SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Przedmiot Zamówienia Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa międzynarodowej konferencji pn. Zrównoważony rozwój obszarów miejskich w krajach członkowskich w latach ze szczególnym uwzględnieniem Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych doświadczenia w terminie 29 września -1 października 2015 r. w Warszawie. Za kompleksową organizację i obsługę rozumie się zapewnienie usług gastronomiczno restauracyjnych, zapewnienie sal z wyposażeniem, obsługę spotkania, usługi transportowe oraz zapewnienie noclegów dla maksymalnie 200 osób (170 miejsc noclegowych). II. Zakres Zamówienia 1. Cel organizacji warsztatów: Zintegrowane Inwestycje Terytorialne są jednym z nowych instrumentów terytorialnych polegającym na realizacji zintegrowanych projektów służącym rozwojowi obszarów miejskich. Wśród krajów, które zdecydowały się na jego wdrażanie jest Polska. Komisja Europejska przedstawia Polskę jako jednego z niekwestionowanych liderów w jego realizacji. Polskie doświadczenia w planowaniu i wdrażaniu ZIT mogą okazać się inspirujące dla przedstawicieli innych państw członkowskich. Konferencja będzie więc doskonałą okazją do wymiany doświadczeń między różnymi państwami Unii Europejskiej oraz doskonałą możliwością zaprezentowania sposobu realizacji, ale także stopnia zaawansowania prac nad ZIT w Polsce. 2. Lokalizacja, termin, liczba uczestników oraz szkic agendy konferencji: a) Lokalizacja i termin: Warszawa, 29 września 1 października 2015 r. b) Liczba uczestników: maksymalnie 200 osób, 170 miejsc noclegowych. Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników konferencji może być zmniejszona, o czym Wykonawcy w ww. terminie. c) Szkic agendy spotkania: r r r. 10:00-17:30 Konferencja w hotelu 9:00-15:30 - Konferencja w hotelu 13:30-14:30 - Lunch w hotelu 19:00-21:00 Uroczysty bankiet w hotelu 10:00-15:30 - Konferencje w 4 salach warsztatowych w hotelu 12:00-13:00 - Lunch w hotelu Wymeldowanie z hotelu 10:00-17:00 Wizyta studyjna dla max 100 osób Zamawiający każdorazowo zastrzega sobie prawo do ustalenia ostatecznej wersji agendy (w tym określenia godzin rozpoczęcia i zakończeni oraz rozkładu przerw) i przekazania tej informacji Wykonawcy najpóźniej na 3 dni przed dniem rozpoczęcia warsztatów. 1

2 3. Hotel Hotel o standardzie co najmniej czterogwiazdkowym, położonym w Warszawie dla maksymalnie 200 osób: a) posiadający odpowiednią do liczby uczestników spotkania liczbę wolnych pokoi 1- osobowych lub 2 osobowych do pojedynczego wykorzystania, b) pokoje odpowiadające standardowi w hotelu czterogwiazdkowym zgodnie z Rozporządzeniem z dnia 19 sierpnia 2004 r. Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, Dz.U z późniejszymi zmianami, c) w cenę pokoju powinno być wliczone śniadanie w formie bufetu, d) hotel nie powinien znajdować się w odległości większej niż 20 minut jazdy komunikacją miejską od Dworca Centralnego w Warszawie, e) hotel powinien posiadać co najmniej 5 sal konferencyjnych, w tym jedną dużą salę dla 200 osób oraz 4 mniejsze dla 50 osób, f) hotel powinien w ramach swojej działalności świadczyć usługi restauracyjno gastronomiczne. 4. Noclegi: a) Wykonawca zapewni noclegi w pokojach 1 osobowych lub 2 osobowych do pojedynczego wykorzystania o standardzie 4 gwiazdowym wraz z łazienkami dla max. 170 osób spotkania w hotelu, o którym mowa w pkt.3. b) Nocleg obejmuje 2 doby hotelowe 29/30 września oraz 30 września/1 października 2015 r. c) Zamówienie obejmuje rezerwację pokoi w hotelu. Pokoje zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników spotkania oraz 20 pokoi dla prelegentów zostanie sfinansowanych przez firmę Why Not USA sp. z o.o. sp. komandytowa, d) Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników konferencji może być zmniejszona, o czym 5. Sale konferencyjne: a) wynajem 5 klimatyzowanych