Załącznik nr 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Projekt finansowany ze środków funduszy norweskich pochodzących z Norwegii oraz z budżetu państwa Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 1 CZĘŚĆ I ZAMÓWIENIA Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa Zamawiającego w ramach cyklu szkoleń dla potencjalnych wnioskodawców Programu Operacyjnego PL13 Ograniczanie społecznych nierówności w zdrowiu dofinansowanego z Norweskiego Mechanizmu Finansowego W skład zamówienia wchodzi: 1) zapewnienie sali konferencyjnej w 4 lokalizacjach wraz z wyposażeniem; 2) zapewnienie usługi gastronomicznej; 3) wykonanie oraz dostawa materiałów konferencyjnych; 4) zapewnienie noclegu dla trenerów; 5) zapewnienie osoby odpowiedzialnej za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi konferencji oraz dodatkowych osób do obsługi. 6) zapewnienie tłumaczenia symultanicznego przez 2-3 godziny (dotyczy wyłącznie konferencji w Warszawie). Ad.1 Zapewnienie sali konferencyjnej w 4 lokalizacjach wraz z wyposażeniem Lokalizacja: cykl szkoleń odbędzie się w następujących miastach (jedno szkolenie/miasto): Warszawa Gdańsk Poznań Kraków Miejscem realizacji szkoleń mają być centra konferencyjne lub hotele (o wysokim standardzie; co najmniej 3-gwiazdkowy lub odpowiadający standardem hotelom co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku ośrodków innych niż hotele), zlokalizowane do 5 km od głównego dworca kolejowego (odległość liczona drogą publiczną za pomocą narzędzia mapy google). W przypadku konieczności dojazdu komunikacją miejską wymagane jest bezpośrednie połączenie spod dworca

2 do hotelu (bez konieczności przesiadki). Wykonawca zobowiązany jest do podania w złożonej ofercie informacji na temat proponowanego miejsca organizacji szkoleń (nazwa i adres obiektów). Liczba uczestników: Warszawa 40 osób + dodatkowo przez trzy pierwsze godziny ( ) 20 osób Gdańsk 40 osób Poznań 40 osób Kraków 40 osób Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia do 20% liczby uczestników każdego ze szkoleń nie później niż na 5 dni roboczych przed jego realizacją. Uzgodnione zmiany ilościowe Wykonawca uwzględni w końcowym rozliczeniu przedmiotu umowy, stosując ceny jednostkowe podane w ofercie: obiad i całodniowa przerwa kawowa. Planowane terminy: Szkolenia mają się odbyć w okresie grudzień 2013 r. styczeń 2014 r. (jedno szkolenie w tygodniu z wyłączeniem tygodnia przed Świętami Bożego Narodzenia oraz okresu między Bożym Narodzeniem a Nowym Rokiem). Pierwsze ze szkoleń odbędzie się w Warszawie. Kolejność szkoleń w pozostałych miastach Zamawiający ustali z Wykonawcą po podpisaniu umowy. Godziny realizacji szkolenia: Do 7 dni kalendarzowych po podpisaniu umowy Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego po 2 propozycje terminów szkoleń w każdym z ww. miast w ww. okresie. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do umowy w zakresie zmiany terminu szkolenia w przypadku: 1) gdy wystąpiły opóźnienia po stronie Zamawiającego, które uniemożliwiają Wykonawcy realizację zamówienia w terminie określonym w 3 ust. 2; 2) w przypadku przedłużenia się czasu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie przedmiotu niniejszej umowy, uniemożliwiającego organizację i przeprowadzenie spotkania w terminie określonym w umowie; 3) wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, a które uniemożliwiają organizację szkolenia w terminie określonym w umowie; 4) wystąpienia innych okoliczności, mających źródło w zobowiązaniach wynikających z systemu wdrażania Mechanizmów Finansowych, które powodują, że organizacja szkolenia w terminie wskazanym w umowie byłaby nieadekwatna do potrzeb Zamawiającego. 2

