Zarządzenie Nr

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie przyjęcia procedur kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu Na podstawie art. 69 ust 1 pkt 3 w związku z art. 68 ustawy z dnia o finansach publicznych (Dz. U. z2013 poz. 885 ze zmianami) oraz Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ( Dz,. Urz. MF Nr 15 poz. 84 ), zarządzam co następuje: 1. Wprowadza sie do stosowania procedurę kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia 2. Uchyla się procedurę kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu wprowadzoną zarządzeniem Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu Nr z dnia w sprawie przyjęcia procedur kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej zmienioną zarządzeniem Nr , , z dnia , z dnia , zarządzeniem Nr z dnia , Nr z dnia Nr z dnia , zarządzeniem N r z dnia , zarządzeniem Nr z dnia , zarządzeniem Nr z dnia Wykonanie zarządzenia powierza się głównemu księgowemu 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od

2 Załącznik do Zarządzenia Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia Procedury kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne 1 Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu realizuje swoje cele i zadania w sposób zgodny z prawem, a przede wszystkim zgodny z przepisami: 1) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 poz. 885z póżn. zm.); 2) ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U ze zm. ) 3) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z późn. zm.). 2 Procedury kontroli zarządczej zostały opracowane na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 w powiązaniu z art. 68 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 poz. 885 z późn. zm. ) oraz na podstawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawartych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku w sprawie Standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. M.F. nr 15, poz. 84), Komunikacie Ministra Finansów NR 3 z dnia w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. Urz. MF Nr 2 poz. 11 z 2011r. ), Komunikacie Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem ( Dz. Urz. MF poz. 56) ROZDZIAŁ II Cel i zakres kontroli 3 1. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) zarządzania ryzykiem. 3. W celu przestrzegania działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, pracownicy są zobowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa, aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądowymi, zawartymi umowami cywilnoprawnymi oraz procedurami wewnętrznymi Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a także niedopuszczenia do zaniechania ich stosowania. Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę zarządczą stanowi załącznik nr 1 do procedury.

3 4. Kryterium skuteczności i efektywności działania wymaga wypełniania przez pracowników Ośrodka swoich obowiązków z należytą starannością, sumiennością i terminowo, należytego wypełniania zadań przez wszystkie komórki organizacyjne, dokumentowanie określonych działań lub stanów faktycznych, zgodnie z rzeczywistością, w wymaganych terminach z uwzględnieniem faktów i okoliczności. 5. Zapewnienie wiarygodności sprawozdań wymaga sporządzania ich zgodnie ze stanem faktycznym, rzetelnie i sumiennie ze szczególnym uwzględnieniem obowiązujących, w tym zakresie przepisów prawa. 6. Kryterium ochrony zasobów wymaga od wszystkich pracowników należytego przestrzegania określonych w jednostce standardów bezpieczeństwa. 7. Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania wymaga wpajania świadomości wartości etycznych przyjętych w Ośrodku oraz ich przestrzegania przy wykonywaniu powierzonych zadań. 8. Zapewnienie efektywności i skuteczności przepływu informacji wymaga od pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a zwłaszcza od Kierowników Sekcji odpowiedzialności za bieżące monitorowanie i jakość przetwarzanych i przekazywanych informacji oraz systemu ich komunikowania pod względem przydatności ich do realizacji celów jednostki. 9. Kryterium zarządzania ryzykiem polega na systematycznym, nie rzadziej niż raz do roku, dokonywaniu identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z osiąganiem wyznaczonych dla Ośrodka celów i zadań. 4 Kontrola zarządcza swoim działaniem obejmuje pięć elementów. Są to: 1) środowisko wewnętrzne; 2) cele i zarządzanie ryzykiem; 3) mechanizmy kontroli; 4) informacja i komunikacja; 5) monitorowanie i ocena Zgodnie z art. 3 pkt. 1 i 2. w powiązaniu z art. 68 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z r.2013 poz. 885 z późn. zm.) zakres kontroli zarządczej obejmuje wszystkie zdarzenia gospodarcze dotyczące gospodarki finansowej: 1) gromadzenie dochodów i przychodów publicznych, 2) wydatkowanie środków publicznych, Zakres kontroli zarządczej obejmuje przede wszystkim system wyznaczania celów i zadań dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a także system monitorowania wyznaczonych celów i zadań. 1. Kontrola zarządcza powinna być: a) adekwatna to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz regulacjach wewnętrznych przyjętych do stosowania w Ośrodku; b) skuteczna to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem zaleceń bądź wniosków pokontrolnych; c) efektywna to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiąganie założonych celów. 3. Podstawową funkcją kontroli zarządczej jest: 1) sprawdzenie czy wydatki publiczne są dokonywane: a) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;