sal konferencyjnych w terminie wskazanym przez Zamawiającego w hotelu, w którym będzie zarezerwowany nocleg. Ze względu na możliwość zmiany agendy, w tym godzin rozpoczęcia konferencji oraz warsztatów sale konferencyjne w ww. terminie musza być zarezerwowane do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego. b) sale powinny być dostosowane do odpowiedniej liczny uczestników: duża sala plenarna dla 200 osób, 4 sale warsztatowe dla 50 osób każda, c) sala plenarna dla 200 osób powinna zawierać: stół prezydialny dla maksymalnie 5 osób, ustawienie krzeseł w formie teatralnej, ekran, projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem, mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu, laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point),pilot do zmieniania slajdów, sprzęt nagłaśniający (minimum 2 mikrofony bezprzewodowe na każdej z sal), 2

3 sprzęt rejestrujący dźwięk, bezprzewodowy dostęp do Internetu, zapewnienie dostępu do gniazdek elektrycznych dla uczestników warsztatów (w tym zapewnienie przedłużaczy) tablica typu flipchart i flamastry, obsługa techniczna sprzętu, oprawa wizerunkowa (przystrojenie stołów i sali plenarnej świeżymi kwiatami dobranymi kolorystycznie do wystroju sali). d) każda z 4 sal warsztatowych powinna zawierać: stół prezydialny dla maksymalnie 4 osób, ułożenie stołów dla uczestników w podkowę lub w rzędy, umożliwiające uczestnikom śledzenie prezentacji, ekran, projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem, mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu, laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point),pilot do zmieniania slajdów, sprzęt nagłaśniający (minimum 2 mikrofony bezprzewodowe na każdej z sal), sprzęt rejestrujący dźwięk, bezprzewodowy dostęp do Internetu, zapewnienie dostępu do gniazdek elektrycznych dla uczestników warsztatów (w tym zapewnienie przedłużaczy) tablica typu flipchart i flamastry, obsługa techniczna sprzętu, oprawa wizerunkowa (przystrojenie stołów i sali plenarnej świeżymi kwiatami dobranymi kolorystycznie do wystroju sali). e) bezawaryjność działania wszystkich urządzeń znajdujących się w Sali musi zostać zademonstrowana Zamawiającemu przed rozpoczęciem spotkania, f) sale konferencyjne muszą posiadać odpowiednie do liczby osób zaplecze sanitarne (toalety) g) oznakowanie sal konferencyjnych w hotelu oraz drogi do sal, w których odbywać się będą spotkania. Oznakowanie musi być kompletne na co najmniej dwie godziny przed rozpoczęciem spotkania. Wersję elektroniczną materiałów do oznakowania sali Zamawiający prześle Wykonawcy najpóźniej na 4 dni przed datą spotkania, h) zapewnienie na stołach szklanek, butelkowanej wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, i) Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników konferencji może być zmniejszona, o czym 6. Usługi cateringowe: Zapewnienie obsługi cateringowej w dniu 29 września 2015 r. w hotelu w Warszawie, w którym będzie odbywać się konferencja: 1. przerwa kawowa w systemie ciągłym w godz. 10:00-17:30 w miejscu do tego przystosowanym składającej się z kawy, herbaty (w torebkach min. 3 rodzaje), cukru, śmietanki i mleka do kawy, cytryny pokrojonej w plasterki, soków owocowych (min. 3 rodzaje), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej butelkowanej, babeczek/ciasteczek, oraz mini kanapeczek (min. 3 rodzaje w tym przynajmniej jedne wegetariańskie). 2. przerwa kawowa musi być zorganizowana w osobnym pomieszczeniu lub we foyer przy głównej sali konferencyjnej, 3