3 Wyposażenie sali konferencyjnej: miejsca siedzące dla uczestników (w ustawieniu szkolnym ze stołami przystosowanymi do notowania), stół prezydialny dla 3 osób (w Warszawie dla 6 osób) z mikrofonami pokryty tkaniną materiałową (estetyczną i bez oznak zniszczenia, długość do podłogi) wraz z tabliczkami koziołkami, mównica, nagłośnienie, dodatkowe 2 mikrofony bezprzewodowe, ekran projekcyjny, laptop wraz z rzutnikiem, klimatyzacja, hol lub inne pomieszczenie obok sali na rozstawienie całodziennego serwisu kawowego, recepcja miejsce wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsca siedzące), umożliwiające podpisywanie się uczestników na liście oraz dystrybucję materiałów konferencyjnych wśród uczestników (w przypadku Warszawy również odbiorników do tłumaczenia) w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej, zaplecze sanitarne, szatnia. Zamawiający w terminie do dwóch dni przed każdym szkoleniem przekaże Wykonawcy pliki, które będą wyświetlane w trakcie szkolenia. Wizualizacja: a) Wykonawca przygotuje projekt oraz wykona roll-up informacyjny, który będzie ustawiony w sali konferencyjnej. Parametry techniczne roll-up u: Kolorystyka: kolor/grafika zabezpieczona podwójnym laminatem o wysokiej odporności na uszkodzenia, Nadruk: 4+0 w wysokiej rozdzielczości Wymiary: (ok. 200 x 100 cm) 3

4 Projekt: Wykonawca na 21 dni kalendarzowych przed pierwszym szkoleniem opracuje graficznie 3 projekty 1 (do wyboru przez Zamawiającego, ostatecznie Zamawiający wybierze jeden wzór), w tym zapewni zdjęcia, uwzględniając wytyczne dotyczące kolorystyki charakterystycznej dla obszaru Rozwój Społeczny (Human and Social Development) Norweskiego Mechanizmu Finansowego , przy uwzględnieniu wymogów dotyczących pozycjonowania znaków oraz wskazówek odnośnie projektu graficznego określonych w Podręczniku komunikacji i identyfikacji wizualnej - dokument w wersji elektronicznej oraz dostępny pod adresem nik_wizualizacji.pdf oraz wzoru roll-up a zamieszczonego na stronie o/strony/start.aspx. Projekt musi zawierać co najmniej logotypy: Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz Ministerstwa Zdrowia. Roll-up musi posiadać solidną i trwałą aluminiową konstrukcję. Oparty ma być na szerokiej podstawie gwarantującej stabilność systemu. b) Dodatkowo w miejscu widocznym Wykonawca umieści informację o współfinansowaniu szkolenia. Napis: Przedsięwzięcie finansowane ze środków funduszy norweskich pochodzących z Norwegii oraz z budżetu państwa. Project supported by a grant from Norway through the Norway Grants and co-financed by the Polish state budget. Ad.2 Zapewnienie usługi gastronomicznej: a) Całodzienny serwis kawowy (dla takiej liczby osób, jak wskazano w punkcie 1, odnośnie liczby osób na sali konferencyjnej w danym dniu + dwie osoby prowadzące): świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe (2 rodzaje), 4 rodzaje kruchych ciasteczek, świeże, filetowane owoce (co najmniej 3 rodzaje, co najmniej 150 g na osobę), serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa kelnerska, zastawa ceramiczna). Obsługa gastronomiczna oraz serwis kawowy dostępny na pół godziny przed rozpoczęciem rejestracji. 1 każdy prezentujący inny pomysł artystyczny 4

5 b) Obiad ok. godz w formie bufetu (dla takiej liczby osób, jak wskazano w punkcie 1, odnośnie liczby osób na sali konferencyjnej w danym dniu + dwie osoby prowadzące): zupa, dwa dania mięsne, jedno bezmięsne, 2 dodatki skrobiowe, warzywa gotowane (2 rodzaje), surówki (2 rodzaje), deser (wyroby cukiernicze, owoce), serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana, sztućce, sprzątanie). Obiad będzie podany w pomieszczeniu z miejscami siedzącymi zarezerwowanymi wyłącznie dla uczestników szkolenia, odrębnym od sali, w której prowadzone jest szkolenie. Szczegółowe menu zostanie ustalone z Zamawiającym w terminie do 5 dni przed organizacją pierwszego szkolenia, na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę. Ad. 3 Wykonanie oraz dostawa materiałów konferencyjnych 180 kompletów materiałów opisanych w pkt a-c. Specyfikacja techniczna: a) segregator-teczka (zawierająca notatnik, wydruk prezentacji, płytę CD): materiał: tektura co najmniej 2,5 mm pokryta folią projekt graficzny: Wykonawca wykona projekt graficzny oparty na projekcie przygotowanym dla roll-up u, zaakceptowanym przez Zamawiającego kolorystyka: CMYK 4+0 format: A4 grzbiet o szerokości 4 5 cm mechanizm dwuringowy umożliwiający wpięcie wydruku prezentacji oraz notatnika kieszeń na płytę CD W teczce-segregatorze Wykonawca umieści: płytę CD z nadrukiem (projekt nadruku musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego i zawierać co najmniej nazwę szkolenia i logotypy 5

