Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Dot. Umowy Ramowej nr z dn.

Transkrypt

1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Dot. Umowy Ramowej nr z dn. Departament Strategii i Deregulacji w Ministerstwie Sprawiedliwości, pełniący rolę Operatora Programu Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości/poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości finansowanego ze środków funduszy norweskich oraz środków krajowych planuje realizację zamówienia na świadczenie usług związanych z kompleksową organizacją konferencji w 2015 r. I. Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa oraz organizacja konferencji w Warszawie poświęconych wdrażaniu Programu Operacyjnego Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości/poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości finansowanego ze środków funduszy norweskich oraz środków krajowych. 2. Składowe zamówienia: 2.1 Zapewnienie obiektu konferencyjnego/powierzchni konferencyjnej wraz z wyposażeniem. 2.2 Usługa konferencyjna - organizacja i obsługa konferencji. 2.3 Zapewnienie usług cateringu dla uczestników konferencji. 2.4 Zapewnienie usługi hotelarskiej. 2.5 Zapewnienie usługi transportowej. 2.6 Przygotowanie, druk i dostarczenie do obiektu konferencyjnego/siedziby zamawiającego materiałów konferencyjnych, druków promocyjno-informacyjnych oraz gadżetów reklamowych. 2.7 Zapewnienie dokumentacji wydarzenia, w tym obsługa fotograficzna. II. Terminy konferencji i miejsce 1. Standard miejsca realizacji konferencji: 1.1 Wykonawca zapewni realizację usług w obiekcie konferencyjno-hotelowym z zapleczem noclegoworestauracyjnym, posiadającym przyznaną kategorię czterogwiazdkową (zgodnie z kategoryzacją obiektów konferencyjno-hotelowych/hoteli uzyskaną zgodnie z wymaganiami ustawy z 29 sierpnia z 1997 r. oraz rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.). Dodatkowo należy dołączyć kopię decyzji właściwego Marszałka Województwa o nadaniu kategorii hoteli na podstawie art. 38 ust.1 i art. 42 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (tekst jednolity Dz. U.z 2004 Nr 223, poz z późn. zm.). 1.2 Wykonawca będzie zobligowany do świadczenia usługi konferencyjnej, gastronomicznej, hotelarskiej w tym samym obiekcie konferencyjno-hotelowym (budynku). 2. Przedmiot umowy zostanie zrealizowany w okresie od 1 stycznia 2015 do 31 grudnia 2015 r. 3. Ilość konferencji nie jest ściśle określona, a o szczegółach wykonawca zostanie poinformowany zgodnie z zachowaniem terminu odpowiedniego do zajęcia się kwestią organizacyjną. 4. Miejsce konferencji: Warszawa. Obiekt konferencyjno-hotelowy usytuowany w odległości umożliwiającej dotarcie z głównego dworca kolejowego do miejsca konferencji pieszo lub środkiem komunikacji miejskiej w czasie nie dłuższym niż 20 minut (według rozkładu jazdy). III. Liczba uczestników (dotyczy każdej konferencji) Planowana liczba uczestników maksymalnie do 150 osób. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników na 7 dni kalendarzowych przed jego terminem. Planowana liczba uczestników (150 osób) może ulec zmniejszeniu o nie więcej niż 40 osób. Wśród uczestników przewidziany jest udział m.in. przedstawicieli Ministerstwa Sprawiedliwości RP, przedstawicieli Ministerstwa Sprawiedliwości Królestwa Norwegii, Ministerstwa Spraw Zagranicznych Królestwa Norwegii, ambasady Królestwa Norwegii w Polsce, Norweskiej Krajowej Administracji Sądów. IV. Ramowy harmonogram konferencji (dotyczy każdej konferencji): I dzień 8.30 rejestracja uczestników + poczęstunek powitalny + kawa powitalna otwarcie wydarzenia i sesja tematyczna przerwa kawowa sesja tematyczna 1

