Pan Piotr Świda Dyrektor Muzeum Łowiectwa i Jeździectwa w Warszawie

Transkrypt

1 Warszawa, dnia 14 października 2008 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI Departament Nauki, Oświaty i Dziedzictwa Narodowego P/08/075 KNO /2008 Pan Piotr Świda Dyrektor Muzeum Łowiectwa i Jeździectwa w Warszawie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Departament Nauki, Oświaty i Dziedzictwa Narodowego, przeprowadziła w Muzeum Łowiectwa i Jeździectwa w Warszawie, zwanym dalej Muzeum lub MŁJ, kontrolę w zakresie ochrony i udostępniania zasobów muzealnych w latach (I półrocze). W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 7 sierpnia 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działania Muzeum w zakresie objętym kontrolą, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. Formułując powyŝszą ocenę, NIK uwzględniła prawidłową realizację przez Muzeum zadań statutowych, polegających na: wielotorowości działalności promocyjnej i edukacyjnej, właściwe zorganizowanie systemu zabezpieczenia przeciwpoŝarowego, działania Muzeum podjęte w celu uzyskania własnych przychodów i zmniejszenia niektórych kosztów

2 utrzymania. Ocenę tę uzasadnia ponadto fakt usunięcia w trakcie kontroli części ujawnionych nieprawidłowości. Stwierdzone nieprawidłowości polegały na: nie podjęciu w porozumieniu z Ministrem Kultury i Dziedzictwa Narodowego decyzji co do ostatecznych losów depozytu Polskiego Związku Łowieckiego (PZŁ), niecelowym pozyskiwaniu i gromadzeniu niektórych muzealiów oraz depozytów, nierzetelnym prowadzeniu ksiąg ewidencyjnych, nieprzestrzeganiu przepisów w zakresie oznakowania muzealiów, nie przeprowadzeniu okresowych obowiązkowych szkoleń przeciwpoŝarowych dla części pracowników w ustawowo określonych terminach, niecelowym wydatkowaniu środków na zakup systemu monitorującego ruch na klatce schodowej. 1. NIK krytycznie ocenia fakt nie podjęcia przez Muzeum skutecznych działań rozstrzygających o dalszych losach depozytów PZŁ znajdujących się w Muzeum i zarządzanych przez Muzeum. Muzeum posiadało w roku 2006 depozyty w liczbie 1.202, a w 2007 r (w tym ok stanowiło własność PZŁ), z czego na wystawach (stałych i czasowych) znajdowało się odpowiednio: 341 i 337 eksponatów, tj. 28,4% i 28,1% wszystkich. Pozostałe eksponaty, tj. prawie 72%, znajdowało się w magazynach. W trakcie kontroli stwierdzono, Ŝe dokumenty - na podstawie których Muzeum otrzymało od PZŁ depozyty - nie zawierały postanowień dotyczących warunków zwrotów, wyraŝania zgody na konserwację obiektu i ponoszenia kosztów konserwacji, mimo Ŝe depozyty te w latach objętych kontrolą stanowiły 44% i 17% obiektów poddanych konserwacji. NIK zwraca ponadto uwagę, Ŝe przechowywanie w magazynach ok. 70% depozytów ma miejsce w sytuacji, gdy powierzchnia magazynowa Muzeum stanowi 6,3% ogólnej powierzchni i 11% powierzchni sal wystawowych. W tej sytuacji wydaje się, Ŝe Muzeum powinno w porozumieniu z Ministrem Kultury i Dziedzictwa Narodowego podjąć decyzję co do dalszych losów omawianego depozytu PZŁ, a zwłaszcza rozstrzygnąć (po dokonaniu merytorycznej analizy), czy cały ten depozyt, czy jego część powinien być ewentualnie przejęty na własność przez Muzeum. 2

3 2. ZastrzeŜenia NIK dotyczą takŝe celowości pozyskiwania niektórych muzealiów oraz rozszerzania kolekcji Muzeum o przedmioty nie związane z tematyką łowiecką i jeździecką. Ustalono bowiem, Ŝe Muzeum otrzymało nieodpłatnie z Izby Celnej w Białymstoku 110 obiektów, w tym 55 przedmiotów kolekcjonerskich zastawy stołowej, 30 ikon oraz 25 przedmiotów kultu religijnego związanego z prawosławiem (krzyŝy i ołtarzyków metalowych). W ocenie NIK brak jest uzasadnienia merytorycznego do pozyskiwania tego rodzaju zbiorów, zwaŝywszy na specyfikę zadań i celów Muzeum Łowiectwa i Jeździectwa oraz na fakt, iŝ część pozyskanych muzealiów w krótkim okresie zostało wypoŝyczone do innych muzeów. 3. NIK negatywnie ocenia sposób prowadzenia ksiąg ewidencyjnych Działu Hipologii i Sekcji Varia. Stwierdzono, Ŝe na 314 wpisów w księdze inwentarzowej Działu Hipologii brakowało informacji dotyczących: autora, wytwórcy, sposobu pozyskania (w 35 przypadkach, tj. 11,1% zbadanych), czasu powstania lub pozyskania (w 39 przypadkach, tj. 12,4% zbadanych) oraz określenia miejsca powstania (w 16 pozycjach, tj. 5%). Brak powyŝszych danych stanowił naruszenie 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (Dz. U. Nr 202, poz.2073), zgodnie z którym wpis w karcie ewidencyjnej zawiera moŝliwe do ustalenia dane identyfikacyjne zabytku, a w razie braku danych identyfikacyjnych wpisuje się w odpowiedniej rubryce księgi wyraz "nieznane". W trakcie kontroli wpisy uzupełniono. TakŜe zapisy w księgach inwentarzowych dawnej tzw. Sekcji Varia były niekompletne, i tak np. w dziale XII - negatywy - od nr 3072 do 3103 wpisano tylko dane w kolumnach: nr księgi inwentarzowej, nr księgi wpływu, dawna numeracja, materiał, technika, a w kolumnie uwagi - daty przeprowadzanych tzw. skontrum (rok 2000 i 2004). Brak natomiast było wpisów w kolumnach: autor, szkoła, kraj wytworzenia, czas powstania, wymiary, wartość, sposób, źródło nabycia. W ocenie NIK stan ksiąg inwentarzowych dawnej tzw. Sekcji Varia jest skutkiem braku nadzoru Pana Dyrektora nad uporządkowaniem ww. ksiąg. NaleŜy podkreślić, Ŝe przepis 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania 3

