Zarządzenie Nr 309/KU/07 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 02. kwietnia 2007 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 309/KU/07 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 02. kwietnia 2007 r. w sprawie: ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Kancelarii Urzędu w Urzędzie Miejskim w Słupsku. Na podstawie 2 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku, ustalonego zarządzeniem Nr 284/OK/07 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 29 marca 2007 r. zarządzam, co następuje: 1 Ustalam Regulamin Wewnętrzny Kancelarii Urzędu, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Wykonanie zarządzenia powierzam Kierownikowi Kancelarii Urzędu - Pełnomocnikowi Ochrony Informacji Niejawnych. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania

2 Uzasadnienie: Regulamin został wprowadzony w związku z rozwiązaniem Kancelarii Przezydenta Miasta Słupska i utworzeniem Kancelarii Urzędu w Urzędzie Miejskim w Słupsku podpis sporządzającego podpis Dyrektora Wydziału podpis resortowego Zastępcy Prezydenta

3 Załącznik do zarządzenia Prezydenta Miasta Słupska nr 309/KU/07 z dnia r. REGULAMIN WEWNĘTRZNY KANCELARII URZĘDU I. Postanowienia ogólne 1.

4 I. Postanowienia ogólne. 1. Regulamin Wewnętrzny, zwany dalej regulaminem, określa: 1. strukturę organizacyjną KANCELARII URZĘDU z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami, 2. zadania KANCELARII URZĘDU ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania, 3. zasady podpisywania pism i decyzji, 4. schemat organizacyjny KANCELARII URZĘDU. II. Struktura organizacyjna KANCELARII URZĘDU z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami Całokształtem pracy KANCELARII URZĘDU kieruje kierownik Kancelarii Urzędu Pełnomocnik Ochrony Informacji Niejawnych (KU I) przy pomocy następujących stanowisk: 1) ds. kancelarii tajnej i obsługi poczty (KU II) 2) ds. kancelarii tajnej i obsługi poczty (KU III) 3) ds. obsługi poczty (KU IV) 2. Całokształtem pracy Kancelarii Urzędu kieruje Kierownik Kancelarii Urzędu Pełnomocnik Ochrony Informacji Niejawnych, a w czasie jego nieobecności wyznaczony pracownik Kancelarii Urzędu. 3. Pracownicy Kancelarii Urzędu zastępują się wzajemnie zgodnie z ustaleniami zawartymi w osobowych zakresach czynności. 4. Kierownik Kancelarii Urzędu może ustalić doraźne zastępstwo niezależnie od ustaleń zawartych w punkcie 3 III. Zadania Kancelarii Urzędu ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania IV Wszystkie zadania wykonywane przez Kancelarię Urzędu są zadaniami własnymi 2. Do podstawowych zadań Kancelarii Urzędu należy: 1) Ewidencja i rozdział przychodzącej do Urzędu korespondencji oraz przesyłek. 2) Wysyłanie korespondencji i przesyłek. 3) Prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami. 4) Zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym ochrony fizycznej. 5) Zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych, w których są wytwarzane, przetwarzane, przechowywane lub przekazywane informacje niejawne. 6) Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji. 7) Okresowa kontrola ewidencji materiałów i obiegu dokumentów niejawnych. 8) Opracowywanie planu ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji.

5 9) Prowadzenie postępowania sprawdzającego wg zasad określonych w ustawie o ochronie informacji niejawnych. 10) Szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych. 11) Nadzorowanie zabezpieczenia fizycznego Urzędu w zakresie: a) zabezpieczenia fizycznego budynków i pomieszczeń Urzędu. b) zabezpieczenia fizycznego informacji wytwarzanych i przechowywanych w Urzędzie. 4. Zadania własne wykonywane przez Kancelarię Urzędu wynikają z następujących aktów prawnych: 1. Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. Z 2001 r. nr 142, poz z późn. Zmianami). 2. Ustawa z dnia 5 czerwca 1998r. O samorządzie powiatowym (teskt jednolity: Dz. U. Z 2001r. Nr 142, poz z późn. Zmianami). 3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia1999r. W sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zmianami). 4. Statut Miasta Słupska. 5. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Słupsku. 6. Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005r. Nr 196, poz. 1631). 7. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych ( Dz. U. z 2005r. Nr 208 poz. 1741). 8. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2005 r. w sprawie podstawowych wymagań bezpieczeństwa teleinformatycznego (Dz. U. z 2005r. Nr 171, poz. 1433). 9. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. z 2005r. Nr 200, poz. 1650). 10. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. z 2005r. Nr 205, poz. 1696). Kancelaria Urzędu realizuje powyższe zadania tworząc pion ochrony informacji w oparciu o współdziałanie z następującymi wydziałami, zgodnie z ich kompetencjami: 1. Wydział Informatyczny 2. Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności 3. Wydział Administracyjny 4. Straż Miejska IV. Zasady podpisywania pism i decyzji Pisma w sprawach dotyczących działania Kancelarii Urzędu, za wyjątkiem pism zastrzeżonych do podpisu przez osoby wymienione w zarządzeniu Nr 32/02 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 19 kwietnia 2002r. w sprawie zasad podpisywania pism, podpisuje kierownik Kancelarii Urzędu - Pełnomocnik Ochrony Informacji Niejawnych, na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezydenta Miasta Słupska.

6 2. Pisma i decyzje nie zastrzeżone do podpisu Prezydenta Miasta, Zastępców, Sekretarza i Skarbnika podpisują zgodnie z zakresem działania Kancelarii Urzędu pracownicy na podstawie upoważnienia Prezydenta. 3. Pisma i decyzje przedstawione do podpisu Prezydentowi, Zastępcom, Sekretarzowi i Skarbnikowi powinny być uprzednio podpisane przez sporządzającego i Kierownika Kancelarii Urzędu - Pełnomocnika Ochrony Informacji Niejawnych. 4. Pracownik przygotowujący projekt pisma lub decyzji podpisuje jego kopię z lewej dolnej strony tekstu. 5. Do osobistej aprobaty Kierownika Kancelarii Urzędu zastrzeżono: 1) sprawy kadrowe Wydziału, 2) przedkładanie Prezydentowi Miasta wszelkich materiałów przewidzianych do skierowania pod obrady Rady Miejskiej, 3) odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne, 4) wystąpienia i pisma kierowane na zewnątrz., V. Schemat organizacyjny Schemat organizacyjny Kancelarii Urzędu określa załącznik do niniejszego regulaminu. 7.

7 Załącznik do Regulaminu Wewnętrznego Pionu Ochrony Informacji Niejawnych. Schemat Kancelarii Urzędu Kierownik Kancelarii Urzędu - Pełnomocnik Ochrony Informacji Niejawnych KU. I 1 etat Stanowisko ds. kancelarii tajnej i obsługi poczty KU. II 1 etat Stanowisko ds. kancelarii tajnej i obsługi poczty KU. III 1 etat Stanowiska ds. obsługi poczty KU. IV 1 etat