2 lunch w restauracji sesja tematyczna przerwa kawowa podsumowanie uroczysta kolacja zasiadana Konferencja prasowa II dzień 8.30 śniadanie w formie bufetu + kawa powitalna sesja tematyczna przerwa kawowa sesja tematyczna lunch w restauracji sesja tematyczna przerwa kawowa podsumowanie i zakończenie Zamawiający zastrzega, że harmonogramy poszczególnych spotkań mogą się od siebie różnić. O ewentualnej zmianie harmonogramu Wykonawca zostanie każdorazowo poinformowany przez Zamawiającego najpóźniej na 7 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem każdej konferencji. Sesje tematyczne odbywają się w dla wszystkich uczestników konferencji w tej samej Sali, a kolacja ma charakter uroczysty. V. Finansowanie Program Operacyjny Ministerstwa Sprawiedliwości Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości/poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości finansowany ze środków funduszy norweskich. VI. Zadania Wykonawcy (dotyczy każdej konferencji) 1. Zapewnienie obiektu konferencyjnego/powierzchni konferencyjnej wraz z wyposażeniem. 1.1 Sale konferencyjne a) Wynajem klimatyzowanej sali konferencyjnej dla 150 osób z miejscami w ustawieniu teatralnym z dostępem do światła dziennego bez kolumn i innych barier architektonicznych ograniczających widoczność (hotel minimum czterogwiazdkowy/centrum konferencyjne) w odległości umożliwiającej dotarcie z głównego dworca kolejowego w do miejsca konferencji pieszo lub środkiem komunikacji miejskiej w czasie nie dłuższym niż 20 minut (według rozkładu jazdy). b) Wyposażenie sali: nagłośnienie, stół prezydialny, rzutniki i ekrany rozmieszczone odpowiednio dla ustawienia sali i gwarantujące wygodny podgląd obrazu zarówno z poziomu każdego miejsca audytorium, jak i stołu prezydialnego, laptop, minimum 5 bezprzewodowych mikrofonów, multifon na stole prezydialnym dla każdej zasiadającej przy nim osoby (5), zapewnienie bezprzewodowego oraz przewodowego (3 gniazda internetowe) dostępu do Internetu oraz obsługa techniczna (dostępna co najmniej na godzinę przed spotkaniem oraz w czasie jego trwania), kabiny do tłumaczenia symultanicznego wraz z zestawami słuchawkowymi dla każdego z uczestników. c) zapewnienie mównicy z pulpitem umożliwiającym postawienie laptopa wraz z doprowadzonym podłączeniem do sieci elektrycznej oraz podłączeniem do nagłośnienia Sali; bezprzewodowy pilot prezentacji multimedialnych; laptop kompatybilny z rzutnikiem umożliwiający odtwarzanie prezentacji Power Point oraz prezentację narzędzi sformatowanych w plikach pakietu MS Office, a także flash oraz formaty plików filmowych; d) W związku z organizacją konferencji prasowej konieczny jest wynajem dodatkowej, wyposażonej zgodnie z punktem 1b, klimatyzowanej sali dla 20 osób. Zamawiający zastrzega, że może zrezygnować z wynajmu dodatkowej sali, o czym zobowiązuje się poinformować Wykonawcę najpóźniej na 7 dni roboczych przed rozpoczęciem konferencji. Zamawiający poniesie koszt wynajmu rzeczywistej liczby sal. e) Oznakowanie w języku polskim i angielskim pomieszczeń należących do powierzchni konferencyjnej oraz drogi do jej poszczególnych części składowych. Rozmieszczenie przygotowanego oznakowania musi zostać zakończone na co najmniej godzinę przed rozpoczęciem konferencji. f) Zapewnienie na stole prezydialnym wiązanki z żywych kwiatów. g) Przygotowanie i umieszczenie na stole prezydialnym informacji (koziołków) z danymi prelegentów (format A5). h) Zapewnienie pilota do prezentacji ze wskaźnikiem laserowym na czas trwania spotkań. i) Oznakowanie sali konferencyjnej oraz drogi do sali konferencyjnej, w tym: drogowskazy, informacje na drzwiach; 2