6 Mechanizmów Finansowych). Na płycie Wykonawca nagra przekazane przez Zamawiającego prezentacje i inne materiały szkoleniowe; notatnik wpięty do mechanizmu ringowego, 20 stron, papier biały liniowany lub w kratkę; wydruk prezentacji dostarczonych przez Zamawiającego (wydruk czarnobiały, dwustronny, 3 slajdy na stronie). Zamawiający przewiduje ok. 90 slajdów w prezentacji. Podany wzór przykładowy teczki-segregatora b) długopis Materiał: metal co najmniej 70%, plastik do 30%, Wymiary (minimalne): 13,5 cm x 1 cm, Wykończenie: długopis automatyczny, korpus metalowy, końcówka dolna przykręcana, uchwyt mocujący, mechanizm przyciskany, gumka pod palce, wkład cienko piszący w kolorze niebieskim o grubości 0,3 - max. 0,4 mm, kolor: srebrny korpus, przycisk i klip, fioletowa gumka pod palce, Nadruk: grawer laserowy po prawej stronie klipsa logotyp Norweskiego Mechanizmu Finansowego, po lewej stronie klipsa napis: 6

7 Podany wzór przykładowy długopisu c) pozostałe Wykonawca przygotuje i dostarczy identyfikatory dla trenerów. Wykonawca dostarczy z siedziby Zamawiającego na miejsce realizacji szkoleń dodatkowe materiały informacyjne (broszury, ulotki itp. ok. 4 rodzaje po komplecie dla każdego uczestnika), przygotowane przez Zamawiającego oraz odbierze materiały pozostałe po szkoleniu i dostarczy do siedziby Zamawiającego ul. Długa 38/40, Warszawa). Projekt: do 21 dni kalendarzowych przed pierwszym szkoleniem projekt/próbka materiałów konferencyjnych zostanie ustalony z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę. Projekty muszą zawierać logotypy: Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz Ministerstwa Zdrowia. Dostawa: Wykonawca dostarczy gotowe materiały na miejsce realizacji szkoleń. Ad. 4 Zapewnienie noclegu dla trenerów Wykonawca zapewni w dniu poprzedzającym szkolenie noclegi dla dwóch trenerów (pokoje jednoosobowe) w Gdańsku, Poznaniu i Krakowie w hotelach, w których realizowane będą szkolenia lub w ich bezpośredniej bliskości. Hotele mają mieć co najmniej standard 3-gwiazdkowy. Ad 5. Zapewnienie osoby odpowiedzialnej za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi konferencji oraz dodatkowych osób do obsługi. a) Wykonawca w trakcie obowiązywania umowy zapewni osobę odpowiedzialną za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie kompleksowej obsługi cyklu szkoleń. b) W trakcie wszystkich szkoleń Wykonawca zapewni: co najmniej jedną osobę obsługującą recepcję oraz 7

8 co najmniej jedną osobę obecną na sali w razie zaistnienia problemów technicznych oraz do podawania mikrofonów uczestnikom. Ad 6. Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego z języka angielskiego na konferencji w Warszawie przez 3 godziny. Wykonawca zapewni tłumaczenie oraz niezbędną infrastrukturę do jego realizacji (kabiny tłumacza, obsługę techniczną, odbiorniki dla uczestników w ilości dostosowanej do liczby uczestników). Tłumaczenie musi być zrealizowane przez wykwalifikowanych tłumaczy, z których każdy posiada nie mniej niż 2 lata doświadczenia w zakresie tłumaczenia symultanicznego z języka angielskiego. Zamawiający przekaże Wykonawcy w dniu podpisania umowy niezbędne logotypy. 8