Zarządzenie Nr 217/RZP/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 1 kwietnia 2016 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 217/RZP/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 1 kwietnia 2016 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Samodzielnego Referatu Zamówień Publicznych Urzędu Miejskiego w Słupsku. Na podstawie 2 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku, ustalonego zarządzeniem Nr 844/OU/2015 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 25 listopada 2015 roku z późniejszymi zmianami. zarządzam, co następuje: 1. Ustalam Regulamin Wewnętrzny Samodzielnego Referatu Zamówień Publicznych Urzędu Miejskiego w Słupsku, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Wykonanie zarządzenia powierzam Kierownikowi Samodzielnego Referatu Zamówień Publicznych. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od 1 kwietnia 2016 r. 3. Z up. PREZYDENTA Miasta Słupska Iwona Wójcik SEKRETARZ MIASTA

2 Uzasadnienie: W związku z prowadzoną restrukturyzacją organizacyjną Urzędu Miejskiego w Słupsku wyłącza się z Wydziału Organizacji Urzędu referaty i tworzy Samodzielne Referaty: Zamówień Publicznych, Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego. Samodzielne Referaty będą podlegać Sekretarzowi Miasta. W związku z powyższym zaistniała konieczność przygotowania regulaminów wewnętrznych nowo tworzonych samodzielnych referatów oraz Wydziału Organizacji Urzędu.

3 Załącznik do Zarządzenia Nr 217/RZP/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 1 kwietnia 2016 r. REGULAMIN WEWNĘTRZNY SAMODZIELNEGO REFERATU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

4 Rozdział I. Postanowienia ogólne. 1. Regulamin Wewnętrzny, zwany dalej regulaminem, określa: 1) strukturę organizacyjną Samodzielnego Referatu Zamówień Publicznych z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami, 2) zadania Samodzielnego Referatu Zamówień Publicznych ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania, 3) zasady podpisywania pism i decyzji, 4) schemat organizacyjny Samodzielnego Referatu Zamówień Publicznych. Rozdział II. Struktura organizacyjna Samodzielnego Referatu Zamówień Publicznych z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami Całokształtem pracy Referatu kieruje Kierownik Samodzielnego Referatu Zamówień Publicznych (RZP-I). 2. W Samodzielnym Referacie Zamówień Publicznych tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) Kierownik Samodzielnego Referatu Zamówień Publicznych (RZP-I), 2) Stanowisko ds. zamówień publicznych (RZP-II), 3) Stanowisko ds. zamówień publicznych (RZP-III), 4) Stanowisko ds. zamówień publicznych (RZP-IV), 5) Stanowisko ds. zamówień publicznych (RZP-V), 6) Pomoc administracyjna (RZP-VI). 3. Całokształtem pracy Samodzielnego Referatu Zamówień publicznych kieruje Kierownik, a w czasie jego nieobecności osoba na Stanowisku ds. zamówień publicznych (RZP-II). 4. Pracownicy Samodzielnego Referatu Zamówień Publicznych zastępują się wzajemnie zgodnie z ustaleniami zawartymi w osobowych zakresach czynności. 5. Kierownik Samodzielnego Referatu może ustalić doraźne zastępstwo niezależnie od ustaleń zawartych w ustępie 4. Rozdział III. Zadania Samodzielnego Referatu Zamówień Publicznych ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania. Wydział realizuje następujące zadania własne: 3.

5 1) w zakresie zamówień publicznych: a) przeprowadzanie postępowań na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość przekracza euro (w skali danego roku budżetowego lub wartość umowy), w tym: - przygotowanie zarządzenia o powołaniu komisji do przeprowadzenia postępowania, - szczegółowa analiza otrzymanych dokumentów z wydziału merytorycznego: opisu przedmiotu zamówienia, szacunkowej wartości zamówienia, warunków udziału w postępowaniu oraz projektu umowy, - sporządzenie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, opublikowanie ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych lub w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (w zależności o wartości danego zamówienia), - przygotowanie i publikacja wyjaśnień SIWZ, - otwarcie i analiza złożonych ofert, - wybór najkorzystniejszej oferty, - opublikowanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, - prowadzenie protokołu postępowania. b) przeprowadzanie postępowań na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość nie przekracza euro (w skali danego roku budżetowego lub wartość umowy), w tym: - szczegółowa analiza otrzymanych dokumentów z wydziału merytorycznego: opisu przedmiotu zamówienia, szacunkowej wartości zamówienia, warunków udziału w postępowaniu oraz projektu umowy, - sporządzenie zaproszenia do składania ofert, - opublikowanie zaproszenia do składania ofert w Biuletynie Informacji Publicznej, jeżeli wartość zamówienia (w skali danego roku budżetowego lub wartość umowy) przekracza pln netto, - otwarcie i analiza złożonych ofert, - wybór najkorzystniejszej oferty, - opublikowanie informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty, - współpraca z wydziałem merytorycznym w zakresie realizacji umowy, c) sporządzanie sprawozdania rocznego z udzielonych zamówień publicznych i przekazanie do Prezesa Zamówień Publicznych, w tym: - z udzielonych zamówień publicznych poniżej euro, - z udzielonych zamówień publicznych powyżej euro, d) prowadzenie Centralnego Rejestru Umów zawieranych przez Miasto Słupsk w wersji papierowej, e) prowadzenie Rejestru Wydatków poniżej euro poniesionych przez Miasto Słupsk, f) bieżąca weryfikacja zawartych umów w wersji papierowej i on-line, g) publikacja w Rejestrze umów on-line prowadzonym na stronie BIP UM w Słupsku dot. Wydziału Organizacji Urzędu, h) sporządzanie rocznego Planu zamówień publicznych na dany rok budżetowy i jego aktualizacja, i) współpraca z Wydziałem Finansowym w celu restrukturyzacji wydatków bieżących Miasta Słupska, j) opisywanie dokumentów księgowych pod względem zamówień publicznych (faktury, zaangażowania środków budżetowych), k) realizacja zadań w ramach grupy zakupowej; 2) w zakresie innych zadań: a) przekazywanie uchwał do ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym oraz publikacji w BIP, b) prowadzenie konsultacji społecznych i dialogu społecznego pod względem merytorycznym w ramach kompetencji referatu,

