P/08/164 Wrocław, dnia 16 marca 2009 r. LWR /2008

Transkrypt

1 P/08/164 Wrocław, dnia 16 marca 2009 r. LWR /2008 Andrzej Polakowski Dyrektor Generalny Państwowe Przedsiębiorstwo UŜyteczności Publicznej Poczta Polska ul. Rakowiecka Warszawa /tekst jednolity po zmianach wprowadzonych uchwałą Komisji Odwoławczej z dnia 3 kwietnia 2009 r./ WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz ze zm.) zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura we Wrocławiu, skontrolowała Państwowe Przedsiębiorstwo UŜyteczności Publicznej Poczta Polska (zwane w dalszej treści Pocztą Polską ) w zakresie jego działalności w latach (30 września). Niniejsze wystąpienie pokontrolne dotyczy kontroli realizowanej w jednej z jednostek organizacyjnych Poczty Polskiej, a to w Centrum Rachunkowości Oddziale Regionalnym we Wrocławiu. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w podpisanym protokole kontroli, NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi Generalnemu niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli, mimo stwierdzenia nieprawidłowości, pozytywnie ocenia działalność Centrum Rachunkowości Oddziału Regionalnego we Wrocławiu, zwanego w dalszej treści Oddziałem lub OR CR Wrocław w skontrolowanym zakresie. Jednocześnie, Izba zwraca Panu Dyrektorowi uwagę, iŝ niektóre nieprawidłowości ze stwierdzonych w ramach kontroli Oddziału, stanowiły skutek działań realizowanych przez inne jednostki organizacyjne Poczty Polskiej, w tym w Centrum Infrastruktury, Centrum Obsługi Finansowej Dział Kartoteka RTV Wrocław, czy Centrali Centrum Rachunkowości. PowyŜszą ocenę ogólną uzasadniają przedstawione uwagi i oceny cząstkowe. Utworzenie z dniem 1 września 2005 r. Centrum Rachunkowości wiązało się z wyodrębnieniem w strukturach organizacyjnych Poczty Polskiej takŝe Oddziałów Regionalnych Centrum Rachunkowości. W przypadku OR CR Wrocław przekształcenia organizacyjne, w ocenie NIK, sprowadzały się do przejęcia słuŝb finansowo-księgowych z byłych jednostek organizacyjnych Poczty Polskiej z terenu dolnośląskiego w wymiarze łącznym 99,26 etatu. Z Dyrekcji Okręgu Poczty nowoutworzony Oddział przejął 19,38 etatu, z Rejonowego Urzędu Poczty (RUP) w Jeleniej Górze 10,00 etatów, z RUP w Legnicy 11,00 etatów, z RUP

2 w Wałbrzychu 13,00 etatów, z RUP Wrocław-Miasto 17,00 etatów, z RUP Wrocław- Województwo 12,88 etatu, z Centrum Usług Transportowych 10,00 etatów, a z Centrum Zaopatrzenia Poczty (Drukarnia) 6,00 etatów. Nie wystąpiły natomiast, poza zmianą struktury organizacyjnej w zakresie podległości słuŝbowej, istotne zmiany ukierunkowane na efektywniejsze wykorzystanie posiadanego majątku. Pracownicy przejmowani przez OR CR Wrocław, do nowopowstałego Oddziału, przechodzili bowiem ze swoim dotychczasowym sprzętem i wyposaŝeniem, a Centrum Infrastruktury udostępniło im pomieszczenia w dotychczasowych lokalizacjach. W okresie od września 2005 r. do czerwca 2008 r. struktura organizacyjna OR CR we Wrocławiu nie ulegała istotnym zmianom. Przez cały ten czas funkcjonowały trzy piony organizacyjne podporządkowane Dyrektorowi Oddziału (pośrednio lub bezpośrednio). Były to: Oddział Regionalny zlokalizowany przy ul. Powstańców Śląskich 134, Wydział Miejscowy we Wrocławiu zlokalizowany przy ul. Krasińskiego 1 i Wydział Zamiejscowy w Jeleniej Górze z działami księgowości w Jeleniej Górze, Legnicy i Wałbrzychu. Stan