4 optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; 2) porównaniu stopnia realizacji podjętych zadań z przyjętymi założeniami; 3) ocenianie prawidłowości pracy; 4) wydawanie zaleceń i wniosków pokontrolnych. ROZDZIAŁ III Zasady sprawowania kontroli zarządczej Kontrola procesów finansowych sprawowana jest poprzez: kontrolę wstępną, kontrolę bieżącą, kontrolę następczą. 2. Kontrola wstępna ma na celu zapobieżenie powstawaniu zjawisk odbiegających od przyjętych procedur. Przeprowadzana jest przed rozpoczęciem danego procesu, zanim zostaną wdrożone konkretne działania wywołujące skutki finansowe lub majątkowe. Ma na celu przeciwdziałanie podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych i powinna zabezpieczać przed wystąpieniem zjawisk marnotrawstwa, niegospodarności lub nadużyć. 3. Kontrola bieżąca przeprowadzana jest na każdym etapie danego procesu w celu wyeliminowania przed zakończeniem każdego etapu tych zjawisk, które mogą negatywnie wpłynąć na jego wynik końcowy. Kontrola bieżąca polega m.in. na: 1) sprawdzeniu operacji gospodarczej lub finansowej określonej w dokumencie księgowym (faktura VAT, rachunek lub inny dokument rozliczeniowy) pod względem zgodności z prawem, gospodarności i pod względem formalno-rachunkowym; 2) sprawdzeniu, czy wydatek mieści się w planie finansowym; 3) opisaniu dokumentu księgowego. Złożenie podpisu na fakturze VAT, rachunku lub innym dokumencie rozliczeniowym oznacza, że pracownik dokonał kontroli bieżącej operacji przedstawionej w dokumencie księgowym. 4. Kontrola bieżąca sprawowana przez głównego księgowego polega w szczególności na: 1) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi, 2) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie dokonywanych wydatków. Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez głównego księgowego, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że: 1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez pracownika właściwego rzeczowo oceny prawidłowości operacji objętej dokumentem księgowym i jej zgodności z prawem, 2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, 3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym, a jednostka ma środki finansowe na ich pokrycie. W razie ujawnienia nieprawidłowości główny księgowy zwraca dokument właściwemu dysponentowi środków publicznych, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. 5. Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych została wprowadzona odrębnym zarządzeniem.

5 6. Kontrola bieżąca przeprowadzana jest na każdym etapie danego procesu, celem wyeliminowania przed zakończeniem każdego etapu danego procesu, tych zjawisk, które mogą negatywnie wpłynąć na jego wynik końcowy. Kontrolę bieżącą sprawują Kierownicy Sekcji. Polega ona na: bieżącej kontroli przebiegu procesów oraz realizacji postawionych celów i zadań; sprawdzaniu zgodności postępowania z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi; kontroli merytorycznej wychodzących dokumentów, poprzez złożenie podpisu i wpisaniu daty dokonania sprawdzenia. 7. Kontrola następcza przeprowadzana jest po zakończeniu danego procesu. Polega na analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania oraz porównaniu ich z założonymi celami. Obejmuje również sprawdzanie, czy dany proces przebiegał zgodnie z założeniami i w ustalonej kolejności, a także czy został objęty kontrolą wstępną i bieżącą oraz czy była ona skuteczna. Kontrola ta powinna dostarczać także informacji o tym, co, w jakim zakresie i na którym etapie działań należy zmienić, aby osiągnąć założone cele. 8. Przeprowadzenie kontroli zarządczej ma na celu uzyskanie zapewnienia, że Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu: o osiąga swoje cele w sposób oszczędny, wydajny i efektywny; o działa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi i wytycznymi kierownictwa; o zasoby rzeczowe i informacyjne jednostki są chronione; o zapobiega się i wykrywa błędy i nieprawidłowości; o informacje finansowe i zarządcze są rzetelne i tworzone terminowo. ROZDZIAŁ IV Środowisko wewnętrzne. 7 Środowisko wewnętrzne w zasadniczy sposób wpływa na jakość kontroli zarządczej. Standardy kontroli zarządczej w tym zakresie obejmują: a) przestrzeganie wartości etycznych; b) kompetencje zawodowe; c) strukturę organizacyjną; d) delegowanie uprawnień Kryterium przestrzegania wartości etycznych wyraża się tym, że pracownicy Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu działają w oparciu o zasady osobistej i zawodowej uczciwości, która zapewnia osiągnięcie celów kontroli zarządczej. Zatrudniani pracownicy zostają zapoznani z zasadami zawartymi w aktach wewnętrznych normujących przestrzeganie przepisów prawa, w tym dyscypliny pracy i potwierdzają ich znajomość składanym podpisem. 2. Pracownicy winni mieć świadomość konsekwencji, jakie może wywołać nieetyczne zachowanie lub działanie niezgodne z prawem. Każde zauważone nieetyczne zachowanie pracownika musi zostać natychmiast zgłoszone kierownikowi jednostki organizacyjnej. Przypadki nieetycznego zachowania podlegają analizie przez Dyrektora oraz

