ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/SWISS/PRO

Transkrypt

1 Centrum Apiterapii ApiBalt sp. z o.o. Bałtów 55, Bałtów Bałtów, dn. 11 kwietnia 2016 r. Centrum Apiterapii ApiBałt sp. z o.o. w związku z realizacją projektu Rozwój Centrum Apitetrapii ApiBałt sp. z o.o. poprzez poszerzenie zakresu świadczonych usług o całoroczne usługi noclegowe oraz ofertę mini spa nr umowy 70/SPPW/III/2015/DP z dn r. zwraca się z zapytaniem ofertowym ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/SWISS/PRO I. ZAMAWIAJĄCY Nazwa: Centrum Apiterapii ApiBałt: sp. z o.o. Adres: Bałtów Bałtów Telefon: Adres strony internetowej: Adres poczty elektronicznej: apibalt@gmail.com II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zapytania jest przygotowanie i przeprowadzenie kompleksowej kampanii promocyjnej projektu oraz nowych usług wprowadzonych do oferty firmy w związku z jego realizacją w okresie do 30 czerwca 2016 r. Celem kampanii promocyjnej jest zachęcenie grupy docelowej do wykupywania kuracji i noclegów w domkach, przy możliwe jak najszerszej promocji nowopowstałych obiektów. III. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA A. PROMOCJA W INTERNECIE 1. Opracowanie i uruchomienie podstrony projektu na stronie internetowej Zamawiającego System poruszania się po serwisie powinien być intuicyjny, ułatwiający dotarcie do informacji na wybrany temat. a. Menu tematyczne powinno zawierać następujące kategorie: 1

2 informacje nt. projektu: dane projektu (nazwa, termin realizacji, wartość projektu, wartość dofinansowania w CHF, źródło dofinansowania), opis projektu (zakres i cele projektu, harmonogram realizacji projektu, korzyści związane z projektem) aktualności dokumenty do pobrania postępowanie ofertowe b. Administrator powinien mieć możliwość dodawania nowych pozycji w menu i zmianę istniejących. c. Pozycjonowanie strony firmowej oraz podstrony projektu. 2. Promocja oferty na stronach internetowych propagujących atrakcje Bałtowskiego Kompleksu Turystycznego a. Dodanie zakładki informującej o ofercie Centrum Apiterapii ApiBałt sp. z o.o. na stronie internetowej Bałtowskiego Kompleksu Turystycznego. b. Zamieszczenie oferty noclegowej na stronie internetowej prezentującej bałtowską bazę noclegową 3. Opracowanie i realizacja kampanii z wykorzystaniem serwisu społecznościowego Facebook Przygotowanie reklamy do wyświetlania przez 4 tygodnie na Facebooku. Dodanie w trakcie trwania kampanii 12 wpisów wzmacniających odbiór (wpisy różnego typu: infografiki, zdjęcia, linki, filmy). Przygotowanie tekstu newslettera, wysyłka 3 wiadomości do grupy docelowej. 4. Publikacja materiałów reklamowych w portalach branżowych 5. Przeprowadzenie kampanii opartej o Google AdWord, Ad Sense i remarketing a. Przygotowanie i zamieszczenie linków sponsorowanych prowadzących do strony (min. 10 linków sponsorowanych) b. Kreacja i wykonanie banerów reklamowych oraz realizacja kampanii banerowej odsłonowej w co najmniej jednym serwisie internetowym o wysokim potencjale dotarcia do grup docelowych. c. Targetowanie na strony tematyczne lub na konkretne witryny wybrane wspólnie z Zamawiającym. d. Remarketing. B. PROMOCJA W MEDIACH LOKALNYCH I BRANŻOWYCH 1. Promocja w Radio o zasięgu regionalnym (województwo świętokrzyskie) Przygotowanie treści i produkcja 30 sek. programu reklamowego oraz emisja i koordynacja emisji w min. 1 lokalnej rozgłośni radiowej w województwie świętokrzyskim. Przygotowanie pliku w formacie na potrzeby emisji oraz do zamieszczenia na stronie i do otworzenia w ogólnie dostępnych programach do odtwarzania plików audio. 2. Promocja w telewizji lokalnej 2

