enova Handel podręcznik Użytkownika (9.2)

Transkrypt

1 Soneta sp. z o.o. ul. Wadowicka 8A Kraków tel./fax (0-12) info@enova.pl sprzedaz@enova.pl zespół wsparcia modułu Handel: tel. (0-12) handel@enova.pl enova Handel podręcznik Użytkownika (9.2)

2 Spis treści Wprowadzenie Opis ogólny Towary i usługi Kontrahenci, urzędy i banki Sprzedaż Zakup Magazyn Relacje pomiędzy dokumentami Generowanie zamówień do dostawcy Elementy zarządzania łańcuchem dostaw Umowy i faktury cykliczne Kaucje Deklaracja Intrastat Definiowanie dokumentów i ich relacji Cechy Urządzenia zewnętrzne Raporty i wydruki Ewidencja VAT, Ewidencja Dokumentów Ewidencja Środków Pieniężnych Różnice między wersją srebrną a złotą modułu Handel Moduły dodatkowe Uruchamianie programu Okno główne programu Pierwsze uruchomienie programu Operatorzy i uprawnienia Kolejne uruchomienie programu Interfejs użytkownika Słownik używanych terminów Okno/formularz Tytuł okna/formularza Pasek menu Pasek narzędzi Pasek stanu Menu lokalne Okno dialogowe Okno komunikatu Okno oczekiwania Folder Menu folderów Nagłówek menu folderu Ulubione Drzewo folderów Lista zapisów Nagłówek listy

3 Pasek selekcji listy Pasek narzędzi listy Lokator listy Znacznik wiersza Organizator listy Formularz Pole wprowadzania danych Etykieta Sekcja danych Zakładki formularza Drzewo zakładek formularza Przycisk Nawigacja po systemie, zapisywanie danych Nawigacja po systemie Praca za pomocą klawiatury Dostępne klawisze Przeszukiwanie list, filtrowanie, grupowanie Przeszukiwanie list (lokator) Konfiguracja list Konfiguracja list będących pozycjami formularza Sortowanie list Filtrowanie danych Filtrowanie wg funkcji w nagłówku kolumny Grupowanie Grupowanie wg cechy grupującej Funkcjonalność modułu Handel Menu główne modułu Wprowadzenie kontrahentów Karta kontrahenta Warunki płatności - zakładka karty kontrahenta Rabat i cena zakładka karty kontrahenta Cennik indywidualny - zakładka karty kontrahenta Przeceny indywidualne zakładka karty kontrahenta Wprowadzenie towarów Karta towaru (opakowania, usługi, produktu, receptury) Ogólne - zakładka karty towaru Dodatkowe zakładka karty towaru Jednostki i opakowania zakładka karty towaru Kody zakładka karty towaru Zamówienia i zamienniki - zakładka karty towaru Kompletacja zakładka karty produktu Kompletacja zakładka karty receptury Różnice między zakładką Kompletacja karty produktu i receptury Dokumenty Metody tworzenia nowych dokumentów Dodanie dokumentu z ręki Tworzenie dokumentu w relacji do innego dokumentu/dokumentów Kopiowanie dokumentu

4 Tworzenie zamówienia do dostawcy za pomocą Generatora zamówień Import z pliku XML Import z arkusza typu Microsoft Excel / pliku formatu CSV Okno pośrednie relacji między dokumentami Wpływ dokumentów na stan magazynu Stan dokumentu Przesunięcie dokumentu do bufora (zmiana stanu) Zakup Faktury zakupowe generujące PZ Wystawianie dokumentu PZ i generowanie faktur zakupowych Faktury zakupu z UE (transakcje WNT) Transakcje zakupu spoza UE (import) Sprzedaż Faktury sprzedaży generujące WZ Wystawianie dokumentu WZ i generowanie faktur sprzedaży Sprzedaż fiskalizowana Sprzedaż zaliczkowa Sprzedaż zaliczkowa fiskalizowana Faktury sprzedaży do UE (transakcje WDT) Faktury sprzedaży poza UE (eksport) Zamówienia Rodzaje zamówień Działanie zamówień algorytmicznych Informacja o końcowej realizacji zamówienia Fakturowanie na podstawie umów Włączenie funkcjonalności Dodanie umowy Częstotliwość fakturowania Pozycje umowy Kalendarz Przeliczniki Ceny Urządzenia Aneksy Funkcje dodatkowe Fakturowanie Parametry relacji do fakturowania Wydruki faktur do umów Korygowanie faktur, zwrot towaru Korekta faktury sprzedaży Korekta sprzedaży fiskalizowanej Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży lub zakupu Korekty faktur archiwalnych Korekty faktur nabycia wewnątrzwspólnotowego Korekty faktur z płatnością w walucie obcej Automatyczne korekty kosztów (dokument KWPZ itp.) Limity kredytowe, kontrola należności

5 Działanie kontroli należności Limit w karcie kontrahenta Konfiguracja Wybrane funkcje dostępne przy wystawianiu/dla wystawionych dokumentów Rozliczenie zarejestrowanej wpłaty w trakcie wystawiania faktury Podział płatności ze względu na termin Podział zapłaty do dokumentu wpłata gotówką i kartą (1) Podział zapłaty do dokumentu wpłata gotówką i kartą (2) Zmiana kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie Limity wartości dokumentu Zamienniki towaru Zmiana pozycji zatwierdzonego dokumentu Wykorzystanie czytników kodów kreskowych Wysyłanie dokumentów pocztą RKZ/KWS (Rozliczenie kosztów zakupu/koszt własny sprzedaży) RKZ/KWS RKZ a korekty faktur archiwalnych Generator zamówień Kompletacja Kompletacja wg karty produktu Kompletacja wg karty recepturowej Dekompletacja Ustalanie wartości produktu Ceny wyliczane na podstawie rozchodu Ceny ewidencyjne Ustawienia indywidualne dla towaru Wartość przyjęcia wielu produktów na recepturze Magazyn dla kompletacji Edycja listy składników i produktów Obsługa kompletacji przy brakach magazynowych Kaucje (opakowania zwrotne) Włączanie obsługi kaucji Karta towaru typu opakowanie Schematy opakowań Dokumenty służące do obsługi kaucji Automatyczne tworzenie dokumentów kaucji podczas wystawiania dokumentów sprzedaży/zakupu Automatyczne rozliczanie ilościowe dokumentów przyjęcia/zwrotu i wydania/zwrotu Fakturowanie nierozliczonych kaucji Bilans obrotu w karcie towaru i karcie kontrahenta Inwentaryzacja Informacje ogólne Dokument inwentaryzacji Inwentaryzacja z dokładnością do zasobów

6 Drukowanie arkuszy inwentaryzacyjnych Metody prowadzenia inwentaryzacji Inwentaryzacja wg zamkniętego okresu magazynowego Inwentaryzacja wg daty dokumentu Inwentaryzacji Deprecjacja/aprecjacja wartości/ilości zasobu magazynowego Okresy magazynowe Deklaracje Intrastat Usługi a deklaracja Intrastat dla przywozu Korekty a deklaracja Intrastat Algorytm generowania deklaracji Zdjęcia danych Opis ogólny Tworzenie zdjęć Tworzenie widoku listy dla zdjęć danych Tworzenie i wyświetlanie zdjęć Organizator listy Funkcje narzędziowe / Kontrola stanu bazy Urwane rezerwacje a stan magazynowy Zmiana jednostki na karcie towarowej / zmiana jednostki zasobów magazynowych Weryfikacja stanu dokumentów / obrotów w magazynie Zmiana ewidencji księgowej dokumentu Konfiguracja modułu Handel Konfiguracja (Opcje) Podstawowe zmiany w konfiguracji Dodanie operatora i przypisanie mu uprawnień Uzupełnienie danych w ewidencji Firmowy rachunek bankowy Definiowanie jednostek Dodawanie jednostek Definiowanie przeliczników Dodawanie magazynów i nadawanie uprawnień do nich Ustalanie metody obrotu towarowego w magazynie Blokowanie/usuwanie zbędnych definicji dokumentów Określenie nazwy dokumentu na wydruku Sprzedaż/zakup w walutach Definiowanie nowej ceny towaru Dodawanie nowej ceny do karty towarowej Konfiguracja standardowa Dokumenty systemowe Standardowy obieg dokumentów Obieg dokumentów w transakcjach wewnątrzwspólnotowych Schemat powiązań dat między dokumentami modułu Handel i Ewidencja dokumentów Parametry standardowej konfiguracji Ogólne Definicje cen

7 Definicje standardowych dokumentów Kompletacja Korekty Magazynowe Opakowania Przesunięcia magazynowe Sprzedaż UE dokumenty związane z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi Umowy Zakupy Zamówienia i oferty Pozostałe parametry standardowej konfiguracji Deklaracja Intrastat Drukarka fiskalna Formularze Jednostki Kolektory danych Limit kredytowy Magazyny Płatności Sprawdzarka cen Towary Urządzenie Ustawienia operatora Wydruki Cechy Zaawansowane zmiany konfiguracji Definiowanie dokumentów Rozszerzona konfiguracja definicji dokumentów handlowych Parametry definicji dokumentu Ogólne zakładka formularza definicji dokumentu Numeracja zakładka formularza definicji dokumentu Wydruki zakładka formularza definicji dokumentu Wprowadzanie zakładka formularza definicji dokumentu Formularz zakładka formularza definicji dokumentu Pozostałe zakładka formularza definicji dokumentu Relacje zakładka formularza definicji dokumentu Parametry relacji pomiędzy dokumentami Ogólne zakładka formularza szczegółów relacji Wywołanie zakładka formularza szczegółów relacji Zachowanie zakładka formularza szczegółów relacji Definiowanie cen Systematyka cen w programie enova Dodawanie nowej definicji ceny Dodawanie definicji ceny indywidualnej lub grupowej Dodawanie definicji rabatu indywidualnego lub grupowego Przeceny okresowe Łączenie przecen okresowych z innymi rabatami - konfiguracja Tworzenie przecen okresowych

8 Filtry na liście towarowej przecen okresowych Definiowanie cech Cecha czym jest Definiowanie cech Formularz definicji cechy Aktywowanie cechy na obiekcie zapisywanym w systemie Definiowanie cech z poziomu drzewa grup Rodzaje cech grupujących Usuwanie cech Ewidencja Środków Pieniężnych Opis ogólny Funkcjonalność modułu EŚP Ewidencjonowanie operacji kasowych Konfiguracja dla raportów kasowych Nagłówek nowego raportu kasowego Wystawianie dokumentu KP/KW Drukowanie dokumentu KP/KW i raportu kasowego Zamykanie raportu kasowego Ewidencjonowanie wyciągu bankowego w PLN Przygotowanie konfiguracji dla wyciągów bankowych Ewidencjowanie wyciągu bankowego Ewidencjonowanie wpłaty / wypłaty bankowej Sprawdzanie stanu konta bankowego Zamykanie wyciągu bankowego Ewidencjonowanie wyciągu bankowego w walucie obcej Przygotowanie konfiguracji dla wyciągu w walucie obcej magazyn walut Wprowadzanie kursów walut Ewidencjonowanie wpłat / wypłat bankowych w walucie obcej Zasoby i obroty magazynu walut Przygotowywanie bilansu otwarcia zasobów magazynu walut Kopiowanie zasobów magazynu walut Naliczanie różnic kursowych magazynu walut Drukowanie przelewu Przygotowanie przelewu Wydruk przelewu Rozliczanie dokumentów Produkcja Opis ogólny Funkcjonalność Menu modułu Operacje wzorcowe Technologia Kalkulacja kosztu Tworzenie dokumentów Zakładka Produkcja w karcie towaru Zlecenie Rozchód surowców i przyjęcie produktów

9 Korekta wartości przyjęcia do kosztów rzeczywistych Zamawianie surowców do produkcji Powiązanie zleceń z zamówieniami odbiorców Konfiguracja Definicja dokumentu Relacje dokumentów Cena przyjęcia produktów Wydruki Dołączanie nowego wydruku Łączenie wydruków Dodawanie wydruku połączonego Przekazywanie parametrów do wydruku Wydruk faktury z WZ-ką Wydruki dostępne w module Handel Działanie filtrów przy drukowaniu list Wydruki list Oferty do odbiorcy Oferty od dostawcy Zamówienia od odbiorcy Zamówienia do dostawcy Faktury sprzedaży Faktury zakupu Faktury wewnętrzne Magazyn Dokumenty razem Przyjęcia magazynowe Wydania magazynowe Przesunięcia międzymagazynowe Przyjęcia opakowań Wydania opakowań Opakowania razem Inwentaryzacje Kompletacje Wewnętrzne Sprzedaż wg towarów Towary i usługi Stany magazynowe Obroty wg towarów Obroty wg kontrahentów Obroty wg dokumentów Okresy magazynowe Cennik kontrahenta Wydruki dokumentów Zapytanie ofertowe od odbiorcy Oferta do odbiorcy Zamówienie od odbiorcy Zapytanie ofertowe do dostawcy Oferta od dostawcy Zamówienie do dostawcy

10 Faktura zakupu Faktura sprzedaży Faktura wewnętrzna Wydanie magazynowe Przyjęcie magazynowe Przesunięcie międzymagazynowe Dokument wewnętrzny Inwentaryzacja Kompletacja Przyjęcie opakowań Wydanie opakowań Zwrot wydania opakowań Zwrot przyjęcia opakowań Wydruki ukryte Faktura z pozycjami zagregowanymi Kwit KP do faktury płatnej gotówką Faktura RR

11 Wprowadzenie System enova należy do nowej generacji programów służących zarządzaniu przedsiębiorstwem. Przy jego tworzeniu zastosowano nowoczesną technologię Microsoft.NET. Funkcjonalnie system obejmuje dziedziny: Handel, Produkcję, Ewidencję Środków Pieniężnych, Księgowość, Księgę Inwentarzową, CRM, Windykację, Kadry Płace, Zarządzanie Zasobami Ludzkimi. Opis ogólny Moduł Handel zapewnia obsługę firmy w zakresie wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupu, obsługi wielu magazynów. Podstawowe funkcje modułu to: tworzenie kart towarowych i usługowych, definiowanie cen i tworzenie cenników, przechowywanie informacji o kontrahentach, bankach i urzędach, wystawianie dokumentów handlowych i magazynowych. Moduł jest zintegrowany z Ewidencją Środków Pieniężnych, uzupełniającą funkcjonalność Faktur w zakresie rozliczeń z kontrahentami oraz z Ewidencją Dokumentów i rejestrem VAT. Towary i usługi Lista Towary i usługi jest zbiorem towarów i usług. Karta towaru, oprócz danych podstawowych, jak kod, nazwa, stawka VAT, jednostka miary itp. zawiera również listę kodów kreskowych, listę alternatywnych jednostek miary z przelicznikami na jednostkę podstawową, listę zamienników oraz listę stron www z opisem towaru. Z poziomu karty towaru można wyświetlić listę pozycji dokumentów sprzedaży dotyczących tego towaru. System umożliwia definiowanie wielu rodzajów cen sprzedaży i ustalanie metod ich wyliczania w oparciu o inny rodzaj ceny. Standardowo zdefiniowane w systemie ceny są z sobą powiązane podstawowymi parametrami określanymi indywidualnie dla każdego towaru: marża detaliczna, narzut hurtowy. Zdefiniowany rodzaj ceny może być przypisany do kontrahenta, co skutkuje wybraniem odpowiedniej ceny początkowej podczas wystawiania dokumentu sprzedaży. Dla danego towaru można określać ceny indywidualne dla określonych kontrahentów. Kontrahenci, urzędy i banki Karta kontrahenta zawiera podstawowe dane teleadresowe, warunki handlowe (forma i termin płatności, rabat ogólny, limit kredytowy) oraz szereg innych informacji, w szczególności listę rachunków bankowych oraz osób kontaktowych. Z poziomu karty kontrahenta użytkownik może przeglądać listę dokumentów dla tego kontrahenta, ewidencję rozliczeń oraz indywidualny cennik. Sprzedaż Standardowo użytkownik może wystawiać następujące dokumenty: faktury VAT, paragony, faktury do paragonu, faktury korygujące (ilościowe i wartościowe), faktury proforma oraz zaliczkowe, zamówienia, oferty. Istnieje możliwość dodawania własnych 11

12 definicji dokumentów. Dokumenty mogą być wystawiane w różnych walutach, przy wykorzystaniu definiowalnych tabel kursowych. System umożliwia pobieranie on-line tabeli kursów średnich NBP. Dostępny jest podział płatności dokumentu ze zróżnicowaniem form i terminów, a nawet płatników. Sposób numeracji dokumentów jest definiowany przez użytkownika i może być inny dla każdego typu dokumentu. System może kontrolować limit kredytowy kontrahenta i umożliwia blokowanie sprzedaży w przypadku jego przekroczenia. Podczas wystawiania dokumentu sprzedaży można od razu rejestrować zapłatę. Zakup Standardowo użytkownik może wystawiać następujące dokumenty: faktury zakupu, faktury korygujące (ilościowe i wartościowe), faktury zaliczkowe, zamówienia, oferty. Rejestrując nabycie wewnątrzwspólnotowe można wystawić fakturę wewnętrzną naliczającą VAT należny. Magazyn System obsługuje wiele magazynów. Użytkownik standardowo może wystawiać następujące dokumenty: WZ, PZ, PW, RW, MM oraz korekty tych dokumentów. Dokumenty te mogą być wystawiane ręcznie, a następnie przekształcane do faktur, mogą też powstawać automatycznie podczas wystawiania dokumentów handlowych. System prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową magazynu według wybranej metody rozliczania (standardowo: FIFO). Magazyn można inwentaryzować. Wynikiem inwentaryzacji są dokumenty rejestrujące rozchód niedoborów i przyjęcie nadwyżek. Relacje pomiędzy dokumentami Dokumenty mogą być wystawiane według standardowych, zdefiniowanych w systemie sekwencji, można również dodawać własne relacje. Standardowo dostępne jest generowanie zamówień z ofert, faktur z zamówień, dokumentów magazynowych z handlowych. Generowanie zamówień do dostawcy Użytkownik może przygotować zamówienie do dostawcy na podstawie danych dostępnych w systemie, takich jak stan towaru, ilość minimalna, ilości zamówione, ilość sprzedana w wybranym okresie itp. Elementy zarządzania łańcuchem dostaw Zamówienia od odbiorcy mogą być ściśle powiązane z zamówieniami do dostawcy. Przy takim powiązaniu zamówienie od odbiorcy może być zrealizowane tylko przez sprzedaż towaru przyjętego na podstawie powiązanego zamówienia do dostawcy. Umowy i faktury cykliczne System umożliwia zarejestrowanie umowy na stałą dostawę lub wykonywanie usługi z okresowym fakturowaniem. Na podstawie takiej umowy można wystawiać dokumenty sprzedaży zgodnie z ustalonym harmonogramem. 12

13 Kaucje System umożliwia wystawianie dokumentów kaucji, najczęściej stosowanych do ewidencjonowania obrotu opakowaniami zwrotnymi. Do każdego towaru można przypisać schemat wyliczania ilości opakowań w zależności od ilości towaru. Dokument kaucji jest wtedy wystawiany automatycznie podczas tworzenia dokumentu sprzedaży/zakupu. Dokumenty wydania i przyjęcia opakowań rozliczają się automatycznie ilościowo z odpowiednimi dokumentami zwrotu. Deklaracja Intrastat Na podstawie wystawionych w systemie dokumentów transakcji wewnątrzwspólnotowych można wygenerować deklarację Intrastat, a następnie zapisać ją w postaci pliku zgodnego ze specyfikacją systemu zgłoszeń elektronicznych. Definiowanie dokumentów i ich relacji Użytkownik może definiować własne dokumenty handlowe i magazynowe w oparciu o standardowe definicje systemowe. Sposób działania dokumentów może być w znacznym stopniu modyfikowany w drodze zmiany licznych parametrów ustawianych indywidualnie dla każdego typu dokumentu. Cechy System pozwala na rozszerzanie zakresu przechowywanych informacji o towarach, kontrahentach, dokumentach itp. poprzez rozbudowany mechanizm definiowania cech. Cechy mogą również być użyte do grupowania towarów i kontrahentów. Można tworzyć wielopoziomowe, niezależne od siebie podziały. Urządzenia zewnętrzne System współpracuje z drukarkami fiskalnymi, czytnikami kodów kreskowych, kolektorami danych (Denso) oraz sprawdzarkami cen. Raporty i wydruki Moduł Handel oferuje szereg raportów oraz zestawień analitycznych. Kilka przykładowych: sprzedaż wg kontrahentów, sprzedaży wg towarów i usług, rozliczenie dokumentów sprzedaży, dokumenty wg terminów płatności, struktura wiekowa należności. Dokumenty mogą być drukowane w trybie graficznym lub tekstowym (na drukarkach igłowych). Ewidencja VAT, Ewidencja Dokumentów Wystawiane dokumenty trafiają automatycznie do rejestru VAT i do Ewidencji Dokumentów, które są źródłem danych dla księgowości i zostały opisane szczegółowo w osobnym rozdziale. 13

14 Ewidencja Środków Pieniężnych Moduł Handel zawiera funkcjonalność Ewidencji Środków Pieniężnych. Umożliwia ona prowadzenie kas, ewidencjonowanie wyciągów bankowych, rejestrowanie rozliczeń w różnych walutach oraz zapewnia współpracę z systemami home-banking. Różnice między wersją srebrną a złotą modułu Handel Wersja złota wyposażona jest w stosunku do wersji srebrnej w dodatkowe mechanizmy i funkcje: Definiowanie nowych dokumentów Definiowanie nowych relacji między dokumentami Obsługa wielu magazynów Wybór metody obrotu towarowego w magazynie Powiązanie towarów z magazynami poprzez filtry Fakturowanie umów Opiekun kontrahenta Zmiana parametrów zasobów (deprecjacja, zmiana ilości bez zmiany wartości) Pełna obsługa partii towaru Mechanizm cech pól definiowanych przez użytkownika Podręcznik opisuje przede wszystkim wersję złotą i platynową systemu. Przed zakupem należy skonsultować z integratorem lub producentem aby ustalić, czy pożądana funkcjonalność występuje w systemie i zamawianej wersji. Moduły dodatkowe Funkcjonalność modułu Handel może być rozszerzona poprzez zainstalowanie następujących modułów dodatkowych, podlegających osobnemu licencjonowaniu: enova EDI wymiana dokumentów w postaci komunikatów EDI pomiędzy firmami enova efaktura invooclip generowanie, podpisywanie i wysyłanie e-faktury wykorzystaniem usługi KIR invooclip enova DYMOPrinter drukowanie etykiet na drukarkach DYMO 14

15 Uruchamianie programu Podczas instalacji programu na pulpicie tworzony jest skrót Program jest także dodawany do menu Start (Start Programy enova enova program do obsługi firmy). Przy pierwszym uruchomieniu programu pojawi się główny ekran programu zawierający pustą listę baz danych. Okno główne programu Po lewej stronie umieszczono okno Pasek nawigacji. Użytkownik może przełączać jego zawartość pomiędzy następującymi listami: Drzewo folderów, Ostatnio używane lub Ulubione. Drzewo folderów odwzorowuje strukturę funkcjonalną programu, czyli pełny układ opcji menu. Poszczególne gałęzie można rozwijać wybierając + lub zwijać przy pomocy -. Po wybraniu elementu odpowiednia lista wyświetlana jest w głównej (prawej) części ekranu. Dla najniższych poziomów drzewa jest to lista rekordów, dla wyższych lista elementów niższego poziomu (opcji). Ostatnio używane zawiera listę opcji ostatnio wybranych przez użytkownika. Ulubione zawiera listę opcji zdefiniowaną samodzielnie przez użytkownika. Przy pomocy metody przeciągnij i upuść można tam umieścić skróty do najczęściej wykorzystywanych opcji systemu, jak również do konkretnych obiektów, np. określonej karty towaru. Pasek nawigacji może zostać ukryty, powiększając tym samym obszar zajmowany przez menu folderów przy pomocy opcji: Widok Pasek nawigacji lub przez kliknięcie przycisku na pasku. Pasek nawigacji można wywołać ponownie przy pomocy opcji: Widok Pasek nawigacji. Można też włączyć autoukrywanie Paska nawigacji klikając na przycisk na pasku. 15

16 Rys. 1 Okno główne programu Pierwsze uruchomienie programu Pierwszą czynnością po pierwszym uruchomieniu programu jest przygotowanie bazy danych. W zależności od dokonanego wyboru może to być baza danych typu MS SQL lub MySQL. Baza danych MS SQL jest to nowoczesna baza danych oparta o technologię SQL. Jej użycie zapewnia wysoką stabilność i bezpieczeństwo systemu oraz szybkość działania w rozwiązaniach sieciowych. Rozwiązanie powinno oparte być o dedykowany komputer (serwer), na którym zostanie zainstalowany serwer bazy danych MS SQL. Możliwe jest również wykorzystanie uproszczonego serwera danych MS SQL Server Express Edition. Ze względu na wymagania sprzętowe rozwiązanie to dedykowane jest użytkownikom posiadającym sprzęt komputerowy wymagany do pracy serwera SQL oraz do pracy sieciowej (szczególnie przy dużej ilości stanowisk). 16

17 Baza danych MySQL oparta na jednym z najpopularniejszych silników relacyjnych baz danych dystrybuowanym na licencji GPL - MySQL (dostępne są również licencje komercyjne). Tworzenie nowej bazy danych MS SQL i MySQL zostało opisane w osobnej instrukcji. Operatorzy i uprawnienia Program posiada rozbudowany mechanizm kontroli uprawnień użytkowników i rejestracji ich działań. Uprawnienia określane są poprzez przypisanie użytkownikowi odpowiednich ról. Każdy użytkownik może mieć przypisanych jednocześnie wiele ról, określających jego uprawnienia w różnych obszarach działania programu. System pozwala określić uprawnienia użytkownika zarówno do poszczególnych formularzy jak i do poszczególnych zbiorów danych (tabel). Oznacza to, że pracownik nie mający uprawnień do wypłat nie będzie mógł ich zobaczyć z żadnego miejsca w programie, nawet jeżeli teoretycznie posiada dostęp do wszystkich formularzy w programie (okien). Domyślnym użytkownikiem każdej nowo tworzonej bazy danych jest Administrator, posiadający do niej pełne uprawnienia. W pierwszym okresie pracy z programem zamiast zakładać własnego operatora możemy korzystać z konta Administratora. Kolejne uruchomienie programu Domyślnie po uruchomieniu program zgłasza się główną listą folderów. Użytkownik może zmienić to domyślne ustawienie wybierając opcję: Widok Ustaw aktualny widok jako startowy. W ten sposób program po uruchomieniu może na przykład w głównym oknie wyświetlać listę pracowników. Jeżeli po uruchomieniu jako widok startowy wyświetlane są dane związane bezpośrednio z jedną ze zdefiniowanych w programie kartotek, to przed ich wyświetleniem program zażąda autoryzacji użytkownika. W polu Nazwa należy wpisać lub wybrać z dostępnej listy kod operatora (domyślnym operatorem programu jest Administrator). W polu Hasło dostępu należy wpisać aktualne hasło operatora (domyślnie dostęp do bazy danych nie jest zabezpieczany hasłem, akceptujemy puste pole). 17

18 Rys. 2 Logowanie do bazy danych Po wybraniu operatora i wprowadzeniu jego hasła zapis akceptujemy klawiszem <Enter> lub przyciskiem OK. Nazwa użytkownika (operatora) może także zostać wprowadzona bezpośrednio z klawiatury (z pominięciem listy). Jeżeli wprowadzimy operatora, który nie występuje na liście operatorów otrzymamy komunikat Operator nieznaleziony. Jeżeli podane zostanie błędne hasło, program wyświetli następujący komunikat: Niepoprawne hasło dostępu operatora. Bez podania poprawnego hasła zalogowanie się do programu nie jest możliwe. 18

19 Interfejs użytkownika Słownik używanych terminów Okno/formularz Okno i formularz to synonimy, nazwy będą używane zamiennie. Poniżej przykład formularza: Tytuł okna/formularza Rys. 3 Formularz kwitu KP Pasek znajdujący się w górnej części okna. Zazwyczaj jego zawartość stanowią: tytuł okna opisujący jego zawartość, ikona symbolizująca zawartość okna podstawowe funkcje obsługi okna: zamknięcie, minimalizacja, maksymalizacja (cały ekran) okna. Rys. 4 Tytuł formularza/okna 19

20 Pasek menu Pasek zawierający listę funkcji udostępnianych w danym oknie. Poszczególne pozycje paska tworzą lokalne menu (listy dostępnych funkcji). Najczęściej wykorzystywane funkcje uzupełnione zostały o skróty klawiaturowe. Opisują one kombinację klawiszy, przy pomocy, których można wywołać daną funkcję. Pasek narzędzi Rys. 5 Pasek menu z rozwiniętą listą Czynności Pasek znajdujący się pod paskiem menu. Tworzą go - w postaci ikon / przycisków - najczęściej używane, w danym oknie funkcje. Ich wywołanie przy pomocy myszki (lewy przycisk) gwarantuje szybki dostęp do zgromadzonych danych. Pasek stanu Pasek znajdujący się w dolnej części okna. Służy on wyświetlaniu informacji (komunikatów) o stanie danych znajdujących się w wybranym oknie. Przy jego pomocy wyświetlane są na przykład ostrzeżenia o niepoprawnie wprowadzonych danych. Menu lokalne Wywoływane prawym klawiszem myszy lub naciśnięciem kombinacji klawiszy <Shift+F10>. Menu lokalne zawiera listę podręcznych funkcji związanych z wybranym elementem programu. Okno dialogowe Jest to okno programu, pozwalające wprowadzić dane niezbędne do wykonania wywołanej uprzednio funkcji. Z reguły okno dialogowe na czas wywołania funkcji blokuje dostęp do okna programu, z którego zostało ono wywołane. Okno dialogowe w dolnej części posiada przyciski: OK i Anuluj. OK pozwala na zaakceptowanie wprowadzonych, przy jego pomocy danych, jednocześnie uruchamia wybraną funkcję. Przycisk Anuluj pozwala zignorować wprowadzane dane. Jego użycie jest równoznaczne z rezygnacją z wywołania wybranej funkcji. Okno komunikatu Służy wyświetleniu ostrzeżeń i informacji o wykrytych przez program błędach. W programie funkcjonują dwa rodzaje tego typu okien. W pierwszym przypadku po zapoznaniu się z wyświetlanym komunikatem użytkownik może jedynie zaakceptować jego treść. Zamyka okno naciskając przycisk OK, jest to wtedy jedyny przycisk wyświetlany w oknie. 20

21 Okno oczekiwania W drugim przypadku wyświetlany komunikat daje użytkownikowi możliwość wyboru. Wówczas wybierając przycisk Tak lub Nie decydujemy o dalszym działaniu programu. Okno pojawia się automatycznie w trakcie wykonywania przez program czasochłonnych operacji, obliczeń. W większości przypadków w oknie wyświetlany jest wskaźnik postępu, pozwalający ocenić stopień zaawansowania prowadzonych obliczeń. Jeżeli w oknie znajduje się przycisk Anuluj, to jego użycie pozwala na przerwanie aktualnie wykonywanej funkcji. Folder Służy wyodrębnieniu pewnej funkcjonalności programu. Folder może zawierać inne foldery (menu folderów) lub foldery końcowe (listy danych). Menu folderów pozwala grupować logiczne powiązane ze sobą funkcje programu. Otwierając kolejne foldery wybieramy coraz bardziej szczegółową funkcjonalność programu. Folder końcowy to zazwyczaj lista danych. Przy jej pomocy użytkownik uzyskuje możliwość operowania na zgromadzonych w programie danych. Menu folderów Lista folderów, z której przy pomocy klawiatury lub myszki możemy wybrać kolejny folder lub listę. Nagłówek menu folderu Element graficzny znajdujący się nad menu folderów. Zawiera on zazwyczaj nazwę folderu oraz krótki opis znajdujących się w nim pozycji. Ulubione Tworzona przez użytkownika lista najczęściej otwieranych folderów lub obiektów programu Pozwala to na szybkie przechodzenie do często używanych opcji programu, z pominięciem menu folderów. Drzewo folderów Zawiera hierarchiczną, wyświetlaną w postaci drzewa, listę wszystkich folderów dostępnych w programie. Ułatwia poszukiwanie interesujących użytkownika folderów. Lista zapisów Zawiera posortowane dane ewidencjonowane przez program. Składa się z wierszy (jeden wiersz to jeden zapis) oraz kolumn zawierających dane tego samego rodzaju, znajdujące się w poszczególnych wierszach. Lista jest często folderem końcowym programu. Listy znajdują się również na formularzach. Niektóre z listy pozwalają na edycję znajdujących się w nich danych. 21

22 Zapisy tworzące listę mogą być, wg kryteriów zadanych przez użytkownika, sortowane, filtrowane, grupowane. Nagłówek listy Zawiera opisy kolumn tworzących listę. Na kolumnach listy możemy wykonywać operacje sortowania, filtrowania i grupowania. Pasek selekcji listy Umożliwia ograniczenie liczby wyświetlanych na liście zapisów (na przykład do wybranego okresu). Pasek selekcji składa się z dostępnych filtrów kontekstów. Pasek selekcji z poziomu klawiatury wywoływany jest klawiszem <F3>. Pasek narzędzi listy Pasek znajdujący się nad nagłówkiem listy. Umożliwia wykonanie trzech podstawowych operacji na liście zapisów: Lokator listy dodawanie nowych zapisów edycja istniejących zapisów, kasowanie zbędnych zapisów. Pozwala na szybkie wyszukiwanie zapisów. Znajdując się na liście wyszukujemy interesujący nas zapis wpisując z klawiatury jego identyfikator (kod, nazwę, itp.). Po wpisaniu pierwszego znaku (litery lub cyfry) nad listą wyświetlony zostanie pasek lokatora listy. Program poszukuje zapisu najbardziej zbliżonego do wpisanej w lokatorze sekwencji znaków i cyfr. Lokator dostępny jest wyłącznie na listach, które nie umożliwiają bezpośredniej edycji danych (większość list). Działanie lokatora jest konfigurowalne, osobna dla każdej listy. Konfiguracji podlega lista pól, po których lokator wyszukuje dane. Można też wybrać jeden z dwóch trybów jego pracy: Pozycjonowanie kursora na wierszu spełniającym zdane kryteria Filtrowanie listy wg zadanych kryteriów Szczegóły dotyczące konfiguracji lokatora opisano w rozdziale Konfiguracja list. Znacznik wiersza Po lewej stronie listy znajduje się kolumna zawierająca znacznik aktualnego wiersza danych. Znacznik informuje również o tym, czy rozpoczęta została edycja aktualnego zapisu. 22

23 Organizator listy Wywoływany z menu lokalnego listy. Jest to okno dialogowe pozwalające na określenie zawartości listy zapisów, sposobu ich sortowania, grupowania (czytaj: Konfiguracja list). Formularz Poszczególne zapisy wprowadzane są do programu i modyfikowane przy pomocy formularzy. Formularz pozwala na przeglądanie oraz modyfikacje pojedynczych zapisów. Pole wprowadzania danych Jeden z podstawowych elementów formularza służący do wprowadzania, wyświetlania danych. W zależności od rodzaju danych dostępne są następujące pola danych: Etykieta Pole tekstowe, umożliwia wprowadzanie danych w postaci tekstu (napisu) Pole liczbowe, umożliwia wprowadzanie danych w postaci liczby (kwoty). Dostępny kalkulator umożliwia szybkie przeliczanie wartości. Pole daty, umożliwia wprowadzanie danych w postaci daty. Dostępny podręczny kalendarz. Pole czasu, umożliwia wprowadzanie danych w postaci czasu gg:mm. Pole okresu, umożliwia wprowadzanie danych w postaci zakresu dat. Dostępne funkcje szybkiej zmiany okresu oraz jego rozszerzania. Pole logiczne, umożliwia wprowadzanie danych w postaci Tak lub Nie. Pole prostego wyboru, umożliwia wprowadzanie danych poprzez wybór z dostępniej listy wartości. Lista nie podlega edycji. Pole wyboru z listy, umożliwia wprowadzanie danych poprzez wybór z dostępniej listy. Lista podlega edycji. Pole słownikowe, umożliwia wprowadzanie danych bezpośrednio z klawiatury lub poprzez wybór z listy wcześniejszych zapisów. Jest to napis znajdujący się na formularzu, opisujący jego zawartość. Najczęściej występuje po lewej stronie pola, opisując znajdujące się w nim dane.. Sekcja danych Pozioma kreska uzupełniona tytułem, oddzielająca od siebie logicznie powiązany ze sobą zbiór pól formularza. Zakładki formularza Jeżeli ilość danych znajdujących się w formularzu jest duża, zostają one podzielone na zakładki. Jednocześnie możliwe jest wyświetlenie tylko jednej zakładki formularza. W przypadku dużej ilości zakładek są one zapisywane w postaci drzewa zakładek. 23

24 Drzewo zakładek formularza Przy dużej ilości zakładek znajdujących się na formularzu układane są one w postaci drzewa znajdującego się z lewej strony formularza. Pozwala to na łatwe i szybkie przełączanie się pomiędzy nimi. Przycisk Element znajdujący się na formularzu wywołujący funkcję programu, opisaną na tymże przycisku. Nawigacja po systemie, zapisywanie danych Nawigacja po systemie System enova obsługiwany jest za pomocą myszki, klawiatury albo w sposób mieszany. Podkreślamy, że można poruszać się po systemie wyłącznie za pomocą klawiatury. Praca w enova za pomocą myszki podlega ogólnym regułom nawigacji typowym dla aplikacji Microsoft Windows. Praca za pomocą klawiatury Za pomocą klawiatury po systemie przemieszczamy się używając klawiszy strzałek. Umieściwszy kursor na odnośniku ( linku ) do listy lub na odpowiedniej pozycji listy naciskamy klawisz Enter, aby wejść na listę lub otworzyć formularz pozycji. Jeśli naszym zamiarem jest dodanie nowej pozycji na liście, używamy klawisza Insert, który wywołuje listę dostępnych formularzy. Wybór następuje za pomocą klawiszy strzałek i zakończony jest klawiszem Enter. Po otwarciu formularza wypełniamy jego kolejne pola, zatwierdzając zawartość pola (przechodząc do następnego) klawiszem Enter. W razie pomyłki Shift+Tab cofa nas do poprzedniego pola. W szczególnych przypadkach przejście do żądanego pola następuje klawiszem Tab (np. pole wartości faktury zaliczkowej). Po wypełnieniu formularza jego zatwierdzenie następuje kombinacją CTRL+Enter. Jeśli nie chcemy zatwierdzać zapisu, a tylko zapisać go do bufora, naciskajmy ESC, co spowoduje wywołanie dodatkowego formularza z zapytaniem o intencję użytkownika. Wybór podpowiedzi Bufor spowoduje zapis do bazy, przy czym będzie on podlegał dalszej edycji. Nie wszystkie dane znajdują się na pierwszej zakładce formularza. Zmiana zakładek następuje za pomocą klawiszy CTRL+Page Up/Page Down (ub CTRL+cyfra/nr kolejny zakładki). Do wyświetlanych niezbędnych do analizy danych na liście służą filtry umieszczone nad listami. Dostęp do tych filtrów następuje za pomocą klawisza F3. Przemieszczanie między filtrami to użycie Enter, nadanie wartości następuje poprzez odpowiedni wpis lub poprzez wybór z pomocniczej listy wywołanej klawiszem F4. Do menu na górnym pasku narzędzi dostajemy się za pomocą klawisza F10. Wybór funkcji tradycyjnie za pomocą strzałek i klawisza Enter. 24

25 Dostępne klawisze Lista klawiszy użytych w programie enova (znacznikiem [Win] oznaczone zostały klawisze standardu Windows). F1 - Pomoc [Win] F2 - Wejście do edycji danych na liście [Win] F3 - Wejście na belkę filtrów listy (jest to belka która znajduje się bezpośrednio nad listą) F4 - Otwarcie lookup'a, listy typu ComboBox, np. kalendarzyk, kalkulator, itp. [Win] F5 - Odświeżanie danych (listy, formularza), dane ponownie wczytywane są z bazy danych [Win] F6 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F7 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F8 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F9 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F10 - Przejście do menu okna [Win] F11 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F12 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne Shift+F4 - Otwarcie formularza z lookup'a Shift+F8 - Podsumowanie wszystkich elementów listy Shift+F10 - Otwarcie menu lokalnego kontrolki Ctrl+F3 - Wyszukuje następną pozycję na liście (kontynuacja: Ctrl+F) Ctrl+F9 - Konfiguracja programu aktualnej firmy Ctrl+Shift+F9 - Odświeżenie konfiguracji programu aktualnej firmy Alt+F3 - Sortowanie listy zapisów wg aktualnej kolumny Alt+F4 - Zamknięcie aktualnego okna Ctrl+Space - Na formularzu to samo co F4; na liście zaznacza/odznacza aktualny zapis Alt+ - To samo co F4 [Win] Enter - Na formularzu przechodzi do następnej kontrolki w ramach strony; na liście otwiera formularz dla zapisu lub akcja standardowa Alt+Enter - Na liście w trybie edycji otwiera formularz dla zapisu Shift+Enter - Na formularzu przechodzi do poprzedniej kontrolki w ramach strony Ctrl+Enter - Na liście aktualizacja aktualnego zapisu; na formularzu zapisuje i zamyka aktualny formularz lub w ogóle akceptuje dane znajdujące się w oknie Ctrl+Shift+Enter - Aktualizacja zapisu Tab - Przechodzi do następnej kontrolki (bez względu na stronę) [Win] Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej kontrolki (bez względu na stronę) [Win] Ctrl+Tab - Przechodzi do następnej strony danych (zakładki) [Win] Ctrl+Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej strony danych (zakładki) [Win] Escape - Rezygnuje z aktualnej akcji; na formularzu w trakcie modyfikacji danych w kontrolce przywraca poprzednią wartość, jeżeli nie ma zmian danych to zamyka okno ewentualnie ostrzegając o zmianach; zamyka/rezygnuje okna dialogowe [Win] 25

26 Ins - Na liście dodaje nowy zapis do listy Alt+Ins - Na liście w trybie edycji dodaje nowy zapis Backspace - W oknie głównym cofa się o jedną pozycję w "menu" w górę; na kontrolkach edycyjnych kasuje znak przed kursorem [Win] Alt+Backspace - W kontrolkach edycyjnych wycofuje zmiany [Win] Alt+ - Na głównym oknie wyświetla następną stronę [Win]; na formularzu wyświetla poprzedni zapis Alt+ - Na głównym oknie wyświetla poprzednią stronę [Win]; na formularzu wyświetla następny zapis Ctrl+Del - Na liście kasuje zaznaczony zapis danych lub na listach historycznych zaznaczoną aktualizację zapisu Ctrl+Shift+Del - Na liście historycznej kasuje zaznaczony zapis ze wszystkimi aktualizacjami Ctrl+PgUp - Przechodzi do poprzedniej strony danych (tj Ctrl+Tab) Ctrl+PgDown - Przechodzi do następnej strony danych (tj Ctrl+Shift+Tab) Ctrl+A - Na liście zaznacza wszystkie zapisy; na formularzu zaznacza cały tekst w kontrolce Ctrl+C - Kopiuje zaznaczone dane do schowka Ctrl+F - Otwiera formularz szukaj Ctrl+H - Na formularzu otwiera stronę z cechami Ctrl+P - Uruchamia standardowy wydruk dla okna Ctrl+S - Zapisuje aktualnie edytowane dane oraz odświeża dane z bazy Ctrl+V - Wkleja dane znajdujące się w schowku do aktualnej kontrolki Ctrl+X - Przenosi zaznaczone dane do schowka Ctrl+Z - Wycofuje zmiany w kontrolce Ctrl+<cyfra> - Otwiera kolejną zakładkę na formularzu. Pierwsza zakładka Ctrl+1, dziesiąta Ctrl+0. Ctrl+<litera> - Klawisz skrótu wyświetlający odpowiednią stronę danych; na liście otwiera formularz na od razu na odpowiedniej stronie Ctrl+Shift+F - Otwiera okienko filtrowania po dowolnym tekście zapisów na liście Ctrl+Shift+H - Zamienia wartości na liście Ctrl+Shift+S - Zapisuje aktualne dane i dodaje nowy zapis bez zamykania formularza Ctrl+Shift+P - Wyświetla listę wszystkich wydruków przypisanych do okna Ctrl+Shift+<litera> - Dodaje nowy zapis odpowiedniego typu Alt+<litera> - Aktywuje wyróżnioną funkcję (pozycja w menu, kontrolka na oknie) Przeszukiwanie list, filtrowanie, grupowanie Przeszukiwanie list (lokator) Na każdej liście możliwe jest wyszukiwanie danych poprzez wpisywanie kolejnych znaków z klawiatury. Nie wymaga to wywoływania dodatkowych funkcji, lecz jedynie ustawienie kursora na dowolnej pozycji listy. Rozpoczęcie wprowadzania znaków wywołuje pole lokatora. 26

27 Rys. 6 Pole Lokator po wprowadzeniu 3 znaków Wyszukiwanie prowadzone jest wg zapisów w różnych kolumnach listy, poczynając od znaku pierwszego. Przykład: Będąc na liście faktur, przy kursorze ustawionym na dowolnym zapisie z listy, rozpoczynamy wprowadzanie kolejnych znaków będących numerem faktury (np. FV/0122). Nad filtrami pojawi się dodatkowe pole, które będzie wyświetlało znaki wprowadzone przez operatora i najbliższe ich dopełnienie podpowiedziane przez system (na niebieskim tle). Wprowadzenie każdego znaku przybliża nas do właściwego dokumentu poprzez automatyczną zmianę kursora na liście faktur. System podpowiada dalszy ciąg znaków i jeśli uzyskamy zgodność podpowiedzi z zapisem, który był poszukiwany, kursor będzie umieszczony na właściwej pozycji. Błędy w wyszukiwaniu. Jeśli w ciągu wprowadzanych znaków popełnimy błąd i system nie będzie mógł podpowiedzieć kolejnej pozycji z listy, zakończy wyszukiwanie. Jednocześnie przed polem wyszukiwania pojawi się informacja, wg których zapisów system przeszukuje daną listę. Rys. 7 Próba wprowadzenia nieistniejącej w systemie nazwy Wyczyszczenie pola przeszukiwania wykonujemy klawiszem ESC lub kasując kolejne wprowadzone znaki klawiszem Backspace. Patrz też: Filtrowanie danych Konfiguracja list Każdą listę w systemie można konfigurować przy pomocy opcji Organizuj widok, którą znajdziemy w górnym menu Widok. Konfiguracji podlega układ kolumn, włączenie dodatkowego grupowania, filtrowanie i kolorowanie zapisów. 27

28 Rys. 8 Wywołanie funkcji Organizuj widok Wybranie opcji Organizuj widok powoduje wyświetlenie panelu organizatora widoku listy. Rys. 9 Panel organizatora listy Zakładka Pola umożliwia zmianę zestawu wyświetlanych na liście kolumn. Jeśli chcemy na liście umieścić dodatkowe dane, zaznaczamy je kursorem na zakładce Pola i metodą Przeciągnij i upuść przenosimy do nagłówka listy. Jeśli chcemy z listy usunąć dane, przeciągamy nagłówek kolumny w dół na listę. 28

29 Jeśli chcemy z danej konfiguracji listy korzystać na bieżąco, to po jej ustawieniu (przed zamknięciem listy) należy uruchomić funkcję Zapamiętaj ustawienia tabeli z menu Widok. Zakładka Lokator umożliwia zmianę zestawu pól (kolumn), w których lokator będzie szukał wpisanego ciągu znaków. Wyszukiwanie może działać zarówno po kolumnach danej listy, jak i po kolumnach podlist, np. w przypadku towarów po polu Kod listy kodów kreskowych przypisanych do towaru. Rys. 10 Zakładka Lokator organizatora listy Aby dodać pole, po którym lokator będzie przeszukiwał dane należy nacisnąć przycisk Nowe pole lokatora i z wyświetlonej listy wybrać interesujące nas pole. Może to być pole podlisty, w przykładzie jw. jest to pole KodyKreskowe.Kod. Ustawienia można zapisać jako domyślne dla tabeli, co oznacza, że będą one działać na każdej liście zawierającej dany typ obiektów (np. towary). Zakładka Ogólne organizatora listy pozwala również na włączenie różnych rodzajów sumowania danych w kolumnach. Zalecane jest włączanie doraźne sumowania do celów analitycznych. Nie należy włączać sumowania i uruchamiać funkcji Zapamiętaj ustawienia tabeli. Konsekwencją takiego ustawienia może być długi czas wyświetlania listy przy dużej liczbie danych, gdyż system przed wyświetleniem będzie dokonywał przeliczenia danych. 29

30 Konfiguracja list będących pozycjami formularza Obsługa i konfiguracja jest analogiczna do opisanej w rozdziale Konfiguracja list z wyjątkiem metody uruchomienia organizatora: dla list pozycji organizator uruchamiamy trzymając wskaźnik myszy w obszarze tabeli pozycji i klikając prawy klawisz. Z wywołanego menu wybieramy opcję Organizuj listę. Sortowanie list Rys. 11 Wywołanie Organizatora dla listy pozycji dokumentu Każda lista jest sortowana zgodnie ze standardem producenta (np. lista faktur sortowana jest wg kolumny Data). Rys. 12 Lista sortowana wg dnia wystawienia dokumentu Zmianę sortowania uzyskujemy poprzez kliknięcie w nagłówek odpowiedniej kolumny. Wykonanie ponowne tej czynności na tym samym nagłówku spowoduje sortowanie w odwróconym porządku (np. od Z do A). 30

31 Nie należy włączać funkcji Zapamiętaj ustawienia tabeli (patrz: Konfiguracja list), jeśli ustawione zostało sortowanie wg kolumny wyliczanej przez system (np. stan towarów w magazynie) lub kolumny sumującej pola z bazy danych (np. adres na liście kontrahentów) Konsekwencją takiego ustawienia może być długi czas wejścia na listę przy dużej liczbie danych, gdyż system przed wyświetleniem będzie dokonywał przeliczenia danych. Filtrowanie danych System proponuje kilka metod filtrowania danych. Filtry standardowe. Każda lista wyposażona jest w standardowy zestaw filtrów umieszczonych nad listą danych. Zmiany ustawień filtrów powodują zmiany w wyświetlanych danych. Przykład: Na liście faktur sprzedaży zmiana okresu (np. miesiąc bieżący na miesiąc poprzedni) spowoduje wyświetlenie danych z poprzedniego miesiąca. Rys. 13 Fragment filtrów z listy faktur sprzedaży Filtrowanie poszukiwanie pojedynczego zapisu wg dowolnego ciągu znaków Aby znaleźć pojedynczy zapis/rekord uruchamiamy formularz przeszukiwania listy za pomocą klawiszy Ctrl+f. Po wprowadzeniu ciągu znaków uruchamiamy poszukiwanie przyciskiem Szukaj. Formularz przeszukiwania listy ustawiony jest w standardzie na sprawdzenie wartości z jednej kolumny. Stąd istotne jest zaznaczenie właściwej kolumny (wpisany ciąg znaków powinien występować w zaznaczonej kolumnie). Zaznaczenie kolumny, w której przeszukiwane będą dane, następuje poprzez umieszczenie aktywnej części kursora we właściwej kolumnie (jasna część kursora ma być w kolumnie, której dane przeszukujemy). 31

32 Rys. 14 Zaznaczona kolumna Nazwa Zmiana parametrów formularza tak, by przeszukiwane były wszystkie kolumny, może powodować długie wyszukiwanie. Szczególnie, jeśli na liście znajdują się kolumny z danymi wyliczanymi lub łączonymi (np. stan magazynu lub pole adresu na liście kontrahentów, które wyświetla cały adres w jednej kolumnie. Po wykonaniu powyższych czynności kursor zatrzymuje się na najbliższym rekordzie, w którym występuje zadany ciąg znaków. Jeśli nie jest to właściwy rekord należy powtórzyć poszukiwanie. 32

33 Rys. 15 Formularz wyszukiwania pojedynczego zapisu po dowolnym ciągu znaków Powtórzenie poszukiwania pojedynczego zapisu wg dowolnego ciągu znaków Powtórzenie wykonujemy wciskając klawisze Ctrl+F3. Kursor przeskakuje do następnego rekordu o zadanym ciągu znaków. Filtrowanie poprzez zawężenie listy wyświetlanych rekordów do zawierających określony ciąg znaków Funkcję uruchamiamy klawiszami Ctrl+Shift+F. Zalecane filtrowanie w zaznaczonej kolumnie (patrz wyżej). Po wykonaniu funkcji na liście wyświetlone zostaną tylko te rekordy, które zawierają wprowadzony w filtr ciąg znaków. Filtrowanie metodą Ctrl+Shift+F jest bardzo szybką metodą przeszukiwania listy (o ile zaznaczona kolumna nie wyświetla danych wyliczanych lub łączonych). Kasowanie filtra Ctrl+Shift+F Filtr kasowany jest poprzez ponowne uruchomienie filtra i wciśnięcie klawisza Usuń filtr lub poprzez wyjście z listy. 33

34 Filtrowanie wg funkcji w nagłówku kolumny Do włączenia dodatkowych filtrów w nagłówkach kolumn służy formularz Organizuj widok, który można włączyć opcją w menu Widok każdej listy. W celu włączenia filtrów na zakładce Ustawienia w sekcji: Filtrowanie zapisów formularza Organizuj widok należy zaznaczyć pole wyboru przy opisie: Przy pomocy warunków przypisywanych poszczególnym polom. Rys. 16 Włączenie filtrowania w nagłówkach kolumn Po zamknięciu formularza na liście przy nazwach kolumn pojawią się strzałki. Ich kliknięcie rozwinie menu z którego wybierzemy lub zdefiniujemy filtr. Włączenie filtra zawęża listę wyświetlanych danych. Kasowanie filtra Rys. 17 Filtr w nagłówku kolumny Filtr kasowany jest poprzez ponowne uruchomienie filtra i wybór opcji Wszystkie, wciśnięcie przycisku X pod listą (pojawia się po włączeniu filtra) lub poprzez zamknięcie listy. Grupowanie Do włączenia grupowania na liście służy formularz Organizuj widok, który można włączyć opcją w menu Widok każdej listy. W celu włączenia grupowania należy na zakładce Ustawienia w sekcji Grupowanie zapisów formularza Organizuj widok zaznaczyć pole wyboru przy opisie: Według dowolnych pól, które zostały przeniesione na panel w górnej części listy. 34

35 Rys. 18 Włączenie grupowania na liście Po zamknięciu formularza na liście tuż nad kolumnami pojawi się szary pasek, w obszar którego wprowadzamy nagłówek kolumny. Wprowadzenie odbywa się na zasadzie drag and drop (przeciągnij i upuść). Trzymając wskaźnik myszy na szarym pasku nad kolumnami, klikamy prawym klawiszem myszy. Z dostępnego menu wybieramy np. Rozwiń wszystkie grupy. Można rozwinąć pojedynczą grupę poprzez naciśnięcie + przy nazwie grupy. Wyświetlane dane będą uwidocznione w zależności od wprowadzonego nagłówka. Rys. 19 Zbiorcze rozwinięcie elementów grupowanych W przypadku grupowania wg cechy, poprawne grupowanie uzyskujemy wyłącznie dla cech tekstowych bez atrybutu historyczności. Kasowanie grupowania Grupowanie kasujemy poprzez ponowne zrzucenie nagłówka kolumny w szereg pozostałych nagłówków lub poprzez wyjście z listy. Grupowanie wg cechy grupującej W systemie enova istnieje możliwość grupowania danych w drzewo grup za pomocą cechy grupującej. Jest to jedyna cecha dodawana z poziomu interfejsu użytkownika (a nie 35

36 tylko z listy konfiguracyjnej Opcje). Grupowanie zostanie omówione na przykładzie cennika. Aby pogrupować dane należy włączyć grupowanie wg cechy grupującej tzn. nacisnąć przycisk z ikoną katalogu po prawej stronie paska narzędzi nad listą pozycji. W tej chwili pojawi się na formularzu, po lewej stronie pionowe pole z pierwszą gałązką drzewa o nazwie Wszystko, a nad tym polem dwie ikony katalogów. Ikona pierwsza z lewej aktywuje dodatkowe pola do zaznaczania gałązek drzewka (o ile takie istnieją). Pozwala to na sumowanie/wyświetlanie zapisów z różnych gałązek drzewa w obrębie tej samej cechy oraz uzyskanie iloczynu/zawężenie danych/zapisów z różnych grup przynależnych do różnych cech. Ikona druga pozwala na definiowanie cechy oraz nadawanie wartości cesze. Definiowanie cechy Ustawiamy/klikamy kursor na gałązce Wszystko. Klikamy drugą ikonę, co powoduje wyświetlenie formularza definiującego nazwę cechy o charakterze grupującym. Wpisujemy nazwę (np. Grupa). Pod gałązką Wszystko pojawi się gałązka drzewa o nazwie Grupa, a pod nią podlista o nazwie Bez wartości. Po tej operacji mamy w systemie cechę grupującą o nazwie Grupa, która jest wymagalna przy zakładaniu nowej karty towarowej. Dotychczas istniejące karty zostały umieszczone pod wartością cechy Bez wartości. Kolejną czynnością jest nadanie wartości cesze o nazwie Grupa (np. Tekstylia i Galanteria). W tym celu ustawiamy kursor na gałązce Grupa (lub na gałązce bez wartości ) i ponownie klikamy drugą ikonę z wizerunkiem katalogu. Pojawia się formularz, na którym wpisujemy wartość cechy Grupa np. Tekstylia. Aby nadać kolejną wartość np. Galanteria, czynność powtarzamy. Mamy obecnie cechę Grupa, jej wartości Tekstylia i Galanteria, pozostaje nadanie kartom towarowym wartości cechy (np. umieszczenie karty o nazwie Koszulka w grupie Tekstylia). W tym celu tj. w Windows, zaznaczamy karty, które mają być umieszczone w określonej grupie i zgodnie z zasadzą przeciągnij i upuść (tak jak w Windows) przeciągamy zaznaczone karty w obszar odpowiedniej gałązki drzewa. Rys. 20 Grupowanie wg cech 36

37 Włączenie pól wyboru do zaznaczania grup (patrz rysunek) uzyskujemy poprzez naciśnięcie zielonej ikony katalogu (w górnym lewym rogu na rysunku). Zaznaczenie wartości cechy z różnych grup/cech wyświetla karty towarowe przynależne do obu grup. 37

38 Funkcjonalność modułu Handel Menu główne modułu Rozpoczynamy pracę z modułem enova Handel. Po otwarciu programu i wyborze bazy danych przy pomocy klawiszy strzałek i klawisza <Enter> lub myszki wybieramy pozycję Handel. Rys. 21 Główne menu modułu Handel Po wybraniu tej pozycji menu otworzy się główne menu handlu, w którym znajdują się następujące pozycje: Towary i usługi lista towarów, usług i produktów (kart towarowych), którymi się w firmie handluje. Sprzedaż dokumenty sprzedaży cenniki, oferty od odbiorców oraz Ceny i rabaty. Zakup dokumenty zakupu: faktury zakupu, zamówienia do dostawców, oferty od dostawców oraz faktury wewnętrzne. Magazyn zawierający dokumenty magazynowe, jak i analizę obrotów i stanów magazynowych. Dokumenty razem wszystkie dokumenty magazynowe 38

39 Dokumenty wg kategorii: Przyjęcia magazynowe, Wydania magazynowe, Przyjęcia opakowań, Wydania opakowań, Inwentaryzacja, Kompletacja, Wewnętrzne Stany magazynowe Zasoby Rozchód zasobów Schematy opakowań Okresy magazynowe Dokumenty razem i pozostałe wszystkie dokumenty wystawiane w module Handel prezentowane na wspólnej liście Deklaracje listy deklaracji wywozowych i przywozowych INTRASTAT Zestawienia zawiera obroty wg towarów, kontrahentów, opiekunów, dokumentów, informacje o sprzedaży wg towarów, zamówienia wg towarów oraz oferty wg towarów. Wprowadzenie kontrahentów Wprowadzenie kontrahentów odbywa się z poziomu listy kontrahentów, którą otwieramy z głównego menu programu wybierając kolejne pozycje Kontrahenci i urzędy Kontrahenci. Wyboru dokonujemy przy pomocy myszki lub za pomocą klawiatury klawiszami strzałek akceptując klawiszem <Enter>. Po otwarciu listy ekran będzie wyglądał w następujący sposób: Rys. 22 Lista kontrahentów Nie należy modyfikować ani usuwać karty!incydentalny. Dodawanie nowego kontrahenta rozpoczynamy naciskając klawisz <Insert> lub przy pomocy myszy, wybierając z belki narzędziowej w górnej części okna funkcję 39

40 Nowy (Kontrahent). Otwarte zostanie okno formularza, w którym rozpoczynamy wprowadzanie danych. Wprowadzanie danych rozpoczynamy od pola Kod, w którym wprowadzamy skrócony kod identyfikujący kontrahenta. Najczęściej jest to zasadniczy człon nazwy firmy bez jakichkolwiek znaków dodatkowych i spacji. Możemy również skorzystać z funkcji automatycznej numeracji kodu. Wtedy pozostawiamy zaproponowany przez program znak pytajnika, a kod zostanie nadany automatycznie podczas zapisywania formularza. Kod kontrahenta musi być unikalny w całym programie. Nie jest możliwe wprowadzenie nowemu kontrahentowi kodu, jeżeli taki sam kod jest przypisany do innego kontrahenta. Przechodząc do kolejnych pól klawiszem <Enter> uzupełniamy odpowiednie informacje wprowadzając odpowiednio numer NIP, nazwę, status podmiotu oraz adres. Rys. 23 Karta kontrahenta 40

41 Numer NIP kontrahenta może się powtarzać. W takim przypadku program poinformuje o takiej sytuacji wyświetlając odpowiedni komunikat w linii statusu zaraz po wprowadzeniu numeru oraz wyświetlając okno ostrzegające podczas zapisywania danych lub zablokuje możliwość dodania kontrahenta o takim samym NIP (w zależności od ustawienia parametru Weryfikacja powtórzenia NIP w konfiguracji). Kontrahentom z UE należy wpisać nr EU VAT/NIP bez spacji pomiędzy częścią literową i cyfrową, a także parametr Rodzaj(VAT) ustawić na unijny. Po uzupełnieniu danych podstawowych można uzupełnić również dane dodatkowe znajdujące się na pozostałych zakładkach formularza. Przejście na następne zakładki umożliwia kombinacja klawiszy <Ctrl+2>, <Ctrl+3> lub <Ctrl+ PgDn>. Po wprowadzeniu wszystkich danych formularz akceptujemy klawiszami <Ctrl+Enter> lub klikając myszą na przycisk Zapisz i Zamknij. Po zapisaniu danych na ekranie pojawi się ponownie lista kontrahentów, na której będzie znajdować się nowo dodany kontrahent. Można rozpocząć dodawanie kolejnego kontrahenta. Będąc na liście kontrahentów można poprawić wcześniej wprowadzone dane. W tym celu należy ustawić aktualną linię na zapisie, który chcemy zmodyfikować, a następnie klawiszem <Enter> lub za pomocą myszy klikając na funkcję Otwórz otworzyć formularz z danymi wcześniej wprowadzonego kontrahenta. 41

42 Karta kontrahenta Poniżej opisano niektóre zagadnienia związane z zapisem danych na karcie kontrahenta. Warunki płatności - zakładka karty kontrahenta Rys. 24 Zakładka Warunki płatności w karcie kontrahenta Sekcja Warunki płatności: Definicja płatności domyślna forma płatności na dokumentach wystawianych dla kontrahenta Termin (dni) domyślny termin płatności na dokumentach dla kontrahenta Waluta domyślna waluta płatności w dokumentach ustawienie działa wspólnie z parametrami definicji dokumentów i relacji określającymi sposób ustalania waluty w dokumentach Domyślny płatnik kontrahent, który będzie podmiotem płatności w dokumentach, jeśli pole nie jest wypełnione płatnikiem będzie sam kontrahent. Sekcja Warunki handlowe: Blokada sprzedaży blokada rejestracji dokumentów handlowych związanych ze sprzedażą lub wydaniami towarów, włącznie z zamówieniami. Kontrahent nadal występuje na listach kontrahentów. 42

43 Limit kredytu kwota kredytu kupieckiego. Jest sprawdzany podczas wystawiania dokumentów pod warunkiem aktywacji takiej kontroli w konfiguracji (Patrz: Opcje Handel Limit kredytowy ) Dopuszczalna kwota zadłużenia przeterminowanego. Działanie jw. Umożliwia blokowania transakcji w przypadku przekroczenia dozwolone kwoty. Funkcja musi być włączona w konfiguracji (Patrz: Opcje Handel Limit kredytowy) - parametr Podczas zatwierdzania dokumentów kontroluj wartość należności przeterminowanych. zwłoka (dni) ilość dni po terminie płatności, w czasie których nie następuje blokada sprzedaży Schemat przedstawia zasadę blokowania (w konfiguracji można określić kwotę, która nie podlega weryfikacji terminowej parametr: Zawsze dopuszczaj sprzedaż ). Podane na rysunku wartości są przykładowe. Rys. 25 Schemat działania mechanizmów kontroli należności przeterminowanych Rabat i cena zakładka karty kontrahenta Rabat i cena - na tej zakładce określa się rabaty i ceny przypisane kontrahentowi. Pierwszy rabat przenoszony jest zawsze na dokument handlowy. Rabat wszystkich towarów i Cenę wszystkich towarów można wykorzystać podczas definiowania algorytmu wyliczania ceny, który można określić na formularzu definicji ceny, zakładka Grupy. Drugi rabat i Cena wszystkich towarów będą dostępne pod warunkiem odpowiedniego ustawienia definicji ceny (zakładka Grupy). 43

44 Cennik indywidualny - zakładka karty kontrahenta Cennik indywidualny w tym miejscu można definiować indywidualne ceny, jednostki, nazwy i kody towaru dla kontrahenta. Aby indywidualna nazwa, czy kod były drukowane należy wybrać odpowiednie ustawienie na formularzu definicji dokumentu handlowego, zakładka Wydruki, parametr Nazwa towaru.. Cena indywidualna będzie działać pod warunkiem odpowiedniego ustawienia definicji ceny, zakładka Grupy, parametr Rodzaj ceny. Przeceny indywidualne zakładka karty kontrahenta Przeceny indywidualne służy do przeglądania i edycji indywidualnych Przecen okresowych. W tym miejscu można dodawać i usuwać nowe indywidualne przeceny okresowe. Wprowadzenie towarów Listę towarów (kart towarowych) otwieramy wchodząc przy wykorzystaniu opcji Towary i usługi menu głównego modułu Handel. Rys. 26 Lista towarów i usług Po otwarciu listy na ekranie zobaczymy podstawowe informacje o kartach towarów, takie jak kod, nazwa, kod kreskowy, również trzy standardowe ceny towaru: Cena podstawowa Cena hurtowa Cena detaliczna Znajduje się tam również informacja o stanie towarów w wybranym magazynie. Rozpoczęcie wprowadzania nowego towaru wykonujemy za pomocą klawisza <insert> lub klikając na przycisk znajdujący się nad listą w belce narzędziowej Nowy (Towar). Otworzy się następujący formularz: 44

45 Rys. 27 Formularz karty towaru Wprowadzanie nowej karty towaru rozpoczynamy od wprowadzenia kodu towaru. W przypadku, gdy nie ma ustalonego systemu kodowania towarów można skorzystać z automatycznego kodowania programu, pozostawiając pytajnik w polu kod. Klawiszem <Enter> przechodzimy do następnego pola Typ, w którym możemy wybrać sposób traktowania towaru przez program. Kolejne naciśnięcie klawisza <Enter> przeniesie kursor do następnego pola Nazwa, określającego nazwę towaru. Kolejne pole, to Kod kreskowy. Kod możemy nadać automatycznie wybierając w menu okna Czynności funkcję Nowy EAN, która nada numer z odpowiednią sumą kontrolną. Kolejne pole Numer katalogowy dodatkowe oznaczenie towaru. W polu Jednostka wybieramy jednostkę, według której program będzie raportował stany i obroty magazynowe. Przechodzimy do pola Stawka VAT pozwalającego określić stawkę naliczanego dla towaru podatku VAT. SWW/PKWiU jest wymagane w przypadku, gdy stawka podatku jest inna od stawki podstawowej (23%). Po wprowadzeniu tych informacji możemy przejść do przypisania cen towaru. Przed wprowadzeniem pierwszej ceny kursor przechodzi przez pola Narzut (hurtowy) oraz Marża (detaliczna), w których możemy określić procenty tych wskaźników, wykorzystywanych podczas przeliczania cen. Kolejne naciśnięcie klawisza <Enter> przeniesie kursor do listy cen towarów, do linii Cena Podstawowa w kolumnie Netto. Wprowadzona tutaj cena jest podstawą wyliczeń kolejnych cen towaru. Wprowadzenie tej ceny spowoduje przeliczenie wszystkich pozostałych cen. Cena hurtowa zostanie wyliczana przez dodanie do podstawowej ceny netto procentowego narzutu hurtowego. Natomiast Cena 45

46 detaliczna wyliczana jest automatycznie z ceny hurtowej poprzez dodanie marży detalicznej. Ceny w kolumnie brutto wykorzystywane są na dokumentach liczonych od wartości brutto np.: paragonu. Powstają na podstawie cen z kolumny netto poprzez dodanie kwoty podatku VAT. Po wprowadzeniu tych wszystkich informacji można zamknąć formularz przy pomocy przycisku znajdującego się w belce narzędziowej <Zapisz i zamknij> lub kombinacją klawiszy <Ctrl+Enter>. Analogicznie postępujemy przy wprowadzaniu kolejnych kart towaru. Karta towaru (opakowania, usługi, produktu, receptury) Podstawowe miejsca dostępu do karty towarowej to lista Towary i usługi (Handel Towary i usługi) i lista Stany magazynowe (Handel Magazyn Stany magazynowe). Z obu tych list można także dodać nowe karty towarowe. Karta towaru podzielona została na zakładki opisane poniżej. Ogólne - zakładka karty towaru Sekcja Ogólne: Rys. 28 Zakładka Ogólne karty towaru Kod 40 znakowe pole alfanumeryczne. Zapis w tym polu nie może powtarzać się dla jakiejkolwiek innej karty. Istnieje także mechanizm automatycznego nadawania kodów dla towarów. Autonumeracja 46