zatrudnienia Oddziału pozostawał równieŝ praktycznie niezmienny. Przeciętna liczba zatrudnionych wahała się bowiem od 99,19 etatu w 2006 r. do 98,53 etatu na koniec I półrocza 2008 r., a zatrudnienie w osobach obniŝyło się ze 100 osób na koniec 2006 r. do 99 na koniec I półrocza 2008 r. Wprawdzie Dyrektor OR CR Wrocław prowadził działania, wskutek których wyeliminowane zostały niektóre z powtarzających się czynności pracowniczych, grupował określone zadania w poszczególnych komórkach organizacyjnych, czy nawet likwidował stanowiska kasowe (wobec przekazania wybranym Urzędom Pocztowym obsługi gotówkowej pracowników jednostek organizacyjnych Poczty Polskiej zlokalizowanych we Wrocławiu), tym niemniej w ocenie NIK, powyŝsze nie miało charakteru działań kompleksowych. Według NIK, główną przyczynę opisanego wyŝej stanu rzeczy stanowiły postanowienia Porozumienia pomiędzy Dyrektorem Generalnym Poczty Polskiej a Wspólną Reprezentacją Związkową, zawartego w dniu 12 stycznia 2005 r. (obowiązywało do końca stycznia 2009 r.). Porozumienie to zablokowało praktycznie moŝliwość przeniesienia pracowników (bez ich zgody) na inne stanowiska pracy w odległości większej niŝ 30 km od miejsca zamieszkania. Stosowanie się do ww. Porozumienia tłumaczy nieuzasadnione ze względów organizacyjnych i nadzoru funkcjonowanie Wydziału Zamiejscowego w Jeleniej Górze o czym Dyrektor OR CR Wrocław informował Centralę Centrum Rachunkowości. Zmiany organizacyjne w Wydziale Miejscowym we Wrocławiu OR CR Wrocław związane m.in. z uproszczeniem struktury organizacyjnej poprzez umiejscowienie większej liczby pracowników w jednym miejscu i usprawnienie w przekazywaniu informacji zainteresowanym Centrom nastąpiły z dniem 1 lipca 2008 r.

3 NIK zwróciła uwagę na słuszne działania Dyrektora OR CR Wrocław w zakresie wprowadzenia w Oddziale (w grudniu 2006 r.) instrukcji w sprawie przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oraz przekazanie obowiązków w tym zakresie Kierownikowi Sekcji Wspomagania. Nastąpiło to wprawdzie dopiero po kontroli przeprowadzonej przez Inspektorów Biura Kontroli Dyrekcji Generalnej Poczty Polskiej (lipiec 2006 r.), która ujawniła w Oddziale nieprawidłowości w przedmiotowym zakresie (brak uregulowań wewnętrznych, brak ewidencji przyjęć interesantów i informacji o czasie i miejscu przyjmowania skarg i wniosków). Negatywnie Izba ocenia natomiast fakt nie skierowania do Oddziału stosownego wystąpienia pokontrolnego przez zlecającego ww. kontrolę Dyrektora Generalnego Poczty Polskiej. Wprawdzie było to dopuszczalne postanowieniami 43 ust. 1 i 6 Regulaminu kontroli instytucjonalnej i funkcjonalnej Poczty Polskiej, nie mniej jednak nieuzasadnione w ocenie NIK, tym bardziej iŝ do czasu kontroli NIK nie uregulowano i nie ujednolicono w Poczcie Polskiej w sposób kompleksowy zasad postępowania przy przyjmowaniu, rozpatrywaniu i załatwianiu skarg i wniosków. NIK pozytywnie ocenia wdraŝanie przez OR CR Wrocław obowiązujących w Poczcie Polskiej zasad rachunkowości z 1 września 2006 r., obowiązujących z mocą od 1 stycznia 2006 r. Wyznaczeni przez Dyrektora Oddziału pracownicy, na podstawie informacji otrzymywanych z Centrali Centrum Rachunkowości oraz zarządzeń Dyrektora Generalnego bieŝąco aktualizowali plan kont i powiadamiali drogą elektroniczną kierowników komórek organizacyjnych OR CR Wrocław o dokonaniu aktualizacji. Dodatkowo, wszelkie