3 Przeprowadzenie kampanii w lokalnej telewizji produkcja i emisja 1 min. spotu informacyjno promocyjnego 3. Promocja w prasie tradycyjnej a. Publikacja pięciu artykułów prasowych związanych z kampanią promocyjną projektu (łamanie tekstu i publikacja artykułu) w gazecie lokalnej: Tytuł prasowy, w którym zostaną opublikowane artykuły musi ukazywać się przynajmniej w powiecie ostrowieckim Artykuły muszą zawierać logotypy zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczenia projektów w ramach Programu Góry Świętokrzyskie naszą przyszłością Artykuł powinien zawierać tekst o zawartości min znaków ze spacjami b. Przygotowanie projektu graficznego, opracowanie i redakcja 3 artykułów sponsorowanych w czasopismach branżowych związanych z tematyką zdrowego trybu życia, pielęgnacji i urody. C. PROMOCJA BEZPOŚREDNIA 1. Projekt i druk ulotek i plakatów promujących nowe usługi Kreacja graficzna oraz wydruk ulotek (format: 2DL do DL, pełny kolor, druk dwustronny, nakład: 1 tys. szt.) i plakatów (format: A2, pełen kolor z jednej strony, nakład: 200 szt.). Kolportaż materiałów promocyjnych w miejscach związanych z urodą (salony SPA) i zdrowym trybem życia (szatnie basenów, siłowni) oraz przedszkolach i korporacjach (oferta spa dla rodziców i oferta zabaw dla dzieci w Bałtowskim Kompleksie Turystycznym). 2. Opracowanie krótkiego filmu promocyjnego, który zostanie wykorzystany w kampanii promocyjnej na Facebooku. 3. Wykonanie tablicy i naklejek informacyjnych a. Tablica informacyjna o współfinansowaniu projektu o wymiarach 1,4 m x 1 m (sz. x wys.) montowana na dwóch słupkach mocujących, przeznaczonych do umieszczenia w gruncie w miejscu realizacji projektu pełen kolor wydruku, odporny na działanie czynników zewnętrznych, folia matowa montaż tablicy na terenie Gminy Bałtów, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego ilość: 1 szt. b. Tablica pamiątkowa o wymiarach 1,4 m x 1 m (sz. x wys.) montowana na dwóch słupkach mocujących, przeznaczonych do umieszczenia w gruncie w miejscu realizacji projektu materiał: srebrne anodowane aluminium o grubości ok. 2 cm; powierzchnie i krawędzie powinny być pokryte gorącym lakierem w temperaturze 80 C; otwory mocujące - wykonane przed lakierowaniem; należy zastosować trzy kolory: biały, czerwony (Pantone 485) i czarny; ilość: 1 szt. c. Naklejki informacyjne o wymiarach 10 cm x 5 cm w nakładzie 80 szt. d. Wizytówki o wymiarach 85 mm x 55 mm (szer. x wys.) dwustronna w nakładzie 2 tys. szt. D. STWORZENIE SYSTEMU PARTNERÓW 3

4 Nawiązane współpracy z korporacjami i urzędami, które mogłyby oferować bony dla najlepszych pracowników uprawniające do korzystania z oferty Centrum Apiterapii ApiBałt sp. z o.o. UWAGA: Elementy promocyjne projektu powinny uwzględniać wytyczne dotyczące oznaczeń dla projektów współfinansowanych w ramach Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy zawartych w wytycznych dla beneficjentów, dostępnych na stronie internetowej pod adresem: zakładka Dowiedz się o programie, podzakładka Weź udział w promocji. IV. KONSULTACJE ORAZ PROJEKT WSTĘPNY Konsultacje układu i projektu graficznego poszczególnych elementów kampanii promocyjnej odbywać się będą zarówno w siedzibie Zamawiającego, jak i Wykonawcy oraz telefonicznie. Wykonawca zobligowany jest również do przygotowania projektu wstępnego aplikacji internetowej, który winien zostać zatwierdzony przez Zamawiającego. V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Od kwietnia 2016 do czerwca 2016 roku, w tym: Promocja w internecie Promocja w mediach lokalnych i branżowych Promocja bezpośrednia Stworzenie systemu partnerów VI. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWNIU 1. O zamówienie może ubiegać się Wykonawca, który nie jest powiązany z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli (co poświadcza składając oświadczenie stanowiące załącznik nr 3). 2. Wykonawca musi spełniać następujące warunki merytoryczne: a. znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 4