47 wykonywana jest zawsze, jeżeli wpisany kod kończy się znakiem "?". Jeżeli przed znakiem "?" znajduje się napis, to jest on traktowany jako prefiks do autonumeracji (AX? --> AX0012). Autonumeracja może być dokonywana albo podczas zapisu (ustawienie domyślne) albo od razu po wpisaniu kodu. Zachowanie to można zmienić przy pomocy flagi 'Kod nadawany dopiero podczas zapisu' na zakładce Handel/Towary w konfiguracji. Drugie ustawienie może jednak skutkować nadaniem dwóm jednocześnie dodawanym towarom tego samego kodu, dlatego zalecamy pozostawić domyślne ustawienie. Typ określa rodzaj karty (usługa, towar, produkt, receptura, opakowanie). Usługa nie podlega obrotowi magazynowemu. Karta produktu i receptury posiada dodatkową zakładkę Kompletacja, na której ustala się procedurę kompletacyjną (skład produktu), Nazwa 80 znakowe pole alfanumeryczne. Nazwa nie musi być unikalna. Kod kreskowy pole alfanumeryczne. Opakowanie włączenie parametru, definiuje wprowadzony towar, jako opakowanie Numer katalogowy dodatkowe pole alfanumeryczne. Podczas wprowadzania pozycji dokumentu poprzez wpisanie ciągu znaków w Towar listy pozycji system wyszukuje towary, bez konieczności wywoływania listy pomocniczej towarów wg następujących parametrów: Kod, Nazwa, Kod kreskowy, Nr katalogowy i Numer CN (nr scalonej nomenklatury towarowej). Jednostka podstawowa jednostka karty, wg której rejestrowane są obroty w magazynie. Jednostka wybierana jest z listy zdefiniowanych w systemie jednostek. Jeżeli towar podlegał obrotowi, w przypadku konieczności zmiany jednostki, zaleca się wyprowadzenie towaru z magazynów, zablokowanie starej karty, założenie nowej z nową jednostka podstawową i wprowadzenie odpowiednich ilości do magazynów (w tej sytuacji problem mogą stanowić korekty ilościowe zakupu z powodu całkowitego rozchodowania towaru) lub użycie funkcji narzędziowej Ustaw jednostkę (patrz: Zmiana jednostki na karcie towarowej), VAT sprzedaży stawka wg której liczony jest VAT na dokumentach sprzedaży (istnieją wyjątki np. faktura FD - sprzedaży do krajów UE), VAT kaucji stawka wg której liczony jest VAT w dokumentach wydania/przyjęcia opakowańi. Parametr historyczny zależny od daty dokumentu, na którym jest stosowana kaucja i widoczny na kartotece towarowej jako parametr tylko do odczytu. Domyślnie stawką VAT kaucji jest NP. Przyjęcie kaucji za opakowania zwrotne nie jest czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT. Obowiązek podatkowy w VAT powstaje dopiero, jeżeli kontrahent nie zwróci opakowań w ustalonym w umowie terminie. VAT zakupu stawka wg której liczony jest VAT na dokumentach zakupu (istnieją wyjątki np. faktura FIUE zakupu w kraju UE), SWW/PKWiU pole wymagane przy innej stawce VAT niż 23% 47

48 Sekcja Ceny: Narzut w standardowej konfiguracji wartość procentowa o którą powiększana jest Cena hurtowa w stosunku do podstawowej (liczone od stu ) Marża w standardowej konfiguracji wartość procentowa o którą powiększana jest Cena detaliczna w stosunku do hurtowej (liczone w stu ) Ostatnia zakupu/n parametr nie podlegający edycji, przedstawia ostatnią cenę zakupu netto Tabela cen Tabela przedstawia standardowo zdefiniowane w systemie ceny, powiązane z kartą towaru. Podstawowa wartość ceny nadawana z ręki. W standardowej konfiguracji systemu stanowi podstawę wyliczenia ceny Hurtowej w oparciu o wartość narzutu i Detalicznej w oparciu o wartość marży, Hurtowa wyliczana automatycznie w oparciu o wartość narzutu po wprowadzeniu wartości ceny Podstawowej, liczona od stu, czyli jako narzut. Wykorzystywana na dokumentach sprzedaży typu FV, Detaliczna wyliczana automatycznie w oparciu o wartość marży na bazie wartości ceny Hurtowej, liczona w stu, czyli jako marża. Wykorzystywana na dokumentach sprzedaży typu PAR. Istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej liczby cen związanych z kartą towarową. Kolumny tabeli cen: Definicja nazwa ceny pobrana z definicji ceny, Priorytet parametr pobrany z definicji ceny, Korygowana włączony (zaznaczony) parametr pozwala wprowadzić na kartę cenę z ręki lub ustawić inną niż podstawowa jednostkę. Włączenie parametru spowoduje brak automatycznego wyliczenia ceny w przypadku zmiany ceny Podstawowej, Netto wartość ceny netto, Brutto wartość ceny brutto, Jednostka parametr związany z ceną, podpowiada jednostkę na dokumencie. Jeśli włączymy parametr Korygowana i zmienimy jednostkę (przy zastosowaniu odpowiedniego przelicznika) przy cenie Hurtowej np. z szt. na para, to na dokumencie FV domyślną jednostką sprzedaży będzie para. Połącz parametr standardowo włączony. Powoduje, że cena netto od brutto różni się VAT-em sprzedaży. Przy wyłączonym parametrze możemy dowolnie ustanowić cenę netto i brutto. W takiej sytuacji VAT będzie liczony od ceny wykorzystanej na dokumencie (np. na PAR od ceny detalicznej brutto) Standardowa ilość ilość podpowiadana na dokumencie. Pole w standardzie wypełnione wartością 1. 48

49 Narzut % - wartość wyliczona w oparciu o procent narzutu dodawany do ostatniej ceny zakupu. Tylko do odczytu. Marża kwotowa wartość wyliczona w stosunku do ostatniej ceny zakupu. Tylko do odczytu. Marża wartość wyliczona w stosunku do ostatniej ceny zakupu. Tylko do odczytu. Dodatkowe zakładka karty towaru Sekcja UE Intrastat: Rys. 29 Zakładka Dodatkowe karty towaru Kod Scalonej numeryczny kod 8 znakowy, niezbędny na towarach wykorzystywanych w obrocie z krajami UE, wykorzystywany na deklaracji Intrastat. Jednostka uzupełniająca dla niektórych rodzajów towarów (objętych pewnymi kodami CN) w deklaracji Intrastat wymagane jest podanie ilości w określonej jednostce uzupełniającej. Dla takich towarów należy wypełnić to pole. Jeśli jest inna niż podstawowa należy wprowadzić przelicznik miedzy jednostkami. Definicja jednostki musi mieć włączony odpowiedni parametr by mogła być wykorzystywana na deklaracji Intrastat. Nazwa przenoszona na deklarację Intrastat - nazwa wymagana na deklaracji Intrastat. Jeśli jest zgodna z nazwą ogólną, to pole nie musi być wypełniane. 49

50 Sekcja Dodatkowe: Usługa podnosi koszt towaru parametr wyłącznie do celów księgowych, stosowany na kartach typu: usługa. W księgowości, w transakcjach z krajami UE, podnosi wartość towarów. Może być włączany również na pozycji dokumentu (wymaga konfiguracji widoku formularza dokumentu). Kraj pochodzenia domyślny kraj pochodzenia przenoszony na pozycję dokumentu przychodu uwzględnianego w deklaracji Intrastat Aktualizacja cen przychodem jeden z parametrów decydujący czy ceny na karcie mają być zmieniane wraz ze zmianą cen zakupu. Dopuszczalne wartości: Zawsze zawsze następuje lub jest proponowana zmiana, Nigdy zmiany cen zakupu nie wpływają na zmiany cen na karcie towaru, Tylko wzwyż oznacza, że zmiana ma miejsce jeśli ostatnia cena zakupu jest większa od poprzedniej. Blokada towar z włączonym parametrem nie podlega wyświetlaniu na listach w standardowych ustawieniach, w przyszłości nie będzie mógł być wykorzystywany na dokumentach, Precyzja ceny ceny zaokrąglane do wskazanej liczby cyfr po przecinku VAT liczony od marży parametr dla biur turystycznych. Nie zaleca się włączania bez konsultacji. Kartoteka pozycji, od której na dokumencie liczony jest VAT od marży powinna posiadać ustawienia parametru typ na wartość Towar i włączony parametr VAT liczony od marży. Stawka NP ustawiana jest automatycznie dla pozycji na dokumencie, natomiast kartoteka tej pozycji/towaru powinna posiadać właściwą stawkę VAT sprzedaży. Wyliczenie VAT marża następuje na poziomie księgowości dla dokumentu Wprowadzonego, poprzez uruchomienie z menu Czynności funkcji Naliczanie/VAT od marży. Sekcja Opis na dokumencie: Dopuszczalna edycja - włączony parametr umożliwia edycję nazwy i opisu na pozycji dokumentu Pole opis pole do wprowadzenia dowolnej treści opisującej towar. Parametr powyżej pozwala na edycję tego opisu. Odpowiedni parametr na definicji dokumentu decyduje o tym czy opis jest drukowany na dokumencie (patrz: Ogólne zakładka formularza definicji dokumentu ). 50

51 Jednostki i opakowania zakładka karty towaru Sekcja Jednostki: Rys. 30 Zakładka Jednostki i opakowania karty towaru Podstawowa jednostka towaru parametr tożsamy z parametrem z zakładki Ogólne. Jednostka, w której prowadzone są stany magazynowe. Masa jednostki towarowej parametr standardowo wykorzystywany dla celów Intrastat. W takich przypadkach w pole należy wpisać masę netto przypadającą na jednostkę uzupełniającą. Jeśli nie ma konieczności wykorzystania parametru do celów Intrastat, może on mieć bardziej ogólne zastosowanie. Alternatywna jednostka towaru druga jednostka, która może być wykorzystywana do określania ilości na dokumentach magazynowych/handlowych (poza jednostką podstawową. Wymaga to konfiguracji wyglądu okna). Jednostka alternatywna musi mieć przeliczenie do jednostki podstawowej ogólne (Opcje Handel Jednostki) lub indywidualne (patrz rys. powyżej) na karcie towarowej oraz definicja dokumentu wymaga włączenia parametru Używaj alternatywnej jednostki ilości. Niezbędne jest zarejestrowanie przelicznika (jak na rys.). Uwaga: Na pozycji dokumentu dodajemy pole Ilość alternatywna (patrz rozdział: Konfiguracja listy). 51

52 Rys. 31 Wykorzystanie pola Ilość alternatywna na odpowiednio skonfigurowanym formularzu faktury Jednostka reszty towaru parametr pomocniczy, który wraz z jednostką alternatywną może być wykorzystany na wydrukach dokumentów handlowo-magazynowych. Przykład: sprzedajemy 15 butelek płynu pakowanych po 6 szt. w paczce. Na formularzu zapisujemy 15 szt, na wydruku możemy uzyskać zapis 2 paczki i 3 szt. (jednostka reszty). Wydruki takie realizowane są na zamówienie. Sekcja Indywidualne przeliczniki jednostek towaru: Sekcja zawiera tabelę, w której rejestrujemy indywidualny (tylko dla danego towaru) przelicznik. Zapis aktywujemy poprzez kliknięcie myszą w pierwsze pole w pierwszej kolumnie tabeli (Nagłówek Bazowa). Z rozwiniętej listy wybieramy jednostkę, która będzie przeliczana na jednostkę wybraną analogicznie w drugiej kolumnie (Nagłówek Wyliczana). Współczynnik rejestrujemy w postaci ułamka zwykłego z wykorzystaniem znaku / (ukośnik). Wzór obrazuje przeliczenie. Uwaga: Na kartotece towarowej przelicznik rejestrujemy w jedną stronę, a system dokonuje obustronnych przeliczeń miedzy dwiema jednostkami. 52

53 Rys. 32 Fragment karty z tabelą przeliczników jednostek Sekcja Schematy opakowań Sekcja zawiera listę schematów opakowań przypisanych do towaru. Można je wybierać z listy zdefiniowanych wcześniej schematów. Jeden ze schematów przypisanych do towaru może być oznaczony jako domyślny dla przychodu, podobnie jeden z nich może być oznaczony jako domyślny dla przychodu. Schematy oznaczone jako domyślne są wyświetlane nad listą: Schemat przyjęć opakowań domyślny schemat, który będzie zastosowany do automatycznego wyliczania ilości opakowań podczas przyjmowania towaru. Z poziomu tego pola dostępny jest podgląd schematu. Schemat wydań opakowań domyślny schemat, który będzie zastosowany do automatycznego wyliczania ilości opakowań podczas wydawania towaru. Z poziomu tego pola dostępny jest podgląd schematu. Schematy opakowań są definiowane z poziomu listy Schematy opakowań, w folderze Magazyn. Sposób budowania schematu opakowań został szczegółowo omówiony w rozdziale Schematy opakowań. Schemat opakowań można przypisać do towaru wskazując go na liście otwieranej po rozwinięciu pola Schemat opakowań lub wybierając opcję Nowy (schemat opakowań towaru) i edytując dane w oknie, które zostanie wyświetlone. 53

54 Kody zakładka karty towaru Rys. 33 Okno wyboru schematu opakowania Zakładka zawiera listy własnych oraz obcych kodów towaru. Każdy kod obcy może być powiązany z listą kontrahentów, którzy się nim posługują. Wszystkie kody mogą być wykorzystywane do wyszukiwania towarów na ich liście lub podczas dodawania pozycji dokumentu, jeśli lokator listy towarów zostanie odpowiednio skonfigurowany. Rys. 34 Zakładka Kody karty towaru Dla każdego kodu można wybrać jeden z 3 jego rodzajów: EAN13 Prefiks EAN 13 (prefiks kodu wagowego) Inny 54

55 Jeśli wybrano rodzaj kodu EAN13, system będzie kontrolował jego poprawność i wyświetli ostrzeżenie w przypadku, gdy wpisany kod jest niepoprawny. Aby przypisać kontrahenta do danego kodu obcego należy zaznaczyć kod na liście, a następnie dodać kontrahenta do na sąsiedniej liście wpisując jego kod/nazwę w wierszu lub wybierając go z listy rozwijanej. Kody obce stosowane przez kontrahenta można również edytować z poziomu cennika indywidualnego. Zamówienia i zamienniki - zakładka karty towaru Rys. 35 Zakładka Zamówienia i zamienniki karty towaru Sekcja Aktualny stan zamówień prezentuje informacje na temat aktualnych stanów zamówień na towar z wyszczególnieniem zamówień dostawców i odbiorców. Sekcja Generowanie zamówień: Dostawca kontrahent, na którego wystawiane będą automatycznie generowane zamówienia przy wyborze wartości Karty towaru dla parametru Dostawca według na formularzu Generatora zamówień. Zaokrąglenie i jednostka zamawianych towarów w parametrze podajemy ilość i jednostkę. Zamówienia tworzone generatorem będą w tej jednostce i w wielokrotności podanej ilości. Przykład: jeśli wpiszemy 20 szt., a system wyliczy, że należy zamówić 35, to zaokrągli zamówienie do 40 szt. Jeśli parametr pozostaje pusty to generowane są zamówienia na odpowiednie ilości w jednostce podstawowej. Ustawienia indywidualne dla magazynów wyświetla informacje na temat magazynu, na jakim znajduje się towar, ostatniej ceny Netto, po jakiej towar był zakupiony 55

56 Stan minimalny parametr dla generatora zamówień, odrębny dla każdego magazynu Stan maksymalny parametr dla generatora zamówień, odrębny dla każdego magazynu Sekcja Zamienniki umożliwia określenie towarów będących zamiennikami towaru podstawowego. Towary mające pełnić role zamiennika należy wybrać z ogólnodostępnej listy towarów. Współczynnik - dla każdego zamiennika można określić współczynnik przeliczeniowy, czyli wskazać jaką ilość zamiennika będzie pobierana. Dwustronny oznacza, że towar A jest zamiennikiem dla towaru B, a towar B staje się równocześnie zamiennikiem dla towaru A. Jeżeli podczas dodawania pozycji na formularzu dokumentu rozchodowego (np. faktura sprzedaży, kompletacja) zostanie wybrany towar, którego brak w magazynie, a będzie on miał zdefiniowane zamienniki, to w momencie określania ilości towaru automatycznie pojawi się okno z dostępnymi zamiennikami, za pomocą którego będzie można wybrać odpowiednie zamienniki (czytaj: Zamienniki towaru). Można również otworzyć formularz z listą zamienników do danego towaru na liście Cennika (Towary i usługi), w tym celu należy dla zaznaczonego towaru wybrać z menu Czynności polecenie Zamiennik towaru lub użyć klawisza <F11>. Na formularzu z zamiennikami dostępne są między innymi pola: Ilość potrzebna - ilość z pozycji dokumentu lub jeśli lista jest otwierana bez kontekstu pozycji, np. z poziomu Cennika, to będzie wyświetlana ilość 1. Ilość dostępna - obliczona bez uwzględniania ilości pobranej przez pozycję dokumentu, czyli ilość wyliczona standardowo Ilość z zamiennikami - ilość dostępna + suma z kolumny Ilość zastępowana. Ilość zastępowana ilość faktycznie wykorzystanego zamiennika. Ilość pobierana - zmienia się w stosunku do ilości zastępowanej w zależności od współczynnika. Przykładowo, jeśli dla towaru A jest ustawiony zamiennik B z ustawionym współczynnikiem 2:1, wówczas w przypadku wprowadzenia 10 szt. towaru A ilość pobierana towaru B wyniesie 5 szt. Lista zamienników towaru uwzględnia także relacje zamienników do ich zamienników, czyli jeśli towar A ma zamiennik B, a towar B ma zamiennik C, to na liście zamienników towaru A będą widoczne towary B i C. Kompletacja zakładka karty produktu Występuje tylko dla kart o typie Produkt. Wygląd sekcji Składniki kompletu na karcie produktowej różni się od tego na karcie recepturowej. 56

57 Rys. 36 Zakładka Kompletacja karty produktowej Na zakładce definiujemy parametry, według których przebiega proces kompletacji dokonywany dokumentem KPL. Proces kompletacji wymaga posiadania składników do produkcji. W składzie procedury można uwzględnić usługę lub recepturę. Receptura zapisana na karcie produktu jest traktowana jak usługa tzn. jej wartość zostanie uwzględniona w wartości produktu. Składniki wydane dokumentem KPLW będą pochodzić z karty produktu, a nie karty receptury. Wartość usługi lub receptury dla danego produktu określamy w kolumnie Wartość tabeli składników na zakładce Kompletacji karty produktu. Sekcja Towar jako produkt: Produkowana ilość podajemy ilość i jednostkę. Ilość może być różna od 1, może również zawierać miejsca po przecinku. Uwaga parametr nie weryfikuje, czy dla danej jednostki są dopuszczone miejsca po przecinku. Operator musi zweryfikować poprawność wartości, a także to, czy użyto w tym polu jednostki podstawowej. Tylko pełne komplety ustawienie NIE oznacza możliwość produkcji dowolnej ilości (przy pokryciu magazynowym w surowcach). Ustawienie TAK oznacza produkcję tylko wielokrotności poprzedniego parametru. Magazyn produktów gotowych magazyn, do którego trafia wyprodukowana ilość. Pole nie musi być uzupełniane, jeśli jest to magazyn główny (w systemie enova) firmy. 57

58 Sekcja Składniki kompletu: Karta przechowuje w tabeli jedną procedurę kompletacyjną. Można ją na bieżąco modyfikować przed procesem kompletacji. Kolumny tabeli: Towar surowiec w procesie kompletacji, można wprowadzić usługę lub recepturę. Ilość ilość surowca w dowolnej jednostce potrzebna do wyprodukowania ilości produktu określonej w polu Produkowana ilość. (Należy pamiętać o przelicznikach jednostek, jeżeli w tym polu nie użyje się standardowej jednostki składnika). Magazyn magazyn z którego pobierane są surowce. Jeśli nie jest wypełniony, to surowce pobrane będą z magazynu głównego (w systemie enova) firmy. Wartość Pole pozwala określić wartość usługi lub receptury dla ilości produktu określonej w polu Produkowana ilość. Kompletacja zakładka karty receptury Występuje tylko dla kart o typie Receptura. Wygląd sekcji Składniki i produkty receptury na karcie recepturowej różni się od tego na karcie produktowej. Rys. 37 Zakładka Kompletacja karty receptury Na zakładce definiujemy parametry, według których przebiega proces kompletacji lub dekompletacji rejestrowany dokumentem KPL. Proces kompletacji wymaga posiadania składników do produkcji. Receptura musi zawierać przynajmniej jeden składnik towarowy i jeden produkt. Na karcie receptury produktem może być towar (nie koniecznie produkt). W składzie procedury można uwzględnić usługę lub recepturę. 58

59 Receptura zapisana na karcie receptury jest traktowana jak usługa tzn. jej wartość zostanie uwzględniona w wartości produktu. Pobierając na dokument kompletacji KPL recepturę (zamiast produktu), dokonujemy kompletacji wg receptury karty recepturowej, a produktami są produkty z karty recepturowej. Wartość usługi lub receptury dla danej karty recepturowej określamy w kolumnie Wartość tabeli składników i produktów. Sekcja Składniki i produkty receptury: Karta przechowuje w tabeli procedurę kompletacji i dekompletacji. Można ją na bieżąco modyfikować przed procesem kompletacji. Kolumny tabeli: Typ pole wyboru: składnik/produkt. Wybór składnika oznacza, że receptura pobrana na dokument kompletacji KPL spowoduje wydanie tego składnika z magazynu dokumentem KPLW. Jeśli składnikiem jest usługa lub receptura, to będzie ona zapisana na dokumencie KPLW jako usługa powiększająca wartość produktu. Wybór produktu oznacza, że receptura pobrana na dokument kompletacji KPL spowoduje zarejestrowanie tego produktu/towaru na dokumencie KPLP i przyjęcie go na stan magazynu. Towar wskazuje, która konkretna karta będzie traktowana jako składnik lub usługa w procesie kompletacji lub dekompletacji. Można stosować karty usługowe lub recepturowe jako składniki. Nie należy stosować karty usługowej lub recepturowej jako produktu, gdyż wartość dokumentu magazynowego przyjęcia KPLP będzie powiększona o wartość usługi. Zastosowanie usługi lub receptury jako produktu doprowadzi do niezgodności wartości magazynu z wartością dokumentów przyjęć. Ilość dla składnika: ilość pobierana z magazynu w trakcie kompletacji dla ilości produktów zarejestrowanych na karcie tej receptury. Ilość może być podana w dowolnej jednostce (Należy pamiętać o przelicznikach jednostek, jeżeli w tym polu nie użyje się standardowej jednostki składnika). Dla produktu: ilość wprowadzana do magazynu w trakcie kompletacji, gdy na dokumencie kompletacji KPL określimy ilość receptury =1. Ilość może być podana w dowolnej jednostce (Należy pamiętać o przelicznikach jednostek, jeżeli w tym polu nie użyje się standardowej jednostki składnika). Wartość Pole aktywne dla usług, receptur oraz produktów (nie aktywne dla 1-go produktu). Pole pozwala określić wartość usługi lub receptury 59

60 dla ilości produktów określonych w danej recepturze. Wartość będzie rozrzucona na poszczególne produkty wg proporcji między nimi. Wartość proporcji miedzy produktami (wyrażona w PLN) określamy w tym samym polu, jeśli są przynajmniej dwa produkty na recepturze. Domyślną wartością jest 1 PLN, ale może ona być edytowana. Jeśli proporcja wynosi 1:1 to znaczy, że każdy z produktów zostanie wprowadzony do magazynu w tej samej wartości (o ile posłużono się jednostką podstawową do produktów); proporcja 2:1 oznacza że produkt A będzie miał 2x większą wartość od produktu B. Ustawienie w konfiguracji systemu wykonywania kompletacji wg cen ewidencyjnych jest nadrzędne i w takiej sytuacji proporcje z karty recepturowej są pomijane. Proporcja parametr warunkowy TAK/NIE. Standardowe ustawienie TAK oznacza, że obowiązuje proporcja wartości między produktami. Ustawienie NIE oznacza, że dany produkt nie podlega proporcji. Tzn., że proces kompletacji wprowadzi do magazynu ten produkt w cenie/wartości określonej w polu Wartość, a dla reszty produktów (podlegających proporcji) przydzielona zostanie proporcjonalnie reszta kosztu własnego produkcji (system nie dopuszcza wartości ujemnych). Magazyn magazyn z którego pobierane są składniki lub magazyn do którego wprowadzane są produkty. Jeśli nie jest wypełniony, to operacja dokonywana jest w magazynie głównym (w systemie enova) firmy. Różnice między zakładką Kompletacja karty produktu i receptury Zakładka Kompletacja występuje tylko dla kartotek typu Produkt i Receptura. Ze względu na zupełnie różny sposób działania tych kartotek zostaną wyjaśnione różnice pomiędzy nimi. Kartoteka produktu Kartoteka produktu jest bardzo podobna do zwykłej kartoteki towarowej. Posiada ona stan magazynowy, może być przyjmowana i wydawana dokumentami innymi niż kompletacja. Produkt można zarówno wyprodukować w procesie kompletacji, jak i kupić u zewnętrznego dostawcy; posiadany na stanie produkt można sprzedać, przesunąć do innego magazynu itp. Zasadniczą różnicą pomiędzy kartoteką produktu i towaru jest to, że produkt posiada zakładkę Kompletacja, na której określamy składniki, z jakich może zostać złożony dany produkt. Dla produktu można określić tylko jedną listę składników. Jeżeli dany produkt (komplet) może być składany wg różnych przepisów, wówczas możemy posłużyć się: Kartoteką recepturową jeżeli jest to powtarzalny przepis, wg którego będziemy kompletować dany produkt wielokrotnie Edycją listy składników podczas kompletacji jeżeli jest to jednorazowe odejście od standardowej listy składników, np. dla składanego zestawu 60

61 Kartoteka receptury komputerowego została zastosowana inna karta graficzna (o edycji składników będzie w dalszych rozdziałach) W odróżnieniu od kartoteki produktowej receptura jest bytem nieco wirtualnym. Nie posiada ona stanu magazynowego, nie może zostać kupiona czy sprzedana. Natomiast podobnie jak produkt posiada zakładkę Kompletacja. Przy czym dla receptury na zakładce Kompletacja określa się zarówno składniki jak i produkty. Jest to więc przepis jak z określonej listy składników stworzyć określoną listę produktów. Możemy mieć więc kilka przypadków: Wiele składników i wiele produktów w takim przypadku w wyniku poskładania z wielu elementów składowych powstaje nam kilka różnych produktów, może to być np. odzwierciedlenie przypadku powstania produktu głównego i produktów ubocznych czy produktu głównego i odpadów. Jeden składnik i wiele produktów jest to typowy przypadek dekompletacji przykładowo w wyniku poddania procesowi demontażu z silnika (składnik) powstaje rotor i stojan (produkty) Wiele składników i jeden produkt jest to przypadek bardzo podobny do kartoteki produktowej. Z tym, że dla produktu możemy podać tylko jedną listę składników (jeden przepis ). Natomiast w przypadku kart typu receptura możemy stworzyć wiele receptur, posiadających różne listy składników i ten sam produkt (alternatywne receptury dla jednego produktu). Oczywiście można również zdefiniować recepturę posiadającą jeden składnik i jeden produkt. W przypadku kartoteki recepturowej, jako produkty mogą być wybrane dowolne kartoteki towarowe ( produkt wybrany na recepturze nie musi być kartoteką typu produkt może być kartoteką typu towar) Z drugiej strony składnikami mogą być zarówno towary jak i produkty czyli coś, co powstaje jako produkt w wyniku jednej kompletacji, może być składnikiem dla innej receptury. Dokumenty Metody tworzenia nowych dokumentów Podstawową funkcją systemu jest rejestracja dokumentów. W zależności od okoliczności i potrzeb można je tworzyć różnymi metodami. Zasadniczo operator może utworzyć dokument ręcznie i kolejno wypełnić jego pola oraz dodać pozycje, albo wybrać metodę, która inicjuje dokument wraz z pozycjami i zazwyczaj tworzy relacje do innego dokumentu. 61

62 Dodanie dokumentu z ręki Przycisk dodawania na liście dokumentów Nad listą dokumentów znajduje się przycisk dodawania nowego dokumentu, domyślnego dla danej listy (powinien być to najczęściej generowany dokument na liście). Jego kliknięcie otwiera pusty formularz do wypełnienia. Operator kolejno wypełnia pola i dodaje pozycje dokumentu, kończąc operację jego zatwierdzeniem. Przykładem takiego ręcznego dodania dokumentu jest utworzenie dokumentu zamówienia odbiorcy (ZO). Dokument ZO, dodany tą metodą, powstaje bez relacji do innych dokumentów. Podobnie można utworzyć fakturę FV, jednakże ona automatycznie utworzy dokument WZ pozostający z nią w relacji. Kliknięcie w przycisk może być zastąpione skrótem klawiaturowym (zapisany na definicji dokumentu np. dla faktury FV jest to <Ctrl>+Shift+S>) lub wciśnięciem klawisza <Insert> (o ile na liście dodawany jest tylko jeden typ dokumentu). Rys. 38 Przycisk dodawania dokumentu Wybór rodzaju nowego dokumentu z menu Obok przycisku dodawania nowego dokumentu na listach, na których można dodać więcej typów dokumentów niż jeden, znajduje się mała czarna strzałka skierowana w dół. Jej kliknięcie rozwija menu dostępnych dokumentów. Wybór dokumentu z menu inicjuje jego formularz. Reszta czynności jest typowa dla ręcznego uzupełniania formularza. Kliknięcie w przycisk może być zastąpione wciśnięciem klawisza <Insert>. 62

63 Rys. 39 Menu dodawanych dokumentów na liście faktur sprzedaży Skrót na liście Ulubionych Ta metoda jest bardzo przydatna, gdy często wystawiamy dany typ dokumentu. Skrót umieszcza się na pasku nawigacji. Klikając w niego otwieramy nowy formularz danego dokumentu, niezależnie od tego w którym miejscu systemu się znajdujemy (np. lista kontrahentów). Skrót dodajemy poprzez rozwinięcie menu dostępnych dokumentów na liście, wciśnięcia klawisza <Shift> i kliknięcie wskaźnikiem myszki na żądany dokument (gdy nie ma menu klikamy w przycisk nowego dokumentu). Pasek nawigacji powinien być ustawiony na zakładce Ulubione. Rys. 40 Skrót do tworzenia nowej FV 63

64 Tworzenie dokumentu w relacji do innego dokumentu/dokumentów Samoczynne tworzenie dokumentów Z samoczynnym powstawaniem dokumentów mamy do czynienia, gdy relacja między dokumentami zdefiniowana jest w taki sposób, że dokument podrzędny powstaje automatycznie wraz z nadrzędnym. (Czytaj rozdział: Parametry relacji między dokumentami). Przykładem takiego działania jest powiązanie dokumentu handlowego faktury FV z dokumentem magazynowym WZ. WZ powstaje automatycznie wraz z FV (gdy dodawane są pozycje towarowe do dokumentu), wraz z nim jest zatwierdzany i synchronicznie przesuwany do bufora. Menu Relacje Metoda wymaga skonfigurowania w Opcjach relacji między dokumentami (Czytaj rozdział: Parametry relacji między dokumentami). W takiej sytuacji na liście dokumentów, po zaznaczeniu dokumentu (lub kilku), w menu Relacje odnajdziemy zestaw propozycji dotyczących utworzenia nowego dokumentu. Na rysunku zostanie zaprezentowany przykład inicjacji zbiorczej faktury FV do kilku dokumentów zamówienia od odbiorcy ZO. Zaznaczamy na liście właściwe dokumenty ZO np. za pomocą myszki i klawisza <CTRL> i w menu Relacje wybieramy nazwę relacji (w przykładzie ta nazwa to Faktura), a po rozwinięciu menu wybieramy oczekiwany wariant (np. zbiorczy nowy) utworzenia dokumentu podrzędnego. Ta opcja docelowo inicjuje dokument, który teoretycznie (zależy od szczegółów definicji relacji, dostępności towarów) powinien zawierać pozycje wszystkich zaznaczonych dokumentów nadrzędnych ZO. Rys. 41 Tworzenie zbiorczego dokumentu faktury FV z wielu zamówień ZO Przyłączanie dokumentu nadrzędnego do podrzędnego Metoda wychodzi poza samą inicjację dokumentu, ponieważ dodanie samego dokumentu docelowego albo jest ręczne (opisy powyżej), albo np. w relacji z jednego dokumentu nadrzędnego. Zasadniczo metoda służy do utworzenia relacji między dokumentami i ściągnięcia pozycji dokumentu nadrzędnego na podrzędny. W tym celu z otwartego formularza dokumentu docelowego (ale z uzupełnionym polem Kontrahent), z menu Relacje, wybieramy funkcję przyłączenia istniejącego dokumentu (jak na rysunku poniżej). 64

65 Rys. 42 Przyłączanie dokumentu zamówienia ZO do faktury FV Po powyższej operacji pojawi się okno wyboru dokumentów nadrzędnych, które chcemy połączyć relacją z dokumentem docelowym, i których pozycje zostaną skopiowane na dokument faktury. Dokumenty zaznaczamy np. za pomocą myszki i klawisza <Ctrl> i zamykamy okno przyciskiem OK lub klawiszami <Ctrl+Enter>, przechodząc znowu do formularza dokumentu podrzędnego faktury FV. Rys. 43 Wybór dokumentów nadrzędnych ZO na oknie pośrednim 65

66 Kopiowanie dokumentu Metoda tworzy dokument doraźnie w oparciu o inny zaznaczony na liście dokument. Nie bazuje na ściśle określonej w konfiguracji relacji, lecz na formularzu z parametrami, który operator wypełnia przed zainicjowaniem formularza dokumentu docelowego. Funkcja dostępna jest w menu Czynności pod nazwą Kopiuj dokument. Zasadniczo jej celem jest stworzenie dokumentu z pozycjami, jak na dokumencie kopiowanym, ale bez relacji między dokumentami. Rys. 44 Funkcja Kopiuj dokument Przykład: Cała zakupiona dostawa ma trafić do innego magazynu, dlatego operator używa funkcji kopiowania dokumentu ZK do dokumentu przesunięcia MM. Poniżej okno z ustawieniami dla takiej operacji. Rys. 45 Formularz parametrów kopiowania dokumentu 66

67 Funkcja Utwórz dokument w menu Czynności Funkcja dostępna jest z list: Towary i usługi oraz Stany magazynowe. Działa dla zaznaczonych pozycji na liście, tzn. utworzony dokument będzie zawierał pozycje zaznaczone uprzednio na liście. Rys. 46 Funkcja Utwórz dokument Zanim utworzony zostanie dokument, operator musi wypełnić prosty formularz z parametrami, w którym przede wszystkim musi zdefiniować, w którym magazynie powstanie dokument i jaki to będzie dokument. Rys. 47 Okno pośrednie dla funkcji Utwórz dokument Tworzenie zamówienia do dostawcy za pomocą Generatora zamówień Czytaj rozdział Generator zamówień. Import z pliku XML Jeżeli operator otrzyma dokument w formacie xml, o wewnętrznej strukturze enova, to może go zaimportować z menu Plik Importuj zapisy Z pliku xml. Dokument w formacie 67

68 xml musi mieć określony symbol dokumentu, występujący w bazie do której jest importowany (i jako taki zostanie zaimportowany). Należy go szukać na liście, na której występują takie dokumenty. Rys. 48 Funkcja importu dokumentu w formacie xml Dokument w formacie xml może być przykładowo uzyskany z innej bazy enova poprzez funkcję w menu Czynności Narzędziowe Eksport dokumentów Do pliku. Import z arkusza typu Microsoft Excel / pliku formatu CSV Jeżeli operator otrzyma dokument w formacie CSV lub w postaci arkusza kalkulacyjnego (np. MS Excel) z właściwymi nagłówkami kolumn do importu, to może go zaimportować z poziomu listy dokumentów (na której dany dokument ma prawo wystąpić). Operację wykonuje się poprzez skopiowanie zawartości pliku i wklejenie go na liście dokumentów (przy pomocy standardowych funkcji kopiuj i wklej). Rys. 49 Arkusz z fakturą do wklejenia na liście dokumentów Okno pośrednie relacji między dokumentami Relację można określić jako łącznik między dokumentami. Przykładem tego łącznika może być relacja między dokumentem faktury FV (nadrzędnym) a wydaniem magazynowym WZ (podrzędnym). Jest to przykład relacji, w której przy standardowej konfiguracji nie występuje okno pośrednie. Dokument WZ powstaje automatycznie wraz z FV. Relacja jest zdefiniowana w konfiguracji dokumentu nadrzędnego (w podanym 68

69 przykładzie FV). Jej formularz jest rozbudowany i szczegółowo określa wiele zależności między łączonymi dokumentami (Czytaj rozdział: Parametry relacji między dokumentami). Relacja może być zdefiniowana w taki sposób, że zanim powstanie dokument podrzędny, operator musi dokonać wyboru pozycji i uzupełnić pola na oknie pośrednim między dokumentami. Poniżej przedstawiono rodzaje okien pośrednich: Wybór magazynu Rys. 50 Okno pośrednie z wyborem magazynu dla dokumentu podrzędnego (docelowego) Wybór magazynu następuje poprzez zaznaczenie kursorem odpowiedniego wiersza. Dokument docelowy powstanie we wskazanym magazynie. Okno zamykane jest przyciskiem OK albo klawiszami <Ctrl+Enter>. Po tej czynności system otwiera formularz dokumentu docelowego. 69

70 Wybór pozycji (do zaznaczenia) Rys. 51 Okno pośrednie do zaznaczania pozycji Na oknie wyboru pozycji operator określa ilości towarów, jakie mają być zapisane na dokumencie podrzędnym (tworzonym), zapisując je w kolumnie Ilość. Kolejne kolumny tego formularza dostarczają informacji o dostępności danego towaru. Szybką metodą zaznaczenia wszystkich pozycji jest użycie klawisza Zaznacz wszystkie znajdującego się pod tabelą pozycji. Do wyboru również jest magazyn, do którego dokument docelowy ma być przypisany. Domyślnie pole jest wypełnione zgodnie z magazynem, z którego pochodzi dokument nadrzędny (gdy podrzędny tworzony z wielu dokumentów, pole wypełnione jest zgodnie z magazynem pierwszego dokumentu). W konfiguracji, w której jako dokument podrzędny powstaje przesunięcie międzymagazynowe MM, tylko okno wyboru pozycji umożliwia wskazanie magazynu docelowego dla przesunięcia międzymagazynowego (jak na rysunku parametr Magazyn docelowy przesunięcia). Wybór pozycji (pozycje zaznaczone) Formularz z zaznaczonymi pozycjami jest identyczny z formularzem z pozycjami do zaznaczenia. Różni go wypełnienie kolumny ilość. Jeśli operator nie dokonuje żadnych zmian, zamyka okno przyciskiem OK., albo klawiszami <Ctrl+Enter>. Po tej czynności system otwiera formularz dokumentu docelowego. 70

71 Wpływ dokumentów na stan magazynu Poniżej opisano standardowe zachowanie i oddziaływanie na stan magazynu dokumentów i korekt do nich. Jednocześnie zwracamy uwagę, że jest to standard, co nie oznacza, że ich działanie nie może być zdefiniowane inaczej. Dokumenty wydań (sprzedaż/rozchód magazynowy) wpływają na stan magazynu już w momencie powstawania (czyli: moment powstawania, stan bufor i zatwierdzony). Dokumenty przyjęć (zakup/przychód magazynowy) wpływają na stan magazynu w momencie zatwierdzania (stan zatwierdzony). Korekty, tak do wydań, jak i do przyjęć, wpływają na stan magazynu w chwili zatwierdzania (stan zatwierdzony). Dokument korekty odzwierciedla końcowy stan transakcji. Czyli na korektach sprzedaży/wydań magazynowych w polu ilość wpisujemy ostatecznie sprzedaną lub wydaną ilość, na korektach zakupu/przyjęć w polu ilość wpisujemy ostatecznie zakupioną lub przyjętą ilość. Stan dokumentu Stan dokumentu widoczny jest po otwarciu formularza dokumentu w jego prawym górnym rogu. Pole to może być także dodane do listy dokumentów, co zaprezentuje stan dokumentu bez otwierania formularza. Dodanie pola dokonujemy za pomocą Organizatora (menu Widok Organizuj widok) Pole Stan może przyjmować cztery wartości: Bufor dokument podlega edycji, ograniczenia w poszczególnych polach mogą wynikać z dodatkowych ustawień i zakazów, czy sposobu funkcjonowania systemu. Edycja przede wszystkim dotyczy kontrahenta, płatności i pozycji dokumentu, w tym ilości i cen. Przesunięcie dokumentu do bufora możliwe jest ze stanu Zatwierdzony i Anulowany. Zatwierdzony dokument nie podlega edycji w szczególności w zakresie danych kontrahenta, edycji pozycji dokumentu i płatności. Mogą być edytowane niektóre pola np. cechy zgodnie z ich definicją lub zmian można dokonywać funkcjami specjalnymi udostępnionymi prawami (menu Czynności np. zmiana kontrahenta). Dokument przy odpowiednich uprawnieniach może być przesunięty do stanu bufor, o ile nie koliduje to z wyliczeniami obrotów i zasobów (np. mając uprawnienia nie można cofnąć do bufora dokumentu, który był korygowany. Anulowany możliwość anulowania zależy od parametru na definicji dokumentu. Dokument nie podlega edycji. Skutki anulowania są różne w zależności od typu dokumentu. W standardowych ustawienia dla dokumentu zamówienia odbiorcy ZO anulowanie oznacza przejście w stan anulowany i skasowanie zasobów zamówionych, dokument traci możliwość przekształcenia do faktury. Dla dokumentu faktury FV anulowanie oznacza poza zmianą stanu skasowanie płatności, a także anulowanie dokumentu podrzędnego WZ (ponieważ są zsynchronizowane), co pociąga skasowanie obrotów, a więc powrót towaru do magazynu. 71

72 Zablokowany Dokument nie podlega edycji. Stan uzyskiwany jest po zmianie stanu dokumentu w Ewidencji dokumentów na inny niż bufor. Dokument w takim stanie nie podlega funkcji przesunięcia do bufora. Dokumenty, które nie trafiają do Ewidencji dokumentów, mogą przyjmować tylko trzy pierwsze stany. Przesunięcie dokumentu do bufora (zmiana stanu) Producent zdecydowanie odradza przesunięcia dokumentów do bufora. Zalecamy odbieranie uprawnień do takiej funkcjonalności, jednocześnie informujemy, że rola Sprzedaż-fakturzysta nie posiada uprawnień do przesuwania dokumentów do bufora. W systemie występują dwie metody przesuwania dokumentów do bufora: Z poziomu listy dokumentów Z poziomu formularza danego dokumentu Producent nie uważa za niezbędne posiadanie takiej funkcji przez operatorów, ale gdyby zapadła decyzja o przesunięciu dokumentu do bufora, to sugerujemy korzystanie z przesunięcia z poziomu listy dokumentów. Jest to bezpieczniejsze np. ze względu na współużytkowanie dokumentów. W takiej sytuacji informacja o przesunięciu do bufora z poziomu listy jest natychmiast zapisywana do bazy danych. Przesunięcia z poziomu listy w początkowej fazie (przed potwierdzeniem) są dokonywane tylko na poziomie interfejsu użytkownika. Zakup Dotyczy tylko modułu Handel Standardowo włączony obieg dokumentów handlowych umożliwia wystawienie dokumentu handlowego (faktury zakupu - ZK), który w tle automatycznie generuje dokument magazynowy (PZ) przyjmujący towar do magazynu. Domyślnie na dokument magazynowy z dokumentu handlowego nie są przenoszą usługi. Korekty dokumentów magazynowych generowane są automatycznie poprzez korekty dokumentów handlowych. Istnieje możliwość włączenia tzw. odwróconego obiegu dokumentów, czyli umożliwienia wprowadzania najpierw dokumentów magazynowych (przyjęcie magazynowe - PZ2) przyjmujących towar do magazynu, a w kolejnym kroku, wygenerowanie w relacji z dokumentów magazynowych odpowiednich dokumentów handlowych (faktur zakupowych - ZK2). Do momentu wygenerowania dokumentu handlowego do dokumentu magazynowego istnieje możliwość skorygowania dokumentów magazynowych. Po wygenerowaniu dokumentu handlowego korekty dokumentów magazynowych można wykonać już tylko poprzez korygowanie dokumentów handlowych. W celu włączenia odwróconego obiegu dokumentów zakupowych trzeba przejść do konfiguracji programu (kombinacja klawiszy <Ctrl+F9> lub menu Narzędzia Opcje ), następnie do zakładki Handel Definicje dokumentów Zakupy. 72

73 Rys. 52 Zakładka Zakupy Definicji dokumentów z parametrem włączającym odwrócony obieg dokumentów Faktury zakupowe generujące PZ Dotyczy tylko modułu Handel Wystawianie dokumentów przychodowych za pomocą faktur zakupowych polega na wprowadzaniu do programu faktur, podczas którego automatycznie generowane są dokumenty PZ przyjmujące towar do magazynu. Faktury wprowadzane są na liście faktur zakupowych, którą znajdziemy w menu Handel Zakupy Faktury zakupu. Rys. 53 Lista faktur zakupowych Następnie za pomocą klawisza <Insert> lub myszką klikając przycisk Nowy (ZK Zakup) otwieramy formularz nowej faktury zakupowej. Przechodząc klawiszem <Enter> przez kolejne pola wypełniamy je danymi. 73

74 Rys. 54 Formularz faktury zakupu Naciśnięcie na liście faktur klawisza <Enter> spowoduje otwarcie formularza zawierającego zaznaczony na liście dokument faktury. Edycję dokumentu rozpoczyna się w polu Data wystawienia, w którym domyślnie podpowiada się data bieżąca. Następnie przy pomocy klawisza <Enter> przechodzimy do kolejnego pola Kontrahent, gdzie wprowadzamy kod, nazwę lub NIP kontrahenta, od którego towar kupujemy. Możliwy jest również wybór z listy podpowiedzi wszystkich kontrahentów zarejestrowanych w systemie, którą to listę otwieramy za pomocą klawisza <F4>. Na liście podpowiedzi również możemy używać szybkiego wyszukiwania danych (tzw. lokatora) wpisując nazwę, kod lub NIP kontrahenta. Wpisywanie kolejnych znaków spowoduje przesuwanie kursora na kolejne zapisy najbardziej odpowiadające wprowadzonemu ciągowi znaków. Do kolejnych pól na formularzu zakupu przechodzimy przy użyciu klawisza <Enter>, gdzie możemy wprowadzać kolejno datę otrzymania oraz numer obcy będący oryginalnym numerem faktury od dostawcy. 74

75 Jeżeli dla danego kontrahenta został już wprowadzony dokument o takim samym numerze obcym, program w linii statusu wyświetli stosowne ostrzeżenie. Zostanie również wyświetlone okienko ostrzeżenia podczas zapisywania faktury. Kolejne dwukrotne naciśnięcie klawisza <Enter> powoduje przeniesienie kursora na listę pozycji, na której możemy wprowadzić pierwszą pozycję faktury. Wprowadzanie pozycji faktury rozpoczynamy od wybrania towaru. Jeżeli do towaru, który jest przyjmowany, nie została jeszcze utworzona karta towarowa, to kombinacja klawiszy <Shift+F4>, naciśnięta, gdy kursor jest w kolumnie Towar pozwala otworzyć pusty formularz towaru. Wprowadzamy dane do formularza (patrz rozdział: Wprowadzanie towarów) i po zaakceptowaniu klawiszami <Ctrl+Enter> towar zostaje umieszczony jako pierwsza pozycja faktury. Jeżeli karta towaru została wcześniej wprowadzona do bazy danych, to w polu kolumny Towar wprowadzamy nazwę, kod, numer katalogowy lub kod kreskowy towaru, który przyjmujemy. Można się również posłużyć listą podpowiedzi, którą otwieramy przy pomocy klawisza <F4>. Lista zawiera wszystkie karty towarowe wprowadzone do programu. Rys. 55 Wybór towaru z listy podpowiedzi Na liście tej funkcjonuje tzw. lokator, którego działanie polega na szybkim wyszukiwaniu towaru w trakcie wpisywania nazwy, kodu, numeru katalogowego lub kodu kreskowego. Wpisywanie kolejnych znaków powoduje ustawienie kursora na towarach najlepiej odpowiadających wprowadzonemu ciągowi znaków. Wybrany towar akceptujemy klawiszem <Enter> lub klikając za pomocą myszy przycisk OK. Po wybraniu towaru będąc na liście pozycji naciskamy klawisz <Enter> przenoszący nas do kolumny Ilość, gdzie wpisujemy ilość wprowadzanego towaru do magazynu. Podczas wprowadzania ilości nie jest konieczne wprowadzanie nazwy jednostki, gdyż w takim przypadku inicjowana jest ona z karty towaru. 75

76 Rys. 56 Okno zatwierdzania faktury zakupu Kolejne naciśnięcie klawisza <Enter> przenosi kursor do kolumny Cena. W kolumnie tej wprowadzamy cenę zakupu netto, po jakiej towar będzie przyjmowany do magazynu. Nie jest konieczne wpisywanie waluty PLN ceny, ponieważ program użyje w takim przypadku standardowej waluty. Po wprowadzeniu towaru, ilości, oraz ceny przy pomocy klawisza <Insert> możemy przejść do dodawania kolejnych pozycji faktury zakupu. Wprowadzamy je analogicznie jak w przypadku pierwszej pozycji. Po wprowadzeniu pozycji, a przed zatwierdzeniem formularza, można w każdej chwili poprawić wpisane uprzednio dane. W tym celu należy wskazać pozycję dokumentu i zmodyfikować błędne dane. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji na fakturę formularz zatwierdzamy za pomocą klawiszy <Ctrl+Enter> lub klikając myszą na belce narzędziowej przycisk <Zatwierdź i zamknij>. Wówczas wyświetlone zostanie okno zatwierdzania dokumentu handlowego. Klawiszami <Ctrl+Enter> potwierdzamy również to okno. Powoduje to zakończenie wprowadzania dokumentu zakupu oraz wprowadzenie towarów do magazynu. Będąc na liście faktur zakupu możemy nacisnąć klawisz <F7>, który wyświetli formularz odpowiedniego dokumentu przyjęcia magazynowego PZ. 76

77 Wystawianie dokumentu PZ i generowanie faktur zakupowych Dotyczy tylko modułu Handel Możliwe jest skorzystanie ze standardowych definicji w tzw. odwróconym obiegu dokumentów, czyli tworzenia najpierw dokumentu magazynowego, a dopiero później z tego dokumentu generowania w relacji dokumentu handlowego. Ten model pracy możliwy jest po włączeniu w konfiguracji (Narzędzia Opcje Handel Definicje dokumentów Zakupy) tzw. odwróconego obiegu dokumentów zakupowych. Rys. 57 Lista dokumentów magazynowych z menu wyboru typu dokumentu Wprowadzanie dokumentów przychodowych za pomocą dokumentów magazynowych PZ2 (w odwróconym obiegu dokumentów, dla rozróżnienia symbol dokumentu przyjęcia magazynowego to PZ2) rozpoczynamy od wejścia na listę dokumentów magazynowych. Z menu wybieramy kolejno pozycje Handel Magazyn Dokumenty wg kategorii Przyjęcia magazynowe. Następnie klawiszem dodawania <Insert> lub klikając myszką w przycisk Nowy (PZ Przyjęcie zewnętrzne) otwieramy okno pustego dokumentu. 77

78 Rys. 58 Formularz przyjęcia zewnętrznego PZ2 Naciśnięcie na liście klawisza <Enter> spowoduje otwarcie formularza zawierającego zaznaczony na liście dokument magazynowy. Wprowadzanie danych rozpoczyna się w polu Data wystawienia, w którym wprowadzamy datę wystawienia dokumentu PZ2. Następnie przy pomocy klawisza <Enter> przechodzimy do kolejnego pola Kontrahent, gdzie wprowadzamy kontrahenta od którego towar przyjmujemy. Do wyszukania kontrahenta można użyć kodu lub nazwy, bądź NIP-u kontrahenta, możliwy jest również wybór z listy podpowiedzi wszystkich kontrahentów zarejestrowanych w systemie, którą to listę otwieramy za pomocą klawisza <F4> lub na pustym polu naciskając klawisz <Enter>, listę można wywołać również klikając myszą w strzałkę przy polu Kontrahent. Na liście podpowiedzi również możemy używać szybkiego wyszukiwania danych (tzw. lokator) wpisując nazwę, kod lub NIP kontrahenta. Wpisywanie kolejnych znaków spowoduje przesuwanie kursora na kolejne zapisy najbardziej spełniające kryteria wyszukiwania. Kolejne dwukrotne naciśnięcie klawisza <Enter> powoduje przeniesienie kursora na listę pozycji, na której możemy wprowadzić pierwszą pozycję dokumentu. Wprowadzanie pozycji rozpoczynamy od wybrania towaru. Jeżeli do towaru, który przyjmujesz nie została jeszcze utworzona karta towarowa, to kombinacja klawiszy 78

79 <Shift+F4> naciśnięta w kolumnie Towar pozwala otworzyć pusty formularz towaru. Wprowadzamy dane do formularza (patrz rozdział: Wprowadzanie towarów) i po zaakceptowaniu klawiszami <Ctrl+ Enter> towar zostanie umieszczony jako pierwsza pozycja dokumentu PZ2. Jeżeli karta towaru została wcześniej wprowadzona do bazy danych, to w polu kolumny Towar wpisujemy nazwę, kod, numer katalogowy oraz Kod kreskowy towaru, który przyjmujemy. Można się również posłużyć listą podpowiedzi, którą otwieramy przy pomocy klawisza <F4> lub na pustym polu naciskając klawisz <Enter>, listę można wywołać również klikając myszą w strzałkę przy polu. Lista zawiera wszystkie karty towarowe wprowadzone do programu. Rys. 59 Wybór towaru z listy podpowiedzi przy użyciu lokatora Na liście tej funkcjonuje tzw. lokator, którego działanie polega na szybkim wyszukiwaniu towaru w trakcie wpisywania nazwy, kodu, numeru katalogowego lub kodu kreskowego. Wpisywanie kolejnych znaków powoduje ustawienia kursora na towarach najlepiej spełniających kryteria wyszukiwania. Wybrany towar akceptujemy klawiszem <Enter> lub za pomocą myszy przyciskiem OK. Po wybraniu towaru będąc na liście pozycji, naciskamy klawisz <Enter> przenoszący nas do kolumny Ilość, gdzie wpisujemy ilość wprowadzanego do magazynu towaru. Podczas wprowadzania ilości nie jest konieczne wprowadzanie nazwy jednostki, gdyż w takim przypadku inicjowana jest ona z karty towaru. Kolejne naciśnięcie klawisza <Enter> przenosi kursor do kolumny Cena. W kolumnie tej wprowadzamy cenę zakupu netto, po jakiej towar będzie przyjmowany na stan magazynowy. Nie jest konieczne wpisywanie waluty PLN ceny, ponieważ program użyje w takim przypadku standardowej waluty. Po wprowadzeniu towaru, ilości oraz ceny przy pomocy klawisza <Insert> lub <Enter>, będąc na ostatniej kolumnie, możemy przejść do dodawania kolejnych pozycji. Wprowadzamy je analogicznie jak w przypadku pierwszej pozycji. 79

80 Po wprowadzeniu pozycji, a przed zatwierdzeniem dokumentu, można w każdej chwili poprawić wpisane uprzednio dane. W tym celu należy wskazać pozycję dokumentu i zmodyfikować błędne dane. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji zatwierdzamy dokument za pomocą klawiszy <Ctrl+Enter> lub klikając myszą na belce narzędziowej przycisk <Zatwierdź i zamknij>. Powoduje to zakończenie wprowadzania dokumentu oraz wprowadzenie towarów do magazynu. Z tak wprowadzonego dokumentu przyjęcia magazynowego możemy wygenerować fakturę zakupu. Na liście dokumentów magazynowych zaznaczamy interesujący nas PZ2 i naciskamy klawisz <F7> lub w menu wybieramy kolejno Relacje Handlowy nowy (ZK2 Zakup 2). Rys. 60 Menu tworzenia faktury zakupu z PZ2 Spowoduje to wyświetlenie formularza faktury zakupu, który będzie automatycznie wypełniony danymi pochodzącymi z zaznaczonego wcześniej dokumentu PZ2. W polu numer obcy wystarczy umieścić tylko numer faktury dostawcy i zatwierdzić cały dokument klawiszami <Ctrl+Enter>. Na fakturze zakupu nie należy wprowadzać zmian względem dokumentu magazynowego. Jeśli zachodzi potrzeba modyfikacji danych z dokumentu magazynowego należy wygenerować korektę do dokumentu magazynowego KPZ2, następnie w Relacji z korekty wygenerować fakturę. Po wygenerowaniu dokumentu handlowego do dokumentu magazynowego nie można już zrobić osobnej korekty dokumentu magazynowego, wówczas korekta będzie możliwa wyłącznie poprzez korygowanie dokumentu handlowego, który automatycznie wygeneruje korektę dokumentu magazynowego. Innym rozwiązaniem jest skorzystanie z funkcji Zmień pozycje zatwierdzonego dokumentu. Istnieje możliwość modyfikacji pozycji dokumentu magazynowego PZ2 (odwrócony obieg dokumentów) za pomocą Czynności Zmień pozycje zatwierdzonego dokumentu, dostępnej z poziomu listy dokumentów (nie działa z poziomu otwartego formularza). Dzięki tej funkcji można zmienić ilość, cenę oraz wartość pozycji dokumentu, pod warunkiem, że: dokument jest przychodowy 80

81 typ partii ustawiony w definicji dokumentu to Magazynowy dokument jest zatwierdzony dokument nie został przekształcony do dokumentu handlowego na liście zaznaczony jest nie więcej niż jeden dokument przychodowy dokument nie jest korygowany Podobna funkcjonalność dostępna jest również dla dokumentów Zamówień. Kolejne naciskanie klawisza <F7> na dokumencie magazynowym PZ2, do którego została już wygenerowana faktura zakupu spowoduje otwarcie formularza tej powiązanej faktury. Faktury zakupu z UE (transakcje WNT) Wprowadzenie dokumentu przebiega jak wprowadzenie krajowej faktury zakupu. W rozdziale zostaną omówione funkcje typowe dla dokumentu unijnego. Cena w walucie obcej Pierwszą różnicą może być konieczność wprowadzenia ceny w walucie obcej. Możliwości wprowadzenia takiej ceny są następujące: Wprowadzamy cenę z ręki dopisując po kwocie symbol waluty zarejestrowany w systemie Wybieramy cenę z listy podpowiedzi (klawisz F6), o ile została taka zdefiniowana w walucie obcej Jeśli podpowiadana jest właściwa cena w PLN, zaznaczamy cały zapis w kolumnie ceny i nadpisujemy go jednostką pożądanej waluty. Efektem, po naciśnięciu <Enter>, będzie przeliczenie ceny w PLN na tę walutę. Płatność w walucie obcej Po wprowadzeniu pozycji dokumentu klawiszem <Tab> możemy przejść do pola Wartość dokumentu. Pole to wyraża kwotę płatności w zdefiniowanej dla dokumentu walucie. Jeżeli chcemy zmienić walutę płatności i dokonać przeliczenia, należy w tym polu nadpisać wartość oraz domyślną walutę symbolem nowej pożądanej waluty. Po naciśnięciu <Enter> nastąpi przeliczenie na nową walutę, która stanie się walutą płatności. Zakładka UE dokumentu W celu zatwierdzenia dokumentu niezbędne jest wypełnienie danych na zakładce UE. Niezbędnymi danymi są: warunki dostawy (tylko dla pełnej wersji Intrastat), rodzaj transakcji, rodzaj transportu (tylko dla pełnej wersji Intrastat). Pozostałe dane są uzupełniane automatycznie, o ile poprawnie wypełnione są: karta kontrahenta, karta towaru lub pozycje dokumentu. Podpowiedziane dane podlegają edycji. Ponadto na dokumencie FIUE znajdują się 3 pola: Koszt fakturowy rejestruje w PLN wartość usługi wg kursu dokumentu, która podnosi koszt towarów i podnosi wartość fakturową. Wartość z pola kosztu fakturowego jest kopiowana do pól: koszt statystyczny 81

82 i magazynowy. Wartość kosztu podlega także ręcznej edycji. Wartość fakturowa wykorzystywana jest w deklaracji Intrastat i na dokumencie FNNz. Koszt statystyczny jest kopiowany z kosztu fakturowego, podlega ręcznej edycji. Wartość statystyczna jest wykorzystywana do pełnej wersji Intrastat. Koszt magazynowy - jest kopiowany z kosztu fakturowego, podlega ręcznej edycji. Umożliwia rejestrację także dodatkowych kosztów krajowych związanych z transakcją. Wartość magazynowa kopiowana jest do dokumentu PZN. Powyższe dane zapisane na FIUE są przenoszone do dokumentu FN powstałego w wyniku przekształcenia (przekształcenia można dokonać z menu Relacje). Pełny obieg dokumentów dla transakcji WNT został opisany w rozdziale: Obieg dokumentów w transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Transakcje zakupu spoza UE (import) W celu realizacji zapisu takiej transakcji należy zrekonfigurować system. Tego typu zadania realizują partnerzy producenta systemu. Sugerowane rozwiązanie to rejestracja zapisów faktur i SAD w module Ewidencji Dokumentów i zdefiniowanie dedykowanego dla transakcji PZ wraz z korektą. Sprzedaż Rejestracja dokumentów sprzedaży odbywa się na listach Handel Sprzedaż Faktury sprzedaży oraz Handel Dokumenty razem i pozostałe Wszystkie dokumenty. Faktury sprzedaży generujące WZ Standardowo wystawianie dokumentów sprzedaży powoduje automatyczne generowanie dokumentów WZ wydające towar z magazynu. Po wystawieniu faktury istnieje możliwość przejścia do dokumentu magazynowego WZ. Faktury wystawiane wprowadzane są na liście faktur sprzedaży, którą znajdziemy w menu Handel Sprzedaż Faktury sprzedaży. 82

83 Rys. 61 Lista faktur sprzedaży Wystawianie nowej faktury rozpoczynamy na liście faktur sprzedaży. Listę tę uzyskujemy wybierając w menu głównym programu kolejno pozycje Handel Sprzedaż Faktury sprzedaży. Po wybraniu tych pozycji na ekranie zostanie wyświetlona lista dokumentów. Rys. 62 Formularz faktury sprzedaży Praca z fakturami sprzedaży przypomina pracę z fakturami zakupu lub dokumentami przyjęć magazynowych. Wystawianie nowej faktury sprzedaży rozpoczynamy od naciśnięcia klawisza <Insert> lub przy pomocy myszy, klikając na przycisk Nowy 83

84 (FV Faktura sprzedaży). Zostanie otwarte nowe puste okno formularza gotowe do wystawiania dokumentu. Otwarcie formularza umieszcza kursor na dacie wystawienia. Po potwierdzeniu daty klawiszem <Enter> przechodzimy do kolejnego pola Kontrahent. Dotyczy tylko modułu Handel Wyświetlone pole Magazyn aktywne jest w przypadku pracy z wieloma magazynami oraz gdy operator ma prawa do więcej niż jednego magazynu. Szybkie wprowadzenie danego kontrahenta możliwe jest dzięki wpisaniu kodu, nazwy lub numeru NIP. Możemy również posłużyć się klawiszem <F4>, który wyświetli listę podpowiedzi wszystkich kontrahentów. Rys. 63 Lista wyboru kontrahenta Na liście kontrahentów funkcjonuje lokator, dzięki któremu możemy szybko wyszukać interesującego nas kontrahenta według jednego z pól kod, nazwa, NIP. Podobnie jak w przypadku wprowadzania towaru lokator zaznacza kontrahenta na liście najlepiej spełniającego zadane warunki. Po wybraniu zapisu na liście podpowiedzi klawisz <Enter> przeniesie jego dane do formularza faktury. Często się zdarza, że wystawiamy fakturę dla nowego kontrahenta. W takim przypadku będąc w polu kontrahent formularza faktury naciskamy klawisz <Shift+F4>, które podobnie jak w przypadku towaru otwierają nowy pusty formularz. Wprowadzone dane nowego kontrahenta zatwierdzamy klawiszami <Ctrl+Enter>. Kolejne naciskanie klawisza <Enter> na formularzu dokumentu przenosi kursor na pozycję faktury do kolumny towar. Towary podobnie jak w przypadku faktury zakupu wybieramy poprzez wpisanie kodu, nazwy, numeru katalogowego lub kodu kreskowego albo przy użyciu listy podpowiedzi wywoływanej klawiszem <F4>. 84

85 Po wybraniu towaru naciskamy ponownie klawisz <Enter> przenoszący kursor do pola Ilość. W przypadku wprowadzania samej liczby program użyje jednostki wprowadzonej na karcie danego towaru. Dotyczy tylko modułu Handel Jeżeli sprzedawany towar nie znajduje się w magazynie, liczba wprowadzona w polu ilość nie zostanie zatwierdzona, kursor nie zostanie przeniesiony do kolejnego pola, a w linii statusu (na dole okna) zostanie wyświetlony stosowny komunikat na czerwonym tle o sprzedaży poniżej stanu. W konfiguracji programu możliwe jest takie ustawienie, żeby program zezwalał na sprzedaż poniżej stanu wyświetlając tylko odpowiednie ostrzeżenie. Za pomocą kolejnych naciśnięć klawisza <Enter> wprowadzany jest rabat pozycji oraz cena sprzedaży towaru, która jest automatycznie pobierana z karty towaru. Cena może być również wybrana z listy za pomocą klawisza <F6>. Rys. 64 Formularz wyboru ceny towaru Dotyczy tylko modułu Handel Jeżeli cena sprzedaży towaru jest niższa niż cena zakupu (tzw. sprzedaż z ujemną marzą), to w linii statusu zostanie wyświetlony stosowny komunikat. Podczas zatwierdzania dokumentu zostanie również wyświetlone okno informujące o zaistniałej sytuacji. 85

86 Klawisz <Insert> pozwala wprowadzić kolejne pozycje faktury. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji zatwierdzenie formularza następuje za pomocą klawiszy <Ctrl+Enter>. Spowoduje to wyświetlenie formularza zatwierdzania dokumentu handlowego. Po wprowadzeniu pozycji, a przed zatwierdzeniem formularza można w każdej chwili poprawić wpisane uprzednio dane. W tym celu należy wskazać pozycję dokumentu i zmodyfikować błędne dane. W oknie zatwierdzania (gdy faktura nie ma formy płatności odroczonej) możemy wybrać formę wpłaty oraz wpisujemy kwotę wpłacaną do kasy. Dozwolona jest wpłata do kasy za pomocą: Gotówki Karty płatniczej Czeku Przechodząc klawiszem <Enter> do kolejnych pól możemy również wprowadzić osobę odbierającą fakturę. Rys. 65 Formularz zatwierdzania faktury sprzedaży <Ctrl+Enter> zatwierdza dokument sprzedaży i otwiera okno wydruku faktury. Kolejne naciśnięcie klawisza <Enter> wydrukuje dokument w formacie graficznym. 86

87 System umożliwia również wydrukowanie niektórych dokumentów handlowych lub magazynowych (np. faktury sprzedaży) na drukarce tekstowej (igłowej). Wydruk wykonywany w ten sposób jest znacznie szybszy i realizowany jest w jednej kopii, umożliwiając wykorzystanie papieru składanki. Wystawiona w ten sposób faktura pojawi się na liście faktur (Następne dotyczy tylko modułu Handel). Jednocześnie z wystawieniem faktury został wygenerowany dokument WZ ściągający towary z magazynu. Przejście do dokumentu WZ z listy faktur sprzedaży możliwe jest za pomocą klawisza <F7>. Rys. 66 Wydruk faktury w formacie graficznym Wystawianie dokumentu WZ i generowanie faktur sprzedaży Podobnie jak w przypadku dokumentów przyjęć (zakupów) również przy sprzedaży możliwe jest skorzystanie ze standardowych definicji w tzw. odwróconym obiegu dokumentów, czyli tworzenia najpierw dokumentu magazynowego, a dopiero później z tego dokumentu generowania w relacji dokumentu handlowego. 87

88 Ten model pracy możliwy jest po włączeniu w konfiguracji dodatkowego obiegu dokumentów (Narzędzia, Opcje, Handel, Definicje dokumentów, Sprzedaż). Wprowadzanie dokumentów rozchodowych za pomocą dokumentów magazynowych WZ2 (w odwróconym obiegu dokumentów, dla rozróżnienia symbol dokumentu wydania magazynowego to WZ2) rozpoczynamy od wejścia na listę dokumentów magazynowych. Z menu wybieramy kolejno pozycje Handel Magazyn Dokumenty wg kategorii Wydania magazynowe. Następnie klawiszem dodającym <Insert> lub klikając myszką na mały trójkącik rozwijający listę znajdujący się obok przycisku Nowy (WZ2 Wydanie magazynowe 2) otwieramy listę dostępnych typów dokumentów magazynowych. Z listy tej wybieramy (klawiszami strzałek lub klikając myszą) WZ2 wydanie magazynowe 2. Po wybraniu typu dokumentu dodawanego do listy nastąpi otwarcie pustego formularza dokumentu WZ2 przygotowanego do wprowadzania danych. Naciśnięcie na liście klawisza <Enter> spowoduje otwarcie formularza zawierającego zaznaczony na liście dokument magazynowy. Wprowadzanie danych rozpoczyna się w polu data wystawienia, w którym wprowadzamy datę wystawienia dokumentu WZ2. Następnie przy pomocy klawisza <Enter> przechodzimy do kolejnego pola Kontrahent, gdzie wprowadzamy kontrahenta od którego towar przyjmujemy. Do wyszukania kontrahenta można użyć kodu lub nazwy, bądź NIP-u kontrahenta, możliwy jest również wybór z listy podpowiedzi wszystkich kontrahentów zarejestrowanych w systemie, którą to listę otwieramy za pomocą klawisza <F4> lub na pustym polu naciskając klawisz <Enter>, listę można wywołać również klikając myszą w strzałkę przy polu Kontrahent. Na liście podpowiedzi również możemy używać szybkiego wyszukiwania danych (tzw. lokator) wpisując nazwę, kod lub NIP kontrahenta. Wpisywanie kolejnych znaków spowoduje przesuwanie kursora na kolejne zapisy najbardziej spełniające kryteria wyszukiwania. Kolejne dwukrotne naciśnięcie klawisza <Enter> powoduje przeniesienie kursora na listę pozycji, na której możemy wprowadzić pierwszą pozycję dokumentu. Wprowadzanie pozycji rozpoczynamy od wybrania towaru. W polu kolumny Towar wpisujemy nazwę, kod, numer katalogowy lub Kod kreskowy towaru, który wydajemy. Można się również posłużyć listą podpowiedzi, którą otwieramy przy pomocy klawisza <F4> lub na pustym polu naciskając klawisz <Enter>, listę można wywołać również klikając myszą w strzałkę przy polu. Lista zawiera wszystkie karty towarowe wprowadzone do programu. Na liście tej funkcjonuje tzw. lokator, którego działanie polega na szybkim wyszukiwaniu towaru w trakcie wpisywania nazwy, kodu, numeru katalogowego lub kodu kreskowego. Wpisywanie kolejnych znaków powoduje ustawienia kursora na towarach najlepiej spełniających kryteria wyszukiwania. Wybrany towar akceptujemy klawiszem <Enter> lub za pomocą myszy przyciskiem OK. 88

89 Po wybraniu towaru będąc na liście pozycji naciskamy klawisz <Enter> przenoszący nas do kolumny Ilość, gdzie wpisujemy ilość wydawanego towaru do magazynu. Kolejne naciśnięcie klawisza <Enter> przenosi kursor do kolumny Cena. W kolumnie tej wprowadzamy cenę netto wydania. Po wprowadzeniu towaru, ilości oraz ceny, przy pomocy klawisza <Insert> lub <Enter> będąc na ostatniej kolumnie możemy przejść do dodawania kolejnych pozycji. Wprowadzamy je analogicznie jak w przypadku pierwszej pozycji. Po wprowadzeniu pozycji, a przed zatwierdzeniem formularza można w każdej chwili poprawić wpisane uprzednio dane. W tym celu należy wskazać pozycję dokumentu i zmodyfikować błędne dane. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji formularz zatwierdzamy za pomocą klawiszy <Ctrl+Enter> lub klikając myszą na belce narzędziowej przycisk <Zatwierdź i zamknij>. Powoduje to zakończenie wprowadzania dokumentu oraz wydanie towarów z magazynu. Z tak wystawionego dokumentu wydania magazynowego możemy wygenerować fakturę sprzedaży. Na liście dokumentów magazynowych zaznaczamy interesujący nas WZ2 i naciskamy klawisz <F7> lub w menu wybieramy kolejno Relacje Handlowy nowy (FV2 Faktura sprzedaży 2). (UWAGA: jeśli lista dokumentów jest pusta, to po dodaniu dokumentu, menu Relacje pojawia się dopiero po wyjściu i ponownym wejściu na listę). Spowoduje to wyświetlenie formularza faktury sprzedaży, który będzie automatycznie wypełniony danymi pochodzącymi z zaznaczonego wcześniej dokumentu WZ2. Wystarczy zatwierdzić cały dokument klawiszami <Ctrl+Enter>. Na fakturze sprzedaży nie należy wprowadzać zmian względem dokumentu magazynowego. Jeśli zachodzi potrzeba modyfikacji danych z dokumentu magazynowego należy wygenerować korektę do dokumentu magazynowego KWZ2, następnie w Relacji z korekty wygenerować fakturę. Po wygenerowaniu dokumentu handlowego do dokumentu magazynowego nie można już zrobić osobnej korekty dokumentu magazynowego, wówczas korekta będzie możliwa wyłącznie poprzez korygowanie dokumentu handlowego, który automatycznie wygeneruje korektę dokumentu magazynowego. Sprzedaż fiskalizowana W standardowej konfiguracji dokumentami rejestrującymi sprzedaż podlegającymi fiskalizacji są: paragon PAR faktura fiskalizowana FF faktura zaliczkowa fiskalizowana FFZAL (opis w kolejnym punkcie) 89