zmiany odnoszące się do zasad (Polityki) Rachunkowości (w tym planu kont), pisma, interpretacje i wyjaśnienia z ww. zakresu umieszczane były na specjalnie w tym celu utworzonym dysku sieciowym dostępnym dla pracowników Oddziału. Zasady Rachunkowości były uszczegółowione w obowiązujących od 23 listopada 2005 r. Procedurach Współpracy Centrum Rachunkowości z innymi jednostkami organizacyjnymi Poczty Polskiej. Dokument ten szczegółowo określa zasady postępowania i przygotowania dokumentów dla słuŝb księgowych przez poszczególne centra merytoryczne Poczty Polskiej oraz zasady ich późniejszej weryfikacji w samym Centrum Rachunkowości. Izba pozytywnie ocenia równieŝ wywiązywanie się przez Oddział z realizacji obowiązku określonego w 3 zarządzenia nr 73 Dyrektora Generalnego Poczty Polskiej z 31 sierpnia 2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji sporządzania, obiegu i sprawdzania dokumentów finansowo księgowych w jednostkach organizacyjnych Poczty Polskiej obsługiwanych przez Centralę Centrum Rachunkowości. Obowiązująca w OR CR Wrocław Instrukcja została wprowadzona w Ŝycie 15 listopada 2006 r., jej postanowienia były bieŝąco aktualizowane

4 (3 krotnie wprowadzano zmiany), a sposób zapoznania pracowników z jej treścią i zmianami, był identyczny jak w przypadku wprowadzania i aktualizacji planu kont i Polityki Rachunkowości. Co więcej kontrola wybranych losowo 30 dokumentów księgowych wykazała, iŝ postanowienia ww. Instrukcji były wobec nich w pełni stosowane. Niemniej jednak, w wyniku kontroli 30 ww. dokumentów ujawniły się zdarzenia wynikłe wskutek decyzji i działań realizowanych w innych niŝ OR CR Wrocław jednostkach organizacyjnych Poczty Polskiej, które ze względu na skutki ujawnione w wyniku kontroli Oddziału, Izba ocenia negatywnie. W przypadku jednego z dokumentów, tj. faktury sprzedaŝy na kwotę ,56 zł, stwierdzono iŝ eksport danych ze stosowanego przez Centrum Poczty Oddział Regionalny we Wrocławiu programu MRU-m, do stosowanego w OR CR Wrocław programu finansowoksięgowego ( FINPOST FK ), nie umoŝliwiał w sposób automatyczny prawidłowego zaksięgowania przychodów Poczty Polskiej wg miejsc ich powstawania, co musiało być korygowane ręcznie. W toku dalszych czynności kontrolnych stwierdzono, iŝ powyŝszy problem dotyczył rozliczanych przez Centrum Poczty Oddział Regionalny we Wrocławiu, centralnych umów sprzedaŝy oraz umów sieciowych, co przekładało się w miesiącu łącznie na faktur, które zawierały do pozycji i wymagało od pracowników Oddziału około 2 dniowego dodatkowego nakładu pracy. W ocenie Izby, w tej sytuacji wskazane jest zintensyfikowanie działań w zakresie uruchomienia w Centrum Poczty Oddział Regionalny we Wrocławiu nowej wersji programu MRU-m (zastąpienie wersji lokalnej programu wersją ogólnopolską - MRUmC/MRUmR ), która zapewniłaby automatyczne, właściwe rozliczanie przychodów wg miejsc ich powstawania, w eksportach generowanych do systemu FINPOST FK. Tym bardziej, iŝ planowane na przełom III i IV kwartału 2008 r. uruchomienie ww. wersji programu w regionie dolnośląskim, nie doszło do skutku. W przypadku kontroli kolejnego dokumentu, dotyczącego prawidłowo utworzonych przez Oddział odpisów aktualizacyjnych dla zalegających zapasów magazynowych w postaci segregatorów biurowych wraz z dociskami o łącznej wartości ,06 zł stwierdzono, iŝ zapasy te straciły swoją