3 j) Wykonawca zapewni Zamawiającemu ogląd powierzchni konferencyjnej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie konferencji. 1.2 Recepcja zaaranżowanie przestrzeni wraz z obsługą, przygotowanie plakietek/identyfikatorów z danymi gości (imię i nazwisko, instytucja, kraj) 1.3 Szatnia - standardowe wyposażenie szatni 1.4 Parking/miejsca parkingowe - zapewnienie przy obiekcie konferencyjnym minimum 20 bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników konferencji, w obiekcie hotelowym lub w bezpośrednim jego sąsiedztwie na zamkniętym parkingu 2. Organizacja i obsługa konferencji. 2.1 Usługa konferencyjna - organizacja i obsługa konferencji A. Zapewnienie minimum 2 osób obecnych podczas konferencji mających m.in. za zadanie: a) podawanie mikrofonów uczestnikom, którzy będą zadawali pytania prelegentom/uczestnikom konferencji; b) obsługę sprzętu stanowiącego wyposażenie sali konferencyjnej (m.in. obsługa komputera); c) osoby delegowane do ww. zadań muszą posługiwać się językiem angielskim minimum w stopniu komunikatywnym. B. Zapewnienie minimum 2 osób obecnych podczas konferencji mających za zadanie sprawną obsługę recepcji, rejestracji gości i wydawania materiałów. a) obsługa rejestracji powinna być gotowa na co najmniej godzinę przed rozpoczęciem spotkań. b) Zamawiający przekaże Wykonawcy listę uczestników konferencji na pięć dni przed jego rozpoczęciem; c) obsługa recepcyjna będzie zobowiązana m.in. rejestracji uczestników, dystrybucji materiałów konferencyjnych, rozdania identyfikatorów, udzielenia uczestnikom wszelkich informacji organizacyjnych w trakcie trwania konferencji, prowadzenie listy obecności uczestników konferencji wraz z potwierdzeniem odbioru materiałów konferencyjnych, zmiana tabliczek na stole prezydialnym i inne prace zlecane recepcji na bieżąco przez Zamawiającego w trakcie trwania konferencji). d) obsługa recepcyjna będzie zobowiązana do uzyskania podpisu na listach obecności wszystkich uczestników danego spotkania. C. Personel powinien posiadać widoczne oznakowanie (np. przywieszki z napisem OBSŁUGA - również po angielsku) oraz posiadać aktualne informacje organizacyjne, tak by mógł udzielać właściwych, jednoznacznych informacji uczestnikom konferencji. D. Zagwarantowanie tłumaczenia symultanicznego w języku angielskim (minimum: 2 lektorów). a) lektorzy powinni mieć doświadczenie w zakresie obsługi spotkań organizowanych przez administrację publiczną (poziom krajowy lub unijny), w których uczestniczyli przedstawiciele instytucji Unii Europejskiej. b) Zamawiający udostępni lektorom materiały pozwalające na zapoznanie się z terminologią właściwą dla zakresu. E. Zapewnienie uczestnikom szatni wraz z obsługą minimum na godzinę przed spotkaniem oraz w trakcie jego trwania, do godziny po zakończeniu spotkania. F. Wykonawca będzie dysponował obsługą pomocniczą i personelem technicznym umożliwiającym realizację całego zadania oraz interwencję w przypadku uszkodzeń przedmiotów lub awarii. Wykonawca zapewni pomoc techniczną w obiekcie konferencyjno-hotelowym i zobowiąże się do usunięcia wszelkich uszkodzeń przedmiotów, awarii oraz usterek dla wszystkich modułów, maksymalnie w ciągu 10 minut od zgłoszenia, zaś w przypadku niemożności ich usunięcia, zapewni przedmioty zastępcze. 3. Przygotowanie i organizacja konferencji/zapewnienie obsługi. 3.1 Wydruk min. 3 sztuk agendy dla każdej konferencji, 4+0, papier kredowy o formacie A3 oraz zapewnienie ekspozycji agendy przy recepcji i przed salą konferencyjną (na sztalugach lub stojakach) podczas każdego spotkania. 3.2 Umieszczenie roll-upów odebranych z siedziby zamawiającego, przy wejściu na salę konferencyjną, w sali gdzie odbędzie się konferencja prasowa oraz przy recepcji hotelu. 3.3 Sprzątanie po konferencji - Wykonawca zapewni sprzątnięcie sali konferencyjnej i pomieszczeń pomocniczych w obiekcie po zakończeniu wydarzenia oraz odpowiedzialny będzie za stałe nadzorowanie porządku w trakcie trwania konferencji. 4. Zapewnienie usług cateringu dla uczestników konferencji. 4.1 Zapewnienie obsługi cateringowej (w miejscu, w którym odbywać się będzie konferencja) dla max. 150 osób na każdą konferencję, w formie: 3