90 Wystawianie tych dokumentów jest podobne do wystawiania faktur. Podczas zatwierdzania formularza na drukarce fiskalnej drukowany jest paragon albo faktura. W przypadku faktur fiskalizowanych można wybrać jeden z następujących sposobów drukowania dokumentów: Na drukarce fiskalnej drukowany jest paragon, na zwykłej drukarce faktura. Na drukarce fiskalnej drukowana jest faktura (dotyczy drukarek, które umożliwiają wykonywanie wydruku faktur). System enova obsługuje drukarki fiskalne zgodnie z protokołami ELZAB i POSNET oraz ich wariantami wprowadzonymi przez różnych producentów drukarek. Fiskalizacja następuje poprzez zatwierdzenie formularza klawiszem Zatwierdź i zamknij lub klawiszami <Ctrl+Enter>. Dokument nie jest fiskalizowany, jeśli jest zatwierdzany z listy dokumentów. Sprzedaż zaliczkowa Sprzedaż zaliczkowa jest obsługiwana przez dokumenty: faktura zaliczkowa FZAL i faktura zaliczkowa fiskalizowana FFZAL. Cechą charakterystyczną tych dokumentów jest edytowalne pole wartości i standardowo podpowiadana forma płatności Gotówka. Po naniesieniu na formularz wszystkich pozycji klawiszem TAB dostajemy się do pola Wartość i wpisujemy w nie zaliczkowaną przez klienta kwotę (nie należy pomniejszać wartości pozycji). Faktura zaliczkowa nie generuje dokumentu magazynowego. Aby zakończyć transakcję należy fakturę zaliczkową przekształcić (menu Relacje) do faktury końcowej np. FV, która stworzy dokument magazynowy. (Uwaga: jeśli lista dokumentów jest pusta, to po dodaniu dokumentu, menu Relacje pojawia się dopiero po wyjściu i ponownym wejściu na listę). W transakcji można zastosować kilka dokumentów zaliczkowych. Kolejny dokument zaliczkowy dodajemy w menu Relacje do ostatniego dokumentu zaliczkowego w danej transakcji. W tej sytuacji przekształcenie do dokumentu końcowego np. FV następuję z ostatniej faktury zaliczkowej tej transakcji. Faktury zaliczkowe (FZAL) mogą być wystawiane ręcznie, a także w relacji z innego dokumentu, np. z zamówień od odbiorcy (ZO). Na formularzu faktury zaliczkowej należy dodać odpowiednią pozycję, a następnie w polu Wartość, w prawym dolnym rogu dokumentu, podać kwotę, jaką wpłacił kontrahent. 90

91 Rys. 67 Formularz faktury zaliczkowej z wprowadzoną kwotą zaliczki Jeśli fakturę zaliczkową wystawia się po otrzymaniu wpłaty na rachunek bankowy i ma się ona z tą wpłatą rozliczyć, to w trakcie edycji dokumentu należy kliknąć ikonę Wybierz zaliczki, a następnie wybrać odpowiednią wpłatę poprzez jej zaznaczenie i kliknięcie przycisku Dodaj. Rys. 68 Okno wyboru rozliczanych wpłat 91

92 Transakcję zaliczkową można zakończyć dokumentem faktury (FV) lub przekształcić FZAL do wielu faktur (FV), FZAL może być również przekształcona do kolejnych faktur zaliczkowych. W celu przekształcenia zaznaczonej na liście dokumentów faktury zaliczkowej do kolejnego dokumentu należy skorzystać z menu Relacje. Rys. 69 Menu Relacje na liście dokumentów Podczas przekształcania faktury zaliczkowej pojawi się okno pośrednie, na którym można wybrać, które z zaliczek będą rozliczane. Rys. 70 Okno wyboru rozliczanych faktur zaliczkowych Na dokumentach wygenerowanych z FZAL (FV lub kolejna FZAL) można edytować pozycje - zmienić ilość, cenę, rabat, towar (także na towar w innej stawce VAT); można także dodawać lub usuwać pozycje dokumentu. 92

93 Rys. 71 Formularz faktury końcowej Rys. 72 Wydruk faktury końcowej wygenerowanej z FZAL 93

94 Sprzedaż zaliczkowa fiskalizowana (Należy też zapoznać się z treścią rozdziału Sprzedaż zaliczkowa ). Do obsługi tego typu sprzedaży przeznaczony jest dokument Faktura zaliczkowa fiskalizowana FFZAL. Zatwierdzenie tego dokumentu powoduje wydruk faktury i paragonu fiskalnego. Paragon nie zawiera sprzedawanych pozycji, lecz kwoty zaliczki w poszczególnych stawkach VAT. Fiskalizacja następuje poprzez zatwierdzenie formularza klawiszem Zatwierdź i zamknij lub klawiszami <Ctrl+Enter>. Dokument nie jest fiskalizowany, jeśli jest zatwierdzany z listy dokumentów. Po utworzeniu dokumentu końcowego np. FF z faktury zaliczkowej możliwe jest edytowanie w nim pozycji, a więc zmiana ilości, rabatu, ceny. Faktury sprzedaży do UE (transakcje WDT) Wystawianie dokumentu przebiega jak wystawianie krajowej faktury sprzedaży. W rozdziale zostaną omówione funkcje typowe dla dokumentu unijnego. Cena w walucie obcej Pierwszą różnicą może być konieczność wprowadzenia ceny w walucie obcej. Możliwości wprowadzenia takiej ceny są następujące: Płatność w walucie obcej Wprowadzamy cenę z ręki dopisując po kwocie symbol waluty zarejestrowany w systemie Wybieramy cenę z listy podpowiedzi (klawisz F6), o ile została taka zdefiniowana w walucie obcej Jeśli podpowiadana jest właściwa cena w PLN, zaznaczamy cały zapis w kolumnie ceny i nadpisujemy go jednostką pożądanej waluty. Efektem, po naciśnięciu <Enter>, będzie przeliczenie ceny w PLN na tę walutę. Po wprowadzeniu pozycji dokumentu klawiszem <Tab> możemy przejść do pola wartość dokumentu. Pole to wyraża kwotę płatności w zdefiniowanej dla dokumentu walucie. Jeżeli chcemy zmienić walutę płatności i dokonać przeliczenia, należy w tym polu nadpisać wartość oraz domyślną walutę symbolem nowej pożądanej waluty. Po naciśnięciu <Enter> nastąpi przeliczenie na nową walutę, która stanie się walutą płatności. Zakładka UE dokumentu W celu zatwierdzenia dokumentu niezbędne jest wypełnienie danych na zakładce UE. Niezbędnymi danymi są: warunki dostawy (tylko dla pełnej wersji Intrastat), rodzaj transakcji, rodzaj transportu (tylko dla pełnej wersji Intrastat). 94

95 Pozostałe dane są uzupełniane automatycznie, o ile poprawnie wypełnione są: karta kontrahenta, karta towaru lub pozycje dokumentu. Podpowiedziane dane podlegają edycji. Pełny obieg dokumentów dla transakcji WNT został opisany w rozdziale: Obieg dokumentów w transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Faktury sprzedaży poza UE (eksport) W celu realizacji zapisu takiej transakcji należy zrekonfigurować system. Tego typu zadania realizują partnerzy producenta systemu. Zamówienia Rodzaje zamówień Zamówienia sprzedaży mogą działać jednym z trzech następujących sposobów, zależnie od ustawień konfiguracyjnych: Rezerwują towar poprzez pobranie zasobów i zmniejszenie stanu magazynu Nie rezerwują towaru Rezerwują towar ilościowo (algorytmicznie), bez pobierania zasobów W pierwszym przypadku zamówienie działa jak dokument rozchodowy, tworzący obrót. W drugim przypadku zamówienie tworzy jedynie informację o zamówionej ilości, nie ma jednak żadnego skutku dla stanu towaru ani dla dostępnej do rozchodu ilości towaru. Trzeci rodzaj zamówień zastał omówiony szczegółowo rozdziale poniżej. Działanie zamówień algorytmicznych Zamówienia algorytmiczne mają następujące cechy: Rezerwacje ilościowe Rezerwują ilościowo zamówiony towar zmniejszając ilość dostępną. Rezerwacje są czasowe, w zamówieniu można określić zakres dat, w których obowiązują. Mają priorytety decydujące o możliwości ich realizacji (kolejności) w przypadku, gdy ilość towaru jest niewystarczająca do zrealizowania wszystkich zamówień W przypadku korzystania z zamówień algorytmicznych aktualny stan dostępnego do sprzedaży towaru jest wyliczany specjalnym algorytmem, uwzględniającym zamówione ilości. Zamówienia rezerwują towar ilościowo, nie powodują pobrania zasobów towaru z magazynu, tak jak ma to miejsce na dokumencie WZ. System blokuje możliwość wydania zarezerwowanego ilościowo towaru innym dokumentem rozchodowym niż utworzony z rezerwującego zamówienia. Warunkiem takiego blokowania jest włączenie odpowiedniego parametru na definicji dokumentu rozchodowego (parametr Weryfikuj ilość dostępną opis w rozdziale Konfiguracja). Zamówienia algorytmiczne mogą być wystawiane na ilość większą od dostępnej. O możliwości ich realizacji, a dokładniej o 95

96 wyliczeniu ilości dostępnej dla konkretnego zamówienia, decyduje rzeczywista kolejność wystawiania zamówień oraz ich priorytety i daty obowiązywania rezerwacji. Na zatwierdzonym zamówieniu algorytmicznym można edytować rezerwowaną ilość niezależnie od ilości występującej w pozycji zamówienia. Zamówienia tego typu dają możliwość wprowadzania na dokument dowolnej ilości towaru, nawet jeśli nie jest on dostępny. Jeśli jakiegoś towaru nie było podczas tworzenia zamówienia, a został on przyjęty później, to będzie on również podlegał blokowaniu według podanych wcześniej zasad. Nie można łączyć działania zamówień algorytmicznych z zamówieniami tworzącymi obroty (pierwsze ustawienie w konfiguracji zamówień). Wyłączenie w definicji dowolnego dokumentu rozchodowego parametru Weryfikuj ilość dostępną spowoduje, że za pomocą tego dokumentu będzie można wydać rezerwowany za pomocą zamówień algorytmicznych towar. Wynika to ze sposobu działania całego mechanizmu. Priorytety zamówień algorytmicznych Priorytety zamówień algorytmicznych decydują o kolejności realizacji zamówień w przypadku, gdy dostępna ilość towaru jest niewystarczająca do zrealizowania wszystkich zamówień. Priorytety są uwzględniane przy wyliczaniu ilości dostępnej dla zamówienia. Operator może na formularzu zamówienia ustawić odpowiedni dla danego zamówienia priorytet. Okres ważności rezerwacji W zamówieniu można ustawić okres, w którym rezerwuje ono towar. Jeśli bieżąca data zawiera się w tym okresie, zamówione ilości są uwzględniane w wyliczeniu ilości dostępnej pomniejszając tę ilość. Stosowanie okresu ważności rezerwacji daje następujące korzyści: Konfiguracja Eliminuje konieczność anulowania niezrealizowanych zamówień w celu zwolnienia rezerwacji. Pozwala na rezerwowanie towaru na potrzeby zamówienia w przyszłości, bez blokowania bieżących zasobów. Zamówienia algorytmiczne można włączyć przez wybranie odpowiedniego parametru konfiguracji lub przez ręczne ustawienie odpowiednich parametrów definicji dokumentu. Pierwszy sposób polega na zaznaczeniu odpowiedniego typu zamówień w konfiguracji na zakładce Handel Definicje dokumentów Zamówienia - oferty. Należy wybrać opcję Zamówienia rezerwują towar ilościowo, bez pobierania zasobów. Wybranie jednego z typów zamówień powoduje odpowiednie zmiany ustawień parametrów w standardowej definicji dokumentu zamówienia (ZO). W przypadku zamówień algorytmicznych jest to włączenie parametru Rezerwacja ilościowa. W 96

97 definicjach dokumentów rozchodowych następuje automatycznie włączenie parametru Weryfikuj ilość dostępną. Rys. 73 Zakładka Zamówienia - oferty okna konfiguracji W konfiguracji zamówień dostępna jest lista definicji ich priorytetów. Zastosowanie priorytetów omówiono w dalszej części rozdziału. W standardowej konfiguracji zdefiniowano trzy priorytety z określeniem jednego domyślnego, który podpowiadany jest na tworzonych zamówieniach algorytmicznych: Niski Standardowy (domyślny) Wysoki Kolejne priorytety można dodawać, można także zmienić priorytet domyślny. Zamówienia algorytmiczne można również włączyć samodzielnie, ustawiając odpowiednie parametry w definicji dokumentu. Należy wówczas należy pamiętać o konieczności ręcznego włączenia parametru Weryfikuj ilość dostępną w definicjach dokumentów rozchodowych. Z wyjątkiem jednego parametru - Weryfikuj ilość dostępną, który należy ustawić na definicji dokumentów rozchodowych, wszystkie pozostałe parametry ustawia się na definicji dokumentu zamówienia, na zakładce Pozostałe. Poniżej przedstawiono schemat 97

98 tych ustawień (szczegółowy opis parametrów znajduje się w rozdziale Konfiguracja modułu Handel Zaawansowane zmiany konfiguracji Parametry definicji dokumentu Pozostałe zakładka formularza definicji dokumentu). Ustawienia parametrów definicji dokumentu dla zamówienia algorytmicznego (zakładka Pozostałe): Sekcja Magazyn: Kierunek: Rozchód Typ partii: Zamówiony zasób Moment operacji: Podczas zatwierdzania Zmiana marży: Dozwolona Rezerwacja ilościowa TAK. Parametr ten zostaje automatycznie włączony po wybraniu typu zamówień algorytmicznych w konfiguracji zamówień i działa w połączeniu z parametrem Typ partii, ustawionym jak wyżej. Powoduje rezerwowanie odpowiedniej ilości towarów na potrzeby realizacji zamówienia algorytmicznego. Rezerwacja od parametr dotyczy wyłącznie zamówień algorytmicznych. Domyślne ustawienie daty, od której ważne będą rezerwacje ilościowe tworzone przez zamówienie. Według tego parametru ustawiana jest odpowiednia data na wystawianym zamówieniu. Dostępne opcje: Bez terminu Data wystawienia (+ n dni) Termin dostawy (+ n dni) Rezerwacja do domyślne ustawienie daty, do której ważne będą rezerwacje tworzone przez wystawiane zamówienie. Dostępne opcje jak w przypadku pola Rezerwacja od. Rys. 74. Parametry definicji dokumentu związane z zamówieniami algorytmicznymi Ustawienie parametrów definicji dokumentów rozchodowych (zakładka Pozostałe): Sekcja Magazyn: Weryfikuj ilość dostępną TAK. Parametr ten zostaje automatycznie włączony po wybraniu typu zamówień algorytmicznych w konfiguracji zamówień i tylko z tym typem zamówień może być używany. Parametr decyduje o tym, czy można wykonać rozchód danym typem dokumentu mimo rezerwacji na zamówieniu algorytmicznym. 98

99 Edycja parametrów na zamówieniu Na formularzu zamówienia algorytmicznego oraz jego pozycji znajduje się kilka dodatkowych pól typowych dla tego typu dokumentu. Zakładka Ogólne formularza dokumentu w sekcji Dostawa zawiera pola dające możliwość określania zakresu dat, w których zamówienie będzie rezerwować towar, a także pole z ustawieniem priorytetu realizacji decydujące o kolejności realizacji zamówień. Rezerwacja od data oraz godzina (domyślna wartość ustalana wg konfiguracji) Rezerwacja do (domyślna wartość ustalana wg konfiguracji) Priorytet wybór ze słownika, decyduje o kolejności realizacji w przypadku niewystarczających zasobów Rys. 75. Pola formularza zamówienia algorytmicznego Podobne ustawienia dostępne są także na formularzu pozycji. W przypadku, gdy na poszczególnych pozycjach zostaną zapisane różniące się zakresy dat rezerwacji, czy też pozycje będą miały ustawione różne priorytety, na zakładce Ogólne formularza zamówienia zostanie wyświetlona odpowiednia informacja. W takiej sytuacji, przy użyciu polecenia Zmień, możliwa będzie globalna zmiana ustawień dla wszystkich pozycji. Zmienione ustawienia ogólne przeniosą się na pozycje dokumentu. Dzięki temu będzie można szybko ustawić jednakowy priorytet oraz takie same daty rezerwacji dla wszystkich pozycji. 99

100 Rys. 76. Pola formularza zamówienia algorytmicznego przy różnych ustawieniach dla pozycji Zamówienia algorytmiczne dają możliwość edytowania rezerwowanej ilości zamówionego towaru przy pozostawieniu informacji o ilości towaru, jaka była zamówiona. Edycji dokonuje się na formularzu pozycji (zakładka Ogólne, pole Ilość rezerwowana). Rys. 77. Pola formularza pozycji zamówienia algorytmicznego Edycja dat rezerwacji, priorytetów oraz ilości rezerwowanej możliwa jest na dokumencie w buforze, a także na dokumencie zatwierdzonym. Jej dostępność zależy od praw operatora: Narzędzia Opcje Systemowe Rola Handel Dokument handlowy Simple Zmiana priorytetu rezerwacji jeśli operator ma to prawo, może edytować priorytet zarówno na zamówieniu w buforze, jak i na zatwierdzonym, jeśli go nie ma, nie może w ogóle zmienić priorytetu, który ustawił się domyślnie, również na niezatwierdzonym dokumencie. Narzędzia Opcje Systemowe Rola Handel Dokument handlowy Simple Zmiana ilości rezerwowanej i okresu ważności rezerwacji - jeśli operator ma to prawo, może edytować daty i ilość rezerwowaną na zatwierdzonym dokumencie, jeśli go nie ma, może to rozbić tylko na dokumencie w buforze. W sekcji Pozycje, w wierszu danej pozycji znaleźć można między innymi kolumnę Pozostało ilość przedstawiającą ilość, jaka pozostała jeszcze do realizacji z danego zamówienia oraz kolumnę Stan pokrycia pozycji informującą, czy dane zamówienie można zrealizować (kolumna wypełniana jest po użyciu polecenia Sprawdź pokrycie dostępnego na liście zamówień). Przy pomocy organizatora listy można dodać kolumnę 100

101 Ilość dostępna, w której prezentowana będzie ilość dostępna na potrzeby realizacji tego zamówienia. Rozchód zarezerwowanych towarów Towar blokowany przez zamówienie algorytmiczne dostępny jest wyłącznie na potrzeby realizacji danego zamówienia, nie ma natomiast możliwości pobrania go na inne dokumenty rozchodowe. Poniżej przykład: W magazynie znajduje się 10 szt. danego towaru, całe 10 szt. jest zarezerwowane przez zamówienie algorytmiczne. Podczas wystawiania dokumentu rozchodowego z ręki, nie w relacji z zamówienia, system nie pozwoli pobrać tego towaru. Zamówienie będzie natomiast można zrealizować generując dokument rozchodowy poprzez relacje. W wyliczeniu Ilości dostępnej dla danego zamówienia uwzględniany jest stan magazynu pomniejszony o wszystkie rezerwacje zamówień z wyższym priorytetem i rezerwacje wcześniejszych zamówień z tym samym priorytetem. W celu sprawdzenia możliwości realizacji zamówienia można użyć polecenia Sprawdź pokrycie dostępnego na liście zamówień (worker StanPokryciaPozycji). Ilość niezrealizowana (dla której sprawdzane jest pokrycie) w przypadku, gdy do zamówienia wygenerowane zostały dokumenty w rożnych relacjach (przykładowo ZO- >FPRO, ZO->FV), wyliczana jest z pominięciem relacji, które nie posiadają w łańcuchu dokumentu magazynowego (od wersji 8.3). Poniżej przykład: W magazynie jest 10 szt. towaru. Wystawiono zamówienie algorytmiczne na 10 szt. tego towaru, z zamówienia wygenerowano fakturę ProForma (FPRO) na pełną ilość. Po wykonaniu polecenia Sprawdź pokrycie dla zamówienia Stan pokrycia wskazuje na Pełne, (relacja ZO->FPRO nie kończy się dokumentem magazynowym, czyli nie realizuje zamówienia), ilość niezrealizowana wynosi 10 szt. 101

102 Rys. 78. Polecenie Sprawdź pokrycie i pole Stan pokrycia na liście zamówień Kolejny przykład obrazuje zachowanie systemu w przypadku zamówień algorytmicznych z różnymi priorytetami: W magazynie jest 10 szt. towaru. Wystawiono kolejno trzy zamówienia algorytmiczne dla różnych kontrahentów, każde na 10 szt. tego towaru. Przy standardowych priorytetach można przekształcić do faktury tylko jedno, najstarsze zamówienie. Jeśli jednak operator z odpowiednimi uprawnieniami dokona zmiany priorytetu na zamówieniu najnowszym, ustawiając priorytet na Wysoki, wówczas będzie można przekształcić zamiast najstarszego, to właśnie, najnowsze zamówienie. Jeśli na zamówieniu najstarszym priorytet zostanie zmieniony na Niski, będzie wówczas można przekształcić drugie, nowsze zamówienie (mające priorytet Standardowy). Informacja o końcowej realizacji zamówienia Jeśli realizacja zamówienia polega na wystawieniu z niego dokumentu sprzedaży, to wystarczającą informacją o jego realizacji jest zawartość kolumny Podrzędne. W przypadku, gdy dokumentem sprzedaży jest faktura, a ściślej, dokument utworzony w relacji o nazwie Faktura, w kolumnie będziemy mieć jedną z następujących informacji: Puste pole nie wystawiono dokumentu sprzedaży Faktura: Część wystawiono fakturę na część ilości lub wartości Faktura: Całość wystawiono fakturę na wszystkie pozycje w pełnej ilości (wartości) Realizacja zamówienia może się jednak odbywać w wielu etapach, którym odpowiadają kolejne dokumenty w sekwencji, np. faktura proforma, faktura zaliczkowa i na końcu faktura sprzedaży lub WZ. W takim przypadku informacja o utworzeniu dokumentu podrzędnego (np. faktury zaliczkowej) jest niewystarczająca do określenia stanu końcowej realizacji, gdyż interesuje nas to, czy wystawiono ostatni dokument w tej sekwencji. W takim przypadku można skorzystać z pola Podrzędne.Faktura.Koncowy.Rozliczanie, gdzie Faktura jest nazwą interesującej nas relacji, w której wystawiane są dokumenty podrzędne z zamówienia. Kolumnę z tym polem można dodać standardowo, korzystając z organizatora listy. Będzie w niej wyświetlona informacja podobna do tej z kolumny Podrzędne, ale dotycząca dokumentu końcowego w łańcuchu. Dokument końcowy to taki, który oznaczono odpowiednio w jego definicji (Okno definicji dokumentu, zakładka Relacje, parametr Dokument końcowy. Nie musi to więc być ostatni dokument w łańcuchu, np. w sekwencji ZO->FZAL->FV->WZ za dokument końcowy, czyli realizujący zamówienie, możemy uznać FV. Standardowo jako końcowe oznaczone są następujące dokumenty: FV, FF, FD, PAR, ZK, WZ2, PZ2. 102

103 Rys. 79 Informacja o końcowej realizacji na liście zamówień W przykładzie jak na powyższym rysunku widać wyświetlenie informacji o realizacji końcowej fakturą w następujących przypadkach: ZO bez żadnego dokumentu podrzędnego ZO->FZAL na wszystkie pozycje w pełnej ilości ZO->FZAL na całość -> FV na część ZO->FZAL na całość -> FV na całość Informacja o realizacji jest również dostępna dla każdej pozycji zamówienia jako ilość/wartość zrealizowana/pozostająca do realizacji. Podobnie jak w przypadku całego zamówienia, standardowo wyświetlane są informacje dotyczące najbliższej relacji, czyli pierwszego dokumentu wygenerowanego z zamówienia. Analogicznie jak w przypadku nagłówka można przy pomocy organizatora listy dodać odpowiednie kolumny na liście pozycji zamówień, pokazujące stan realizacji dokumentem końcowym. Rys. 80 Informacja o realizacji końcowej na liście pozycji dokumentu W przykładzie jak wyżej pokazano ilość pozostałą do realizacji w następującym scenariuszu: ZO->FZAL na całość->fv na część ilości. Kolumna Pozostało ilość zawiera informację dotyczącą FZAL, którą wystawiono na pełną ilość, w kolumnie wyświetlane są więc zera. Kolumna Pozostało do realizacji zawiera informację o ilości pozostałej do realizacji fakturą końcową, którą wystawiono na część ilości, pozostała ilość jest więc niezerowa. Opisana funkcjonalność może być wykorzystana nie tylko w obsłudze zamówień, ale też każdego innego dokumentu, z którego wystawiane są kolejne w łańcuchu relacji. 103

104 Fakturowanie na podstawie umów Włączenie funkcjonalności Fakturowanie na podstawie umów umożliwia przede wszystkim rejestrowanie w systemie umów na wielokrotne lub ciągłe świadczenie usług/dostaw, które można rozliczać fakturami cyklicznie, bądź umów realizowanych jednorazowo rozliczanych jedną fakturą. Umowy w systemie enova powstały w oparciu o standardowe obiekty definicje dokumentów, które rozszerzone zostały o nowe parametry. Aby korzystać z tej funkcjonalności należy ją włączyć w konfiguracji (Opcje Handel Definicje dokumentów Umowy). Rys. 81 Opcje włączające fakturowanie na podstawie umów Włączenie tej opcji aktywuje definicje dokumentów: UC umowy usługi cyklicznej (przykład: wywóz śmieci), UD umowy dostawy (przykład: dostawa wody. Rozliczenia w oparciu o odczyt licznika), ZJ - Zlecenia jednorazowego oraz AC - aneksu do umowy usługi cyklicznej i AD aneksu umowy dostawy. Powoduje także pojawienie się w systemie w module Handel dodatkowej listy Umowy i Urządzenia, podzielonej następnie na odrębne listy Umów i Urządzeń. Ponadto uaktywnia się dodatkowa zakładka na kartotece kontrahenta o nazwie - Umowy. Lista na kontrahencie zawiera wszystkie umowy zarejestrowane na danego kontrahenta. Dodanie umowy Umowę dodajemy tak jak pozostałe dokumenty w module Handel z listy Umów, wypełniając kolejne pola i pozycje usługowe dokumentu. Umowę w stosunku do innych dokumentów charakteryzują w nagłówku trzy daty: zawarcia, rozpoczęcia i zakończenia oraz okres zawieszenia. Umowa tzw. wielokrotna ma tę właściwość, że można do niej wystawić wiele faktur, o ile nie została zakończona lub zawieszona. Określana jest także na umowie częstotliwość i moment fakturowania. Po uruchomieniu z poziomu umowy w funkcji Symulacja można zobaczyć moment fakturowania oraz sposób zachowania programu, jeśli cykl wystąpi w dzień wolny. 104

105 Dodatkowo program przeprowadzi symulację częstości występowania cykli fakturowania w oparciu o wcześniej wprowadzone przez operatora informacje. Filtr Rozliczenie na liście umów Rys. 82 Okno Symulacja dla umów Rozróżnienie umów rozliczonych od nierozliczonych odbywa się na podstawie porównania bieżącej daty z okresem rozliczonym. Jeśli bieżąca data zawiera się w rozliczonym (zafakturowanym) okresie to umowa traktowana jest jak rozliczona. Częstotliwość fakturowania Częstotliwość fakturowania wyrażona jest poprzez okres. W przypadku fakturowania dostaw okres nie jest elementem istotnym, a ważny staję się zapis realizacji dostawy. Data wystawienia faktury Data wystawienia zasadniczo związana jest z cyklem fakturowania, jego początkiem lub końcem. Ustawienie w cyklu fakturowania wartość Miesięczna na Dzień miesiąca zmienia wybór konfiguracji z dnia na konkretną datę. Należy ją traktować, jako datę pierwszej faktury, a dzień, jako dzień wystawiania kolejnych faktur. Jeśli dniem dla pierwszej faktury będzie 26, to kolejne będą naliczane z datą 26 każdego miesiąca. Na umowie tzw. wielokrotnej wybór konkretnej daty fakturowania oznacza w praktyce wybór dnia miesiąca, w którym będą wystawiane kolejne faktury. Datę wystawienia można wybrać na formularzu warunków generowania faktur uruchamianym z menu Relacji. 105

106 Pozycje umowy Rys. 83 Okno parametrów relacji do wystawiania faktury Pozycje umowy różnią się w zależności od wybranego dokumentu (UC, UD), czyli sposobu rozliczania umowy. Elementem różnicującym sposób wyliczenia pozycji na fakturze do umowy jest obiekt Urządzenie. Wypełnienie tego pola na pozycji umowy powoduje aktywację algorytmu liczącego w oparciu o zapis rzeczywistego zużycia dostarczanego towaru. Odpowiedni formularz dla stałych dostaw zawiera umowa dostawy UD. Umowa cyklicznej usługi UC bazuje na zapisach na pozycji umowy związanych z określeniem częstotliwości wykonywania usługi. Umowa usługi cyklicznej nie zawiera pola Urządzenie i nie należy go tam dodawać, gdyż jego wypełnienie przełączy algorytm rozliczeniowy. Pozycja umowy usługi cyklicznej Pozycje umowy zawierają parametry określające, w jaki sposób ma następować wyliczenie realizacji usług na fakturze. Właściwości te określa się uzupełniając na zakładce Umowa w sekcji Definicja cyklu definiując Rodzaj wzorca i dzień występowania. Jeśli nie wybierze się konkretnego dnia realizacji, a moment rozliczenia nie będzie pokrywał się z okresem naliczania pozycji, to przy zwiększonej precyzji jednostki, pozycja wyliczona zostanie proporcjonalnie do czasu wykonywania w niepełnym okresie i zapisana w postaci ułamka. Jeśli okres fakturowania wyznaczono miesięczny, a pozycja ma ustawiony własny okres np. dwutygodniowy oraz zarazem ustalony został konkretny dzień realizacji w tygodniu, to system na potrzeby faktury policzy pierwsze wystąpienie dnia tygodnia w zadanym okresie na pozycji i przemnoży to przez ilość wystąpień okresów w zadanym przedziale określonym przez częstotliwość fakturowania. 106

107 Pozycja umowy dostawy Rozpoczęcie wyliczania następuje poprzez odszukanie pierwszego dnia wyznaczonego na pozycji umowy w zadanym na pozycji okresie licząc od daty rozpoczęcia. Gdy okres na pozycji jest dwutygodniowy i częstotliwość fakturowania jest miesięczna, wtedy pierwszy miesiąc np. z pięcioma szukanymi dniami tygodnia policzony zostaje jako trzy wystąpienia (pierwsze, trzecie i piąte wystąpienie), następny miesiąc może być z czterema szukanymi dniami tygodnia wtedy policzone zostaną dwa wystąpienia, ale będzie to wystąpienie drugie i czwarte (a nie pierwsze i trzecie), bo algorytm pamięta od którego dnia tygodnia w okresie zaczął liczyć. Pozycja umowy dostawy dostosowana jest do wprowadzania zapisów związanych ze zużytym przez klienta towarem np. wodą. Warunkiem jest wprowadzenie numeru urządzenia, określenie stanu początkowego, któremu odpowiada data rozpoczęcia oraz daty i stanu realizacji, co wyznaczy okres do zafakturowania. Dla umów dostawy, na pozycji dokumentu, niezbędne jest wypełnienie pola Urządzenie. Brak wpisu będzie powodował naliczanie faktur jak dla umów cyklicznego wykonywania usługi. Informacje te można też wskazywać na formularzu pozycji w sekcji Umowa. Wprowadzenie wartości stanu początkowego wymaga tymczasowo podania daty realizacji. Zapis ten może być zaktualizowany na pozycji zatwierdzonej umowy po otwarciu formularza pozycji (przycisk Otwórz). Pozycje obu typów umów posiadają zakładkę Kalendarz, która zawiera elementy rozliczeniowe danej pozycji. Kalendarz Pozycje zostały wyposażone w kalendarze, na których można sprawdzić okresy planowania, rozliczenia i zawieszenia świadczenia danej usługi. Uwaga: okres rozliczony jest wyświetlany także w okresie zawieszenia, ale usługa w tym czasie nie jest naliczana. Przeliczniki W sytuacjach, gdy pozycja fakturowana ma być wyrażona w innej jednostce niż pozycja umowy (np. na umowie kontener na śmieci, a fakturze pojemność), należy skorzystać z przelicznika jednostek. Przykład: Kartoteka usługowa o nazwie wywóz pojemnika na śmieci o pojemności 75 litrów posiada jednostkę szt. I tak rejestrowany jest na umowie. Kartoteka tego pojemnika 107

108 posiada przeliczenie 1szt = 75l oraz jednostkę domyślną dla dokumentu sprzedaży: litr (ustawiana w tabeli cen na kartotece). W trakcie wystawiania faktury system sprawdzi ilość pojemników i krotność wywozu oraz na fakturze przeliczy wynik na litry. Ceny Do obsługi cen na umowach wykorzystano standardowe mechanizmy. Jeśli na umowie nie ma włączonej funkcji Cena z umowy to cena jest pobierana np. z kartoteki lub może być ceną indywidualną kontrahenta. Jeżeli z kolei opcja ta zostanie włączona możliwe staje się wprowadzenie indywidualnej ceny przez operatora. Jeśli użytkownik musi rejestrować zmienność cen w czasie, to należy skorzystać z mechanizmu przecen okresowych. Pomimo nieadekwatnej nazwy, rejestrują one ceny w określonych przedziałach czasu, w tym w otwartych. Ponieważ cena może być zmienna w czasie, na umowie nie podlega edycji. Cena widoczna na umowie może nie mieć znaczenia dla wyliczenia wartości pozycji na fakturze. Zmiany cen na umowach są również realizowane przez aneksy. Urządzenia Rys. 84 Formularz umowy cyklicznej Urządzenia mają tylko jedno standardowe pole Numer, ale ich formularz jest definiowany. Dodatkowe pola definiowane są za pomocą cech, a sam ich układ określany jest w konfiguracji Opcje Handel Urządzenia użytkowane. Aneksy Do każdej umowy tzw. wielokrotnej może być zawarty aneks. W przypadku, gdy na aneksie opcja Cena z umowy jest odznaczona, dokumentem tym można dokonać zmian 108

109 ilości lub rodzaju usługi. Jeśli z kolei opcja ta zostanie zaznaczona, na aneksie jest możliwość zmian dotychczasowych cen. Nowo dodane pozycje lub zmienione będą naliczane zgodnie z zapisami na aneksie, czyli od daty rozpoczęcia zarejestrowanej na tym dokumencie aneks dziedziczy okres z umowy. Funkcje dodatkowe Z menu Czynności Rys. 85 Aneks do umowy cyklicznej W menu Czynności znajdują się funkcje dedykowane umowom. Umożliwiają one zbiorcze (dla zaznaczonych dokumentów) wprowadzanie okresów zawieszenia umów, naliczanie planu zużycia towarów i jego kasowanie, a także zakończenie umów. Z menu Relacje W menu Relacje wprowadzono funkcję Generowanie faktur oraz Pokazanie dotychczasowych faktur. Funkcje druga jak sama nazwa mówi pozwala na wyświetlenie dotychczasowo wystawionych faktur, natomiast pierwsza posiada kilka wariantów do wyboru, takich jak: generowanie nowej faktury do wybranej umowy, powoduje powstanie nowego dokumentu docelowego generowanie nowych dla wszystkich, powoduje fakturowanie wszystkich wskazanych dalej umów i powstanie nowych pojedynczych dokumentów docelowych generowanie zbiorczo nowych, powoduje powstanie nowego docelowego dokumentu zbiorczego 109

110 generowanie zbiorczo nowych dla wszystkich, powoduje fakturowanie wszystkich wskazanych dalej umów i powstanie nowych zbiorczych dokumentów docelowych Fakturowanie Umowy połączono relacją ze standardową fakturą FV. Generowanie faktur odbywa się z menu Relacji dla zaznaczonych umów. Oznacza to konieczność skasowania wartości filtra Okres nad listą umów i wybrania odpowiedniej definicji w filtrze Definicja, by wyselekcjonować wszystkie żądane umowy. Pomocny może być też filtr statusu umowy. Parametry relacji do fakturowania Przed wystawieniem faktur do umów, operator do swojej dyspozycji posiada opcje, które wpłyną na wyliczenie późniejszego dokumentu końcowego. Rys. 86 Okno wyboru parametrów przed wystawieniem faktury W polu Zakres fakturowania, jak sama nazwa mówi, można wybrać odpowiedni okres do fakturowania. Na liście Okres rozliczenia są do wyboru następujące opcje: bieżący przy wystawianiu faktury program wybiera bieżący okres rozliczenia (jaki jest zaznaczony w oknie Data w bież. Okresie) poprzedni przy wystawianiu faktury program wybiera poprzedni okres rozliczenia (poprzedni od daty jaką wybraliśmy w oknie Data w bież. Okresie) bieżący i poprzednie nie fakturowane przy wyborze tej opcji program będzie szukał od początku okresu rozliczeniowego tych okresów, które nie są zafakturowane wliczając w to okres bieżący poprzednie niefakturowane program prześledzi wszystkie okresy od samego początku umowy i wystawi tyle faktur, ile jest nierozliczonych (-wstecz) okresów, nie biorąc jednak pod uwagę okresu bieżącego pierwszy niefakturowany program przeszukuje wszystkie okresy i wystawi fakturę dla pierwszego niefakturowanego okresu 110

111 Wydruki faktur do umów Wydruki do faktur generowanych z umów zostały zmodyfikowane i dodatkowo dla każdej pozycji drukowany jest okres rozliczenia i odbiorca usługi. Korygowanie faktur, zwrot towaru Korekta faktury sprzedaży Wystawianie faktur korygujących sprzedaży odbywa się w tym samym miejscu programu, gdzie wystawiamy faktury sprzedaży. Listę otwieramy z pozycji menu Handel Sprzedaż Faktury sprzedaży. Następnie na liście wyszukujemy fakturę, która będzie korygowana (szybkie wyszukanie dokumentu umożliwia lokator, wybierający fakturę przez proste wpisanie numeru faktury do korekty). Następnie w menu Relacje wybieramy funkcję Korekta nowy dokument lub naciskamy klawisze <Alt + F7>. Wybranie funkcji Relacje Korekta lub naciśnięcie klawiszy <Alt + F7> na fakturze, która już została wcześniej skorygowana, pozwala otworzyć odpowiednią fakturę korygującą lub wprowadzić kolejną korektę (UWAGA: jeśli lista dokumentów jest pusta, to po dodaniu dokumentu, menu Relacje pojawia się dopiero po wyjściu i ponownym wejściu na listę). Rys. 87 Opcje menu do wystawiania korekty faktury sprzedaży Bezpośrednio po wykonaniu tych czynności na ekranie pojawi się formularz faktury korygującej zainicjowany odpowiednimi danymi z faktury korygowanej. Korekta może być wystawiona do ilości, ceny, wartości lub stawki VAT. Kolumny Org.Ilość, Org.Cena oraz Org.Wartość wyświetlają dane z faktury przed korektą. 111

112 Rys. 88 Formularz faktury korygującej po dokonaniu korekty Dokonamy korekty faktury sprzedaży, polegającej na zwrocie jednej sztuki towaru BUT_NAR_45. W kolumnie Ilość wprowadzamy ilość pozycji po korekcie, którą ostatecznie klient zakupił (nie wpisujemy ilości, którą klient zwraca). Jeżeli poprzednio były sprzedane trzy sztuki, a chcemy zaewidencjonować zwrot jednej sztuki, to w kolumnie Ilość wprowadzamy liczbę dwa. W podsumowaniu faktury korygującej podane są wartości przed korektą, wartość korekty oraz po korekcie. Akceptacja korekty następuje jak w przypadku faktury klawiszami <Ctrl+Enter> lub myszą Zatwierdź i zamknij. Po zatwierdzeniu program automatycznie proponuje wydruk faktury korygowanej. Korekta sprzedaży fiskalizowanej Opis dotyczy tylko dokumentów paragon PAR i faktura fiskalizowana FF (korekty faktury zaliczkowej patrz: Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży lub zakupu). Korektę faktury FF wystawia się identycznie jak korektę faktury FV. Natomiast do dokonania korekty paragonu niezbędne jest wystawienie faktury do paragonu FVP (system nie weryfikuje dat wystawienia dokumentów FVP). Po wystawieniu takiego dokumentu, przystępujemy do jego korekty zgodnie z zasadami korygowania faktur. Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży lub zakupu Korektę faktury zaliczkowej należy przeprowadzić poprzez edycję wartości dokumentu. Ponieważ faktura zaliczkowa może mieć wartość niezgodną z wartością pozycji, jej korekta dokonywana jest poprzez bezpośrednią edycję wartości dokumentu, co odpowiada korekcie kwoty zaliczkowanej. 112

113 Rys. 89 Na korekcie faktury zaliczkowej edytujemy pole Wartość (zazwyczaj ze znakiem minus) Korekty faktur archiwalnych W celu dokonania korekt do dokumentów z okresu, gdy firma nie pracowała z systemem enova, należy aktywować definicje dokumentów archiwalnych. Czynność wykonujemy na formularzu Opcje (Opcje Handel Definicje dokumentów Korekty) poprzez zaznaczenie parametru: Możliwość korekt dokumentów archiwalnych. Po tej operacji wprowadzamy do systemu dokument archiwalny, który będziemy korygować. Dla faktur sprzedaży jest to dokument o symbolu FVARCH, dla faktur zakupu ZKARCH. Oba dokumenty stanowią podstawę korekty, natomiast nie wpływają na stan magazynu, ani na stan rozrachunków z klientami. Nie są również rejestrowane w Ewidencji Dokumentów. Uwaga: Dokumenty FVARCH i ZKARCH powinny być wystawiane z datą ich oryginałów, a przynajmniej nie po dacie od której firma rozpoczęła pracę na systemie enova. W przeciwnym wypadku będą wpływały na wyniki raportów sprzedaży. Dokumenty korekt do dokumentów archiwalnych mają symbole KFVARCH i KZKARCH. Dokumenty te są rejestrowane w Ewidencji Dokumentów i wyliczają płatność wynikającą z korekty. Podobnie jak w przypadku korekt typowych dokumentów sprzedaży/zakupu (FV/ZK) na korektach archiwalnych w polu ilość należy wpisać ilość pozycji po korekcie, którą ostatecznie klient/(lub nasza firma) zakupił (nie wpisujemy ilości, którą klient/(lub my) zwraca). 113

114 Korekty dokumentów archiwalnych nie wpływają na RKZ/KWS (Rozliczenie kosztów zakupu/koszt własny sprzedaży) Poprawki do wartości kosztu własnego sprzedaży z tytułu korekt archiwalnych należy wyliczyć samodzielnie. Korekty dokumentów archiwalnych nie wpływają na stan magazynu. Zmiany w stanie magazynu z tytułu korekt sprzedaży lub zakupu należy wprowadzić dokumentami magazynowymi. Producent zaleca by takie dokumenty miały odrębną numerację (bazowały na nowych definicjach dokumentów). Korekty faktur nabycia wewnątrzwspólnotowego Korygując transakcję nabycia wewnątrzwspólnotowego należy osobno skorygować fakturę FIUE oraz osobno dokumenty VAT naliczony i VAT należny. Wystawiając korektę KFIUE należy ustawić datę kursu waluty zgodną z datą na dokumencie FIUE. Powyżej opisany sposób korygowania transakcji nabycia wewnątrzwspólnotowego wynika z niezależności wartości dokumentów FIUE i PZN. Dokument FIUE nie musi odzwierciedlać wartości, wg których towary są wprowadzane do magazynu, gdyż mogą być one powiększone o koszty dodatkowe. Stąd konieczność niezależnej korekty. Korekty faktur z płatnością w walucie obcej Wystawiając korektę do faktury płatnej w walucie obcej należy ustawić datę kursu zgodną z datą na dokumencie korygowanym (pierwszym dla danej transakcji przy wielu korektach). Automatyczne korekty kosztów (dokument KWPZ itp.) Dokument KWPZ jest tworzony i zatwierdzany przez system automatycznie. Nie należy dokonywać zmian na definicjach dokumentów KWPZ, KMMW, KMMP, KKPLW i KKPLP. Celem dokumentu jest korekta kosztów zakupu wynikających ze zmiany cen zakupu. Podlega on księgowaniu i tworzony jest dla każdego dokumentu rozchodowego osobno. 114

115 Jego odmianami są dokumenty KMMW i KMMP (związane z przesunięciami międzymagazynowymi) oraz KKPLW i KKPLP (dla dokumentów kompletacji). Przykłady działania: Przykład 1: Kupujemy jedną sztukę towaru za 10PLN, następnie sprzedajemy ją. Koszt transakcji (koszt własny sprzedaż) wynosi 10PLN. Po pewnym czasie otrzymujemy od dostawcy korektę zakupu obniżającą cenę o 1PLN. Po zatwierdzeniu dokumentu korekty zakupu system dla transakcji sprzedaży generuje dokument KWPZ, który koryguje koszt transakcji o 1PLN, podnosząc o tę wartość marżę transakcji sprzedaży. Przykład 2: Dokonujemy dwóch zakupów w kolejnych partiach tego samego towaru. Pierwszy zakup jest za 10PLN, drugi za 12PLN. Następnie sprzedajemy towar z pierwszej dostawy czyli z kosztem 10PLN. Otrzymujemy korektę zakupu, która polega na zwrocie towaru z pierwszej zakupionej partii. Jest ona możliwa jeśli drugi zakup został zarejestrowany przed sprzedażą, a partia towaru z drugiego zakupu wciąż jest w magazynie. W tej sytuacji za pomocą dokumentu KWPZ transakcja wydania zostanie przekierowana na drugą dostawę i naliczona zostanie różnica kosztów dla tych dwóch dostaw, w tym przypadku koszt wzrośnie o 2PLN. Limity kredytowe, kontrola należności Działanie kontroli należności System umożliwia elastyczną obsługę limitów kredytowych przyznawanych kontrahentom (klientom) oraz przeterminowanych należności. Kontroli podlegają następujące zdarzenia, które mogą mieć miejsce podczas wystawiania dokumentu rozchodowego: Przekroczenie dopuszczalnego limitu kredytowego przyznanego kontrahentowi Przekroczenie dopuszczalnej kwoty zadłużenia przeterminowanego powyżej określonej ilości dni Jeśli wystąpi jedno z powyższych zdarzeń, system może zareagować w jeden z następujących sposobów: Brak dodatkowej reakcji (zignorowanie zdarzenia) Wyświetlenie ostrzeżenia Zablokowanie zatwierdzenia dokumentu Działanie systemu w tym zakresie zależne jest od ustawień konfiguracyjnych. Może ono być różne w zależności od rodzaju wystawianego dokumentu, albo w zależności od uprawnień zalogowanego operatora. Na przykład podczas wystawiania zamówienia wyświetlane jest tylko ostrzeżenie o przekroczeniu limitu, a przy wystawianiu faktury następuje blokada zatwierdzania w przypadku operatora A, a tylko wyświetlenie ostrzeżenia w przypadku operatora B. W oknie wystawianego dokumentu wyświetlane są informacje o kwocie, o którą został przekroczony limit oraz o kwocie, o którą zostało przekroczone dozwolone zadłużenie przeterminowane. Jeśli limit lub dozwolona kwota zastały przekroczone, wyświetlana jest informacja o tym fakcie. 115

116 Rys. 90 Kontrola należności podczas wystawiania dokumentu Limit w karcie kontrahenta W karcie kontrahenta można określić kwotę limitu kredytowego oraz dozwoloną kwotę należności przeterminowanych o określoną liczbę dni. Parametry te szczegółowo opisano w rozdziale Warunki płatności zakładka karty kontrahenta. Rys. 91 Kwoty limitu kredytowego i dopuszczalnej kwoty po terminie w karcie kontrahenta 116

117 Konfiguracja Konfiguracja obsługi limitów kredytowych i należności przeterminowanych polega na ustawieniu następujących parametrów: Parametry konfiguracji ogólnej włączające kontrolę należności Parametry konfiguracji ogólnej określające sposób obliczania kwoty zadłużenia Dozwolona kwota przeterminowana w konfiguracji ogólnej Parametry definicji dokumentów decydujące o ich zachowaniu po przekroczeniu limitu/kwoty zadłużenia przeterminowanego Uprawnienia Włączenie kontroli należności Włączenie kontroli należności (limitu i zadłużenia przeterminowanego) następuje po zaznaczeniu parametrów dostępnych na zakładce Handel Limit kredytowy okna konfiguracji: Podczas zatwierdzania dokumentów handlowych kontroluj przekroczenie limitu kredytowego Podczas zatwierdzania dokumentów handlowych kontroluj wartość należności przeterminowanych Włączenie co najmniej jednego z tych parametrów powoduje zmiany ustawień odpowiednich parametrów w definicjach dokumentów rozchodowych, mających płatności. Zostały one omówione w dalszej części rozdziału. Sposób obliczania zadłużenia Na zakładce Handel Limit kredytowy okna konfiguracji dostępna jest sekcja Obliczanie zadłużenia, w której można ustawić parametry wpływające na sposób obliczania zadłużenia. W szczególności możliwe jest określenie, jakie elementy mają być uwzględniane w jego obliczaniu. Jeśli dostępne parametry są niewystarczające, w polu Własny algorytm obliczania zadłużenia można wpisać dowolny kod wykonujący te obliczenia. Wzorzec takiego kodu pojawi się po zaznaczeniu parametru. Ponadto w konfiguracji ogólnej można określić dopuszczalną kwotę przeterminowanych należności, która będzie mieć zastosowanie niezależnie od ustawień szczegółowych w kartach kontrahentów. Kontrola należności przeterminowanych będzie wtedy działać po przekroczeniu większej z tych kwot (ogólnej i szczegółowej w karcie kontrahenta). 117

118 Rys. 92 Zakładka Limit kredytowy okna konfiguracji Definicja dokumentu i uprawnienia W definicji dokumentu na zakładce Pozostałe dostępne są następujące parametry: Kontrola limitu kredytowego oraz Zatwierdzanie dokumentu po przekroczeniu limitu. Ustawienie pierwszego parametru na TAK powoduje, że podczas wystawiania dokumentu limit oraz kwota przeterminowanych należności będą kontrolowane. Zachowanie systemu podczas zatwierdzania dokumentu będzie wtedy zależne od ustawienia drugiego parametru według reguł: Dozwolone po zmianie wartości dokumentu, która spowoduje przekroczenie limitu lub dozwolonej kwoty przeterminowanej zostanie wyświetlona odpowiednia informacja, jednak dokument będzie mógł być zatwierdzony. Zabronione ostrzeżenie jw., przy czym dokument nie będzie mógł być zatwierdzony Według prawa operatora ostrzeżenie jw., przy czym dokument będzie mógł być zatwierdzony, jeśli operator posiada prawo Handel \Dokument handlowy \Simple \Sprzedaż poniżej limitu 118

119 Rys. 93 Parametry definicji dokumentu dotyczące kontroli limitu Rys. 94 Prawo Handel\Dokument handlowy\simple\sprzedaż poniżej limitu Wybrane funkcje dostępne przy wystawianiu/dla wystawionych dokumentów Rozliczenie zarejestrowanej wpłaty w trakcie wystawiania faktury W celu pomniejszenia płatności do dokumentu w skutek rozliczenia zarejestrowanej w ewidencji Środków Pieniężnych wpłaty należy, po dodaniu wszystkich pozycji i określeniu ich wartości, przejść na zakładkę Płatności i wybrać rozliczaną wpłatę (przycisk: Wybierz zaliczki). Wybrana zaliczka, po potwierdzeniu, zostanie umieszczona na dokumencie poniżej tabelki z płatnością. Wartość zaliczki jest edytowalna i nie może przekroczyć płatności do dokumentu. 119

120 Warunkiem rozliczenia zaliczki jest ustawienie Sposobu zapłaty płatności na płatność nieodroczoną czyli Gotówka lub Karta. Jeśli zaliczka jest mniejsza niż płatność i chcemy by reszta była płacona np. przelewem należy płatność podzielić (wpisać w płatności kwotę równą wartości zaliczki i nacisnąć Enter. Pojawi się drugi wiersz płatności na równowartość różnicy). Pierwsza część płatności powinna mieć ustawienie Gotówka, a druga np. Przelew. Rozliczona kwota na wydruku będzie miała opis: Rozliczono zaliczkę ( + numer dokumentu wpłaty). Podział płatności ze względu na termin W opisanym przykładzie omówiony zostanie sposób podziału płatności odroczonej na dwie raty w różnym terminie. Przykład: Po dodaniu wszystkich pozycji do dokumentu handlowego tworzącego płatność np. FV, przechodzimy na zakładkę Płatność i ustawiamy kursor w polu Kwota (forma i terminy płatności pobrane są z kartoteki kontrahenta). Wartość tam występującą nadpisujemy pierwszą ratą wpłaty. Po naciśnięciu <Enter> program dodaje dodatkowy wiersz płatności, w którego polu Kwota widnieje wartość będąca różnicą między wartością brutto dokumentu a kwotą wpisaną w wierszu powyżej. W poprzedzających polach zapisy są identyczne, jak w wierszu powyżej. Po przejściu do pola termin, ustalamy dla drugiej płatności nowy termin. Podział zapłaty do dokumentu wpłata gotówką i kartą (1) Poniższy opis dotyczy sytuacji, gdy okno zatwierdzania dokumentu wygląda jak poniżej: Rys. 95 Okno zatwierdzania z możliwością wyboru różnych kas 120

121 W celu podziału zapłaty do dokumentu handlowego na wpłatę gotówkową i zapłatę kartą należy na oknie Zatwierdzanie dokumentu handlowego rozpisać wpłaty na odpowiednie wiersze w sekcji Zapłaty przyjmowane. W wierszu pierwszym zainicjowanym na pełną kwotę (ze sposobem zapłaty: Gotówka), jeśli płatność do dokumentu jest gotówkowa, a operator ma uprawnienia do raportu kasowego, określamy w kolumnie Wpłata kwotę jaką dostajemy gotówką od klienta, w następnej Do kasy określamy kwotę, jaka zostanie zarejestrowana na raporcie kasowym, jako wpłata gotówkowa. Przechodzimy do drugiego wiersza i w polu Sposób zapłaty wprowadzamy zapis Karta (pole Wpłata jest nieedycyjne, ponieważ jest to operacja bezgotówkowa), w polu Do kasy określamy kwotę pozostałą do zapłaty, po czym w polu Kasa ustalamy ewidencję kasową, do której ma trafić zapis o zapłacie kartą. Po tych operacjach, zatwierdzamy formularz kombinacją klawiszy <Ctrl+Enter> (lub klikając OK). W ewidencjach kasowych powstaną dwa odrębne zapisy, jeden dotyczący zapłaty gotówką, a drugi kartą. Podział zapłaty do dokumentu wpłata gotówką i kartą (2) Poniższy opis dotyczy sytuacji, gdy okno zatwierdzania dokumentu wygląda jak poniżej: Rys. 96 Okno zatwierdzania W celu podziału płatności do dokumentu na wpłatę gotówkową i zapłatę kartą należy, po dodaniu wszystkich pozycji i określeniu ich wartości, przejść na zakładkę Płatności i określić Sposób zapłaty poprzez wpisanie Karta. Następnie do dokumentu dodać dodatkową wpłatę kasową (przycisk poniżej: Nowy(Wpłata)). Wypełniamy formularz wpłaty kasowej ustawiając formę płatności na Gotówkę. 121

122 Zapisanie dokumentu do bufora lub jego zatwierdzenie powoduje dodanie wpłaty kasowej, która nie jest usuwana wraz z wykasowaniem takiego dokumentu. Tak powstałą wpłatę dodatkową kasujemy w module Ewidencji Środków Pieniężnych. Zmiana kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie Na liście dokumentów oraz na samym formularzu dokumentu w menu Czynności dostępne jest polecenie Zmień kontrahenta (funkcję można również wywołać za pomocą skrótu klawiaturowego <Shift+F11>), dzięki której istnieje możliwość zmiany lub aktualizacji danych kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie. Czynność jest dostępna pod warunkiem, że dokument będzie zatwierdzony, nie będzie rozliczonej żadnej płatności do dokumentu, nie będzie to dokument z płatnością gotówkową, dokument w Ewidencji dokumentów będzie w buforze. Zmiana kontrahenta nie uruchamia żadnych mechanizmów przeliczających, które wywoływane są w przypadku zmiany kontrahenta na dokumencie znajdującym się w buforze. Użycie tej czynności spowoduje zmiany także na dokumencie w ewidencji dokumentów oraz płatnościach związanych z danym dokumentem pod warunkiem, że podmiotem płatności będzie ten sam kontrahent. Zmiana kontrahenta na tego samego, ale po modyfikacji danych na karcie kontrahenta spowoduje aktualizację danych na dokumencie. W oknie pośrednim wyświetlanym po wybraniu tej opcji z menu czynności dostępne są 2 pola wyboru: osobne dla kontrahenta głównego i odbiorcy/dostawcy. Pozostawienie danego pola bez wyboru spowoduje, że odpowiadający mu kontrahent nie zostanie zmieniony. Rys. 97 Okno parametrów czynności Zmień kontrahenta Domyślnie prawo do czynności zmiany kontrahenta jest zablokowane dla wszystkich ról z wyjątkiem Administratora. Uwaga. Zmiana kontrahenta na jednym dokumencie nie powoduje zmian na dokumentach powiązanych relacją. Przykładowo zmiana kontrahenta na fakturze nie spowoduje zmian na powiązanym relacją dokumencie magazynowym, podobnie nie zmieni się także w takiej sytuacji kontrahent na dokumencie zamówienia, jeśli z niego tworzona była faktura. 122

123 Limity wartości dokumentu W definicji dokumentu można określać limity wartości dokumentu danego typu. Ma to następujące zastosowanie: Uzależnienie rodzaju wydruku od tego, czy wartość dokumentu przekracza limit. Pozwala to na drukowanie faktur uproszczonych. Blokada zatwierdzania dokumentu po przekroczeniu limitu wartości. Powyższe funkcje systemu można uzyskać włączając odpowiednie parametry konfiguracyjne Konfiguracja W definicji dokumentu pojawiły się nowe opcje: Lista limitów wartości w różnych walutach Zatwierdzanie po przekroczeniu limitu wartości Rodzaj wydruku W oknie definicji dostępny jest przycisk otwierający listę limitów wartości: Rys. 98 Określanie limitu wartości w definicji dokumentu W oknie limitów można określić osobne wartości w każdej z walut zdefiniowanych w systemie oraz wybrać odpowiednią opcję parametru Zatwierdzanie po przekroczeniu limitu wartości spośród dwóch dostępnych: Dozwolone/Zabronione. Standardowo w definicji faktur FV i FF wprowadzono wartości 100 euro i 450 PLN, odpowiadające 123

124 kwotom, do których faktura może mieć formę uproszczoną. Dotyczą one wartości brutto dokumentu. Na zakładce Wydruki okna definicji dostępny jest parametr Rodzaj wydruku: Rys. 99 Wybór rodzaju wydruku w definicji dokumentu Dostępne są następujące opcje: Pełny Uproszczony Uproszczony, gdy wartość poniżej limitu Parametr standardowo ma zastosowanie w wydrukach faktur sprzedaży (Sprzedaż.aspx i pokrewne). Zawartość wydruku zmienia się w zależności od tego, czy ma on być pełny czy uproszczony. Wydruk uproszczony zawiera tylko te informacje, które są wymagane dyrektywą UE dotyczącą faktur. Na podstawie ustawień w konfiguracji i wartości dokumentu wyliczana jest właściwość dokumentu Wydruk.JestUproszczony, która decyduje o zawartości wydruku. Blokada zatwierdzania dokumentu Jeśli w definicji dokumentu ustalono limity wartości i włączono blokadę zatwierdzania po ich przekroczeniu, podczas zatwierdzania dokumentu jego kwota brutto zostanie porównana z limitem w definicji, przy czym w pierwszej kolejności zostanie uwzględniony limit w walucie dokumentu. Jeśli w definicji dokumentu nie określono limitu w tej walucie, ale określono limit w innej, wartość dokumentu zostanie z nim porównana przy zastosowaniu przeliczenia po kursach bieżących. Zatwierdzenie dokumentu o wartości brutto przekraczającej limit nie będzie możliwe. 124

125 Rys. 100 Blokada zatwierdzania dokumentu po przekroczeniu limitu wartości Wydruk uproszczony Uproszczony wydruk faktury nie zawiera danych nabywcy z wyjątkiem numeru NIP, nie ma też ilości i wartości pozycji, a w podsumowaniu przedstawia jedynie wartości brutto i kwoty VAT w poszczególnych stawkach. Rys. 101 Uproszczony wydruk faktury 125

126 Zamienniki towaru W celu korzystania z funkcjonalności zastępowania towaru zamiennikiem należy na kartotece towaru, na zakładce Zamówienia i zamienniki uzupełnić listę zamienników (czytaj: Zamówienia i zamienniki). Jeżeli podczas dodawania pozycji na formularzu dokumentu rozchodowego (np. faktura sprzedaży) zostanie wybrany towar, którego brak w magazynie lub ilość nie pokrywa zapotrzebowania, a będzie on miał zdefiniowane zamienniki, to w momencie określania ilości towaru automatycznie pojawi się okno z dostępnymi zamiennikami. Za pomocą formularza zamienników będzie można wybrać odpowiednie z zaprezentowanych. Rys. 102 Okno podpowiedzi zamienników Na formularzu z zamiennikami dostępne są między innymi pola: Ilość potrzebna - ilość z pozycji dokumentu lub jeśli lista jest otwierana bez kontekstu pozycji, np. z poziomu Cennika, to będzie wyświetlana ilość 1. Ilość dostępna - obliczona bez uwzględniania ilości pobranej przez pozycję dokumentu, czyli ilość wyliczona standardowo Ilość z zamiennikami - ilość dostępna + suma z kolumny Ilość zastępowana Ilość zastępowana ilość faktycznie wykorzystanego zamiennika. Ilość pobierana - zmienia się w stosunku do ilości zastępowanej w zależności od współczynnika. Przykładowo, jeśli dla towaru A jest ustawiony zamiennik B z ustawionym współczynnikiem 2:1, wówczas w 126

127 przypadku wprowadzenia 10 szt. towaru A ilość pobierana towaru B wyniesie 5 szt. Na dole okna znajdują się dwa przełączniki: Uzupełnij do ilości potrzebnej parametr przełączany naprzemiennie z parametrem Zamień wszystko. Po wybraniu zamienników ustalona zostaje ilość w bieżącej pozycji dokumentu, a następnie dodawane są pozycje z zamiennikami, do uzupełnienia ilości potrzebnej. Przykładowo ilość potrzebna towaru A to 5 szt., stan dostępny to 2 szt., zamiennik B = 3 szt. Po zaakceptowaniu okna zamienników dokument będzie miał dwie pozycje: towar A - 2 szt., towar B - 3 szt. Zamień wszystko - parametr przełączany naprzemiennie z parametrem Uzupełnij do ilości potrzebnej. Na liście zamienników ilość pobierana ustalana jest w taki sposób, jakby ilość dostępna dla towaru zamienianego wynosiła 0. Przykładowo, ilość potrzebna towaru A to 5 szt., stan dostępny to 2 szt., zamiennik B = 5 szt. Po zaakceptowaniu okna zamienników dokument będzie miał jedną pozycję: towar B - 5 szt. Lista zamienników towaru uwzględnia także relacje zamienników do ich zamienników, czyli jeśli towar A ma zamiennik B, a towar B ma zamiennik C, to na liście zamienników towaru A będą widoczne towary B i C. Zmiana pozycji zatwierdzonego dokumentu Zmiana pozycji zatwierdzonego dokumentu dotyczy wybranych dokumentów (możliwość wykonania podlega ograniczeniom): magazynowych przyjęć zewnętrznych, które zostały wystawione bezpośrednio (nie powstały w relacji z fakturą zakupu), nie dodano do nich w relacji faktury, nie były korygowane i nie są zaksięgowane magazynowych wydań zewnętrznych, które zostały wystawione bezpośrednio (nie powstały w relacji z fakturą sprzedaży), nie dodano do nich w relacji faktury, nie były korygowane i nie są zaksięgowane zamówień do dostawców i odbiorców, ale tylko w zakresie ilości (dla zamówień częściowo zrealizowanych ilość można pomniejszyć do ilości zrealizowanej 127

128 Rys. 103 Wybór czynności Zmień pozycję, Funkcja Zmień pozycje zatwierdzonego dokumentu dostępna jest z menu Czynności na różnych listach i jest aktywna, gdy kursorem zaznaczony jest jeden dokument, którego pozycje zamierzamy zmieniać. Zmianie podlega ilość, cena lub wartość (nie dotyczy zamówień tylko ilość). Wywołanie funkcji udostępnia okno z wszystkimi pozycjami wskazanego dokumentu. Pomimo jej dostępności zmiany mogą nie być zapisane ze względu na weryfikację poprawności zapisów związanych z zasobami i obrotami w magazynie np. zmiana nie zostanie zaakceptowana dla dokumentu PZ 2, z którego sprzedano zasób, którego pozycję zmieniamy. Wykorzystanie czytników kodów kreskowych Obsługa kodów kreskowych w systemie przy użyciu czytników może odbywać się na trzy sposoby: Z użyciem czytnika klawiaturowego (PS2, USB z emulacją klawiatury) pełniącego wyłącznie rolę klawiatury. Z użyciem programowalnego klawiaturowego czytnika kodów kreskowych (PS2, USB z emulacją klawiatury). W czytniku takim można zaprogramować prefiks i sufiks, czyli znaki dodawane przez czytnik przed zeskanowanym kodem i po nim. Z użyciem kolektorów danych, czyli urządzeń posiadających pamięć zeskanowanych kodów, komunikujących się okresowo z systemem. Standardowo czytnik kodów kreskowych podłączony do komputera emuluje klawiaturę. Można więc wykorzystywać go do skanowania kodów, gdy użytkownik ustawi kursor w polu, w którym należy wpisać kod. Zeskanowany kod zostanie wpisany w edytowane pole tak samo, jak gdyby został wprowadzony z klawiatury. Takie wykorzystanie czytnika wymaga jedynie podłączenia go do komputera. W przypadku czytnika programowalnego można skorzystać z dodatkowej funkcjonalności oferowanej przez system, m.in. podczas wystawiania dokumentów. W tym celu należy w czytniku zaprogramować prefiks i sufiks oraz włączyć obsługę kodów kreskowych w konfiguracji systemu (Narzędzia Opcje Systemowe Skaner kodów). 128

129 Jako prefix zalecamy zaprogramowanie w czytniku znaku tyldy (~), ponieważ jest to bardzo rzadko używany znak na klawiaturze, a to właśnie po nim system będzie rozpoznawał, że ma do czynienia z ciągiem znaków kodu kreskowego i dzięki temu uruchomione zostaną odpowiednie procedury. Jako sufiks należy zaprogramować Enter. Programowanie czytnika odbywa się poza systemem enova, szczegóły powinny być dostępne w dokumentacji urządzenia. Polega ono na skanowaniu odpowiednich kodów programujących. W tej sprawie należy się kontaktować się z dystrybutorem sprzętu. Na przykład zaprogramowanie tyldy jako prefiksu będzie najczęściej wymagało wykonania następujących czynności: Odszukanie w dokumentacji czytnika kodu znaku tyldy (1126). Zeskanowanie kodu programującego Scan Prefix Zeskanowanie kolejno czterech kodów (w standardzie Code39) odpowiadających cyfrom 1, 1, 2, 6. Znaki zaprogramowane w czytniku należy ponadto wskazać w konfiguracji systemu poprzez kliknięcie przycisku Wprowadź prefiks oraz Wprowadź sufiks i naciśnięciu odpowiednich klawiszy (rys. 89). Enter i tylda są tam wartościami domyślnymi. Jeśli w czytniku zaprogramowano prefiks i sufiks zgodnie z ustawieniami w konfiguracji, skanowanie kodu kreskowego będzie mieć skutek następujący: Jeśli operator wystawia dokument, niezależnie od tego, w którym miejscu formularza ustawiony jest kursor, po zeskanowaniu kodu kreskowego przypisanego do towaru zostanie dodana pozycja dokumentu albo zostanie zwiększona ilość w istniejącej, po zeskanowaniu kodu kontrahenta zostanie on wybrany na dokument. Jeśli użytkownik nie wystawia dokumentu (formularz dokumentu nie jest otwarty), zeskanowanie kodu spowoduje odszukanie odpowiedniego zapisu i wyświetlenie okna z tym zapisem. Może to być towar, kontrahent albo inny obiekt, do którego przypisano odczytany kod kreskowy. 129

130 Rys. 104 Konfiguracja obsługi czytnika kodów kreskowych Użycie wagowych i cenowych kodów kreskowych GTIN-13 Kody wagowe/ilościowe GTIN (GS1) służą do zapisu kodu towaru wraz z ilością albo ceną. W skanowanym kodzie kreskowym zawarta jest informacja o towarze (w pierwszych 6 lub 7 znakach) oraz o cenie albo ilości (np. na wydrukowanej etykiecie z wagi elektronicznej), dzięki czemu po zeskanowaniu kodu kreskowego podczas wystawiania dokumentu tworzona jest pozycja z odpowiednim towarem oraz odczytaną jego ilością albo ceną. W celu uruchomienia obsługi kodów GTIN w systemie należy włączyć parametr Stosowanie kodów GTIN 13 w konfiguracji (Narzędzia Opcje Handel Towary) (czytaj: Towary GTIN-13) oraz wprowadzić na karcie towarowej pierwsze 6 (lub 7) znaków kodu w odpowiednim polu (zakładka Jednostki i kody karty towarowej). Przy stosowaniu 7 pierwszych znaków nie może być włączona weryfikacja pierwszej sumy kontrolnej. Kolektory danych Kolektory danych to autonomiczne urządzenia przechowujące we własnej pamięci listę odczytanych kodów i pozwalające na edycję np. ilości lub innych parametrów odczytu. Lista odczytanych kodów wraz z parametrami jest następnie transferowana do systemu (w postaci pliku) i na jej podstawie tworzone są pozycje dokumentu. Obecnie system obsługuje kolektory Denso dystrybuowane przez firmę SKK. Współpraca opiera się na wymianie plików w formacie xml, można więc wykorzystać również inne kolektory, o ile dostarczą one plików wymiany w tym samym formacie. W chwili obecnej z poziomu otwartego formularza dokumentu można zaimportować dane z kolektora, co spowoduje utworzenie pozycji dokumentu albo wyeksportować pozycje do kolektora, co pozwoli np. zrealizować dokument magazynowy utworzony w 130