przydatność dla Poczty Polskiej z uwagi na utratę aktualności tematycznych opisów zamieszczonych na ich grzbiecie i stronie tytułowej. W ocenie Izby, zakup ww. materiałów w 2002 r. i 2003 r. (łącznie sztuk segregatorów i sztuk docisków do nich) dokonany przez ówczesne Centrum Handlu i Poligrafii w Warszawie (obecnie Wydział Zaopatrzenia Centralnego w Centrum Infrastruktury w Warszawie), nie był poprzedzony rzetelną analizą potrzeb. Wykorzystanie ww. segregatorów i docisków ujęto wprawdzie w planach wydawniczych Wydziału Poligrafii we Wrocławiu na lata , nie mniej do czasu

5 kontroli NIK wykorzystano je w znikomym stopniu (rozchodowano zaledwie segregatorów (15,63%) i docisków do nich (8,55%). Dodatkowo, jak ujawniła kontrola, w konsekwencji utraty aktualności instrukcji, których tytuły nadrukowane były na okładkach i grzbietach segregatorów, Poczta Polska by wykorzystać segregatory i dociski w obecnej działalności, będzie musiała ponieść dodatkowe koszty w łącznej wysokości ,70 zł. Pozytywnie wprawdzie oceniono sposób w jaki OR CR Wrocław wywiązywał się z obowiązku pełnienia nadzoru nad poprawnością ksiąg pomocniczych prowadzonych przez inne jednostki organizacyjne Poczty Polskiej oraz przeprowadzania instruktaŝu w zakresie prawidłowego ich prowadzenia, tym niemniej nadzór ten nie w pełni okazał się skuteczny. W wyniku bowiem badania bezpośredniego poprawności formalnej dowodów i zapisów księgowych, którym objęto 30 dokumentów księgowych (uregulowanych naleŝności) o wartości ,18 zł, stwierdzono dwa przypadki faktur, łącznie na kwotę ,06 zł (8,9% badanej próby), którym Centrum Obsługi Finansowej Centralny Ośrodek Rozliczeniowy Wydział Abonamentu RTV, Dział Kartoteka RTV Wrocław nadawał ten sam numer identyfikacyjny, co nie zostało ujawnione w wyniku nadzoru wykonywanego przez OR CR Wrocław. Jak się następnie okazało, ww. nieprawidłowość miała charakter systematyczny i występowała w całym okresie objętym kontrolą, co polegało na wystawianiu w kaŝdym miesiącu 4 faktur dla Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji (od kwietnia 2006 r.), którym nadawano ten sam numer identyfikacyjny. W konsekwencji w ocenie Izby, 137 faktur na łączną kwotę ,79 zł wystawionych przez Centrum Obsługi Finansowej Dział Kartoteka RTV Wrocław, ujętych zostało przez OR CR Wrocław w księgach rachunkowych Poczty Polskiej, mimo iŝ nie spełniało wymogów określonych w art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 1 oraz 9 ust.1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, ( ) wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania ( ) 2. Istotnym w niniejszej sprawie jest fakt, iŝ OR CR Wrocław jeszcze w trakcie kontroli wystąpił do Centrum Obsługi Finansowej Dział Kartoteka RTV Wrocław o wystawienie faktur korygujących w związku z niewłaściwą numeracja faktur pierwotnych sporządzanych dla Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji. W ocenie Izby przyczyny nieskutecznego nadzoru OR CR Wrocław w powyŝszym zakresie tkwią w jego strukturze organizacyjnej, a dokładniej w funkcjonowaniu w ramach Oddziału 4 odrębnych Działów Księgowości, ulokowanych odpowiednio w Wałbrzychu, Legnicy, Jeleniej Górze oraz we Wrocławiu., do których to Centrum Obsługi Finansowej 1 j.t. Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm. 2 Dz. U. z 2005 r. nr 95, poz. 798 ze zm. (obowiązywało do 1 grudnia 2008 r.)