4 3. lunch bufetowy w godz. 13:30-14:30 w miejscu do tego przystosowanym składający się z przystawki, dania głównego (z uwzględnieniem potraw mięsnych 2 rodzaje, wegetariańskich i wegańskich 1 rodzaj), 2 dodatków skrobiowych, 3 dodatków warzywnych, deseru oraz napojów: wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej), kawy, herbaty wraz z dodatkami (cukier, śmietanka, mleko, cytryna), 4. lunch powinien odbywać się wydzielonym miejscu umożliwiającym uczestnikom zjedzenia posiłku w grupie, przy stolikach, 5. bankiet w godz. 19:00-21:00 w miejscu do tego przystosowanym. Składający się z przystawki, dania głównego (z uwzględnieniem potraw mięsnych 2 rodzaje, wegetariańskich i wegańskich 1 rodzaj), 2 dodatków skrobiowych, 3 dodatków warzywnych, deseru oraz napojów: wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej), kawy, herbaty wraz z dodatkami (cukier, śmietanka, mleko, cytryna), 6. potrawy serwowane podczas lunchu oraz bankietu powinny się różnić, 7. Wykonawca podczas bankietu zapewni stoliki bankietowe, przy których uczestnicy będą mogli swobodnie zjeść posiłek, 8. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską odpowiednią do liczby uczestników konferencji, 9. ostateczne menu posiłków będzie ustalone z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę w ofercie. Menu lunchu oraz bankietu wymaga akceptacji Zamawiającego, 10. godzina podania lunchu i kolacji, co do zasady będzie zgoda z godzina wyznaczoną w agendzie konferencji, 11. Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników konferencji może być zmniejszona, o czym Zapewnienie obsługi cateringowej w dniu 30 września 2015 r. w hotelu, w którym odbywać się będzie konferencja: 1. przerwa kawowa w systemie ciągłym w godz. 9:00-15:30 w miejscu do tego przystosowanym składającej się z kawy, herbaty (w torebkach min. 3 rodzaje), cukru, śmietanki i mleka do kawy, cytryny pokrojonej w plasterki, soków owocowych (min. 3 rodzaje), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej butelkowanej, babeczek/ciasteczek, oraz mini kanapeczek (min. 3 rodzaje, w tym przynajmniej jedne wegetariańskie), 2. przerwa kawowa musi być zorganizowana w osobnym pomieszczeniu lub we foyer przy głównej sali konferencyjnej, 3. lunch bufetowy w godz. 12:00-13:00 w miejscu do tego przystosowanym składający się z przystawki, dania głównego (z uwzględnieniem potraw mięsnych 2 rodzaje, wegetariańskich i wegańskich 1 rodzaj), 2 dodatków skrobiowych, 3 dodatków warzywnych, deseru oraz napojów: wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej), kawy, herbaty wraz z dodatkami (cukier, śmietanka, mleko, cytryna), 4. lunch powinien odbywać się wydzielonym miejscu umożliwiającym uczestnikom zjedzenia posiłku w grupie, przy stolikach, 5. potrawy serwowane podczas lunchu w dniu 29 i 30 września 2015r. powinny się różnić, 6. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską odpowiednią do liczby uczestników konferencji, 7. ostateczne menu posiłków będzie ustalone z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę w ofercie. Menu lunchu oraz kolacji wymaga akceptacji Zamawiającego. 8. godzina podania lunchu, co do zasady, będzie zgoda z godzina wyznaczoną w agendzie konferencji, 4

5 9. Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników konferencji może być zmniejszona, o czym 7. Usługi transportowe: Usługi transportowe obejmują przewóz ok. 100 osób z hotelu do miejsc organizacji wizyty studyjnej (teren miasta Warszawy, wizyta organizowana przez Zamawiającego): a) transport w dniu 1 października 2015 r. wyjazd z hotelu ok. godz.10:00, przyjazd do hotelu w celu odebrania bagaży ok godz. 17:00, b) środki transportu (autokary, busy) muszą spełniać następujące wymagania: - pojazd przeznaczony do przewozu osób - nie starszy niż 5 lat, - z ważną polisą ubezpieczeniową, - wyposażony w sprawnie działające ogrzewanie/klimatyzację, - posiadający rozkładane siedzenia wraz z pasami bezpieczeństwa. c) Wykonawca lub podmiot wykonujący usługę transportu na rzecz Wykonawcy musi posiadać licencję na wykonywanie krajowego transportu osób. 8. Usługi obejmujące obsługę techniczną konferencji:. Obsługa techniczna konferencji obejmuje: a) obsługę recepcji konferencji w dniach 29 i 