131 systemie na kolektorze. Aby uzyskać dostęp do tej funkcjonalności należy włączyć obsługę kolektorów w konfiguracji oraz określić lokalizację plików wymiany (Narzędzia Opcje Handel Kolektory danych). Po włączeniu obsługi kolektorów na formularzu dokumentu handlowego pojawią się dodatkowe przyciski: Rys. 105 Przyciski obsługi kolektorów na formularzu dokumentu Wysyłanie dokumentów pocztą System umożliwia wysyłanie pliku pdf zawierającego wydruk dokumentu jako załącznika do wiadomości . Można to zrobić dla jednego dokumentu lub seryjnie dla wielu zaznaczonych na liście. System utworzy wiadomości według przygotowanego wzorca, wygeneruje wydruki do plików pdf i dołączy je do wiadomości. Aby skorzystać z tej funkcjonalności należy wykonać następujące czynności: Sprawdzić, czy zainstalowana jest drukarka enova PDF. Sprawdzić, czy zainstalowana drukarka jest wskazana w konfiguracji wydruków. Określić w konfiguracji parametry konta pocztowego, z którego wiadomości będą wysyłane. Stworzyć wzorzec wiadomości. Wpisać domyślne adresy w kartach kontrahentów, do których dokumenty będą wysyłane. Poniżej opisano szczegółowo sposób wykonania tych czynności. Drukarka PDF Podczas instalacji systemu enova standardowo instalowana jest Drukarka nova PDF. Należy sprawdzić, czy jest ona zainstalowana (powinna być widoczna w oknie Windows Urządzenia i drukarki). Jeśli nie, instalujemy ją uruchamiając program novapin.exe, umieszczony w katalogu \Program Files\Soneta\enova X.X.XXXX. Po zainstalowaniu drukarki sprawdzamy, czy jest ona wskazana w konfiguracji wydruków (Narzędzia Opcje Systemowe Wydruki Nazwa drukarki PDF). 131

132 Parametry konta pocztowego Rys. 106 Wybór drukarki PDF w konfiguracji W konfiguracji określamy parametry konta pocztowego, z którego wiadomości będą wysyłane (Narzędzia Opcje Systemowe Asystent Wysyłka maili). Rys. 107 Parametry konta w konfiguracji 132

133 Wzorzec wiadomości Aby stworzyć wzorzec wiadomości, należy otworzyć okno wydruku dokumentu (klikając w przycisk drukarki na formularzu dokumentu), wybrać w nim opcję Przygotuj wydruk dla Wyślij PDF, a następnie Definicja wysyłanej poczty Nowy wzór a. W oknie wzorca należy wypełnić odpowiednie pola. W temacie oraz treści maila można używać zmiennych (właściwości dokumentu), ujmując je w nawias klamrowy. Np. jeśli chcemy, aby temat maila wyglądał tak: Faktura nr FV/0002/12, w polu Temat definicji wzorca należy wpisać: Faktura nr {Numer.Pelny}. Rys. 108 Okno parametrów wydruku Rys. 109 Definicja wzorca wiadomości Po wykonaniu powyższych czynności konfiguracyjnych można będzie wysyłać dokumenty w postaci plików pdf. Aby to zrobić, należy otworzyć okno dokumentu albo 133

134 zaznaczyć odpowiednie dokumenty na liście i kliknąć w przycisk lub menu drukarki, w tym drugim przypadku wybrać wydruk. W oknie wydruku wybrać opcję Wyślij PDF i wskazać zdefiniowany wzorzec wiadomości. System wygeneruje pliki pdf z wybranym wydrukiem, utworzy wiadomości i dołączy do nich pliki. Wysłanie wiadomości z załącznikiem w postaci pliku pdf realizowane jest poprzez utworzenie zadania systemowego (zwanego potocznie taskiem ). Stan realizacji takiego zadania można więc zobaczyć w oknie Asystenta zapisu otwartego dla faktury. Zielona fajka obok nazwy zadania oznacza, że zostało ono wykonane. Rys. 110 Zadanie wysłania wiadomości RKZ/KWS (Rozliczenie kosztów zakupu/koszt własny sprzedaży) RKZ/KWS Raport RKZ znajduje się na liście Faktur sprzedaży (Handel Sprzedaż Faktury sprzedaży). Raport podaje koszt zakupu towarów zarejestrowanych na fakturach sprzedaży. Liczony jest za zadany okres dla wszystkich zatwierdzonych dokumentów z danego okresu. Raport RKZ uwzględnia korekty wartości zakupu dla towarów sprzedanych. Różnicę wyliczają dokumenty KWPZ, których wartość jest rejestrowana i uwzględniana w wyniku RKZ. 134

135 RKZ a korekty faktur archiwalnych Korekty dokumentów archiwalnych nie wpływają na RKZ/KWS (Rozliczenie kosztów zakupu/koszt własny sprzedaży) Poprawki do wartości kosztu własnego sprzedaży z tytułu korekt archiwalnych należy wyliczyć samodzielnie. Generator zamówień Na listach: Towary i usługi i Zamówienia od odbiorców dostępny jest mechanizm umożliwiający utworzenie zamówienia do dostawcy na brakujący towar, z uwzględnieniem różnych parametrów takich jak obroty danego towaru, stan maksymalny lub minimalny, czy zamówienia od odbiorców. Na wspomnianych listach w menu Czynności dostępna jest opcja Generuj zamówienia, uruchomienie generatora wywołuje okno z parametrami decydującymi o sposobie wygenerowania zamówienia do dostawcy na brakujące towary. Rys. 111 Okno generatora zamówień 135

136 Parametry zostały opisane poniżej: Uzupełnij ilość: Do stanu minimalnego - powoduje wyliczenie ilości do zamówienia w taki sposób, żeby uzupełnić stan magazynu do stanu minimalnego określonego w kartotece towaru w zakładce Zamówienia i zamienniki Do stanu maksymalnego - powoduje wyliczenie ilości do zamówienia w taki sposób, żeby uzupełnić stan magazynu do stanu maksymalnego określonego w kartotece towaru w zakładce Zamówienia i zamienniki Wg obrotów w okresie sprawdzany jest obrót w danym okresie. Okres który jest sprawdzany należy podać w polu W okresie. Jeśli w definicji dokumentu jest włączony parametr Uwzględniaj w generatorze zamówień (zakładka Wprowadzanie), to takie dokumenty są wówczas analizowane, ilość do zamówienia jest wyliczana na podstawie obrotu z uwzględnieniem Mnożnika Dla surowców do produkcji opcja związana z modułem Produkcja - ilość do zamówienia zostaje wyliczona na podstawie ilości surowców potrzebnych do zrealizowania zleceń produkcyjnych Dla zamówień generuje zamówienia do dostawcy na podstawie zarejestrowanych zamówień od odbiorców Do zera ilość do zamówienia jest wyliczana w taki sposób, aby pokryć ewentualny stan ujemny magazynu z uwzględnieniem rezerwacji. Przykładowo, jeśli w magazynie dostępny jest towar w ilości 100 szt., zamówienia od odbiorców (ZO) są na ilość 150 sztuk, zostanie wygenerowane zamówienie do dostawcy (ZD) na 50 sztuk. Jeśli wystąpią stany ujemne towarów, to zostaną wygenerowane zamówienia wyrównujące ilość towaru do zera W okresie: Okres, który jest analizowany przy generowaniu zamówień, jeżeli parametr Uzupełnij ilość został ustawiony na wartość Wg obrotów w okresie Mnożnik: Parametr określający w procentach jaka część obrotu towaru w danym okresie ma zostać zamówiona, działa łącznie z opcją Wg obrotów w okresie Odrzuconych skrajnych: Ilość skrajnych wielkości obrotu z dołu i z góry, które nie będą brane pod uwagę przy wyliczaniu wielkości zamówienia. Eliminuje odchylenia statystyczne wynikające z pojedynczych nietypowo dużych, bądź nietypowo małych transakcji, dotyczy opcji Wg obrotów w okresie Uwzględnij obroty: informacja dla generatora zamówień jaki rodzaj obrotów ma być brany pod uwagę. Czy tylko obroty zewnętrzne, czy tylko wewnętrzne, czy wszystkie - Stan magazynu: zaznaczenie tego parametru powoduje odjęcie od wyliczonych ilości aktualnego stanu magazynu + Zamówienia odbiorcy: zaznaczenie tego parametru powoduje uwzględnienie przy generowaniu zamówienia do dostawcy ilości towaru zamówionego przez odbiorców na dokumentach ZO, czyli zwiększenie zamawianej ilości 136

137 - Zamówienia dostawcy: zaznaczenie parametru powoduje pomniejszenie generowanego zamówienia do dostawcy o zamówienia do dostawcy wygenerowane wcześniej Produkty Składniki zamówienie będzie wygenerowane nie na zaznaczone towary, lecz na ich składniki według listy z karty towaru, opcja ma zastosowanie dla produktów, dla których zdefiniowano listę składników Dostawca według: Karty towaru - jeżeli w kartotece towaru w zakładce: Zamówienia i zamienniki zostanie określony Dostawca, to wygenerowane zamówienie będzie wystawione na tego dostawcę Ostatnie zamówienie - zamówienie zostanie wygenerowane na tego samego kontrahenta. na którego zostało wystawione ostanie zamówienie Ostatni zakup - zamówienie zostanie wygenerowane dla tego samego kontrahenta, u którego ostatnio towar został zakupiony Najtańsza oferta zaakceptowana - zamówienie zostanie wygenerowane dla tego kontrahenta, którego ostania najniższa oferta została zaakceptowana Wybiorę później - wybór dostawcy następuje przy zatwierdzaniu zamówienia Uwzględnione definicje zamówień od odbiorcy: po ustawieniu parametru Uzupełnij ilość na wartość Dla zamówień można wybrać definicje zamówień od odbiorców, które będą uwzględniane w obliczeniu ilości do zamówienia Dokument zamówienia: jeśli zdefiniowanych zostało więcej dokumentów zamówień do dostawcy można wybrać jedną z definicji, według której zostanie wygenerowane zamówienie Data zamówienia: określa z jaką datą ma zostać wygenerowane zamówienie do dostawcy. Kompletacja Wystawienie nowego dokumentu Kompletacji rozpoczynamy na liście dokumentów magazynowych. Listę tę odnajdujemy wybierając w menu głównym programu kolejno pozycje Handel Magazyn Dokumenty razem (albo Handel Magazyn Dokumenty wg kategorii Kompletacje). Kompletacja może być realizowana dwiema metodami: wg procedury z karty produktu wg procedury z karty recepturowej Funkcjonalność kompletacji w umożliwia uproszczoną rejestrację procesów produkcyjnych, polegających na przekształceniu: Wielu składników w jeden produkt końcowy (kompletacja z kilku elementów składamy w jeden produkt/komplet) Jednego składnika w kilka produktów (dekompletacja jeden element wyjściowy rozkładamy na kilka produktów końcowych) 137

138 Wielu składników do wielu produktów (taki proces najcelniej byłoby określić mianem przepakowanie z kilku elementów wejściowych otrzymujemy kilka produktów końcowych. Taki scenariusz może również odpowiadać powstawaniu odpadów czy produktów ubocznych w wyniku zadziałania kompletacji obok właściwego produktu powstają dodatkowe produkty uboczne). Wykonanie kompletacji polega na utworzeniu dokumentu KPL, na którym wskazujemy kartotekę: Produktu, który chcemy wykonać, Receptury, dla której chcemy wykonać kompletację. Kompletacja wg karty produktu Karta towarowa o typie Produkt ma zakładkę kompletacja, na której definiuje się skład produktu (procedura kompletacyjna). Jeżeli na dokument kompletacji KPL wprowadzony zostanie produkt, to proces kompletacji będzie przebiegał wg procedury z karty produktu. KPL nie wpływa bezpośrednio na stan magazynu, ale tworzy automatycznie dokumenty podrzędne wydania składników KPLW (Kompletacja wydanie) i przyjęcia produktów KPLP (Kompletacja przyjęcie). Dokumenty te mogą być modyfikowane (funkcja ta jest obecnie standardowo zablokowana) przed zatwierdzeniem kompletacji (wywołanie dokumentu w menu Relacje z poziomu dokumentu KPL) lub można je zmodyfikować po przesunięciu do bufora (np. wybrać partie składników) Modyfikacje dokumentów KPLW (Kompletacja wydanie) i KPLP (Kompletacja przyjęcie), po ich automatycznej generacji, może doprowadzić do różnic ich wartości nawet przy standardowych ustawieniach systemu, które definiują wartość produktów wprowadzonych jako wartość zakupową składników produkcji. Kompletacja wymaga posiadania towarów służących do jej przeprowadzenia w magazynie. Wystawienie dokumentu KPL do bufora powoduje rezerwację niezbędnych towarów do realizacji produkcji. Kompletacja wg karty recepturowej Karta towarowa o typie Receptura posiada zakładkę kompletacja, na której definiuje się skład receptury (procedura kompletacyjna lub dekompletacyjna) w postaci składników i produktów. Jeżeli na dokument kompletacji KPL wprowadzona zostanie receptura, to proces kompletacji będzie przebiegał wg procedury z karty recepturowej. Wtedy KPL określa wielokrotność wykorzystania receptury, a więc pobierane z magazynu lub wprowadzane do niego ilości są iloczynem zapisów na recepturze i ilości podanej dla receptury na dokumencie KPL. 138

139 KPL potwierdza wykonanie czynności, nie wpływając bezpośrednio na stan magazynu. Tworzy automatycznie dokumenty podrzędne wydania składników KPLW (Kompletacja wydanie) i przyjęcia produktów KPLP (Kompletacja przyjęcie). Dokumenty te mogą być modyfikowane (funkcja ta jest obecnie standardowo zablokowana) przed zatwierdzeniem kompletacji (wywołanie dokumentu w menu Relacje z poziomu dokumentu KPL) lub można je zmodyfikować po przesunięciu do bufora (np. wybrać partie składników). Modyfikacje dokumentów KPLW (Kompletacja wydanie) i KPLP (Kompletacja przyjęcie), po ich automatycznej generacji, może doprowadzić do różnic ich wartości nawet przy standardowych ustawieniach systemu, które definiują wartość produktów wprowadzonych jako wartość zakupową składników produkcji. Kompletacja wymaga posiadania towarów służących do jej przeprowadzenia w magazynie. Wprowadzenie dokumentu KPL do bufora powoduje rezerwację niezbędnych towarów do realizacji produkcji. Dekompletacja Dekompletację opisano w rozdziale Kompletacja wg karty recepturowej oraz z punkcie Zakładka kompletacja karty recepturowej. Dekompletacja jest procesem kompletacji realizowanym za pomocą dokumentu KPL w oparciu o kartę recepturową. Receptura dla dekompletacji powinna zawierać surowiec określony jako składnik i towary/produkty powstające z niego określone jako produkty. Szczegóły określające ilości i wartości poszczególnych produktów, relacje wartości między nimi definiowane są na karcie recepturowej lub w konfiguracji systemu. Ustalanie wartości produktu Wartość produktu (cena przyjęcia) może zostać ustalona na podstawie kosztów składników, lub jako stała cena ewidencyjna. Sposób ustalania ceny produktu zależny jest od ustalenia parametru Cena ewidencyjna produktów w Opcjach programu, w gałęzi Handel Definicje dokumentów Kompletacja. 139

140 Rys. 112 Ustalenie ceny ewidencyjnej produktów w Kompletacji Ceny wyliczane na podstawie rozchodu Jeżeli parametr Cena ewidencyjna produktu jest nieokreślony, wówczas koszt wytworzenia produktu będzie liczony na podstawie składników (suma kosztów składników liczonych w cenach zakupu będzie równa wartości przyjmowanych produktów). Przy czym szczególną rolę w wyliczeniu tego kosztu odgrywają usługi. Koszt wszystkich składników będących towarami liczony jest na podstawie rzeczywistych kosztów zakupu (oczywiście z uwzględnieniem partii magazynowej użytej na KPLW), natomiast usługi które nie posiadają ceny zakupu wliczane są do kosztu wytworzenia kompletu na podstawie ceny podanej w parametrze Cena kosztu usługi w opcjach programu. Ceny ewidencyjne Jeżeli w parametrze Cena ewidencyjna produktu jest wybrana definicja ceny, wówczas produkty na dokumentach KPLP będą przyjmowane nie w cenie wynikającej z kosztu poszczególnych składników, ale w cenie cennikowej produktu, zgodnie ze wskazaną definicją ceny (np. w cenie Hurtowa). W takim wypadku wartości dokumentów KPLW i KPLP nie muszą być sobie równe. Ustawienia indywidualne dla towaru Oprócz globalnej możliwości wskazania sposobu wyliczania cen przyjęcia produktu (wg cen ewidencyjnych lub wg kosztów składników), dla każdego produktu/receptury można ustalić ten parametr indywidualnie. 140

141 Za zmianę sposobu wyliczania kosztów przyjęcia produktu odpowiadają dwa parametry na kartotece towarowej, na zakładce Kompletacja: Indywidualne ustawienia wartości produktu - jeżeli pole jest zaznaczone, wówczas dla danej kartoteki produktowej/receptury będą zastosowane inne ustawienia niż określono w konfiguracji programu. Cena ewidencyjna w tym polu określamy indywidualną cenę ewidencyjną dla danej kartoteki produktu/receptury. Znaczenie tego pola jest identyczne, jak pola w ogólnej konfiguracji programu jeżeli jest puste, to dla danego produktu/receptury będzie miała zastosowanie cena wyliczona na podstawie kosztu składników. Jeżeli pole zostało wypełnione zostanie zastosowana wskazana cena ewidencyjna. W przypadku receptur zastosowanie ceny ewidencyjnej dotyczy wszystkich produktów ujętych na recepturze. Z drugiej strony ten sam produkt na różnych recepturach może zostać przyjęty wg różnych cen ewidencyjnych. Wartość przyjęcia wielu produktów na recepturze Jeżeli w recepturze znajduje się kilka różnych produktów i cena produktu wyliczana jest na podstawie kosztów wytworzenia (kosztów składników), wówczas pojawia się problem jak podzielić sumę wartości składników pomiędzy kilka różnych produktów. W tym celu wykorzystuje się na liście produktów receptury kolumnę Wartość oraz Proporcja wartości. Rys. 113 Określenie proporcji dla składników i produktów kompletacji Jeżeli pole Proporcja wartości jest zaznaczone, wówczas oznacza to, że liczba wpisana w polu Wartość jest współczynnikiem do proporcjonalnego podziału wartości. Przykładowo, jeśli na liście będą dwa produkty, każdy z wpisanym Wartość = 1 i zaznaczonym polem Proporcja wartości, wówczas przy wykonaniu kompletacji wartość składników zostanie podzielona równo na oba produkty. 141

142 Jeżeli pole proporcja wartości nie zostanie zaznaczone, wówczas kwota wpisana w polu Wartość jest przyjmowana jako cena przyjęcia produktu. W takim wypadku należy pamiętać, że co najmniej jeden produkt powinien mieć zaznaczone pole Proporcja wartości w przeciwnym wypadku może się okazać, że suma wpisanych wartości dla produktów nie jest równa sumie kosztów składników. Przykładowo na załączonym obrazku (trzy produkty bez zaznaczonego pola Proporcja wartości i czwarty produkt z zaznaczonym polem) należy wpisane wartości zinterpretować tak: W wyniku zdekompletowania zestawu powstają cztery produkty, przy czym trzy pierwsze produkty (kije, narty, wiązania) zostaną wprowadzone na dokument KPLP w cenach podanych na recepturze, a wartość czwartego (buty) zostanie wyliczona jako różnica pomiędzy wartością całego zestawu a sumą wartości pozostałych produktów. Powyższe uwagi (proporcjonalne rozbijanie cen na produkty) nie ma oczywiście zastosowania w przypadku cen ewidencyjnych (bo tam cena produktu jest ściśle określona ceną ewidencyjną). Magazyn dla kompletacji Dokument kompletacji jest zawsze wykonywany na określonym magazynie. Powstaje pytanie, czy może on np. pobrać składniki z jednego magazynu (a więc utworzyć KPLW na magazynie składników), a przyjąć gotowy komplet (produkt) na innym magazynie (KPLP na magazynie produktów gotowych). Na zakładce Kompletacja, na liście składników/produktów można wskazać magazyn dla każdej pozycji (dla każdego składnika bądź produktu). Jeżeli pole magazyn jest niewypełnione, wówczas dokumenty KPLP i KPLW zostaną utworzone na tym samym magazynie co dokument główny KPL. Jeżeli dla któregoś ze składników określimy inny magazyn, wówczas zawsze KPLW dla tego składnika będzie wykonywany ze wskazanego magazynu. Podobnie wygląda rzecz dla produktów. Ponieważ dla każdej pozycji na liście składników/produktów można wskazać inny magazyn oznacza to, że podczas wykonania jednej kompletacji (dla jednego dokumentu KPL) może powstać wiele dokumentów KPLW i KPLP (po jednym dla każdego magazynu wskazanego na liście składników/produktów). Edycja listy składników i produktów Często w trakcie kompletacji pojawia się konieczność jednorazowej zmiany listy składników. Wyobraźmy sobie przypadek, gdy składany jest zestaw komputerowy, składający się z tych samych podzespołów, ale dla jednego Klienta montowane jest w nim 2GB RAM, a dla innego 4GB w tym wypadku lista składników jest taka sama, ale zmienia się ilość jednego z użytych podzespołów. Inna różnica może dotyczyć np. wielkości dysku wówczas jeden ze składników będzie wskazywał na inną kartotekę towarową, lub w ogóle zestaw może mieć zainstalowaną dodatkową kartę a więc wydłuży się lista składników. Oczywiście w takim przypadku możliwe jest utworzenie wielu receptur, na których będą różne listy składników, a ten sam produkt Zestaw komputerowy. Jeśli jednak taka kompletacja tworzona jest za każdym razem ze specyficzną list składników, wówczas wygodniej posłużyć się możliwością edycji listy składników podczas kompletacji. 142

143 Aby edycja podczas kompletacji była możliwa, konieczne jest włączenie parametru Sposób edycji składników/produktów Pozwól na edycję składników produktów w opcjach programu, w gałęzi Handel Definicje dokumentów Kompletacja. Jeżeli parametr edycji kompletacji jest włączony, przy wystawianiu dokumentu kompletacji możliwa jest edycja listy składników i/lub produktów. W tym celu należy otworzyć formularz pozycji na dokumencie KPL i na zakładce Kompletacja Rozchód lub Kompletacja Przychód odpowiednio zmodyfikować listę składników/produktów. Rys. 114 Edycja składników w pozycji KPL Nie należy wykonywać takiej edycji poprzez bezpośrednią zmianę dokumentów KPLW i KPLP, ponieważ nie nastąpi wówczas poprawne przeliczenie ich wartości. Obsługa kompletacji przy brakach magazynowych W przypadku braków magazynowych dla składników niezbędnych w procesie kompletacji istnieje możliwość dokonania zmian w składzie substratów (czytaj: Edycja listy składników i produktów) W sytuacji braków lub częściowych braków dodany na pozycji dokumentu kompletacji produkt lub receptura nie uzyska w polu ilości liczby wpisanej przez operatora. Ilość zostanie wyzerowana, a na dole formularza pojawi się informacja o stanie ujemnym. W tej sytuacji należy otworzyć pozycję dokumentu kompletacji i dokonać ręcznej modyfikacji ilości na zakładkach Kompletacja Rozchód lub Kompletacja Przychód, jeśli pozycja dotyczy receptury albo na zakładce Kompletacja Rozchód, gdy pozycja dotyczy karty produktowej. Uwaga: Po takiej edycji, po zamknięciu formularza pozycji, wpisana ilości na pozycji dokumentu kompletacji będzie odnosiła się do wyedytowanych uprzednio ilości. Należy poprawnie wpisać ilość za pierwszym razem, ponieważ powtórna edycja ilości dokonuje przeliczeń ilości uprzednio zapisanych na zakładkach pozycji. 143

144 Proponowane rozwiązanie to wprowadzenie ilości składników potrzebnych do wykonania kompletacji dla całej ilości składanych produktów oraz wpisanie docelowej ilości produktów na zakładce Kompletacja Przychód. W tej sytuacji należy na pozycji receptury wpisać ilość: jeden. Jej zmiana na wyższą liczbę analogicznie zwielokrotni ilości składników i produktów. Jeśli użytą kartoteką dla pozycji dokumentu kompletacji jest kartoteka produktowa, należy postąpić tak samo dla składników (zakładka Kompletacja Przychód nie występuje) i po powrocie na pozycję dokumentu KPL wpisać ilość produktu odpowiadającą planowanemu zużyciu. I w tym przypadku podniesienie liczby spowoduje przeliczenie ilości składników. Przykład: Po wprowadzeniu na pozycję dokumentu KPL receptury i wpisaniu ilości np. 5 z powodu braków w magazynie ilość została wyzerowana. Otwieramy pozycję dokumentu i na zakładce Kompletacja Rozchód wprowadzamy ilości umożliwiające wykonanie kompletacji (możemy również dokonać zmiany składników i nowym określić ilość), natomiast na zakładce Kompletacja Przychód wprowadzamy ilość jaką chcemy otrzymać. W tej sytuacji pomijamy początkową ilość 5 i w polu ilość pozycji receptury wprowadzamy ilość 1. Zatwierdzenie dokumentu KPL wygeneruje dokumenty KPLW i KPLP dla ilości składników i produktów wprowadzonych ręcznie. Kaucje (opakowania zwrotne) System wspiera obrót opakowaniami zwrotnymi. Umożliwia tworzenie schematów naliczania opakowań dla wydań i przyjęć towaru umożliwia wystawianie dokumentów pozwalających rozliczać opakowania (kaucje). Włączanie obsługi kaucji Zarządzanie obrotem opakowaniami jest dostępne po uprzednim włączeniu opcji Naliczanie opakowań i kaucji w konfiguracji systemu na zakładce Handel Towary. Rys. 115 Włączenie obsługi kaucji Włączenie naliczania opakowań i kaucji spowoduje aktywowanie odpowiednich dokumentów pozwalających na obrót opakowaniami oraz uruchomienie ich automatycznego tworzenia, jeśli zdefiniowano schematy opakowań i przypisano je do towarów. Karta towaru typu opakowanie Wprowadzenie opakowania do cennika nie różni się niczym od wprowadzenia innego towaru. Aby system rozróżniał towar jako opakowanie, należy zaznaczyć opcję Opakowanie w karcie towaru, w sekcji Ogólne. 144

145 Rys. 116 Karta towaru określenie towaru jako opakowanie Schematy opakowań Po wprowadzeniu towarów będącymi opakowaniami można zdefiniować schematy, według których opakowania będą naliczane. W folderze Magazyn dostępna jest lista Schematy opakowań, z poziomu której można definiować schematy. Na zakładce Ogólne okna schematu należy wprowadzić towary, które będą tworzyć dany schemat opakowań. Rys. 117 Formularz edycji schematu opakowania zakładka ogólne Na liście elementów (opakowań) widoczne są kolumny: Ilość towaru ilość towaru wypełniająca całkowicie opakowanie Ilość minimalna ilość mniejsza od ilości wypełniającej opakowanie, przy której zostanie ono wydane razem z towarem Przykładowo: opakowanie S-Skrzynka będzie naliczane w ilości 1 szt. dla każdych 6 jednostek towaru, jeśli pozostała ilość towaru wyniesie co najmniej 4, zostanie naliczona jeszcze jedna skrzynka 145

146 Na zakładce Towary należy dodać te towary, dla których ma funkcjonować dany schemat opakowań. W tym miejscu należy również określić, czy schematy opakowań mają być domyślne dla przychodu i/lub rozchodu towaru. Jeden schemat opakowań można wykorzystać dla wielu towarów. Widok na poniższym rysunku. Rys. 118 Formularz schematu opakowania zakładka towary Zdefiniowany schemat opakowań przypisany do towaru jest widoczny na karcie towaru w zakładce Opakowania. Widok na poniższym rysunku: Rys. 119 Karta towaru widok schematów opakowań Z poziomu zakładki Opakowania karty towaru można dołączyć istniejący schemat opakowań, który jest wykorzystany dla innych towarów. Dokumenty służące do obsługi kaucji Do ewidencji obrotu opakowaniami służą następujące dokumenty PO, ZPO, WO, ZWO, których definicje są dostępne na zakładce Handel Definicje dokumentów 146

147 Opakowania w oknie konfiguracji oraz dokumenty MMPO, MMWO, których definicje są dostępne na liście właściwej dla przesunięć magazynowych. Do fakturowania nierozliczonych kaucji służą dokumenty FVO i ZKO. Automatyczne tworzenie dokumentów kaucji podczas wystawiania dokumentów sprzedaży/zakupu Obrót towarami kaucjonowanymi następuje automatycznie podczas wystawiania dokumentów FV, FF, PAR, ZK, WZ2, PZ2 oraz ich korekt ilościowych. Powstają wtedy związane dokumenty kaucji, których pozycje są widoczne na zakładce Opakowania okna wystawianego dokumentu. Dzieje się tak wtedy, gdy w definicji dokumentu określono dokumenty w relacji kaucji. Widok na poniższym rysunku: Rys. 120 Definicja dokumentu - relacja kaucji Przy tworzeniu dokumentów handlowych lub magazynowych, dla których została zdefiniowana relacja kaucji, będą automatycznie generowane dokumenty wydania/przyjęcia opakowań. System według zdefiniowanego schematu opakowań będzie automatycznie wyliczał ilość opakowań na podstawie ilości towaru z przypisanymi schematami opakowań. Wyliczone ilości opakowań widoczne są na dodatkowej zakładce Opakowania formularza wystawianego dokumentu. Wyliczone ilości są dostępne do edycji. 147

148 Rys. 121 Dokument sprzedaży z aktywną zakładką Opakowania Rys. 122 Widok naliczonych opakowań podczas wystawiania dokumentu sprzedaży 148

149 Podczas zatwierdzania dokumentu można przyjąć zapłatę wynikającą z łącznej kwoty naliczonych kaucji. Widok na poniższym rysunku: Rys. 123 Okno zapłaty z podsumowaniem wartości kaucji Związany dokument WO utworzony podczas wystawiania FV jest widoczny na liście Wydań opakowań. Rys. 124 Dokument WO utworzony podczas wystawiania dokumentu FV 149

150 Automatyczne rozliczanie ilościowe dokumentów przyjęcia/zwrotu i wydania/zwrotu Zwrot wydanych (przyjętych) opakować można zarejestrować na 2 sposoby. Pierwszy z nich to wystawienie dokumentu ZWO do wskazanego WO (w relacji). Rys. 125 Wystawianie ZWO w relacji do WO W tym przypadku ZWO będzie się zachowywać podobnie do korekty, czyli nie będzie można przyjąć zwrotu większej ilości niż wydana dokumentem WO. Kolejne ZWO w relacji uwzględniają ilość już ilość z poprzednich ZWO: Rys. 126 Wybór pozycji w oknie pośrednim podczas wystawiania ZWO w relacji do WO 150

151 Rys. 127 Widok formularza ZWO z wybranymi pozycjami do zwrotu Drugi sposób zarejestrowania zwrotu opakowań to wystawienie odpowiedniego dokumentu (ZWO/ZPO) z ręki i dodanie pozycji ze zwracanymi ilościami. Pozycje dokumentu zwrotu zostaną przy tym automatycznie rozliczone ilościowo z pozycjami dokumentu wydania (przyjęcia). Operator rejestrujący zwrot opakowań nie musi więc odszukiwać dokumentów wydania/przyjęcia, rejestruje jedynie dokument zwrotu, a jego powiązanie i rozliczenie ilościowe następuje automatycznie. Zachowana jest przy tym kontrola ilości w dokumencie zwrotu według następującej reguły: ilość zwracana danego opakowania nie może być większa do łącznej nierozliczonej ilości tego opakowania dla kontrahenta. 151

152 Rys. 128 Komunikat informujący o przekroczeniu ilości opakowania do zwrotu Automatycznie rozliczone dokumenty WO widać w menu relacje: Rys. 129 Rozliczone dokumenty WO Fakturowanie nierozliczonych kaucji Kaucje, które nie zostały rozliczone w terminie, mogą być zafakturowane. Na liście dokumentów WO/PO można odfiltrować dokumenty nierozliczone w terminie. Z tych dokumentów w relacji można utworzyć faktury za nierozliczone kaucje. Tworzone są odpowiednie dokumenty FVO i ZKO widoczne na listach faktur sprzedaży i zakupu: 152

153 Rys. 130 Fakturowanie nierozliczonych kaucji Rys. 131 Formularz FVO 153

154 Bilans obrotu w karcie towaru i karcie kontrahenta W karcie kontrahenta oraz karcie towaru dostępne są zestawienia pokazujące podsumowanie ilościowe i wartościowe nierozliczonych wydań i przyjęć opakowań z wyszczególnieniem ilości i wartości po terminie rozliczenia. Rys. 132 Kartoteka kontrahenta bilans opakowań W karcie kontrahenta dostępna jest lista obrotów opakowaniami. Wyświetlane są na niej pozycje dokumentów, czyli szczegółowe informacje od dacie przychodu lub rozchodu, jego ilości i wartości oraz numeru dokumentu. Rys. 133 Widok listy obrotu opakowaniami z kontrahentem 154

155 W karcie towaru będącego opakowaniem na zakładce Magazyn widoczne są dwie dodatkowe listy zawierające informacje dotyczące obrotu opakowaniem: Bilans obrotów. Zawiera informacje o saldzie ilościowym i wartościowym operacji przyjęcia i wydania opakowań (osobno dla przyjęć, osobno dla wydań). Bilans dla kontrahentów zawiera podsumowanie ilościowe i wartościowe nierozliczonych opakowań dla poszczególnych kontrahentów, z wyszczególnieniem ilości i wartości po terminie rozliczenia. Rys. 134 Bilans obrotu opakowaniem Rys. 135 Bilans dla kontrahentów z poziomu karty towaru 155

156 Inwentaryzacja W systemie enova inwentaryzację można przeprowadzić według dwóch metod, zależnych od konfiguracji (patrz: Definicje dokumentów Magazynowe): W oparciu o stan magazynu z dnia zamknięcia ostatniego okresu magazynowego W oparciu o datę dokumentu inwentaryzacji (METODA ZALECANA) Zalecamy wybór metody inwentaryzacji na etapie konfiguracji, przed dokonaniem pierwszej inwentaryzacji. Zmiana konfiguracji inwentaryzacji po zarejestrowaniu w systemie dokumentów inwentaryzacji może wpłynąć na zmianę danych prezentowanych przez te dokumenty (Jeśli dokumenty INW nie będą przesuwane do bufora, taka sytuacja nie wpłynie np. na zmianę stanu magazynu). Informacje ogólne Inwentaryzacja w systemie jest rejestrowana za pomocą dokumentu Inwentaryzacja (INW) i stanowi porównanie spisu z natury ze stanem towarów zapisanym w systemie. Porównanie to może generować różnice ujemne i dodatnie, które w chwili zatwierdzania dokumentu inwentaryzacji przenoszone są odpowiednio na dokumenty Inwentaryzacja Strata (INWST) i Inwentaryzacja Nadwyżka (INWND). Po zatwierdzeniu inwentaryzacji wartość poinwentaryzacyjną magazynu sprawdzamy na liście Stan magazynu poprzez jej podsumowanie lub za pomocą raportu. Wartość dokumentu inwentaryzacji (lub suma wartości wielu dokumentów inwentaryzacji) nie stanowi wartości magazynu po inwentaryzacji. Wartość sprawdzamy na liście Stan magazynu. Inwentaryzacja w systemie enova jest inwentaryzacją ilościową. Wartość poinwentaryzacyjna wynika z wybranego typu obrotu towarowego w magazynie (zazwyczaj FIFO, co w tym przypadku oznacza, że strata zdejmuje ze stanu najstarsze dostawy) Inwentaryzacja może blokować inwentaryzowany towar. W tym celu należy na definicji dokumentu INW, na zakładce Pozostałe, w sekcji Magazyn włączyć parametr Blokada operacji na inwentaryzowanych towarach. Jeśli dany towar znajdował się będzie na formularzu niezatwierdzonej inwentaryzacji, to nie będzie możliwe wykorzystanie go na innym dokumencie przychodowym lub rozchodowym w magazynie, którego dotyczy inwentaryzacja. 156

157 Dokument inwentaryzacji Wprowadzenie nowego dokumentu inwentaryzacji rozpoczynamy na liście dokumentów magazynowych. Listę tę wyświetlamy wybierając w menu głównym programu kolejno pozycje Handel Magazyn Dokumenty razem (albo Handel Magazyn Dokumenty wg kategorii Inwentaryzacja). Dokument Inwentaryzacji możemy też zainicjować z listy towarów i usług (Handel Towary i usługi) lub stanu magazynowego (Handel Magazyn Stany magazynowe) dla zaznaczonych towarów (np. dla grupy towarowej) z menu Czynności/Utwórz dokument. Rys. 136 Tworzenie dokumentu inwentaryzacji z poziomu listy Towary i usługi Rys. 137 Formularz dokumentu INW Dokument Inwentaryzacji INW dodawany tradycyjnie wymaga wprowadzania pozycji z listy. Jeśli chcemy wypełnić formularz automatycznie towarami, możemy posłużyć się importem pozycji z arkusza MS Excel (całej listy towarowej, grupy lub inaczej wybranych towarów). 157

158 Towar może wystąpić wielokrotnie w danej inwentaryzacji, ale nie może wystąpić jednocześnie w dwóch niezatwierdzonych dokumentach inwentaryzacji. Wielokrotne umieszczenie tego samego towaru w inwentaryzacji ma zastosowanie np. w przypadku, gdy jest on umieszczony w różnych miejscach magazynu i dla każdego z tych miejsc chcemy osobno zliczyć ilość. Rys. 138 Dwie pozycje z tym samym towarem w dokumencie inwentaryzacji W kolumnie Ilość łączna wyświetlana jest suma z kolumny Ilość dla wszystkich pozycji z tym samym towarem. Dotyczy to inwentaryzacji prowadzonej z dokładnością do towarów, nie zasobów (patrz kolejny rozdział). W przypadku jak na powyższym rysunku ilość łączna wynosi 5 szt. (3 + 2). W kolumnie Stan zamknięcia wyświetlany jest łączny stan danego towaru, będzie on taki sam dla wszystkich pozycji z tym samym towarem (w przykładzie 8 szt.). W kolumnie Różnica ilości wyświetlana jest różnica pomiędzy stanem zamknięcia a ilością łączną. Jest ona taka sama dla każdej pozycji zawierającej dany sam towar i jest podstawą do skorygowania ilości w magazynie. W przykładzie jw. ilość towaru AG003 zostanie zmniejszona o 3 szt. Dokument inwentaryzacji nie wpływa bezpośrednio na stan magazynu, ale generuje dokumenty INWST (Inwentaryzacja strata) i INWND (Inwentaryzacja nadwyżka ), które wprowadzają lub wyprowadzają towar z magazynu. Dokumenty te powstają podczas zatwierdzania INW. Jeśli ilość towaru wprowadzona na dokument INW jest mniejsza od stanu zamknięcia, to system w chwili zatwierdzania INW wygeneruje dokument INWST (Inwentaryzacja strata), który zarejestruje różnicę w ilości i wyprowadzi towar z magazynu w cenie zakupu poszczególnych partii, zgodnie z przyjętą metodą rozliczania magazynu. Cena pozycji na dokumencie INWST i jego wartość mają znaczenie pomocnicze, wyprowadzenie towaru z magazynu nastąpi zgodnie z zapisami na zakładce marża dokumentu INWST. Jeśli ilość towaru wprowadzona na dokument INW jest większa od stanu zamknięcia, to system w chwili zatwierdzania INW wygeneruje dokument INWND (Inwentaryzacja nadwyżka), który zarejestruje różnicę w ilości i wprowadzi towar do magazynu w tzw. cenie godziwej. Nie musi to być cena zarejestrowana na dokumencie INW. 158

159 Ceną, która standardowo podpowiada się na dokumencie INW jest ostatnia cena zakupu, niemniej jednak w przypadku nadwyżek towaru nie musi to być cena, wg której towar jest wprowadzany do magazynu. Cena wprowadzenia umownie nazywana jest ceną godziwą. Sposób wyliczenia ceny godziwej Cena na dokumencie INW (domyślnie ostatnia zakupu) jest edytowalna. Można tę cenę wprowadzić z ręki, ale tylko w przypadku braku dostaw (lub stanu zerowego) danego towaru stanie się ona ceną dostawy na dokumencie INWND. W innych przypadkach cenę godziwą wyliczy system. Jeśli nadwyżka nie przekracza ilości z ostatniego rozchodu, do magazynu wprowadzony zostanie towar po cenie zakupu ostatniej rozchodowanej partii. Jeśli nadwyżka przekracza ilość z ostatniego rozchodu, do magazynu wprowadzony zostanie towar po średniej cenie zakupu ilości z ostatniej rozchodowanej partii i odpowiedniej części z partii z poprzedniego wydania. Jeśli towar nie był rozchodowany, nadwyżka zostanie wprowadzona po ostatniej cenie przyjęcia. Dokumenty INWST (Inwentaryzacja strata) i INWND (Inwentaryzacja nadwyżka ) rejestrowane są przez system z datą dokumentu inwentaryzacji INW. Jeśli chcemy zmienić ich daty, należy odszukać je na liście Handel Magazyn Dokumenty razem (albo Handel Magazyn Dokumenty wg kategorii Wewnętrzne), przesunąć do bufora, zmienić daty i ponownie zatwierdzić. Taka operacja nie jest zalecana. Inwentaryzacja z dokładnością do zasobów Standardowo inwentaryzacja jest prowadzona z dokładnością do towaru, czyli wszystkie dostawy danego towaru są inwentaryzowane łącznie. Ilość z poszczególnych dostaw jest sumowana i stanowi stan zamknięcia, z którym porównywana jest zliczona ilość. Inwentaryzacja może jednak być prowadzona z dokładnością do zasobów (dostaw). Każda dostawa danego towaru może być osobną pozycją inwentaryzacji. W celu przeprowadzenia inwentaryzacji w taki sposób należy dodać pozycję z danym towarem, a następnie dla tej pozycji wykonać czynność Dostawa towaru <F8>. Po otwarciu okna z zasobami towaru można wybrać te, które mają być inwentaryzowane. Spowoduje to zastąpienie jednej pozycji inwentaryzacji wieloma, przy czym każda będzie dotyczyć jednej dostawy. 159

160 Rys. 139 Wskazanie zasobów towaru w inwentaryzacji Rys. 140 Pozycje inwentaryzacji z dokładnością do zasobów Przy wskazaniu zasobów zmienia się znaczenie kolumn Ilość łączna, Stan zamknięcia, Różnica ilości. Dotyczą one jednego zasobu, są więc różne dla poszczególnych pozycji. Każdy zasób jest inwentaryzowany osobno, dla każdej pozycji inwentaryzacji zastanie wygenerowana pozycja INWND albo INWST, jeśli wystąpią rozbieżności. W przypadku niedoboru rozchód nastąpi wyłącznie ze wskazanego zasobu. W przypadku nadwyżki towar zostanie przyjęty po takiej cenie, jak inwentaryzowany zasób (ale powstanie nowy zasób). Zostaną przy tym skopiowane wszystkie cechy przypisane do pierwotnego dokumentu, którym zasób został przyjęty. W przykładzie jw. zostanie utworzony nowy zasób o ilości 3 szt., drugi zostanie pomniejszony o 1 szt., a trzeci pomniejszony o 2 szt. Łączna ilość towaru w wyniku inwentaryzacji nie zmieni się. 160

161 Drukowanie arkuszy inwentaryzacyjnych System pozwala na wydrukowanie dwóch typów arkuszy inwentaryzacyjnych z następujących miejsc: Z poziomu wydruków na liście Towary i usługi Z poziomu wydruków formularza dokumentu Inwentaryzacja INW. Pierwszy powstaje dla zaznaczonych towarów poprzez uruchomienie wydruku jak na rysunku: Rys. 141 Wydruk arkusza spisowego z poziomu listy Towary i usługi Arkusz może być drukowany dla określonego magazynu, dla wszystkich lub tylko zaznaczonych towarów, z uwzględnieniem filtrów znajdujących się nad pozycjami cennika albo indywidualnie zdefiniowanych filtrów. Drugi rodzaj wydruku powstaje dla towarów wprowadzonych na dokument Inwentaryzacji INW poprzez uruchomienie wydruku jak na rysunku: Rys. 142 Wydruk arkusza spisowego z poziomu formularza dokumentu Inwentaryzacji 161

162 Metody prowadzenia inwentaryzacji Inwentaryzacja wg zamkniętego okresu magazynowego Inwentaryzacja wyliczana na podstawie ostatnio zamkniętego okresu magazynowego inwentaryzacja wykonywana jest w odniesieniu do stanu magazynu z dnia zamknięcia ostatniego okresu magazynowego. Data dokumentu nie jest istotna w procesie inwentaryzacji, niemniej powinna być późniejsza niż data zamknięcia okresu magazynowego, by dokumenty INWST (inwentaryzacja strata) i INWND (inwentaryzacja nadwyżka) mogły być zarejestrowane w systemie. Przy braku zamkniętego okresu magazynowego dokument INW wygeneruje INWND, wprowadzając cały zarejestrowany na INW towar do magazynu. Przy braku zamkniętego okresu stanem odniesienia dla inwentaryzacji są stany zerowe. Inwentaryzacja początkowa/bilans otwarcia magazynu (wg zamkniętego okresu) Inwentaryzację początkową wykonujemy przy braku zamkniętego Okresu magazynowego (po założeniu bazy danych i rozpoczęciu pracy, nie ma w systemie zamkniętych okresów magazynowych). Inwentaryzacja ta odnosi się do stanów zerowych (nawet jeśli istnieją dokumenty magazynowe wpływające na stan magazynu wprowadzające towar) i stanowi fakt rejestracji czynności inwentaryzacyjnych w określonej dacie, dla określonego magazynu i towarów. Dokument Inwentaryzacji początkowej generuje wyłącznie dokument INWND (Inwentaryzacja nadwyżka ), który wprowadza towar do magazynu. Jeśli w systemie nie ma zamkniętego Okresu magazynowego, to dokumenty Inwentaryzacji możemy wprowadzać wielokrotnie, dla dowolnych towarów (np. grup towarowych) i w dowolnych cenach. W tej sytuacji każda z zarejestrowanych Inwentaryzacji za pośrednictwem dokumentu INWND wprowadzi każdą z zarejestrowanych partii towaru w odpowiednich cenach (w cenach zapisanych na dokumentach INW) powiększając stan początkowy magazynu. Inwentaryzacja bieżąca (wg zamkniętego okresu) Do dokonania kolejnych Inwentaryzacji niezbędne jest zamknięcie okresu magazynowego. Operacji dokonujemy funkcją o tej nazwie na liście Handel Magazyn Okresy magazynowe. Jeśli konfiguracja dopuszcza istnienie ujemnych stanów magazynowych, to konieczne jest ich uzupełnienie przed zamknięciem okresu magazynowego. Producent bezwzględnie zaleca uzupełnienie stanów dokumentami z datami poprzedzającymi daty dokumentów powodujących stany ujemne. Okres magazynowy należy zamykać dopiero po wprowadzeniu wszystkich dokumentów magazynowych, których data poprzedza datę zamknięcia okresu. Zamknięcie okresu magazynowego nie musi być dokonywane w dniu spisu z natury, lecz może być dokonane później z datą wsteczną. 162

163 Jeśli są w systemie zamknięte okresy magazynowe, to bez względu na datę dokumentu inwentaryzacji odnosi się on (porównuje swoje zapisy) do stanu na koniec dnia zamknięcia ostatniego okresu. Dokumenty INWST i INWND generują się z datą dokumentu inwentaryzacji INW. Nie wolno przesuwać dat dokumentów INWST i INWND w obręb dat zamkniętego okresu magazynowego. Sugerujemy pozostawienie daty dokumentów lub przesunięcia na pierwszy dzień nowego, otwartego okresu magazynowego. Dokument Inwentaryzacja weryfikuje tylko te towary, które zostały na nim zarejestrowane. Nie powoduje zmian w stanie magazynu, gdy stan wpisany na dokument inwentaryzacji jest zgodny ze stanem magazynu lub gdy towar nie został na nim zarejestrowany. Dokumentów Inwentaryzacji odnoszących się do ostatniego zamkniętego okresu magazynowego może być wiele w ramach jednego magazynu. Niemniej nie mogą one zawierać tych samych towarów. Spis z natury danego towaru musi być zapisany na jednym dokumencie Inwentaryzacji w ramach danego magazynu. Towar na danym dokumencie INW może być zapisany wielokrotnie. Inwentaryzacja wg daty dokumentu Inwentaryzacji Inwentaryzacja wg daty nie wymaga zamknięcia okresu magazynowego, a co za tym idzie, system nie dokonuje czynności weryfikacyjnych w bazie danych typowych dla funkcji zamykania okresu. Należą do nich: sprawdzenie czy w zamykanym okresie magazynowym znajdują się dokumenty w buforze oraz czy istnieją ujemne stany magazynowe. W związku z powyższym wymienione czynności należy wykonać we własnym zakresie. Przed rozpoczęciem inwentaryzacji operator powinien zweryfikować i uzupełnić stany ujemne w magazynach oraz sprawdzić, czy w okresie przedinwentaryzacyjnym występują dokumenty w buforze. Należy je zatwierdzić (także zamówienia). Inwentaryzacja wyliczana na podstawie stanu magazynu na koniec dnia inwentaryzacji dla tego ustawienia istotny jest stan z dnia dokumentu INW. Inwentaryzację rozpoczynamy od inicjacji dokumentu INW i ustawienia na nim daty. Dokument dla wprowadzanych pozycji wyświetli stan odniesienia na koniec danego dnia (daty inwentaryzacji). Dokonywanie kolejnych Inwentaryzacji w tym samym magazynie wg tej metody nie wymaga zamykania okresów magazynowych. 163

164 Zalecane jest zamknięcie okresu magazynowego po wykonaniu tego typu inwentaryzacji. Mają tu zastosowanie informacje ogólne dotyczące inwentaryzacji zawarte w poprzednich działach (z wyjątkiem specyfiki obsługi i liczenia stanu związanych z metodą wg zamkniętego okresu). Jeśli Inwentaryzacja początkowa ma wprowadzić całość towaru na stan magazynu, musimy dobrać datę dokumentu w ten sposób, by nie istniały w bazie dokumenty magazynowe z datami wcześniejszymi. Deprecjacja/aprecjacja wartości/ilości zasobu magazynowego Do dokonania zmiany ilościowej lub wartościowej zasobów, niewynikającej z faktury korygującej zakupu, służy dokument magazynowy ZPZ zmiana parametrów zasobu. Przy jego pomocy można wykonać następujące operacje: Zmiana wartości zasobu towaru z zachowaniem jego ilości (np. deprecjacja) Zmiana ilości zasobu z zachowaniem jego wartości Deprecjacja wykonywana jest zazwyczaj w przypadku, gdy nastąpiła utrata wartości towaru. Przykładem zastosowania może być towar w branży odzieżowej, który z powodu sezonowości przestał być modny lub towar z branży technicznej, który stracił na wartości, gdyż pojawiły się nowsze modele. Zmiana ilości bez zmiany wartości wykonywana jest w przypadku, gdy pełnowartościowy towar zmienił swoją ilość wskutek warunków fizycznych, np. zboże zmieniło wagę wskutek zmiany wilgotności. Dokument jest dostępny w folderze Magazyn\Dokumenty wg kategorii\wewnętrzne. Jest wystawiany z ręki. Każda pozycja dokumentu dotyczy tylko jednej partii towaru, działa on zawsze z wyborem partii. 164

165 Rys. 143 Dodawanie pozycji dokumentu Rys. 144 Edycja pozycji dokumentu 165

166 Edycja dokumentu jest podobna do edycji korekty. Zmienić można cenę/wartość końcową albo końcową ilość. Nie można jednocześnie zmienić ilości i wartości. Wartość dokumentu jest równa różnicy pomiędzy wartością zasobów przed zmianą i po zmianie. ZPZ w buforze rezerwuje zasoby, jak dokument rozchodu, zmniejszając tym samym przejściowo stan towaru. Są one zwalniane po jego zatwierdzeniu. Zmieniony zasób towaru jest nadal powiązany z dokumentem przyjęcia. Wykonane operacje są widoczne na liście obrotów: Rys. 145 ZPZ na liście obrotów towaru Po wykonaniu opisywanej operacji nie ma już możliwości wystawienia korekty (korekty zakupu) do dokumentu, którym przyjmowany był zasób. Dokument ZPZ podlega księgowaniu. Zatwierdzony ZPZ może być przeniesiony do bufora, ale tylko dopóki nie nastąpił rozchód żadnego ze zmienionych przy jego pomocy zasobów. Okresy magazynowe Lista okresów magazynowych znajduje się w folderze: Handel Magazyn Okresy magazynowe. Zamknięcie okresu dokonywane jest funkcją Zamknięcie okresu z menu Czynności. Zamknięcie może być dokonane także pod datą wsteczną (ale spoza zamkniętego okresu. Początkowo system nie posiada żadnego zamkniętego okresu. Czynność taką musi wykonać operator. Posiadając odpowiednie uprawnienia można otworzyć zamknięty okres magazynowy. Zastosowanie zamknięcia okresu magazynowego Zamknięcie okresu przygotowuje system do wykonania inwentaryzacji wg zamkniętego okresu magazynowego. System w momencie zamykania okresu weryfikuje: czy w zamykanym okresie magazynowym znajdują się dokumenty rezerwacji w buforze czy istnieją ujemne stany magazynowe 166

167 Okres nie zostanie zamknięty, dopóki operator nie uzupełni stanów ujemnych lub nie zatwierdzi dokumentów powiązanych z dokumentami rezerwującymi w zamykanym okresie (w tym zamówień). Zamknięcie okresu uniemożliwia wprowadzanie dokumentów magazynowych w zamkniętym okresie. Ten element jest istotny dla inwentaryzacji końcoworocznej. Jeśli firma nie prowadzi zapisów magazynowych w dniu można zamknąć okres na a inwentaryzację zapisać na Jeśli rejestrowany jest ruch magazynowy w dniu 31.12, a zarazem inwentaryzacja ma być na dzień to należy zmienić metodę inwentaryzacyjną na Wg daty dokumentu. Zalecane jest podanie daty na dokumencie inwentaryzacji na dzień następny po zamkniętym okresie w przypadku wykonywania inwentaryzacji wg zamkniętego okresu magazynowego. W zamkniętym okresie system nie dopuszcza do wprowadzania dokumentów magazynowych. Możliwe jest wystawianie korekt w bieżącym, otwartym okresie do dokumentów z okresu zamkniętego. Deklaracje Intrastat W konfiguracji systemu (Opcje Handel Deklaracje Intrastat ) przed rozpoczęciem wystawiania dokumentów należy określić typ deklaracji Intrastat: Pełna, Uproszczona albo Nie sporządzać. W konfiguracji można ustawić domyślne dane dla Zgłaszającego oraz osobno dla Wypełniającego deklarację. Deklaracje Intrastat generowane są na listach (Handel Deklaracje Intrastat Przywóz oraz Handel Deklaracje Intrastat Wywóz), wymagane jest zarejestrowanie Urzędu Celnego (Lista Kontrahenci i Urzędy) Do Intrastatu trafiają (standardowo) informacje tylko o towarach (nie o usługach) z dokumentów FN (Intrastat dla przywozu) i FD (Intrastat dla wywozu) Formularz deklaracji Intrastat posiada zakładki: Ogólne Zobowiązany i zgłaszający Pozycje w ograniczonym zakresie, przed zatwierdzeniem dokumentu pozycje podlegają edycji (można edytować opis towaru, masę netto, ilość w jednostce uzupełniającej) 167

168 Dokumenty Rys. 146 Deklaracja Intrastat W celu wypełnienia formularza deklaracji danymi niezbędne jest użycie przycisku Przelicz znajdującego się na pasku narzędziowym. Usługi a deklaracja Intrastat dla przywozu Jeśli dokument FN ma pozycję usługową z włączonym parametrem Usługa podnosi koszt towarów, to jej wartość w PLN jest przepisywana w pola kosztów dodatkowych na zakładce UE dokumentu i proporcjonalnie podnosi wartość fakturową i statystyczną towarów. Korekty a deklaracja Intrastat Korekty dokumentów są uwzględniane w deklaracji według następującej reguły: Jeśli w pozycji korekty wybrano rodzaj transakcji: 21 Zwrot towaru, to taka korekta zostanie uwzględniona w deklaracji przeciwnej, czyli. np. w przypadku korekty dokumentu sprzedaży zostanie uwzględniona w przywozie. Korekty z innym kodem rodzaju transakcji są uwzględniane w deklaracji odpowiadającej dokumentowi korygowanemu. 168

169 Algorytm generowania deklaracji Zbierane są informacje do Intrastat z dokumentów, których definicje posiadają ustawienie odpowiedniego parametru Intrastat: Przywóz albo Wywóz. Zapisy z wielu dokumentów są agregowane. W przypadku deklaracji pełnej do agregacji wykorzystywany jest: kod kraju wysyłki/przeznaczenia, kod warunków dostawy, kod rodzaju transakcji, kod CN, kod rodzaju transportu, kod kraju pochodzenia (tylko dla przywozu). W przypadku deklaracji uproszczonej do agregacji wykorzystywany jest: kod kraju wysyłki/przeznaczenia, kod rodzaju transakcji, kod CN, kod kraju pochodzenia (tylko dla przywozu Do pełnej deklaracji Intrastat pobierana jest wartość fakturowa i statystyczna pozycji, do uproszczonej tylko fakturowa. System umożliwia utworzenie zapisu deklaracji w formie pliku xml zgodnego ze specyfikacją Urzędu Celnego (system nie tworzy wydruku deklaracji) Zdjęcia danych Opis ogólny Zdjęcia danych są dodatkowymi listami tworzonymi w enova przez użytkownika, zawierającymi określone dane odczytane w danym momencie, według zadanych kryteriów filtrowania. Zdjęcie jest więc statyczną listą analityczną, zawierającą obraz raz utworzony i zapisany, na który nie mają wpływu operacje wykonane w systemie po jego utworzeniu. Jest ono zapisane w bazie danych w dodatkowej tabeli, co zapewnia bardzo szybki dostęp do danych, gdyż podczas ich odczytywania nie są wykonywane żadne obliczenia ani inne procesy związane z logiką biznesową. Tworzenie zdjęć Tworzenie widoku listy dla zdjęć danych Przed wykonaniem zdjęcia danych tworzymy nowy widok nowy widok (podlistę) tej listy, która będzie źródłem danych. W tym widoku będą wyświetlane i tworzone zdjęcia. Wybieramy więc odpowiednią listę (w przykładzie jest to Sprzedaż wg towarów), a następnie opcję Folder Nowy widok Zdjęcie danych. 169

170 Rys. 147 Tworzenie zdjęcia danych jako nowego widoku Spowoduje to otwarcie okna, w którym nadajemy nazwę nowo powstającej liście i wybieramy filtry, które umożliwią określenie zakresu utrwalanych do analiz danych. Zestaw dostępnych do wyboru filtrów jest zgodny z tymi, które występują na liście, z której wykonujemy zdjęcie. Rys. 148 Okno nowego widoku dla zdjęć danych Po zakończeniu edycji w oknie jw. i naciśnięciu przycisku OK. pojawi się kolejne okno, w którym decydujemy o tym, dla których operatorów nowa lista będzie widoczna. 170

171 Rys. 149 Okno zapisu nowego widoku Wykonanie powyższych czynności spowoduje utworzenie odpowiedniego widoku (dodatkowej listy) o określonym typie, umożliwiającym tworzenie i wyświetlanie zdjęć danych. Widok ten nie zawiera jednak jeszcze żadnych danych. Dostęp do listy uzyskujemy poprzez podfolder, który zostaje automatycznie utworzony. Kolejną czynnością jest utworzenie zdjęć, które będą wyświetlane w tym widoku. Rys. 150 Nowy widok listy do wyświetlania zdjęć danych Tworzenie i wyświetlanie zdjęć Wybieramy opcję Nowe zdjęcie danych wg aktualnych filtrów. Rys. 151 Opcja Nowe zdjęcie danych Spowoduje to uaktywnienie filtrów oraz przycisku Wczytaj. Ustawiamy filtry naciskamy przycisk. 171

172 Rys. 152 Wczytywanie danych wg ustawień filtrowania Rys. 153 Widok zdjęcia z wczytanymi danymi Zdjęcie danych zawiera informacje o ustawieniach filtra oraz dacie jego wykonania. Ustawienia filtrowania, przy których zdjęcie zostało wykonane, są wyświetlane nad listą (jako nieedytowalne). Układ kolumn zdjęcia odpowiada temu ze źródłowej listy, zawiera ponadto kolumny z danymi występującymi w edytowalnym filtrze danych (w przykładzie jest to okres). Opisaną powyżej metodą można wykonać kolejne zdjęcia wyświetlane w tym samym widoku, dla innych ustawień filtrowania. Wykonane zdjęcia są widoczne na liście rozwijanej, z której można wybrać zdjęcie do wyświetlenia: Rys. 154 Lista wykonanych zdjęć Prezentowane powyżej menu zawiera również opcję Dane ze wszystkich zdjęć razem. Po jej wybraniu zostaną wyświetlone łącznie dane zapisane we wszystkich zdjęciach wykonanych dla tego widoku. Przy pomocy przycisku Wybierz można wskazać wiele wybranych zdjęć, które będą wyświetlone łącznie. 172

173 Rys. 155 Wybór zdjęć do łącznego wyświetlenia W takim przypadku w polu Zdjęcia danych zostaną wyświetlone opisy łączonych zdjęć oddzielone znakiem. Organizator listy Rys. 156 Dane z wielu zdjęć wyświetlone łącznie Po utworzeniu lub wyświetleniu zdjęcia danych można zmienić prezentowany układ kolumn przy pomocy organizatora listy. Lista dostępnych w organizatorze pól jest jednak ograniczona do tych występujących w widoku źródłowej listy (tej, na podstawie której tworzony był widok do zdjęć) oraz pól występujących w filtrze. Pozostałe pola są niedostępne, gdyż zapisane zdjęcie nie zawiera odpowiadających im danych. Funkcje narzędziowe / Kontrola stanu bazy W rozdziale opisane zostały narzędzia weryfikacji i naprawy oraz nietypowe sytuacje, które mogą wymagać interwencji operatora. Urwane rezerwacje a stan magazynowy Wprowadzenie mechanizm rezerwacji Transakcyjność zapisów do bazy danych wymaga by doraźnie był tworzony dokument, który przed zatwierdzeniem lub wprowadzeniem faktury/wz do bufora zarezerwuje towar dla tej transakcji, by przy zamykaniu dokumentu nie okazało się, że nie ma pokrycia magazynowego dla tej transakcji. Oznacza to, że w bazie występuje 173

174 dokument rezerwacji REZ, podczas gdy WZ nie jest jeszcze w niej zarejestrowany. Jest to sytuacja prawidłowa i obrazuje ją następujący stan zapisu na liście Handel Dokumenty razem i pozostałe Wewnętrzne (Lista Wewnętrzne przechowuje wyłącznie dokumenty rezerwacji tworzone automatycznie przez system). Rys. 157 Poprawny zapis rezerwacji w trakcie tworzenia dokumentu WZ Rezerwacja pomniejsza stan ilościowy i wartościowy magazynu. Rys. 158 Poprawny zapis rezerwacji po wystawieniu WZ do bufora Oba powyższe rysunki przedstawiają poprawne zapisy. Zwracamy uwagę na różnice w prezentacji danych. Przed zapisem dokumentu rozchodowego do bufora nie ma jeszcze informacji z jakim dokumentem rezerwacja REZ jest powiązana (Kolumna Dokument rezerwujący jest pusta), natomiast jest informacja kto dokument tworzy (Kolumna Poprawiający). Po wprowadzeniu dokumentu rozchodowego do bufora występuje informacja w kolumnie Dokument rezerwujący, a usunięta zostaje informacja o poprawiającym, ponieważ przestał on modyfikować dokument. Po zatwierdzeniu dokumentu rozchodowego i ewentualnie odświeżeniu widoku listy, rezerwacja powinna zniknąć z listy Hande Pozostałe Wewnętrzne. Kiedy rezerwacja jest niepoprawna? W sytuacjach wylogowania operatora przez operatora, utraty łączności z bazą danych, podczas gdy był wystawiany dokument rozchodowy (nie zapisany nawet do bufora) może dojść do oderwania się rezerwacji od dokumentu rezerwującego. Taka sytuacja jest niepoprawna. Pozostawiony dokument rezerwacji wpływa na stan i wartość magazynu. 174

175 Urwany dokument rezerwacji należy niezwłocznie usunąć z bazy danych. Jaki rozpoznać niepoprawną rezerwację? Rys. 159 Niepoprawny zapis rezerwacji Uwaga rysunki pierwszy i trzeci z tego rozdziału są identyczne. Jak w takim razie rozpoznać niepoprawną rezerwację? Jeśli mamy pewność, że w danej chwili nikt nie wystawia dokumentu rozchodowego albo gdy data dokumentu REZ jest miniona (najprawdopodobniej nikt nie wystawia dokumentu rozchodowego przez 2 lub więcej dni bez zapisania go do bufora), to rezerwacja jest niepoprawna. Automatyczne usuwanie przez system błędnych rezerwacji Enova posiada możliwość automatycznego usuwania błędnych rezerwacji. Co pewien czas operator Handlu, w przypadku istnienia błędnych rezerwacji, zobaczy poniżej przedstawione okno: Rys. 160 Okno naprawy rezerwacji Po pojawieniu się powyższego okna należy wybrać pierwszą lub drugą opcję. Zalecana jest pierwsza. 175

176 Jeśli nie można usunąć błędnych rezerwacji, aby uniknąć ciągłego pojawiania się okna Naprawa rezerwacji, dokument rezerwacji należy zatwierdzić, a zasoby, które dokument zdjął z magazynu uzupełnić dokumentem przychodowym. Inne metody naprawy rezerwacji Jeśli na liście dokument rezerwacji REZ posiada wypełnione dwa pola w kolumnach Dokument rezerwujący i Poprawiający możemy spróbować zatwierdzić dokument rezerwujący (np. FV czy RW). Taka operacja powoduje próbę naprawy dokumentu rezerwacji i jego skasowanie. Jeśli dokument rezerwujący (FV, RW, inne) musi być przechowywany w buforze, jego ponowne wprowadzenie do bufora, doprowadzi do powstania poprawnej rezerwacji REZ. Zmiana jednostki na karcie towarowej / zmiana jednostki zasobów magazynowych Zmiana jednostki, jeśli towar nie podlegał obrotowi (nie został zarejestrowany na żadnym dokumencie) nie stanowi problemu. W polu Jednostka na zakładce Ogólne karty towarowej wybieramy nową jednostkę z listy. Po zarejestrowaniu towaru, jako pozycji dokumentu i jego zatwierdzeniu pole Jednostka staje się nieaktywne. W tej sytuacji zmiana jednostki może nastąpić poprzez użycie funkcji z menu Czynności Narzędziowe Ustaw jednostkę dostępnej na liście towarów (Cennik, Stan magazynowy) i na karcie towaru. Rys. 161 Formularz zmiany jednostki Na formularzu ustawiania jednostki wybieramy nową jednostkę i określamy wartość parametru Przelicz ilości. Ustawienie TAK powoduje, że zmiana jednostki pociąga za sobą jednoczesne przeliczenie ilości na nową jednostkę (np. 1kg 100dkg). Do poprawnego działania tej funkcji konieczne jest zdefiniowane przeliczników ze starej na nową jednostkę (patrz: Zakładka Jednostki na karcie towarowej). Wyłączenie tego ustawienia (Przelicz ilości ustawienie NIE) powoduje przestawienie jednostek w ilościach bez zmiany liczby (np. 1kg 1dkg). 176

177 Weryfikacja stanu dokumentów / obrotów w magazynie Narzędzia weryfikacji wykorzystywane są do sprawdzenia stanu bazy w zakresie modułu Handel, w szczególności poprawności zapisu dokumentów magazynowych, a co za tym idzie poprawności obrotów i stanu magazynowego. Do niepoprawnych zapisów może dojść w skutek nietypowych operacji dokonywanych przez operatora, dokonywania antydatowania dokumentów, kasowania dokumentów zatwierdzonych po uprzednim przesunięciu ich do bufora. Są to sytuacje niezwykle sporadyczne, a system posiada mechanizmy zabezpieczeń i weryfikacji danych pozwalające skutecznie eliminować takie zdarzenia. Mechanizm może być również wykorzystywany do nadania nowego porządku powiązań dokumentów przyjęć z rozchodowymi, szczególnie w sytuacjach, gdy baza pracowała z ustawieniem umożliwiającym pracę na stanach ujemnych lub wprowadzano dokumenty niezgodnie z chronologią. Przykład: rozpoczynając pracę firma nie mogła określić stanu początkowego magazynu. Zaakceptowano pracę na stanach ujemnych, stan taki trwał ponad miesiąc. W tym czasie rejestrowano dokumenty przyjęć, a wskutek zaakceptowanej konfiguracji system łączył dokumenty wydań z przyjęciami z następnego miesiąca. Po wprowadzeniu inwentaryzacji z ponadmiesięcznym opóźnieniem, ale z datą wcześniejszą od momentu rozpoczęcia pracy z bazą danych, mechanizm weryfikacji pozwala nadać nowy porządek powiązań i przełączyć dokumenty wydań z późniejszych dostaw na wydania z wcześniejszego przyjęcia z inwentaryzacji. Nie zaleca się wykonywania powyższych operacji bez konsultacji z firmą wdrażającą system. Rys. 162 Formularz naliczania obrotów Formularz naliczania obrotów jest dostępny na listach: Towary i usługi, Stan magazynu oraz na listach dokumentów w menu Czynności Narzędziowe Naliczanie obrotów towarów 177

178 W zaprezentowanych na rysunku ustawieniach formularza, po potwierdzeniu klawiszem OK., następuje jedynie sprawdzenie poprawności zapisów. W trakcie tej czynności na dole ekranu może pojawić się okno z informacją o pozycjach do weryfikacji. Brak okna oznacza, że nie ma pozycji, ani dokumentów, które należy sprawdzić. Rys. 163 Log z informacją o pozycjach dokumentów do weryfikacji Informację z loga warto przenieść do arkusza Excel i posortować wg dokumentów. Sprawdzenie dokumentów oraz ponowne naliczanie obrotów odbywa się wyłącznie dla zaznaczonych towarów lub dokumentów albo dla aktualnie otwartej kartoteki lub dokumentu, z którego uruchamiana jest funkcja. Sprawdzenie dokumentów oraz ponowne naliczanie obrotów dotyczy wyłącznie dokumentów znajdujących się w otwartym okresie magazynowym (patrz: Okresy magazynowe) oraz dokumentów o stanie Bufor w Ewidencji Dokumentów. Parametry formularza naliczania obrotów: Przelicz obroty towarów w zależności od ustawienia tego parametru uruchamia się funkcje sprawdzające albo naprawcze. Wartości parametru: Sprawdzić poprawność sprawdza poprawność naliczonych dla dokumentu rozchodu obrotów lub zasobów dla dokumentu przyjęcia. Podstawowe ustawienie dla weryfikacji. Sprawdzić obroty sprawdza poprawność naliczonych kolejnych obrotów, w sytuacjach gdy występowały korekty. Weryfikuje czy obrót stornowany posiada obrót stornujący (i odwrotnie). Funkcja dotyczy także storna zasobu, czyli weryfikuje poprawność naliczania zasobów i korekt do nich z tytułu korekt przyjęć. Sprawdza także dla obrotów zgodność magazynu na dokumencie przyjęcia z magazynem dokumentu rozchodu. 178