4 zabytków w muzeach dopuszcza niewpisywanie do ksiąg inwentarzowych współczesnych kopii zabytków rzemiosła artystycznego, rzeźby, malarstwa, grafiki, które wchodzą w skład wyposaŝenia wnętrz pałacowych lub słuŝą celom wystawowym. Przedmioty te ewidencjonuje się na zasadach ogólnych. 4. NIK zgłasza uwagi do sposobu oznakowania muzealiów i przestrzegania obowiązujących w tym zakresie przepisów 6 ust. 1 i 2 ww rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach. Stwierdzono, Ŝe na 330 losowo wybranych obiektów nieprawidłowo oznakowane były 23 eksponaty, tj. 7% zbadanych. ZastrzeŜenia dotyczyły braku oznaczenia obiektu (4 przypadki), naniesienia numeru inwentarzowego w sposób nietrwały (7 obiektów), braku pełnego numer inwentarzowego (5 obiektów) oraz naniesienia numeru inwentarzowego na oddzielnym kartonie, co dotyczyło 5 grafik. W wyniku porównania zapisów w księgach inwentarzowych, w kartach katalogowych i ewidencyjnych oraz oględzin 330 losowo wybranych obiektów stwierdzono, Ŝe fotografii obiektu brakowało w 4 przypadkach (1,2%), nieprawidłowo odnotowano miejsce przechowywania muzealium 15 obiektów (4,%), niezgodnie z rzeczywistością opisano 2 obiekty (0,6%), oceny stanu zachowania obiektu brakowało na 7 (2,1%) kartach katalogu naukowego. 5. NIK krytycznie ocenia nieprzestrzeganie częstotliwości oraz zakresu obowiązkowego szkolenia pracowników z dziedziny ochrony przeciwpoŝarowej, określonych w 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 października 2003 r. w sprawie zabezpieczania zbiorów w muzeach przed poŝarami, kradzieŝami i innymi niebezpieczeństwami groŝącymi zniszczeniem lub utratą muzealiów oraz sposobów przygotowania zbiorów do ewakuacji w razie powstania zagroŝenia (Dz. U. Nr 193, poz. 1892, ze zm.). W Muzeum przeprowadzano obowiązkowe szkolenia z zakresu ochrony przeciwpoŝarowej co 5 lat, podczas gdy zgodnie z ww. przepisami okres ten wynosi 3 lata; ustalono ponadto, Ŝe tematyka szkoleń nie uwzględniała specyfiki Muzeum. 6. Jako niecelowy NIK ocenia zakup systemu monitorującego, zainstalowanego na klatce schodowej za kwotę 6,5 tys. zł, z powodu złej jakości i braku moŝliwości nagrywania obrazu oraz miejsca usytuowania monitora, które uniemoŝliwiało obserwowanie ruchu na klatce schodowej. 4

5 Stwierdzono równieŝ, Ŝe zakupu ww. systemu dokonano z naruszeniem wewnętrznych procedur wynikających z 2-4 zarządzenia nr 2 Dyrektora Muzeum Łowiectwa i Jeździectwa z dnia 28 kwietnia 2006 r. w sprawie kontroli finansowej oraz ustalenia procedur nadzoru w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Zakupu dokonano bez złoŝenia stosownego wniosku zawierającego uzasadnienie celowości dokonania zakupu. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1) Podjęcie działań - we współpracy z Ministrem Kultury i Dziedzictwa Narodowego mających na celu rozstrzygnięcie losów depozytu PZŁ znajdującego się w Muzeum. 2) Pozyskiwanie muzealiów, które uwzględniają specyfikę Muzeum Łowiectwa i Jeździectwa. 3) Oznakowanie muzealiów zgodnie z przepisami. 4) Przeprowadzanie szkoleń p.poŝ zgodnie z obowiązującymi w muzeach przepisami. 5) Usprawnienie systemu monitorującego ruch na klatce schodowej. 6) Przestrzeganie wewnętrznych uregulowań w zakresie procedur dokonywania wydatków. NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Dyrektora w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu Dyrektorowi prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Departamentu Nauki, Oświaty i Dziedzictwa Narodowego NajwyŜszej Izby Kontroli, umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. 5

6 W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej Komisji NIK. 6