6 Kierowników Sekcji. Ujawnione przypadki nieetycznego zachowania mają wpływ na okresową ocenę pracownika. Szczegółowe zasady postępowania etycznego zostały określone odrębnym zarządzeniem 3. Kryterium kompetencji zawodowych charakteryzuje się tym, że osoby zarządzające i pracownicy Ośrodka posiadają wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania i obowiązki, a także rozumieć znaczenie rozwoju kontroli zarządczej. Proces rekrutacji pracowników jest prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Ponadto pracownikom zatrudnionym zapewniony jest równy dostęp do szkoleń podnoszących kwalifikacje. 4. Kryterium struktury organizacyjnej polega na tym, że struktura organizacyjna Ośrodka jest dopasowana do aktualnych celów i zadań jednostki. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych (sekcji) Ośrodka oraz zakres podległości pracowników jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Dla każdego pracownika jest określany na piśmie aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Każde stanowisko pracy ma sporządzony na piśmie zakres niezbędnych wymagań kwalifikacyjnych dotyczący wykształcenia i liczby lat pracy do zajmowania danego stanowiska pracy. Struktura organizacyjna Ośrodku w Sandomierzu jest okresowo oceniana, w celu dostosowania jej do zmieniających się warunków działania. 5. Kryterium delegowania uprawnień wyraża się tym, że precyzyjnie został określony zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym i pracownikom. Zakres tych uprawnień jest odpowiednio dobrany do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień jest potwierdzone podpisem. 6. Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę zarządczą stanowi załącznik nr Wykaz upoważnień i pełnomocnictw wydanych w ramach kontroli zarządczej stanowi załącznik Nr 2 do procedury ROZDZIAŁ V Cele i zarządzanie ryzykiem Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu określa misję, która sprzyja ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Misja stanowi załącznik nr 3 do procedury. 2. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. Proces zarządzania ryzykiem jest dokumentowany. 3. Cele i zadania są wyznaczone jasno, w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie jest monitorowane za pomocą wyznaczonych mierników. Kryterium monitorowania realizacji zadań polega na przygotowaniu rocznego planu pracy Ośrodka, zawierającego poszczególne cele i zadania oraz komórki organizacyjne odpowiedzialne za ich realizację oraz zasoby (np. osobowe, finansowe, rzeczowe) przeznaczone do ich realizacji. Osoby odpowiedzialne za realizację celów szczegółowych, zobowiązane są w trakcie roku do dokonywania okresowych przeglądów celów i zadań, uwzględniając kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności, w celu ich weryfikacji i dostosowania do aktualnych warunków. Dyrektor prowadzi bieżącą ocenę (monitoring) realizacji zadań za pomocą mierzalnych wskaźników lub precyzyjnie zdefiniowanych kryteriów. 4. Identyfikacja ryzyka polega na tym, że nie rzadziej niż raz w roku, dokonuje się identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z osiąganiem celów oraz

7 szacunek kosztów z nim związanych, dotyczącego zarówno działania całego Ośrodka, jak i prowadzonych przez niego konkretnych programów, projektów czy zadań. W przypadku zmiany warunków, w których funkcjonuje Ośrodek, identyfikacja ryzyka powinna być ponawiana. Za identyfikację odpowiedzialny jest podmiot podejmujący decyzję o zmianie celu, jak i realizator celu. 5. Analiza ryzyka i podejmowanie działań zaradczych polega na tym, że zapewnia się systematyczne poddawanie zidentyfikowanego ryzyka analizie mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka związanego z realizacją celu. Należy określić akceptowany poziom ryzyka. W procesie tym rozważane są czynniki wynikające w szczególności z: a) czynników zewnętrznych, w tym: zmiany w przepisach prawnych, zagrożenia przestępczością, presję społeczną, zmiany polityczne, zmiany i zakłócenia działania infrastruktury, zmiany demograficzne, zapotrzebowanie społeczne; b) czynników o charakterze finansowym, w tym: możliwe zmiany wysokości dochodów, zakłócenia w działalności inwestycyjnej, czynniki mogące spowodować utratę płynności finansowej; c) czynników wynikających z charakteru prowadzonej działalności, w tym: utrzymanie zasobów kadrowych w poszczególnych sekcji zgodnie z realizowanymi zadaniami. d) czynników związanych z zarządzaniem w tym: możliwe zmiany na stanowiskach kierowniczych wynikające np. z konieczności reorganizacji komórek; e) innych czynników w szczególności związanych z występującymi w przeszłości nieprawidłowościami oraz niepowodzeniem w osiąganiu zamierzonych celów. 6. Dla każdego określonego ryzyka określa się rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, przesunięcie w czasie -wycofanie się, przeciwdziałanie). Za wdrożenie tych mechanizmów odpowiedzialne są osoby, które realizują działania związane z danym ryzykiem. Określa się działania, które są podejmowane w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu. ROZDZIAŁ VI Mechanizmy kontroli zarządczej Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację system kontroli zarządczej Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w zakresie realizacji celów i zadań. Dokumentacja ta jest spójna, prowadzona w sposób rzetelny, jest dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna. 2. Wszelkie znaczące zdarzenia związane z realizacją celów i zadań Ośrodka są rzetelnie dokumentowane. Prowadzona dokumentacja jest rzetelna, kompletna, wiarygodna i łatwo dostępna dla upoważnionych osób oraz umożliwia prześledzenie każdego zdarzenia od samego początku, w trakcie trwania oraz po zakończeniu. Wszystkie operacje powinny być bezzwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane, w szczególności: wszelkie wydatki oparte są o prawnie wiążące umowy zawierane zgodnie z obowiązującymi zasadami i przepisami prawa oraz ze szczególnymi unormowaniami dotyczącymi poszczególnych zadań; przedsięwzięcia są realizowane zgodnie z zawartymi umowami; zestawienia wydatków są dokładne, a wyniki są uzyskiwane z systemów księgowania, które zapewniają odzwierciedlenie relacji każdej transakcji z operacją;