179 Poprawić obroty w przypadkach braku obrotu stornującego dla obrotu stornowanego lub na odwrót, mechanizm próbuje uzupełnić brakujące obroty, tak dla dokumentów rozchodu (obroty), jak i przyjęć (zasoby). Jest funkcją naprawczą w stosunku do funkcji weryfikującej Sprawdzić obroty. Poprawić tylko błędne próbuje odtworzyć obroty dla dokumentu rozchodu, który nie posiada obrotów. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy istnieją zasoby do pokrycia brakującego obrotu w odpowiedniej dacie przyjęcia. W przypadku braków zasobów, na takim dokumencie rozchodowych nie zostaną naliczone obroty, ale zostaną dla niego utworzone zasoby ujemne (z dokumentem powiązany zostanie zasób ujemny widoczny na liście Stan magazynowy oraz na zakładce Zasoby karty towarowej). Przyjęcie towaru w odpowiedniej dacie (zazwyczaj poprzedzającej rozchód) spowoduje pokrycie naliczonego w tej sposób stanu ujemnego, czyli zlikwidowanie zasobu ujemnego i zastapienie go obrotem. Przeliczyć tylko niepoprawione próbuje naliczyć poprawny obrót dla dokumentu rozchodu, z którym powiązany jest błędny obrót, którego niepoprawność polega na tym, że do wydania użyto towaru z innego magazynu (stan został pomniejszony w niewłaściwym magazynie). Ponownie przeliczyć funkcja dostępna z poziomu listy towarów lub kartoteki towaru (niedostępna z listy dokumentów lub bezpośrednio z dokumentu), powoduje kasowanie obrotów i zasobów oraz ponowne chronologiczne ich naliczenie. Działa dla zaznaczonych towarów w otwartym okresie, pod warunkiem że mają status Bufor w ewidencji dokumentów. Wszystkie magazyny parametr warunkowy TAK/NIE. Przy ustawieniu TAK sprawdzane albo naprawiane są obroty we wszystkich magazynach. Ustawienie TAK jest niezalecane, ze względu na znaczące spowolnienie działania funkcji w wielu magazynach. Sprawdzenie dwóch magazynów osobno może być szybsze niż łączne ich sprawdzenie. Sprawdź rozchód zero dla ustawień sprawdzających wartość TAK tego parametru powoduje raportowanie w logu dokumentów z marżą zerową, na których naliczona została marża (wartość pozycji niezgodna z wartością kosztu własnego). Przywracaj wartość dla ustawień naliczających obroty, w przypadku ustawienia TAK, system przy odtwarzaniu obrotów, mając możliwość wyboru z różnych partii, dla dokumentów z marżą zerową będzie próbował dobrać wartość kosztową towarów w taki sposób, by zgodziła się z wartością pozycji dla danego towaru na poprawianym dokumencie. Przy braku takiej możliwości naliczy marżę, a przy braku towaru utworzy zasób (stan) ujemny. Weryfikacja poprawności dokumentu w kontekście obrotów i zasobów Dla dokumentów niekorygowanych: Dokument rozchodu posiada poprawne obroty, jeśli ilość towaru dla danej pozycji na zakładce Ogólne dokumentu równa jest ilości (lub sumie, gdy towar pobierany z wielu 179

180 partii) rozchodowanej obrotami widocznymi na zakładce Marża dokumentu. W przypadku stanu ujemnego dokument jest poprawny, jeśli ilość pozycji z zakładki Ogólne równa się sumie ilości na obrotach z zakładki Marża i zasobu ujemnego z zakładki Zasoby. Dokument przyjęcia jest poprawny w zakresie zasobów, jeśli ilość towaru dla danej pozycji na zakładce Ogólne dokumentu równa jest ilości rozchodów z zakładki Marża dla tej pozycji oraz pozostających zasobów w magazynie widocznych na zakładce Zasoby tego dokumentu. Przykłady typowych komunikatów wyświetlanych w logu Komunikat Pozycja dokumentu PZ/000001/09 BIKINI - Bikini - Strój kąpielowy damski wymaga przeliczenia. Ilość i wartość partii towaru niezgodna z pozycją dokumentu. Pozycja dokumentu RW/000001/09 BIKINI - Bikini - Strój kąpielowy damski wymaga przeliczenia. Istnieją partie towaru na zerowej pozycji. Poprawiono pozycję dokumentu: PZ/000001/09 BIKINI - Bikini - Strój kąpielowy damski Ilość i wartość partii towaru niezgodna z pozycją dokumentu. Poprawiono pozycję dokumentu: RW/000001/09 BIKINI - Bikini - Strój kąpielowy damski Istnieją partie towaru na zerowej pozycji. Pominięto pozycję na dokumencie przyjęcia PZ/000002/09, który jest korygowany. Znaczenie komunikatu W procesie sprawdzania prawdopodobnie znaleziono dokument oraz towar na tym dokumencie, którego zasoby nie są zgodne z ilością przyjętą i ilością rozchodowaną z tego przyjęcia. W procesie sprawdzania prawdopodobnie znaleziono dokument oraz towar na tym dokumencie, którego obroty z zakładki Marża nie są zgodne z ilością zapisaną na pozycjach tego dokumentu. W procesie naprawy poprawiono dokument oraz towar na tym dokumencie, którego zasoby nie były zgodne z ilością przyjętą i ilością rozchodowaną z tego przyjęcia. W procesie naprawy poprawiono dokument oraz towar na tym dokumencie, którego obroty z zakładki Marża nie były zgodne z ilością zapisaną na pozycjach tego dokumentu. Naliczono odpowiednie obroty lub wyliczono stan ujemny dla danego dokumentu w przypadku braku pokrycia towarowego. Tylko informacja oznacza, że ze względu na złożoność zapisów obrotów i zasobów dla dokumentów przyjęć, które są korygowane, weryfikacja lub poprawa nie miała miejsca. 180

181 Zmiana ewidencji księgowej dokumentu Operacja wymaga zmian w konfiguracji. Związku z tym, w całym czasie wykonywania operacji, do bazy powinien być zalogowany tylko operator wykonujący zmiany ewidencji księgowej dokumentów. Większość dokumentów Handlowych ma przypisaną ewidencję księgową, do której trafia. Czynnikiem determinującym jest wybór ewidencji na definicji dokumentu rysunek poniżej. Rys. 164 Fragment formularza definicji dokumentu FV ze wskazanym polem określającym ewidencję księgową dla dokumentu Przypisanie dokumentu do ewidencji powinno nastąpić przed rozpoczęciem pracy przez firmę. Zmiany ewidencji w trakcie działania powodują, że tylko nowe dokumenty trafiają do nowej ewidencji. Pozostaje problem starych dokumentów, które chcielibyśmy przesunąć do nowej ewidencji. Operację wykonujemy w dwóch etapach: Usunięcie dokumentów z ewidencji księgowej Wprowadzenie dokumentów do nowej ewidencji księgowej Usunięcie dokumentów z ewidencji księgowej Warunkiem powodzenia operacji jest posiadanie przez dokumenty statusu Bufor w Ewidencji Dokumentów. Następnym krokiem jest usunięcie definicji ewidencji z definicji dokumentu (definicje dokumentów znajdują się w Opcje Handel Definicje dokumentów). Innymi słowy należy pozostawić pusty parametr Definicja ewidencji księgowej przedstawiony na rysunku poniżej i zatwierdzić zmiany. 181

182 Rys. 165 Puste pole parametru Definicja ewidencji Po dokonaniu tej operacji należy zaznaczyć w module Handel dokumenty, które chcemy usunąć z ewidencji i wykonać dla nich funkcję z menu Czynności Narzędziowe Naprawa stanu dokumentu. Dokumenty zostaną usunięte z ewidencji np. SPT dla dokumentów FV, o czym poinformuje stosowny komunikat. Rys. 166 Wywołanie czynności Naprawa stanu dokumentu dla zaznaczonych 2 dokumentów Wprowadzenie dokumentów do nowej ewidencji księgowej Postępujemy podobnie jak przy usunięciu dokumentów z ewidencji. Pierwszą czynnością jest wprowadzenie właściwego symbolu ewidencji na definicję dokumentu (np. SPT). 182

183 Rys. 167 Wprowadzenie ewidencji SPT na definicję dokumentu FV Dla zaznaczonych dokumentów powtarzamy czynność Naprawa stanu dokumentu (patrz: drugi rysunek powyżej). Dokumenty zostaną wprowadzone do ewidencji np. SPT dla dokumentów FV, o czym poinformuje stosowny komunikat. 183

184 Konfiguracja modułu Handel Standardowa konfiguracja modułu Handel pozwala na rozpoczęcie pracy natychmiast po instalacji, założeniu bazy danych i wgraniu pliku licencyjnego. Zakładana baza jest wstępnie skonfigurowana przez producenta systemu enova. Standardowa konfiguracja i możliwości jej redefiniowania opisane są poniżej. Jeśli w treści zaznaczono, że inne zachowanie systemu wymaga zmian w konfiguracji, informacji należy szukać w rozdziale Zmiany konfiguracji. Konfiguracja (Opcje) Formularz konfiguracyjny systemu odnajdujemy po zalogowaniu do bazy danych w menu Narzędzia/Opcje. Może być też wywoływany klawiszami <Ctrl+F9>. Rozpoczęcie pracy z systemem zgodnie z ustawieniami standardowymi (Konfiguracja standardowa, nazywana też w treści rozdziału konfiguracją podstawową), zaproponowanymi przez producenta, nie wymaga ingerencji w konfigurację. Rys. 168 Narzędzia Opcje (Konfiguracja systemu) Podstawowe zmiany w konfiguracji Opisane w tym rozdziale zmiany pozwalają rozpocząć pracę z systemem enova zgodnie z podstawowymi potrzebami firmy. Należy zapoznać się z opisem standardowej konfiguracji systemu. Jeśli wraz z opisanymi w tym rozdziale zmianami okaże się ona niewystarczająca, należy zapoznać się z informacjami zawartymi w rozdziale Zmiany konfiguracji w celu dostosowania systemu do potrzeb firmy. Zaprezentowane w tym rozdziale zmiany dokonywane są na formularzu Opcje. Należą do nich: Dodanie operatora i przypisanie mu uprawnień Uzupełnienie danych w ewidencji Firmowy rachunek bankowy Definiowanie jednostek Dodanie magazynów i nadawanie uprawnień do nich Ustalanie metody pracy magazynu Sprzedaż/zakup w walutach 184

185 Dodanie operatora i przypisanie mu uprawnień Operatora dodajemy na formularzu Opcje Systemowe Operatorzy. Rys. 169 Lista operatorów Formularz nowego operatora otwieramy poprzez wciśnięcie klawisza Insert lub naciśnięcie przycisku Nowy (Operator). Rys. 170 Formularz operatora Do zdefiniowania nowego operatora potrzebne jest wypełnienie dwóch pól z zakładki Ogólne: kod i nazwa. Oba pola są alfanumeryczne. Pole kod jest polem obowiązkowym. Zaleca się używanie krótkich kodów, gdyż mogą one być wykorzystywane w ciągach numerycznych dokumentów. 185

186 Przykład: Kod: JK Nazwa: Jan Kowalski Samo nadanie nazwy i kodu nie wystarczy, by operator mógł się zalogować do systemu. Musi mieć jeszcze przydzielone uprawnienia do modułów oraz w zakresie modułów nadane prawa do określonych danych. W celu przypisania modułu i zestawu funkcji, które może operator wykonywać, musimy nadać mu Rolę. Role określamy na w oknie Uprawnienie na zakładce Role poprzez zaznaczenie odpowiednich pozycji. Przykłady ról: Sprzedaż ADM: funkcja administratora modułu Handel (zalecana wyłącznie dla osób posiadających wiedzę o konfiguracji i funkcjonalności systemu), przydziela moduł Handel i Ewidencję Środków Pieniężnych oraz możliwość wykonywania wszystkich funkcji włącznie z konfiguracją systemu w zakresie modułu Handel i EŚP. Przydzielenie roli Sprzedaż ADM nie wymaga dodatkowego włączania roli Kasjer do obsługi Ewidencji Środków Pieniężnych. Sprzedaż Dyrektor: rola zalecana osobom zarządzającym działami handlowymi, przydziela moduł Handel i Ewidencję Środków Pieniężnych oraz możliwość wykonywania wszystkich funkcji (bez konfiguracji). Przydzielenie roli Sprzedaż Dyrektor nie wymaga dodatkowego włączania roli Kasjer do obsługi Ewidencji Środków Pieniężnych. Rola uprawnia do przesuwania dokumentów do bufora z poziomu listy dokumentów oraz używania zestawu funkcji specjalnych (np. kasowanie bazy danych). Sprzedaż fakturzysta: rola przydziela moduł Handel i Ewidencję Środków Pieniężnych oraz możliwość wykonywania funkcji z wykluczeniem przesunięcia dokumentów do bufora, zestawu funkcji specjalnych (np. kasowanie bazy danych) i konfiguracji systemu. Przydzielenie roli Sprzedaż fakturzysta nie wymaga dodatkowego włączania roli Kasjer do obsługi Ewidencji Środków Pieniężnych. Kasjer: rola przydziela moduł Ewidencji Środków Pieniężnych oraz możliwość wykonywania funkcji z wykluczeniem przesunięcia dokumentów do bufora i konfiguracji systemu. 186

187 Rys. 171 Przykład przypisania ról Nowemu operatorowi należy nadać uprawnienia. W tym celu na zakładce Prawa danych zaznaczamy magazyny i ewidencje (środków pieniężnych), do których ma mieć dostęp operator. (Wydziały i Definicje Funduszy Pożyczkowych należą do modułu Kadry Płace i nie są istotne z punktu widzenia pracownika działu handlowego). Rys. 172 Przykład ustalenia praw obiektowych 187

188 Po dokonaniu właściwych wyborów zamykamy formularz przyciskiem OK lub klawiszami <Ctrl+Enter> i to samo robimy z całym formularzem Opcji. Operator nie uzyskuje automatycznie praw do nowo zakładanych magazynów i ewidencji środków pieniężnych. W sytuacji założenia np. nowego magazynu każdorazowo należy zmodyfikować jego prawa danych. W prawym górnym rogu umieszczono klawisz wywołujący formularz hasła operatora. System rejestruje operacje dokonywane przez operatorów. Istnieje możliwość weryfikacji kto i kiedy dokonał pewnych czynności, w związku z tym zalecane jest wprowadzenie hasła dla operatora. Po zalogowaniu w menu Narzędzia operator posiada możliwość zmiany swojego hasła. Uzupełnienie danych w ewidencji Firmowy rachunek bankowy Przed uzupełnieniem danych w ewidencji Firmowy rachunek bankowy należy założyć kartę banku, w którym posiadamy rachunek. W tym celu na liście Kontrahenci i urzędy/banki otwieramy nowy formularz i wypełniamy dwa niezbędne pola: Kod i Nazwa. Pozostałe pola nie są niezbędne. Zwracamy uwagę na odpowiednie nadanie kodu, wartość ta wchodzi w skład numeracji ewidencji bankowych i zapisanie kodu w postaci skrótu nazwy banku pozwoli w łatwiejszy sposób rozpoznawać ewidencję niż przy zastosowaniu kodu cyfrowego. Dalszym etapem uzupełniania danych jest wypełnienie formularza ewidencji Firmowy rachunek bankowy. W tym celu wchodzimy na listę Opcje Ewidencja ŚP Ewidencje i otwieramy formularz Firmowy rachunek bankowy. Na formularzu wypełniamy środkową sekcję Rachunek bankowy, a w niej pole Bank i Rachunek. Pole Bank wypełniamy wybierając uprzednio zarejestrowaną kartę banku, pole Rachunek uzupełniamy z ręki wpisując numer rachunku. 188

189 Rys. 173 Formularz definicji ewidencji bankowej Po dokonaniu właściwych wyborów zamykamy formularz przyciskiem OK lub klawiszami <Ctrl+Enter> i to samo robimy z całym formularzem Opcji. Prawidłowe wypełnienie formularza umożliwia rejestrowanie wyciągów bankowych, a na nich wpłat i wypłat oraz wydruk numeru konta na dokumentach np. fakturach. 189

190 Definiowanie jednostek Dodawanie jednostek Dodawanie nowych jednostek odbywa się na liście Opcje Handel Jednostki. Sekcja Ogólne. Parametry: Rys. 174 Formularz definicji jednostki Nazwa jest zarazem symbolem jednostki, stąd zalecenie by stosować minimalną ilość znaków. Np. p zamiast pacz dla oznaczenia paczki. Operatorzy wybierając jednostkę będą mogli użyć jednego znaku zamiast czterech. Sugerujemy stosowanie małych liter i brak znaku. (kropki). Typ rodzaj jednostki. Wybór z listy. Opis jest odpowiednikiem nazwy w ogólnym znaczeniu Precyzja ilość miejsc po przecinku dla danej jednostki Blokada wartość TAK nie dopuszcza do wykorzystywania jednostki na kartach towarowych Jednostka uzupełniająca deklaracji Intrastat parametr określa, czy dana jednostka może być wykorzystana na kartach towarowych, jako jednostka tego towaru na deklaracji Intrastat. 190

191 Definiowanie przeliczników Sekcja Przeliczniki Rys. 175 Fragment formularza definicji jednostki z tabelą przeliczników Sekcja zawiera tabelę, w której rejestrujemy przeliczniki ogólne (dla wszystkich towarów, którym nie zarejestrowano przelicznika indywidualnego na karcie towaru). Zapis aktywujemy poprzez kliknięcie myszą w pierwsze pole w pierwszej kolumnie tabeli (Nagłówek Bazowa). Z rozwiniętej listy wybieramy jednostkę, która jest podstawą przeliczenia na definiowaną jednostkę. Współczynnik rejestrujemy w postaci ułamka zwykłego z wykorzystaniem znaku / (ukośnik). Wzór obrazuje przeliczenie. Zaleca się zapisanie przeliczników w dwóch kierunkach. Przelicznik w przeciwnym kierunku rejestrujemy na definicji jednostki, którą na innym formularzu definicji wybraliśmy jako bazową. Uwaga system nie weryfikuje poprawności współczynników dla przeciwnych kierunków przeliczenia. Tej weryfikacji musi dokonać operator systemu. 191

192 Dodawanie magazynów i nadawanie uprawnień do nich Nowy magazyn definiujemy w konfiguracji systemu: Opcje/Handel/Magazyny. Otwieramy nowy formularz magazynu. Wypełniamy pola Symbol i Nazwa. Reszta pól z zakładki Ogólne wypełnia się automatycznie. Pole Symbol może wchodzić w skład numerów dokumentów, więc wskazane jest, by nie był to długi ciąg znaków. Rys. 176 Formularz definicji magazynu Samo wypełnienie pól symbol i nazwa nie jest wystarczające by operatorzy mogli obsługiwać dany magazyn. Niezbędne jest nadanie praw operatorom. W tym celu przechodzimy na zakładkę Prawa danych formularza i nadajemy uprawnienia operatorowi do magazynu. 192

193 Rys. 177 Przykład nadania uprawnień operatorowi Administrator do magazynu Firma Po dokonaniu właściwych wyborów zamykamy formularz przyciskiem OK lub klawiszami <Ctrl+Enter> i to samo robimy z całym formularzem Opcji. Ustalanie metody obrotu towarowego w magazynie Ustalenie metody obrotu towarowego w magazynie wymaga dokonania właściwego wyboru w polu Algorytm obrotów na formularzu definicji magazynu w konfiguracji Opcje/Handel/Magazyny. Parametr może przybrać wartość: FIFO kolejka: metoda pierwsze przyszło, pierwsze wyszło LIFO stos: metoda ostatnie przyszło, pierwsze wyszło Od najdroższych: w pierwszej kolejności wydawany będzie towar najdroższy, Od najtańszych: w pierwszej kolejności wydawany będzie towar najtańszy, Wg cechy (kilka opcji): - po wybraniu któregoś z tych algorytmów, w polu Nazwa cechy należy wskazać cechę, wg której będzie prowadzony magazyn. Przykładowo, może to być cecha do pozycji data ważności towaru i wówczas można użyć algorytmu wg cechy pozycji malejąco. Wg dostawy: to ustawienie wymusza wybór partii dla dokumentów rozchodowych podczas zatwierdzania dokumentu. Nie liczyć stanów: wyłącza liczenie stanów magazynowych. Wybranie tego algorytmu powinno się odbyć przed zarejestrowaniem pierwszych 193

194 operacji magazynowych. Po wystąpieniu obrotów ustawienie Nie liczyć stanów nie będzie dostępne w konfiguracji. Rys. 178 Formularz definicji magazynu wartości parametru algorytm obrotów Po dokonaniu właściwych wyborów zamykamy formularz przyciskiem OK lub klawiszami <Ctrl+Enter> i to samo robimy z całym formularzem Opcji. Blokowanie/usuwanie zbędnych definicji dokumentów Z poziomu listy faktur sprzedaży można wystawić wiele różnych różnych rodzajow dokumentów sprzedaży. W firmie korzystającej z systemu nie wszystkie muszą być wykorzystywane, a tym samym ich wielość może przeszkadzać. Proponujemy zablokowanie niepotrzebnych definicji, co spowoduje, że nie będą się one pojawiać na liście dostępnych dokumentów. W przypadku gdy lista podpowiedzi zostanie ograniczona do jednego typu dokumentu, wciśnięcie klawisza Insert wywoła natychmiast właśnie ten formularz. Blokowanie następuje poprzez ustawienie parametru Blokada na wartość TAK. Zmiany tej dokonujemy na definicji odpowiedniego dokumentu, na zakładce Ogólne. Definicje odszukujemy w konfiguracji Opcje/Handel/Definicje dokumentów. Określenie nazwy dokumentu na wydruku Dokumenty mają zaproponowane nazwy, które pojawiają się na wydrukach. Jeżeli użytkownik chciałby dokonać zmiany tej nazwy, należy na definicji odpowiedniego dokumentu, na zakładce Ogólne wpisać odpowiednie określenie w pole Tytuł na wydruku. Definicje odszukujemy w konfiguracji Opcje/Handel/Definicje dokumentów. 194

195 Sprzedaż/zakup w walutach W nowych bazach danych, standardowe, dostępne dokumenty tj. FV-faktura sprzedaży, FZAL-faktura sprzedaży zaliczkowej, FD-faktura dostawy wewnątrzwspólnotowej, FIUE-faktura zakupu wewnątrzwspólnotowego, ZK-faktura zakupu, ZZAL- faktura zakupu zaliczkowego, mają płatność w walucie zależnej od ustawień kontrahenta. Dla dokumentów nie posiadających takich ustawień, jeśli chcemy umożliwić tworzenie płatności w innej walucie, należy dokonać zmiany wartości parametru Edycja wartości dokumentu na definicji danego dokumentu z Zakaz zmiany na Pozwalaj na edycję. W tym celu aktywujemy pełne definicje dokumentów poprzez ustawienie wartości TAK dla parametru Rozszerzona konfiguracja definicji, znajdującego się w Opcje Handel Ogólne. Potem odszukujemy właściwą definicję w podlistach listy Opcje/Handel Definicje dokumentów i zmieniamy wartość parametru Edycja wartości dokumentu na czwartej zakładce Pozostałe definicji, w sekcji Księgowość i płatności. Powyżej opisana zmiana pozwoli na edycję pola Wartość formularza dokumentu np. sprzedaży; poprzez zaznaczenie całej jego wartości wraz z walutą i wpisanie na jej miejsce waluty, w której ma być dokonana płatność. System przeliczy płatność wg kursu z daty na zakładce Dodatkowe formularza dokumentu. Warunkiem jest uprzednie zdefiniowanie w systemie odpowiedniej waluty oraz nadanie jej kursu w tabeli kursowej Opcje Ewidencja ŚP. Definiowanie nowej ceny towaru Dodanie nowej ceny wiąże się z wypełnieniem formularza definicji nowej ceny. W tym celu otwieramy formularz na liście Opcje Handel Definicje cen (patrz: Definiowanie cen). Definiowanie omówimy na przykładzie ceny o nazwie Hurtowa 1, która będzie ceną występującą na karcie towarowej. Cena podobnie jak Hurtowa będzie zależna od ceny podstawowej i powiększona o określony procent. Przykład: Otwieramy formularz, nadajemy nazwę Hurtowa 1. Ustawiamy wartość pola Cena dodawana do towaru na TAK. Nadajemy Priorytet (znaczenie priorytetu patrz: Dodawanie nowej definicji ceny) niższy niż posiada cena Podstawowa, a więc np. 3 (ponieważ cena Hurtowa 1 ma być wyliczana w oparciu o Podstawową). W Algorytmie wyliczenia ceny wybieramy Na podstawie ceny bazowej netto. W następnym polu wybieramy cenę bazową: Podstawowa. Pozostaje dodanie i ustalenie wartości współczynnika. Uwzględnij współczynnik jako: +, rodzaj: Procent; procent: 10%. Ustawienie oznacza, że cena Hurtowa 1 dla każdego towaru będzie większa od ceny Podstawowej tego towaru o 10%. Cena została zdefiniowana, pozostaje jej zamieszczenie na wybranych kartach towarowych (patrz: Dodawanie nowej ceny do karty towarowej). Dodawanie nowej ceny do karty towarowej Zdefiniowanie ceny np. Hurtowa 1 (przykład powyżej) nie powoduje automatycznego dodania ceny na karcie towarowej. Dodanie nowej ceny do listy na karcie towarowej następuje po wykonaniu funkcji z menu czynności na liście cennika, dla zaznaczonych kart towarowych (menu Czynności Przeceny Przelicz wszystkie ceny). 195

196 Konfiguracja standardowa Dokumenty systemowe Standardowe ustawienia systemu pozwalają na rejestrowanie dokumentów handlowych: magazynowych: FV - faktura sprzedaży FV2 - faktura sprzedaży powstająca w tzw. odwróconym obiegu dokumentów w relacji z WZ2 FF faktura fiskalizowana PAR paragon FVP faktura do paragonu FD faktura dostawy (stosowana w obrocie wewnątrzwspólnotowym), RACH rachunek (definicja jest zablokowana, korzystanie z tego dokumentu wymaga zdjęcia blokady) FZAL faktura zaliczkowa FPRO faktura pro forma ZK faktura zakupu ZZAL faktura zakupu zaliczkowego FIUE faktura importowa UE (stosowana w obrocie wewnątrzwspólnotowym) FN faktura nabycia (stosowana w obrocie wewnątrzwspólnotowym), KFNN korekta faktur wewnętrznych (jeden dokument dla FNNz i FNNc) (wymaga odblokowania definicji oraz relacji). Oraz odpowiednie korekty faktur ZK2 - faktura zakupu powstająca w tzw. odwróconym obiegu dokumentów w relacji z PZ2 PZ przyjęcie zewnętrzne magazynowe PZ2 - przyjęcie zewnętrzne magazynowe dostępne w tzw. odwróconym obiegu dokumentów (wymaga włączenia w konfiguracji) PZN przyjęcie zewnętrzne dla nabycia (stosowane w obrocie wewnątrzwspólnotowym) ZPZ dokument magazynowy zmieniający ilość albo wartość zasobów, gdy zmiany nie wynikają z korekty zakupu, lecz z wewnętrznych decyzji w firmie WZ - wydanie zewnętrzne magazynowe WZD wydanie zewnętrzne dla dostawy (stosowane w obrocie wewnątrzwspólnotowym) WZ2 wydanie zewnętrzne magazynowe dostępne w tzw. odwróconym obiegu dokumentów (wymaga włączenia w konfiguracji) PW przyjęcie wewnętrzne RW rozchód wewnętrzny ST strata ND nadwyżka MM przesunięcie międzymagazynowe MMW wydanie przesunięcia MMP przyjęcie przesunięcia 196

197 obrotu opakowaniami: INW inwentaryzacja INWST inwentaryzacja strata INWND inwentaryzacja nadwyżka KPL kompletacja KPLW kompletacja wydanie KPLP kompletacja przyjęcie BO Bilans Otwarcia magazynu (wymaga odblokowania definicji), Oraz odpowiednie korekty dokumentów magazynowych w tym automatycznie powstający KWPZ (dokument koryguje wartość zakupu towarów wydanych w przypadku korekty wartościowej zakupu) WO wydanie opakowań ZWO zwrot wydania opakowań PO przyjęcie opakowań ZPO zwrot przyjęcia opakowań MMWO wydanie opakowań MM MMPO przyjęcie opakowań MM ZKO faktura zakupu opakowań FVO faktura sprzedaży opakowań wewnętrznych (dokumenty związane z obrotem wewnątrzwspólnotowym): ofert i zamówień: umów: FNNz faktura nabycia VAT należny FNNc - faktura nabycia VAT naliczony FDNz - faktura dostawy VAT należny FDB faktura dostawy bis (naliczenie VAT) ZO zamówienie od odbiorcy ZD zamówienie od dostawcy OO oferta dla odbiorcy OD oferta od dostawcy ZOO zapytanie ofertowe od odbiorcy ZOD zapytanie ofertowe do dostawcy UC umowa usługi cyklicznej AC aneks umowy usługi cyklicznej UD umowa dostawy AD aneks umowy dostawy ZJ zlecenie jednorazowe Powyższe zestawienie dokumentów może być rozszerzone o nowe, definiowane przez użytkownika dokumenty i relacje między nimi. Możliwe jest też zmienianie zaproponowanych ustawień i relacji do innych dokumentów na definicjach dokumentów dostarczonych przez producenta (Patrz Zmiany konfiguracji, podrozdział Definicje dokumentów). 197

198 System umożliwia definiowanie nowych dokumentów i tworzenie relacji między nimi. Standardowy obieg dokumentów Powyższe zestawienie dokumentów uwidacznia, że system jest wyposażony w odrębne listy dokumentów magazynowych i handlowych. W tej sytuacji dokumenty np. FV i WZ nie muszą być tożsame, choć standardowe ustawienia powielają zapisy z FV na WZ. Producent zaproponował następujący obieg dla dokumentów handlowych (FV, FF, PAR i ZK) i magazynowych (PZ i WZ): Dokumenty PZ i WZ powstają automatycznie na listach dokumentów magazynowych w chwili dodawania do dokumentów handlowych pierwszej pozycji towaru z magazynu (nie dotyczy usług). Z dokumentów handlowych na magazynowe nie są przenoszone usługi. Korekty dokumentów magazynowych następują automatycznie poprzez korekty dokumentów handlowych. Np. korekta faktury sprzedaży (KFV) generuje automatycznie korektę wydania magazynowego KWZ. Istnieje możliwość włączenia tzw. odwróconego obiegu dokumentów, czyli umożliwienia tworzenia najpierw dokumentów magazynowych (PZ2, WZ2), a dopiero później, w relacji z dokumentów magazynowych, generowania dokumentów handlowych (ZK2, FV2). Do momentu wygenerowania dokumentu handlowego do dokumentu magazynowego istnieje możliwość skorygowania dokumentów magazynowych. Po wygenerowaniu dokumentu handlowego korekty dokumentów magazynowych mogą już powstawać tylko przez korygowanie dokumentów handlowych. Jeśli użytkownik korzysta z faktur zaliczkowych (FZAL), to obieg dokumentów umożliwia przekształcenie FZAL do kolejnej FZAL lub do końcowego dokumentu FV, ewentualnie do wielu FV. Faktury zaliczkowe mogą powstać także w relacji np. z zamówień od odbiorcy (ZO). Faktury zaliczkowe powodują zobowiązania podatkowe VAT nie wpływając na obrót magazynowy. Dopiero wystawienie końcowej faktury FV do faktur zaliczkowych powoduje powstanie dokumentu magazynowego i obrót towarowy. Kolejna grupa dokumentów to oferty (w tym zapytanie ofertowe) i zamówienia. Kolejność ich przekształcania jest następująca: oferty przekształcamy do zamówień (z możliwością pominięcia ofert i bezpośredniej rejestracji zamówień), a te do faktur sprzedaży FV lub faktur zaliczkowych FZAL (możliwe przekształcenie do wydań magazynowych, ale wymaga zmian w konfiguracji). W przypadku zapytania klienta o ofertę, szczególnie przy braku odpowiedniej kartoteki towarowej, możemy zarejestrować zapytanie ofertowe odbiorcy (ZOO), który to dokument ma charakter opisowy i nie wymaga określania cen i wartości pozycji. Zapytanie posiada relacje do dokumentu oferta do odbiorcy. System automatycznie tworzy na odrębnych listach dokumenty WZ i PZ odpowiednio z dokumentów FV, FF, PAR i ZK. Dokumenty magazynowe są zatwierdzane wraz z zatwierdzeniem dokumentów handlowych (FV i ZK). Istnieje możliwość zmiany tych relacji. 198

199 Obieg dokumentów w transakcjach wewnątrzwspólnotowych Transakcje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) Faktura FIUE jest dodawana do listy handlowych dokumentów zakupowych. Jej celem jest, między innymi, rejestracja zobowiązania w transakcji z podmiotem unijnym. Z FIUE powstaje dokument przyjęcia magazynowego PZN (jego wartość powstaje z uwzględnieniem kosztu magazynowego, o ile wartość pola jest uzupełniona na FIUE patrz niżej), tworzący zasoby towarów. FIUE nie jest uwzględniany na deklaracji Intrastat. Faktura FN powstaje z przekształcenia FIUE (menu Relacje). Dokument FIUE i FN uwzględnia dodatkowe koszty nabycia na zakładce UE. Znajdują się tam 3 pola: Koszt fakturowy rejestruje w PLN wartość usługi wg kursu dokumentu, która podnosi koszt towarów i podnosi wartość fakturową. Wartość z pola kosztu fakturowego jest kopiowana do pól: koszt statystyczny i magazynowy. Wartość kosztu podlega także ręcznej edycji. Wartość fakturowa wykorzystywana jest: w deklaracji Intrastat i na dokumencie FNNz. Koszt statystyczny jest kopiowany z kosztu fakturowego, podlega ręcznej edycji. Wartość statystyczna jest wykorzystywana do pełnej wersji Intrastat. Koszt magazynowy - jest kopiowany z kosztu fakturowego, podlega ręcznej edycji. Umożliwia rejestrację także dodatkowych kosztów krajowych związanych z transakcją. Wartość magazynowa kopiowana jest do dokumentu PZN. Rys. 179 Zakładka UE na dokumencie FN 199

200 W wyniku utworzenia dokumentu FN z FIUE (menu Relacje ), tworzy się również dokument FNNz i w relacji do niego FNNc. Do dokumentu FNNz kopiowana jest wartość fakturowa pozycji. FNNz nalicza VAT należny. Z faktury FNNz uzyskujemy dokument FNNc wyliczający VAT naliczony, równy VAT-owi należnemu. Rys. 180 Schemat relacji pomiędzy dokumentami wewnątrzwspólnotowego zakupu Transakcje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) Faktura dostawy FD należy do grupy faktur sprzedaży. Rejestruje wszelkie niezbędne informacje o transakcji z kontrahentem unijnym oraz automatycznie generuje dokument magazynowy WZD. Jeżeli dostawa towaru nie spełni warunków, które pozwalają ją zakwalifikować jako dostawę wewnątrzwspólnotową i zastosować zerowe stawki VAT, należy w oparciu o FD wystawić dokument FDNz (menu Relacje). FDNz jest odpowiednikiem dokumentu sprzedaży krajowej (Faktury VAT) i wylicza VAT należny (wskazana dla danego dokumentu zmiana statusu podmiotu na krajowy, ale czynność tę zalecamy wykonać w Ewidencji Dokumentów). FDNz nie generuje płatności i nie posiada relacji do dokumentów magazynowych. Po spełnieniu warunków dostawy wewnątrzwspólnotowej, na bazie FDNz tworzony jest dokument FDB (menu Relacje). Należy on do grupy dokumentów wewnętrznych i przywraca transakcji status unijny. Dokument nalicza VAT w stawce 0%, nie generuje płatności ani dokumentu magazynowego. Korekty dokumentów wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) W systemie standardowo zdefiniowane są korekty do dokumentów unijnych. Korygowane są FIUE, PZN, FNNz i FNNc. Zarówno korekta do dokumentu FIUE jak również PZN jest domyślnie włączona i podpięta w relacjach. Jeśli chodzi z kolei o korektę do dokumentów FNNz i FNNc, to definicja takiego dokumentu w systemie jest utworzona, jednakże standardowo jest zablokowana. Aby można było korzystać z korekty KFNN, 200

201 należy jej definicję odblokować, a następnie dołączyć ją w relacji korekty do dokumentów FNNz i FNNc. Proces wystawiania korekt do dokumentów WNT Proces wystawiania korekt do dokumentów unijnych zaczynamy od dokumentu FIUE. Wraz z powstaniem dokumentu KFIUE (korekty do FIUE) powstaje korekta dokumentu magazynowego KPZN. Po utworzeniu korekty do dokumentu FIUE należy jeszcze skorygować faktury wewnętrzne FNNz i FNNc. Korektę wystawiamy w relacji ręcznie. Definicja korekty dla obu faktur jest taka sama i ma symbol KFNN. Schemat powiązań dat między dokumentami modułu Handel i Ewidencja dokumentów Schemat obrazuje mechanizm przenoszenia dat z dokumentów handlowych do dokumentów w ewidencji. Poprawne zdefiniowanie dat na dokumentach handlowych gwarantuje umieszczenie ich w odpowiednich okresach rozrachunkowych w ewidencji dokumentów, co przyśpiesza proces księgowania. Rys. 181 Schemat powiązań dat między dokumentami handlowymi i ewidencji Parametry standardowej konfiguracji Ustawienia parametrów konfiguracji standardowej odszukujemy na formularzu Opcje/Handel na kolejnych zakładkach: Ogólne, Definicje cen, Definicje dokumentów, Deklaracja Intrastat, Drukarka fiskalna (standardowe ustawienie określa brak drukarki fiskalnej), Jednostki, Magazyny oraz Cechy (tylko najbardziej typowe dla modułu Handel. Resztę, np. cechy do kart kontrahentów, definiujemy w Opcje Systemowe Cechy). 201

202 Rys. 182 Konfiguracja modułu Handel Ogólne Zakładka Ogólne konfiguracji zawiera następujące parametry i ustawienia: sekcja Ogólne Mały podatnik parametr jest wyłączony. Jego włączenie powoduje nadruk na fakturach symbolu MP, Dodatkowe listy danych (Obroty, Pozycje, Zasoby) włącza dodatkowe listy analityczne: Zasoby, Rozchód zasobów, Pozycje dokumentów. sekcja Dokumenty Przypisanie definicji dokumentów do magazynu po włączeniu tego parametru konieczne będzie przypisanie poszczególnym definicjom dokumentów konkretnych magazynów, na których te dokumenty będą operować. Rozszerzona konfiguracja definicji dokumentów handlowych. Umożliwia dodawanie nowych typów dokumentów handlowych oraz 202

203 szczegółowe definiowanie ich działania na dodatkowych zakładach: Pozostałe i Relacje. Aktywne prawa dostępu definicji dokumentu parametr włącza działanie mechanizmu uprawnień do danych definicji dokumentów. Po włączeniu tego parametru trzeba nadać poszczególnym operatorom uprawnienia do dokumentów. Po określeniu ilości towaru na pozycji dokumentu, dla dokumentów o kierunku magazynowym rozchód, następuje natychmiastowy zapis dokumentów do bazy ustawienie TAK powoduje zmianę ustawienia parametru 'Moment operacji' na definicji dokumentu na wartość 'Na bieżąco...'. Zmiana ta jest wykonywana tylko dla dokumentów o kierunku magazynowym Rozchód (z parametrem Marża zerowa : NIE), typie partii: Magazynowy lub Zamówiony, które mają moment magazynowy 'Za pomocą rezerwacji' i nie są dokumentami korekty. Parametr powoduje, że dokumenty np. FV i WZ, po umieszczeniu na nich pozycji z towarem i określeniu ilości, są zapisywane natychmiast do bazy danych w stanie bufor. Dzieje się tak po dodaniu każdej pozycji. Oznacza to, że wycofanie się z zapisu dokumentu wymaga jego skasowania ze stanu bufor (zwracamy uwagę na możliwość powstania luk w numeracji). Zaletą rozwiązania jest przypisanie obrotów bezpośrednio do dokumentu magazynowego (w tym wypadku WZ) z pominięciem dokumentu rezerwacji REZ. Wprowadzenie towaru na dokument w polu edycji tylko po wpisaniu pełnego ciągu znaków włączenie tego parametru spowoduje, że przy wprowadzaniu towaru na pozycje na formularzu dokumentu nie będą się pokazywały podpowiedzi, niezbędne będzie wprowadzenie pełnego ciągu znaków. Wprowadzenie kontrahenta na dokument w polu edycji tylko po wpisaniu pełnego ciągu znaków włączenie tego parametru spowoduje, że przy wprowadzaniu kontrahenta na formularzu dokumentu nie będą się pokazywały podpowiedzi, niezbędne będzie wprowadzenie pełnego ciągu znaków. sekcja Wyliczanie wartości pozycji na dokumencie Sposób zaokrąglania podczas wyliczania wartości z uwzględnieniem rabatu ustawienie szczególnie ważne dla cen o małych wartościach. Jeżeli używane są drukarki fiskalne zalecany jest Rabat jednostki parametr służy do wyboru sposobu uwzględniania rabatu w wyliczeniu wartości pozycji, dostępne są opcje: Wartość rabatu rabat jest obliczany na podstawie wartości pozycji i jest od niej odejmowany, następnie wyliczana jest cena po rabacie jako wartość / ilość. W takim przypadku może nie być spełnione równanie cena x ilość = wartość. Takie ustawienie ma zastosowanie w przypadku niskich cen jednostkowych. Rabat jednostki obliczana jest jednostkowa kwota rabatu na podstawie ceny początkowej, następnie jest ona odejmowana od tej ceny. Wartość pozycji jest obliczana jako cena po rabacie x ilość. Cena po rabacie obliczana jest cena po rabacie jako cena początkowa x 100-rabat%. Wartość pozycji jest obliczana jako cena po rabacie x ilość. 203

204 sposób zaokrąglania Poniżej przedstawiono przykład wyliczenia wartości pozycji i ceny po rabacie dla tej samej ceny początkowej i rabatu procentowego przy rożnym ustawieniu parametru jw.: cena podstawowa rabat ceny (kwotowy) rabat % cena z rabatem ilość wartość bez rabatu wartość wartość rabatu % cena po rabacie % rabat jednostki % sekcja Obsługa firm wielooddziałowych Obsługa firm wielooddziałowych parametr umożliwia drukowanie faktur dla oddziałów. Jego włączenie powoduje dodanie nowej gałęzi - Oddziały firmy, w zakładce Firma konfiguracji, służącej do wprowadzania danych oddziału. W konfiguracji modułu Handel, w sekcji Magazyny, należy do danego Magazynu, na zakładce Ogólne, przypisać odpowiedni oddział. Faktura, która powstaje w magazynie z oddziałem Centrala, ma drukowany jeden adres. Na fakturach oddziałów drukowana jest najpierw nazwa i adres centrali, następnie oddziału. Sekcja Opiekun kontrahenta Funkcjonalność Opiekun kontrahenta. Zaznaczenie tego parametru na tak powoduje włączenie funkcjonalności Opiekun kontrahenta pozwalającej na przypisanie kontrahentom opiekunów. Sekcja Business Integrity Definicje cen Business Integrity - mechanizm osadzony w bazie danych (MS SQL Server), ma na celu utrzymanie integralności zapisów magazynowych, parametr domyślnie jest włączony dodatkowy weryfikator zasobów, obrotów oraz płatności działający na poziome serwera MS SQL. Podstawowa konfiguracja systemu rejestruje 6 cen: Dostawy towaru cena rejestrowana z każdą partią przychodu towaru, wykorzystywana do wyliczenia marży transakcji i kosztu własnego sprzedaży, Kontrahenta wyliczana w oparciu o rabat procentowy zapisany na karcie kontrahenta w stosunku do ceny przypisanej do definicji danego dokumentu (Tzn. jeśli dokument FV korzysta z ceny hurtowej, to cena hurtowa na tym dokumencie po wprowadzeniu kontrahenta będzie pomniejszona o jego rabat procentowy). Ostatnia zakupu cena związana jest z ostatnią ceną dostawy i uwidoczniona na karcie towarowej na zakładce Ogólne. Zmienia się (o ile jest różna) wraz z każdą nową partią dostawy. W standardowej konfiguracji cena ta nie jest powiązana z cenami zarejestrowanymi na karcie towarowej: Podstawową, Hurtową i Detaliczną. 204

205 W standardowej konfiguracji ceny Podstawowa, Hurtowa i Detaliczna nie są zależne od ostatniej ceny zakupu. Powiązanie ww. cen wymaga zmian przynajmniej na formularzu definicji ceny Podstawowej. Pozostałe 3 ceny są przypisane kartom cennikowym/towarowym. Tzn. ich wartości są wyliczane lub nadawane na kartach towarowych. Są to: Podstawowa wartość ceny nadawana z ręki. W standardowej konfiguracji systemu stanowi podstawę wyliczenia ceny Hurtowej w oparciu o wartość narzutu i Detalicznej w oparciu o wartość marży, Hurtowa wyliczana automatycznie w oparciu o wartość narzutu po wprowadzeniu wartości ceny Podstawowej, liczona od stu, czyli jako narzut, Detaliczna wyliczana automatycznie w oparciu o wartość marży na bazie wartości ceny Hurtowej, liczona w stu, czyli jako marża. Parametry cen Podstawowej, Hurtowej i Detalicznej, zdefiniowanych przez producenta, mogą być zmieniane. Definicje standardowych dokumentów Definicje dokumentów zostały podzielone na grupy. Lokując kursor na nazwie wybranej grupy uzyskujemy dostęp do wybranych informacji dotyczących funkcjonowania danej grupy dokumentów, jak i do najbardziej podstawowych parametrów konfiguracyjnych tej grupy. Dostęp do dalszych ustawień konfiguracyjnych definicji danego dokumentu z grupy wymaga otworzenia jego formularza (poprzez kliknięcie w strzałkę obok nazwy danego dokumentu). Standardowe ustawienia udostępniają dwie pierwsze zakładki definicji dokumentu. Dotarcie do pozostałych trzech wymaga zmian konfiguracyjnych (włączenia parametru Rozszerzona konfiguracja definicji dokumentów: TAK.) Producent odradza ingerowanie w definicje dokumentów w szczególności w rozszerzone definicje. Zadania takie należy zlecić autoryzowanym partnerom z sieci integratorskiej producenta. Definicje dokumentów zostały podzielone na następujące grupy: Kompletacja Korekty Magazynowe Opakowania Przesunięcia magazynowe Sprzedaż 205

206 Kompletacja UE Umowy Zakupy Zamówienia i oferty Sekcja: Definiowanie kompletacji W tej grupie zarejestrowano 3 dokumenty: KPL (Kompletacja) dokument posiada odrębną listę i jest dodawany z poziomu tej listy oraz z listy wszystkich dokumentów magazynowych. Rejestruje proces kompletacji, czego efektem jest automatyczne wygenerowanie dwóch dokumentów wpływających na stan magazynu KPLW i KPLP KPLW (Kompletacja wydanie) dokument pochodny z KPL, powstaje automatycznie, rejestruje i wyprowadza z magazynu towary użyte do procesu kompletacji w cenie zakupionych partii dostaw. Towary wydawane są zgodnie z procedurą kompletacyjną zarejestrowaną na karcie produktu KPLP (Kompletacja przyjęcie) dokument pochodny z KPL, powstaje automatycznie, rejestruje i wprowadza do magazynu produkty powstałe z procesu kompletacji. Wartość netto tego dokumentu powinna być równa wartości netto dokumentu KPLW. Sekcja: Cena ewidencyjna produktów Cena ewidencyjna produktów - Parametr nie posiada nadanej wartości. Oznacza to, że wartość netto dokumentu KPLW jest równa wartości netto dokumentu KPLW, czyli wartość produktu jest równa sumie wartości zakupowej towarów wykorzystanych przy kompletacji tego produktu. Wybór ceny powoduje wprowadzanie do magazynu produktów w określonej w parametrze cenie. Cena kosztu usługi umożliwia wybranie stałej ceny z Cennika podwyższającej koszt produktu, dodawanej każdorazowo do dokumentu kompletacji. Sposób edycji składników/ produktów umożliwia edycję składników kompletacji w samym dokumencie. Po wybraniu opcji "Pozwól na edycję składników i produktów" pojawi się możliwość edycji składników karty produktowej oraz składników i produktów karty recepturowej podczas edycji dokumentu kompletacji. W celu dokonania edycji należy otworzyć pozycję dokumentu kompletacji (KPL), następnie przejść na zakładkę Kompletacja Rozchód w przypadku karty produktowej, ewentualnie Kompletacja Rozchód lub Przychód w przypadku karty recepturowej. Sekcja: Korekty - dokumenty powstające automatycznie w wyniku korekt wartościowych przychodu składników kompletacji: KKPL (Korekta kompletacji) - korekta wartościowa do dokumentu KPL KKPLW (Korekta wydania kompletacji) - dokument korygujący wartość wydania kompletacji KKPLP (korekta przyjęcia kompletacji) - dokument korygujący wartość przyjęcia kompletacji 206

207 Sekcja korekty zwiera też dwa parametry: Korekta ceny przychodu składników przenoszona na produkty parametr jest domyślnie włączony korekta wartości zakupu zostanie przeniesiona na wartość magazynową produktu. Po korekcie ceny na dokumencie przychodowym (PZ) składników kompletacji następuje odpowiednia korekta dokumentów KPL, tak że zmienia się cena produktów w magazynie. Zostaną wygenerowane dokumenty KKPL, KKPLP i KKPLW oraz odpowiednie dokumenty KWPZ, jeżeli produkt został już rozchodowany parametr włącza korekty kosztów Dokumenty KPL pozostają bez zmian po korekcie wartości przychodu - Korekta wartości zakupu składników nie wpływa na ceny magazynowe produktów. Po korekcie ceny na dokumencie przychodowym (PZ) składników dokumenty KPL nie zostaną zmodyfikowane. Składniki pozostają rozchodowane w cenie z przed korekty. Zostanie wygenerowany dokument KWPZ powiązany z dokumentem KPLW, który będzie zawierał odpowiednią różnicę (marżę) wynikającą z korekty ceny składników w magazynie parametr wyłącza korekty kosztów Korekty Zgodnie z opisanym powyżej obiegiem dokumentów, korekty dokumentów handlowych tworzą automatycznie korekty dokumentów magazynowych. Ten zespół definicji obejmuje dwie podgrupy dokumentów: aktywne (podstawowe definicje dokumentów korygujących) i zablokowane (definicje dokumentów archiwalnych). Sekcja: Dokumenty korygujące Definicje aktywne: KS (Korekta sprzedaży) definicja dokumentu wykorzystywanego do korekt FV, FVP, FF i PAR. Utworzenie korekty dokumentu handlowego powoduje automatyczne wygenerowanie korekty dokumentu magazynowego KWZ (o ile korygowane są pozycje magazynowe, a nie usługi), KWZ (Korekta wydania zewnętrznego) dokument korygujący WZ, powstający automatycznie z dokumentu korekty sprzedaży, KZ (Korekta zakupu) - definicja dokumentu wykorzystywanego do korekt dokumentów handlowych zakupu ZK. Utworzenie korekty dokumentu handlowego powoduje automatyczne wygenerowanie korekty dokumentu magazynowego KPZ i KWPZ dla korygowanych pozycji, jeśli były sprzedawane przed rejestracją korekty (o ile korygowane są pozycje magazynowe, a nie usługi), KPZ (Korekta przyjęcia zewnętrznego) dokument magazynowy powstały automatycznie na bazie korekty zakupu (dokumentu handlowego), rejestrujący zmiany dotyczące pozycji magazynowych, 207

208 KPZ przejmuje wszystkie zasoby z PZ, także te, które nie były korygowane. Oznacza to, że po wystawieniu korekty do PZ wszystkie zasoby utworzone przez ten dokument będą widoczne jako utworzone przez KPZ. KWPZ (Korekta wydania dla przyjęcia zewnętrznego) dokument w grupie dokumentów magazynowych, nie wpływający na stan magazynu, podlegający księgowaniu. Rejestruje zmianę kosztu własnego rozchodu i marży dla towarów wydanych w przypadku korekt zakupu (zmiana ceny, rabatu, wartości). Powstaje automatycznie w momencie zatwierdzenia korekt zakupu/przyjęcia do magazynu z datą otrzymania na dokumencie korekty. KFZAL (Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży) definicja dokumentu dotycząca tylko korekt faktur zaliczkowych sprzedaży. Nie wpływa na stan magazynu, odnosi się tylko do płatności z faktury zaliczkowej. Parametry: Sekcja: Korekty faktur archiwalnych Definicje zablokowane (ich wykorzystywanie wymaga usunięcia blokady). Służą do rejestracji zdarzeń handlowych z okresu, w którym użytkownik nie wykorzystywał systemu enova. ZKARCH (Zakup archiwalny) dokument wykorzystywany do rejestracji zakupu archiwalnego w celu dokonania bieżącej korekty. ZKARCH nie wpływa na stan magazynu, płatności i nie jest dostępny w Ewidencji Dokumentów. FVARCH (Archiwalna faktura sprzedaży) - dokument wykorzystywany do rejestracji sprzedaży archiwalnej w celu dokonania bieżącej korekty. FVARCH nie wpływa na stan magazynu, płatności i nie jest dostępna w Ewidencji Dokumentów. Korekta ZKARCH lub FVARCH zapisując zmiany w stosunku do pozycji dokumentu archiwalnego rejestruje zobowiązanie lub należność. Nie jest dostępna w Ewidencji Dokumentów (to wymaga rekonfiguracji). Ponadto nie tworzy dokumentu magazynowego. Zmiany w stanie magazynu należy dokonać za pomocą dokumentów magazynowych. Magazynowe Aktywacja korekt archiwalnych Parametr warunkowy TAK/NIE. Domyślna konfiguracja nie udostępnia dokumentów archiwalnych, ograniczając korekty tylko do okresu, w którym firma pracowała na systemie enova. Aktywacja wymaga zmiany parametru. Grupa dokumentów magazynowych podzielona została na 2 sekcje: Dokumenty magazynowe Inwentaryzacja 208

209 Sekcja: Dokumenty magazynowe Sekcja: Inwentaryzacja Parametry: PZ (Przyjęcie zewnętrzne magazynowe) powstaje automatycznie z dokumentu handlowego ZK WZ (Wydanie zewnętrzne magazynowe) - powstaje automatycznie z dokumentów handlowych: FV, FF, PAR PW (Przyjęcie wewnętrzne) dokument liczy wartość pozycji wg ostatniej ceny zakupu/dostawy, RW (Rozchód wewnętrzny) dokument liczy wartość pozycji wg ceny dostawy partii towaru (ceny zakupu), ST (Strata) dokument liczy wartość pozycji wg ceny dostawy partii towaru (ceny zakupu), ND (Nadwyżka) dokument liczy wartość pozycji wg ostatniej ceny zakupu/dostawy, INW (Inwentaryzacja) spis towaru z natury. INW tworzy automatycznie dokumenty INWST i INWND, o ile istnieją rozbieżności w stanie towaru i spisie z natury. INWST (Inwentaryzacja strata) dokument wyprowadza towary z magazynu w ilości różnicy między stanem wg dokumentów a spisem z natury w cenie zakupu INWND (Inwentaryzacja nadwyżka) - dokument wprowadza towary do magazynu w ilości różnicy między spisem z natury a stanem wg dokumentów w tzw. cenie godziwej (w cenie zakupu z ostatnich wydawanych partii albo w cenie przyjęcia, jeśli nie było rozchodów albo w cenie wprowadzonej na dokumencie INW, o ile nie było przyjęć danego towaru lub stan jest zerowy) Sekcja inwentaryzacja zwiera też dwa parametry określające metody inwentaryzacyjne dostępne w systemie: Inwentaryzacja wyliczana na podstawie ostatnio zamkniętego okresu magazynowego Inwentaryzacja robiona jest w odniesieniu do stanu magazynu z dnia zamknięcia ostatniego okresu magazynowego. Data dokumentu nie jest istotna w procesie inwentaryzacji, niemniej powinna być późniejsza niż data zamknięcia okresu magazynowego, by dokumenty INWST (inwentaryzacja strata) i INWND (inwentaryzacja nadwyżka) mogły być zarejestrowane w systemie. Przy braku zamkniętego okresu magazynowego dokument INW wygeneruje INWND, wprowadzając cały zarejestrowany na INW towar do magazynu. Przy braku zamkniętego okresu stanem odniesienia dla inwentaryzacji są stany zerowe. Inwentaryzacja wyliczana na podstawie stanu magazynu na koniec dnia inwentaryzacji dla tego ustawienia istotny jest stan z dnia dokumentu INW. Inwentaryzację rozpoczynamy od inicjacji dokumentu INW i ustawienia na nim daty. Dokument dla wprowadzanych pozycji wyświetli stan odniesienia na koniec danego dnia. Zalecane jest zamknięcie okresu magazynowego po wykonaniu tego typu inwentaryzacji. 209

210 W inwentaryzacji wg pierwszego typu (Inwentaryzacja wyliczana na podstawie ostatnio zamkniętego okresu magazynowego) - problem może stanowić inwentaryzacja na dzień Zamknięcie okresu z tą datą oznacza, że dokumenty INW, INWST, INWND będą mogły powstać i dokonać zmian stanu magazynu dopiero z datą Inwentaryzacja dokonywana jest przez operatora ilościowo. Wartość dokumentów wynika z przyjętej metody obrotu w magazynie. Opakowania Zakładka formularza podzielona jest na dwie sekcje, dokumenty wydania i przyjęcia, oraz dokumenty sprzedaży i zakupu. Sekcja Dokumenty wydania i przyjęcia zawiera grupę dokumentów pozwalającą na rejestrowanie wydań i przyjęć opakowań oraz ich przesunięć pomiędzy magazynami: WO (Wydanie opakowań) powstaje automatycznie podczas wystawiania dokumentu sprzedaży na towary ze zdefiniowanym schematem opakowań, może też być wystawiany ręcznie, ZWO (Zwrot wydania opakowań) - można go stworzyć w relacji do dokumentu WO (w tym również z poziomu dokumentu źródłowego dla WO, np. FV), może też być wystawiany ręcznie. PO (Przyjęcie opakowań) - powstaje automatycznie podczas wystawiania dokumentu zakupu na towary ze zdefiniowanym schematem opakowań, może też być wystawiany ręcznie, ZPO (Zwrot przyjęcia opakowań) - można go stworzyć w relacji do dokumentu PO (w tym również z poziomu dokumentu źródłowego dla PO, np. ZK), może też być wystawiany ręcznie. W systemie nie zdefiniowano korekt do dokumentów WO, PO. Skorygowanie powyższych dokumentów możliwe jest poprzez wystawienie dokumentu przeciwnego, czyli dokumentu zwrotu. Dokumenty przeciwne automatycznie rozliczają się ilościowo. MMWO (Wydanie opakowań MM) rejestruje wydanie opakowań do towarów przesuwanych pomiędzy magazynami dokumentem MM, powstaje automatycznie podczas tworzenia dokumentu MM na towary ze zdefiniowanym schematem opakowań (w relacji do MMW), nie jest wystawiany ręcznie. MMPO (Przyjęcie opakowań MM) rejestruje przyjęcie opakowań do towarów przesuwanych pomiędzy magazynami dokumentem MM, powstaje automatycznie podczas tworzenia dokumentu MM na towary ze 210

211 zdefiniowanym schematem opakowań (w relacji do MMP), nie jest wystawiany ręcznie. Przesunięcia międzymagazynowe towarów ze zdefiniowanymi schematami opakowań rejestruje się za pomocą dokumentów MM, przy czym powstają automatycznie dokumenty MMWO (w relacji do MMW) i MMPO (w relacji do MMPO). Sekcja Dokumenty sprzedaży i zakupu zawiera dokumenty służące do rejestrowania zakupu i sprzedaży nierozliczonych opakowań (niezwróconych w terminie) FVO (Faktura sprzedaży opakowań) dokument służy do fakturowania wydanych i niezwróconych w terminie opakowań, jest wystawiany ręcznie w relacji do WO, jest prezentowany na liście faktur sprzedaży ZKO (Zakup opakowań) służy do rejestrowania zakupu opakowań niezwróconych w terminie, jest wystawiany ręcznie w relacji do PO, jest prezentowany na liście faktur zakupu Do dokumentów FVO i ZKO standardowo nie ma zdefiniowanych korekt. Standardowo dokumenty WO, PO, ZWO, ZPO, FVO, ZKO mają ustawione liczenie VAT metodą od brutto. Przy takim ustawieniu wartość brutto WO i wystawionej z WO faktury FVO będzie taka sama. Przesunięcia magazynowe Formularz podzielono na 3 sekcje: Przesunięcia międzymagazynowe, Korekty i Ustawienia. Sekcja Przesunięcia międzymagazynowe dokumenty: MM (Przesunięcie międzymagazynowe) - dokument posiada odrębną listę i jest dodawany z poziomu tej listy oraz z listy wszystkich dokumentów magazynowych. Rejestruje proces przesunięcia towaru między magazynami, czego efektem jest automatyczne wygenerowanie dwóch dokumentów wpływających na stan magazynu MMW i MMP. MMW (Wydanie przesunięcia) dokument pochodny z MM, powstaje automatycznie, rejestruje i wyprowadza z magazynu pierwotnego towary w cenie zakupionych partii dostaw. MMP (Przyjęcie przesunięcia) dokument pochodny z MM, powstaje automatycznie, rejestruje i wprowadza do magazynu docelowego towary w cenie zakupionych partii dostaw. Wartość netto tego dokumentu powinna być równa wartości netto dokumentu KPLW. Sekcja Korekty dokumenty (są to dokumenty powstające automatycznie w wyniku korekt wartościowych przychodu przesuwanych towarów): KMM (korekta przesunięcia międzymagazynowego) korekta wartościowa do dokumentu MM. Dokument nie podlega ewidencji księgowej. KMMW dokument korygujący wartość wydania przesunięcia międzymagazynowego KMMP dokument korygujący wartość przyjęcia przesunięcia międzymagazynowego 211

212 Sekcja Ustawienia: Sprzedaż Dokumenty MM są korygowane po zmianie wartości przychodu parametr włączony w standardowej konfiguracji. Powoduje automatyczną generację dokumentów KMM, KMMW i KMMP w skutek korekt wartościowych dokumentów przyjęć, jeżeli partie towaru z tych przyjęć podlegały przesunięciu międzymagazynowemu. Dokumenty MM pozostają bez zmian po zmianie wartości przychodu włączenie parametru powoduje brak korekt wartości przyjęcia. Dokumentem korygującym wydanie staje się KWPZ. Zakładka formularza konfiguracyjnego Sprzedaż gromadzi definicje dokumentów dotyczących sprzedaży oraz definicję dokumentu wydania magazynowego WZ. Sekcja Dokumenty sprzedaży: FV (Faktura sprzedaży) dokument sprzedaży tworzący automatycznie WZ, jego ceną domyślną jest cena Hurtowa, wartość VAT liczona od netto. Podczas wystawiania dokumentu naliczane są kaucje (tworzony jest dokument WO), jeśli sprzedawany towar ma zdefiniowany schemat opakowań. FF (Faktura fiskalizowana) - dokument sprzedaży tworzący automatycznie WZ, jego ceną domyślną jest cena Detaliczna, wartość VAT liczona od brutto. Zatwierdzenie powoduje wydrukowanie paragonu na drukarce fiskalnej. Podczas wystawiania dokumentu naliczane są kaucje jak na FV. PAR (Paragon) dokument sprzedaży tworzący automatycznie WZ, nie wymaga kontrahenta, domyślną jest cena detaliczna brutto, VAT liczony od brutto, zatwierdzenie drukuje paragon z drukarki fiskalnej. Do dokumentu możemy wystawić fakturę FVP. Korekty możliwe tylko poprzez korektę FVP. Podczas wystawiania dokumentu naliczane są kaucje jak na FV. FVP (Faktura do paragonu) dokument jest kopią paragonu, wymaga wprowadzenia kontrahenta, posiada możliwość edycji daty wystawienia RACH (Rachunek) - definicja jest zablokowana, korzystanie z tego dokumentów wymaga zdjęcia blokady. Pozycje liczone w cenach brutto, nie liczy VAT, FZAL (Faktura zaliczkowa) dokument rejestrujący dane przyszłej transakcji, jego wartość może być pomniejszona do wartości zaliczki, VAT płacony tylko od wartości zaliczki. Nie tworzy WZ, posiada możliwość przekształcenia do FV, której wartość będzie stanowiła różnicę między wartością transakcji a wartością zaliczki. Dokument nie jest fiskalizowany. FPRO (Faktura pro forma) dokument pomocniczy dotyczący przyszłej transakcji. Nie jest dostępny w module Ewidencji Dokumentów, nie generuje płatności i nie wpływa na stan magazynu. Sekcja Dokumenty magazynowe: WZ (Wydanie zewnętrzne) - powstaje automatycznie z odpowiednich ww. dokumentów handlowych. W stosunku do nich jest dokumentem podrzędnym, co oznacza, że do niego kopiowane są pozycje (towarowe) 212

213 dokumentów handlowych. Ceną dla pozycji jest cena z dokumentu handlowego (nadrzędnego). System umożliwia bezpośrednie wystawienie dokumentu WZ. Aby to udostępnić, należy dokonać odpowiedniej rekonfiguracji systemu włączając tzw. odwrócony obieg dokumentów (WZ2 FV2) w sekcji Konfiguracja sprzedaży. Sekcja Konfiguracja sprzedaży: Włączony obieg dokumentów sprzedaży, zaczynający się wydaniem magazynowym WZ2 z możliwością korekty KWZ2, a kończący późniejszym wystawieniem faktury FV2 - Włącza tzw. odwrócony obieg dokumentów sprzedaży (WZ2 FV2). Umożliwia bezpośrednie wystawienie dokumentu magazynowego (WZ2) oraz jego skorygowanie za pomocą korekty (KWZ2), a następnie wygenerowanie faktury (FV2) jako dokumentu podrzędnego. UE dokumenty związane z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi Dokumenty podzielone zostały na dwie grupy - związane z nabyciem i dostawą wewnątrzwspólnotową. Opisu obiegu dokumentów w transakcjach WNT i WDT należy szukać w rozdziale Standardowy obieg dokumentów Obieg dokumentów w transakcjach wewnątrzwspólnotowych) Zakup z UE: FIUE (Faktura importowa) odpowiednik dokumentu od kontrahenta, tworzy wobec niego zobowiązanie. Pozycje mają stawkę VAT 0% (dla towarów) lub np. (dla usług). Automatycznie generuje dokument magazynowy. Trafia do ewidencji księgowej ZFIUE, KFIUE (Korekta do FIUE) - rejestruje zobowiązanie/należność z tytułu korekty. Automatycznie generuje korektę dokumentu magazynowego. Trafia do ewidencji księgowej ZFIUE, FN (Faktura nabycia) dokument powstaje z FIUE, umownie wprowadza towar w polską strefę gospodarczą, nie podlega księgowaniu. Dokument posiada możliwość rejestracji kosztów dodatkowych transakcji (na zakładce UE) tworząc wartość statystyczną, fakturową i magazynową. Liczy VAT w stawce 0%, jest podstawą do generowania deklaracji INTRASTAT, automatycznie generuje dokument FNNz, co jest jego główną funkcją. PZN (Przyjęcie magazynowe dla nabycia) wprowadza towar do magazynu w wartości magazynowej powstałej z wartości pozycji dokumentu FIUE powiększonych o koszty dodatkowe rozrzucone proporcjonalnie do wartości pozycji. Powstaje automatycznie z FIUE. KPZN (Korekta do PZN) jest generowana automatycznie z dokumentem KFIUE. 213

214 Dostawa do UE: Umowy FNNz (Faktura wewnętrzna nabycia VAT należny) nalicza VAT należny z transakcji wewnątrzwspólnotowej w oparciu o wartość statystyczną. Powstaje z FN. FNNc (Faktura wewnętrzna nabycia VAT naliczony) - nalicza VAT naliczony z transakcji wewnątrzwspólnotowej w oparciu o wartość statystyczną. Powstaje z FNNz. FD (Faktura dostawy) faktura sprzedaży do krajów UE, rejestruje towary z 0% stawką VAT. Jest podstawą do generowania deklaracji INTRASTAT, automatycznie tworzy WZD. WZD (Wydanie zewnętrzne dla dostawy) wyprowadza towary z magazynu w transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Powstaje automatycznie z FD (jest dokumentem podrzędnym), FDNz (Faktura wewnętrzna dostawy VAT należny) dokument zmienia transakcję w krajową w przypadku nie przekroczenia granicy przez towar lub w innym przypadku, gdy występuje konieczność zastosowania krajowych stawek VAT. FDB (Faktura dostawy bis) dokument przywraca transakcji status wewnątrzwspólnotowej po wywiezieniu towaru z kraju. Sekcja Definiowanie umów: Sekcja Ogólne: UC Umowa usługi cyklicznej na podstawie tego dokumentu realizowane jest fakturowanie umów cyklicznych (np. opłaty czynszowe, opłaty za dostęp do Internetu i inne usługi) AC Aneks usługi cyklicznej do każdej umowy może być zawarty aneks, którego celem jest zmiana ilości lub rodzaju usługi.. UD Umowa dostawy na podstawie tego dokumentu realizowane jest fakturowanie umów dostaw (np. dostawy wody na podstawie wskazań licznika) AD Aneks dostawy do każdej umowy może być zawarty aneks, którego celem jest zmiana ilości, rodzaju usługi, czy urządzenia. ZJ Zlecenie jednorazowe służy do zarejestrowania umowy jednorazowej. Fakturowanie umów cyklicznych parametr włącza mechanizm rejestrowania umów cyklicznych i wystawiania na ich podstawie faktur Fakturowanie umów dostaw parametr włącza mechanizm rejestrowania umów dostaw i wystawiania faktur na ich podstawie. 214

215 Zakupy Na zakładce umieszczono 2 parametry decydujące o obiegu dokumentów i zgromadzono definicje 3 dokumentów: Sekcja Definicja standardowych dokumentów: ZK (Zakup) rejestruje zakup z płatnością w PLN i automatycznie tworzy PZ (dokument nadrzędny w stosunku do PZ). Podczas wystawiania dokumentu naliczane są kaucje (powstaje dokument PO), jeśli występujący na nim towar ma zdefiniowany schemat opakowań. ZZAL (Zakupowa faktura zaliczkowa) rejestruje własną zaliczkę do transakcji zakupu. PZ (Przyjęcie zewnętrzne) wprowadza towar do magazynu, jest automatycznie tworzony przez ZK (dok. podrzędny w stosunku do ZK). System umożliwia bezpośrednie wystawienie dokumentu PZ. Aby to umożliwić, należy dokonać odpowiedniej rekonfiguracji systemu włączając tzw. odwrócony obieg dokumentów (PZ2 ZK2) w sekcji Kierunek tworzenia dokumentów. Sekcja Kierunek tworzenia dokumentów: Zamówienia i oferty Włączony obieg dokumentów zakupu zaczynający się przyjęciem magazynowym PZ2 z możliwością korekty KPZ2, a kończący późniejszym wystawieniem faktury ZK2 - Włącza tzw. odwrócony obieg dokumentów zakupu (PZ2 ZK2). Umożliwia bezpośrednie wystawienie dokumentu magazynowego (PZ2) oraz jego skorygowanie za pomocą korekty (KPZ2), a następnie wygenerowanie faktury (ZK2) jako dokumentu podrzędnego. W tej części formularza zgromadzono definicje sześciu dokumentów w trzech grupach: Zamówienia: ZD (Zamówienie do dostawcy) rejestracja wpływa na stan zamówień na liście stanu magazynu jako suma ZD i ZO ZO (Zamówienie od odbiorcy) rejestracja wpływa na stan zamówień na liście stanu magazynu jako suma ZD i ZO Oferty: OO (Oferta dla odbiorcy) dokument jest rejestracją propozycji dla odbiorcy, nie wpływa na listę stan magazynu, ani na stan zamówień, ani na zasoby w magazynie 215