5 b. posiada uprawnienia i zasoby niezbędne do niezakłóconej realizacji przedmiotu zamówienia, w szczególności niezbędne środki techniczno-organizacyjne, doświadczenie, kwalifikacje oraz potencjał osobowy i finansowy. c. Wykonawca zaoferuje usługę zgodnie z wymogami określonymi w pkt. III niniejszego zapytania ofertowego. 3. Oferta Wykonawcy nie spełniająca powyższych warunków podlega odrzuceniu. VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferta winna być sporządzona w formie pisemnej zgodnie ze wzorem (załącznik nr 1) oraz zawierać dokładne oznaczenie Wykonawcy, podpis osoby upoważnionej oraz określenie załączników. 2. Ofertę należy złożyć osobiście lub przesłać pocztą/kurierem (decyduje data dostarczenia oferty). 3. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na całość usługi objętej zapytaniem. 4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 6. Zaoferowana cena wykonania zamówienia powinna zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferta sporządzona w odpowiedzi na niniejsze zapytanie zgodnie z załączonym formularzem ofertowym (zał. 1) powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: apibalt@gmail.com, przesłana pocztą tradycyjną (listownie lub przesyłką kurierską) albo dostarczona osobiście do siedziby firmy do dnia 25 kwietnia 2016 r. do godz. 16-tej (liczy się data wpływu). Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. IX. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert i wyboru najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryteria: a. cena 80 pkt. (80%) b. doświadczenie Oferenta 20 pkt. (20%) a. Liczba punktów w kryterium cena będzie przyznana według wzoru: Kryterium cena = x 80 pkt. b. Liczba punktów w kryterium doświadczenie będzie przyznawana według poniższego schematu: 5

6 Liczba przeprowadzonych kompleksowych kampanii marketingowych o charakterze informacyjno promocyjnym Liczba punktów 0 0 pkt pkt. powyżej 5 20 pkt. Kryterium doświadczenie = x 20 pkt. Ocena oferty = Kryterium cena + Kryterium doświadczenie W ofercie należy odnieść się do wszystkich kryteriów wyboru oferty. W przypadku, gdy Oferent nie wskaże informacji (przykłady realizowanych zleceń/projektów) umożliwiających ocenę któregoś z kryteriów (kryterium doświadczenie ) jego oferta może zostać uznana za nieważną lub w ocenie zostanie przyznanych mu 0 pkt. w danym kryterium. Zamawiający po dokonaniu oceny nadesłanych ofert wybierze tą z największą liczba punktów zgodnie z powyższymi kryteriami. Dostawca jest zobowiązany do podpisania Oświadczenia o braku powiązań osobowych/ kapitałowych z Zamawiającym (wzór Oświadczenia został dołączony do niniejszego zapytania). X. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający powiadomi niezwłocznie Wykonawców biorących udział w postępowaniu za pośrednictwem swojej strony internetowej: XI. DODATKOWE INFORMACJE 1. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą oraz który spełni wymogi określone w Zapytaniu ofertowym. 2. O terminie zawarcia umowy Zamawiający zawiadomi Wykonawcę drogą ową. 3. Termin związania ofertą: 7 dni liczone od dnia upływu terminu do składania ofert. 4. Dodatkowych informacji udziela Wiceprezes Zarządu Spółki, Pan Józef Misiura pod nr telefonu oraz adresem apiabalt@gmail.com. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 Formularz oferty cenowej Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych Załącznik nr 3 Wykaz przeprowadzonych kompleksowych kampanii marketingowych o charakterze informacyjno promocyjnym (dokument sporządzony samodzielnie przez Oferenta) 6