30 września 2015 r., w tym rejestracja uczestników, informowanie ich o miejscu konferencji i warsztatów podczas całego dnia trwania sesji plenarnej i warsztatowej, b) zapewnienie stolika do obsługi z widocznym logo konferencji oraz nazwą konferencji i informacją o rejestracji uczestników, c) zapewnienie obsługi sesji plenarnej oraz warsztatowych, m.in. zapraszanie uczestników po przerwie do sal konferencyjnych, podawanie mikrofonów podczas dyskusji z uczestnikami konferencji, d) zgodnie z pkt. a i c zapewnienie do obsługi co najmniej 5 hostess na obydwa dni. Hostessy powinny znać język angielski w stopniu komunikatywnym (minimum B1 wg klasyfikacji Rady Europy), e) Hostessy powinny mieć jednolity strój (sukienka) w kolorze czarnym lub granatowym, f) przygotowanie 4 standów reklamowych zawierających logo ZIT (do uzgodnienia) oraz przygotowanie i wykonanie dla maksymalnie 200 uczestników konferencji imiennych identyfikatorów w formacie A6 105 x 148 mm zawieszanych na smyczy, wykonanych ze sztywnego materiału, z wydrukowanym na drugiej stronie programem konferencji. g) oprawę wizerunkową sal w hotelu w bukiety z żywych kwiatów wkomponowanych rozmiarowo w stoły prezydialne oraz stół recepcyjny. Wersję elektroniczną materiałów do przygotowania 4 standów reklamowych Zamawiający prześle Wykonawcy najpóźniej na ok. 10 dni przed datą spotkania. Nazwiska uczestników oraz program konferencji do przygotowania imiennych identyfikatorów Zamawiający prześle Wykonawcy najpóźniej na ok. 10 dni przed data spotkania. 5

6 III. Warunki udziału w Zamówieniu Do oferty należy dołączyć: 1. Kosztorys zgodnie z załącznikiem nr Propozycje noclegu oraz miejsca organizacji konferencji. 3. Po 2 propozycje menu dla każdego posiłku w tym bankietu oraz kolacji. IV. Termin i sposób złożenia oferty Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej do 13 sierpnia 2015 r. (czwartek) do końca dnia na adres monika.pietka@mir.gov.pl oraz joanna.zarzecka-mazur@mir.gov.pl. W tytule wiadomości proszę podać: Oferta ZIT Warszawa. V. Kryterium wyboru oferty 1. Zamawiający dokona oceny ofert złożonych w terminie. 2. Głównym kryterium oceny będzie cena. 3. Kolejnym kryterium będzie czas dojazdu komunikacją miejską z Dworca Centralnego do miejsca konferencji. 4. Pozostałymi kryteriami oceny ofert będą: jakość świadczonych usług; lokalizacja obiektu; wyposażenie sali konferencyjnej i sal warsztatowych; rozmieszczenie sal warsztatowych; rozmieszczenie pozostałych pomieszczeń wymienionych w niniejszym Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia (pokoje hotelowe; sala, w której podawane będą posiłki; miejsca, w których organizowane będą przerwy kawowe, sala konferencyjna). 5. Termin realizacji zadania: 29 września 1 października2015 r. 6. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji Zamówienia bez podania przyczyny. 9. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków Zamówienia. 10. Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w Ministerstwie. 11. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. 12. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez Oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy Oferta zostanie odrzucona. VI. Informacje dodatkowe 1. Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane. 2. Zamawiający we własnym zakresie zapewni tłumaczenie podczas konferencji. 3. Zamawiający we własnym zakresie zorganizuje wizytę studyjną w dniu 1 października 2015 r. 6

7 VII. Kontakt Joanna Zarzecka Mazur Departament Koordynacji Strategii i Polityk Rozwoju Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju ul. Wspólna 2/4, Warszawa tel joanna.zarzecka-mazur@mir.gov.pl Monika Piętka Departament Koordynacji Strategii i Polityk Rozwoju Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju ul. Wspólna 2/4, Warszawa tel. (022) monika.pietka@mir.gov.pl VIII. 1. kosztorys Załączniki 7