216 Zapytania: OD (Oferta od dostawcy) dokument jest rejestracją propozycji od dostawcy, nie wpływa na listę stan magazynu, ani na stan zamówień, ani na zasoby w magazynie ZOO (Zapytanie ofertowe od odbiorcy) dokument jest rejestracją zapytanie od odbiorcy, nie ma cen ani wartości, może nie mieć pozycji, a jedynie opis, nie wpływa na listę stan magazynu, ani na stan zamówień, ani na zasoby w magazynie ZOD (Zapytanie ofertowe do dostawcy) dokument jest rejestracją zapytanie do dostawcy, nie ma cen ani wartości, może nie mieć pozycji, a jedynie opis, nie wpływa na listę stan magazynu, ani na stan zamówień, ani na zasoby w magazynie Rys. 183 Zakładka Zamówienia oferty 216

217 Zachowanie (relacje) powyższych dokumentów zostało opisane w rozdziale Obieg dokumentów. O sposobie działania (rezerwowania towaru) decyduje wybór parametru w sekcji Konfiguracja zamówień od odbiorców (parametry dotyczą standardowych definicji zamówień, nie ofert/zapytań): Zamówienia rezerwują towar poprzez pobranie zasobów i pomniejszenie stanu magazynu tzw. zamówienia z obrotami, działają podobnie jak dokument WZ, tworzą obrót w magazynie i w ten sposób rezerwują towar. Standardowo nie można wprowadzić pozycji bez pokrycia magazynowego (możliwe po zmianie na definicji magazynu parametru Rezerwacje poniżej stanu. Nie mylić z dopuszczanymi Stanami ujemnymi) Zamówienia nie rezerwują towaru powoduje uwzględnienie zamówienia w kolumnie Stan zamówień na liście stanu magazynu, zamówienia nie rezerwują towaru i nie wpływają na stan magazynu Zamówienia rezerwują towar ilościowo, bez pobierania zasobów tzw. zamówienia algorytmiczne, w tym przypadku aktualny stan dostępnego do sprzedaży towaru jest wyliczany specjalnym algorytmem. System blokuje wydanie w ten sposób zarezerwowanego towaru innym dokumentem rozchodowym, pod warunkiem włączenia odpowiedniego parametru na definicji tego dokumentu rozchodowego (parametr Weryfikuj ilość dostępną patrz: Pozostałe Parametry formularza definicji dokumentu, Zakładka formularza definicji dokumentu). Nie ma tu faktycznej rezerwacji pobierającej towar z magazynu (obrotu), tak jak ma to miejsce na dokumencie WZ i analogicznie przy pierwszym typie zamówień (zamówienia z obrotami, z rezerwacją). W tym przypadku można edytować zamówione pozycje podbierając zamówiony towar z rezerwacji (pozostaje informacja jaka ilość towaru została zamówiona, ale można edytować ilość faktycznie rezerwowanych towarów) Parametr dodatkowy: Zamówienia ze wskazaniem do zasobów dzięki temu ustawieniu możliwe jest dokonanie rezerwacji do zasobów magazynowych lub zamówionych u dostawcy. Zamówienie ze wskazaniem do dostawy oczekuje na dostawę i pobiera z niej towar w trakcie przekształcania do dokumentu sprzedaży. Priorytety zamówień algorytmicznych: Lista priorytetów uwzględnianych w wyliczaniu ilości dostępnej przy zastosowaniu zamówień rezerwujących towar ilościowo. Ilość dostępna dla danego zamówienia to stan magazynu pomniejszony o wszystkie rezerwacje zamówień o wyższym priorytecie oraz rezerwacje wcześniejszych zamówień o tym samym priorytecie. Pozostałe parametry standardowej konfiguracji Deklaracja Intrastat 217

218 Parametry deklaracji Intrastat należy ustawić przed rozpoczęciem pracy z systemem. Jest to spowodowane weryfikacją dokumentów do deklaracji Intrastat w chwili ich tworzenia. Dysponujemy trzema ustawieniami dla deklaracji przywozowych i wywozowych: Drukarka fiskalna Nie sporządzać Uproszczona Pełna ustawienie domyślne Podłączenie drukarki fiskalnej wymaga ustawienia odpowiednich parametrów w konfiguracji systemu. Rys. 184 Zakładka Drukarka fiskalna okna konfiguracji Sekcja Drukarka fiskalna Model rozwijalne menu pozwalające na wybór protokołu, w którym enova będzie się komunikowała z drukarką fiskalną. Dostępne są następujące protokoły: 218

219 Sekcja Konfiguracja ELZAB FP600 lub Omega EMAR DUO EMAR DUO Pro INNOVA NOVITUS POSNET POSNET DF301 POSNET Thermal Port komunikacyjny pozwala na określenie, do którego portu jest podłączona drukarka fiskalna. Znajdź drukarkę przycisk uruchamiający automatyczne szukanie podłączonej drukarki. Test drukarki przycisk uruchamiający test połączenia z drukarką. Drukarka podłączona przez port USB parametr wymagany przy podłączaniu większości drukarek do komputera przez port USB. Zezwalaj na sprzedaż w trybie szkoleniowym parametr pozwalający na pracę mającą na celu szkolenie użytkowników i testowanie współpracy urządzenia z systemem przed jego fiskalizacją. Podczas pracy przez Terminal Services używaj sterownika TSFP parametr używany przy pracy w środowisku usług terminalowych. Dotyczy przypadku, gdy drukarka jest podłączona do lokalnego komputera użytkownika pracującego przy użyciu usług terminalowych (np. pulpitu zdalnego) na aplikacji zainstalowanej na serwerze. W takim przypadku włączenie użycia sterowników TSFP powoduje znaczne przyspieszenie komunikacji serwera z lokalną drukarką. W przypadku pracy w trybie terminalowym, system enova wspiera wyłącznie drukarki zgodne z protokołem POSNET. Sterowniki TSFP są dedykowane dla systemów 32-bitowych, przy pracy terminalowej na takich systemach należy w konfiguracji włączyć obsługę TSFP. W przypadku 64-bitowych systemów operacyjnych należy tę obsługę wyłączyć. Symbol drukarki fiskalnej symbol, wg którego zafiskalizowane dokumenty będą grupowane w raporcie fiskalnym w ewidencji dokumentów. Zaleca się aby symbol drukarki miał trzy znaki, aby były to cyfry i drukowane litery (np. A01). Nazwa towaru na paragonie wg cechy pole, w którym wybieramy cechę, której wartość słownikowa przypisana do kartoteki towarowej będzie drukowana zamiast nazwy towaru na paragonie. Jeżeli wartość cechy na kartotece towaru nie będzie wybrana, na paragonie zostanie wydrukowana nazwa towaru z kartoteki. Dodawaj wartość stawki podatku VAT do nazwy towaru pole decydujące o tym, czy stawka VAT będzie dodana do nazwy towaru na wydruku paragonu. Ilość pierwszych znaków nazwy towaru wysyłana do drukarki fiskalnej decyduje ile znaków z nazwy towaru jest wysyłane na drukarkę fiskalną. Różne drukarki drukują różną ilość znaków na paragonach. 219

220 Zezwalaj na fiskalizację sprzedaży w stawce NP jako sprzedaży w stawce ZW po włączeniu tego parametru, gdy na pozycji dokumentu fiskalizowanego znajdzie się towar ze stawką NP, zostanie ona zafiskalizowana ze stawką ZW. Drukuj sposób zapłaty w podsumowaniu paragonu w zależności od typu drukarki i protokołu komunikacyjnego istnieje możliwość drukowania sposobu zapłaty na paragonie. Sekcja Formatowanie paragonów dla drukarek POSNET i zgodnych Minimalna ilość znaków w nazwie towaru parametr określający minimalną liczbę znaków w nazwie towaru. Krótsze nazwy będą uzupełnione spacjami podczas wysyłania ich do drukarki Minimalna ilość znaków w ilości towaru - określenie minimalnej ilości znaków określającej ilość towaru. Niektóre drukarki Posnet wymagają wysłania ilości w postaci złożonej z ciągu znaków nie mniejszej od założonej. Określenie tej liczby spowoduje uzupełnianie danych spacjami podczas wysyłania ich do drukarki. Sekcja Konfiguracja dodatkowa Drukuj numer dokumentu z systemu enova w zależności od modelu drukarki fiskalnej i protokołu ją obsługującego istnieje możliwość, aby numer dokumentu z systemu enova był drukowany na paragonie. Zaznaczenie na tak włącza taką funkcjonalność. Tekst reklamowy drukowany w stopce paragonu w zależności o modelu drukarki i protokołu komunikacyjnego, który ją obsługuje, istnieje możliwość drukowania dowolnego tekstu reklamowego na paragonie fiskalnym. Dla prawidłowego działania drukarki fiskalnej NOVITUS należy w konfiguracji urządzenia wprowadzić następujące ustawienia: Menu Ustawienia -> Menu Konfiguracja -> Menu Komunikacja -> Menu Protokół komunikacyjny należy wybrać: protokół POSNET Menu Ustawienia -> Menu Konfiguracja -> Menu Zgodność -> Menu Źródło linii dodatkowych należy wybrać: STOPKA Menu Ustawienia -> Menu Konfiguracja -> Menu Zgodność -> Menu Linia nr systemowego paragonu należy wybrać: Pierwsza W przypadku drukarek Elzab współpracujących z komputerami pod kontrolą systemu MS Windows w wersji 64-bitowej system enova należy uruchamiać przy pomocy pliku SonetaExplorer32.exe Formularze Towar zakładka enovanet. Pozwala na zdefiniowanie, które pola karty towaru i w jakim układzie mają być wyświetlane w enovanet CRM Zamówienia an zakładce Dodatkowe karty towaru. 220

221 Towar zakładka użytkownika. Pozwala na zdefiniowanie wyglądu kartoteki towarowej. Jednostki W standardowej konfiguracji system umożliwia korzystanie z jednej ze zdefiniowanych jednostek, można jednak dodać dowolną ilość swoich własnych jednostek wraz z przelicznikami. Dodatkowo można ustalać indywidualne przeliczniki na poszczególnych kartach towarowych. Poniżej lista standardowo zdefiniowanych jednostek: szt. (sztuka) precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), podstawowa jednostka ilości, para (para) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), podstawowa jednostka ilości, t (tona) precyzja 3 (3 miejsca po przecinku), jednostka masy, posiada przeliczniki do innych jednostek wagowych, kg (kilogram) - precyzja 3 (3 miejsca po przecinku), posiada przeliczniki do innych jednostek wagowych, dkg (dekagram) - precyzja 1 (1 miejsce po przecinku), posiada przeliczniki do innych jednostek wagowych, gr (Gram) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), posiada przeliczniki do innych jednostek wagowych, dzien (dzień) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), jednostka czasu, godz (godzina) precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), jednostka czasu, kpl (komplet) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), l (litr) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), posiada przeliczniki do innych jednostek objętości, m (metr) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), jednostka długości, m2 (metr kwadratowy) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), jednostka powierzchni, m3 (metr sześcienny) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), posiada przeliczniki do innych jednostek objętości, mies (miesiąc) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), jednostka czasu, opak (opakowanie) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku). 221

222 Kolektory danych Rys. 185 Zakładka Kolektory danych okna konfiguracji Sekcja Kolektory danych: Sekcja Import: Sekcja Eksport: Włącz obsługę kolektorów danych ustawienie SKK powoduje włączenie obsługi kolektorów (Denso) dystrybuowanych przez Firmę SKK. Katalog, w którym znajdują się dane z kolektora należy wskazać katalog dla danych odczytanych z kolektora. Katalog - archiwum danych z kolektora do tego katalogu będą przenoszone pliki po imporcie. Powinien być różny od pozostałych zdefiniowanych katalogów. Katalog, w którym znajdują się dane dla kolektora należy wskazać katalog danych dla kolektora. 222

223 Limit kredytowy Zakładka zawiera zestaw parametrów ogólnych służących do konfigurowania kontroli limitów kredytowych i należności przeterminowanych. Poza ustawieniami ogólnymi system pozwala na ustawienie parametrów szczegółowych w definicjach dokumentów. Parametry: Rys. 186 Zakładka Limit kredytowy okna konfiguracji Sekcja Kontrola limitu i należności przeterminowanych: Podczas zatwierdzania dokumentów handlowych kontroluj przekroczenie limitu kredytowego ustawienie na TAK powoduje ustawienie odpowiednich parametrów definicji dokumentów sprzedaży tworzących płatności. Tym samym zostaje włączona kontrola limitu podczas ich wystawiania. Podczas zatwierdzania dokumentów handlowych kontroluj wartość należności przeterminowanych ustawienie na TAK powoduje, że podczas wystawiania dokumentów działać będzie kontrola należności przeterminowanych według ustawienia dozwolonej kwoty w karcie kontrahenta lub w konfiguracji ogólnej Zawsze dopuszczaj - parametr określa kwotę należności przeterminowanych, która jest zawsze dozwolona, niezależnie od ustawień szczegółowych w kartach kontrahentów (dozwolona jest zawsze większa z tych kwot) 223

224 Sekcja Obliczanie zadłużenia: Ustawienie parametrów tej sekcji decyduje o tym, co będzie uwzględniane w obliczaniu kwoty należności do porównania z limitem. Jeśli zestaw tych parametrów okaże się niewystarczający, w polu Własny algorytm obliczania zadłużenia można wpisać kod wyliczający tę wartość. Wzorzec takiego kodu jest generowany po włączeniu parametru. Magazyny System enova po założeniu bazy danych oferuje dostęp do jednego magazynu o nazwie Firma. Ustawienia parametrów pracy tego magazynu są następujące: Parametry: Rys. 187 Definicja magazynu Algorytm obrotów: domyślnie FIFO pierwsze przyszło, pierwsze wyszło. Szczegółowy opis parametru w sekcji Konfiguracja modułu enova Handel / Ustalanie metody obrotu towarowego w magazynie. Połącz rozchody tylko z wcześniejszymi przychodami - domyślnie włączony. Stany ujemne: domyślnie Zabraniaj brak zezwolenia na sprzedaż poniżej stanu. Towar musi być w magazynie by mógł być sprzedany. Nie 224

225 zaleca się zmiany tego parametru. Modyfikacja dopuszczalna jest jedynie w wyjątkowych sytuacjach. Zastosowanie tego rozwiązania wiąże się z istotnymi konsekwencjami. Najważniejsza to konieczność wprowadzenia dostawy rozchodowanego na minus towaru z datą powstania rozchodu lub wcześniejszą. Kolejne, to niemożność wystawienia korekty do FV, która wygenerowała stany ujemne oraz niemożność zamknięcia okresu magazynowego. Utrzymywanie na stałe ujemnych stanów magazynowych jest niezgodne z konfiguracją i producent oprogramowania nie ponosi odpowiedzialności za błędy, które mogą powstać w konsekwencji takiego postępowania. Marża ujemna: domyślnie Ostrzegaj jeśli towar jest sprzedawany poniżej ceny zakupu - system umożliwia sprzedaż wyświetlając uprzednio ostrzegawczy komunikat. Rezerwacje poniżej stanu: domyślnie Zabraniaj w przypadku korzystania z zamówień z obrotami dzięki zmianie tego parametru będzie można wprowadzić na dokument zamówienia pozycję bez pokrycia magazynowego (Nie mylić z dopuszczanymi stanami ujemnymi). Oddział firmy po włączeniu obsługi firm wielooddziałowych w konfiguracji modułu Handel (zakładka Ogólne) i uzupełnieniu listy oddziałów (Narzędzia, Opcje, Firma, Oddziały firmy) można wskazać do którego oddziału będzie przypisany dany magazyn. Filtr towaru: w celu przypisania danych towarów (grupy towarowej) do magazynu można wpisać wyrażenie filtrujące Uwzględnij w generatorze zamówień: domyślnie włączony. Parametr decyduje, czy podczas użycia Generatora zamówień dany magazyn będzie brany pod uwagę. Okres dostępności magazynu: domyślnie Wszystko. Można wybrać zakres dat tworzący okres, w którym nie będzie można wykonywać operacji w tym magazynie. 225

226 Płatności Formularz zawiera ustawienia określające domyślną tabelę kursową oraz ewidencję bankową i kasową. Pozwala aktywować funkcje związane z limitami kredytowymi. Rys. 188 Zakładka Płatności w sekcji Handel formularza konfiguracji Parametry: Sekcja Płatności: Domyślna tabela kursowa w standardzie tabela średnich kursów NBP Sekcja Domyślne ewidencje : Kasa gotówkowa główna, domyślna ewidencja dla wpłat/wypłat gotówkowych dla firmy Rachunek bankowy główna, domyślna ewidencja bankowa dla wpłat/wypłat odroczonych dla firmy Zmiany wymagają uprzedniego zarejestrowania innych ewidencji. Sekcja Zatwierdzanie dokumentów: Sprawdzarka cen Włącz funkcjonalność zatwierdzania dokumentów w wielu kasach - włącza mechanizm rozliczeń umożliwiający rejestrowanie zapłaty w wielu walutach i do różnych ewidencji. System rozdziela poszczególne płatności wg waluty, ewidencji oraz sposobu zapłaty. Przykładowo jeśli będą dwie płatności do tej samej ewidencji i z tym samym sposobem zapłaty, to zostaną one zsumowane. Sekcja pozwalająca na konfigurację sprawdzarki cen współpracującej z enova. Obecnie dostosowano system do współpracy wyłączne ze sprawdzarkami Elzab LL/LW/LF. 226

227 Towary Sekcja Kody towarów nadawane automatycznie: Kod nadawany podczas zapisu transakcyjność zapisów w bazach typu SQL powoduje, że dane wprowadzane są do bazy dopiero przy zatwierdzaniu (lub zapisywaniu) formularza i wtedy nadawany jest kod dla danego obiektu. Producent umożliwił zmianę momentu nadawania kodu dla towarów, ale odradza zmianę tego parametru. Zmiana spowoduje nadawanie kodu w chwili wywołania formularza, ale może powodować problemy z jego zatwierdzeniem. Ilość znaków kodu towaru parametr o wartości 5 pozwoli zarejestrować kart towarowych w oparciu o automatyczną numerację. Parametr o wartości 5, jako ilość znaków kodu towaru, może być niewystarczający przy wyższej ilości towarów w magazynie niż , jeśli użytkownik, ze względu na swoją specyfikę pracy, rejestruje nowe karty towarowe dla poszczególnych partii dostaw. Brak edycji kodu włączenie parametru powoduje zablokowanie możliwości edycji kodu na karcie towarowej. W przypadku tworzenia nowych kart towarowych kod zostaje nadany automatycznie (autonumerowanie). Kody kreskowe na podstawie kodu towaru po włączeniu parametru dodawany będzie nowy zapis o typie Alfanumeryczny, do pomocniczej tabeli z kodami kreskowymi, dzięki czemu możliwe będzie wyszukiwanie towaru po takim kodzie. Sekcja Standardowe wartości nowych towarów: Standardowy narzut i marża ceny towaru parametry mają wartość 0% przy zakładaniu bazy danych. Mają charakter pomocniczy przy ustalaniu cen Hurtowej i Detalicznej. W oparciu o wartość narzutu wyliczana jest automatycznie cena Hurtowa (liczona od stu, czyli jako narzut), a w oparciu o wartość marży wyliczana jest automatycznie cena Detaliczna (liczona w stu, czyli jako marża). Pomocniczy charakter parametrów oznacza, że są one propozycją i podlegają edycji na kartach towarowych, co umożliwia indywidualizację wartości parametru dla każdego towaru. Standardowa jednostka domyślnie podpowiadana jednostka przy zakładaniu nowej karty towarowej Domyślna stawka VAT sprzedaży - domyślnie podpowiadana wartość przy zakładaniu nowej karty towarowej Domyślna stawka VAT zakupu - domyślnie podpowiadana wartość przy zakładaniu nowej karty towarowej 227

228 Sekcja Ostrzeżenia: Domyślny typ kartoteki - domyślnie podpowiadany typ kartoteki przy zakładaniu nowej karty towarowej Weryfikacja powtórzenia nazwy parametr umożliwia włączenie/wyłączenie ostrzeżenia przy dodawaniu nowego towaru, gdy wprowadzana nazwa już istnieje Weryfikacja powtórzenia EAN - do wyboru możliwe są trzy wartości, w zależności od wyboru, przy próbie wpisania kodu EAN identycznego jak na innej kartotece system zachowa się w następujący sposób: Brak - nie jest wyświetlany żaden komunikat Ostrzeżenie - jest wyświetlane "żółte" ostrzeżenie, można zaakceptować taki kod Błąd - jest wyświetlany błąd i nie można zapisać kartoteki towaru Weryfikacja powtórzenia numeru katalogowego - parametr umożliwia włączenie/wyłączenie ostrzeżenia przy dodawaniu nowego towaru, gdy wprowadzany numer katalogowy już istnieje Sekcja Opakowania kaucjonowane: Sekcja GTIN-13 (GS1): Rozliczanie opakowań i kaucji parametr włączający obsługę opakowań kaucjonowanych Stawka VAT kaucji domyślna stawka VAT dla opakowań kaucjonowanych Okres rozliczeń opakowań w dniach - domyślny okres po którym opakowania kaucjonowane będą fakturowane Stosowanie kodów GTIN-13 parametr włącza obsługę kodów GS1 (GTIN-13), kody te służą do jednoczesnego wyboru towaru z odczytem ilości/ceny za pomocą czytnika kodów kreskowych. Na kartotekach towarowych, na zakładce 'Jednostki i kody' wprowadzono pole dla pierwszych 6 lub 7 znaków kodu GTIN-13 (dla 7 nie może być włączona weryfikacja pierwszej sumy kontrolnej) Sprawdzanie pierwszej sumy kontrolnej GTIN-13 na 7 znaku - parametr włącza weryfikację pierwszej sumy kontrolnej na siódmym znaku kodu GTIN-13. Sekcja Zakres numerów EAN: Początek zakresu numerów EAN początkowa wartość graniczna zakresu kodów dla generatora kodów EAN. Uwaga! Ze względu na brak możliwości wprowadzenia ograniczenia ilości wprowadzanych w konfiguracji znaków należy zwracać szczególną uwagę na poprawność wprowadzanego zakresu. Nie należy kasować zawartości pól zakresu w konfiguracji, gdyż są one niezbędne do wygenerowania kodu. Koniec zakresu numerów EAN końcowa wartość graniczna zakresu kodów dla generatora kodów EAN. 228

229 Urządzenie Na tej zakładce można definiować listę urządzeń służących do odczytu wskazań, wykorzystywanych w umowach dostaw. Sekcja Ogólne: W tej sekcji określa się symbol oraz nazwę Urządzenia, można również zablokować urządzenie za pomocą parametru Blokada Przycisk Definicja Formularza umożliwia dostosowanie wyglądu formularza Urządzenia do własnych potrzeb poprzez dodanie lub usunięcie różnych pól. Ustawienia operatora Rys. 189 Definicja formularza urządzenia Zakładka ustawienia operatora zawiera zestaw parametrów dla danego operatora: Standardowy magazyn wskazany w tym polu magazyn będzie standardowym magazynem wyświetlanym na listach Maksymalny procent rabatu udzielany przez operatora, zero oznacza brak ograniczenia określa jaki maksymalny rabat może zastosować 229

230 operator. Ograniczenie nie działa dla rabatów indywidualnych kontrahentów. W przypadku wybrania kontrahenta, który ma zdefiniowany rabat wyższy od wskazanego, będzie miał zastosowanie rabat indywidualny kontrahenta Domyślny okres dla list domyślne ustawienie filtrowania okresów na listach dokumentów i obrotów w module Handel dla danego operatora. Ręczna zmiana okresu w filtrze na liście zostanie zapamiętana w danej sesji, będzie miała priorytet nad ustawieniem operatora z konfiguracji Indywidualne zapamiętywanie filtrów na listach dokumentów w module Handel włączenie parametru powoduje niezależne zapamiętywanie ustawień filtrów na listach w module Handel dla danego Operatora. Zapamiętywanie działa w obrębie danej sesji, do momentu zamknięcia programu Indywidualne ustawienia filtrów pamiętane są po zamknięciu programu parametr umożliwiający trwałe zapisywanie indywidualnych ustawień filtrów na listach w module Handel dla danego operatora. Wydruki Sekcja Faktura korygująca: Cechy Lista pozycji przed korektą zawiera tylko pozycje korygowane (zmienione) ogranicza drukowanie pozycji przed korektą na fakturze korygującej. Lista pozycji po korekcie zawiera tylko pozycje korygujące (zmienione) ogranicza drukowanie pozycji po korekcie na fakturze korygującej. Cechy mechanizm obejmujący cały system w wersji wyższej niż srebrna - definiowalne przez użytkownika/integratora pola, w których użytkownik zapisuje dodatkowe informacje. Dane te mogą być wykorzystane nie tylko do opisu właściwości obiektów, do których są przyłączone, ale do sortowania danych i raportowania wg nich. Na tej zakładce wymienione są nazwy obiektów (są zarazem listami cech do tych obiektów), dla których najczęściej definiowane są cechy w module Handel. Znalazły się tu listy cech do: Towarów Dokumentów Pozycji dokumentów Magazynów Definicji dokumentów W standardowej konfiguracji nie zdefiniowano żadnych cech. Korzystanie z cech wymaga posiadania przynajmniej licencji złotej i ich zdefiniowania w konfiguracji. 230

231 Zaawansowane zmiany konfiguracji System jest wstępnie skonfigurowany i zaproponowane przez producenta ustawienia mogą być wystarczające do rozpoczęcia pracy. Przed dokonaniem zmian w konfiguracji zalecamy zweryfikowanie, czy zmiany są konieczne. Zmiany w konfiguracji należy powierzyć autoryzowanym partnerom z sieci integratorskiej producenta. Błędna konfiguracja powoduje błędną pracę systemu. Użytkownik może dokonywać zmian w konfiguracji w zakresie określonym w rozdziale Podstawowe zmiany w konfiguracji. W poniższym rozdziale opisano zmiany, których można dokonać w systemie, by dopasować go do specyfiki pracy firmy. Ponieważ nie sposób opisać wszystkie przypadki, przedstawione zostaną podstawowe zmiany i przykłady do nich. Definiowanie dokumentów System wyposażony został w mechanizmy definiowania dokumentów oraz relacji między nimi. Pozwalają one na ukształtowanie systemu pod potrzeby użytkownika, zamiast zmuszać go do dopasowania się do ram systemu. Producent odradza ingerowanie w definicje dokumentów i tworzenie nowych definicji przez osoby niedysponujące odpowiednią wiedzą. Zadania takie należy zlecić autoryzowanym partnerom z sieci integratorskiej producenta. Producent zaleca, aby nowe definicje tworzone były w bazach testowych. Po upewnieniu się co do poprawności ich działania, można wprowadzić nowe definicje do bazy z danymi rzeczywistymi. Nie należy modyfikować standardowych definicji nie mając pewności co do wpływu zmian na działanie dokumentów i systemu. Rozszerzona konfiguracja definicji dokumentów handlowych Domyślne ustawienia nie udostępniają wszystkich zakładek formularza definicji dokumentu. Włączenie parametru Narzędzia Opcje Handel Ogólne Rozszerzona konfiguracja definicji dokumentów handlowych (dla zaawansowanych użytkowników) udostępnia pozostałe zakładki. Włączenie tego parametru udostępnia ponadto definiowanie nowych dokumentów. 231

232 Definicje dokumentów opisane zostały szczegółowo w sekcji Parametry formularza definicji dokumentu (Zmiany konfiguracji / Definiowanie dokumentów). Parametry definicji dokumentu W celu zdefiniowania nowego dokumentu należy określić wszystkie wartości parametrów/pól formularza definicji tego dokumentu. Dodawanie nowej definicji wykonywane jest poprzez kopiowanie wzorca, większość z nich będzie więc już miała poprawne wartości. W celu uzyskania żądanej definicji i poprawnego zachowania nowego dokumentu w systemie należy zmodyfikować niektóre z nich. Poniżej opisano parametry definicji dokumentu i ich wpływ na zachowanie dokumentu. Ogólne zakładka formularza definicji dokumentu Parametry: Sekcja Ogólne: Rys. 190 Zakładka Ogólne definicji dokumentu Definicja bazowa dotyczy definicji utworzonych na podstawie innych, pole puste w większości definicji standardowych Kategoria listy nazwa listy/folderu, na której dokumenty będą wyświetlane Nazwa nazwa dokumentu. Musi być unikalna, 232

233 Sekcja Cena/Wartość: Symbol odpowiednik kodu, określenie, wg którego system odszukuje typ dokumentów. Symbol musi być unikalny, jest wykorzystywany w numeracji dokumentu, Zablokowana ustawienie TAK uniemożliwia wystawianie dokumentu. Zalecane jest blokowanie definicji dokumentów, które nie są wykorzystywane. Zerowa marża Ustawienie: NIE powoduje wyliczanie marży dla dokumentu i zastosowanie dowolnej ceny (typowe dla FV); ustawienie: TAK rejestruje operacje w cenach dostawy danej partii towarowej (typowe dla RW). W takich sytuacjach należy pozostawić pole parametru Domyślna cena puste, Pozycje dokumentu mają zerową cenę i wartość ustawienie na TAK powoduje, że w pozycjach dokumentu cena i wartość będą zerowe i będą podlegać edycji. Ustawienie taki ma zastosowanie np. w zapytaniach ofertowych. Domyślna cena rodzaj ceny pobieranej na dokument w przypadku jego bezpośredniego wystawienia. Jeśli dokument jest podrzędny (generowany z innego), to cena standardowo jest kopiowana z dokumentu nadrzędnego. przykład: dodawany WZ domyślnie podpowiada cenę Hurtową, ale jeśli powstaje automatycznie z FV (dokument nadrzędny) i cena na FV została ręcznie zmodyfikowana, to na WZ (dokument podrzędny) pojawi się cena po modyfikacji}, Liczony od określenie sposobu liczenia VAT (np. od netto dla FV, od brutto dla PAR). Parametr wpływa na sposób prezentowania cen na formularzach i wydrukach. Możliwe ustawienia: Od netto Od brutto Zależy od kontrahenta przy tym ustawieniu sposób liczenia VAT-u w dokumencie będzie zależny od analogicznego ustawienia w karcie kontrahenta, powiązanego z jego statusem Wymuszaj precyzję ceny wskazaną na definicji - parametr odpowiedzialny za precyzję ceny, powiązany z parametrem Precyzja ceny, w którym wskazuje się wartość precyzji. Powoduje, że mimo zdefiniowanej precyzji na karcie towaru na danym dokumencie i tak będzie stosowana precyzja z definicji dokumentu. Szczególnie ważne dla paragonów, ponieważ przy większych precyzjach ustawionych na karcie towarowej nie zawsze uda się wydrukować paragon na drukarce fiskalnej. Precyzja ceny - parametr powiązany z parametrem Wymuszaj precyzję ceny wskazaną na definicji. Służy do wskazania precyzji rozumianej jako ilość miejsc dziesiętnych. Domyślna wartość precyzji wynosi 2. Parametry precyzji ceny dokumentu są przenoszone na dokument korygujący, aby zapewnić jednakowe działanie cen na dokumentach korygowanych i korygujących. Przycisk Limity wartości otwiera okno definiowania limitów wartości dokumentu w różnych walutach. Limity mogą służyć do blokowania zatwierdzania dokumentów o wartości przekraczających limit lub do sterowania rodzajem wydruku w przypadku 233

234 dokumentów sprzedaży (pełny/uproszczony). Zastosowanie limitów wartości opisano szerzej w odrębnym rozdziale. Rys. 191 Określanie limitów wartości dokumentu Numeracja zakładka formularza definicji dokumentu Zakładka Numeracja definicji dokumentu składa się z dwóch paneli po prawej i lewej stronie oraz przycisków umieszczonych po środku (patrz: rysunek poniżej). Okienko po prawej zawiera listę składników numeru, okienko po lewej udostępnia parametry, które można wykorzystać w numeracji. Ustawienie numeracji domyślnej dla dokumentów sprzedaży składa się z: symbolu/serii/ numeru/roku. Symbol pochodzi z definicji dokumentu Numer nadawany automatycznie lub ręcznie w chwili zapisywania dokumentu, domyślnie sześciocyfrowy, dopełniony zerami z lewej strony, Rok zapis dwucyfrowy Seria pojawia się w numeracji tylko w przypadku wypełnienia pola o tej nazwie na formularzu dokumentu. Istnieje możliwość dokonania zmian w sposobie numeracji dokumentów. Parametry (z prawego okna): Definicja.Symbol, Seria, numer (*:6), Data.Year:2, które zalecamy pozostawić w numeracji, mogą ulec modyfikacjom i można zmienić ich kolejność. Zmiany położenia elementu w ciągu numeracyjnym: Na rysunku w prawym oknie zaznaczony jest element Definicja.Symbol. Używając klawisza Przenieś w dół możemy umieścić ten element na kolejnych pozycjach. Podobnie można postąpić z innymi elementami. Zmiana wartości (ilości cyfr) parametru: Parametry numer (*:6) i Data.Year:2 posiadają odpowiednio zapisy/wartości w numeracji sześcio- i dwucyfrowe. Klikając dwukrotnie w dany element, np. numer, uzyskujemy dostęp do formularza 234

235 umożliwiającego zmianę ilości cyfr parametru. Po wybraniu właściwej liczby, zatwierdzamy OK. Rys. 192 Numeracja zakładka formularza definicji dokumentu Dodanie parametru do numeracji: Dodawanie elementu odbywa się poprzez jego zaznaczenie/kliknięcie w lewym oknie i użycie klawisza Dodaj, który zapisuje element w prawym oknie. Parametr należy umieścić na właściwej pozycji. Numeracja miesięczna. Przykład 1: zaznaczając pole Month i przenosząc je do prawego okna, automatycznie uzyskujemy numer miesiąca w numeracji i jednocześnie numeracja liczona jest w trybie miesięcznym (nr 1 dokumentu występuje co miesiąc). Przykład 2: Przenosząc symbol magazynu do prawego okna, uzupełniamy numerację o ten parametr. Nie można usuwać roku z wzoru numeracji. 235

236 Parametry w dolnej części formularza: Inicjuj serię z kodu operatora ustawienie TAK powoduje umieszczenie w numeracji symbolu operatora Podstawowy symbol numeracji jest przepisany z zakładki Ogólne i nie należy go zmieniać. Drugi (alternatywny) symbol numeracji wpisujemy pożądany przez nas symbol, który ma być używany w numeracji zamiast podstawowego. Pole wykorzystywane jest np. do uwspólnienia numeracji dla nowo definiowanych dokumentów z dokumentami standardowymi. Np. Definiując fakturę eksportową o symbolu FE możemy nadać jej w numeracji symbol FV. Nie można wprowadzać zmian w polu parametru: Podstawowy symbol numeracji. Zmiana symbolu w numeracji: W celu wykorzystania alternatywnego symbolu musimy z prawego okna usunąć parametr Definicja.symbol a wprowadzić Definicja/DrugiSymbol (patrz: rysunek). Przykład zastosowania: Użytkownik oczekuje wspólnej numeracji dla faktur sprzedaży w przypadku stosowania dwóch obiegów dokumentów: Z faktury FV powstaje dokument magazynowy WZ Z dokumentu magazynowego WZ 2 powstaje faktura FV 2 W tym celu na definicji dokumentu FV 2 na zakładce Numeracja usuwamy z prawego okna parametr Definicja.Symbol i wprowadzić na pierwszej pozycji Definicja.DrugiSymbol. W polu Drugi (alternatywny) symbol numeracji wpisujemy FV i zatwierdzamy zmiany poprzez zamknięcie formularza przyciskiem OK (lewy górny róg) i potem formularza Opcji klawiszem Zapisz i zamknij. Rys. 193 Parametr określający alternatywny symbol 236

237 Dla definicji dokumentów korekt zalecany jest Symbol korekty. Powoduje on, że symbol dokumentów korekty składa się z litery K i następującego po niej symbolu dokumentu korygowanego. Przykład: dla dokumentu FD korekta będzie miała symbol KFD. Można zachować Symbol pochodzący bezpośrednio z definicji korekty, ale w tym przypadku dokument korekty może nie zawierać symbolu dokumentu korygowanego. Przykład: Jeśli definicja korekty będzie miała własny symbol w numeracji np. KZAK i będzie wykorzystana do korygowania dokumentów FD, to dokumenty korekt będą miały symbol KZAK, a nie KFD. Nie można zdefiniować numeracji bez parametru/właściwości Symbol albo DrugiSymbol, albo SymbolKorekty. Konsekwencją takiej definicji może być brak ciągłości numeracji dokumentów handlowych. 237

238 Wydruki zakładka formularza definicji dokumentu Sekcja Wydruk: Rys. 194 Zakładka Wydruk okna definicji dokumentu (Pierwszy parametr) Ustawienie: TAK zatwierdzenie dokumentu powoduje wydrukowanie pierwszego wydruku z listy (typowe dla FV), ustawienie: NIE rezygnacja z automatycznego wydruku (typowe dla ZK) Nazwa towaru wybór określa, które dane z karty towaru zostaną umieszczone na wydruku i czy podlegają edycji (jeden z parametrów, drugi znajduje się na karcie towaru) Tytuł na wydruku umieszczany w nagłówku na wydruku - nazwa dokumentu, która pojawi się na wydruku Nazwa procedury na fakturze (drukowana pod tytułem) pole umożliwiające wskazanie nazwy procedury, zgodnie z wymaganiami dotyczącymi formalnymi, np. procedura marży dla biur podróży). Nazwę 238

239 Sekcja Drukowanie: można wybrać z listy rozwijanej albo wpisać ręcznie. Może ona też być tworzona przy pomocy cechy wskazanej poniżej. Drugi tytuł dla dokumentów w języku obcym umieszczany na wydrukach dwujęzycznych, np. Dokument sprzedaży English Rodzaj wydruku ma zastosowanie w wydrukach faktur sprzedaży, które mogą mieć formę standardową lub uproszczoną. Dostępne są następujące opcje: Pełny Uproszczony Uproszczony, gdy wartość poniżej limitu Opis wydruku tekst każdorazowo zamieszczany na dokumencie w dolnej części. Podlega modyfikacjom w trakcie wystawiania dokumentu. Pokazuj okno parametrów wydruku dla wydruku domyślnego parametr decyduje, czy ma zostać wyświetlone okno parametrów wydruku w przypadku korzystania z wydruku domyślnego (pierwszego na liście raportów). Standardowo przy zatwierdzaniu dokumentu podpowiada się drukowanie domyślnego wydruku i po jego zaakceptowaniu od razu następuje wydruk, po włączeniu tego parametru przed wydrukiem pokaże się jeszcze okno z parametrami wydruku (oryginał, ilość kopii, duplikat) Ilość kopii dokumentu (drukowana podczas zatwierdzenia) pole do wprowadzenia domyślnej ilości drukowanych kopii, standardowo 1. Drukuj zawsze oryginał standardowo oryginał drukowany jest tylko przy zatwierdzaniu dokumentu, kolejne wywołanie drukowania jest już z domyślnym ustawieniem Duplikat, po włączeniu tego parametru za każdym wywołaniem drukowania formularz parametrów wydruku będzie miał domyślnie ustawione drukowanie Oryginału, Drukuj oznaczenie Oryginał/Kopia parametr decyduje o tym czy na fakturach będą drukowane odpowiednie oznaczenia. Dotyczy dokumentów wystawionych od , w przypadku wcześniejszych faktur wydruk zawsze zawiera oznaczenie Oryginał/Kopia. Drukowanie numerów dokumentów nadrzędnych umożliwia drukowanie numerów powiązanych relacją dokumentów nadrzędnych, np. numeru zamówienia na wydruku faktury powstałej z takiego zamówienia, Drukowanie numerów dokumentów podrzędnych - umożliwia drukowanie numerów powiązanych relacją dokumentów podrzędnych, np. numeru dokumentu magazynowego (WZ) na wydruku faktury, z której powstał taki WZ, Informacje z KRS włączenie parametru spowoduje drukowanie na dokumentach danych zawartych w polu KRS konfiguracji (zakładka Firma, Urzędy i KRS), Zawsze drukuj kod SWIFT włączenie parametru spowoduje stałe włączenie drukowania kodu SWIFT. W przypadku wyłączonego parametru kod SWIFT drukuje się jeśli spełniony jest jeden z warunków: Płatność dokumentu wyrażona jest w walucie obcej Wskazana jest ewidencja bankowa w walucie obcej Kontrahent nie jest krajowy 239

240 Wydruk ceny przed rabatem i rabatu procentowego standardowo system nie pokazuje na wydruku informacji o rabacie i cenie przed rabatem, po włączeniu parametru takie informacje będą drukowane, Drukuj rachunek w PLN dla kontrahenta krajowego, jeśli ewidencja i płatność jest w walucie obcej po włączeniu, jeśli ewidencja bankowa i płatność jest w walucie obcej do dokumentu na kontrahenta krajowego, system drukuje dodatkowo drugi rachunek prowadzony w PLN, Lista pozycji przed korektą zawiera tylko pozycje korygowane (zmienione) - ogranicza drukowanie pozycji przed korektą wyłącznie do pozycji korygowanych, Lista pozycji po korekcie zawiera tylko pozycje korygowane (zmienione) - ogranicza drukowanie pozycji po korekcie wyłącznie do pozycji korygowanych. 240

241 Wprowadzanie zakładka formularza definicji dokumentu Rys. 195 Zakładka Wprowadzenie definicji dokumentu W pierwszej sekcji o nazwie Lista dokumentów znajdują się następujące parametry: Kategoria listy odpowiedni wybór determinuje, na których listach będzie występował dokument i jak będzie traktowany przez system. 241

242 Producent zdecydowanie odradza umieszczania nowo tworzonych dokumentów w kategorii Wewnętrzny. Duplikat wartości parametr jest włączany dla dokumentów, które powstały w oparciu o dokument z tej samej listy i dublują jego wartość (np. FVP jest duplikatem PAR). Na listach dokumentów występuje standardowo filtr Duplikaty, którego wyłączenie eliminuje z listy takie dokumenty (Np. podsumowanie listy faktur z pominięciem duplikatów daje poprawne wartości przychodu). Dozwolone anulowanie parametr decyduje o możliwości anulowania dokumentu. Ustawienie TAK umożliwia anulowanie dokumentu (nadanie mu statusu Anulowany i pozostawienie na liście dokumentów), którego warunkiem jest brak rozliczenia i księgowania danego dokumentu. Anulowanie powoduje wycofanie zobowiązania/należności z Ewidencji Środków Pieniężnych, wycofanie z Ewidencji Dokumentów oraz utratę wpływu dokumentu na stan magazynu. Nazwa daty jedna z dat przechowywanych przez dokument. Parametr jest polem tekstowym wpisana treść jest prezentowana na wydruku dokumentu. Nazwa daty operacji - jedna z dat przechowywanych przez dokument. Parametr jest polem tekstowym wpisana treść jest prezentowana na wydruku dokumentu. Dwie wyżej wymienione daty mogą mieć wpływ na rejestrację dokumentów w Ewidencji Dokumentów oraz na moment powstawania dokumentów podrzędnych. Możliwość zatwierdzania i ponownego przenoszenia dokumentu do bufora Zakaz przenoszenia do bufora dokumentów zatwierdzonych. Uwaga: Nie dotyczy przeniesienia do bufora wraz z dokumentem nadrzędnym. Dokument nie może być w buforze. Sekcja Umowy dotyczy Umowy Usługi Cyklicznej UC i Umowy Dostawy UD Cykl fakturowania określa cykl fakturowania umowy: jednorazowy dzienny tygodniowy miesięczny roczny Rodzaj umowy parametr określający czy jest to Umowa Usługi Cyklicznej czy Umowa Dostawy. Sposób obsługi dni wolnych. 242

243 Sekcja Kontrahent i jej parametry: Wprowadzanie kontrahenta parametr decyduje o tym, czy kontrahent jest wprowadzany na dokument i w jakim momencie. W przypadku wyboru Nie wymagany, odpowiednie pole nie pojawia się na formularzu dokumentu. Filtr kontrahenta w zdefiniowaniu filtru zalecane jest wsparcie integratora systemu. Zdefiniowanie filtra ogranicza listę kontrahentów na pomocniczej liście wywoływanej z poziomu formularza dokumentu. Dozwolony incydentalny ustawienie TAK dopuszcza użycie karty kontrahenta!incydentalny (standardowa karta systemu wykorzystywana np. na paragonach, której nie wolno modyfikować). Pozwalaj na wykluczonego kontrahenta decyduje czy system ma pozwalać tylko ostrzegać, czy też zabraniać używania zablokowanego kontrahenta. Sekcja Towary zawiera następujące parametry: Edycja pozycji parametr określa reguły dotyczące dodawania oraz edycji pozycji dokumentu (w pewnym zakresie). Możliwe ustawienia: Dodawanie i edycja pozycje dokumentu mogą być dodawane i edytowane bez ograniczeń Zakaz dodawania dodawanie nowych pozycji nie jest możliwe, można jednak edytować i usuwać istniejące pozycje ustawienie jest stosowane w definicjach dokumentów generowanych w relacji do innych dokumentów Zakaz dodawania i kasowania można jedynie edytować istniejące pozycje (w zakresie na który pozwalają inne parametry) Zakaz edycji pozycji dodawanie, usuwanie i edycja pozycji są niedostępne Dodawanie tylko usług można dodawać pozycje, ale tylko takie, które dotyczą usług, pozostałe pozycje nie mogą być edytowane i usuwane Edycja cen, dodawanie tylko usług jw., przy czym w pozostałych pozycjach można edytować ceny Dodawanie tylko opakowań można dodawać pozycje, ale tylko takie, które dotyczą opakowań, pozostałe pozycje nie mogą być edytowane i usuwane Filtr stanu towaru odpowiednie ustawienie filtra ogranicza listę towarów na pomocniczej liście wywoływanej z poziomu formularza dokumentu. Filtruj wg dostawcy: Nie towary nie będą filtrowane. Z kartoteki towary są ograniczone do towarów na których wypełnione jest pole dostawcy Z dokumentu towary są określone wg dostawców pobieranych z dokumentów. Ustawienie przydatne m.in. na dokumentach sprzedaży ze składów konsygnacyjnych w połączeniu ze wskazaniem partii. Filtr stanu towaru ogranicza pomocniczą listę wywoływaną z poziomu formularza dokumentu do stanu towarów i usług: 243

244 dowolnego, dodatniego, dodatniego i usług, zerowego, niezerowego, ujemnego Filtr typu towaru - ogranicza listę towarów na pomocniczej liście wywoływanej z poziomu formularza dokumentu. Dostępne opcje: Razem Towary Usługi Produkty Receptury Produkty i usługi Nie usługi będą wyświetlane wszystkie towary poza usługami Towary UE będą wyświetlane wszystkie towary z kodem CN Towary nie UE - nie będą wyświetlane towary z kodem CN Opakowania będą wyświetlane tylko opakowania Nie opakowania wszystkie poza opakowaniami Filtr towaru w zdefiniowaniu filtru zalecane jest wsparcie integratora systemu. Zdefiniowanie filtra ogranicza listę towarów na pomocniczej liście wywoływanej z poziomu formularza dokumentu. Pokaż niezerowe wykluczone ustawienie parametru na tak spowoduje wyświetlanie na pomocniczej liście wywołanej z poziomu formularza również towarów wykluczonych, których stan jest różny od zera. Waluta pozycji ustawienie decyduje o tym, jak będzie ustalana waluta w pozycji dokumentu. W przypadku, gdy waluta cennika i pozycji dokumentu są niezgodne, nastąpi odpowiednie przeliczenie ceny po kursie bieżącym. Dostępne są opcje: Z karty kontrahenta Z definicji dokumentu Z cennika Wybór partii i zasobu dotyczy dokumentów rozchodu - parametr decyduje o możliwościach wskazywania partii towaru lub zasobu podczas wystawiania dokumentu. Działa wspólnie z sąsiednim parametrem, który decyduje o tym, czy ustawienie dotyczy partii, czy zasobu. Możliwe ustawienia: Dozwolony podczas wystawiania dokumentu (edycji pozycji) można wskazać zasób/partię, które mają być pobrane Zabroniony wskazywanie partii/zasobu jest niedostępne Według karty towaru o możliwości wyboru partii/zasobu decyduje analogiczne ustawienie z karty towaru, a nie z definicji dokumentu Wymuszony przy dodawaniu pozycji działanie zgodnie z nazwą Wymuszony przy zatwierdzaniu jw. Automatyczny podczas dodawania pozycji system automatycznie wybiera dla nich partie/zasoby 244

245 Sekcja Blokady: Sekcja Inne: Kopiowana lub dozwolona ilość towaru określa jaka ilość towaru może być wprowadzona na dokument przez operatora lub ustalona podczas generowania dokumentu w relacji. UWAGA: w przypadku relacji działa tylko w relacjach Kopiowania, czyli nie dotyczy relacji handlowomagazynowej i korekty. Możliwe ustawienia i ich znaczenie: Dowolna towar wprowadzany lub kopiowany w dowolnej ilości, bez względu na stan w magazynie. Przy wyłączonych stanach ujemnych w definicji magazynów może mieć zastosowanie wyłącznie w dokumentach, które nie tworzą obrotu. Do ilości stanu ilość towaru wprowadzanego lub kopiowanego nie może przekroczyć ilości stanu magazynowego. Przykład: Na zamówieniu (ZO) jest 10 szt. towaru, którego stan wynosi 8 szt. Przekształcenie zamówienia do faktury (FV) przeniesie 8 szt. Dowolna lub brakująca działanie jak Dowolna, z jednym wyjątkiem: w przypadku generowania dokumentu przychodowego z innego dokumentu na dokumencie wynikowym będą ilości brakujące, czyli wynikające z różnicy pomiędzy ilością na dokumencie źródłowym i stanem magazynowym. Przykład: Na zamówieniu od odbiorcy (ZO) jest 10 szt. towaru, którego stan wynosi 8 szt. Przekształcenie ZO do zamówienia do dostawcy (ZD) przeniesie 2 szt. (tyle brakuje do realizacji ZO). Kopiowanie cech z dostawy dotyczy dokumentów rozchodu, zaznaczenie powoduje przenoszenie cech z pozycji dokumentu przychodu, który utworzył zasób, na pozycję dokumentu rozchodu, który ten zasób pobiera. Parametr działa tylko wtedy, gdy na pozycji dokumentu rozchodu nastąpi wskazanie zasobu, czyli gdy pobiera ona tylko jeden zasób. Blokada edycji daty głównej - blokuje możliwość zmiany głównej daty dokumentu Blokada edycji wyboru magazynu - blokuje możliwość zmiany magazynu na formularzu dokumentu Blokada edycji daty operacji - blokuje możliwość zmiany daty operacji Blokada edycji daty otrzymania - blokuje możliwość zmiany daty otrzymania Nie sprawdzaj wymagalności wprowadzania cech Uwzględnij w generatorze zamówień włączony parametr umożliwia wykorzystanie dokumentu w mechanizmie Generatora zamówień (generujący zamówienia do dostawców) znajdującego się na liście Cennika (lub Stanów magazynowych) Wymagane cechy pole z możliwością dodania (lub usunięcia wcześniej dodanej) cechy wymaganej dla danej definicji dokumentu z rozróżnieniem na cechy do dokumentu i pozycji dokumentu. Jeśli cecha nie została zdefiniowana jako wymagana, to dzięki tej opcji można wymusić jej uzupełnienie na formularzu dokumentu. Cechy muszą być wcześniej zdefiniowane w konfiguracji (Narzędzia, Opcje, Handel, Cechy). Przycisk Dodaj/Usuń cechy dokumentów (pozycji dokumentów) otwiera okno z 245

246 konfiguracyjne. Dodanie cechy wymagalnej odbywa się przez przeniesienie wybranej cechy z okna Dostępne cechy do okna Wyświetlane cechy (pola). Usunięcie cechy wymaganej polega na przeniesieniu danej cechy w przeciwną stronę, czyli z okna Wyświetlane cechy (pola) do okna Dostępne cechy. Rys. 196 Okno cech wyświetlanych na formularzu 246

247 Formularz zakładka formularza definicji dokumentu Parametry: Rys. 197 Zakładka Formularz definicji dokumentu Sekcja Lista i dodawanie: Dodawanie dokumentu parametr określa sposób pojawiania się dokumentu w systemie 247

248 Dodawany oznacza możliwość dodania dokumentu na odpowiedniej liście przez operatora za pomocą przycisku lub klawisza <Insert>. Dodawany domyślnie oznacza jw. oraz to, że wśród wielu dokumentów dodawanych na liście będzie się znajdował na pierwszym miejscu. Jego nazwa jest też widoczna na przycisku dodawania dokumentu. Uwaga jeśli na danej liście występuje więcej dokumentów, o tak ustawionym parametrze, to system zaproponuje je w kolejności alfabetycznej. Niedodawany dokument powstaje tylko z przekształcenia z innego dokumentu. Przykład: Korekta do faktury lub Faktura do paragonu. Klawisz dodawania skrót klawiaturowy, którym można wywołać dokument. Wypełnienie pola nie jest wymagane. Uwaga w pole należy wpisać dużą literę. Nie wolno powielać skrótów dla całego systemu. Przykład: Jeśli zastosujemy literę F dla dokumentu FF to na liście sprzedaży utracimy możliwość filtrowania funkcją <Ctrl+Shift+F>. Sekcja Wygląd formularza: Blokada edycji dokumentu włączenie uniemożliwia edytowanie dokumentu przez operatora. Zalecane włączenie np. dla dokumentu MMW/MMP (Przesunięcie międzymagazynowe wydanie/przyjęcie) Wygląd nagłówka określa dostępne pola na pierwszej zakładce Ogólne formularza dokumentu, ponad tabelą pozycji. Dostępne wartości (zdefiniowane standardowo nagłówki) przedstawia rysunek poniżej. Wybranie wartości Definiowalny1 lub Definiowalny2 daje możliwość samodzielnego zdefiniowania nagłówka i podsumowania dokumentu, zostaje aktywowany sąsiedni klawisz D, a jego naciśnięcie otwiera okno definiowania nagłówka, w którym można wybrać pola jakie mają występować w nagłówku dokumentu, określić ich rozmieszczenie i rozmiar. 248

249 Rys. 198 Wartości parametru Wygląd nagłówka Rys. 199 Okno definiowania nagłówka 249

250 Przykłady wyglądu nagłówka przy ustawieniu Prosty i Zaawansowany: Rys. 200 Wygląd nagłówka przy wartości parametru Prosty Rys. 201 Wygląd nagłówka przy wartości parametru Zaawansowany Wygląd drugiego nagłówka ustawienia i znaczenie parametru takie jak dla nagłówka pierwszego. Poniżej przykład wyglądu formularza dokumentu przy ustawieniu: Nagłówek = Prosty, Nagłówek drugi = Kurs 250

251 Rys. 202 Wygląd formularza dokumentu przy ustawieniu: Nagłówek = Prosty, Nagłówek drugi = Kurs Wygląd podsumowania - określa dostępne pola na pierwszej zakładce Ogólne formularza dokumentu, pod tabelą pozycji. Dostępne wybory przedstawia rysunek poniżej. Rys. 203 Wartości parametru Wygląd podsumowania Poniżej pokazano przykład wyglądu podsumowania dokumentu na zakładce Ogólne przy ustawieniu wartości parametru Płatność Wartość. Rys. 204 Wygląd podsumowania przy ustawieniu Płatność Wartość Sekcja Edycja pozycji dokumentu: Po zmianie wartości pozycji wartość pozycji na dokumencie jest polem edytowalnym. W zależności od ustawienia parametru osiągamy różny efekt zmian. Ustawienia: 251

252 Zakaz zmiany nie pozwala na edycję wartości Przelicz rabat wylicza nowy rabat, aby przy zachowanej cenie przed rabatem uzyskać wprowadzoną wartość pozycji. Przelicz ilość - wylicza nową ilość, aby przy zachowanej cenie i rabacie uzyskać wprowadzoną wartość pozycji (np. sprzedaż paliwa). Przelicz cenę - wylicza nową cenę, aby przy zachowanej ilości i rabacie uzyskać wprowadzoną wartość pozycji. Blokada zmiany ceny pozycji ustawienie TAK nie pozwala na edycję ceny na dokumencie. Niemniej należy pamiętać, że cena końcowa może ulec zmianie np. poprzez edycję rabatu lub wartości pozycji. Pozwalaj na zerową wartość pozycji ustawienie TAK pozwala na wprowadzenie na dokument pozycji z ceną zero (np. gratisy na dokumencie magazynowym) Dopuszcza niezgodność wartości ustawienie TAK pozwala zachować ręcznie wyedytowaną wartość pozycji (może się okazać, że ilość razy cena nie równa się wartości). Ustawienie NIE powoduje, że system po ręcznym wprowadzeniu wartości wylicza i ewentualnie zaokrągla cenę, po czym mnoży ją razy ilość i wylicza ponownie wartość (wartość wprowadzona od wyliczonej może się różnić w skutek zaokrągleń, ale ilość razy cena = wartość) Używaj alternatywnej jednostki ilości funkcja w przygotowaniu. Jej celem, w przypadku ustawienia parametru TAK na dokumencie podrzędnym, będzie zapisanie na tym dokumencie pozycji w jednostce alternatywnej, gdy dokument nadrzędny zapisał pozycję w jednostce podstawowej. Sekcja Zatwierdzanie dokumentu: Pozwalaj na zatwierdzanie dokumentu bez pozycji ustawienie na TAK ma zastosowanie np. w zapytaniach ofertowych, które mogą nie mieć pozycji, a jedynie opis. Sposób aktualizacji ceny towaru parametr decyduje o tym, czy w skutek zatwierdzania dokumentu nastąpi przeliczenie cen na karcie towaru. Standardowo parametr jest włączony (ustawienie Zaproponuj na zatwierdzenie ) dla dokumentów ZK (faktura zakupu) i PZ (przyjęcie zewnętrzne). Możliwe ustawienia: Brak zatwierdzenie dokumentu nie powoduje zmian cen. Zawsze automatycznie nastąpi automatyczna i natychmiastowa zmiana odpowiednio zdefiniowanych cen na karcie towaru, bez powiadomienia operatora. Zaproponuj na zatwierdzenie zatwierdzenie dokumentu wywoła dodatkowe okno, które umożliwi operatorowi wskazanie towarów, dla których ma nastąpić zmiana cen. Zamknięcie okna bez zmiany jego parametrów nie powoduje zmian cen. Potwierdzaj na zatwierdzenie - zatwierdzenie dokumentu wywoła dodatkowe okno, które wykaże zmienione ceny na kartach. Możliwa jest jeszcze rezygnacja ze zmian. Zatwierdzenie okna bez zmiany jego parametrów powoduje zmiany cen. 252

253 Rys. 205 Okno zatwierdzania, zakładka Przecena, gdy parametr ma wartość Zaproponuj na zatwierdzenie Uzyskanie zmian cen na karcie towarowej wskutek zarejestrowania i zatwierdzenia w systemie dokumentu zakupu/przyjęcia ze zmienionymi cenami przyjęcia wymaga odpowiedniego skonfigurowania trzech elementów: definicji dokumentu (co zostało opisane powyżej), definicji ceny i karty towarowej. 253

254 Pozostałe zakładka formularza definicji dokumentu Parametry: Sekcja VAT i fiskalizacja Rys. 206 Zakładka Pozostałe definicji dokumentu Edycja stawki VAT Ustawienie TAK pozwala na pozycji dokumentu zmienić domyślną stawkę VAT na inną zarejestrowaną w systemie. Ustawienie NIE nie dopuszcza zmian, dokument pobiera stawkę z karty towarowej. 254

255 Drukowany na drukarce fiskalnej ustawienie TAK wymaga do zatwierdzenia dokumentu podłączenia do systemu drukarki fiskalnej. Możliwy jest zapis do bufora przy braku drukarki. Parametr jest włączony np. na definicji paragonu PAR. Zmiana na NIE umożliwiłaby zatwierdzenie PAR bez drukarki fiskalnej, jednak dokument nie miałby oznaczenia fiskalizacji na zakładce Dodatkowe. Rodzaj wydruku pole wyboru, którego ustawienie decyduje, czy dokument będzie drukowany przez drukarkę fiskalną w formie paragonu, czy faktury. Warunkiem jego aktywności jest ustawienie na TAK parametru Drukowany na drukarce fiskalnej. Sposób liczenia VAT parametr decyduje o sposobie liczenia VAT przez dokument, wynik jest zapisywany do tabeli VAT na zakładce Dodatkowe dokumentu. Zasadniczo wyliczenie VAT przewidziane jest na potrzeby ewidencji księgowej (ale decydują o tym też inne parametry). Ustawienia: Nie liczyć VAT nie jest liczony (choć widoczny może być np. w podsumowaniu dokumentu. Przykład: WZ wydanie zewnętrzne). Jednocześnie takie ustawienie dezaktywuje parametr Inicjacja stawki VAT. Liczyć liczy VAT od sumy wartości w danej stawce, zazwyczaj wg stawki z karty towarowej. Przykład: FV faktura sprzedaży. Korygowany jak wyżej z możliwością ręcznej korekty VAT. Chodzi o korygowanie groszowych różnic wynikających z innej wartości podatku VAT naliczonego np. na fakturze zakupu. Ustawienie Korygowany zastosowano na dokumencie ZK (faktura zakupu). Z dokumentów nadrzędnych VAT nie jest liczony przez dokument lecz przeniesiony z dokumentu nadrzędnego. Przykład: VAT na FVP (faktura do paragonu) przenoszony jest z PAR (paragonu). Liczyć proporcjonalnie VAT liczony jest od wartości zapłaty. Przykład: FZAL (zaliczkowa faktura sprzedaży) Korygowany proporcjonalnie - VAT liczony jest od wartości zapłaty, lecz z możliwością ręcznej korekty. Chodzi o korygowanie groszowych różnic wynikających z innej wartości podatku VAT naliczonego np. na fakturze zaliczkowej zakupu. Ustawienie Korygowany proporcjonalnie zastosowano na dokumencie ZZAL (faktura zaliczkowa zakupu). Definicja dokumentu korygowanego i korygującego musi mieć to samo ustawienie parametru Sposób liczenia VAT. 255

256 Parametr Sposób liczenia VAT ma wpływ na sposób liczenia VAT i płatności dla dokumentu podrzędnego (patrz Relacje). Wartość podrzędnego zostanie policzona jako wartość różnicy między tabelą VAT dokumentu podrzędnego, wynikającą z jego pozycji i tabelą VAT nadrzędnego, gdy zastosuje się następujące ustawienia powyższego parametru: Korygowany, Liczyć proporcjonalnie, Korygowany proporcjonalnie. Inicjacja stawki VAT parametr określa skąd pobierana jest stawka VAT dla pozycji dokumentu i jakie wartości może przybierać standardowo. Ustawienia: Sprzedaży stawka pobrana z karty towarowej z pola VAT sprzedaży Zakupu stawka pobrana z karty towarowej z pola Stawka VAT zakupu 0% - narzuca stawkę 0% Sprzedaży / 0% / NP dla kontrahentów krajowych stawka zostanie pobrana z karty towarowej z pola Stawka VAT sprzedaży, dla zagranicznych 0% w przypadku towarów, NP w przypadku usług. Zakupu / 0% / NP dla kontrahentów krajowych stawka zostanie pobrana z karty towarowej z pola Stawka VAT zakupu, dla zagranicznych 0% w przypadku towarów, NP w przypadku usług. Wg daty: parametr decyduje według jakiej daty ma być liczony VAT. Możliwe ustawienia: wystawienia dzisiejszej operacji okresu rozliczeniowego Definicja dokumentu korygowanego i korygującego musi mieć to samo ustawienie parametru Inicjacja stawki VAT. Sekcja Księgowość i płatności: Zbiorcze księgowanie kasy włączenie parametru TAK, powinno się odbyć przy pustym polu parametru Definicja ewidencji księgowej. Takie ustawienie spowoduje zebranie wszystkich dokumentów powstałych z tej definicji do dokumentu zbiorczego, który trafi do Ewidencji Dokumentów. Parametr zastosowano dla paragonów (PAR), dla których zbiorczy dokument jest odpowiednikiem raportu dobowego z drukarki fiskalnej. Źródło waluty płatności parametr decydujący o tym, skąd ma być pobierana waluta płatności. Dostępne opcje: Z kartoteki kontrahenta Z definicji dokumentu 256

257 Domyślna waluta płatności określenie z jaką domyślnie walutą płatności ma się inicjować dokument. Definicja dokumentu korygowanego i korygującego musi mieć tę samą walutę płatności. Oznacza to, że dokumenty korygowane, które posiadają na swojej definicji dokumentu różne waluty, nie mogą być korygowane w oparciu o tę samą definicję dokumentu korekty. Kierunek płatności parametr decyduje o tym, czy z danym dokumentem powiązana jest płatność. Wartości parametru: Brak z dokumentem nie jest powiązana płatność. Na dokumencie nie występuje zakładka Płatności. Przychód płatności do dokumentu zasadniczo traktowane są jako należność (korekty mogą być już i należnością, i zobowiązaniem). Występuje zakładka Płatności na dokumencie, ceny podlegają mechanizmom rabatowania. Rozchód - płatności do dokumentu zasadniczo traktowane są jako zobowiązania (korekty mogą być już i należnością, i zobowiązaniem). Występuje zakładka Płatności na dokumencie. Kierunek zaliczki parametr decyduje o tym czy z danym dokumentem powiązana jest zaliczka. Zaliczki są przepinane na dokument docelowy/podrzędny o ile występuje do niego płatność. Wartości parametru: Brak z dokumentem nie jest powiązana płatność. Na dokumencie nie występuje zakładka Płatności. Przychód płatności do dokumentu zasadniczo traktowane są jako należność (korekty mogą być już i należnością, i zobowiązaniem). Występuje zakładka Płatności na dokumencie, ceny podlegają mechanizmom rabatowania. Rozchód - płatności do dokumentu zasadniczo traktowane są jako zobowiązania (korekty mogą być już i należnością, i zobowiązaniem). Występuje zakładka Płatności na dokumencie. Nie wpływa na ostatnią cenę zakupu/sprzedaży włączenie parametru powoduje, że podczas jego zatwierdzania nie będzie aktualizowana ostatnia cena zakupu/sprzedaży. Edycja wartości dokumentu parametr decyduje o tym czy wartość dokumentu może być zmieniana. Ustawienia: Zakaz zmiany oznacza, że dokument ma wartość, która nie podlega edycji i jest w walucie ustawionej w polu parametru Waluta płatności Pozwalaj na edycję umożliwia przeliczenie i zmianę waluty płatności na dokumencie (wykorzystane na dokumencie FIUE) Pozwalaj na mniejszą kwotę pozwala na zmniejszenie kwoty zapłaty. VAT liczony tylko od kwoty zapłaty (zastosowano na definicji dokumentu FZAL faktura zaliczkowa) 257

258 Data kursu parametr decyduje o tym, według której daty ma być pobierany kurs z tabeli. Możliwe opcje: Data data wystawienia Data operacji (zakupu/sprzedaży) Data obcy wystawienia obcego dokumentu (dotyczy zakupu) Kurs wg daty parametr decyduje w jaki sposób ma być pobierany kurs waluty na dokument. obowiązywania ogłoszenia Termin płatności liczony od: daty wystawienia termin płatności jest liczony od daty wystawienia dokumentu widniejącej na zakładce ogólne formularza dokumentu. daty operacji termin płatności jest liczony od daty operacji rzeczywistej daty wystawiania dokumentu pobieranej z systemu operacyjnego. Kontrola limitu kredytowego i należności po terminie włączenie parametru powoduje, że podczas wystawiania dokumentu będzie kontrolowane przekroczenie przez kontrahenta limitu kredytowego i dozwolonej kwoty przeterminowanych należności. Zatwierdzanie dokumentu po przekroczeniu limitu działa wspólnie z poprzednim parametrem, jest aktywny po jego włączeniu. Decyduje o możliwości zatwierdzenia dokumentu po przekroczeniu limitu kredytu lub należności po terminie. Możliwe ustawienia: Dozwolone po przekroczeniu limitu zostanie wyświetlone ostrzeżenie, ale dokument będzie można zatwierdzić. Zabronione po przekroczeniu limitu zatwierdzenie dokumentu nie będzie możliwe Wg prawa operatora zatwierdzenie dokumentu będzie dostępne dla operatora z odpowiednim uprawnieniem, niedostępne dla operatora bez tego uprawnienia Źródło definicji ewidencji parametr decydujący o tym, skąd jest pobierana definicja ewidencji księgowej, do której trafi dokument. Źródłem definicji ewidencji może być między innymi cecha. Jeśli zostanie wybrany ten wariant, należy pamiętać o poniższych warunkach: Wymagania co do cechy: cecha jest cechą dokumentu handlowego cecha musi być referencyjna referencja musi być skierowana na tabelę DefDokumentów oczekuje się cechy algorytmicznej, która w swojej implementacji zwróci żądaną definicję ewidencji cecha musi być wcześniej zdefiniowana, tzn. nie można w jednej sesji konfiguracyjnej dodać cechę i użyć jej na definicji dokumentu (to jakiś problem systemowy). Zalecenia co do stosowania cech do określenia definicji ewidencji: Wszystkie możliwe definicje ewidencji, które cecha może zwrócić dla danego dokumentu, powinny być tego samego typu. 258

259 Ze względu na to, że moduł Ewidencji dokumentów sięga do definicji dokumentu po typ definicji ewidencji zalecamy stosowanie opcji 'Z cechy dokumentu lub z definicji' i wybranie na definicji takiej definicji ewidencji, której typ jest zgodny z typem definicji ewidencji zwracanej przez cechę. To powinno zapewnić prawidłową identyfikację typu ewidencji w module ewidencji dokumentów. Definicja ewidencji księgowej parametr określa, do której szczegółowej ewidencji w module Ewidencji Dokumentów trafi dany dokument. Do wyboru pozostają standardowe ewidencje lub nowo zdefiniowane. Brak wypełnienia oznacza, że dokument nie pojawi się w Ewidencji Dokumentów. Parametr Definicja ewidencji księgowej powinien być poprawnie określony zanim zostaną wystawione w systemie dokumenty w oparciu o daną definicję dokumentu. Jeśli parametr zostanie zmieniony później to będzie to miało zastosowanie tylko dla nowo wystawianych dokumentów. Jeśli będziemy chcieli zmienić ewidencję starych dokumentów, konieczne będzie wykonanie czynności opisanych w rozdziale Zmiana ewidencji księgowej dokumentu. Ewidencja na podstawie korygowanego - po włączeniu ewidencja przypisywana do dokumentu korekty pobierana jest na podstawie dokumentu korygowanego. Ustawienie pozwala na stworzenie jednej definicji korekty, która będzie mogła korygować wiele dokumentów o różnych definicjach handlowych i różnych ewidencjach księgowych (Należy jednak pamiętać, że pewne parametry dla definicji dokumentu i definicji korekty przypiętej do niego muszą mieć identyczne ustawienia: waluta, inicjacja stawki VAT, kierunek płatności, kierunek magazynowy). Definicja dokumentu korygowanego i korygującego musi mieć ten sam kierunek płatności lub zaliczki. Sposób zapłaty jeśli parametr jest pusty, sposób zapłaty pobierany jest z kartoteki kontrahenta. Wypełnienie sposobu z domyślnego słownika narzuca sposób zapłaty (zastosowano GOTÓWKA na fakturze zaliczkowej FZAL). Tylko plan spłat parametr powiązany z kierunkiem zapłaty, wymaga również pustego pola w parametrze Definicja ewidencji księgowej. Ustawienie TAK oznacza, że nie jest generowana płatność do dokumentu (nie ma jej w Ewidencji Środków Pieniężnych), a płatność na zakładce Płatności dokumentu jest tylko planem zapłaty, który może być drukowany na dokumencie. Dopuszczaj płatności w różnych walutach ustawienie na TAK powoduje, że podczas edycji dokumentu z wieloma płatnościami można w nich będzie ustawić różne waluty. 259