4 A. serwisu kawowego: a) Dwie opcje: I opcja - ciągłego zapewnienia podczas konferencji wyżej wymienianych pozycji menu w sali, w której będzie się odbywała konferencja, o ile powierzchnia sali pozwoli na swobodne poruszanie się. II opcja - przerwa kawowa po zakończeniu merytorycznej części konferencji zgodnie z programem konferencji. Przerwa kawowa powinna się odbyć w sali lub foyer ze stolikami umożliwiającymi konsumpcję na stojąco (lub jeśli to możliwe na siedząco) zlokalizowanymi w sposób umożliwiający swobodne poruszanie się. b) Serwis kawowo - herbaciany powinien być nielimitowany, uzupełniany na bieżąco podczas całej konferencji oraz na 0,5 godz. Przed, oraz dla pozostałych napojów według podanych poniżej ilości (dotyczące całości serwisu): kawa z ekspresu ciśnieniowego, herbata (ekspresowa w torebkach, min. 2 rodzaje), dodatki: cukier, śmietanka, cytryna. naturalne soki owocowe (min. 2 rodzaje, co najmniej 1,2l na osobę; mogą być serwowane z dyspensera ze schładzaczem), woda mineralna gazowana i niegazowana butelkowana (pojemność jednej butelki: 0,2l 0,5l; łącznie 1,5l na osobę), B. poczęstunku powitalnego w I dniu konferencji ciasto świeże w papilotkach, ciasteczka (w równych proporcjach; co najmniej 300 g na osobę), świeże filetowane owoce (co najmniej 3 rodzaje; co najmniej 300 g na osobę), tartinki (co najmniej 3 rodzaje, co najmniej 8 szt. na osobę). C. Śniadania w formie bufetu: pieczywo różnego rodzaju (w tym mini bułeczki), wędliny, sery, dodatki (masło, dżem, miód, twarożek), świeże warzywa, ciasta (w ilości co najmniej 2 kawałki na osobę do wyboru spośród 3 rodzajów ciasta), rogale (z ciasta drożdżowego, francuskiego bądź kruchego w ilości co najmniej 2 szt. na osobę), owoce (4 rodzaje owoców w ilości co najmniej 150 g na osobę), kawa z ekspresu ciśnieniowego, mleko lub śmietanka do kawy, wybór herbat, cytryna, cukier biały i brązowy, słodzik, soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana. D. Lunchu w przerwie spotkania (I oraz II dzień spotkania) w formie szwedzkiego stołu a) poczęstunek składać się będzie co najmniej z: 2 rodzaje zup do wyboru (łącznie co najmniej 0,4l na osobę), 3 różne gorące dania główne do wyboru (1 danie wegetariańskie i 2 dania mięsne; łącznie co najmniej 150g na osobę), 4 rodzaje przystawek do wyboru (łącznie co najmniej 100 g na osobę), 2 dodatki warzywne (łącznie co najmniej 100 g na osobę), 2 dodatki skrobiowe (łącznie co najmniej 100 g na osobę), pieczywo (bez ograniczeń), min. 4 różne desery (łącznie co najmniej 200 g na osobę); b) napoje do lunchu: naturalne soki owocowe (min. 2 rodzaje, łącznie co najmniej 0,3l na osobę), woda mineralna gazowana i niegazowana butelkowana (pojemność jednej butelki: 0,2l - 0,5l; łącznie 0,5l na osobę); E. Oficjalnej kolacji zasiadanej z obsługą kelnerską (w I dniu spotkania) dla wszystkich uczestników konferencji zostanie wydzielona strefa, podczas kolacji dania będą serwowane przez kelnerów. a) poczęstunek składać się będzie co najmniej z: przystawki (4 rodzaje przystawek do wyboru, łącznie co najmniej 100g na osobę), zupy (2 rodzaje zup do wyboru, łącznie co najmniej 0,4l na osobę), dania głównego (3 różne gorące dania główne do wyboru, 1 danie wegetariańskie i 2 dania mięsne, łącznie co najmniej 150g na osobę) deseru (4 różne desery, łącznie co najmniej 200g na osobę), b) napoje w czasie kolacji, m.in: kawy z ekspresu ciśnieniowego, herbaty ekspresowej w torebkach (min. 2 rodzaje) łącznie co najmniej 0,3l kawy/ herbaty na osobę, dodatków w postaci: cukru, śmietanki, cytryny, naturalnych soków owocowych (min. 2 rodzaje, łącznie co najmniej 0,3l na osobę) 4