8 poczynione wydatki dotyczą operacji faktycznie wykonanych i udokumentowanych fakturami lub dowodami księgowymi o równoważnej wartości; wydatki dotyczą operacji realizowanych zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego w zakresie prawa konkurencji, pomocy publicznej, zamówień publicznych, ochrony środowiska; monitorowany jest rzeczowy i finansowy postęp wykonania umowy; płatności na rzecz wykonawcy/dostawcy dokonywane są w sposób prawidłowy i terminowy; 3. Prowadzony jest ciągły nadzór nad wykonywanymi zadaniami w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. Wprowadzenie odpowiednich procedur gwarantuje, iż wszystkie przypadki odstępstw od procedur, instrukcji czy wytycznych będą dokumentowane i eliminowane. 4. Na bieżąco podejmowane są działania mające na celu utrzymanie ciągłości działalności Ośrodka, w szczególności jeśli chodzi o operacje finansowe i gospodarcze związane z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych. 5. Ochrona zasobów polega na tym, że: o w Ośrodku zostały wyznaczone osoby odpowiedzialne za ochronę i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki; o prowadzone są okresowe porównania rzeczywistego stanu zasobów z zapisami w odpowiednich rejestrach; o wdrożono system zabezpieczeń fizycznego i technicznego (w przypadku systemów informatycznych) dostępu do zasobów objętych ochroną W Ośrodku zostały opracowane i wdrożone do stosowania szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, polegające na: a) rzetelnym i pełnym dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych i gospodarczych; b) zatwierdzaniu (autoryzacji) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione; c) podziale kluczowych obowiązków; d) weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji. Określone zostały mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych. 12 Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę zarządczą stanowi załącznik nr 1. ROZDZIAŁ VII Informacja i komunikacja Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za bieżące monitorowanie i jakość przetwarzanych i przekazywanych informacji oraz systemu ich komunikowania, pod względem przydatności ich do realizacji celów jednostki i celów kontroli zarządczej.

9 2. Wszystkie osoby odpowiedzialne za dostarczanie informacji powinny dbać, aby informacje te były: a) aktualne umożliwiające podjęcie przez nich odpowiednich działań w odpowiednim czasie; b) rzetelne; c) kompletne zawierają wszystkie potrzebne dane i szczegóły, stosownie do oczekiwań odbiorcy danych; d) odpowiednio przetworzone i pogrupowane; e) zrozumiałe dla odbiorców informacji. 3. Każdy z odbiorców informacji odpowiedzialny jest za identyfikację nowych potrzeb informacyjnych oraz odpowiednią modyfikację wymagań odnośnie dostarczanych mu danych, a także przekazania nowych wytycznych osobom odpowiedzialnym za dostarczanie informacji. 4. Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za takie zorganizowanie systemu komunikacji wewnętrznej w podległych jednostkach, aby każdy pracownik mógł zrozumieć cele systemu kontroli zarządczej, sposób jego funkcjonowania, a także swoją rolę i odpowiedzialność w tym systemie. 5. Bezpośredni przełożony zobowiązany jest przedstawić podległym pracownikom ich obowiązki, a także wyjaśnić, w jaki sposób te obowiązki oraz obowiązki innych pracowników oddziaływają na siebie. 6. Wszyscy pracownicy Ośrodka zobowiązani są do zapewnienia takich warunków, by żadną z osób przekazujących informację o niewłaściwym postępowaniu lub obejściu procedur kontroli zarządczej, nie spotkało negatywne traktowanie. 7. Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za prawidłowe funkcjonowanie systemu przekazywania niezbędnych informacji wewnątrz ich sekcji. ROZDZIAŁ VIII Monitorowanie i ocena System kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu oraz jego poszczególne elementy podlegają monitorowaniu i ocenie, co umożliwia na bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów. 2. Co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki. Kierownicy poszczególnych komórek przekazują podległym pracownikom ankiety do samooceny kontroli zarządczejpracowników jednostki- stanowiącej Załącznik Nr 4 do zarządzenia oraz dokonują samooceny kontroli zarządczej poprzez wypełnienie ankiety do samooceny kontroli zarządczej kierowników komórek organizacyjnych stanowiącej Załącznik Nr 5 do zarządzenia. Przewodniczący grupy ds. ryzyka analizuje ankiety od pracowników i kierowników, sporządza zestawienie zbiorcze. Sprawozdanie z samooceny przedstawiane jest Dyrektorowi Ośrodka w celu zatwierdzenia. 3. Osoby przeprowadzające kontrolę zarządczą zobowiązane są do przekazywania na bieżąco Dyrektorowi Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu wszelkich informacji, które mogą wpływać na ocenę działania kontroli w Ośrodku, w szczególności: a) różnic inwentaryzacyjnych; b) wykrytych oszustw i manipulacji; c) uwag zewnętrznych organów nadzoru lub kontroli; d) skarg pracowników, radnych miasta, oferentów i dostawców.