260 Sekcja UE Intrastat: Sekcja Magazyn: Uwzględnij na deklaracji Intrastat ustawienia decydują o pobieraniu przez deklarację Intrastat danych z danego typu dokumentu. Ustawienia: Nie uwzględniaj Przywóz w podrzędnym ustawienie pozwala zachować ustawienie Przywóz w dokumencie podrzędnym (zastosowano na FIUE) Wywóz w podrzędnym ustawienie pozwala zachować ustawienie Wywóz w dokumencie podrzędnym Przywóz dane z dokumentu uwzględnione w Intrastacie przywozowym Wywóz dane z dokumentu uwzględnione w Intrastacie wywozowym Rodzaj transakcji wartość wybrana ze słownika będzie przenoszony domyślnie na dokument z możliwością zmiany. Uprości to wypełnianie dokumentów danego typu Warunki dostawy wartość wybrana ze słownika będzie przenoszony domyślnie na dokument z możliwością zmiany. Uprości to wypełnianie dokumentów danego typu Rodzaj transportu wartość wybrana ze słownika będzie przenoszony domyślnie na dokument z możliwością zmiany. Uprości to wypełnianie dokumentów danego typu Kierunek określa, czy dokument dotyczy rozchodu czy przychodu. Nadanie wartości innej niż Brak nie oznacza jeszcze, że dokument będzie powodował ruch towarów w magazynie. O tym, czy dokument będzie wpływał na stan magazynu decyduje jeszcze parametr Typ partii. Na dokumentach wpływających na stan magazynu i ich korektach kierunek musi być taki sam. Typ partii parametr decyduje o sposobie wpływania na stan magazynu. Ustawienia: Brak nie ma wpływu na magazyn Magazynowy wpływa na stan magazynu, powoduje zmiany w zasobach, co skutkuje zmianą danych na na listach informujących o stanie magazynu Zarezerwowany Nie używać! Ustawienie wykorzystywane na dokumentach tymczasowych tworzonych i kasowanych przez system automatycznie, dedykowane rezerwacjom współpracującym z magazynowymi dokumentami rozchodu towarów. Zamówiony - rezerwuje zasoby dla transakcji docelowej. Powoduje zdjęcie towaru ze stanu magazynu oraz wykazanie na listach w stanie zamówień. Po przekształceniu do dokumentu docelowego rezerwacja jest zwalniana (przestaje być wykazywana na listach 260

261 zamówień, o ile przekształcenie było w 100%), a partia jest wiązana z dokumentem docelowym. Jest stosowane w definicji zamówienia z obrotami (uwaga to nie jest standardowe ustawienie). Zamówiony zasób nie rezerwuje zasobów, nie pomniejsza stanu magazynu. Powoduje wykazanie na listach w stanie zamówień. Po przekształceniu do dokumentu docelowego towar przestaje być wykazywany na listach zamówień (o ile przekształcenie było w 100%). Przykładem może być standardowe zamówienie odbiorcy ZO. Uwaga. Może pomniejszać ilość dostępną, jeśli w definicji zamówienia włączono parametr Rezerwacja ilościowa. Moment operacji parametr decyduje o tym w którym momencie dokument będzie oddziaływał na stan zamówień lub stan magazynu zgodnie z ustawieniem parametru Typ partii. Ustawienia: Podczas zatwierdzania dokument wpłynie na stan zamówień lub stan magazynu po zatwierdzeniu (np. PZ przyjęcie zewnętrzne zwiększy stan towarów po zatwierdzeniu). Zapis do bufora dokument wpłynie na stan zamówień lub stan magazynu już wtedy, gdy jest zapisany w stanie w buforze (np. dokumenty tymczasowe tworzone przez system automatycznie). Za pomocą rezerwacji ustawienie dotyczy dokumentów rozchodu i powoduje, że dokument, który nie został jeszcze w ogóle zapisany (został zainicjowany przez operatora i jest edytowany) lub jest zapisany jako niezatwierdzony, rezerwuje zasoby za pomocą tymczasowych dokumentów systemowych REZ. Po zatwierdzeniu dokumentu rozchodu tymczasowe dokumenty REZ są usuwane, a w ich miejsce powstaje standardowy rozchód zarezerwowanych przez nie zasobów (obrót). Ustawienie Za pomocą rezerwacji współdziała z parametrem Typ partii przy ustawieniach Zamówiony albo Magazynowy. W jednym i drugim przypadku do pozycji dokumentu zatwierdzonego powstają obroty (towar jest zdejmowany ze stanu magazynowego). Ustawienie Zamówiony można zastosować na zamówieniu odbiorcy ZO. Właściwość powstałego na ZO obrotu polega na tym, że dokument powstały w relacji do zamówienia np. WZ 2, posiadający ustawienie Magazynowy dla parametru Typ partii przejmie obroty z dokumentu ZO i przeniesie na WZ 2. Na bieżąco... - ustawienie sprawia, że dokumenty np. FV i WZ, po umieszczeniu na nich pozycji z towarem i określeniu ilości, są zapisywane natychmiast do bazy danych w stanie bufor. Dzieje się tak po dodaniu każdej pozycji. Oznacza to, że wycofanie się z zapisu dokumentu wymaga jego skasowania ze stanu bufor (zwracamy uwagę na możliwość powstania luk w numeracji). Zaletą rozwiązania jest przypisanie obrotów bezpośrednio do dokumentu magazynowego (w tym wypadku WZ) z pominięciem dokumentu rezerwacji REZ. Dla dokumentów zamówień ZO takie ustawienie powoduje tryb pracy z obiektami, którymi są subzasoby do zasobów. Subzasób połączony z zasobem magazynowym lub zamówionym (poprzez wskazanie partii - F8) zastępuje obrót, czyli jest alternatywą dla zamówień z rezerwacją towarów obrotami magazynowymi. Zaletą tego rozwiązania jest blokowanie 261

262 konkretnych partii magazynowych, a także blokowanie konkretnych partii z przyszłych dostaw zarejestrowanych na razie w formie dokumentów zamówień do dostawców ZD, bez pomniejszania stanu magazynowego. A więc nie występuje konieczność korzystania z księgowego stanu magazynowego, ponieważ w takiej sytuacji stan księgowy i stan magazynowy będą jednakowe. Uwaga: Ustawienia nie należy używać dla dokumentów z kierunkiem magazynowym Przychód. Zmiana marży parametr decyduje o możliwości edycji cen wpływających ma marżę dokumentu rozchodowego Dozwolona ceny na dokumencie podlegają edycji, dokument wylicza marżę poprzez odjęcie od swojej wartości netto kosztu zakupu towarów Zerowa ceny na dokumencie nie są edytowane, wartość dokumentu jest liczona w cenach zakupu. Zabroniona nieoprogramowane Niezmienna kwota nieoprogramowane Weryfikuj ilość dostępną po włączeniu zamówień algorytmicznych parametr jest automatycznie włączany na dokumentach rozchodowych. Parametr ten decyduje o tym, czy można zrobić rozchód danym typem dokumentu mimo rezerwacji na zamówieniu algorytmicznym (używać tylko z zamówieniami algorytmicznymi). Pozwól na nieuprawniony magazyn umożliwia wygenerowanie dokumentu MM operatorowi bez praw do magazynu docelowego, wówczas dokument MMP zapisywany jest do bufora, nie jest zatwierdzany wraz z MM oraz MMW. Sprawdzaj minimalną marżę towaru parametr warunkowy TAK/NIE, włączany na dokumentach magazynowych rozchodowych. Ustawienie TAK powoduje, że dokument weryfikuje minimalną marżę. Wartość minimalna marży jest definiowana na każdej karcie towarowej na zakładce Marża. Rezerwacja ilościowa włączane automatycznie po włączeniu zamówień algorytmicznych (używać tylko dla zamówień algorytmicznych). Powoduje rezerwowanie odpowiedniej ilości towarów na potrzeby realizacji zamówienia. Rezerwacja od parametr dotyczy wyłącznie zamówień algorytmicznych. Domyślne ustawienie daty, od której ważne będą rezerwacje ilościowe, tworzone przez zamówienie algorytmiczne. Według tego parametru ustawiana jest odpowiednia data na wystawianym zamówieniu. Dostępne opcje: Bez terminu Data wystawienia (+ n dni) Termin dostawy (+ n dni) Rezerwacja do domyślne ustawienie daty, do której ważne będą rezerwacje tworzone przez wystawiane zamówienie. Dostępne opcje: jw. Blokada operacji na inwentaryzowanych towarach włączenie parametru na definicji inwentaryzacji (INW) spowoduje zablokowanie możliwości wykonywania operacji przychodu/rozchodu inwentaryzowanych towarów. Jeśli dany towar znajdował się będzie w pozycji niezatwierdzonej 262

263 inwentaryzacji, to nie będzie możliwe wykorzystanie go na innym dokumencie przychodowym lub rozchodowym w magazynie, którego dotyczy inwentaryzacja. Wskazanie do zamówień dostawcy włączane automatycznie po wybraniu opcji Zamówienia ze wskazaniem do zasobów w konfiguracji zamówień (Narzędzia, Opcje, Handel, Definicje dokumentów, Zamówienia oferty). Jego włączenie powoduje możliwość wskazania Relacje zakładka formularza definicji dokumentu Istotne pojęcia: Rys. 207 Zakładka Relacje definicji dokumentu Relacja powiązanie między dokumentami, z których jeden jest nadrzędnym (źródłowym), a drugi podrzędnym, czyli zależnym, tworzonym z nadrzędnego. Dokument nadrzędny (zwany też źródłowym) jest dokumentem na podstawie którego powstaje dokument podrzędny, określone dane z niego są przenoszone na dokument podrzędny Dokument podrzędny (zwany też docelowym lub zależnym) jest dokumentem który powstaje na postawie dokumentu nadrzędnego, określone dane z nadrzędnego są przenoszone na dokument podrzędny. Definicja relacji zestaw parametrów określających sposób tworzenia dokumentu podrzędnego z nadrzędnego. Żadne zmiany wprowadzanie bezpośrednio na dokumencie podrzędnym nie są przenoszone na dokument nadrzędny. 263

264 Parametry: Sekcja Relacja dokumentu korygującego: Dokument korygujący pole słownikowe, decyduje o tym, czy do dokumentu będzie można wystawiać korektę i jaki typ dokumentu będzie tworzony jako korekta. Wprowadzenie symbolu dokumentu korygującego z dostępnej listy jest jednym z warunków umożliwiających wystawienie korekty do dokumentu źródłowego. Sekcja Dokument końcowy: Dokument końcowy parametr określający, czy dokument jest traktowany jako zamykający daną sekwencję dokumentów tworzonych w łańcuchu relacji. Ma to zastosowanie w wyświetlaniu informacji o realizacji końcowej zamówień i innych dokumentów, co opisano w rozdziale Informacja o końcowej realizacji zamówienia. Sekcja Wszystkie relacje: Zawiera listę wszystkich pozostałych relacji. Z jej poziomu można dodawać i usuwać relacje oraz edytować ich parametry. Dostępne są następujące rodzaje relacji: Kopiowania najbardziej ogólny typ relacji na dokument podrzędny są kopiowane dane nagłówkowe oraz pozycje z dokumentu nadrzędnego. Następuje przy tym rozliczenie ilościowe lub wartościowe pomiędzy pozycjami. Rozliczenie oznacza, że generowanie kolejnego dokumentu w relacji będzie powodowało kopiowanie na dokument podrzędny ilości/wartości niezrealizowanej. Do danego typu dokumentu można zdefiniować wiele relacji kopiowania odzwierciedlających niezależne ścieżki tworzenia różnych dokumentów. Przykład: ZO->FV, ZO->ZD. Kaucji pozycje dokumentu podrzędnego zawierają wyłącznie opakowania (kaucje) i są tworzone na podstawie schematów opakowań związanych z towarami występującymi w dokumencie nadrzędnym. Handlowo-magazynowa jeden z dokumentów ma charakter handlowy (faktura), a drugi powoduje wykonanie operacji magazynowych rozchodu albo przychodu (np. WZ/PZ). Działanie tej relacji obejmuje synchronizację korekt, czyli utworzenie korekty do dokumentu handlowego powoduje powstanie korekty do magazynowego. Przesunięcie dotyczy dokumentu przesunięcia międzymagazynowego. W tej relacji z dokumentu nadrzędnego (np. MM) tworzone są dwa podrzędne dokumenty: jeden rozchodowy (Np. MMW), a drugi przychodowy (np. MMP). Cykliczna podobna do relacji kopiowania, nie powoduje jednak jednorazowego rozliczenia dokumentu nadrzędnego, tworzy rozliczenia w ramach zdefiniowanych okresów fakturowania. Pozwala więc na wielokrotne wystawienie dokumentu podrzędnego na te same pozycje w niezmienionych ilościach (w kolejnych okresach). Ma zastosowanie w fakturowaniu umów na stałe lub cykliczne usługi. Zaliczkowa umożliwia wartościowe rozliczenie faktury zaliczkowej fakturą końcową, czyli pomniejszenie wartości faktury końcowej o wartość 264

265 faktury zaliczkowej (lub jej część). Działa wspólnie z relacją kopiowania, czyli aby wystawiać faktury końcowe rozliczające zaliczkowe, należy zdefiniować obie relacje. Inwentaryzacja - dotyczy dokumentu inwentaryzacji. W tej relacji z dokumentu nadrzędnego (np. INW) tworzone są dwa podrzędne dokumenty: jeden rozchodowy (np. INWST), a drugi przychodowy (np. INWND). Na dokumentach podrzędnych występują tylko te pozycje nadrzędnego, w których występuje różnica ilości. Kompletacja w tej relacji powstają dwa dokumenty podrzędne: rozchodowy i przychodowy. Pozycje dokumentu nadrzędnego zawierają produkty lub receptury. Podrzędny dokument rozchodowy zawiera składniki wynikające z receptury, a dokument przychodowy zawiera produkty. Przekształcenie w relacji kopiowania dokumentu nadrzędnego w jeden z dokumentów podrzędnych ogranicza możliwości wystawienia pozostałych w ramach tej konkretnej relacji. Jeśli z jednego dokumentu miałby powstawać dwa niezależne dokumenty różnych typów, należy zdefiniować dwie odrębne relacje. Nie można tworzyć pętli relacji, czyli dla dokumentów pozostających w relacji nie wolno dodać nowej relacji z dokumentu podrzędnego do nadrzędnego. Takie sytuacje daję się zastąpić stworzeniem nowych definicji dokumentów tego samego typu, ale o przeciwnej relacji. Przykład: nie należy tworzyć relacji z WZ do FV. Należy np. stworzyć dokumenty WZ2 i FV2 oraz zdefiniować relację od WZ2 do FV2. Parametry relacji pomiędzy dokumentami Formularz szczegółów relacji określa sposób tworzenia dokumentu podrzędnego bądź łączenia go z nadrzędnym oraz sposób przenoszenia danych. Definiowana relacja (szczegóły jej działania) dotyczy wszystkich podrzędnych dokumentów zapisanych w tej relacji. Wygenerowanie jednego z nich powoduje ograniczenie możliwości generowania pozostałych. Jeśli z jednego dokumentu miałby powstawać dwa niezależne dokumenty różnych typów, należy zdefiniować dwie odrębne relacje. 265

266 Ogólne zakładka formularza szczegółów relacji Parametry: Rys. 208 Zakładka Ogólne okna relacji między dokumentami Sekcja Ogólne: Definicja dokumentu nadrzędnego pole wypełnione automatycznie. System podaje w nim symbol i nazwę dokumentu nadrzędnego. Uwaga nie można zmieniać wartości tego pola, podpowiedzianej przez system. Definicja dokumentu podrzędnego pole wypełnione automatycznie. System podaje w nim symbol i nazwę dokumentu podrzędnego, który będzie generowany na podstawie definiowanej relacji. Jeśli pole zostało wypełnione nieprawidłowo, to można zmienić wybrany dokument podrzędny. Nie należy zmieniać wartości tego pola jeśli w oparciu o te ustawienia były generowane już dokumenty. Definicja dokumentu podrzędnego 2 pole słownikowe z możliwością wybrania dokumentu który będzie powstawał w tej relacji na takich zasadach jak dokument Definicja dokumentu podrzędnego. Nie należy zmieniać wartości tego pola jeśli w oparciu o te ustawienia były generowane już dokumenty. Definicja dokumentu podrzędnego 3 jw. Definicja dokumentu podrzędnego 4 jw. Blokada blokada danej relacji. Parametr warunkowy TAK/NIE. Ustawienie TAK uniemożliwi generowanie dokumentów wg tej relacji. 266

267 W jednej definicji relacji można wybrać maksymalnie 4 dokumenty podrzędne. (dostęp do pól na formularzu Szczegóły relacji). Przekształcenie nadrzędnego w jeden z nich uniemożliwia wystawienie pozostałych. Sekcja Z dokumentu nadrzędnego: Nazwa określenie drugiego/podrzędnego dokumentu w relacji, widziane z poziomu dokumentu nadrzędnego lub z listy dokumentów w menu Relacje. Pole tekstowe. Kliknięcie określenia Nazwy będzie generować nowy dokument podrzędny lub jako link wywoływać istniejący. Jeśli w danym typie relacji występuje połączenie do więcej niż jednego dokumentu, to pod określoną przez nas nazwą znajdziemy grupę tych dokumentów. Klawisz wywołania pole słownikowe dostarczające zestaw skrótów klawiaturowych do wyboru w celu zainicjowania bądź wyświetlenia dokumentu pozostającego w relacji. Wywołanie z dokumentu nadrzędnego następuje z menu Relacje z poziomu dokumentu lub z poziomu listy. Sekcja Z dokumentu podrzędnego: Nazwa określenie nadrzędnego dokumentu w relacji, widziane z poziomu dokumentu podrzędnego lub z listy dokumentów w menu Relacje. Pole tekstowe. Kliknięcie określenia Nazwy będzie działać (zazwyczaj) jako link wywołujący istniejący dokument nadrzędny. Klawisz wywołania pole słownikowe dostarczające zestaw skrótów klawiaturowych do wyboru w celu zainicjowania bądź wyświetlenia dokumentu pozostającego w relacji. Wywołanie z dokumentu podrzędnego następuje z menu Relacje z poziomu dokumentu lub z poziomu listy. 267

268 Wywołanie zakładka formularza szczegółów relacji Rys. 209 Zakładka Wywołanie okna relacji między dokumentami Parametry: Sekcja Wywołanie. Sekcja ta zawiera parametry decydujące o tym, w jakich arunkach dochodzi do powstania dokumentu podrzędnego (zwanego też docelowym lub zależnym). Warunki powstania: Ręcznie dla dokumentu w buforze Ustawienie TAK umożliwia wygenerowanie dokumentu podrzędnego decyzją operatora z menu Relacje, z poziomu dokumentu nadrzędnego lub listy dokumentów, gdy nadrzędny znajduje się przynajmniej w buforze. Automatycznie nowy parametr sąsiedni w stosunku do poprzedniego i powiązany z nim, który przy ustawieniu TAK anuluje ręczne generowanie dokumentu podrzędnego przez operatora i powoduje jego automatyczną generację już na poziomie bufora dokumentu nadrzędnego bez ingerencji operatora. Ręcznie dla zatwierdzonego dokumentu Ustawienie TAK umożliwia wygenerowanie dokumentu podrzędnego decyzją operatora z menu Relacje, z poziomu dokumentu nadrzędnego lub listy dokumentów, gdy nadrzędny jest zatwierdzony. Podczas zatwierdzania nowy parametr sąsiedni w stosunku do poprzedniego (Ręcznie dla zatwierdzonego dokumentu) i powiązany z nim, który przy ustawieniu TAK anuluje ręczne generowanie dokumentu 268

269 Sekcja Okno relacji: podrzędnego przez operatora i powoduje jego automatyczną generację w chwili zatwierdzania dokumentu nadrzędnego bez ingerencji operatora. Ręcznie nowy dokument umożliwia ręczne wygenerowanie dokumentu, także w sytuacji gdy dokument podrzędny powstaje automatycznie. Przykład: W standardowej konfiguracji WZ powstaje automatycznie z faktury FV, ale ustawienie tego parametru na wartość TAK umożliwia ręczne dodanie nowego WZ np. z innego magazynu w trakcie wystawiania FV. Ręcznie dołączany istniejący dokument ustawienie TAK tego parametru umożliwia z poziomu dokumentu nadrzędnego, z menu Relacji przyłączenie istniejącego dokumentu podrzędnego, o ile znajduje się w buforze. Uwaga pozycje z dokumentu podrzędnego przyłączanego do nadrzędnego nie zostaną skopiowane na ten drugi, ponieważ nie jest to zgodne z kierunkiem relacji. Tworzony z wielu dokumentów ustawienie TAK umożliwia wygenerowanie zbiorczego dokumentu z kilku podrzędnych. Jest to możliwe także dla dokumentów z wielu magazynów, o ile na liście dokumentów zostanie skasowany filtr magazynu by było możliwe zaznaczenie dokumentów z wielu magazynów. W celu generacji dokumentu podrzędnego z menu Relacje należy wybrać Nowy zbiorczy. Dołączanych wiele dokumentów - stawienie TAK tego parametru umożliwia z poziomu dokumentu nadrzędnego, z menu Relacje przyłączenie wielu istniejących dokumentów podrzędnych, o ile znajdują się one w buforze. Uwaga pozycje z dokumentu podrzędnego przyłączanego do nadrzędnego nie zostaną skopiowane na ten drugi, ponieważ nie jest to zgodne z kierunkiem relacji. Wszystkie cztery parametry tej sekcji są szczegółowo opisane na formularzu. Przykład 1 zaznaczony parametr Brak okna zastosowano przy automatycznym generowaniu WZ z faktury FV. Przykład 2 - zaznaczony parametr Wybór pozycji zastosowano przy generowaniu faktury FV z dokumentu zamówienia odbiorcy ZO. 269

270 Zachowanie zakładka formularza szczegółów relacji Rys. 210 Zakładka Zachowanie formularza relacji między dokumentami Sekcja Pozycje: Sposób przenoszenia ilości pozycji parametr decyduje czy i jakie dane dotyczące pozycji dokumentu (towaru) przenoszone są na dokument podrzędny z nadrzędnego. Wartości parametru: 270

271 Ilość i wartość ilość i wartość pozycji dokumentu (także cena) są kopiowane do dokumentu podrzędnego. Ponadto ceny zapisane na dokumencie podrzędnym zachowują swoją wartość nawet po zmianie kontrahenta bezpośrednio na dokumencie podrzędnym. Tylko ilość dla pozycji przenoszona jest informacja o ilości, natomiast dokument podrzędny pobiera cenę z bazy danych i wylicza nową wartość pozycji. W tej sytuacji wartość dokumentu podrzędnego może być różna od wartości nadrzędnego. Przykład: Przekształcanie Zamówienia odbiorcy ZO do Zamówienia do dostawcy ZD (wymaga specjalnej konfiguracji). Tylko inicjuje przenoszona jest pozycja bez ilości i wartości. Ilość pobrana na dokument podrzędny pochodzi z karty towaru z tabeli cen na pierwszej zakładce (zazwyczaj 1). Nie przenosi pozycji pozycje nie są przenoszone, dokument podrzędny uzyskuje tylko nagłówek i jest połączony relacją z dokumentem nadrzędnym. Wartość dokumentu podrzędnego jest zerowa. Przykład: firmy z branży budowlanej wydają towar poprzez dokumenty WZ, ale fakturowana jest tylko usługa (bez wymieniania materiałów instalacyjnych) Ilość i cena ilość i cena pozycji dokumentu są kopiowane do dokumentu podrzędnego. Przenoszona jest ilość, cena, rabat, cena po rabacie. Wartość pozycji wyliczana jest na dokumencie podrzędnym. Kopiowanie pozycji dokumentów z towarami parametr decyduje o tym, które towary są kopiowane na dokument podrzędny. Wartości cechy na rysunku. Ze względu na ich oczywistość nie są opisane. Przykład: Nie usługi kopiuje tylko towary i produkty. Zamieniaj produkty na składniki: (Dokument podrzędny nie rozlicza nadrzędnego) funkcjonalność przydatna w relacjach między zamówieniem od odbiorcy i zamówieniem do dostawcy. Zaznaczenie parametru powoduje rozbicie produktów zamówionych (na dokumencie ZO) przez odbiorcę na składniki (na dokumencie ZD). Generuje się wtedy dokument ZD ze składnikami wchodzącymi w skład produktu. 271

272 Sposób kopiowania wartości pozycji parametr określa, która z wartości pozycji dokumentu (standardowa, statystyczna, fakturowa czy magazynowa) trafi na dokument podrzędny. Standardowo na dokument podrzędny przenoszona jest wartość pozycji (zazwyczaj zgodna z iloczynem ceny i ilości, o ile nie ma zaokrągleń ceny). W tym ustawieniu ceny kopiowane są w walucie dokumentu nadrzędnego. Przykład: z faktury FV wartość pozycji przenoszona jest na WZ np. jeśli na FV wartość pozycji towaru wynosi 10 PLN (2 szt. x 5 PLN) to na WZ zapis będzie taki sam. Wartości statystycznej przenoszona jest Wartość statystyczna podniesiona o Koszt statystyczny w części proporcjonalnej do wartości danej pozycji w stosunku do wartości wszystkich towarów dokumentu. W tym ustawieniu ceny na dokumencie podrzędnym są podane w PLN. Wartość statystyczna wyliczana jest na potrzeby Intrastat. Koszt statystyczny jest kopiowany z Kosztu fakturowego lub może być zapisany z ręki. Wartości fakturowej przenoszona jest Wartość fakturowa podniesiona o Koszt fakturowy w części proporcjonalnej do wartości danej pozycji w stosunku do wartości wszystkich towarów dokumentu. W tym ustawieniu ceny na dokumencie podrzędnym są podane w PLN. Koszt fakturowy może być zapisany z ręki np. na dokumencie FN lub wypełniony wartością usługi wyrażoną w PLN, która ma włączony parametr Usługa podnosi koszt towarów. Wartości magazynowej przenoszona jest Wartość magazynowa podniesiona o Koszt magazynowy w części proporcjonalnej do wartości danej pozycji w stosunku do wartości wszystkich towarów dokumentu. W tym ustawieniu ceny na dokumencie podrzędnym są podane w PLN. Koszt magazynowy jest kopiowany z Kosztu fakturowego lub może być zapisany z ręki. Sposób wyliczenia ilości pozycji - ustawienia pozwalają skonfigurować sposób w jaki będzie wyliczona ilość pozycji przenoszona do dokumentu podrzędnego. Dostępne ustawienia to: Z nadrzędnego - standardowe zachowanie. Przenosi ilość i wartość z dokumentu nadrzędnego Z nadrzędnego magazynowa - przenosi ilość magazynową i wartość z dokumentu nadrzędnego. Ilość na dokumencie podrzędnym zawsze będzie wyrażona w jednostce magazynowej Tylko korekty dodatnie - do dokumentu podrzędnego przenoszona jest korekta ilości pod warunkiem, że korekta była dodatnia. Dotyczy tylko dokumentów korekt (nadwyżka) Tylko korekty ujemne - do dokumentu podrzędnego przenoszona jest ujemna korekta ilości pod warunkiem, że korekta była ujemna. Dotyczy tylko dokumentów korekt (zwrot). Sposób łączenia pozycji na dokumencie podrzędnym parametr decyduje czy i jak są łączone różne pozycje z dokumentu nadrzędnego na dokumencie podrzędnym. W jaki sposób pozycje są agregowane. Wartości parametru: 272

273 Sekcja Nagłówek: Bez łączenia standardowe zachowanie. Dla każdej pozycji dokumentu nadrzędnego generowana jest jedna pozycja dokumentu podrzędnego. Tylko towar wszystkie pozycje, które mają ten sam towar agregowane są do jednej pozycji dokumentu podrzędnego. Według ceny wszystkie pozycje, które mają ten sam towar oraz cenę netto po rabacie agregowane są do jednej pozycji dokumentu podrzędnego. Według cechy pozycji wszystkie pozycje, które mają ten sam towar oraz tę samą wartość cechy pozycji agregowane są do jednej pozycji dokumentu podrzędnego. Wtedy należy wypełnić również pole Cecha łącząca pozycje określająca cechę, która ma być sprawdzana. Waluta pozycji określa sposób przenoszenia waluty pozycji Z nadrzędnego waluta pozycji jest przenoszona z dokumentu nadrzędnego Z karty kontrahenta waluta pozycji jest taka sama jak waluta kontrahenta ustalona na jego karcie Z definicji podrzędnego waluta pozycji jest taka sama jak na definicji dokumentu podrzędnego. Źródło stawki VAT: Pozycja dokumentu nadrzędnego stawka VAT jest przenoszona z pozycji dokumentu nadrzędnego Kartoteka towaru stawka VAT jest przenoszona z kartoteki towarowej. Synchronizacja stanu dokumentu Ustawienie TAK/NIE. NIE brak synchronizacji stanów dokumentów, oznacza, że podrzędny nie jest zatwierdzany wraz z nadrzędnym. TAK możliwe synchroniczne zachowanie dokumentów w tym samym stanie np. oba uzyskują stan zatwierdzony jednocześnie. Warianty dla ustawienia TAK: gdy dokument podrzędny powstaje automatycznie uzyskuje stan zgodny z nadrzędnym, czyli w chwili zatwierdzania nadrzędnego zatwierdzany jest też podrzędny. W przypadku przesunięcia nadrzędnego do bufora, podrzędny również uzyskuje stan bufor. gdy dokument podrzędny powstaje ręcznie, stan zgodny z nadrzędnym, dokument podrzędny uzyskuje w przypadku przenoszenia nadrzędnego do bufora. Ponadto parametr z ustawieniem NIE powoduje, że anulowanie nadrzędnego nie anuluje dokumentu podrzędnego, przy ustawieniu TAK oba są anulowane (wystarczy anulowanie nadrzędnego). 273

274 Stan dokumentu podrzędnego może być zmieniony niezależnie od nadrzędnego, więc nawet przy włączonej synchronizacji dokumenty nie zawsze muszą mieć taki sam stan. Sposób przenoszenia kontrahenta na dokument podrzędny parametr określa czy i ewentualnie Kto jest przenoszony na dokument podrzędny. Dostępne opcje przedstawione są na rysunku poniżej. Dane kontrahenta zawsze z kartoteki parametr determinuje źródło pochodzenia danych kontrahenta na dokumencie podrzędnym. Przy włączonym parametrze dane kontrahenta są brane na dokument podrzędny z kartoteki. Jeśli parametr nie jest włączony dane kontrahenta są czerpane z dokumentu nadrzędnego. Licz VAT wg dokumentu podrzędnego - parametr decyduje czy metoda liczenia VAT na dokumencie podrzędnym ma być analogiczna jak na nadrzędnym czy też inna. Jeśli metoda liczenia VAT na podrzędnym jest inna niż na nadrzędnym to należy włączyć domyślnie odznaczony parametr. Waluta płatności Z nadrzędnego waluta płatności jest przenoszona z dokumentu nadrzędnego Z karty kontrahenta waluta płatności jest taka sama jak określona na karcie kontrahenta w zakładce Warunki płatności. Z definicji podrzędnego waluta płatności jest przenoszona z definicji dokumentu podrzędnego. Ta opcja jest ustawiana automatycznie, gdy w dla pozycji wybrano przenoszenie wartości magazynowej lub statystycznej. Kopiowanie opisu znajdującego się na dokumencie parametr określa, czy opis z dokumentu nadrzędnego ma być kopiowany do dokumentu podrzędnego. Dostępne ustawienia: Nie kopiować opis z dokumentu nadrzędnego nie jest przenoszony na dokument podrzędny Kopiować ostatni na dokument podrzędny kopiowany jest opis z ostatniego dokumentu nadrzędnego Kopiować wszystkie na dokument podrzędny kopiowane są opisy z wszystkich dokumentów nadrzędnych. Należy zaznaczyć, że kopiowane są wraz z opisem wyłącznie numery dokumentów na 274

275 których opis występuje. Pomijane są numery dokumentów bez opisu. Rozłącz, gdy podrzędny nie rozlicza nadrzędnego parametr ma zastosowanie, gdy np. kilka ZO przekształcanych jest do FV, a brakuje towaru na magazynie do zrealizowania wszystkich zamówień. Wówczas, przy włączonym parametrze, dla całkowicie niezrealizowanych zamówień relacje z fakturą zostają skasowane Sekcja Przenoszenie dat: Główna data dokumentu - parametr określa w jaki sposób ma być przenoszona główna data dokumentu. Dostępne opcje przedstawione są na zrzucie powyżej. Data operacji dokumentu określa jak ma być przenoszona data operacji. Dostępne opcje przedstawione są na zrzucie powyżej. Data otrzymania dokumentu parametr określający sposób przenoszenia daty otrzymania dokumentu. Dostępne opcje przedstawione są na zrzucie powyżej. Data kursu waluty dokumentu określa przenoszenie daty kursu waluty dokumentu. Dostępne opcje przedstawione są na zrzucie powyżej. Parametry decydujące o datach w relacji między dokumentami nadrzędnym i podrzędnym: Data dokumentu podrzędnego musi być późniejsza niż nadrzędnego. Dokument podrzędny może mieć dowolną datę, również wcześniejszą niż nadrzędny. Sekcja Przenoszenie cech: Sekcja Inne: Decyduje, czy cechy mają być przenoszone między dokumentami pozostającymi w relacji. Możliwe jest przenoszenie cech przypisanych do dokumentu lub/i przypisanych do pozycji dokumentu. Nie przenosi korekty magazynu parametr warunkowy TAK/NIE. Jeśli do dokumentu handlowego powstaje dokument magazynowy, po czym z handlowego powstaje drugi dokument handlowy, który może być korygowany, to ta korekta generuje korektę dokumentu magazynowego. Przykład: Paragon generuje WZ, Paragon można przekształcić do Faktury do paragonu, a korekta tej faktury generuje korektę WZ. Ustawienie TAK powoduje, że nie jest generowana korekta magazynowa 275

276 Definiowanie cen z korekty dokumentu handlowego. Parametr może być wykorzystany do tworzenia korekt faktur wewnętrznych w obiegu dokumentów unijnych. System enova wyposażony został w mechanizm definiowania cen. Poza standardowymi cenami (trzema na karcie towarowej: podstawowa, hurtowa, detaliczna oraz cenami: zakupionej partii towaru, ostatniej zakupu i kontrahenta (liczona poprzez odjęcie rabatu z karty kontrahenta od ceny przypisanej danemu dokumentowi)) możemy zdefiniować ceny indywidualne dla wszystkich kontrahentów, dla grupy kontrahentów, dla grupy towarowej, a także ceny grupowe (rodzaje cen) dla grupiy kontrahentów, dla grupy towarowej oraz w grupie kontrahentów i towarowej razem. Podobnie możemy postąpić z rabatami. Mogą być one: indywidualne dla wszystkich kontrahentów, dla grupy kontrahentów, dla grupie towarowej, a także rabaty grupowe w grupie kontrahentów, w grupie towarowej oraz w grupie kontrahentów i towarowej razem. Ceny i rabaty definiujemy lub modyfikujemy na liście konfiguracji Opcje/Handel/Definicje cen. Nie należy zmieniać nazw cen zdefiniowanych przez producenta. Zmiana może spowodować zaprzestanie działania niektórych raportów oraz konieczność redefiniowania widoków list. Systematyka cen w programie enova W standardowej konfiguracji systemu cena powiązana jest z dokumentem. Typ ceny przypięty do danego dokumentu można odczytać na zakładce Ogólne definicji danego dokumentu. Jeśli pole jest puste lub nieaktywne, zazwyczaj dokument ma włączoną marżę zerową, co oznacza że jest liczony w cenach rzeczywistych zakupu dla danej partii towaru. Modyfikacje konfiguracji w celu uzyskania cen grupowych lub indywidualnych, aby były aktywne w systemie, muszą być powiązane z cenami przypiętymi do dokumentu. Przykład: Aby móc zdefiniować ceny indywidualne dla kontrahentów musimy włączyć taką funkcję na zakładce Grupy definicji ceny. Aby ceny zaistniały praktycznie w systemie, taka cena musi być przypięta do dokumentu. Jeśli więc zaktywujemy ceny indywidualne dla kontrahentów na definicji Ceny hurtowej, to będą one dostępne tylko na dokumentach do których przypięta jest cena hurtowa (np. faktura sprzedaży FV), ale już nie na paragonie PAR, bo do paragonu przypięta jest cena detaliczna (Oczywiście można aktywować ceny indywidualne dla ceny detalicznej lub przypiąć te same definicje cen do definicji dokumentów FV i PAR). Dodawanie nowej definicji ceny Aby zdefiniować nową cenę otwieramy i odpowiednio wypełniamy nowy formularz definicji ceny. Wywołanie formularza następuje z poziomu listy konfiguracyjnej Opcje/Handel/Definicje cen. Formularz składa się z czterech zakładek: Ogólne 276

277 Grupy Pozostałe Algorytm Zakładka Ogólne zawiera dwie sekcje: Ogólne i Kreator algorytmu wyliczenia ceny, a w nich następujące pola: Sekcja Ogólne: Nazwa nazwa ceny. Pole alfanumeryczne. Algorytm wyliczenia Pole warunkowe TAK/NIE. Typowe ustawienie NIE. Ustawienie TAK, stosuje się dla cen nietypowych, których nie można zbudować w oparciu o standardowe parametry formularza. W takich przypadkach należy zwrócić się do integratora lub producenta, który na zamówienie (odpłatnie) zdefiniuje specjalną cenę. Cena dodawana do towaru - Pole warunkowe TAK/NIE. Ustawienie TAK, pozwala zamieścić cenę na karcie towarowej na zakładce Ogólne wśród trzech standardowych cen: podstawowej, hurtowej i detalicznej. Cena na karcie pojawi się pod nazwą nadaną na definicji ceny. Zdefiniowanie ceny dodawanej do towaru nie powoduje automatycznego wyświetlenia ceny na karcie towarowej. Wymagane jest jeszcze uruchomienie na liście cennika, dla zaznaczonych kart towarowych, funkcji przeliczenia cen (menu Czynności/Przeceny/Przelicz wszystkie ceny). Cena aktualizowana przychodem wartości parametru TAK/NIE. Ustawienie TAK powoduje aktualizację ceny poprzez jej zrównanie (automatyczne lub ręczne) z ostatnią ceną zakupu, bez względu na jej algorytm Jeśli inne ceny są od zmienianej ceny zależne, to również ulegną przeliczeniu, nawet przy braku ustawienia TAK parametru na definicjach tych cen. Priorytet Pole numeryczne. Oznacza kolejność wyliczania ceny przez system. Im mniejsza cyfra tym wyższy priorytet, czyli cena wyliczana wcześniej. Przykład: Cena hurtowa ma priorytet 2, ponieważ musi być przez system wyliczona przed ceną detaliczną, która ma priorytet 3 i jest wyliczana automatycznie w oparciu o cenę hurtową. Przedstawiona powyżej zasada priorytetów (mniejsza wartość liczbowa => wyższy priorytet) jest uniwersalna dla całego systemu enova. 277

278 Sekcja Kreator algorytmu wyliczenia ceny. Uwaga ten obszar definicji ceny zmienia się (udostępnia następne pola do sparametryzowania) wraz ze zmianą wartości pierwszego parametru/pola: Algorytm wyliczenia ceny Pole wyboru. Podpowiadane ustawienie: ceny wprowadzane ręcznie. Dostępne wartości pola dla ceny dodawanej do karty towarowej (patrz: cena dodawana do towaru): Ceny wprowadzane ręcznie na karcie towarowej wartość ceny nadajemy ręcznie Na podstawie ceny bazowej netto definiowana przez nas cena będzie wyliczana w oparciu o wartość netto innej, zdefiniowanej ceny, która powinna mieć wyższy priorytet. Taki wybór udostępnia kolejne parametry, których uzupełnienie dopełni definicję. Na podstawie ceny bazowej brutto definiowana przez nas cena będzie wyliczana w oparciu o wartość brutto innej, zdefiniowanej ceny, która powinna mieć wyższy priorytet. Taki wybór udostępnia kolejne parametry, których uzupełnienie dopełni definicję. Wyrażenie jako cena netto aktywuje pole Wyrażenie na dole formularza, w które możemy wpisać prostą formułę wyliczenia wartości netto ceny (raczej dla specjalistów) Wyrażenie jako cena brutto aktywuje pole Wyrażenie na dole formularza, w które możemy wpisać prostą formułę wyliczenia wartości brutto ceny (raczej dla specjalistów) Kod metody aktywuje czwartą zakładkę Algorytm definicji, w którą możemy wpisać zaawansowaną formułę wyliczenia wartości ceny (bez wątpienia dla specjalistów, rozwiązania realizowane na zamówienie) Cecha towaru jako cena netto cena oparta o wartość kwotową cechy dodanej do karty towarowej. Jeśli wartość ma być stała, korzystniejszym rozwiązaniem będzie wybór: Ceny wprowadzane ręcznie lub Na podstawie ceny bazowej netto. To ustawienie jest interesujące, jeśli wartość cechy jest wyliczana (bez wątpienia dla specjalistów, rozwiązania realizowane na zamówienie). Taki wybór udostępnia kolejne parametry, których uzupełnienie dopełni definicję. Cecha towaru jako cena brutto jak wyżej. Na podstawie ostatniej ceny zakupu w ten sposób zrównujemy wartość definiowanej ceny z ostatnią ceną zakupu. Uwaga nie dzieje się to automatycznie. Taki wybór udostępnia kolejne parametry, których uzupełnienie dopełni definicję. Na podstawie ostatniej ceny sprzedaży w ten sposób zrównujemy wartość definiowanej ceny z ostatnią ceną sprzedaży. Uwaga nie dzieje się to automatycznie. Taki wybór udostępnia kolejne parametry, których uzupełnienie dopełni definicję. 278

279 Zdefiniowanie ceny w oparciu o ostatnią zakupu lub sprzedaży nie powoduje automatycznego przeliczenia ceny na karcie towarowej. Zmiana następuje po wykonaniu funkcji z menu czynności na liście cennika, dla zaznaczonych kart towarowych (menu Czynności/Przeceny/Przelicz wszystkie ceny). W powyższym opisie wartości pierwszego parametru Algorytm wyliczenia ceny pojawiły się informacje o udostępnieniu nowych parametrów zależnych od pierwszego wyboru. Teraz zostaną one opisane. Oparcie wyliczenia ceny o inną cenę aktywuje parametr Podstawa wyliczeń, który podpowiada ceny o wyższym priorytecie. Wybrana cena staję się podstawą wyliczenia. Do sprecyzowania pozostają parametry współczynnika. Wartości dla współczynnika w polu Uwzględnij współczynnik jako: Brak wartość definiowanej ceny będzie równa wartości ceny wziętej za podstawę wyliczeń. + - wartość współczynnika będzie dodana do ceny wziętej za podstawę wyliczeń jako narzut (liczone od 100). Przykład: cena hurtowa. - - wartość współczynnika będzie odjęta od ceny wziętej za podstawę wyliczeń jako narzut ujemny (liczone od 100). + wstecz - wartość współczynnika będzie dodana do ceny wziętej za podstawę wyliczeń jako marża (liczona w 100). Przykład: cena detaliczna. - wstecz - wartość współczynnika będzie odjęta od ceny wziętej za podstawę wyliczeń jako marża (liczona w 100). Odpowiednie wypełnienie zakładki Ogólne definicji ceny jest wystarczające do zdefiniowania np. nowej ceny na karcie towarowej. Przykład podano w rozdziale:podstawowe zmiany w konfiguracji / Definiowanie nowej ceny towaru. Przy wyborze wartości pola Uwzględnij współczynnik jako innym niż Brak, pojawiają się kolejne parametry: Rodzaj współczynnika Oraz pole o zmiennej nazwie, zależnej od wybranego typu współczynnika, w którym nadajemy/przypisujemy wartość współczynnikowi. Oba parametry zostaną opisane wspólnie. Dostępne wybory pola współczynnika i odpowiadające im wartości współczynnika: 279 Rodzaj Liczba podnosi wartość ceny będącej podstawą wyliczenia o stałą liczbę, niezależną od zmian ceny podstawy dla wszystkich kart towarowych. Procent - podnosi wartość ceny będącej podstawą wyliczenia o stały procent ceny podstawy wyliczenia dla wszystkich kart towarowych. Współczynnik odpowiednik procentu, ale zapisany ułamkiem zwykłym. Dla wszystkich kart towarowych

280 Cecha towaru liczba - podnosi wartość ceny będącej podstawą wyliczenia o stałą liczbę zapisaną na karcie towarowej. Oznacza to, że liczba może być inna dla każdej karty towarowej. W tym celu należy zdefiniować odpowiednią cechę przypisaną do karty towarowej (patrz: Definiowanie cech) i w polu Liczbowa cecha towaru za pomocą przycisku Przeglądaj umieścić właściwą cechę. W tej chwili pozostaje wyświetlić cechę na kartach towarowych i nadać jej wartości. Cecha towaru liczba z walutą jak wyżej, ale cecha jest wyrażona w walucie obcej. Cecha towaru ułamek - podnosi wartość ceny będącej podstawą wyliczenia o ułamek zwykły zapisany na karcie towarowej. Oznacza to, że ułamek może być inny dla każdej karty towarowej. W tym celu należy zdefiniować odpowiednią cechę przypisaną do karty towarowej (patrz: Definiowanie cech) i w polu Ułamkowa cecha towaru za pomocą przycisku Przeglądaj umieścić właściwą cechę. W tej chwili pozostaje wyświetlić cechę na kartach towarowych i nadać jej wartości. Cecha towaru procent - podnosi wartość ceny będącej podstawą wyliczenia o procent zapisany na karcie towarowej. Oznacza to, że procent może być inny dla każdej karty towarowej. W tym celu należy zdefiniować odpowiednią cechę przypisaną do karty towarowej (patrz: Definiowanie cech) i w polu Procentowa cecha towaru za pomocą przycisku Przeglądaj umieścić właściwą cechę. W tej chwili pozostaje wyświetlić cechę na kartach towarowych i nadać jej wartości. Właściwość towaru taki wybór pod przyciskiem Przeglądaj udostępnia właściwości karty towarowej, a do nich należą np. narzut (pole standardowo wykorzystane do wyliczenia ceny hurtowej) oraz marża (pole standardowo wykorzystane do wyliczenia ceny detalicznej). Zakładka Grupy opis w rozdziale Dodawanie definicji ceny indywidualnej lub grupowej Zakładka Pozostałe zawiera dwie grupy parametrów: Waluta określa w jakiej walucie jest zapisywana cena na karcie towaru lub dokumencie. Wybór następuje spośród zarejestrowanych w systemie walut (Opcje/Ewidencja środków pieniężnych/waluty) Zaokrąglenie mechanizm określa warunki zamiany standardowo wyliczonej ceny na ceny zaokrąglane np. do 99 gr. Zakładka Algorytm przedstawia algorytm wyliczanej ceny. W przypadku wybrania Algorytmu wyliczenia ceny jako Kod metody, staje się obszarem aktywnym, w który wprowadzamy kod programistyczny do wyliczenia ceny (funkcjonalność na zamówienie). Dodawanie definicji ceny indywidualnej lub grupowej W przypadkach aktywacji w systemie cen indywidualnych lub grupowych, sugerujemy wykorzystanie i modyfikację istniejących cen, czyli odpowiednie zmiany na zakładce Grupy wybranego formularza definicji ceny. Uzasadnienie znajdziecie Państwo w rozdziale Systematyka cen w programie enova. 280

281 Ustalanie priorytetów cen jest zgodne z ich kolejnością na zakładce Grupy. Wyższy priorytet ma wcześniej umieszczona na liście cena. Zakładka Grupy posiada kilka sekcji: 3x Ceny indywidualne, 5x Rabat. Sekcja: Ceny indywidualne. Występują w niej 3 parametry: Rodzaj ceny, Grupa towarowa i Grupa danych. Drugi i trzeci są aktywne w zależności od wyboru wartości pierwszego parametru. Parametry zostaną opisane wspólnie. Parametr Rodzaj ceny przybiera następujące wartości: Brak pozostawia działanie ceny zgodnie z parametrami z zakładki Ogólne. Indywidualny każdego towaru nie aktywuje parametrów Grupa towarowa i Grupa danych. Ustawienie włącza na karcie kontrahenta i na karcie towarowej nową zakładkę. Na karcie kontrahenta jest to Cennik indywidualny, na karcie towarowej jest to zakładka Cennik z podlistą Kontrahenta. Zapisy na tych zakładkach są wglądem w te same dane, a więc wypełnienie danych na jednej liście powoduje ich uwidocznienie na drugiej. Nadane dla poszczególnych towarów wartości są wprowadzane na dokumenty sprzedaży, o ile definicja ceny, na której zostały zdefiniowane jest przypięta do danego dokumentu sprzedaży (Brak uzupełnienia ceny dla danego towaru spowoduje pobranie na dokument wartości ceny zgodnej z definicją ceny z zakładki Ogólne). Grupowy każdego towaru Wybór aktywuje pole Grupa danych, w które wprowadzamy nazwę cechy grupującej. Może to być cecha dzieląca kontrahentów na kategorie (np. nazwa cechy Klasa, przypięta do tabeli kontrahenci; wartości cechy A i B, co oznacza, że mamy kontrahentów podzielonych na dwie grupy i są oni przypisani do klasy A albo B - patrz: Definiowanie cech). Po zatwierdzeniu konfiguracji z tak ustawionymi parametrami ceny, w systemie na liście Handel/Faktury/Grupy cenowe i rabatowe pojawi się zapis, którego otwarcie udostępni formularz, w którym nadamy wartości cenom dla poszczególnych towarów w danej Klasie kontrahentów. (Brak uzupełnienia ceny dla towaru spowoduje pobranie na dokument wartości ceny zgodnej z definicją ceny z zakładki Ogólne) Indywidualny grupy towarowej - Wybór aktywuje pole Grupa towarowa, w które wprowadzamy nazwę cechy grupującej. Ustawienie włącza na karcie kontrahenta nową zakładkę Handel/Ceny grupowe. Na liście cennika grupowego wyświetlone są grupy towarowe (zdefiniowane za pomocą cech np. nazwa cechy Grupa, przypiętej do tabeli Towary; wartości cechy Tekstylia i Galanteria, co oznacza, że mamy towary podzielone na dwie grupy i są one przypisane do grupy Tekstylia albo Galanteria (patrz: Definiowanie cech)). Obok nazwy grupy towarowej wprowadzamy nazwę ceny. Wybór cen następuje z listy zdefiniowanych w systemie cen. Nadanie cen w poszczególnych grupach towarowych spowoduje ich wprowadzenie na dokumenty sprzedaży wraz z wyborem kontrahenta, o ile definicja ceny jest przypięta do danego dokumentu sprzedaży (Brak uzupełnienia ceny w grupie towarowej 281

282 spowoduje pobranie na dokument wartości ceny zgodnej z definicją ceny z zakładki Ogólne). Grupowy grupy towarowej - Wybór aktywuje pole Grupa danych, w które wprowadzamy nazwę cechy grupującej. Może to być cecha dzieląca kontrahentów na kategorie (np. nazwa cechy Klasa, przypiętej do tabeli kontrahenci; wartości cechy A i B, co oznacza że mamy kontrahentów podzielonych na dwie grupy i są oni przypisani do klasy A albo B. Powyższy wybór aktywuje także pole Grupa towarowa, w które wprowadzamy nazwę cechy grupującej (np. nazwa cechy Grupa, przypiętej do tabeli Towary; wartości cechy Tekstylia i Galanteria, co oznacza, że mamy towary podzielone na dwie grupy i są one przypisane do grupy Tekstylia albo Galanteria (patrz: Definiowanie cech)). Po zatwierdzeniu konfiguracji z tak ustawionymi parametrami ceny, w systemie na liście Handel/Faktury/Grupy cenowe i rabatowe pojawi się zapis, którego otwarcie udostępni formularz, w którym przyporządkujemy zdefiniowane w systemie ceny krzyżówce grup kontrahentów i grup towarowych. Przykład: Oznacza to, że kontrahent z Klasy A może mieć w grupie towarowej Tekstylia cenę Detaliczną, a w grupie Galanteria cenę Hurtową. Ceny będą uwzględniane tylko na tych dokumentach, do których jest przypięta dana definicja ceny (Brak uzupełnienia ceny w grupie towarowej spowoduje pobranie na dokument wartości ceny zgodnej z definicją ceny z zakładki Ogólne). Grupowy wszystkich towarów - Wybór aktywuje pole Grupa danych, w które wprowadzamy nazwę cechy grupującej. Może to być cecha dzieląca kontrahentów na kategorie (np. nazwa cechy Klasa, przypiętej do tabeli kontrahenci; wartości cechy A i B, co oznacza, że mamy kontrahentów podzielonych na dwie grupy i są oni przypisani do klasy A albo B (patrz: Definiowanie cech)). Po zatwierdzeniu konfiguracji z tak ustawionymi parametrami ceny, w systemie na liście Handel/Faktury/Grupy cenowe i rabatowe pojawi się zapis, którego otwarcie udostępni formularz, w którym obok nazwy grupy kontrahenta wprowadzamy nazwę ceny. Wybór cen następuje z listy zdefiniowanych w systemie cen. Nadanie cen w poszczególnych grupach kontrahentów spowoduje ich wprowadzenie na dokumenty sprzedaży wraz z wyborem kontrahenta, o ile definicja ceny jest przypięta do danego dokumentu sprzedaży (Brak uzupełnienia ceny w klasie kontrahenta spowoduje pobranie na dokument wartości ceny zgodnej z definicją ceny z zakładki Ogólne). Indywidualny wszystkich towarów ustawienie aktywuje zakładkę Handel/Rabat i cena na karcie kontrahenta, na której w odpowiednim polu możemy wprowadzić jeden z typów cen przypiętych do karty towarowej. Cena ta będzie domyślną ceną kontrahenta (Brak uzupełnienia ceny na karcie kontrahenta spowoduje pobranie na dokument wartości ceny zgodnej z definicją ceny z zakładki Ogólne). Opis sekcji Rabaty w następnym rozdziale. Dodawanie definicji rabatu indywidualnego lub grupowego W przypadkach aktywacji w systemie rabatu indywidualnego lub grupowego, sugerujemy wykorzystanie i modyfikację istniejących cen, czyli odpowiednie zmiany 282

283 na zakładce Grupy wybranego formularza definicji ceny. Uzasadnienie znajdziecie Państwo w rozdziale Systematyka cen w programie enova. Zakładka Grupy posiada kilka sekcji: 3x Ceny indywidualne (omówiona powyżej patrz: Dodawanie definicji ceny indywidualnej i grupowej), a także 5x Rabat, opisane poniżej. Priorytetowanie rabatów jest zgodne z ich kolejnością na zakładce Grupy. Wyższy priorytet ma wcześniej umieszczony na liście rabat. Sekcja: Pierwszy rabat. Występują w niej 4 parametry: Rodzaj rabatu, Sposób wyliczania, Grupa towarowa i Grupa danych. Trzeci i czwarty są aktywne w zależności od wyboru wartości pierwszego parametru. Parametry zostaną omówione wspólnie. Zanim opisane zostaną typy rabatów, przedstawiony zostanie Sposób wyliczania, który jest uniwersalny dla wszystkich typów rabatów. Parametr Sposób wyliczania przybiera następujące wartości: Przepisz do pozycji dokumentu zdefiniowany rabat będzie umieszczany na pozycji dokumentu i tylko on będzie pomniejszał wartość pozycji. Maksymalny rabat pozycji dokumentu z rabatu dla towaru, grupy lub zapisanego na karcie kontrahenta na zakładce Handel/Rabat i cena wybrany zostanie najwyższy. Minimalny rabat pozycji dokumentu z rabatu dla towaru, grupy, lub zapisanego na karcie kontrahenta na zakładce Handel/Rabat i cena wybrany zostanie najniższy. Sumuj rabaty pozycji dokumentu - rabaty dla towaru albo grupy zostaną zsumowane z rabatem zapisanym na karcie kontrahenta na zakładce Handel/Rabat i cena wybrany. Parametr Rodzaj rabatu sekcji Pierwszy rabat przybiera następujące wartości: Brak Pozostawia działanie rabatu zapisanego na karcie kontrahenta na zakładce Handel/Rabat i cena. Indywidualny każdego towaru Nie aktywuje parametrów Grupa towarowa i Grupa danych. Ustawienie włącza na karcie kontrahenta i na karcie towarowej nową zakładkę. Na karcie kontrahenta jest to Rabaty indywidualne, na karcie towarowej jest to zakładka Cennik z podlistą Rabaty kontrahentów. Zapisy na tych zakładkach są wglądem w te same dane, a więc wypełnienie danych na jednej liście powoduje ich uwidocznienie na drugiej. Nadane poszczególnym towarom rabaty są wprowadzane na dokumenty sprzedaży, o ile definicja ceny, na której zostały zdefiniowane jest przypięta do danego dokumentu sprzedaży (Brak uzupełnienia rabatu w grupie towarowej spowoduje pobranie na dokumencie wartości rabatu zgodnego z zapisem na karcie kontrahenta na zakładce Handel/Rabat i cena). Grupowy każdego towaru Wybór aktywuje pole Grupa danych, w które wprowadzamy nazwę cechy grupującej. Może to być cecha dzieląca kontrahentów na kategorie (np. nazwa cechy Klasa, przypiętej do tabeli kontrahenci; wartości cechy A i B, co oznacza, że mamy kontrahentów 283

284 podzielonych na dwie grupy: A albo B (patrz: Definiowanie cech)). Po zatwierdzeniu konfiguracji z tak ustawionymi parametrami rabatu, w systemie na liście Handel/Sprzedaż/Ceny i rabaty/grupy cenowe i rabatowe pojawi się zapis, którego otwarcie udostępni formularz, w którym nadamy wartości procentowe rabatu dla poszczególnych towarów w danej Klasie kontrahentów (Brak uzupełnienia rabatu dla towaru spowoduje pobranie na dokumencie wartości rabatu zgodnego z zapisem na karcie kontrahenta na zakładce Handel/Rabat i cena ). Indywidualny grupy towarowej - Wybór aktywuje pole Grupa towarowa, w które wprowadzamy nazwę cechy grupującej. Ustawienie włącza na karcie kontrahenta nową zakładkę Handel/Rabaty grupowe. Na liście rabatu grupowego wyświetlone są grupy towarowe (zdefiniowane za pomocą cech np. nazwa cechy Grupa, przypiętej do tabeli Towary; wartości cechy Tekstylia i Galanteria, co oznacza, że mamy towary podzielone na dwie grupy i są one przypisane do grupy Tekstylia albo Galanteria - patrz: Definiowanie cech). Obok nazwy grupy towarowej wprowadzamy procentową wartość rabatu. Nadanie rabatu w poszczególnych grupach towarowych spowoduje ich wprowadzenie na dokumenty sprzedaży wraz z wyborem kontrahenta, o ile definicja ceny, na której zdefiniowano rabat, jest przypięta do danego dokumentu sprzedaży (Brak uzupełnienia ceny w grupie towarowej spowoduje pobranie dla pozycji dokumentu rabatu zgodnego z zapisem na karcie kontrahenta na zakładce Handel/Rabat i cena ). Grupowy grupy towarowej - Wybór aktywuje pole Grupa danych, w które wprowadzamy nazwę cechy grupującej. Może to być cecha dzieląca kontrahentów na kategorie (np. nazwa cechy Klasa, przypiętej do tabeli kontrahenci; wartości cechy A i B, co oznacza, że mamy kontrahentów podzielonych na dwie grupy: A albo B. Powyższy wybór aktywuje także pole Grupa towarowa, w które wprowadzamy nazwę cechy grupującej (np. nazwa cechy Grupa, przypiętej do tabeli Towary; wartości cechy Tekstylia i Galanteria, co oznacza, że mamy towary podzielone na dwie grupy i są one przypisane do grupy Tekstylia albo Galanteria - patrz: Definiowanie cech). Po zatwierdzeniu konfiguracji z tak ustawionymi parametrami rabatu, w systemie na liście Handel/Sprzedaż/Faktury sprzedaży/ceny i rabaty/grupy cenowe i rabatowe pojawi się zapis, którego otwarcie udostępni formularz, w którym przyporządkujemy zdefiniowane w systemie rabaty krzyżówce grup kontrahentów i grup towarowych. Przykład: Oznacza to, że kontrahent z Klasy A może mieć w grupie towarowej Tekstylia rabat np. 7%,,a w grupie Galanteria rabat 9%. Rabaty będą uwzględniane tylko na tych dokumentach, do których jest przypięta dana definicja ceny, obejmująca definicję rabatu (Brak uzupełnienia rabatu w grupie towarowej spowoduje pobranie dla pozycji na dokumencie rabatu zgodnego z zapisem na karcie kontrahenta na zakładce Handel/Rabat i cena). Grupowy wszystkich towarów - Wybór aktywuje pole Grupa danych, w które wprowadzamy nazwę cechy grupującej. Może to być cecha dzieląca kontrahentów na kategorie (np. nazwa cechy Klasa, przypiętej do tabeli kontrahenci; wartości cechy A i B, co oznacza, że mamy kontrahentów podzielonych na dwie grupy i są oni przypisani do klasy A 284

285 albo B - patrz: Definiowanie cech). Po zatwierdzeniu konfiguracji z tak ustawionymi parametrami rabatu, w systemie na liście Handel/Sprzedaż/Faktury sprzedaży/ceny i rabaty/grupy cenowe i rabatowe pojawi się zapis, którego otwarcie udostępni formularz, w którym obok nazwy grupy kontrahenta wprowadzamy procentową wartość rabatu. Nadanie rabatu w poszczególnych klasach kontrahentów spowoduje ich wprowadzenie na dokumenty sprzedaży, o ile definicja ceny, definiująca również rabat, jest przypięta do danego dokumentu sprzedaży (Brak uzupełnienia rabatu w klasie kontrahenta spowoduje pobranie dla pozycji na dokumencie rabatu zgodnego z zapisem na karcie kontrahenta na zakładce Handel/Rabat i cena ). Indywidualny wszystkich towarów ustawienie aktywuje zakładkę Handel/Rabat i cena na karcie kontrahenta, na której w odpowiednim polu możemy wprowadzić rabat. Rabat ten będzie domyślnym rabatem kontrahenta. Uwaga: po wprowadzeniu takiego rabatu zaleca się wyzerować rabaty z zakładki Handel/Rabat i cena. Rabat indywidualny wszystkich towarów zdefiniowany na definicji ceny i widoczny na zakładce Rabat i cena nie pomniejsza ceny indywidualnej każdego towaru. Uwaga: rabat określony na zakładce Handel/Rabat i cena na karcie kontrahenta pomniejsza cenę indywidualną każdego towaru (Stąd zalecenie jego wyzerowania w przypadku definiowania cen indywidualnych). Sekcja: Drugi rabat i kolejne: Parametryzacja i działanie drugiego rabatu jest identyczne jak rabatu pierwszego. Definiując je jednocześnie należy zwrócić uwagę by wzajemnie się nie wykluczały. Zdefiniowanie rabatu pierwszego i drugiego w sposób wzajemnie wykluczający się może prowadzić do nieprawidłowej pracy systemu. Przeceny okresowe System enova umożliwia tworzenie indywidualnych rabatów oraz cenników przypisanych do odpowiedniego kontrahenta. Dodatkowo w systemie możliwe jest również stworzenie przecen okresowych na dany asortyment (menu Handel/Sprzedaż/Faktury sprzedaży/ceny i rabaty/grupy Cenowe i Rabatowe/Przeceny okresowe) 285

286 Rys. 211 Widok formularza przeceny okresowej Łączenie przecen okresowych z innymi rabatami - konfiguracja Jeśli chcemy, aby przeceny okresowe łączyły się z rabatami indywidualnymi, należy włączyć opcje Uwzględnij Promocje oraz Rabatuj Promocje w definicji cen (menu Narzędzia/Opcje/ Handel/Definicje ceny). Przy włączaniu w/w opcji musimy zwrócić uwagę, na jakich dokumentach chcemy używać łącznie przecen okresowych i rabatów indywidualnych. Wynika to z tego, że każdy typ dokumentów ma przypisany odpowiednią definicję cen np. faktury, korzystają z definicje ceny hurtowej, itp. Rys. 212 Łączenie rabatów indywidualnych i przecen okresowych 286

287 Tworzenie przecen okresowych Tworząc nową przecenę okresową należy nadać jej charakterystyczną nazwę, ustawić, w jakim okresie przecena ma obowiązywać oraz wybrać typ cen do których ma się odnosić. Przy wyborze typu cen będziemy mieli do dyspozycji również nowo utworzone przez operatora definicje cen. Jeśli chcemy, aby wprowadzone ceny lub rabaty promocyjne łączyły się z rabatami indywidualnymi kontrahentów, musimy zaznaczyć na formularzu opcję Promocje rabatowane. Dodatkowo zaznaczając na liście towarowej w kolumnie Towar Rabatowany odpowiedni asortyment magazynowy, mamy możliwość wyboru tych towarów, do których chcemy, aby łączyły się rabaty. Jeśli dany asortyment, który ma wprowadzoną przecenę okresową nie jest zaznaczony wtedy na dokumencie końcowym będzie pojawiał się w cenie podanej w przecenach okresowych, jednakże system nie będzie uwzględniał do niego rabatu indywidualnego kontrahenta. Rys. 213 Zaznaczenie powyższych opcji na karcie przecen okresowych powoduje łączenie rabatów dla poszczególnych towarów na dokumentach końcowych. Jeśli ceny promocyjne zostają wprowadzone w walucie obcej to system na kartotece przecen okresowych nie policzy marży. Mankament ten jest spowodowany problemem z wyborem przez system kursu, według którego ma przeliczyć ceny. Filtry na liście towarowej przecen okresowych Przy przeszukiwania listy towarowej pomocne stają się filtry Procent, Dostawca, Typ i Tylko wyjątki. Dzięki nim możemy na przykład wyfiltrować towary według konkretnego dostawcy, typu towar, usługa, etc. czy nawet według konkretnego procentu rabatowanego. Jeśli chodzi o parametr Tylko wyjątki, zaznaczenie go powoduje wyświetlenie na liście towarowej tylko tego asortymentu, na którym zostały wprowadzone rabaty. Aby promocja okresowa mogły być używane i widoczne przez system należy przed zapisem zaznaczyć opcję 287

288 Definiowanie cech Cecha czym jest Cechy to bogaty mechanizm pozwalający na zapisywanie dodatkowych danych przez użytkownika (nowe pola przyłączane do różnych obiektów w systemie np. do kart towarowych, kontrahentów, dokumentów), które nie zostały uwzględnione w standardzie zaproponowanym przez producenta systemu. Poza zapisem nowych danych, system umożliwia ich łatwe wyszukiwanie, filtrowanie i grupowanie, a także pozwala w oparciu o cechy tworzyć nowe analizy. Cechy mogą przechowywać stałe wartości, ale mogą również zapisywać wartości wyliczane automatycznie. Typy cech: Liczba całkowita Warunek Tekst Kwota Liczba rzeczywista Data Czas Okres dat Ułamek Kwota z walutą Procent Liczba z walutą Miesiąc w roku Referencja Wielowartościowa Hierarchiczna Wielohierarchiczna Czas z dokładnością do sekundy Cechy posiadają określone właściwości: Historyczność można sprawdzić wartość cechy w przeszłości Wymagalność operator musi nadać wartość cechy na tworzonym obiekcie Wartości zamknięte wartość cechy wybierana z zamkniętej listy Wartości otwarte wartości cechy dopisywane na bieżąco przez operatorów Wyliczalność cecha posiada wartość wyliczoną na podstawie danych (zaawansowane rozwiązania realizowane przez specjalistów) Grupująca tworzy drzewka grup na listach danych Zmienność po zatwierdzeniu opcjonalnie wartość cechy może być zmieniona po zatwierdzeniu obiektu np. faktury. Przykład: przydatne przy określaniu lokalizacji towaru w magazynie. 288

289 Definiowanie cech Cechy definiujemy w konfiguracji Opcje/Systemowe/Definicje cech poprzez wypełnienie nowej definicji cechy przypiętej do odpowiedniej tabeli systemu. W celu zdefiniowania cechy najpierw musimy wybrać tabelę. Typowe tabele (obiekty) do których przypinamy cechy umieszczono też na listach konfiguracyjnych danego modułu np. Opcje/Handel/Cechy. Przykład: Umieszczając kursor na liście Towar w grupie Cechy (Opcje/Handel/Cechy) i dodając nową definicję cechy, przypniemy ją właśnie do karty towarowej (może to być np. cecha Grupa. Wprowadzając do systemu nową kartę towarową, na zakładce Cechy tej karty, wpisujemy (wybieramy z listy) wartość cechy np. Tekstylia) Nie wolno zmieniać nazw zdefiniowanych i przypisanych do obiektu cech. Formularz definicji cechy Po wybraniu odpowiedniej tabeli (patrz: Definiowanie cech) wywołujemy nowy formularz definicji cechy. Składa się on z czterech zakładek (ilość zależna od typu cechy): Ogólne Zaawansowane Słownik Warunki Zakładka Ogólne definiuje cechę w bardzo podstawowym, ale często wystarczającym zakresie. Pola do zdefiniowania to: Nazwa pole alfanumeryczne, o ograniczonej liczbie znaków. Nie można używać znaków specjalnych, w tym kropek. Pod tą nazwą cecha będzie widoczna na obiektach, do których jest przypięta. Typ wartości: Liczba całkowita Tekst długie pole alfanumeryczne do którego można tworzyć słowniki. Użytkownik korzystając ze słowników unika pomyłek tzw. literówek. Szczególnie ważne gdy cecha służy do celów analitycznych. Kwota Liczba rzeczywista Data Czas Okres dat Ułamek Kwota z walutą Procent Liczba z walutą 289

290 Miesiąc w roku Przykład: Wybór typu: Data, cechy przypiętej do tabeli Pozycja dokumentu oznacza, że na formularzu pozycji pojawi się pole przyjmujące dane w formacie daty. Wykorzystanie np. do określenia terminu ważności produktów spożywczych. Historia danych w czasie Historyczność danych, właściwość warunkowa TAK/NIE. Oznacza możliwość sprawdzenia wartości cechy w przeszłości. Wartość cechy jest wymagana - właściwość warunkowa TAK/NIE. Oznacza konieczność nadania wartości cechy przed zapisaniem obiektu do systemu. Zakładka Zaawansowane posiada 3 sekcje: Algorytm, Zasady edycji i Informacje dodatkowe. Sekcja Algorytm 4 opcje do wyboru. Typowe jest ustawienie pierwsze (Cecha przechowywana w bazie danych). Pozostałe ustawienia pozostają w gestii specjalistów. Sekcja Zasady edycji. Dostępne wartości: Edycja dozwolona wraz z zapisem głównym oznacza, że po zatwierdzeniu obiektu wartość cechy pozostaje nie zmieniona. Cecha nie do edycji tylko dla specjalistów (na zamówienie) Edycja ograniczona prawami dostępu - oznacza, że po zatwierdzeniu obiektu wartość cechy może podlegać zmianom przez osoby uprawnione.(wykorzystywane np. przy określaniu lokalizacji towaru w magazynie). Sekcja Informacje dodatkowe: Kategoria umieszczenie cechy w określonej kategorii pozwala na grupowanie wielu cechy przypiętych do tej samej tabeli na obiektach (np. kartach towarowych) w systemie Opis Zakładka Słownik występuje dla niektórych cech. Posiada pola: Słownik dostępny pole warunkowe TAK/NIE. Ustawienie TAK powoduje tworzenie słownika podpowiedzi/dostępnych wartości. Nazwa słownika aktywuje się automatycznie. Użytkownik korzystając ze słowników unika pomyłek tzw. literówek. Szczególnie ważne gdy cecha służy do celów analitycznych. Cecha grupująca - pole warunkowe TAK/NIE. Ustawienie TAK powoduje wykorzystanie cechy w grupowaniach w postaci drzewka na listach danych (przykład opisano patrz: Grupowanie wg cechy grupującej). Włączenie tego parametru powoduje aktywację dwóch następnych: Słownik podpowiedzi tworzony przez użytkownika z poziomu interfejsu Słownik wartości dozwolonych tworzony w konfiguracji. Udostępnia tylko tam zapisane wartości. Nie zezwala dopisywać użytkownikowi nowych wartości. Sekcja Lista wartości zawiera słownik podpowiadanych wartości. Przy ustawieniu parametru Słownik wartości dozwolonych, staje się tabelą jedynych dopuszczalnych do zarejestrowania na obiekcie wartości. 290