5 wody mineralnej gazowanej i niegazowanej butelkowanej (pojemność jednej butelki: 0,2l 0,5l; łącznie 1,5l na osobę), Uczestnik uroczystej kolacji będzie miał możliwość wyboru dania zgodnie z własnymi preferencjami. 4.2 Serwis herbaciano kawowy oraz poczęstunek powitalny/śniadanie muszą być gotowe na pół godziny przed rozpoczęciem rejestracji. 4.3 Zapewnienie obsługi kelnerskiej podczas (należy pamiętać aby osoby delegowane do tego zadania muszą posługiwać się językiem angielskim minimum w stopniu komunikatywnym oraz posiadać wiedzę nt. serwowanego posiłku): A. podczas serwowania poczęstunku powitalnego i przerw kawowych (2 kelnerów), B. podczas lunchu (1 kelner na nie więcej niż 35 uczestników konferencji). C. podczas kolacji (1 kelner na nie więcej niż 20 uczestników konferencji). 4.4 Zamawiający skonsultuje z Wykonawcą sposób usadzenia uczestników podczas kolacji. Ostateczna lista zawierająca usadzenie gości zostanie ustalona na 7 dni przed terminem kolacji, który zapewni, że dane uczestnika znajdą się przy ustalonym miejscu. 5. Wykonawca zapewni: 5.1 Wyposażenie przestrzeni dla cateringu w stoliki koktajlowe w liczbie odpowiadającej liczbie zaproszonych gości (maks. 150 osób, maks. 5 osób jednocześnie przy jednym stoliku) oraz stoły na potrzeby cateringu w formie stołu szwedzkiego, a także zapewnienie ich eleganckiego, estetycznego nakrycia (np. obrusy, serwety, świeże kwiaty na każdym ze stolików koktajlowych i każdym ze stołów tworzących bufet) oraz eleganckiej zastawy (porcelana lub inny podobny surowiec, szkło, sztućce, serwetki); 5.2 Oznaczenie dań (w wersji polskiej i angielskiej) podczas lunch ów; 5.3 W miejscu, w którym odbędzie się kolacja: 5.4 Stoły i krzesła w liczbie odpowiadającej liczbie zaproszonych gości (maks. 150 osób) wraz z eleganckim i estetycznym nakryciem stołów (m.in. obrusy, serwety, świeże kwiaty na każdym ze stołów) i elegancką zastawą stołową (porcelana lub inny podobny surowiec, szkło, sztućce, serwetki) 5.5 Zamawiający nie dopuszcza organizacji oficjalnej kolacji w formie tzw. szwedzkiego stołu. 5.6 Ekspozycję co najmniej 2 egzemplarze karty dań (w wersji polskiej i angielskiej) w trakcie kolacji. 5.7 Ekspozycję zawierającą rozkład usadowienia gości (na sztalugach lub stojakach). 5.8 Menu będzie ustalane z Zamawiającym nie później niż na 5 dni przed spotkaniem. Na każdy dzień spotkania musi być przygotowane inne menu. 5.9 Zamawiający określa poniższe wymogi odnośnie specyfiki miejsca w którym odbędzie się kolacja: A. Personel powinien mieć doświadczenie w obsłudze delegacji zagranicznych oraz spotkań i imprez firmowych, B. Liczba osób obsługujących gości powinna zagwarantować podanie ciepłych dań wszystkim uczestnikom w czasie nie dłuższym niż 10 minut od podania posiłku pierwszej osobie. C. Będą dostępne toalety dla gości, przy czym toalety te powinny być czyste i schludne, wyposażone w sprawną kanalizację, muszlę klozetową z automatycznym mechanizmem do spłukiwania wody, bieżącą wodę ciepłą i zimną oraz papier toaletowy i mydło Godzina serwowania lunchu i rozpoczęcia kolacji, co do zasady, będzie zgodna z godziną wyznaczoną w agendzie spotkania. W przypadku przesunięć w agendzie w trakcie trwania spotkań, godzina lunchu i uroczystej kolacji także zostanie przesunięta, o czym Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników spotkania może być zmniejszona maks. o 25 proc. całkowitej liczby uczestników, o czym Zamawiający zobowiązuje się poinformować Wykonawcę najpóźniej na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem każdego spotkania Zamawiający poniesie koszt obsługi cateringowej dla liczby osób zgłoszonych Wykonawcy 5.13 Wykonawca zapewni szklanki oraz wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, na stole prezydialnym, dla wszystkich zasiadających przy nim osób (woda butelkowana o pojemności min. 0,2 maks. 0,5 l) w ilości 0,5 l na osobę. 6. Zapewnienie usługi hotelarskiej: 6.1 Zapewnienie 2 noclegów w pokojach jednoosobowych dla maksymalnie 80 osób w obiekcie konferencyjnohotelowym z zapleczem noclegowo-restauracyjnym, posiadającym przyznaną kategorię czterogwiazdkową. 6.2 Wykonawca zapewni nocleg w hotelu/obiekcie, w którym będzie się odbywała konferencja. Wykonawca otrzyma informację dotyczącą liczby uczestników korzystających z miejsc noclegowych w terminie 14 dni przed datą rozpoczęcia konferencji. Zamawiający poniesie koszt za rzeczywistą liczbę noclegów wykorzystanych. 6.3 Nocleg świadczony będzie od dnia poprzedzającego konferencję do dnia następnego po zakończeniu konferencji (maksymalnie 3 noclegi). 5