10 3. Każdy pracownik ma możliwość zgłaszania uwag na temat funkcjonowania kontroli zarządczej oraz sugestii dotyczących jej usprawnienia lub modyfikacji. 4. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, są w szczególności wyniki: monitorowania; samooceny, kontroli zewnętrznych. 5. Kierownicy sekcji do dnia 30 stycznia przekazują do Dyrektora oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, za poprzedni rok, w nadzorowanych komórkach. Wzór Oświadczenia stanowi załącznik Nr 6 do procedury. ROZDZIAŁ IX Postanowienia końcowe W przypadkach nieuregulowanych w niniejszej procedurze zastosowanie mają przepisy prawne na podstawie których opracowano procedurę 2. Do przestrzegania ustalonych zadań kontroli zarządczej zobowiązani są wszyscy pracownicy

11 Załącznik Nr 1 do Procedury kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu SZCZEGÓŁOWY WYKAZ UREGULOWAŃ WEWNĘTRZNYCH OBOWIAZUJĄCYCH W OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU W RAMACH KONTROLI ZARZĄDCZEJ 1. Statut Ośrodka Pomocy Społecznej będący załącznikiem NR 1 do Uchwały Nr XVII/170/2012 Rady Miasta Sandomierza z dnia 21 marca 2012 ze zmianą uchwałą NR XXVI/283/2013 z dnia oraz uchwałą Nr XXXVII/387/2014 z dnia 27 lutego 2013r. 2. Statut Środowiskowego Domu Samopomocy będący załącznikiem do uchwały Nr VII/69/2003 Rady Miasta Sandomierza z dnia w sprawie utworzenia Środowiskowego Domu Samopomocy, zmienionym uchwałą NR XXXI/292/2005 z dnia , NR XXXIX/384/2006 z dnia , uchwałą NR XXVI/240/2008 z dnia oraz uchwałą NR XXXIV/303/2009 z dnia Zarządzenie Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia w sprawie wprowadzenia Regulaminu Pracy Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr z dnia oraz zarządzeniem Nr z dnia Zarządzenie Nr 0152/2/09 z dnia w sprawie wprowadzenia Regulaminu przeprowadzania okresowych ocen pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem nr z dnia Zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia Nr w sprawie wprowadzenia regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze w tym kierownicze urzędnicze w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. 6. Zarządzenie Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr oraz zmianą zarządzeniem Nr z dnia r. oraz zarządzeniem Nr z dnia , Nr z dnia Zarządzenie Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu Samopomocy w Sandomierzu. 8. Zarządzenie Nr z dnia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych. 9. Zarządzenie NR Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierzu 10. Zarządzenie Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia r. w sprawie wprowadzenia regulaminu wynagradzania pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr z dnia , Nr z dnia Strategia Rozwiązywania Problemów Społecznych Gminy Miejskiej Sandomierz na lata , wprowadzona uchwałą Nr XXXIV/360/2013, z dnia: Rady Miasta Sandomierza wraz z Rocznym harmonogramem realizacji strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych wprowadzany corocznie 12. Zarządzenie Nr OPS Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia polityki bezpieczeństwa danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr z dnia Zarządzenie Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania systemami informatycznymi w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. 14.Zarządzenie Nr OPS Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych.

12 15. Zarządzenie Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia we sprawie wprowadzenia procedury komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej ze zmianą zarządzeniem Nr z dnia Zarządzenie Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla ŚDS z dnia Zarządzenia dot. ochrony ppoż. nr z dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla budynku przy ul. Słowackiego 17a oraz Nr z dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla budynku przy ul. Żydowskiej 6c. 18. Zarządzenie Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji bezpieczeństwa pożarowego dla pomieszczeń świetlicy socjoterapeutycznej Przystań Sandomierz ul. Słowackiego Zarządzenie Nr OPS z dnia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji bezpieczeństwa pożarowego dla pomieszczeń świetlicy socjoterapeutycznej Bajka Sandomierz ul. Portowa Zarządzenie Nr 0152/ z dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianami. 21. Zarządzenie Nr OPS Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie procedur wydatkowania środków publicznych 22. Zarządzenie Nr OPS nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia Polityki rachunkowości oraz planu kont dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z późn. zm. 23. Zarządzenie Nr 0152/15/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia procedury przyjmowania skarg i wniosków. 24. Zarządzenie Nr z dnia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników OPS ze zmianą zarządzeniem Nr z dnia Zarządzenie Nr OPS Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu gospodarowania ZFŚŚ. 26. Zarządzenie Nr z dnia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli wewnętrznej i archiwizacji dokumentów finansowo- księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu z późn. zm. 27. Zarządzenie Nr z dnia w sprawie dostępu do informacji publicznej i Biuletynie Informacji Publicznej ze zmianą zarządzeniem nr z dnia Zarządzenie Nr 0152/42/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z telefonów stacjonarnych i komórkowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. 29 Zarządzenie Nr 0152/53/2011 z dnia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z służbowego samochodu w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. 30. Plan roczny pracy Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ustalany corocznie 31. Roczny plan finansowy - ustalany corocznie 32. Polityka zarządzania ryzykiem, polityka ustalania celów i zadań, procedura okreslająca sposób identyfikacji, oceny i zarządzania ryzykiem w w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu, wprowadzona zarządzeniem Nr z dnia Zarządzenie w sprawie wprowadzenia rejestru ryzyk, matrycy ryzyka oraz harmonogramu wdrożenia kontroli zarządczej ustalany i wprowadzany corocznie 34. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etycznego - zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia Nr ze zmianą zarządzeniem Nr Zarządzenie Nr 0152/82/2011 z dnia w sprawie wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego jednolitego wykazu akt oraz prowadzenia i organizacji składnicy akt ze zmianą zarządzeniem Nr z dnia oraz zarządzeniem nr z dnia Zarządzenie Nr z dnia ustalenie zwrotu kosztów używania pojazdów własnych dla celów służbowych