291 Zakładka Warunki: Wartość cechy jest wymagana - właściwość warunkowa TAK/NIE. Oznacza konieczność nadania wartości cechy przed zapisaniem obiektu do systemu. Po zdefiniowaniu cechy pozostaje jeszcze wykonanie czynności Pokaż cechy w Widoku poszczególnych obiektów, do których jest przypisana. Aktywowanie cechy na obiekcie zapisywanym w systemie Samo zdefiniowanie cechy w systemie nie powoduje jej uwidocznienia na obiekcie, do którego jest przypisana. Aby to uzyskać, w oknie obiektu, do którego definiowaliśmy cechę, należy jednorazowo wykonać jednokrotną operację wyświetlenia pola cechy. W tym celu w menu obiektu Widok włączamy funkcję Pokaż cechy. Po tej operacji w oknie obiektu pojawia się nowa zakładka Cechy. Ustawiamy na niej kursor uzyskując na górnym pasku zadań zastaw funkcji o nazwie Cechy. W zestawie funkcji wybieramy Wyświetlane cechy, czynność aktywuje formularz. Zdefiniowane a nie widniejące na obiekcie (np. karcie towarowej) cechy są umieszczone w lewym okienku i jeśli chcemy wyświetlić je na obiekcie używamy klawisza Dodaj, który przesuwa cechę z lewego okna do prawego. Formularz zatwierdzamy OK. Pozostaje nadać w polu formularza, które właśnie się pojawiło, wartość cechy. Cechę do obiektu po jej zdefiniowaniu przyłączany jednokrotnie, wykonując wyżej opisane czynności na dowolnym obiekcie z danej tabeli. Oznacza to, że na wszystkich obiektach z danej tabeli będzie już uwidoczniona zakładka Cechy i pole o nazwie cechy, w które trzeba będzie wpisać wartość cechy. Po dodaniu w Widoku Cech, należy następnie dodać odpowiednie Pola (w Menu pojawi się opcja Pola, wybieramy Wyświetlane cechy ). Definiowanie cech z poziomu drzewa grup Aby pogrupować dane należy włączyć grupowanie wg cechy grupującej tzn. nacisnąć przycisk z ikoną katalogu po prawej stronie paska narzędzi nad listą pozycji. Wtedy pojawi się na ekranie po lewej stronie pionowy panel z pierwszą gałązką drzewa o nazwie Wszystko, a u góry panelu 2 ikony. Ikona pierwsza z lewej (Zaznacz wiele pozycji) aktywuje dodatkowe pola do zaznaczania gałązek drzewka (o ile takie istnieją). Pozwala to na sumowanie/wyświetlanie zapisów z różnych gałązek drzewa w obrębie tej samej cechy oraz uzyskanie iloczynu/zawężenie danych/zapisów z różnych grup przynależnych do różnych cech. Ikona druga (Uwzględnij podgrupy) pozwala na definiowanie cech oraz nadawanie im wartości. Ustawiamy/klikamy kursor na gałązce Wszystko. Klikamy drugą ikonę, co powoduje wyświetlenie formularza definiującego nazwę cechy o charakterze grupującym. 291

292 Wpisujemy nazwę (np. Grupa). Pod gałązką Wszystko pojawi się gałązka drzewa o nazwie Grupa, a pod nią podlista o nazwie Bez wartości. Po tej operacji mamy w systemie cechę grupującą o nazwie Grupa, która jest wymagalna przy zakładaniu nowej karty towarowej. Dotychczas istniejące karty zostały umieszczone pod wartością cechy Bez wartości. Kolejną czynnością jest nadanie wartości cesze o nazwie Grupa (np. Tekstylia i Galanteria). W tym celu ustawiamy kursor na gałązce Grupa (lub na gałązce bez wartości ) i ponownie klikamy drugą ikonę z wizerunkiem katalogu. Pojawia się formularz, na którym wpisujemy wartość cechy Grupa np. Tekstylia. Aby nadać kolejną wartość np. Galanteria, czynność powtarzamy. Mamy obecnie cechę Grupa, jej wartości Tekstylia i Galanteria, pozostaje nadanie kartom towarowym wartości cechy (np. umieszczenie karty o nazwie Koszulka w grupie Tekstylia). W tym celu tj. w Windows, zaznaczamy karty, które mają być umieszczone w określonej grupie i zgodnie z zasadą przeciągnij i upuść (tak jak w Windows) przeciągamy zaznaczone karty w obszar odpowiedniej gałązki drzewa. Rodzaje cech grupujących Rys. 214 Widok drzewa cech grupujących Istnieją cztery rodzaje cech grupujących: Jednopoziomowa - jednowartościowa Jednopoziomowa - wielowartościowa Hierarchiczna jednowartościowa Hierarchiczna wielowartościowa 292

293 Rys. 215 Rodzaje cech grupujących Cecha jednopoziomowa jednowartościowa ma jeden poziom zagnieżdżenia i możemy przypisać do niej jedną wartość. Rys. 216 Widok na liście wszystkich dokumentów ustawienia cechy jednopoziomowej - jednowartościowej Cecha jednopoziomowa wielowartościowa ma jeden poziom zagnieżdżenia i można przypisać do niej więcej niż jedną wartość, to znaczy na liście wszystkich dokumentów dokument ZK może należeć do cechy ZK jak i PZ. Cecha hierarchiczna jednowartościowa można ją dowolnie zagnieżdżać, ale można przypisać tylko i wyłączenie jedną wartość do jednej cechy. 293

294 Rys. 217 Widok na liście wszystkich dokumentów ustawienia cechy hierarchicznej jednowartościowej Cecha hierarchiczna wielowartościowa można ją dowolnie zagnieżdżać, dodatkowo pojedyncza wartość może być w wielu cechach. Usuwanie cech Ostatnia ikona służy do usuwania cech, ale przed tą operacją należy usunąć cechy przypisane do towaru. Jeśli chcemy usunąć cechy z towaru masowo, należy włączyć Organizator widoku, który znajduje się na pasku narzędzi, następnie przejść na zakładkę pola i rozwinąć Worker Features -> cecha i przenieść go za pomocą myszki (metoda przeciągnij i upuść) na listę. Następnie zaznaczamy wyciągniętą kolumnę, a na niej odpowiednie pozycje (Ctrl+ lub ), z których chcemy ściągnąć cechy (kilka wybranych towarów lub też jeśli chcemy ściągnąć cechy ze wszystkich towarów to wciskamy <Ctrl+A>). Kolejnym krokiem jest wybranie z klawiatury skrótu <Ctrl+Shift+H> i zamienienie wartości cechy na puste pole. Po usunięciu wszystkich cech z towarów można usunąć cechę. Za pomocą zamiany możemy przepisywać towary z jednej cechy do drugiej. 294

295 Ewidencja Środków Pieniężnych Opis ogólny Ewidencja Środków Pieniężnych jest integralnym elementem systemu enova, Moduł służy do ewidencjonowania i obsługi wszelkich operacji związanych z przepływem środków pieniężnych w firmie oznacza to, że gromadzi się tu wszystkie informacje w postaci dokumentów, czy zapisów związane z ewidencją kasowo-bankową. Informacje do tego modułu mogą trafiać w dwojaki sposób: mogą być ewidencjonowane w module Ewidencja Środków Pieniężnych bezpośrednio, mogą pochodzić z pozostałych modułów (np. Kadry Płace, Sprzedaż, Księgowość). Moduł umożliwia: wystawianie dokumentów typu Kasa Wyda i Kasa Przyjmie (KW i KP) w dowolnej walucie sporządzanie dziennych lub okresowych raportów kasowych obsługę nieograniczonej liczby rachunków bankowych rejestrację wpłat i wypłat bankowych nie związanych bezpośrednio z zakupem lub sprzedażą takich jak: opłaty bankowe czy dopisane odsetki wprowadzania przelewów w dowolnej walucie, generowanie wydruków przelewów do Urzędu Skarbowego, ZUS-u, dla kontrahentów, dla pracowników tworzenie plików z poleceniami przelewów zgodnych z formatami wymaganymi przez systemy typu home-banking prowadzenie raportów bankowych, import wyciągów bankowych z plików prowadzenie raportów kasowych ze stanem gotówki w kasie tworzenie dowolnej ilości tabel kursowych tworzenie rozrachunków z kontrahentami (w tym rozrachunków walutowych) tworzenie dokumentów rozliczeniowych (noty odsetkowe, potwierdzenie salda, ponaglenia zapłaty, różnice kursowe, kompensaty), przy czym tworzenie dokumentów różnic kursowych wymaga licencji na moduł Księgowość tworzenie raportów o należnościach i zobowiązaniach (np. struktura wiekowa należności) Na funkcjonalność Modułu Ewidencja Środków Pieniężnych składają się: raporty tutaj definiowane są nagłówki raportów kasowych i nagłówki wyciągów bankowych oraz ewidencjonowane są wypłaty i wypłaty bankowe, dokumenty kasowe - tutaj tworzone są na podstawie dokumentów KP i KW raporty kasowe, przelewy tutaj na podstawie listy zobowiązań ewidencjonowane są przelewy dla kontrahentów, pracowników oraz przelewy do urzędu skarbowego i ZUS-u. Z tej opcji prowadzona jest również komunikacja z 295

296 systemami home-banking u w zakresie przesyłania przelewów w formie elektronicznej, zobowiązania i należności tutaj można zobaczyć jak wyglądają zobowiązania i należności z w różnych przekrojach. Przelewy są wystawianie z listy zobowiązania i należności, rozrachunki lista dokumentów (zobowiązania, należności, wpłaty, wypłaty) rozliczonych i nierozliczonych w różnych przekrojach, można tutaj parować rozrachunki, kompensować, rozliczać, ewidencje dokumentów rozliczeniowych tutaj ewidencjonowane są wezwania do zapłaty, noty odsetkowe, potwierdzenia salda, kompensaty, rozliczenia zaliczek, delegacji. 296

297 Funkcjonalność modułu EŚP Ewidencjonowanie operacji kasowych Konfiguracja dla raportów kasowych O tym, czy w programie będzie prowadzona rejestracja operacji kasowych decydują ustawienia opcji w programie (Pasek narzędzi / Narzędzia / Opcje) w części: Konfiguracja Ewidencji Środków Pieniężnych/ Ewidencje. Rys. 218 Formularz definiowania Kasy W programie istnieje możliwość zdefiniowania osobnych stanowisk kasowych, dzięki czemu można w prosty sposób stwierdzić, na którym stanowisku kasowym zostały wykonane poszczególne operacje. Dla danego operatora można przyporządkować odrębne stanowisko kasowe (szufladę kasową). W przypadku, gdy w firmie zdefiniowanych jest kilka stanowisk kasowych, ewidencja obrotu gotówką na poszczególnych stanowiskach jest prowadzona niezależnie. Dla każdego stanowiska kasowego użytkownik może sporządzić odrębny raport kasowy, co pozwala kontrolować gotówkę niezależnie na każdym ze stanowisk. 297

298 Zakładka Ogólne Nazwa należy podać nazwę Kasy (np. Kasa gotówkowa lub Kasa/Kraków) Symbol należy wpisać symbol kasy, który będzie używany, jako skrót do oznaczania raportów np. RK/KASA1 Wpłaty / wypłaty wprowadzane za pomocą Dokumentów. Zakładaj automatycznie decyduje o tym że jeśli po stronie modułu Handel Faktury będą generowanie automatyczne zapłaty w przypadku gdy nie będzie raportu za dany okres utworzy się automatycznie nowy. Definicja raportu należy ustawić RK jest to symbol dokumentu raportu kasowego Definicja raportu definicja raportu po stronie EŚP. Definicja ewidencji dokumentów ewidencja, do której po zatwierdzeniu wpadną wyciągi bankowe. Okres raportu raporty mogą być dzienne, dekadowe, miesięczne i inne. Saldo bilansu otwarcia należy wpisać stan początkowy dla raportów kasowych prowadzonych w danej kasie, który jest równy stanowi początkowemu konta księgowego, na które będą księgowane raporty kasowe. Zakładka Ewidencje zależne Do ewidencji środków pieniężnych typu KASA można stworzyć hierarchię ewidencji zależnych wg sposobu zapłaty. Dzięki temu mechanizmowi można przekierować zapłaty o określonym sposobie płatności do innej ewidencji niż kasa gotówkowa (funkcja przydatna głównie przy wystawianiu dokumentów w module Handel). Sposób zapłaty wybór sposobu zapłaty w tym polu spowoduje, że nadanie go na płatności w handlu przekieruje automatyczną zapłatę za dokument z ewidencji nadrzędnej, jaką jest np. kasa gotówkowa do ewidencji podrzędnej, którą należy wcześniej założyć pod typem: Kasa Podrzędna należy wskazać ewidencję podrzędną, do której będą wpływały zapłaty przy wcześniej określonym sposobie zapłaty. Rys. 219 Kasa / Ewidencje zależne 298

299 Przy takim ustawieniu podczas wystawiania dokumentu sprzedaży w module Handel gdzie, jako sposób zapłaty została wybrana karta zostanie wygenerowana zapłata do ewidencji Karta, a nie Kasa gotówkowa. Zakładka Prawa danych aby dana ewidencja była aktywna należy uzupełnić zakładkę prawa danych nadając odpowiednie prawo wybranym operatorom. Nagłówek nowego raportu kasowego Rys. 220 Formularz nowego raportu kasowego W celu dodania nowego raportu kasowego w ramach, którego będą wystawiane dokumenty KP lub KW, należy w menu głównym programu w opcji Ewidencja ŚP / Raporty dodać nowy raport dla Kasy gotówkowej. Nowy raport kasowy będzie ewidencjonowany w Ewidencji odpowiadającej kasie gotówkowej. Nic na formularzu nie wypełniamy tylko ją zatwierdzamy.(ewentualnie zmieniamy okres raportu domyślnie ustawiony przez program). Wystawianie dokumentu KP/KW... Z poziomu menu głównym programu w opcji Ewidencja ŚP / Dokumenty kasowe w ramach Kasy gotówkowej i danego raportu kasowego dodajemy nowy dokument lub wpłaty (skrót <Ctrl+Shift+T>) lub wypłaty (skrót <Ctrl+Shift+W>). Wydawanie pieniędzy z kasy dotyczy przeważnie płatnych gotówką, zwrotów sprzedaży detalicznej i fakturowej, oraz podczas odnotowywania wypłat gotówkowych związanych z płatnościami dla dostawców lub podczas odnotowywania zaliczek wpłacanych dostawcom w poczet przyszłych zakupów. Dodatkowo program umożliwia odnotowanie dokonania operacji KP (wpłat) i KW (wypłat) niezwiązanych bezpośrednio z transakcjami np. wypłaty zaliczek dla pracowników, wypłaty gotówki do banku, wpłata drobnej gotówki do wydawania reszty itp. 299

300 Rys. 221 Wystawianie kwitu KP/KW Definicja oznaczenie dla dokumentu wpłaty/wypłaty kasowej. Kontrahent należy podać kontrahenta lub pracownika lub wypełnia się pola. Zwrot zaznaczenie tego pola oznacza, że dana wpłata dotyczy płatności związanej z korektą faktury lub innego dokumentu, który wymaga zwrotu pieniędzy (znaczenie tego ma istotny wpływ przy księgowaniu dokumentów kasowych na konta księgowe kontrahentów) Jeżeli nie wypełni się pola Kontrahent, należy ustawić parametr Podlega rozliczaniu na Nie. Jeżeli wypełni się pole Kontrahent to parametr Podlega rozliczaniu ustawiamy na Tak. Kwota należy wpisać kwotę. Zapłata za należy wpisać numer dokumentu, za który regulujemy płatność. Jeżeli dokument kasowy nie dotyczy zapłaty do dokumentu, to pole pozostać puste. W tym polu nie należy wpisywać opisów dodatkowych np. taxi itp. Opis należy wpisać dodatkowy opis dokumentu KP/KW np. zapłata częściowa, zapłata faktur. 300

301 Rozliczenia ta sekcja na dokumencie wskazuje, czy dokument jest rozliczany (sparowany). Stan stan dokumentu może być rozliczony, nierozliczony, częściowo rozliczony. Data wskazuje datę rozliczenia dokumentu. Rozliczono określa kwotę rozliczoną. Do rozliczenia określa kwotę, jaka pozostaje do rozliczenia. Windykacje jest to opcja aktywna tylko wtedy, gdy w programie jest aktywny moduł windykacji. Stan określa, na jakim etapie windykacyjnym jest dana pozycja i kiedy te stan przez mechanizm windykacji został nadany. Sekcji Windykacje nie wypełnia się w trakcie ewidencjonowania dokumentu. Jest ona wyłaniana przez osoby zarządzające windykacjami Drukowanie dokumentu KP/KW i raportu kasowego Będąc na formularzu kwitka naciskamy ikonę drukarki. Zaś będąc na raporcie kasowym z danego dnia naciskamy ikonę drukarki i drukujemy raport. Zamykanie raportu kasowego W programie operacje kasowe numerowane i wyświetlane na listach są zawsze w obrębie danego raportu kasowego. Tego typu rozwiązanie jest najczęściej stosowane w większości firm, gdyż umożliwia codzienną kontrolę stanu gotówki w poszczególnych szufladach kasowych. Aby zamknąć dany raport kasowy, należy: sprawdzić, czy wszystkie dokumenty w ramach danego raportu kasowego są Zatwierdzone. Aby zamknąć dany raport, można na liście Raporty - wejść na dany raport kasowy i wybrać worker Zamknij Raport, lub po zaznaczeniu raportu na liście wybrać z menu Czynności > Zamknij raport. Można także skorzystać z parametru w konfiguracji - Konfiguracja Ewidencji ŚP/Zatwierdzanie dokumentów - 'Raporty kasowo - bankowe'. Zaznaczenie parametru na Tak skutkuje automatycznym zatwierdzaniem (zamykaniem) raportów EŚP podczas wychodzenia z raportu przez Zapisz i zamknij. Jeżeli dokonamy zamknięcia raportu kasowego, dany raport przez pojawi się również w Ewidencji Dokumentów gdzie będzie mógł podlegać dekretacji, na konta księgowe o ile użytkownik posiada również moduł Księgowość. 301

302 Ewidencjonowanie wyciągu bankowego w PLN Przygotowanie konfiguracji dla wyciągów bankowych O tym, czy w programie będzie prowadzona rejestracja operacji bankowych decydują ustawienia opcji w programie (Narzędzia / Opcje) w części: Konfiguracja Ewidencji Środków Pieniężnych. Rys. 222 Formularz konta bankowego Należy ustawić rachunki bankowe, dla których będą ewidencjonowane wyciągi bankowe. W parametrach konfiguracyjnych predefiniowany jest jeden rachunek bankowy, który można zmodyfikować lub dodać nowe rachunki. W programie istnieje możliwość zdefiniowania osobnych rachunków bankowych w danym banku lub w wielu bankach. Dzięki temu można w prosty sposób sprawdzać stan kont bankowych lub w jakim banku i koncie zostały wykonane poszczególne operacje. W przypadku, gdy w firmie zdefiniowanych jest kilka rachunków bankowych, ewidencja obrotu pieniężnego dla poszczególnych kont bankowych jest prowadzona niezależnie. Dla każdego konta bankowego użytkownik może sporządzić odrębny wyciąg bankowy. 302

303 Operacje między kontami bankowymi, oraz między kontami bankowymi, a kasą muszą być przeprowadzane przez środki pieniężne w drodze. Nazwa należy podać nazwę rachunku bankowego (np. Rachunek bieżący PKOSA). Symbol należy wpisać symbol rachunku bankowego, który będzie używany, jako skrót do oznaczania wyciągów bankowych np. PKO- PODST. Wpłaty/wypłaty prowadzone za pomocą można wybrać Raporty, nowe wyciągi będą dodawane na liście EŚP > Raporty. Bank należy z listy banków wybrać bank i nazwę konta. Najpierw należy uzupełnić listę banków o informację o banku. Rachunek należy wpisać nr konta, z którego będą ewidencjonowane wyciągi bankowe. Definicja raportu należy wybrać WB (wyciąg bankowy). Definicja ewidencji dokumentów ewidencja, do której po zatwierdzeniu wejdą wyciągi bankowe. Okres raportu wyciągi bankowe mogą być ewidencjonowane dziennie, dekadowo, miesięcznie Saldo bilansu otwarcia należy wpisać stan początkowy dla wyciągów bankowych ewidencjonowanych w danym rachunku bankowym, który jest równy stanowi początkowemu konta księgowego, na które będą księgowane wyciągi bankowe. Ewidencjowanie wyciągu bankowego W celu dodania nowego wyciągu bankowego w ramach, którego będą ewidencjonowane dokumenty wpłat lub wypłat bankowych, należy w menu głównym programu w opcji Ewidencja ŚP Raporty dodać nowy raport dla Rachunku bankowego. Wyciąg bankowy będzie ewidencjonowany w kontekście Ewidencji odpowiadającej danemu rachunku bankowemu. Na formularzu edycji podlega wyłącznie okres raportu domyślnie proponowany przez program). Ewidencjonowanie wpłaty / wypłaty bankowej Z poziomu menu głównego programu w opcji Ewidencja ŚP Raporty. Wybieramy raport przygotowany dla danego rachunku bankowego i na zakładce Wpłaty i wypłaty wprowadzamy operacje bankowe. W ramach danego wyciągu bankowego dodajemy nowy dokument wpłaty (skrót <Ctrl+Shift+T>) lub wypłaty (skrót <Ctrl+Shift+W>). 303

304 Rys. 223 Formularz ewidencjonowania wpłaty/wypłaty wyciągu bankowego Wydawanie pieniędzy z banku dotyczy głównie operacji związanych z płatnościami dla dostawców lub podczas odnotowywania zaliczek wpłacanych dostawcom w poczet przyszłych zakupów. Dodatkowo program umożliwia odnotowanie dokonania operacji wpłat i wypłat niezwiązanych bezpośrednio z transakcjami np. wypłaty dla pracowników, wypłaty gotówki do banku, opłat bankowych, odsetek bankowych, podatków do urzędów. Kontrahent należy podać kontrahenta lub pracownika lub nie podajemy nie wypełnia się pola. Jeżeli nie wypełni się pola Kontrahent, należy ustawić parametr. Zwrot zaznaczenie tego pola oznacza, że dana wpłata dotyczy płatności związanej z korektą faktury lub innego dokumentu, który wymaga zwrotu pieniędzy (znaczenie tego ma istotny wpływ przy księgowaniu dokumentów kasowych na konta księgowe kontrahentów). Podlega rozliczaniu na Nie. Jeżeli wypełni się pole kontrahent parametr Podlega rozliczaniu ustawiamy na Tak. Kwota należy wpisać kwotę. 304

305 Zapłata za należy wpisać numer dokumentu, za który regulujemy płatność. Jeżeli dokument wpłaty/wypłaty bankowej nie dotyczy zapłaty/wypłaty do dokumentu, lub nie ma wskazanego na wyciągu bankowym numeru dokumentu, za który regulowana jest płatność to pole to powinno pozostać puste. W tym polu nie należy wpisywać opisów dodatkowych np. zapłata za fakturę. Opis należy wpisać opis dokumentu kasowego, np. opłata bankowa. Rozliczenia ta sekcja na dokumencie bankowym wskazuje, czy dokument jest rozliczany (sparowany). Stan stan dokumentu może być rozliczony, nierozliczony, częściowo rozliczony. Data wskazuje datę rozliczenia dokumentu. Rozliczono określa kwotę rozliczoną. Do rozliczenia określa kwotę, jaka pozostaje do rozliczenia. Windykacje jest to opcja aktywna tylko wtedy, gdy w programie jest aktywny moduł windykacji. Stan określa, na jakim etapie windykacyjnym jest dana pozycja i kiedy te stan przez mechanizm windykacji został nadany. Sekcji Windykacje nie wypełnia się w trakcie ewidencjonowania dokumentu. Jest ona wyłaniana przez osoby zarządzające windykacjami. Sprawdzanie stanu konta bankowego Po wprowadzeniu całego dokumentu wyciągu bankowego można sprawdzić stan danego konta. W tym celu przechodzimy na Zakładkę Ogólne Raportu bankowego. Zamykanie wyciągu bankowego W programie operacje bankowe numerowane i wyświetlane na listach są zawsze w obrębie danego wyciągu bankowego Tego typu rozwiązanie jest najczęściej stosowane w większości firm, gdyż umożliwia codzienną kontrolę stanu środków pieniężnych na poszczególnych kontach bankowych. Aby zamknąć dany wyciąg, można na liście Raporty - wejść na dany wyciąg bankowy i wybrać worker Zamknij Raport, lub po zaznaczeniu raportu na liście wybrać z menu Czynności > Zamknij raport. Wszystkie dokumenty (wpłaty/wypłaty bankowe) ewidencjonowane w ramach wyciągu bankowego, dziedziczą z wyciągu jego stan, stąd zamknięcie wyciągu powoduje, że i one też się zamykają. Podobnie jak w przypadku raportu kasowego można skorzystać z parametru w konfiguracji Konfiguracja / Ewidencji ŚP / Zatwierdzanie dokumentów 'Raporty kasowo bankowe'. Zaznaczenie parametru na Tak skutkuje automatycznym zatwierdzaniem (zamykaniem) raportów EŚP podczas wychodzenia z raportu przez Zapisz i zamknij. 305

306 Po w/w czynnościach dokument wyciąg bankowy przechodzi na poziom księgowości do Ewidencji Dokumentów gdzie będzie podlegał dekretacji. Ewidencjonowanie wyciągu bankowego w walucie obcej Przygotowanie konfiguracji dla wyciągu w walucie obcej magazyn walut W Opcjach > Ewidencja dokumentów > Definicje dokumentów tworzymy nową definicję dla wyciągów bankowych w EUR np. WBEUR. Rys. 224 Tworzenie nowej ewidencji dokumentów dla wyciągu w EUR W Opcjach > Ewidencje ŚP > Ewidencje tworzymy nową definicję raportów bankowych: Wprowadzamy nazwę i symbol np. BANKEUR Wybieramy walutę raportu np. EUR Dla tworzonej ewidencji możemy wybrać domyślną tabelę kursową. 306

307 Zaznaczamy pole Obsługa magazynu walut! Ustawiamy, aby dokumenty były wprowadzane za pomocą Raportów Ustawienie domyślnego sposobu wyliczania wartości będzie decydować o uzupełnianiu się pola dla Magazynu Walut na zakładce ogólne w Wypłacie z ewidencji walutowej. Uzupełniamy pola związane z identyfikacją numeru rachunku bankowego Wybieramy okres raportu odpowiadający okresowi wyciągów bankowych dostarczanych przez bank. Wybieramy definicję raportu np. WB; pole to jest wymagalne Wybieramy nowostworzoną definicję z Ewidencji dokumentów WBEUR. Na zakładce Prawa danych ustawiamy odpowiednio prawa dostępu do ewidencji dla poszczególnych operatorów. Rys. 225 Konfiguracja ewidencji środków pieniężnych w EUR Wprowadzanie kursów walut Kursy walut w systemie enova mogą być wprowadzane ręcznie lub przy pomocy mechanizmu importującego. 307

308 Wybierając Narzędzia / Kursy walut, wprowadza się kurs ręczne. W tym celu należy na formatce kursy walut wybrać odpowiednio daty obowiązywania i ogłoszenia, po wybraniu dat należy w polu kurs wpisać kurs na dany dzień, dla konkretnej waluty. Rys. 226 Kursy walut Aby skorzystać z funkcji importu kursów z NBP należy wybrać Narzędzia / Import kursów średnich NBP kursy pobierane są ze strony Narodowego Banku Polskiego. Jeśli ma być zaimportowany kurs bieżący należy na formatce ustawić pole importuj na Ostatni ogłoszony i wybrać Zapisz i zamknij. Rys. 227 Import kursów średnich NBP Aby importować kursy historyczne z jednego dnia należy w polu Importuj wybrać: Z dnia, wskazać odpowiednie daty i wybrać Zapisz i zamknij. 308

309 Rys. 228 Import kursów średnich NBP Można też importować kursy historyczne za dłuższy okres czasu, w tym celu należy w polu importuj wybrać Za okres oraz ustawić odpowiedni zakres dat w polu Tabele kursowe ogłoszone w okresie. Jeśli kurs został ogłoszony w danym dniu system zaimportuje kurs, dla tabel bez kursu pojawi się komunika w oknie Log. Wszystkie kursy historyczne prezentowane są w Narzędzia Opcje Ewidencje ŚP Waluty, na zakładce notowania dla wybranej waluty. 309

310 Ewidencjonowanie wpłat / wypłat bankowych w walucie obcej Podobnie jak w przypadku ewidencji w PLN najpierw tworzymy nowy raport. Następnie będąc w raporcie przechodzimy na zakładkę Wpłaty i wypłaty i dodajemy nową operację. Będąc na formularzu operacji na zakładce ogólne wprowadzamy wszystkie niezbędne informacje i podajemy kwotę operacji w walucie obcej. W przypadku ewidencji z włączoną obsługą magazynu walut na każdej wpłacie i wypłacie widnieje dodatkowe pole Magazyn walut. Rys. 229 Ewidencjonowanie wpłaty w walucie obcej Na Wpłatach pole to domyślnie przyjmuje wartość Wg kursu dnia i ustawienie takie wymaga wpisania kursu na zakładce dodatkowe. Możliwe jest również ustawienie w tym polu wartości Nie podlega, co spowoduje, że operacja nie będzie uwzględniana przy wyliczaniu różnic kursowych. Następnie przechodzimy na zakładkę dodatkowe i tam podajemy kurs przeliczenia kwoty w walucie obcej na wartość w PLN. Wartość operacji w PLN policzy się automatycznie wyniku przemnożenia wartości w walucie obcej przez podany kurs przeliczenia. W tym miejscu możemy skorzystać ze zdefiniowanej i uzupełnionej wcześniej tabeli kursowej. Na każdej operacji Wpłaty na zakładce Magazyn Walut tworzą się zasoby, które pokazują wartości waluty wchodzące na magazyn i ich wartość w PLN po kursie dnia. 310

311 Rys. 230 Przeliczenie wpłaty w walucie obcej na PLN Na Wypłatach w polu Magazyn walut domyślnie ustawiana jest wartość Wg zasobów. Przy takim ustawieniu na wypłacie nie ma potrzeby wprowadzania kursu. Jej wartość w PLN wyliczy się automatycznie na podstawie cząstkowych wartości w PLN wcześniejszych wpłat ją finansujących. 311

312 Rys. 231 Ewidencjonowanie wypłaty w walucie obcej Na każdej operacji Wypłaty na zakładce Magazyn walut tworzą się obroty magazynu walut. 312

313 Rys. 232 Obroty magazynu walut Każdy taki obrót pokazuje cząstkowe sparowania rozchodów waluty z magazynu i wcześniejszych wpłat je finansujących. Przy ustawionej wartości Wg zasobów w polu Magazyn walut rozchody odbywają się po kursach przychodów i na utworzonych sparowaniach nie powstają różnice kursowe. W przypadku ustawienia na Wypłacie w polu Magazyn walut wartości Wg kursu dnia wymagane będzie wpisanie na zakładce Dodatkowe kursu, według którego nastąpi przeliczenie waluty na PLN. Przy tak zaewidencjonowanym rozchodzie waluty na zakładce Magazyn walut powstaną obroty, w których kursy wpłat będą inne niż kurs wypłaty. Obroty takie będą dodatkowo prezentowały wyliczone różnice kursowe na ewidencji śp. 313

314 Mechanizm magazynu walut pozwala na automatyczne wyliczanie różnic kursowych od własnych środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku walutowym lub w kasie walutowej. W momencie zatwierdzania wypłaty środków dla wypłacanej kwoty w walucie obcej wyliczana jest różnica wartości w PLN wynikająca z różnicy pomiędzy kursem wpłaty i kursem wypłaty. Zasoby i obroty magazynu walut Zasoby magazynu walut i obroty w magazynie walut możemy oglądać z poziomu Ewidencji ŚP. Ewidencja ŚP > Magazyn walut > Zasoby (Obroty). Zasoby magazynu walut pokazują dostępne zasoby waluty powiększane każdą kolejną wpłatą, a pomniejszane każdą wypłatą Obroty magazynu walut pokazują sparowane ze sobą wpłaty waluty i wypłaty. Parowanie to odbywa się automatycznie w momencie zatwierdzania dokumentu wypłaty. Parowania tworzone są zgodnie z zasadą FIFO (pierwsze weszło > pierwsze wyszło). Na każdej wypłacie każdym takim sparowaniu tworzy się różnica kursowa pomiędzy kursem wpłaty a kursem wypłaty. UWAGA! Parowania tworzą się automatycznie, ale automatycznie się nie przeliczają. W sytuacji wprowadzania wypłat z datami wcześniejszymi niż wpłaty istniejące już w programie sparowania będą niewłaściwe i różnice kursowe będą policzone niepoprawnie. Aby doprowadzić do poprawności należy dokonać przeliczenia magazynu walut z poziomu konfiguracji danej ewidencji. Przygotowywanie bilansu otwarcia zasobów magazynu walut W praktyce możliwa jest sytuacja, że zakładana przez nas ewidencja waluty obcej jest kontynuacją ewidencji prowadzonej wcześniej poza systemem enova i wymaga wprowadzenia stanu początkowego zasobów. Na taki stan początkowy zasobów mogą składać się wcześniejsze wpłaty zaewidencjonowane według różnych kursów. Aby poprawnie stworzyć stan początkowy, który będzie następnie uwzględniany przy wyliczaniu różnic kursowych od własnych środków należy wykonać następujące czynności: Tworzymy nowy okres obrachunkowy wcześniejszy niż pierwszy okres, dla którego była prowadzona księgowość w enova, np ( ) Przechodzimy do planu kont i w okresie obrachunkowym 2010 tworzymy dwa dowolne konta np. 130 i 145. Konta te posłużą do zaksięgowania bilansu otwarcia magazynu walut. Wprowadzamy w ewidencji środków pieniężnych z datą wyciąg bankowy zawierający wszystkie wpłaty waluty, które maja złożyć się na BO 2011 r. Wprowadzony raport należy zatwierdzić. Aby wprowadzone wpłaty waluty były widoczne w magazynie walut, niezbędne jest predekretowanie wprowadzonego raportu. Ręcznie 314

315 tworzymy dekret ze sztucznym księgowaniem na konta 130 i 145. Należy zwrócić uwagę na to, by w ewidencji dokumentów wskazany był okres 2010, oraz na to, żeby wszystkie daty w dekrecie były z 2010 r. Po predekretowaniu należy wejść jeszcze raz do konfiguracji Ewidencji ŚP (Opcje > Ewidencje ŚP > Ewidencje); Należy otworzyć wybraną definicję BANKEUR z poziomu konfiguracji i w menu Czynności należy wybrać polecenie Przelicz magazyn walut. Kopiowanie zasobów magazynu walut Na liście Raportów w Ewidencji środków pieniężnych dostępna jest czynność kopiowania zasobów magazynu walut z wypłaty wykonanej z jednej ewidencji w walucie obcej na wpłatę zaewidencjonowaną w innej ewidencji prowadzonej w tej samej walucie. Rys. 233 Kopiowanie zasobów magazynu walut UWAGA! Parowania tworzą się automatycznie, ale automatycznie się nie przeliczają. W sytuacji wprowadzania wypłat z datami wcześniejszymi niż wpłaty istniejące już w programie sparowania będą niewłaściwe i różnice kursowe będą policzone niepoprawnie. Aby doprowadzić do poprawności należy dokonać przeliczenia magazynu walut z poziomu konfiguracji danej ewidencji. Naliczanie różnic kursowych magazynu walut Będąc w ewidencji dokumentów wybieramy nowy rodzaj dokumentu Różnice kursowe MW. Wskazujemy właściwą datę dokumentu, która będzie datą księgowania i wybieramy polecenie Generuj różnice kursowe MW. 315

316 Pojawia się okienko, w którym wskazujemy okres, za jaki mają być zebrane różnice kursowe. Powinien zostać wskazany okres jednostronnie otwarty tak, aby program uwzględnił wszystkie zapisy z przeszłości aż do daty generowania różnic. W polu okres obrachunkowy wskazujemy ten, w którym dokonujemy księgowania różnic kursowych. Rys. 234 Generowanie różnic kursowych MW UWAGA! Naliczanie różnic kursowych wymaga posiadania licencji na moduł Księgowość (KH lub KPiR). Drukowanie przelewu Przygotowanie przelewu W programie enova przygotowanie przelewów może nastąpić na dwa sposoby. Pierwszy z nich polega na zbiorczym przygotowaniu przelewów dotyczących rozliczeń transakcji na podstawie listy Zobowiązań i należności (lub listy Rozrachunków wg dokumentów). W celu ich przygotowania należy wejść na listę zobowiązań i należności (lub Rozrachunków wg dokumentów) w Ewidencji ŚP i wybrać zobowiązania z listy, do których chcemy wystawić przelewy (np. wg kontrahenta), a następnie z menu Czynności wywołać funkcję Przygotuj Przelewy. 316

317 Po uruchomieniu opcji Przygotuj przelewy pojawi się formularz, na którym, należy uzupełnić pola: Rys. 235 Formularz przygotowania przelewu Data należy podać datę przygotowania przelewu można ją zmienić do czasu zatwierdzenia przelewu. Z rachunku należy podać rachunek bankowy, z którego dane przelewy będą realizowane. Filtr priorytetów pozwala wygenerować przelewy dla płatności o określonych priorytetach (np. 1;2). Wyjątki priorytetów pozwala podczas generowania przelewów wykluczyć płatności o określonych priorytetach. Łączone Tak/Nie jest to opcja, która pozwala określić czy ze zobowiązań dla poszczególnych kontrahentów mają być łączone przelewy, czy mają być regulowane na oddzielnym przelewie. Podczas generowania przelewów, dla których w polu tytułem opisy płatności w raz z datą przekraczają 106 znaków, program sam skraca opis płatności tylko do numeru płatności. łącz wg numerów włączony umożliwia łączenie przelewów dla zobowiązań o takich samych numerach. kontroluj Tytułem włączenie parametru powoduje rozpoczęcie tworzenia nowego przelewu w przypadku, gdy numery zobowiązań przestają mieścić się w polu 'Tytułem'. Tylko przelewy jeśli zaznaczony na Tak generowane są przelewy dla płatności ze sposobem zapłaty typu przelew. Po prawidłowym wypełnieniu w/w formularza pojawi się lista sporządzonych przelewów, którą można zweryfikować i zapisać na liście Przelewów w Ewidencji ŚP. Możemy uzyskać: pustą listę nic nie naliczono formularz dokumentu (tutaj przelewu) naliczono jeden 317

318 listę z wieloma dokumentami możemy na niej dokumenty zmieniać lub kasować Przygotowanie przelewów jest też możliwe z listy w Ewidencji ŚP Rozrachunki wg dokumentów. Przelewy można drukować tylko z listy Przelewów w Ewidencji ŚP. Drugim sposobem przygotowania przelewów są przelewy niezwiązane bezpośrednio z przeprowadzonymi w programie transakcjami. Tego rodzaju przelewy można przygotowywać bezpośrednio z poziomu Menu główne / Ewidencja ŚP / Przelewy. Z opcji tej można przygotowywać i drukować przelewy dla: Kontrahentów, Pracowników, ZUS-u, Urzędu skarbowego Po wybraniu z menu właściwego rodzaju przelewu pojawi się formularz do wyboru rachunku bankowego, z którego będzie realizowany przelew. Następnie pojawi się formularz nowego polecenia przelewu, na którym należy wypełnić informacje. Data należy podać datę przygotowania przelewu. Póki przelew nie zostanie zatwierdzony można tą datę zmienić. Kontrahent należy podać kontrahenta, dla którego będzie dany przelew. Rachunek odbiorcy pole wypełni się na podstawie informacji zawartej na karcie. kontrahenta. Kwota należy podać kwotę przelewu. Tytułem należy podać opis przelewu. 318

319 Rys. 236 Przygotowanie przelewu Przelewy mogą mieć dwa statusy, nie zatwierdzony tzn. mogą być dokonywane zmiany oraz zatwierdzony (w domyśle) przekazany do banku. Zmianę statusu przelewu określa operator. Wydruk przelewu Będąc na formularzu przelewu naciskamy ikonę drukarki. Rozliczanie dokumentów Rozliczanie dokumentów, inaczej parowanie zapłat z dokumentami zaległości może następować w trakcie ewidencjonowania dokumentów kasowych lub wpłaty/wypłat bankowych. 319

320 Rys. 237 Dokument Wpłaty bankowej za faktury Aby dokonać rozliczenia należy wprowadzić dokument kasowy lub wpłatę/wypłatę bankową. Istotne jest by w polu Zapłata za wprowadzony został numer lub numery faktur, rozliczanych przez dany zapis. Po wypełnieniu wszystkich pól na dokumencie kasowym lub bankowym, należy uruchomić funkcję Rozliczenie. 320

321 Rys. 238 Formularz Rozliczanie dokumentów Ukaże się plansza dokumentów nierozliczonych dla danego kontrahenta, wraz z zaznaczonymi pozycjami, które zostały wskazane na dokumencie kasowo/bankowym w polu Zapłata za. Jeżeli operator właśnie te pozycje chce rozliczyć wystarczy zatwierdzić daną propozycję klawiszem <OK>. Pozycje automatycznie wskazane przez mechanizm rozliczeń można odznaczyć i wskazać inne na liście dokumentów do rozliczenia. 321

322 Rys. 239 Rozliczanie dokumentów Filtry dostępne na rozliczeniu: Rodzaj: Rozliczenie / Rozliczenie zwrotu. W buforze: Pokazuje płatności będące w buforze (takich płatności nie można rozliczyć). Księgowane na inne konta: Pozwala sprawdzić czy druga strona rozliczenia zaksięgowana jest na inne konto rozrachunkowe (można rozliczać tylko rozrachunki księgowane na to same konto). Zgodna kwota: Pozwala wyświetlić płatności o takiej samej kwocie która została wpisana na zapłacie. Filtr numeru: Pozwala wyfiltrować płatności wg całego lub części numeru płatności. Zakres daty: Wskazanie zakresu dat płatności. Zakres terminu: Wskazanie zakresu dat dla terminu płatności. Po wykonaniu operacji rozliczenia (sparowania dokumentów), dokument wpłaty i dokumenty zaległości mogą przyjąć status rozliczonych lub częściowo rozliczonych. Dokumenty, które rozliczane są daną wpłatą kasowo/bankową widoczne są na zakładce Rozliczenia w Płatności/Zapłacie. 322

323 Dane rozliczenie (sparowanie) można anulować poprzez wejście na dokument zapłaty na zakładkę Rozliczenia i Przelewy, i poprzez opcję Usuń można skasować dane rozliczenie. Można również rozliczać (parować) dokumenty wpłaty i wypłaty. Np. pobranie zaliczki i zwrot nierozliczonej kwoty zaliczki. Aby takie dwa dokumenty rozliczyć, należy otworzyć jeden z nich, a następnie z funkcji Czynności wykonać należy Rozliczenie zwrotu. W przypadku, gdy rozliczne jest zobowiązanie z należnością tj. kompensata należności ze zobowiązaniem, należy z opcji EŚP/Rozrachunki wg dokumentów dla danego kontrahenta wejść na listę dokumentów nierozliczonych, a następnie zaznaczyć płatności do skompensowania i z funkcji Czynności wykonać Naliczenie Kompensat (Naliczanie kompensat zostało opisane w rozdziale Kontrola rozrachunków / Kompensata). Program, wtedy rozliczy wskazane dokumenty, ponadto sporządzi dokument kompensaty, który można wydrukować. W przypadku pełnej księgowości można dokument kompensaty zaksięgować. Na liście Rozrachunki wg dokumentów w EŚP istnieje możliwość rozliczania rozrachunków hurtowo. W tym celu należy zaznaczyć płatności i zapłaty, a następnie z menu Czynności wybrać Rozliczanie dokumentów (skrót F7). Rys. 240 Rozliczanie dokumentów Wg numeru: program rozlicza dokumenty wg numerów na wpłacie bądź wypłacie. Wg kwoty: program rozlicza dokumenty wg kwot na płatnościach i zapłatach, jeśli np. są dwie płatności na tę samą kwotę i tylko jedna zapłata to program rozliczy tą płatność, która ma wcześniejszą datę wystawienia. 323

324 Wg kwoty (+ zwroty): parametr pozwalający przy rozliczaniu wg kwot uwzględniać płatności oznaczone jako Zwrot. Rozlicz pozostałe: zaznaczony na Tak rozliczy kilka płatności z zapłatami, jeśli na, Nie rozliczy tylko jedną płatność z zapłatą. Pozostałe (+ zwroty): parametr pozwalający przy rozliczaniu bez analizy numerów i kwot uwzględniać płatności oznaczone jako Zwrot. + zgodność cechy: pole pozwala rozszerzyć wybór wcześniejszych parametrów związanych z rozliczaniem o możliwość rozliczania płatności i zapłat z identycznymi wartościami danej cechy. 324

325 Produkcja Opis ogólny Moduł Produkcja umożliwia definiowanie technologii, tworzenie zleceń produkcyjnych, modyfikację technologii w ramach zlecenia, kalkulowanie kosztu wytworzenia, generowanie dokumentów rozchodu surowców oraz przyjęcia produktów. Na poniższym schemacie przedstawiono strukturę technologii, zlecenia produkcyjnego oraz ich powiązanie: Technologia Zlecenie Technologia Zlecenie produkcyjne Koszty ogólne Operacja Kopia technologii Kalkulacja kosztu Surowce Koszty Produkty Realizacja Rozchód surowców Przyjęcie produktów Rys. 241 Schemat obiektów modułu Produkcja Moduł umożliwia definiowanie wzorcowych operacji, które są elementami technologii. Dla zdefiniowanej technologii można przeprowadzić kalkulację kosztu wytworzenia produktu w oparciu o ostatnie ceny zakupu surowców oraz kwotę dodatkowych kosztów określonych w technologii. Koszty mogą dotyczyć poszczególnych operacji lub całej technologii. Wskazanie wzorcowej technologii w zleceniu powoduje utworzenie jej kopii, wykorzystywanej tylko w tym zleceniu, można ją więc dowolnie modyfikować w ramach zlecenia bez wpływu na technologię wzorcową. Zlecenie można tworzyć wybierając produkt, związana z nim technologia zostanie wtedy automatycznie wybrana, albo wybierając technologię, produkty w niej występujące staną się pozycjami zlecenia. W jednej technologii, a tym samym w zleceniu, może wystąpić wiele produktów. Dokumenty rozchodu surowców i przyjęcia produktów mogą być generowane dla całego zlecenia, wskazanych operacji lub wybranych surowców/produktów. Można więc tworzyć je w miarę postępu realizacji zlecenia. Produkty mogą być przyjmowane w cenach ewidencyjnych albo w cenach rzeczywistych, opartych o kalkulację kosztu wytworzenia. Zlecenie produkcyjne może być powiązane relacjami z innymi dokumentami, które mogą się odnosić do surowców w zleceniu albo produktów. Można więc na przykład 325

326 wygenerować ze zlecenia produkcyjnego zamówienie na surowce potrzebne do jego zrealizowania. Przykładowy obieg dokumentów wykorzystujący moduły Handel i Produkcja przedstawiono na poniższym schemacie: Przykładowy obieg dokumentów ZO Zamówienie na produkt Rozchód surowców ZP Zlecenie produkcyjne Przyjęcie produktów Zamówienie brakujących surowców Przesunięcie brakujących surowców do magazynu produkcyjnego ZD MM RW PW Rys. 242 Przykładowy obieg dokumentów modułu Produkcja Funkcjonalność Menu modułu Menu modułu składa się z 3 opcji: Operacje wzorcowe Operacje wzorcowe lista wzorcowych operacji, z których można budować technologię Technologie lista wzorcowych technologii, które mogą być użyte w zleceniach produkcyjnych Zlecenia lista zleceń produkcyjnych Moduł Produkcja umożliwia definiowanie wzorcowych operacji jako składników technologii. Do operacji można przypisać listę surowców, które zostaną zużyte w wyniku jej wykonania, listę produktów, które powstaną oraz listę kosztów dodatkowych (podstawowym kosztem jest koszt surowców). Surowcem może być towar lub produkt, kosztem usługa. Często dla surowców o niewielkiej wartości nie jest prowadzona ewidencja magazynowa. Zakładane są dla nich karty typu usługa, a ich zużycie traktowane jest jako koszt. Takie surowce mogą się znaleźć na liście kosztów technologii. Surowce, produkty i koszty określane są mianem pozycji technologii. 326

327 Rys. 243 Lista operacji wzorcowych Rys. 244 Okno operacji Surowce, produkty i koszty prezentowane są na osobnych listach umieszczonych na zakładce Ogólne. Przy użyciu opcji można przełączać widok na odpowiednią listę. Wartość surowców i produktów prezentowana jest w ostatnich cenach zakupu. Wartość kosztu jest dostępna do edycji. Ilość surowca i wartość kosztu można zdefiniować jako: Jednostkową, czyli zależną od ilości produktu. Po zmianie ilości produktu w zleceniu produkcyjnym ilość surowca (wartość kosztu) w technologii dla tego zlecenia zostanie przeliczona proporcjonalnie. Stałą, czyli niezależną od ilości produktu. Zmiana ilości produktu w zleceniu nie wpłynie na ilość surowca (wartość kosztu). Wyliczaną ilość surowca (wartość kosztu) zostanie wyliczona według zdefiniowanego algorytmu. Przy tym ustawieniu niezbędne jest 327

328 przypisanie do danej pozycji technologii (surowca albo kosztu) odpowiedniej cechy zawierającej algorytm wyliczający. Można to zrobić w oknie pozycji technologii, otwieranej dla surowca, kosztu i produktu: Rys. 245 Okno pozycji technologii Aby wykorzystać funkcjonalność wyliczania ilości surowca lub wartości kosztu przy pomocy cechy, należy zdefiniować cechę algorytmiczną do tabeli PozycjeTechn w przypadku surowców oraz do tabeli KosztyTechn w przypadku kosztów. Cecha musi być odpowiedniego typu, czyli Ilość dla surowca, Kwota z walutą dla kosztu. Na poniższym rysunku przedstawiono kod w definicji cechy, która wylicza koszt dodatkowy w zależności od dnia tygodnia, w którym przypada realizacja zlecenia według reguły: poniedziałek - piątek: 0 zł, sobota: 500 zł, niedziela: 1000 zł. Rys. 246 Algorytm w definicji cechy wyliczającej koszt 328

329 Technologia Technologia jest zestawieniem wykonywanych operacji. Jest budowana z operacji wzorcowych. Dodanie operacji w technologii ze wskazaniem wzorcowej powoduje utworzenie kopii operacji wzorcowej i przypisanie tej kopii do technologii. Pozwala to na swobodną edycję operacji w technologii bez dokonywania zmian w operacji wzorcowej. Rys. 247 Lista technologii Rys. 248 Okno technologii 329

330 Na zakładce Ogólne okna technologii prezentowane są 2 listy. Górna zawiera operacje, dolna listę surowców/produktów/kosztów związanych z operacją wskazaną na górnej liście. Dolną listę można przełączać na widok surowców, produktów, kosztów jak w oknie operacji. W oknie obok zakładki Technologia dostępne są też zakładki Surowce, Produkty, Koszty, na których prezentowane są pełne listy odpowiednich pozycji technologii przypisanych do wszystkich operacji oraz do samej technologii. Surowiec, produkt lub koszt może być przypisany wprost do technologii, nie musi być związany z konkretną operacją. Rys. 249 Okno technologii zakładka Surowce Technologia podlega zatwierdzaniu, może więc mieć stan W buforze albo Zatwierdzona. Edycja jest możliwa tylko wtedy, gdy technologia jest W buforze. Zatwierdzanie technologii odbywa się nieco inaczej niż zatwierdzanie dokumentu handlowego. Aby to zrobić, należy zmienić ustawienie parametru Stan z W buforze na Zatwierdzona, a następnie zapisać technologię. Zatwierdzona technologia może zostać zablokowana poprzez zaznaczenie parametru Blokada. Zablokowane technologie nie będą mogły być użyte w zleceniach produkcyjnych. Dla technologii dostępne są następujące czynności, które można wykonać z poziomu okna albo listy: Kalkulacja kosztu Kalkulacja kosztu Zatwierdź Przenieś do bufora Kopiuj Utwórz dokument Wybranie opcji Czynności Kalkulacja kosztu powoduje wyliczenie jednostkowego kosztu wytworzenia produktów na podstawie ostatnich cen zakupu surowców oraz wartości kosztów dodatkowych zapisanych w technologii. Wynik prezentowany jest w oknie: 330

331 Rys. 250 Kalkulacja kosztu wytworzenia produktu Na liście prezentowane są produkty z jednostkowym kosztem wytworzenia (przypadającym na jednostkę produktu). W dolnej części okna wyświetlana jest łączna wartość surowców oraz łączna wartość pozostałych kosztów. Kalkulację można też wykonać z poziomu zlecenia. Dostępne będą wtedy dwie opcje dotyczące sposobu wyliczania kosztu surowców: Wg ostatniej ceny zakupu Wg wartości rozchodu w tym wariancie wartość surowców będzie wyliczona na podstawie wartości dokumentów rozchodu surowców wygenerowanych ze zlecenia. Będą przy tym uwzględniane korekty tych dokumentów, o ile zostały wystawione. Kalkulacja wykonana z poziomu zlecenia może być w nim zapisana. Dostęp do jej wyników zapewnia worker KosztWytworzenia, działający dla produktu (pozycji technologii). Rys. 251 Opcje kalkulacji kosztu wykonywanej dla zlecenia Zapisany w zleceniu koszt wytworzenia można wykorzystać podczas tworzenia dokumentów przyjęcia produktów, jeśli mają one być przyjmowane wg kosztu rzeczywistego. Opisano to szczegółowo w punkcie dotyczącym dokumentów wydania i przyjęcia. 331

332 Tworzenie dokumentów Z zatwierdzonej technologii można utworzyć zlecenie produkcyjne albo dowolny dokument handlowy, którego pozycjami będą surowce albo produkty występujące w technologii. Jeśli opcja Utwórz dokument zostanie użyta z poziomu zakładki Surowce okna technologii, umożliwi ona utworzenie dowolnego dokumentu handlowego zawierającego surowce. Jeśli opcja zostanie użyta z poziomu listy technologii (dla zaznaczonej), albo z poziomu innej zakładki okna technologii, umożliwi ona utworzenie zlecenia produkcyjnego. Rys. 252 Okno tworzenia dokumentu z technologii Zakładka Produkcja w karcie towaru Informacje dotyczące wykorzystania danego produktu w zdefiniowanych technologiach i operacjach przedstawiono na zakładce Produkcja karty towaru. Jest ona dostępna dla karty typu Produkt i zawiera dwie listy: operacji wzorcowych oraz technologii wzorcowych, w których dany towar występuje jako produkt. Rys. 253 Zakładka Produkcja okna karty towaru 332

333 Zlecenie Działanie zlecenia produkcyjnego jest oparte o funkcjonalność dokumentu handlowego, który dodatkowo obsługuje technologię. Zlecenia stanowią odrębną kategorię dokumentów i są wyświetlane na osobnej liście. Rys. 254 Lista zleceń produkcyjnych Formularz zlecenia jest podobny do formularza dokumentu handlowego, zawiera jednak dodatkowe zakładki dotyczące technologii takie same, jak w oknie technologii. Rys. 255 Okno zlecenia produkcyjnego 333

334 Zakładki Surowce, Produkty, Koszty są widoczne po wybraniu technologii. Pozycjami zlecenia produkcyjnego mogą być wyłącznie produkty. Można je dodać jednym z dwóch sposobów: Standardowo, jak pozycję dokumentu handlowego, czyli przez wpisanie kodu w linii pozycji, wybranie produktu z listy lub za pomocą okna pozycji. Po dodaniu pozycji z produktem system automatycznie przypisze do zlecenia technologię, w której ten produkt występuje (pierwszą, jeśli występuje w wielu). W ten sposób można dodać tylko jedną pozycję zlecenia. Inaczej mówiąc, dodawanie pozycji nie jest dostępne, jeśli zlecenie zawiera już pozycje. Poprzez wybór technologii na zakładce Technologia. Po wybraniu technologii produkty w niej występujące staną się pozycjami zlecenia. Technologia w zleceniu jest kopią wybranej technologii wzorcowej. Można ją dowolnie edytować i nie będzie to mieć wpływu na technologię wzorcową. Zmiana ilości produktu w pozycji zlecenia powoduje przeliczenie ilości surowców w wartości kosztów. Sposób wyliczenia jest zależny od ustawienia parametru Rodzaj ilości w pozycji technologii. Znaczenie tego parametru opisano w punkcie dotyczącym technologii. Rys. 256 Zlecenie produkcyjne zakładka Technologia 334

335 Rozchód surowców i przyjęcie produktów Ze zlecenia produkcyjnego można generować dokumenty rozchodu surowców (RWP) i przyjęcia produktów (PWP). Generowanie innych dokumentów jest możliwe po zdefiniowaniu odpowiednich relacji w konfiguracji, co opisano w kolejnym rozdziale. Generowanie dokumentów RWP/PWP odbywa się poprzez wybór odpowiedniej opcji menu Relacje, dostępnego na formularzu zlecenia oraz na liście zleceń. Rys. 257 Generowanie dokumentów RWP/PWP ze zlecenia Jeśli dokument jest generowany z poziomu listy albo z zakładki Ogólne formularza, będzie zawierał wszystkie niezrealizowane pozycje w pełnej ilości pozostającej do realizacji. Generowanie dokumentów z poziomu formularza zlecenia działa inteligentnie. Zawartość dokumentu zależna jest od położenia kursora na formularzu. Jeśli będzie on ustawiony na operacji, na dokumencie znajdą się tylko pozycje występujące w tej operacji (np. surowce). Można również ustawić kursor na jednej z list produktów albo surowców (na zakładce Ogólne, albo na zakładkach Surowce/Produkty) i zaznaczyć wybrane wiersze. Dokument zostanie wygenerowany dla zaznaczonych pozycji. RWP rejestruje rozchód surowców w cenach zakupu, czyli jest wewnętrznym dokumentem z marżą zerową. PWP może działać na dwa sposoby: Przyjmuje produkty w cenach według wskazania w definicji dokumentu, niezależnie od kosztów wytworzenia. Rozliczenie produkcji następuje więc w cenach ewidencyjnych, nie w cenach rzeczywistych. Pozwala to na generowanie dokumentów PWP/RWP w dowolnej kolejności oraz na część ilości. Przyjmuje produkty według kosztu rzeczywistego, wyliczonego w zleceniu i w nim zapisanego. Aby wykorzystać ten sposób działania, należy najpierw utworzyć ze zlecenia dokumenty rozchodu i określić wartości innych kosztów, następnie wyliczyć koszt wytworzenia i go zapisać, po czym utworzyć dokument przyjęcia produktów. Wyboru jednego z powyższych sposobów wyliczenia wartości PWP dokonuje się poprzez ustawienie odpowiednich parametrów relacji ZP->PWP. Opisano to w punkcie dotyczącym konfiguracji. Dla relacji produkcyjnych dostępne jest okno pośrednie z wyborem magazynu. Będzie się ono pojawiać po ustawieniu odpowiedniego parametru w definicji relacji (Wywołanie Okno relacji). Nie jest dostępne okno wyboru pozycji. Pozycje dokumentów wygenerowanych ze zlecenia i związane z danym surowcem/produktem wyświetlane są na zakładce Dokumenty okna Pozycji technologii. 335

336 Rys. 258 Zakładka Dokumenty okna Pozycji technologii Ilości surowców i produktów, na które zostały już wygenerowane dokumenty RWP/PWP (albo inne w relacji produkcyjnej) mogą być wyświetlone na ich listach. Do ich wyświetlania służy grupa właściwości Podrzędne, dostępna w organizatorze listy: Rys. 259 Właściwość Podrzędne listy surowców i produktów Rys. 260 Kolumna Wydano ilość na liście surowców 336

337 Korekta wartości przyjęcia do kosztów rzeczywistych System umożliwia automatyczne skorygowanie wartości przyjęcia produktów (PWP) do wartości rzeczywistych kosztów zlecenia. Pozwala to na rozliczanie produkcji według kosztów rzeczywistych w sytuacji, gdy podczas przyjmowania produktów nie są jeszcze znane wszystkie koszty, np. nie zarejestrowano pełnego rozchodu surowców. Można więc zarejestrować zlecenie, przyjąć produkty wg dowolnej ceny, np. ostatniej przyjęcia, następnie wystawić dokumenty rozchodu surowców, przypisać do zlecenia wszystkie inne koszty, wykonać i zapisać kalkulację kosztów wytworzenia, po czym wykonać dla zlecenia czynność Korekta wartości przyjęcia. Spowoduje to utworzenie korekt wartościowych do wszystkich dokumentów przyjęcia produktów związanych ze wskazanym zleceniem. Ostateczna wartość przyjmowanych produktów (po korekcie) będzie zgodna z wyliczonym kosztem wytworzenia. Rys. 261 Czynność Korekta wartości przyjęcia Aby skorzystać z tej funkcjonalności, należy w konfiguracji odblokować korektę do PW (KPW), a następnie przypisać ją jako korektę w definicji PWP. Rys. 262 Przypisanie KPW jako korekty w definicji PWP Zamawianie surowców do produkcji Do tworzenia zamówień na surowce potrzebne do produkcji z uwzględnieniem stanu magazynu, zamówień do dostawców i innych wybranych parametrów można użyć Generatora zamówień dostępnego na liście towarów z wykorzystaniem opcji Uzupełnij ilość: dla surowców do produkcji. Szczegóły działania tej czynności opisano w osobnym punkcie dokumentacji modułu Handel. 337

338 Powiązanie zleceń z zamówieniami odbiorców Zamówienie od odbiorcy można powiązać ze zleceniem produkcyjnym standardową relacją kopiowania. Pozwoli obsłużyć typowy proces, w którym rejestrujemy zamówienie od odbiorcy, a następnie tworzymy z niego zlecenie produkcyjne. Ze względu na powiązanie ZP z technologią konieczne będzie utworzenie osobnego ZP dla każdej pozycji ZO. Rys. 263 Lista zamówień z informacją o realizacji produkcji Na liście zamówień możemy uzyskać informację o stanie realizacji zlecenia produkcyjnego przy wykorzystaniu właściwości Podrzędne.Zlecenie produkcyjne.koncowy.rozliczanie, gdzie Zlecenie produkcyjne to nazwa relacji, w której generowany jest ten dokument. Podobną informację można uzyskać na pozycjach zamówienia. Jest to funkcjonalność ogólna dotycząca relacji pomiędzy dokumentami. Opisano ją szczegółowo w rozdziale Informacja o końcowej realizacji zamówienia. Rys. 264 Informacja i ilości wyprodukowanej w pozycji zamówienia 338

339 Konfiguracja Definicja dokumentu Funkcjonalność zlecenia produkcyjnego polegającą na obsłudze technologii i jej powiązaniu z pozycjami dokumentu uzyskujemy włączając parametr definicji dokumentu Obsługa technologii, umieszczony na zakładce Ogólne okna definicji. Rys. 265 Parametr Obsługa technologii definicji dokumentu W domyślnej konfiguracji zdefiniowano jeden taki dokument: ZP. Relacje dokumentów Do rejestrowania rozchodu surowców zdefiniowano dokumenty PWP i RWP. Są one powiązane ze zleceniem produkcyjnym nowymi, specjalnymi rodzajami relacji: Produkcyjna produkty Produkcyjna surowce Nowe rodzaje relacji charakteryzują się specyficznym działaniem: pozycje dokumentu podrzędnego (generowanego) powstają z pozycji technologii powiązanej z dokumentem nadrzędnym, a nie z pozycji tego dokumentu. W ten sposób można więc wygenerować dokument rozchodujący surowce, choć nie występują one w pozycjach dokumentu źródłowego. Nowe rodzaje relacji można wykorzystać do generowania innych dokumentów, które mają dotyczyć pozycji technologii. Typowym przykładem jest tworzenie zamówienia na potrzebne surowce ze zlecenia produkcyjnego. Aby było to możliwe, należy dodać w definicji zlecenia produkcyjnego relację typu Produkcyjna surowce z dokumentem podrzędnym: Zamówienie do dostawcy. 339

340 Rys. 266 Relacje zlecenia produkcyjnego Definicja relacji produkcyjnej, podobnie jak inne, umożliwia wybranie jednej z czterech opcji dotyczących okna pośredniego, jak na rysunku poniżej: Rys. 267 Parametr Okno relacji w definicji relacji produkcyjnej Zlecenie produkcyjne może być powiązane standardową relacją kopiowania z dokumentem nadrzędnym. Przykładem jest generowanie zlecenia produkcyjnego z zamówienia odbiorcy. Aby uzyskać taką możliwość, w definicji ZO należy dodać relację kopiowania z dokumentem podrzędnym ZP. Pozwoli to na generowanie ZP na produkty występujące na ZO. 340

341 Cena przyjęcia produktów Rys. 268 Relacja generowania ZP z ZO Moduł pozwala na przyjmowanie produktów w cenach ewidencyjnych, czyli kalkulowanych okresowo, albo w cenach rzeczywistych, czyli obliczonych indywidualnie dla każdego zlecenia, na podstawie jego kosztów, na które składa się rzeczywisty koszt zużytych surowców. Cena ewidencyjna Standardowa konfiguracja powoduje przyjmowanie produktów w cenach ewidencyjnych. Mają na to wpływ następujące parametry: Definicja ceny wybrana w definicji dokumentu PWP. Sposób przenoszenia ilości pozycji wybrany w definicji relacji ZP->PWP. Ustawienie parametru Sposób przenoszenia ilości pozycji w relacji ZP-PWP na Tylko ilość powoduje, że na PWP zostanie zastosowana cena zgodna ze wskazaną w jego definicji ( w standardowej konfiguracji: Ostatnia zakupu). Rys. 269 Parametr Sposób przenoszenia ilości pozycji w przypadku cen ewidencyjnych 341

342 Cena rzeczywista Jeśli produkty maja być przyjmowane do magazynu według cen rzeczywistych, należy wprowadzić następujące ustawienia parametrów w definicji relacji ZP->PWP: Sposób przenoszenia ilości pozycji: Ilość i wartość Sposób kopiowania wartości pozycji wg: Kosztu wytworzenia Rys. 270 Parametry relacji ZP->PWP w przypadku przyjmowania produktów w cenach rzeczywistych Przyjmowanie produktów w cenach rzeczywistych wymaga zarejestrowania rozchodu surowców (utworzenia dokumentów RWP) oraz wykonania i zapisania kalkulacji kosztu wytworzenia przed przyjęciem produktów (utworzeniem PWP). 342

343 Wydruki Dołączanie nowego wydruku System enova wyposażony jest w standardowy zestaw wydruków i raportów. Można jednak przyłączyć do listy lub formularza nowy wydruk własny lub ukryty (Patrz: rozdział: Ukryte wydruki) Przedstawiony poniżej przykład przypięcia nowego wydruku będzie dotyczył sytuacji, w której występują standardowe ustawienia dotyczące zapisu wzorców wydruków. Domyślne ustawienie to zapis wzorca wydruku do bazy danych (Opcje Systemowe Ustawienia, włączony parametr Ustawienia przechowywane w bazie danych). Opis przypięcia nowego wydruku zostanie zademonstrowany na przykładzie ukrytego wydruku kwitu KP, który można dołączyć do dokumentu handlowego np. faktury FV, aby wydrukować kwit KP, gdy jest ona płacona gotówką. W celu przypięcia nowego wydruku otwieramy dowolny formularz (istniejący lub nowy), z poziomu którego będzie dokonywany wydruk (w tym wypadku jest to formularz faktury sprzedaży FV) i rozwijamy menu przy ikonie drukarki, klikając w mały, czarny trójkącik oraz wybieramy opcję Ustawienia raportów. Rys. 271 Opcja Ustawienia raportów w menu wydruków Wybranie powyższej opcji otworzy okno Konfiguracja raportów, na którym korzystamy z klawisza Dodaj nowy i z lokalnego menu wybieramy Wzorzec wydruku, otwierający formularz definiowania wydruku. 343

344 Rys. 272 Dodawanie wydruku Po wykonaniu powyższej operacji otworzy się okno Definicja raportu. W polu Nazwa wpisujemy nazwę wydruku/raportu, pod którą operator będzie mógł dany raport odszukać (rozpoznać), a następnie odszukujemy wzorzec nowego wydruku poprzez kliknięcie klawisza Odczytaj z pliku. Dalsze postępowanie jest typowe dla czynności wyszukiwania i otwierania/zapisywania plików w systemie Windows. Rys. 273 Okno definicji raportu (wydruku) Wybrany wzorzec wydruku znajduje się w katalogu C:\Program Files\Soneta\enova 9.?.????\Aspx\handel i ma nazwę KPKW do dokumentu handlowego z nr faktury.aspx. 344

345 Rys. 274 Okno wyboru wzorca pliku wydruku Po wyborze wzorca wcześniej otwarte okna zamykamy klawiszem OK., potwierdzając w ten sposób wykonane poprzednie czynności i określając położenie wydruku względem innych wydruków. W ostatnim oknie określamy kto będzie miał prawo korzystać z wydruku poprzez zaznaczenie właściwej pozycji. Łączenie wydruków Poniżej opisano sposób uzyskiwania wielu różnych wydruków inicjowanych wywołaniem jednego wydruku. Opis przeznaczony jest dla osób wdrażających system. Łączenie wydruków polega na tym, że po zakończeniu wydruku głównego automatycznie uruchamiany jest kolejny wydruk. Przykładowo, po wydrukowaniu faktury można automatycznie wygenerować wydruk dokumentu wpłaty, albo wydruk WZ. Nie wymaga to od operatora wywoływania kilku różnych wydruków. Podstawowym warunkiem uzyskania tej funkcjonalności jest przyłączenie nowego wydruku (może to być standardowy wydruk enova, ale przyłączony do listy wydruków jako nowy). Dodawanie wydruku połączonego Aby dodać wydruk połączony, należy: Uruchomić Ustawienia raportów Na raporcie, który będzie raportem głównym (czyli tym, który uruchamia użytkownik) wybrać Konfiguruj, a następnie Dodatkowe ustawienia. W okienku Kolejne raporty wskazać (poprzez użycie przycisku Wybierz raport) jaki wzorzec ma być uruchomiony jako kolejny po wydrukowaniu raportu głównego. Przykładowo do wydruku faktur, chcemy dodać automatycznie drukowanie dowodu wpłaty. Wydruk Kasa/dowody wpłaty poziomo.aspx należy w tym celu zaimportować do bazy wydruków w enova i w konfiguracji wzorca wydruku dokumentu sprzedaży, wskazać ten raport jako raport powiązany. W ten sposób można z jednym wydrukiem głównym powiązać wiele wydruków połączonych (każdy kolejny wzorzec umieszczony w nowej linii). 345