6 4. Zadania wykonywane przez Referat wynikają w szczególności z następujących aktów prawnych: 1) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz.1515 z późn. zm.), 2) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym ( Dz. U. z 2015 r. poz. 1445), 3) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych ( Dz. U. z 2014 r. poz.1202 z późn. zm.), 4) ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej ( Dz. U.z 2014 r. poz.782), 5) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2014 r. poz. 1182), 6) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz. U. z 2005 r. Nr 205, poz. 1692), 7) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 Nr 14, poz. 67 z późn. zm.), 8) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 roku poz. 907 z późn. zm.), 9) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121). 10) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2013 r. 7 poz. 885), 11) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz.U. z 2013 r., poz. 1530), 12) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013 r., poz. 231), 13) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 września 2014 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1481), 14) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 1692), 15) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1735), 16) ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U z 2013 r. poz. 168), 17) ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów Dz. U. z 2015 r. poz. 184), 18) rozporządzenia Komisji Unii Europejskiej nr 1336/2013 z dnia 13 grudnia 2013 r. zmieniające dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2004/17/WE, 2004/18/WE w odniesieniu do progów obowiązujących w zakresie procedur zamówień, 19) ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 1484), 20)Statutu Miasta Słupska, 21)Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku,

7 22)Regulaminu Pracy w Urzędzie Miejskim w Słupsku. Rozdział IV. Zasady podpisywania pism i decyzji Pisma w sprawach dotyczących działania Samodzielnego Referatu Zamówień Publicznych, za wyjątkiem pism zastrzeżonych do podpisu przez osoby wymienione w zarządzeniu Nr 551/OK/2011 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 15 lipca 2011 r. w sprawie zasad podpisywania pism, podpisuje Kierownik na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezydenta Miasta Słupska. 2. Pisma i decyzje nie zastrzeżone do podpisu Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta podpisują zgodnie z zakresem działania Referatu pracownicy na podstawie upoważnienia Prezydenta. 3. Pisma i decyzje przedstawione do podpisu Prezydentowi Miasta, Zastępcom Prezydenta Miasta, Sekretarzowi Miasta i Skarbnikowi Miasta powinny być uprzednio podpisane przez Kierownika zgodnie z zarządzeniem Nr 551/OK/2011 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 15 lipca 2011 r. w sprawie zasad podpisywania pism. 4. Pracownik przygotowujący projekt pisma lub decyzji podpisuje jego kopię z lewej dolnej strony tekstu. 5. Do osobistej aprobaty Kierownika Samodzielnego Referatu zastrzeżono: 1) sprawy kadrowe Referatu, 2) przedkładanie Prezydentowi Miasta wszelkich materiałów przewidzianych do skierowania pod obrady Rady Miejskiej, 3) odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne, 4) wystąpienia i pisma kierowane na zewnątrz. Rozdział V. Schemat organizacyjny. 6. Schemat organizacyjny Samodzielnego Referatu Zamówień Publicznych określa załącznik do niniejszego regulaminu.

8 Załącznik do Regulaminu Wewnętrznego Samodzielnego Referatu Zamówień Publicznych Schemat organizacyjny Samodzielnego Referatu Zamówień Publicznych Kierownik Samodzielnego Referatu Zamówień Publicznych RZP-I 1 etat Stanowisko ds. zamówień publicznych RZP-II 1 etat Stanowisko ds. zamówień publicznych RZP-III 1 etat Stanowisko ds. zamówień publicznych RZP-IV 1 etat Stanowisko ds. zamówień publicznych RZP-V 1 etat Pomoc administracyjna RZP -VI 1 etat