6 7. Przygotowanie, druk i dostarczenie do obiektu konferencyjnego/siedziby zamawiającego materiałów konferencyjnych, druków promocyjno-informacyjnych oraz gadżetów reklamowych. 7.1 Wykonawca zobowiązany jest do oznaczenia wszelkich materiałów informacyjno-promocyjnych zgodnie w wytycznymi zawartymi w Zamówieniu szczegółowym, w szczególności odpowiednimi logotypami oraz odniesieniem słownym - informacją o źródłach współfinansowania. 7.2 Wykonawca zapewni przygotowanie, redakcję i skład, wydrukowanie, konfekcjonowanie i dostarczenie do obiektu konferencyjnego materiałów konferencyjnych obejmujących: A. roll-upy (w tym projekt, druk w kolorze, zakup) z nazwą Programu Operacyjnego, z logotypami funduszy norweskich i Ministerstwa Sprawiedliwości w dwóch wersjach językowych, w liczbie 1 szt. wersji polskiej i 1 szt. w wersji angielskiej. Zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. B. plakaty informacyjne zawierające program konferencji w dwóch wersjach językowych angielska i polska (umieszczone przed obiektem, przy punkcie akredytacyjnym, przed i na sali konferencyjnej oraz przed i na sali konferencji prasowej, ustawione na stojakach) w ilości po 5 sztuk każdej wersji językowej, format A0; C. ulotki 160 egz. zawierające program konferencji w dwóch wersjach językowych (polska 100 egz. i angielska 60 egz.) w formacie A5 na papierze kredowym D. teczki 130 egz. - teczka kartonowa na dokumenty formatu A4 w kolorze granatowym, gramatura g/m2, bez wiązania, zamykana na gumkę wzdłuż długiego boku, wycięcie na wizytówkę, klejone klapki, wierzch foliowany matowo, maksymalna grubość wypełnionej teczki - 40 mm (+/-10 mm), nadruk w kolorze: logotypy fundusz norweski i Ministerstwa Sprawiedliwości, nazwa Programu Operacyjnego, skrzydło teczki - pośrodku adres Ministerstwa Sprawiedliwości ze stroną internetową tył teczki - na dole pośrodku adres strony internetowej E. notatniki 130 egz. blok złożony z minimum 30 kartek gładkich lub w kratkę, dziurkowanych z perforacją ułatwiającą wyrywanie, klejony, o gramaturze g/m2, oprawa o gramaturze g/m2 w kolorze białym, przód miękki i błyszczący, plecy wzmocnione kartonem, z miejscem na długopis, oznakowanie na każdej kartce: u góry w kolorze - logotypy fundusz norweski i Ministerstwa Sprawiedliwości, na oprawie: przód oprawy - u góry w kolorze: logotypy funduszy norweskich i Ministerstwa Sprawiedliwości, tył oprawy - na dole adres strony internetowej F. długopisy 130 szt. - automatyczne, metalowe z czerwonym lub granatowym lakierowanym korpusem, z błyszczącym chromowanym klipem i szpicem, wkład niebieski, cienko-piszący, nadruk monochromatyczny (kolor czarny) lub grawer, oznakowanie: logo funduszy norweskich oraz adres strony internetowej na korpusie; G. torby - białe z papieru offsetowego o gramaturze min. 170 g/m 2, wymiar: 26x35x12, nadruk w kolorze: logotyp fundusz norweski i Ministerstwa Sprawiedliwości, zabezpieczenie nadruku: lakier offsetowy, wzmocnienia: uchwyty oraz dno torby usztywnione wkładką kartonową o gramaturze 250 g/m 2 H. identyfikatory ze smyczą identyfikatory laminowane o wymiarze 100x140 mm z zaokrąglonymi rogami, na identyfikatorze umieszczone będą następujące informacje: logo fundusz norweski i Ministerstwa Sprawiedliwości, nazwa Programu Operacyjnego, data i miejsce konferencji, imię i nazwisko uczestnika; smycze jednoczęściowe z tworzywa biodegradowalnego, materiał płaski, szerokość ok. 10 mm, długość po złożeniu ok. 45 cm, zakończona srebrnym, metalowym karabińczykiem; kolor biały; oznakowanie monochromatyczne: logotypy fundusz norweski i Ministerstwa Sprawiedliwości oraz adres strony internetowej ilości odpowiadającej liczbie uczestników. I. agenda konferencji i prezentacje - Format A4 (210 x 293 mm), liczba stron nie jest ustalona (uzależniona jest od objętości prezentacji). Należy założyć 20 stron pojedynczego materiału. Materiał powinien być w zwartej formie (szycie lub bindowanie) z okładką. Okładka: druk 4+0, pozostałe strony: druk 1+1. Zamawiający poniesie rzeczywisty koszt wydrukowanej liczby stron. Zastrzega się, że materiały mogą być drukowane na 2 dni robocze przed każdą konferencją. 