6 Dział Kartoteka RTV Wrocław przekazywał 4 odrębne rejestry VAT zawierające wyłącznie 1 pozycję miesięcznie. NIK pozytywnie ocenia wykonywanie przez OR CR Wrocław obowiązków w zakresie sporządzania kopii danych stanowiących księgi rachunkowe Oddziału i ich archiwizowania. PowyŜsze polegało m. in. na kopiowaniu skompresowanego pliku zawierającego kopie danych systemu finansowo-księgowego Mrówka ( FK Mrówka ) tworzonego przez Centrum Informatyki, zapisywaniu skopiowanego pliku na płytach CD-R i przechowywaniu tak utworzonych kopii danych w ogniotrwałej szafie stalowej. PowyŜsze w ocenie Izby, zapewniało spełnienie warunków wymaganych postanowieniami art. 71 ust. 2 oraz art. 74 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Negatywnie Izba ocenia natomiast funkcjonalność wykorzystywanego przez Oddział systemu FINPOST FK w zakresie wiekowania naleŝności i zobowiązań w grupie do 90 dni. System nie umoŝliwiał bowiem wydzielenia (rozdzielenia) w ramach ww. grupy, naleŝności i zobowiązań odpowiednio bieŝących i przeterminowanych. Wskutek powyŝszego pracownicy OR CR Wrocław ręcznie dokonywali podziału ww. naleŝności i zobowiązań dla celów sporządzenia sprawozdania finansowego przez Pocztę Polską. Wprawdzie przy sporządzaniu przez Oddział cząstkowych raportów finansowych za 2006 r., 2007 r. oraz I półrocze 2008 r., w przypadku zobowiązań ze względu na brak zobowiązań przeterminowanych nie wystąpiła konieczność ręcznego ich rozdzielania (z wyjątkiem 1 pozycji na koniec 2007 r.), to w przypadku naleŝności łączna ilość pozycji wymagająca ręcznego rozdzielenia za ww. okresy sprawozdawcze wyniosła łącznie 6365 z 7390 pozycji naleŝności ogółem (86,13%). W kontekście przebadanej próby, Izba pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości ocenia terminowość regulowania zobowiązań przez OR CR Wrocław. Zwrócenia uwagi Pana Dyrektora wymaga fakt zbyt długiego obiegu dokumentów pomiędzy Centrum Infrastruktury Oddział Regionalny we Wrocławiu a OR CR Wrocław, czego następstwem było regulowanie zobowiązań po terminie płatności. Stwierdzono takŝe przypadki braku terminowej zapłaty za otrzymane faktury, ze względu na braki formalne typu: błędy na fakturach, brak opisów lub niewystarczające opisy dokumentów co naleŝało do obowiązków właściwych działów merytorycznych, a nie OR CR Wrocław. I tak spośród 48 zbadanych faktur VAT, wystawionych na łączną kwotę ,93 zł (z uwzględnieniem 8 faktur korygujących), w 36 przypadkach na łączną kwotę ,46 zł Oddział regulował zobowiązania z zachowaniem terminu ich wymagalności. Natomiast w 12 pozostałych przypadkach, na łączną kwotę ,47 zł, z przyczyn jak wyŝej, płatności dokonywane były po upływie terminu płatności, a opóźnienia wynosiły od 1 do 19 dni. Do czasu kontroli

7 powyŝsze nie skutkowało jednak naliczeniem przez kontrahentów odsetek ustawowych tytułem nieterminowego uregulowania naleŝności. TakŜe pozytywnie z nieprawidłowościami Izba ocenia windykację naleŝności prowadzoną przez OR CR Wrocław. W próbie naleŝności poddanych badaniu, o łącznej wartości ,23 zł, stwierdzono bowiem 2 przypadki na łączną kwotę ,37 zł, w których dla dłuŝnika (Ruch SA we Wrocławiu) nie wystawiono not odsetkowych, mimo iŝ podmiot ten dokonał zapłaty odpowiednio 6 i 12 dni po terminie płatności. NiezaleŜnie od powyŝszego, w Oddziale stwierdzono wzrost poziomu naleŝności przeterminowanych z ,38 zł na 31 grudnia 2005 r. do ,62 zł na 31 