13 37. Zarządzenie Nr z dnia w sprawie wprowadzenia polityki bezpieczeństwa danych osobowych oraz procedury przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych PEFS Zarządzenie Nr z dnia w sprawie zasad zabezpieczenia budynku, zasad postępowania z kluczami oraz dostępu do pomieszczeń biurowych ze zmianą zarządzeniem Nr oraz zarządzeniem nr z dnia oraz zarządzneiem Nr z dnia oraz zarządzeniem Nr z dnia Polityka Bezpieczeństwa Informacji zarządzenie Nr z dnia Procedura dotycząca przyznania i wypłaty dodatku energetycznego- zarz Nr z dnia Zarządzenie Nr z dnia w sprawie planu inwentaryzacji w roku Zarządzenie nr z dnia w sprawie wprowadzenia procedury dotyczącej ustalenia i wypłaty zasiłku dla opiekuna 43. Zarządzenie Nr z dnia w sprawie ustalania zasad wydawania oraz rejestracji upoważnień i pełnomocnictw w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu 44. Zarządzenie NR z dnia w sprawie tworzenia zarządzeń i projektów innych aktów normatywnych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu.

14 Załącznik Nr 2 do procedury kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu Wykaz wydanych upoważnień i pełnomocnictw pracownikom Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w ramach kontroli zarządczej. 1. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS do czynności zwykłego zarządu dotyczącego bieżącego funkcjonowania jednostki i wykonywania zadań statutowych z dnia Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia do ustanawiania rodziny wspierającej lub zawierania i rozwiązywania umów z rodzinami wspierającymi w zakresie zwrotu kosztów związanych z udzieleniem pomocy oraz do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu wspierania rodziny oraz wydawania decyzji w tych sprawach 3. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Doroty Tarnawskiej z dnia w sprawie prowadzenia postępowania w sprawach zakresu wspierania rodziny oraz do wydawania decyzji w tych sprawach 4. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS i P. Doroty Tarnawskiej z dnia w sprawie załatwiania indywidualnych spraw z zakresu pomocy społecznej w tym do wydawania decyzji administracyjnych w zakresie wykonywania zadań zleconych gminie określonych w art. 18 oraz zadań własnych gminy określonych w art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o pomocy społecznej 5. Pełnomocnictwo Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS do dysponowania nieruchomościami na cele budowlane oraz złożenia oświadczenia w zakresie zgłaszania o zamiarze budowy lub wykonania robót budowlanych, podpisania i realizacji umowy o wymianę pokrycia dachowego dla budynku Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ul. Słowackiego 17a oraz innych robót budowlanych związanych z remontem w.w budynku wraz z infrastrukturą towarzyszącą ( parking) z dnia Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Anety Stec i Magdaleny Szkiełka z dnia starszego referenta do przekazywania do biura informacji gospodarczej informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego wynikającego z tytułów o których mowa w art 28 ustawy z dnia o pomocy osobom uprawnionym do alimentów w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy, jeśli gmina Sandomierz jest organem właściwym wierzyciela oraz P. Anny Orchowskiej i Moniki Nowak w tym samym zakresie z dnia ( Orchowska Anna) i dnia Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Anny Orchowskiej z dnia do prowadzenia postępowania w sprawach o których mowa w art 2 ustawy z dnia o świadczeniach rodzinnych, a także do wydawania w tych sprawach decyzji, do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego w tym do wydawania decyzji, do podejmowania wobec dłużników alimentacyjnych, wobec których Sandomierz jest organem właściwym a także do wydawania decyzji; do przekazywania do biura informacji gospodarczej informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego wynikającego z tytułów o których mowa w art 28 ustawy z dnia o pomocy osobom uprawnionym do alimentów w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy, jeśli gmina Sandomierz jest organem właściwym wierzyciela; do załatwiania indywidualnych spraw i wydawania decyzji w sprawach dodatku mieszkaniowego