7.3 Zamawiający przekaże Wykonawcy program konferencji wraz z informacjami do umieszczenia na drukach nie później niż 21 dni kalendarzowych przed terminem konferencji, a imienną listę uczestników 7 dni kalendarzowych przed terminem konferencji. 7.4 Najpóźniej na 25 dni kalendarzowych przed terminem konferencji Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia próbki ww. materiałów konferencyjnych. 7.5 Wykonawca uzgodni z Zamawiającym projekt plakatu, ulotki, roll-upu, do akceptacji Zamawiającego nie później niż 14 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem konferencji. 7.6 Zamawiający zaakceptuje formę i treść przedstawionych materiałów lub złoży uwagi w ciągu 2 dni roboczych od dnia przedłożenia przez Wykonawcę. W przypadku zgłoszenia uwag lub zastrzeżeń do projektu przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się do ich uwzględnienia i ponownego przedłożenia w terminie 3 dni kalendarzowych od otrzymania uwag lub zastrzeżeń 7.7 Wykonawca dostarczy gotowe materiały informacyjne (plakaty, roll-upy, ulotki), skonfekcjonowane materiały konferencyjne oraz identyfikatory naj później w dniu rozpoczęcia konferencji do godziny

7 7.8 Wykonawca zapewni załadunek/rozładunek, umiejscowienie i dystrybucję w/w akcesoriów w dn. konferencji. 7.9 Wykonawca jest odpowiedzialny za ustawienie wizualizacji zgodnej w wymogami w sali konferencyjnej. 8. Zapewnienie dokumentacji wydarzenia, w tym obsługa fotograficzna. 8.1 Udokumentowanie przebiegu konferencji (dotyczy każdej konferencji) A. Fotograficzne: a) zdjęcia w formacie jpg i rozdzielczości min. 300 dpi i rozmiarze min. 3000x2000 pikseli, b) co najmniej 50 zdjęć z każdej konferencji, w tym: co najmniej 5 zdjęć każdego z prelegentów w trakcie wystąpienia, co najmniej 5 zdjęć stołu prezydialnego wraz z osobami zasiadającymi przy nim, z uwidocznionymi roll-upami i oznaczeniami logotypów. c) zdjęcia zostaną przekazane Zamawiającemu na płycie CD lub DVD lub innym nośniku danych, B. Raport obejmujący: liczbę zaproszonych gości, liczbę uczestników spotkań, oryginały list obecności, lista dokumentująca dystrybucję materiałów konferencyjnych, lista z podpisami odbierających materiały, opis przebiegu spotkań. C. Nagranie audio (na płycie DVD) z oficjalnej części konferencji z otwarcia i podsumowania zamknięcia. D. Co najmniej 10 zdjęć z każdego dnia konferencji będzie przekazywane Zamawiającemu, najpóźniej w pierwszym dniu roboczym po zakończeniu danej konferencji, reszta w ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu konferencji. Raport, oraz nagrania audio zostaną przekazane najpóźniej 3 dni kalendarzowe po zakończeniu konferencji. 9. Usługa transportowa. 9.1 Zapewnienie usługi transportowej w dniu przed konferencją i po jej zakończeniu na trasie: E. Lotnisko Chopina/Dworzec Centralny (odbiór zaproszonych gości z Lotniska Chopina, Dworca Centralnego w Warszawie) hotel/obiekt konferencyjny; F. Ministerstwo Sprawiedliwości - obiekt konferencyjny - Ministerstwo Sprawiedliwości G. Ministerstwo Sprawiedliwości - Lotnisko Chopina/Dworzec Centralny w Warszawie - Ministerstwo Sprawiedliwości. H. Obsługa transportowa busami o podwyższonym standardzie oraz samochodami osobowymi. 9.2 Wykonawca usług w zakresie transportu jest zobowiązany do posiadania licencji w zakresie wykonywania krajowego transportu drogowego osób. 9.3 Wykonawca jest zobowiązany do oznakowania pojazdów, którymi zapewni transport uczestników, w jednolity i czytelny sposób (umieszczenie na samochodzie w miejscu widocznym tabliczki z treścią przesłaną przez Zamawiającego). 