grudnia 2007 r. przy jednoczesnym obniŝeniu się w ww. okresie poziomu naleŝności netto ogółem z ,98 zł do ,03 zł. Wprawdzie, jak wyjaśniał Dyrektor OR CR Wrocław, w większości przypadków rosły naleŝności przeterminowane w grupie do 90 dni a zmniejszały się zaległości powyŝej 360 dni, niemniej jednak w ocenie NIK powyŝsze, wobec niskiej skuteczności przedsądowych działań windykacyjnych, pozwalało kontrahentom na finansowanie (przynajmniej częściowe) swoich zobowiązań naleŝnościami Poczty Polskiej. W kontekście dokonanej oceny istotnym jest fakt, iŝ Poczta Polska, a dokładniej centra merytoryczne odpowiedzialne za współpracę z konkretnymi klientami, w pewnym stopniu pozwalały kontrahentom na takie zachowanie, a to poprzez uznaniowe odstępowanie od naliczania odsetek za zwłokę w imię dobrej współpracy. W konsekwencji wartość odsetek od zaległości naliczonych jak równieŝ zapłaconych przez kontrahentów uległa zmniejszeniu z ,36 zł w 2006 r. do ,58 w 2007 r. i ,86 zł w okresie 3 kwartałów 2008 r. W aspekcie rzetelności i gospodarności, NIK negatywnie ocenia brak bieŝącego naliczania przez OR CR Wrocław w 2008 r. odsetek z tytułu nieterminowych wpłat dokonywanych przez klientów. W kontrolowanym okresie w księgach rachunkowych OR CR Wrocław decyzją Dyrektora Oddziału Regionalnego umorzono naleŝności na łączną kwotę zł, a decyzją Dyrektora Generalnego Poczty Polskiej naleŝności od Telekomunikacji Polskiej SA z tytułu bezumownego zajmowania pomieszczeń przy ul. Krasińskiego w kwocie zł. Izba po zbadaniu 10 największych pozycji naleŝności o wartości zł nie wnosi uwag co do ich zasadności, jak teŝ w zakresie przestrzegania procedur postępowania przy ich umarzaniu. NIK pozytywnie ocenia wywiązywanie się przez Oddział z obowiązków w zakresie koniecznym do rozliczenia się Poczty Polskiej z podatku VAT i podatku CIT. RównieŜ pozytywnie Izba ocenia opracowywanie przez OR CR Wrocław danych niezbędnych do sporządzania przez Centralę Centrum Rachunkowości deklaracji i informacji dla PFRON.

8 W tym jednak przypadku NIK zwróciła uwagę na pracochłonność operacji związanych z ustaleniem i uzyskaniem przez OR CR Wrocław, informacji o stanie zatrudnienia w rozbiciu na osoby i etaty, w tym w odniesieniu do niepełnosprawnych, a takŝe na fakt sporządzania przez wewnętrzne komórki organizacyjne Centrum Zarządzania Kadrami (CZK) i OR CR Wrocław wielu deklaracji cząstkowych na PFRON, a następnie ich agregację w deklaracji zbiorczej. W ocenie Izby przyjęty w OR CR Wrocław sposób rozliczeń w zakresie PFRON, obarczony wadą w postaci wielokrotnego wykonywania tych samych czynności w róŝnych komórkach organizacyjnych Oddziału, stanowił skutek dostosowania zadań i czynności wykonywanych w ww. zakresie do niekorzystnej struktury organizacyjnej związanej m. in. z funkcjonowaniem Działów Księgowości w 4 odrębnych miejscowościach. Kontrola wykazała, iŝ księgi rachunkowe OR CR Wrocław i rachunek kosztów prowadzone były w sposób umoŝliwiający kalkulację kosztów odrębnie dla kaŝdej z usług z obszaru zastrzeŝonego oraz zbiorczo dla usług niezastrzeŝonych z rozgraniczeniem na powszechne usługi pocztowe i usługi nienaleŝące do powszechnych usług pocztowych. PowyŜsze stanowiło realizację obowiązku nałoŝonego na Pocztę Polską postanowieniami art. 52 ust. 1 ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe 3. Nie wnosząc uwag do opisanego wyŝej sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych