione przez ponad 12 miesięcy. Oznacza to, Ŝe nastąpiło usprawnienie postępowań wieczystoksięgowych i zmniejszenie zaległości. NIK zwraca jednak uwagę, Ŝe podstawowym czynnikiem powodującym zmniejszenie zaległości i bieŝące załatwianie spraw jest bardzo korzystny, w stosunku do wpływu spraw, poziom zatrudnienia orzeczników. Wydajność pracy orzeczników na koniec 2007 r. (1.873 sprawy na orzecznika) była niŝsza niŝ w 2004 r. (1.950 spraw na orzecznika), a takŝe znacząco odbiegała od średniej wartości w kraju (3.581 spraw na orzecznika). WdroŜenie projektu NKW znacznie usprawniło i przyspieszyło wydawanie odpisów z księgi wieczystej 13 oraz umoŝliwiło bieŝący wgląd do ksiąg wieczystych, co było jego 8 Wskaźnik opanowania wpływu stanowi iloraz liczby spraw załatwionych w danym okresie oraz liczby spraw, które wpłynęły w tym okresie (bez pozostałości z okresu poprzedniego). 9 Wskaźnik pozostałości, liczony jako iloraz liczby spraw pozostających do załatwienia na koniec okresu przez liczbę przeciętnego miesięcznego wpływu, obrazuje po jakim czasie dana sprawa zostaje rozpatrzona. 10 Szacunkowy koszt rozpoznania jednej sprawy wieczystoksięgowej w 2006 r. wynosił 215,12 zł, co po urealnieniu o wskaźniki inflacji stanowi 220,50 zł na poziomie roku Wskaźnik opanowania wpływu wynosił 0,90 w I półroczu 2006 r., 1,07 w I półroczu 2007 r. i 1,13 w I półroczu 2008 r. 12 ObniŜenie wskaźnika pozostałości z 1,72 miesiąca (52 dni) w I półroczu 2006 r. do 0,04 miesiąca (1 dzień) w I półroczu 2008 r. Na koniec roku 2007 wskaźnik opanowania wpływu był niŝszy od roku 2006, a wskaźnik pozostałości był wyŝszy od roku 2006 z uwagi na zwiększony wpływ spraw w drugiej połowie 2007 r. (sprawy dotyczące spółdzielni mieszkaniowych) i mniejsze faktyczne zatrudnienie w 2007 (4,10) w stosunku do roku 2006 (4,49). Zostało to nadrobione w I półroczu 2008 r. 13 Analiza danych sprawozdawczych charakteryzujących załatwianie wniosków o wydanie odpisów z ksiąg wieczystych za lata 2004, 2006-I półrocze 2008 wykazała, Ŝe przy wzroście ilości wpływających wniosków o odpis z w 2004 r. do w 2007 r. (tj. o 9%) poprawie uległ wskaźnik opanowania wpływu z 0,99 w 2004 r. do 1,001 w 2007 r. (takŝe w I półroczu 2008 r. wyniósł on 1), co wskazuje na coraz skuteczniejsze opanowanie wpływu tego rodzaju spraw. Wskaźnik pozostałości malał sukcesywnie i od roku 2007 wynosi 0 (w 2004 r. 0,33; w 2006 r. 0,02).

4 - 4 - kolejnym celem. Kontrolą objęto łącznie 105 wniosków o odpis z ksiąg wieczystych, z tego 67 wniosków dotyczyło odpisów z ksiąg wieczystych prowadzonych w systemie informatycznym i 38 odpisów z ksiąg wieczystych prowadzonych w formie papierowej 14. Ustalenia kontroli wykazały, Ŝe wszystkie odpisy z ksiąg wieczystych prowadzonych w systemie informatycznym sporządzone zostały w dniu złoŝenia wniosku. Natomiast odnośnie 38 objętych badaniem odpisów z ksiąg wieczystych prowadzonych w formie papierowej ustalono, iŝ 24 z nich zostały sporządzone w dniu złoŝenia wniosku, a w przypadku pozostałych 14 sporządzenie ich trwało od 1 do 22 dni od złoŝenia wniosku. Wgląd do ksiąg wieczystych prowadzonych w systemie informatycznym realizowany był na bieŝąco, chociaŝ jak ustalono w trakcie kontroli występowały chwilowe trudności w dostępie do księgi wieczystej spowodowane przeciąŝeniem systemu (konieczność kilkakrotnego logowania się do systemu (przez minut) aby przejrzeć księgę wieczystą z uwagi na zbyt duŝą liczbę uŝytkowników w danej chwili). 2. Szczegółowe badanie 210 wniosków 15 wykazało, Ŝe w Sądzie przestrzegano obowiązku niezwłocznego rejestrowania wniosków wieczystoksięgowych w dzienniku ksiąg wieczystych, określonego w art ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego 16 (kpc). Wszystkie objęte badaniem wnioski zostały zarejestrowane w dzienniku ksiąg wieczystych z zachowaniem kolejności wpływu, tj. zgodnie z art kpc oraz 244 ust. 2 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej W przypadku 38 wniosków dotyczących ksiąg prowadzonych w systemie informatycznym (spośród 150 objętych badaniem) wzmianki o wnioskach 18 zostały zamieszczone w księdze wieczystej po upływie od dwóch do 48 dni, co stanowiło naruszenie art kpc, zgodnie z którym wzmiankę o wniosku zaznacza się w odpowiednim dziale księgi wieczystej niezwłocznie, po zarejestrowaniu wniosku w dzienniku ksiąg wieczystych. Zgodnie z orzecznictwem niezwłoczne dokonanie wzmianki oznacza podjęcie tej czynności bez jakiejkolwiek zwłoki, najszybciej jak to moŝliwe z przyczyn technicznych, czyli w dniu 14 Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym przez dotychczasową księgę wieczystą naleŝy rozumieć księgę wieczystą prowadzoną według dotychczas ustalonych wzorów, mającą podlegać migracji. 15 Z tego: 105 wniosków o dokonanie wpisu w księdze wieczystej oraz 105 o załoŝenie księgi wieczystej. 16 Dz. U. z 1964 r. Nr 43, poz. 296 ze zm. 17 Dz. Urz. MS z 2003 r. Nr 5, poz. 22 ze zm. 18 Zaznaczenie w odpowiednim dziale księgi wieczystej numeru wniosku.