15 8. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia do podpisania i złożenia wniosku o dofinansowanie projektu pod nazwą Będę pracownikiem w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Projekt VII Promocja Integracji Społecznej, Działanie 7.1 Rozwój i Upowszechnianie Aktywnej Integracji ; do zaciągania zobowiązań finansowych związanych z realizacją projektu; do podejmowania wszelkich czynności prawnych i fizycznych związanych z realizacją projektu w imieniu Burmistrza Sandomierza. 9. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych a także do wydawania decyzji w tych sprawach; do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego, w tym do wydawania decyzji w tych sprawach; do podejmowania działań wobec dłużników alimentacyjnych wobec których gmina Sandomierz jest organem właściwym, a także do wydawania w tych sprawach decyzji, do przekazywania do biura informacji gospodarczej informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego wynikającego z tytułów o których mowa w art 28 ustawy z dnia o pomocy osobom uprawnionym do alimentów w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy, jeśli gmina Sandomierz jest organem właściwym wierzyciela 10. Upoważnienie Burmistrza Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia do załatwiania indywidualnych spraw i wydawania decyzji w sprawach dodatku mieszkaniowego 11. Upoważnienie Dyrektora OPS Nr wydane dla Doroty Tarnawskiej oraz Jolanty Gawron do uwierzytelniania odpisów i kopii dokumentów 12. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia do reprezentowania Gminy przed sądami, organami administracji publicznej, organami egzekucyjnymi oraz do udzielania dalszych pełnomocnictw w tym zakresie; 13. Upoważnienie Burmistrza Sandomierza dla P. Dąbek Agnieszki i Anny Orchowskiej do przeprowadzania wywiadów środowiskowych u osób ubiegających się o dodatek mieszkaniowy z dnia r 14. Upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych udzielone dla Dyrektora OPS, P. Anny Orchowskiej, P. Anety Stec, P. Doroty Tarnawskiej, udzielone przez pełnomocnika gminy ds informacji niejawnych z dnia Upoważnienie Nr z dnia wydane dla Jolanty Gawron do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy, reprezentowania Ośrodka przed organami kontroli, jednostkami samorządu terytorialnego, administracji rządowej, wydawania zarządzeń, podpisywania i zatwierdzania dokumentów wynikających z bieżącego funkcjonowania Ośrodka, rozpatrywania skarg i wniosków, wydawania pełnomocnictw i upoważnień w przypadku nieobecności dyrektora w pracy. 16. Powierzenie odpowiedzialności za mienie ŚDS Pani Agnieszce Kobiałce z dnia Uchwała Nr XXX/337/2013 Rady Miasta Sandomierza z dnia 3 lipca 2013 r. w sprawie upoważnienia Dyrektora OPS do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej o których mowa w art 5 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi ( Dz. Urz. woj. świętokrzyskiego poz 289) 18. Powierzenie Pani Monice Włodarczyk obowiązków w zakresie rachunkowości finansowej zgodnie z art 54 ustawy o finansach publicznych z dnia , Nr

16 19. Powierzenie Monice Włodarczyk obowiązków wynikających z art 4 ustawy o rachunkowości z dnia Nr Upoważnienie NR dla P. Moniki Włodarczyk do wykonywania określonych ustawą o finansach publicznych obowiązków w zakresie gospodarki finansowej 21. Upoważnienie dla Pani Jolanty Gawron z dnia do podpisywania list wypłat świadczeń, list płac jako zatwierdzono i sprawdzono, podpisywania faktur i rachunków za zakupy i usługi pod względem merytorycznym oraz jako stwierdzono i sprawdzono, podpisywania rachunków wystawianych przez Ośrodek 22. Upoważnienie dla Pani Jolanty Gawron z dnia do wydawania poleceń służbowych w zakresie ochrony danych osobowych, w tym do przeprowadzenia kontroli zabezpieczeń baz danych wydawania zaleceń pokontrolnych 23. Upoważnienie dla P. Jolanty Gawron z dnia do dokonywania przeglądów kontroli merytorycznych w zakresie realizacji zadań statutowych i ppoż w komórkach wewnętrznych 24. Upoważnienie dla Jolanty Gawron z dnia do prowadzenia szkoleń wstępnych nowozatrudnionych pracowników Ośrodka, praktykantów i innych osób jeśli obowiązek szkoleń wynika z przepisów prawa pod nieobecność P. Gajdy Stanisławy. 25. Upoważnienie z dnia dla Jolanty Gawron do zatwierdzania poleceń zakupu w przypadku nieobecności Dyrektora 26. Upoważnienie P. Doroty Tarnawskiej z dnia do podpisywania sprawozdań budżetowych, zaświadczeń pod nieobecność dyrektora; wykonywania czynności z zakresu prawa pracy, reprezentowania ośrodka przed władzami, wydawania upoważnień, zatwierdzania dokumentów wychodzących, rozpatrywania skarg i wniosków, podpisywania korespondencji w przypadku nieobecności w pracy dyrektora i osoby zastępującej; do podpisywania list wypłat, pod względem zatwierdził, podpisywania faktur i rachunków, rachunków wystawianych przez Ośrodek oraz polecenia zakupu w przypadku nieobecności dyrektora i P. Gawron 27. Upoważnienie dla Doroty Tarnawskiej z dnia w sprawie reprezentowania OPS w posiedzeniach Zespołu Interdyscyplinarnego 28. Upoważnienie dla Anny Orchowskiej z dnia do reprezentowania Ośrodka przed Prokuraturą, Policją w sprawach związanych z funduszem alimentacyjnym 29. Powierzenie z dniem P. Orchowskiej Anny odpowiedzialności za środki trwałe znajdujące się w budynku przy ul. Żydowskiej 6c 30. Upoważnienie dla Jolanty Gawron z dnia do przyjmowania rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków 31. Upoważnienie dla Jolanty Gawron do dekretowania korespondencji przychodzącej oraz zatwierdzania planów pomocy dla świadczeniobiorców w okresie nieobecności Dyrektora w pracy - z dnia Upoważnienie - dla Jolanty Gawron powierzające jej funkcje administratora danych osobowych - zarządzenie Nr z dnia Upoważnienie wydane w drodze zarządzenia NR dla Rafała Krawca i Moniki Włodarczyk powierzające mu funkcję Administratora Systemów Informatycznych z dnia Powierzenie zadań służby BHP Pani Izabeli Szczepańskiej od dnia