i rachunku kosztów, NIK stwierdziła, iŝ klucz do rozliczenia kosztów eksploatacji konto 511 (przekazany do OR CR Wrocław przez Centralę Centrum Rachunkowości ) oraz klucz do rozliczenia kosztów stałych utrzymania sieci pocztowej konto 510 (zaimplementowany w systemie FINPOST FK na podstawie algorytmu określonego w Zakładowej Instrukcji Kosztów) nie były właściwie skonstruowane. PowyŜsze prowadziło do wykazania w księgach rachunkowych Oddziału nierzetelnych danych, tj. niezgodnych ze stanem rzeczywistym. I tak w przypadku usług w zakresie kart zbliŝeniowych ZTM oraz personalizacji znaczka, mimo iŝ usługi te nie były w latach (I półrocze) wykonywane przez jednostki organizacyjne Poczty Polskiej z regionu, dla którego księgi rachunkowe prowadził CR OR Wrocław, to w księgach rachunkowych Oddziału odnotowane były koszty przedmiotowych usług łącznie w kwocie ,05 zł, tj. odpowiednio ,57 zł i ,48 zł. Przedstawiając Panu Dyrektorowi powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Dokonywanie w strukturze organizacyjnej CR OR Wrocław zmian ukierunkowanych na efektywną realizację zadań i racjonalne wykorzystanie kadr. 3 (Dz. U. z 2003 r. nr 130, poz ze zm.)

9 2. Uregulowanie w sposób kompleksowy w Poczcie Polskiej zasad postępowania przy przyjmowaniu, rozpatrywaniu i załatwianiu skarg i wniosków. 3. Uruchomienie w Centrum Poczty Oddziale Regionalnym we Wrocławiu nowej wersji programu MRU-m (zastąpienie wersji lokalnej wersją ogólnopolską MRUmC/MRUmR ), która przy rozliczaniu centralnych umów sprzedaŝy i umów sieciowych zapewniłaby automatyczne, właściwe rozliczanie przychodów wg miejsc ich powstawania, w eksportach generowanych do systemu FINPOST FK. 4. Zwiększenie funkcjonalności wykorzystywanego przez Oddział systemu FINPOST FK w zakresie moŝliwości automatycznego wydzielenia (rozdzielenia) przez system, w ramach grupy do 90 dni, naleŝności i zobowiązań bieŝących i przeterminowanych. 5. Usprawnienie obiegu dokumentów pomiędzy Centrum Infrastruktury Oddziałem Regionalnym we Wrocławiu a CR OR Wrocław, ukierunkowane na umoŝliwienie terminowych zapłat zobowiązań z nich wynikających, przy równoczesnym wyegzekwowaniu od Centrum Infrastruktury Oddziału Regionalnego we Wrocławiu przestrzegania, określonych w Procedurach Współpracy Centrum Rachunkowości z innymi jednostkami organizacyjnymi Poczty Polskiej, zasad w zakresie prawidłowej kontroli merytorycznej faktur. 6. Zobowiązanie CR OR Wrocław do sukcesywnego naliczania w trakcie roku odsetek kontrahentom pozostającym w zwłoce z zapłatą za usługi na ich rzecz realizowane przez Pocztę Polską. 7. Zweryfikowanie poprawności klucza do rozliczenia kosztów eksploatacji konto 511 oraz klucza do rozliczenia kosztów stałych utrzymania sieci pocztowej konto 510, w związku z ujawnionymi przez NIK nieprawidłowościami. 8. Kontynuowanie wysiłków dla zagospodarowania zmagazynowanych segregatorów i docisków do nich. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura we Wrocławiu, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Dyrektora w terminie miesięcznym od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, ma Pan prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora

10 NajwyŜszej Izby Kontroli Delegatury we Wrocławiu, umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o których wyŝej mowa, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK o sposobie ich rozpatrzenia.