9.4 Obowiązkiem wykonawcy jest zapewnienie pojazdów wraz z kierowcami będącymi w pełnej sprawności psychofizycznej i posiadającymi odpowiednie uprawnienia dla danej kategorii pojazdów, w ilości miejsc umożliwiającej transport uczestników konferencji na trasie pomiędzy siedzibą główną Ministerstwa Sprawiedliwości a obiektem konferencyjnym oraz na trasie Lotnisko Chopina obiekt konferencyjny. 9.5 Wykonawca otrzyma informację dotyczącą zapotrzebowania na środki transportu określającą ilość kursów i godziny odjazdu z poszczególnych lokalizacji najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem konferencji. VII. Podstawowe warunki współpracy (dotyczy wszystkich konferencji) 1. Przed przystąpieniem do realizacji zadania Wykonawca zaproponuje i uzgodni ramowy harmonogram przygotowań, w którym przedstawiony i zatwierdzony zostanie czas na realizację kolejnych elementów zamówienia, z uwzględnieniem czasu na akceptację przez Zamawiającego i wprowadzenie ewentualnych zmian przez Zamawiającego. 2. Akceptacja wszystkich materiałów przez Zamawiającego. 3. W trakcie realizacji zadania Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym lub innymi osobami wskazanymi przez Zamawiającego, nie będącymi pracownikami Zamawiającego. 4. Przy realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się z Wykonawcą drogą mailową oraz za pomocą telefonów i faksu. 5. Wykonawca wyznaczy jedną osobę do ogólnej koordynacji realizacji zadania, która będzie współpracowała (stały kontakt telefoniczny) z osobami wskazanymi przez Zamawiającego w trakcie realizacji wszystkich zadań oraz koordynowała wszystkie spotkania na miejscu. 6. Rozliczenie nastąpi po protokolarnym odbiorze przedmiotu umowy, w ciągu 30 dni od dostarczenia faktury do Zamawiającego. 7. Wykonawca odpowiedzialny będzie za załadowanie i odwiezienie, po zakończeniu wydarzenia, na miejsca w Warszawie wskazane przez Zamawiającego wszystkich elementów materiałów konferencyjnych wymienionych w pkt VII ppkt. 7 b). 8. Wykonawca koordynuje całość zamówienia, tzn. nadzoruje wykonanie Zamówienia w ścisłej współpracy z podmiotami realizującymi wszystkie usługi w obiekcie konferencyjno-hotelowym. 7

8 VIII. Ogólne warunki dotyczące współpracy i komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcą. 1. Po podpisaniu Umowy wszelkie informacje (program konferencji, treść ulotki, menu, lista uczestników konferencji, lista gości korzystających z noclegu, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz pozostałe informacje) przekazywane są przez strony drogą elektroniczną lub za pośrednictwem kuriera/faxu. W przypadku otrzymania każdego z dokumentów każda ze stron może zażądać potwierdzenia faktu ich otrzymania. 2. Wykonawca w złożonej ofercie wskazuje szczegółowe dane teleadresowe (adres do korespondencji, telefony, faks, , itp.). UWAGA: A. W przypadku pojawienia się wątpliwości ze strony Zamawiającego, dotyczących zaoferowanego przez Wykonawcę w ofercie miejsca świadczenia usług, Zamawiający może dokonać wizytacji w celu faktycznej oceny, czy wskazana lokalizacja spełnia wszystkie wymogi jakościowe postawione przez Zamawiającego w Opisie Przedmiotu Zamówienia. W przypadku stwierdzenia rozbieżności, Zamawiający może odrzucić ofertę na podstawie art. 89 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych. B. Za moment dostarczenia jakiegokolwiek dokumentu/materiału Zamawiającemu przyjmuje się moment wpływu danego dokumentu/materiału do biura podawczego Ministerstwa Sprawiedliwości w budynku przy Al. Ujazdowskich 11, Warszawa lub moment uzyskania potwierdzenia odbioru w przypadku dokumentów/materiałów przekazywanych za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej (w sytuacjach, gdy dostarczenie dokumentów/materiałów drogą faksową i/lub elektroniczną jest dopuszczone przez Zamawiającego) przy czym Wykonawca nie komunikuje się w zakresie realizacji Umowy z Zamawiającym poza dniami tygodnia od poniedziałku do piątku w godzinach