17 35. Upoważnienie dla P. Lucyny Bachowskiej powierzające jej odpowiedzialność za mienie- środki trwałe oraz inne składniki majątkowe od dnia Powierzenie majątku świetlicy Bajka P. Agnieszce Pońskiej z dnia Upoważnienie P. Małgorzaty Kopeć z dnia do zastępstwa za Głównego księgowego w tym do prowadzenia rachunkowości, podpisywania list wypłat, faktur rachunków, odbioru korespondencji, podpisywania list płac jako główny księgowy, dokonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych, dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów. 38. Uchwała Nr XXXV/368/2013 Rady Miasta Sandomierza w sprawie upoważnienia do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej z dnia dla Dyrektora OPS (( Dz. Urz. woj. świętokrzyskiego poz 4395) 39. Uchwała Nr XXXVII/384/2014 Rady Miasta Sandomierza z dnia w sprawie upoważnienia Dyrektora OPS do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej o których mowa w art 60 pkt 7 ustawy o finansach publicznych ( Dz. Urz. woj. świętokrzyskiego poz 806) 40. Upoważnienie Burmistrza wydane dla P. Anny Orchowskiej oraz Haliny Komendy z dnia do postępowania w sprawach zasiłku dla opiekuna a także do wydawania w tych sprawach decyzji 41. Upoważnienie P. Haliny Komendy oraz Doroty Tarnawskiej do wydawania decyzji w sprawach związanych z przyznawaniem pomocy pieniężnej dla kombatantów i innych osób represjonowanych.

18 Załącznik Nr 3 do procedury kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy społecznej w Sandomierzu MISJA OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU Misją Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu jest systemowe podejście do rozwiązywania problemów społecznych w celu przeciwdziałania marginalizacji, patologiom społecznym, wykluczeniu oraz poprawy jakości życia mieszkańców Sandomierza. Celem głównym Ośrodka jest wspieranie osób i rodzin w wysiłkach zmierzających do zaspokojenia niezbędnych potrzeb i umożliwienie im życia w warunkach odpowiadających godności człowieka. Cele szczegółowe : 1) niesienie różnorodnych form pomocy osobom i rodzinom, które z różnych przyczyn niezdolne są do rozwiązywania swych życiowych problemów, a w szczególności ludziom starszym, niepełnosprawnym, chorym, samotnym, zagrożonym demoralizacją, rodzinom pozbawionym środków do życia, ubogim i bezradnym 2) pobudzanie społecznej aktywności w zaspokajaniu niezbędnych potrzeb życiowych osób i rodzin, 3) zapewnienie profesjonalnej pomocy rodzinom dotkniętym skutkami patologii społecznej, w tym przemocą w rodzinie, 4) rozwijanie nowych form pomocy społecznej i samopomocy w ramach zidentyfikowanych potrzeb, Zatwierdził

19 Ankieta do samooceny kontroli zarządczej- kierownicy komórek organizacyjnych L.p. PYTANIE TAK NIE Trudno to ocenić Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postepowania? Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Ośrodku? Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)? Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy pracowników z Pani/Pana komórki organizacyjnej? 6. Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań?- należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 5 brzmi TAK 7. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy? Załącznik Nr 4 do procedury kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu a). Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedz TAK albo b). uzasadnienie odpowiedzi NIE; inne UWAGI

20 Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań Czy istniejące w Ośrodku procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności? Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? 11. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana? 12. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki? 13. Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Pani/Pana komórki organizacyjnej? 14. Czy został określony ogólny cel istnienia Ośrodka np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)? 15. Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań? 16. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? (jeśli TAK- proszę przejść do następnych pytań, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 19) 17. Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować? 18. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej?

21 19. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Ośrodku (np. poprzez Internet, sieć lokalną)? 20. Czy w Ośrodku zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii)? (jeśli TAK proszę przejść do następnego pytania, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 23) 21. Czy pracownicy Pani/Pana komórki organizacyjnej zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii? 22. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? 23. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Ośrodku? 24. Czy w Ośrodku funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? 25. Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)? 26. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostali poinformowani o zasadach obowiązujących w Ośrodku w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami)? 27. Czy zachęca Pani/Pan pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji powierzonych im zadań?