5 - 5 - wpływu wniosku, bądź w dniu następnym 19. W 34 przypadkach przyczyną był zbyt długi czas (wynoszący w jednym przypadku nawet 38 dni od rejestracji wstępnej 20 ) przeznaczony na rejestrację szczegółową wniosku, tj. na wpisanie do systemu komputerowego m.in. Ŝądań zawartych we wniosku i danych dotyczących uczestników postępowania, w tym w dwóch przypadkach równieŝ błędy systemu informatycznego 21. W pozostałych czterech przypadkach, mimo zakończenia rejestracji szczegółowej w dniu wpływu wniosku, błędy systemu spowodowały opóźnienie w pojawianiu się wzmianek w księgach wieczystych. Natomiast w przypadku wszystkich 30 zbadanych wniosków o dokonanie wpisów w księgach wieczystych prowadzonych w formie papierowej złoŝonych w roku 2004, wzmianki o wnioskach zostały ujawnione w księgach wieczystych, jednak brak adnotacji na wnioskach o dacie dokonania wzmianki uniemoŝliwia ustalenie czy wzmianki te zamieszczone zostały niezwłocznie, tj. zgodnie z wymogiem art kpc. Niezamieszczenie takiej adnotacji na wniosku stanowiło naruszenie 249 ust. 3 i 4 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej. NIK zwraca uwagę, Ŝe opieszałość we wpisach wzmianek stwarza zagroŝenie dla bezpieczeństwa obrotu nieruchomościami oraz ochrony prawa własności. Poprawa tego bezpieczeństwa była jednym z celów projektu NKW. 4. Wyniki kontroli wykazały, Ŝe wszystkie sześć wniosków złoŝonych do Sądu w trybie ustawy z dnia 7 września 2007 r. o ujawnieniu w księgach wieczystych prawa własności nieruchomości Skarbu Państwa oraz jednostek samorządu terytorialnego 22 do 2 października 2008 r. zostały załatwione w ciągu miesiąca od dnia ich złoŝenia, tj. terminie określonym w art. 5 ww. ustawy. 5. NIK pozytywnie ocenia działania podejmowane przez Prezesa Sądu oraz Przewodniczącą IV Wydziału w celu realizacji zaleceń wynikających z przeprowadzonych w okresie objętym kontrolą jednej wizytacji i jednej kontroli Wydziału, dotyczących m.in. usprawnienia jego pracy oraz realizację przez nich obowiązku sprawowania nadzoru nad działalnością Wydziału, m.in. w zakresie szybkości i terminowości postępowania oraz spraw zaległych. 19 Wyrok SN z dnia 17 maja 2002 r., I CKN 1157/ Rejestracja wstępna następowała w dniu wpływu wniosku do Wydziału i polegała m. in. na rejestracji daty i godziny wpływu wniosku oraz nadaniu numeru wnioskowi. 21 W przypadku ksiąg wieczystych prowadzonych w systemie informatycznym wzmianka zapisuje się w odpowiednim dziale księgi wieczystej automatycznie po zakończeniu rejestracji szczegółowej wniosku. 22 Dz. U. z 2007 r. Nr 191, poz. 1365

6 - 6 - Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnioskuje o skrócenie czasu od rejestracji wstępnej do zakończenia rejestracji szczegółowej w celu terminowego zaznaczania w księgach wieczystych wzmianek o wnioskach. NajwyŜsza Izba Kontroli Departament Administracji Publicznej, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Prezesa w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosku, bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosku lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu Prezesowi prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora Departamentu Administracji Publicznej NajwyŜszej Izby Kontroli umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosku zawartych w tym wystąpieniu pokontrolnym. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o której mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.